Page 1
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 1
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
Google Documents คออะไร Google Documents หรอทเรยกกนสนๆ วา Google Docs เปนบรการออนไลนทใหคณสามารถจดการเอกสารไดแบบไมตองเสยเงน เพยงแคคณมอเมลของ Gmail และเชอมตออนเทอรเนต เพราะ Google Docs เตรยมมาใหคณหมดแลวไมวาจะเปนการพมพรายงานแบบทคนเคย การทาสไลดเพอ
นาเสนองานสาคญ หรอจะจดการเอกสารแบบ Spreadsheets ไดเหมอน Excel กสามารถทาได Google Docs ทางานเหมอน Microsoft Office แตทกอยางจะทางานอยบนเวบ สามารถ
ทางานไดทนททมการเชอมตออนเทอรเนต โดยไมตองเสยเวลาตดตงโปรแกรมลงในเครอง หรอเสยเงนคาลขสทธกอนใชงานแตอยางใด เพยงแคเขาไปยง Google Docs เรากสามารถสราง แกไข หรอเปดอานเอกสารไดเลย โดยตวเอกสารนนจะถกเกบไวในเซรฟเวอรของ Google และทสาคญเราสามารถแชรเอกสารใหกบเพอนเพอแกไขขอมลไปพรอมๆ กน โดยจะเหนวาอกฝายกาลงพมพอะไรอย
สาหรบจดเรมตนของ Google Docs กาเนดมาจากโปรแกรม Google Spreadsheets ท
สามารถทางานเหมอนกบตาราง Excel ไดเพยงอยางเดยว แตในขณะนนกมโปรแกรมสาหรบแกไขเอกสารออนไลนทมชอวา Writely ซงเปนทนยมพอสมควรของ Upstartle จนตนป พ.ศ.2549 Google ไดเขามาซอกจการของ Upstartle ทาให Google ไดสทธครอบครอง Writely ไดดวยปจบน Writely ถกพฒนามาเปน Google Docs ซงสามารถทางานเขาชดกนกบ Google Spreadsheets ไดเปนอยางด
โปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs ประกอบดวย
Page 2
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 2
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
ตองเตรยมอะไรบาง กอนทจะเรมตนใชงาน Google Docs เรามาเตรยมความพรอมของเครองคอมพวเตอร
เสยกอน ซงไมยงยากแตอยางใด คณสมบตของเครองทมอยตอนนอาจจะสามารถใชงาน Google Docs ไดเลยกได โดยสงทจาเปนบนเครองคอมพวเตอรทจะตองมเพอรองรบการใชงาน Google Docs กมดงน
1. ระบบปฏบตการ (Operation System - OS) สามารถใชงานบนระบบปฏบตการแทบจะทกชนด Windows ,Mac OS X, GNU/Linux ฯลฯ
2. โปรแกรมเปดเวบไซต (Web Browser) สามารถใชงานรวมกบทก Web Browser เชน Internet Explores (IE), Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari หรอ Opera
3. อนเทอรเนต (Internet) ตดตงอนเทอรเนตเพอเชอมตอการใชงานผานระบบออนไลน เพอชวยใหการเชอมตอไมสะดดและลาชาจนเกนไป ซงความเรวอนเทอรเนตควรอยทระดบ 1 Mbps ขนไป
Google Docs ใชท าอะไรไดบาง ความสามารถของ Google Docs มอยางลนเหลอ เรยกไดวาตอบสนองคนทตองการใชงาน
เอกสารไดอยางสมบรณแบบ โดยเราจะมาทาความรจกกนอยางละเอยดกอนวา Google Docs ใชทาอะไรไดบาง
1. สรางเอกสาร สเปรดชต และงานน าเสนอแบบออนไลน สรางเอกสารพนฐานแบบเรมตนจากศนย สามารถทางานพนฐานทกประเภท
ไดอยางงายดาย รวมถงการทารายการสญลกษณแสดงหวขอยอย การเรยงลาดบตามคอลมน การเพมตาราง รปภาพ ขอคดเหน สตร การเปลยนแปลงแบบอกษร และอนๆ โดยไมมคาใชจายใดๆ
