Page 1
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
1
ภาพรวมของโปรแกรม
สวนประกอบหนาตางโปรแกรม
Calc มสวนประกอบตางๆ ดงน�
• แถบช"อโปรแกรม (Title Bar) เม�อเปดโปรแกรมข�นมาทกคร�ง โปรแกรมจะต�งช�อไฟลวา Untitled1 ใหอตโนมต
• แถบเมน (Menu Bar) เปนแถบแสดงรายการคาส�งตางๆ ของโปรแกรมเชนเดยวกบ Excel
• แถบเคร"องมอ (Tools Bar) มแถบเคร�องมอหลายชด ซ�งโดยรวมเหมอนกบ Excel เชน แถบเคร�องมอ Standard, Formatting,
Drawing เปนตน
Formula Bar แปลงเปน PDF
Active Cell Column
Row Worksheet
Page 2
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
2
- แถบเคร�องมอ Standard ไวสาหรบ เปดไฟล ส�งพมพ คดลอก วาง เปนตน
- แถบเคร�องมอ Formatting ไวสาหรบ กาหนดรปแบบตวอกษร ขนาดตวอกษร เปนตน
- แถบเคร�องมอ Drawing ไวสาหรบวาดรปภาพลงในเอกสาร
• แถบสตร (Formular Bar) ไวสาหรบปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลล
• แถบแสดงสถานะ (Status Bar) อยดานลางสดของโปรแกรม เพ�อบอกสถานะการใชงานโปรแกรม
สวนประกอบหลกของโปรแกรม Calc ท"ตองทราบ
1. Workbook สมดงาน หรอแฟมเอสาร 2. Worksheet แผนงาน หรอ ชต (Sheet) โดยท�ใน1 สมดงานมชตไดสงสด 255 ชต 3. Column แถวในแนวต�งหรอ คอลมน โดยใน1 ชตม 256 คอลมน แทนดวยตวอกษร A
ถง IV 4. Row แถวในแนวนอนหรอ แถว โดยใน1 ชตม 65,536 แถว แทนดวยตวเลข 1 ถง
65536 5. Cell เปนจดตดของ Column กบ Row ไวสาหรบเกบขอมล โดยช�อของเซลลมาจาก
Column กบ Row เชน A1 หมายถง คอลมน A แถวท� 1 6. Active Cell เซลลปจจบนท�กาลงถกเลอก 7. Formula Bar เปนสวนท�ใชปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลลท�เลอก
จดเดนของ Calc คอ มเคร�องมอสาหรบแปลงไฟล Excel เปนไฟล PDF มาใหโดยไมตองตดต�งโปรแกรม Acrobat Writer แตอยางใด ซ�งใน Excel ไมมเคร�องมอตวน�มาให
Page 3
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
3
Page 4
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
4
Excel
• เม�อเปดโปรแกรมข�นมาทกคร�ง โปรแกรมจะต�งช�อไฟลวา Book1 ใหอตโนมต
• แถบเมน แถบเคร�องมอกเหมอนกบโปรแกรมท�วไป ตางกนท�มแถบเคร�องมอ Formula bar เพ�มเขามา
• ไมมเคร�องมอสาหรบแปลงไฟล Excel เปนไฟล PDF มาให ถาตองการแปลงเปนไฟล PDF ตองตดต�งโปรแกรม Acrobat Writer เพ�ม
สวนประกอบหลกของโปรแกรม Excel ท"ตองทราบ
1. Workbook สมดงาน หรอไฟลงาน 2. Worksheet แผนงาน หรอ ชต (Sheet) ใน1 สมดงานมชตไดสงสด 255 ชต 3. Column แถวในแนวต�งหรอ คอลมน ใน1 ชตม 256 คอลมน แทนดวยตวอกษร A ถง IV 4. Row แถวในแนวนอนหรอ ใน1 ชตม 65,536 แถว แทนดวยตวเลข 1 ถง 65536 5. Cell เปนจดตดของ Column กบ Row โดยช�อของเซลลมาจาก Column กบ Row 6. Active Cell เซลลปจจบนท�กาลงถกเลอก 7. Formula Bar เปนสวนท�ใชปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลลท�เลอก 8. Task Pane บานหนาตางงาน ชวยอานวยความสะดวกในการทางาน
Formula Bar
Active Cell Column
Row Worksheet
Task Pane
Page 5
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
5
การบนทกแฟมเอกสาร (Save File)
Calc
1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Save As... 2. เลอก Save as type: เพ�อเลอกรปแบบหรอ Format ของแฟมเอกสารท�ตองการ
เอกสารท�สรางดวย Calc สามารถเลอกรปแบบของแฟมเอกสารท�ตองการบนทกสาหรบนาไปใช
งานหลกๆ ได 2 รปแบบดงน� รปแบบท" 1 เลอกบนทกเปนรปแบบของโปรแกรม Calc เพ�อนาไปเปดหรอแกไขดวย Calc เพยงอยางเดยวให
คลกเลอก OpenDocument Spreadsheet (.ods) รปแบบท" 2 เลอกบนทกเปนรปแบบของโปรแกรม Excal เพ�อนาไปเปดหรอแกไขดวย Excel หรอ Calc กได
ใหคลกเลอก Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls)
Excel
เอกสารท�สรางดวย Excel สามารถบนทกเปน Microsoft Excel Workbook (.xls)ไดเพยงอยางเดยว
Page 6
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
6
การเปดแฟมเอกสาร (Open File)
Calc
1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Open… 2. สามารถเลอกเปดไฟลท�สรางจาก Calc (*.ods) และ ไฟลท�สรางจาก Excel (*.xls) ดงรป
Excel
1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Open... 2. สามารถเปดไดเฉพาะ ไฟลท�สรางจาก Excel (*.xls) เทาน�น ไมสามารถเปดไฟลท�สรางจาก Calc
(*.ods) ได
การแทรก Worksheet
Calc
1. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Sheet… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Insert Sheet ดงรป
• Position ตาแหนงท�ตองการแทรก กอนหรอหลงชตปจจบนท�เลอกไว
• Sheet เลอกวาจะแทรกชตมาจากท�ไหน
• New sheet แทรกชตใหม
• No. of sheet ระบจานวนชตท�ตองการแทรก
• Name ต�งช�อชต
• From file แทรกชตจากไฟลอ�นท�มอยแลว
Page 7
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
7
Excel
1. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Worksheet 2. ชตใหมจะถกแทรกเขามาวาง ณ ตาแหนงกอนหนาชตปจจบนท�กาลงเลอก
การเปล"ยนช"อ Worksheet
Calc
1. คลกขวาตรงชตท�ตองการเปล�ยนช�อ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Rename Sheet… 3. ต�งช�อชตตามตองการ
Excel
1. ดบเบลคลกตรงชตท�ตองการเปล�ยนช�อ 2. ต�งช�อชตตามตองการ
การจดการ Column/Row
Calc
1. เชน คลกขวาตรง Column ท�ตองการ 2. ปรากฏเมนดงรป
- แทรกคอลมน ลบคอลมมน และลบขอมล
- ปรบความกวางของคอลมน
- จดรปแบบเซลล
- ซอน หรอ แสดงผลเปนคอลมน
- ตด คดลอก วาง และวางแบบพเศษ
Page 8
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
8
Excel
1. เชนคลกขวาตรง Column ท�ตองการ 2. ปรากฏเมนดงรป
การเล"อนตาแหนง Cell
Calc
• กดปมลกศร เล�อนคร� งละ 1 เซลลตามทศทางหวลกศร
• กดปม <Page Up>,<Page Down> เล�อนข�นลงคร� งละ 1 จอภาพ
• กดปม <Home> เล�อนไปตาแหนงคอลมน A
• กดปม <Ctrl> <ลกศร> เล�อนไปเซลลสดทายตามทศทางหวลกศร
• กดปม <Ctrl> <Home> เล�อนไปยงเซลล A1
• กดปม <Ctrl> <End> เล�อนไปยงเซลลสดทาย
- ตด คดลอก วาง และวางแบบพเศษ
- แทรกคอลมน ลบคอลมน และลบขอมล
- จดรปแบบเซลล ปรบความกวางคอลมน ซอน หรอ แสดงผลเปนคอลมน
Page 9
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
9
• กดปม <F5> เปดกรอบโตตอบ Navigator เพ�อไปยงท�ตางๆ ตามท�ระบ
Excel
• กดปมลกศร เล�อนคร� งละ 1 เซลลตามทศทางหวลกศร
• กดปม <Page Up>,<Page Down> เล�อนข�นลงคร� งละ 1 จอภาพ
• กดปม <Home> เล�อนไปตาแหนงคอลมน A
• กดปม <Ctrl> <ลกศร> เล�อนไปเซลลสดทายตามทศทางหวลกศร
• กดปม <Ctrl> <Home> เล�อนไปยงเซลล A1
• กดปม <Ctrl> <End> เล�อนไปยงเซลลสดทาย
• กดปม <F5> เปดกรอบโตตอบ Goto เพ�อไปยงท�ตางๆ ตามท�ระบ
ไปตาแหนงเซลล A100
ไปตาแหนงเซลล A100
Page 10
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
10
การเลอกชวงเซลล
Calc
• กดปม <Ctrl> <A> เพ�อเลอกเซลลท�งหมดใน Worksheet ปจจบน
• คลกท�ช�อคอลมนน�นๆ เพ�อเลอกชวงเซลลท�งคอลมน
• คลกท�ช�อแถวน�นๆ เพ�อเลอกชวงเซลลท�งแถว
• คลกเมาสซายคางไวแลวลาก เพ�อเลอกชวงเซลลแบบตอเน�อง
• ถาตองการการเลอกชวงเซลลแบบไมตอเน�อง ใชปม <Ctrl> เขามาชวย
• การเลอกชวงขอมลท�อยตดกนท�งหมด <Ctrl> <*>
• การเลอกชวงขอมลแบบตอเน�องท�งหมดอยางรวดเรวสามารถใชปม <Ctrl> <Shift> <ปมลกศร ตามทศทางท"ตองการเลอก> เขามาชวย
1. คลกเซลล A1 2. กดปม <Ctrl> <Shift> <ปมลกศรขวา>
1. คลกเซลล A1 2. กดปม <Ctrl> <*>
1. เลอกเซลล A1 ถง A5 2. กดปม <Ctrl> คางไว 3. เลอกเซลล C1 ถง C5 4.
Page 11
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
11
• สามารถใชเมาสกบคยบอรดรวมกนได เชน ตองการเลอกชวงเซลล A1 ถง C6 สามารถทาไดดงน� คอ นาเมาสไปคลกท�เซลลตนทางคอ A1 และใหกดปม <Shift> คางไว หลงจากน�นนาเมาสไปคลกท�เซลลปลายทางคอ C6 กจะไดชวงขอมลท�ตองการ
Excel
การเลอกชวงเซลลใน Excel สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
2. กดปม <Shift>
3. คลกเซลล C6
1. คลกเซลล A1
Page 12
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
12
การปอนขอมล
หลกการปอนขอมล
สาหรบการเร�มตนใชงานโปรแกรมประเภทตารางงาน ส�งแรกท�ควรทาความเขาใจกคอ เร�องของการปอนขอมลลงไปในเซลล วามหลกการปอนเปนอยางไรบาง และขอมลท�ปอนลงไปเปนขอมลประเภทใด ซ�งจดเร�มตนตรงน� เองท�จะนาผอานไปสการคานวณ หรอนาขอมลไปวเคราะหในโอกาสตอไป ไดอยางถกตอง ตรงตามความตองการ
การปอนขอมลประเภทขอความ
Calc
• ขอมลจดชดซายอตโนมต
• เปนขอมลท�ไมนาไปคานวณ
• ตวเลข สตร หรอสมการตางๆ ท�ตองการทาใหเปนขอความ ตองปอนเคร�องหมาย Single Quote นาหนาเสมอ
Excel
การปอนขอมลประเภทขอความทาไดเชนเดยวกบ Calc
การปอนขอมลประเภทตวเลข
Calc
• ขอมลจดชดขวาอตโนมต
• ขอมลนาไปคานวณได
• ในกรณเกนหลก 100 ไมตองมเคร�องหมาย Comma ค�น ใหปอนเฉพาะคาตวเลข (ถาตองการมเคร�องหมาย Comma ค�น ใหไปจดรปแบบทหลง)
Page 13
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
13
• ถาปอน % ตอทาย หมายถงนาคา 100 มาหาร เชน พมพ =10*50% เม�อกดปม Enter จะไดคาตอบเทากบ 5
Excel
การปอนขอมลประเภทตวเลขทาไดเชนเดยวกบ Calc
การปอนขอมลประเภทวนท"
Calc
• ขอมลจดชดขวาอตโนมต
• เบ�องหลงเกบเปนคาตวเลข Serial Number ดงน�นจงสามารถนาไปคานวณได
• สามารถปอนวนท�ได 2 รปแบบคอ 1. d-mm-yyyy (วนท�-เดอน-ป ค.ศ.) 2. d/mm/yyyy (วนท�/เดอน/ป ค.ศ.)
• การปอนวนท�กบเดอน สามารถปอนก�หลกกได
• การปอนปใหปอนในรปแบบ ป ค.ศ. 4 หลกเทานlน ถาตองการแปลงเปนป พ.ศ. ใหไปจดรปแบบทหลง
• ในกรณท�ปรากฏเคร�องหมาย ### แสดงวาความกวางของเซลลไมพอท�จะแสดงผล แกไขโดยการปรบความกวางของคอลมน
Excel
หลกการปอนขอมลประเภทวนท�สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc แตท�ตางกนกตรงท�รปแบบการปอนวนท�ใน Excel ถกควบคมจาก Windows โดยกาหนดไดจาก Start, Settings, Control Panels, Regional and Language Options
Page 14
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
14
การปอนขอมลประเภทเวลา
Calc
• ขอมลจดชดขวาอตโนมต
• เบ�องหลงเกบเปนคาตวเลข Serial Number
• เปนขอมลท�สามารถนาไปคานวณได
• ปอนเวลาในรปแบบ Hour : Minute : Second AM/PM � Hour (ช�วโมง) ตวเลข 0- 24 � Minute (นาท) ตวเลข 0- 60 � Second (วนาท) ตวเลข 0- 60
• ในกรณท�ปรากฏเคร�องหมาย ### แสดงวาความกวางของเซลลไมพอท�จะแสดงผล แกไขโดยการปรบความกวางของคอลมน
Excel
หลกการปอนขอมลประเภทวนท�สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc แตท�ตางกนกตรงท�รปแบบการปอนเวลาใน Excel ถกควบคมจาก Windows โดยกาหนดไดจาก Start, Settings, Control Panels, Regional and Language Options
การปอนขอมลประเภทสตรคานวณ
Calc
• เปนสมการ สตรคานวณ และ Function ตางๆ
• การปอนใหปอนเคร�องหมาย เทากบ กอนเสมอ เพ�อใหโปรแกรมทราบวาเปนการคานวณ
• ขอมลจดชดขวาอตโนมต
Excel
การปอนขอมลประเภทสตรคานวณสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
Page 15
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
15
เทคนคการปอนขอมล
Calc
1. กดปม <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ลง 1 เซลล 2. กดปม <Shift> <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ข�น 1 เซลล 3. กดปม <Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานขวา 1 เซลล 4. กดปม <Shift><Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานซาย 1 เซลล 5. การปอนขอมลเดยวกนในชวงท�เลอก เม�อปอนขอมลเสรจแลวใหกดป ม <Alt> <Enter> 6. การปอนขอมลหลายบรรทดในเซลลเดยว กดปม <Ctrl> <Enter> เม�อตองการข�นบรรทด
ใหม
Excel
1. กดปม <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ลง 1 เซลล 2. กดปม <Shift> <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ข�น 1 เซลล 3. กดปม <Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานขวา 1 เซลล 4. กดปม <Shift><Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานซาย 1 เซลล 5. การปอนขอมลเดยวกนในชวงท�เลอก เม�อปอนขอมลเสรจแลวใหกดป ม <Ctrl> <Enter> 6. การปอนขอมลหลายบรรทดในเซลลเดยว กดปม <Alt> <Enter> เม�อตองการข�นบรรทดใหม
การแกไขขอมล
Calc
การปอนและแกไขขอมลสามารถกระทาได 2 วธคอ 1. กระทาผานเซลลโดยตรง ทาไดโดยดบเบลคลกลงไปในเซลลน�นๆ แลวปอนขอมลลงไป
2. กระทาผาน Formula Bar โดยตองนาเมาสไปคลก ณ เซลลท�ตองการปอนขอมลกอน
Excel
การแกไขขอมลสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
Page 16
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
16
การลบขอมล
Calc
1. เลอกเซลลท�ตองการลบขอมล 2. กดปม <Delete> ปรากฎกรอบโตตอบ Delete Contents ดงรป
Excel
1. เลอกเซลลท�ตองการลบขอมล 2. กดปม <Delete> ขอมลในเซลลท�เลอกจะถกลบทนท
การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill)
Calc
การปอนขอมลแบบปกตโดยท�วไปน�นจาเปนตองปอนเองท�งหมด แตในหวขอน� จะเปนการปอนขอมลท�สามารถชวยลดเวลาในการปอนขอมลลงไปไดเยอะ เลย
การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมตหรอท�เรยกกนวา Auto Fill เปนลกษณะการปอนขอมลแบบเรยงลาดบอตโนมต โดยการปอนขอมลน�นกระทาการปอนเพยงเซลลเดยว สวนเซลลท�เหลอไดจากการคดลอก (Auto Fill) แตมขอแมวาขอมลท�ปอนจะตองปอนแบบตอเน�องเปนลาดบ ซ�งขอมลแบบลาดบ ท�โปรแกรมเตรยมไวใหใชงานน�น ไดแกขอมลท�เปนมาตรฐานท�วๆ ไป เชน ช�อเดอน (ท�งภาษาไทยและภาษาองกฤษ) ช�อวนในสปดาห
เลอก Delete all เสรจแลวคลกปม OK เพ"อลบขอมลในเซลลท"เลอก
Page 17
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
17
ข�นตอนการทา Auto Fill ผเขยนขออธบายพรอมยกตวอยางดงตอไปน� 1. ปอนขอมลในเซลลแรก เชน ปอนช�อเดอน มกราคม ท�เซลล A1 เสรจแลวกด <Enter>
2. เล�อนเมาสไปท�ดานลางขวาของเซลล A1 จนปรากฏ Fill Handle (เคร�องหมายบวก)
3. คลกเมาสซายคางไวแลวลาก (เหมอนลกษณะการคดลอกขอมลในเซลล) ไปยงเซลลอ�นๆ ท�ตองการทา Auto Fill สงเกตดผลลพธขอมลจะถกเตมลาดบใหอตโนมต
• ผลลพธการทา Auto Fill ในแนวนอน
• ผลลพธการทา Auto Fill ในแนวนอน
Excel
การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill) สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
Page 18
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
18
การสรางรายการเพ"อนาไปทา Auto Fill
ในหวขอท�ผานมาเปนการทา Auto Fill กบขอมลท�โปรแกรมเตรยมไวใหอตโนมต แตถาตองการสรางลาดบรายการเพ�อไปนาไปปอนขอมลแบบ Auto Fill เปนของตวเองกสามารถทาไดโดยไมยากเยน ขอเพยงแตเตรยมขอมลท�ตองการ หลงจากน�นนาขอมลท�เตรยมไวไปสรางเปนลาดบรายการกอน แลวจงนาขอมลมาทา Auto Fill ตามตวอยางน� เลย
Calc
1. ปอนรายการขอมลท�ตองการลงในเซลลดงรป (ปอนจากซายไปขวา หรอ จากบนลงลาง)
2. เลอกรายการขอมลท�ปอนไวในขอท� 1.
3. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Options… 4. เลอกรายการทางซายมอเปน Openoffice.org Calc 5. เลอกรายการยอย Sort Lists ดงรป
6. คลกปม Copy เพ�อนารายการท�เลอกไวในขอท� 2. มาสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill 7. คลกปม OK 8. ทดสอบใชงานตามหวขอ การเตมขอมลแบบลาดบอตโนมต
1. คลก Copy
2. รายการถกสรางเสรจเรยบรอยแลว
Page 19
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
19
Excel
1. ปอนรายการขอมลท�ตองการลงในเซลลดงรป (ปอนจากซายไปขวา หรอ จากบนลงลาง)
2. เลอกรายการขอมลท�ปอนไวในขอท�
3. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Options… 4. ปรากฏหนาตาง Options 5. เลอกบตรรายการ Custom Lists และทาตามข�นตอนดงรป
6. คลกปม Import เพ�อนารายการท�เลอกไวในขอท� 2. มาสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill 7. คลกปม OK 8. ทดสอบใชงานตามหวขอ การเตมขอมลแบบลาดบอตโนมต
1. คลก Import
2. สรางรายการเสรจเรยบรอย
Page 20
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
20
การตรวจสอบความถกตองของการปอนขอมล
โดยปกต (Default) เราสามารถปอนขอมลลงไปในเซลลไดทกรปแบบ ไมวาจะเปน ตวเลข ขอความ วนท� เวลา ฯลฯ ถาหากวาผอานตองการตรวจสอบการปอนขอมลเฉพาะท�ผอานตองการ เชน รบขอมลเฉพาะตวเลขเทาน�น ขอมลอยางอ�นไมรบ งานในลกษณะน�ตองใชความสามารถของโปรแกรมในหวตอไปน�
Calc
1. เลอกชวงเซลลท�ตองการปอนขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validity… 3. บตรรายการ Criteria สาหรบกาหนดเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน ตวยางน�ตองการ เง�อนไข
เปนตวเลขจานวนเตม อยระหวางตวเลข 1- 4 เทาน�น
• Allow การยอมรบขอมล
• All values รบขอมลไดท�งหมด ทกคา ทกรปแบบ
• Whole Number รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม
• Decimal รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม และตวเลขท�มทศนยม
• Date รบไดเฉพาะขอมลวนท�
• Time รบไดเฉพาะขอมลเวลา
• Text length รบไดเฉพาะขอความ สามารถกาหนดความยามของขอความได
• Data เลอกรปแบบเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน เทากบ, ไมเทากบ, นอย กวา เปนตน
• Value ระบจานวน, ชวงของคาตวเลข เชน Minimum – Maximum
• List สรางรายการโดยม Drop Down List ใหเลอกรายการ
• Allow Blank cells รบคาวางไดหรอไม
Page 21
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
21
4. บตรรายการ Input Help ใชสาหรบแสดงขอความแนะนาการปอนขอมล
5. บตรรายการ Error Alert ใชสาหรบแสดงขอความเตอนในกรณท�ปอนขอมลไมตรงตามเง�อนไข
6. เม�อกาหนดคาเสรจแลวใหคลกปม OK ปรากฏขอความแนะนาการปอนขอมล
7. ทดลองปอนตวเลข 10 แลวกดปม <Enter> จะปรากฏขอความแจงเตอนขอผดพลาดดงรป
8. การยกเลก Validity ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validity คลกปม Reset
Page 22
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
22
Excel
1. เลอกชวงเซลลท�ตองการปอนขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validation… 3. บตรรายการ Settings สาหรบกาหนดเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน ตวยางน�ตองการ เง�อนไข
เปนตวเลขจานวนเตม อยระหวางตวเลข 1- 4 เทาน�น
• Allow การยอมรบขอมล
• Any values รบขอมลไดท�งหมด ทกคา ทกรปแบบ
• Whole Number รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม
• Decimal รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม และตวเลขท�มทศนยม
• Date รบไดเฉพาะขอมลวนท�
• Time รบไดเฉพาะขอมลเวลา
• Text length รบไดเฉพาะขอความ สามารถกาหนดความยามของขอความได
• List สรางรายการโดยม Drop Down List ใหเลอกรายการ
• Ignore Blank รบคาวางไดหรอไม
Page 23
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
23
4. บตรรายการ Input Message แสดงขอความแนะนาการปอนขอมล
5. บตรรายการ Error Alert แสดงขอความเตอนในกรณท�ปอนขอมลไมตรงตามเง�อนไข
6. เม�อกาหนดคาเสรจแลวใหคลกปม OK ปรากฏขอความแนะนาการปอนขอมล
Page 24
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
24
7. ทดลองปอนตวเลข 10 แลวกดปม <Enter> จะปรากฏขอความแจงเตอนขอผดพลาดดงรป
8. การยกเลก Validation ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validation คลกปม Clear All
Page 25
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
25
การจดรปแบบเซลล
ทาไมตองมการจดรปแบบเซลล ? เปนคาถามของใครหลายคน การจดรปแบบเซลลเปนความตองการใหเซลล หรอขอมลท�ปอนลงไปในเซลลมลกษณะหนาตาเปนอยางท�ผอานตองการ เชน ตองการตวเลขท�มเคร�องหมายคอมมาค�นหลกพน ตองการใหแสดงตระกลเงนหนาตวเลข ตองการใหวนท�แสดงเปนป พ.ศ. เปนตน ซ�งการจดรปแบบเซลลสามารถทาไดดงน�
การจดรปแบบเซลลดวยเคร"องมอ
Calc
กาหนด Style and Formatting
กาหนดฟอนต
กาหนดขนาดฟอนต กาหนดฟอนตเปนตวหนา เอยง ขดเสนใต
จดตาแหนงขอมลท�อยในเซลล ผสานเซลล
ปอนขอมลจากซายไปขวา/ขวาไปซาย
กาหนดทศทางของขอมลจากซายไปขวา/บนลงลาง จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบตระกลเงน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบเปอรเซน
จดรปแบบการแสดงผลของวนท� จดรปแบบการแสดงผลของตวเลขแบบมทศนยม
กาหนดสใหกบเซลล/ฟอนต กาหนดการเย�องของขอมลในเซลล
ตเสนกรอบ/ตเสนตาราง
Page 26
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
26
Excel
กาหนดฟอนต
กาหนดขนาดฟอนต กาหนดฟอนตเปนตวหนา เอยง ขดเสนใต
จดตาแหนงขอมลท�อยในเซลล ผสานเซลล จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบตระกลเงน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบเปอรเซน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบมคอมมาข�นหลกพน
จดรปแบบการแสดงผลของตวเลขแบบมทศนยม กาหนดการเย�องของขอมลในเซลล
กาหนดสใหกบเซลล/ฟอนต
ตเสนกรอบ/ตเสนตาราง
Page 27
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
27
การจดรปแบบเซลลดวยเมน
การจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอน�นสามารถทาไดสะดวกและรวดเรวกจรงอย แตถาลองสงเกตดการจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอน�นจะไมสามารถเลอกรปแบบดวยตนเองไดทาใหไมเกดความยดหยน หากตองการความยดหยนในการจดรปแบบเซลลตองอาศยเมนคาส�ง Format, Cells เขามาชวยดงน�
Calc
1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. หรอคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Format Cells
4. บตรรายการ Numbers ท�รายการของ Category สามารถเลอกการจดรปแบบตามประเภทของขอมลท�
ตองการจดรปแบบ ดงน�
• All จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�งหมด
• User-Defined กาหนดการจดรปแบบดวยตนเอง
• Number จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�วไป
• Percent จดรปแบบตวเลขแบบเปอรเซนต
• Currency จดรปแบบตวเลขแบบตระกลเงน
• Date จดรปแบบวนท�
• Time จดรปแบบเวลา
ตวอยางขอมล
Page 28
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
28
• Scientific จดรปแบบตวเลขทางวทยาศาสตร
5. ท�รายการ Format เลอกการจดรปแบบตามตองการ 6. คลกปม OK
Excel
1. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. หรอคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Format Cells
4. บตรรายการ Numbers ท�รายการของ Category: สามารถเลอกการจดรปแบบตามประเภทของ
ขอมลท�ตองการจดรปแบบ ดงน�
• General แสดงรปแบบของตวเลขตนฉบบ
• Number จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�วไป
• Currency จดรปแบบตวเลขแบบตระกลเงน
• Accounting จดรปแบบตวเลขทางบญช
• Date จดรปแบบวนท�
• Time จดรปแบบเวลา
• Percentage จดรปแบบตวเลขแบบเปอรเซนต
• Flaction จดรปแบบของตวเลขท�เปนเศษสวน
ตวอยางขอมล
Page 29
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
29
• Scientific จดรปแบบตวเลขทางวทยาศาสตร
• Special จดรปแบบตวเลขแบบพเศษ เชน หมายเลขโทรศพท
• Custom กาหนดการจดรปแบบดวยตนเอง
5. ท�รายการ Format เลอกการจดรปแบบตามตองการ เสรจแลวคลกปม OK
การจดรปแบบการแสดงผลตวเลข
Calc
1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 3. เลอก Category : User-defined 4. พมพคาส�งในชอง Format code
• #,##0 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา
• #,##0.00 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา และทศนยม 2 หลก
• #,##0;(#,##0) ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา โดยถาตวเลขเปนคาลบ จะมเคร�องหมายวงเลบกากบ
• [Black]#,##0.00;[Red](-#,##0);”ZERO”
• ตวเลขคาบวก แสดงเปนสดา มเคร�องหมายคอมมาค�น และทศนยม 2 ตาแหนง
• ตวเลขคาลบ แสดงเปนสแดงในวงเลบโดยมเคร�องหมายลบกากบ
• ตวเลขเปน 0 ใหแสดงขอความ ZERO
Page 30
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
30
• Code ส ท�กาหนดได เชน Red, Green, Blue, Black, Magenta, Cyan, Yellow
• ตวอยางน�กาหนด Code เปน [BLACK]#,##0.00;[RED](-#,##0);"ZERO"
Excel
1. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 3. เลอก Category : Custom 4. พมพคาส�งในชอง Type:
• #,##0 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา
• #,##0.00 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา และทศนยม 2 หลก
• #,##0;(#,##0) ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา โดยถาตวเลขเปนคาลบ จะมเคร�องหมายวงเลบกากบ
• [Black]#,##0.00;[Red](-#,##0);”ZERO” � ตวเลขคาบวก แสดงเปนสดา มเคร�องหมายคอมมาค�น และทศนยม 2
ตาแหนง � ตวเลขคาลบ แสดงเปนสแดงในวงเลบโดยมเคร�องหมายลบกากบ � ตวเลขเปน 0 ใหแสดงขอความ ZERO � Code ส ท�กาหนดได เชน Red, Green, Blue, Black, Magenta, Cyan,
Yellow
• ตวอยางน�กาหนด Code เปน [BLACK]#,##0.00;[RED](-#,##0);"ZERO"
• เม�อกาหนด Code เสรจแลวคลกปม OK
Page 31
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
31
การจดรปแบบการแสดงผลวนท"
Calc
1. ปอนวนท� 1/1/2548 ในเซลล A1 2. เลอกเซลล A1 3. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 5. เลอก Category : User-defined 6. พมพรหสในชอง Format code
• d แทนวนท� 1 หลก
• dd แทนวนท� 2 หลก
• ddd ช�อยอวนในสปดาห
• dddd ช�อเตมของวนในสปดาห
• m แทนตวเลขเดอน 1 หลก
• mm แทนตวเลขเดอน 2 หลก
• mmm ช�อยอของเดอน
• mmmm ช�อเตมของเดอน
• yyyy ป ค.ศ. 4 หลก
• ee ป พ.ศ. 4 หลก
Page 32
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
32
Excel
1. ปอนวนท� 1/1/2006 ในเซลล A1 2. เลอกเซลล A1 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 4. เลอก Category : Custom 5. พมพรหสในชอง Type:
• d แทนวนท� 1 หลก
• dd แทนวนท� 2 หลก
• ddd ช�อยอวนในสปดาห
• dddd ช�อเตมของวนในสปดาห
• m แทนตวเลขเดอน 1 หลก
• mm แทนตวเลขเดอน 2 หลกภาษาองกฤษ
• mmm ช�อยอของเดอนภาษาองกฤษ
• mmmm ช�อเตมของเดอนภาษาองกฤษ
• ดดด ช�อยอของเดอนภาษาไทย
• ดดดด ช�อเตมของเดอนภาษาไทย
• yyyy ป ค.ศ. 4 หลก
• bbbb ป พ.ศ. 4 หลก
Page 33
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
33
การยกเลกการจดรปแบบการแสดงผล
Calc
1. เลอกเซลลท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Default Formatting
Excel
1. เลอกเซลลท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Edit, Clear, Formats
การจดรปแบบเซลลดวยเง"อนไข
การจดรปแบบดวยเง�อนไข ชวยอานวยความสะดวกในการจดรปแบบใหดขอมลไดงายข�น เชนตองการใหตวเลขท"มคามากกวาหรอเทากบ 10000 แสดงผลเปนสนlาเงน ตวเลขท"มคานอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง เปนตน
ความสามารถของการจดรปแบบแบบมเง�อนไข สามารถทาได 2 วธคอ 1. จดรปแบบเง�อนไขโดยใชคาในเซลล (Cell value is) 2. จดรปแบบเง�อนไขโดยใชสตร (Formula is)
Calc
1. กาหนด Style โดยคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Styles and Formatting… (หรอกดปม <F11>)
2. กาหนด Style ท�ตองการ เชน ตองการจดรปแบบเซลล 2 ส (2 Style) คอ สแดง กบ สน�าเงน ใหทาดงน�
� Style ท� 1 คลกปมเคร�องมอ Font Color เลอกสน�าเงน คลกปม ต�งช�อ Style วา Blue
� Style ท� 2 คลกปมเคร�องมอ Font Color เลอกสแดง คลกปม ต�งช�อ Style วา Red
ปมนlไวสาหรบตlงช"อ Style
Page 34
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
34
3. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบตาม Style ท�กาหนดไว 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting…
• Condition 1 กาหนดเง�อนไขท� 1 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง
• Condition 2 กาหนดเง�อนไขท� 2 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลมากกวาหรอเทากบ 10000 ใหแสดงผลเปนสน�าเงน
5. คลกปม OK จะปรากฏผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด 6. ทดลองเปล�ยนคาตวเลข เชน จาก 9,000 เ ปน 10,000 แลวสงเกตผลลพธจะเปล�ยนจากสแดงเปนส
น�าเงนโดยอตโนมต
ผลลพธจากการสราง Style
Page 35
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
35
Excel
ยกตวอยางเชน ตวเลขท"มคามากกวาหรอเทากบ 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง และนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสนlาเงน
1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting…
• Condition 1 กาหนดเง�อนไขท� 1 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลมากกวาหรอเทากบ 10000 ให
แสดงผลเปนสแดง
• Condition 2 กาหนดเง�อนไขท� 2 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสน�าเงน
คลกปม Format ไปกาหนดสฟอนตเปนสแดง
คลกปม Format ไปกาหนดสฟอนตเปนสน�าเงน
Page 36
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
36
การคานวณ
โปรแกรมประเภทตารางคานวณ หรอ Spreadsheet มจดเดนตรงท�ความสามารถทางดานการคานวณเพ�อหาผลลพธในรปแบบท�หลากหลาย ใชงานไดงาย โดยสามารถคานวณดวยการสรางสตรข�นมาเอง หรอคานวณดวย Function กได ซ� งเปนท�ทราบกนดวาการคานวณดวย Function น�นสามารถชวยลดเวลาในการคานวณและชวยในการสรปผลขอมลตามลกษณะงานท�ตองการไดอยางรวดเรว ถกตองและมความนาเช�อถอ
อยางไรกตามจดเร�มตนของการคานวณท�ดน�นควรจะทราบถงหลกการ และวธการคานวณท�ถกตองเสยกอน เพ�อชวยใหการคานวณน�นกระทาไดงายข�น และสามารถประยกตใชงานไดตามความตองการอกดวย
วธการคานวณ
Calc
การคานวณในใน Calc/Excel สามารถทาได 2 วธคอ 1. การคานวณโดยใชสตรคณตศาสตร (Formula) เชน เคร" องหมาย + - * / 2. การคานวณโดยใช Function สาเรจรป (Function) เชน SUM, COUNT, MAX, MIN
Excel
วธการคานวณสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
การคานวณหาผลรวม
ถาถามวาการคานวณท�ใชงานบอยท�สดคอการคานวณแบบไหน ทกผอานกจะตอบเปนเสยงเดยวกนวา การคานวณเพ"อหาผลรวมของตวเลข ซ�งเม�อเร�องราวเปนอยางน�ทางตวโปรแกรมเองกเลยเตรยมเคร�องมอสาหรบคานวณหาผลรวมมาใหทกผอานใชงานไดอยางสะดวก ดงเน�อหาตอไปน�
Calc
1. เลอกเซลลท�ตองการผลลพธ
2. คลกปม SUM
Page 37
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
37
3. กดปม <Enter> เม�อตองการผลลพธ
Excel
1. เลอกเซลลท�ตองการผลลพธ
2. ดบเบลคลกปม Auto SUM 3. ไดผลลพธดงรป
วธการคานวณหาผลลพธ
Calc
วธการคานวณหาผลลพธสามารถทาไดหลายวธ แตผเขยนขอเสนอวธท�นยมใชงาน และมความสะดวกรวดเรว ดงตอไปน�
1. คานวณผลลพธแคเซลลเดยว แลวคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ
• คานวณผลลพธท�เซลลแรก แลวกดปม <Enter>
• คลกเลอกเซลลท�คานวณไวกอนหนาน� แลวเล�อนเมาสไปท�ดานลางขจนปรากฏเคร�องหมายบวก (Fill Handle) ใหคลกเมาสซายคางไวแลวลากเพ�อคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ
2. การคานวณแบบตองการผลลพธท�งหมดทเดยว
• ขอมลท�นามาคานวณตองมากกวา 1 ชวง
• ขอมลแตละชวงตองมจานวนเซลลเทากน
• การเลอกเซลลตองเลอกทเดยวท�งหมด
Page 38
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
38
• เร�มตนการคานวณโดย เลอกชวงเซลลท�ตองการผลลพธท�งหมด
• เลอกชวงเซลลท�ตองการนามาคานวณ (ชวงท�1)
• ใสเคร�องหมายท�ตองการคานวณ
• เลอกชวงเซลลท�ตองการนามาคานวณ (ชวงท�2)
• เม�อตองการผลลพธใหกดปม <Ctrl> <Shift> <Enter>
Excel
วธคานวณหาผลลพธสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
การอางองเซลล
เม�อคานวณหาผลลพธเสรจแลว ลาดบตอไปคอการคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธท�เหลอ ซ�งการคดลอกสตรไปใชงานน�น ส�งท�ตองทาความเขาใจคอ เร�องของการอางองเซลลท�เกดจากการคดลอกสตร เชน หลงจากการคดลอกสตรแลวตองการใหตาแหนงเซลลท�คดลอกสตรไปน�นเปล�ยนแปลง หรอไมอยางไร ถาผอานตองการอยากทราบวาการอางองเซลลมก�แบบ แตละแบบใชงานอยางไร ตดตามเน�อหาตอจากน�ไดเลย
Page 39
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
39
การอางองเซลล 3 รปแบบ
1. การอางองแบบสมพนธ (Relative) 2. การอางองแบบสมบรณ (Absolute) 3. การอางองแบบผสม (Relative & Absolute)
การอางองเซลลแบบ Relative
Calc
การอางองแบบสมพนธเปนการอางองท�ใชบอยท�สดในการคานวณ โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะเปล�ยนแปลงไปดวย เชน ในตวอยาง ท�เซลล C1 พมพสตร =A1+B1 เม�อคดลอกสตรมาท� C2 ตาแหนงเซลลอางอง จะเปล�ยนเปน =A2+B2 โดยอตโนมต
ตวอยางการอางองแบบ Relative 1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 ดงรป
2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบสมพนธ
Excel
การอางองเซลลแบบ Relative สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
Page 40
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
40
การอางองเซลลแบบ Absolute
Calc
การอางองแบบสมบรณเปนการอางองแบบ Lock ตาแหนงเซลล โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะถก Lock ไว ถาตองการ Lock เซลลไหนใหใสเคร�องหมาย $ ไวหนาเซลลท�ตองการ Lock ตาแหนง โดยคยลดท�ใช คอ <Shift> <F4>
ตวอยางเชน ตองการ Lock เซลล A1 ใหทาดงน�
1. พมพ A1 2. ลากคลม A1 3. กดปม <Shift> <F4> 1 คร� ง 4. จะไดผลลพธ $A$1 (หมายถง Lock ท�งแถวและคอลมน ความหมายคอ Lock เซลล A1
น�นเอง) ตวอยางการอางองแบบ Absolute ใน Calc
1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 โดยคาท� 2 มคาเดยวคอ 10 แตตองการนาไปบวกกบคาท� 1 ทกคา ดงน�นจงตอง Lock ตาแหนง เซลล $B$2 ไว
2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบ Absolute
Page 41
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
41
Excel
การอางองแบบสมบรณเปนการอางองแบบ Lock ตาแหนงเซลล โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะถก Lock ไว ถาตองการ Lock เซลลไหนใหใสเคร�องหมาย $ ไวหนาเซลลท�ตองการ Lock ตาแหนง โดยคยลดท�ใช คอ <F4>
ตวอยางเชน ตองการ Lock เซลล A1 ใหทาดงน�
1. พมพ A1 2. ลากคลม A1 3. กดปม <F4> 1 คร� ง 4. จะไดผลลพธ $A$1 (หมายถง Lock ท�งแถวและคอลมน ความหมายคอ Lock เซลล A1
น�นเอง) ตวอยางการอางองแบบ Absolute
1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 โดยคาท� 2 มคาเดยวคอ 10 แตตองการนาไปบวกกบคาท� 1 ทกคา ดงน�นจงตอง Lock ตาแหนง เซลล $B$2 ไว
2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบ Absolute
Page 42
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
42
การอางองเซลลแบบผสม (Relative & Absolute)
Calc
การอางองแบบผสม เปนการอางองท�รวมการอางองแบบ Relative และ Absolute เขาดวยกน เพ�อตองการ Lock แถว หรอ คอลมน เพยงอยางใดอยางหน�ง เชน
• A$1 หมายถง Lock แถวท� 1 (Absolute) ไว แตไมได Lock คอลมน A (Relative)
• $A1 หมายถง Lock คอลมน A (Absolute) ไว แตไมได Lock แถวท� 1 (Relative)
ตวอยางการอางองแบบผสม (ผเขยนขอยกตวอยางใน Excel) 1. ตองการคานวณหาผลลพธ ในลกษณะการสรางสตรคณ
หลกการปอนสตรการอางองแบบผสมใหสงเกตดงน�
• ถาขอมลท"นามาคานวณวางในแนวตlง (คอลมน) ให Lock เฉพาะคอลมน เชน ในตวอยางขอมลในเซลล A2 วางในแนวต�งจง Lock เฉพาะคอลมน A สวนแถวไมตอง Lock ($A2)
• ถาขอมลท"นามาคานวณวางในแนวนอน (แถว) ให Lock เฉพาะแถว เชน ในตวอยางขอมลในเซลล B1 วางในแนวนอนจง Lock เฉพาะแถว 2 สวนคอลมนไมตอง Lock(B$2)
2. เม�อคานวณเสรจแลว ใหคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธท�เหลอท�งหมด สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบผสม
Page 43
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
43
Excel
การอางองเซลลแบบผสมสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
หลกการคานวณดวย Formula
Calc
