Cryptshare.express.€¦ · dem Transfer großer Dateien stehen Ihnen in einem einzigen Tool zur Verfügung. Deshalb möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie so leicht wie möglich mit

Benutzerhandbuch

Verschlüsselt und stressfrei mit Cryptshare.express.

Leitfaden zur einfachen Nutzung.

Userguide Cryptshare.express – Leitfaden zur einfachen und sicheren Nutzung Seite | 1

Leitfaden zur Nutzung von Cryptshare.express Zum sicheren Versenden von Dateien und Nachrichten

Vertrauliche Informationen und große Dateien sicher in Ihrem Geschäftsalltag zu

versenden ist jetzt so einfach wie nie zuvor. Dank höchster Benutzerfreundlichkeit und

minimaler Anforderungen an Ihre IT, können Sie in wenigen Minuten mit Ihrer sicheren

Geschäftskommunikation beginnen - Sie brauchen lediglich eine E-Mail-Adresse und

einen Webbrowser.

Mehr als 18 Jahre Produktentwicklung und Erfahrung im Bereich E-Mail Sicherheit und

dem Transfer großer Dateien stehen Ihnen in einem einzigen Tool zur Verfügung.

Deshalb möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie so leicht wie möglich mit Cryptshare.express

starten können. Dabei werden wir auf folgende Abläufe eingehen:

1. Registrierung eines Business Account

2. Den ersten Benutzer hinzufügen

3. Web-Anwendung

a. Senden

b. Empfangen

4. Das Outlook Add-in installieren

a. Senden

b. E-Mail-Klassifizierungen

c. Empfangen

5. Eine Browser-Integration installieren

6. Weitere Benutzer hinzufügen

7. Hilfe erhalten


Registrierung eines Business Account Die für den Informationsaustausch erforderlichen Schritte sind in den einzelnen Bildschirmmasken beschrieben.

Rufen Sie bitte mit einem Browser Ihrer Wahl die Startseite von Cryptshare.express unter

www.cryptshare.express auf.

Sie sehen folgende Startseite:

Schritt 1

Klicken Sie auf den Button

„Registrieren“

http://www.cryptshare.express/


Es öffnet sich das Formular zur Registrierung:

Schritt 2

Füllen Sie alle benötigten

Felder aus.

Schritt 3

Bestätigen Sie die

Nutzungsbedingungen und die

Datenschutzbestimmungen

Setzen Sie anschließend ein Haken

bei „Ich bin kein Roboter“


Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie kein Roboter sind, erscheint unter dem Formular

der Button „Business Account anlegen“:

Schritt 4

Klicken Sie auf den Button

„Business Account anlegen“


Sie haben nun die Möglichkeit, die Daten Ihres Business Accounts noch einmal zu

kontrollieren:

Schritt 5

Kontrollieren Sie Ihre Daten

Schritt 6

Klicken Sie auf den Button „Business

Account jetzt erstellen!“

ODER

Klicken Sie auf den Button „Zurück zum

Formular“ und fahren mit Schritt 2 fort


Den ersten Benutzer hinzufügen

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben erfolgreich Ihren Business Account erstellt. Nun ist

es an der Zeit Ihren ersten Benutzer anzulegen, damit Sie sofort mit Cryptshare.express

durchstarten können.

Sie werden automatisch zum Bestellformular weitergeleitet. Die Daten Ihres Business

Account werden Ihnen als Daten für Ihren ersten Benutzers vorgeschlagen. Sie können

diese natürlich abändern: mit Schritt 1 fortfahren.

Zwischenschritt:

Sollten Sie Sich in der Zwischenzeit aus Versehen ausgeloggt oder den Browser

geschlossen haben, erreichen Sie das Bestellformular, indem Sie sich mit Ihrem Business

Account unter https://www.cryptshare.express/de/sign-in anmelden, zur

„Benutzerverwaltung“ navigieren und anschließend auf „E-Mail Benutzer hinzufügen“

klicken:

Klicken Sie auf

„Benutzerverwaltung“

Klicken Sie auf „E-Mail-

Benutzer hinzufügen“

https://www.cryptshare.express/de/sign-in


Hier sehen Sie das Bestellformular für Ihren ersten Nutzer:

Schritt 1

Kontrollieren Sie die Daten Ihres

ersten Nutzers und ändern Sie diese

ggf. ab.