อพโหลดไฟลของคณทมอยแลว รองรบรปแบบไฟลทนยมใชกนสวนใหญ ไดแก DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV และ PPT เปนตน คณจงสามารถทางานตอไปพรอมกบอพโหลดไฟลของคณทมอยไดดวย
ใชงานบนแถบเครองมอไดอยางคนเคยท าใหการแกไขเปนเรองงายๆ เลอกตวหนาขดเสนใต เพมสญลกษณในขอยอย เปลยนแบบอกษร หรอรปแบบตวเลข เปลยนสพนหลงของเซลล และอนๆ เพยงคลกปมบนแถบเครองมอทคณคนเคย
Page 3
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 3
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
2. ใชงานและท างานรวมกนในแบบเรยลไทม เลอกคนทคณตองการใหเขาถงเอกสารของคณได เพยงปอนทอยอเมลของ
คนทคณตองการใหใชงานเอกสารทระบรวมกน แลวสงคาเชญไปใหเขาเหลานน กสามารถใชงานเอกสารรวมกนได
ใชงานรวมกนไดทนท ทกคนทคณเชญใหเขามาแกไขหรอดเอกสาร สเปรดชต หรอ งานนาเสนอของคณ สามารถเขาถงขอมลไดทนททเขาสระบบ
แกไขและน าเสนอรวมกบบคคลอนในแบบเรยลไทม สามารถดและแกไขรวมกนไดหลายคนในเวลาเดยวกน มหนาตางสนทนาบนหนาจอสาหรบการแกไขเอกสารและสเปรดชต เพอแสดงใหคณเหนวาใครแกไขอะไรและเมอใด และแลวการดงานนาเสนอพรอมกนไมใชเรองยากอกตอไป เนองจากใครกตามทเขามารวมในงานนาเสนอ ตางกสามารถตดตามงานนาเสนอนนไดโดยอตโนมต
3. จดเกบและจดระเบยบงานอยางปลอดภย
แกไขและเขาถงจากทไหนกได ไมตองดาวนโหลดสงใด คณสามารถเขาถงเอกสารสเปรดชต และงานนาเสนอของคณไดจากคอมพวเตอรเครองใดกไดทมการเชอมตออนเทอรเนต และมบราวเซอรมาตรฐานโดยไมมคาใชจายใดๆ
จดเกบงานของคณไดอยางปลอดภย อปกรณเกบขอมลแบบออนไลน และการบนทกอตโนมต ชวยใหคณไมตองกงวลเรองฮารดไดรฟเสยหรอไฟดบเพราะขอมลจะถกเกบไวในเซรฟเวอรขนาดใหญของ Google
บนทกและสงออกส าเนาไดอยางงายดาย สามารถบนทกเอกสาร และสเปรดชตของคณไปยงเครองคอมพวเตอรของคณในรปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได
การจดระเบยบเอกสารของคณ คนหาเอกสารของคณไดอยางงายดายดวยการจดระเบยบเอกสารในโฟลเดอรตางๆ และสามารถลากและวางเอกสารตางๆ ของคณลงในหลายโฟลเดอรไดตามทคณตองการ
4. ควบคมวาใครสามารถดเอกสารของคณได
เผยแพรงานของคณเปนหนาเวบ คณสามารถเผยแพรเอกสารของคณแบบออนไลนไดโดยการคลกเพยงครงเดยว กสามารถเผยแพรผลงานชนสาคญของคณใหเปนหนาเวบไดอยางงาย
Page 4
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 4
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
ควบคมวาจะใหใครเหนหนาเวบของคณไดบาง สามารถเผยแพรขอมลไดทวโลกหรอจากดเอกสารใหเหนไดในกลมเพยงแคสอง สามคน หรอจะสงไมใหใครเหนเอกสารนนเลยกได ซงกแลวแตคณจะกาหนด นอกจากนยงสามารถหยดการเผยแพรขอมลไดตลอดเวลา
โพสตเอกสารขนบลอกของคณ เมอคณสรางเอกสารเสรจ คณสามารถโพสตเอกสารลงบลอกของคณไดทนท
เผยแพรภายในบรษทหรอกลมของคณ เมอใช Google Apps จะชวยใหใชงานเอกสาร สเปรดชต และงานนาเสนอทสาคญรวมกนภายในบรษทหรอกลมของคณไดงายขน
เรมตนสมคร Gmail
