هرود ناﻮﻨﻋhrm.iauctb.ac.ir/Files/270/Content/آیین نگارش و...هﺪﻧﺎﻤﻧ رود ﺮﻈﻧ زا يﺰﻴﭼ و هﺪﻣآ _شراﺰﮔ فﺪﻫ و عﻮﺿﻮﻣ

دانشگاه آزاد اسالمي و آموزشهاي كاربرديسامانه دفتر توانمندسازي

عنوان دوره: آيين نگارش و مكاتبات اداري

مدرس: احمدرضا فرزين

1395تابستان

مقدمه

مترين ابزارهاي رسيدن به هدف هاي سازمان، ايجاد ارتباط رسمي از طريق نوشته هاي اداري يكي از مه است.مكاتبات اداري زبان رسمي سازمان محسوب شده و موجب موفقيت و پيشرفت سازمان خواهد شد.لذا يكي از اركان ساختار ادارات، نوشتار اداري است كه از سويي بيانگر ميزان دانش، تخصص و

و شيوه كارداني كاركنان و مديران سازمان است.اين درس به منظور ارتقاء سطح نگارش و مكاتبات اداري نامه استاندارد تنظيم مكاتبات اداري تدوين گرديده و اميد است بكارگيري اين بحث بتواند در نيل به

استاندارد سازي مكاتبات اداري و نوشتار رسمي دانشگاه گامي مهم بردارد.

)نوشته (فصل اول : نگارش

و اقتصادي اجتماعي، فرهنگي، علمي، ي كننده يكي از عوامل مهم در دستيابي بشر به پيشرفتهاي خيره با كند؛ پيدا تسلط مكان و زمان بر توانست تنها نه نوشته ي وسيله به بشر. است نگارش و خط اختراع فني

تاثير خود عصران هم هاي انديشه و افكار بر و شده آشنا مناطق ديگر ساكنان و گذشتگان هاي انديشه و افكار بزرگترين تا كوچكترين از و كند آگاه خود هاي انديشه و افكار از را ديگر نسلهاي توانست بلكه گذارد

. پذيرد تاثير تحوالت

مهارت نگارش طريق از كه است مهارت كسب به نياز كند، نويسندگي عالوه بر اين كه ذوق و استعداد ذاتي طلب مي

كسب نوشتن بسيار و خواندن بسيار با فن، يك عنوان به نگارش مهارت. شود كرار حاصل ميت و تمرين :شود مي طريق از. كنيم تقويت را آن و گرفته فرا را نگارش مهارت توانيم مي ما مطالعه ي وسيله به :خواندن. 1

مختلف؛ هاي نوشته خواندن

دستور به و يابد معاني آنها در ذهن ما گسترش مي و لغات ي دامنه و شده آشنا نوشتار زبان با آنكه اول آشنا نگارش مختلف هاي شيوه و سبكها با و كرده پيدا تسلط ناخودآگاه يا خودآگاه صورت به زبان شويم؛ مي

.يابد مي افزايش مطالعه مورد موضوعهاي ي زمينه در ما اطالعات و دانش آنكه دوم نگارش آيين كتابهاي خواندن يحت شود، يق خواندن ميسر نميطر از تنها نگارش مهارت كسب: نوشتن. 2 در را ما شود توام نوشتن با اگر خواندن. شود منجر نگارش مهارت كسب به تواند نمي زبان دستور و

مورد كه موضوعي هر. ساخت خواهد قادر نوشتن خوب و درست به را ما كه داد خواهد قرار مسيري اشكاالت توانست خواهيم جنبه دو از آن ي نوشته باشد. با نوشتن و مطالعه موضوع تواند مي ماست ي عالقه كنيم؛ برطرف و شناسايي را خود شناخت؛ خواهيم را زبان دستور و كلمات امالي در اشكاالت آنكه اول آنها رفع صدد در و شده متوجه منظور، كفايت و بودن رسا نظر از را خود ي نوشته هاي نارسايي آنكه دوم

رخواهيم آمد.ب

مراحل نگارش يك نوشتهبراي نوشتن در مورد يك موضوع مشخص به خصوص در آغاز كار بهتر است با نظم و ترتيب خاصي

مهارت از خاصي سطح به و شده ما ذهن ي عمل شود. بعد از تمرين و تكرار انجام اين مراحل ملكهتوجه يه گزارش الزم است به چهار موردته در موضوع حساسيت به توجه با. يافت خواهيم دست نگارش

اساسي شود: اطالعات عرضه و ارايه اطالعات؛ آوري گرد مطالب؛ ريزي تفكر در مورد موضوع گزارش؛ طرح .شده آوري جمع

. تفكر در مورد موضوع:1

بايد تمام اطالعات، حقايق، داليل، موجبات و عوامل مربوط به موضوع بپردازيمپيش از آنكه به نوشتن نوشته را در نظر آوريم. براي اين كار انديشه را بكار گيريم و بينديشيم كه هدف ما از تهيه نوشته چيست،

چه دهد، مي ياري را او مقصود فهم در نوشته موضوع از هايي خواننده نوشته چه كسي است و چه آگاهي باشد. سودمند برايش نهايي گيري نتيجه در تا شود داده او به بايد اطالعاتي

پرداختن به يك موضوع خاص در نوشته از حساسيت كافي برخوردار است. برگزيدن موضوع بايد با اش مجبور كاره رها نشود و نويسنده كمال دقت صورت گيرد، تا پس از صرف وقت و كار، ناتمام و نيمه

آن را عوض كند. براي جلوگيري از چنين مشكلي، الزم است كه ابتدا وقت و فرصت خود را طوري نباشدتنظيم كند كه اوقات فراغتش با موضوع نوشته تناسب داشته باشد؛ به عبارت ديگر، تا فرصت مناسب براي

نوشته نداشته باشد، به آن نپردازد.گوييم كه كارمند يك اداره براي تهيه يك براي مثال مي فرصت، به شغل و موقعيت افراد بستگي دارد.

گزارش به يك ساعت وقت بيشتر نياز ندارد. در صورتي كه كارمند ديگري، بايد گزارشي را طي يك هفته شود. حاضر كند و باالخره در گزارشهاي تحصيلي اين فرصت تا نيمسال يا بيشتر از آن منظور مي

به اطالعات و مطالعات قبلي، امري ضروري است كه بستگي به وضع بعد از مساله وقت، توجه كننده و تخصص او دارد. در مراحل تحصيلي، انتخاب موضوع گزارش تقريبا آزاد است و با توافق استاد تهيه

گيرد. در حالي كه در يك اداره و سازمان با نظر فرد مافوق و خواست او گزارش آماده و دانشجو انجام مي د.شو مي

ي ي نگارش است؛ زيرا اگر تهيه عالوه بر موارد ياد شده، عالقه به موضوع انتخابي نيز از شرايط عمده كه است آن نوشته بهترين. شود يك نوشته با اكراه و اجبار همراه باشد، هيچ وقت به كمال خود نزديك نمي

يك حد در يافته انجام كار كه است معلوم ت،صور اين غير در. باشد كرده تهيه آنرا مندي عالقه با نويسندهاست كه به محقق فرصت داده شود تا از ميان خوب پس. بود خواهد ظيفه و انجام و تكليف رفع

موضوعهاي پيشنهاد شده، يك يا دو موضوع را برگزيند و با تكيه به ميل باطني خود به تهيه گزارش يا به طور كلي نوشته بپردازد.

كند منابع تحقيق نيز يكي از اركان اصلي انتخاب موضوع است كه كار نويسنده را آسان مي دسترسي به و اگر اين امكان وجود نداشته باشد اميدي به كامل بودن نوشته نخواهد بود. نويسنده بايد منابع خود را بر

تهيه گزارشهاي تحصيلي، بندي كند و از آنها بهره گيرد. براي ي اهميت و ارتباط بين آنها طبقه اساس درجهساختن اين كمك و راهنمايي، آماده بدون و است الزامي امري استاد راهنمايي و ارشاد ها، بويژه پايان نامه

نامه تحصيلي دانشجو بايد: ي پايان تهيه نوشته كاري دشوار خواهد بود. در زمينه

موضوع را با مشورت استاد راهنما انتخاب كند؛ - خود را با استاد راهنما هماهنگ سازد؛اوقات فراغت - هاي خود را به نظر او برساند؛ قبل از اتمام نوشته، يادداشت -

پس از اصالح مطالب توسط استاد راهنما، به تنظيم آنها بپردازد. - : مطالب ريزي طرح. 2

مهندسي است كه نوشته بسيار حساس است. نويسنده مانند ي كننده تهيه ي در اين مرحله وظيفه خواهد بنايي را بسازد. ابتدا وضع زمين و تناسب ساختمان را در ذهن خود مجسم كرده، سپس به مي

تاخر و تقدم حسب بر الزم، درموا انتخاب از بعد. پردازد مي است رسيده نظرش به و ديده آنچه ريزي طرح و افكار فهرست تهيه به نيازي و باشد ساده بسيار نوشته يك است ممكن. پردازد مي آنها بندي درجه به

صورت گيرد. ولي بيشتر ذهن در گزارش اين طرح ديگر عبارت به و باشد نداشته مطالب ريزي طرح آيينِ و نويسي گزارش فن با كامل آشنايي از پس البته. دارد ريزي گزارشهاي اداري نياز به ترتيب و طرح

ساختن فراهم به نياز ديگر و شد خواهد عادت كار اين اداري، گزارشهاي تنظيم در مهارت كسب و نگارشكنند كه توالي يسندگان آنچنان نظم فكري پيدا مينو كه معني بدين بود؛ نخواهد طرح ريختن و مقدمات

نمايند. منطقي مطالب را به صورت ذهني رعايت ميفهرست افكار ناگزير بايد مواد فكر در هر طرحي رعايت ترتيب داراي اهميت بسيار است و در تنظيم

را مرتب نموده، در گزارش خويش بياوريم.ترتيب چيست؟ ترتيب عبارت است است قرار دادن امور و اجزاي متعدد، به نحوي كه بين آن امور و

اجزا از حيث تقدم و تاخر يا توالي منطقي نسبتي معقول برقرار باشد. كشف مجهول از معلومات، حركات ذهن آدمي تلفيقي از دو حركت است: براي رفتن از مقدمه به نتيجه و

گزيند. مناسب را از اطالعات و معلومات قبلي برمي در. در حركت نخستين، ذهن، اجزا يا موا1 ي مورد نظر برسد. دارد، تا به نتيجه . در حركت دوم آنها را مرتب ساخته و يكي را بر ديگري مقدم مي2

شامل دو مورد زير است: ،تهيه سرفصل مطالب هر نوشته بايد ريختطرحي كه براي Iفهرستي از افكار و نظرياتي كه بايد در نقشه خود بگنجانيم؛ .