Nachdem Sie die Daten Ihres ersten Nutzers kontrolliert bzw. neu eingegeben haben,

wählen Sie bitte eine Zahlungsoption:

Schritt 2

Wählen Sie eine

Zahlungsoption

Schritt 3

Scrollen Sie nach unten


Am unteren Ende der Seite finden Sie Ihre Rechnungsdaten und Ihren Warenkorb:

Schritt 4

Kontrollieren Sie Ihre

Rechnungsdaten

Schritt 5

Akzeptieren Sie die Allgemeinen

Geschäftsbedingungen

Klicken Sie anschließen auf den

Button „Zahlungspflichtig bestellen“


Im Anschluss haben Sie die Möglichkeiten zwischen den verschiedenen

Zahlungsmethoden zu wählen. Hier sehen Sie die Zahlungsmethode Kreditkarte:

Schritt 6

Tragen Sie hier Ihre

Zahlungsdaten ein

Schritt 7

Klicken Sie auf „Bezahlung

jetzt abschließen“


Hier sehen Sie die Zahlungsmethode Lastschrift:

Schritt 6


Zahlungsdaten ein

Schritt 7




Geschafft! Wenn der Bezahlprozess erfolgreich durchgeführt wurde, werden Sie auf

diese Seite weitergeleitet. Auf dieser sehen Sie noch einmal die registrierte E-Mail-

Adresse Ihres ersten Benutzers, sowie weitere Informationen zur Nutzung von

Cryptshare.express:

Schritt 8

Klicken Sie auf den Link webapp.cryptshare.express, um

direkt mit der Web-Anwendung loszulegen

ODER

Fahren Sie mit der Installation und Einrichtung des

Outlook Add-in fort

https://webapp.cryptshare.express/


Web-Anwendung Senden

Sie können Cryptshare.express jederzeit aus allen gängigen Browsern benutzen. Rufen

Sie hierfür einfach https://www.webapp.express auf.

Sie sehen folgende Startseite:

Schritt 1

Klicken Sie auf „Bereitstellen“

https://www.webapp.express/


Schritt 2

Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein

Schritt 3

Akzeptieren Sie die

Nutzungsbestimmungen

und klicken auf „Weiter“


Wenn Sie die Web-Anwendung das erste Mal benutzen, werden Sie aufgefordert sich zu

Verifizieren. Dies ist nötig, damit gewährleistet werden kann, dass Sie auch tatsächlich

im Besitz der angegeben E-Mail-Adresse sind. Dieser Schritt ist nur einmal nötig, da die

Verifizierungsdaten als Cookie in Ihrem Browser gespeichert werden.

Der Code wird an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt:

Schritt 4

Lassen Sie das Fenster mit der

Verifizierungsmaske offen und wechseln Sie

ins Postfach Ihrer angegeben E-Mail-Adresse


Sie erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Cryptshare Verifizierung“:

Schritt 5

Kopieren Sie den Code

und wechseln Sie

zurück zu der

Verifizierungsseite


Sie haben nun die Möglichkeiten Empfänger einzutragen.

Wichtig: Es ist nur möglich per Cryptshare.express zu versenden, wenn entweder der

Empfänger oder der Sender ein aktiver Benutzer ist (siehe Kapitel 2)!

Schritt 6

Tragen Sie Empfänger

ein und klicken auf

„Weiter“


Im nächsten Fenster können Sie eine vertrauliche Nachricht und Dateien hinzufügen

Schritt 7

Klicken Sie auf

„Hinzufügen“, um den Text

der E-Mail anzupassen

Schritt 8

Bearbeiten Sie den

Betreff und Inhalt

Ihrer vertraulichen

Nachricht und

klicken Sie auf

„Speichern“


Nachdem Sie eine Nachricht hinzugefügt haben, können Sie noch Datei an die E-Mail

anhängen. Klicken Sie dazu auf „Durchsuchen“ oder ziehen Sie die Dateien per Drag &

Drop in das ausgewiesene Fenster:

Schritt 9

Fügen Sie nach Bedarf

Dateien hinzu und klicke auf

„Weiter“


Hier können Sie Ihren Transfer individualisieren:

Empfängersprache

Wählen Sie die

Sprache, in welcher

der Empfänger über

die bereitgestellten

Daten informiert

wird.

