РЪКОВОДСТВО ЗА ПОТРЕБИТЕЛЯ · Програма "Elf EU " – Ръководство за потребителя 5 2. ИНСТАЛАЦИЯ За да инсталирате

Програма за фактуриране

Elf EU за Windows 9x/NT/2000/XP

Версия 2.00 (актуализирано за версия 2.00.007)

РЪКОВОДСТВО ЗА ПОТРЕБИТЕЛЯ

Copyright © 2007 ELF Software Ltd.

All Rights Reserved

Съдържание:

I. ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ И ИЗИСКВАНИЯ 3

1. ПРАВА ЗА ПОЛЗВАНЕ И ГАРАНЦИЯ 3

ПРАВА ЗА ПОЛЗВАНЕ 3 ГАРАНЦИЯ 3 ОБХВАТ НА ГАРАНЦИЯТА 4 ОТКАЗ ОТ ДРУГИ ГАРАНЦИИ 4 ОГРАНИЧЕНА ОТГОВОРНОСТ 4

2. ИНСТАЛАЦИЯ 5

3. КОМПОНЕНТИ НА ELF EU 7

4. ПЪРВОНАЧАЛНИ НАСТРОЙКИ СЛЕД ИНСТАЛАЦИЯТА 8

5. ОБЩО ОПИСАНИЕ НА ЕКРАНА 9

II. СТРУКТУРА НА ПРОГРАМА ELF EU 11

III. НАСТРОЙКИ 12

1. ПОДМЕНЮ „ФИРМА” 12

2. ПОДМЕНЮ „НОМЕРАЦИЯ” 12

3. ПОДМЕНЮ „ДДС” 13

4. ПОДМЕНЮ „НАСТРОЙКИ ...” 13

СПРАВКИ 13 РАЗНИ 14 ШАБЛОНИ 14 ПЕЧАТ 14

IV. НОМЕНКЛАТУРИ 16

1. ПОДМЕНЮ „БАНКОВИ СМЕТКИ” 16

2. ПОДМЕНЮ „ПОЛУЧАТЕЛИ” 17

3. ПОДМЕНЮ „СТОКИ” 17

4. ПОДМЕНЮ „ДОСТАВЧИК – СЪСТАВИТЕЛИ” 18

5. ПОДМЕНЮ „ОСНОВАНИЕ” 19

6. ПОДМЕНЮ „МЕРКИ” 19

7. ТРАНСФЕР ОТ ПРЕДИШНА ВЕРСИЯ НА ЕЛФ 19

V. ИЗДАВАНЕ НА ФАКТУРИ 20

1. ФАКТУРА 20

ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ 20 ОПИСАНИЕ НА СЕКЦИИТЕ И ПОЛЕТАТА ЗА ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ 21 ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ ЗА СТОКИТЕ 22

2. ДЕБИТНО ИЗВЕСТИЕ 23

3. КРЕДИТНО ИЗВЕСТИЕ 23

VI. СПРАВКИ 24

1. СПИСЪК НА ИЗДАДЕНИТЕ ФАКТУРИ 24

2. ДНЕВНИК 25

3. КЪМ ПРОГРАМА НАП 26

4. ПРОДАЖБИ 27

5. ПЪЛНА СПРАВКА 27

VII. МЕНЮ ДОКУМЕНТ 28

1. НОВ 28

2. СТАР 28

3. ЗАПАЗИ 28

4. ЗАТВОРИ 28

5. ЗАТВОРИ ВСИЧКИ 28

6. ПЕЧАТ 28

7. ИЗХОД КЪМ WORD .. (PRINT PREVIEW) 28

8. КАСОВА БЕЛЕЖКА – НЕ СЕ ИЗПОЛЗВА. 28

9. ИЗХОД 28

Програма "Elf EU " – Ръководство за потребителя 3

I. ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ И ИЗИСКВАНИЯ Това ръководство е предназначено за потребители, който познават добре Windows и работната му среда (мрежи, Интернет, периферия), както и програмите MS Excel и MS Word и програмата DNEVNICI на НАП. Програма “Elf EU” служи за създаване и отпечатване на фактури, както и дебитни и кредитни известия към тях. Те се наричат по- долу в това ръководство документи. Програмата е съобразена с последните изменения на ЗДДС и Правилника за приложение на ЗДДС, както и с последните изменения на нормативната база до 29.12.2006г. Предвидени са и възможности за поддържане и създаване на собствени списъци (номенклатури) с Вашите банкови сметки, клиенти, стоки както и друга необходима информация за ежедневната Ви работа.

В резултат програма “Elf EU” значително съкращава времето за подготовка и отпечатване на фактурите като същевременно свежда до минимум вероятността за допускане на грешки. Готовият документ, отговарящ на всички нормативно определени изисквания за попълването му, се получава с натискането само на няколко клавиша.

Програма “Elf EU” работи на компютри IBM PC или съвместими в среда Windows 2000, Windows XP с инсталиран MS Word 97/2000/XP или по-нов, както и MS Excel 2000/XP. Програмата не е предвидена за работа по клиент/сървър технология, а само като самостоятелно работно място.

