PR16G-1 © DC UTBILDNING ® Microsoft Project 2016
PR16G-1
© DC UTBILDNING®
Microsoft Project 2016
2 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
”Microsoft Project 2016, grundkurs, upplaga 1”
© DC UTBILDNING
Box 1023
251 10 HELSINGBORG
tel. 042-26 22 00
e-post: [email protected]
Internet: www.dcutbildning.com
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 3
Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING .................................................................................................................................... 2 FÖRORD ............................................................................................................................................................... 7
Grundkurs i Project......................................................................................................................................... 7 Förkunskaper .................................................................................................................................................. 7 Läsning ............................................................................................................................................................ 7 Exempel ........................................................................................................................................................... 7 Övningsuppgifter ............................................................................................................................................. 7 Tips .................................................................................................................................................................. 7 Hjälp ............................................................................................................................................................... 7 Uppdateringar ................................................................................................................................................. 8 Fillista ............................................................................................................................................................. 8
PROJEKTPLANERINGENS FASER ............................................................................................................................ 9 Grundläggande ............................................................................................................................................... 9 Definiera projektet .......................................................................................................................................... 9 Beslut om fortsatt planering ............................................................................................................................ 9 Skapa en projektplan ....................................................................................................................................... 9 Beslut om genomförande av projektet ............................................................................................................. 9 Projektgenomförandet startas ......................................................................................................................... 9 Uppföljning och underhåll projektplanen ....................................................................................................... 9 Avsluta projektet ........................................................................................................................................... 10 Projekthantering ........................................................................................................................................... 10 Att lyckas med projekt ................................................................................................................................... 10 Varför misslyckas vissa projekt? ................................................................................................................... 10
INLEDNING ......................................................................................................................................................... 11 Start ............................................................................................................................................................... 11 Skärmbildens utseende .................................................................................................................................. 12
Namnlist ...................................................................................................................................................................... 12 Menyfliksområdet ....................................................................................................................................................... 12 Aktivitet ...................................................................................................................................................................... 13 Resurs .......................................................................................................................................................................... 13 Rapport (Report) ......................................................................................................................................................... 13 Projekt ......................................................................................................................................................................... 13 Visa ............................................................................................................................................................................. 13 Format ......................................................................................................................................................................... 13 Snabbmeny .................................................................................................................................................................. 14 Skrivfältet .................................................................................................................................................................... 14 ID-nr och kolumnrubrik .............................................................................................................................................. 14 Vyfältet ....................................................................................................................................................................... 15 Rullningslister ............................................................................................................................................................. 15 Statusfält ..................................................................................................................................................................... 15 Filtyper ........................................................................................................................................................................ 15
SKAPA EN ENKEL PROJEKTPLAN ......................................................................................................................... 17 Projektet Utställning ..................................................................................................................................... 17
Projektinformation ...................................................................................................................................................... 17 Aktiviteter ................................................................................................................................................................... 19 Redigering ................................................................................................................................................................... 19 Ta bort aktivitet ........................................................................................................................................................... 19 Infoga aktivitet ............................................................................................................................................................ 19 Disposition .................................................................................................................................................................. 19 Egenskaper .................................................................................................................................................................. 21 Spara projektfil ............................................................................................................................................................ 21 Varaktighet .................................................................................................................................................................. 21 Länkning ..................................................................................................................................................................... 22 Tidslinjen .................................................................................................................................................................... 23 Resurser....................................................................................................................................................................... 26 Autofilter ..................................................................................................................................................................... 27 Resurstilldelning ......................................................................................................................................................... 27 Nätverksdiagram ......................................................................................................................................................... 28 Kalender ...................................................................................................................................................................... 28 Kostnader .................................................................................................................................................................... 29
4 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Projektsammanfattning ............................................................................................................................................... 30 Originalplan - Baslinje ................................................................................................................................................ 31 Utskrift ........................................................................................................................................................................ 32 Uppföljning ................................................................................................................................................................. 33 Rapporter..................................................................................................................................................................... 35
FÖRBEREDELSER INFÖR HUVUDUPPGIFTEN ........................................................................................................ 37 Schemaläggningsmetod ................................................................................................................................. 37 Inställningar .................................................................................................................................................. 37
Allmänt ....................................................................................................................................................................... 37 Visa ............................................................................................................................................................................. 38 Schema ........................................................................................................................................................................ 39 Språkkontroll ............................................................................................................................................................... 40 Spara ........................................................................................................................................................................... 42 Språk ........................................................................................................................................................................... 42 Avancerat .................................................................................................................................................................... 44 Säkerhetscenter ........................................................................................................................................................... 45
Ändra arbetstid ............................................................................................................................................. 45 Projektmall .................................................................................................................................................... 48 Aktiviteter ...................................................................................................................................................... 48 Hämta data från Word .................................................................................................................................. 49 Disposition .................................................................................................................................................... 49
Struktur – WBS ........................................................................................................................................................... 50 RESURSPOOL ...................................................................................................................................................... 53
Skapa Resurspool .......................................................................................................................................... 53 Resurskostnad ............................................................................................................................................................. 53 Kostnadstabeller .......................................................................................................................................................... 54
Kalender ........................................................................................................................................................ 55 Projektkalender ........................................................................................................................................................... 55 Kalenderinställningar .................................................................................................................................................. 56 Resurskalender ............................................................................................................................................................ 58
Kod ................................................................................................................................................................ 58 HUVUDPROJEKTET ............................................................................................................................................. 61
Öppna resurspoolen ...................................................................................................................................... 61 Skapa ny projektfil ........................................................................................................................................ 61 Basuppgifter för projektet ............................................................................................................................. 62
Projektinformation ...................................................................................................................................................... 62 Egenskaper .................................................................................................................................................................. 62 Spara ........................................................................................................................................................................... 62
Ansluta till resurspool ................................................................................................................................... 63 Tid- och resursplanering ............................................................................................................................... 64
Aktivitetsanvändning .................................................................................................................................................. 66 Aktivitetstyp ................................................................................................................................................................ 68 Justering ...................................................................................................................................................................... 69
Länkning ....................................................................................................................................................... 69 Föregående och efterföljande aktiviteter ..................................................................................................................... 69 Typ av aktivitetssamband ............................................................................................................................................ 70 Ändring av sambandstyp ............................................................................................................................................. 70 Fördröjning och överlappning ..................................................................................................................................... 70 Skapa länkar ................................................................................................................................................................ 71 Total varaktighet ......................................................................................................................................................... 71 Länkning med musen .................................................................................................................................................. 71 Fortsatt länkning ......................................................................................................................................................... 73 Länkning med överlappning ........................................................................................................................................ 73 Länkning i dialogruta .................................................................................................................................................. 73 Fortsatt länkning och Måldatum.................................................................................................................................. 73