Passwortoptionen

Zur Absicherung Ihres Transfers

stehen Ihnen verschiedene

Passwortoptionen zur Verfügung.

Ablaufdatum

Zeigt an, wie lange

die Dateien für den

Empfänger zum

Download

bereitstehen.

Benachrichtigungs

-optionen

Legen Sie fest, über

welche Prozesse

Sie benachrichtigt

werden möchten.

Schritt 10

Klicken Sie auf

„Weiter“


Nun können Sie noch die Empfängerbenachrichitigung überarbeiten:

Schritt 11

Bearbeiten Sie bei Bedarf die

Empfängerbenachrichtigung

und klicken Sie auf „Transfer

starten“


Abschließend wird Ihnen mitgeteilt, ob der Transfer erfolgreich war. Sie können anhand

der Auflistung noch einmal alle Details nachvollziehen.


Empfangen

Wenn Sie Empfängern einer E-Mail sind, die über Cryptshare.express versendet wurde,

erhalten Sie folgende Benachrichtigung:

Klicken Sie auf „Antworten“,

um Ihrem Kontakt mit

Cryptshare.express zu

antworten.

Fahren Sie dafür mit Schritt 1

vom Abschnitt Senden fort.

Schritt 1

Klicken Sie auf

„Dateien abrufen“


Es öffnet sich Ihr Browser mit eingetragener Transferkennung automatisch:

Wichtig: Der Sender teilt Ihnen das Passwort auf separatem Weg mit. Es wird nicht in

der Benachrichtigungsmail mitgeteilt!

Schritt 2

Geben Sie das

Passwort ein und

klicken Sie auf

„Weiter“


Nun können Sie die Transferdateien herunterladen:

Mit Klick auf dieses

Symbol können Sie

die Prüfsummen und

Transformationen

aus- oder einblenden.


Das Outlook Add-in installieren

Um Cryptshare.express einfach und sicher in Outlook benutzen zu können, melden Sie

sich bitte mit Ihrem Business Account im Login-Bereich an und navigieren zum Reiter

„Cryptshare verwenden“. Alternativ können Sie auch Sie diesen Link aufrufen:

https://www.cryptshare.express/de/onboarding

Hier bieten wir ein vordefiniertes Add-in zum Download an. Mit welchen Outlook-

Versionen dieses kompatibel ist, können Sie hier einsehen.

Schritt 1

Navigieren Sie zu „Cryptshare

verwenden“

Schritt 2

Scrollen Sie nach unten.


https://wiki.cryptshare.com/display/CS4OH/Outlook+Version


Unter der Überschrift „Downloads“ finden Sie den Installer für „Cryptshare for Office 365

& Outlook“.

Schritt 3

Klicken Sie auf „Bitte wählen

Sie Ihr Land“ und wählen Sie

anschließend das

entsprechende Land

Schritt 4

Führen Sie anschließend die Datei

„Cryptshare_for_Office_365_-

_Outlook_latest.msi” aus


Es öffnet sich die Installationsdatei:

Schritt 5

Klicken Sie auf „Weiter“


Der Lizenzvertrag wird angezeigt. Lesen Sie diesen bitte sorgfältig durch und

akzeptieren Sie anschließend, um mit der Installation fortzufahren:

Schritt 6

Stimmen Sie dem

Lizenzvertrag zu

Schritt 7



Wählen Sie den Installationsordner:

Schritt 8

Definieren Sie den Dateipfad

für die Installation

Schritt 9



Es erscheint ggf. diese Meldung:

Das Add-In wird installiert:

Schritt 10

Bestätigen Sie mit „Ja“


Die Installation wurde beendet:

Schritt 11

Klicken Sie auf

„Schließen“

Schritt 12

Öffnen Sie Ihre Outlook

Anwendung


Senden

Nachdem Sie Outlook gestartet haben, können Sie direkt eine E-Mail mit

Cryptshare.express verschicken:

Schritt 1

Klicken Sie auf „Neue E-

Mail“

Hier finden Sie die Einstellungen zum

Add-in und den Transfermanager

Alle Konfigurationen sind vordefiniert –

Sie müssen nichts manuell einrichten!


