ureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategi CONVEGNO Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Gestire le attività e i processi di business come progetti per ottimizzare l’operatività aziendale in un contesto enterprise Relatori: Massimo Martinati, PMP, Eureka Service Fabrizio Ferrero, PMP, Eureka service ed presentano Roma, 2 marzo 2006 – Firenze, 7 marzo 2006
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9.15 Registrazione 9.30 La famiglia Microsoft Office Project 2003: dalla gestione individuale dei progetti alla soluzione completa per l’Enterprise Project Management 10.00 Workshop: la gestione dell’IT Governance con un approccio multiprogetto11.15 Coffee break 11.30 Workshop: la pianificazione strategica e la gestione di un piano di marketing industriale con un approccio di Portfolio Management 12.45 Domande e risposte
ConsulenzaConsulenza• Assessment singoli, di gruppo,
divisionali, aziendali sul P.M. • Consulenza specialistica sulla gestione
di progetti e commesse • Consulenza sulla partecipazione a gare • Analisi delle esigenze e studi di fattibilità • Progettazione e realizzazione di PO –
Project Office e di PMO – Project Management Office aziendale
• Scrittura delle procedure aziendali di Program e Project Management
CorsiCorsi• Oltre 30 corsi sul P.M. in catalogo • Corsi interaziendali (public – Roma, Milano e Torino), corsi per
azienda (in-house) e corsi residenziali • Corsi per la preparazione agli esami di certificazione del PMI • Corsi sulla teoria del Project Management• Corsi verticali su area di applicazione del Project Management• Corsi applicativi sui software di P.M.• Catalogo PMI: 12 corsi Eureka Service (accrediti PDU)• Corsi erogati per il catalogo Poste Italiane e Telecom Italia Learning
ServicesSeminari e workshopSeminari e workshop• Oltre 10 seminari e workshop applicativi sul P.M. in catalogo• Seminari gratuiti periodici con Microsoft• Progettazione di seminari e workshop per azienda
E–learningE–learning• Progettazione e realizzazione di corsi in autoapprendimento per
terze parti (Poste Italiane)Servizi a supportoServizi a supporto• Progettazione di corsi e percorsi formativi per azienda • Servizi di assessment pre-corso e di valutazione di fine corso• Servizi di tutoring a distanza• Simulazione dell’esame di certificazione del PMI via WEB
Supporto alla gestione del Project Management Office aziendaleSupporto e assistenza al Project Office Servizi di pianificazione e monitoraggio di progettiServizi di start-up di PMO e PO Supporto all’uso di pacchetti di P.M. (Microsoft Project e i principali altri software)Servizi di assistenza ed Help Desk su Microsoft Project e su tutti i principali applicativi di P.M. Servizi in outsourcing su Microsoft Project e su tutti i principali applicativi di P.M.
Project SupervisorProject Supervisor sistema client-server multiutente, multiprogetto, multiversione, basato su Microsoft Project per la gestione aziendale dei progetti su database centralizzato
PMP SelftestPMP Selftest: sistema per l’esercitazione e per la simulazione d’esame di certificazione PMP e CAPM del PMI®. Versioni per PMBOK 2000 e PMBOK 3rd edition
PM TemplatePM Template: set completo di standard documentali di secondo il PMBOK per seguire il progetto durante l’intero ciclo di vita
PM-ForumPM-Forum: primo sito italiano sul Project Management per la diffusione della cultura di Project Management
Tutti gli argomenti trattati sono calati nel contesto della più autorevole e diffusa metodologia del Project Management, elaborata dal Project Management Institute (PMI®)
Simulazione di casi realiIl seminario si basa sulla simulazione applicativa di casi reali.