หลงจากไดทราบขอดของบรการ Google Docs เรยบรอยแลว หลายทานอาจจะอยากเขาไปสมครใชงานเดยวน สาหรบทานทเปนสมาชกอเมลของ Google คอ Gmail อยแลว ทานสามารถเขาไปใชบรการไดทนท แตหากยงไมไดเปนสมาชก Gmail ทานจาเปนตองสมครสมาชกของ Gmail เสย โดยทาตามขนตอนดงน 1. เปดบราวเซอร แลวเขาเวบไซต Gmail โดยพมพ www.gmail.com และกด enter จากนนจะปรากฏหนาจอ ดงรป
Page 5
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 5
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
2. คลกทปม “สรางบญช”
3. กรอกขอมลลงในแบบฟอรม ใสรหสตามทปรากฏ และกดปมสรางบญช
Page 6
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 6
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
หลงจากนนเราจะสามารถใชงานบรการออนไลนตางๆ ของ Google ไดทกบรการ โดยการใช Username และ Password จาก Gmail Account น
เรมตนใชงาน Google Docs
การเรมตนใชงาน Google Docs สามารถเขาใชงานได 2 วธ คอ 1. เขาเวบไซต http://docs.google.com แลวลอกอนเขาสระบบ Google Docs
Page 7
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 7
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
2. สาหรบผทใชบรการ Gmail อยแลว หลงจากลอกอนเขาสระบบ Gmail แลวใหคลกท “เอกสาร” บนแถบเมนดานบนซายมอ กจะเขาสหนา Google Docs ไดทนท
3. หลงจากเขาสระบบแลว จะพบกบหนาเวบไซตของ Google Docs พรอมใชงาน สาหรบบางทานทระบบยงเปนภาษาองกฤษอย สามารถเปลยนเปนภาษาไทยไดโดยคลก “การตงคา” ในแถบเมนดานบนขวามอเลอก “การตงคาเอกสาร”
Page 8
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 8
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
จากหนานราสามารถตงคาพนฐานตางๆ ใหกบระบบไดทงการเนน ตวอกษร ภาษา โซนเวลา
และเมอผใชสนสดการใชงาน ใหใชเมาสคลกคาวา “ออกจากระบบ” ทกครง
สรางเอกสาร การสรางเอกสารใน Google Docs สามารถทาไดเหมอนการใชงานบน MS Office แตเมอ
สรางเอกสารเรยบรอยแลว เราสามารถกาหนดสทธใหใชงานรวมกนได เราสามารถทาไดทงสรางเอกสารขนมาใหมเลยบน Google Docs หรออบโหลดเอกสารทมอยแลวทสรางจาก MS Office ขนไปใชงานบน Google Docs ได (ภายใตเงอนไขและขอจากดของ Google Docs) ขนตอนการสรางเอกสาร มดงน 1. คลกปม “สรางใหม” แลวเลอก “เอกสาร”
Page 9
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 9
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
จะปรากฏหนาเอกสารทมลกษณะคลายกบ MS Word
2. เมน และแถบเครองมอ ทมลกษณะคลายกบโปรแกรม MS Word สามารถใชงานไดงาย เชน การกาหนดลกษณะขอความ แบบตวอกษร ขนาดตวอกษร ตวหนา ตวเอยง ตวขดเสนใต ตาแหนงของขอความ แทรกตาราง หรอแมกระทงแทรกภาพ เปนตน
3. ตงคาหนากระดาษ ใหไปท เมน “ไฟล” แลวคลกเลอก “การตงคาหนากระดาษ...” จากนนจะปรากฏหนาตาง “การตงคาหนากระดาษ” ใหทาการกาหนดการวางแนวกระดาษ ขนาดกระดาษ สพนหลงกระดาษตามทตองการ แลวกดปม “ตกลง”
Page 10
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 10
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
4. การเปลยนชอเอกสาร เรมตนสรางเอกสารใหม โปรแกรมจะกาหนดชอเอกสารเปน “เอกสารไมมชอ”