Resursbeläggning .......................................................................................................................................... 74 Resursutjämning ............................................................................................................................................ 76
Utjämningsberäkningar ............................................................................................................................................... 77 Leta efter överbeläggningar ........................................................................................................................................ 77 Utjämningsperiod ........................................................................................................................................................ 77 Åtgärda överbeläggning .............................................................................................................................................. 77
Överväganden vid resurskonflikt .................................................................................................................. 78 Kritiska linjen ................................................................................................................................................ 79 Kolumn Arbete .............................................................................................................................................. 80
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 5
Slack .............................................................................................................................................................. 80 Ta fram tabellen Totalt slack ....................................................................................................................................... 81
Kostnader ...................................................................................................................................................... 82 Resurskostnader .......................................................................................................................................................... 82
Projektstatistik .............................................................................................................................................. 82 Fasta kostnader ............................................................................................................................................. 83
Återkommande aktiviteter ........................................................................................................................................... 84 Milstolpar ...................................................................................................................................................... 86 Originalplan - Baslinje ................................................................................................................................. 87
FORMAT ............................................................................................................................................................. 89 Stil på staplar ................................................................................................................................................ 89 Layout ........................................................................................................................................................... 90 Tidsskala – Ledig tid ..................................................................................................................................... 90 Teckensnitt .................................................................................................................................................... 91 Kopiera format .............................................................................................................................................. 91 Tidslinje ......................................................................................................................................................... 92
RITA................................................................................................................................................................... 93 Ritverktygen .................................................................................................................................................. 93 Verktygsfältet Ritobjekt ................................................................................................................................. 93
Textruta ....................................................................................................................................................................... 93 Pil ................................................................................................................................................................................ 94 Infoga linje .................................................................................................................................................................. 94 Infoga bild ................................................................................................................................................................... 94 Ellips ........................................................................................................................................................................... 94
UTSKRIFT ........................................................................................................................................................... 95 Förhandsgranska .......................................................................................................................................... 95 Utskriftsformat .............................................................................................................................................. 96
PROJEKTUPPFÖLJNING ....................................................................................................................................... 99 Schema-kommandon för uppföljning............................................................................................................. 99 Aktuellt datum ............................................................................................................................................... 99 Byggstart ..................................................................................................................................................... 100
Uppdatera Projekt ..................................................................................................................................................... 100 Fjärde veckan .............................................................................................................................................. 100
Aktivitetsanteckningar .............................................................................................................................................. 100 Korrigering för verklig tid ......................................................................................................................................... 101
Lägesrapport ............................................................................................................................................... 101 Femte veckan ............................................................................................................................................... 102
Övertid ...................................................................................................................................................................... 102 Korrigering av Fast kostnad ...................................................................................................................................... 103 Ändring av Resurskostnad ........................................................................................................................................ 103 Gantt-schema med originalplan................................................................................................................................. 104 Visa initialer i Gantt-schemat .................................................................................................................................... 104
Statuslinje .................................................................................................................................................... 105 Rapporter .................................................................................................................................................... 106
Projektstatistik ........................................................................................................................................................... 106 Projektöversikt .......................................................................................................................................................... 107 Betalningsflöde ......................................................................................................................................................... 108
UTBYTE MED ANDRA PROGRAM ....................................................................................................................... 109 Import från Excel ........................................................................................................................................ 109
Alt. 1. Kopiera och klistra in ..................................................................................................................................... 109 Alt. 2. Import (Överkurs!) ......................................................................................................................................... 109
Import från Word ........................................................................................................................................ 109 Överföring till Excel .................................................................................................................................... 109
Kopiera och klistra in ................................................................................................................................................ 109 Export till Excel .......................................................................................................................................... 110 Analys i Excel .............................................................................................................................................. 112 Export till Word .......................................................................................................................................... 114
Exportera tabell ......................................................................................................................................................... 114 Exportera bild ............................................................................................................................................. 114
Exportera vy .............................................................................................................................................................. 114 SAMMANFATTNINGSUPPGIFT ........................................................................................................................... 116
Garagebygge ............................................................................................................................................... 116 Aktiviteter ................................................................................................................................................................. 116
6 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Tider och tilldelningar ............................................................................................................................................... 116 Samband .................................................................................................................................................................... 116 Milstolpar .................................................................................................................................................................. 116 Fasta kostnader .......................................................................................................................................................... 116 Kalender .................................................................................................................................................................... 116 Planering ................................................................................................................................................................... 116 Gantt-schema ............................................................................................................................................................ 116 Nätverksdiagram ....................................................................................................................................................... 116 Utskrift ...................................................................................................................................................................... 116
EXTRAUPPGIFT................................................................................................................................................. 117 Släktträd ...................................................................................................................................................... 117
KORTKOMMANDON .......................................................................................................................................... 118 De nya tangentbordsgenvägarna ............................................................................................................................... 118
ASCII .............................................................................................................................................................. 119 APPENDIX – KURS PÅ ENGELSKA ...................................................................................................................... 120
Project Planning Steps (page 9-10) ............................................................................................................ 120 Linking (page 22) ........................................................................................................................................ 120 Linking (page 69) ........................................................................................................................................ 120 Resolving Resource Conflicts (page 74) ..................................................................................................... 121
PROJECT-VERSIONER ....................................................................................................................................... 122 Översikt över Microsoft Project-versionerna .............................................................................................. 122
INDEX .............................................................................................................................................................. 123
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 7
Förord
Grundkurs i Project Välkommen till kurs i Microsoft Project! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på
att du har tillgång till en svensk Windows-version av programmet. Kursmaterialet är
avsett för version 2016 Standard och Professional. Det går bra att använda det även om
du har en engelsk version. De svenska Project-kommandona anges först med de engelska
inom parentes. Som Appendix finns dessutom en översättning till engelska av vissa
nyckelavsnitt för att underlätta att genomföra en kurs för engelskspråkiga med hjälp av
denna bok. Programmet går att köra under bland annat Windows 7, 8 och 10. De flesta
skärmbilderna i boken avser Windows 10. Vissa dialogrutor ser olika ut beroende på
Windows-version. Det finns dessutom både 32- och 64-bitsversioner av Project.
Skillnaden visar sig främst vid mycket stora projektfiler, som kan bearbetas snabbare
med 64-bitsversionen.
Förkunskaper Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs i Windows och Excel.
Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc inleder vanligtvis kapitlen.
är symbolen för ett läsavsnitt.
Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel.
Dessa markeras med vidstående symbol.
Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna
finns i övningsmappen.
utgör symbolen för övningsuppgifter. Streck i kanten markerar extra viktig information.
Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt.
är symbolen för tips.
Hjälp Tryck på F1, så kommer du till hjälpsidan, där du kan söka vidare.
8 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Uppdateringar För att programmet ska fungera på bästa sätt
rekommenderas användaren att kontrollera
programmets version och regelbundet söka
efter uppdateringar.
Genom att välja Arkiv, Konto (File, Account),
visas information enligt ovan.
Fillista Följande filer finns i övningsmappen efter installation av övningsfilerna:
DC-logo.gif Alla aktiviteter.xls
Hus01-lösning.mpp Pool-lösning.mpp
Husbygg-lösning.mpt Huvudaktiviteter.xls
Huvudaktiviteter-lösning.mpp Utställning-lösning.mpp
Global-original.mpt Pool.mpp
Hus01 – etapp 1.mpp Resurser.xlsx
Alla aktiviteter.docx
Kompatibilitet
Till skillnad från en del andra Office-program har Microsoft valt att ha samma filtillägg
för sina olika versioner. Project 2016 kan hantera version 2007 samt 2010-2016, som har
gemensamt filformat.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 9
Projektplaneringens faser
Grundläggande För att en verksamhet ska anses vara ett projekt bör det uppfylla följande villkor:
Engångskaraktär med definierat mål – inte löpande verksamhet
Avgränsat med avseende på tid och kostnad
Kräver samordning av resurser
Ledningsstruktur
Definiera projektet Här ska man definiera projektets omfattning:
Mål
Huvudaktiviteter
Analysera resurserna – personal, utrustning och resurskostnad
När ska projektet vara klart?
Uppskatta totalkostnaden
Beslut om fortsatt planering Beställare, styrgrupp eller chef beslutar att gå vidare med detaljplanering eller
avbryta planeringen
Skapa en projektplan Definiera samtliga aktiviteter.
Vilket arbetsomfång (resurstimmar) ska utföras?
Vilka ska utföra aktiviteterna?
Vilka samband gäller mellan aktiviteterna?