In der Vorlage für eine neue E-Mail finden Sie nun oben links die Kategorie „Cryptshare“

mit den Smarticons „Mit Cryptshare senden“ und „E-Mail-Klassifizerungen“:

Schritt 2

Klicken Sie auf „Mit

Cryptshare senden“

Hier können Sie alternativ eine

Klassifizierung vor dem

Versand festlegen

Mehr dazu finden Sie hier


Mit Klick auf das Smarticon wird Cryptshare for Outlook aktiviert und der „Cryptshare

Attachment-Manager“ öffnet sich auf der linken Seite.

Schritt 3

Klicken Sie auf „Cryptshare Attachment-Manager“ oder

„Datei anfügen“ wenn Sie Dateien an Ihre E-Mail

anhängen möchten

ODER

Fahren Sie mit Schritt 4 fort.


Der Attachment-Manager öffnet sich und bietet Ihnen die Möglichkeit, entweder per

Drag and Drop oder per Klick auf „Datei hinzufügen“ Dateien an die E-Mail anzuhängen:

Schritt 5

Fügen Sie Dateien hinzu

Schritt 4

Klicken Sie auf „Mit

Cryptshare senden“


Nachdem Sie auf „Mit Cryptshare senden“ geklickt haben wird Ihnen der Transferdialog

angezeigt. Dieser bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre E-Mail individuell an Ihre Bedürfnisse

anzupassen:

Ablaufdatum

Zeigt an, wie lange

die Dateien für den

Empfänger zum

Download

bereitstehen.

Empfängersprache

Wählen Sie die

Sprache, in welcher

der Empfänger über

die bereitgestellten

Daten informiert

werden soll.

Verschlüsselung

Legen Sie fest, ob

Ihre Nachricht oder

auch die Betreffzeile

verschlüsselt werden

soll.

Zustellungsoptionen

Stellen Sie ein, welche

Informationen Sie zu

den bereitgestellten

Dateien erhalten

möchten.

Passwortoptionen

Zur Absicherung Ihres Transfers

stehen Ihnen verschiedene

Passwortoptionen zur Verfügung.


Nachdem Sie alle nötigen Einstellungen vorgenommen haben, können Sie den Transfer

starten:

Schritt 7

Klicken Sie auf „TRANSFER

STARTEN“

Schritt 6

Transfereinstellungen

konfigurieren


Nachdem Sie auf „TRANSFER STARTEN“ geklickt haben öffnet sich der Transfer-

Manager und zeigt Ihnen weitere Details. Hier können Sie den Status der E-Mail

verfolgen, sie noch einmal öffnen oder sich das Passwort anzeigen lassen.

Schritt 8

Transferdetails

nachverfolgen


E-Mail-Klassifizierungen

Neben E-Mail Verschlüsselung bietet Cryptshare die Möglichkeit, die Klassifizierung von

Daten vor der Übermittlung mit Microsoft Outlook vorzunehmen. Das Klassifizieren von

Daten ist ein wichtiger Compliance Standard, den die EU-DSGVO fordert.

Schritt 1

Wählen Sie vor dem Senden eine

geeignete Klassifizierung und fahren

Sie zum Senden mit Schritt 3 fort.


Die Cryptshare Transfereinstellungen im Transfer Dialog werden automatisch

vorausgefüllt. Je nach Voreinstellung ist es möglich einzelne Optionen zu ändern.


Empfangen

Ist Cryptshare for Office 365 & Outlook installiert, werden eingehende Transfer-

Benachrichtigungen erkannt und ein entsprechendes Element im Download Manager

eingefügt.

Schritt 1

Klicken Sie auf „STARTE

DOWNLOAD“


Es öffnet sich die Maske zum eingeben des Downloadpasswort:

Schritt 2

Geben Sie das Passwort ein


Bevor Sie den Download starten können, werden Ihnen abhängig vom Inhalt des

Transfers verschiedene Optionen angezeigt.

Schritt 3

Legen Sie die Optionen für den

Download fest und klicken Sie auf

„DOWNLOAD STARTEN“


Eine Browser-Integration installieren

Durch ein Icon in Ihrem Lieblingsbrowser ist Cryptshare stets nur einen Klick entfernt. Um Cryptshare.express einfach und sicher als Browser-Integration benutzen zu können,

melden Sie sich bitte mit Ihrem Business Account im Login-Bereich an und navigieren

zum Reiter „Cryptshare verwenden“. Alternativ können Sie auch Sie diesen Link

aufrufen: https://www.cryptshare.express/de/onboarding

Schritt 1

Navigieren Sie zu „Cryptshare

verwenden“

Schritt 2

Scrollen Sie nach unten



Um eine der zur Verfügung stehenden Integrationen zu installieren, klicken Sie einfach

auf den entsprechenden Link. Sie werden anschließend auf die externe Seite für

Erweiterungen des jeweiligen Browsers weitergeleitet.