За инсталиране на компонентите на програмата e необходим 1.6 MB дисково пространство. Ако ползвате ELF EU Вие се съгласявате с условията посочени по долу.

MS Word 97/2000/XP, MS Excel 2000/XP и MS Windows 2000/XP са запазени марки на Microsoft Corporation.

1. ПРАВА ЗА ПОЛЗВАНЕ И ГАРАНЦИЯ

ПРАВА ЗА ПОЛЗВАНЕ Всички права върху Elf EU, наричан по-долу в този документ Продукт, принадлежат на ЕЛФ СОФТУЕР ООД. Със заплащането на всеки един лиценз на Продукта Вие получавате правото за неговото ползване за точно една фирма. Фирмата се смята за една, ако не променя идентификационния си номер по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс. Вие се задължавате да не променяте, приспособявате или адаптирате, транслирате, деасемблирате, декомпилирате и да не създавате вторични Продукти, базирани на оригиналния Продукт. Копирането на програмите на Продукта е разрешено само от съображения за запазването на целостта им.

Незаконно е да разпространявате или да използвате нелегални копия на Продукта.

ГАРАНЦИЯ Продуктът ще работи нормално в съответствие с приложената експлоатационна документация към него една година след датата на неговото закупуване, съгласно датата на фактурата за продажба. Съгласно дадената Ви от ЕЛФ СОФТУЕР ООД гаранция имате право на поддръжка на Продукта в рамките на една година от неговото закупуване, съгласно термините и условията


на Общите условия за поддръжка на софтуер и абонаментно обслужване на ЕЛФ СОФТУЕР ООД.

ОБХВАТ НА ГАРАНЦИЯТА Дадената гаранция не обхваща проблеми, възникнали във връзка със следните ситуации:

А) инциденти, повреда на хардуера, електрически или електромагнитни удари или въздействия, смущения, небрежност, погрешна употреба или умишлено увреждане, проблеми с електрическата енергия (мрежа), вентилация, влажност, запрашеност, дефекти на носители на информация (магнитни или каквито и да е), които не са доставени от ЕЛФ СОФТУЕР ООД, работа на Продукта в среда която не е настроена според изискванията на документацията му, особености в хардуера или операционната система, неотговарящи на изискванията на Продукта, лоша настройка на операционната система и хардуера или срив на системата от вирус, неправилна работа с операционната система и грешки при експлоатация на компютъра, или

Б) неправилна инсталация на Продукта от Клиента, или използване на Продукта в отклонение от установените правила и процедури в документацията, или

В) конкретна модификация или опит за такава на Продукта от лица, неоторизирани в писмена форма за това от ЕЛФ СОФТУЕР ООД, или

Г) предизвикани от софтуер и/или технологии на трети лица, различни от ЕЛФ СОФТУЕР ООД, или

Д) както и при всички останали случаи, в които Продуктът не функционира нормално не по вина на програмното осигуряване, предоставено от ЕЛФ СОФТУЕР ООД в рамките на Продукта. В тези ситуации ЕЛФ СОФТУЕР ООД не носи отговорност, но е готово възмездено да съдейства за отстраняване на проблема по текущи цени за консултации.

ОТКАЗ ОТ ДРУГИ ГАРАНЦИИ Всички предполагаеми гаранции за Продукта са ограничени до една година. Тази гаранция се дава за конкретния случай и на мястото на всички останали гаранции по закон, изрично посочени или подразбиращи се. С тази гаранция, дадена от ЕЛФ СОФТУЕР ООД, същият не поема никакви други гаранции, както явни, така също и предполагаеми, включително (но без да се ограничава само с тях) съответствия със специални изисквания, които се отнасят към Продукта, а така също и към намиращото се в комплекта на Продукта ръководство за експлоатация и печатни материали.

ОГРАНИЧЕНА ОТГОВОРНОСТ ЕЛФ СОФТУЕР ООД не носи отговорност за каквито и да било косвени, специални и случайни повреди, или повреди, получени в последствие, независимо дали е по силата на договор, правонарушение, даващо право за предявяване на иск или друга правна теория. ОТГОВОРНОСТТА НА ЕЛФ СОФТУЕР ООД няма в никакъв случай да надхвърли цената, платена от клиента на ЕЛФ СОФТУЕР ООД, за продукта.

ЕЛФ СОФТУЕР ООД ПРИ НИКАКВИ УСЛОВИЯ НЕ НОСИ ОТГОВОРНОСТ ЗА КАКВАТО И ДА Е БИЛО ЩЕТА(включително всички без изключения случаи на претърпяна загуба, пропусната полза и печалба, загуба на делова информация, прекъсване на деловата активност или други парични загуби), свързана с използването или невъзможноста от използване на продукта, дори когато ЕЛФ СОФТУЕР ООД е бил предварително известен за възможност за такава загуба.

КРАЙНИЯТ КЛИЕНТ ИМА ЕДИНСТВЕНО ПРАВО ДА ИЗИСКВА ПРИ НАРУШАВАНЕ НА ТАЗИ ГАРАНЦИЯ ПРОДУКТЪТ ДА БЪДЕ ПОПРАВЕН ИЛИ ЗАМЕНЕН ПО ПРЕЦЕНКА НА ЕЛФ СОФТУЕР ООД.