Finns det särskilda aktivitetsvillkor?
Ange de fasta kostnaderna.
Identifiera och lösa resurskonflikter (överbeläggningar).
Beslut om genomförande av projektet Beställare, styrgrupp eller chef beslutar om genomförande av projektet
alternativt avbrytning av planeringen.
Skapa baslinjeplan (originalplan)
Projektgenomförandet startas Projektgrupp bildas etc.
Uppföljning och underhåll projektplanen Jämför utvecklingen mot baslinjeplan
Fortlöpande kontroll av resurstillgång och uppkomna problem
Justera så att projektet fullföljs enligt plan
10 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Avsluta projektet Jämför utfall mot baslinjeplan
Analysera utfallet för att erhålla erfarenhet inför kommande projekt
Projekthantering Det finns flera metoder att hantera projekt. Innan datoriseringen använde man förstås
PoP-metoden (papper och penna) men själva planeringen presenterades redan då med
exempelvis:
Gantt-diagram
Nätverksdiagram
Strukturdiagram (WBS)
Kalender med resurstilldelningar
Microsoft Project har Gantt-diagrammet som sin starkaste sida, och det är också denna
diagramtyp du kommer att arbeta med för det mesta i den här kursen.
Att lyckas med projekt Arbetsgruppen och styrgruppen (företagsledningen etc) har samma uppfattning
om mål och medel.
Gruppens medarbetare är väl informerade om sitt projekt.
Projektplaneringen är väl genomförd.
Projektplanen uppdateras efter hand.
Projektledaren styr sitt projekt noggrant och vidtar genast korrigeringar, när
detta behövs.
Varför misslyckas vissa projekt? Avsaknad av projektplanering.
Tidsgränser missas och därmed sluttiden.
Dålig styrning.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 11
Inledning
Start
Programmet kan startas på flera sätt, bland annat beroende på Windows-version:
Alt. 1. Starta genom att klicka på ikonen för Project. Denna finner du normalt genom att
välja Start, Alla program, Microsoft Office, Microsoft Project (Start, All Programs,
Microsoft Office, Microsoft Project).
Alt. 2. Genom att klicka på Project-ikonen i aktivitetsfältet längst ner på skrivbordet.
Detta förutsätter att den som installerat programmet valt att placera ikonen där.
Alt. 3. Genom att välja Sök (Find) och skriva Project. Programnamnet med tillhörande
ikon kommer att visa sig bland sökresultaten och då klickar du på ikonen.
Startskärm:
Om du inte önskar få upp startskärmen, så kan du ändra detta via Arkiv, Alternativ,
Visa (File, Options, View).
12 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Skärmbildens utseende
Namnlist
På namnlisten (titelraden - Title Bar) står namnet på programmet och aktuell
projektfil. Längst till vänster finns en Project-ikon. Om du klickar på den öppnas
systemmenyn, med vilken du bl.a. kan stänga Project. Till höger om namnlisten finns
knappar för minimering och maximering eller återställning samt avsluta.
Projektfil kallas den datafil, som skapas av Project som standard. Filändelsen är *.mpp.
Menyfliksområdet
Menyfliksområdet (The Ribbon) innehåller de flesta av de kommandon som finns i
Project.
Flikar (Tabs) som visas överst i menyfliksområdet. Varje flik motsvarar viktiga
uppgifter som du utför i programmet. En del flikar är sammanhangsberoende.
Grupper (Groups) är uppsättningar av närliggande kommandon och visas på flikar.
I dem har alla kommandon som du kan tänkas behöva för en viss typ av uppgift
förts samman, och eftersom de hela tiden visas och är tillgängliga på skärmen får du
värdefull hjälp i arbetet.
Kommandon (Commands) har ordnats i grupper. Ett kommando kan vara en
knapp, en meny eller en ruta där du anger information.
Systemmeny Tidlinje Skrivfält
Statusfält Vyalternativ
Arkivmeny
Verktygsfältet
Snabbåtkomst Menyflikar
Gantt-
diagram-
område
ID-nr
Kolumnrubrik Gantt-
tabell
Namnlist
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 13
Aktivitet
Fliken Aktivitet (Task) innehåller kommandon för Aktiviteter (Tasks). I version 2010
kallades fliken för Uppgift (Task). Detta begrepp dyker upp här och var även i 2016.
Om du dubbelklickar på en menyflik, så minimeras menyflikområdet. Dubbelklickar du på nytt på menyfliken, sker återgång till standardvisning.
Resurs
Fliken Resurs (Resource) innehåller kommandon för operationer avseende Resurser
(Resources).
Rapport (Report)
Projekt
Fliken Projekt (Project) innehåller kommandon för aktuellt projekt.
Visa
Fliken Visa (View) innehåller kommandon avseende vyer och inställningar.
Format
Fliken Format innehåller olika kommandon beroende på vilken vy du använder.
14 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Snabbmeny
Med hjälp av höger musknapp kan du ta fram en kortfattad meny (Shortcut Menu), där
man placerat de mest förekommande kommandona. Snabbmenyns innehåll beror på vad
som markerats. Om en cell är markerad ser den ut som här nedan. Om däremot en rad
eller en kolumn etc är markerad, så är innehållet annorlunda.
Cut Cell
Copy Cell
Paste
Paste Special…
Scroll to Task
Insert Task
Delete Task
Inactivate Task
Manually Schedule
Auto Schedule
Assign Resources…
Fill down…
Clear Contents
Information
Notes
Add to Timeline
Hyperlink
Skrivfältet
I Skrivfältet (Entry Bar) redigerar du inskrivna uppgifter. Skrivfältet motsvarar
Formelfältet i Excel. Det visas, om du väljer Arkiv, Alternativ, Visa (File, Options,
Display) och bockar för Skrivfält (Entry Bar).
ID-nr och kolumnrubrik
Gantt-tabellen är indelad i aktiviteter med ID-nr (rader) och kolumner.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 15
Vyfältet
Om du så önskar, kan du ha Vyfältet synligt. Det
innehåller snabbknappar till de olika vyerna.
Högerklicka på den grå ”stolpen” längst till
vänster och välj Vyfält (View Bar) i snabbmenyn.
Det ser ut som bilden till höger:
Rullningslister
Med hjälp av den vertikala och den horisontella
rullningslisten (Scroll Bar) kan du rulla schemat
uppåt och nedåt respektive åt höger och vänster.
Statusfält
Statusfältet (Status Bar) visar olika typer av
meddelanden. En kort beskrivning av pågående
åtgärd visas. Till höger visas vyval och zooma-
verktyg. Viss information om pågående aktiviteter
visas också i statusfältet.
Filtyper
I Project är följande de vanligaste filtyperna:
MPP: projektfil (kan även sparas som Project 2007)
MPT: mallfil (Template)
PDF: Adobe Acrobat-format
GLOBAL.MPT heter standardmallen i Project (jfr NORMAL.DOTX i Word!)
Filformat MPD (Access-kompatibelt format) som fanns i tidigare versioner har slopats. Manuell schemaläggning
(Manually Scheduled) Project 2010-2016 medför en stor förändring i hur
projekt schemaläggs. Vid ändringar av exempelvis aktivitetssamband och
projektets kalender justeras inte längre aktivitetsdatum automatiskt när
en aktivitet är manuellt schemalagd. Du kan placera en manuellt
schemalagd aktivitet var som helst i schemat och därefter flyttas den inte
av Project. Projektledare som är vana vid automatisk schemaläggning (Auto
Scheduled) från tidigare versioner av Project kan inaktivera de nya
funktionerna för manuell schemaläggning för vissa aktiviteter eller hela projektet. I
vissa projekt, särskilt de som är komplicerade, kan det vara bäst att låta den kraftfulla
schemaläggningsmotorn i Project sköta schemaläggningen åt dig. I denna kursbok har
författaren valt att använda Automatisk schemaläggning.
