Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko Raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ do realizacji projektów, absorpcji środków z Unii Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka” Zamawiający Ministerstwo Środowiska Wykonawca Poznań, grudzień 2012
196
Embed
· Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
Raport końcowy
z badania ewaluacyjnego pn.
„Ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych
w ramach osi I-III PO IiŚ do realizacji projektów, absorpcji środków
z Unii Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka”
Zamawiający
Ministerstwo Środowiska
Wykonawca
Poznań, grudzień 2012
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
2
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Streszczenie
Niniejszy raport zawiera wyniki badania ewaluacyjnego pn. ,,Ocena stopnia przygotowania
beneficjentów projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ do realizacji projektów, absorpcji
środków z Unii Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka”.
Badanie zrealizowane zostało na zlecenie Ministerstwa Środowiska przez firmę Europejskie Centrum
Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak – oddział Poznań.
Cel badania
Celem głównym ewaluacji była ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych
w ramach osi I - III POIiŚ 2007-2013 do realizacji projektów, absorpcji środków z Unii Europejskiej
oraz identyfikacji obszarów ryzyka.
Metodologia badania
Odpowiedzi na postawione pytania badawcze uzyskano przy wykorzystaniu różnorodnych metod
i technik badawczych, zarówno ilościowych, jak i jakościowych. Zastosowane metody objęły: analizę
desk research, analizę danych statystycznych, telefoniczne wywiady pogłębione (TDI), indywidualne
eksperckie, zogniskowany wywiad grupowy (FGI), analizę SWOT, studium przypadku (case study),
warsztat ewaluacyjny, drzewa celów i problemów.
Stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu- etap koncepcyjny
i przygotowanie
Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów
Charakterystyka beneficjentów ze względu na ich doświadczenie oraz strukturę w dużym stopniu
pokrywa się z opracowanym na potrzeby badania ,,idealnym typem beneficjenta”.
W większości projektów liczba osób zaangażowanych w realizacje projektów była wystarczająca, aby
należycie i terminowo realizować projekt.
Częstym zjawiskiem były rotacje w zespołach projektowych, jednak nie wpłynęły one istotnie na
realizację projektów.
Pozytywnie należy ocenić także to, że ponad 75% beneficjentów korzysta z procedur związanych
z zarządzaniem procesem przygotowania projektu. Ponadto zdecydowana większość beneficjentów
nie miała problemów ze sporządzeniem wykazu zamówień wraz z SIWZ.
Prace koncepcyjne w przypadku większości projektów zostały rozpoczęte jeszcze przed wpisaniem na
listę projektów indywidualnych. Prawie połowa beneficjentów uzyskała prawo do dysponowania
gruntem również przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych, co w dużej mierze wpływa na
usprawnienie procesu realizacji projektu.
Przy ustalaniu zakresu rzeczowego beneficjenci identyfikowali braki/potrzeby oraz przeprowadzali
analizę możliwych sposobów ich zniwelowania przy pomocy zróżnicowanych metod i technik.
Najbardziej problematyczną kwestią dla beneficjentów był proces pozyskiwania dokumentacji
związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań
objętych projektem.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
3
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Ponadto zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w prawie połowie projektów utrudniły przygotowanie
merytoryczne oraz rzeczowe.
Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków UE
W zdecydowanej większości, bo aż w 82% beneficjenci posiadają zabezpieczenie wkładu własnego na
realizację projektu. Problemy przy pozyskaniu wkładu własnego wystąpiły w przypadku tylko 18%
projektów.
Z przeprowadzonych badań wynika, że nie wystąpiły próby współfinansowania tych samych projektów
z różnych instrumentów UE, co świadczy o dobrej znajomości prawa wspólnotowego, które zakazuje
wielokrotnego finansowania tego samego typu operacji (typów projektów) z różnych funduszy UE.
Zdecydowana większość beneficjentów przewidziała sytuację przerw pomiędzy wpływem zaliczek
i zapewniła odpowiednie środki na zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami.
Dla 88,2% beneficjentów kwestie związane z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością w ramach
projektu były jasne i zrozumiałe.
Niecałe 45% beneficjentów poniosło znaczne koszty finansowe podczas starań o dofinansowanie
z UE. Najbardziej kosztochłonnym elementem było przygotowanie dokumentacji technicznej,
natomiast najbardziej czasochłonnym elementem było przygotowanie dokumentacji wraz z wnioskiem
o dofinansowanie.
Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w większości projektów (61%) nie utrudniły beneficjentom
przygotowania do absorpcji środków.
Obowiązek utrzymania powstałej w ramach projektu infrastruktury oraz obowiązek zapewnienia
trwałości projektu wpłynęły na zakres rzeczowy tylko w 11,9% projektów.
Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych
Ponad połowa beneficjentów (54,1%) w swoich strukturach projektowych przewidziała miejsca pracy
dla osób, zajmujących się identyfikacją ryzyk na etapie przygotowania projektu (w obszar ten
zaangażowanych było ok. 125 osób). Co ważne dla 70% spośród nich proces określania zagrożeń
stanowił zadanie dodatkowe.
Czynność identyfikacji zagrożeń została przez beneficjentów najczęściej organizowana wokół studium
wykonalności projektu, jak również zlecana była podmiotom zewnętrznym. Wśród innych elementów
beneficjenci wymieniali takie jak: sporządzanie szczegółowych harmonogramów z uwzględnieniem
przesunięć czasowych, korzystanie z wiedzy ekspertów, organizowanie szeroko pojętych konsultacji
społecznych oraz wykorzystywanie w tym zakresie własnego doświadczenie.
Niewątpliwie podkreślić należy również, iż beneficjenci w większości podjęli działania zaradcze,
mające na celu minimalizację najpoważniejszych ryzyk. Wśród najczęściej podejmowanych kroków
zostały wymienione: monitorowanie wszystkich etapów projektu, aktywny kontakt z ekspertami,
zwiększenie zatrudnienia osób kompetentnych w określonych obszarach projektu, tworzenie kart
ryzyk, racjonalna kalkulacja wszystkich kosztów, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za czuwanie nad
prawidłową realizacją projektu, przerzucanie ryzyka na wykonawców.
Ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie
przygotowania projektów
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
4
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Opierając się na danych pozyskanych podczas wywiadów telefonicznych CATI można stwierdzić, że
większość beneficjentów nie spodziewała się zagrożeń związanych z jednostką powołaną do realizacji
projektu – ryzyko to zostało wyróżnione przez 30% ankietowanych.
Ryzyko związane z zakresem rzeczowym projektu dostrzegało niemalże 40% beneficjentów. Pośród
najczęściej wymienianych konkretnych ryzyk, pojawiają się takie przykłady zagrożeń, jak problemy
z ostatecznym zdefiniowaniem zakresu rzeczowego projektu oraz konieczność wprowadzania zmian
w zakresie rzeczowym projektu.
Świadomość wynikającą z zagrożeń dotyczących kwestii finansowych na etapie przygotowania
projektu zadeklarowało 45% ankietowanych beneficjentów.
Ryzyko potencjalnych zagrożeń dotyczących zjawisk zewnętrznych wobec projektu zidentyfikowało
45,8% beneficjentów, zdecydowanie najczęściej wymieniane były problemy z niepewną sytuacją
w branży budowlanej.
Badani stosunkowo rzadko podejmowali kroki, mające na celu rozwiązanie lub minimalizację
nieprzewidzianych problemów. Odpowiedzi udzieliło 23 respondentów, ponad 30% przyznało, że nie
mieli możliwości wcześniejszego przygotowania się do nieprzewidzianych sytuacji.
Ponad połowa badanych przyznała, że w trakcie realizacji projektu napotkano problemy
nieprzewidziane w fazie jego przygotowywania. Najczęściej przytaczanym przez beneficjentów
nieprzewidzianym problemem była upadłość wykonawców oraz przedłużające się procedury
administracyjne, związane zwłaszcza z uzyskiwaniem wymaganych pozwoleń.
Realizacja projektu
Zmiany w organizacji wewnętrznej beneficjentów przeważnie podyktowane były potrzebą
reorganizacji, zapewne w celu sprawniejszej realizacji projektu indywidualnego. W zdecydowanej
większość przypadków zmiany te nie wpłyną na czas realizacji projektów. Ogółem 90% beneficjentów
wskazało, że wprowadzone zmiany mają wpływ na obecny etap realizacji projektu.
Wystąpienie czynników innych niż organizacja wewnętrzna wpływające na tempo realizacji projektów
zostało zdiagnozowane ogółem przez blisko 38% beneficjentów i dotyczyły przede wszystkim:
procedur przetargowych, przedłużających się procedur formalnych, czynników losowych, wycofania
zgody mieszkańców, zmian prawa oraz problemów z wykonawcami. Zidentyfikowane problemy
wpływały na tempo realizacji projektów zarówno na obecnym etapie, jak i w etapach wcześniejszych.
Ogółem niecałe 40% beneficjentów zadeklarowało, że w realizowanych przez nich projektach
wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym, przy czym najczęściej występują one na obecnym etapie
realizacji projektu. Zmiany te wynikały najczęściej ze zmian prawa, uwag inicjatywy JASPERS oraz
decyzji beneficjenta o zmniejszeniu lub rozszerzeniu zakresu projektu. W większości przypadków
wprowadzone modyfikacje nie opóźnią realizacji przedsięwzięć. Jeśli chodzi o przewidywania
beneficjentów co do możliwości wystąpienia zmian w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości, to
niecałe 60% takich zmian nie przewiduje.
Najczęściej stosowanym przez beneficjentów sposobem identyfikacji problemów jest stały nadzór
zespołu projektowego oraz monitorowanie projektu, w tym ryzyk zdiagnozowanych wcześniej. Blisko 1/3 beneficjentów na bieżąco rozwiązuje pojawiające się problemy. Ogółem w 31% przypadków
trudności zidentyfikowane przez projektodawców na etapie przygotowania projektu rzeczywiście
wystąpiły. Problemy te obejmowały głównie: upadłość wykonawcy, problemy ekologiczne, zmiany
prawa, przedłużające się procedury oraz czynniki losowe i problemy formalne. Z kolei problemy, które
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
5
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
nie zostały przewidziane na etapie przygotowania, wystąpiły w 34,5% przypadków i dotyczyły m.in.
złej jakości dokumentacji projektowej, kondycji wykonawców czy zmian prawa. Najczęstszym efektem
wystąpienia trudności zidentyfikowanych i niezidentyfikowanych wcześniej były opóźnienia w realizacji
projektu.
Skuteczność pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich
Dane pozyskane w toku realizacji badania ewaluacyjnego pozwalają stwierdzić, że zdecydowana
większość respondentów (87%) zna instytucje, do których należy się zgłosić, by uzyskać stosowną
pomoc.
Zgodnie wynikami badania, większość beneficjentów (ponad 70%) uznała, że oferowana pomoc jest
zarówno łatwo dostępna jaki i adekwatna do potrzeb realizatorów projektów.
Ankietowani beneficjenci korzystali dotychczas z oferowanej pomocy (89,7%), oraz uznają możliwość
uzyskania pomocy za istotną.
Realizatorzy projektów wskazują, że w celu uzyskania większej efektywności oferowanej pomocy,
należałoby poszerzyć wiedzę praktyczną instytucji oferującej pomoc, zwiększyć częstotliwość spotkań
między instytucjami a beneficjentami, oraz zmniejszyć czas przepływu informacji.
Stopień zadowolenia z oferowanej przez inicjatywę JASPERS pomocy jest wysoki wśród beneficjentów
mających styczność z tą formą pomocy.
Beneficjenci poproszeni o opinię dotyczącą współpracy z IW na kolejnych etapach udzielili
w przeważającej większości odpowiedzi, że współpraca układała się pomyślnie na każdym etapie.
Pozyskane wyniki w trakcie badania informują, że Instytucja Wdrażająca informowała należycie
beneficjentów o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania
dokumentacji oraz zmianach w wytycznych i aktach prawnych.
Beneficjenci oceniając ogólną pomoc wskazali, że instytucje powołane do pomocy beneficjentom
podczas realizacji projektów indywidualnych należycie spełniają swoją funkcję – w przeważającej
większości problemy z którymi beneficjenci zgłosili się do wspomnianych jednostek zostały
rozwiązane.
Rekomendacje
W toku badania wypracowane zostały następujące rekomendacje pobadawcze:
rozpowszechnianie wiedzy na temat najskuteczniejszych metod zarządzania;
zapewnienie wsparcia zewnętrznego w procesie przygotowania dokumentów przetargowych.
Osoba dokonująca przeglądu przygotowanej przez beneficjenta dokumentacji przetargowej
powinna być dobrze zapoznana z zakresem i specyfiką danego projektu;
bieżące informowanie beneficjentów o wszelkich zmianach w wytycznych;
konsultowanie dokumentów strategicznych z Beneficjentami (przedstawicielami różnych
typów Beneficjentów);
wskazanym jest opracowanie zbioru opisanych najpoważniejszych i najczęściej
występujących ryzyk i trudności w trakcie realizacji projektu, z którego będą mogli korzystać
beneficjenci projektów indywidualnych w ramach PO IiŚ (przede wszystkim na etapie
przygotowania projektu i identyfikacji ryzyk);
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
6
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
czas oszacowany na uzyskanie pozwoleń powinien być realny, a kroki formalno-prawne
podjęte jak najwcześniej.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
7
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Abstract
This report contains the results of the evaluation study ,,Evaluation of the preparation of the
beneficiaries of the individual projects implemented under Priority Axis I-III OP I&E to projects
realization, the absorption of the European Union and the identification of risk areas. "
The study was conducted at the request of the Ministry of Environment by the Europejskie Centrum
Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak - Poznan branch.
Aim of the study
The main objective of the evaluation was to assess the degree of preparation of the beneficiaries of
individual projects under Axis I - III OP I&E 2007-2013 to implement the projects, to absorb the
European Union funds and the identification of risk areas.
Methodology of the research
Answers to the research questions were obtained using a variety of methods and techniques of
research, both quantitative and qualitative. The methods used included: desk research, statistical
assisted telephone interview (CATI), expert interviews, focus group interviews (FGI), a SWOT
analysis, a case study, the evaluation workshop, problems and objectives trees.
The degree of preparation of the beneficiaries to the implementation of the project –
concept and preparation stage
The evaluation of the preparation of the beneficiaries for the implementation of projects
Characteristics of beneficiaries due to their experience and structure to a large extent overlaps with
“the ideal type of the beneficiary” developed for the study.
In most projects, the number of people involved in the implementation of the projects was sufficient
to properly and timely implement the project.
Rotations were a common occurrence in project teams, but they did not impact significantly on the
implementation of projects.
What is positive, over 75% of the beneficiaries use the procedures relating to the management of the
project preparation process. In addition, the vast majority of beneficiaries had no problems with the
preparation of the list of contracts and tender documents.
The conceptual work for the majority of projects were started before entering the list of individual
projects. Almost half of the beneficiaries received the right to use the land well before entering the
list of individual projects, which largely influences the improvement of the process of the project.
In determining the substantive scope of the project, beneficiaries identified gaps / needs and
conducted an analysis of possible ways of overcoming them using different methods and techniques.
The most problematic issue for the beneficiaries was the process of obtaining documentation related
to the procedure for environmental impact assessment for the objectives of the project.
In addition, changes in the law and the OP I&E guidelines for nearly half of the projects made the
substantive and material preparation difficult.
Evaluation of preparation of beneficiaries of individual projects for the absorption of EU funds
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
8
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
In the vast majority, as many as 82% of the beneficiaries have the protection of their own
contribution to the project. Problems in obtaining their own contribution occurred only in 18% of
projects.
The study shows that there were no attempts to co-finance the same project from different EU
instruments, which shows a good knowledge of EU law which prohibits multiple financing of
operations of the same type (type of project) from different EU funds.
The vast majority of the beneficiaries predicted the situation of the gaps between the advances
payments and provided appropriate measures to provide liquidity between installment payments.
For 88.2% of the beneficiaries the tax issues related to VAT and the eligibility of the project is clear
and understandable.
Less than 45% of the beneficiaries suffered significant financial costs during making efforts to obtain
EU funding. The most costly element was the preparation of the technical documentation, and the
most time consuming part was the preparation of the documentation along with the application for
funding.
Changes in laws and OP I&E guidelines in most of the projects (61%) did not hinder the preparations
of beneficiaries to absorb funds.
The obligation to maintain the infrastructure established due to the project implementation and to
ensure sustainability of the project contributed to the material scope in only 11.9% of the projects.
The evaluation of the preparation of beneficiaries to identify internal and external risks
More than half of the beneficiaries (54.1%) in its structures has provided jobs for people involved in
the identification of risks at the preparation stage of the project (in the area was involved about 125
people). What is important, for 70% of them the process of identification of threads was the
additional task.
Hazard identification stage was usually organized by the beneficiaries around the feasibility study as
well as it was outsourced to external institutions. Among other elements that the beneficiaries
mentioned were: preparation of detailed schedules, including time alignment, the use of expert
knowledge, organizing broad public consultations and the use of own experience in this area.
Undoubtedly, it should also be noted that most of the beneficiaries have taken remedial action to
minimize the most serious risks. Among the most common measures taken are: monitoring of all
stages of the project, active contact with the experts, the increase of employment of people
competent in specific areas of the project, the creation of risks cards, rational calculation of all costs,
the designation of the person responsible for ensuring the proper implementation of the project,
shifting the risk to the contractors.
Internal and external risk identified by the beneficiaries in the preparation stage of the projects
The data obtained during the telephone interviews indicate that most of the beneficiaries did not
expect the risks associated with the unit set up to implement the project - the risk of this type was
indicated by 30% of respondents.
The risk associated with the material scope of the project was concluded by almost 40% of the
beneficiaries. Among the most frequently mentioned specific risks, there are examples of threats such
as problems with the final definition of the material scope of the project and the need to make
changes to the substantive scope.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
9
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Awareness of the risks on financial issues in the preparation stage of the project was declared by
45% of beneficiaries.
The risks associated with the factors external to the project identified 45.8% of beneficiaries, by far
the most frequently mentioned problems were those connected with the uncertain situation in the
construction industry.
Respondents rarely undertook steps to address or minimize unforeseen problems. Replies were
received from 23 respondents, over 30% of them declared that they were not able to prepare in
advance for unforeseen circumstances.
More than half of the respondents admitted that during the project some unexpected problems were
encountered in the preparation phase. The frequently pointed unexpected problem was the
bankruptcy of contractors and lengthy administrative procedures, especially in connection with
obtaining the required permits.
Project implementation
Changes in the internal organization of the beneficiaries were mostly dictated by the need to
reorganize, most likely aimed at improving the implementation of the individual project. In the vast
majority of cases, these changes will not affect the duration of the project. Overall, 90% of
beneficiaries indicated that the changes introduces have an impact on the current stage of the
project.
The factors other than the occurrence of changes in internal organization which influenced the pace
of project implementation have been diagnosed with a total of nearly 38% of the beneficiaries and
concerned first of all tendering procedures, lengthy formal procedures, random factors, withdrawal of
consent of local community, changes in the law and problems with contractors. Identified problems
affect the pace of implementation of projects both on the current stage and in the earlier stages.
Overall, less than 40% of the beneficiaries declared that in the projects some changes occurred in the
material scope, most common at current stage of the project. These changes often resulted from
changes in the law, the comments of JASPERS initiative and the beneficiary's decision to reduce or
extend the scope of the project. In most cases, the introduces modifications did not delay the
implementation of the projects. When it comes to beneficiaries’ predictions concerning the potential
for substantive changes in the project to occur in the future, less than 60% of them does not expect
these kind of changes.
The most common ways used by beneficiaries to identify the problems is the constant supervision of
the project team and monitoring of the project, including risks diagnosed earlier. Nearly one third of
the beneficiaries immediately addresses emerging issues. In 31% of the cases, the difficulties
identified in the project development phase actually occurred. These problems were mainly: the
bankruptcy of the contractor, environmental issues, changes in laws, lengthy procedures, random
factors and formal problems. The problems that were not foreseen at the stage of preparation
occurred in 34.5% of cases and included the following: poor quality of design documentation, the
condition of the contractors or changes in law. The most common result of the difficulties identified
and unidentified previously were delays in the implementation of the project.
The effectiveness of assistance from EU funds implementation system
Data obtained in the evaluation study lead to the conclusion that the vast majority of respondents
(87%) know the institutions, where they could obtain the appropriate assistance.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
10
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
According to the survey results, the majority of beneficiaries (70%) considered that the assistance
provided was both readily available and adequate to the needs of project implementers.
Surveyed beneficiaries benefited from the assistance offered so far (89.7%), and consider the
possibility of obtaining help as essential.
Project implementers indicate that in order to achieve greater efficiency of offered help, it is
necessary to expand the know-how of employees of the institutions offering help, increase the
frequency of meetings between the institutions and the beneficiaries, and reduce the time of the flow
of information.
The degree of satisfaction from the assistance offered by JASPERS is high among beneficiaries that
had contact with this form of support.
Beneficiaries asked for an opinion on cooperation with Implementing Authorities at different stages in
the vast majority gave answers that cooperation was successful at every stage.
Results obtained in the study indicate that the Implementing Authority duly informed beneficiaries
about the opportunities for additional support in the preparation of documentation and guidelines and
changes in legislation.
Assessing general assistance beneficiaries indicated that the institutions established to assist the
beneficiaries during the implementation of individual projects properly fulfilled its function - the vast
majority of the problems with which the beneficiaries signed up for these units have been resolved.
Recommendations
In the course of the study the following recommendations were developed from the survey:
Dissemination of knowledge on the most effective methods of management.
Provision of external support in the preparation of tender documents. The person making the
review of tender documentation prepared by the beneficiary should be well acquainted with
the scope and specifics of the project.
Keeping the beneficiaries informed of any changes in the guidelines.
Consultation of the strategic documents with the beneficiaries (with the representatives of
the different types of beneficiaries).
It is advisable to develop a set of the most serious and most common risks and difficulties
appearing in the course of the project, from which the beneficiaries of individual projects
within the OP I&E (primarily from the development phase and the identification of risks) will
benefit.
Estimated time to obtain licenses should be realistic, formal and legal steps should be taken
as soon as possible.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
11
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3.1.1. Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów ......................... 39
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
12
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3.1.2. Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków
Załącznik nr 1- Case study ..................................................................................................... 156
Załącznik nr 2- Infografiki ...................................................................................................... 192
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
13
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykaz skrótów AS Analiza statystyczna
CATI Wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny (ang. Computer Assissted Telephone
Interview)
CS Case study (studium przypadku)
DR Desk research
FGI Zogniskowany wywiad grupowy (ang. Focus Group Interview)
IDI Indywidualny wywiad pogłębiony (ang. Individual In-depth Interview)
IP Instytucja Pośrednicząca
IW Instytucja Wdrażająca
IZ Instytucja Zarządzająca
JRP Jednostka realizująca projekt
JST Jednostka samorządu terytorialnego
MAO Pełnomocnik ds. realizacji projektu (ang. Measure Authorising Officer)
NFOŚiGW Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
OOŚ Ocena Oddziaływania na Środowisko
PO IiŚ Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
SWOT Analiza SWOT (ang. Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats)
TDI Telefoniczny wywiad pogłębiony (ang. Telephone In-depth Interview)
UE Unia Europejska
WE Warsztat ewaluacyjny
WEksp Wywiad ekspercki
WFOŚiGW Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
14
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wprowadzenie
Niniejszy dokument stanowi raport końcowy dotyczący badania ewaluacyjnego pn. ,,Ocena stopnia
przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ do realizacji
projektów, absorpcji środków z Unii Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka”.
Badanie zrealizowane zostało na zlecenie Ministerstwa Środowiska przez firmę Europejskie Centrum
Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak – oddział Poznań.
1. Identyfikacja obszaru badawczego wraz z koncepcją badania
1.1. Cel badania
Celem głównym ewaluacji była ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów
indywidualnych w ramach osi I - III POIiŚ 2007-2013 do realizacji projektów, absorpcji środków z Unii
Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka.
Cel główny badania został osiągnięty poprzez:
1. analizę stopnia przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych PO IiŚ (priorytety I,
II, III) do realizacji przedsięwzięć środowiskowych oraz identyfikację obszarów ryzyka, które
wpływają na proces wdrażania – począwszy od momentu umieszczenia na liście projektów
indywidualnych;
2. analizę problemów wewnętrznych i zewnętrznych występujących na etapie przygotowania
oraz realizacji projektów indywidualnych w obszarze środowiska;
3. ocenę wpływu napotkanych problemów na tempo absorpcji środków unijnych;
4. identyfikację ryzyk, które mogą dotyczyć projektów środowiskowych wspieranych w ramach
polityki spójności w latach 2014-2020 – w tym hierarchizacja tych ryzyk oraz wskazanie
odpowiednich środków zmniejszających niebezpieczeństwo wystąpienia danego ryzyka
w przyszłości. (W zakresie możliwym do realizacji, uwzględniając dostępne dokumenty
dotyczące polityki spójności po 2013 roku);
5. identyfikację dobrych praktyk związanych z wdrażaniem projektów indywidualnych.
W ramach badania, obok celu głównego, zrealizowano następujące cele szczegółowe:
1. Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów.
2. Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków UE.
3. Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych.
4. Ocena ryzyk zidentyfikowanych przez beneficjentów.
5. Identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji beneficjenta na
realizację projektu.
6. Identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na tempo realizacji
projektu.
7. Identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na tempo
realizacji projektów.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
15
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
8. Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowania się beneficjentów do
ich redukcji.
9. Ocena skuteczności pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich.
10. Identyfikacja i ocena występujących relacji.
Cel główny oraz cele szczegółowe zostały osiągnięte poprzez odpowiedzi na pytania badawcze.
1.2. Przedmiot i zakres badania
1.2.1. Przedmiot badania i koncepcja badawcza
Przedmiotowe badanie ewaluacyjne posłużyło ocenie stopnia przygotowania beneficjentów projektów
indywidualnych w ramach osi I - III POIiŚ 2007-2013 do realizacji projektów, absorpcji środków z Unii
Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka.
Badaniem zostały objęte wszystkie projekty indywidualne osi I - III POIiŚ 2007-2013 znajdujące się
na Liście Projektów Indywidualnych aktualizowanej we wrześniu 2012r.
W toku ewaluacji zbadano poziom przygotowania Beneficjentów do realizacji projektów, absorpcji
środków oraz identyfikacji obszarów ryzyka, a także przeprowadzono diagnozę najbardziej
problematycznych obszarów, źródeł problemów oraz możliwych sposobów zapobiegania
zidentyfikowanym zagrożeniom.
Proces badawczy i stosowana w jego toku metodologia zostały podzielone na dwa zasadnicze etapy.
W pierwszym z nich, na samym początku badania, skonstruowany został „typ idealny beneficjenta
projektu indywidualnego”, który posłużył w późniejszych fazach badania do doprecyzowania jego
zakresu. Funkcją typu idealnego było określenie, czym de facto jest potencjał do realizacji projektu
indywidualnego, jakie elementy składają się na zdolność beneficjentów do realizacji projektów
indywidualnych? Innymi słowy: czym musi charakteryzować się beneficjent projektu indywidualnego,
by był w stanie poprawnie go zaplanować i wdrożyć? Jakie doświadczenie, struktury, sytuacja
finansowa beneficjenta są niezbędne, a co najmniej kluczowe, by realizacja projektu zakończyła się
powodzeniem? Odpowiedzi na te pytania zostały wykorzystane przede wszystkim do stworzenia
kwestionariusza badania ilościowego CATI i karty projektu w obszarach problemowych zawartych
w module I schematu badania, tj. „stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu”.
Typ idealny został skonstruowany na podstawie desk research – analizy raportów z badań
ewaluacyjnych o podobnej tematyce1, a następnie zweryfikowany w toku badań jakościowych –
w indywidualnych wywiadach pogłębionych (IDI), zogniskowanych wywiadach grupowych (FGI),
wywiadach eksperckich.
1 Akademia Leona Koźmińskiego, raport końcowy z realizacji badania ewaluacyjnego „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów kluczowych VII Osi Priorytetowej PO IG do realizacji projektów i absorpcji środków z funduszy strukturalnych” na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Warszawa, grudzień 2008, IBC GROUP Sp. z o.o., raport końcowy z badania ewaluacyjnego „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do absorpcji środków dostępnych w ramach działania 8.3 PO IG przeznaczonych na zapewnienie szerokopasmowego dostępu do Internetu osobo zagrożonym wykluczeniem cyfrowym wraz z określeniem potencjalnych barier we wdrażaniu ww. działania” na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Warszawa, grudzień 2008 oraz Europejskie Centrum Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia, raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena zdolności beneficjentów do realizacji projektów wpisanych na Indykatywną Listę Projektów Indywidualnych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (tak zwana lista IPI)”, Poznań, listopad 2010, raport końcowy z badania ,,Gotowość szkół wyższych do realizacji projektów kluczowych w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ: Infrastruktura szkolnictwa wyższego”, Warszawa 2009, PAG Uniconsult.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
16
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Następnie, w toku badań empirycznych (badanie ilościowe CATI, telefoniczne wywiady pogłębione –
TDI, case study) zweryfikowane zostało, czy beneficjenci projektów indywidualnych spełniają kryteria
typu idealnego beneficjenta. Wyniki tych badań przedstawione zostały w kartach projektu
(wypełnionych na podstawie wniosku o dofinansowanie oraz zrealizowanego badanie CATI) oraz
zbiorczo w niniejszym dokumencie, z uwzględnieniem zakresu poszczególnych modułów badawczych.
W toku wywiadów z beneficjentami zweryfikowano również tezę o tym, że im mniejszy stopień
dopasowania beneficjentów do wypracowanego typu idealnego, tym większe ryzyko wystąpienia
problemów w realizacji projektu. Co ważne badanie ankietowe, którym zostali objęci beneficjenci,
przyczyniło się także do uzyskania odpowiedzi na pytania zawarte w modułach II, III i IV schematu
badania.
Uzyskane w toku obu wyżej opisanych faz wyniki pozwoliły określić wzajemne relacje pomiędzy
poszczególnymi obszarami problemowymi, a specyfikami projektu i Beneficjenta. Umożliwiły także
zdiagnozowanie, czy cechy takie jak typ beneficjenta, typ projektu, jego wielkość czy oś priorytetowa,
w której jest realizowany, mają wpływ na powodzenie realizacji przedsięwzięcia bądź wystąpienie
ewentualnych przeszkód – wraz ze wskazaniem ich charakteru. Pozwoliło to stworzyć pewnego
rodzaju typologię problemów charakterystycznych dla określonego rodzaju projektu, beneficjenta czy
działania, w ramach którego realizowany jest projekt, a tym samym przyczyniło się do wypracowania
trafnych i skutecznych rekomendacji pobadawczych. Na tym etapie przydatną techniką badawczą
okazał się warsztat ewaluacyjny, w ramach którego omówione i poddane pod dyskusję zostały
wstępne rekomendacje wypracowane przez zespół badawczy. Produktami ostatniego etapu badania
była analiza SWOT oraz analiza drzewa celów i problemów, które pomogły podsumować i zobrazować
najistotniejsze kwestie (w tym przede wszystkim problemy), poruszane w toku badania.
Ponadto w badaniu ocenie podlegała także skuteczność pomocy oferowanej ze strony systemu
wdrażania funduszy europejskich oraz współpraca pomiędzy Beneficjentami, a instytucjami
zaangażowanymi we wdrażanie POIiŚ – przede wszystkim Instytucjami Wdrażającymi. W tym zakresie
wypracowane zostały sposoby ,,ulepszenia” oferowanej pomocy.
1.2.2. Zakres badania
Zakres przedmiotowy
Przygotowanie i wdrażanie projektów indywidualnych w ramach osi I-III POIiŚ 2007-2013 zgodnie
z listą projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013
aktualną w czasie realizacji badania (aktualizacja wrzesień 2012r.).
Zakres podmiotowy
Beneficjenci projektów indywidualnych osi priorytetowych I-III POIiŚ 2007-2013 zgodnie z listą
projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013
aktualną w czasie realizacji badania (aktualizacja wrzesień 2012r.), instytucje zaangażowane
we wdrażanie PO IiŚ (IZ, IP, IW), eksperci w obszarze zarządzania projektami i zarządzania
inwestycjami.
Zakres czasowy
obecna perspektywa finansowa 2007-2013 (zgodnie z najnowszymi danymi dostępnymi w czasie
wykonywania przez Wykonawcę badania ewaluacyjnego). Ponadto rekomendacje z badania oprócz
odniesienia się do obecnej perspektywy finansowej 2007-2013 zawierają propozycje dotyczące
usprawnień wdrażania projektów indywidualnych w obszarze „środowisko” dla okresu 2014-2020 na
podstawie projektów rozporządzeń dla polityki spójności na lata 2014-2020.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
17
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
1.3. Kryteria ewaluacyjne
Przedmiotowe badanie zostało wykonane w oparciu o następujące kryteria ewaluacyjne:
Adekwatność – badanie pozwoliło ocenić trafność działań podejmowanych przez beneficjentów
w stosunku do zidentyfikowanych problemów oraz wyzwań związanych z wdrażaniem projektów
indywidualnych osi I-III PO IiŚ.
Skuteczność - badanie pozwoliło ocenić skuteczność działań beneficjentów projektów
indywidualnych we wdrażaniu/przygotowywaniu przedsięwzięć w ramach priorytetów I-III POIiŚ oraz
skuteczność pomocy oferowanej przez system wdrażania funduszy europejskich.
beneficjentów projektów indywidualnych do realizacji przedsięwzięć środowiskowych w ramach
priorytetów I-III POIiŚ. Jako efekt brane pod uwagę było zrealizowanie/realizowanie projektu,
a nakłady mierzone były przez m.in. nakład czasu pracy zespołu projektowego.
