İ DÖNÜŞÜM PORTALI - Uyumsoftportal.uyumsoft.com.tr/Files/Uyumsoft_i_Donusum_Portali... · 2015. 12. 9. · UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN

UYUMSOFT

İ-DÖNÜŞÜM PORTALI

GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN

İŞLEMLER

UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI


İŞLEMLER

1

İçindekiler

UYUMSOFT ENTEGRETÖRÜ -- GİB ARASINDAKİ FATURA AKIŞI ............................................................... 2

UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM HESAP AÇILIŞI .................................................................................................. 2

UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI KULLANICI GİRİŞ EKRANI .................................................................. 2

UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI ANA MENÜLERİ ................................................................................ 3



İŞLEMLER

2

UYUMSOFT ENTEGRETÖRÜ -- GİB ARASINDAKİ FATURA AKIŞI Özel entegratör kullanıcıların iş akışı görseldeki gibidir. Fatura mükelleften gönderildikten sonra Uyumsoft arka planında mühürleme, zarflama ve GİB’e gönderilme işlemleri yapılmaktadır. GİB servis sağlayıcısına ulaştıktan sonra, karşı firmanın posta kutusuna (allias) gönderilmektedir. Her fatura gönderim işlemi ve sistem yanıtları GİB tarafından ZARF(envelope) ile takibi sağlanmaktadır. Her işlem zarfla yürütüldüğünden e-faturanın takibi zarfla yapılmaktadır.

Not: UyumSoft entegratörlüğünü kullanırken Mali mühürü kullanmanız gerekmez. Sistem alt

yapısında mali mühürünüzün bilgisi mevcut olup, mühürleme işlemi sistem tarafından yapılıyor

olacaktır.

Şekil 1: Fatura akış tablosu

UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM HESAP AÇILIŞI Uyumsoft kullanmak üzere sözleşmesini yapmış ve işlemlerini tamamlamış olan firmalarımıza

tarafımızca bir aktivasyon maili gönderilir. Bu mailde Uyumsoft portal giriş sayfasının linki, web servis

kullanıcı adı ve şifresi ile portal kullanıcı adı ve şifresi yer alır. Firmalarımız linke tıklayarak aşağıda

çıkan giriş sayfasına portal kullanıcı adı ve şifrelerini girerek portal üzerindeki işlemlerine

başlayabilirler.

UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI KULLANICI GİRİŞ EKRANI https://portal.uyumsoft.com.tr Linki ile portale yapılan girişlerde karşılaşılan ekran aşağıdaki gibidir.

Kullanıcı adı ve şifresi yazılarak giriş butonuna tıklanır ve portale giriş yapılır.

https://portal.uyumsoft.com.tr/



İŞLEMLER

3

Şekil 2: Uyumsoft portalı anagiriş ekranı

UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI ANA MENÜLERİ Portale giriş yapıldığında aşağıdaki ana ekran ile karşılaşılır. Şekil-3 teki ekran Uyumsoft’un ana

ekranıdır ve i-dönüşüm süreci ile ilgili işlemleri ana ekran üzerinden takip eder.

Şekil 3: uyumsoft portalı ana ekranı



İŞLEMLER

4

Ekranın sol tarafında fatura, defter, genel işlemler yönetimi yapılır; orta kısımda fatura akışı

istatistiksel tabloları yer alır; sağ üst köşede ise tarih aralığı, hesap ve firma işlemleri takip edilir.

İstatistiksel tablolarda toplam disk kullanımları, gelen-giden fatura akışlarındaki onay bekleme

durumları, gelen fatura adedi ve giden fatura adedi görülür. Ekranın alt kısmında duyurular ve

faturalara ilişkin güncel fatura ve yanıtları göründüğü gibi güncel duyurulara da burada ulaşılabilir.

Şekil 4 te görülen tarih

sekmesinde istenilen tarih

aralığı seçilir. Bu seçim

sonucunda firmalar fatura

işleyişlerini ilgili tarih aralığı

istatistiğine göre görebilir.

Dün seçeneği seçilirse,

istatistiklerde dün yaptıkları

fatura işlemleri adet

cinsinden görülürken özel

aralık seçimini seçtiklerinde

hangi aralıktaki fatura akış

tablosunun görüntüsü

isteniyorsa ilgili tablo

ekrana gelir.

Şekil 5: ana ekran istatistik ekranı

Şekil-5 teki istatistik ekranında üst tarafta son 12 günlük gelen-giden fatura sayısı raporu yer

almaktadır. Tarih aralığı seçildiği takdirde alt taraftaki grafik ekranında gelen-giden fatura toplamları

gözükmektedir.

Anasayfada sağ üst tarafta bulunan şekil-6 daki gibi iki

buton mevcuttur. Onayınızı bekleyen ve onay bekleyen

faturalarınıza iki buton ile kısayol olarak ulaşabilirsiniz.