16 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Plats för anteckningar
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 17
Skapa en enkel projektplan
Projektet Utställning Du har för avsikt att delta i en utställning som äger rum 2016-05-27--29.
Du kommer fram till att de olika huvudmomenten som behöver utföras är följande:
(Välj svenska eller engelska aktivitetsnamn!)
Förberedelser Preparations Delta i utställningen Participation Uppföljning Follow up
Förberedelser och Uppföljning vill du dela upp i olika moment enligt följande:
Förberedelser Preparations
Planering Planning Inbjudningar Invitations Utställningsmonter Stand
Delta i utställningen Participation Uppföljning Follow Up
Offerter Tenders Utvärdering Evaluation
Öppna en ny projektplan i Microsoft
Project.
För att dra nytta av Projects
planeringsegenskaper, så väljer du
att använda Automatisk
schemaläggning (Auto Scheduled). Det gör du genom att klicka till vänster i Status-
fältet och göra ditt val.
Projektinformation
Klicka på Projekt, Projektinformation… (Project, Project Information…)
18 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Om du använder Project Standard finns något färre val i dialogrutan.
Du ska nu ange när du ska påbörja ditt projekt (alltså inte när utställningen börjar).
Du kan välja mellan att ersätta dagens datum som finns angivet som startdatum genom
att skriva in datumet (16-05-16 – du behöver inte tänka på vilken veckodag det är!) eller
genom att klicka på den lilla triangeln till höger om datumet och sedan klicka vidare i
den kalender som visar sig.
Övriga inställningar:
Slutdatum (Finish date) – beräknas automatiskt av programmet
Schemalägg från: Projektets startdatum (Schedule from: Project Start Date) är
standard och är kopplat till uppgiften Alla aktiviteter startar så snart som möjligt
(All tasks begin as soon as possible). Som alternativ kan man ange Projektets
slutdatum (Finish date) varvid programmet räknar med att Alla aktiviteter startar
på sent som möjligt (All tasks begin as late as possible).
Aktuellt datum (Current date): som standard anges här dagens datum. Eftersom du i
denna övning simulerar att projektet ska starta 2016-05-16 kan det vara en god idé att
ändra aktuellt datum till 16-03-14 för att övningen ska bli så realistisk som möjligt.
Rapportdatum (Status Date) avser det datum som ska gälla för de sammanfattningar
m.m. som finns bland standardrapporterna. Om inget skrivs i fältet kommer aktuellt
datum att väljas. Råkar du sudda ut strecket i fältet (i den engelska versionen står det
NA – Not Available), så rapporterar däremot programmet att du skrivit fel datum!
Kalender (Calendar): i vårt exempel används endast kalendern Standard (och två
andra standardalternativ finns). I senare exempel kommer fler alternativ.
Även om du ska planera ett projekt som ska ha ett fast slutdatum rekommenderar författaren att du ändå ska planera från startdatum.
Programmet kommer ju att föreslå senast möjliga starttidpunkt för varje
aktivitet om du planerar från slutdatum. Den minsta försening kommer därför
att bli kritisk och projektdeltagarna frestas att inte påbörja sina aktiviteter i
god tid. Som vi kommer att se senare, kan du komplettera din plan med ett
aktivitetsvillkor av typen Avsluta senast. Du kan också ange ett Måldatum
(Tidsgräns - Deadline).
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 19
Aktiviteter
Skriv nu in aktiviteterna (Tasks) enligt listan ovan. Tryck Enter efter inmatningen av
varje aktivitetsnamn. Lägg märke till att aktiviteterna kommer att få en varaktighet
(duration) av 1 dag med ett frågetecken efter för att markera, att du ännu inte tagit
ställning till varaktigheten (om du har standardinställning i Project). Lägg också märke
till att det växer fram staplar i Gantt-diagrammet. Till en början antar programmet att
alla aktiviteter ska starta genast och inte är beroende av varandra.
Redigering
Om du behöver redigera det du skrivit, så gör du det genom att markera cellen med
aktivitetens namn, varvid texten visas i Skrivfältet (Entry Bar - om det är aktiverat)
och där kan du ändra innehållet. Du kan också använda tangenten för att komma i
redigeringsläge. Du kan också klicka en gång, vänta lite och sedan klicka en gång till.
Ta bort aktivitet
Om du behöver ta bort en aktivitet markerar du ID-numret för aktiviteten, högerklickar
och väljer Ta bort aktivitet (Delete Task)
eller
tangenten Delete
eller
Aktivitet, Redigering, Radera, Hela raden (Task, Editing, Clear, Entire Row).
Infoga aktivitet
Skjuta in en aktivitet gör du genom att markera efterföljande aktivitet, varefter du
högerklickar och väljer Infoga aktivitet (Insert Task)
eller
tangenten Insert
eller
Aktivitet, Infoga aktivitet (Task, Insert Task).
Disposition
För att du ska lära dig att skapa underaktiviteter direkt i Project, så ska du göra så här:
Markera aktiviteterna 2-4 (du markerar på ungefär samma sätt som i Excel,
dvs. genom att trycka på nr 2 och dra ner till nr 4 och sedan trycka på
Aktivitet, Schema, Dra ut (Task, Schedule, Outdent Task - Pil vänster).
20 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Aktiviteterna 1-6 är nu på samma nivå.
Men, aktiviteterna 2-4 ska ju vara underställda aktivitet 1.
Detta visar du genom att markera aktiviteterna 2-4
eller
genom att markera nr 2, därefter hålla nere Shift under tiden du markerar nr 4
eller
genom att markera nr 2, därefter hålla Shift nedtryckt under tiden du använder
markörförflyttningstangenten Pil ned tills aktiviteterna 2-4 är markerade).
Tryck på knappen Dra in (Indent Task – Pil höger).
Förberedelser har nu blivit en Sammanfattningsaktivitet (Summary Task) till
underaktiviteterna 2-4 (subtasks). Bland annat innebär detta att Förberedelser inte
ska tilldelas tid, utan den får automatiskt den tiden från början av den första aktiviteten
till slutet av den (tidsmässigt) sista aktiviteten av de underordnade. Detta gäller när du
valt Nya aktiviteter – Automatiskt schemalagda (New Tasks – Auto Scheduled).
Skriver du ändå in Varaktighet, så ändras det till Manuellt schemalagd, vilket du ska
undvika.
Man kallar detta för att du har gjort en Disposition (Outline). Det kallas Kontur i
Project 2016.
Du kan göra indrag även med hjälp av musen. När du för muspekaren över ett
aktivitetsnamn, så ser du att pekaren ändrar utseende till en vågrät dubbelriktad pil i
vissa lägen. Om du drar (trycker ned vänster musknapp och drar) åt höger, så
åstadkommer du samma sak som med knappen Dra in (Indent Task).
Därefter gör du på motsvarande sätt med Uppföljning som ska bli sammanfattnings-
aktivitet till Offerter och Utvärdering.
Du lägger märke till att sammanfattningsaktiviteter visas som standard med fet stil.
Om du vill att alla aktiviteter på högsta nivån ska visas på detta sätt, så kan du
markera sådana som inte har delaktiviteter och sedan välja fet stil. Gör gärna så med
Delta i utställningen.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 21
Egenskaper
Tillsammans med projektfilen kan du spara
ytterligare uppgifter om projektet, så kallad
Dokumentinformation. För att ange
dokumentinformation väljer du Arkiv, Info,
Projektinformation, Avancerade
egenskaper (File, Info, Project Information,
Advanced Properties). I dialogrutan som
kommer fram kan du bl.a. ange Titel, Ämne,
Författare, Nyckelord och Kommentar (Title,
Subject, Author, Keywords och Comments).