آوري و در اين صورت همه افكار و نظريات را بدون رعايت تقدم و تاخر و حذف و تلفيق بايد جمع ر، از آنها در مرحله بعد استفاده كرد. البته براي بيان يك ارزشيابي نمود و پس از سنجش اعتبار هر فكر يا نظ

آوريم. بديهي است در اين مرحله بايد اطمينان فكر و نظريه كامل، فقط يكي دو كلمه يا تركيب اساسي مي

آمده و چيزي از نظر دور نمانده _متناسب با موضوع و هدف گزارش_يافت كه همه مطالب يا افكار الزم است.

IIبي كه بايد در بيان افكار يا نظريات رعايت كنيم؛. ترتي در اين مرحله، سرفصل مطالب پس از حذف موارد زايد يا تلفيق مفاهيم نزديك به هم به ترتيب

شود. اگر الزم باشد، در اين طرح براي مقدمه و گيرد و طرح اساسي ترسيم مي منطقي، زير هم قرار ميها از جمله شود؛ چه اين دو، اجزاي مهم و جدايي ناپذير نوشته نظر گرفته مي نتيجه يا پيشنهاد نيز جايي در

خواهيم در نحوه انجام كار، تغييراتي بدهيم و گزارش است. براي مثال در يك مركز آموزش بهداشت، مي اي كه هم اكنون در بسياري از سيستم آموزش سمعي و بصري را جايگزين شيوه ابتدايي آموزش كنيم، شيوه

بر در كه افكار از فهرستي بايد نخست گزارشي چنين تنظيم براي. است معمول كشور هاي آموزشگاهي قديم را در طرح خود آورده، سپس برتريها و كاستيهاي شيوه فراهم است، الزم اطالعات ي همه ي گيرنده

گنجانده، امكانات خود را در نظر آوريم، اولويتهاي سيستم جديد را يادداشت و افراد خود را براي آشنايي با سيستم جديد ارزشيابي كنيم. آنها را بر حسب استعداد، براي آموزش آماده ساخته و هر نوع دلهره و

از راه مبادله اطالعات در آنها از ميان برده، تا در برابر تغييرات مقاومت نكنند. اضطراب را گردآوري اطالعات:. 3

زيم و پردا مي نوشتن طرح با متناسب و الزم اطالعات آوري مناسب، به جمع با استفاده از روش تحقيق .نماييم با تجزيه و تحليل آنها اقدام به نوشتن مي

:آوري شده اطالعات جمعارايه . 4

رسد. پس از تهيه و تدارك مقدمات نگارش و بررسي ربط منطقي اجزاي نوشته، زمان نگارش فرا مي ي سند بوده و به طور طبيعي اين سند نبايد كمترين خدشه و ترين مرحله است؛ زيرا به منزله اين مرحله مهم

ايرادي داشته باشد.هرگز نبايد پيش از مشخص ساختن موضوع، هدف و داشتن تصويري روشن از ربط منطقي افكاري كه

بايد در نوشته بيايد، به نوشتن مبادرت كنيم. راه منطقي و صحيح آن است كه موضوع گزارش را بخوبي مستلزم داشتن ي آن به نحوي سودمند تصميم بگيريم. انجام اين كار ي ارايه تشخيص داده و در مورد گونه

ي تحقيق مناسب، بايد به تنظيم آوري اطالعات الزم با شيوه فكري جامع از طرح نوشته است. پس از جمعتوانند پردازند، به يقين، بهتر از ديگران مي آنها پرداخت. كساني كه با فكري دقيق و منطقي به نوشتن مي

اي كه از اين موهبت برخوردار نباشند، به نويسندهاي خود را عرضه دارند. برعكس ه خواسته و ها انديشه بنويسد، خواهد مي چه« كه كند فكر نگارش آغاز از پيش بايد نويسنده رو، اين از. رسد نتيجه دلخواه نمي

قع شود. ذكر وا سودمند و قبول مورد او نوشته تا »بنويسد بايد چگونه و مقدار چه نويسد، مي كسي چه براي آدرس صحيح و دقيق اسناد و مدارك به استحكام و اعتبار نوشته خواهد افزود.منابع و دادن

نكاتي كه در مرحله ارايه اطالعات بايد مورد توجه قرار گيرد به قرار زير است: I .سندگزيني:

اسناد ي است. انتخاب سندگزين مساله گيرد، قرار توجه مورد بايد كه مهمي موضوع اطالعات ي در ارايه ي مساله است كه از اهم وظايف پژوهشگر است. براي اين ماخذ كه به طور مستقيم يا غير مستقيم درباره

فراهم را مهم سندهاي ويژگيهاي و نامها از فهرستي كتابشناسيها، و ها منظور پژوهنده بايد به كمك كتابنامهدر كار پژوهش از آنها مدد گيرد و در گزارش يا تحقيق خود يك، هر اولويت يا اهميت به توجه با و آورده

هاي مستند به اعتبار تحقيق افزوده و در دسترسي به نتايج بدانها اشاره كند. ارايه آمار، ارقام، جدول و نمودار كند. صحيح و شفاف پژوهشگر را كمك مي

تحقيقي هاي ويسي در نوشتهن ذيل يكي از روشهاي ذكر سند، استفاده از پاورقي است. پانويسي يا در نويسنده كه است ماخذي يا اسناد مشخصات ذكر پانوشتها موارد از يكي. دارد بسيار اهميت كنوني، داخل بايد را آن است، شده نقل عيناً مطلب اگر كه معني بدين است؛ آورده آنها از مطلبي خود ي نوشتهگيومه، همان شماره در پانوشت آورده، نام مولف، نام سند، بستن از پس شماره دادن قرار با داده قرار گيومهي جلد و صفحه را درج كنيم. اگر مطلب عيناً نقل نشده است ولي اصل و محتواي نوشته از ماخذ و شماره

سندي گرفته شده باز هم پس از پايان مطلب به ترتيبي كه گفته شد بايد ماخذ و سند را با ذكر جلد و سازد و از سوي ديگر با آثار كرد. اين كار از يك سو خواننده را متوجه اعتبار نوشته ميصفحه معرفي

گرداند. همچنين نويسنده با آوردن نامهاي نويسندگان ماخذ، امانت ديگران آشنا و به مطالعه آنها راغب مي نمايد. كند و دين خود را نسبت به آنان ادا مي را رعايت مي

II .نويس تهيه پيش:

ي نگارش را فرا گرفته و حاصل تجربه و تحصيل خود را به روشني روي ضروري است كه شيوه نفس، به اعتماد و جرات با تا كرد خواهد كمك مشاغل صاحبان به نويس، ي پيش صفحه كاغذ بياوريم. تهيه

بر تسلط موضوع، و هدف درك. كنند منتقل خواننده به گزارشها رهگذر از را خود ي تجربه و انديشه ضريب خواننده، شناخت نيز و نوشته ريزي طرح و فكرها آوري جمع ي وظايف مربوط، آشنايي با نحوه

.كنند مبارزه اي دلهره و ترديد نوع هر با تا بود، خواهد آن كنندگان تهيه براي اطمينانيتنظيم نويس پيش صورت به ابتدا كه است الزم گردد آماده و تهيه نهايي صورت به نوشته آنكه از قبل

گردد. كمال مطلوب آن است كه بدون ترديد و تامل، محتواي طرح را ضمن تمركز فكر، روي يك يا چند .بياوريم نويس صفحه كاغذ به عنوان پيش

انتظار نبايد باشد، داده انجام خوب را خود گزارش مقدماتي كارهاي چند هر كاري، تازه ي نويسنده هيچ اش بي عيب و نقص باشد پس تا زماني مهارت نيافته، ناگزير به تمرين هنوشت اول نظر در كه باشد داشته

. نمايد وارد آن در را نظرها تجديد و تغييرات آساني به بتواند وسيله بدين تا است، نويس ي پيش زياد و تهيه مطلب است.ي روشن ارايه و ترتيب و نظم فكر، وحدت ي نماياننده نويس، پيشگذاري، قواعد دستوري، به طور بايسته، رعايت جهات اماليي، نقطه است ممكن نويس، در پيش بندي و رسايي كالم نشده باشد ولي براي نويسنده فرصت كافي هست تا همه نقصها را در همين جمله

يا نويس، ي پيش تهيهمرحله برطرف كرده، اصالحات الزم را در آن معمول دارد. نويسنده بايد هنگام نويس، نكات زير را در نظر داشته باشد: دست

وارد آن در بتوان را تجديدنظرها و ها تغيير تا باشد، سانتيمتر 3 تا 2 نويس ي ميان سطرهاي پيش . فاصله1 .كرد زياد يا كم را آن بتوان راحتي به و ساخت

.باشد نداشته خوردگي قلم و باشد خوانا بايد نويس پيش است ممكن كه آنجا تا. 2 كه بايد درشت و بر جسته نوشته شود، الزم است خطي ممتد كشيده شود. مطالبي زير. 3 مطلب براي جا م لزو صورت در تا باشد، سانتيمتر 5 تا 3 بين نويس پيش متن طرف چهار هاي . حاشيه4

.باشيم داشته اضافيه درج نقط همان در هميشه شماره و تعيين صفحه شماره براي جايي نويس، پيش هاي برگه تمام روي. 5

شود.

از جلوگيري براي شود، اضافه نويس گذاري الزم باشد چند صفحه به پيش . در صورتي كه پس از شماره6 :مانند. كرد استفاده تكراري هاي شماره از است بهتر احتمالي، اشتباه

)پ-14) ب-14) الف- 14 يا 14-3 14-2 14-1صالح بعدي ندارد چنانچه از يك سطر بيشتر باشد، ا به نياز چون، شود مي قول نقل يا اقتباس كه مطالبي -

ي سمت راست و چپ سطرهاي آن ي ميان سطرهاي آن، حدود يك سانتيمتر تعيين شود و حاشيه فاصلهشده، بايد به هاي معمولي باشد. به تعبير ديگر، هر سطر از مطالب نقل قول يك سانتيمتر بيشتر از سطر

هاي معمولي يك سانتيمتر از كادر سمت راست و چپ تورفتگي داشته باشد. نسبت سطر ممتد خط يك كشيدن با است الزم شود، مشخص كامال بدان مربوط زيرنويس اينكه براي نويس، . در پيش7

.شود داده نشان تمايز اين سانتيمتر، يك حداقل ي فاصله به زيرنويس سطر اولين باالي افقياي قرار داد، تا گم نشود و از كرد يا دوخت زد، يا در پوشه سنجاق بايد را شده نويس پيش هاي صفحه. 8

ميان نرود.