1.4. Pytania badawcze
Prace badawcze zmierzały do udzielenia odpowiedzi na postawione poniżej pytania badawcze.
Moduł I - Stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu – etap koncepcyjny
i przygotowanie
Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów
1.1. Wewnętrzna organizacja beneficjenta
a. Kiedy beneficjenci rozpoczęli przygotowania organizacyjne związane z opracowaniem
dokumentacji aplikacyjnej i realizacją projektów indywidualnych?
b. Czy beneficjenci dysponowali odpowiednio przygotowaną kadrą niezbędną do
przygotowania projektu?
c. Czy beneficjenci wydzielali specjalne struktury organizacyjne dla celów realizacji
projektów, np. jednostki realizujące projekt?
d. Czy beneficjenci posiadali wypracowane procedury związane z zarządzaniem procesem
przygotowania projektu?
e. Czy występowały trudności w przygotowaniu wykazu zamówień publicznych wraz z SIWZ
dla wskazanych zamówień? Jeżeli tak, to jakie?
f. Jak należy ocenić ogólny poziom przygotowania beneficjentów do realizacji projektów
indywidualnych biorąc pod uwagę ich wewnętrzną strukturę organizacyjną?
1.2. Przygotowanie merytoryczne i rzeczowe do projektu
a. Kiedy beneficjenci rozpoczęli pracę koncepcyjną dotyczącą realizacji danego projektu?
Czym było to spowodowane?
b. W jaki sposób ustalano zakres rzeczowy projektu? Czy zidentyfikowano występujące
braki/niedobory/potrzeby, a następnie przeprowadzono analizę możliwych sposobów ich
zniwelowania/zaspokojenia, na podstawie których określono zakres projektu?
c. Czy występowały problemy (jeżeli tak, to jakie) w przygotowaniu studium wykonalności
zwierającego adekwatne dane finansowe oraz mapę lokalizacji projektu na etapie
przygotowania projektu?
d. Czy i jakie problemy występowały na etapie pozyskiwania/prowadzenia:
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
18
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
i. dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny
oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem?
ii. odpowiednich deklaracji instytucji odpowiedzialnych za monitoring obszarów
Natura 2000?
iii. konsultacji społecznych?
iv. pozwoleń na budowę, w tym uzyskiwaniem prawomocnych decyzji lokalizacyjnych
(np. warunki zabudowy/ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego) lub/ i
uchwał zatwierdzających miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego (dla
całego zakresu przedsięwzięcia);
e. Kiedy beneficjenci uzyskiwali prawo do dysponowania gruntem pod planowaną
inwestycję?
f. Czy kwestie związane z wyznaczaniem aglomeracji oraz ich granic, które powinny być
wyposażone w systemy kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków miały wpływ na
przygotowanie beneficjentów oraz realizację projektów w I osi PO IiŚ?
g. Czy zmiany prawa oraz wytycznych utrudniały przygotowanie merytoryczne i rzeczowe
projektów? W jakim zakresie?
h. Jak należy ocenić ogólne przygotowanie merytoryczne i rzeczowe projektów
indywidualnych?
Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków UE
2.1. Sytuacja finansowa beneficjentów przygotowujących się do realizacji projektu
a. Czy beneficjenci posiadali zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu (jakie
problemy występowały przy pozyskiwaniu wkładu własnego, z jakich źródeł pochodził
wkład własny)?
b. Czy gminy w odpowiedni sposób uwzględniały planowane inwestycje w wieloletnim planie
inwestycyjnym gminy lub w uchwale budżetowej w załączniku dotyczącym wieloletnich
programów inwestycyjnych (jeżeli dotyczy)?
c. Czy występowały próby współfinansowania tych samych projektów z różnych
instrumentów UE i czy występowały w tym zakresie nadużycia?
2.2. W jaki sposób beneficjenci zaplanowali montaż finansowy oraz organizację przepływów środków
finansowych w ramach projektów (płynność finansowa projektów)?
a. Czy beneficjenci dysponowali częścią finansową studium wykonalności, jeżeli tak, to czy
była ona aktualna i na odpowiednim poziomie jakościowym?
b. Czy kwestie związane z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością zgodnie z Wytycznymi
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ prowadziły do problemów po
stronie beneficjentów?
2.3. Czy beneficjenci musieli ponieść znaczne koszty początkowe, aby móc pozyskać dofinansowanie
z UE. Jeżeli tak, to:
a. Który element przygotowania był najbardziej kosztochłonny?
b. Jak pozyskiwano źródła finansowe?
c. Czy istniało zagrożenie, że wysokie koszty przygotowania wniosku o dofinansowanie
mogą uniemożliwić realizację projektu? Jeżeli tak, jak często występowało to ryzyko?
d. Które elementy związane z przygotowaniem do realizacji projektu były najbardziej
czasochłonne?
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
19
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
2.4. Czy zmiany prawa oraz wytycznych utrudniały przygotowanie beneficjentów do absorpcji
środków UE? W jakim zakresie?
2.5. Jak ogólnie należy ocenić stopień przygotowania beneficjentów do absorpcji środków UE?
2.6. Czy beneficjenci brali pod uwagę koszty utrzymania wytworzonej w ramach projektu
infrastruktury oraz zagadnienia związane z zapewnieniem trwałości projektu już po zakończeniu
realizacji inwestycji? Czy ten czynnik miał wpływ na określenie zakresu rzeczowego?
Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych
3.1. Czy beneficjenci wydzielali specjalne jednostki organizacyjne mające na celu identyfikację ryzyka
na etapie przygotowania projektu?
3.2. Jak został zorganizowany proces identyfikacji ryzyka na etapie przygotowania projektu?
3.3. Czy beneficjenci podjęli działania zaradcze minimalizujące najpoważniejsze ryzyka (te
o największym prawdopodobieństwie wystąpienia i najpoważniejszych skutkach)?
Moduł II- Ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne zidentyfikowane przez beneficjentów na
etapie przygotowania projektów
Ocena ryzyk zidentyfikowanych przez beneficjentów
1. Jakie ryzyka związane z organizacją wewnętrzną beneficjenta oraz zakresem rzeczowym projektu
zostały zidentyfikowane przez wnioskodawców na etapie przygotowania projektu?
2. Jakie ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne związane z kwestiami finansowymi (absorpcja środków
UE) zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu?
3. Jakie inne ryzyka zewnętrzne zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie
przygotowania projektu?
4. W jaki sposób beneficjenci przygotowali się do zmniejszenia negatywnych skutków ryzyk, których
nie można było przewidzieć na etapie przygotowania projektu (np. niestabilność prawa, zmiany
w wytycznych itp.)?
5. Czy występowały oczywiste ryzyka, które można było łatwo zidentyfikować, ale które nie zostały
ujęty na etapie przygotowania projektu?
Moduł III – Realizacja projektu
Identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji
beneficjenta na realizację projektu
1. Czy/Jakie zmiany wewnętrznej organizacji pracy beneficjenta:
a. wpływały w przeszłości na tempo realizacji projektu?
b. wpływają obecnie na tempo realizacji projektu?
c. mogą wpłynąć w przyszłości na tempo realizacji projektu? Identyfikacja mocnych
i słabych stron w powyższym zakresie ?
Identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na tempo
realizacji projektu
2. Czy wystąpiły inne czynniki, które:
a. utrudniały w przeszłości realizację projektu?
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
20
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
b. utrudniają obecnie realizację projektu?
c. mogą utrudnić realizację projektu w przyszłości? np. zmiany prawa, ograniczenia
budżetowe, reguła wydatkowa procedury zamówień publicznych, sytuacja na rynku
zamówień publicznych, zamiany w zapotrzebowaniu na usługi, które mają być
świadczone przy pomocy infrastruktury wytworzonej w ramach projektu itp.
Identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na tempo
realizacji projektów
3. Czy/Jakie zmiany w zakresie rzeczowym projektu :
a. występowały w przeszłości? Czym były spowodowane i czy mogą mieć wpływ na
realizację projektu?
b. występują obecnie? Czym jest to spowodowane i czy mogą mieć wpływ na realizację
projektu?
c. mogą wystąpić w przyszłości? Czym może to być spowodowane i czy może mieć
wpływ na realizację projektu?
Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowania się beneficjentów
do ich redukcji
1. W jaki sposób dochodzi do identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz w jaki sposób beneficjent
dostosowuje się do ich redukcji na etapie realizacji projektu?
2. Które z ryzyk wewnętrznych oraz zewnętrznych zidentyfikowanych przez beneficjenta na etapie
przygotowania projektu wystąpiły? Jaki miały one wpływ na realizację projektu?
3. Które z ryzyk niezidentyfikowanych przez beneficjenta:
a. wystąpiły i jaki mają wpływ na realizację projektu?
b. mogą wystąpić w przyszłości i jaki mogą mieć wpływ na realizację projektu?
c. Jakie były powody niezidentyfikowania danych ryzyk?
Identyfikacja mocnych i słabych stron w zakresie rozpoznawania ryzyk na etapie realizacji projektu.
Moduł IV- Skuteczność pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich dla
beneficjentów projektów indywidualnych osi I-III POIiŚ
Ocena skuteczności pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich
1. Czy beneficjenci posiadają wiedzę na temat możliwej do uzyskania pomocy w przygotowaniu
i realizacji projektu?
2. Czy beneficjenci uważają, że oferowana pomoc jest łatwo dostępna i odpowiednia do ich
potrzeb?
3. Czy beneficjenci korzystają z możliwej do uzyskania pomocy?
a. Jeżeli tak, to jak często?
b. Jeżeli nie, dlaczego?
4. Czy możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji sytemu wdrażania funduszy europejskich
jest dla beneficjentów ważna?
5. Co wg beneficjentów należy poprawić w pierwszej kolejności, aby oferowana pomoc okazała się
bardziej skuteczna i odpowiednia dla podmiotów realizujących projekty?
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
21
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
6. Jaka jest opinia beneficjentów na temat pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS?
7. Jak należy ocenić ogólną skuteczność oferowanej pomocy?
8. Jak beneficjenci oceniają współpracę z Instytucją Wdrażającą, na etapie: - przygotowania
i zawarcia pre-umowy, - przygotowanie projektu - złożenia i oceny wniosku - przygotowania do
podpisania umowy o dofinansowanie - realizacji projektu
9. Czy zdaniem beneficjentów Instytucja Wdrażająca w należyty sposób informowała o: -
możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji, -
zmianach w wytycznych i aktach prawnych.
Moduł V - Wzajemne relacje.
Identyfikacja i ocena występujących relacji.
1. Czy zachodzą istotne relacje pomiędzy odpowiedziami na pytania zamieszone w modułach I-IV
badania a:
a. osią priorytetową i działaniem w którym realizowany jest dany projekt?
b. wielkością realizowanego projektu?
c. typem beneficjenta?
d. typem projektu środowiskowego?
e. województwem, regionem w którym beneficjent ma siedzibę lub w którym realizuje
projekt?
f. doświadczeniem beneficjenta w realizacji innych projektów współfinansowanych
przez Unię Europejską?
g. Inne relacje? Jakie?
2. Metodologia badania
W niniejszym rozdziale krótko przedstawiono metodologię badawczą, tj. sposób, w jaki uzyskane
zostały odpowiedzi na postawione pytania badawcze, a tym samym rozwiązane problemy badawcze.
Wykonawca dokonał analizy dostarczającej wyczerpujących i wiarygodnych informacji. Ponadto
zastosował triangulację:
źródeł danych – analizy przeprowadzone zostały zarówno w oparciu o dane zastane, jak
i dane wywołane,
metod badawczych – wykorzystane zostały zarówno metody ilościowe, jak i jakościowe;
łączne zastosowanie obu grup metod pozwoliło skonfrontować ze sobą dane pochodzące
z różnych źródeł i tym samym lepiej poznać i zrozumieć badane zjawiska,
perspektyw badawczych – badanie przeprowadzone zostało przez zespół doświadczonych,
współpracujących ze sobą od kilku lat, badaczy, co pozwoliło uzyskać szerszy obraz
przedmiotu badania.
2.1. Metody i techniki badawcze
2.1.1. Desk research
Analiza danych zastanych była niezbędnym elementem badania ewaluacyjnego. Z założenia stanowi
ona metodę o najwyższej trafności zewnętrznej – nie badamy tu zjawisk za pośrednictwem
wypowiedzi respondentów na dany temat, ale odnosimy się bezpośrednio do zewnętrznych kryteriów
oceny badanych zjawisk.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
22
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
W ramach badania Wykonawca wykorzystał wskazane poniżej źródła danych:
1. Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ);
2. Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko;
3. Organizacja systemu oceny i wyboru projektów w ramach PO IiŚ – załącznik nr 2 do
Szczegółowego opisu priorytetów PO IiŚ;
4. Organizacja systemu oceny projektów indywidualnych w zakresie osi priorytetowych I, II, III
Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko;
5. Wzór Listy sprawdzającej w zakresie dokumentacji ooś/Natura 2004;
6. Wzory List sprawdzających do oceny wniosku zgłoszonego do dofinansowania w ramach
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013 dla poszczególnych działań
w ramach osi I-III;
7. Wnioski o dofinansowanie (w zakresie możliwym do udostępnienia na podstawie obowiązujących
przepisów prawa);
8. Lista projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-
2013 (wersja obowiązująca z dniem 6 września 2012 r.);
9. Informacja kwartalna o stanie przygotowania projektów indywidualnych oraz dużych
konkursowych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
Akty prawne
1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego
oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999;
2. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe
zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego
oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego
i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
3. Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 roku (Dz. U. z 2006 nr
227, poz. 1658 z późn. zm.),
4. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. 2009 nr 157 poz. 1240 z późn.
zm.),
5. Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz.
759, z późn. zm.).
6. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie jednolitego systemu zarządzania
i monitorowania projektów indywidualnych;
7. Wytyczne nr 6 w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata 2007-2013.
W zakresie polityk sektorowych w obszarze ochrony środowiska oraz prowadzenia badań
ewaluacyjnych:
1. Krajowy Program Oczyszczania Ścieków Komunalnych;
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
23
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
2. Krajowy Plan Gospodarki Odpadami;
3. Raporty ewaluacyjne dotyczące stopnia przygotowania beneficjentów do realizowania projektów,
opracowane dla programów NSRO 2007-2013, dostępne na stronie internetowej
www.ewaluacja.gov.pl
4. Projekty rozporządzeń dla perspektywy finansowej na lata 2014-2020 opublikowane
w październiku 2011 roku przez Komisję Europejską, w tym w szczególności projekty
rozporządzeń dla Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, projekt
rozporządzenia ogólnego;
5. Dokumenty i publikacje dotyczące funkcjonowania polityki spójności w latach 2014-2020
dostępne na stronie internetowej Komisji Europejskiej:
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
24
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
i koszty druku, dystrybucji i przechowywania kwestionariuszy, skracają proces przenoszenia danych
na nośniki elektroniczne, wstępną selekcję i weryfikację zgromadzonego materiału badawczego na
ekranie, a automatyczne kodowanie uzyskiwanych informacji w czasie wywiadu, daje możliwość
szybkiej realizacji badań powiązanych.2
W przedmiotowym badaniu wywiady CATI przeprowadzone zostały na populacji beneficjentów
projektów indywidualnych realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko. W niniejszym raporcie przy każdym wykresie określono liczebność respondentów, którzy
udzielili odpowiedzi na dane pytanie. W przypadku, gdy liczebność (N) oznaczona została dodatkowo
gwiazdką (*) oznacza to, że podział odpowiedzi wskazanych na wykresie ≠ N ze względu na
możliwość udzielania przez respondentów wielokrotnych odpowiedzi.
Celem wywiadów telefonicznych było pogłębienie informacji pozyskanych w toku desk research
(przede wszystkim na podstawie analizy wniosków o dofinansowanie projektów) odnośnie stopnia
przygotowania beneficjentów do realizacji projektów indywidualnych (moduł I), identyfikacji przez
nich ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych na etapie przygotowania projektu (moduł II), przebiegu
realizacji projektów i występujących w tej fazie problemów (moduł III) oraz oceny przez
beneficjentów skuteczności pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy UE (moduł IV). W zakresie
pierwszego obszaru problemowego w toku analizy wyników badania CATI dokonana została
weryfikacja i diagnoza, na ile beneficjenci projektów indywidualnych w ramach PO IiŚ przystają do
typu idealnego beneficjenta projektu indywidualnego (wypracowanego w pierwszej fazie badania).
Tym samym badanie CATI pozwoliło zgromadzić obszerny materiał badawczy, który poddany dalszej
analizie (także eksperckiej w ramach wywiadów eksperckich) pozwolił na wypracowanie rekomendacji
pobadawczych.
Próba badawcza
Zastosowany został dobór pełny, badaniem CATI objęci zostali więc wszyscy beneficjenci projektów
indywidualnych w ramach osi priorytetowych I-III PO IiŚ, czyli łącznie 75 podmiotów3. Współczynnik
realizacji próby wyniósł blisko 86%.
2.1.4. Telefoniczne wywiady pogłębione (TDI)
Telefoniczny wywiad pogłębiony (ang. Telephone In-Depth Interview – TDI) cechuje się takimi
samymi zasadami stosowania, jak indywidualny wywiad pogłębiony, z tą różnicą, że wywiad TDI nie
jest przeprowadzany face-to-face, tylko z w wykorzystaniem telefonu. Rozmowa pomiędzy
respondentem, a badaczem przebiega na podstawie takiego samego narzędzia jak w przypadku IDI,
czyli scenariusza badania, i jest nagrywana.
Zastosowanie metody w badaniu
Telefoniczne wywiady pogłębione stanowiły uzupełnienie badania ilościowego CATI. Posłużyły one
przede wszystkim do zgromadzenie pogłębionych, konkretnych danych jakościowych przydatnych na
etapie tworzenia studiów przypadku (case studies). Pomogły one również pozyskać od beneficjentów
projektów indywidualnych informacje, których nie można było pozyskać w toku badania CATI (ze
względu na zamkniętą strukturę pytań ankietowych), a które były nieodzowne do stworzenia studiów
przypadków.
2 Sztabiński Paweł B,. Sztabiński Zbigniew, Sztabiński Franciszek (red.); Fieldwork jest sztuką. Jak dobrać respondenta, skłonić do udziału w wywiadzie, rzetelnie i sprawnie zrealizować badanie, Wydawnictwo Instytutu Filozofii i socjologii Polskiej Akademii Nauk, Warszawa 2005, s. 337-344. 3 Aktualizacja listy- sierpień 2012r.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
25
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Próba badawcza
Zastosowany został celowo-warstwowy dobór próby. Dobór podmiotów został przeprowadzony
w następujący sposób:
Etap I
Wytypowanie podmiotów
Na podstawie informacji zgromadzonych w badaniu CATI wyłonieni zostali beneficjenci, których
poddano analizie w ramach studium przypadku. Pod uwagę brano zarówno beneficjentów, którzy
bezproblemowo prowadzili swoje projekty i tym samym stanowili przykłady dobrych praktyk, jak
i beneficjentów, którzy na etapie realizacji projektu napotkali różnego rodzaju problemy. Taki dobór
respondentów pozwolił zdiagnozować zarówno kwestie, które miały wpływ na powodzenie projektu,
jak i te, które przyczyniły się do wystąpienia problemów. W dalszej perspektywie pozwoliło to
opracować przykłady wzorcowe (zarówno pod względem typu beneficjenta, jak i sposobu realizacji
projektu), godne powielania i rozpowszechniania oraz zidentyfikować obszary, które mogły być
problematyczne i wymagają większej uwagi i wsparcia ze strony instytucji odpowiedzialnych za
zarządzanie i wdrażanie PO IiŚ.
Etap II
Powtórny kontakt z beneficjentami
W ramach drugiego Etapu, Wykonawca skontaktował się z wybranymi beneficjentami w celu ustalenia
terminu przeprowadzenia telefonicznego wywiadu pogłębionego. Wywiady indywidualne stanowiły
uzupełnienie informacji zdobytych podczas badania CATI. Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem
przekazał respondentom zestaw kwestii, które będą poruszane podczas wywiadu, ponadto elastycznie
dostosował się do możliwości czasowych respondentów.
Zrealizowanych zostało łącznie 12 TDI- 6 TDI z beneficjentami projektów „wzorcowych” i 6 TDI
z beneficjentami projektów „problemowych”.
2.1.5. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI)
Indywidualny wywiad pogłębiony opiera się na ustalonym schemacie wątków tematycznych, jednak
pytania nie są standaryzowane. Osoba prowadząca wywiad ma możliwość decydowania o kolejności
i sposobie formułowania pytań oraz stawiania pytań dodatkowych, pogłębiających badane
zagadnienia. Indywidualne wywiady pogłębione realizowane są z osobami o szczególnych
kompetencjach lub wiedzy, dzięki czemu na podstawie wywiadu gromadzone są szczegółowe dane
jakościowe eksplorujące badaną problematykę.
Wywiady IDI dostarczyły informacji z perspektywy drugiej strony – tj. instytucji rozdysponowującej
środki UE. Ponadto respondenci dokonali oceny systemu wdrażania projektów indywidualnych, oceny
częstotliwości i jakości kontaktu IW z beneficjentami i zdiagnozowali, na ile ma to wpływ na
powodzenie realizacji projektów lub wystąpienie ewentualnych problemów. Wskazali także projekty,
które warte były poddania szerszej analizie w ramach studium przypadku.
Uzyskane w toku wywiadów indywidualnych informacje pozwoliły uzupełnić wiedzę zdobytą
bezpośrednio od beneficjentów projektów kluczowych w toku badania CATI.
Próba badawcza
W ramach badania ewaluacyjnego przeprowadzonych zostało 8 indywidualnych wywiadów
pogłębionych:
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
26
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
1 wywiad z przedstawicielem Instytucji Zarządzającej z Departamentu Przygotowania
Projektów Indywidualnych (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego);
1 wywiad z przedstawicielem Instytucji Pośredniczącej z Departamentu Funduszy
Europejskich (Ministerstwo Środowiska);
1 wywiad z przedstawicielem Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki
Wodnej pełniącego funkcję Instytucji Wdrażającej dla projektów indywidualnych z osi I-III
POIiŚ;
5 wywiadów z przedstawicielami Wojewódzkich Funduszy Ochrony Środowiska i Gospodarki
Wodnej pełniących funkcję Instytucji Wdrażającej dla projektów indywidualnych z osi I-II
POIiŚ.
2.1.6. Wywiady eksperckie
Wywiad ekspercki cechuje się podobnymi charakterystykami do wywiadu IDI. Różnicą jest jednak
założenie w doborze respondenta, zgodnie z którym poszukuje się osób cechujących się dużą wiedzą,
doświadczeniem czy specjalistycznymi kompetencjami w badanym obszarze. Uczestnikami wywiadów
eksperckich mogą być np. profesjonaliści i specjaliści z określonej branży przemysłowej, naukowcy
itp.
W przedmiotowym badaniu wywiady eksperckie posłużyły przede wszystkim zweryfikowaniu typu
idealnego beneficjenta, wypracowanego w toku desk research. Pozwoliły one również dopracować
przedstawiony wzorzec, zwracając uwagę (na podstawie szerokiej wiedzy i doświadczenia ekspertów)
na kwestie związane z powodzeniem lub problematycznością przedsięwzięć infrastrukturalnych
w obszarze ochrony środowiska.
Próba badawcza
Zastosowany został celowy dobór próby. W toku ewaluacji przeprowadzone zostały 3 wywiady
eksperckie ze specjalistami w obszarze zarządzania projektami i zarządzania inwestycjami. Eksperci
ci byli niezależni, zarówno w stosunku do Wykonawcy, jak i Zamawiającego.
W wywiadach eksperckich udział wzięli przedstawiciele następujących jednostek:
Przedstawiciel Wydziału Badań nad Integracją Europejską Uniwersytetu im. Adama
Mickiewicza w Poznaniu,
Przedstawiciel Wydziału Budownictwa i Inżynierii Środowiska Politechniki Poznańskiej,
Przedstawiciel Wydziału Informatyki i Zarządzania Politechniki Poznańskiej.
2.1.7. Zogniskowane wywiady grupowe
Zogniskowany wywiad grupowy (z ang. Focus Group Interview) jest rodzajem badania terenowego,
w którym udział bierze kilka osób. Badanie polega na wspólnej dyskusji grupy
respondentów/uczestników wywiadu, na zadany z góry temat/grupę tematów. Wywiad prowadzony
jest przez wyspecjalizowanego badacza/moderatora, który nadzoruje przebieg dyskusji,
ukierunkowuje rozmowę zgodnie z zaplanowanym scenariuszem, pomaga w dochodzeniu do
konkluzji. Atutem zogniskowanych wywiadów grupowych jest dynamika grupy – proces, w którym
członkowie grupy oddziałują na siebie nawzajem w wyniku zachodzącej pomiędzy nimi interakcji.4
W niniejszym badaniu głównym celem wywiadu grupowego była dyskusja na temat
zidentyfikowanych we wcześniejszych fazach badania obszarów problemowych występujących w toku
4 Magdalena Nicińska; Indywidualne wywiady pogłębione i zogniskowane wywiady grupowe – analiza porównawcza; ASK, 2000, nr 8, s. 39-50
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
27
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
realizacji projektów indywidualnych. Zaproszenie do udziału w wywiadzie przedstawicieli podmiotów
z różnych stron i w różnym stopniu zaangażowanych we wdrażanie projektów indywidualnych
pozwoliło pozyskać informacje z różnych perspektyw. Pozwoliło to również określić, jakie czynniki
mają największy wpływ na ewentualne problemy pojawiające się w toku realizacji projektów
indywidualnych – czy te leżące po stronie beneficjenta, czy też inne. Komentarz ekspertów obecnych
w dyskusji pozwolił ocenić, na ile problemy potencjalnie mogą wynikać z kwestii leżących po stronie
beneficjenta (np. jego doświadczenia, potencjału, struktury itp.), a na ile są odzwierciedleniem
samego rodzaju inwestycji (jej skali, zasięgu, uwarunkowań prawnych). Wspólna dyskusja pomogła
wskazać obszary, które wymagają szczególnego wsparcia, by realizowane projekty w jak
najmniejszym stopniu dotykane były przez kwestie problematyczne. W tym zakresie zogniskowany
wywiad grupowy stanowił początkową fazę wypracowywania rekomendacji, które zostały następnie
omówione i ostatecznie opracowane w toku warsztatu ewaluacyjnego.
Próba badawcza
Wykonawca przeprowadził 1 zogniskowany wywiad grupowy, w którym udział wzięli:
1 przedstawiciel Instytucji Zarządzającej PO IiŚ (Ministerstwa Rozwoju Regionalnego)
z Departamentu Koordynacji Programów Infrastrukturalnych,
1 przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej PO IiŚ (Ministerstwa Środowiska) z Departamentu
Funduszy Europejskich,
2 przedstawicieli Instytucji Wdrażających (NFOŚiGW/WFOŚiGW),
3 przedstawicieli beneficjentów projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ, wybrani
na zasadzie dostępności (Przedstawiciel CKPŚ/PGL Lasy Państwowe, przedstawiciel Komendy
Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz przedstawiciel Państwowego Instytutu
Badawczego)
2.1.8. Warsztat ewaluacyjny
Warsztat ewaluacyjny przeprowadzony został przy udziale Członków Zespołu Badawczego oraz
przedstawicieli Zamawiającego. Głównym celem warsztatu było wypracowanie ostatecznej listy,
gotowych do wdrożenia rekomendacji z badania. Uwzględnienie w badaniu perspektywy
Zamawiającego stanowi bowiem ważny element każdej ewaluacji. Warsztat pozwolił również
skonfrontować rekomendacje zaproponowane przez Wykonawcę z możliwością ich wdrożenia.
Na początku warsztatu przedstawione zostały pokrótce najważniejsze wyniki badania oraz wnioski
płynące z badania. Następnie przedstawiciele Wykonawcy przedstawili propozycje rekomendacji wraz
z uzasadnieniem. Każda z propozycji rekomendacji i sposobów ich wdrożenia została
przedyskutowana wśród wszystkich uczestników warsztatu. Podsumowane wnioski płynące ze
spotkania zostały przedstawione w raporcie jako ostateczna forma rekomendacji. Co ważne
rejestracja warsztatu pozwoliła na dosłowne uwzględnienie opinii i sugestii uczestników na etapie
analizy. Ostateczny efekt warsztatu stanowi pełna tabela rekomendacji zawarta w raporcie.
2.1.9. Analiza drzewa celów i problemów
Metoda drzewa problemów jest stosowana razem z metodą drzewa celów, wskazujących drogę do ich
przezwyciężenia.
Drzewo problemów będzie strukturą, w której proces/określone zagadnienie będzie analizowane od
przyczyn, przez główne elementy problematycznego procesu, aż po jego skutki. Dzięki takiemu
przedstawieniu możliwe będzie zidentyfikowanie wąskich gardeł, które wymagają szybkiej reakcji
naprawczej.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
28
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Drzewo celów stanowi odzwierciedlenie drzewa problemów, poprzez które poszukiwany był „wzór
idealny” przebiegu procesu realizacji projektu indywidualnego w obszarze środowiska (ochrony
środowiska). Problemy, które znalazły się w schemacie drzewa, zostały zdiagnozowane w toku całego
procesu badawczego wraz z możliwymi skutkami i przyczynami ich występowania.
Zastosowanie drzewa celów i problemów na końcowym etapie procesu badawczego umożliwiło
przedstawienie najważniejszych problemów, które wynikły z badania wraz z kluczowymi elementami
systemu, które wymagają naprawy/modyfikacji. Dzięki wizualizacji całego obszaru problemowego za
pomocą schematów, dużo czytelniejsze stało się przedstawienie najistotniejszych elementów
wpływających na wystąpienie obszarów problemowych i sposobów ich niwelacji w toku wdrażania
projektów indywidualnych.
2.1.10. Analiza SWOT
Analiza SWOT jest szeroko stosowaną metodą do wielostronnego opisu badanego przedsięwzięcia,
organizacji czy systemu. Polega na identyfikacji i zdefiniowaniu mocnych i słabych stron
wewnętrznych oraz szans i zagrożeń wśród czynników zewnętrznych. Główną zaletą analizy SWOT
jest systematyczne uporządkowanie informacji na dany temat.
Materiały do analizy zostały pozyskane w drodze całego procesu badawczego – analizy zastanych
danych pierwotnych (wyników badań zebranych metodami ilościowymi i jakościowymi) i wtórnych
(analiza dokumentów). Na tej podstawie dokonana została syntetyczna ocena badanego obszaru.
W przedmiotowym badaniu w ramach analizy SWOT zdiagnozowane zostały mocne i słabe strony
przygotowania Beneficjentów do realizacji projektów, absorpcji środków oraz identyfikacji obszarów
ryzyka.
Analiza SWOT obejmowała identyfikację i klasyfikację czynników wewnętrznych (mocne i słabe
strony) i zewnętrznych (szanse i zagrożenia), warunkujących rozwój obszaru objętego badaniem.
Zderzenie ze sobą mocnych i słabych stron z szansami i zagrożeniami pozwoliło określić pozycję
(potencjał) obszaru, a także możliwość osłabienia lub wzmocnienia siły oddziaływania tych czynników.
Analiza była dodatkową podstawą do syntezy wyników badania i ich interpretacji.
2.1.11. Case study
Case study (studium przypadku) jest metodą badawczą, która polega na poddaniu analizie
wybranego, pojedynczego obiektu/zjawiska/przedsięwzięcia, koncentruje się na całościowej analizie
pojedynczego przypadku, wybranego na podstawie określonych wcześniej kryteriów. Metoda ta
skupia się na pogłębionej analizie sposobu, w jaki skonstruowane jest badane przedsięwzięcie.
W przedmiotowym badaniu celem analizy przypadków w ramach case study było pozyskanie
informacji niezbędnych do zaprezentowania zarówno kwestii mających wpływ na powodzenie
przedsięwzięcia, jak i tych, które mogły stanowić największy problem w realizacji projektów
indywidualnych.
W ramach badania zrealizowanych zostało 12 studiów przypadku- sześć spośród studiów
przypadków stanowią projekty „wzorcowe”, mogące stanowić przykład dobrych praktyk, natomiast
sześć dotyczy projektów „problematycznych”.
Do Case Study zostało wybranych :
5 projektów przeprowadzonych w ramach Priorytetu I,
3 projekty przeprowadzone w ramach Priorytetu II,
4 projekty przeprowadzone w ramach Priorytetu III.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
29
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
2.2. Zbiorcze zestawienie przewidzianych do realizacji metod i technik badawczych
Technika/ metoda badawcza Ilość
Desk reserach 1 analiza
Analiza danych statystycznych 1 analiza
CATI 61 CATI
IDI 8 IDI
TDI 12 TDI
Case study 12 case studies
Wywiady eksperckie 3 wywiady eksperckie
FGI 1 FGI
Warsztat ewaluacyjny 1 warsztat ewaluacyjny
Analiza SWOT 1 analiza
Analiza drzewa celów i problemów 1 analiza
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
30
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3. Opis wyników ewaluacji
Charakterystyka beneficjentów projektów indywidualnych osi I-III POIiŚ
W badaniu ewaluacyjnym wzięli udział beneficjenci projektów indywidualnych osi I-III POIiŚ. Poniższy
wykres prezentuje rozkład procentowy respondentów oraz beneficjentów projektów indywidualnych
według priorytetów.