2. ИНСТАЛАЦИЯ За да инсталирате програмата стартирайте програма “ ElfEU-2.00.xxx.exe”. В конкретна версия на инсталатора трите знака xxx показват номера и. Към момента това е ElfEU-2.00.007.exe Процесът на инсталацията преминава през следните последователни стъпки (екрани):

СТЪПКА 1. НАЧАЛО НА ИНСТАЛАЦИЯТА

В конкретната версия на мястото на последните три цифри (в случая 005, може да бъде изписано друго число). Това означава, че има нова версия на инсталатора (програмата за инсталиране) след публикуване на това ръководство. Продължете с бутона Напред.

СТЪПКА 2. ИЗБОР НА ИМЕ НА ПАПКА

В него въвеждате името на фолдъра /папката/, който ще съдържа програмата и нейните компоненти. Добре е да въведете името на фирмата Ви транскрибирано на латински, както е посочено в примера по-горе. Продължете с бутона Напред.


СТЪПКА 3. ИЗБОР НА “МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ” НА ПРОГРАМА ELF EU

В този прозорец указвате “местоназначение” тоест къде да се намира папката, която ще съдържа инсталираната програма./името на папката е въведено в предишния екран/. По подразбиране мястото е C:\Program Files\Elf EU\името, което сте въвели в предишния екран. В показания пример това е C:\Program Files\Elf EU\Pakt OOD.

Забележка: Ако не сте запознати добре с работата в Windows среда, по-добре не променяйте нищо и продължете с бутона Напред. След това просто потвърдете действията, които Ви предлага инсталатора в следващите екрани до завършване на инсталацията.

Избор на ново “местоположение” За избор на ново “местоназначение” използвайте бутона за избор на нов фолдър /папка/ например Documents and Settings.

В новопоявилия се прозорец изберете Documents and Settings и натиснете клавиша OK.

Инсталаторът ще Ви предложи като “местоположение” C:\Documents and Settings\Elf EU. Ако в този момент натиснете бутона Напред, то програмата Elf EU ще се инсталира в папката Elf EU.

Ако желаете да я инсталирате в папка с друго име, въведете го на мястото на Elf EU.

Пример:

C:\Documents and Settings\Pakt OOD


СТЪПКА 4. ИЗБОР НА ПАПКА В МЕНЮТО “СТАРТ”.

По подразбиране папката е с наименование ELF EU. Ако желаете може да го промените или да се откажете от създаване на папка чрез съответната отметка . По долу е показано менюто.

СТЪПКА 5. ИКОНА НА ДЕСКТОПА

По подразбиране инсталатора създава икона за стартиране на програмата. Ако желаете може да се откажете чрез съответната отметка.

СТЪПКА 6. ПРЕГЛЕД И ИНСТАЛИРАНЕ За край натиснете бутона Инсталиране. Ако нещо не е наред, използвайте бутона Назад до съответния екран и извършете необходимите корекции

3. КОМПОНЕНТИ НА ELF EU Компонентите на програмата Elf EU се съдържат във папката, указана във втория прозорец при инсталацията. В примера, показан по долу това е C:\Program Files\Elf EU\Pakt OOD.

Те са следните: ФАЙЛОВЕ:

Elf.exe – самата програма. С двоен клик върху него стартирате програмата.


ELFWIN.INI – Файл със настройки на програмата. Не го пипайте! unins000.dat – Файл със настройки на деинсталиращата програма. Не го пипайте! unins000.exe – деинсталираща програма (ИЗТРИВА Elf EU от Вашия компютър). Използването на тази програма ИЗТРИВА безвъзвратно програмата Elf EU от Вашия компютър, така че внимавайте. Елф Софтуер ООД не носи отговорност за Вашите действия.

ПАПКИ /ФОЛДЪРИ/

DATA – съдържа текстови файлове с данни за номенклатурите на програмата (банкови сметки, получатели, стоки и т.н.).

INVOICES – съдържа файловете с издадените фактури за всеки месец. Името на файла е от вида INV-mmyy.DAT, където mm е поредния номер на месеца а yy годината.

Пример: INV-0207.DAT съдържа фактурите издадени през февруари 2007 година. TEMPLATES – съдържа файловете-образци на фактурите и справките.

Редовно архивирайте папките DATA и INVOICES. ВСИЧКО ОСТАНАЛО СЕ ВЪЗСТАНОВЯВА.

4. ПЪРВОНАЧАЛНИ НАСТРОЙКИ СЛЕД ИНСТАЛАЦИЯТА

Стартирайте програма ELF EU чрез новосъздадената икона или от elf.exe, намиращ се в инсталационната папка. По подразбиране това е C:\Program Files\Elf EU\Името на фирмата в нашия пример C:\Program Files\Elf EU\Pakt OOD.