مهم بس اي وظيفه زبان دستور اساسي قواعد رعايت و امال درستي نظر از نويس، . ضرورت بررسي پيش9 ي نوشته در آن انعكاس و زبان دستور مسلم اصول به اعتنايي بي و اماليي فاحش غلطهاي چه رود، مي بشمار

سازد. لي و نهايي، توجه خواننده را از مطلب به موارد مذكور منحرف مياص كارشناسان از برخي. شد داده توضيح كه است همان خود درست مفهوم به "نويس پيش"در فن نگارش،

رعايت با اشتباهات، و كمبودها همه ساختن برطرف از پس كه اند برده نام هم دوم نويس پيش از نگارش،شود و پس نوشته و امضا مي A4بوط به قالب و محتوا، با خط شخص گزارشگر روي كاغذ مر نكات همه

نيست نويس پيش ديگر نوشته، اين. گيرد مي قرار سازمان آرشيو اختيار در "سند"از ماشين شدن، به عنوان .است آمده شناخته كامل گزارش يك تنظيم براي كه است ضوابطي همه مشمول و

III .نويس ويرايش پيش: در مرحله اين گيرد قرار مجدد بررسي مورد كار حاصل است الزم گرديد ارايه نويس بعد از آنكه پيش

آماده و پرورده بايد كه است خامي ماده همانند شده تهيه هاي نوشته زيرا است قبلي مرحله تكميل حقيقتها و ا و جبرانِ كمبوده ضعف ساختن برطرف و ها نوشته بررسي معني به اصطالح در ويرايش. گردد

نارسايي مفاهيم است. در اين مرحله:

ها و اشكاالتي كه باعث ابهام در مفهوم و ابتدا نوشته مورد بازبيني قرار گرفته و به حك و اصالح نارساييات فني و محتوايي بررسي، ارزش و اعتبار علمي آن از جهت محتوا شده، پرداخته. محتواي هر اثر را از جه

تدوين، بندي، فصل چگونگي به همچنين. دهيم منابع و اسناد و طرز استفاده آنها مورد سنجش قرار مي .شود مي سنجيده نگارش هدف با اثر محتواي مطابقت و پرداخته فصلها توازن و تناسب

با را مبهم بلند جمالت شود؛ مي انجام گذاري نشانه عاليم نگارشي، اشكاالت كردن برطرف سپس .كنيم ه ساده عوض كرده و جمالت كوتاه ناتمام را كامل ميكوتا جمالت

از است عبارت گردد مي اعمال گزارش نويسنده شخص وسيله به معموال كه اداري هاي نوشته ويرايش :است زير موارد شامل كه ارايه براي نوشته نمودن آماده

ها؛ واژه بهگزيني - فارسي؛ امالي قواعد رعايت - ر زبان فارسي؛دستو اصول رعايت - گذاري؛ استفاده مناسب از عاليم نشانه - بندي؛ رعايت آيين جمله - بر طرف نمودن كمبودهاي نوشته؛ - حذف زوايد و موارد تكرار شده؛ - ها و برشهاي غير الزم؛ رفع نارسايي - فايت منطقي اجزا نوشته؛مراقبت در ك - ي استفاده از منابع. بررسي نحوه -

اي دارد كه در بخشي مستقل به آن خواهيم در ويرايش فني متن نوشته دو موضوع اهميت ويژه پرداخت:

ي امالي فارسي؛ شيوه - 1 گذاري. عاليم نشانه - 2

ІV .پاكنويس و تايپ : تصحيح و ويرايش قرار گرفت، به بازنويسي و تايپ آن اقدام پس از آنكه نوشته مورد بازبيني، نماييم. مي

البته. كنيم توجه زير نكات به است الزم آن هاي ي نوشته از لبه ي كاغذ و فاصله در مورد انتخاب اندازه A4 قطع به كاغذهايي معمول طور به. داد تغيير منطقي نسبت به توان مي لزوم، صورت در را ها فاصله اين

د كه هر چه نوشته گيرن مي نظر در كادري كاغذها، اين براي. شود مي انتخاب اداري هاي براي گزارشها و نامهي ي فرضي و حاشيه شود، بايد در درون كادر بيايد. ترسيم كادر ضرورت ندارد و همان رعايت فاصله مي

را مشخصي ي ند كافي است. اندازهك چهار طرف كاغذ از چهار سو كه قالب يا كادر نوشته را تامين كند ولي ضخامت قلم اندازه تغيير مي و نوع تغيير با كه چرا كرد مشخص ها حاشيه اين براي توان نمي :گرفت نظر در زير ترتيب به را ها اندازه اين كلي طور به توان مي

سانتيمتر 3 تا 2 صفحه راست سمت باال، هاي لبه از: نوشته كادر تا صفحه سمت چهار از فاصله رعايت رست، مقدمه، فصل يا بخش و فه عنوانها، فاصله رعايت. سانتيمتر 2 تا 1 صفحه چپ سمت و پايين لبه از و

. هر موضوع تازهي يك پاراگراف تا ميليمتر، فاصله 8,5ي سطرهاي يك پاراگراف فاصله: پاراگراف هاي رعايت فاصله

اندازه يك ميليمتر و نيز سطر اول هر پاراگراف بايد به 13ي سطرها يعني فاصلهبرابر 1,5پاراگراف بعدي حرفي تورفتگي داشته باشد. 5كلمه 1ي قبل باشد ي پاراگراف صفحه رعايت فاصله كادر بااليي صفحه تا نخستين سطر نوشته، چنانچه ادامه

سانتيمتر؛ حاشيه براي شده ذكر هاي سانتيمتر. اندازه 0,5و حداقل 1رعايت كادر پايين نسبت به آخرين سطر نوشته

نوع قلم ممكن است تغيير كند. و اندازه نوشته، كاربرد به توجه با و بوده تقريبي سربرگ و A3 يعني بزرگتر سايز با كاغذ از نياز صورت در ها ي و نقشه براي ضميمه كردن جداول، نمودارها

شود. استفاده مي

نوشته ارزيابي يك :گيرد مي قرار ارزيابي مورد نگارش ي يك نوشته اول از نظر مفهوم و محتوا و دوم از نظر سبك و شيوه ه از نظر انتقال مفهوم و محتوا، زماني موفق است كه داراي ويژگيهاي زير باشد:نوشت يك) الف

. بتواند مفهوم، انديشه و فكر نويسنده را به نحو احسن منعكس نمايد؛1 باشد؛ برخوردار تازگي صفت از داده، قرار نظر مد را نو هاي . نوشته افكار و انديشه2

ار دهد، انديشه و تخيل را در خوانندگان خود تقويت كند؛قر پيشرفت و رشد مسير در را جامعه. 3 باشد؛ داشته خود اجتماع ي . پاسخي براي مسايل حل ناشده4 .باشد منطبق نوشتاري مختلف هاي گونه وفني شناسي زيبايي معيارهاي با. 5ه موفق را نوشت يك ويژگي از جنبه اين: نگارش ي شيوه و سبك نظر از نوشته يك بررسي دوم ي جنبه) ب

و دستوري نكات رعايت و بياني مناسب ي شيوه و سبك انتخاب ي دسته دو شامل توان به طور كلي مي .دانست نگارش، فني اصول

:مناسب بيانيِ شيوه و سبكانتخاب ) 1

نظر در با خود هاي انديشه و افكار بيان براي نويسنده هر كه ترفندي و شيوه از است عبارت سبك سبكهاي از هايي نمونه ذيل انواع. دهد و قدرت تاثيرگذاري سبكها، مورد استفاده قرار مي نوشته نوع گرفتن

.است نگارشي I .اداري و استداللي علمي، هاي سبك علمي در نوشته:

و صريح عبارتهاي از استفاده جمالت، ترين شده شناخته و ترين زبان مسقيم علمي، استفاده از شفاف ي و احساسي به دور از هر گونه ايهام، كنايه، استعاره و چند معنايي از عاطف جمالت جاي به روشن،

معناي به شفاف و صريح هاي عبارتها و واژه ويژگيهاي اين سبك است. الزم به توضيح است كه استفاده ازك، در سطح به بستگي عبارتها و ها واژه انتخاب بلكه نيست تخصصي غير عبارتهاي و ها ژه وا از استفاده عدم

.شود مي استفاده سبك اين از اداري و علمي گزارشهاي در. دارد مخاطب فني هاي سواد، دانش و آگاهي II .طنز زبان و شيوه:

كالمي ظاهر در طنز. باشد مي اثرگذار بسيار كه كنند برخي از نويسندگان از زبان و بياني استفاده مي ر باطن با زبانِ گزنده نسبت به يك موضوع د ولي است مسخرگي و خنده تمسخر، شوخي، با همراه

جلوه عكس بر را مسايل ترين بديهي كه رود مي پيش آنجا تا طنزنويس. كند شديدترين انتقادات را بيان مي .كند مي ناشايستها و ناپسنديها به تشويق ظاهر به را مخاطب موارد برخي در و داده

III .بيان توصيفي و تشريحي:

. پردازد مي ها مانند گزارش و داستان، نويسنده به توصيف و تشريح وقايع و پديده روايي هاي در گونه . باشد نويسنده شخص ذهنيات و تفكرات يا و بوده منطبق واقعيت با دقيق بطور است ممكن تصاوير اين

ه ب را افعال و احساسات ها، صحنه تواند مي خواننده كه است آنچنان گاه نويسنده دستي چيره و مهارت وضوح و روشني تجسم و تصور نمايد.

:) رعايت نكات دستوري و اصول فني نگارش2

بتواند با خوانندگان خود ارتباط برقرار كند، بايستي به زبان و بياني شيوا و با هر نوشته براي اينكه :برشمرد چنين توان رعايت اصول نگارش، تهيه شود. اصول فني و دستور نگارش را به طور كلي مي

I. نويسي ساده:

قابل فهم و درك باشد. نوشتن يك متن به زبان و بياني شيوا و رسا كه براي مخاطبين خود به سادگي و معنا داراي كه عبارتهايي قالبِ در شده شناخته و آشنا هاي واژه و لغت كاربرد با عمومي طور اين هدف به

.بود خواهد پذير امكان باشد، روشن و شفاف مفهومي II .در نظر گرفتن مخاطب:

خود مخاطب، هاي دغدغه و نيازها اجتماعي، ي طبقه وسال، نويسنده همواره بايد سطح سواد، دانش، سن تخصصي هاي واژه كه معني اين به است؛ نويسي ساده اصل ي كننده تكميل مطلب اين. دهد قرار نظر مد را

.شود انتخاب گفته پيش موارد با متناسب بايستي به. نمايد مي انتخاب را مناسب ي رگذاري بهتر و انتقال صحيح اطالعات نويسنده سبك و شيوهتاثي براي

مناسب استعاره و ايهام خصوص به ادبي صنايع از استفاده اداري و علمي ي نوشته يك در مثال عنوانانتقال مفاهيم در اختاللي يا لطمه كه است مجاز حدي تا ادبي صنايع از استفاده كلي طور به. بود نخواهد

بوجود نياورد. وزن، كاربرد كه است بديهي نثر، و نظم متون و شعر مانند دارد ادبي ي جنبه بيشتر كه هايي در نوشته

.شود مي هم توصيه بلكه نيست ناپسند تنها نه لفظي و معنوي صنايع تمثيل، و استعاره تشبيه، سجع،