การคานวณในหวขอน� จะเปนการคานวณโดยการสรางสตรดวยตนเอง โดยใชเคร�องหมายทางคณตศาสตร (Formula) โดยยดตามหลกการดงตาราง
สญลกษณ แทนเคร"องหมาย ลาดบความสาคญ
( ) วงเลบ 1 ^ ยกกาลง 2 % เปอรเซนต 3 *, / คณ, หาร 4 +, - บวก, ลบ 5
หลกการคานวณมดงน� 1. พมพเคร�องหมายเทากบกอนเสมอ เชน = 4*5 2. เม�อพมพสตรเสรจแลวใหกดปม <Enter> เพ�อใหไดผลลพธออกมา 3. การคานวณจะกระทาตามลาดบความสาคญของเคร�องหมาย เชน
= 10 – 5 * 2 (โปรแกรมจะคานวณท" 5*2 กอน แลวจง นา 10 ไปลบออกจาก 5*2 ผลลพธท"ไดตามตวอยางนlคอ 0)
4. ถาลาดบความสาคญของเคร�องหมายเทากน โปรแกรมจะคานวณจากซายไปขวา
Excel
หลกการคานวณดวย Formula สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
Page 44
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
44
หลกการคานวณดวย Function
Calc
Function คออะไร? คาถามน� ฟงดแลวตอบไดไมยาก แตเพ�อใหเขาใจไดงาย ผเขยนขอตอบวา Function คอ ผ ชวยในการคานวณ ซ� ง Function เปนการคานวณแบบสาเรจรปท�โปรแกรมเตรยมไวใหเลอกใชงานโดยแบงเปนหมวดหม ตามวตถประสงคของงาน เชน
• Function เก�ยวกบ วนท� (Date/Time)
• Function เก�ยวกบ การเงน (Financial)
• Function เก�ยวกบ คณตศาสตร (Math)
• Function เก�ยวกบ สถต (Statistical)
• Function เก�ยวกบ ขอความ (Text)
• Function เก�ยวกบ ตรรกศาสตร (Logical)
• Function เก�ยวกบ การตรวจสอบขอมล (Information)
ตารางเปรยบเทยบหมวดหม (Category) ของ Function ใน Calc กบ Excel
Calc Excel ความหมาย
All All รวม Function ไวท �งหมด Last Used Most Recently Used Function ท�เคยเรยกใชงาน Database Database ฟงกฐานขอมล Date&Time Date&Time Function วนท�/เวลา Financial Financial Function การเงน Information Information Function ตรวจสอบขอมล Logical Logical Function ตรรกศาสตร Mathematical Math & Trig Function คณตศาสตร Statistical Statistical Function สถต Spreadsheet Lookup & Reference Function คนหาขอมล Text Text Function ขอความ
Page 45
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
45
Excel
หลกการคานวณดวย Function สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
วธการคานวณดวย Function
Calc
การคานวณดวย Function สามารถทาได 2 วธคอ 1. การเรยกใช Function ดวย Function Wizard เปนการคานวณโดยใหโปรแกรมชวยพมพ Function ให ซ�งเหมาะสาหรบ
• ผอานท�เพ�งเร�มใชงาน Function
• ผอานท�จาช�อ Function ท�ตองการใชงานไมได
• การคานวณดวย Function เด�ยวๆ (ไมใช Function ซอน Function )
• เพ�อความสะดวก
2. การเรยกใช Function ดวยการพมพ เปนการคานวณท�ตองพมพช�อ Function ดวยตนเอง น�นหมายความวาตองจาช�อของ Function ท�
ตองการใชงานไดอยางถกตองดวย ซ�งการใชงานลกษณะน�จะเหมาะสาหรบ
• การคานวณแบบ Function ซอน Function
• เพ�อเพ�มความยดหยนในการประยกตใช Function
Excel
วธการคานวณดวย Function สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
การคานวณดวย Function Wizard
Calc
1. เลอกเซลลท�ตองการคานวณ 2. คลกปม Function Wizard บนแถบเคร�องมอ 3. เลอก Function ท�ตองการคานวณ เชน SUM
Page 46
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
46
1. เลอก Function
2. คลกปม Next >>
3. เลอกชวงเซลลท"ตองการคานวณ
4. คลกปม OK เพ"อดผลลพธ
5. ผลลพธจากการคานวณ
Page 47
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
47
Excel
1. เลอกเซลลท�ตองการคานวณ 2. คลกปม Insert Function บนแถบเคร�องมอ
1. เลอก Function
2. คลกปม OK
3. เลอกชวงเซลลท"ตองการคานวณ
4. คลกปม OK เพ"อดผลลพธ
5. ผลลพธจากการคานวณ
Page 48
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
48
การคานวณ Function ดวยวธการพมพ
เปนการคานวณท�ตองพมพช�อ Function ดวยตนเอง ซ�งเหมาะสาหรบคานวณแบบ Function ซอน Function หรอการประยกตใช Function ส�งสาคญในการเรยกใช Function ดวยการพมพคอ
1. ตองพมพช�อ Function ใหถกตอง 2. ตองทราบสวนขยาย (Argument) ของ Function วามก�สวน และแตละสวนหมายถงอะไร
สวนขยาย (Argument) ของ Function คออะไร
สวนขยาย (Argument) ของ Function หมายถง ส�งท�ผอานตองใสเขาไปใน Function ซ�งอยภายในเคร�องหมายวงเลบ เพ�อใหไดผลลพธท�ตองการออกมา สวนขยายของ Function อาจจะเปน คาวาง ตวเลข วนท� เวลา ขอความ ช�อเซลล ช�อกลมเซลล การอางอง หรอ Function ท�ซอนอยใน Function กถอวาเปนสวนขยาย
Function แตละ Function จะมสวนขยายท�ไมเหมอนกน ดงน�นในการใชงาน Function ผอานตองทราบดวยวา Function ท�เลอกใชน�นมสวนขยายหรอไม มก�สวน อะไรบาง และขอมลท�นามาใชคออะไร จงจะสามารถคานวณผลลพธออกมาไดอยางถกตอง และแมนยา
Page 49
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
49
หลกการคานวณ Function ดวยวธการพมพ
Calc
เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขอยกตวอยางการใช Function IF ซ�งมรปแบบดงน� คอ
= IF (เง"อนไข ; คาตอบเม"อเง"อนไขเปนจรง ; คาตอบเม"อเง"อนไขเปนเทจ) อธบาย Function IF มสวนขยาย 3 สวนดวยกนคอ
• สวนขยายของ Function สวนท�1 คอ เง�อนไข
• สวนขยายของ Function สวนท�2 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนจรง
• สวนขยายของ Function สวนท�3 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนเทจ ตวอยางการใชงาน เชน
=IF (Test > = 50 ; “ Pass ” ; “ Fail ”) จากตวอยาง สามารถอานทาความเขาใจไดดงน�
• ถาคะแนนสอบ Test มคา มากกวา หรอเทากบ 50 คาตอบคอ Pass
• ถาคะแนนสอบ Test มคา นอยกวา 50 คาตอบคอ Fail หลกการพมพสวนขยาย
• ถาเปนช�อ เซลล ตวเลข คาตรรกะ (True/False) ไมตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)
• ถาเปนขอความตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)
รปแบบของการพมพ Function คอ
= ช"อ Function (สวนขยายของ Function สวนท"1 ; [สวนขยายของ Function สวนท"2])
• ช�อ Function หมายถง Function ท�ตองการคานวณ
• ภายในเคร�องหมายวงเลบ หมายถง สวนขยายของ Function (ซ�งแตละ Function มสวนขยายไมเหมอนกน)
• ถาสวนขยายมมากกวา 1 สวน สวนขยายแตละสวนจะข�นดวยเคร�องหมาย Semi Colon (;)
Page 50
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
50
Excel
เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขอยกตวอยางการใช Function IF ซ�งมรปแบบดงน� คอ
= IF (เง"อนไข , คาตอบเม"อเง"อนไขเปนจรง , คาตอบเม"อเง"อนไขเปนเทจ) อธบาย Function IF มสวนขยาย 3 สวนดวยกนคอ
• สวนขยายของ Function สวนท�1 คอ เง�อนไข
• สวนขยายของ Function สวนท�2 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนจรง
• สวนขยายของ Function สวนท�3 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนเทจ ตวอยางการใชงาน เชน
=IF (Test > = 50 , “ Pass ” , “ Fail ”) จากตวอยาง สามารถอานทาความเขาใจไดดงน�
• ถาคะแนนสอบ Test มคา มากกวา หรอเทากบ 50 คาตอบคอ Pass
• ถาคะแนนสอบ Test มคา นอยกวา 50 คาตอบคอ Fail หลกการพมพสวนขยาย
• ถาเปนช�อ เซลล ตวเลข คาตรรกะ (True/False) ไมตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)
• ถาเปนขอความตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)
รปแบบของการพมพ Function คอ
= ช"อ Function (สวนขยายของ Function สวนท"1 , [สวนขยายของ Function สวนท"2])
• ช�อ Function หมายถง Function ท�ตองการคานวณ
• ภายในเคร�องหมายวงเลบ หมายถง สวนขยายของ Function (ซ�งแตละ Function มสวนขยายไมเหมอนกน)
• ถาสวนขยายมมากกวา 1 สวน สวนขยายแตละสวนจะข�นดวยเคร�องหมาย Colon (,)
Page 51
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
51
Function ท"นาสนใจ
Function ใน Calc/Excel มมากมายกวา 300 Function ผเขยนเหนวาถาหากนาเสนอการใชงานทกๆ Function ในหนงสอเลมน�คงจะมพ�นท�ไมเพยงพอ ดงน�นผเขยนจงขอแนะนาเฉพาะ Function ท�นยมใชงาน เทาน�น ไมวาผอานจะใชโปรแกรม Calc หรอ Excel ผเขยนขอบอกไดเลยวาการใชงาน Function จะเปนรปแบบเดยวกน ตางกนเฉพาะเคร"องหมายท"ค"นระหวางสวนขยาย (Argument) คอ Calc จะใช
เคร"องหมาย Semi Colon ( ; ) สวน Excel จะใชเคร"องหมาย Comma ( , ) ดงน�นในเน�อหาสวนน�ผเขยนขอ
อธบายโดยใชโปรแกรม Calc เปนหลกเพ"อใหผอานเหนวาถาผอานเคยใช Excel มากอน Calc กไมใชปญหา
อกตอไป
ตารางแสดงช"อ Function ท"นยมใชงาน
ช"อ Function หนาท"
SUM หาผลรวมตวเลข IF Function แบบมเง�อนไข SUMIF หาผลรวมตวเลขแบบมเง�อนไข COUNT นบจานวนท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา COUNTIF นบจานวนแบบมเง�อนไข COUNTA นบจานวนท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา และ ขอความ COUNTBLANK นบจานวนเซลลวาง AVERAGE หาคาเฉล�ย AVERAGEIF หาคาเฉล�ยแบบมเง�อนไข MAX หาคาสงสด MIN หาคาต�าสด LARGE หาคามากท�สดโดยระบเปนลาดบ SMALL หาคานอยท�สดโดยระบเปนลาดบ PRODUCT หาคาผลคณ SUMPRODUCT หาคาผลรวมของผลคณ ROUND ปดเศษตวเลข INT ปดเศษตวเลข TRUNC ปดเศษตวเลข LOWER เปล�ยนตวอกษรภาษาองกฤษเปนพมพเลกท�งหมด UPPER เปล�ยนตวอกษรภาษาองกฤษเปนพมพใหญท�งหมด PROPER กาหนดใหอกษรตวแรกของคาเปนตวพมพใหญ LOOKUP คนหาขอมลในตารางฐานขอมล
Page 52
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
52
ตวอยางการใชงาน Function
• =SUM(A1 ; B1) หาผลรวมคาท�อยในเซลล A1 กบ B1
• =SUM(A1 : A10) หาผลรวมของคาท�อยใน A1 ถง A10
• =SUM(A3:A8 ; B2:F4) หาผลรวมของคาท�อยในเซลล A3 ถง A8 กบ ผลรวมของคาในเซลล B2 ถง F4
• =AVERAGE(A1 : A10) หาคาเฉล�ยของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10
• =MAX(A1 : A10) หาคาสงสดของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10
• =MIN(A1 : A10) หาคาต�าสดของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10
การต�งช"อเซลล/กลมเซลล
ในการอางองเซลลเพ�อใชในการคานวณบางคร�งอาจจะดงงๆ สาหรบผท�เร�มใชงาน เพราะการอางองเซลลแบบปกตจะเปนการอางองช�อเซลลเปนสวนใหญ และไมเปนการส�อความหมายท�ดน�นเอง เชน A1, B1 , A1:A10 เปนตน ดงน�นการต�งช�อกลมเซลลสามารถชวยแกปญหาน�ได เชน ต�งช�อเซลลหรอกลมเซลลท�ตองการคานวณวา Test เพ�อใหเขาใจวาเปนเซลลของคะแนนสอบ แลวนาช�อท�ต�งใหมน� ไปใชในการคานวณตอไป เพ�อเวลาอานสตรออกมาจะทาใหส�อความหมายไดงายข�น
ตวอยางการต�งช"อกลมเซลล
1. เลอกเฉพาะชวงเซลลท�จะนาไปใชงาน (ไมตองเลอกหวตาราง) เชน เลอกชวงเซลลท�เปน
คะแนน (ไมตองเลอกเซลล Test เพราะ Test คอหวตาราง)
กอนเลอก หลงเลอก
Page 53
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
53
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Names, Defines…
• คลกท�ชอง Name ต�งช�อกลมเซลลวา Test (แนะนาใหต�งช�อตามหวตาราง)
• คลกปม Add
• คลกปม OK
• ถาตองการลบช�อกลมเซลล ใหเลอกช�อกลมเซลลแลวคลกปม Delete
ทดสอบการใชงานโดย 1. คลกเมาสท�ชอง Name Box แลวเลอกช�อกลมเซลลท�ต�งไว เชน Test
2. โปรแกรมจะไปเลอกชวงเซลลตามช�อท�เลอกใหอตโนมต
3. นาช�อกลมเซลลไปใชในการคานวณไดเลย
1. ตlงช"อกลมเซลลท"น"
2. เสรจแลวคลกปม Add
3. คลกปม OK
Page 54
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
54
Function เก"ยวกบเง"อนไข
Function IF
รปแบบของ Function IF =IF (เงอนไข ; จรง ; เทจ) ตวอยางการใชงาน
ในหวขอท�ผานมาตองการคานวณแบบมเง�อนไขดงน� คอ ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 50 ใหแสดงผลคาวา Pass แตถาคะแนนนอยกวา 50 ใหแสดงผลคาวา Fail
1. ท�เซลล C2 พมพ =IF(Test>=50;"Pass";"Fail")
• ถาเปนขอความ ใหพมพอยภายในเคร�องหมายคาพด เชน “Pass” “Fail”
• ถาเปนช�อกลมเซลล, ตวเลข, คาตรรกะ (True/False) ใหพมพลงไปไดเลย เชน 50
2. เม�อปอนสตรเสรจแลวกดปม <Enter> 3. ปรากฏผลลพธ ดงรป
4. คดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธทกเซลล
Page 55
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
55
Function IF ซอน IF
ตวอยางการใชงาน
ตองการคานวณเกรด (Grade) โดยมเง�อนไข 5 เง�อนไขดงน� 1. ถาคะแนน สอบ Test มากกวาหรอเทากบ 80 ไดเกรด A 2. ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 70 ไดเกรด B 3. ถาคะแนน สอบ Test มากกวาหรอเทากบ 60 ไดเกรด C 4. ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 50 ไดเกรด D 5. ถาคะแนน สอบ Test นอยกวา 50 ไดเกรด F
ตวอยางน�ตองใช Function IF ซอน IF โดยมหลกการพจารณาดงน�
จานวนช�นของ IF = จานวนเงอนไข – 1 เชน
• ถากาหนด 2 เง�อนไข จานวนช�นของ IF เทากบ 1 ช�น หรอ 1 IF
• ถากาหนด 5 เง�อนไข จานวนช�นของ IF เทากบ 4 ช�น หรอ 4 IF
• คาตอบสดทายใหพมพตอจากคาตอบกอนสดทายไดเลย รปแบบของการใช IF ซอน IF
= IF1(เงอนไข1 ; คาตอบ1 ; IF2(เงอนไข2 ; คาตอบ2 ; IFn(เงอนไข n ; คาตอบ n ; คาตอบสดทาย))) ในตวอยางน�กาหนดเง�อนไข 5 เง�อนไข เพราะฉะน�นจานวนช�นของ IF เทากบ 4 ช�น (4 IF) และ
เง�อนไขสดทาย ถาคะแนนสอบ Test นอยกวา 50 ไดเกรด F ใสหลงสด สามารถตความหมายเง�อนไขและมาพมพเปนสตรไดดงน� คอ
=IF(Test>=80;"A";IF(Test>=70;"B";IF(Test>=60;"C";IF(Test>=50;"D";"F"))))
Page 56
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
56
Function MAXIF/MINIF
ในหวขอน�บางผอานอาจจะสงสยวา Function MAXIF/MINIF มดวยหรอ อนท�จรงแลว Function MAXIF/MINIF ไมม แตเปนการประยกตใช Function MAX/MIN รวมกบ Function IF น�นเอง ( Function MAX/MIN ซอนอยใน Function IF)
ตวอยางการใชงาน กาหนดเง�อนไขดงน�
1. ถาคะแนนสอบ Test มคามากท�สดใหปรากฏคาวา MAX 2. ถาวาคะแนนสอบ Test มคานอยท�สดใหปรากฏคาวา MIN 3. ถาไมใชคา MAX / MIN ใหปรากฏคาวาง
วธทา ม 3 เง�อนไข แสดงวา ใช IF 2 ช�น (2 IF)
1. ปอนสตรตามลาดบเง�อนไข 2. เง�อนไขสดทายในท�น�คอ ถาไมใชคา MAX / MIN ใหปรากฏคาวาง 3. พมพสตรในเซลล E2 ตามลาดบเง�อนไขดงน�
=IF(MAX(Test)=B2;"MAX";IF(MIN(Test)=B2;"MIN";" "))
• IF(MAX(Test)=B2;"MAX" ถาคาในเซลล B2 ในชวงคะแนน Test เปนคา MAX ใหปรากฏคาวา MAX
• IF(MIN(Test)=B2;"MIN"; ถาคาในเซลล B2 ในชวงคะแนน Test เปนคา MIN ใหปรากฏคาวา MIN
• " " ถานอกเหนอจากน�นเปนคาวาง
• ผลลพธท�ไดเปนดงรป
Page 57
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
57
Function COUNTIF
Function COUNTIF เปน Function ท�ใชสาหรบนบแบบมเง�อนไข สามารถใชไดกบขอมลท�เปนท�งขอความ และขอมลตวเลข
รปแบบ Function COUNTIF
=COUNTIF (ชวงขอมล ; เงอนไขในชวงขอมล) ตวอยางการใชงาน
โจทย ตองการนบจานวนคนท�สอบผาน (Pass) วามจานวนก�คน วธทา
1. ต�งช�อกลมเซลลชวง C2 ถง C4 วา PassFail 2. คลกท�เซลลผลลพธ ในท�น� คอเซลล C6 3. พมพ =COUNTIF(PassFail;"Pass") 4. กดปม <Enter> จะไดผลลพธ คนท�สอบผานเทากบ 2 คน
Page 58
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
58
Function SUMIF
Function SUMIF เปน Function ท�ใชสาหรบรวมแบบมเง�อนไข สามารถใชไดกบขอมลท�เปนตวเลข และ วนท�เวลา รปแบบ Function SUMIF
=SUMIF (ชวงขอมล ; เงอนไขในชวงขอมล ; ชวงทตองการรวมตามเงอนไข)
ตวอยางการใชงาน
โจทย ตองการรวมคะแนนของคนท�ไดคะแนนมากกวา 50 (คาตอบคอ 150) วธทา
1. ต�งช�อกลมเซลลชวง B2 ถง B4 วา Test 2. คลกท�เซลลผลลพธ ในท�น� คอเซลล B6 3. พมพ =SUMIF(Test; ">50";Test) 4. กดปม <Enter> ไดผลลพธคอ 150
Page 59
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
59
Function AVERAGEIF
Function AVERAGEIF เปน Function ท�ใชสาหรบหาคาเฉล�ยแบบมเง�อนไข
รปแบบ Function AVERAGEIF
=SUMIF/ COUNTIF ตวอยางการใชงาน
1. ต�งช�อกลมเซลลชวง B2 ถง B4 วา Test 2. คลกท�เซลล B6 เพ�อคานวณหาผลรวมคะแนนท�มากกวา 50 (SUMIF)
• พมพ =SUMIF(Test ; ">20" ; Test) กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 150
• เง�อนไขท�เปนเคร�องหมายเปรยบเทยบตองพมพภายในเคร�องหมายคาพด
3. คลกท�เซลล B7 เพ�อนบจานวนคนท�มคะแนนมากกวา 50 (COUNTIF)
• พมพ =COUNTIF(Test ; ">20") กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 3
• เง�อนไขท�เปนเคร�องหมายเปรยบเทยบตองพมพภายในเคร�องหมายคาพด
4. คลกท�เซลล B8 เพ�อหาคาเฉล�ยของคนท�ไดคะแนนมากกวา 50 (AVERAGEIF)
• พมพ =D8/D9 กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 75
Page 60
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
60
Function เก"ยวกบการนบจานวน
Function COUNT
Function COUNT เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนขอมลท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�
=COUNT(ชวงขอมล)
Function COUNTA
Function COUNTA เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนขอมลท�เปนขอความ, ตวเลข, วนท�, เวลา ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�
=COUNTA(ชวงขอมล)
Function COUNTBLANK
Function COUNTBLANK เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนเซลลท�เปนคาวาง ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�
=COUNTBLANK(ชวงขอมล) ตวอยางการใชงาน
1. ต�งช�อกลมเซลลท�ตองการนาไปคานวณวา DataRange
2. ปอนสตรการคานวณดงรป
3. ผลลพธจากการใช Function COUNT ในรปแบบตางๆ
• COUNT เฉพาะขอมลท�เปนตวเลขและวนท�ไดเทากบ 5
• COUNTA เฉพาะขอมลท�เปนตวเลข วนท� และขอความไดเทากบ 8
• COUNTBLANK เฉพาะเซลลท�มคาวางไดเทากบ 4
Page 61
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
61
Function เก"ยวกบการปดเศษ
Function สาหรบปดเศษท�นยมใชงานม 3 Function ดวยกนคอ ROUND, TRUNC, INT ซ�งแตละ Function ใชงานอยางไร และมขอแตกตางกนหรอไมน�น ลองตดตามดนะ
Function ROUND
Function ROUND มหนาท�ปดเศษตวเลขใหมตาแหนงทศนยมตามท�ระบ ROUND เปน Function ท�คอนขางเหมาะสมท�สดสาหรบการปดเศษจานวนเงนท�เก�ยวของกบบญชและการเงน ซ�งหลกการปดเศษจะใชหลกการดงน�
• ตาแหนงท�ตองการปดเศษน�น จะพจารณาจากตวเลขหลงตาแหนงท�ตองการปดเศษ
• ถาตวเลขนอยกวา 5 จะปดลง
• ถาตวเลขมากกวาหรอเทากบ 5 จะปดข�น รปแบบ Function ROUND
=ROUND (ตวเลขท"ตองการปดเศษ; จานวนตาแหนงทศนยมท"ตองการปดเศษ) หลกการกาหนด จานวนตาแหนงทศนยมท�ตองการปดเศษ
1. ถาเทากบ 0 หรอไมใส ตวเลขจะถกปดเปนจานวนเตมท�ใกลท�สด (ไมมทศนยม) เชน =ROUND(199.38) คาตอบท"ไดคอ 199
2. ถามากกวา 0 ตวเลขทศนยมจะถกปดเศษเทากบจานวนหลกของตาแหนงทศนยมตามตวเลขท�ระบ (เล�อนไปทางขวาของจดทศนยม) เชน =ROUND(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.4
3. ถานอยกวา 0 ตวเลขจะถกตดไปทางซายของจดทศนยมตามตวเลขท�ระบ เชน =ROUND(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 200
4. ถาตองการปดข�นอยางเดยวใหใช Function ROUNDUP เชน =ROUNDUP(199.38) คาตอบท"ไดคอ 200 เชน =ROUNDUP(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.4 เชน =ROUNDUP(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 200
5. ถาตองการปดลงอยางเดยวใหใช Function ROUNDDOWN เชน =ROUNDDOWN(199.38) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =ROUNDUP(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.3 เชน =ROUNDUP(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 190
Page 62
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
62
Function INT
INT เปน Function ท�ทาหนาท�ตดเศษทศนยมท�ง ใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม รปแบบ Function INT
= INT (ตวเลข) ตวอยางการใชงาน เชน =INT(199.99) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =INT(199.11) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =INT(199) คาตอบท"ไดคอ 199
Function TRUNC
TRUNC เปน Function ท�ทาหนาท�คลายๆ กบ Function INT ตางกนตรงท� Function INT ตดเศษทศนยมท�ง ใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม สวน Function TRUNC สามารถกาหนดจานวนตดเศษทศนยมได รปแบบ Function TRUNC
= TRUNC (ตวเลข; จานวนตาแหนงการปดเศษ) ตวอยางการใชงาน เชน =TRUNC(199.99) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =TRUNC(199.99; 1) คาตอบท"ไดคอ 199.9 เชน =INT(199; -1) คาตอบท"ไดคอ 190
Page 63
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
63
Function เก"ยวกบการคนหาขอมล
Function คนหาขอมลเปน Function ในประเภท LOOKUP ซ�ง Function ท�นยมใชงานคอ 1. VLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวต�ง) 2. HLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวนอน)
ลกษณะการทางานของ Function ประเภทน�คอ กาหนดคาๆ หน�ง ใหไปคนหาคาในอกตารางหน�ง ถาเจอขอมลท�ตองการจะสงกลบคาน�นออกมา และถาไมเจอคาท�ตองการจะสงกลบคาผดพลาดออกมาเปนคาวา #N/A เพ�อแจงใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการคนหา
Function VLOOKUP
VLOOKUP เปน Function ท�ใชในการคนหาคาในตารางแนวต�ง โดยดจากคอลมนแรกของตาราง และเม�อเจอคาท�ตองการ VLOOKUP จะสงกลบคาน�นออกมาเปนผลลพธ
รปแบบของ Function
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,column_index_num,range_lookup)
• lookup_value คาท�ตองการนาไปคนหา ในคอลมนแรกของ table_array
• table_array ตารางท�เกบขอมล (ตารางขอมล)
• col_index_num หมายเลขคอลมนใน table_array ท�ตรงกบคาผลลพธท�ตองการ
• range_lookup คาตรรกะ (True หรอ 1 หรอละไว, False หรอ 0)
Lookup_value
Table_array
Column_index_num
Page 64
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
64
การกาหนดคา True หรอ False ในตาแหนง range_lookup นบไดวามความสาคญเปนอยางมาก ถาหากไมเขาใจอยางถกตองแลวอาจจะทาใหผลลพธเกดความผดพลาดได ดงน�นจงควรทาความเขาใจกบคา 2 คาน� กอนดงน� ความหมายของ True (หรอละไว หรอ 1) ม 3 ความหมายคอ
1. ขอมลในคอลมนแรกของตาราง table_array ตองมการจดเรยงจากนอยไปมาก ถาขอมลไมถกจดเรยงจะสงกลบคา Error (#N/A) ทนทโดยไมสนใจวาจะเจอขอมลหรอไม (ดรปประกอบ) ตวอยาง ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A12;A3:D8;2 ) คาตอบท"ไดเปน #N/A เพราะตารางขอมลในคอลมน Name ยงไมถกเรยงจากนอยไปมาก
2. ถาเจอคาท�ตองการ จะสงกลบคาน�นเปนผลลพธคอลมน Name มการจดเรยงขอมลจากนอยไปมากจงไดผลลพธท"ถกตอง
Page 65
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
65
3. ถาไมเจอคาท�ตรงกน Function VLOOKUP จะเปล�ยนใจมองหาคาท�นอยกวา หรอคาท�ใกลเคยง
1. ถาเจอคาท�นอยกวาจะสงกลบผลลพธของคาท�นอยกวาหรอคาท�ใกลเคยงออกมา ในตวอยางตองการกาเงนเดอนของ Somkiat แตไมมขอมลของ Somkiat VLOOKUP จงไปนาคาเงนเดอนของ Somjai มาใหแทน
2. และถาไมเจอคาท�นอยกวาหรอคาท�ใกลเคยงกบคาท�ตองการคนหา Function VLOOKUP จะสงกลบคา Error (#N/A)
Page 66
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
66
ความหมายของ False (หรอ 0 ) ม 3 ความหมายคอ 1. ขอมลในคอลมนแรกของตาราง table_array ไมมการจดเรยง 2. ถาเจอคาท�ตองการ Function VLOOKUP จะสงกลบคาน�นเปนผลลพธ
ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(B12;B3:D8;2; 0) เม"อคาท"นาไปสบคนมอยในตาราง VLOOKUP จะสงกลบขอมลมาใหอยางถกตอง
3. ถาไมเจอคาท�ตรงกนจรงๆ จะสงกลบคา Error (#N/A) เปนผลลพธ ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A11;A2:C7;2;False) เม"อคาท"นาไปสบคนไมมอยในตาราง VLOOKUP จะสงกลบ Error #N/A โดยไมลงเล
Page 67
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
67
ตวอยางการใชงาน Function VLOOKUP
ตวอยางการใช VLOOKUP เพ�อตองการตรวจสอบรายการสนคาวามรายการสนคาตามขอมลท�นาไปตรวจสอบหรอไม สามารถชวยใหผอานทราบวาขอมลท�นาไปตรวจสอบเปนขอมลเกา หรอ ขอมลใหม
• ถาเปนขอมลเกา กจะปรากฏรายการสนคาน�นๆ เชน ในตวอยางน� RAM กบ CPU เปนขอมลเกา
• ถาเปนขอมลใหม กจะปรากฏ Error #N/A ชน ในตวอยางน� VGA กบ Monitor เปนขอมลใหม วธการคานวณ
1. คลกในเซลลผลลพธ C2 2. พมพ =VLOOKUP(B2;$A$2:$A$5;1;False) 3. หรอพมพ =VLOOKUP(B2;$A$2:$A$5;1;0)
• B2 เปนคาท�นาไปคนหาขอมลในตารางขอมล
• $A$2:$A$5 เปนตารางขอมล (ตองใสสตรแบบ Absolute เพ�อ Lock ตาแหนงชวงตารางขอมลไวไมใหไหลในกรณท�มการคดลอกสตร)
• 1 หมายถง หมายเลขคอลมนเพ�อให VLOOKUP คนหาขอมลและสงผลลพธกลบมา
• False หรอ 0 หมายถง ถามขอมลจะสงกลบขอมลท�ถกตอง และถาไมมขอมลกจะสงกลบ #N/A เพ�อใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการ
4. เม�อพมพสตรเสรจแลว ใหกดปม <Enter> เพ�อดผลลพธ 5. คดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธทกเซลล
Page 68
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
68
Function ISERROR
ISERROR เปน Function ท�ใชสาหรบตรวจสอบคา ERROR ตางๆ ไดทกคา ERROR เชน #N/A , #NAME?, #VALUE, #DIV/0 รปแบบของ Function ISERROR
= ISERROR (คาทตองการตรวจสอบ) ความหมายของ Function ISERROR
• ถาคาท�ตองการตรวจสอบเปนคา ERROR จะสงกลบคา TRUE เปนคาตอบ
• ถาคาท�ตองการตรวจสอบไมใชคา ERROR จะสงกลบคา FALSE เปนคาตอบ
• คาท�ตองการตรวจสอบ อาจจะเปนการอางองตาแหนงเซลล, คาคงท� หรอ เปน Function กได ตวอยางการใชงาน
จากตวอยางท�ผานมาสามารถใช Function ISERROR ตรวจผลลพธในคอลมน C เพ�อเรยนรการใชงาน Function ISERROR
Page 69
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
69
Function IFISERROR
เม�อทาความเขาใจ Function ISERROR อยางถกตองแลว ในหวขอน�จะเปนการประยกตใชงาน Function ISERROR โดยนา Function IF เขามาตรวจสอบเง�อนไข (ถาผอานใดยงสบสนการใช Function IF ใหยอนกลบไปทบทวน Function IF เสยกอนนะ) รปแบบ Function IFISERROR
= IF ( ISERROR(คาทตองการตรวจสอบ) ; TRUE; FALSE ) ความหมายของ Function IFISERROR
• ISERROR (คาท"ตองการตรวจสอบ) กาหนดเปนเง�อนไขของ Function IF
• ถาเง"อนไขเปนจรงหรอเปนคา ERROR ผลลพธของเง�อนไขท�เปนจรงสามารถกาหนดเปนคาตวเลข,คาตรรกะ, ขอความ, สตรหรอ Function กได
• ถาเง"อนไขเปนเทจหรอเปนคาอ"นท"ไมใชคา ERROR ผลลพธของเง�อนไขท�เปนเทจสามารถกาหนดเปนคาตวเลข,คาตรรกะ, ขอความ, สตรหรอ Function กได
ตวอยางการใชงาน
จากตวอยางท�ผานมาสามารถใช Function IFISERROR ตรวจสอบผลลพธจากการใช Function VLOOKUP และกาหนดเง�อนไขดงน�
• ถา VLOOKUP สงกลบเปนคา ERROR #N/A ใหปรากฏคาวา ขอมลใหม
• ถา VLOOKUP สงกลบเปนคาผลลพธท"คนหาเจอใหปรากฏคาวา ขอมลเกา
Page 70
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
70
Function เก"ยวกบขอความ
Function LEN
LEN เปน Function ท�ทาหนาท� นบจานวนอกขระ (รวมไปถงชองวาง, ตวเลข, สระวรรณยกต และเคร�องหมายตางๆ) ใหผลลพธออกมาเปน คาตวเลข รปแบบ Function LEN
= LEN (ขอความทตองการนบ) ตวอยางการใชงาน
Function UPPER
UPPER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษใหเปนตวพมพใหญท�งหมดทกตวอกษร รปแบบ Function UPPER
= UPPER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน
Page 71
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
71
Function LOWER
LOWER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษใหเปนตวพมพเลกท�งหมดทกตวอกษร รปแบบ Function LOWER
= LOWER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน
Function PROPER
PROPER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษตวแรกของคาใหเปนตวพมพใหญสวนตวอกษรท�ไมใชตวแรกใหเปนตวพมพเลก รปแบบ Function PROPER
= PROPER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน
Page 72
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
72
Function LEFT
LEFT เปน Function ท�ทาหนาท� สงกลบอกขระของคาโดยนบลาดบจากซายไปขวาตามจานวนของตาแหนงท�ระบ รปแบบ Function LEFT
= LEFT (ขอความ ; จานวนตาแหนงทระบ) ตวอยางการใชงาน
สามารถนา Function PROPER มาประยกตรวมกบ Function LEFT ไดดงน�
Page 73
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
73
Function CONCATENATE
CONCATENATE (&) เปน Function ท�ใชสาหรบเช�อมขอความเขาดวยกน ซ�งการใชงาน Function น� สวนใหญนยมพมพตว & เพ�อเช�อมขอความตางๆ เขาดวยกน รปแบบ Function CONCATENATE
= CONCATENATE (ขอความ 1 ; ขอความ 2 ; ขอความ… ) หรอรปแบบ Function CONCATENATE (พมพเคร�องหมาย &)
= ขอความ1 & ขอความ2 & ขอความ… ตวอยางการใชงาน
การเช�อมขอความดวยขอความ สวนใหญนยมพมพ & เปนตวเช�อม ซ�งหลกการใชงาน จานวน & เทากบ จานวนขอความท�ตองการนามาเช�อมลบดวย 1
Page 74
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
74
เทคนคการตดตามสตร
การตดตามสตรเปนเคร�องมอท�เตรยมไวสาหรบวตถประสงคเพ�อตดตามสตร ตดตามความผดพลาด ตดตามท�ไปท�มาของสตร แสดงขอคดเหน (Comment) ซ� งเคร�องมอท�ใชสาหรบตดตามสตรสามารถเรยกใชไดดงน�
Calc
คลกเลอกเมน Tools, Detective
• Trace Precedents ใชสาหรบตรวจสอบวา ActiveCell รบคามาจากเซลลใดบาง
• Remove Precedents ใชสาหรบลบเสนลกศร Trace Presidents คร� งละ 1 Step
• Trace Dependents ใชสาหรบตรวจสอบวา ActiveCell สงคาไปยงเซลลใดบาง
• Remove Dependents ใชสาหรบลบเสนลกศร Trace Dependents คร� งละ 1 Step
• Remove All Traces ใชสาหรบลบเสนลกศรทเดยวท�งหมด
• Trace Error ใชสาหรบหาท�ไปท�มาของคาความผดพลาด
• Mark Invalid Data ใชสาหรบตรวจสอบขอมล
• Refresh Traces ใชปรบปรงการตรวจสอบ
• AutoRefrresh ใชปรบปรงการตรวจสอบแบบอตโนมต
Page 75
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
75
Excel
คลกเลอกเมน Tools, Formula Auditing, Show Formula Auditing Toolbar
• เคร�องมอ Error Checking ใชสาหรบตรวจสอบความผดพลาดของสตร
• เคร�องมอ Trace Precedents ใชสาหรบตรวจสอบตรวจสอบวาสงคามาจากท�ใดบาง
• เคร�องมอ Remove President Arrow ใชสาหรบลบลกศร Trace Presidents
• เคร�องมอ Trace Dependents ใชสาหรบตรวจสอบวาสงไปใหใครบาง
• เคร�องมอ Remove Dependent Arrow ใชสาหรบลบลกศร Trace Dependents
• เคร�องมอ Remove All Arrow ใชสาหรบลบเสนลกศรท�งหมด
• เคร�องมอ Trace Error ใชสาหรบหาท�ไปท�มาของคาความผดพลาด
• เคร�องมอ Comment ใชสาหรบเพ�มขอคดเหน
• เคร�องมอ Show watch Windows ใชสาหรบแสดงคาท�อยในเซลล
• เคร�องมอ Evaluate Formula ใชสาหรบดสรปสตร
Page 76
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
76
การปองกนแฟมเอกสาร
แฟมเอกสารหรอสมดงานท�เปนความลบ เพ�อปองกนการเปดด การแกไขขอมล โดยคนท�จะเขามาใชงานตองมรหสผาน หรอเขามาดไดอยางเดยวหามแกไขขอมล เราสามารถปองกนเอกสารหรอสมดงานเหลาน�นไดดวยความสามารถของโปรแกรมดงน�
การปองกนระดบ Workbook
เปนการกาหนดรหสผานเพ�อปองกนการเปดไฟล
Calc
1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน File, Save As… 3. คลกเลอกรายการ Save with password
4. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm
5. คลกปม OK 6. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 4 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนด
ไวออกไป
Page 77
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
77
Excel
1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน File, Save As… 3. คลกเลอกรายการ Tools, General Option 4. ใสรหสผานในชอง Password to open: และ Confirm
5. คลกปม OK 6. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 4 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนด
ไวออกไป
การปองกนระดบ Worksheet
เปนการกาหนดรหสผานเพ�อปองกนการเปล�ยนช�อชต หรอเพ�มชต
Calc
1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน Tools, Protect Document, Document 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm
4. คลกปม OK 5. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 3 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนด
ไวออกไป
Page 78
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
78
Excel
1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Protect Workbook 3. คลกเลอกราย Structure ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm
4. คลกปม OK 5. หากตองการยกเลกรหสผานใหคลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Unprotect Workbook แลว
ใสรหสผานท�เคยกาหนดไว
การปองกนระดบ Cell
เปนการปองกนการแกไขขอมลท�อยใน Cell (กาหนด Cell เปน Read Only)
Calc
1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน Tools, Protect Document, Sheet 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm
4. คลกปม OK
Page 79
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
79
5. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 3 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนดไวออกไป
Excel
1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Protect Sheet… 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm
4. คลกปม OK 5. หากตองการยกเลกรหสผานใหคลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Unprotect Sheet แลวใส
รหสผานท�เคยกาหนดไว
Page 80
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
80
ฐานขอมล
การจดเกบขอมลท�ดถอไดวาเปนส�งท�ควรทา ซ�งคาวาฐานขอมลในท�น� หมายถงขอมลท�ถกจดเกบอยางเปนระเบยบเรยบรอย เหมาะสาหรบการนาขอมลไปใชในการวเคราะห หาผลลพธไดเปนอยางด
ทาความเขาใจกบฐานขอมล
• ฐานขอมลเปนการจดเกบขอมลท�สะดวกสาหรบการสบคน และสรปผลขอมล
• ในฐานขอมลเรยกรายการในแตละคอลมนวา Field เรยกรายการในแตละแถววา Record
• ในตวอยางน� ม Field ท�งหมด 4 Field ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน
• ขอมลพนกงาน 1 คนหมายถงขอมล 1 Record ฐานขอมลในตวอยางนlมจานวน Record ทlงหมด 8 Record
• ฐานขอมลมหวตารางหรอ Field ไดแค 1 แถว เรยกหวตารางวา “Header Row”
• การจดเกบขอมลตองจดเกบแบบตอเน�องกนตลอดหามมแถววาง
ขอดของการจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล
ถาจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล เม�อนาขอมลไปใชงานโปรแกรมจะรจกชวงขอมลโดยอตโนมต โดยเพยงแคเมาสไปคลกเลอกท�เซลลใดกได แตเซลลน�นตองอยในชวงขอมลของฐานขอมล เชน
1. การกรองขอมล (Filter) 2. การจดเรยงขอมล (Sorting) 3. การทารายงานผลรวมยอย (Sub Totals) 4. การทาตารางสรปสาระสาคญ (Data Pilot, PivotTable)
Column หรอ Field
Row หรอ Record
Page 81
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
81
การกรองขอมล (Data Filter)
การกรองขอมล (Data Filter) หรอท�เรยกกนตดปากวา Filter เปนการกรองขอมล การเรยกดขอมล ท�ตองการ ซ�งการใชงานน�นสามารถทาไดงาย และเรว
การกรองขอมล หรอ Filter สามารถทาได 2 วธคอ 1. Auto Filter 2. Advanced Filter
การกรองขอมลดวย Auto Filter
Calc
1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล)
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ
Page 82
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
82
4. ถาตองการกรองขอมลท�รายการใด หรอ Field ใด ใหคลกเมาสท� Dropdown List แลวเลอกรายการ
ท�ตองการ เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง พนกงานบญช
5. ผลลพธจากการกรองขอมลในขอท� 4
6. การคนขอมลกลบสสภาวะเดมใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Remove Filter 7. การยกเลกการกรองขอมลใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter
Page 83
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
83
การกรองขอมลแบบมเง"อนไข การกรองขอมลดวย Auto Filter จะมเง�อนไขเปน “เทากบ” เพยงอยางเดยว ดงน�นถาตองการกรอง
ขอมลแบบมเง�อนไขแบบ มากกวา นอยกวา ไมเทากบ เปนตน จะตองใชการกรองแบบ Standard
การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function OR การกรองขอมลโดยใชฟงชน OR (หรอ) สวนมากจะนาไปใชกบขอความ โดยผเขยนขอยกตวอยาง
การใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�อง 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Standard
6. ปรากฏกรอบโตตอบ Standard Filter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบพนกงานบญช
7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ
Page 84
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
84
8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะมขอมลขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบพนกงานบญช เทาน�น
การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function AND การกรองขอมลโดยใชฟงชน AND (และ) สวนมากจะนาไปใชกบชวงตวเลข โดยผเขยนขอ
ยกตวอยางการใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Standard
6. จะปรากฏกรอบโตตอบ Standard Filter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลท� Field เงนเดอน ท�มคาอยในชวง 9000 ถง 10000สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป
Page 85
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
85
7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ 8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะมขอมลเงนเดอน ท�มคาอยในชวง 9000 ถง 10000
การกรองขอมลแบบ Top 10 การกรองขอมลแบบ Top 10 น� สามารถใชงานไดกบตวเลข เชน ตองการดขอมล 10 อนดบสงสด
หรอ ตองการดขอมล 10 อนดบต�าสด ซ� งข�นตอนการใชงานเปนดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ เชน ตองการด 10 อนดบสงสดท� Units
5. ผลลพธท�ไดเปนดงรป
Page 86
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
86
6. ถาตองการแสดงขอมลท�งหมดใหเลอก All
Page 87
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
87
Excel
1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล)
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ
Page 88
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
88
4. ถาตองการกรองขอมลท�รายการใด ใหคลกเมาสท� Drop Down List แลวเลอกรายการท�ตองการ
เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง พนกงานบญช
5. ผลลพธจากการกรองขอมลในขอท� 4
6. การคนขอมลกลบสสภาวะเดมใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Show All 7. การยกเลกการกรองขอมลใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter
Page 89
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
89
การกรองขอมลแบบมเง"อนไข ปกตการกรองขอมลดวย Auto Filter ตวเลอกจะมเง�อนไขเปน “เทากบ” เพยงอยางเดยว หาก
ตองการกรองขอมลดวยเง�อนไข แบบมากกวา นอยกวา ไมเทากบ เปนตน จะตองใชการกรองขอมลแบบ Custom…
การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function OR การกรองขอมลโดยใชฟงชน OR (หรอ) สวนมากจะนาไปใชกบขอความ โดยผเขยนขอยกตวอยาง
การใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Custom…
6. ปรากฏกรอบโตตอบ Custom AutoFilter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบ พนกงานบญช สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป
7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ
Page 90
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
90
8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะไดขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบ พนกงานบญช
การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function AND การกรองขอมลโดยใชฟงชน AND (และ) สวนมากจะนาไปใชกบชวงของตวเลข โดยผเขยนขอ
ยกตวอยางการใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Custom…
6. จะปรากฏกรอบโตตอบ Custom AutoFilter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชนตองการกรองขอมลเฉพาะเงนเดอนท�อยในชวง 9000 ถง 10000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป
Page 91
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
91
7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ 8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะไดขอมลเฉพาะเงนเดอนท�อยในชวง 9000 ถง 10000
การกรองขอมลแบบ Top 10 การกรองขอมลแบบ Top 10 น� สามารถใชงานไดกบตวเลข เชน ตองการดขอมล 10 อนดบสงสด
หรอ ตองการดขอมล 10 อนดบต�าสด ซ� งข�นตอนการใชงานเปนดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ
4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ เชน ตองการด 10 อนดบสงสดท� Units
Page 92
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
92
5. ผลลพธท�ไดเปนดงรป
6. ถาตองการแสดงขอมลท�งหมดใหเลอก All
Page 93
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
93
การกรองขอมลดวย Advanced Filter
การกรองขอมลท�ผานมาสามรถกาหนดเง�อนไขสงสดไดแค 3 เง�อนไขตอ 1 Field ถาตองการกรองขอมลมากกวา 3 เง�อนไข ตองใช Advanced Filter
การกรองขอมลแบบ Advanced Filter ตองกาหนดพ�นท� 3 สวนดวยกนคอ 1. Data Range ชวงขอมลตนฉบบ 2. Criteria Range ชวงสาหรบกาหนดเง�อนไข
• การกาหนดเง�อนไขท�อยแถวเดยวกน จะหมายถง “และ (And)”
• การกาหนดเง�อนไขท�อยคนละแถวกน จะหมายถง “หรอ (Or)” 3. Result Range ชวงแสดงผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด
*** ในชวง Criteria กบ Result ใหคดลอกหวตารางของ Data Range ไปวางไวดวยนะ
Calc
ข�นตอนการกรองขอมลแบบ Advanced Filter 1. กาหนดพ�นท�ท�ง 3 สวน โดยคดลอกหวตารางจากขอมลตนฉบบไปไวในสวน เง�อนไข กบ