Şekil 4:Tarihi aralığında istatiksel rapor alma ekranı

Şekil 6: onay bekleyen fatura kısayol butonları



İŞLEMLER

5

Uyumsoft portale giriş yapıldığında ana sayfanın sağ

üst köşesinde bulunan kullanıcı adı kısmında hesap

bilgileri ve firma bilgileri şeklinde iki bölüm görülür.

Hesap bilgileri kısmından şifre değişikliği

yapabilirsiniz.

Firma bilgileri kısmında ise firmanıza ait bilgiler girilmelidir. Bu alanda görülen bilgilerin doğruluğu

önemlidir, zorunlu alanlar eksiksiz doldurulmalıdır aksi halde fatura gönderim işlemlerinde firma

bilgileri eksik gidebilir.

Şekil 9:adres bilgileri ekranı

İletişim bilgileri kısmında firmanın belirlediği türden ve kanaldan iletişim kurulabilecek adresler yazılır.

Bu alanı firmalar doldurmakta özgürdür. Eklenebilecek 4 adet farklı seçenek vardır; telefon, fax, e-

posta, diğer.

Şekil 7: profil bilgileri ekranı

Şekil 8:firma bilgileri ekranı



İŞLEMLER

6

Şekil 10: iletişim bilgileri ekranı

e-defter firma bilgileri sekmesinde ise e-defterde kullanılacak bilgiler girilir. Bu alanlardan bazıları

zorunludur. Şube varsa şube adı, şube numarası ve mali yıl başlangıcı zorunlu alanlardandır. Ve yine bu

alanlar Uyumsoft tarafından düzeltile bilirliği olan alanlardır. Bunun haricinde diğer alanlar da firmalar

tarafından doldurulması gereken önemli alanlardır.

Şekil 11:e-defter firma bilgileri ekranı

Muhasebeci bilgileri bölümü özellikle e-defter için çok önemli bir alandır. Muhasebeci bilgilerindeki

eksiklik nedeniyle defterler hataya düşebilir. Buradaki değişiklikler firmaların düzeltebileceği,

eklemeler ya da silme gibi işlemler yapabileceği alanlardır. Yeni ekle butonundan eklemeler yapılır, sarı

kutucuktan düzenlemeler girilir ve kırmızı x seçeneğinden silme işlemi yapılabilir.

Şekil 12: muhasebeci bilgileri ekranı



İŞLEMLER

7

Sorumlu kişi bilgileri sekmesinde ise yalnızca bir kişi için giriş yapma hakkı vardır. Bu alanda ilgili kişi,

telefonu ve maili girilerek kayıt yapılır. Düzenlemeye açıktır ancak eklemeye açık olmayan bir alandır.

Şekil 13: sorumlu kişi bilgileri ekranı

Ana sayfanın alt kısmında yer alan

duyurular panosu da portalda

yaşanan güncel değişiklikleri gösterir.

Portal üzerindeki güncellemelere

inceleyebilir, yakın tarihte yaşanan

portaldaki güncellemeleri duyurular

adımından takip edebilirsiniz.

Portal ana sayfada sol tarafta 4 ana işlem menüsü

mevcuttur. Detaylı bilgi için Fatura işlemleri ve e-defter

işlemleri dokümanlarını inceleyebilirsiniz.

Şekil 14: anasayfa duyuru ekranı

Şekil 15: ana işlem menüleri



İŞLEMLER

8

yardım menüsünde ilgili eğitim doküman ve videolarımıza

ulaşabilirsiniz.

1) Firma bilgileri; yukarıda da bahsedildiği gibi firma bilgileri

sekmesi 6 ana başlıktan oluşur. Bu alanlarda doldurulması zorunlu

alanlar doldurulmalı, tarafımızca yapılması gereken değişiklikler

Uyumsoft’a bildirilmelidir.

2) E-fatura mükellefleri; bu alan GİB tarafından 60 dakikada bir

güncellenmektedir. Firmalar e-fatura mükelleflerini csv formatında

indirip bir liste halinde görüntüleyebilir. Bu liste içerisinde, firma

adları, VKN veya TCKN, posta kutuları, gönderici birim, tür ve

oluşturma tarihleri yer alır.

3) Kullanıcılar; bu sekmede firmalar kendi portal kullanıcılarını

belirleyerek kullanıcılarını aktif veya pasife çekebilir ve ilgili

kullanıcılara portal kullanımı hakkında yetki (rol) verebilir. Bu roller

yine firma tarafından silinebilir veya rol artırımı (ekleme)

yapılabilir. Kullanıcı oluşturmak için doldurulması gereken kısımlar

ekranda göründüğü gibidir.

Şekil 18:kullanıcı oluşturma ekranı

Gerekli bilgiler doldurulduktan sonra kaydet butonuna tıklayarak rol kaydedilir. Durum aktif olarak

seçildiğinde kullanıcılar ekranındaki durum da aktif olarak görülür.

Şekil 16: yardım menüsü

Şekil 17:genel işlemler menüsü



İŞLEMLER

9

Şekil 19: kullanıcı listesi ekranı

Ekranda görülen sarı kutucuğa tıklanarak kullanıcı rolleri düzenlenebilir, kullanıcı durum kısmı pasife

çekilebilir.