Wykres nr 1. Uczestnicy badania ewaluacyjnego oraz beneficjenci projektów indywidualnych –
podział według Priorytetu.
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Najliczniej reprezentowaną grupą w badaniu ewaluacyjnym byli respondenci III Priorytetu POIiŚ
(41%). Beneficjenci pierwszej osi priorytetowej stanowili 32,8%, natomiast drugiej – 26,2%.
Analizując ogólną strukturę beneficjentów należy odnotować, że beneficjenci I i III Priorytetu
stanowią 34,7%, natomiast beneficjenci II osi priorytetowej 30,7% uczestników.
Na poniższym wykresie zaprezentowano procent uczestników badania dla każdego z priorytetów.
41,0%
26,2%
32,8%
Priorytet III - Zarządzanie zasobami i
przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Priorytet II - Gospodarka odpadami i
ochrona powierzchni ziemi
Priorytet I - Gospodarka wodno- ściekowowa
Uczestnicy badania [N=61]
34,7%
30,7%
34,7%
Priorytet III - Zarządzanie zasobami i
przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Priorytet II - Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni
ziemi
Priorytet I - Gospodarka wodno-
ściekowowa
Beneficjenci projektów
indywidualnych [N=75]
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
31
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 2. Procent uczestników badania w porównaniu do rzeczywistej liczby
uczestników projektów indywidualnych (Priorytet I N=26, Priorytet II N=23, Priorytet
III N=26)
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Porównując uczestników badania do rzeczywistej liczby uczestników projektów indywidualnych
możemy odnotować, że najliczniej reprezentowaną grupą podczas badania ewaluacyjnego, byli
beneficjenci III Priorytetu PO IiŚ (96,2%). Błąd statystyczny dla przebadanej próby 61 respondentów
wynosi 5,42%.
Wykres nr 3. Całkowita wartość projektów indywidualnych (w mln zł.) [N=75]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Wyżej przedstawiony wykres przedstawia strukturę alokacji środków unijnych według osi
priorytetowych PO IiŚ. Największą wartość łączną stanowią projekty pierwszej osi (10 091,02 mln zł),
najmniejszą projekty osi drugiej (5461,67 mln zł).
96,2%
69,6%
76,9%
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekow
6851,17
5461,67
10091,02
III Priorytet
II Priorytet
I Priorytet
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
32
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 4. Procent uczestników badania w porównaniu do wartości alokacji
rzeczywistej liczby uczestników projektów indywidualnych – podział według priorytetów
[N=75]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Zgodnie z przedstawionymi danymi, wartość projektów przebadanych respondentów z II Priorytetu
stanowili 83,2% całkowitej alokacji środków unijnych. Wartość badanych projektów I Priorytetu
stanowiła 47,9%, III Priorytetu 79,5% całkowitej wartości alokacji dla danego Priorytetu.
Wykres nr 5. Uczestnicy badania ewaluacyjnego oraz uczestnicy projektów indywidualnych –
podział według Działania
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
79,5%
83,2%
47,9%
III Priorytet
II Priorytet
I Priorytet
1,6%
6,6%
32,8%
8,2%
18,0%
32,8%
3.3 Monitoring środowiska
3.2 Zapobieganie oraz ograniczenie skutków zagrożeń naturalnych
3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie
bezpieczeństwa przeciwpowodziowego
2.2 Przywracanie terenom
zdegradowanym wartości przyrodniczych
2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z
zakresu gospodarki odpadami komunalnymi
1.1 Gospodarka wodno- ściekowa w
aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
Uczestnicy badania [N=61]
1,3%
5,3%
28,0%
8,0%
22,7%
34,7%
3.3 Monitoring środowiska
3.2 Zapobieganie oraz ograniczenie skutków zagrożeń naturalnych
3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie
bezpieczeństwa przeciwpowodziowego
2.2 Przywracanie terenom
zdegradowanym wartości przyrodniczych
2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z
zakresu gospodarki odpadami komunalnymi
1.1 Gospodarka wodno- ściekowa w
aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
Rzeczywisty rozkład uczestników
projektów [N=75]
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
33
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Beneficjenci Działania 3.1 – Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa
przeciwpowodziowego oraz uczestnicy Działania 1.1 – Gospodarka wodno - ściekowa
w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM stanowili najliczniejszą grupę respondentów (32,8%)
W rzeczywistości beneficjenci Działania 1.1 stanowią najliczniejszą grupę wśród uczestników
projektów indywidualnych (34,7%). Działanie 3.3 – Monitoring środowiska był najmniej licznie
reprezentowany 1,6% w grupie badanych uczestników, w rzeczywistości stanowią 1,3%
Poniżej zaprezentowano procent uczestników badania dla każdego Działania.
Wykres nr 6. Procent uczestników badania w porównaniu do rzeczywistej liczby
uczestników projektów indywidualnych – podział według Działania [N=75]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Działanie 3.2 oraz 3.3 było reprezentowane przez 100% populacji uczestników projektów
indywidualnych. Dla Działania 2.1, reprezentowanego w badaniu ewaluacyjnym przez 64,7% błąd
statystyczny wynosi 17,55%, dla działania 1.1 – 10,52%.
100,0%
100,0%
95,2%
83,3%
64,7%
76,9%
3.3 Monitoring środowiska
3.2 Zapobieganie oraz ograniczenie skutków zagrożeń naturalnych oraz przeciwdziałanie
poważnym awariom
3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpowodziowego
2.2 Przywracanie terenom zdegradowanym wartości przyrodniczych i ochrona brzegów morskich
2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z zakresu gospodarki odpadami komunalnymi
1.1 Gospodarka wodno- ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
34
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 7. Uczestnicy badania ewaluacyjnego oraz beneficjenci projektów indywidualnych – typ
beneficjentów [N=61]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Według badania przeprowadzonego metodą CATI, najczęstszym typem beneficjenta były podmioty
świadczące usługi wodno-ściekowe - 36,1% (rzeczywisty rozkład wśród wszystkich beneficjentów -
38,7%). Drugim typem pod względem liczebności były jednostki samorządu terytorialnego 26,2%
(rzeczywisty rozkład wśród wszystkich beneficjentów - 30,7%) . Urzędy morskie oraz wojewodowie
reprezentowani byli przez najmniejszy odsetek badanych - 1,6% (1,3% biorąc pod uwagę populację
wszystkich uczestników projektów).
1,6%
1,6%
3,3%
3,3%
3,3%
4,9%
9,8%
9,8%
26,2%
36,1%
Wojewodowie
Urzędy morskie
Podmioty odpowiedzialne za
realizację zadań
Komenda Główna Państwowej Straży
Pożarnej
Główny Inspektor Ochrony Środowiska
PGL Lasy Państwowe i jego jednostki organizacyjne
Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej
Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń
Wodnych
Jednostki samorządu terytorialnego
Podmioty świadczące usługi wodno-ściekowe
Uczestnicy badania [N=61]
1,3%
1,3%
2,7%
2,7%
2,7%
4,0%
8,0%
8,0%
30,7%
38,7%
Wojewodowie
Urzędy morskie
Podmioty odpowiedzialne za
realizację zadań
Komenda Główna Państwowej Straży
Pożarnej
Główny Inspektor Ochrony Środowiska
PGL Lasy Państwowe i jego jednostki organizacyjne
Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej
Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń
Wodnych
Jednostki samorządu terytorialnego
Podmioty świadczące usługi wodno-ściekowe
Rzeczywisty rozkład uczestników
projektów [N=75]
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
35
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 8. Procent uczestników badania w porównaniu do rzeczywistej liczby
uczestników projektów indywidualnych – podział według typu beneficjentów [N=75]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Powyższy wykres pokazuje, że oprócz dwóch typów beneficjentów, pozostałe reprezentowane są
przez wszystkich respondentów z danego typu. Jednostki samorządu terytorialnego uzyskały 69,57%
całej reprezentacji tego typu beneficjentów, co stanowi błąd statystyczny 13,51%, podmioty
Jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i stowarzyszenia
Podmioty świadczące usługi wodno-ściekowe i inne w ramach realizacji obowiązków własnych gmin
Urzędy morskie
Podmioty odpowiedzialne za realizację zadań wymienionych na liście indykatywnej
Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej
Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych
Komenda Główna i komendy wojewódzkie Państwowej Straży Pożarnej
Główny Inspektor Ochrony Środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
36
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 9. Uczestnicy badania ewaluacyjnego oraz beneficjenci projektów indywidualnych –
według kategorii interwencji funduszy strukturalnych5
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Kategoria numer 53 była najliczniej reprezentowana – przez 42,6% uczestników badania. W
rzeczywistości wśród beneficjentów projektów indywidualnych6, kategoria ta stanowi 38,0%
Beneficjenci kategorii oczyszczanie ścieków stanowili drugą pod względem liczebności grupę
respondentów. Najmniej liczną kategorią interwencji funduszy strukturalnych były kategorie numer 49
oraz 51.
5 Możliwa wielokrotna odpowiedź. 6 Liczba beneficjentów w analizowanym pytaniu wynosi 71, ze względu na brak dostępności wniosków projektów z listy rezerwowej.
42,6%
3,3%
4,9%
3,3%
31,1%
16,4%
18,0%
53 - Zapobieganie zagrożeniom
51 - Promowanie bioróżnorodności i ochrony przyrody
50 - Rewaloryzacja obszarów
przemysłowych
49 - Dostosowanie do zmian klimatu i
łagodzenie ich skutków
46 - Oczyszczanie ścieków
45 - Gospodarka i zaopatrzenie w wodę
pitną
44 - Gospodarka odpadami komunalnymi
i przemysłowymi
Uczestnicy badania [N=72]
38,0%
2,8%
5,6%
2,8%
35,2%
19,7%
18,3%
53 - Zapobieganie zagrożeniom
51 - Promowanie bioróżnorodności i ochrony przyrody
50 - Rewaloryzacja obszarów
przemysłowych
49 - Dostosowanie do zmian klimatu i łagodzenie ich …
46 - Oczyszczanie ścieków
45 - Gospodarka i zaopatrzenie w wodę
pitną
44 - Gospodarka odpadami
komunalnymi
Beneficjenci projektów
indywidualnych [N=85]
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
37
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 10. Uczestnicy badania ewaluacyjnego oraz beneficjenci projektów indywidualnych –
podział według województw.
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Beneficjenci województwa pomorskiego stanowili najliczniejszą grupę wśród badanych (18%). Drugim
pod względem liczebności województwem było śląskie (16,4%). Analizując strukturę wszystkich
beneficjentów należy odnotować, że kolejność ta jest odwrotna – beneficjenci z województwa
śląskiego stanowią 18,7% uczestników projektów. Beneficjenci realizujący projekty na terenie całego
kraju byli trzecią co do wielkości grupą badanych. Najmniej reprezentantów pośród badanych
beneficjentów osi I-III POIiŚ posiadały województwa: świętokrzyskie, małopolskie, lubuskie oraz
lubelskie (1,6%).
1,6%
1,6%
1,6%
1,6%
3,3%
3,3%
3,3%
3,3%
3,3%
4,9%
6,6%
8,2%
8,2%
11,5%
16,4%
18,0%
Lubelskie
Lubuskie
Małopolskie
Świętokrzyskie
Dolnośląskie
Kujawsko-pomorskie
Łódzkie
Opolskie
Podkarpackie
Wielkopolskie
Zachodniopomorskie
Mazowieckie
Warmińsko-mazurskie
Cały kraj
Śląskie
Pomorskie
Uczestnicy badania [N=61]
1,3%
1,3%
2,7%
2,7%
2,7%
2,7%
2,7%
4,0%
4,0%
4,0%
5,3%
6,7%
8,0%
8,0%
9,3%
14,7%
18,7%
Lubelskie
Lubuskie
Opolskie
Podkarpackie
Świętokrzyskie
Kujawsko-pomorskie
Małopolskie
Dolnośląskie
Lubelskie
Wielkopolskie
Łódzkie
Warmińsko-mazurskie
Mazowieckie
Zachodniopomorskie
Cały kraj
Pomorskie
Śląskie
Rzeczywisty rozkład uczestników projektów [N=75]
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
38
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 11. Procent uczestników badania w porównaniu do rzeczywistej liczby
uczestników projektów indywidualnych – podział według województw [N=75]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Powyższy wykres informuje, że 8 województw było reprezentowanych przez pełen dobór próby.
Najsłabiej reprezentowane było województwo lubelskie (33%), Województwa Świętokrzyskie,
Małopolskie oraz Łódzkie reprezentowane były przez połowę beneficjentów z danego regionu.
33%
50%
50%
50%
67%
67%
71%
83%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
Lubelskie
Łódzkie
Małopolskie
Świętokrzyskie
Dolnośląskie
Zachodniopomorskie
Śląskie
Mazowieckie
Kujawsko-pomorskie
Lubuskie
Opolskie
Podkarpackie
Pomorskie
Warmińsko-mazurskie
Wielkopolskie
Cały kraj
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
39
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3.1. Stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu – etap koncepcyjny i przygotowania
Moduł I zawiera informacje na temat stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów ze
względu na organizację wewnętrzną, przygotowanie merytoryczne i rzeczowe do projektu. W module
tym przedstawione są także informacje na temat przygotowania beneficjentów projektów
indywidualnych do absorpcji środków UE, czyli ich sytuacji finansowej, zaplanowanego montażu
finansowego, poniesionych kosztów początkowych. Przedstawione jest także przygotowanie
beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych.
3.1.1. Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów
Wewnętrzna organizacja beneficjenta
W celu oceny stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektu stworzono na podstawie
analizy desk research, wywiadów eksperckich, a także indywidualnych wywiadów pogłębionych
i zogniskowanego wywiadu grupowego ,,typ idealny beneficjenta projektu indywidualnego”. Funkcją
określonego w ten sposób ,,typu idealnego” jest określenie czym jest potencjał do realizacji projektu
indywidualnego oraz tego, jakie elementy składają się na zdolność beneficjentów do realizacji
projektów indywidualnych.
Kolejnym etapem badania było zestawienie poszczególnych elementów typu idealnego z wynikami
uzyskanymi w ramach przeprowadzonego CATI oraz TDI z beneficjentami projektów. Zestawienie to
pozwoli zweryfikować , czy beneficjenci projektów indywidualnych spełniają kryteria typu idealnego.
Poniższa tabela przedstawia zestawienie elementów typu idealnego wraz z charakterystyką
beneficjentów.
Tabela nr 1 Typ idealny projektu indywidualnego oraz przygotowanie beneficjentów.7
Lp. Element typu idealnego Charakterystyka beneficjentów
Doświadczenie beneficjentów
1. Doświadczenie w realizacji projektów
finansowanych z funduszy UE (lub
analogicznych, zewnętrznych źródeł
finansowania).
Doświadczenie beneficjenta w realizacji
projektów finansowanych z funduszy UE
Ponad połowa beneficjentów (58,9%) posiada
doświadczenie w realizacji projektów
finansowanych z funduszy UE.
Średnio beneficjenci realizowali kilka takich
projektów (ok. 3-4). Natomiast 41,1%
beneficjentów w ogóle nie posiada takiego
7 Stworzony na podstawie: Akademia Leona Koźmińskiego, raport końcowy z realizacji badania ewaluacyjnego „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów kluczowych VII Osi Priorytetowej PO IG do realizacji projektów i absorpcji środków z funduszy strukturalnych” na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Warszawa, grudzień 2008, IBC GROUP Sp. z o.o., raport końcowy z badania ewaluacyjnego „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do absorpcji środków dostępnych w ramach działania 8.3 PO IG przeznaczonych na zapewnienie szerokopasmowego dostępu do Internetu osobo zagrożonym wykluczeniem cyfrowym wraz z określeniem potencjalnych barier we wdrażaniu ww. działania” na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Warszawa, grudzień 2008; Europejskie Centrum Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia, raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena zdolności beneficjentów do realizacji projektów wpisanych na Indykatywną Listę Projektów Indywidualnych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (tak zwana lista IPI)”, Poznań, listopad 2010. Agrotec Polska Sp. z o.o. & Scott Wilson Ltd Sp. z o.o raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn.,,Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ” na zlecenie Ministerstwa Infrastruktury.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
40
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Lp. Element typu idealnego Charakterystyka beneficjentów
pozwala na uniknięcie wielu błędów.
Przekłada się także na jakość przygotowania
projektu oraz sprawniejszą realizację.
Beneficjent zna najważniejsze dokumenty,
sposób wypełniania wniosków, wytyczne
dotyczące kwalifikowalności wydatków,
sprawozdawczości i rozliczeń.
W przypadku projektów realizowanych z
innych niż unijne środków zewnętrznych
doświadczenie to jest podobne ze względu na
podobne procedury.
doświadczenia.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku realizacji
projektów z innych niż unijne środków
zewnętrznych.
Prawie 76,6% beneficjentów nie realizowało
żadnych projektów z analogicznych,
zewnętrznych źródeł finansowania. Tylko
23,4% beneficjentów posiada takie
doświadczenie (średnio w instytucji realizowano
2 takie projekty).
2. Doświadczenie w realizacji inwestycji
podobnych pod kątem przedmiotowym
do inwestycji realizowanej w ramach
projektu indywidualnego.
Doświadczenie zdobyte podczas realizacji
projektów o podobnym zakresie rzeczowym
pozwala beneficjentom lepiej przewidywać i
zapobiegać ryzykom, które mogą wystąpić
podczas realizacji projektu, a także lepiej
oszacować zakres prac niezbędnych do
wykonania projektu.
Ponad połowa beneficjentów (55,7%)
odpowiedziała, że ich instytucja w ciągu
ostatnich 10 lat nie realizowała inwestycji
podobnej pod kątem rzeczowym do inwestycji
realizowanej w ramach projektu
indywidualnego.
Takie doświadczenie posiada 37,7% instytucji.
Struktura beneficjentów
3. Powoływanie zespołów projektowych
złożonych z osób, których wyłącznymi
obowiązkami są zadania związane z
planowaniem i wdrażaniem projektu.
Wydzielenie struktur organizacyjnych dla
celów realizacji projektów wpływa na
sprawniejsze przygotowanie projektów (np.
poprzez poprawę komunikacji oraz
decyzyjności w zarządzaniu).
Praca członków zespołu projektowego
wyłącznie nad projektem pozwala natomiast
uniknąć wielu problemów. W zespołach
projektowych, w których członkowie mają
także inne zadania dochodzi do problemów z
ustaleniem priorytetów- które zadania w
danym okresie są pilniejsze. Może to
prowadzić to zaniedbania niektórych zadań
W zdecydowanej większości, bo aż w 90,2 %
instytucji jest wyodrębniona jednostka
organizacyjna powołana wyłącznie do realizacji
projektów. Tylko 9,8% instytucji nie powołało
takiej jednostki.
W ponad połowie instytucji (54,1%) osoby
wchodzące w skład zespołu projektowego
pracują wyłącznie nad projektem.
W pozostałych instytucjach osoby wchodzące w
skład zespołu projektowego mają także
powierzone inne zadania.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
41
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Lp. Element typu idealnego Charakterystyka beneficjentów
bądź nadmiernego obciążenia pracowników,
którzy będą starali się pogodzić wszystkie
obowiązki (np. praca po godzinach). Należy
jednak wziąć pod uwagę, że rozwiązanie to
może być nieefektywne, ze względu na duże
koszty osobowe projektu.
4. Powoływanie koordynatora projektu
odpowiedzialnego za przygotowanie
projektu do realizacji, który następnie
przejmuje rolę koordynatora projektu w
fazie realizacji.
Rozwiązanie to zapewnia ciągłość cyklu
projektu i daje większą gwarancję na
niezmienności założeń projektu.
Ponadto, rozwiązanie to usprawnia realizację
projektu, ponieważ osoba koordynatora,
która uczestniczyła w tworzeniu założeń
projektu jest już wdrożona w projekt i może
także przyspieszyć i usprawnić wdrożenie się
pozostałych członków zespołu projektowego.
Koordynator projektu, który uczestniczył w
fazie planowania zna cel poszczególnych
zadań oraz podejmowanych działań.
W przypadku, gdy koordynator projektu nie
uczestniczył w fazie wczesnego planowania,
istotne jest, aby inny członek zespołu
realizującego projekt brał w niej udział
(przekazanie informacji, efektywniejsze
wdrożenie pozostałych członków zespołu
projektowego).
W 62,3% projektów koordynator projektu
pracował także w fazie wczesnego planowania,
tworzenia założeń projektu.
Natomiast w przypadku połowy projektów, w
których koordynator nie pracował w fazie
wczesnego planowania, w fazie tej pracował
przynajmniej jeden członek zespołu
realizującego projekt.
5. Współpraca z ekspertami
zewnętrznymi.
Współpraca z ekspertami zewnętrznymi
pozwala nie tylko bazować na ich
specjalistycznej wiedzy, ale także zapewnia
bardziej obiektywną ocenę. Pozwala
krytycznie ocenić projekt oraz wskazać
potencjalne zagrożenia dla jego realizacji.
Eksperci zewnętrzni byli zaangażowani
w tworzenie koncepcji aż w 80,3% projektów.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
42
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Lp. Element typu idealnego Charakterystyka beneficjentów
6. Szkolenie z metodologii zarządzania
projektami.
Szkolenie z metodologii zarządzania
projektami zwiększa szansę na sprawne
przygotowanie oraz realizację projektu.
Istotne dla sprawnej realizacji projektu jest,
aby szkolenie z metodologii zarządzania
projektami odbył kierownik zespołu. Pozostali
członkowie zespołu projektowego powinni
być wybrani pod kątem przyszłych zadań, za
realizację których będą odpowiedzialni.
W 27,9% projektów szkolenie z metodologii
projektami przeszli wszyscy członkowie zespołu
projektowego, natomiast w 32,8% projektów
szkolenie to przeszli tylko niektórzy członkowie.
W 4,9 % projektów szkolenie to przeszedł
tylko koordynator projektu.
W 34,4% projektów nikt z zespołu
projektowego nie odbył szkolenia z metodologii
zarządzania projektami.
Spośród projektów, w których nie wszyscy
członkowie brali udział w szkoleniu z
metodologii zarządzania projektami, prawie ¼
planuje zrealizować takie szkolenie w
niedalekiej przyszłości.
Jak wynika z powyższej tabeli beneficjenci w dużej mierze odpowiadają przedstawionej
charakterystyce ,,typu idealnego”. W szczególności dobrze należy ocenić takie elementy jak
wyodrębnienie jednostki organizacyjnej powołanej wyłącznie do realizacji projektów (90,2%
instytucji) oraz współpracę z ekspertami zewnętrznymi (80,3% projektów).
Najsłabszym elementem jest doświadczenie w realizacji inwestycji podobnych pod kątem
przedmiotowym do inwestycji realizowanej w ramach projektu indywidualnego. Takim
doświadczeniem wykazuje się tylko 37,7% instytucji.
Liczba osób w zespołach projektowych jest bardzo zróżnicowana- od 1-2 osób do 30. Najczęściej
jednak były to grupy składające się od 5 do 10 osób. Z przeprowadzonego badania CATI wynika, że
w opinii beneficjentów liczba członków zespołu projektowego jest wystarczająca do należytej
i terminowej realizacji projektu.
Istotne dla sprawnej realizacji projektu jest to, aby beneficjenci znali najskuteczniejsze metody
zarządzania, dlatego warto jest rozpowszechniać wśród beneficjentów wiedzę na temat skutecznych
metod zarządzania.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
43
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 12.Liczba członków zespołu projektowego wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. [N=61]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak wynika z powyższego wykresu aż 73,8% beneficjentów jest zdania, że liczba członków zespołu
projektowego jest wystarczająca do realizacji projektu (odpowiedź zdecydowanie tak i raczej tak). Na
odpowiedź raczej nie oraz zdecydowanie nie wskazało natomiast 18% beneficjentów.
Beneficjenci projektów realizowanych w ramach Priorytetu III częściej niż beneficjenci Priorytetu I
oraz II deklarowali, że ich zasoby kadrowe nie są w pełni wystarczające do należytej i terminowej
realizacji projektu.
0,0%
20,0%
12,0%
0,0%
28,0%
40,0%
5,9%
0,0%
5,9%
5,9%
17,6%
64,7%
10,5%
0,0%
10,5%
5,3%
36,8%
36,8%
4,9%
8,2%
9,8%
3,3%
27,9%
45,9%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Zdecydowanie nie
Raczej nie
Ani tak, ani nie
Raczej tak
Zdecydowanie tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
44
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 13. Realizacja projektu zgodnie z harmonogramem? [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Powyższe opinie beneficjentów dotyczące wystarczającej liczby członków zespołu do realizacji
projektów potwierdza także fakt, iż prawie 64% projektów jest realizowana zgodnie
z harmonogramem. Nie zachodzą w tym zakresie istotne różnice pomiędzy beneficjentami
poszczególnych osi priorytetowych.
Wykres nr 14.Rotacje w zespole projektowym. [N=61]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Dość powszechnym zjawiskiem występującym w zespołach projektowych jest rotacja na
poszczególnych stanowiskach. Zmiana osób na poszczególnych stanowiskach wystąpiła w 63,9%
przypadków. Największe zmiany w zespole projektowym zaszły wśród beneficjentów I osi
priorytetowej (78,9%), najmniejsze w II osi priorytetowej (41,2%).
4,0%
36,0%
60,0%
5,9%
29,4%
64,7%
0,0%
33,3%
66,7%
3,3%
33,3%
63,3%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
32,0%
68,0%
58,8%
41,2%
21,1%
78,9%
36,1%
63,9%
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
45
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Średnio rotacja wystąpiła na 2-3 stanowiskach. W dwóch przypadkach nastąpiła zmiana całego
zespołu projektowego.
Rotacje w zespole projektowym w zdecydowanej większości przypadków nie miały wpływu na
realizację projektu. W przypadku 5 projektów zmiany te spowodowały opóźnienia w ich realizacji,
natomiast w 4 projektach zmiany w zespole projektowym usprawniły realizację projektów.
Z przeprowadzonych wywiadów pogłębionych z przedstawicielami instytucji wdrażających wynika, że
w przypadku niektórych projektów zasoby kadrowe byłyby wystarczające, gdyby osoby wchodzące
w skład jednostki realizującej projekt realizowały tylko i wyłącznie zadania związane z projektem.
Duży wpływ na sprawną i należytą realizację projektu ma także doświadczenie w realizacji
wcześniejszych projektów. W przypadku niektórych beneficjentów zauważalny jest brak znajomości
podstawowych dokumentów. Przedstawiciele instytucji wdrażających podkreślają jednak, że w trakcie
realizacji projektu postępuje nabywanie kompetencji przez beneficjentów.
Przygotowanie organizacyjne beneficjentów
W badaniu CATI beneficjenci zostali poproszeni o wskazanie kiedy rozpoczęli działania związane
z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej.
Wykres nr 15.Rozpoczęcie działań związanych z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej. [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zdecydowana większość, bo aż 66,7% beneficjentów rozpoczęła działania związane
z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych.
Po wpisaniu na listę projektów indywidualnych przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej rozpoczęło
33,3% beneficjentów.
Jak wynika z powyższego wykresu w każdej osi priorytetowej ponad połowa beneficjentów rozpoczęła
przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych.
Najwyższy odsetek stanowią beneficjenci I Priorytetu- Gospodarki wodno-ściekowej (84,2%),
najniższy beneficjenci III priorytetu- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
(54,2%).
45,8%
54,2%
35,3%
64,7%
15,8%
84,2%
33,3%
66,7%
po wpisaniu na listę projektów indywidualnych
przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
46
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Z przeprowadzonej analizy desk research wynika, że dla usprawnienia realizacji projektu istotne jest,
aby beneficjenci rozpoczęli działania związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej oraz
podejmowali czynności formalno- prawne (pozyskiwanie pozwoleń, w tym oceny oddziaływania na
środowisko) przed ubieganiem się o wpisanie na listę projektów indywidualnych.8
Procedury związane z zarządzaniem procesem przygotowania projektu
Beneficjenci w badaniu CATI zapytani zostali także o korzystanie z procedur związanych
z zarządzaniem procesem przygotowania projektu.
Wykres nr 16.Korzystanie z procedur zarządzania procesem przygotowania projektu. [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Z powyższego wykresu wynika, że połowa beneficjentów korzystała z procedur związanych
z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji innych
projektów. Nieco ponad ¼ beneficjentów wypracowała procedury związane z zarządzaniem procesem
przygotowania projektu podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ. Z żadnych procedur
związanych z procesem przygotowania projektu nie korzystało 22,4% beneficjentów.
Procedury związane z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowane podczas
realizacji wcześniejszych projektów bądź podczas realizacji projektu indywidualnego PO IiŚ dotyczyły
przede wszystkim:
zakresu obowiązków poszczególnych członków,
obiegu dokumentów,
obiegu informacji,
8 Europejskie Centrum Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia, raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena zdolności beneficjentów do realizacji projektów wpisanych na Indykatywną Listę Projektów Indywidualnych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (tak zwana lista IPI)”, Poznań, listopad 2010.
22,7%
27,3%
50,0%
17,6%
11,8%
70,6%
26,3%
42,1%
31,6%
22,4%
27,6%
50,0%
nie korzystali P. z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania
projektu
korzystali P. z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowanych
podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ
korzystali P. z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji innych
projektów
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
47
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
zamówień publicznych,
kwestii finansowych,
archiwizowania dokumentów,
zasad promocji,
monitoringu.
Trudności w przygotowaniu wykazu zamówień publicznych wraz z SIWZ
Z badania CATI wynika, że przygotowanie wykazu zamówień wraz z SIWZ nie było dla beneficjentów
problematyczne.
Wykres nr 17.Trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ. [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Dla ponad 67,8% beneficjentów sporządzenie wykazu zamówień wraz z SIWZ nie przysporzyło
żadnych trudności. W przypadku 23,7% projektów wystąpiły w prawdzie niewielkie trudności, jednak
ich rozwiązanie nie stanowiło dla beneficjentów większego problemu.
Znaczne trudności, których rozwiązanie stanowiło duży problem wystąpiły w zaledwie 8,5%
projektów, co może świadczyć o dobrym przygotowaniu beneficjentów do przygotowywania wykazu
zamówień publicznych wraz z SIWZ.
Jak wynika z powyższego wykresu najwięcej trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz
z SIWZ mieli beneficjenci III osi priorytetowej.
Do trudności związanych z przygotowaniem wykazu zamówień wraz z SIWZ należą przede wszystkim:
zmiany w prawie zamówień publicznych,
problemy z przygotowaniem opisu przedmiotu zamówień,
13,0%
26,1%
60,9%
5,9%
17,6%
76,5%
5,3%
26,3%
68,4%
8,5%
23,7%
67,8%
Wystąpiły znaczne trudności, których
rozwiązanie stanowiło duży problem
Wystąpiły niewielkie trudności, których
rozwiązanie nie stanowiło dużego problemu
Nie, nie wystąpiły żadne trudności
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
48
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
zbyt mało osób w zespołach projektowych. Praca nad kilkoma zamówieniami publicznymi
jednocześnie,
utrudnianie rozstrzygnięcia przetargu przez niewybranych wykonawców,
brak specjalisty do spraw zamówień publicznych na etapie przygotowania przetargu.
W celu usprawnienia procesu udzielenia zamówienia ważne jest poprawne opracowanie dokumentacji,
dlatego istotne byłoby zapewnienie wsparcia zewnętrznego w procesie przygotowania dokumentów
przetargowych.
Ocena poziomu przygotowania beneficjentów do realizacji projektów indywidualnych ze
względu na wewnętrzną strukturę organizacyjną
Ogólny poziom przygotowania beneficjentów do realizacji projektów indywidualnych ze względu na
wewnętrzną strukturę organizacyjną należy ocenić jako dobry. Charakterystyka beneficjentów
(doświadczenie, struktura) w dużej stopniu pokrywa się z wypracowanym w ramach badania
,,idealnym typem beneficjenta”.
Ponadto, zdaniem większości beneficjentów liczba osób zaangażowanych w realizację projektów jest
wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektów. Pojawiające się rotacje w zespole
projektowym w większości przypadków nie wpływają negatywnie na realizację projektu.
Ponad ¾ beneficjentów korzysta z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania
projektu. Dodatkowo dla zdecydowanej większości sporządzenie wykazu zamówień wraz z SIWZ nie
jest kwestią problematyczną.
Przygotowanie merytoryczne i rzeczowe do projektu
Rozpoczęcie prac koncepcyjnych
W badaniu CATI beneficjenci zostali poproszeni o podanie terminu rozpoczęcia prac koncepcyjnych.
Wykres nr 18.Rozpoczęcie prac koncepcyjnych dotyczących realizacji projektu. [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak wynika z powyższego wykresu 86,7% beneficjentów rozpoczęło prace koncepcyjne jeszcze przed
wpisaniem na listę projektów indywidualnych. Niecałe 14% beneficjentów przystąpiło do prac
koncepcyjnych po wpisaniu projektu na listę projektów indywidualnych.
16,7%
83,3%
11,8%
88,2%
10,5%
89,5%
13,3%
86,7%
po wpisaniu na listę projektów indywidualnych
przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
49
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Rozkład odpowiedzi we wszystkich trzech osiach jest bardzo zbliżony.
Rozpoczęcie prac koncepcyjnych było spowodowane przede wszystkim:
możliwością otrzymania dofinansowania,
koniecznością (potrzebą) realizacji projektu (np. zła sytuacja przeciwpowodziowa).
Ustalenie zakresu rzeczowego
Pierwszym etapem ustalenia zakresu rzeczowego jest identyfikacja braków/potrzeb, na które projekt
ma odpowiedzieć.