แตเราสามารถเปลยนชอเอกสารเองไดใหม โดยคลกเมาสทชอง “เอกสารไมมชอ” จากนนจะปรากฏหนาตาง “เปลยนชอเอกสาร” ใหเรากรอกชอเอกสารทตองการลงไป แลวกดปม “ตกลง”
5. พมพเอกสาร และจดรปแบบตามทตองการ
Page 11
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 11
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
6. การแทรกภาพ สามารถแทรกภาพโดยการคลกทเมน “แทรก” หรอ บนแถบเครองมอ จากนนจะปรากฏหนาตาง “แทรกภาพ” ใหเรากดปม “Browse” เพออปโหลดรป
7. การบนทกเอกสาร โปรแกรมจะทาการบนทกเอกสารใหอตโนมตเมอมการพมพหรอแกไขเอกสาร หรอถาเราตองการจะบนทกเอกสารดวยตนเองกใหกดทปม “บนทกเดยวน”
Page 12
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 12
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
สรางสเปรดชต ขนตอนการสรางสเปรดชต มดงน 1. คลกปม “สรางใหม” แลวเลอก “สเปรดชต”
จะปรากฏหนาเอกสารทมลกษณะคลายกบ MS Excel
2. เมน และแถบเครองมอของเอกสารสเปรดชตมลกษณะคลายกบโปรแกรม MS Excel สามารถใชงานไดงาย เชน การกาหนดรปแบบสกลเงน วนท การใชฟงกชน การใสสตรคานวณ การแทรกแผนภม เปนตน
Page 13
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 13
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
3. การเปลยนชอเอกสาร เรมตนสรางเอกสารใหม โปรแกรมจะกาหนดชอเอกสารเปน “สเปรดชตทยงไมไดบนทก”
แตเราสามารถเปลยนชอเอกสารเองไดใหม โดยคลกเมาสทชอง “สเปรดชตทยงไมไดบนทก” จากนนจะปรากฏหนาตาง “เปลยนชอสเปรดชต” ใหเรากรอกชอเอกสารทตองการลงไป แลวกดปม “ตกลง”
4. พมพเอกสาร และจดรปแบบตามทตองการ
Page 14
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 14
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
5. การแทรกภาพ สามารถแทรกภาพโดยการคลกทเมน “แทรก” หรอ บนแถบเครองมอ จากนนจะปรากฏหนาตาง “แทรกภาพ” ใหเรากดปม “Browse” เพออปโหลดรป หรอจะให Google ชวยคนหารปออนไลนกได
6. การแทรกแผนภม สามารถแทรกแผนภมไดตามขนตอนดงน
6.1 คลกทเมน “แทรก” หรอ บนแถบเครองมอ จากนนจะปรากฏหนาตาง “เครองมอแกไขแผนภม”
6.2 คลกทคาวา “เลอกชวง” เพอกาหนดชวงของขอมลทจะนามาสรางแผนภม
Page 15
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 15
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
6.3 ใชเมาสคลกลากชวงของขอมลทตองการ แลวกดปม “ตกลง”
6.4 คลกเลอกรปแบบของแผนภม เชน แผนภมคอลมน จากนนกดปม “แทรก”
7. การเปลยนชอแผนงาน ทาไดโดย ใชเมาสคลกขวาทแผนงาน แลวเลอกคาสง “เปลยนชอ” จากนนจะปรากฏหนาตาง “เปลยนชอ” ใหปอนชอแผนงานใหม แลวกดปม “ตกลง”
8. การเพมแผนงาน/แสดงแผนงาน ถาตองการเพมแผนงาน ใหคลกทสญลกษณ และถา
ตองการแสดงแผนงานทมอย ใหคลกทสญลกษณ
Page 16
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 16
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
9. การบนทกเอกสาร โปรแกรมจะทาการบนทกเอกสารใหอตโนมตเมอมการพมพหรอแกไขเอกสาร หรอถาเราตองการจะบนทกเอกสารดวยตนเองกใหกดทปม “บนทกเดยวน”
.