Показва се следния екран:

В него трябва внимателно да въведете в съответните полета: - Име на фирмата;

- Адрес на фирмата; - Номер на клона;

- Идентификационния номер на фирмата по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс;

- За фирми, регистрирани по ЗДДС, чукнете в отметката Фирмата е регистрирана по ЗДДС. След маркиране на това поле на екрана се появява и ДДС номера на фирмата. Съдържанието на полето Клон се използва само в справката за програма за ДДС.

След въвеждането на данните, екранът би трябвало да изглежда по следния начин:


С бутона Потвърди записвате въведените данни и преминавате към екрана за регистрация на програмата.

За да работи програмата тя трябва да се регистрира. Регистрацията се извършва с бутона . Показва се следният екран за регистрация на Elf EU:

В него въведете активиращият ключ от издадената Ви от Елф Софтуер ООД фактура за покупка на продукта. В примера по долу той е: (знакът минус е важен!)-2042013596.

С бутона Потвърди програмата се затваря и трябва да я пуснете отново.

При нов старт предупредителния надпис, че програмата не е регистрирана, не трябва да се появява.

ЗАБЕЛЕЖКА: До 31.01.2007 г програмата ще работи и без активиращият ключ. След въвеждане на данните при поява на екрана за регистрация натиснете бутона Потвърди без да въвеждате нищо. До въвеждането на ключа ще стои надпис: Временна версия до 31.01.2007 г. При въвеждане на правилния ключ този надпис ще изчезне.

5. ОБЩО ОПИСАНИЕ НА ЕКРАНА Работата с програмата се осъществява посредством менютата или бутоните за бърз достъп в горната част на екрана.

Менютата са разположени на първия ред, а бутоните са в лентата с бутони (toolbar) под него.


Бутонът дава информация за версията на продукта и други възможности.

В определени ситуации някои от тях не са достъпни (тогава са безцветни). Информация за предназначението на всеки бутон се получава чрез задържането на курсора на мишката върху него.

В долната част на екрана в ляво се показва името на фирмата а в средата номера, под който ще бъде издадена следващата фактура. Върху останалата част от екрана се показват отворените фактура /и. Можете да отворите едновременно един или повече документи. Контекстно подменю. Активира се с десен клик на мишката, когато курсорът е в рамките на фактура за въвеждане или редакция и е валидно за активния прозорец.

Предлага възможност за добавяне, изтриване или корекция на въведена стока


II. СТРУКТУРА НА ПРОГРАМА ELF EU Програмата Elf EU има следната функционална структура (достъпна от Менютата разположени на първия ред на работния екран):

+ Документи - Нов - Стар - Запази - Затвори всички - Печат - Изход към Word - Касова бележка - Изход

+ Справки - Списък със издадените фактури - Дневник - Продажби - Пълна справка

+ Конфигуриране - Фирма - Номерация - ДДС + Настройки

- Справки - Разни - Шаблони - Печат

+ Номенклатури - Банкови сметки - Получатели - Стоки - Доставчик – Съставители - Основание - Мерки - Трансфер от предишна версия на Елф

+ Прозорци – Команди за подредба на отворените прозорци в работния екран, показва списък с отворените прозорци, указва активния от тях. Има и калкулатор.


III. НАСТРОЙКИ Всички настройки се извършват от меню Конфигуриране. Те могат да касаят:

- промяна на името или адреса на фирмата – подменю Фирма; - промяна на номера на следващата фактура, която ще бъде издадена – подменю Номерация; - промяна на данъчната ставка по ЗДДС – подменю ДДС;

- промяна на мястото на файла-образец /темплейта/ на фактурите, сепаратора за колони при изход в текстов файл, шаблоните за въвеждане, използване на стотинки и брой знаци след десетичната запетая в цените на стоките – подменю Настройки.

1. ПОДМЕНЮ „ФИРМА” В това подменю можете да променяте следните полета: Име на фирмата, Адрес на фирмата, регистрация по ЗДДС и номера на клона.

При промяна на идентификационния номер Ви трябва нов активиращ ключ. За целта трябва да заплатите нов лиценз за ползване на програмата на Елф Софтуер ООД.

2. ПОДМЕНЮ „НОМЕРАЦИЯ” От него можете да определите диапазона на номерата на фактурите, които ще издавате чрез програма Elf EU. В първото поле се указва номерът на следващата фактура. която програмата ще издаде. Във второто – последният възможен номер на фактура.

Ако номерацията достигне до крайния номер, нови фактури не могат да се издават, докато не се укаже нов краен номер или не се зададе друг. Промяна се извършва с помощта на

стрелките или се въвежда директно число в клетката.


3. ПОДМЕНЮ „ДДС”

С негова помощ може да видите списъка с промените в ставката на ДДС. Продуктът се разпространява с данните за промените в ставката на ДДС към момента на продажбата. Промяната на ставката по ДДС се извършва с бутона Добави. Изисква се да укажете новата ставка и датата, от която тя влиза в сила. В случай, че сгрешите, натиснете бутона Изтрий, за да премахнете последната въведена информация. Редактирането на тези данни е критично за издаването на документи и отговорността за правилното въвеждане на информацията е изцяло Ваша.

4. ПОДМЕНЮ „НАСТРОЙКИ ...”