Wykres nr 19.Sposób identyfikacji braków/potrzeb, na które odpowiada projekt. [N=58]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak wynika z powyższego wykresu w prawie 35% przypadków projekt stanowi odpowiedź na
problemy zgłaszane przez mieszkańców. W prawie 33% projektów jednym ze sposobów identyfikacji
potrzeb było przeprowadzenie konsultacji społecznych, natomiast w 31% projektów w celu
identyfikacji potrzeb, na które odpowiada projekt posłużono się opiniami zgłaszanymi przez ekspertów
bądź rzeczoznawców. Także dla około 30% projektów jedną z przyczyn, z powodu której podjęto się
realizacji projektu była konieczność dostosowania się do nowych standardów (w tym do wymogów
prawa polskiego i unijnego).
Z powyższego wykresu wynika, że w połowie projektów z Priorytetu III przy identyfikacji braków
i potrzeb, na które odpowiada projekt uwzględniono potrzeby zgłaszane przez ekspertów
i rzeczoznawców.
Ponad 65% respondentów wskazało na odpowiedź inne. Wśród innych sposobów na identyfikację
braków/potrzeb, na które projekt stanowi odpowiedź są przede wszystkim:
problemy zgłaszane przez gminy,
przeprowadzanie przeglądów technicznych;
54,5%
31,8%
50,0%
31,8%
40,9%
76,5%
23,5%
23,5%
41,2%
23,5%
68,4%
31,6%
15,8%
26,3%
36,8%
65,5%
29,3%
31,0%
32,8%
34,5%
Inne
Konieczność dostosowania do nowych standardów
Braki/potrzeby zgłaszane przez ekspertów/rzeczoznawców
Konsultacje społeczne
Problemy zgłaszane przez mieszkańców
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
50
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
analizy i obserwacje przeprowadzane przez beneficjenta;
konsultacje z władzami lokalnymi;
konsultacje w zakładach, gdzie występuje duże ryzyko awarii;
konsultacje z użytkownikami terenu;
konsultacje z pracownikami;
potrzeby zgłaszane przez leśnictwa;
odpowiedź na dyrektywy unijne- wymogi prawa unijnego;
świadomość konieczności rozwoju;
realizacja planów wieloletnich.
Drugim etapem ustalenia zakresu rzeczowego jest przeprowadzenie analizy możliwych sposobów
zniwelowania/zaspokojenia braków/potrzeb, na które odpowiada projekt.
Wykres nr 20. Analiza możliwych sposobów zniwelowania/zaspokojenia braków/potrzeb, na które
odpowiada projekt. [N=57]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Z badania CATI wynika, że najczęściej wykorzystywanym sposobem do przeprowadzenia analizy
możliwych sposobów zniwelowania/zaspokojenia braków/potrzeb, na które odpowiada projekt są
konsultacje eksperckie. Na tę odpowiedź wskazało aż 42,1% beneficjentów.
W prawie 37% projektów przeprowadzono analizę porównawczą możliwych rozwiązań. Na
przeprowadzenie analizy rozwiązań stosowanych w innych regionach/krajach zdecydowało się 28,1%
beneficjentów.
Na analizę SWOT jako jedną z metod ustalenia możliwych sposobów zniwelowania braków wskazało
ponad 10% beneficjentów.
Jak wynika z powyższego wykresu beneficjenci III osi priorytetowej w największym stopniu korzystali
z różnych metod ustalenia możliwych sposobów zniwelowania braków. Przesłanką do zastosowania
21,7%
8,7%
39,1%
56,5%
56,5%
68,8%
12,5%
25,0%
31,3%
31,3%
55,6%
11,1%
16,7%
16,7%
33,3%
45,6%
10,5%
28,1%
36,8%
42,1%
Inne
Przeprowadzono analizę SWOT możliwych rozwiązań
Przeprowadzono analizę rozwiązań stosowanych w innych
regionach/krajach
Przeprowadzono analizę porównawczą możliwych
rozwiązań
Przeprowadzono konsultacje eksperckie
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
51
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
wielu metod w celu ustalenia najkorzystniejszych sposobów zniwelowania braków może być stopień
skomplikowania projektów z III osi priorytetowej. Jak wynika z indywidualnych wywiadów
pogłębionych projekty te są bardziej skomplikowane niż projekty z pozostałych dwóch osi.
Prawie połowa beneficjentów (45,6%) wskazała na odpowiedź inne. Odpowiedzi podawane przez
respondentów to:
przeprowadzenie analizy środowiskowej,
zastosowanie analizy wielokryterialnej,
przeprowadzenie odpowiedniej analizy w studium wykonalności,
konsultacje z zakładami, w których występuje duże ryzyko awarii,
opracowania studialne,
konsultacje z użytkownikami końcowymi,
konsultacje społeczne,
korzystano w tym zakresie z usług firmy zewnętrznej.
Studium wykonalności
Z przeprowadzonej w ramach badania analizy desk research wynika, że studium wykonalności jest
najistotniejszym elementem projektu we wczesnej jego fazie. 9 Dlatego istotne jest zdiagnozowanie
problemów, na jakie natrafili beneficjenci w przygotowaniu studium wykonalności.
Wykres nr 21.Problemy w przygotowaniu studium wykonalności. [N=61]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
9Agrotec Polska Sp. z.o.o, Scott Wilson; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. ,,Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ”, Warszawa, Grudzień 2010
4,0%
68,0%
28,0%
17,6%
47,1%
35,3%
21,1%
47,4%
31,6%
13,1%
55,7%
31,1%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
52
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Z przeprowadzonego badania CATI wynika, że ponad połowa beneficjentów (55,7%) nie miała
problemów z przygotowaniem studium wykonalności. Problemy takie wystąpiły w przypadku 31,1%
projektów.
Najmniej problemów z przygotowaniem studium wykonalności mieli beneficjenci III osi priorytetowej.
Aż w 68% projektów z Priorytetu III nie wystąpiły problemy z przygotowaniem studium wykonalności.
Wśród problemów, które wystąpiły podczas przygotowania studium wykonalności beneficjenci
wskazywali przede wszystkim:
zmianę wytycznych w okresie opracowywania studium;
niedostosowane polskie prawo do przepisów unijnych;
stopnia skomplikowania studium wykonalności (ze względu na koncepcję projektu);
problemy ze zdobyciem środków na wykonanie studium;
problemy z wykonawcą studium.
Wykres nr 22.Problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi
dokumentami. [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Ponadto z badania CATI wynika także, że w przypadku beneficjentów projektów indywidualnych osi I-
III PO IiŚ raczej nie pojawił się problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności
z innymi dokumentami. Na taką odpowiedź wskazało 73,3 % beneficjentów. Problemy związane
z niejednorodnością treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami wystąpiły w 16,7%
projektów. Nie występują istotne różnice pomiędzy osiami I-III.
Jak wynika z przeprowadzonej w ramach badania analizy desk research, studium wykonalności
powinno zawierać rzetelne zdiagnozowanie potrzeb inwestycyjnych beneficjentów oraz obiektywną
4,0%
80,0%
16,0%
12,5%
68,8%
18,8%
15,8%
68,4%
15,8%
10,0%
73,3%
16,7%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
53
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
ocenę różnych możliwości realizacji danej inwestycji. Nierzadką praktyką jest jednak tworzenie
studium wykonalności, które argumentuje słuszność już wcześniej wybranej koncepcji do realizacji. 10
Przedstawiciel Instytucji Wdrażającej, z którym został przeprowadzony pogłębiony wywiad
indywidualny także zwrócił uwagę na ten problem:
Analiza opcji rozwiązań instytucjonalnych jest robiona bardzo teoretycznie i naprawdę nie są
rozważane wszystkie plusy i minusy… można wnioskować, że analiza opcji była zrobiona pod to, co
tak naprawdę sobie życzył beneficjent, czyli nie faktyczna analiza sytuacji, czy bardziej korzystne jest
takie czy takie rozwiązanie, tylko to co z góry narzucił beneficjent, to też się dostosowywało wyniki
analizy.” (IDI z przedstawicielem Instytucji Wdrażającej)
Wykres nr 23.Korzystanie z pomocy NFOŚiGW, WFOŚiGW lub MŚ przy tworzeniu studium
wykonalności. [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Z badania CATI wynika także, że ponad połowa instytucji (56,7%) realizujących projekty indywidualne
w ramach osi I-III PO IiŚ zgłosiło się do instytucji systemu wdrażania z prośbą o pomoc
w przygotowaniu studium wykonalności. Biorąc pod uwagę jak ważne dla należytej realizacji projektu
jest dobrze przygotowane studium wykonalności istotne jest, aby beneficjenci korzystali w tym
zakresie z pomocy Instytucji Wdrażającej czy Instytucji Pośredniczącej.
Z powyższego wykresu wynika także, że 36,7% beneficjentów nie korzystało z pomocy NFOŚiGW,
WFOŚiGW lub MŚ przy tworzeniu studium wykonalności.
10 Agrotec Polska Sp. z.o.o, Scott Wilson; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. ,,Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ”, Warszawa, Grudzień 2010
0,0%
50,0%
50,0%
11,8%
29,4%
58,8%
10,5%
26,3%
63,2%
6,7%
36,7%
56,7%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
54
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
W najmniejszym stopniu z pomocy instytucji skorzystali beneficjenci Priorytetu III.
Z przeprowadzonych indywidualnych wywiadów pogłębionych z przedstawicielami Instytucji
Wdrażających wynika, że jakość przedkładanych studiów wykonalności jest dobra.
Beneficjenci w badaniu CATI zostali poproszeni o wskazanie kryterium dla wyboru wykonawcy
studium wykonalności. Wyniki przedstawia wykres poniżej.
Wykres nr 24.Kryterium dla wyboru wykonawcy studium wykonalności. *[N=54]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Najczęściej stosowanym kryterium dla wyboru wykonawcy studium wykonalności była cena. Na
odpowiedź tę wskazało 83,3% beneficjentów. Jak wynika z powyższego wykresu cena była
najczęściej stosowanym kryterium wyboru wykonawcy studium we wszystkich trzech Priorytetach.
Na doświadczenie jako na dodatkowe kryterium wyboru wykonawcy wskazało 13% respondentów.
Natomiast termin realizacji zamówienia był poza ceną kryterium wyboru wykonawcy studium
stosowanym w 5,6% projektów. Termin realizacji zamówienia nie został zastosowany jako dodatkowe
kryterium przez żadnego beneficjenta I osi priorytetowej.
Beneficjenci, którzy wskazali na odpowiedź inne (14,8%) w większości nie potrafili wskazać jakie
jeszcze dodatkowe kryteria zostały przez nich zastosowane do wyboru wykonawcy studium
wykonalności.
Z wywiadu eksperckiego wynika, że beneficjenci stosują cenę jako kryterium wyboru w obawie przed
posądzeniem o naruszenie zasad nieuczciwej konkurencji. Jednak bazowanie tylko na kryterium
cenowym może przyczynić się do niższej jakości usług świadczonych przez wykonawcę, co
w konsekwencji stanowi duże ryzyko dla należytej realizacji projektu.
12,5%
4,2%
16,7%
79,2%
20,0%
13,3%
6,7%
86,7%
13,3%
0,0%
13,3%
86,7%
14,8%
5,6%
13,0%
83,3%
Inne
Termin realizacji zamówienia
Doświadczenie
Cena
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
55
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Jeden z przedstawiciel Instytucji Wdrażającej także podkreśla, że beneficjenci decydują się na cenowe
kryterium wyboru wykonawcy, ponieważ zastosowanie innych, poza cenowych kryteriów jest trudne,
a beneficjenci boją się podjąć ryzyka bycia oskarżonym o naruszenie zasad nieuczciwej konkurencji.
Prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję
Z analizy desk reserch wynika, że czasochłonność procedur związanych między innymi
z podpisywaniem umów z właścicielami gruntów stanowi jedno z największych ryzyk dla realizacji
projektów.11 Dlatego dla sprawnej realizacji projektów ważne jest aby odpowiednio wcześniej
rozpocząć działania zmierzające do pozyskania prawa do dysponowania gruntem pod planowaną
inwestycję. W niektórych projektach grunt pod planowaną inwestycję należy do więcej niż jednego
właściciela, co również wydłuża proces pozyskiwania wszystkich zezwoleń od właścicieli gruntów.
Beneficjenci w badaniu CATI zostali poproszeni o wskazanie kiedy uzyskali prawo do dysponowania
gruntem pod planowaną inwestycję. Odpowiedzi na to pytanie przedstawia wykres poniżej.
Wykres nr 25.Uzyskanie prawa do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję. [N=51]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak wynika z powyższego wykresu 46,2% beneficjentów pozyskało prawo do dysponowania gruntem
pod planowaną inwestycję przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych. Zdecydowanie w tym
zakresie przeważają beneficjenci z II osi priorytetowej- 75% beneficjentów Priorytetu II pozyskało
prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję jeszcze przed wpisaniem na listę
projektów indywidualnych.
Prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję po wpisaniu na listę projektów
indywidualnych otrzymało 53,8% beneficjentów.
11 Agrotec Polska Sp. z.o.o; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ewaluacja mid-term Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013”, Warszawa, Wrzesień 2011
70,6%
29,4%
25,0%
75,0%
63,2%
36,8%
53,8%
46,2%
po wpisaniu na listę projektów indywidualnychj
przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
56
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Problemy beneficjentów na etapie przygotowania do realizacji projektów
Beneficjenci w badaniu CATI zapytani zostali o problemy na jakie natrafili na poszczególnych etapach
przygotowania do realizacji projektu.
Wykres nr 26. Problemy beneficjentów na etapie przygotowania do realizacji projektów.[N=56]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak wynika z powyższego wykresu najbardziej problematyczną kwestią dla beneficjentów jest
pozyskanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na
środowisko dla zadań objętych projektem. Na tę odpowiedź wskazała prawie połowa, bo aż 46,4%
beneficjentów. Pozyskiwanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny
oddziaływania na środowisko stanowi największy problem dla beneficjentów I osi priorytetowej-
66,7% beneficjentów wskazało na tę odpowiedź.
Beneficjenci, którzy wskazali na problematyczność pozyskiwania dokumentacji związanej
z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko, poproszeni zostali
o podanie problemów jakie na tym etapie napotkali.
Dla beneficjentów deklarujących problemy na poszczególnych etapach projektu, została zsumowana
łączna wartość alokacji funduszy unijnych. Poniższa tabela prezentuje procent alokacji w projektach,
w których wystąpiły problemy na poszczególnych etapach.
0,0%
44,0%
0,0%
4,0%
40,0%
7,7%
30,8%
0,0%
46,2%
7,7%
30,8%
5,6%
11,1%
11,1%
16,7%
33,3%
66,7%
3,6%
30,4%
3,6%
17,9%
21,4%
46,4%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Żadne z powyższych
Pozyskiwania odpowiednich deklaracji instytucji odpowiedzialnych za
monitoring obszarów Natura 2000?
Przeprowadzania konsultacji społecznych
Pozyskiwania pozwoleń na budowę, w tym uzyskiwaniem prawomocnych
decyzji lokalizacyjnych
Pozyskiwania dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws.
oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem?
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
57
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Tabela 2. Procent alokacji w projektach, w których wystąpiły problemy na poszczególnych etapach.
Pozyskiwania
dokumentacji
związanej z
przeprowadzenie
m postępowania
ws. oceny
oddziaływania na
środowisko
Pozyskiwania
odpowiednich
deklaracji instytucji
odpowiedzialnych za
monitoring obszarów
Natura 2000
Konsultacje
społeczne
Pozyskiw
anie
pozwoleń
na
budowę
Żadna z
powyższych
procent w
stosunku do
projektów
objętych
badaniem
(N=61)
51,6% 2,6% 41,4% 15,9% 19,1%
procent w
stosunku do
całości
projektów
indywidualny
ch (N=75)
34,1% 1,7% 27,4% 10,5% 12,6%
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
Największy odsetek alokacji środków unijnych wystąpił wśród projektów, których beneficjenci
wskazali na problemy powstałe na etapie pozyskiwania dokumentacji związanej z przeprowadzeniem
dokumentacji ws. oceny oddziaływania na środowisko, których beneficjenci zdiagnozowali ryzyko
związane z organizacją wewnętrzną projektu.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
58
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 27. Problemy związane z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na
środowisko. [N=25]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Najczęstszym problemem związanym z pozyskaniem dokumentacji związanej z przeprowadzeniem
postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem są zmiany
przepisów i wytycznych (20%). Beneficjenci zwracali także uwagę na problem niedostosowania prawa
polskiego do unijnego oraz długotrwałe procedury (odpowiednio po 16%). Dość istotnym problemem
dla beneficjentów są także protesty mieszkańców, konieczność odwoływania się od decyzji
środowiskowej oraz proceduralne błędy administracji (odpowiednio- 12, 8, 8%). W poszczególnych
przypadkach także problematyczne dla beneficjentów były problemy wynikające z realizacji projektu
na terenie dwóch województw, problemy z uzyskaniem zgody właścicieli gruntów, konieczność
ponownego otrzymania decyzji z powodu złączenia projektów, dezaktualizacja decyzji w momencie
podpisania umowy oraz otrzymanie decyzji niezgodnej z wytycznymi UE.
Jak wynika z powyższego wykresu wiele z wymienionych przez beneficjentów problemów wiąże się
z czasem niezbędnym na uzyskanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws.
oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem (np. długotrwałe procedury,
konieczność odwołań). Dlatego beneficjenci powinni realnie szacować czas niezbędny do jej
pozyskania oraz odpowiednio wcześnie podjąć wszelkie kroki formalno-prawne.
Z analizy desk research wynika, że beneficjenci powinni dokładać wszelkich starań, aby podczas
ubiegania się o decyzję środowiskową zawrzeć w niej wszystkie prawnie wymagane dokumenty.
Bardzo istotna jest ścisła współpraca w tym zakresie z organem wydającym tę decyzję.
Przyczyną wskazywanych przez beneficjentów problemów może być to, iż często jakość
przygotowanej dokumentacji złożonej przez Beneficjenta wpływa na późniejszą jakość otrzymanych
4,0%
4,0%
4,0%
4,0%
4,0%
8,0%
8,0%
12,0%
16,0%
16,0%
20,0%
Decyzja niezgodna z wytycznymi UE
Dezuaktualizacja decyzji w momencie podpisania umowy
Konieczność ponownego otrzymania decyzji z powodu złączenia projektów
Problem z uzyskaniem zgody właścicieli gruntów
Problemy wynikające z realizacji projektu na terenie dwóch województw
Proceduralne błędy administracji
Koniecznośc odwoływania się od decyzji środowiskowej
Protesty mieszkańców
Długotrwałe procedury
Niedostosowanie prawa polskiego do unijnego
Zmiany przepisów
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
59
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
dokumentów środowiskowych.12 Bardzo istotne jest ,,…by opracowana Karta Informacyjna
Przedsięwzięcia zawierała wszelkie wymagane prawem elementy, a Raport środowiskowy zawierał
zalecenia oraz merytoryczne uzasadnienia by organ wydający decyzję nie miał wątpliwości w w/w
zakresie.”13
O dużej problematyczności procesu pozyskiwania dokumentacji związanej z przeprowadzeniem
postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem świadczą także
pogłębione wywiady indywidualne z przedstawicielami systemu wdrażania. Przedstawiciele instytucji
systemu wdrażania wskazują właśnie na pozyskanie oceny oddziaływania na środowisko jako na
jedną z bardziej problematycznych kwestii.
Jeden z przedstawicieli Instytucji Wdrażającej również podkreślił, że proces pozyskania dokumentacji
związanej z oceną oddziaływania na środowisko był niezgodny z prawem unijnym.
W pogłębionych wywiadach indywidualnych podkreślany był także długi czas niezbędny na uzyskanie
decyzji. W przypadku niektórych projektów spowodowało to przesunięcie terminu rozpoczęcia
realizacji projektów.
Przedstawiciel Instytucji Zarządzającej zwrócił uwagę, że istniała możliwość uzyskania pomocy w tej
kwestii. W ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna realizowana jest inicjatywa Project
Pipeline, w ramach której realizowane jest wsparcie eksperckie w postaci doradztwa przy
sporządzeniu i weryfikacji dokumentacji dla projektów. Celem tej inicjatywy jest pomoc beneficjentom
przy realizacji indywidualnych projektów kluczowych. Istniała więc możliwość weryfikacji raportów
oddziaływania na środowisko.
Według Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska problemy beneficjentów związane z pozyskiwaniem
dokumentacji, dotyczącej przeprowadzenia postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla
zadań objętych projektem, wynikać mogą przede wszystkim z trudności gromadzenia wszystkich
potrzebnych danych w jednym miejscu. Wielość źródeł powoduje, iż nie istnieje jedna baza danych,
która generowałby wszystkie potrzebne beneficjentom informacje, a przy tym w pewnym sensie
oszczędzała czas, który przeznaczają oni na poszukiwania. W toku analizy pozyskiwania dokumentacji
warto zwrócić uwagę beneficjentów na wielostopniowość procedur, które często są dla nich
niezrozumiałe. Wywoływać to może przede wszystkim nieumiejętność zaklasyfikowania własnej
inwestycji i przyporządkowania jej do odpowiedniej grupy. Działania, jakie podejmuje Generalna
Dyrekcja Ochrony Środowiska bazują w dużej mierze na budowaniu systemu wsparcia poprzez
szkolenia, warsztaty, materiały i różnego rodzaju publikacje. Warto jednak podkreślić, że rzetelna
realizacja projektów infrastrukturalnych wymaga dużych nakładów czasowych: „realizacja tego typu
projektów nie może być szybka i prosta”.
Pozyskiwanie pozwoleń na budowę, w tym uzyskiwanie prawomocnych decyzji lokalizacyjnych lub/
i uchwał zatwierdzających miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego także stanowiło
problematyczną kwestię. Na tę odpowiedź wskazało 21,34% beneficjentów. Najmniej problemów
w tym zakresie mieli przedstawiciele II osi priorytetowej (7,7%).
Wykres poniżej przedstawia problemy na jakie natrafili beneficjenci podczas pozyskiwania pozwoleń
na budowę, w tym uzyskiwania prawomocnych decyzji lokalizacyjnych lub/ i uchwał zatwierdzających
miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego.
12 Agrotec Polska Sp. z.o.o, Scott Wilson; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ”, Warszawa, Grudzień 2010 13 Tamże
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
60
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 28. Problemy związane z pozyskiwaniem pozwoleń na budowę. [N=12]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak wynika z powyższego wykresu największymi problemami dla beneficjentów w tym zakresie są
zmiany przepisów oraz problemy z uzyskaniem zgody mieszkańców. Odpowiedzi te uzyskały po 25%
wskazań. Długotrwałe procedury oraz konieczność przedstawienia licznej dokumentacji również są
problematyczną kwestią dla beneficjentów (odpowiednio po 16,7%). Beneficjenci wskazywali także,
że sama konieczność uzyskania pozwolenia jest dla nich problematyczna. Ponadto beneficjenci
zwracali uwagę na kwestię ochrony zabytków, niedostosowanie prawa polskiego do unijnego oraz
brak planu miejscowego.
Jak wynika z badania CATI największe problemy beneficjenci napotykają podczas pozyskiwania
odpowiednich pozwoleń i dokumentów (OOŚ, pozwolenie na budowę), dlatego ważne jest, aby
beneficjenci odpowiednio wcześnie podjęli kroki formalno-prawne w tym zakresie
Trzecią pod względem problematyczności kwestią są konsultacje społeczne- 17,9% beneficjentów
wskazało właśnie na tę kwestię. Konsultacje społeczne okazały się najbardziej problematyczne dla
beneficjentów Priorytetu II (46,2%).
Beneficjenci w tym zakresie wskazywali przede wszystkim na następujące problemy:
sprzeciw społeczny,
protesty ekologów,
sprzeciwy zgłaszane do Samorządowych Kolegiów Odwoławczych.
Zdecydowanie najmniej problematyczną kwestią dla beneficjentów było pozyskiwanie odpowiednich
deklaracji instytucji odpowiedzialnych za monitoring obszarów Natura 2000. Tylko 3,6 procent
beneficjentów uznało tę kwestię za problematyczną.
Istotną informacją jest to, że aż 30,4% beneficjentów nie napotkało na problemy na żadnym
z przedstawionych etapów.
8,3%
8,3%
8,3%
8,3%
8,3%
16,7%
16,7%
25,0%
25,0%
Brak planu miejscowego
niedostosowanie prawa polskiego do wymogów unijnych
Ochrona zabytku
Problem z pozyskaniem pozwolenia na budowę
Sama koniecznośc uzyskania pozwolenia jest problemem
Konieczność przedstawienia licznej dokumentacji
Długotrwałe procedury
Problemy z uzyskaniem zgody mieszkańców
Zmiany przepisów
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
61
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wyznaczenie aglomeracji
Beneficjenci I osi Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w badaniu CATI poproszeni
zostali o wskazanie w jakim stopniu kwestie związane z wyznaczeniem aglomeracji (oraz ich granic),
które powinny być wyposażone w system kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków miały wpływ na
przygotowanie beneficjentów oraz na realizację projektów. Odpowiedzi respondentów prezentuje
wykres poniżej.
Wykres nr 29.Wyznaczenie aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być wyposażone w system
kanalizacji zbiorczej i oczyszczalni ścieków i ich wpływ na realizację projektu (Pytanie tylko dla
Priorytetu I )[N=17]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Dla zdecydowanej większości beneficjentów I Priorytetu- Gospodarka wodno- ściekowa wyznaczenie
aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być wyposażone w system kanalizacji zbiorczej
i oczyszczalnie ścieków nie miało żadnego wpływu na realizację projektu. Na taką odpowiedź
wskazało 64,7% beneficjentów.
Dla prawie 30 % respondentów wyznaczenie aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być
wyposażone w system kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków ułatwiło i/bądź przyspieszyło prace
związane z realizację projektu.
Należy także zwrócić uwagę, że żaden z respondentów nie wskazał na odpowiedź, że wyznaczenie
aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być wyposażone w system kanalizacji zbiorczej
i oczyszczalnie ścieków utrudniło i/bądź opóźniło prace związane z realizację projektu (odpowiedź ta
również była zamieszczona w kafeterii).
Wyznaczenie aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być wyposażone w system kanalizacji
zbiorczej i oczyszczalnie ścieków ze względu na wpływ na realizację projektu należy ocenić
pozytywnie. W przypadku żadnego projektu kwestia ta nie spowodowała żadnych opóźnień lub
utrudnień, natomiast w przypadku prawie 30% projektów wpłynęła pozytywnie na ich realizację.
0,0%
5,9%
29,4%
64,7%
Tak, utrudniło/ opóźniło prace związane z realizacją projektu
Nie dotyczy
Tak, ułatwiło/ przyspieszyło prace związane z realizacją projektu
Nie, nie miało to żadnego wpływu na projekt
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
62
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ i ich wpływ na przygotowanie merytoryczne
i rzeczowe projektów.
Zdaniem przedstawiciela Instytucji Zarządzającej, wytyczne PO IiŚ stosuje się w celu usprawnienia
i ujednolicenia procesu przygotowania i wdrażania projektu. Zmiany prawa oraz wytycznych są
wprowadzane na podstawie zdobytego w czasie trwania programu doświadczenia. Mają one stanowić
odpowiedź na zaistniałe potrzeby. Część wytycznych jest zmieniana ze względu na potrzeby zgłaszane
przez beneficjentów.
W badaniu CATI beneficjenci zostali poproszeni o wskazanie, czy zmiany prawa oraz wytycznych PO
IiŚ utrudniły przygotowanie merytoryczne projektu. Odpowiedzi respondentów przedstawia poniższy
wykres.
Wykres nr 30. Wpływ zmian prawa oraz wytycznych PO IiŚ na przygotowanie merytoryczne
i rzeczowe projektów. [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ utrudniły przygotowanie merytoryczne oraz rzeczowe 46,7%
projektów. W największym stopniu zmiany te wpłynęły negatywnie na przygotowanie beneficjentów I
Priorytetu- 73,7%.
W przypadku prawie połowy projektów (48,3%) zmiany te nie wpłynęły negatywnie na ich
przygotowanie merytoryczne i rzeczowe. W najmniejszym stopniu zmiany te wpłynęły negatywnie na
przygotowanie beneficjentów II osi priorytetowej.
Zdaniem 1,7% beneficjentów nie wystąpiły żadne zmiany prawa oraz wytycznych, natomiast 3,3%
respondentów nie potrafił określić, czy zmiany te wpłynęły negatywnie czy pozytywnie na
przygotowanie merytoryczne i rzeczowe.
4,2%
0,0%
58,3%
37,5%
0,0%
0,0%
70,6%
29,4%
5,3%
5,3%
15,8%
73,7%
3,3%
1,7%
48,3%
46,7%
Nie wiem/trudno powiedzieć
Nie wystąpiły żadne zmiany prawa oraz wytycznych
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
63
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Beneficjenci, w przypadku których zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ utrudniły przygotowanie
merytoryczne i rzeczowe projektów poproszeni zostali o określenie stopnia w jakim te zmiany
wpłynęły na ich przygotowanie (w skali od 1 do 10, gdzie 1 oznacza w niewielkim stopniu, a 10
w bardzo dużym stopniu). Średnia otrzymana z odpowiedzi respondentów wynosi 5,5. Można więc
uznać, że w umiarkowanym stopniu zmiany utrudniły przygotowanie beneficjentów.
Istotne dla sprawnej realizacji projektu jest bieżące informowanie beneficjentów o zmianach
wytycznych PO IiŚ.
Również ze względu na różnorodność projektów i realizujących je beneficjentów wskazane byłoby
bardziej zindywidualizowanego podejścia do zapisów dokumentów strategicznych i wytycznych.
Istotne dla realizacji projektów byłoby konsultowanie dokumentów strategicznych z beneficjentami.
Wykres nr 31.Utrudnienia w przygotowaniu merytorycznym oraz rzeczowym projektów [N=20]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak obrazuje powyższy wykres beneficjenci zapytani o zmiany prawa oraz wytycznych, które utrudniły
im przygotowanie merytoryczne oraz rzeczowe projektów wymienili głównie konieczność ponownego
złożenia dokumentów i rozpatrzenia wniosku o wydaniu decyzji środowiskowej (blisko 1/3 wskazań).
Wielu problemów również dostarczyły jednostkom realizującym projekty opóźnienia realizacji zadań,
które otrzymały 15% wskazań. Kłopotliwe także w tym zakresie okazały się: problemy interpretacyjne
(nie ma wytycznych dotyczących kwalifikowalności przekroczonego zakresu; taryfikator nieprecyzyjnie
określony), wymuszona zmiana studium wykonalności oraz kwalifikowalność podatku VAT, które
otrzymały po 10% odpowiedzi. Wśród innych elementów zmiany prawa i wytycznych uznanych przez
beneficjentów jako uniemożliwiające sprawną realizację projektu wymienili oni zmianę instytucji
wdrażającej, w której przeprowadzony miał być projekt; utratę możliwości dofinansowania (projekt
znajduje się na etapie kontraktowania); przesunięcie terminu rozpoczęcia projektu; konieczność
5,0%
5,0%
5,0%
5,0%
5,0%
10,0%
10,0%
10,0%
15,0%
30,0%
Groźba utraty dotacji
Konieczność dostosowania zakresu rzeczowego projektu do nowych wytycznych
Przesunięcie terminu rozpoczęcia projektu
Utrata dofinansowania z powodu zmiany decyzji Ministerstwa Środowiska
Zmiana funduszu, w którym prowadzony miał być projekt
Problemy z kwalifikowalnością podatku VAT
Wymuszona zmiana studium wykonalności
Problemy interpretacyjne - nieprecyzyjne nowe prawo
Opóźnienie realizacji zadań
Konieczność ponownego złożenia dokumentów i rozpatrzenia wniosku o wydaniu decyzji środowiskowej
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
64
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
dostosowania zakresu rzeczowego projektu do nowych wytycznych; groźbę utraty dotacji (wszystkie
zyskały po 5% wskazań).
Ocena stopnia przygotowania merytorycznego i rzeczowego projektów indywidualnych
Stopień przygotowania merytorycznego i rzeczowego projektów indywidualnych należy ocenić jako
umiarkowanie dobry. W zdecydowanej większości beneficjenci rozpoczęli prace koncepcyjne jeszcze
przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych. Przy ustalaniu zakresu rzeczowego beneficjenci
identyfikowali braki/potrzeby przy pomocy różnych metod/ technik- były to zarówno konsultacje
społeczne, potrzeby zgłaszane przez mieszkańców, a także ekspertów i rzeczoznawców. W części
przypadków projekt stanowił także odpowiedź na konieczność dostosowania się do nowych
standardów. Również analiza możliwych sposobów zniwelowanie braków i potrzeb, na które miały
odpowiadać projekty, w dużej mierze opierała się na konsultacjach eksperckich, analizach
porównawczych różnych rozwiązań i analizach rozwiązań stosowanych w innych krajach/regionach.
Przy wyborze wykonawcy studium wykonalności najczęściej stosowanym kryterium była cena, co
niekoniecznie przekłada się na wysoką jakość oferowanych usług.
Prawie 46,2% beneficjentów uzyskało prawo do dysponowania gruntem jeszcze przed wpisaniem na
listę projektów indywidualnych, co w dużej mierze wpływa na usprawnienie procesu realizacji
projektu.