III .وحدت موضوع:

رعايت. باشد متمركز اصلي محور يك حول بايستي شود، در سراسر يك نوشته، مطالبي كه مطرح مي ي هم باشند محور اصلي كننده تاييد كه شكلي به هم با آنها منطقي ربط و فرعي موضوعهاي در تناسب

.دهد وحدت موضوع را تشكيل مي

IV .مورد بي چيني رعايت اختصار و پرهيز از مقدمه:

كه سخن در حد كفايت و بسندگي عرضه گردد. رعايت اختصار شود توجه به اين دو موضوع باعث مي موضوع ي حوزه در اي ناگشوده و مبهم ي اين است كه موضوع به تمام و كمال مطرح شده باشد و هيچ نكته

.باشد درك و فهم قابل شده مطرح موضوعهاي و نمانده باقي بحث مورد V .فارسي هاي استفاده از واژه:

هاي واژه كاربرد از اجتناب و فارسي هاي شايد به يقين نتوان حد و مرزي براي كاربرد واژهدر اين مورد به توجه با ها واژه از برخي دهد؛ ياري زمينه اين در را ما تواند مي نكته چند به توجه ولي شد قايل بيگانه

هرچند كه اين كلمات ندارد، كاربردي ديگر امروزه و شده خارج تداول از آمده وارد زبان بر كه تغييراتي فارسي هاي واژه از ي استفاده بر تصنعي صورت به چه. نكنيم اصرار آنها از ي اند بيجهت بر استفاده فارسي .بود خواهد نادرست كنيم، استفاده نوشتارمان در بيگانه هاي واژه از چه و ورزيم اصرارچنان وارد گفتار و نوشتار ما شده كه آن ها واژه از بسياري امروزه كه است الزم توضيح اين اينجا در

با ديگر، زبان به وارده كلمات با مواجهه در زباني هر ديگر عبارتي به. اند گرفته فارسي ي گويي شناسنامه به نه و تجويز به نه اي كلمه هيچ اينكه سخن كوتاه. كند مي خود ي حوزه وارد را آن آوايي تغييرات اعمالان نشده و يا از آن خارج نخواهد شد. در اين مورد بهترين مالك ذايقه و زب يك وارد خاص نهادي نهي

.است آن كاربرندگان به ي سليقه

VI .گذاري نشانه عاليم صحيح كاربرد و ها كاربرد امالي درست واژه: گفتار در كه آنجايي از. ببريم كار به نوشتار در لغت، كتاب كمك با را ها صورت صحيح نگارش واژه

تاكيد، چهره حالت تغيير صورت، و دست حركات قبيل از زباني غير نمودهاي از زباني هاي بر نشانه عالوه

گذاري نشانه عاليم از نوشتار در شود، مي گرفته كمك مختلف مفاهيم بيان براي آن مانند و صدا تُنِ آهنگ، .شود استفاده

VII . مناسب ي (پاراگراف) و در نظر گرفتن حاشيهاستفاده از بند:

تشكيل را واژه حرف، چند يا يك تركيب. الفباست حروف نوشته يك ي كوچكترين واحد سازنده يك محتوا نظر از. آيد مي بوجود پاراگراف يا بند يك جمله يك واژه چند يا يك تركيب از و دهد مي

نظور آغاز م بدين. باشد مشخص متن در بايستي كه است واحد ي انديشه يك و فكر يك حاوي پاراگرافيك پاراگراف جديد بايستي در يك سطر مجزا قرار گيرد. به طور معمول هر پاراگراف با تورفتگي معادل

قلم ي اندازه و كاغذ ابعاد به بستگي كاغذ ي حاشيه گرفتن نظر در. شود مي شروع حرفي پنج ي يك كلمه .دارد استفاده مورد

فارسي ءامال : شيوهدوم فصل

كه مبتني بر موازين و معيارهاي علمي، تاريخي ي امالي فارسي هنوز دستور العملي واحد در زمينه شيوه هاي ارايه شده در اين زمينه، بيشتر محصول ذوق و استنباط و زبانشناختي باشد، تدوين نشده است و شيوه

هاي نگارشيِ به طور كامل مختلف هم، در برخي از موارد، به شيوهشخصي صاحبنظران اين فن است كه آن نسبتاً نكاتي زمينه، اين در موجود هاي نامه نامه و شيوه توان در مجموع، از آيين انجاميده است. با اينهمه مي

و مفيد فارسي امالي و خط نويسي درست در آنها بستن كار به كه كرد استخراج را اتفاق مورد و مشترك :شود مي اشاره نكات اين به ذيل در. باشد رهگشا

ي واحد در يك نوشته: رعايت و پيروي از سبك و شيوه -1

ي شيوه امر در اداري و تياانتشار فرهنگي، ي ي واحدي كه توسط همه نهادها از آنجايي كه شيوه نامه و واحد سبك يك از حداقل خود، هاي نوشته در كنيم سعي بايد ندارد، وجود باشد شده تاييد فارسي امالينويسي) را در كلمات تركيبي دنبال نويسي (پيوسته ي سرهم ثال اگر شيوهم طور به. كنيم پيروي خاص

ي كنيم، در سرتاسر نوشته خود را ملزم و مقيد به اين اصل بدانيم. در نتيجه توجه به چنين اصلي، نوشته مي ما يكدست و يكنواخت خواهد بود.

:ها جدا نويسي و رعايت حد استقالل دستوري واژه -2

اند و نه يك واژه گيرند و در واقع دو واژه مستقل هايي كه در متن در كنار هم قرار مي در مورد واژه اليه يا صفت و موصوف دارند جدا از هم نوشته مركب و با هم رابطه دستوري مانند مضاف و مضاف

شوند. مانند: ميكردن، زمين خوردن، سيب سرخ، فرمانداري كل، به عرض رساندن، دوست را، يك روز، اين كار، آن عرض

كس و مانند آن. اند و در جمله با ي متفاوت در برخي موارد بعضي كلمات، هر چند از نظر دستوري متعلق به دو مقوله

مختلف به طور معمول سرهم نوشته ي دستوري دارند ولي بر اثر تكرار و كاربرد زياد در متون هم رابطه شوند: مي

چرا، چسان، چقدر، چطور، آنكه، اينكه، چنانچه، آنچه، اينسان، آنسان، اينهمه، آنهمه، همين، همان، همچنين، همچنان.

موصول، نبايد پيوسته نوشت:» كه«را با » است«هرگز فعل ربطي درست است كه...، آن است كه... و مانند آن.

ه و سر هم نوشتن اجراي عبارتهاي تركيبي:پيوست -3

اي تازه با مفهوم و معناي جديد و مستقل، غير از اجزاي دو يا چند كلمه كه با هم تركيب شده و كلمه شوند. مانند: اند پيوسته نوشته مي اشان بوجود آورده تركيب شونده

همراه، خوشدل، خوشنام، بهروز، ايرانشهر. كتابخانه، گالب، پنجشنبه، شاهنامه، دانشكده، صاحبدل، پيشرو، گردد، اي كه با آن تركيب مي سرهم نوشتن و پيوسته نوشتن وندها: پيشوند، پسوند و ميانوند به كلمه

شود. مانند: پيوسته نوشته ميبخرد، بهوش، همنشين، بيدل، بينابين، دمادم، بيكار، بيقرار، باغبان، دانشمند، ثروتمند، گلزار، كشتزار، كارمند،

بنام (با معناي مشهور)، نگهبان، آهنگر. را جزء دو اين چسبند، در صورتي كه حرف آخر جزء اول از حروفي باشد كه به حرف بعدي خود نمي

:نويسيم مي هم به نزديك و فاصله بدون .آموزگار كارگر، سردرد، خودخواه، برگشت، نوآموز، شهربانو، بخت، سفيد

اي مركب:ه سهولت در خواندن، نوشتن و توجه به خوشنما بودن و زيبايي واژه -4شوند باعث اشتباه و دشواري در خواندن يا نوشتن هر گاه سرهم نويسي دو واژه كه با هم تركيب مي

جدا واژه مركب شود يا اينكه از نظر ظاهر، كلمه خوشنما نبوده و بد جلوه نمايد، بهتر است آن كلمات را. است مالك زبانان بنويسيم. در اين مورد مالك و ميزان خاصي وجود ندارد و سليقه و ذوق جمعيِ فارسي

:مانند نويسيم مي فاصله بدون ولي هم از جدا را تركيب اجزاي صورت اين در .تن رويين سنج، سخن آموز، دانش اندام، گل تر، تربيت بي ستيز، ستم پيشه، عدالت منزل، هم و حرف » مي«ي استمراري ، نشانه»هم... هم...«، »نه... نه«، حرف ربط »به«ي جدا نوشتن حرف اضافه

به معني بدون مانند:» بي«اضافه

بي نام تو نامه كي كنم باز. او گذشته خود را به خاطر آورد.

در مقابل او به زانو در آمد. نه اين و نه آن، هيچكدام.

هم اين و هم آن. ها وهك ها، چسبد؛ مانند: گلها، كتابها، آنها، قلمها، ماه به اسم مي» ها«ي جمع نشانه.

ديگر كلمه يا وند يك آن از بعد و شود ختم "ملفوظ غير هاي" به اي واژه هرگاه مركب، هاي واژه در :مانند شوند، نمي نگارش يوستهپ تركيب، اجزاي بيايد، .زاد خانه بين، نكته مند، عالقه ها، گله ها، نامه

:مانند شود، مي حذف "ه"ه و نكرد پيروي قاعده اين از استعمال كثرت خاطر به تركيبات از برخي .پرندگان ستارگان، آزادگان، بندگي، زندگي،

ي سوم در تركيب وند و واژه ترين در زبان فارسي در تركيب با صفتها بنا به نكته وندهاي برتر و برشود و بين بايستي پيوسته نوشته شود اما به لحاظ زيبايي و ظاهر كلمه گاه پيوسته و گاه جدا نگارش مي

شود سردرگمي پيشنهاد مي نظران اتفاق و وحدت رويه وجود ندارد بنابر اين براي بيرون آمدن از صاحبي موارد جدا و بدون فاصله با صفت قبل از خود نگارش شوند با توجه به اين وندها همواره و در همه

اينكه پيوسته نوشتن برخي از تركيبهايي از اين دست نادرست نخواهد بود. .آن مانند و ترين قانونيترين، ترين رسمي تر، روشن تر، رايج ترين، درست ترين، كوتاه تر، سنگين بزرگ ذيل ي ها واژه مورد در بريم مي كار به هايمان نوشته در را ترين و تر وندهاي جدانويسي ي شيوه اگر

:گردد مي پيشنهاد تركيبها اين نوشتن پيوسته يشتر، كمترين، كهترين، بيشترين، پيشتر،بهترين و مانند آن.پ بيشتر، كهتر، كمتر، بهتر،