СПРАВКИ В секция “Сепаратор ...” се указва видът на сепаратора на колоните в текстовите файлове (всички справки се записват и като текстови файлове в папката Invoices). По подразбиране за сепаратор е избрана опцията „Windows стандарт” , която е желателно да не бъде непроменяна В секция “Дневник по ДДС” се избира пълният път до папката, която съдържа програмата DNEVNICI на НАП. .

За указване на пътя към папката, която съдържа програмата DNEVNICI на НАП,

използвайте бутон . След направения избор екрана трябва да изглежда по сходен начин:


РАЗНИ

В секция “Парични единици” можете да изберете програмата да работи без стотинки (остатък от 1996 г, дано не се налага отново да се ползва тази опция) и броя на знаците след десетичната запетая в цените на стоките.

Във втората секция избирате дали всички действия, които извършвате в програмата, да се записват във файл с наименование ELFWIN.LOG или не. Файлът се съдържа в папка Data.

ШАБЛОНИ

Служи за указване на шаблони за въвеждане на параметрите:

ЕГН – 10 цифри;

Номер на фактура – 10 цифри;

Инд.номер – 15 символа;

По добре е да не ги променяте.

ПЕЧАТ От това меню трябва да зададете името на файла- шаблон /темплейт/ за MS Word, който ще използвате при отпечатването на фактурите си.


По подразбиране е избран темплейт за фирми регистрирани по ЗДДС – Template.dot. Вие можете да променяте вида на издаваните от вас фактури, като редактирате темплейта чрез програмата MS Word и го запишете под ново име в C:\Program Files\ELF EU\името на фирмата\Templates като Document Template (*.dot). Внимавайте да не изтриете съществуващите в него bookmarks (ще ги видите като сиви полета). Те съдържат имената на променливите, чрез които прехвърляме данни от програмата към темплейта.

Най добре е първо да направите копие на Template.dot и после да го редактирате.

За да печатате Вашите документи с новия файл – образец, използвайте бутон и го изберете.

След като сте го избрали, чрез бутон , може да проверите дали нещата са добре. Дали всичко е ОК ще разберете след печат или изход MS Word.


IV. НОМЕНКЛАТУРИ За да създадете списъци със своите клиенти, банкови сметки, стоки и други номенклатури, използвайте меню Номенклатури.

1. ПОДМЕНЮ „БАНКОВИ СМЕТКИ” В това подменю, можете да добавяте, изтривате или променяте информация за вашата банкова сметка. При инсталацията на програмата служебно се добавя плащането в брой.

За да въведете нова банкова сметка в списъка, натиснете бутон Добави. След това попълнете полетата. В поле Име за избор трябва да въведете име, под което ще разпознавате точно тази сметка в Списък на сметките, който се намира в лявата половина на екрана. В поле Тип плащане изберете необходимия Ви от предложения списък. Можете да редактирате съществуващо или да напишете свое. В поле Код на банката трябва да въведете BIC кода на банката. В поле Номер на сметката- номерът на вашата IBAN сметка. При въвеждане на IBAN сметката поставяйте интервал след всяка група от четири символа, започвайки от дясно наляво. След попълването натиснете бутон Потвърди, за да добавите новата сметка. С бутон Отказ можете да прекратите добавянето по всяко време. За да изтриете даден запис, първо го изберете с мишката от Списък на сметките, след което натиснете бутон Изтрий и бутон Потвърди. Промяната се извършва по аналогичен начин, като първо изберете искания запис от Списък на сметките и после натиснете бутон Промени.


2. ПОДМЕНЮ „ПОЛУЧАТЕЛИ” Тук можете да въвеждате данните за вашите клиенти. Попълването на полетата се извършва аналогично на попълването на данните за Вашата фирма при закупуване на програмата.

С бутона Добави се появяват празни полета, в които въвеждате Име на фирмата, Адрес на фирмата, идентификационния номер на фирмата по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс.

За фирми регистрирани по ДДС в Европейския съюз, маркирайте отметката Фирмата е регистрирана по ЗДДС. След маркиране на това поле на екрана се появява и ДДС номера на фирмата. В Код ДДС въведете префикса на държавата, в която е регистриран по ЗДДС вашият клиент. За България това е BG.

След попълването натиснете бутон Потвърди, за да добавите данните на фирмата в списъка. С бутон Отказ можете да прекратите добавянето по всяко време.

За да изтриете даден запис, първо го изберете с мишката от Списък на получателите, след което натиснете бутон Изтрий и бутон Потвърди.

Промяната се извършва по аналогичен начин като първо изберете искания запис от Списък на получателите и после натиснете бутон Промени.

3. ПОДМЕНЮ „СТОКИ” С негова помощ описвате продаваните от вас стоки и услуги.


Бутоните Добави, Изтрий, Промени, Потвърди и Отказ са със същото предназначение, както в другите подменюта. В полетата Код или Име можете да въведете стринг за търсене. В посочения пример стрингът за търсене е “БАНК”. В този случай, след като натиснете ENTER клавиша, курсорът ще се позиционира на първата стока от списъка, която съдържа в името си БАНК. Втори ENTER ще го позиционира на втората и т.н.