Författare: här bör anges namnet på den som
sköter inmatningen. Det kan vara
projektledaren eller en projektsekreterare.
Chef (Manager): Här ska projektledarens
namn skrivas in. Vid utskrift av Gantt-
schemat kan du styra programmet så att detta
namn kommer upp i förklaringsrutan.
Om du väljer att spara förhandsgranskad
bild (Save preview picture) kan du välja att se övre vänstra hörnet av projektvyn när du
söker fil. Filen blir något större av detta.
Kanske du samlar alla projektdokument i en mapp på en SharePoint- eller filserver. I så
fall är det praktiskt att skriva in sökvägen till den vid Basadress för hyperlänk, så
blir det enklare att ange länkadressen i Project.
Skriv in uppgifter enligt bilden.
Spara projektfil
Spara ditt projekt under namnet Utställning i övningsmappen.
Välj Arkiv, Spara (File, Save), ange namnet, klättra till övningsmappen och tryck på
Spara (Save).
Varaktighet
Det är dags att ange beräknad Varaktighet (Duration) för dina aktiviteter (men inte
sammanfattningsaktiviteterna).
22 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Planering 4 dagar Inbjudningar 1 dag Utställningsmonter 3 dagar Delta i utställningen 3 dagar Offerter 10 dagar Utvärdering 2 dagar
Börja med att klicka i cellen för varaktighet avseende Planering. Du lägger märke till
att det dyker upp små knappar med trianglar på. Klicka på den övre knappen så stegar
den upp till önskad varaktighet.
Du kan som alternativ skriva in talet (dag-day resp. dagar-days
kompletterar Project med).
Staplarna i Gantt-diagrammet förlängs i motsvarande mån.
Länkning
I detta projekt ska alla dessa aktiviteter äga rum i tur och ordning. När planeringen är
klar, ska inbjudningarna skickas ut osv.
Detta styr du genom att länka aktiviteterna.
Markera aktiviteterna 2-4 genom att t.ex. markera aktiviteternas ID-nr.
Klicka på knappen Länka aktiviteter (Link Tasks - vid pilspetsen på bilden).
Det dyker nu upp pilar från slutet på varje aktivitet till början av påföljande aktivitet.
Du finner att en del pilar pekar en bit in på aktiviteten i stället för i början. Att det ser ut på det sättet beror på att grafikkortets upplösning inte medger så
exakt visning, som man egentligen skulle vilja. Detta påverkar naturligtvis inte
de beräknade tidpunkterna!
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 23
Om du inte kan se alla staplarna längre, så beror detta på att de inte får plats i vyn.
Detta har framför allt med grafikkortets upplösning i kombination med din
bildskärmsstorlek att göra. Högerklicka på kalenderradens knapp Zooma (Zoom - eller
zooma-reglaget till höger i statusfältet).
Länka samman Offerter med Utvärdering på samma sätt.
När förberedelserna är slut ska du delta i utställningen och därefter påbörjas
uppföljningen. Det markerar du genom att markera ID 1 Förberedelser, håll därefter
ned Ctrl-tangenten och markera ID 5 Delta i utställning och trycka på Länka (Link)-
knappen. Därefter markerar du ID 5 Delta i utställningen, trycker på Ctrl och
markerar ID 6 Uppföljning och länkar. Länkningen är klar!
Tidslinjen
Det är praktiskt och överskådligt att använda Tidslinjen (Time Line) för att t.ex. visa
de olika huvudaktiviteterna. Högerklicka (en i taget) på Förberedelser, Delta i
utställningen och Uppföljning och välj Lägg till i tidslinje.
Utställningen äger ju rum 2016-05-27- –29, så diagrammet måste justeras för detta.
Dubbelklicka på ID 5 Delta i utställningen. Dialogrutan Aktivitetsinformation öppnas.
Ändra startdatum till 27 maj och slutdatum till 29 maj. Du behöver inte bry dig om
veckodagsnamnen, dessa sköter Project om sedan. Bekräfta med OK.
Begrunda meddelandet i övre delen av rutan.
24 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Välj alternativ 2 uppifrån (se bilden!) och därefter bekräfta med OK.
Till vänster om den flyttade stapelns ID-nummer har en ikon dykt upp.
Lägg muspekaren på ikonen.
En information att aktiviteten erhållit
villkoret Avsluta tidigast (Finish No
Earlier Than) 16-05-29. Detta är inte riktigt
korrekt, utan aktiviteten måste starta 27
maj.
Dubbelklicka på aktiviteten Delta i utställning.
Dialogrutan Aktivitetsinformation (Task Information) öppnas.
Välj fliken Avancerat (Advanced).
Klicka på nedrullningslistan vid Typ av begränsning: (Constraint Type) och välj
Måste starta (Must Start On). I den nya dialogrutan väljer du Fortsätt. Villkoret
starta kommer att anges (Continue. A Must Start On constraint will be set).
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 25
Programmet har nu ändrat varaktigheten till 1 dag. Du ändrar tillbaka till 3 dagar.
Om du vill se start- och slutdatum för varje aktivitet, så kan du dra delningslisten till
höger. Det finns flera tabeller till höger om Varaktighet (Duration).
Du upptäcker, att programmet schemalagt utställningen till 27-31 maj! Detta beror på,
att 28-29 maj är arbetsfria dagar (lördag-söndag). Du måste rätta till det.
Välj Projekt, Ändra arbetstid (Project, Change Working Time). Rulla sedan till maj
2016. Markera 28-29 maj och skriv vid fliken Undantag (Exceptions) en förklarande
text (exv. som på bilden). Tryck Enter och därefter på knappen Information…
(Details…).
26 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Klicka i en av datumrutorna (exv. 2016-05-28) och därefter på dialogrutan
Information… (Details…). Därefter bekräftar du, att du vill använda Arbetstider
(Working times) enligt förslaget och bekräftar med OK. När du sedan tittar på
kalendern, så ser du att 24 och 25 maj har fått datumen understrukna för att visa att
det finns Undantag (Exceptions) knutna till dem.
Du kan nu konstatera, att utställningen kan planläggas precis som du önskar.
Resurser
Det är dags att utse vilka som ska delta i aktiviteterna.
Välj vyn Resurslista (Resource Sheet) genom att klicka på knappen med detta namn i
Vyfältet (View Bar). Om Vyfältet inte är synligt, så kan du istället välja Visa,
Resurslista (View, Resource Sheet) eller högerklicka på fältet till vänster om
aktivitetslistan och där göra detta val. Den finns även som snabbknapp i Statusfältet
(nr 4 från vänster). Marketing, Engineering och Consultant kan vara lämpliga engelska
grupper.
Fyll i uppgifter enligt ovan (Initialer fylls i automatiskt liksom 100%).
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 27
Autofilter
Du har kanske noterat, att det dyker upp en liten listpil på varje kolumnrubrik. Om du
klickar på listpilen vid rubriken Grupp (Group), ser du att du kan välja att visa t.ex.
endast resurser tillhörande Marknad. Detta är således en liknande funktion som
Autofilter i Excel och Access.
Gå därefter tillbaka till Gantt-schemat genom att klicka på knappen med detta namn i
Vyfältet (View Bar) alternativt välj Visa, Gantt-schema (View, Gantt Chart) eller
knappen längst till vänster bland snabbknapparna i Statusfältet.
Se till att Varaktighet (Duration) är den kolumn längst till höger som visas.