شده فارسي زبان وارد كه عربي زبان هاي تركيب و ها نكته در مورد كلمهچند :

فارسي معادل از كه است بهتر آمد، قبلي مباحث در كه همانگونه فاسي، زبان به دخيل هاي در مورد واژه از نظر زيبايي، رسايي مفهوم، خللي ايجاد نشود چرا كه هيچ زباني از اين آنكه شرط به كنيم، استفاده آنها

زبان دستوري ي قاعده يك اعمال ي واسطه به كه واژگاني مورد در اما. نيست نياز داد و ستدهاي واژگاني بي در كه است تغييراتي حاصل ها واژه از برخي كه معني بدين. دارد تفاوت وضع شوند مي ساخته ديگر

آنها كاربردن به مجاز صورت اين در اند، آمده بوجود بيگانه زباني دستور ي ساختار كلمات به واسطه .اسم در مونث ي نشانه تاي و عربي زبان تنوين: از عبارتند ها پديده اين رايجترين و مهمترين. نيستيم

از هم و بدون فاصله جدا را مستقل هاي هاي متداول عربي رايج در زبان فارسي، كلمه در تركيب نويسيم مانند: مي جمله. رغم، من ذالك، علي قريب، مع عن هاي خاص، رايج در زبان فارسي كه در عربي با الف مقصوره (الف كوتاه) در ميان واژه نگارش اسم شوند: دارند، به طور معمول در فارسي به صورت زير نگارش مي» آ«شوند و در تلفظ صداي مي

اسماعيل، اسحاق، ابراهيم، سماوات، سلمان.رحمان، دارند، در فارسي به صورت زير نوشته » آ«و در گفتار صداي » ي«ي در اسامي خاص كه در پايان نشانه شوند: مي

موسي، مرتضي، عيسي، يحيي، مجتبي. :مانند. شوند مي نگارش زير صورت به معمول طور به ديگر كلمه يك با تركيب در ها اين واژه

ي مسيح، عيساي مريم. وساي عمران، عيسام به »ا« خاص اسمهاي از برخي در نيز و شوند مي نوشته الف با هم منفرد صورت به ها برخي از اين واژه :شود مي استفاده »ي« جاي .هدا صغرا، ليال، كبرا، در پايان دارند و در » آ«در مورد كلمات عربي (اسمهاي غير خاص) وارد شده در زبان فارسي كه صداي

شوند: شوند، در فارسي بصورت زير نوشته مي نگارش مي» ي«زبان عربي با تقوا، هوا، مقوا، شورا، بلوا، اعال، حتا، انتها، ابتال، قوا، دنيا.

اين از است، عربي زبان نحو و صرف خاص ي تنوين مخصوص كلمات عربي و تابع قاعده »:"« تنوين تلفناً، گاهاً، سوماً، دوماً، زباناً، جاناً، ناچاراً،: مانند عربي غير و فارسي هاي واژه در آن كاربرد و اعمال رو

با/جاني ناچار، به: گردند جايگزين معني هم كلمات با است بهتر و نيست مجاز فارسي زبان در تلگرافاً .تلگراف با/تلگرافي تلفن، با/تلفني گاهي، سوم، دوم، زبان، با/زباني جان،تا آنجا كه به شيوايي و _هاي فارسي آن اند را با معادل بهتر است كلمات عربي كه داراي تنوين همچنين

جايگزين كنيم، مانند: _رسايي كالم لطمه نزند.

هاي زير جايگزين شوند: واقعاً، عمداً، يقيناً، سريعاً، تحقيقاً، دقيقاً كه بهتر است با تركيبعمالً، قطعاً، .دقت به تحقيق، به سرعت، به يقين، در عمل، بطور قطع، در واقع، عمدي، به

»در اسم يعني. باشند در دستور زبان عربي، اسامي داراي جنسيت مي :عربي زبان در مونث ي نشانه» ه با ديگر برخي. اند مذكر يا و مونث اسمها از برخي. است مذكر و مونث ي گونه و نوع دو داراي زبان اين

به عربي زبان دستور تاثير تحت ها نوشته از برخي در. شوند به اسم مونث تبديل مي ،»ه« ي نشانه گرفتن شاعره، ناجيه، معلمه، هاي واژه كاربرد. است نادرست فارسي زبان در آن كاربرد كه خوريم برمي هايي واژه

زير هاي ها از واژهآن جاي به بايستي و بوده نادرست فارسي زبان در آن مانند و مريضه رييسه، مديره، مومنه، :كنيم استفاده

زن رييس، خانم مدير، خانم مومن، زن و شاعر زن زن، غريق نجات يا زن ناجي زن، معلم يا معلم خانم .مريض

زبان در كه دارد وجود اقتضاء صحراء، انشاء، امالء، انتهاء، ابتداء، مانند عربي هاي همزه در پايان واژه شود: ابتدا، انتها، امال، انشا، صحرا، اقتضا، شي، تكافو. نوشتار حذف مي در هم و گفتار در هم فارسي

را آن نبايد شود ديگر ي كلمه جاي به آن شدن گرفته عوضي باعث پاياني، ي در صورتي كه حذف همزه :كنيم حذف .سو/ سوء جز،/ جزءه به زيبايي كلمه لطمه ك جايي تا_ "ي" با فارسي زبان در رايج كلمات ميان در را همزه است بهتر

.آيين پاييز، آيينه،: مانند كنيم، جايگزين _نخورده و اشكال در خواندن و نوشتن ايجاد نكند. وصفي يا اضافي تركيب صورت به بعدي ي كلمه با هرگاه دارند، غيرملفوظ »هاي« پايان در كه كلماتي

بدون فاصله، در وسط دو كلمه همچنان » ي«ن كرد اضافه با است بهتر ،»ا« به شده ختم كلمات مانند درآيند، :شوند نگارش شود، كه در تلفظ اين صدا مشاهده مي

.جالب ي نوشته آوازخوان، ي دسته اول، ي هفته بزرگ، ي خانه باستان، ي نامه :است نادرست گفت توان نمي كه دارد رواج هم ديگري نگارش ي شيوه) غيرملفوظ هاي( مورد اين در .جالب ةنوشتـ آوازخوان، ةدستـ اول، ةهفتـ بزرگ، ةن، خانـباستا ةنامـ »شود: هاي صرف شده آن در چند مورد حذف مي در فعل است و صورت» ا

داشته باشد، مانند:» او«و يا صداي » آ«هر گاه كلمه قبل از فعلِ است، در پايان صداي

دانا، تواناست. او دانشجوست. بيناست. نيكوست. »دارند، هرچند در گفتار تلفظ » يـا«در فعل است و تركيبات آن، بعد از كلماتي كه در پايان صداي » ا

شوند: نمي نشوند، حذف دانايي، توانايي است. طعم زندگي، شادي است.

شوند: همواره چسبيده به فعل نگارش مي» بـ، نـ، مـ«اجزاي پيشين فعل؛ ببندد، ببين، برو، نبندد، نبيند، نرو، مبند، مرو، مكن.

بدون و براي نشان دادن استمرار يا تكرار يك فعل همواره جدا از صورت صرف شده» مي«جزء پيشين :شود مي برده كار به فاصله

.بروم خواهم مي گفتم، مي روم، ميتهاي صور در. بگيريم عوضي و اشتباه گذاشتن فعل با نبايد را آوردن بجا كردن، ادا معني به گزاردن فعل

بجا معني و مفهوم گزار نماز گزار، شكر گزار، حق سپاسگزار، هاي در واژه» گزار«فعل و در تركيبات، صرف . دارد اداكردن و آوردن

گذاري عاليم نشانهسوم : فصل

در گفتار، در خالل صحبت مكث كرده و يا كلماتي را با تاكيد و فشار بيشتري ادا كرده، عالوه بر تغيير با همچنين. كنيم از حركات دست، صورت و چهره براي بيان مفاهيم نيز استفاده ميآواهاي زبان،

اين. نماييم مي القا خود مخاطب به را غيره و تعجبي پرسشي، خبري، مفاهيم خود صداي لحن و آهنگ شود؟ داده نشان و نگارش بايد صورتي چه به نوشتار در ويژگي

عاليم مشكل، اين رفع براي اروپايي هاي فارسي با تاثير از نوشته زبان در كه است قرن يك حدود بحت مورد مفاهيم از زدايي ابهام خواندن، در سهولت باعث ها نشانه اين. گرديد متداول و رايج گذاري نشانه

داشته را دقت نهايت آنها، بردن بكار و استفاده در بايد ما. شد باعث را جمالت معناي روشني و صراحت وگذاري در زبان فارسي به قرار زير نشانه متداول و معمول هاي باشيم و حد اعتدال را رعايت كنيم. نشانه

است:v كار به زير موارد در اغلب را آن و است كوتاه مكثي ي نشانه ما درنگ يا كاما ويرگول،: " ،" ويرگول :برند مي م يك جمله كامل باشد، مانند:حك در هم با كه غيرمستقلي هاي جمله و عبارات بين در _

بخشش الزم نيست، اعدامش كنيد! آن را كه حساب پاك است، از محاسبه چه باك است.

براي جدا كردن عطف بيان، بدل، جمالت و عبارتهاي توضيحي و توصيفي، عبارتهاي دعايي و جمالت _ معترضه، مانند:

زيست. ميفردوسي، شاعر حماسه سراي ايران، در قرن چهارم اهللا عنه، از هرات قصد بلخ كرد. امير مسعود، رضي

دي، كه پايش شكسته باد، برفت؛ گل، كه عمرش دراز باد، آمد. همه دانشجويان، جز آرش، در امتحان شركت كردند.

توان از خط تيره يا پرانتز استفاده كرد. در اين مورد، به جاي دو ويرگول مي ، مانند:"و"ي اسناد واحدي باشند، براي جلوگيري از تكرار حرف عطف در موردي كه چند كلمه دارا _

ي ديلمي بودند. علي، حسن و احمد پسران بويه ي كار ما ست. تقوا، درستي، پاكدامني، امانتداري و رازداري سرلوحه

رنگهاي قرمز، سبز، آبي و بنفش رنگهاي شادي هستند.

اخذ يا مرجع، مانند:براي جدا كردن بخشهاي مختلف يك نشاني، م _ .70تهران، خيابان دكتر علي شريعتي، كوچه اقاقيا، شماره

احمدي گيوي؛ دكتر حسن، دكتر اسماعيل حاكمي و ديگران، زبان و نگارش فارسي، تهران، انتشارات .1374سمت،

فه بخواند، مانند:ي اضا شود و احتمال آنكه خواننده با كسره در ميان دو كلمه كه در گفتار با مكث بيان مي _هر كه به طاعت از ديگران كم است و به نعمت، بيش، به صورت، توانگر است و به معني، درويش.