ผลลพธ
2. กาหนดเง�อนไขในชวง Criteria Range ตวอยางเชน ตองการด Field เงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรปดงรป
Page 94
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
94
• การพมพเง�อนไขบรรทดแรกตองตดกบหวตาราง
• เง�อนไขท�อยแถวเดยวกน (บรรทดเดยวกน) หมายถง การใช Function AND
• เง�อนไขท�อยคนละแถว หมายถง การใช Function OR
• การพมพเง�อนไขมากกวา 1 เง�อนไข เง�อนไขตองอยตดกน หามเวนแถว (โปรแกรมจะมองเซลลวางเปนคาวา ขอมลท�งหมด)
3. คลกเมาสเซลลใดกไดในชวง Data Range (ขอมลตนฉบบ) 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Advanced Filter ปรากฏกรอบโตตอบ Advanced Filter
5. รายการ Read filter criteria From ใหไปเลอกชวงเง"อนไขทlงหมดรวมทlงหวตารางดวย (ตองเลอกใหพอดกบชวงเง�อนไขท�กาหนด)
6. คลกเลอกรายการ Copy result to เพ�อไปเลอกเฉพาะหวตารางในชวง Result Range 7. คลกปม OK 8. สงเกตดผลลพธจะไดขอมลของเงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000
พมพเง"อนไขแบบนl
เลอกชวงเง"อนไข
เลอกชวงผลลพธ
Page 95
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
95
Excel
การกรองขอมลท�ผานมาสามรถกาหนดเง�อนไขสงสดไดแค 2 เง�อนไขตอ 1 Field ถาตองการกรองขอมลมากกวา 2 เง�อนไข ตองใช Advanced Filter
การกรองขอมลแบบ Advanced Filter ตองกาหนดพ�นท� 3 สวนดวยกนคอ 1. Data Range ชวงขอมลตนฉบบ 2. Criteria Range ชวงสาหรบกาหนดเง�อนไข
• การกาหนดเง�อนไขท�อยแถวเดยวกน จะหมายถง “และ (And)”
• การกาหนดเง�อนไขท�อยคนละแถวกน จะหมายถง “หรอ (Or)” 3. Result Range ชวงแสดงผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด
*** ในชวง Criteria กบ Result ใหคดลอกหวตารางของ Data Range ไปวางไวดวยนะ
ข�นตอนการกรองขอมลแบบ Advanced Filter 1. กาหนดพ�นท�ท�ง 3 สวน โดยคดลอกหวตารางจากขอมลตนฉบบไปไวในสวน เง�อนไข กบ ผลลพธ
2. กาหนดเง�อนไขในชวง Criteria Range ตวอยางเชน ตองการด Field เงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรปดงรป
Page 96
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
96
• การพมพเง�อนไขบรรทดแรกตองตดกบหวตาราง
• เง�อนไขท�อยแถวเดยวกน (บรรทดเดยวกน) หมายถง การใช Function AND
• เง�อนไขท�อยคนละแถว หมายถง การใช Function OR
• การพมพเง�อนไขมากกวา 1 เง�อนไข เง�อนไขตองอยตดกน หามเวนแถว (โปรแกรมจะมองเซลลวางเปนคาวา ขอมลท�งหมด)
3. คลกเมาสเซลลใดกไดในชวง Data Range (ขอมลตนฉบบ) 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Advanced Filter ปรากฏกรอบโตตอบ Advanced Filter ดงรป
• List range: ชวงขอมลตนฉบบ (ปกตโปรแกรมเลอกใหโดยอตโนมตอยแลว)
• Criteria range: ใหไปเลอกชวงเง�อนไขท�พมพไวท �งหมด
• Copy to: เลอกชวงของผลลพธ
5. คลกปม OK 6. สงเกตดผลลพธจะไดขอมลของเงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000
พมพเง"อนไขแบบนl
Page 97
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
97
การจดเรยงขอมล (Sorting)
เม�อตองการนาขอมลตนฉบบมาเปนสารสนเทศ มความจาเปนท�จะตองจดเรยงขอมล เพ�อจดขอมลเปนหมวดหม เพ�อความเปนระเบยบเรยบรอย ซ�งการจดเรยงขอมลใน Calc อาจจะมปญหาอยบาง ถาหากวาทาแลวเกดปญหา ใหทาซ�าอกคร� งกอาจจะชวยแกปญหาได
Calc
ข�นตอนการจดเรยงขอมล 1. คลกเซลลใดกได ท�อยในชวงขอมล
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort
• Sort by เง�อนไขท� 1 จดเรยงตามตาแหนง
• Then by เง�อนไขท� 2 ถาหากวา เง�อนไขท� 1 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามภมลาเนา
• Then by เง�อนไขท� 3 ถาหากวา เง�อนไขท� 2 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามเงนเดอน
• Ascending เรยงจากนอยไปมาก (0-9, A-Z, ก-ฮ)
Page 98
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
98
• Descending เรยงจากมากไปนอย (9-0, Z-A, ฮ-ก)
3. คลกปม OK 4. ผลลพธท�ไดปรากฏดงรป (สงเกตดผลลพธจะตรงตามเง�อนไขท�ระบในขอท� 2)
การจดเรยงขอมลตามลาดบความสาคญ การจดเรยงในหวขอท�ผานมาเปนการจดเรยง จากมากไปนอย จากนอยไปมาก ซ�งในบางคร� งอาจจะ
มความจาเปนท�ตองการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ดงน�นในหวขอน� ผเขยนขอแนะนาการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ตามตวอยางตอไปน� ตวอยาง
ตองการจดเรยงขอมลตาม ตาแหนง โดยเรยงขอมลจากตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล สามารถทาไดตามข�นตอนตอไปน�
1. สรางรายการท�ตองการจดเรยงตามลาดบความสาคญ โดยเขาท�เมน Tools, Options, OpenOffice.org Calc, Sort Lists, New
2. เม�อกาหนดรายการเสรจแลวใหคลกปม OK 3. ตอไปใหเลอกชวงขอมลท�ตองการจดเรยง
1. ปอนรายการแบบนl
2. คลกปม Add
3. สรางรายการเสรจแลว
Page 99
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
99
4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort 5. ท�บตรรายการ Sort Criteria ตรง Sort by เลอกช�อField ตาแหนง
6. คลกบตรรายการ Options คลกเลอก Custom sort order เปน พนกงานบญช, ชางเทคนค, เซลล
7. คลกปม OK 8. ผลลพธท�ไดจะเรยงตาม ตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล
Page 100
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
100
Excel
ข�นตอนการจดเรยงขอมล 1. คลกเซลลใดกไดท�อยในชวงขอมล
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort
• Sort by เง�อนไขท� 1 จดเรยงตามตาแหนง
• Then by เง�อนไขท� 2 ถาหากวา เง�อนไขท� 1 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามภมลาเนา
• Then by เง�อนไขท� 3 ถาหากวา เง�อนไขท� 2 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามเงนเดอน
• Ascending เรยงจากนอยไปมาก (0-9, A-Z, ก-ฮ)
• Descending เรยงจากมากไปนอย (9-0, Z-A, ฮ-ก)
3. คลกปม OK
Page 101
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
101
4. ผลลพธท�ไดปรากฏดงรป (สงเกตดผลลพธจะตรงตามเง�อนไขท�ระบในขอท� 2)
การจดเรยงขอมลตามลาดบความสาคญ การจดเรยงในหวขอท�ผานมาเปนการจดเรยง จากมากไปนอย จากนอยไปมาก ซ�งในบางคร� งอาจจะ
มความจาเปนท�ตองการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ดงน�นในหวขอน� ผเขยนขอแนะนาการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ตามตวอยางตอไปน� ตวอยาง
ตองการจดเรยงขอมลตาม ตาแหนง โดยเรยงขอมลจากตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล สามารถทาไดตามข�นตอนตอไปน�
1. สรางรายการท�ตองการจดเรยงตามลาดบความสาคญ โดยเขาท�เมน Tools, Options, custom Lists
2. เม�อกาหนดรายการเสรจแลวใหคลกปม OK 3. ตอไปใหเลอกชวงขอมลท�ตองการจดเรยง 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort
1. ปอนรายการแบบนl
2. คลกปม Add
3. สรางรายการเสรจแลว
Page 102
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
102
5. ตรง Sort by เลอกช�อField ตาแหนง
6. คลกปม Options 7. First key sort order เลอกรายการท�กาหนดไวในท�น� คอ พนกงานบญช, ชางเทคนค, เซลล
8. คลกปม OK 9. ผลลพธท�ไดจะเรยงตาม ตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล
Page 103
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
103
การสรปขอมล
การสรปขอมลแบบ Group and Outline
Outline หรอ โครงราง มประโยชนในการสรปผลขอมลเปนกลมๆ เพ�อสะดวกในการเลอกดขอมล สามารถปรบเปล�ยนมมมอง และกาหนดไดวาจะใหมการแสดงหรอซอนขอมลไดตามตองการ แตกอนท�จะใชคาส�งเพ�อสราง Outline จะตองมการใสสตรคานวณเพ�อสรปขอมลเปนกลมๆ เสยกอน ไมเชนน�นจะไมสามารถสราง Outline ได
Calc
การสราง Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Outline, AutoOutline จะปรากฏผลดงรป
• Level Bars แสดงถงกลมขอมลในระดบเดยวกน เม�อคลกลงบนเสนจะเปนการซอนกลมท� Level Bar อางถงอย
• Level Symbol เปนปมสญลกษณแสดงระดบของเสนโครงราง สามารถคลกเพ�อใหขอมลในระดบน�นๆ แสดงออกมาท�งหมด
• Show Detail เปนปมเคร�องหมายบวก ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงออกมา และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายลบ (Hide Detail)
Level Symbol Show Detail Hide Detail
Level Bars
Page 104
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
104
• Hide Detail เปนปมเคร�องหมายลบ ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงถกซอน และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายบวก (Show Detail)
การยกเลก Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Outline, Remove
Excel
การสราง Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Group and Outline, AutoOutline จะปรากฏผลดงรป
• Level Bars แสดงถงกลมขอมลในระดบเดยวกน เม�อคลกลงบนเสนจะเปนการซอนกลมท�
Level Bar อางถงอย
• Level Symbol เปนปมสญลกษณแสดงระดบของเสนโครงราง สามารถคลกเพ�อใหขอมลในระดบน�นๆ แสดงออกมาท�งหมด
• Show Detail เปนปมเคร�องหมายบวก ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงออกมา และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายลบ (Hide Detail)
• Hide Detail เปนปมเคร�องหมายลบ ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงถกซอน และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายบวก (Show Detail)
การยกเลก Group and Outline
Level Symbol Show Detail Hide Detail
Level Bars
Page 105
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
105
1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Group and Outline, Clear Outline
การสรปขอมลแบบ Sub Totals
Sub Total เปนการนาความสามารถในการจดเรยงขอมล มาผสมผสานกบความสามารถในการคานวณดวย Function ตางๆ เชน Sum, Count, Average ซ�งชวยใหการสรปขอมลทาไดอยางสะดวกรวดเรวโดย Calc จะคานวณใหโดยอตโนมต อกท�ง Calc ยงแถม Outline มาใหเพ�อสะดวกในการเลอกดขอมล การหาผลรวมยอยมข�นตอนดงน�
Page 106
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
106
Calc
1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sub-Totals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals
4. Group by เลอก Field ท�ตองการจดกลม (การจดเรยง) เชน เลอก State เพ�อสรปกลมขอมลใน State
5. Calculate subtotals for เลอก Field ท�ตองการคานวณ เชน ตองการใช Function SUM กบ Field เงนเดอน
6. Use function เลอก Function ท�ตองการใชในการคานวณ 7. คลกปม OK 8. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล
Page 107
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
107
9. ทดลองคลกดท� Outline Level 2 จะไดผลดงรป
10. การยกเลกการทา Sub Total ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotal, คลกปม Delete
การหาผลรวมยอยมากกวา 1 กลม 1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals
4. ท�บตรรายการ 1st Group ใหเลอกFieldท�ตองการจดเรยงขอมล ลาดบท� 1
Page 108
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
108
5. ท�บตรรายการ 2st Group ใหเลอกFieldท�ตองการจดเรยงขอมล ลาดบท� 2
6. คลกปม OK 7. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล
ใหคลกท� Outline Level 3 จะไดผลดงรป
Page 109
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
109
Excel
1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals
• At each change in: เลอก Field ท�ตองการจดกลม (การจดเรยง) เชน เลอก State เพ�อสรปกลมขอมลใน State
• Use function: เลอก Function ท�ตองการใชในการคานวณ
• Add subtotals to: เลอก Field ท�ตองการคานวณ เชน ตองการใช Function SUM กบ Field เงนเดอน
• คลกปม OK เพ�อดผลลพธ
4. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล
Page 110
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
110
5. ทดลองคลกดท� Outline Level 2 จะไดผลดงรป
6. การยกเลกการทา Sub Total ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotal, คลกปม Remove All
การหาผลรวมยอยมากกวา 1 กลม 1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals 4. กาหนดคา Subtotal กลมท� 1 ดงตวอยาง เสรจแลวคลกปม OK
5. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals อกคร�ง
Page 111
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
111
6. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals 7. กาหนดคา Subtotal กลมท� 2 ดงตวอยาง เสรจแลวคลกปม OK
8. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมลทดลองคลกดท� Outline Level 3 จะไดผลดงรป
Page 112
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
112
การสรปขอมลแบบ Consolidate
ตารางสรปขอมล (Consolidate) เปนการนาขอมลจากหลายๆ ตารางมาคานวณเพ�อสรปขอมล ซ�งแหลงของตารางขอมลท�จะนามาคานวณเพ�อหาผลสรป สามารถนามาจาก Worksheet เดยวกน ตาง Worksheet หรอตาง Workbook กได และ Function ท�นามาคานวณกเปน Function ท�นยมใชงานหลาย Function นอกจากน�นในตารางสรปโปรแกรมยงแถม Outline มาใหอกดวย
Calc
Consolidate ใน Worksheet เดยวกน ในกรณน�ตารางท�งหมดอยใน Wroksheet เดยวกน แลวตองการนาขอมลในตารางท�งหมดมา
รวมกนท�ตาราง Summary ตารางเดยว เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขออธบายตามตวอยางดงตอไปน� โดยตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยใน Worksheet เดยวกน สามารถทาไดดงข�นตอนตอไปน�
1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary
Page 113
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
113
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป
• Function เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล
• Consolidate ranges จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)
• Source data range เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add
• Copy results to เลอกตาราง Summary
3. คลกปม More
• Row labels เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน
• Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง
• Link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)
Page 114
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
114
4. เมอกาหนดเสรจคาเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป
Consolidate ตาง Worksheet ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยตาง Worksheet กน สามารถทาไดเชน
เดยวกบ Consolidate Worksheet แตถาอยากจะทราบวาแตกตางกนอยางไร ตดตามดตวอยางไดเลย 1. สรางตารางสรปผลโดยคดลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary
Page 115
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
115
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป
• Function เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล
• Consolidate ranges จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)
• Source data range เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add
• Copy results to เลอกตาราง Summary
5. คลกปม More
• Row labels เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน
• Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง
• Link to source data เ ลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)
6. เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป
Excel
Consolidate ใน Worksheet เดยวกน
Page 116
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
116
ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยใน Worksheet เดยวกน สามารถทาไดดงน�
1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป
• Function: เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล
• Reference: เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add
• All references: จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด) 3. Use label in
• Top row เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน
• Left Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง
Page 117
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
117
• Create link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)
4. เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป
Consolidate ตาง Worksheet ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยตาง Worksheet กน สามารถทาไดเชน
เดยวกบ Consolidate Worksheet เดยวกน 1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary
Page 118
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
118
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป
• Function: เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล
• Reference: เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add
• All references: จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)
5. Use label in
• Top row เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน
• Left Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง
• Create link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)
• เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป
Page 119
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
119
ตารางสรปสาระสาคญ
การสรปขอมล ออกมาเปนรายงานสามารถทาได 2 วธ คอ การทาตารางสรปสาระสาคญ กบ การสรปรายงานในรปแบบกราฟ ในหวขอน� จะกลาวถง การทารายงานสรปสาระสาคญ ซ�งมความนาสนใจและเหมาะสาหรบการสรปงานเพราะทาไดงายและรวดเรว ท�งเร�องของการคานวณผลลพธอตโนมต, การสรปขอมลเปนกลมๆ การกรองขอมล เปนตน
ความสามารถของตารางสรสาระสาคญ 1. สรปขอมลเปนตารางในรปแบบอตโนมต 2. สรปขอมลเปนกราฟไดอยางรวดเรว 3. สรปขอมลจากหลายๆ Worksheet ได (Consolidate) 4. สรปขอมลจากฐานขอมลได (Get External Data) 5. นาคณสมบต Filter, Sort, Subtotal, Consolidate, Group, Formula Calculate Filed และ
อ�นๆ ท�นาสนใจมาใหเลอกใชงานอกมากมาย
Calc (Data Pilot)
การสรางตารางสรปสาระสาคญ 1. เตรยมขอมลท�ตองการ ดงรป
2. คลกเซลลใดกไดในชวงตารางขอมล 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start เลอก Current selection ดงรป
Page 120
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
120
4. คลกปม OK 5. ปรากฏกรอบโตตอบ Layout เพ�อเลอก Field ท�ตองการนามาสรปดขอมล โดยตวอยางน� ม
Field ท�งหมด 4 Fields ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน
• Page Fields การกรองขอมลดคร�งละ1 กลมรายการ (ดคร�งละหนา)
• Column Fields Field ท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวต�ง
• Row Fields Field ท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวนอน
• Data Fields Field ท�ตองการแสดงผลลพธคานวณ สวนมากใชกบ Field ท�เปนตวเลข
Page 121
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
121
6. เลอก Field ท�ตองการสรปดขอมลมาวางท� Layout ดงเชนตวอยาง
7. คลกปม OK 8. ตารางสรปขอมลสาระสาคญจะปรากฏดานลางของขอมลตนฉบบ
• สามารถกรองขอมล (Filter) เฉพาะตาแหนงท�ตองการไดโดยคลกเลอก Drop Down List ท�ตาแหนงแลวเลอกตาแหนงท�ตองการ
• ถาตองการกรองขอมลแบบมเง�อนไขใหดบเบลคลกท� Filter หลงจากน�นสามารถกาหนดเง�อนไขเชนเดยวกบเร�อง การกรองขอมลแบบมเง�อนไข
โปรแกรมจะใส Function SUM ใหอตโนมต
สามารถเลอกดขอมลได
ผลรวมทlงหมด
Page 122
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
122
การเปล"ยน Layout 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญท�สรางไวในหวขอท�ผานมา 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start
• หากตองการลบFieldใด ใหคลกท�Fieldน�นคางไวแลวลากออกไปจาก Layout
• หากตองการเพ�มField กสามารถทาไดโดยคลกเลอกFieldน�นคางไวแลวลากไปวาง ณ ตาแหนง Layout ท�ตองการ
3. ผลลพธจากการเปล�ยน Layout
เปล�ยนจาก ตาแหนง เปน ภมลาเนา
สามารถเลอกดขอมลได
ผลรวมทlงหมด
Page 123
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
123
การเปล"ยน Function การคานวณ 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญท�สรางไวในหวขอท�ผานมา 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start
3. หากตองการเปล"ยนหรอเพ"ม Function การคานวณใหดบเบลคลกท�
• ตวอยางน� เปล�ยนจาก Function SUM เปน Function MAX
ดบเบลคลกตรงนl
เลอก Function ตรงนl
Page 124
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
124
4. เสรจแลวคลก OK จะไดผลลพธดงรป
การ Update ขอมล 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Refresh
การลบตารางสรปสาระสาคญ 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Delete
Excel (Pivot Table)
การสรางตารางสรปสาระสาคญ 1. เตรยมขอมลท�ตองการ ดงรป
คาสงสดของตวอยางนlคอ 12000
Page 125
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
125
2. คลกเซลลใดกไดในตารางขอมล 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, PivotTable and PivotChart Report 4. Step 1 of 3 เพ�อเลอกแหลงขอมลท�ตองการดงรป
• Microsoft Excel list or database: เลอกแหลงขอมลท�อยในโปรแกรม Excel ในลกษณะฐานขอมล
• External data source: เลอกแหลงขอมลจากภายนอก
• Multiple consolidation ranges: เลอกแหลงขอมลจากหลายๆ ตาราง
• Pivot Table: ตองการสรปขอมลออกมาในรปแบบตารางรางสาระสาคญ
• PivotChart report (with PivotTable report): ตองการสรปขอมลออกมาในรปแบบตารางรางสาระสาคญพรอมกบกราฟ
5. Step 2 of 3 เลอกชวงขอมลท�งหมดท�ตองการ ซ�งปกตโปรแกรม Excel เลอกใหโดยอตโนมตอย
แลว คลกปม Next ไดเลย
6. คลกปม Layout เพ�อกาหนดฟลดท�ตองการนาไปสรป (ข�นตอนน�สาคญท�สด เพราะเปนการเลอก
ขอมลท�ตองการนาไปสรปน�นเอง) โดยตวอยางน� ม Field ท�งหมด 4 Fields ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน
Page 126
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
126
• Page Fields การกรองขอมลดคร�งละ 1 กลมรายการ (ดคร�งละหนา)
• Column Fields Fieldท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวต�ง
• Row Fields Fieldท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวนอน
• Data Fields Fieldท�ตองการแสดงผลลพธคานวณ สวนมากใชกบตวเลข
7. เลอก Field ท�ตองการสรปดขอมลมาวางท� Layout ดงเชนตวอยาง
8. เม�อวาง Layout เสรจแลวใหคลกปม OK
โปรแกรมจะใส Function SUM ใหอตโนมต
Page 127
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
127
9. Step 3 of 3 กาหนดวาจะนาตารางสรปสาระสาคญไปไวท�ไหน
• New worksheet วางไวท�ชตใหม
• Existing worksheet วางไวในชตปจจบน 10. คลกปม Finish ไดผลลพธตารางสรปสาระสาคญดงรป
สามารถเลอกดขอมลได
ผลรวมทlงหมด
Page 128
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
128
การเปล"ยน Layout 1. เปดใชงานเคร�องมอ Pivot Table โดยคลกเลอกเมนคาส�ง View, Toolbars, Pivot Table
2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table ท�สรางไวกอนหนาน� 3. คลกปม Pivot Table คลกเลอกเมนคาส�ง Wizard… 4. คลกปม Layout 5. กาหนด Layout ใหมตามตองการ
• ตองการลบ Field ใด ใหคลกท� Field น�นคางไวแลวลากออกไปจาก Layout
• หากตองการเพ�ม Field กสามารถทาไดโดยคลกเลอก Field น�นคางไวแลวลากไปวาง ณ ตาแหนง Layout ท�ตองการ
6. ผลลพธจากการเปล�ยน Layout
เปล�ยนจาก ตาแหนง เปน ภมลาเนา
สามารถเลอกดขอมลได
ผลรวมทlงหมด
Page 129
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
129
การเปล"ยน Function การคานวณ 1. เปดใชงานเคร�องมอ Pivot Table โดยคลกเลอกเมนคาส�ง View, Toolbars, Pivot Table
2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table ท�สรางไวกอนหนาน� 3. คลกปม Pivot Table คลกเลอกเมนคาส�ง Wizard… 4. คลกปม Layout 5. หากตองการเปล"ยนหรอเพ"ม Function การคานวณใหดบเบลคลกท�
6. ตวอยางน� เปล�ยนจาก Function SUM เปน Function MAX ไดผลลพธดงรป
การ Update ขอมล 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกขวา 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Refresh Data
การลบตารางสรปสาระสาคญ
ดบเบลคลกตรงนl
เลอก Function ตรงนl
คาสงสดของตวอยางนlคอ 12000
Page 130
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
130
1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกขวา 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Select, Entire Table 4. คลกขวา 5. คลกเลอกเมนคาส�ง Delete
Page 131
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
131
การสรางกราฟ
โปรแกรมประเภทตารางงาน หรอ Spreadsheet เปนโปรแกรมท�มความสามารถอนหลากหลายไมวาจะเปนการคานวณ การบรหารขอมล การวเคราะหสรปผลขอมล หรอแมแตการสรปขอมลดวยกราฟ โปรแกรมประเภทตารางงาน หรอ Spreadsheet กสามารถทาไดดทเดยว ไมเฉพาะสรปขอมลในรปแบบกราฟเทาน�น ยงสามารถวเคราะหขอมลในรปแบบกราฟไดอกดวย
เน�องจากกราฟมรปแบบท�หลากหลาย และแตละรปแบบกข�นอยกบขอมลดวย ดงน�นกอนท�จะสรางกราฟจงควรทาความเขาใจกอนวากราฟมก�ชนด แตละชนดเหมาะกบขอมลประเภทใด และสวนประกอบของกราฟมอะไรบาง เพ�อเปนบนไดในการสรางกราฟท�ถกตองตอไป
สวนประกอบของกราฟ
• ช�อกราฟ (Chart Title) คอช�อหรอหวเร�องของกราฟ
• แกน (Axis) คอ เสนแนวอางอง ถาเปนกราฟ 2 มต จะมแกน X ใชแสดงหมวดหรอชนดของขอมลในแนวนอน กบ Y ใชแสดงคาของขอมล(แนวต�ง) สวนกราฟ 3 มตจะเพ�มคาแกนลก (Z) เปนคาของขอมลอกคาหน�ง
• ช�อแกน (Axis Title) คอ คาอธบายแกน
• เสนกรด (GridLine) คอ เสนท�ต�งฉากกบแกนตางๆ เพ�อดขอมลไดสะดวกข�น
• ชดขอมล (Data Series) คอ กลมตวเลขท�เปนคาของส�งเดยวกน
• Legend คอ คาอธบาย เพ�อใหทราบวาสและลวดลายแตละแบบในกราฟใชทาขอมลอะไร
Page 132
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
132
ชนดของกราฟ
กราฟแทงแนวต�ง (Column) เปนกราฟท�นยมใชงานมากท�สด เพราะสามารถเปรยบเทยบใหเหนความแตกตางของขอมลไดอยางชดเจนและงายตอการทาความเขาใจ
กราฟแทงแนวนอน (Bar) เปรยบเทยบใหเหนความแตกตางของขอมลทางดานเวลา, ระยะทาง
กราฟเสน (Line) แสดงคาของขอมลและแนวโนมภายในชวงระยะเวลาหน�ง
กราฟวงกลม (Pie) แสดงความสมพนธระหวางขอมลแตละคากบผลรวมของขอมลท�งหมด
กราฟ XY (XY Scatter) แสดงความสมพนธระหวางตวเลข 2 กลม เพ�อการวเคราะหแบบเชงเสน
กราฟพ�นท� (Area) คลายกราฟเสน แตจะแสดงใหเหนผลรวมและแนวโนมผลรวมของขอมลท�งหมด
กราฟรปโดนท (Doughnut) คลายกราฟวงกลมแตซบซอนกวา เพราะสามารถเปรยบเทยบขอมลต�งแต 2 ชดไดดวย
กราฟเรดาร (Radar) แสดงความสมพนธระหวางขอมลแตละชดในรปของขอบเขตพ�นท� ท�ขอมลชดน�นๆ ครอบครองโดยขอมลแตละชดมจดศนยกลางรวมกน
Page 133
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
133
กราฟพ�นผว (Surface) ใชหาจดสมดลยของผลลพธจากตวแปร 2 ตว โดยตวหน�งอยทางแกน X และตวหน�งอยทางแกน Y พ�นผวในกราฟท�มสเดยวกน คอจดท�มความสมพนธระหวางตวแปรท�ง 2 ใหผลลพธออกมาเทาหรอใกลเคยงกน
กราฟฟองสบ (Bubble) คลายกบกราฟ XY (Scatter) แตมตวแปรไดเพยง 3 ตว โดยตวท� 3 จะแสดงดวยขนาดของฟองสบ
กราฟหน (Stock) เรยกอกอยางวากราฟ High-Low-Close เปนกราฟท�ใชแสดงความเปล�ยนแปลงของขอมลใดๆ ท�ประกอบไปดวยคาสงสด ต�าสดและคาอ�นๆ อกคาหน�ง ณ แตละจดของเวลาภายในชวงเวลาหน�งโดยมากมกใชกบราคาหนเพราะสามารถแสดงราคาสงสดต�าสด และราคาปดไดด
กราฟแทงรปทรงกระบอก (Cylinder) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงกระบอกแทน
กราฟแทงรปทรงกรวย (Cone) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงกรวยแทน
กราฟแทงรปปรามด (Pyramid) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงปรามดแทน
Page 134
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
134
การสรางกราฟดวยวธลด
Calc
1. เลอกชวงขอมลท�ตองการรางกราฟ
2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart 3. คลกปม Create จะปรากฏกราฟแทงแนวต�งอตโนมต
Page 135
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
135
Excel
1. เลอกชวงขอมลท�ตองการรางกราฟ
2. กดปม <F11> จะปรากฏกราฟแทงแนวต�งอตโนมต
การสรางกราฟแบบ Step by Step
Calc
1. เลอกชวงขอมลท�ตองการสรางกราฟ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart 3. Step ท� 1
• Range แสดงชวงขอมลสาหรบนามาสรางกราฟ
• First row as label กาหนดแถวแรก เปนคาอธบายกราฟหรอไม
กาหนดวาจะสรางกราฟไวท"ชตไหน
Page 136
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
136
• First row as label กาหนด คอลมนแรก เปนคาอธบายกราฟหรอไม
• คลกปม Next เพ�อไปยง Step ท� 2
4. Step ท� 2 เลอกประเภทของกราฟท�ตองการสราง
• Rows/ Column กาหนดวา จะนาขอมลจากแถว หรอ คอลมนมา
แสดงเปนแทงกราฟ
• Show text elements in preview แสดงตวอยางรายละเอยดของกราฟหรอไม
5. Step ท� 3 เลอกประเภทยอยของกราฟจากท�เลอกใน Step ท� 2
• Grid lines กาหนดเสนกรดเพ�อชวยในการดขอมลในแกน X แกน Y หรอไม
• คลกปม Next เพ�อไปยง Step ท� 4
Page 137
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
137
6. Step ท� 4 เปนการกาหนดรายละเอยดของกราฟ เชน ช�อกราฟ คาอธบายแกนกราฟ
• Chart title ต�งช�อกราฟ
• Legend แสดงคาอธบายวาแทงกราฟแตละสหมายถงอะไร
• X axis ต�งช�อแกน X
• Y axis ต�งช�อแกน Y
7. คลกปม Create จะปรากฏกราฟตามคาท�กาหนด
Excel
1. เลอกชวงขอมลท�ตองการสรางกราฟ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart
Page 138
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
138
3. Step ท� 1
• Standard Types เลอกชนดของกราฟ
• Custom Types กาหนดชนดของกราฟเพมเตม
• Press and Hold to view sample คลกเพ�อดตวอยางกราฟท�เลอก
Page 139
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
139
4. Step ท� 2 กาหนดแหลงขอมลท�จะนามาสรางกราฟ
• Data range แสดงชวงขอมลสาหรบนามาสรางกราฟ
• Series in: Rows นาขอมลในแนวนอนมาเปนแทงกราฟ
• Series in: Column นาขอมลในแนวต�งมาเปนแทงกราฟ
5. Step ท� 3 เปนการกาหนดรายละเอยดของกราฟ เชน ช�อกราฟ, คาอธบายแกนกราฟ
Page 140
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
140
• Chart title ต�งช�อกราฟ
• Category (X) axis ต�งช�อแกน X
• Category (Y) axis ต�งช�อแกน Y
• Gridlines กาหนดเสนกรดเพ�อชวยใหดขอมลไดงายข�น
• Legend แสดงคาอธบายวาแทงกราฟแตละสหมายถงอะไร
• Data Labels กาหนดใหคาตวเลขปรากฏบนแทงกราฟหรอไม
• Data Table นาตารางขอมลไปแสดงรวมกบกราฟดวยหรอไม
6. Step ท� 4 กาหนดวาจะนากราฟไปวางไวท�ไหน
• As new sheet: นากราฟไปวางไวท�ชตใหม
• As object in: นากราฟไปวางไวท�เดยวกบขอมลของกราฟ
7. คลกปม Finish จะปรากฏกราฟตามท�กาหนด
Page 141
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
141
การแกไข/ตกแตงกราฟ
Calc
1. การจดการกราฟทาไดเชนเดยวกบรปภาพ เชน การยอ/ขยาย การยายตาแหนง 2. เน�องจากกราฟประกอบดวยสวนประกอบยอยหลายๆ สวน ดงน�นหากตองการแกไขหรอตกแตง
ตรงสวนไหน ใหดบเบลคลกตรงสวนท�ตองการแกไขไดเลย 3. เพ�อใหเกดความสะดวกในการแกไขหรอตกแตงกราฟใหเรยกเคร�องมอ จดการกราฟข�นมา
• เรยกเคร�องมอออกมาโดยการ ดบเบลคลกท"รปกราฟ จะปรากฏเคร�องมอจดการกราฟข�นมาดงรป
� กาหนดใหโชว/ซอน ช�อกราฟ ช�อแกน คาอธบายแทงกราฟ คาอธบายแทงกราฟ เสนกรด
� เปล�ยนมมมองของกราฟเปน 2 มต หรอ 3 มต � เปล�ยนชนดของกราฟเปนชนดอ�นๆ เชน กราฟเสน กราฟวงกลม ฯลฯ
Page 142
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
142
Excel
1. การจดการกราฟทาไดเชนเดยวกบรปภาพ เชน การยอ/ขยาย การยายตาแหนง 2. เน�องจากกราฟประกอบดวยสวนประกอบยอยหลายๆ สวน ดงน�นหากตองการแกไขหรอตกแตง
ตรงสวนไหน ใหดบเบลคลกตรงสวนท�ตองการแกไขไดเลย 3. เพ�อใหเกดความสะดวกในการแกไขหรอตกแตงกราฟใหเรยกเคร�องมอ จดการกราฟข�นมา
• เรยกเคร�องมอออกมาโดยการ คลกท"รปกราฟ หรอ คลกเลอกเมนคาส"ง View, Toolbars, Chart จะปรากฏเคร�องมอจดการกราฟข�นมาดงรป
� เลอกสวนของกราฟท�ตองการแกไข หรอตกแตง
� ปรบแตงคณสมบตของกราฟในสวนท�เลอก เชน เปล�ยนส เปล�ยนฟอนต ฯลฯ
� เปล�ยนชนดของกราฟเปนชนดอ�นๆ เชน กราฟเสน กราฟวงกลม ฯลฯ
� กาหนดใหโชว/ซอนคาอธบายแทงกราฟ
� กาหนดใหนาตารางขอมลมาแสดงรวมกบกราฟหรอไม
การลบกราฟ
Calc
1. คลกเลอกพ�นท�กราฟ 2. กดปม <Delete>
Excel
การลบกราฟสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc
Page 143
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
143
การส"งพมพ
การต�งคาหนากระดาษ
Calc
1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Page… 3. เลอกบตรรายการ Page
• Paper Format กาหนดขนาดกระดาษท�ใชพมพ
• Margins กาหนดระยะขอบกระดาษกบเน�อหา
• Table alignment กาหนดตารางใหอยก�งกลางแนวต�ง/แนวนอน
Page 144
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
144
Excel
1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup… 3. เลอกบตรรายการ Page
• Paper Size กาหนดขนาดกระดาษท�ใชพมพ
• Orientation กาหนดกระดาษเปนแนวต�ง หรอแนวนอน
กาหนดระยะขอบกระดาษกบเนlอหา
Page 145
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
145
การกาหนด Header/Footer
Calc
1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Page… 3. บตรรายการ Header/Footer
• คลกเลอก Header/Footer on เพ�อแสดงสวนหว/ทายกระดาษ
• กาหนดระยะ Margin ไดตามตองการ
• คลกเลอก AutoFit height เพ�อใหมขนาดความสงพอด
Page 146
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
146
4. คลกปม Edit… เพ�อกาหนด Header/Footer ตามตองการ เสรจแลวคลกปม OK
• เลอกตาแหนง Left, Center, Right ตามตองการ
• คลกปม เพ�อกาหนดฟอนต
• คลกปม เพ�อใสช�อ Workbook
• คลกปม เพ�อใสช�อ Worksheet
• คลกปม เพ�อใสเลขหนา
• คลกปม เพ�อใสเลขจานวนหนาท�งหมด
• คลกปม เพ�อใสวนท�ปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)
• คลกปม เพ�อใสเวลาปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)
Excel
1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup…
Page 147
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
147
3. บตรรายการ Header/Footer
4. คลกปม Custom Header/Custom Footer เพ�อกาหนด Header/Footer ตามตองการดงรป
• เลอกตาแหนง Left, Center, Right ตามตองการ
• คลกปม เพ�อกาหนดฟอนต
• คลกปม เพ�อใสเลขหนา
• คลกปม เพ�อใสจานวนหนาท�งหมด
• คลกปม เพ�อใสวนท�ปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)
• คลกปม เพ�อใสเวลาปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)
• คลกปม เพ�อใส ช�อ Workbook
Page 148
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
148
• คลกปม เพ�อใส ช�อ Worksheet
• คลกปม เพ�อใส Tab
• คลกปม เพ�อใสรปภาพ
• คลกปม เพ�อปรบแตงรปภาพ
5. เม�อกาหนดคาเสรจเรยบรอยแลวคลกปม OK 6. คลกปม Print Preview เพ�อดตวอยาง
Page 149
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
149
การส"งพมพท�ง Workbook
Calc
1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 2. ตรงรายการ Printer Name เลอก ช"อเคร" องพมพ 3. ตรงรายการ Print Range เลอก All 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Workbook
Excel
1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 2. ตรงรายการ Printer Name เลอก ช"อเคร" องพมพ 3. ตรงรายการ Print what เลอก Entire Workbook 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Workbook
การส"งพมพท�ง Worksheet
Calc
1. เลอก Worksheet ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. คลกปม Options 4. เลอก Print only Select sheets 5. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Worksheet
Excel
1. เลอก Worksheet ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print what เลอก Active sheet(s) 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Worksheet
Page 150
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
150
การส"งพมพเฉพาะชวงท"เลอก
Calc
1. เลอก ชวงขอมลท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print Range เลอก Selection 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพชเฉพาะชวงท�เลอก
Excel
1. เลอก ชวงขอมลท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print what เลอก Selection 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพชเฉพาะชวงท�เลอก
การส"งพมพหวตารางใหปรากฏในทกๆ หนา
ในการส�งพมพงานบางคร� งงานท�ส�งพมพอาจจะมมากกวา 1 หนา เม�อส�งพมพไปแลวหวตารางจะปรากฏอยในหนาแรกเทาน�น หนาตอๆ ไปจะมเฉพาะขอมลลวนๆ หากตองการใหหวตารางปรากฏในทกๆ หนาท�ส�งพมพ สามารถทาไดดงน�
Calc
1. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Print Ranges, Edit… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Edit Print Ranges ดงรป
• Row to repeat แถว หรอหวตารางทางดานบนท�ตองการพมพซ� าทกๆ หนา
• Column to repeat คอลมน หรอหวตารางทางดานซายท�ตองการพมพซ�าทกๆ หนา
ผลลพธจากการเลอกแถวท" 1(หวตาราง)
Page 151
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
151
• ในตวอยางน�หวตารางอยท�แถวแรก (หวตารางอยทางดานบน) ผเขยนกตองนาเมาสไปคลกเลอกท� แถวท�1 ดงรปดานบน
Excel
1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Page Setup ดงรป
• Row to repeat at top: แถว หรอหวตารางทางดานบนท�ตองการพมพซ� าทกๆ หนา
• Column to repeat at left: คอลมน หรอหวตารางทางดานซายท�ตองการพมพซ�าทกๆ หนา
• ในตวอยางน�หวตารางอยท�แถวแรก (หวตารางอยทางดานบน) ผเขยนกตองนาเมาสไปคลกเลอกท� แถวท�1 ดงรปดานบน
เทคนคการส"งพมพใน Calc
การกาหนดหนากระดาษท"แตกตางกนในแตละ Sheet
แนวคด โดยปกตการต�งคาหนากระดาษใน Calc จะมผลกบทกๆ Sheet ในไฟลเดยวกน หากตองการ
กาหนดลกษณะหนากระดาษท�แตกตางกนในแตละ Sheet ตองอาศยความสามารถของ Style and Formatting เขามาชวย
ตวอยางเชน โจทย
• Sheet1 กาหนดหนากระดาษเปน แนวต�ง
• Sheet2 กาหนดหนากระดาษเปน แนวนอน
ผลลพธจากการเลอกแถวท" 1 (หวตาราง)
Page 152
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
152
วธการกาหนด Style 1. เปดโปรแกรม Calc ข�นมา 2. คลกเลอก Sheet1 3. เลอกเมน Format, Style and Formatting 4. คลกเลอก Page Styles ดงรป
5. คลกปม New Style from Selection เพ�อต�งช�อ Style
6. ต�งช�อ Style ใหส�อความหมาย เสรจแลวคลกปม OK
7. คลกขวาท� Style เลอก Modify… เพ�อกาหนดลกษณะของหนากระดาษ
8. กาหนดหนากระดาษเปนแนวตlง ดงรป เสรจแลวคลกปม OK เปนอนส�นสดการกาหนดลกษณะหนากระดาษใหกบใหกบ Sheet1
Page 153
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
153
9. คลกเลอก Sheet2 แลวกาหนด Style เชนเดยวกบ Sheet1 แตเปล�ยนลกษณะหนากระดาษเปนแนวนอน ดงรป
วธการเรยกใช Style
1. ดบเบลคลกเลอก Style ท�ตองการ
2. คลกปม Page Preview สงเกตผลลพธ
Page 154
แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก
154
การกาหนด Scale สาหรบขอมลท"ตองการส"งพมพ
1. เลอกเมน Format, Page… 2. เลอกบตรรายการ Sheet
• Reduce/enlarge printout เปน Scale ท�ส�งพมพแบบปกต
• Fit print range(s) to width/hight กาหนดชวงขอมลท�งหมดใน 1 แผนหนากระดาษ หรอ ตามกาหนด
• Fit print range(s) on number of pages กาหนดชวงขอมลท�งหมดใน 1 แผนหนากระดาษ
Page 155
สารบญ
ภาพรวมของโปรแกรม ...................................................................................................................................... 1
สวนประกอบหนาตางโปรแกรม ................................................................................................................. 1 Calc มสวนประกอบตางๆ ดงน� ............................................................................................................. 1 Excel ...................................................................................................................................................... 4
การบนทกแฟมเอกสาร (Save File) ............................................................................................................. 5 Calc ........................................................................................................................................................ 5 Excel ...................................................................................................................................................... 5