สรางงานน าเสนอ ขนตอนการสรางงานน าเสนอ มดงน 1. คลกปม “สรางใหม” แลวเลอก “งานน าเสนอ”
จะปรากฏหนาเอกสารทมลกษณะคลายกบ MS Powerpoint
Page 17
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 17
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
2. เมน และแถบเครองมอของเอกสารงานนาเสนอมลกษณะคลายกบโปรแกรม MS Powerpoint สามารถใชงานไดงาย เชน การแทรกกลองขอความ แทรกรปภาพ แทรกวดโอออนไลน เปลยนชดรปแบบ และพนหลง เปนตน
3. การเปลยนชอเอกสาร เรมตนสรางเอกสารใหม โปรแกรมจะกาหนดชอเอกสารเปน “งานน าเสนอไมมชอ”
แตเราสามารถเปลยนชอเอกสารเองไดใหม โดยคลกเมาสทชอง “งานน าเสนอไมมชอ” จากนนจะปรากฏหนาตาง “ปอนชองานน าเสนอใหม” ใหเรากรอกชอเอกสารทตองการลงไป แลวกดปม “OK”
4. การเปลยนรปแบบของงานนาเสนอ สามารถเปลยนได 2 แบบ คอ เปลยนชดรปแบบ และ เปลยนพนหลง
4.1 เปลยนชดรปแบบ ใหคลกทเมน “รปแบบ” แลวเลอกรายการ “การตงคางานน าเสนอ” และ “เปลยนชดรปแบบ” ตามลาดบ จากนนจะปรากฏหนาตางใหเลอกชดรปแบบ
Page 18
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 18
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
4.2 เปลยนพนหลง ใหคลกทเมน “รปแบบ” แลวเลอกรายการ “การตงคางานน าเสนอ” และ “เปลยนพนหลง” ตามลาดบ จากนนจะปรากฏหนาตางใหแทรกรปภาพ
ใหใชเมาสคลกทคาวา “แทรกรปภาพ” และกดปม “Browse” เพออปโหลด
รปภาพ
Page 19
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 19
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
จากนนใหกดปม “บนทก” เพอนาภาพทเลอกมาเปนภาพพนหลงของสไลด และถาตองการนาภาพทเลอกนนไปใชกบสไลดทงหมด กใหคลกเครองหมายถกในชอง “น าพนหลงไปใชกบสไลดทงหมด”
5. ใสขอความ โดยการพมพและตกแตงตามความตองการ
6. การเพมสไลด ใหคลกทเมน “สไลด” แลวคลกเลอกรายการ “สไลดใหม” หรอคลกทสญลกษณ
กได จากนนจากปรากฏหนาตาง “เลอกเคาโครงสไลด”
Page 20
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 20
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
7. การแทรกภาพลงในสไลด ทาไดโดยคลกทเมน “แทรก” แลวเลอกรายการ “ภาพ”
จากนนจะปรากฏหนาตาง “แทรกรปภาพ” ใหกดปม “Browse” แลวกดปม “Open” ตามลาดบ เมอไดรปภาพทตองการแลว ใหกดปม “ตกลง” เพอนาภาพใสลงสไลด
Page 21
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 21
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
8. การแทรกวดโอลงในสไลด ทาไดโดยคลกทเมน “แทรก” แลวเลอกรายการ “วดโอ”
จากนนจะปรากฏหนาตาง “เลอกวดโอ” ใหเราคนหาวดโอจาก Youtube แลวกดปมคนหาวดโอ จากนน เมอคนหาวดโอไดแลว ใหคลกเลอกวดโอตามทตองการ แลวใหกดปม “เลอกวดโอ”
รอสกคร วดโอทเลอกกจะถกนามาลงในสไลด
Page 22
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 22
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
9. งานนาเสนอททาเสรจแลว ผใชสามารถนาเสนองานไดโดยใชเมาสคลกทปม “เรมงานน าเสนอ” หรอกดปมคยบอรด CTRL+F5 และถาตองการนาเสนองานแบบเตมจอ (Full Screen) กใหกดปมคยบอรด F11
10. การบนทกเอกสาร โปรแกรมจะทาการบนทกเอกสารใหอตโนมตเมอมการพมพหรอแกไขเอกสาร หรอถาเราตองการจะบนทกเอกสารดวยตนเองกใหกดทปม “บนทกเดยวน”
Page 23
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 23
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
สรางฟอรม ขนตอนการสรางฟอรมแบบสอบถาม มดงน 1. คลกปม “สรางใหม” แลวเลอก “แบบฟอรม”