Resurstilldelning
Bocka i Visa, Dela vy, Information (View, Split View, Details) och se till att
Aktivitetsformulär är valt.
Markera aktiviteten ID 2 Planering och klicka därefter under Resurs (Resource) i det
nedre fönsterrutan. Ange, att det är Fredrik Falk, som ska utföra aktiviteten. Bekräfta
med Enter.
Namnet till höger om stapeln i Gantt-diagrammet markerar att Falk ska svara för
planeringen. 100% (dvs full tillgänglig tid) har Project också lagt till.
Komplettera resurstilldelningen enligt bilden.
28 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Gör alla tilldelningar enligt bilden!
När tilldelningen är avklarad, kan du ta bort bocken vid Information, så upphör den
delade vyn.
Det finns flera alternativa sätt att beskriva projektet. Gantt-schemat är det vanligaste,
men det finns fler.
Nätverksdiagram
Projektet kan visas i form av ett flödesschema, där varje aktivitet representeras av en
nod. Detta kallas för PERT-diagram (Program Evaluation Review Technique) eller
nätverksdiagram (Network Diagram).
Klicka på knappen med detta namn i Vyfältet (View Bar).
Diagrammet ser ut så här (du kan behöva zooma ut för att se hela diagrammet):
I varje nod presenteras (med standardinställningar) aktivitetens namn, ID-nr,
varaktighet, startdatum och slutdatum. När du pekar på en nod, så visas den i läsbar
storlek.
Några av noderna är röda. Det visar att de ligger på den kritiska linjen. Detta beskrivs
längre fram i boken.
Kalender
Klicka på knappen Kalender (Calendar) i Vyfältet (View Bar) eller välj Visa,
Kalender (View, Calendar) eller högerklicka i fältet längst till vänster och välj
Kalender (Calendar).
Navigera med knapparna i övre högra delen av fönstret så att maj 2016 visas.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 29
Klickar du på knappen Anpassa kan du göra vissa inställningar av vyn.
Kostnader
Eftersom du önskar göra en uppskattning av kostnaderna (förkalkyl), skrev du in den
kalkylerade självkostnaden för varje resurs.
Det går nu att se hur mycket resurserna för varje aktivitet kommer
att kosta.
Växla till att visa Gantt-schema (Gantt Chart).
Den uppsättning tabeller som visas i standardvyn utgör endast en av
flera tabelluppsättningar.
Välj Visa, Tabeller (View, Tables)
Välj Kostnad (Cost)
Du kan nu studera resurskostnaderna för varje aktivitet genom att
dra delningslisten åt höger.
Det är kolumnen Totalkostnad (Total Cost) som just nu visar resurskostnaden.
30 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Det finns en kolumn Fast kostnad (Fixed Cost) också. Den är avsedd för t.ex.
materialkostnader som ska påföras en aktivitet med ett fast belopp, dvs. oberoende av
tid).
Ange följande i tabellen Fast kostnad (Fixed Cost):
Verkar det lite väl exakt att ange ören? Du ändrar till hela kronor så här:
Välj Arkiv, Alternativ, Visa (File, Options, Display)
Ändra angivelsen vid Decimaler (Decimal Digits) från 2 till 0.
Bekräfta med OK.
Värden i kolumnen Totalkostnad har nu också ändrats.
Nu visas således summan av Fast kostnad (Fixed Cost) och
Resurskostnad (Resource Cost) som Totalkostnad (Total Cost).
En sammanfattning av projektet kan du se genom att välja Projekt,
Projektinformation, Statistik… (Project, Project Information,
Statistics…).
Projektsammanfattning
Du kan också välja att inkludera en extra aktivitetsrad med ID 0, genom att gå till
Arkiv, Alternativ, Avancerat och sätta en bock i rutan Visa projekt-
sammanfattning.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 31
Den nya aktivitetsraden finns därefter med i alla aktivitetsvyer.
Originalplan - Baslinje
Planeringen anses färdig. Det är således dags att ange Originalplanen. Det är mot
denna som framtida jämförelser kommer att göras.
I projektledningslitteraturen förekommer flera begrepp med denna innebörd. Den
vanligaste benämningen är nog Baslinje eller Baslinjeplan, men Microsoft har i den
svenska versionen valt att kalla den för Originalplan (fast på några ställen står det
Baslinje – Baseline genomgående i den engelskspråkiga).
Välj Projekt, Schema, Ange originalplan, Ange originalplan… (Project, Schedule,
Set Baseline, Set Baseline…).
32 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Du kan spara upp till 10 st originalplaner. Dessutom ges i denna dialogruta möjlighet
att spara upp till 10 st interimsplaner (Interim Plan). Dessa är att betrakta som
ögonblicksbilder av projektet vid det tillfälle interimsplanen skapats.
Det som sker, när du strax väljer OK, är att nuvarande värden i vissa tabeller, såsom
Startdatum, Slutdatum, Total kostnad (Start date, End date, Total Cost) med flera,
kopieras över till motsvarande tabeller för Originalstart (Baseline Start), Originalslut
(Baseline End) etc. På detta sätt blir detta samtidigt en förkalkyl för projektet.
Du ges dessutom möjlighet att välja mellan att ange originalplan för hela projektet eller
endast för markerade aktiviteter. Det senare alternativet kan vara aktuellt, om du ännu
inte har färdigplanerat hela projektet, trots att det strax ska starta! Projektet kan ju
vara långdraget i tiden och detaljerna flera år framåt är då rimligtvis inte klara.
I vårt fall accepterar du Hela projektet (Entire project) och bekräftar med OK.
Fastän du har valt att spara originalplan för hela projektet, så föreligger inget tekniskt
hinder för att senare korrigera planen och därefter spara den reviderade originalplanen.
Den ersätter i sådana fall den tidigare originalplanen. Eller också väljer du att spara
ytterligare en originalplan.
För säkerhets skull sparar du projektfilen nu.
Utskrift
Välj Arkiv, Skriv ut (File, Print) och studera hur en utskrift skulle se ut. Om din
skrivare saknar färgmöjligheter, så kommer även förhandsgranskningen (oftast) att visa
svart/vitt.
Du avslutar nu projektplaneringen genom att spara den. Ett lösningsförslag finns i
övningsmappen under namnet Utställning – lösning.mpp.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 33
Uppföljning
I genomförandefasen använder du t.ex. vyn Uppföljnings
(Tracking)-Gantt. Det finns en liten knapp Bläddra till
aktivitet (Go to task), som är oumbärlig och ibland upplevs
som lite svårfunnen. Du hittar den på menyfliken Aktivitet
(Task), i gruppen Redigering (Editing). När du funnit den,
så rekommendes du att högerklicka på den och välja Lägg till
i verktygsfältet Snabbåtkomst (Add to Quick Access
Toolbar), så finns den alltid till hands.
Så här ser vyn ut (efter det du markerat den första
aktiviteten och sedan tryckt på Bläddra till aktivitet – Go to Task):
Antag, att Planering är genomförd helt enligt plan. Markera aktiviteten och tryck sedan
på knappen 100%.
Du ser, att den ljusblå färgen mörknar och sammanfattningsaktiviteterna visar
utvecklingen. Dessutom blir det en bock i Symbol-kolumnen.
Inbjudningarna är också skickade, men det visade sig att Cecilia behövde ta hjälp av
David under 4 tim för att klara det på en dag.
34 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Ta fram Visa, Dela vy, Information, Aktivitetsformulär (View, Split View,
Information, Task Form) och ändra till Aktivitetstyp: Fast varaktighet (Task Type:
Fixed Duration) för att fastlägga att aktivitetens arbete ska ske med bibehållen
varaktighet. Lägg sedan till David Dunn som resurs, tills vidare utan angivelse av tid.