Екранът за въвеждане на данни за стока или услуга изглежда така:

Особености:

Няма смисъл да въвеждате данни в полето За касова бележка, ако програмата Ви не вързана с касов апарат от Елф Софтуер ООД.

В полето ЕКП въвеждате по Ваше желание кодове на стоки или услуги, ако имате такива /попълването му не е задължително/.

В полето Единична цена във валута посочвате цена например в Евро. После при писане на фактура, ако посочите валутен курс тази цена ще се пресметне в лева.

4. ПОДМЕНЮ „ДОСТАВЧИК – СЪСТАВИТЕЛИ” От това подменю може да добавяте, редактирате и изтривате имената и фамилиите на съставителите на фактури във Вашата фирма.


Бутоните Добави, Изтрий, Промени, Потвърди и Отказ са със същото предназначение, както в другите подменюта.

5. ПОДМЕНЮ „ОСНОВАНИЕ” От това подменю може да добавяте, редактирате и изтривате основания, поради които сделката е освободена или е с нулева ставка по ЗДДС. Бутоните Добави, Изтрий, Промени, Потвърди и Отказ са със същото предназначение, както в другите подменюта. ПРИМЕР ЗА ОСНОВАНИЕ: "чл. 28с(Е)(3) 77/388/ЕЕС" - за доставки на стоки като посредник в тристранна операция.

6. ПОДМЕНЮ „МЕРКИ” От това подменю може да добавяте, редактирате и изтривате мерни единици. Бутоните Добави, Изтрий, Промени, Потвърди и Отказ са със същото предназначение, както в другите подменюта. При инсталацията имате въведени няколко мерки.

7. ТРАНСФЕР ОТ ПРЕДИШНА ВЕРСИЯ НА ЕЛФ От това меню можете автоматично да прехвърлите въведените в програма ElfWin номенклатури (получатели, банков сметки и т.н.). От меню Номенклатури изберете Трансфер от предишната версия на Елф.

Появява се следния диалогов прозорец, чрез който може да изберете кои от номенклатурите да се копират за новата програма:

В него чрез следния бутон трябва да изберете папката, в която се намира старата ви програма Elf.

Със зелените отметки избирате дали данните за дадена номенклатура да бъдат прехвърлени към новата програма. С бутон Трансфер прехвърляте

данните. С бутон Изход затваряте екрана.


V. ИЗДАВАНЕ НА ФАКТУРИ За да издадете нова фактура, използвайте командата Нов от меню Документ, чрез бутона или shortcut <F7>. От появилия се екран избирате необходимия ви документ.

1. ФАКТУРА

ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ

Промяна на ширината на полетата No, EKП, Име на стоката, ... ,Стойност Позиционирате курсора върху отвесната разделителна линия между две полета. В този момент курсора от стрелка се преобразува на две отвесни успоредни линии с по една стрелка отляво и отдясно. Можете да разширявате полето, като движите линията с drag and drop в съответната посока.

Промяна на размера на формата. Позиционирате курсора върху долната линия на формата. В този момент курсора от стрелка се преобразува на отвесна двупосочна стрелка. Можете да удължавате или намалявате формата във височина, като движите линията с drag and drop в съответната посока.

Номера на фактурата не може да бъде променян. В полето Дата можете да промените датата на издаване на фактурата. По подразбиране в полето се записва системната дата на компютъра Ви.


ОПИСАНИЕ НА СЕКЦИИТЕ И ПОЛЕТАТА ЗА ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ В секция Получател въвеждате данните за клиента, като го избирате от списъка на получателите чрез стрелката за избор в полето Име. Ако е нов клиент, въведете данните му от клавиатура. При запис на фактурата, програмата в този случай ще Ви попита дали да ги добави в списъка. В секция Доставчик от полето Съставил избирате от списъка на съставителите чрез стрелката за избор .

Вид доставка избирате от списъка чрез стрелката за избор . Видовете доставки са:

20% - Облагаема; 0%-Глава 3 (бивша Доставка 0%); 0%-ВОД; 0%-чл.140, 146, 174/1-4/; 0%-чл. 21/3/, чл.21-24; 0%-чл. 69/2/ вкл. Дистанционни; Тристранни операции; Освободена доставка; 0%-чл.113/9/.

В зависимост от Вашия избор в това поле, програмата ще разнесе данъчната основа на доставката в съответната колона на Дневника на продажбите. ЗАТОВА ВНИМАТЕЛНО! Ако не сте сигурни, консултирайте се с Вашия счетоводител.

Ако видът на доставката е различен от “20% - Облагаема”, трябва да попълните и полето Основание. То се попълва чрез стрелката за избор или от клавиатура. В него се въвежда основанието за прилагане на нулева ставка или когато сделката е освободена.

Пример: “чл. 28с(Е)(3) 77/388/ЕЕС" - за доставки на стоки като посредник в тристранна операция или "чл. 113, ал. 9" - за доставките от нерегистрирани по закона лица или лица, регистрирани на основание чл. 99 и чл. 100, ал. 2 от закона.