การเปดแฟมเอกสาร (Open File) ................................................................................................................. 6 Calc ........................................................................................................................................................ 6 Excel ...................................................................................................................................................... 6
การแทรก Worksheet ................................................................................................................................... 6 Calc ........................................................................................................................................................ 6 Excel ...................................................................................................................................................... 7
การเปล�ยนช�อ Worksheet ............................................................................................................................ 7 Calc ........................................................................................................................................................ 7 Excel ...................................................................................................................................................... 7
การจดการ Column/Row ............................................................................................................................. 7 Calc ........................................................................................................................................................ 7 Excel ...................................................................................................................................................... 8
การเล�อนตาแหนง Cell ................................................................................................................................ 8 Calc ........................................................................................................................................................ 8 Excel ...................................................................................................................................................... 9
การเลอกชวงเซลล ..................................................................................................................................... 10 Calc ...................................................................................................................................................... 10 Excel .................................................................................................................................................... 11
การปอนขอมล ................................................................................................................................................. 12
หลกการปอนขอมล ................................................................................................................................... 12 การปอนขอมลประเภทขอความ ................................................................................................................ 12
Calc ...................................................................................................................................................... 12 Excel .................................................................................................................................................... 12
การปอนขอมลประเภทตวเลข ................................................................................................................... 12 Calc ...................................................................................................................................................... 12 Excel .................................................................................................................................................... 13
การปอนขอมลประเภทวนท� ...................................................................................................................... 13
Page 156
Calc ...................................................................................................................................................... 13 Excel .................................................................................................................................................... 13
การปอนขอมลประเภทเวลา ...................................................................................................................... 14 Calc ...................................................................................................................................................... 14 Excel .................................................................................................................................................... 14
การปอนขอมลประเภทสตรคานวณ .......................................................................................................... 14 Calc ...................................................................................................................................................... 14 Excel .................................................................................................................................................... 14
เทคนคการปอนขอมล ............................................................................................................................... 15 Calc ...................................................................................................................................................... 15 Excel .................................................................................................................................................... 15
การแกไขขอมล .......................................................................................................................................... 15 Calc ...................................................................................................................................................... 15 Excel .................................................................................................................................................... 15
การลบขอมล .............................................................................................................................................. 16 Calc ...................................................................................................................................................... 16 Excel .................................................................................................................................................... 16
การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill) ........................................................................................ 16 Calc ...................................................................................................................................................... 16 Excel .................................................................................................................................................... 17
การสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill .................................................................................................... 18 Calc ...................................................................................................................................................... 18 Excel .................................................................................................................................................... 19
การตรวจสอบความถกตองของการปอนขอมล ........................................................................................ 20 Calc ...................................................................................................................................................... 20 Excel .................................................................................................................................................... 22
การจดรปแบบเซลล ......................................................................................................................................... 25
การจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอ ............................................................................................................. 25 Calc ...................................................................................................................................................... 25 Excel .................................................................................................................................................... 26
การจดรปแบบเซลลดวยเมน ...................................................................................................................... 27 Calc ...................................................................................................................................................... 27 Excel .................................................................................................................................................... 28
การจดรปแบบการแสดงผลตวเลข ............................................................................................................ 29 Calc ...................................................................................................................................................... 29 Excel .................................................................................................................................................... 30
Page 157
การจดรปแบบการแสดงผลวนท� ............................................................................................................... 31 Calc ...................................................................................................................................................... 31 Excel .................................................................................................................................................... 32
การยกเลกการจดรปแบบการแสดงผล ...................................................................................................... 33 Calc ...................................................................................................................................................... 33 Excel .................................................................................................................................................... 33
การจดรปแบบเซลลดวยเง�อนไข ............................................................................................................... 33 Calc ...................................................................................................................................................... 33 Excel .................................................................................................................................................... 35
การคานวณ ...................................................................................................................................................... 36
วธการคานวณ ............................................................................................................................................ 36 Calc ...................................................................................................................................................... 36 Excel .................................................................................................................................................... 36
การคานวณหาผลรวม ................................................................................................................................ 36 Calc ...................................................................................................................................................... 36 Excel .................................................................................................................................................... 37
วธการคานวณหาผลลพธ ........................................................................................................................... 37 Calc ...................................................................................................................................................... 37 Excel .................................................................................................................................................... 38
การอางองเซลล .......................................................................................................................................... 38 การอางองเซลล 3 รปแบบ ................................................................................................................... 39
การอางองเซลลแบบ Relative ................................................................................................................... 39 Calc ...................................................................................................................................................... 39 Excel .................................................................................................................................................... 39
การอางองเซลลแบบ Absolute .................................................................................................................. 40 Calc ...................................................................................................................................................... 40 Excel .................................................................................................................................................... 41
การอางองเซลลแบบผสม (Relative & Absolute) ..................................................................................... 42 Calc ...................................................................................................................................................... 42 Excel .................................................................................................................................................... 43
หลกการคานวณดวย Formula ................................................................................................................... 43 Calc ...................................................................................................................................................... 43 Excel .................................................................................................................................................... 43
หลกการคานวณดวย Function .................................................................................................................. 44 Calc ...................................................................................................................................................... 44 Excel .................................................................................................................................................... 45
Page 158
วธการคานวณดวย Function ...................................................................................................................... 45 Calc ...................................................................................................................................................... 45 Excel .................................................................................................................................................... 45
การคานวณดวย Function Wizard ............................................................................................................. 45 Calc ...................................................................................................................................................... 45 Excel .................................................................................................................................................... 47
การคานวณ Function ดวยวธการพมพ ...................................................................................................... 48 สวนขยาย (Argument) ของ Function คออะไร ................................................................................... 48 หลกการคานวณ Function ดวยวธการพมพ ........................................................................................ 49 Calc ...................................................................................................................................................... 49 Excel .................................................................................................................................................... 50
Function ท"นาสนใจ ........................................................................................................................................ 51