Ta bort vydelningen, välj vyn Aktivitetsanvändning (Task Usage) och se till att
Cecilia behåller sina 8 tim men att Dunn läggs till med 4 tim samma dag (I
kalenderdelen av vyn).
Gå sedan tillbaka till Uppföljnings (Tracking)-Gantt och markera aktiviteten som
slutförd 100 %.
Om du sedan väljer Visa, Tabeller, Kostnad (View, Tables, Cost) och tittar på Gantt-
kolumnerna så ser du att totalkostnaden ökat med Davids kostnad och beloppet också
syns i kolumnen Avvikelse (Variance).
Ange därefter att övriga aktiviteter avslutats enligt plan.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 35
Rapporter
Välj Rapport, Kostnader, Kostnader som överskrider budget (Reports, Cost, Cost
exceeding budget). Du får en tydlig rapport, som visar just Davids extra insats.
36 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
En mer ordinär rapport får du om du väljer Rapport, Instrumentpaneler,
Projektöversikt (Report, Dashboard, Project Overview).
Efter att ha gjort en hel del inställningar går det att få t.ex. en kassaflödesrapport:
Längre fram i boken beskrivs tillvägagångssättet för att erhålla detta diagram.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 37
Förberedelser inför huvuduppgiften Fredrik Falk är nu projektledare på DC Bygg, ett företag, som bygger småhus på
beställning. Han avser att skapa en mall för sina husprojekt.
Schemaläggningsmetod Öppna en ny
projektplan i
Microsoft Project.
För att dra nytta av
Projects planerings-
egenskaper, så väljer
du att använda Automatisk schemaläggning (Auto Scheduled). Det gör du genom att
klicka till vänster i Status-fältet och göra ditt val.
Vissa ändringar i standardinställningarna behöver du göra. Du finner de flesta genom
att välja Arkiv, Alternativ (File, Options) och därefter de olika valen enligt nedan:
Inställningar
Allmänt
(General) Här kan du ändra på visa formatinställningar. Viktigare är valet av
Standardläge (Default view). Om du vill att Project ska starta med något annat läge,
38 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
så gör du motsvarande val. Datumformatet (Date format) kan också ändras här. Lägg
märke till att standardformatet inte är detsamma som i Windows grundinställning. I
Project visas veckodagen (förkortad till två bokstäver på svenska och 3 bokstäver på
engelska) som standard framför det korta datumformatet. Dessutom kan du justera
standarduppgifterna om Användarnamn (User Name) och Initialer (Initials). Här kan
du skriva in ditt Användardnamn (User Name). Ditt Användardnamn (User Name)
kommer sedan som standard Project att använda som Författare (Author) i nya
projektfiler som bygger på denna mall.
Visa
(Display). De viktigaste inställningarna här har med valuta och decimaler att skaffa.
Om du vill att Skrivfältet (Text Bar - motsvarar Formelfältet i Excel) ska visas, så kan
du välja det här. Passa på att ändra till 0 decimaler (Decimal digits)!
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 39
Schema
(Schedule).
Se till att veckan startar på (Week starts on) måndag (Monday). Varför det? Jo, annars
finns risken att veckonumreringen blir förskjuten!
Räkenskapsåret börjar på (Fiscal year starts in) har betydelse för vissa rapporter.
40 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Start- och sluttid (Default start and end time) är de klockslag som programmet väljer
som standard för varje ny aktivitet du skriver in.
När du anger Varaktighet (Duration) som 1 dag (Day), räknar Project om detta till det
antal timmar som anges här, med standardinställningar således 8 tim (Hours).
Varaktigheten 1 vecka (week) betyder på motsvarande sätt 40 tim och 1 månad (month)
betyder 20 dagar och därför 160 tim.
Detta kan vara viktigt att tänka på t.ex. om företaget använder olika antal timmar under sommaren jämfört med resten av året. I det fallet kanske det blir
nödvändigt att ange varaktigheten som timmar och avstå från att skriva in
dagar resp. veckor.
Ändra nu starttid och sluttid till 07:00 resp. 16:00, så kommer nya aktiviteter
att automatiskt välja dessa tider.
Övriga inställningar lämnar du därhän nu.
Språkkontroll
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 41
(Proofing) Project använder samma rättstavningslista och personliga
ordbok som övriga Office-program. Språkkontrollen startar dock först när
du trycker på knappen Projekt, Stavning för detta!
42 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Spara
(Save) I denna dialogruta kan du bl.a. styra, var projektfiler (files) och mallar
(templates) ska sparas som standard.
Om du vill behålla kompatibiliteten med tidigare programversioner, kan du här välja att
dina filer som standard ska sparas i något tidigare format.
Här kan du dessutom ställa in Automatsparning (Auto save). Funktionen är som
standard avstängd och författaren rekommenderar, att du avstår från att aktivera den.
I Project Professional används ett lokalt cacheminne för att du ska kunna arbeta med
projekt, som om de var lagrade lokalt, fastän de är lagrade på Project Server, vilket gör
att det går mycket snabbare att spara och öppna. Du kan ändra cacheminnets storlek
och lagringsplats, och välja att ta bort särskilda projekt från cacheminnet.
Språk
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 43
(Language). Här kan du välja språk bl.a. på menyer, om du installerat motsvarande
språkpaket. I de flesta fall behöver du komplettera med ett språkpaket (Language Pack)
för att få möjlighet till annat språk.
44 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Avancerat
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 45
(Advanced) Här kan du se att det finns fem visningsalternativ (etiketter – Time units)
beträffande Varaktighet (Duration), nämligen minut (minutes), timme (hours), dag
(days), vecka (weeks), månad (months) och år (years). Här väljer du hur dessa ska
skrivas ut. Du väljer den kortaste angivelsen för att spara på utrymme i kolumnen
Varaktighet. Av samma skäl tar du bort bocken vid Lägg till avstånd före etikett
(Add space before label). Med avstånd avses ett mellanslag.
Säkerhetscenter
(Trust Center) hittar du under Arkiv, Alternativ (File, Options). Säkerhetscenter
som Sekretesssalternativ (Privacy Options), Inställningar för Säkerhetscenter…
och Makroinställningar (Macro Settings) finns nu samlat här.
Ändra arbetstid En central funktion i Project innehas naturligtvis av kalendern eller rättare sagt
kalendrarna.
Börja med att titta på projektets standardkalender. Den finns under Projekt,
Egenskaper, Ändra arbetstid (Project, Properties, Change Working Time)
46 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
En fylligare diskussion av de olika kalendrarna kommer i samband med uppläggning av
resurserna längre fram i materialet.
Du konstaterar, att Projects standardkalender har arbetstid 8-12, 13-17 måndag till
fredag och tar inte hänsyn till helgdagar (men kallar lördagar och söndagar för
helgdagar).
Det är fullt möjligt att göra förändringar i standardkalendern, men det vore nog
snyggare att skapa en särskild kalender för DC Bygg.
Klicka på Skapa ny kalender… (Create New Calendar…)
Ge den namnet DC Bygg och acceptera att den ska vara en kopia av standardkalendern.
Bekräfta med OK.
Arbetstiderna är annorlunda än i standardkalendern. Ändra på följande sätt:
Klicka på fliken Arbetsveckor (Work Weeks). Acceptera Namn [Standard - Default].
Dubbelklicka i första fältet under rubriken Start. Då öppnas nedanstående dialogruta,
som du fyller i enligt bilden. Detta innebär att den ändringen av arbetstid, du strax gör,
kommer att slå igenom i hela kalendern. Tänk på att markera måndag-fredag! Du
måste också bekräfta varje tidsinmatning med Enter innan du lämnar
dialogrutan!