Pasife çekilen durum kullanıcı ekranında yine pasif olarak görülür. Ve bu durum sarı kutucuktan

düzenleme yapmaya açıktır.

Düzenle kısmından ise aktif olan kullanıcıya rol verilebilir. Bu rol ile kullanıcı portal kullanma yetkisi

kazanır. Bunların haricinde hiçbir işlem yapamaz.

Şekil 20: kullanıcı rol ekranı

Yeni ekle butonundan rol eklenebilir. Kırmızı x butonu ile verilen rol kaldırılabilir. Kaldırılan rol ile kişi

artık portal üzerinde kısıtlandığı yetkiyi kullanamaz. Bunun haricinde, hızlı ara butonu ile aranan rol

kolayca bulunabilir.

Yetkili kullanıcı VKN/TCKN kısmında ise yeni yetkililer vergi kimlik no veya tc kimlik no yazılarak

eklenebilir.



İŞLEMLER

10

4) Adres defteri; bu kısımda firma fatura keseceği firmaların adreslerini ekleyebilir. Bu işlem

firmaların fatura keserken firma bilgilerini manuel girip zaman kaybını önleyen bir uygulama

olarak geliştirilmiştir. Buraya eklenen firmalar fatura oluşturulurken VKN/TCKN veya firma adı

yazılarak otomatik olarak ekrandaki boş alanlara gelir.

Şekil 21:adres listesi ekranı

Sağ üst köşede bulunan yeşil “yeni ekle” butonu ile yeni bir adres eklenebilir. Yeni ekle butonuna

tıklandığında aşağıdaki ekran ile karşılaşılır. Karşılaşılan bu ekrandaki alanların eksiksiz doldurulması

gerekir. Doldurma işlemi tamamlandıktan sonra “kaydet” butonuna tıklanarak yeni bir adres

oluşturulmuş olur.

Şekil 22: adres kaydetme ekranı

Oluşturulan adres üzerinde değişiklikler yapılabilir.

Yanda görülen sarı kutucuk ile adres listesinde gerekli

düzenlemeler yapılabilir, kırmızı x kutucuğu ile oluşturulan adres

silinebilir ve yeşil kutucuk ile ilgili adrese fatura oluşturup

gönderilebilir. Karşılaşılan fatura oluştur ekranında özel olarak adres eklemeye gerek kalmaz.

Çünkü ilgili adresin yanında bulunan kutucuğa tıklanmıştır ve doğrudan o adrese fatura gönderilir.

Fatura gönderilmek istenen firma adres listesine gelip “hızlı ara” butonundan aratılarak bulunur

ve doğrudan fatura oluşturulmasına sistem izin verir. Bu da zaman kaybını önleyici, firmaların

pratik işlem yapmalarını sağlamak için geliştirilmiş bir uygulamadır.



İŞLEMLER

11

5) Etiket tanımları; tanımlama kısmının oluşturulma amacı faturaya ilişkin kısayol olarak

kullanım sağlanmasıdır.

Şekil 23:etiket düzenleme ekranı

Yeni ekle kısmından etiket kodu ve açıklaması girilir. Sonrasında efaturaya gidilir ve aşağıda gösterilen

sarı kutucuktaki etiketle butonuna tıklanarak ilgili etiket bu kısma iliştirilir.

Şekil 24: etiketleme ekranı

Fatura listesinin üzerinde bulunan “detaylı ara” seçeneğine gelinerek etiket kısmında arama

yapıldığında ilgili etikete sahip olan fatura aşağıdaki fatura listesinden kolayca bulunabilir. Bu durum

fatura bulma konusunda kısayol oluşturmak gibidir.

Şekil 25:etiket rapor ekranı



İŞLEMLER

12

6) Arşiv paketleri; bu kısımda ilgili e-arşiv faturası tarih ve durumuna göre aratılarak bir bütün

halinde ekranda görünür. E-arşiv faturalarının durum kontrolü sağlanır. E-arşiv faturalarının

durum sorgulanması http://www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html adresinden yapılır.

Şekil 26:e-arşiv paket ekranı

7) Portal ayarları; bu kısımda ise faturaların genel ve değiştirilecek ayarları belirlenir. Fatura

oluştururken burada belirlenen şekilde faturanın oluşumu sağlanır ancak bu alanlar firmalar

tarafından değişime hazır alanlardır. Pdf dosya adı scripti kısmındaki kod değiştirilir ve

istenen doğru kod yazılırsa eğer, pdf indirilirken istediğiniz sıralama ile pdf halinde çoklu

indirmeler yapılmasına olanak sağlanır. Gerekli kodlar için teknik ekipten destek almanız

gerekir.

Şekil 27: portal ayarları ekranı
http://www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html

İ DÖNÜŞÜM PORTALI - Uyumsoftportal.uyumsoft.com.tr/Files/Uyumsoft_i_Donusum_Portali... · 2015. 12. 9. · UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN

Documents