จะปรากฏหนาจอการสรางฟอรมแบบสอบถาม
2. การเปลยนชอฟอรม เรมตนสรางเอกสารใหม โปรแกรมจะกาหนดชอฟอรมเปน “ฟอรมไมมชอ”
Page 24
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 24
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
แตเราสามารถเปลยนชอฟอรมเองไดใหม โดยคลกเมาสทชอง “ฟอรมไมมชอ” แลวพมพชอฟอรมแบบสอบถามตามทตองการลงไป เชน “แบบสอบถามความรพนฐานของผเขารบการอบรมคอมพวเตอร”
3. พมพรายละเอยดคาถาม และเลอกวาตองการใหคาตอบเปนแบบใด
3.1 แบบขอความ จะเปนการตอบแบบสนๆ เพยง 1 บรรทด เสรจแลวใหกดปม “เสรจ
สน”
3.2 แบบขอความยอหนา จะเปนการตอบแบบยาวหลายบรรทด เหมาะกบการให
ขอเสนอแนะ เสรจแลวใหกดปม “เสรจสน”
Page 25
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 25
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
3.3 แบบหลายตวเลอก แตจะสามารถเลอกไดเพยงคาตอบ เสรจแลวใหกดปม “เสรจ
สน”
3.4 แบบชองทาเครองหมาย สามารถเลอกคาตอบไดหลายคาตอบ เสรจแลวใหกดปม
“เสรจสน”
3.5 แบบเลอกจากรายการ เปนการเลอกคาตอบจากรายการ เสรจแลวใหกดปม “เสรจ
สน”
Page 26
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 26
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
3.6 แบบสเกล เปนการเลอกระดบของคาตอบ โดยตองเลอกวาจะให 1 เปนอะไร และ 5
เปนอะไร เชน 1 = พอใจมาก 5 = ไมพอใจ
4. การเพมรายการคาถาม ใหผใชคลกทปม “เพมรายการ” ซงจะอยซายมอดานบนของหนาจอ
5. ตกแตงแบบสอบถามใหสวยงาม นาสนใจ โดยสามารถเลอกชดรปแบบ ไดโดยการกดปม “ชด
รปแบบ”
จากนนจะปรากฏหนาจอใหเลอกชดรปแบบ
Page 27
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 27
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
6. หลงจากทาแบบสอบถามเสรจ ตองการดแบบสอบถาม ใหคลกลงกทอยดานลาง แลวถา
ตองการนาแบบสอบถามใหผอนตอบ กใหใชลงกทอยดานลางสงใหกลมเปาหมายไดเลย
7. การตรวจดการตอบกลบ ใหผใชคลกทปม “ดการตอบกลบ” แลวจะมรายการใหเลอก 2
รายการ ดงน
Page 28
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 28
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
7.1 ขอมลสรป
7.2 สเปรดชต
Page 29
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 29
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
การท างานรวมกนในแบบออนไลน
การสรางเอกสารหรอทารายงานบน Google Docs นน ไมไดแตกตางจากการใชงาน MS Office มากนก ความสามารถในหลายๆ ดานยงมอาจเทยบกนได แตท Google Docs พเศษกวากคอเราสามารถเขาไปแกไขเอกสารของเราจากทใดกไดผานอนเทอรเนต และยงสามารถแกไขเอกสารรวมกบผอนได
พรอมกนอกดวย ซงชวยประหยดเวลาและคาใชจาย สมาชกในกลมไมจาเปนตองเดนทางมานงทางานรวมกน เราสามารถชวยกนคด ชวยกนทารายงานไดจากทกสถานทเพยงแคนดเวลากนลวงหนา หรอหากจาเปนจรงๆ เวลาไมตรงกน คนๆนน กสามารถเขามาดความคบหนาและแกไขในภายหลงไดเชนกน ซงคนอนๆ ในกลมสามารถตรวจสอบยอนหลงไดวาใครเปนผเขามาแกไขเพมเตม พรอมทงตรวจสอบเวลาการแกไขไดดวย รวมถงเนอหาสวนใดบางทถกแกไข ขอควรระวงในการแกเอกสารพรอมกนใน Google Docs 1. กรณทเปดไฟลงานและแกไขงานในเวลาไลเลยกน ระบบจะบนทกขอมลของคนทพมพเปนคนแรกและคอยบนทกของคนถดๆ มา หรอกรณทพมพขอมลพรอมกน ระบบจะบนทกขอมลไปพรอมกนและจะอบเดตบนหนาจออตโนมต ซงเราจะเหนการเปลยนแปลงบนหนาจอของแตละคนเหมอนกน 2. กรณทแกไขขอมลในประโยคเดยวกนในระยะเวลาพรอมๆ กน ระบบกจะบนทกไวทงค และอบเดตใหเหนบนหนาจออตโนมต แตการอบเดตจะชากวาปกต