و از اين قبيل، "كه"، "اگر"، "ولي"، "اما"الزم به ذكر است كه با وجود واو عطف و يا كلماتي از قبيل نيازي به ويرگول و نقطه نخواهد بود.

v برند: كار مي ي مكث كامل بوده و آن را اغلب در موارد زير به : نشانه". " نقطه :مانند كامل، و خبري هاي جمله پايان در _

.شد آغاز مشهد مترو ساختماني عمليات ديروزكار رفته ي رديف و يا حروف ابجد نيز حروفي كه به عنوان نشانه يا عالمت اختصاري به شماره از بعد _

مانند: ]1[باشد، 1 .2 .3 .4 .

الف. ب. ج. د. ق. م. در گذشت. 322ارسطو در سال

v تر از نقطه و آن را اغلب تر از ويرگول و كوتاه ي مكث و درنگي است طوالني : نشانه"؛" نقطه ويرگول برند: كار مي در موارد زير به

كديگر ي به معني در اما مستقل ظاهر به كه طوالني كالم يك متعدد عبارتهاي و ها جمله كردن جدا براي _ ي علت، چگونگي و ... باشد، مانند: وابسته و مربوط باشند و جمالت پيرو كه توضيح دهنده

احمق را ستايش خوش آيد؛ چون الشه كه در كعبش دمي، فربه نمايد. حجم كارم امروز بيشتر از هر روز ديگر بود؛ به طوري كه مجبور شدم تا دير وقت بيدار بمانم.

v را داشته و براي شرح، برشمردن و توضيح بيشتر مطالب "يعني و معادل": اين نشانه مفهوم ":" دو نقطه برند: كار مي كاربرد دارد و آن را اغلب در موارد زير به

]2پيش از نقل قول مستقيم، مانند: [ _                                                            

توان استفاده كرد. دونقطه يا پرانتز نيز مي] . در اين مورد از خط تيره، 1[ شود: استاد از دانشجو پرسيد كه آيا كتاب را خوانده است. ] . در جمالت پرسشي غير مستقيم از عالمت سوال، دو نقطه و گيومه استفاده نمي2[

استاد از دانشجو پرسيد: آيا كتاب را خوانده اي؟ "نسنجد، از جوابش برنجد. هر كه سخن"گويد: سعدي مي

توضيحات در مورد يك جمله، كلمه، يا عبارت و نيز نشان دادن ساعت كار، ساعت حركت، تاريخ، _ آدرس و مانند آن:

آن سال براي من سال خوبي بود: در آزمون سراسري دانشگاه پذيرفته شدم. هكمتانه: همدان كامپيوتر: رايانه اصرار: پافشاري

1/2/1383تاريخ: 4 - 6اعت كار: محقق: م. معين س بعد از عبارتهايي مانند: _

مثال: عبارتند از: به ترتيب زير: v براي برجسته نشان دادن و نشاندار كردن يك متن، جمله، عبارت، كلمه يا > <يا « » يا ' 'يا " " گيومه :

يك حرف خاص و نيز عبارت نقل قول مستقيم، مانند: اند. دانسته "فرهنگ"انگليسي را در فارسي، معادل "كالچر"فرانسوي يا "كولتور"كلمه

"ادبان! از بي"گفت: "ادب از كه آموختي؟"لقمان را گفتند: از ترفندهاي ديگري _كه شكلهاي گوناگون دارد_براي برجسته نمودن و نشاندار كردن، عالوه بر گيومه

)، رنگي نوشتن و تغيير ضخامت و En italicن ()، مورب نوشتUnderlineچون زير خط دار كردن ( توان استفاده كرد. نوع قلم مي

v در انتهاي جمالت و عبارتهاي پرسشي مستقيم و عبارتهايي كه از مخاطب انتظار "؟" عالمت سوال : پاسخ داريم:

كنيد؟ در مواجهه با مشكالت چه روشي را انتخاب مي پسنديد، سبز يا آبي؟ كدام رنگ را مي

نيز نشان دادن ترديد و ابهام در مورد درستي آمار و ارقام نيز درستي يك مطلب: _ اند. هجري (؟) ثبت كرده 525برخي تاريخ درگذشت سنايي را سال

در پايان جمالت پرسشي غير مستقيم نيز جمالتي كه انتظار پاسخ از مخاطب نداريم، از عالمت سوال _ شود: استفاده نمي

پرسيد كه آيا كتاب را خوانده است.استاد از دانشجو .چيست آن محتواي و مضمون و است خطاب مورد كسي چه نامه در كه دانستند همه مي

v ي حالتهاي مختلف روحي، عاطفي و احساسي از قبيل تعجب، : اين نشانه بيان كننده"!" ي تعجب نشانه شگفتي، تحسين،

ترديد و مانند آن است:مر و نهي، تهديد، آرزو، دعا، تاسف، شك و چه هوايي! دست مريزاد! آفرين! مواظب باش! آه! واي بر من! پايدار باشي!

v براي جداكردن عبارتهاي توضيحي، بدل و جمالت معترضه از كالم اصلي نيز نشان "_" خط فاصله : اعداد و حروف، مانند:ي رديف دادن فاصله زماني و مكاني، پيوستن برخي عبارتهاي تركيبي و بعد از شماره

هجري سروده شده است. 655در سال _باب است 10كه داراي _بوستان سعدي 4_6از ساعت مشهد_قطار تهران

فرهنگي _روزنامه اجتماعيv براي نشان دادن كلمه، جمله، پاراگراف يا بخشي از نوشته كه حذف شده است. محل "..." سه نقطه :

ي ميزان و موقعيت بخش حذف شده است: دهشان دهن، نقرار گرفتن سه نقطه راه منصرف شدم. ... به اين دليل بود كه از ادامه

شوند. بهار و ... در بهار شكوفا مي بو، هميشه گلهاي رز، شبv براي معني كردن، تبيين، توضيح و ارايه اطالعات بيشتر در مورد يك كلمه، جمله يا عبارت "()" پرانتز :

نيز ذكر ماخذ، نام كتاب يا نويسنده كاربرد دارد: شاهكار فردوسي (شاهنامه) شهرت جهاني دارد.

بلديه (شهرداري) عدليه (دادگستري) د (فردوسي)توانا بود هر كه دانا بود ز دانش دل پير برنا بو

: ارتباط و تبادل اطالعاتچهارم فصل

اصليترين و مهمترين كاركرد زبان، ايجاد ارتباط و تبادل اطالعات است. ارتباط را فن انتقال اطالعات، رشد طول در ابزار اين. اند دانسته جوامع گيري افكار و رفتارهاي انساني از فرستنده به گيرنده و اساس شكل

و تغيير بشري زبان يعني خود، ترين كامل صورت به طبل صداي و دود و آتش اشاره، ابزارِ از خود تكوين و است. زبان نيز خود از صورت گفتار به صورت نوشتار امكانِ نمود و بروز يافته است. يافته تحول اختيار در ابزارهايي مختلف، هاي امروزه براي ايجاد ارتباط به مدد تالش دانشمندان و پژوهشگران رشته عات به صفر اطال دريافت و اطالعات توليد بين فاصله ابزارها، اين كمك با. است گرفته قرار انسانها ما

رسيده و نيز همه موانع اطالع رساني به طور نسبي از ميان رفته است. به طور كلي يك ارتباط كامل داراي اجزايي به قرار زير است:

پيام؛ ي (منبع پيام): توليد و ارسال كنندهدهنده پيام § ي پيام؛ كننده دريافت): مخاطب( پيام ي گيرنده §به خاطر آن ارتباط برقرار شده است. پيام ممكن است شامل اطالعات، اخبار، كه آنچه و محتوا: پيام §

دستور، درخواست و يا چيزهايي از اين قبيل باشد؛ ديداري، عاليمِ شكل به پيامها اين. شود مي منتقل پيام آن ي وسيله به كه ابزاري و اشكال: ارتباط وسايل §

ايي از قبيل تلفن، راديو، تلويزيون، فاكس، ايميل، تلگراف و ابزاره با كه است تصوير يا و نوشتار گفتار، شود؛ اينترنت منتقل مي

. شود مي گفته بازخورد كه بوده پيام انتقال از ناشي العمل عكس واقع در كه ارتباط اثرات و نتايج: بازخورد § . كند پيدا مصداق ارتباط تا شد خواهد باعث مورد پنج هر تحقق

ارتباط در نظام مديريتي و اداري

ارتباط در تشكيالت اداري عبارت است از انتقال اطالعات و دستورها نيز بررسي بازخورد آنها به ي نظام سازماني براي رسيدن به اهداف و رفتار انساني در مجموعهمنظور ايجاد حركت در جهت هدايت

ابط صحيح اداري خواهد بود.رو ي ي نظام مديريتي و تضمين كننده ماموريتها. اين ارتباطات الزمه

عمل پيگيري و مديريت گيري، نظام ارتباطي چون جريان خون در بدن انسان به منظور نظارت، تصميم خاطر به صورتجلسه و فرمنامه گزارش، بخشنامه، نامه، قبيل از مكاتبات انواع اداري يالتتشك در. كند مي

و معتبرترين شكل ارتباط مورد استفاده است. ترين ترين، قانوني رسمي عنوان به ماندگاري و دقت توسط كه كننده انتقال درست اطالعات بستگي به دو عامل زير دارد: نخست عامل اجرايي يا هماهنگ

.ارتباطي وسايل دوم شود؛ مي انجام دبيرخانهم، مطمئن، محر ابزاري و رود مي شمار به مكاتبات ابزار بهترين عنوان به گزارش و نامه اداري نظام در

كم هزينه و بادوام بوده كه سنديت دارد.