Najwięcej problemów beneficjenci napotkali podczas pozyskiwania dokumentacji związanej
z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych
projektem. Był to najbardziej problematyczny etap przygotowania do realizacji projektów. Należy
jednak podkreślić, że ponad 30% beneficjentów nie natrafiło na żadne problemy na etapie
przygotowania do realizacji projektów.
Ponadto, pozytywnie należy ocenić wpływ wyznaczenia aglomeracji (oraz ich granic), które powinny
być wyposażone w system kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków. Kwestia ta nie wpłynęła
negatywnie na żaden projekt, natomiast w przypadku prawie 30% projektów wpłynęła pozytywnie na
ich realizację.
Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w prawie połowie projektów utrudniły przygotowanie
merytoryczne oraz rzeczowe.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
3.1.2. Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji
środków UE
Sytuacja finansowa beneficjentów przygotowujących się do realizacji projektu
Badanie CATI pozwoliło zdiagnozować, czy beneficjenci posiadają zabezpieczenie wkładu własnego na
realizację projektów.
Wykres nr 32. Zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu? [N=61]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Z powyższego wykresu wynika, że w zdecydowanej większości, bo aż w 82% beneficjenci posiadają
zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu. Niespełna 15 % beneficjentów nie posiadała
zabezpieczenia wkładu własnego.
Z przedstawionego wykresu wynika także, że w największym stopniu zabezpieczenie takie posiadali
beneficjenci I Priorytetu- Gospodarka wodno-ściekowa.
Beneficjenci, którzy posiadali zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu zostali
poproszeni o wskazanie źródeł z jakich pochodził, sposobu w jaki został zabezpieczony, problemy jakie
wystąpiły przy jego pozyskaniu oraz o korzystanie z kredytów EBI/EBOR.
0,0%
28,0%
72,0%
0,0%
11,8%
88,2%
10,5%
0,0%
89,5%
3,3%
14,8%
82,0%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
66
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 33.Źródła wkładu własnego. [N=49]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak wynika z powyższego wykresu wkład własny pochodził przede wszystkim z środków własnych
(53,1%). Zarówno na środki publiczne jak i pożyczki niepodlegające umorzeniu wskazało po 38,8%
beneficjentów.
Ponad 20% beneficjentów wskazała także na inne źródła wkładu własnego. Były to pożyczki
z WFOŚiGW (pożyczki podlegające umorzeniu) oraz obligacje.
W przypadku beneficjentów I Priorytetu w zdecydowanie większej mierze źródłem wkładu własnego
były środki własne (81,3%) oraz pożyczki niepodlegające umorzeniu (75%) niż środki publiczne
(25%). Również beneficjenci Priorytetu II w większej mierze na wkład własny przeznaczyli środki
własne (60%) i pożyczki niepodlegające umorzeniu (46,7%) niż środki publiczne (26,7%).
Beneficjenci Priorytetu III korzystali przede wszystkim ze środków publicznych (61,1%) oraz
w mniejszym stopniu ze środków własnych (22,2%). Nie korzystali natomiast z pożyczek
niepodlegających umorzeniu.
22,2%
0,0%
61,1%
22,2%
20,0%
46,7%
26,7%
60,0%
18,8%
75,0%
25,0%
81,3%
20,4%
38,8%
38,8%
53,1%
Inne źródła
Pożyczki niepodlegające umorzeniu
Środki publiczne
Środki własne
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
67
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 34. Zabezpieczenie wkładu własnego [N=45]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Odpowiednia uchwała budżetowa stanowiła zabezpieczenie wkładu własnego dla 44,4% projektów,
które takie zabezpieczenie posiadały. Umowa kredytowa/pożyczkowa stanowiła
zabezpieczenie wkładu własnego dla 13,3% projektów. Również dochody instytucji zabezpieczały
wkład własny beneficjentów. Na odpowiedź tę wskazało 13,3% beneficjentów, którzy posiadali
zabezpieczenie wkładu własnego.
Beneficjenci Priorytetu I przede wszystkim posiadali zabezpieczony wkład własny poprzez odpowiednią
uchwałę budżetową (37,5%) oraz dochody instytucji (31,3%). Beneficjenci Priorytetu II
w największym stopniu zabezpieczali wkład własny poprzez odpowiednią uchwałę do ustawy
budżetowej (38,5%) oraz umowy kredytowe/pożyczkowe (15,4%). Ponad połowa beneficjentów
Priorytetu III (56,3%) zabezpieczyła wkład własny poprzez odpowiednią uchwałę do ustawy
budżetowej. W zdecydowanie mniejszym stopniu zabezpieczyli wkład własny umową
kredytową/pożyczkową (6,3%). Beneficjenci Priorytetu III w ogóle nie zabezpieczyli wkładu własnego
dochodami instytucji.
Wśród innych sposobów na zabezpieczenie wkładu własnego beneficjenci wskazywali przede
wszystkim:
weksle,
hipoteki,
środki z budżetu państwa,
obligacje,
środki z rezerwy celowej.
43,8%
0,0%
6,3%
56,3%
46,2%
7,7%
15,4%
38,5%
31,3%
31,3%
18,8%
37,5%
40,0%
13,3%
13,3%
44,4%
Inne
Dochody instytucji
Umowa kredytowa/pożyczkowa
Poprzez odpowiednią uchwałę budżetową
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
68
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 35. Finansowanie projektu kredytem EBI/EBOR. [N=50]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jak wynika z powyższego wykresu beneficjenci w zdecydowanej większości nie planowali korzystać
z kredytów EBI/EBOR. Na tę odpowiedź wskazało aż 90% beneficjentów. Tylko 10% beneficjentów
planowało w jakiejś części finansować projekt kredytem EBI/EBOR. Nie występują znaczne różnice
w odpowiedziach beneficjentów poszczególnych osi priorytetowych.
Wykres nr 36. Problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego [N=50]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Problemy przy pozyskaniu wkładu własnego wystąpiły w przypadku 18% projektów. Zdecydowana
większość, bo aż 80% beneficjentów nie natrafiła na żadne problemy przy pozyskiwaniu wkładu
88,9%
11,1%
86,7%
13,3%
94,1%
5,9%
90,0%
10,0%
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
0,0%
77,8%
22,2%
6,7%
86,7%
6,7%
0,0%
76,5%
23,5%
2,0%
80,0%
18,0%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
69
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
własnego. Problemy te zostały ocenione przez beneficjentów jako umiarkowanie uciążliwe. Średnia
z ich wskazań wynosi 6,4 (na skali od 1 do 10, gdzie 1 oznacza w niewielkim stopniu, a 10 w bardzo
dużym stopniu).
Problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego w największym stopniu dotyczyły beneficjentów
Priorytetu I (23,5%), a w najmniejszym stopniu dotknęły one beneficjentów Priorytetu II (6,7%).
Niewielki odsetek projektów, w przypadku których wystąpiły problemy przy pozyskaniu wkładu
własnego świadczy o dobrym przygotowaniu beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji
środków UE w tym zakresie.
Wykres nr 37.Problemy występujące przy pozyskiwaniu wkładu własnego. [N=9]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Beneficjenci, u których wystąpiły problemy przy pozyskaniu wkładu własnego poproszeni zostali
o wskazanie tych problemów.
Na problem jakim są skomplikowane procedury wskazało 33,3% beneficjentów. Zbyt długi okres
niezbędny na pozyskanie wkładu własnego stanowił problem dla 22,2% beneficjentów. Natomiast zbyt
wysoki wkład własny był problematyczną kwestią dla 11,1% beneficjentów.
Jak wynika z powyższego wykresu skomplikowane procedury stanowiły problem dla beneficjentów I
i III osi priorytetowej- odpowiednio 25 i 50%. Zbyt krótki okres na pozyskanie wkładu własnego i zbyt
wysoki wkład własny stanowiły problem wyłącznie dla beneficjentów I osi priorytetowej.
Zdecydowana większość beneficjentów, aż 77,8% wskazała na odpowiedź inne. Beneficjenci wskazali
takie problemy jak:
75,0%
0,0%
0,0%
50,0%
100,0%
0,0%
0,0%
0,0%
75,0%
25,0%
50,0%
25,0%
77,8%
11,1%
22,2%
33,3%
inne
zbyt wysoki wkład własny
zbyt krótki okres na pozyskanie wkładu własnego
skomplikowane procedury
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
70
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
problemy z pozyskaniem wysokiego kredytu;
długi termin oczekiwania na decyzję dotyczącą wkładu własnego;
mniejsze dochody instytucji, które nie są wystarczające do pokrycia wkładu własnego.
Przygotowanie gmin do absorpcji środków UE
Badanie CATI miało również na celu zdiagnozowanie, czy gminy w odpowiedni sposób uwzględniały
planowane inwestycje. Z przeprowadzonych badań wynika, że wszystkie gminy (100%) uwzględniły
inwestycję w wieloletnim planie inwestycyjnym gminy bądź uchwale budżetowej oraz zapewniły na ten
cel odpowiednie środki. Świadczy to o właściwym przygotowaniu gmin jako beneficjentów projektów
indywidualnych do absorpcji środków z UE.
Współfinansowanie projektów z różnych instrumentów UE
Z przeprowadzonych wywiadów pogłębionych z przedstawicielami Instytucji Wdrażających wynika, że
nie wystąpiły próby współfinansowania tych samych projektów z różnych instrumentów UE. Na fakt
niewystąpienia tego zjawiska wskazali wszyscy przedstawiciele Instytucji Wdrażających, uczestniczący
w badaniu.
Brak występowania prób współfinansowania tych samych projektów z różnych instrumentów UE
należy ocenić pozytywnie. Świadczy to przede wszystkim o dobrej znajomości prawa wspólnotowego,
które zakazuje wielokrotnego finansowania tego samego typu operacji (typów projektów) z różnych
funduszy UE.
Montaż finansowy
Właściwe zaplanowanie montażu finansowego pozwala zachować płynność finansową i świadczy
o dobrym przygotowaniu beneficjentów do absorpcji środków UE.
W celu zweryfikowania, czy beneficjenci prawidłowo zaplanowali montaż finansowy zadano pytania
dotyczące zabezpieczenia środków na kwoty dofinansowania wypłacane w formie refundacji oraz
zapewnienia środków na utrzymanie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami zaliczek.
Wykres nr 38.Czy planowali Państwo korzystanie z zaliczek? [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
4,2%
62,5%
33,3%
0,0%
29,4%
70,6%
0,0%
22,2%
77,8%
1,7%
40,7%
57,6%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
71
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Jak wynika z powyższego wykresu ponad połowa beneficjentów (57,6%) planowała korzystanie
z zaliczek. Natomiast w przypadku 40,7% projektów nie przewidywano korzystania z zaliczek.
Beneficjenci Priorytetów I i II częściej niż beneficjenci Priorytetu III planowali korzystanie z zaliczek-
odpowiednio 77,8; 70,6% w stosunku do 33,3%.
Beneficjenci, którzy zakładali podczas realizacji projektu korzystanie z zaliczek, zapytani zostali
o sposób zabezpieczenia środków na te kwoty dotacji, które miały być wypłacone w formie refundacji.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
72
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
22,2%
7,4%
14,8%
22,2%
59,3%
Inne
Ustalenie w umowie długich terminów płatności dla wykonawców
Ze środków publicznych
Zaciagając Kredyty/pożyczki
Wykorzystując środki własne
Wykres nr 39.Zabezpieczenie środków wypłacanych w formie refundacji (np. promesy) [N=27]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Powyższy wykres obrazuje, jak beneficjenci zabezpieczyli środki na te kwoty dotacji, które miały być
wypłacone w formie refundacji. Z badań CATI jasno wynika, iż najczęstszym stosowanym przez nich
sposobem było wykorzystanie środków własnych (blisko 60% wskazań). Wśród innych odpowiedzi
pojawiło się zaciągnie kredytów/pożyczek przez beneficjentów (nieco ponad 22%), korzystanie ze
środków publicznych (14,8%) oraz ustalenie w umowie długich terminów płatności dla wykonawców
(7,4%). Jak dostrzec możemy na powyższym wykresie 22,2% beneficjentów wskazało również na
inne środki zabezpieczenia dotacji, wśród nich znalazły się np.: bieżące przychody, pieniądze gmin, czy
rezerwa celowa.
Beneficjenci, którzy zakładali korzystanie z zaliczek zapytani zostali również o sposób zapewnienia
płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami.
Wykres nr 40.Przewidywanie sytuacji przerw pomiędzy wpływem zaliczek [N=32]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
37,5%
62,5%
27,3%
72,7%
15,4%
84,6%
25,0%
75,0%
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
73
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Jak wynika z powyższego wykresu zdecydowana większość, bo aż 75% beneficjentów przewidziało
sytuację przerw pomiędzy wpływem zaliczek. Sytuację tę najczęściej przewidywali beneficjenci I osi
priorytetowej (84,6%).
Sytuacji tej nie potrafiła przewidzieć ¼ beneficjentów.
Wykres nr 41.Przewidywanie środków na zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi
transzami zaliczek [N=24]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Spośród beneficjentów, którzy przewidzieli sytuację przerw pomiędzy wpływem zaliczek aż 87,5%
przewidziało również środki na zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami. Tylko
12,5% beneficjentów nie przewidziało na ten cel środków.
Należy zwrócić uwagę, iż wszyscy beneficjenci Priorytetu I oraz II zapewnili środki na zapewnienie
płynności finansowej pomiędzy przerwami w wypłacie kolejnych zaliczek. Środków na ten cel nie
przewidzieli jedynie beneficjenci Priorytetu III.
60,0%
40,0%
0,0%
100,0%
0,0%
100,0%
12,5%
87,5%
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
74
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 42.Środki do zapewnienia płynności pomiędzy kolejnymi transzami zaliczek [N=21]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Beneficjenci, którzy przewidzieli środki na zapewnienie płynności finansowej, w zdecydowanej
większości (71,4%) wskazali na środki własne jako na źródło zapewnienia płynności finansowej
pomiędzy przerwami w wypłacie zaliczek. Prawie 29% beneficjentów wskazało na pożyczki
niepodlegające umorzeniu, natomiast niecałe 5% na środki publiczne.
Jak wynika z powyższego wykresu beneficjenci I i II Priorytetu w celu zapewnienia płynności
finansowej korzystali ze środków własnych (odpowiednio 81,8 i 62,5%) oraz pożyczek
niepodlegających umorzeniu (odpowiednio 27,3 oraz 37,5%). Natomiast beneficjenci Priorytetu III
korzystali ze środków własnych oraz publicznych- po 50%.
Na inne źródła środków służących do zapewnienia płynności finansowej wskazała 1/3 beneficjentów.
Do źródeł tych należą:
kredyty w rachunku obrotowym,
obligacje,
pożyczki z NFOŚiGW.
Spory odsetek beneficjentów, którzy przewidzieli sytuację przerw pomiędzy transzami zaliczek oraz
zapewnili w związku z tym odpowiednie środki, dobrze świadczy o przygotowaniu beneficjentów do
absorpcji środków UE.
50,0%
50,0%
0,0%
50,0%
37,5%
0,0%
37,5%
62,5%
27,3%
0,0%
27,3%
81,8%
33,3%
4,8%
28,6%
71,4%
Inne źródła
Środki publiczne
Pożyczki niepodlegające umorzeniu
Środki własne
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
75
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Cześć finansowa studium wykonalności
Przedstawiciele Instytucji Wdrażających w pogłębionych wywiadach indywidualnych oceniali, że jakość
części finansowej studium wykonalności, podobnie jak w przypadku całego studium, jest dobra.
Z indywidualnych wywiadów pogłębionych z przedstawicielami Instytucji Wdrażających wynika
również, że beneficjenci dysponują częścią finansową studium wykonalności, mimo, iż jest ona dość
skomplikowana.
Kwalifikowalność podatku VAT
Omawianie kwestii podatku VAT rozpoczęto od zapytania o to, czy był on kwalifikowany w badanych
projektach. Strukturę odpowiedzi beneficjentów prezentuje poniższa tabela.
Wykres nr 43.Kwalifikowalność podatku VAT w projekcie [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Podatek VAT był kwalifikowany w 44,1% omawianych projektów, zaś niekwalifikowany w pozostałych
55,9%.
W ramach poszczególnych osi priorytetowych wystąpiły znaczne różnice w tym zakresie. W żadnym
projekcie z Priorytetu I podatek VAT nie był kwalifikowany, zaś w III osi priorytetowej aż w 91,7%
przypadków był kwalifikowany. Wśród projektów prowadzonych w ramach Priorytetu II podatek VAT
został uznany za koszt kwalifikowany w jedynie 23,5% przypadków, zaś za niekwalifikowany
w pozostałych 76,5%.
Respondentów, dla których podatek VAT nie był kosztem kwalifikowanym, poproszono o wskazanie
źródeł jego finansowania. Zestawienie odpowiedzi prezentuje poniższy wykres.
8,3%
91,7%
76,5%
23,5%
100,0%
0,0%
55,9%
44,1%
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
76
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 44.Źródła finansowania podatku VAT [N=33]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
W większości przypadków (75,8%) podatek VAT finansowany był ze środków własnych beneficjenta.
W co czwartym przypadku na jego pokrycie przeznaczono pożyczki, które nie podlegają umorzeniu.
Marginalnie wskazywano na finansowanie ze źródeł publicznych (3% wskazań).
W ramach Priorytetu III wszyscy beneficjenci zadeklarowali, iż podatek VAT pokryty został ze środków
własnych. Nie wskazywali przy tym żadnych innych źródeł finansowania. W ramach I osi priorytetowej
pokrycie VAT ze środków własnych zadeklarowało 83,3% respondentów. Jednocześnie aż 27,8%
spośród nich wskazało również na zaciąganie pożyczek niepodlegających umorzeniu na ten cel, zaś
5,6% na wykorzystanie środków publicznych. Oznacza to mnogość zastosowanych źródeł
finansowania VAT w ramach projektów z tej osi priorytetowej. Beneficjenci Priorytetu II najrzadziej
stosowali środki własne (61,5% przypadków). W 23,1% projektów zadeklarowali korzystanie
z pożyczek niepodlegających umorzeniu, zaś w aż 30,8% przypadków korzystanie z innych źródeł
nieuwzględnionych w kafeterii odpowiedzi.
W toku wywiadów CATI poruszone zostały również kwestie związane z przejrzystością przepisów,
dotyczących kwalifikowaności podatku VAT w ramach projektu. Struktura odpowiedzi na pytanie
o jasność i zrozumiałość omawianej kwestii została przedstawiona na poniższym wykresie.
0,0%
0,0%
0,0%
100,0%
30,8%
0,0%
23,1%
61,5%
0,0%
5,6%
27,8%
83,3%
12,1%
3,0%
24,2%
75,8%
Inne źródła
Środki publiczne
Pożyczki niepodlegające umorzeniu
Środki własne
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
77
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 45.Jasność i zrozumiałość kwestii związanych z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością
[N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Dla znaczącej większości respondentów (88,2%) kwestie związane z podatkiem VAT i jego
kwalifikowalnością w ramach projektu są jasne i zrozumiałe. Aż 72,9% ogółu badanych jest
zdecydowanych w swoich deklaracjach; zaś 15,3% uznało, że omawiane kwestie są dla nich raczej
jasne i zrozumiałe. Trudności w zrozumieniu kwestii związanych z podatkiem VAT i jego
kwalifikowalnością zgłosiło jedynie 6,8% respondentów. Połowa spośród nich zadeklarowała, że
omawiane kwestie są dla nich raczej niejasne i niezrozumiałe, zaś druga połowa, że zdecydowanie
niejasne i niezrozumiałe. Również nieliczni (5,1%) wybrali odpowiedź neutralną ,,ani tak, ani nie”.
Analiza otrzymanych danych w podziale na priorytety pokazuje, że kwestie związane z podatkiem VAT
i jego kwalifikowalnością są jasne i zrozumiałe dla zbliżonego odsetka badanych, prowadzących
projekty w ramach poszczególnych priorytetów i wynoszą kolejno: 91,7% dla Priorytetu III, 88,3% dla
Priorytetu II i 83,4% dla Priorytetu I. Jednak w przypadku respondentów, prowadzących projekt
w ramach Priorytetu I – Gospodarka wodno-ściekowa, znacznie częściej niż u innych pojawiała się
odpowiedź ,,raczej tak” – 27,8% wskazań przy 12,5% dla Priorytetu III i 5,9% dla Priorytetu II. Tym
samym kwestie związane z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością okazały się zdecydowanie jasne
i zrozumiałe dla znacznie mniejszego odsetka badanych, realizujących projekt w ramach Priorytetu I
(55,6% spośród nich) niż w przypadku Priorytetu II (82,4%) i Priorytetu III (79,2%). Jedynie kilka
procent respondentów, prowadzących projekty w Priorytetach I i II, uznało omawiane kwestie za
raczej niejasne i niezrozumiałe oraz zdecydowanie niejasne i niezrozumiałe. Obydwie odpowiedzi
otrzymały po 5,9% wskazań w przypadku Priorytetu II oraz po 5,6% wskazań w przypadku Priorytetu
0,0%
0,0%
8,3%
12,5%
79,2%
5,9%
5,9%
0,0%
5,9%
82,4%
5,6%
5,6%
5,6%
27,8%
55,6%
3,4%
3,4%
5,1%
15,3%
72,9%
Zdecydowanie nie
Raczej nie
Ani tak, ani nie
Raczej tak
Zdecydowanie tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
78
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
I. Wśród badanych, prowadzących projekt w ramach Priorytetu III, żaden nie uznał omawianych
kwestii za niejasne i niezrozumiałe.
Różnicę w rozkładzie odpowiedzi na omawiane pytanie można wyjaśnić odwołując się do danych,
uzyskanych w wyniku przeprowadzonych wywiadów pogłębionych oraz analizy desk research. Niemal
połowa respondentów, prowadzących projekty w ramach Priorytetu I to jednostki samorządu
terytorialnego, a podatek VAT jest kwalifikowany głównie w projektach prowadzonych przez gminy.
Zdaniem respondentów wywiadów, nie są to jednak kwestie mogące powodować problemy w zakresie
realizacji projektów, szczególnie w odniesieniu do projektów realizowanych przez beneficjentów
posiadającymi formę prawną spółki prawa handlowego, w przypadku których podatek VAT co do
zasady jest wydatkiem niekwalifikowanym.
Koszty finansowe poniesione przez beneficjentów w celu pozyskania dofinansowania z UE
Omawiany w niniejszym podrozdziale proces przygotowania do absorpcji środków z Unii Europejskiej
jest procesem rozciągniętym w czasie, wymagającym również utrzymania zespołu projektowego, co
wymaga dodatkowych nakładów finansowych. Podczas ankiet telefonicznych CATI respondenci zostali
zapytani o liczbę osób oraz czas poświęcony na przygotowanie stosownej dokumentacji. Zgodnie
z pozyskanymi danymi średnia liczba członków zespołu projektowego przygotowująca wniosek
o dofinansowanie wynosi około 6 osób, natomiast średnia długość procesu starania o dofinansowanie
to około 3 lata.
Aby szczegółowo zbadać strukturę kosztów finansowych poniesionych przez beneficjentów podczas
przygotowania do realizacji projektu, zostały zbadane poszczególne aspekty:
wskazanie najbardziej kosztochłonnego elementu przygotowania,
sposoby pozyskiwania źródeł finansowych,
identyfikacja zagrożeń związanych z wysokimi kosztami przygotowania wniosku
o dofinansowanie, które mogły uniemożliwić realizację projektu,
wskazanie najbardziej czasochłonnych elementów związanych z przygotowaniem do realizacji
projektu.
Podczas realizacji ankiet telefonicznych CATI respondenci zostali zapytani o to, czy podczas starań
o dofinansowanie z UE ponieśli koszty finansowe. Wyniki zostały zaprezentowane na poniższym
wykresie.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
79
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 46. Koszty finansowe poniesione przez beneficjentów podczas starań o dofinansowanie z
UE [N=61]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zdecydowana większość ankietowanych respondentów zadeklarowała, że starania o dofinansowanie
z Unii Europejskiej były dla ich instytucji kosztochłonne (86,9%). Ponad połowa beneficjentów z tej
grupy określiła, że koszty, które ponieśli, można określić jako znaczne. Brak poniesionych kosztów
zadeklarowało tylko 13,1% respondentów. Pomiędzy poszczególnymi priorytetami nie występują
znaczące różnice. Na podstawie powyższych wyników można stwierdzić, że w zdecydowanej
większości przypadków staranie o dofinansowanie generowało dodatkowe koszty dla realizatorów
projektów. Respondenci zapytani na co zostały przeznaczone środki finansowe w przeważającej
większości uznali, że podczas starań o dofinansowanie z UE koszty początkowe dotyczyły
przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (rozumianej jako całość).
W celu uszczegółowienia zagadnienia, beneficjentów deklarujących poniesione koszty finansowe
podczas przygotowania do otrzymania dofinansowania zapytano, które z poszczególnych elementów
przygotowania do realizacji projektu były najbardziej kosztochłonne.
16,0%
48,0%
36,0%
11,8%
47,1%
41,2%
10,5%
31,6%
57,9%
13,1%
42,6%
44,3%
Nie ponieśliśmy kosztów finansowych
Tak, ponieśliśmy niewielkie koszty finansowe
Tak, ponieśliśmy znaczne koszty finansowe
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
80
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 47. Najbardziej kosztochłonne elementy przygotowania do realizacji projektu [N=49]14
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Respondenci zostali poproszeni o uszeregowanie kolejnych elementów przygotowania do realizacji
projektu pod względem wielkości kosztów, które generują. Dane przedstawione na powyższym
wykresie pozwalają stwierdzić, że największe koszty podczas przygotowania do realizacji projektów
beneficjenci ponieśli podczas przygotowania dokumentacji technicznej (średnia ocen 5,3).
Przygotowanie studium wykonalności zostało uznane przez ankietowanych za drugi w kolejności
element generujący pokaźne koszty (średnia ocen 4,4), jednakże zwracając uwagę na poszczególne
priorytety można dostrzec różnice w szeregowaniu kolejnych elementów pod względem
kosztochłonności. Beneficjenci Priorytetu I wskazali, że po przygotowaniu dokumentacji technicznej
drugi w kolejności element najbardziej obciążający budżet projektu to pozyskanie stosownych decyzji
oraz zezwoleń (4,2). Beneficjenci Priorytetu III wyróżnili przygotowanie dokumentacji wraz
z wnioskiem o dofinansowanie. Analizując elementy przygotowania do realizacji projektu, które zostały
uznane za najmniej kosztochłonne należy również zwrócić uwagę na różnicę występujące pomiędzy
poszczególnymi osiami priorytetowymi. Beneficjenci I Priorytetu uznali postępowanie w sprawie oceny
oddziaływania na środowisko za najmniej kosztochłonny element – średnia ocen 2,2. Respondenci z
pozostałych dwóch osi priorytetowych (II i III) za element generujący najmniejsze koszty podczas
realizacji projektów uznali pozyskanie stosownych praw oraz zezwoleń (średnia ocen odpowiednio 3,2
i 1,8).
Pytanie o kosztochłonność etapu przygotowania do absorpcji zostało zadane również podczas
14 Respondenci CATI szeregowali poszczególne elementy przygotowania do realizacji projektu pod względem kosztochłonności od 1 (najmniej kosztochłonny) do 6 (najbardziej kosztochłonny). następnie została wyliczona średnia ocen dla każdego elementu – im wyższa średnia, tym dany element został uznany za bardziej kosztochłonny.
5,3 4,4 4,2
3,4 3,0 2,8
5,7
4,1 3,8 3,0
4,2
2,2
4,9 4,7 4,0 3,7
3,2 4,2
5,2 4,3 4,5
3,7
1,8 2,3
Przygotowanie dokumentacji
technicznej
Przygotowanie studium
wykonalności
Przygotowanie dokumentacji
wraz z wnioskiem o dofinansowanie
Uzyskanie prawa do dysponowania
gruntem pod planowaną inwestycję
Pozyskanie stosownych decyzji oraz
zezwoleń (np. pozwolenie na
budowę)
Postępowanie w sprawie oceny
oddziaływania na środowisko
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
81
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
wywiadu z ekspertem z zakresu zarządzania projektami. Uczestnik wywiadu potwierdził, że elementy
wszelkich załączników technicznych - tak, one są kosztowne, one są pracochłonne.
Kolejne pytanie realizowane w ramach badania metodą ankiety telefonicznej dotyczyło źródeł
pozyskania środków niezbędnych do pokrycia kosztów początkowych realizacji projektów.
Wykres nr 48. Środki, z których pokryto koszty początkowe związane z przygotowaniem do
realizacji projektu [N=50]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
W większości przypadków beneficjenci wskazali, że występujące koszty związane z przygotowaniem do
absorpcji środków unijnych zostały pokryte z kosztów własnych instytucji bądź firmy (80%). Z kolei
6% respondentów wskazało pożyczki bądź kredyty jako źródło środków finansowych służących
pokryciu początkowych kosztów związanych z realizacją projektu. Wśród innych środków finansowych
które zostały wskazane (24%) odnotowano takie źródła jak budżet państwa, budżet gminy – środki
publiczne. Odsetek odpowiedzi dla każdego z pytań jest zbliżony wśród wszystkich trzech osi
priorytetowych PO IiŚ.
W celu określenia czy koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie stanowią realne
zagrożenie dla realizacji projektów, sformułowano odpowiednie pytanie w ankiecie CATI.
22,2%
5,6%
72,2%
26,7%
6,7%
80,0%
23,5%
5,9%
88,2%
24,0%
6,0%
80,0%
Inne
Pożyczki/kredyty
Środki własne
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
82
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 49. Zagrożenie wynikające z kosztów związanych z przygotowaniem wniosku o
dofinansowanie [N=53]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Niemalże wszyscy beneficjenci (96,2%) stwierdzili, że koszty związane z przygotowaniem
dokumentacji aplikacyjnej nie stanowiły zagrożenia dla realizacji projektów. Wszyscy beneficjenci
Priorytetu I wybrali tę odpowiedź, w pozostałych dwóch odsetek odpowiedzi przekracza 90%. Niecałe
4% respondentów stwierdziło, że poniesione koszty początkowe związane z przygotowaniem
dokumentacji aplikacyjnej stanowiły realne zagrożenie dla realizacji projektów.
Na podstawie powyższych danych można stwierdzić, że koszty generowane przez konieczność
przygotowania dokumentacji aplikacyjnej nie stanowią realnego zagrożenia dla realizacji projektów.
Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej jest procesem, który wymaga dużego nakładu czasu pracy
wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie z Unii Europejskiej. Podczas realizacji badania
zostały wskazane najbardziej czasochłonne elementy tego aspektu.
95,2%
4,8%
93,3%
6,7%
100,0%
0,0%
96,2%
3,8%
Nie stanowiły takiego zagrożenia
Tak, stanowiły takie zagrożenie
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
83
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 50. Najbardziej czasochłonne elementy przygotowania do realizacji projektu [N=57]15
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Przygotowanie dokumentacji wraz z wnioskiem o dofinansowanie zostało uznane za najbardziej
czasochłonny element przez beneficjentów wszystkich trzech osi priorytetowych. Szczególnie wysoką
średnią ocen odnotowano wśród respondentów reprezentujących II Priorytet. Jako drugi w kolejności
przez beneficjentów I i III Priorytetu został wymieniony etap przygotowania dokumentacji technicznej
(średnia ocen odpowiednio 3,9 i 4,4). Ankietowani uczestnicy badania z II Priorytetu wskazali
postępowanie w sprawie oceny oddziaływania na środowisko (4,7). Za najmniej czasochłonny element
etapu przygotowania do otrzymania dofinansowania beneficjenci II i III Priorytetu uznali etap
pozyskiwania prawa do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję (średnia ocen 1,7 i 2,0),
natomiast reprezentanci I Priorytetu zadeklarowali, że najmniej czasu wymagało postępowanie
w sprawie oceny oddziaływania na środowisko (3,3).
W toku wywiadów, eksperci z zakresu zarządzania projektami, potwierdzili fakt czasochłonności całego
procesu przygotowania dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o dofinansowanie z UE.
Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ i ich wpływ na przygotowanie beneficjentów do
absorpcji środków
Zmiany prawa oraz wytycznych mogą powodować utrudnienia w przygotowaniu beneficjentów do
absorpcji środków z Unii Europejskiej. Strukturę odpowiedzi na adekwatne pytanie zadane podczas
realizacji CATI ilustruje poniższy wykres.
15 Respondenci CATI szeregowali poszczególne elementy przygotowania do realizacji projektu pod względem czasochłonności. Poszczególnym elementom nadano rangi od 1 (najmniej czasochłonny) do 6 (najbardziej czasochłonny), następnie została wyliczona średnia ocen dla każdego elementu – im wyższa średnia, tym dany element został uznany za bardziej czasochłonny.
4,4 4,1 3,9 3,9
3,4
2,6
4,1 3,9 3,6
3,3 3,4 3,7
5,0
3,4
4,6 4,7
3,4
1,7
4,2 4,4 3,7 3,9
3,5
2,0
Przygotowanie dokumentacji
wraz z wnioskiem o
dofinansowanie
Przygotowanie dokumentacji
technicznej
Przygotowanie studium
wykonalności
Postępowanie w sprawie
oceny oddziaływania na środowisko
Pozyskanie praw i zezwoleń (np. pozwolenie
na budowę)
Uzyskanie prawa do
dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
84
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 51. Wpływ zmian prawa oraz wytycznych PO IiŚ powodujący utrudnienia do
przygotowania beneficjentów do absorpcji/otrzymania dofinansowania z UE? [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zgodnie z wyżej przedstawionymi danymi można stwierdzić, że wpływ zmian prawa oraz wytycznych
PO IiŚ nie powodował utrudnień w przygotowaniu beneficjentów do otrzymania środków unijnych –
odsetek odpowiedzi sygnalizujących występowanie trudności wynosi 18,6%. Najmocniej tego typu
niedogodność sygnalizowali beneficjenci I Priorytetu, jednakże nawet w tym przypadku odsetek nie
przekracza 30%.