Bekräfta med OK.
F2 kan användas för redigering även här.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 47
Du har nu skapat en kalender. Nu är det dags att markera att projektet ska använda
just den kalendern.
Välj Projekt, Projektinformation (Project, Project Information)
Vid Kalender (Calendar) väljer du DC Bygg, som nu finns med på listan.
För att Gantt-schemat ska utgå från projektkalendern, ska du göra ytterligare en
ändring.
Högerklicka på tidsskalan i Gantt-diagrammet.
Välj Tidsskala (Timescale) och fliken Ej arbetstid (Non-working time). Ändra
Standard till DC Bygg som kalender.
Gå sedan till Arkiv, Info, Projektinformation, Avancerade egenskaper (File, Info
Project Information, Advanced Properties) och komplettera dialogrutan Egenskaper
(Properties) med lämpliga uppgifter.
48 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Projektmall Falk bestämmer sig för att den projektplan, han har
påbörjat, passar bra som mall för många kommande
husbyggnadsprojekt.
Välj Arkiv, Spara som… (File, Save As…)
Välj Filformat: Project-Mall (*.mpt) – (Save as type,
Project Template).
Navigera till övningsmappen DC LÄROMEDEL
Ge filen namnet Husbygg.
Det fullständiga filnamnet blir Husbygg.mpt.
Du erbjuds möjlighet att rensa mallen från sådant du inte önskar ska finnas med:
Detta är värdefullt, om du i efterhand kommer på att en viss projektfil skulle passa som
mall. I övningsexemplet behöver du inte bocka för något alternativ. Spara (Save). Stäng
därefter filen.
Ett lösningsförslag finns i övningsmappen under namnet Husbygg-lösning.
Det är nu dags att mata in aktiviteterna i mallprojektet.
Aktiviteter Företaget Domestic Construction, eller, i dagligt tal, DC Bygg, ska övergå till
datoriserad projekthantering av sina husbyggen.
Projektledare är Fredrik Falk, som tänker använda Microsoft Project för ändamålet.
Falk är en van projektledare och tänker nu applicera sina erfarenheter i det nya
programmet.
Varje husbygge består av ett antal avsnitt eller huvudaktiviteter, som kan
representeras i nedanstående flödesschema:
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 49
Hämta data från Word Falk har en relativt detaljerad aktivitetslista i Word-format under namnet Alla
aktiviteter.docx.
Klistra in aktiviteterna i ett nytt projekt (svenska eller engelska!). Du ska ha valt Nya
aktiviteter: Automatiskt schemalagda (New Tasks – Auto Scheduled, vilket du
gjorde i början av kapitlet). Efter inklistringen ska du dessutom klicka på den smarta
etiketten och välja Matcha målformatering (Match Destination Formatting).
För att importen ska fungera på optimalt sätt, så ska Word- (eller Outlook-)filen vara
gjord med Tab för de indragna aktiviteterna. Det är just dessa båda program som har
bäst funktionalitet tillsammans med Project, när det gäller överföring till Project.
Vänsterställda aktiviteter ovan är huvudaktiviteter. En huvudaktivitet har delats upp i
flera aktiviteter (delaktiviteter eller underaktiviteter). Detta kan man se i Project efter
importen när den gjorts enligt anvisningarna. Egentligen skulle de flesta
huvudaktiviteter behöva delas upp i delaktiviteter, men vi nöjer oss med detta för att
inte förlora oss i detaljer.
Författarens rekommendation är att även lägga till en aktivitet Projektledning.
Disposition I ett tidigare kapitel beskrevs hur du gör en Disposition (Outline) på egen hand med
hjälp av kommandoknapparna Dra in (Indent) och Dra ut (Outdent).
Du kan göra indrag även med hjälp av musen. När du för muspekaren över ett
aktivitetsnamn, så ser du att pekaren ändrar utseende till en vågrät dubbelriktad pil i
vissa lägen. Om du drar (trycker ned vänster musknapp och drar) åt höger, så
åstadkommer du samma sak som med knappen Dra in (Indent Task).
50 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
På motsvarande sätt kan du Dra ut (Outdent) respektive dra åt vänster med musen för
att föra en aktivitet till en högre nivå. Ännu en metod är att använda Tab-tangenten
(med och utan Shift).
Den färdiga dispositionen bör se ut så här:
Passa på att konstatera att följande kortkommandon fungerar som i Excel:
Ctrl + Home Början av första kolumnen
Ctrl + End Slutet av sista kolumnen
Ctrl + PilUpp Längst upp i aktuell kolumn
Ctrl + PilNer Längst ner i aktuell kolumn
Ctrl + PgUp Aktuell rad långt till vänster
Ctrl + PgDown Aktuell rad långt till höger
Ctrl + PilHöger Längst till höger på raden
Ctrl + PilVänster Längst till vänster på raden
Struktur – WBS
Du kan använda ytterligare nivåer för att skapa en tydlig struktur. För stora projekt
kan det bli tal om t.ex. 4 steg. Project klarar utan vidare av att hantera ett tiotal nivåer,
dvs. många fler än dem du behöver.
Inom projekthanteringen är det vanligt att man anger koder som talar om en viss
aktivitets nivå i strukturen, s.k. strukturkoder. I litteraturen används ofta
benämningen WBS-koder efter det engelska begreppet Work Breakdown Structure.
© DC UTBILDNING, Project grundkurs 51
I detta system ges aktiviteter på högsta nivån strukturkoden 1, 2, 3 osv. Nivån närmast
under 1 ges koden 1.1, 1.2 osv.
Project hanterar även dessa
strukturkoder.
Dubbelklicka på aktiviteten
med ID-nr 3.
Dialogrutan
Aktivitetsinformation (Task
Information) visas.
Välj fliken Avancerat
(Advanced).
I rutan Strukturkod (WBS
Code) står nu 1.2.
Om du önskar att strukturkoden ska visas i
en egen kolumn, så kan du göra på
följande sätt:
Högerklicka på fältnamnet Symboler
Välj Infoga kolumn (Insert Column).
En lista över alla tillgängliga kolumner
visas.
Skriv gärna in S från tangentbordet. Då
rullar listan fram till första fältnamnet som
börjar på S. Välj fältnamnet Struktur. (Du
kunde ha skrivit in T och sedan rullat
tillbaka. Det hade faktiskt varit ännu
enklare. Använder du engelsk version heter
fältet WBS.) Högerklicka och välj
Fältinställningar (Field Settings).
Om du lämnar dialogrutans fält Rubrik (Field name) blankt kommer rubriken att bli
detsamma som fältnamnet. I detta fall föredrar du det kortare WBS, varför du skriver in
detta.
Justera rubrik (Align title): behåll Vänster (Left).
Justera data (Align data): behåll Vänster (Left)
Klicka på Bästa bredd (Best Fit), så kommer programmet att välja den smalaste bredd
där både fältnamnet och strukturkoden syns i sin helhet.
52 © DC UTBILDNING, Project grundkurs
Bock i rutan vid Placering av sidhuvudtext (Header Text Wrapping) gör att
programmet tillåts att dela en lång rubrik på flera rader
(dock görs ingen avstavning).
För att ytterligare förhöja det visuella intrycket, vill du att
alla aktiviteter på högsta nivån har fet stil – inte endast
sammanfattningsaktiviteterna.
Markera därefter alla aktiviteter genom att klicka på
fältnamnet Aktivitet (Task Name).
Tryck på knappen Visa, Kontur, Dölj underaktiviteter
(View, Outline, Hide Subtasks).
Kontur är i det här sammanhanget en ovanlig översättning
av Outline, som vi o