การก าหนดสทธใชงานรวมกน เมอเราสรางเอกสาร และตองการแบงปนใหเพอนรวมงานหรอผอนเขามารวมใชงาน
สามารถทาไดดงน
1. คลกเลอกปม “แบงปน” จากนนจะปรากฏหนาตาง “การตงคาการแบงปน”
Page 30
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 30
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
2. คลกทขอความ “เปลยน” เพอกาหนดสทธการเขาใชงานรวมกน ดงรป
สาธารณะทางเวบ คอ เปดโอกาสใหใครกไดสามารถคนหาและเขาถงเอกสารของเรา โดย
ไมมการปองกนสามารถเลอกไดวาจะใหสามารถดเอกสารไดเพยงอยางเดยวหรออนญาตใหแกไขไดดวย
ทกคนทมลงก คอ ทกคนทมลงกของเอกสารนสามารถเขาถงเอกสารได โดยไมจาเปนตองมลอกอนเขาสระบบกอนสามารถเลอกไดวาจะใหสามารถดเอกสารไดเพยงอยางเดยว หรออนญาตใหแกไขไดดวย
สวนตว คอ เฉพาะผทไดรบอนญาตเทานน จงจะสามารถเขาถงเอกสาร และตองการการลอกอนเขาสระบบสมาชกทกคนจาเปนตองเปนสมาชก Gmail สามารถเลอกไดวาจะใหสามารถดเอกสารไดเพยงอยางเดยวหรออนญาตใหแกไขไดดวย
ตดตามการใชงาน และแกไขเอกสารรวมกน
เราสามารถตดตามไดตลอดเวลา หากมผอนกาลงดเอกสาร หรอแกไขเอกสารอยเราสามารถทราบไดทนท และหากเราตองการดประวตการแกไขเอกสาร สามารถทาไดโดยไปทเมน “ไฟล” แลวคลกเลอก “ดประวตการแกไข”
Page 31
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 31
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
อปโหลดเอกสารทมอยแลว เพอใชงานรวมกนหรอเผยแพร
ความจรงประการหนงทตองยอมรบกคอ การสรางเอกสารดวย Google Docs นน เครองมอตางๆ ยงไมยดหยนและหลากหลายเทากบ MS Office ทเราคนเคยกนอย อาท รปแบบตวอกษรซงมใหเลอกใชไมมากนก ดงนน การสรางเอกสารจาก MS Office แลวจงอปโหลดขนไปยง Google Docs เพอเผยแพร หรอใชงานรวมกนจงนาจะเปนทางเลอกทสะดวกกวา ขนตอนการอปโหลดเอกสาร 1. ทหนาหลกของ Google Docs คลกทปม “อปโหลด” แลวเลอก “ไฟล” จากนนจะปรากฏหนาตางใหเลอกไฟลทตองการอปโหลด
2. คลกเลอกไฟลทตองการอปโหลด จากนนใหกดปม “เรมตนอปโหลด” จากนนโปรแกรมจะทาการอปโหลดไฟล และบอกสถานะการอปโหลด
Page 32
เอกสารประกอบการอบรมปฏบตการโปรแกรมจดการเอกสารออนไลนดวย Google Docs - หนา | 32
ศนยคอมพวเตอร โรงเรยนเบญจมราชทศ จงหวดจนทบร กลมสาระการเรยนรการงานอาชพและเทคโนโลย
ประเภทและขอจ ากดของขนาดไฟล 1. แปลงเอกสารไมเกน 1 เมกะไบตตอไฟล:
Microsoft Word (.doc, .docx), ขอความ OpenDocument (.odt), ขอความ StarOffice (.sxw)
ขอความทมรปแบบ (.rtf), ขอความธรรมดา (.txt), HTML (.htm, .html) 2. แปลงงานนาเสนอ - ไมเกน 10 เมกะไบตตอไฟล:
Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps) 3. แปลงสเปรดชต - ไมเกน 20 เมกะไบตตอไฟล:
ไฟล Microsoft Excel (.xls, .xlsx) และสเปรดชต OpenDocument (.ods)
คาทคนดวยเครองหมายจลภาค (.csv) 4. แปลงภาพวาด - ไมเกน 2 เมกะไบตตอไฟล:
Windows Metafile (.wmf) 5. แปลงขอความจากไฟล PDF หรอภาพ - ไมเกน 2 เมกะไบตตอไฟล:
ภาพถาย เอกสารทสแกน ภาพหนาจอ เปนตน (.jpg, .gif, .png)
ไฟล PDF (.pdf) 6. ไมมการแปลงกราฟก - ระบบจะแปลงเฉพาะขอความ เพอใหไดผลดทสด โปรดเรมตนดวยไฟล ภาพทมความละเอยดสง ******************************************************************************************* เอกสารอางอง http://www.crnfe.ac.th/google%20docs/chapter1.html http://www.ns.mahidol.ac.th/english/th/iT/document-download/Google-Documents.pdf