Beneficjenci zostali w kolejnym pytaniu poproszeni o sprecyzowanie jakie przykładowe skutki niosą za
sobą zmiany wytycznych oraz prawa PO IiŚ podczas przygotowań do absorpcji środków.
4,2%
75,0%
8,3%
12,5%
6,3%
68,8%
6,3%
18,8%
0,0%
36,8%
36,8%
26,3%
3,4%
61,0%
16,9%
18,6%
Nie zaszły zmiany w prawie oraz w wytycznych
Nie utrudniły nam przygotowania do absorpcji środków
Tak, ale w niewielkim stopniu
Tak, w znacznym stopniu Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
85
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 52. Skutki zmian prawa oraz wytycznych PO IiŚ [N=21]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Odpowiedzią najczęściej wskazywaną na tak postawione pytanie był zwiększony nakład pracy –
66,7%. Beneficjenci Priorytetu I i II wskazali tę odpowiedź w 75% przypadków, częściej w porównaniu
do trzeciej osi priorytetowej (40%). Mniej więcej równo rozłożył się odsetek odpowiedzi wśród
beneficjentów wszystkich priorytetów dla odpowiedzi mówiącej, że zmiana prawa lub wytycznych
wiązała się z czasowym przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji środków unijnych (57,1%).
Większy nakład finansowy wskazało 42,9% respondentów. Pośród innych odpowiedzi znalazły się
opinie, iż skutkiem zmiany prawa było nieprzyznanie dofinansowania przez MŚ. Odnotowano
wypowiedź wskazującą konkretny obszar na który wpływ miała zmiana w zakresie wytycznych –
powtórzenie procesu opinii środowiskowej. Opinie zebrane podczas zogniskowanego wywiadu
grupowego (FGI) również potwierdzają uciążliwość prawa, która powoduje konieczność powtórzenia
opinii środowiskowej – część beneficjentów miała wykonaną ocenę, jednak ze względu na zmianę
prawa musiała wykonać drugą, co było zarówno czasochłonne jak i kosztochłonne.
Wywiad ekspercki potwierdził fakt kłopotliwości zmian prawa oraz wytycznych: zanim (…) ustawa się
zmieni, to jest jedno, ale interpretacja dotycząca wytycznych w zakresie praktycznego zastosowania
ustawy to jest druga kwestia. Ekspert twierdzi, że dobrze, gdyby tworząc nowe prawo od razu
pojawiała się interpretacja, jak to prawo stosować, co znacząco ułatwiłoby beneficjentom ograniczenie
ryzyk związanych ze zmianą prawa.
Uwaga eksperta dotycząca interpretacji nowego prawa jest istotna przede wszystkim z tego względu,
że wprowadzanie zmian w prawie oraz wytycznych PO IiŚ jest kwestią bardzo problematyczną dla
beneficjentów, która w znaczącym stopniu wpływa na stopień ich przygotowanie do absorpcji środków
jak i realizacji projektów.
20,0%
0,0%
40,0%
60,0%
40,0%
0,0%
0,0%
50,0%
50,0%
75,0%
16,7%
16,7%
41,7%
58,3%
75,0%
14,3%
9,5%
42,9%
57,1%
66,7%
Inne
Wiązało się to z zagrożeniem nieotrzymania środków
Wiązało się to z większymi kosztami finansowymi
przygotowania do absorpcji środków
Wiązało się to z czasowym przedłużeniem okresu
przygotowania do absorpcji środków
Wiązało się to z większym nakładem pracy
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
86
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do absorpcji środków
Stopień przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków UE należy
ocenić jako dobry. W zdecydowanej większości beneficjenci (ponad 80%) posiadali zabezpieczenie
wkładu własnego na realizację projektu. Należy również zaznaczyć, że pozyskanie wkładu własnego
nie było dla większości projektodawców problematyczne. Z przeprowadzonych badań ponadto wynika,
że wszystkie gminy, które obowiązywał wymóg zabezpieczenia wkładu własnego uwzględniły
inwestycję w wieloletnim planie inwestycyjnym gminy lub uchwale budżetowej oraz zapewniły na ten
cel wystarczające środki.
Podczas realizacji badania ewaluacyjnego stwierdzono także brak prób współfinansowania tych
samych projektów z różnych instrumentów UE. Fakt ten należy ocenić pozytywnie, gdyż świadczy to
o dobrej znajomości prawa wspólnotowego, które zakazuje wielokrotnego finansowania tego samego
typu operacji (typów projektów) z różnych funduszy UE. Ocena zapewnienia płynności projektom
indywidualnym również wypadła pozytywnie, gdyż zdecydowana większość - 75% beneficjentów
przewidziało sytuację przerw pomiędzy wpływem zaliczek, oraz przewidziało również środki na
zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami. Przeprowadzone wywiady
pogłębione pozwoliły stwierdzić, że beneficjenci dysponują częścią finansową studium wykonalności.
Dla ponad 70% respondentów kwestie związane z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością zgodnie
z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ były zrozumiałe, zatem nie
prowadziły do problemów po stronie beneficjentów.
Zdecydowana większość ankietowanych uznała, że wysokie koszty przygotowania wniosku
o dofinansowanie nie stanowią zagrożenia dla realizacji ich projektów.
Spośród omawianych aspektów najsilniej akcentowaną niedogodnością był wpływ zmian prawa oraz
wytycznych PO IiŚ powodujący utrudnienia przygotowania do otrzymania dofinansowania z UE dla
beneficjentów, jednakże odsetek respondentów deklarujących brak tego typu trudności przekracza
60%, co również można uznać za satysfakcjonujący wynik.
Zgodnie z powyższą analizą ogólny stopień przygotowania beneficjentów do absorpcji środków UE
należy ocenić jako dobry.
Koszty utrzymania wytworzonej w ramach projektu infrastruktury oraz trwałość projektu
Badani beneficjenci zostali poproszeni o podanie źródeł finansowych utrzymania efektów osiągniętych
w wyniku realizacji projektu. Ich swobodne wypowiedzi zostały poddane kategoryzacji, a następnie
zestawione na poniższym wykresie.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
87
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 53. Źródła finansowe utrzymania efektów projektu po zakończeniu jego realizacji [N=52]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Najczęściej (37,7% odpowiedzi) beneficjenci wskazywali na publiczny charakter środków
przeznaczonych na utrzymanie efektów realizacji projektu. Były to przede wszystkim budżety miast,
gmin oraz środki państwowe. Nieco rzadziej deklarowano, że powstała infrastruktura będzie
generować dochody, które pozwolą na jej utrzymanie oraz, że utrzymanie zostanie sfinansowane ze
środków własnych beneficjenta (po 28,3% wskazań). Marginalnie, wskazywanymi źródłami
finansowania były fundusze celowe, które uzyskały 1,9% wskazań. Również 1,9% beneficjentów
przyznało, że na utrzymanie efektów realizacji projektu nie przeznaczono żadnych środków.
Pierwszym badanym czynnikiem, mogącym wpłynąć na zakres rzeczowy projektu, był obowiązek
utrzymania powstałej w ramach projektu infrastruktury. Zestawienie odpowiedzi, dotyczących
zaistnienia bądź nie omawianego wpływu prezentuje poniższy wykres.
1,9%
1,9%
28,3%
28,3%
37,7%
Nie przeznaczono środków
Fundusze celowe
Środki własne
Infrastruktura sama przynosi dochody
Środki publiczne
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
88
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 54. Zaistnienie wpływu obowiązku utrzymania powstałej w ramach projektu
infrastruktury na określenie zakresu rzeczowego inwestycji [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jedynie w przypadku 11,9% badanych projektów, wpływ na określenie zakresu rzeczowego inwestycji
miał obowiązek utrzymania infrastruktury, powstałej w jej wyniku. W 74,6% realizowanych projektów
nałożony obowiązek takiego wpływu nie wywarł, zaś w 13,6% respondenci nie byli w stanie określić
jak było.
Na ogólny rozkład odpowiedzi złożyły się wyniki uzyskane w ramach poszczególnych Priorytetów. Co
piąty beneficjent projektu, realizowanego w ramach III osi priorytetowej, zadeklarował wpływ
obowiązku utrzymania powstałej infrastruktury na zakres rzeczowy inwestycji. W przypadku badanych
z Priorytetu II odsetek ten był niemal dwa razy mniejszy i wyniósł 11,8%. W przypadku Priorytetu
I nikt nie zadeklarował, iż omawiana relacja miała miejsce. Jednocześnie w ramach tego Priorytetu,
największy odsetek respondentów (83,3%), wyraził pewność, iż obowiązek utrzymania powstałej
infrastruktury nie wywarł wpływu na zakres rzeczowy inwestycji. W pozostałych dwóch Priorytetach
odsetek ten był o kilkanaście procent niższy i wyniósł 70,8% dla Priorytetu III i 70,6% dla Priorytetu
II. Warto zauważyć, iż kilkunastu respondentów, prowadzących projekty w ramach Priorytetów I i II,
nie potrafiło udzielić odpowiedzi na tak postawione pytanie. W przypadku Priorytetu III było to jedynie
8,3%.
Drugim diagnozowanym czynnikiem, mogącym wpłynąć na zakres rzeczowy projektu, był obowiązek
zapewnienia trwałości inwestycji. Zestawienie odpowiedzi dla całego badania i z podziałem na
poszczególne Priorytety zostało przedstawione w poniższej tabeli.
8,3%
70,8%
20,8%
17,6%
70,6%
11,8%
16,7%
83,3%
0,0%
13,6%
74,6%
11,9%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
89
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 56. Wpływ obowiązku zapewnienia trwałości projektu na określenie zakresu
rzeczowego inwestycji [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Okazuje się, że obowiązek zapewnienia trwałości projektu wpłynął na jego zakres rzeczowy jedynie
w 11,9% przypadków. Zdecydowanie częściej – w 76,3% omawianych projektów, respondenci
deklarowali, iż taka relacja nie miała miejsca. Co dziewiąty beneficjent nie potrafił zaś jednoznacznie
odpowiedzieć na to pytanie.
Zestawienie uzyskanych rozkładów odpowiedzi w podziale na Priorytety pokazuje znaczną różnicę
pomiędzy I i II a III osią priorytetową. W przypadku dwóch pierwszych jedynie kolejno 5,6% i 5,9%
beneficjentów zadeklarowało wpływ nałożonego obowiązku na zakres rzeczowy ich projektu.
W ramach Priorytetu III odsetek ten był zaś niemal czterokrotnie większy i wyniósł 20,8%. Odsetek
beneficjentów pewnych, że omawiany wpływ nie miał miejsca, był jednak we wszystkich trzech osiach
priorytetowych bardzo zbliżony i wyniósł kolejno: 77,8% w przypadku Priorytetu I, 76,5%
w przypadku Priorytetu II i 75,0% w przypadku Priorytetu III. Różnica w odsetku deklaracji
pozytywnych była wynikiem braku wiedzy o omawianym zagadnieniu. Odpowiedzi nie udzieliło
bowiem czterokrotnie więcej respondentów z I i II osi priorytetowej (dokładnie 16,7% i 17,6%
spośród nich) niż z Priorytetu III (4,2%).
4,2%
75,0%
20,8%
17,6%
76,5%
5,9%
16,7%
77,8%
5,6%
11,9%
76,3%
11,9%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
90
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3.1.3. Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych
i zewnętrznych
Wydzielenie specjalnej jednostki organizacyjnej mające na celu identyfikację ryzyka na
etapie przygotowania projektu
Kolejnym z obszarów poddanym analizie w toku badania ewaluacyjnego była ocena przygotowania
beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych. Dzięki metodom takim jak: analiza
danych zastanych (desk research), wywiad telefoniczny (CATI) oraz indywidualne wywiady pogłębione
można wnioskować przede wszystkim na temat tego, czy beneficjenci wydzielili specjalne jednostki
organizacyjne odpowiedzialne za identyfikację ryzyk, jak proces ten został przez nich zorganizowany
oraz jakie działania podjęli oni w celu minimalizacji tych zagrożeń.
Do grupy najważniejszych czynników, gwarantujących sukces realizacji projektu infrastrukturalnego,
zaliczane jest powołanie dodatkowej struktury instytucjonalnej, w której zadania członków bazować
mają na przygotowaniu, organizacji i monitorowaniu postępów projektu na trzech płaszczyznach:
technicznej, finansowej oraz prawno-organizacyjnej.16 Badania CATI dostarczyły wniosków na temat
tego, iż ponad połowa beneficjentów (54,1%) w swoich strukturach projektowych przewidziała
miejsca pracy dla osób, zajmujących się identyfikacją ryzyk na etapie przygotowania projektu. Jak
wynika z analiz w obszar ten zaangażowanych było około 125 osób (co w przeliczeniu wyniosło blisko
4 osoby w jednym projekcie). Co ważne, spośród 55 uczestników badania, określających zakres
działalności osób odpowiedzialnych za zagadnienia ryzyk, blisko 70% wskazało, iż kompetencje tych
pracowników wykorzystywane były w różnych obszarach, bez traktowania identyfikacji zagrożeń dla
projektu jako jedynego i priorytetowego zadania. Warto w tym momencie podkreślić, iż osoby, które
nie były obarczone dodatkową pracą, a cały zakres ich działalności skupiał się na przewidywaniu ryzyk
stanowiły według beneficjentów jedynie 7%. Jak obrazuje poniższy wykres zauważyć możemy pewne
rozbieżności wynikające z realizacji projektów wśród trzech osi priorytetowych. Blisko 53% osób
w Priorytecie I. odpowiedzialnych za zagadnienie ryzyk miało także inne obowiązki wynikające
z realizacji projektu. W Priorytecie II i III procent ten wyniósł natomiast odpowiednio 66,7 i 82,6.
Niewątpliwie warto zauważyć, iż w toku realizacji projektów osoby, w których kompetencjach leżały
jedynie zagadnienia zagrożeń stanowiły zdecydowaną mniejszość.
Jak mówi o tym jeden z przedstawicieli Instytucji Wdrażającej: (…) myślę, że to jest konieczne (…),
inaczej pracuje się z osobami, których jedynym zadaniem jest prowadzenie takiego projektu. (na
podstawie IDI)
Dobrą praktyką w tym zakresie byłoby wydzielanie przez beneficjentów oddzielnych stanowisk dla
osób, które odpowiedzialne byłyby jedynie za obszar identyfikacji ryzyk, które mogą pojawić się
podczas projektu. Niewątpliwie spowodować to może zarówno lepszą organizację, jak i zwiększenie
prawdopodobieństwa zakończenia określonego projektu sukcesem.
16 Agrotec Polska Sp. z.o.o, Scott Wilson; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ”, Warszawa, Grudzień 2010
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
91
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 57. Inne obowiązki osób odpowiedzialnych za obszar identyfikacji ryzyk w projekcie
[N=55]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Organizacja procesu identyfikacji ryzyka na etapie przygotowania projektu
Jak wynika z analizy desk research ocena wykonalności przedsięwzięcia jest jednym z podstawowych
elementów, warunkujących uzyskanie dofinansowania. Co ważne dobre praktyki sugerują wzięcie pod
uwagę w tym zakresie takich elementów, jak:
regulacje prawa europejskiego i polskiego, które mają zastosowanie do określenia beneficjenta
projektu,
zagadnienia pomocy publicznej, w tym konieczność notyfikacji;
istniejące stosunki instytucjonalne,
obecne i przyszłe stosunki własnościowe (tabor, infrastruktura),
problematyka źródeł finansowania projektu, z uwzględnieniem wariantu bez finansowania projektu
ze środków UE,
konsekwencje podatkowo – finansowe, w tym możliwość odzyskania VAT.17
Z przeprowadzonych badań CATI wynika, iż beneficjenci najczęściej proces identyfikacji ryzyk
organizowali wokół studium wykonalności projektu. Co ważne z punktu widzenia projektów
infrastrukturalnych dokument ten odpowiada na najważniejsze pytania dotyczące danego
przedsięwzięcia, a także jak możemy dostrzec dzięki przeprowadzonej analizie umożliwia zarysowanie
również obszaru najważniejszych zagrożeń. Częstą odpowiedzią wśród beneficjentów, dotyczącą
określania ryzyk był również fakt zlecenia tego podmiotom zewnętrznym, jak i sporządzanie
szczegółowych harmonogramów z uwzględnieniem pewnych przesunięć czasowych. W wielu
przypadkach wykorzystywana była także wiedza ekspertów, którzy stanowili dobre źródło informacji
na tematy związane z obszarem zagrożeń poszczególnych projektów. Wśród innych elementów, wokół
17 Tamże.
17,4%
0,0%
82,6%
20,0%
13,3%
66,7%
35,3%
11,8%
52,9%
23,6%
7,3%
69,1%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
92
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
których organizowany był proces określania ryzyk projektu beneficjenci wymieniali takie jak np.
szeroko pojęte konsultacje społeczne, czy duże doświadczenie beneficjentów w tym zakresie. Wyniki
te potwierdzają również przeprowadzone wywiady pogłębione. Jeden z respondentów,
ustosunkowując się do istotności doświadczenia beneficjentów mówi o tym w następujący sposób:
…czy beneficjent wcześniej realizował jakieś projekty inwestycyjne, infrastrukturalne, a jeszcze
dodatkowo finansowane z funduszy unijnych, ma kluczowe znaczenie dla sprawności realizacji
projektu.
Jak wynika z powyższych słów doświadczenie jest bardzo istotnym czynnikiem, który może pomóc
aplikującym o środki unijne w lepszej identyfikacji ryzyk na etapie przygotowania projektu. Co warto
podkreślić jednak wszyscy beneficjenci uczą się w trakcie i w zasadzie polega to na tym, że muszą
dostosować wszystkie swoje procedury wewnętrzne do wymagań PO IiŚ.
Rozmówcy podkreślają również, iż próba określenia przez beneficjentów zagrożeń na etapie
przygotowania projektu często może być niewłaściwa, gdyż nie są oni w stanie przewidzieć wszystkich
ryzyk.
Co ważne wśród innych elementów, które wymienione były przez beneficjentów jako te służące do
określania zagrożeń dla realizacji projektu pojawiły się również szeroko pojęte narady czy „burze
mózgów” wśród pracowników.
Działania zaradcze minimalizujące najpoważniejsze ryzyka (te o największym
prawdopodobieństwie wystąpienia i najpoważniejszych skutkach)
Beneficjenci w większości podjęli działania zaradcze, mające na celu minimalizację najpoważniejszych
ryzyk. Wśród najczęściej wymienianych przez nich pojawiły się takie elementy, jak:
bieżące monitorowanie wszystkich etapów projektu,
aktywny kontakt z ekspertami,
zwiększenie zatrudnienia osób kompetentnych w określonych obszarach projektu,
tworzenie kart ryzyk,
racjonalna kalkulacja wszystkich kosztów,
wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za czuwanie nad prawidłową realizacją projektu,
przerzucanie ryzyka na wykonawców.
Wyniki te potwierdzają również indywidualne wywiady pogłębione. Warto także podkreślić, że do
środków zaradczych jakie beneficjenci podejmują w celu minimalizacji zagrożeń można zaliczyć
również korzystanie z porad prawnych jak i wcześniej zdobyte doświadczenie.
Co ważne w zakresie doświadczenia, beneficjenci którzy realizowali wcześniej projekty
infrastrukturalne podczas minimalizacji ryzyk wykorzystują bardzo często wiedzę, jaką nabyli w toku
uczestnictwa w innych tego typu przedsięwzięciach. Natomiast „ci, którzy nie mają tego doświadczenia
bazują na doświadczeniu konsultantów. Jeżeli mają jakieś problemy, to starają się znaleźć firmę
konsultingową, czy doradczą, która by im pomogła.(na podstawie IDI).
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
93
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3.2. Ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektów
W toku realizacji badania ewaluacyjnego została przeprowadzona ocena ryzyk zidentyfikowanych
przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu. W celu kompleksowej analizy sytuacji, zbadane
zostały następujące zagadnienia:
ryzyka związane z organizacją wewnętrzną beneficjenta oraz zakresem rzeczowym projektu,
które zostały zidentyfikowane przez wnioskodawców na etapie przygotowania projektu,
ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne związane z kwestiami finansowymi (absorpcja środków UE),
które zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu,
pozostałe ryzyka zewnętrzne zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie
przygotowania projektu,
sposób przygotowań beneficjentów do zmniejszenia negatywnych skutków ryzyk, których nie
można było przewidzieć na etapie przygotowania projektu (np. niestabilność prawa, zmiany
w wytycznych itp.),
stopień występowania oczywistych ryzyk, których identyfikacja nie powinna nastręczać
problemów, ale które nie zostały ujęty na etapie przygotowania projektu.
Przeprowadzona na potrzeby badania ewaluacyjnego analiza desk research potwierdza istotną rolę
trafnej identyfikacji ryzyk: Niebagatelną rolę w zarządzaniu ryzykiem projektu odgrywa faza
koncepcyjna, inaczej przygotowawcza, w której zapada decyzja o przyjęciu projektu do realizacji.
W tej fazie należy dokonać identyfikacji ryzyka między innymi w sferze organizacyjnej, technicznej,
prawnej oraz źródeł finansowania i przyszłej wykonalności ekonomiczno-finansowej w fazie
eksploatacji, aby podjąć racjonalną decyzję o wdrożeniu projektu lub jego zaniechaniu.18
Dane pozyskane podczas wywiadów telefonicznych CATI pozwoliły na analizę spodziewanych przez
beneficjentów problemów związanych z organizacją wewnętrzną projektu.
18 Studium wykonalności jako narzędzie zarządzania ryzykiem w projektach infrastrukturalnych [w:] Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach, Seria: Administracja i Zarządzanie nr 9, Siedlce 2011
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
94
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 58. Poziom identyfikacji problemów związanych z organizacją wewnętrzną projektu na
etapie przygotowania projektu [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zgodnie z danymi przedstawionymi na powyższym wykresie prawie 70% beneficjentów nie określiło
zagrożeń dotyczących organizacji wewnętrznej na etapie przygotowania projektu. Największy odsetek
beneficjentów, którzy nie stwierdzili wyżej wymienionego ryzyka wystąpił wśród respondentów
Priorytetu I (83,3%). Analizując strukturę projektodawców deklarujących identyfikację ryzyka
związanego z organizacją projektu możemy dostrzec, że występują różnice pomiędzy poszczególnymi
Priorytetami – ogólny wynik na poziomie 26,7% twierdzących odpowiedzi nie oddaje w pełni
faktycznej sytuacji. Jedynie 11% respondentów I Priorytetu wskazała na identyfikację omawianego
ryzyka, podczas gdy wśród beneficjentów Priorytetu II oraz III odsetek ten był wyższy i wynosił
odpowiednio 35,3% oraz 32%.
Posiłkując się powyższymi danymi można stwierdzić, że większość beneficjentów nie spodziewała się
zagrożeń związanych z jednostką powołaną do realizacji projektu – darzyła zaufaniem zatrudnione
w tym celu osoby i posiadane przez nie kompetencje.
Dla beneficjentów deklarujących identyfikację ryzyka związanego z organizacją wewnętrzną projektu
została zsumowana łączna wartość alokacji funduszy unijnych. Poniższa tabela prezentuje procent
alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane z organizacją wewnętrzną.
Tabela nr 3. Procent alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane z organizacją wewnętrzną.
I Priorytet II Priorytet III Priorytet
procent w stosunku do projektów
objętych badaniem (N=61) 14,4% 29,3% 76,4%
procent w stosunku do całości projektów indywidualnych (N=75)
6,9% 24,4% 60,8%
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.
4,0%
64,0%
32,0%
5,9%
58,8%
35,3%
5,6%
83,3%
11,1%
5,0%
68,3%
26,7%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
95
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Największy odsetek alokacji środków unijnych, których beneficjenci zdiagnozowali ryzyko związane
z organizacją wewnętrzną projektu wystąpił w trzecim priorytecie, najmniejszy w pierwszej osi
priorytetowej.
Pogłębieniu omawianego tematu posłużyło kolejne pytanie dotyczące konkretnych przykładów ryzyk,
które zostały przewidziane przez beneficjentów.
Wykres nr 59. Ryzyka oraz problemy związane z organizacją wewnętrzną projektu zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=16]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
12,5%
12,5%
12,5%
12,5%
25,0%
12,5%
25,0%
37,5%
50,0%
62,5%
100,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
16,7%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
50,0%
50,0%
50,0%
0,0%
50,0%
43,8%
6,3%
6,3%
6,3%
12,5%
12,5%
18,8%
25,0%
31,3%
37,5%
Inne
Niewłaściwy podział zadań
Ograniczone zasoby czasowe spowodowane innymi zajęciami
Brak systemu przepływu informacji
Problemy z biurem projektu
Małe doświadczenie zespołu projektowego
Praca zespołu projektowego po godzinach
Problemy z terminowym wykonywaniem poszczególnych
zadań
Rotacja w zespole projektowym
Niewystarczająca liczba osób w zespole projektowym
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
96
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Najczęściej wymieniane ryzyka dotyczące organizacji wewnętrznej projektu wskazywane przez
beneficjentów pierwszej osi priorytetowej podczas badania telefonicznego w CATI to:
niewystarczająca liczba osób w zespole projektowym (37,5%),
problemy z terminowym wykonywaniem poszczególnych zadań (25%),
praca zespołu projektowego po godzinach (18,8%),
zbyt małe doświadczenie zespołu projektowego (12,5%).
Beneficjenci III Priorytetu najczęściej wskazywali niewystarczającą liczbę osób w zespole oraz rotację
w obrębie JRP. Beneficjenci II Priorytetu okazali się respondentami najczęściej wskazującymi
odpowiedź inne. Kategoria ta pozwalała ankietowanym na swobodną wypowiedź, pośród komentarzy
beneficjentów dotyczących możliwych ryzyk związanych z organizacją znalazły się takie wypowiedzi
jak: dobór niewłaściwych osób, ryzyko polityczne - nowa władza, która mogłaby spowodować
wymianę zespołu oraz wynagrodzenie.
Zakres rzeczowy projektu stanowi także potencjalne źródło zagrożeń podczas realizacji projektów.
Wykres nr 60. Zidentyfikowane na etapie przygotowania projektu przez beneficjentów problemy związane z zakresem rzeczowym projektu [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Analizując dane przedstawione na powyższym wykresie możemy stwierdzić, że niemalże 40%
beneficjentów postrzegało zakres rzeczowy projektu jako potencjalne źródło problemów mogących
utrudnić jego realizację. Stanowi to znaczącą różnicę w porównaniu do ryzyk dostrzeganych przez
respondentów dotyczących organizacji wewnętrznej projektu. Ankietowani reprezentujący I Priorytet
wykazali najmniejszą obawę wystąpienia problemów na tym polu podczas przygotowania projektu
(27,8%), beneficjenci pozostałych dwóch osi zadeklarowali większą świadomość tego ryzyka (41,2%
oraz 44%). Z kolei 23,5% beneficjentów II Priorytetu nie potrafiło określić swojego zdania na ten
temat.
Dla beneficjentów deklarujących identyfikację ryzyka związanego z zakresem rzeczowym projektu
została zsumowana łączna wartość alokacji funduszy unijnych. Poniższa tabela prezentuje procent
alokacji w projektach, w których zdiagnozowano wspomniane ryzyko.
0,0%
56,0%
44,0%
23,5%
35,3%
41,2%
5,6%
66,7%
27,8%
8,3%
53,3%
38,3%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
97
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Tabela nr 4. Procent alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane z
zakresem rzeczowym projektu
I Priorytet II Priorytet III Priorytet
procent w stosunku do projektów
objętych badaniem (N=61) 20,9% 27,5% 56,8%
procent w stosunku do całości
projektów indywidualnych (N=75) 12,4% 22,8% 45,1%
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research
Zgodnie z danymi przedstawionymi w powyższej tabeli, największy procent projektów w których
zdiagnozowano ryzyko związane z zakresem rzeczowym projektu wystąpił w trzeciej osi priorytetowej.
Ankietowani beneficjenci wskazujący na identyfikację ryzyka dotyczącą zakresu rzeczowego projektu
zostali poproszeni o wskazanie możliwych źródeł problemów.
Wykres nr 61. Ryzyka oraz problemy związane z zakresem rzeczowym projektu zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=22]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Pośród poszczególnych odpowiedzi pojawiają się takie przykłady zagrożeń, jak problemy
z ostatecznym zdefiniowaniem zakresu rzeczowego projektu - 27,3% (głównie wskazywany przez
beneficjentów III Priorytetu – 50%), konieczność wprowadzania zmian w zakresie rzeczowym projektu
22,7%. Również najczęściej ten potencjalny problem identyfikowali beneficjenci III priorytetu (40%).
20,0%
20,0%
20,0%
40,0%
50,0%
71,4%
0,0%
14,3%
14,3%
14,3%
60,0%
40,0%
40,0%
0,0%
0,0%
45,5%
18,2%
22,7%
22,7%
27,3%
Inne
Pominięcie niektórych zadań w zakresie rzeczowym projektu
Problemy z terminową realizacją zadań wyszczególnionych w
zakresie rzeczowym projektu
Konieczność wprowadzenia zmian w zakresie rzeczowym projektu
Problemy z ostatecznym zdefiniowaniem zakresu
rzeczowego projektu
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
98
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Ryzyko związane z terminową realizacją zadań wyszczególnionych w zakresie rzeczowym projektu
wskazało 40% respondentów I osi priorytetowej, 20% beneficjentów III Priorytetu oraz 14,3%
ankietowanych reprezentujących II Priorytet. Stosunkowo często wskazywane były również inne
odpowiedzi, takie jak np. problemy z pozyskaniem prawa do dysponowania gruntem pod
planowaną inwestycję – niedogodności te dotyczyły również działek prywatnych, problemów
związanych z wykupem posesji poszczególnych osób.
Problemy związane z kwestiami finansowymi mogą stanowić szczególne zagrożenie dla omawianych
projektów indywidualnych ze względu na wielkość przedsięwzięć.
Wykres nr 62. Zidentyfikowane na etapie przygotowania projektu przez beneficjentów problemy kwestiami finansowymi [N=60]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Świadomość wynikającą z tego typu zagrożeń na etapie przygotowania projektu zadeklarowało 45%
ankietowanych beneficjentów, co w porównaniu do dwóch poprzednio omawianych obszarów stanowi
istotną różnicę. Największy stopień identyfikacji wspomnianych wyżej problemów zadeklarowali
beneficjenci Priorytetu III (48%), najmniejszy natomiast beneficjenci Priorytetu II (35,3%). Znaczący
odsetek beneficjentów drugiej osi priorytetowej nie określił swojego stanowiska w tej sprawie 23,5%.
Respondenci zapytani o przykłady zidentyfikowanych ryzyk dotyczących kwestii finansowych wskazali
na obszary zagrożeń przedstawione na poniższym wykresie.
4,0%
48,0%
48,0%
23,5%
41,2%
35,3%
16,7%
33,3%
50,0%
13,3%
41,7%
45,0%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
99
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 63. Ryzyka oraz problemy związane z kwestiami finansowymi zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=26]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Z podobną częstotliwością zostały wskazane takie kwestie niosące potencjalne zagrożenia związane
z finansowaniem projektów, jak:
problemy z pozyskaniem źródeł finansowania (46,2%),
problemy z wygospodarowaniem odpowiedniej wielkości środków (42,3%),
problemy z płynnością finansową (42,3%),
Długie okresy rozliczeniowe zostały wskazane jako potencjalne zagrożenie najczęściej przez
beneficjentów I Priorytetu (33,3%). Znaczący odsetek beneficjentów wskazał inne zidentyfikowane
ryzyka takie jak: podatki od nieruchomości, oprocentowanie kredytu, kwalifikowalność wydatków na
JRP oraz brak procedur obiegu środków finansowych.
Tabela nr 5. Procent alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane z
kwestiami finansowymi
I Priorytet II Priorytet III Priorytet
procent w stosunku do projektów
objętych badaniem (N=61) 42,2% 25,7% 70,8%
procent w stosunku do całości
projektów indywidualnych
(N=75)
20,2% 21,4% 56,3%
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research
36,4%
9,1%
27,3%
45,5%
45,5%
33,3%
0,0%
33,3%
16,7%
50,0%
44,4%
33,3%
66,7%
55,6%
44,4%
38,5%
15,4%
42,3%
42,3%
46,2%
Inne
długie okresy rozliczeniowe
problemy z płynnością finansową
problemy z wygospodarowaniem odpowiedniej wielkości środków
problemy z pozyskaniem źródeł finansowania
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
100
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Zgodnie z danymi przedstawionymi w powyższej tabeli, największy procent projektów w których
zdiagnozowano ryzyko związane z kwestiami finansowymi wystąpił w trzeciej osi priorytetowej.
Przeprowadzona analiza desk research pozwoliła wytypować następujące zagrożenia związane
z kwestiami finansowymi:
• utrata płynności finansowej,
• przekroczenie budżetu projektu,
• wzrost wydatków niekwalifikowanych,
• opóźnienia w płatnościach,
• zmiana kursu walut,
• wzrost kosztów realizacji inwestycji.
