Описание проекта по автоматизации документооборота в ООО «Газпром добыча Краснодар» Авдюшкин Николай директор по работе с клиентами ООО «ЭРКЕР», г.Краснодар
Описание проекта по автоматизации
документооборота
в ООО «Газпром добыча Краснодар»
Авдюшкин Николай директор по работе с клиентами ООО «ЭРКЕР», г.Краснодар
www.docsvision.com Слайд: 2
Наши заказчики в отрасли
• ООО «Газпром трансгаз Краснодар»
• ООО «Газпром добыча Краснодар»
• ООО «РН-Туапсенефтепродукт»
www.docsvision.com Слайд: 3
Информация о заказчике
ООО «Газпром добыча Краснодар» – 100-процентное дочернее общество ОАО «Газпром». Подразделения Общества расположены в Краснодарском крае, Ростовской области, Республике Адыгея, Ставропольском крае, Республике Калмыкия и Республике Коми.
www.docsvision.com Слайд: 4
Цели проекта
• Повышение прозрачности документооборота
• Обеспечение контроля обработки документов
• Сокращение сроков обработки документов и выполнения бизнес-процессов
• Повышение исполнительской дисциплины
• Исключение потери документов
• Экономия на печати, хранении, и перемещении документов
• Создание единого информационного пространства по работе с документами в территориально распределенной структуре общества
www.docsvision.com Слайд: 5
Общая информация
• Начало опытной эксплуатации: декабрь 2010г.
• Начало промышленной эксплуатации: ноябрь 2011г.
• Система установлена в администрации Общества в г. Краснодар и в 8 филиалах
• Общее количество пользователей СЭД около 700 (одновременно до 200)
www.docsvision.com Слайд: 6
Структура управления проектом
Генеральный директор
Заместитель генерального директора по кадрам,
соц.развитию и общим вопросам
Отдел ДОУ – 3 специалиста (методология решения)
Служба АСУ - 2 специалиста
(участие в проекте внедрения СЭД)
www.docsvision.com Слайд: 7
Рамки проекта
В СЭД автоматизирована работа со следующими документами: • Входящие письма
• Исходящие письма
• Служебные записки
• Протоколы совещаний
• Приказы
• Распоряжения
• Командировочные удостоверения
• Регламенты, положения, инструкции
• Периодические задачи
• Поручения
• Договора (в стадии запуска)
www.docsvision.com Слайд: 8
Трудности в ходе проекта и способы их решения
• Разнородность каналов связи (1Гб, 100 Мб, 4 Мб, 2 Мб) • Ограничение количества ролей пользователей в
зависимости от ширины канала
• Большое количество видов документов • Поэтапное обучение пользователей и унификация
логики работы с документами
• Большое количество пользователей СЭД и филиалов • Поэтапный (пофилиальный) ввод СЭД в эксплуатацию
www.docsvision.com Слайд: 9
«Секрет» успеха проекта
• Поддержка проекта со стороны руководства Общества
• Продуманная на стадии внедрения архитектура
решения
• Заинтересованность проектной группы заказчика
• Поэтапный ввод СЭД в эксплуатацию
• Функциональные возможности СЭД
• Квалификация партнера
www.docsvision.com Слайд: 10
Текущая ситуация
• Входящие документы – более 30 000
• Исходящие документы – более 22 000
• Внутренние документы – более 27 000
• Задания – более 155 000
• Согласования – более 10 000
• Общий объем базы данных – более 160 Гб
www.docsvision.com Слайд: 11
Формирование отчетов по работе с документами
Настроено более 10 отчетов по работе с документами и исполнению поручений в СЭД
www.docsvision.com Слайд: 12
Производительность и надежность СЭД
Ширина
канала
Количество
пользователей
СЭД
Открытие
навигатора,
сек
Первое открытие
карточки документа
(повторное
открытие), сек
Первое открытие
карточки задания
(повторное
открытие), сек
1 Гб 150 4-10 4-8 (1-3) 3-5 (1-3)
100 Мб 300 6-10 4-10 (1-3) 6-8 (2-4)
4 Мб 50 9-15 5-8 (2-4) 3-5 (1-3)
4 Мб 10 6-11 4-10 (2-5) 5-8 (2-4)
2 Мб 2 9-15 3-5 (1-3) 5-14 (3-10)
Структура передаваемых данных в канале сложна и не однородна!!!
www.docsvision.com Слайд: 13
Нагрузка пользователей
www.docsvision.com Слайд: 14
Развитие СЭД
Система кадрового документооборота:
Процесс «Прием/перевод нового сотрудника на
работу»
Процесс «Социальные выплаты»
Отдельный сервер DocsVision
Сертифицированная ФСТЭК по ФЗ №152 версия
DocsVision
Использование ЭЦП (в перспективе)
www.docsvision.com Слайд: 15
Мнение заказчика
Проект в ООО «Газпром добыча Краснодар» Мнение Заказчика
«…Благодаря внедрению системы электронного документооборота DocsVision в
Обществе существенно сократились сроки прохождения документов и
доведения поручений до исполнителей, появилась прозрачность
информационных потоков, выросла динамичность документационного
обеспечения…»
М.Г. Гейхман, генеральный директор
ООО «Газпром добыча Краснодар»
www.docsvision.com Слайд: 16
Спасибо за Ваш интерес к
Docsvision
E-mail: [email protected] Web: www.erker-it.ru