ตวอยางการใชงาน Function ...................................................................................................................... 52 การต�งช�อเซลล/กลมเซลล .......................................................................................................................... 52 Function เก�ยวกบเง�อนไข .......................................................................................................................... 54
Function IF ......................................................................................................................................... 54 Function IF ซอน IF ........................................................................................................................... 55 Function MAXIF/MINIF ................................................................................................................... 56 Function COUNTIF ........................................................................................................................... 57 Function SUMIF ................................................................................................................................ 58 Function AVERAGEIF ...................................................................................................................... 59
Function เก�ยวกบการนบจานวน ............................................................................................................... 60 Function COUNT ............................................................................................................................... 60 Function COUNTA ............................................................................................................................ 60 Function COUNTBLANK ................................................................................................................. 60
Function เก�ยวกบการปดเศษ ..................................................................................................................... 61 Function ROUND .............................................................................................................................. 61 Function INT ...................................................................................................................................... 62 Function TRUNC ............................................................................................................................... 62
Function เก�ยวกบการคนหาขอมล ............................................................................................................. 63 Function VLOOKUP ......................................................................................................................... 63 ตวอยางการใชงาน Function VLOOKUP .......................................................................................... 67 Function ISERROR ........................................................................................................................... 68 Function IFISERROR ........................................................................................................................ 69
Function เก�ยวกบขอความ ......................................................................................................................... 70 Function LEN ..................................................................................................................................... 70
Page 159
Function UPPER ................................................................................................................................ 70 Function LOWER .............................................................................................................................. 71 Function PROPER ............................................................................................................................. 71 Function LEFT ................................................................................................................................... 72 Function CONCATENATE ............................................................................................................... 73
เทคนคการตดตามสตร .................................................................................................................................... 74
Calc ...................................................................................................................................................... 74 Excel .................................................................................................................................................... 75
การปองกนแฟมเอกสาร ................................................................................................................................... 76
การปองกนระดบ Workbook ..................................................................................................................... 76 Calc ...................................................................................................................................................... 76 Excel .................................................................................................................................................... 77
การปองกนระดบ Worksheet .................................................................................................................... 77 Calc ...................................................................................................................................................... 77 Excel .................................................................................................................................................... 78
การปองกนระดบ Cell ............................................................................................................................... 78 Calc ...................................................................................................................................................... 78 Excel .................................................................................................................................................... 79
ฐานขอมล ........................................................................................................................................................ 80
ทาความเขาใจกบฐานขอมล ................................................................................................................ 80 ขอดของการจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล .................................................................................. 80
การกรองขอมล (Data Filter) ..................................................................................................................... 81 การกรองขอมลดวย Auto Filter ................................................................................................................ 81
Calc ...................................................................................................................................................... 81 Excel .................................................................................................................................................... 87
การกรองขอมลดวย Advanced Filter ........................................................................................................ 93 Calc ...................................................................................................................................................... 93 Excel .................................................................................................................................................... 95
Page 160
การจดเรยงขอมล (Sorting) ....................................................................................................................... 97 Calc ...................................................................................................................................................... 97 Excel .................................................................................................................................................. 100
การสรปขอมล ................................................................................................................................................ 103
การสรปขอมลแบบ Group and Outline .................................................................................................. 103 Calc .................................................................................................................................................... 103 Excel .................................................................................................................................................. 104
การสรปขอมลแบบ Sub Totals ............................................................................................................... 105 Calc .................................................................................................................................................... 106 Excel .................................................................................................................................................. 109
การสรปขอมลแบบ Consolidate ............................................................................................................. 112 Calc .................................................................................................................................................... 112 Excel .................................................................................................................................................. 115
ตารางสรปสาระสาคญ ............................................................................................................................. 119 Calc (Data Pilot)................................................................................................................................ 119 Excel (Pivot Table) ........................................................................................................................... 124
การสรางกราฟ ............................................................................................................................................... 131
สวนประกอบของกราฟ ........................................................................................................................... 131 ชนดของกราฟ ......................................................................................................................................... 132 การสรางกราฟดวยวธลด ......................................................................................................................... 134
Calc .................................................................................................................................................... 134 Excel .................................................................................................................................................. 135
การสรางกราฟแบบ Step by Step ............................................................................................................ 135 Calc .................................................................................................................................................... 135 Excel .................................................................................................................................................. 137
การแกไข/ตกแตงกราฟ ............................................................................................................................ 141 Calc .................................................................................................................................................... 141 Excel .................................................................................................................................................. 142
การลบกราฟ............................................................................................................................................. 142 Calc .................................................................................................................................................... 142 Excel .................................................................................................................................................. 142
Page 161
การส"งพมพ .................................................................................................................................................... 143
การต�งคาหนากระดาษ ............................................................................................................................. 143 Calc .................................................................................................................................................... 143 Excel .................................................................................................................................................. 144
การกาหนด Header/Footer ...................................................................................................................... 145 Calc .................................................................................................................................................... 145 Excel .................................................................................................................................................. 146
การส�งพมพท�ง Workbook ....................................................................................................................... 149 Calc .................................................................................................................................................... 149 Excel .................................................................................................................................................. 149
การส�งพมพท�ง Worksheet ....................................................................................................................... 149 Calc .................................................................................................................................................... 149 Excel .................................................................................................................................................. 149
การส�งพมพเฉพาะชวงท�เลอก .................................................................................................................. 150 Calc .................................................................................................................................................... 150 Excel .................................................................................................................................................. 150
การส�งพมพหวตารางใหปรากฏในทกๆ หนา ......................................................................................... 150 Calc .................................................................................................................................................... 150 Excel .................................................................................................................................................. 151
เทคนคการส�งพมพใน Calc ..................................................................................................................... 151 การกาหนดหนากระดาษท�แตกตางกนในแตละ Sheet ...................................................................... 151 การกาหนด Scale สาหรบขอมลท�ตองการส�งพมพ ........................................................................... 154
Page 162
คานา
ปจจบนน�กระแสการใชงานซอฟตแวรประเภทสานกงานนบไดวามความตองการการใชงานเพ�มข�นตามกระแส ICT เพราะโปรแกรมประเภทน�ถอไดวาเปนสวนสาคญสาหรบชวยใหการทางานเกดประสทธภาพมความสะดวกและเกดความคลองตว โดยท�ไมตองเสยเวลาในการศกษาและเรยนรการใชงานเปนเวลานาน กสามารถสรางสรรผลงานตามท�ตองการไดดวยเวลาอนรวดเรว ไมวาจะเปนการพมพงาน การคานวณแบบตารางงาน หรอการนาเสนอในท�ประชม/อบรมสมมนา
OpenOffice.org2.0 เปนซอฟตแวรประเภทสานกงานในกลม Open Source รนใหมลาสดท�มการ
ปรบเปล�ยนหนาตาและการใชงานใหคลายคลงกบซอฟตแวรออฟฟศท�เปนท�นยม สามารถใชงานทดแทนกนได อกท�งยงสามารถแลกเปล�ยนเอกสารกบไมโครซอฟทออฟฟศไดอกดวย โดยท�ไมตองเสยคาใชจาย และถกกฎหมายไมละเมดสทธทางปญญา
OpenOffice.org 2.0 ประกอบดวยโปรแกรมใชงานหลกๆ 3 โปรแกรมคอ 1. Writer (Word Processing) เปนโปรแกรมประเภทประมวลผลคา เหมาะสาหรบการพมพ
เอกสาร พมพจดหมาย พมพหนงสอ 2. Calc (Spreadsheet) โปรแกรมประเภทคานวณแบบตารางงาน เหมาะสาหรบการคานวณ การ
วเคราะหขอมล 3. Impress (Presentation)โปรแกรมประเภทงานนาเสนอ เหมาะสาหรบการสรางส�อนาเสนอเพ�อ
ประกอบการอบรมสมมนา หรอการบรรยายตางๆ คมอฉบบน�ผเขยนจะนาเสนอการใชงาน OpenOffice.org 2.0 Calc และ Microsoft Office Excel XP
วามความเหมอนหรอความแตกตางในการใชงานอยางไรบาง เพ�อเปนแนวทางสาหรบใหผอานมความรสกวาการใชงาน OpenOffice.org 2.0 น�นไมยากอยางท�คด และมความสามารถเทยบเทากบ Microsoft Office XP
ขอขอบพระคณ อาจารยบญเลศ อรณพบลย ครคอผให เน�อหาในคมอฉบบน�ผเขยนจะนาเสนอในลกษณะการใชงานจรง โดยมรปภาพประกอบการอธบาย
ทกข�นตอน หากเน�อหามความบกพรองประการใด ผเขยนขอนอมรบไวเพ�อนาไปปรบปรงในโอกาสตอไป
สมเกยรต ชวยมาก 30 ตลาคม 2549