• nieprawidłowe oszacowanie wymaganej wielkości finansowania (finansowanie pomostowe, wydatki
niekwalifikowane).19
Zjawiska zewnętrzne są obszarem ryzyk, na które niewielki wpływ mają beneficjenci realizujący
projekt, jednakże rzetelna identyfikacja potencjalnych zagrożeń tego typu może pomóc wyeliminować
bądź złagodzić ewentualne skutki ich wystąpienia.
Wykres nr 64. Przewidywane na etapie przygotowania projektu problemy związane ze zjawiskami
zewnętrznymi wobec projektu [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Ryzyka tego typu zidentyfikowało 45,8% beneficjentów. Najrzadziej zagrożenia związane ze
zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu dostrzegali respondenci III Priorytetu (25%), natomiast
najwyższy odsetek wskazań wystąpił w I Priorytecie (61,1%), niewiele niższy odnotowano w II
19 PAG Uni Consult; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Gotowość szkół wyższych do realizacji projektów kluczowych w ramach XIII Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko: Infrastruktura szkolnictwa wyższego”, Warszawa, Kwiecień 2009
4,2%
70,8%
25,0%
5,9%
35,3%
58,8%
16,7%
22,2%
61,1%
8,5%
45,8%
45,8%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
101
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Priorytecie 58,8%. Zdecydowanie najczęściej wymieniane w tym obszarze ryzyka przez beneficjentów
miały związek z niepewną sytuacją w branży budowlanej - kłopoty firm, które wygrały przetarg,
sytuacje zamykania tego typu przedsiębiorstw, bądź duże zróżnicowanie cen za usługi w tej branży
stanowią realne zagrożenia dla beneficjentów realizujących projekty. Pośród nielicznych innych
zagrożeń zewnętrznych zostały wymienione przez beneficjentów zmiany prawa oraz zjawiska losowe,
takie jak np. powódź.
Tabela nr 6. Procent alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane ze
zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu
I
Priorytet
II
Priorytet
III
Priorytet
procent w stosunku do projektów objętych badaniem
(N=61) 63,5% 56,2% 44,1%
procent w stosunku do całości projektów indywidualnych
(N=75) 30,4% 46,8% 35,1%
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research
Zgodnie z danymi przedstawionymi w powyższej tabeli, największy procent projektów, w których
zdiagnozowano ryzyko związane z ryzyko związane ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu
wystąpił w pierwszej osi priorytetowej, analizując procent w stosunku do projektów objętych
badaniem, natomiast zwracając uwagę na procent w stosunku do całości projektów indywidualnych
największy odsetek wystąpił w drugiej osi priorytetowej.
W toku telefonicznych wywiadów pogłębionych beneficjenci podkreślali konieczność przewidywania
problemów związanych z wykonawcami etapów budowlanych: Dawaliśmy sobie zawsze pewien zapas.
Należy przewidzieć na etapie podpisywania (…), przygotowania projektu, że wynikną jakieś
opóźnienia. Inny uczestnik wywiadu podkreślił, że każdy z reguły zaczyna z dużym optymizmem
realizację projektu, co w pewnym stopniu utrudnia identyfikację ryzyk na wcześniejszych etapach
realizacji projektu. Uczestnicy wywiadów bardzo często deklarują, że w kwestii określania
potencjalnych ryzyk głównie opierają się na studium wykonalności.
Dzięki danym uzyskanym podczas desk research można wskazać następujące potencjalne ryzyka na
które powinni zwracać uwagę realizatorzy projektów:
• ryzyko wyboru projektu nieuzasadnionego, tzn. takiego, który nie odpowiada na ważne
potrzeby społeczne – ryzyko tego rodzaju jest ograniczane poprzez analizę otoczenia społeczno-
gospodarczego projektu i problemów, które ma rozwiązać przeprowadzenie projektu, analizę
interesariuszy, ich problemów i potrzeb oraz konfrontację wyników tych analiz z zapisami
strategicznych programów inwestycyjnych gminy (Wieloletni Plan inwestycyjny jako element Strategii
Rozwoju Lokalnego);
• ryzyko dotyczące planowanych rozwiązań technicznych i technologicznych – takiemu ryzyku
ma zapobiec analiza zakresu rzeczowego i możliwych wariantów;
• ryzyko prawne i instytucjonalne – w tym zakresie mieszczą się np. nieuregulowane kwestie
własności gruntów, na których ma powstać infrastruktura, albo kwestia wyłonienia wykonawcy
w drodze przeprowadzenia procedury zamówień publicznych;
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
102
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
• ryzyko zachowania ram czasowych projektu – takiemu ryzyku ma zapobiec przygotowanie
w fazie programowania harmonogramu uwzględniającego możliwe, czasowe przesunięcia terminów
realizacji poszczególnych etapów;
• ryzyko finansowe, związane z opracowanym budżetem zadań i działań oraz źródłami
finansowania projektu oraz ryzyko błędnej kalkulacji efektów ekonomiczno-finansowych – ograniczaniu
tej kategorii ryzyka służy opracowanie rachunku kosztów i korzyści oraz analizy wrażliwości
wskaźników charakteryzujących projekt, w sytuacji zmian istotnych składników, np. kosztów
inwestycyjnych.20
Przygotowanie do zmniejszenia negatywnych skutków nieprzewidzianych ryzyk
Kolejne zagadnienie dotyczyło przygotowania beneficjentów do zmniejszenia negatywnych skutków
ryzyk, których nie można było przewidzieć na etapie przygotowania projektu. Pojawiały się również
sugestie, aby rozpoczynać projekt zaraz po otrzymaniu pozwolenia na budowę, nie czekając na
dofinansowanie. Respondentom umożliwiono udzielenie swobodnych wypowiedzi, które następnie
zostały skategoryzowane i zestawione na poniższym wykresie.
Wykres nr 65. Sposób przygotowania do rozwiązania/zmniejszenia negatywnych skutków problemów, nieprzewidzianych na etapie przygotowania projektu [N=23]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
20 Studium wykonalności jako narzędzie zarządzania ryzykiem w projektach infrastrukturalnych [w:] Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach, Seria: Administracja i Zarządzanie nr 9, Siedlce 2011
34,8%
4,3%
4,3%
4,3%
4,3%
4,3%
4,3%
4,3%
8,7%
8,7%
17,4%
Nie było możliwości wcześniejszego przygotowania się
Stosowne zabezpieczenia w warunkach umowy
Szukanie alternatywnych źródeł finansowania
Wykonana ekspertyza
Zmniejszenie zakresu rzeczowego
Zwiększenie nadzoru nad realizacją
Próby zabezpieczenia środków kwalifikowanych w budżecie
Przeprowadzanie szkoleń
Wydłużenie terminu realizacji projektu
Przygotowanie zachowawczego harmonogramu
Korzystanie z konsultacji ekspertów zewnętrznych
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
103
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Badani niezwykle rzadko podejmowali kroki, mające na celu rozwiązanie lub minimalizację
nieprzewidzianych problemów. Odpowiedzi udzieliło jedynie 23 respondentów i aż 34,8% spośród nich
przyznało, że nie mieli możliwości wcześniejszego przygotowania się do nieprzewidzianych sytuacji.
Najczęściej wskazywanym sposobem przygotowania się na nieprzewidziane okoliczności okazały się
konsultacje ekspertów zewnętrznych. Praktykowanie tego rozwiązania zadeklarowało 17,4%
beneficjentów. Nieco mniej, bo po 8,7% badanych za działanie zapobiegawcze uznało odpowiednio
przygotowany harmonogram oraz wydłużenie terminu realizacji projektu. Działania te pozwoliły
wygospodarować więcej czasu na rozwiązywanie nieprzewidzianych trudności. Po 4,3%
odpowiadających zastosowało następujące działania, mające na celu zabezpieczenie środków
finansowych: zmniejszenie zakresu rzeczowego projektu, próbę zabezpieczenia środków
kwalifikowanych w budżecie oraz szukanie alternatywnych źródeł finansowania. Również po 4,3%
badanych wskazało na: przeprowadzenie szkoleń, zwiększających kompetencje pracowników na
wypadek nieprzewidzianych trudności; zawarcie stosownych zabezpieczeń w warunkach umowy;
zwiększenie nadzoru nad realizacją inwestycji przez wykonawcę oraz wykonanie ekspertyzy.
Żaden z respondentów nie skorzystał ze wskazywanej w innym badaniu, dobrej praktyki w tym
zakresie, którą jest prowadzenie równoległych prac nad studium wykonalności oraz dokumentacją
środowiskową. Takie działanie pozwala zaoszczędzić czas, a tym samym łagodzić skutki przyszłych
problemów.21 Analiza danych jakościowych wykazała jednak, że szczególny nacisk położony został
właśnie na należyte przygotowanie do projektu tak, by móc zachować rezerwy czasowe na
nieprzewidziane problemy. Celowi temu służą: wykonanie właściwej dokumentacji aplikacyjnej oraz
sporządzenie realnego harmonogramu. Bardzo optymistyczną procedurą jest wskazywane
w wywiadach udzielonych przez WFOŚ uczenie się z doświadczenia. Okoliczności nieprzewidziane,
które wystąpiły w ramach projektu, służą do opracowania procedur zapobiegawczych dla przyszłych
inwestycji. Jeden z podanych przykładów dotyczył niewypałów zlokalizowanych w miejscu budowy,
które stanowiły zagrożenie dla mieszkańców. Następne projekty zostały objęte wytycznymi
dotyczącymi konieczności sprawdzenia i zabezpieczenia terenu przed rozpoczęciem prac.
Wystąpienie oczywistych ryzyk
Beneficjenci poproszeni zostali o wskazanie oczywistych problemów, które wystąpiły, mimo że nie
zostały przewidziane na etapie przygotowania projektu. Struktura odpowiedzi została przedstawiona
w poniższej tabeli.
21 Agrotec Polska Sp. z o.o. i Scott Wilson, Badanie ewaluacyjne pn.: Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ, Grudzień 2010
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
104
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 66.Zaistnienie problemów nieprzewidzianych na etapie przygotowania projektu [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Nieco ponad połowa badanych (55,9%) przyznała, iż w trakcie realizacji projektu napotkano problemy
nieprzewidziane w fazie jego przygotowywania. Co trzeci beneficjent nie dostrzegł takich problemów,
zaś co dziesiąty nie potrafił udzielić odpowiedzi na to pytanie.
Struktura odpowiedzi znacząco różniła się w zależności od osi priorytetowej, w ramach której
prowadzony był projekt. Na nieprzewidziane problemy natrafiło 66,7% beneficjentów Priorytetu I,
62,5% beneficjentów Priorytetu III i tylko 35,3% beneficjentów Priorytetu II. Tak duża różnica
odpowiedzi wynika z faktu, iż w przypadku Priorytetu II najczęściej deklarowano niewystąpienie takich
problemów (41,2% wskazań), a w aż 23,5% przypadków udzielono odpowiedzi ,,Nie wiem, trudno
powiedzieć".
Beneficjenci nie są w stanie przewidzieć ryzyk, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu,
dlatego pomocne byłoby opracowanie zbioru najczęściej występujących problemów/ryzyk.
Beneficjenci otrzymali możliwość swobodnego opisania nieprzewidzianych problemów, które napotkali.
Odpowiedzi zostały skategoryzowane, a następnie zestawione na poniższym wykresie.
0,0%
37,5%
62,5%
23,5%
41,2%
35,3%
11,1%
22,2%
66,7%
10,2%
33,9%
55,9%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
105
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 67. Rodzaje problemów nieprzewidzianych na etapie przygotowania projektu
[N=29]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Najczęściej przytaczanym przez beneficjentów nieprzewidzianym problemem była upadłość
wykonawców, którą wskazał co piąty udzielający odpowiedzi. Często problemem okazywały się
również przedłużające się procedury administracyjne, związane zwłaszcza z uzyskiwaniem
wymaganych pozwoleń. Ich wystąpienie zadeklarowało 17,2% badanych. Po 13,8% beneficjentów
miało trudności z przedłużającymi się procedurami przetargowymi na wybór wykonawców inwestycji
oraz natrafiło na nieprzewidziane zmiany w prawie. Co dziesiąty beneficjent skarżył się na problemy
związane z finansowaniem projektu, spowodowane przykładowo spadkiem koniunktury bądź
wycofaniem części środków zewnętrznych. Po 6,9% odpowiadających nie spodziewało się podziału
projektu na części, co znacznie utrudniło jego realizację; niskiej jakości wykonania inwestycji oraz
zmian osobowych w zespole projektowym. Pozostałe marginalne odpowiedzi to: słaba jakość
wykonanej dokumentacji projektowej, wycofanie zgody mieszkańców na inwestycje, protesty
organizacji „zielonych”, nakładanie się różnych inwestycji w jednym czasie oraz czynniki naturalne,
utrudniające realizację projektu. Wymienione problemy zostały wskazane przez 3,4% beneficjentów.
Analiza danych jakościowych sugeruje, iż czynnikami naprawdę nieprzewidywalnymi są kwestie
związane z wykonawcami, bowiem to oni faktycznie odpowiadają za realizację inwestycji. Wszelkie
inne trudności beneficjenci powinni w swoich planach uwzględniać.
3,4%
3,4%
3,4%
3,4%
3,4%
6,9%
6,9%
6,9%
10,3%
13,8%
13,8%
17,2%
20,7%
Czynniki naturalne
Nakładanie się inwestycji
Protesty organizacji ,,zielonych"
Wycofanie zgód mieszkańców
Słaba jakość dokumentacji projektowej
Zmiany osobowe w zespole projektowym
Niska jakość wykonania inwestycji
Podział projektu na części
Problemy z finansowaniem
Przedłużające się procedury przetargowe na wybór wykonawców
Zmiany prawne
Przedłużające się procedury administracyjne
Upadłość wykonawców
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
106
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Opierając się na danych pozyskanych podczas przeprowadzonego badania ewaluacyjnego można
stwierdzić, że najczęściej identyfikowanymi przez beneficjentów ryzykami podczas przygotowania
projektu, były zagrożenia dotyczące kwestii finansowych oraz ryzyka dotyczące zjawisk zewnętrznych
wobec projektu. Badani stosunkowo rzadko podejmowali kroki, mające na celu rozwiązanie lub
minimalizację nieprzewidzianych problemów. Ponad połowa badanych przyznała, że w trakcie realizacji
projektu napotkano problemy nieprzewidziane w fazie jego przygotowywania.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
107
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3.4. Realizacja projektu
W toku analizy trudności/problemów, jakie wystąpiły na etapie realizacji projektów, uwzględniono
następujące elementy:
identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji beneficjenta na
realizację projektu,
identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na tempo realizacji
projektu,
identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na tempo
realizacji projektu,
ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowanie się beneficjentów do
ich redukcji.
3.4.1. Identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji
beneficjenta na realizację projektu
Beneficjentów – respondentów badania CATI zapytano, czy od początku prac nad realizowanym przez
nich projektem nastąpiły zmiany w ich wewnętrznej organizacji.
Wykres nr 68. Zmiany w wewnętrznej organizacji w instytucji beneficjenta od początku prac nad projektem [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
W ponad połowie przypadków zmiany takie nastąpiły, najczęściej w projektach realizowanych
w ramach I i III osi priorytetowej (odpowiednio 66,7% oraz 69,6%). Zmiany te dotyczyły różnych
kwestii, przede wszystkim zmian strukturalnych. Szczegóły w tym zakresie przedstawiono na
poniższym wykresie.
4,3%
26,1%
69,6%
0,0%
64,7%
35,3%
0,0%
33,3%
66,7%
1,7%
39,7%
58,6%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
108
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 69. Typ zmian w strukturze organizacyjnej beneficjentów [N=33]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jeśli chodzi o przyczyny wystąpienia zmian, to beneficjenci najczęściej tłumaczyli je wewnętrzną
potrzebą reorganizacji – może to sugerować, że realizacja projektu indywidualnego niejako wymusiła
zmiany w organizacji wewnętrznej beneficjenta po to, by mógł on być realizowany sprawniej. Podobny
cel przyświecał prawdopodobnie wydaniu zarządzenia w zakresie zmiany struktury organizacyjnej
przez kierownictwo instytucji beneficjenta.
Wykres nr 70. Przyczyny zmian w strukturze organizacyjnej beneficjentów [N=33]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Jeśli chodzi o inne przyczyny wprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej, to beneficjenci
wskazywali, że zmiany te miały charakter zaplanowany i zostały wprowadzone ze względu na potrzebę
koordynacji projektu indywidualnego.
3,0%
15,2%
18,2%
27,3%
36,4%
Zmiana władz miasta
Powołanie zespołu jako oddzielnej komórki organizacyjnej
Zmiana liczby pracowników
Zmiana kierownictwa
Zmiany strukturalne
10,0%
6,7%
6,7%
6,7%
13,3%
13,3%
16,7%
26,7%
Inne
Odejście z pracy
Potrzeba powołania nowej komórki organizacyjnej
Potrzeba zmniejszenia kosztów działalności
Potrzeba wsparcia prac
Zmiana władz miasta
Zarządzenie kierownictwa
Potrzeba reorganizacji
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
109
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 71. Wpływ zmian w strukturze organizacyjnej na tempo realizacji projektu [N=33]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
W przeważającej liczbie przypadków zmiany w strukturze organizacyjnej w żaden sposób nie wpłyną
na czas realizacji projektów – największą liczbę wskazań na tę odpowiedź odnotowano w przypadku
beneficjentów III osi priorytetowej. W pojedynczych przypadkach (po 1 wskazaniu w przypadku I i III
osi priorytetowej) zmiany te wydłużą, natomiast w opinii nieco ponad 1/5 beneficjentów ogółem skrócą
czas realizacji projektu.
Jeśli chodzi o wpływ zmian w strukturze organizacyjnej beneficjenta na tempo realizacji projektu
w różnych momentach jego wdrażania, to w przypadku wszystkich projektów w ramach II i III osi
priorytetowej zmiany te mają znaczenie obecnie, natomiast w odniesieniu do I osi priorytetowej
w przypadku jednego projektu mogą one mieć wpływ w przyszłości. Projekty beneficjentów, którzy
deklarują wpływ zmian w strukturze organizacyjnej na obecną fazę wdrażania, w zdecydowanej
większości są na etapie realizacji, w jednym przypadku projekt jest wciąż na etapie koncepcyjnym.
Wykres nr 72. Wpływ zmian w strukturze organizacyjnej na etap realizacji projektu [N=9]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Podsumowując, zmiany w organizacji wewnętrznej beneficjentów przeważnie podyktowane były
potrzebą reorganizacji, zapewne w celu sprawniejszej realizacji projektu indywidualnego.
0,0%
75,0%
18,8%
6,3%
0,0%
66,7%
33,3%
0,0%
9,1%
63,6%
18,2%
9,1%
3,0%
69,7%
21,2%
6,1%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie wpłyną na tempo realizacji projektu
Skrócą
Wydłużą Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
0,0%
100,0%
0,0%
100,0%
33,3%
66,7%
11,1%
88,9%
Mogą wpłynąć na tempo realizacji projektu w
przyszłości
Wpływają obecnie
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
110
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
W zdecydowanej większość przypadków zmiany te nie wpłyną na czas realizacji projektów. Ogółem
90% beneficjentów wskazało, że wprowadzone zmiany mają wpływ na obecny etap realizacji projektu.
3.4.2. Identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na
tempo realizacji projektu
Ogółem ponad połowa beneficjentów wskazała, że nie wystąpiły żadne czynniki, inne niż organizacja
wewnętrzna, utrudniające realizację przez nich projektów. Czynniki tego typu najczęściej zaistniały
w przypadku projektów realizowanych w ramach II osi priorytetowej (41,2%).
Wykres nr 73. Wystąpienie czynników innych niż organizacja wewnętrzna, które utrudniły realizację projektu [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Czynniki te dotyczyły różnych zagadnień, w tym przede wszystkim22:
procedur przetargowych,
przedłużających się procedur formalnych,
czynników losowych,
wycofania zgody mieszkańców,
zmian prawa,
problemów z wykonawcami.
Pozostałe kwestie, takie jak: błędy w projekcie, trudności w konsultacjach spowodowane
zmieniającymi się zarządami, wzrost cen czy uwarunkowania finansowe zostały wskazane jedynie
przez pojedynczych respondentów.
Wartość projektów, w których zdiagnozowano wystąpienie innych niż struktura organizacyjna
czynników wpływających na tempo realizacji projektu, stanowi jedynie kilka-kilkanaście procent
alokacji przeznaczonej na poszczególne osie priorytetowe. Szczegóły w tym zakresie przedstawiono
poniżej.
22 Wszystkie wyszczególnione czynniki otrzymały po 3 wskazania respondentów.
4,3%
56,5%
39,1%
0,0%
58,8%
41,2%
11,1%
55,6%
33,3%
5,2%
56,9%
37,9%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
111
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Tabela nr 7. Alokacja na projekty, w których zdiagnozowano czynniki inne niż organizacja wewnętrzna wpływające na tempo realizacji projektu
I Priorytet II Priorytet III Priorytet
Kwota alokacji na wszystkie projekty w
danym priorytecie (mln zł) 10 091,02 5 461,67 6 851,17
% alokacji na wszystkie projekty w
danym priorytecie 6,3% 8,4% 4,6%
Kwota alokacji na projekty objęte
badaniem w danym priorytecie (mln zł) 4 829,43 4 543,23 5 449,88
% alokacji na projekty objęte badaniem
w danym priorytecie 13,3% 10,1% 8,6%
Źródło: Opracowanie własne na podstawie desk research i CATI.
Jeśli chodzi o moment realizacji projektu, w którym zidentyfikowane czynniki utrudniały jego
prowadzenie, to ogółem nieco ponad połowa beneficjentów wskazała, że utrudniają one realizację na
obecnym etapie (stosunkowo najczęściej w przypadku I osi priorytetowej – 66,7%).
Wykres nr 74. Etap, na jakim czynniki inne niż organizacja wewnętrzna utrudniły realizację projektu [N=22]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Większość respondentów, którzy wskazali, że czynniki inne niż organizacja wewnętrzna utrudniły
realizację projektu, jest obecnie na etapie realizacji projektu. Stosunkowo podobna liczba
beneficjentów (7 wobec 9) będąca w chwili przeprowadzenia badania w fazie realizacji, wskazała, że
czynniki te miały wpływ we wcześniejszych etapach.
11,1%
44,4%
44,4%
0,0%
57,1%
42,9%
0,0%
66,7%
33,3%
4,5%
54,5%
40,9%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Wpływają obecnie
We wcześniejszych etapach realizacji projektu
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
112
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 75. Wpływ czynników innych niż organizacja wewnętrzna na tempo realizacji projektu [N=22]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Dokładnie taka sama liczba beneficjentów wskazała, że czynniki inne niż organizacja wewnętrzna,
wpływają na tempo realizacji projektu we wcześniejszych etapach, co obecnie. Nieco ponad 27%
uznała, że zmiany wprowadzone w wyniku zaistnienia wyżej wskazanych czynników, nie wpłynęły i nie
wpłyną w przyszłości na tempo realizacji projektu. Stosunkowo najrzadziej (14,3%) odpowiedź tę
wskazywali beneficjenci Priorytetu II, którzy z kolei najczęściej (57,1%) deklarowali, że zmiany
podyktowane innymi czynnikami wpływają na projekt obecnie. Jeśli chodzi o zależność pomiędzy
etapem realizacji projektu, na którym obecnie są beneficjenci, a momentem, na który wpływają
czynniki inne niż organizacja wewnętrzna, to nie odnotowano istotnych różnic we wskazaniach
dotyczących tego zakresu.
Podsumowując, wystąpienie czynników innych niż organizacja wewnętrzna wpływające na tempo
realizacji projektów zostało zdiagnozowane ogółem przez blisko 38% beneficjentów i dotyczyły przede
wszystkim: procedur przetargowych, przedłużających się procedur formalnych, czynników losowych,
wycofania zgody mieszkańców, zmian prawa oraz problemów z wykonawcami. Zidentyfikowane
problemy wpływały na tempo realizacji projektów zarówno na obecnym etapie, jak i w etapach
wcześniejszych.
3.4.3. Identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na
tempo realizacji projektu
Ogółem nieco ponad 60% beneficjentów zadeklarowało, że w realizowanych przez nich projektach nie
wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym. Stosunkowo najmniej zmian tego typu wprowadzonych
zostało w projektach realizowanych w ramach I osi priorytetowej (22,2% przypadków).
33,3%
22,2%
44,4%
14,3%
57,1%
28,6%
33,3%
33,3%
33,3%
27,3%
36,4%
36,4%
Zmiany te nie wpłynęły, ani nie wpłyną na tempo realizacji
projektu
Tak, wpływają obecnie
Tak, we wcześniejszych etapach realizacji projektu
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
113
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 76. Wystąpienie zmian w zakresie rzeczowym projektu [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zmiany w zakresie rzeczowym projektu częściej występują obecnie (blisko 60% wskazań ogółem) –
75% beneficjentów, którzy wybrali tę odpowiedź, w chwili obecnej jest na etapie realizacji projektu.
Tabela nr 8. Alokacja na projekty, w których wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym
I Priorytet II Priorytet III Priorytet
Kwota alokacji na wszystkie projekty w
danym priorytecie (mln zł) 10 091,02 5 461,67 6 851,17
% alokacji na wszystkie projekty w
danym priorytecie 2,8% 7,3% 7,4%
Kwota alokacji na projekty objęte
badaniem w danym priorytecie (mln zł) 4 829,43 4 543,23 5 449,88
% alokacji na projekty objęte badaniem
w danym priorytecie 5,8% 8,8% 9,3%
Źródło: Opracowanie własne na podstawie desk research i CATI.
Wartość projektów, w których wystąpiły zmiany rzeczowe, stanowi jedynie kilka procent alokacji
przeznaczonej na poszczególne osie priorytetowe.
0,0%
56,5%
43,5%
5,9%
47,1%
47,1%
0,0%
77,8%
22,2%
1,7%
60,3%
37,9%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
114
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 77. Etap, na jakim wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym projektu [N=22]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Wprowadzenie zmian w zakresie rzeczowym projektu było spowodowane różnymi kwestiami. Wśród
nich stosunkowo najczęściej pojawiały się:
zmiana prawa (m.in. konieczność dostosowanie kształtu projektu do ramowej dyrektywy
wodnej) – 3 wskazania,
uwagi inicjatywy JASPERS – 3 wskazania,
decyzja beneficjenta o zmniejszeniu zakresu projektu – 3 wskazania,
decyzja beneficjenta o rozszerzeniu zakresu projektu – 2 wskazania.
Po jednym wskazaniu beneficjentów uzyskały takie przyczyny jak:
zmiana stosowanej technologii,
kwestie finansowe,
trudności formalne i prawne,
zmiana w oszacowaniu wielkości projektu,
rezygnacja z zadań rezerwowych w projekcie,
konieczność wykonania robót dodatkowych, spowodowana czynnikami zewnętrznymi,
wdrożenie zadań rezerwowych,
czynniki zewnętrzne (w tym warunki pogodowe),
wygenerowanie oszczędności w projekcie.
Warto zauważyć, że zdecydowana większość przyczyn wprowadzenia zmian w zakresie
rzeczowym projektu wynika z kwestii zewnętrznych, leżących poza możliwością przewidzenia
przez beneficjenta. Ponadto istotnym jest, że niektóre ze wskazanych przyczyn mają charakter
pozytywny, np. wygenerowanie oszczędności w projekcie, skutkujące rozszerzeniem jego zakresu
rzeczowego. Tak o zaistnieniu takiej sytuacji mówił respondent IDI – przedstawiciel IP: te kosztorysy,
które beneficjenci przygotowywali parę lat temu (…) są weryfikowane przez rynek, na ogół (…) te
roboty są tańsze, niż było to przewidziane. W związku z tym wielu beneficjentów ma (…)
oszczędności. I żeby je zagospodarować, mogą się zwrócić do nas (…) z prośbą [o] akceptację
dodatkowych elementów w zakresie rzeczowym. I my, co do zasady, wyrażamy zgodę.
W projektach, w których zmiany rzeczowe wystąpiły, w większości przypadków (68,2% ogółem) nie
spowodują one opóźnień w realizacji (najwięcej – 87,5% wskazań – w przypadku II osi priorytetowej).
10,0%
40,0%
50,0%
0,0%
62,5%
37,5%
0,0%
100,0%
0,0%
4,5%
59,1%
36,4%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Występują obecnie
We wcześniejszych etapach realizacji projektu
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
115
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Łącznie niecałe 14% (a ¼ beneficjentów I osi priorytetowej) nie umiało określić ewentualnego
wpływu zmian rzeczowych projektu na opóźnienia w jego realizacji.
Wykres nr 78. Wpływ zmian w zakresie rzeczowym na opóźnienie realizacji projektu [N=22]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Z kolei niemal 30% respondentów ogółem nie było wstanie wskazać, czy zmiany rzeczowe,
wprowadzone w realizowanym przez nich projekcie mogą wpłynąć na przyspieszenie jego realizacji.
W pojedynczych przypadkach w ramach II i III osi priorytetowej w ocenie beneficjentów istnieje
możliwość, że takie zmiany spowodują, iż projekt będzie realizowany szybciej.
Wykres nr 79. Wpływ zmian w zakresie rzeczowym na przyspieszenie realizacji projektu [N=18]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Beneficjentów projektów zapytano również, czy przewidują oni wystąpienie zmian w zakresie
rzeczowym projektu w przyszłości. Blisko 60% wszystkich respondentów udzieliła odpowiedzi
negatywnej. Najczęściej – w 47,8% przypadków – zmiany takie mogą wystąpić w projektach
realizowanych w ramach III osi priorytetowej.
10,0%
60,0%
30,0%
12,5%
87,5%
0,0%
25,0%
50,0%
25,0%
13,6%
68,2%
18,2%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
14,3%
71,4%
14,3%
25,0%
62,5%
12,5%
66,7%
33,3%
0,0%
27,8%
61,1%
11,1%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
116
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 80. Przewidywania beneficjentów co do wystąpienia zmian w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Przewidywane przez beneficjentów zmiany w zakresie rzeczowym, które potencjalnie mogą wystąpić
w przyszłości, dotyczą:
decyzji beneficjenta o rozszerzeniu zakresu rzeczowego projektu (m.in. ze względu na
wygenerowane oszczędności bądź wysoką opłacalność planowej inwestycji w danym czasie) –
9 wskazań,
decyzji beneficjenta o zmniejszeniu zakresu rzeczowego projektu/rezygnacji z części zadań –
2 wskazania,
zmian prawa – 2 wskazania,
zmiany wskaźnika produktu,
współczynnika ekologicznego projektu.
Wskazane powyżej potencjalne zmiany zdaniem beneficjentów spowodowane będą:
chęcią wykorzystania wygenerowanych w projekcie oszczędności,
czynnikami losowymi,
decyzją Ministerstwa Środowiska,
opłacalnością wprowadzenia zmian na obecnym etapie (np. zmian dotyczących budowy sieci
kanalizacyjnej),
zmianami prawnymi.
Ogółem zdaniem nieco ponad połowy beneficjentów (52,2%) przyszłe zmiany rzeczowe nie wpłyną na
opóźnienia w realizacji projektu. Z kolei, 66,7% wszystkich respondentów było zdania, że zmiany te
również nie przyspieszą realizacji projektu.
0,0%
52,2%
47,8%
5,9%
64,7%
29,4%
0,0%
61,1%
38,9%
1,7%
58,6%
39,7%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
117
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
14,3%
71,4%
14,3%
66,7%
33,3%
0,0%
20,0%
80,0%
0,0%
26,7%
66,7%
6,7%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska 0,0%
63,6%
36,4%
40,0%
20,0%
40,0%
14,3%
57,1%
28,6%
13,0%
52,2%
34,8%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Wykres nr 81.Wpływ wystąpienia przyszłych zmian rzeczowych na opóźnienie i przyspieszenie realizacji projektu
Opóźnienie [N=23] Przyspieszenie [N=15]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Podsumowując, łącznie niecałe 40% beneficjentów zadeklarowało, że w realizowanych przez nich
projektach wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym, przy czym najczęściej występują one na obecnym
etapie realizacji projektu. Zmiany te wynikały najczęściej ze zmian prawa, uwag inicjatywy JASPERS
oraz decyzji beneficjenta o zmniejszeniu lub rozszerzeniu zakresu projektu. W większości przypadków
wprowadzone modyfikacje nie opóźnią realizacji przedsięwzięć. Jeśli chodzi o przewidywania
beneficjentów co do możliwości wystąpienia zmian w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości, to
niecałe 60% takich zmian nie przewiduje.