Atti del seminarioGli atti potranno essere scaricati dal sito
ProgrammaGruppo di progetti correlati gestiti in modo coordinato in modo da ottenere benefici e controllo non disponibili nel caso di gestione separata
Program ManagementGestione centralizzata e coordinata di un gruppo di progetti allo scopo di raggiungere gli obiettivi e i benefici strategici del programma
(PMI - Project Management Institute, da PMBOK® 3rd edition, 2003)
Definizioni di Programma e Program Definizioni di Programma e Program Management Management
PortfolioInsieme di proposte, progetti, programmi e altri lavori non necessariamente correlati tra loro, pianificati insieme allo scopo di soddisfare gli obiettivi strategici aziendali
Portfolio ManagementProcesso di ausilio all’impresa, che in base alla strategia aziendale, consente la selezione e la definizione delle priorità dei progetti e delle proposte
Definizione di Portfolio e Portfolio Definizione di Portfolio e Portfolio ManagementManagement
Progetti e Pianificazione StrategicaProgetti e Pianificazione Strategica
I progetti possono quindi essere considerati come un efficace mezzo per raggiungere gli obiettivi definiti dalla strategia aziendale
I bisogni su cui si basa la strategia aziendale e la relativa pianificazione sono tipicamente: una domanda di mercato un bisogno dell’organizzazione una richiesta di un cliente un progresso tecnologico un requisito di legge
E’ il processo che porta a prendere decisioni relative ai sistemi informativi aziendaliIl suo obiettivo è quello di integrare le attività aziendali ricorrenti (Operational Works) con i progetti di sviluppo (Projects)La IT Governance è compito della funzione Sistemi Informativi aziendali (IT Dept)
Mantiene applicazioni software ed infrastrutture esistenti (Manutenzione) per clienti interni (ed esterni)Realizza nuove applicazioni ed infrastrutture (Progetti) per clienti interni (ed esterni)
Scenario della simulazione IT GovernanceScenario della simulazione IT Governance
La nostra azienda HW&SW SpA opera nell’ambito dell’Information and Communication Technology (ICT)
• La funzione IT (IT Dept) è senz’altro la funzione centrale dell’azienda.• Ci sono progetti in essere interni ed esterni• Le attività routinarie (operational works) hanno un discreto impatto• Vengono forniti a clienti e all’azienda stessa servizi d’IT• L’azienda conta un numero totale di 5 Server che gestiscono un totale di 80 Client • L’IT Dept conta un numero totale di 30 persone• Per politica aziendale, l’IT Dept può avvalersi di ditte esterne, ma soltanto nei periodi di picco dimostrato
Simulazione Simulazione della gestione di una richiesta della gestione di una richiesta internainterna L’area Sicurezza Informatica fa partire una richiesta estemporanea: in seguito agli ultimi dannosissimi attacchi degli hacker nasce l’esigenza immediata di mettere in sicurezza i server aziendali con l’adozione di un Firewall di nuova generazione L’azione prevede un intervento sistemistico su tutti i client aziendaliE’ possibile esaudire la richiesta? Chi eseguirà il lavoro?
Simulazione Simulazione della gestione di un nuovo progetto della gestione di un nuovo progetto esternoesternoLa funzione Commerciale ha chiuso un nuovo contratto con un importante cliente: si tratta della realizzazione di un portale web.Si tratta di un progetto di profitto, linfa vitale per l’aziendaLa trattativa è stata lunga e complessa e ha comportato anche la predisposizione di una pianificazione delle attività, dei tempi, delle milestone e delle risorse necessarie: il referente tecnico del commerciale, ora eletto Project Manager, ci mette a disposizione il piano del progetto sviluppato con il suo Project Standard stand-aloneE’ possibile esaudire la richiesta? Chi eseguirà il lavoro? Sarà un completo MAKE o dovremmo attivare dei BUY?
Comunicazione e collaborazione fra Comunicazione e collaborazione fra Functional Manager e le risorse dell’IT Functional Manager e le risorse dell’IT Department Department
L’assegnazione dei compiti alle risorseL’accettazione del compitoLa rilevazione dell’avanzamento del lavoro della risorsa (Timesheet)
… in particolare l’azienda è specializzata nella produzione di attrezzatura sportiva su ruote, sviluppata su tre linee di prodotto: bicicletta, monopattino e roller blade
La nostra azienda, la BYKE&SPORT srl opera nel settore degli equipaggiamenti sportivi per ragazzi …
Ma l’azienda non può fermarsi, bisogna continuare a crescere!E’ necessario stabilire una strategia per il 2007, ma il dubbio è forte:• Nuovi modelli dei prodotti proposti?• Nuovi prodotti del business esistente? • Nuove aree di business?• Nuovi mercati?