انواع ارتباطات دوگونه ارتباط در نهادها و سازمانها وجود دارد:

به باال از ارتباط اول شكل. يابد : اين نوع ارتباط خود به دو شكل در سازمان جريان ميارتباط عمودي. 1

ارسال تر ه از مقامات باال براي سطوح پاييننام طريق از و دستور صورت به معمول طور به كه پايين وظايف ديگر و ريزي برنامهي خط مشي، راهنمايي، ارايه امور، اجراي منظور به دستور صدور. گردد مي

.گيرد مي صورت با شده، منعكس باال مقامات به پايين سطوح از گزارش صورت به گاه دستورات اين بازخورد و نتيجه :كند در انجام وظايف زير كمك را مدير كه هدف اين گيري؛ تصميم در وظيفه انجام § ها؛ برنامه در نظر تجديد § .امور جريان پيشرفت مورد در اطالعات كسب و اجرا حسن از اطمينان حصول §

به دارد بستگي يكديگر با آنها عمليات نحوي به كه واحد چند يا دو ارتباط نوع اين در: افقي ارتباط .2

اهنگي و سرعت عمل در عمليات، تبادل اطالعات و اجراي امور مكاتبه دارند. اين ارتباطات هم منظورو يا بين دو سازمان برقرار سازمان و تشكيالت اداري بين واحدهاي مختلف ممكن است در داخل يك

گردد

اهميت و نقش مكاتبات ادارينند. براي انجام امور در يك سازمان از انواع ز مي رقم را سازمان و اداره موفقيت ميزان اداري هاي نامه

.شود مي گرفته كمك دستورالعمل صورتجلسه، نوشت، پي گزارش، يادداشت، نامه، قبيل از اداري هاي نوشته :كرد خالصه زير موارد در توان مي را اداري هاي نوشته تاثير و نقش

خت؛پردا از جلوگيري يا پرداخت بر دستور مالي، اثرات و نتايج · نامه به عنوان سند داراي اثرات حقوقي بوده و الزامات قانوني به همراه خواهد داشت؛· بايگاني و ماندگاري براي راهنمايي يا قضاوت آيندگان.·

دقت كمال آنها نگارش در است الزم گزارش، جمله از اداري هاي به دليل حساسيت و تاثير نوشته اشند:ب ويژگيها اين داراي و شود مبذول

ي بياني مسقيم استفاده شود؛ از زبان و شيوه - خالي و بركنار باشد؛نوشته از ايهام و صنايع لفظي - .شود استفاده فهم قابل و فارسي هاي در قالب جمالت و عبارتهاي ساده بوده و تا حد ممكن از واژه -

اداري هاي انواع نوشته

ي انجام يا عدم انجام خارج اداره يا سازمان درباره يا داخل در كه مكاتباتي كليه: اداري ي نامه به. شود مي ناميده اداري ي نامه است پيشنهادي يا درخواست دستور، حاوي شود كارهاي اداري مبادله مي

به بوده اداري موضوع چند يا يك حاوي كه اي نوشته هر: اند كرده تعريف اينگونه را اداري نامه ديگر بيان تباط در درون يا بيرون سازمان مورد استفاده قرار گيرد.ار وسيله عنوان در نقص باعث كدام هر نبود كه دارد وجود زير اجزاي اداري ي نامه هر در _ي اداري ويژگيهاي نامه :است اداري ي نامه

نام موسسه يا سازمان اسالمي، جمهوري آرم بسمه تعالي در وسط، شامل دولتي موسسات در كه سرلوحه. 1 باشد مي پيوست و تاريخ شماره، شامل ديگر بخش. شود بوده و در قسمت سمت راست باالي نامه درج مي

.گردد مي درج چپ سمت باال قسمت در كه .شود مي درج سرلوحه از سطر يك فاصله به هم زير ترتيب به نامه موضوع و فرستنده گيرنده، عنوانهاي. 2

كوتاهي شود و موضوع نامه عبارت مشخص مي "از:"، فرستنده نامه با عنوان "به:"ي نامه با عنوان دهگيرن شود. مشخص مي» موضوع نامه:«ي محتواي نامه است و با عبارت كه بيان كننده

نشانگر شود، عنوان فرستنده درج مي : كلمه موضوع در باالي نامه زير"موضوعِ نامه"ضوابط مربوط به ت هدف يا اهداف و محتواي نامه است. دقت در انتخاب موضوع نامه ضروري است. اين امر باعث سهول

.شود ي دقيقتر آمار مي در توزيع و ثبت نامه، ارجاع سريعتر و تهيه نامه هدف حقيقت در و شود مي نوشته نامه موضوعِ با ارتباط در كه است شرحي و مطالب نامه متن. 3

. كند مي آماده نامه موضوع كردن مطرح براي را مخاطب ذهن كه دارد قرار اي نامه مقدمه ابتداي در. است آن موضوع و شده اشاره آن به قسمت اين در شود نگارش اي نامه به پاسخ در يا باشد پيشينه داراي نامه اگران شده و در پايان با بي آن توجيهات و داليل و خواسته مشروح و نامه متن پيشينه ذكر از بعد. شود مي بيان

.شود بياني مناسب درخواست اقدام و مانند آن آورده مي

و نداشته سنديت امضا بدون نامه كه باشد مي آن امضا نامه، اساسي ركن امضا؛ و كننده امضا سمت و نام. 4به اين صورت و است نامه ي كننده امضا با نامه نهايي مسوليت. گيرد قرار اداري كار جريان در تواند نمي

خانوادگي در سطر اول و عنوان سازماني در سطر دوم در سمت چپ نامه. شود: نام و نام تنظيم مي نحوي به كه هستند اشخاصي و سازماني هاي . گيرندگان رونوشت؛ منظور از گيرندگان رونوشت واحد5

كه رونوشت نامه به عنوان آنان اند حقوقي يا حقيقي افراد اينان. گيرند قرار نامه محتواي جريان در بايد .شوند مي مشخص ”:به رونوشت" عنوان با و باشند مي نامه اصلي گيرنده از غير و گردد صادر مي

باشند نداشته را اداري نامه اجزاي از جزء چند يا يك است ممكن ها نامه اين :رجوع ارباب هاي نامه .شوند ل مربوطه ارجاع داده ميوواحد يا مسو به و خورده شماره و شده ثبت انديكاتور دفتر در ولي در كه شود مي استفاده اداري يادداشت از كارها برخي به بخشيدن سرعت براي :اداري يادداشت

دفتر در بوده امضا داراي پس. گيرند قرار استفاده مورد است ممكن مدرك و سند عنوان به موارد برخي .شوند مي ثبت انديكاتور

ساير نوشته هاي اداري :

متداول ترين نوع نوشته هاي اداري،نامه ها هستند كه در بخش هاي پيشين بـه آنهـا اشـاره شـد . بـراي      انجام فرايند هاي اداري نامه ها به تنهايي كافي نيستند و بايد از اسناد و مكتوبات ديگري نيز اسـتفاده نمـود.

ايران عبارتند از : بخشنامه ، دستور العمل و احكـام ، فـرم هـاي اداري ، مهم ترين مكتوبات ديگر اداري در دفاتر و صورت جلسه.

:بخشنامه ها بخشنامه ها يكي از انواع نامه هاي اداري است كه معموال بـيش از يـك نفـر مخاطـب دارد ، لـذا داراي      

وزش رويـه اي يكنواخـت در انجـام كاربردي متفاوت از يك نامه اداري است ، براي ايجاد هماهنگي و آمـ امور و همچنين ابالغ دستورات و مقررات و ضوابط، به صدور بخشنامه اقدام مي شود .

هدف از صدور بخشنامه:

ابالغ قوانين و مقررات ، ارائه اطالعات(انتصـاب ، تغييـر براي بخشنامه شش هدف زير بيان شده است :     دستورالعمل، درخواست گزارش، ابالغ رويه هاي كـاري بمنظورانجـام همـاهنگي وارائـه رويه و ...) ، ابالغ

آموزش هاي الزم بمنظور اجراي يكنواخت امور .

 تدوين بخشنامه :

برخالف نامه اداري ، در بخشنامه از عناوين به ، از و موضوع استفاده نمي شود . بلكه در وسط سطر در      درج مي شود و در سطر بعدي عناوين گيرنده بخشنامه درج مـي شـود و "شنامه بخ "باالي بخشنامه كلمه

ماني بـاالتر بـه رده هـاي زدر ادامه متن بخشنامه آورده مي شود . در درج عناوين گيرندگان از رده هاي سـا اد پايين تر قيد مي شود. بعد از آماده شدن بخشنامه و تايپ آن ، توسط مقام مسئول امضـاء شـده و بـه تعـد

الزم تكثير مي شود و سپس در نسخه هر واحد گيرنـده نـام آن درجـاي خـاص نوشـته مـي شـود و يـا در فهرست گيرندگان مشخص مي شود .

متن بخشنامه نيز همانند نامه داراي سه قسمت مقدمه ، اصل پيام و اختتام يا نتيجه گيري مـي باشـد، بـا      ل و مجزا عمل مي كند ؛ هر بخـش رسـالتي خـاص دارد و اين تفاوت كه در بخشنامه هر بخش بطور مستق

آغاز و پايان خاصي براي آن جزء ايجاب مي نمايد . بخش مقدمه بيان شرايط ايجابي لزوم صدور بخشـنامه است و با جمالت توضيحي آغاز مي شود . بعد از مقدمه و دريك پاراگراف جداگانه به تشريح پيـام اصـلي

ه با توجه به كثرت افراد گيرندگان ، بايستي از متني اسـتفاده شـود كـه مناسـب بخشنامه پرداخته مي شود كحال و شان آنان باشد . در بخش پاياني بخشنامه نيز ، ضمن رعايت روال كلي بخشنامه ، از چند جملـه بـه

ر انجـام عنوان بيانيه پاياني استفاده مي شود كه مي تواند تاكيدي بر اجراي دستورات ، نحوه عمل ، تشويق دكار ، مشخص كننده وظيفه و مسئوليت مجريان ، كنتـرل سـطوح ديگـر و بـاالخره بيـان مـوارد قـانوني در

برخورد با پيام بخشنامه باشد .

:انواع بخشنامه

مهمترين بخشنامه هايي كه در نظام اداري ايران رواج دارد به دو دسته تقسيم مي شوند :دسـته بخشـنامه هـاي : 5: از ديدگاه محتوا و هـدف بخشـنامه هـا بـه ديدگاه محتواي مطالب از - 1

 درخواستي ، دستوري ، هماهنگي ، ابالغ قوانين و ابالغ مصوبات داخلي سازمان تقسيم مي شود .

: از ديدگاه سطح سازماني بخشنامه هـا بـه دو سـطح خـارجي و داخلـي ديدگاه سطح سازماني از - 2 تقسيم مي گردند.

:دستور العمل

دستور العمل در اصطالح عبارت است از ترتيب انجام كار به ترتيب و تـوالي اجـزاي آن اسـت كـه بـه      صورت مكتوب تدوين و بر اساس موازين خاصي براي اجرا به وسيله مقامات صالحه و درحدود وظايف و

اژه هـاي شـيوه و روش مسئوليت ها و ماموريت به متصديان ذيربط ابالغ مي گردد . دستور العمل مترادف وبوده و در برخي از موارد به معني و مفهوم آيين نامه نزديك مي شود تا آنجا كه واژه به جـاي آن قـرار مـي

گيرد.

: كاربرد و فايده دستور العملتنظيم و تدوين روشهاي انجام كار و ابالغ آن به صورت دستور العمل براي اجـراي هريـك از وظـايف

سازماني در زمان حال و آينده امري ضروري و اجتناب ناپذير است . روشهاي انجـام كـار در واقـع اجـزاي باشند كه يك تشكيل دهنده يك سيستم مي باشند كه شامل گروهي از عمليات و وظايف و ماموريت ها مي

يا چند نفر از كاركنان در اجراي آن مشاركت دارند . براي مثال مي توان از روش هـاي مربـوط بـه صـدور احكام مرخصي ها ، احكام استخدامي و بازنشستگي و ... نام برد كه در مجموع سيستم كارگزيني را تشكيل

محاسـباتي ، فنـي و –سـتم هـاي مـالي مي دهند . به همين ترتيب ساير سيسـتم هـاي تـداركاتي ماننـد سي اختصاصي ، سازمان ها و ... كه هريك شامل تعدادي از روش هاي انجام كار است در مجموع سيستم هـاي

يك سازمان را بوجود مي آورد .