След отпечатването на фактурата, ако съдържанието на поле Вид доставка е различен от “Доставка-20%” отбележете с Х в съответното квадратче на документа какъв е вашият случай.

Ако фирмата Ви не е регистрирана по ЗДДС, то полета Вид Доставка и Основание се попълват и отпечатват автоматично с изискваното от закона съдържание.

Полето Дата на данъчно събитие / Дата на плащане се попълва автоматично с датата на създаване на фактурата. Ако е различна, променете я. В полето Предмет се въвежда текст, който ще се записва в колона 9 “Вид на Стоката / услугата” в дневника на продажбите. По подразбиране взема описанието на първата стока или услуга във фактурата. Съдържанието на това поле може да бъде редактирано и не се отпечатва във фактурата. Най- добре е да съгласувате със счетоводството неговото съдържание за различните случаи от живота. В полето Текст можете да въведете произволен текст (Например: Получил ......... /Иванов/) , който ще се запамети и отпечата във фактурата. В това поле попълвате основанието за издаване на Дебитно или Кредитно известие.


ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ ЗА СТОКИТЕ

Добавяте нова стока или услуга, след последната в списъка чрез бутона или shortcut CTRL+А.

Изтривате избрана стока или услуга от списъка чрез бутона или shortcut CTRL+D.

Редактирате избрана стока или услуга от списъка чрез бутона , shortcut CTRL+E или double-click върху нея. Екран за въвеждане на стока или услуга.

Ако кликнете върху , можете да въведете валутния курс, по който да се пресметне цената на стоката или услугата, ако тя е във валута. Това става с помощта на Валутния калкулатор посочен по долу:

Ако маркирате , данните ще се запишат в списъка със стоки. Фактурата можете да отпечатате с помощта на функция Печат от меню Документ, чрез бутона или shortcut CTRL+P. Появява се следният екран с параметри:


Ако маркирате полето Print Preview документът се показва в MS Word.

Полето Печат “Оригинал” указва дали да се отпечата гриф Оригинал на първото копие на документа. Дори и да има маркировка ако фактурата не е записана, гриф Оригинал не се отпечатва.

2. ДЕБИТНО ИЗВЕСТИЕ Предназначено е да промени в посока увеличение стойностното или количественото изражение на вече издадена фактура. Попълва се както ФАКТУРА. Само в горния десен ъгъл се посочва номера и датата на фактурата, за която се отнася.

В полето Текст попълнете основанието за издаване на Дебитното известие

3. КРЕДИТНО ИЗВЕСТИЕ Предназначено е да промени в посока намаление стойностното или количественото изражение на вече издадена фактура. Попълва се както ФАКТУРА. Само в горния десен ъгъл се посочва номера и датата на фактурата, за която се отнася.

В полето Текст попълнете основанието за издаване на Кредитното известие


VI. СПРАВКИ Меню Справки предоставя възможност да създавате справки.

След избора на коя да е, се появява следният екран за определяне на периода, който обхваща справката:

Има два начина за указване на периода: 1. Да въведете начална и крайна дата на справката в полетата За периода от и до. Това можете да направите като въведете датите директно в полетата или да ги изберете от календара чрез бутона .

2. Да изберете месец в полето От месец чрез бутона и да попълните броя месеци в полето за период от __ месец или го изберете със стрелките.

1. СПИСЪК НА ИЗДАДЕНИТЕ ФАКТУРИ Справката се активира от меню Справки или чрез shortcut <F9> в работния прозорец на програмата и има следния вид:


Бутона служи за отваряне на фактурата, върху която е позициониран курсора. Същото се постига и с double-click върху нея.

Бутона служи за отпечатването на списъка на default принтера на Windows. С помощта на списъка Получател, можете да избирате да се показват само фактурите на даден клиент за избрания период.

Промяна на ширината на полетата Номер, Дата, ... ,Други Позиционирате курсора върху отвесната разделителна линия между две полета. В този момент курсора от стрелка се преобразува на две отвесни успоредни линии с по една стрелка отляво и отдясно. Можете да разширявате полето, като движите линията с drag and drop в съответната посока.

Промяна на размера на формата. Позиционирате курсора върху долната линия на формата. В този момент курсора от стрелка се преобразува на отвесна двупосочна стрелка. Можете да разширявате или намалявате формата, като движите линията с drag and drop в съответната посока.

Цветни маркировки при “проблеми” в датите и номерацията.

Ред оцветен в жълто означава, че фактурата е издадена с по ранна дата от последната. Ред оцветен в сиво означава, че номерацията не е поредна, а в червено – дублиран номер.

2. ДНЕВНИК Справката се активира от меню Справки или чрез shortcut <F10> и данните се извеждат в таблица на Excel. Трябва внимателно да проверите дали данните за данъчните основи на фактури по освободени доставки и със данъчна ставка 0 са разположени в правилните колони на дневника (дали сте посочили правилният Вид доставка при създаване на фактурата).