Schritt 3

Wählen Sie die Integration für Ihren

jeweiligen Browser und klicken Sie auf „Jetzt

installieren“


Hier sehen Sie die Seite für Erweiterungen von Firefox:

Schritt 3

Klicken Sie auf den Button „Zu Firefox

hinzufügen“, um die Browser-Integration zu

installieren.


Hier sehen Sie die Seite für Erweiterungen von Chrome und Opera:

Schritt 3

Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“, um

die Browser-Integration zu installieren.


Sobald Sie die Integration installiert haben, erscheint das Icon in Ihrem Browser:

Schritt 4

Klicken Sie auf das Icon


Bei erstmaligem Gebrauch werden Sie gefragt, mit welchem Server Sie

Cryptshare.express nutzen möchten.

Schritt 5

Wählen Sie den entsprechenden

Server und klicken Sie auf

„Speichern“


Geschafft! Nun können Sie jederzeit mit nur einem Klick auf Cryptshare.express

zugreifen.

Schritt 6

Klicken Sie auf „Bereitstellen“, um

direkt zur Web-Anwendungen

weitergeleitet zu werden

Hier können Sie bei Bedarf den

angewählten Server ändern.


Weitere Benutzer hinzufügen

Sie können jederzeit bis zu 25 Benutzer unter Ihrem Business Account anlegen und

verwalten.

Sie können weitere hinzufügen, indem Sie sich mit Ihrem Business Account unter

https://www.cryptshare.express/de/sign-in anmelden, anschließend zur

„Benutzerverwaltung“ navigieren und auf „E-Mail Benutzer hinzufügen“ klicken:

Schritt 1

Navigieren Sie zur

„Benutzerverwaltung“

Schritt 2

Klicken Sie auf „E-Mail-

Benutzer hinzufügen“

https://www.cryptshare.express/de/sign-in


Hier sehen Sie das Bestellformular für einen weiteren Benutzer:

Am unteren Ende der Seite finden

Schritt 3

Geben Sie die Daten Ihres

neuen Benutzers ein

Schritt 4

Wählen Sie eine Zahlmethode

Schritt 5

Scrollen Sie runter


Sie Ihre Rechnungsdaten und Ihren Warenkorb:

Schritt 4

Kontrollieren Sie Ihre

Rechnungsdaten

Schritt 5

Akzeptieren Sie die Allgemeinen

Geschäftsbedingungen

Klicken Sie anschließen auf den

Button „Zahlungspflichtig bestellen“


Im Anschluss haben Sie die Möglichkeiten zwischen den verschiedenen

Zahlungsmethoden zu wählen. Hier sehen Sie die Zahlungsmethode Kreditkarte:

Schritt 6


Zahlungsdaten ein

Schritt 7




Hier sehen Sie die Zahlungsmethode Lastschrift:

Schritt 6


Zahlungsdaten ein

Schritt 7




Geschafft! Sie können Ihren neuen Benutzer nun über die Bereitstellung informieren:

Schritt 8

Informieren Sie Ihren Nutzer über

seine neuen Möglichkeiten mit

Crypthsare.express


Hilfe erhalten

Wenn Sie weitere Frage haben oder mehr Informationen benötigen, können Sie jederzeit

auf die Antworten und Handbücher in unserem Hilfe-Bereich zurückgreifen:


Cryptshare AG

Schwarzwaldstraße 151

79102 Freiburg

Germany

Telefon: +49 761 / 38913-0

Fax: +49 761 / 38913-115

E-Mail: [email protected]

Web: www.cryptshare.com

Registergericht Freiburg, HRB 6144

Vertretungsberechtigter Vorstand: Mark Forrest, Dominik Lehr

Vorsitzender des Aufsichtsrates: Thilo Braun

UST-Ident: DE812922179

© 2019 Cryptshare AG.

Stand: Mai 2019

Cryptshare.express.€¦ · dem Transfer großer Dateien stehen Ihnen in einem einzigen Tool zur Verfügung. Deshalb möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie so leicht wie möglich mit

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