: انواع دستور العمل دستور العمل هاي رايج درنظام اداري عبارتند از دستورالعمل هاي قانوني ، اداري و فني .

 دستور العمل هاي قانوني : براي اجراي مفاد و موادي قانوني بطور اخص و يا اعم ابالغ مي شود . -

 .دستور العمل هاي اداري : روش هاي انجام كار كه در اختيار كاركنان سازمان قرار مي گيرد - دستور العمل هاي فني : براي آموزش،راه اندازي و بهره برداري الزم ماشين هاي فني . -

از يك منظر ديگر دستور العمل هاي اداري به دو شيوه عادي و ويژه تهيه مي شود كه دسـته اول بـدون ص تشكيل مـي نياز به فرم و مقررات خاصي ايجاد مي شود ودستورالعمل هاي ويژه در فرم هاي ويژه و خا

شود.

: اركان دستور العملبراي دستورالعمل نيز همانند انواع نامه هاي ديگر اداري اركاني متصور شده اند كه عبارتنـد از : اهـداف

مستندات قانوني ، دستور دهنده ، دستور گيرنده ، استفاده كنندگان ، شيوه اجرا ، مقررات مورد عمـل و فـرم م دستورالعمل نيز طي مراحل زير صورت مي پذيرد .هاي مورد عمل ، تنظي

تعيين هدف و يا اهداف تدوين دستور العمل * تعيين مستندات قانوني ، يا مصوبه سازمان مركزي دانشگاه و يا وظايف و ماموريت هاي سازماني * تعيين دامنه شمول تاثير و محدوده عمل و استفاده كنندگان دستور العمل * يت در تنظيم مراحل كار و بيان مطالب بر اساس اهميت اجرايي تعيين اول * تعيين سر فصل هاي اصلي ، فرعي و جزئي از ابتدا و لحاظ نمودن آن در كار * گرد آوري اطالعات الزم و جامع درخصوص مراحل كار بصورت دقيق و كامل * تدوين دستور العمل با استفاده از فرم هاي استاندارد روش انجام كار *

: فرم هاي اداري و دفاتر –احكام در اصطالح اداري حكم نوشته اي است كه به موجـب آن فـردي از مقامـات صـالحيت دار سـازمان و

و صورت احكام اسـتخدامي دستگاه اداري به سمتي منصوب و يا انجام كاري به وي محول مي شود كه به د

و يا احكام ماموريت كاركنان دستگاه اجرايي تهيه و تنظيم مي شود . اركان احكـام اداري نيـز بـه قـرار زيـر :است نام و مشخصات گيرنده و يا اجرا كننده حكم -

 موضوع و هدف از تدوين حكم -

 تاريخ شروع و پايان دستورات داده شده و يا مدت اعتبار حكم -

 نام ، مشخصات سازماني و امضاي مقام صالحيت دار دستور دهنده -

 شماره و تاريخ دفتر انديكاتور سازمان ذيربط -

فرم هاي اداري كاغذ با عنوان مخصوص است كه بعضي قسمت هاي آن براي ثبـت اطالعـاتي از قبيـل

م هـاي اداري داراي مزايـاي نام ، مشخصات ، تاريخ و ساير جزئيات توصيفي خالي گذاشته مي شـود . فـر بسيار زيادي هستند كه بطور خالصه مي توان به اين مزايا اشاره نمود:

 كمك به مديريت و كاركنان سازمان در اتخاذ تدابير صحيح اداري -

 جلوگيري از سرگرداني ارباب رجوع درباره تشريف كار -

 تسريع در جريان امور و فرآينده هاي اداري -

 روش هاي انجام كار ايجاد هماهنگي در -

سهولت در ضبط كتبي اطالعات به هنگام جمع آوري و سهولت در استخراج اطالعـات گـردآوري - شده

 صرفه جويي در وقت و هزينه هاي اداري -

انواع فرم هاي اداري كه در نظام اداري مورد استفاده و بهره برداري قرار مي گيرد به قرار زير است .

: فرم هايي كه در تمامي دستگاه هاي اداري و با منظور خـاص تهيـه و توزيـع فرم هاي عمومي - شده است ، مانند فرم حكم استخدامي و فرم تقاضاي مرخصي .

: فرم هاي خاص سازمان مشخص كه بمنظور اهداف ويژه تدوين مي شـود فرم هاي اختصاصي - و موقت تهيه مي شوند .مانند فرم پيگيري نامه و يا درخواست وام كه به دو شكل دائم

: فرم هاي يكنواختي كه بخش هاي مختلف آن مشخص شده و چاپ شده و فـرد، سـاير فرم نامه - بخش ها را تكميل مي كند ، مانند فرم هاي درخواست كاال و يا خدمات در ادارات .

: فرم هاي نامتعارفي كه توسط واحـد هـاي اداري و يـا ادارات مشخصـي تهيـه و فرم هاي ويژه -استفاده مي شود و عموميت مكاني و زماني ندارند ، ماننـد فـرم اطالعـات تمـاس گيرنـدگان دفتـر

 مديركل اداري

:دفاتر اداري

به دفاتري گفته مي شود كه در ادارات و سازمان ها استفاده مي شود و عموما دفاتر انـديكاتور ، ارسـال تر آن است كه در نوشتن دفاتر اداري از خط خوش و دقـت مراسالت ، دفاتر مالي و ... را شامل مي شود به

كافي استفاده گردد تا براي يافتن اطالعات الزم ، مشكالت كمتري براي مراجعين پيش آيد. بـا پديـد آمـدن رايانه و نرم افزارهاي رايانه اي ، استفاده از دفاتر جاي خود را به اتوماسيون اداري داده است.

:صورتجلسه

جلسه به معني گرد هم آمدن و نشستن دور هم است. معني خاص جلسه عبارت است از گردهمايي صاحب نظران و مسوالن بر اساس وظايف يا ماموريتهاي محوله، در زمان و مكان معين و مشخص. اين گردهمايي به منظور گفتگو و رسيدگي پيرامون حل و فصل يك معضل اداري يا اجتماعي در حوزه

باشد. پس از تبادل افكار و بررسي وضعيت موجود راه حل مناسبي براي يتهاي سازماني و اداري ميلومسو شود. ي اجراي آن منجر مي موضوع مطرح شده در جلسه جستجو شده و در نهايت به اتخاذ تصميم درباره

. از جنبه ي گفتگوي اعضاي يك مجلس در آن قيد شده باشد است اي كه خالصه صورتجلسه، نوشته حقوقي و اداري،

شود كه در يك نشست رسمي يا يك جلسه اي اطالق مي صورتجلسه يا صورت مجلس به سند يا نوشته اداري تهيه شود.

اركان جلسه:يابد و تصميمات آن قابل پيگيري هر جلسه شامل اركاني است كه با فراهم شدن آنها جلسه رسميت مي

عبارتند از: خواهد بود. اين اركان: به شركت كنندگان در جلسه كه گاهي شركت و حضور آنها در جلسات، جزء وظايف اعضاي جلسه

شود. شان است اعضا جلسه گفته مي سازماني: هدف از تشكيل جلسه و طرح موضوعي كه جلسه براي حل و فصل آن تشكيل شده دستور جلسه

رسد. طالع اعضا مياست. دستور جلسه همراه دعوتنامه به ا: تاريخ و زمان تشكيل جلسه، همچنين ساعت شروع و خاتمه جلسه از قبل تعيين و ضمن زمان جلسه

شود. ارسال دعوتنامه به اطالع اعضاي جلسه رسانده مي: محل برگزاري جلسه كه از قبل مشخص و تعيين شده، ضمن ارسال دعوتنامه به اطالع مكان جلسه

رسد. گان در جلسه ميشركت كنندمشخصات اعضاي شركت كننده در جلسه: شامل مشخصات فردي و شغلي نيز شماره معرفي نامه يا

مجوز شركت هر يك از اعضاي جلسه است.

سازمان جلسه:به طور معمول در هر جلسه يك نفر به عنوان رييس، چند نفر به عنوان عضو، و يك نفر هم به عنوان

دبيرجلسه شركت دارند.گيري اعضا اداره امور جلسه با رييس جلسه است. رييس جلسه ممكن است در همان جلسه با راي

انتخاب شود يا اينكه بر اساس قوانين و مقررات خاص سازمان و نظام اداري، تعيين گرديده باشد. امتياز نين و مقررات خاص در برخي جلسات شود تنها به موجب قوا خاصي براي رييس در نظر گرفته نمي

تواند تعيين كننده باشد. رييس هنگامي كه تعداد آرا در مورد يك موضوع خاص برابر باشد، راي رييس ميليت هماهنگي براي اظهار نظر حاضرين و هدايت بحث در چارچوبهاي از پيش تعيين شده را وجلسه مسو

دارد.شود ولي به منظور هماهنگيهاي مقدماتي ن جلسه انتخاب ميدبير جلسه گاهي از بين اعضا در هما

جلسه، بهتر است دبير جلسه از قبل تعيين شود و حق راي هم نداشته باشد.

وظايف دبير جلسه: تهيه دعوتنامه، ارسال و حصول اطمينان از دريافت آن بوسيله اعضا؛ - 1 تدارك محل و امكانات مورد نياز؛ - 2 به امضا رساندن آن؛تنظيم صورتجلسه و - 3 ارسال صورتجلسه براي اعضا جلسه؛ - 4 بايگاني سوابق جلسه در صورت لزوم. - 5

حضور تعداد معيني از افراد در جلسه براي رسميت يافتن آن الزامي است. غيبت هر يك از اعضا جلسه ه با نام و نام كنندگان، در آخرين صفحه صورتجلسه همرا شود. امضا شركت در صورتجلسه منعكس مي

شود نيز اي تشكيل مي شود. در جلساتي كه به صورت دوره خانوادگي و پست سازماني اعضا جلسه درج مي شود. در صورتي كه جلسه ناتمام و بدون نتيجه بماند، تاريخ و محل جلسه بعدي مشخص مي

در. شود تهيه خالصه يا مشروح نيمه مشروح، صورت به است ممكن شود مي تهيه كه هايي صورتجلسه د. در صورتجلسه نيمه مشروح، تنها عنوان شو مي ثبت آن جزييات و مذاكرات تمام مشروح، هاي صورتجلسه

گردد و در صورتجلسه خالصه، نتيجه مذاكرات بصورت خالصه و تصميمات مطالب عنوان شده درج مياز فرمهايي كه توسط سازمانهاي ذيربط گردد. براي تنظيم صورتجلسه به طور معمول اتخاذ شده منعكس مي

امضاي به و نموده تهيه و تنظيم جلسه منشي يا دبير را ها كنند. صورتجلسه شود استفاده مي تهيه و تدوين مي .رساند مي اعضا