L’A.D. indice per la prossima settimana (fine settembre) una riunione per definire la strategia e la sua pianificazione per il 2007. Vuole proposte ed un sistema di valutazione pesato (scorecard) che possa individuare un indice di attrattività globale per ogni proposta, frutto di un’analisi che si basa su un posizionamento del singolo progetto in termini dei seguenti KPI (Key Performance Index):• Costi• Ricavi• Rischi (negativi e positivi)• Validità dell’investimento
Ecco gli obiettivi posti dall’A.D.:• Scelta delle proposte basata sul livello di attrattività in termini complessivi ma basata sui KPI indicati• Budget costi di produzione per nuovi progetti 2007: € 1.500.000• Budget ricavi su prodotti di nuovi progetti per 2008: € 1.000.000• Budget ricavi “ “ “ “ triennio 2008-2010: € 4.000.000 • Nuovi business: almeno un prodotto completamente innovativo dal 2008
Step della Simulazione ApplicativaStep della Simulazione Applicativa
Lista delle proposte e prima priorizzazione su base economica
Il sistema di pesatura per la selezione delle proposte. Analisi delle proposte sui KPI e sul KPI globale.
Prima selezione del Portfolio progetti Verifica della fattibilità degli obiettivi economici del portfolio progetti
Verifica fattibilità temporale e di risorse per il Portfolio progetti. Scelta finale del Portfolio progetti e sua pianificazione definitiva.La gestione della documentazione e della comunicazione nel singolo progetto del Portfolio
Lista delle proposteLista delle proposteAlla riunione ci si presenta con la lista delle possibili proposte elaborate dalla funzione Marketing che fa uso di Microsoft Project EPM in forma centralizzata e condivisa con le funzioni tecniche!
Il sistema di pesatura per la selezioneIl sistema di pesatura per la selezioneE’ stato definito un sistema di pesatura (da usare su ogni proposta) basata• su KPI positivi:
• PR8 – peso su ricavi nel 2008• PRT – peso su ricavi nel triennio 2008-2010• PROI – peso sul ritorno dell’investimento • PONM – peso opportunità su nuovi mercati• POI – peso opportunità innovazione
• e su KPI negativi:• PC – peso su costo • PBP – peso su payback period• PRM – peso su rischio di rigetto da parte del mercato• PRC – peso peso su rischio concorrenza
Prima selezione del portfolio progettiPrima selezione del portfolio progetti
Si propone all’A.D. di scartare la proposta che ha KPI globale più bassoAccettato lo scarto della proposta “peggiore” da parte dell’A.D., si verifica il raggiungimento degli obiettivi di costo e di ricavo imposti e, se non raggiunti, si itera la selezione come nel passo precedente.Alla fine la selezione del portfolio è completata
Verifica fattibilità temporale e di risorse per Verifica fattibilità temporale e di risorse per il Portfolio progetti il Portfolio progetti
Tramite la gestione del multiprogetto si verifica la fattibilità dei progetti sia come approccio temporale e di sequenzialità sia come approccio al carico delle risorsePer le risorse si decide di esternalizzare alcuni lavori vista la non completa disponibilitàQuesto comporta un aumento dei costi e il totale dovrà di nuovo essere verificato rispetto al budget
Gestione della documentazione e Gestione della documentazione e della comunicazione nel singolo della comunicazione nel singolo progetto del Portfolioprogetto del Portfolio
Tramite il sito di progetto è possibile gestire la documentazione metodologica e tecnica del singolo progettoAltresì è possibile gestire le comunicazioni nel team di progetto