3. КЪМ ПРОГРАМА НАП Справката се активира от меню Справки или чрез shortcut <F11>. Записва данните от издадените фактури за указания период във файла PRODAGBI.TXT от папка DIN на програмата DNEVNICI на НАП. За целта първо трябва да се указали този път чрез подменю Справки на меню Конфигуриране/Настройки. Ако “пътят” е грешен, то програмата издава предупредително съобщение. Въвеждането на данните от Elf EU в DNEVNICI се извършва чрез функцията и ОБЕДИНЕНИЕ НА ДНЕВНИЦИ ОТ ДИСК/ДИСКЕТИ от меню ДИСК/ДИСКЕТИ. Следователно първо трябва да се инсталирали тази програма, тя да работи, Вие да я познавате и да можете да работите добре с нея.

Последователност на работа: 1. Пускате програмата DNEVNICI и избирате новия период от ИЗБОР НА ПЕРИОД

от меню СЛУЖЕБНИ ФУНКЦИИ.

2. Използвайте функцията ЗАПИС НА ДНЕВНИЦИ ВЪРХУ ДИСК/ДИСКЕТИ от меню ДИСК/ДИСКЕТИ като изберете запис върху диска С:\.... Отидете във папката DOUT и копирайте файла DEKLAR.TXT в папката DIN. Тази операция я правите само веднъж (при следващи периоди това не е необходимо). Това се налага от идеологията на авторите на програмата DNEVNICI да проверят дали данните са от същата фирма.

3. От програма Elf EU пускате справка Към програма НАП. Ако всичко е наред ще видите окуражаващо съобщение. Хубаво е преди това да извадите справка Дневник в Excel, за да огледате нещата.

4. Стартирате програма DNEVNICI и пуснете функцията ОБЕДИНЕНИЕ НА ДНЕВНИЦИ ОТ ДИСК/ДИСКЕТИ от меню ДИСК/ДИСКЕТИ като изберете диск С:\....(не Устройство А). Ако всичко е наред, ще се появят следните съобщения в ПРОВЕРКА НА ФАЙЛ DEKLAR и ПРОВЕРКА ЗА ФАТАЛНИ ГРЕШКИ:

a. Съдържанието на полета в DEKLAR не отговаря на съответните полета от ПРОДАЖБИ.

b. Различен брой записи за ПРОДАЖБИ в DEKLAR и PRODAGBI.

Тези съобщения произлизат от факта, че програмата очаква да се прехвърлят данни от клон и файла DEKLAR.TXT отговаря на файла PRODAGBI.TXT.( И двата файла са създадени чрез ЗАПИС НА ДНЕВНИЦИ ВЪРХУ ДИСК/ДИСКЕТИ от клон на фирмата). За съжаление нашия случай не е точно такъв.

5. Не губите присъствие на духа и чрез <Esc> “пожелавате” обединяването. 6. Проверявате свършеното в СПРАВКИ чрез “Справка-протокол” и ВЪВЕЖДАНЕ.

Няколко важни съвета: Първо вкарайте данните от Elf EU, а после от други източници(протоколи и т.н.).

Ако нещо се обърка (грешни ДДС номера и т.н.), изтрийте файла PRODAGBI.DBF от папка dnev07, редактирайте и започнете отново. Той съдържа данни само от текущия период, който сте указали последен в ИЗБОР НА ПЕРИОД. Архивирайте данните за последния период преди да стартирате нов.


Обадете се за съвет, ако се съмнявате в нещо, но помнете, че ние не можем да тепърва да Ви научим да работите с компютър.

4. ПРОДАЖБИ Справката се активира от меню Справки и данните се извеждат в Excel. Има зададени филтри стига да можете да работите с тях.

5. ПЪЛНА СПРАВКА Справката се активира от меню Справки и данните се извеждат в Excel Има зададени филтри стига да можете да работите с тях.


VII. МЕНЮ ДОКУМЕНТ

1. НОВ Функцията се активира от меню Документ, чрез бутона или shortcut <F7>. За създаване на нов документ.

2. СТАР Функцията се активира от меню Документ, чрез бутона или shortcut <F3>. За преглед на стар документ.

3. ЗАПАЗИ Функцията се активира от меню Документ, чрез бутона или shortcut CTRL+S. Записва документа от активния прозорец.

4. ЗАТВОРИ Функцията се активира от меню Документ, чрез бутона или shortcut CTRL+Z. Запазва документа от активния прозорец.

5. ЗАТВОРИ ВСИЧКИ Функцията се активира от меню Документ. Затваря всички документи и опразва работния екран.

6. ПЕЧАТ Функцията се активира от меню Документ, чрез бутона или shortcut CTRL+P. Когато е разрешена, отпечатва документа от активния прозорец.

На екрана се показва диалог, в който уточнявате брой копия и печат на “Оригинал” на първото копие.

7. ИЗХОД КЪМ WORD .. (PRINT PREVIEW) Функцията се активира от меню Документ/Изход към Word.., бутона или shortcut CTRL+W. Показва документа в MS Word.

8. КАСОВА БЕЛЕЖКА – НЕ СЕ ИЗПОЛЗВА.

9. ИЗХОД С тази команда или shortcut CTRL+Q излизате от програмата.