3.4.4. Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowania się
beneficjentów do ich redukcji
Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk
Istotne pytanie, które zostało zadane beneficjentom – respondentom badania CATI – dotyczyło
sposobu, w jaki identyfikują oni ryzyka i problemy pojawiające się w toku realizacji projektu. Szczegóły
w tym zakresie przedstawiono poniżej.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
118
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 82. Sposób identyfikacji ryzyk i problemów pojawiających się w toku realizacji projektu [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Najczęściej stosowanym przez beneficjentów sposobem identyfikacji problemów/ryzyk jest stały
nadzór zespołu projektowego (nieco ponad 1/5 wskazań) oraz monitorowanie projektu, w tym ryzyk
zdiagnozowanych wcześniej (15,9%). Nieco ponad 10% wskazań otrzymały regularne rady
w wykonawcami oraz bieżące zgłoszenia wykonawców o problemach (po 11,4%). Niecałe 10%
beneficjentów zadeklarowało, że w ich projektach nie występują żadne problemy, natomiast 4,5%
respondentów nie potrafiło wskazać stosowanego w ich instytucji sposobu diagnozowania problemów
i ryzyk, co nie jest zjawiskiem pozytywnym. Podobnie niepokojące wydaje się być wskazanie jednego
2,3%
2,3%
2,3%
2,3%
4,5%
4,5%
4,5%
9,1%
9,1%
11,4%
11,4%
15,9%
20,5%
kontrola zarządcza Urzędu Miasta
ryzyko przerzucone na wykonawcę
projekt zakończony
okresowa analiza ryzyk i zagrożeń
na podstawie posiadanego doświadczenia oraz analizy doświadczeń innych krajów europejskich/innych
przypadków w Polsce
zgłaszanie problemów do koordynatora projektu
nie wiem
zestawianie harmonogramów realizacynych z rzeczowymi
nie występują żadne problemy
zgłoszenia wykonawców o problemach
regularne rady z wykonawcami
monitorowanie projektu, w tym ryzyk zdiagnozowanych wcześniej
nadzór zespołu projektowego
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
119
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
z beneficjentów, że identyfikacja ryzyk została przeniesiona na wykonawcę – przede wszystkim ze
względu na fakt, że to nie wykonawca ostatecznie ponosi odpowiedzialność za należytą realizację
projektu, a scedowanie czynności diagnozowania problemów w całości na wykonawcę może
potencjalnie być bardzo negatywna w skutkach.
Jeśli chodzi o sposób, w jaki beneficjenci starają się redukować problemy występujące na etapie
realizacji projektu, to większość z nich rozwiązuje je na bieżąco (30,4%). Wynika to najpewniej
z faktu, że nie wszystkie pojawiające się trudności można przewidzieć, a spora część z nich wymaga
bieżącej, natychmiastowej reakcji.
Wykres nr 83. Sposób redukcji występujących problemów [N=56]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zwraca uwagę fakt, że bardzo niewielu beneficjentów niweluje/eliminuje pojawiające się problemy
poprzez długofalowe planowanie, przewidywanie możliwości ich wystąpienia. Z jednej strony na
pewno podyktowane jest to kwestią niemożności zdiagnozowania wszystkich potencjalnych trudności,
które mogą wystąpić, z drugiej jednak pozwala przypuszczać, że nie wszyscy beneficjenci zdają sobie
sprawę z istotności wczesnej identyfikacji i redukcji problemów/ryzyk. Zdaniem jednego
z beneficjentów długofalowe planowanie jest ważne i warto spojrzeć na projekt i potencjalne problemy
nieco perspektywicznie, ponieważ na papierze można umieścić wszystko, rozpisać rozwiązania, jak to
będzie funkcjonowało później (TDI). Następnie jest kwestia (…) rewizji tych planów, próba
popatrzenia wstecz: (…) jak by to wyglądało w przyszłości, [kiedy] mamy to wszystko wybudowane,
zrealizowane. [I trzeba] popatrzeć też, jak by [ten projekt] trzeba było napisać, przygotować, żeby
[był on dobrze zrealizowany] (TDI).
Wśród innych, wskazywanych przez beneficjentów, sposobów niwelacji zaistniałych trudności, pojawiły
się:
kontakty z IW,
ewaluacja zewnętrzna,
opinie ekspertów,
starania o zwiększenie dofinansowania,
tworzenie procedur reagowania,
zabezpieczenie środków finansowych.
21,4%
3,6%
3,6%
3,6%
7,1%
12,5%
17,9%
30,4%
Inne
Minimalizowanie ryzyka
Poprzez długofalowe planowanie
Nie wiem
Nie ma potrzeby
Cykliczne narady
Monitoring
Bieżące rozwiązywanie
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
120
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Występowanie problemów zidentyfikowanych i niezidentyfikowanych na etapie
przygotowania projektu
Jednym z elementów badania było określenie, w jakim stopniu problemy zidentyfikowane przez
beneficjentów na etapie przygotowania projektu rzeczywiście wystąpiły.
Wykres nr 84. Wystąpienie problemów zidentyfikowanych przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Ogółem w przypadku 31% projektów problemy zidentyfikowane przez ich beneficjentów na etapie
przygotowania projektu wystąpiły w toku jego realizacji. Wskazuje to, że diagnoza dotycząca
trudności przeprowadzona w początkowej fazie prac nad projektem okazała się trafna.
Dokładnie połowa wszystkich beneficjentów wskazała, że zidentyfikowane problemy nie wystąpiły, co
może oznaczać dwie rzeczy: ryzyka nie zostały określone w sposób rzetelny i trafny bądź też dzięki
zdiagnozowaniu ich na etapie przygotowania projektu beneficjenci mogli podjąć odpowiednie kroki
w celu ich wyeliminowania/zniwelowania. Zgodnie ze zdaniem przedstawicieli jednej z IW można
sądzić, że raczej bardziej prawdopodobne jest wystąpienie drugiej sytuacji, ponieważ generalnie
większość tych osób, które pracują w jednostkach realizujących projekt (…) wie, jakie są zagrożenia;
nikt tego nie bagatelizuje, każdy stara się rozwiązać problem, jeżeli się pojawia.
Stosunkowo częściej zdarzała się sytuacja, że problemy zidentyfikowane na etapie przygotowania
wystąpiły w przypadku beneficjentów, którzy posiadali wcześniej doświadczenie w realizacji projektów
podobnych zakresem do projektu indywidualnego – 38,7% wobec 26,1% beneficjentów, którzy
takiego doświadczenia nie posiadali. Sytuację tę można tłumaczyć tym, że beneficjenci bez
doświadczenia szacowali ryzyka nieco na wyrost, jednak tezy tej nie potwierdzano w toku badania.
4,3%
47,8%
47,8%
17,6%
58,8%
23,5%
38,9%
44,4%
16,7%
19,0%
50,0%
31,0%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
121
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 85. Problemy, które zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=20]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Wśród problemów, których wystąpienie beneficjenci przewidzieli na etapie przygotowania projektu
obok czynników losowych czy problemów formalnych, pojawił się także szereg innych, wskazywanych
przez pojedynczych respondentów, w tym:
upadłość wykonawcy,
problemy ekologiczne,
zmiany prawa,
przedłużające się procedury prawne.
Ogólnie wymienione problemy stosunkowo często występują w projektach takich, jak indywidualne,
a brak umiejętności ich przewidzenia raczej nie zdarza się często: to ewidentnie musiał[by] być beneficjent niewiedzący w ogóle, czym się zajmuje, a [to] rzadko się zdarza w takim projekcie (IDI z IW).
Wykres nr 86. Wpływ wystąpienia problemów zidentyfikowanych na etapie przygotowania projektu na jego realizację [N=15]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Pojawienie się problemów zidentyfikowanych na etapie przygotowania projektów miało różnorodne
skutki dla ich realizacji. Ogólnie najczęściej występującym efektem były opóźnienia w realizacji
45,0%
15,0%
20,0%
20,0%
Inne
Problemy z uzyskaniem zgody właścicieli gruntów
Problemy formalne
Czynniki losowe
25,0%
12,5%
0,0%
75,0%
25,0%
0,0%
25,0%
50,0%
66,7%
0,0%
33,3%
33,3%
33,3%
6,7%
13,3%
60,0%
Inne
Nie wykonano części zadań w projekcie
Zwiększyły koszty realizacji projektu
Spowodowały opóźnienia w realizacji projektu
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
122
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
projektu, przy czym najczęściej zjawisko to wystąpiło w przypadku III osi priorytetowej (75%
wskazań). Zwiększenie kosztów realizacji projektu było skutkiem zdiagnozowanych problemów
w stosunkowo niedużym stopniu (jedynie 13,3% przypadków ogółem). Jeśli chodzi o inne efekty,
które wynikały z zaistnienia zidentyfikowanych wcześniej trudności, to dwóch respondentów wskazało,
że dotyczyły one konieczności wprowadzenia drobnych zmian w projekcie. W trzech przypadkach
beneficjenci stwierdzili, że wystąpienie problemów, które zostały przez nich wcześniej
określone, nie miało żadnego wpływu na realizację projektu. Pozwala to sądzić, że dzięki
wczesnej diagnozie potencjalnych problemów w chwili ich faktycznego zaistnienia beneficjenci byli
odpowiednio przygotowani do zniwelowania/eliminacji ich skutków.
Wykres nr 87.Czy wystąpiły jakieś problemy, które nie zostały przez Państwa zidentyfikowane na
etapie przygotowania projektu? [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Nieco ponad 43% wszystkich respondentów zadeklarowało, że w toku realizacji ich projektów nie
wystąpiły żadne problemy, które nie zostałyby przez nich zidentyfikowane na etapie przygotowania,
z kolei 22,4% z nich nie umiało wskazać, czy tego typu trudności się pojawiły. Najczęściej wystąpienie
problemów niezdiagnozowanych na początkowym etapie realizacji projektu deklarowali beneficjenci III
osi priorytetowej (52,2%), najrzadziej zaś – II osi priorytetowej (17,6%).
Problemy, które wystąpiły w toku realizacji projektu, a nie zostały przewidziane przez beneficjentów,
dotyczyły różnych kwestii, w tym:
złej jakości dokumentacji projektowej, skutkującej nałożeniem korekt i wprowadzeniem zmian,
nieprawidłowego ustanowienia aglomeracji,
braku zgody mieszkańców oraz firm prywatnych na wejście na teren posesji,
kondycji wykonawców,
czynników środowiskowych (np. zmian w środowisku, przedłużających się lęgów ptaków,
problemów związanych z geologią, charakterem podłoża),
problemów z wykonawcami,
problemami technologicznymi,
koniunkturą gospodarczą,
zmian prawa,
zmiany zespołu projektowego i departamentu realizującego projekt.
4,3%
43,5%
52,2%
23,5%
58,8%
17,6%
44,4%
27,8%
27,8%
22,4%
43,1%
34,5%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
123
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Warto zauważyć, że spora część wyżej wskazanych problemów w istocie może być trudna do
przewidzenia, a mimo to niektórzy beneficjenci byli w stanie zdiagnozować ich potencjalne wystąpienie
(np. zmiany prawa czy problemy z wykonawcami). Należy jednak wziąć pod uwagę, że chyba nikt nie
jest w stanie przewidzieć wszystkich ryzyk (IDI z IW_1).
Warto zauważyć, że kwestia wystąpienia problemów niezidentyfikowanych na etapie przygotowania
projektów nie zależy od doświadczenia posiadanego przez beneficjentów – zbliżona liczba sytuacji,
w których zaistniały niezdiagnozowane wcześniej trudności, wystąpiła w przypadku beneficjentów
posiadających doświadczenie w realizacji projektów podobnych do projektu indywidualnego, jak i tych,
którzy takiego doświadczenia nie posiadali (35,5% wobec 39,1%). Pozwala to sądzić, że w istocie fakt
posiadania doświadczenia przez beneficjenta nie przesądza o umiejętności czy też raczej możliwości
przewidzenia wszystkich potencjalnych ryzyk, które mogą wystąpić. Potwierdza to także tezę, że część
występujących trudności nie zawsze jest możliwa do zidentyfikowania wcześniej.
Wykres nr 88. Wpływ problemów niezidentyfikowanych na etapie przygotowania projektu na jego realizację [N=17]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Stosunkowo najczęstszym skutkiem wystąpienia problemów niezidentyfikowanych na etapie
przygotowania projektu były opóźnienia w jego realizacji (47,1% wskazań ogółem) – skutek ten
najliczniej wskazywali beneficjenci I osi priorytetowej, natomiast we wskazaniach beneficjentów osi III
nie pojawił się on ani razu. Wśród innych skutków respondenci wskazywali:
niewykonanie znacznej części projektu,
opóźnienia w złożeniu dokumentacji aplikacyjnej.
Łącznie 23,5% beneficjentów stwierdziła, że wystąpienie problemów niezidentyfikowanych
wcześniej nie miało żadnego wpływu na realizację projektu. Można zatem sądzić, że w tych
przypadkach problemy, które wystąpiły, nie miały poważnego charakteru bądź też beneficjenci – na
podstawie swoich doświadczeń i kompetencji – wiedzieli, jak je skutecznie rozwiązać.
Beneficjentów zapytano również, czy ich zdaniem w przyszłości mogą wystąpić problemy, które nie
zostały przez nich zdiagnozowane w fazie przygotowania projektu.
33,3%
0,0%
33,3%
55,6%
66,7%
33,3%
0,0%
0,0%
20,0%
0,0%
40,0%
60,0%
35,3%
5,9%
29,4%
47,1%
Inne
Nie wykonano części zadań w projekcie
Zwiększyły koszty realizacji projektu
Spowodowały opóźnienia w realizacji projektu
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
124
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 89. Możliwość wystąpienia w przyszłości problemów, które nie zostały przez beneficjentów zidentyfikowane na etapie przygotowania projektu [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Blisko ¼ wszystkich respondentów nie umiała ustosunkować się do tego pytania, natomiast na
odpowiedzi twierdzące i przeczące padł podobny odsetek wskazań (odpowiednio 36,2% i 39,7%).
Stosunkowo najczęściej możliwość wystąpienia w przyszłości wcześniej nieprzewidzianych problemów
zakładali beneficjenci I osi priorytetowej - 55,6%, najrzadziej zaś – beneficjenci osi III – 21,7%.
Wśród wskazywanych problemów, których zaistnienie w przyszłości przewidują projektodawcy,
wskazywano:
upadłość wykonawców,
kondycja wykonawców,
zmiany prawne,
problemy z rozliczeniem projektu,
czynniki środowiskowe.
Warto zauważyć, że stosunkowo częściej (43,5% wobec 35,5%) możliwość wystąpienia w przyszłości
problemów, które nie zostały wcześniej zidentyfikowane na etapie przygotowania, przewidują
beneficjenci, którzy nie posiadają doświadczenia w realizacji projektów zbliżonych zakresem lub
wielkością do projektu indywidualnego w ramach PO IiŚ.
17,4%
60,9%
21,7%
29,4%
35,3%
35,3%
27,8%
16,7%
55,6%
24,1%
39,7%
36,2%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
125
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 90. Wpływ problemów, które potencjalnie wystąpią w przyszłości, na realizację projektów [N=15]*
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zgodnie z przypuszczeniami beneficjentów, zmiany, które potencjalnie wystąpią w przyszłości mogą
przede wszystkim spowodować opóźnienia w realizacji projektu (60% wskazań ogółem) oraz
zwiększyć jej koszty (40%). Oba te skutki identyfikują przede wszystkim beneficjenci I osi
priorytetowej (po 66,7%). Skutku w postaci zwiększenia kosztów w ogóle nie obawiają się beneficjenci
II osi priorytetowej. Dwóch beneficjentów nie potrafiło wskazać, jakie inne efekty wystąpienia
problemów mogą zaistnieć w przyszłości.
Podsumowując, najczęściej stosowanym przez beneficjentów sposobem identyfikacji problemów jest
stały nadzór zespołu projektowego oraz monitorowanie projektu, w tym ryzyk zdiagnozowanych
wcześniej. Blisko 1/3 beneficjentów na bieżąco rozwiązuje pojawiające się problemy. Ogółem w 31%
przypadków trudności zidentyfikowane przez projektodawców na etapie przygotowania projektu
rzeczywiście wystąpiły. Problemy te obejmowały głównie: upadłość wykonawcy, problemy
ekologiczne, zmiany prawa, przedłużające się procedury oraz czynniki losowe i problemy formalne.
Z kolei problemy, które nie zostały przewidziane na etapie przygotowania, wystąpiły w 34,5%
przypadków i dotyczyły m.in. złej jakości dokumentacji projektowej, kondycji wykonawców czy zmian
prawa. Najczęstszym efektem wystąpienia trudności zidentyfikowanych i niezidentyfikowanych
wcześniej były opóźnienia w realizacji projektu.
25,0%
50,0%
0,0%
50,0%
20,0%
20,0%
40,0%
60,0%
16,7%
16,7%
66,7%
66,7%
20,0%
26,7%
40,0%
60,0%
Inne
Mogą spowodować niewykonanie części zadań
Mogą zwiększyć koszty projektu
Mogą spowodować opóźnienia w realizacji projektu
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
126
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3.5. Skuteczność pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich – na przykładzie systemu wdrażania obsługującego beneficjentów projektów indywidualnych priorytetów I-III PO IiŚ 2007-2013
Jednym z celów badania ewaluacyjnego było sprawdzenie skuteczności pomocy ze strony systemu
wdrażania funduszy europejskich. W celu dokonania poprawnej oceny jakości oferowanej
beneficjentom pomocy zostały wyszczególnione kolejne etapy analizy niniejszego zagadnienia:
wiedza posiadana przez beneficjentów na temat możliwej do uzyskania pomocy
w przygotowaniu i realizacji projektu,
opinia beneficjentów na temat oferowanej pomocy – czy oferowana pomoc jest łatwo
dostępna i odpowiednia do ich potrzeb,
stopień wykorzystywania przez beneficjentów możliwej do uzyskania pomocy,
częstotliwość korzystania z oferowanej pomocy (w przypadku deklaracji pozytywnych),
przyczyny braku chęci korzystania z pomocy (w przypadku deklaracji negatywnych),
stopień istotności możliwości uzyskania pomocy ze strony instytucji sytemu wdrażania
funduszy europejskich,
sugerowane przez beneficjentów elementy, które należałoby poprawić elementy, aby
oferowana pomoc okazała się bardziej skuteczna i odpowiednia dla podmiotów realizujących
projekty,
opinia beneficjentów na temat pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS,
ocena beneficjentów współpracy z Instytucją Wdrażającą, na etapach: przygotowania
i zawarcia pre-umowy, przygotowanie projektu, złożenia i oceny wniosku, przygotowania do
podpisania umowy o dofinansowanie, realizacji projektu.
opinia beneficjentów, czy Instytucja Wdrażająca w należyty sposób informowała
o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji
i zmianach w wytycznych i aktach prawnych,
ogólna opinia na temat skuteczności oferowanej pomocy.
Dane pozyskane za pomocą ankiet telefonicznych CATI pozwalają stwierdzić, że zdecydowana
większość respondentów (87%) wie, gdzie należy zgłosić się, by uzyskać stosowną pomoc. Wśród
jednostek oferujących tego typu pomoc najczęściej przez beneficjentów wymieniane były Instytucje
Wdrażające: Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Wojewódzkie
Fundusze Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Wśród innych instytucji oferujących pomoc
wymieniona została inicjatywa JASPERS, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego oraz Ministerstwo
Środowiska. Jedynie niewielki procent respondentów nie potrafił określić, gdzie należy zgłosić się po
pomoc w realizacji projektów. Jeden z uczestników ankiety telefonicznej udzielił odpowiedzi „nigdzie”.
Wśród beneficjentów znających instytucje oferujące pomoc, najczęstszą formą dostępnej pomocy
wymienianą przez respondentów była pomoc merytoryczna, konsultacje oraz doradztwo.
Telefoniczne wywiady pogłębione przeprowadzone z beneficjentami pogłębiły informacje uzyskane
dzięki technice CATI. Wypowiedzi respondentów potwierdzają gotowość do współpracy z instytucjami
oferującymi pomoc, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej został uznany za
instytucję pierwszego kontaktu w tym zakresie. Beneficjenci podkreślają, że przedstawiciele IW starają
się pomóc w sposób taki, żeby dane rozwiązanie odpowiadało obu stronom, beneficjentowi oraz
instytucji oraz potwierdzają, iż często występują o pomoc.
Dane pozyskane podczas indywidualnych wywiadów pogłębionych przeprowadzanych z Instytucjami
Wdrążającymi są spójne z informacjami z ankiet telefonicznych CATI oraz TDI, potwierdzają gotowość
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
127
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
do współpracy obu stron. Przedstawiciele Instytucji Wdrażających pozytywnie wypowiadają się
o stopniu poinformowania beneficjentów w kwestii możliwości uzyskania oferowanej pomocy.
Przedstawiciele IW potwierdzali m.in. realizację szkoleń oraz współpracę z beneficjentami na wielu
etapach realizacji projektów. Kontakty zostały uznane za mocno nasilone - przedstawiciel IW
stwierdził, że telefoniczne konsultacje są codziennością. Wywiady IDI przyniosły również informację,
że beneficjenci wolą skontaktować się z IW, skonsultować dane zagadnienie, niż podejmować
działania bez dookreślenia wytycznych. Przedstawiciel IW uznał, że obostrzeń, zasad jest tyle, że
z perspektywy beneficjenta kwestie formalne mogą być kłopotliwe.
Wywiady IDI z IW potwierdziły także zorientowanie beneficjentów, jeżeli chodzi o źródła możliwej do
uzyskania pomocy – zapytany przedstawiciel instytucji wdrażającej stwierdził, że beneficjenci nie mają
z tym żadnych problemów, mają przypisanego koordynatora, wiedzą dokładnie do kogo się zgłosić.
Inny przedstawiciel podczas wywiadu IDI również pozytywnie wypowiada się o stopniu
poinformowania beneficjentów – gdy wystąpi problem jest przekazywany do koordynatora, który
wskazuje gdzie beneficjent może znaleźć rozwiązanie danego zagadnienia (kontakt telefoniczny,
strona internetowa, itp.).
Pojawiły się także opinie, że IW są obarczane zbyt wieloma obowiązkami. Jeden z przedstawicieli
Instytucji Wdrażającej stwierdził, że czasami odnoszą wrażenie, że beneficjenci zgłaszają za dużo
pytań. Jego zdaniem IW jest instytucją, która przede wszystkim udziela wsparcia poprzez
dofinansowanie ze środków unijnych, niekoniecznie samej realizacji projektu. Beneficjent powinien
mieć wykwalifikowaną kadrę JRP oraz środki na pomoc techniczną. Przedstawiciel IW stwierdził, że
taka metoda pomocy niekoniecznie jest efektywna, gdyż ich instytucja musi zadać pytanie swojemu
prawnikowi, co wydłuża czas uzyskania odpowiedzi na dane pytanie, podczas gdy beneficjent sam
powinien dysponować taką pomocą.
Realizacja techniki badawczej FGI dostarczyła spójnych informacji z pozostałymi metodami
badawczymi.
Zgodnie z wyżej przedstawionymi informacjami pozyskanymi w toku realizacji badania ewaluacyjnego
można stwierdzić, że beneficjenci posiadają wiedzę na temat możliwej do uzyskania pomocy
w przygotowaniu i realizacji projektu, posiadają również w przeważającej większości prawidłowe
informacje na temat tego, gdzie należy się zgłosić, by stosowną pomoc uzyskać.
Uczestnicy badania CATI zostali zapytani o to, czy oferowana pomoc jest łatwo dostępna oraz
adekwatna do ich potrzeb. Wyniki zostały przedstawione na poniższym wykresie.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
128
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 91. Ocena łatwości dostępu do pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich [N=56]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zgodnie z wyżej przedstawionymi danymi, większość respondentów (suma odpowiedzi zdecydowanie
się zgadzam i raczej się zgadzam – 73,2%) uznała że oferowana pomoc jest łatwo dostępna. Jedynie
14,3% ankietowanych uznało, że pomoc oferowana przez instytucje systemu wdrażania funduszy
europejskich nie jest łatwo dostępna. Zauważalne są niewielkie różnice pomiędzy beneficjentami
poszczególnych priorytetów. Odsetek respondentów wyrażających pozytywne opinie na temat
oferowanej pomocy w przypadku III Priorytetu wynosi 81,8%, co stanowi ponad 15% różnicę
w stosunku do beneficjentów I Priorytetu (64,7%). Ogółem 1,8% respondentów nie wyraziło swojego
zdania w tej kwestii.
Dane pozyskane w trakcie realizacji zogniskowanego wywiadu grupowego pozostają spójne
z wynikami ankiet telefonicznych CATI, jeden z uczestników badania fokusowego stwierdził, że
współpraca beneficjentów z instytucją oferującą pomoc przy realizacji projektu przebiega bardzo
sprawnie.
4,5%
9,1%
4,5%
63,6%
18,2%
0,0%
17,6%
11,8%
41,2%
29,4%
0,0%
11,8%
23,5%
41,2%
23,5%
1,8%
12,5%
12,5%
50,0%
23,2%
Zdecydowanie się nie zgadzam
Raczej się nie zgadzam
Ani tak, ani nie
Raczej się zgadzam
Zdecydowanie się zgadzam
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
129
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 92. Ocena adekwatności oferowanej pomocy [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Uczestnicy badania ankietowego CATI poproszeni o ocenę adekwatności oferowanej pomocy udzielili
w większości odpowiedzi pozytywnej - 70,7% (suma odpowiedzi zdecydowanie się zgadzam oraz
raczej się zgadzam). Różnice pomiędzy beneficjentami poszczególnych priorytetów nie są duże,
sięgają kilku procent. Ogółem odsetek respondentów niezadowolonych z dostosowania pomocy do ich
potrzeb wynosi 15,5%. Rozbieżność negatywnych opinii co do adekwatności oferowanej pomocy
między pierwszą osią priorytetową (10,2%) a drugą (17,6%) wynosi niewiele ponad 7%.
Na podstawie wyżej przedstawionych analiz można wnioskować, że oferowana pomoc jest zdaniem
beneficjentów łatwo dostępna i odpowiednia do ich potrzeb – świadczą o tym w większości pozytywne
opinie udzielone na pytania dotyczące tych zagadnień.
Respondenci biorący udział w ankietach telefonicznych zostali zapytani również o stopień
wykorzystania pomocy oferowanej przez instytucje systemu wdrażania funduszy europejskich.
Poniższy wykres przedstawia strukturę odpowiedzi.
4,3%
13,0%
13,0%
56,5%
13,0%
0,0%
17,6%
5,9%
41,2%
35,3%
5,6%
5,6%
22,2%
44,4%
22,2%
3,4%
12,1%
13,8%
48,3%
22,4%
Zdecydowanie się nie zgadzam
Raczej się nie zgadzam
Ani tak, ani nie
Raczej się zgadzam
Zdecydowanie się zgadzam
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
130
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 93. Stopień wykorzystania pomocy oferowanej przez instytucje systemu wdrażania
funduszy europejskich przez beneficjentów [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zdecydowana większość ankietowanych beneficjentów korzystała dotychczas z oferowanej pomocy
(89,7%). Najwyższą, bo 100% liczbę pozytywnych odpowiedzi uzyskano wśród beneficjentów III
Priorytetu, w pozostałych osiach priorytetowych wyniki nie spadają poniżej 77% co można uznać za
zadowalający wynik. W czasie realizacji ankiet telefonicznych nie odnotowano wielu negatywnych
odpowiedzi, spośród ankietowanych beneficjentów 8,6% zadeklarowało brak korzystania z dostępnej
pomocy. Warto wspomnieć, że odpowiedzi negatywne nie pojawiły się wśród ankietowanych
reprezentujących III oś priorytetową. 1,7% respondentów nie udzieliło odpowiedzi na to pytanie.
Przedstawione zagadnienie zostało pogłębione pytaniem adekwatnym do udzielonej wcześniej
odpowiedzi przez respondentów. Beneficjenci korzystający z pomocy zostali poproszeni o wskazanie
jak często korzystali z dostępnej pomocy. Ankiety telefoniczne CATI dostarczyły informacji, że
określenie nawet przybliżonej liczby podjętych kontaktów z instytucjami oferującymi pomoc nie
oddawałoby charakteru współpracy - niemalże wszyscy respondenci, którzy udzielili twierdzącej
odpowiedzi na pytanie stwierdzili, że współpraca z odpowiednimi instytucjami ma charakter ciągły.
Istotę współpracy podobnie określili uczestnicy FGI, współpraca została uznana za proces ciągły, za
codzienność.
Uczestnicy ankiety telefonicznej CATI zapytani o zakres współpracy, wymieniali takie zagadnienia jak:
Spośród 8,6% beneficjentów niekorzystających z oferowanej pomocy, 60% z nich na pytanie dlaczego
tego typu współpraca z odpowiednimi instytucjami nie została nawiązana odpowiedziało, że problemy
podczas przygotowania oraz realizacji projektu nie wystąpiły, czynniki generujące potrzebę szukania
pomocy w ich przypadku nie wystąpiły. Wśród ankietowanych beneficjentów pojawiła się jednostkowa
odpowiedź mówiąca, że niepodjęcie współpracy było spowodowane brakiem wiedzy o możliwości
uzyskania tego typu wsparcia.
0,00%
0,00%
100,00%
0,00%
11,80%
88,20%
5,60%
16,70%
77,80%
1,70%
8,60%
89,70%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
131
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Podczas zogniskowanego wywiadu grupowego, przedstawiciele instytucji oferującej pomoc
beneficjentom zostali zapytani, czy występuje duże zainteresowanie tą pomocą. Przedstawione
w trakcie FGI opinie pozwalają twierdzić, że pomoc taka jest naturalna (…) na każdym etapie.
Dane pozyskane w trakcie realizacji indywidualnych wywiadów pogłębionych dostarczają spójnych
danych. Przedstawiciel IW zapytany o to jak wygląda współpraca i czy beneficjenci chętnie korzystają
z pomocy stwierdził, że jako instytucja wdrażająca, organizują bardzo dużo szkoleń, które cieszą się
zainteresowaniem beneficjentów. Zgodnie z pozyskanymi informacjami podczas IDI zainteresowanie
beneficjentów oferowaną pomocą jest odpowiednie - beneficjenci chętnie korzystają z tej oferowanej
IW pomocy, frekwencja na szkoleniach jest satysfakcjonująca.
Telefoniczne wywiady pogłębione również potwierdzają wcześniej uzyskane informacje, podkreślona
została po raz kolejny rola Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
w udzielaniu pomocy beneficjentom.
Inny uczestnik telefonicznego wywiadu pogłębionego stwierdził, że jako beneficjent projektu aktywnie
korzystali z oferowanej pomocy jeszcze przed podpisaniem umowy - odbyli szereg spotkań na których
przekazywane były uwagi i wskazówki, które pozwoliły przygotować projekt.
Zgodnie z przedstawionymi wyżej analizami, można stwierdzić że beneficjenci chętnie korzystają
z oferowanej pomocy. Wniosek ten znajduje potwierdzenie zarówno w metodzie ilościowej CATI, jak
i metodach jakościowych – cytowanych wypowiedziach z FGI, TDI oraz IDI.
Beneficjenci indywidualnych projektów zostali poproszeni o określenie, czy możliwość uzyskania
pomocy ze strony instytucji sytemu wdrażania funduszy europejskich jest ważna z ich perspektywy.
Poniższy wykres ilustruje opinie respondentów.
Wykres nr 94. Stopień istotności możliwości uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu
wdrażania dla beneficjentów [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Odpowiedzi udzielone na tak sformułowane pytanie są w głównej mierze pozytywne – aż 87,9%
ankietowanych realizatorów projektów odpowiedziało, że oferowana pomoc jest dla nich istotna,
z czego ponad 50% beneficjentów udzieliło odpowiedzi „jest dla nas bardzo ważna”. Beneficjenci
0,0%
4,3%
47,8%
47,8%
0,0%
5,9%
17,6%
76,5%
5,6%
22,2%
16,7%
55,6%
1,7%
10,3%
29,3%
58,6%
Jest dla nas mało ważna
Nie jest dla nas ani ważna, ani nie ważna
Jest dla nas ważna
Jest dla nas bardzo ważna Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
132
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
drugiej osi priorytetowej udzielili 76,5% tego typu odpowiedzi. Odsetek ankietowanych deklarujących,
że możliwość uzyskania pomocy nie jest dla nich ani ważna, ani nieważna przekroczył nieznacznie
10%, w I Priorytecie pojawiło się najwięcej tego typu odpowiedzi (ponad 20%). Należy również
odnotować, że odpowiedź iż oferowana pomoc jest mało ważna pojawiła się jedynie wśród
beneficjentów wyżej wymienionego projektu. Ogółem dla wszystkich osi priorytetowych wartość
procentowa negatywnych odpowiedzi nie przekracza 2%. Istotnym faktem jest również to, że żaden
z beneficjentów nie wskazał najniższej oceny na skali oceny pomocy (jest dla nas zdecydowanie
nieważna).
Powyższe dane uzyskane podczas realizacji ankiet telefonicznych CATI pozwalają stwierdzić, iż
oferowana pomoc ze strony instytucji systemu wdrażania jest ważna dla beneficjentów.
Jednym z celów realizowanego badania ewaluacyjnego było również określenie niedoskonałości
istniejącego systemu. Beneficjenci uczestniczący w badaniu ankietowym CATI zostali zapytani o to, co
należałoby poprawić, aby oferowana pomoc okazała się bardziej skuteczna i odpowiednia dla ich
potrzeb. W celu uzyskania satysfakcjonujących wyników pytanie miało formę otwartą – pozwalającą
na swobodny przepływ informacji. Pośród udzielonych odpowiedzi pojawiły się m.in. opinie mówiące,
że w pierwszej kolejności należałoby poprawić doświadczenie w praktyce instytucji oferującej pomoc,
Opinia ta nie jest jednostkowa, inny beneficjent stwierdził, że pracownicy tego typu instytucji powinni
być lepiej wyszkoleni od ich pracowników, by móc nieść efektywne wsparcie. Zwracano uwagę
również na to, że można zwiększyć efektywność pomocy poprzez częstsze spotkania między
instytucjami a beneficjentami, oraz należałoby zmniejszyć czas przepływu informacji. Beneficjenci
realizujący projekty zwracali także uwagę na fakt, że każdy projekt ma własne problemy i wymaga
indywidualnego podejścia. Inny respondent zwrócił uwagę na kwestię poruszaną w poprzednich
akapitach, twierdząc że pomoc powinno się jeszcze bardziej nagłaśniać. Obiekcje wystąpiły również w
stosunku do szkoleń, według beneficjentów należałoby zwiększyć ich liczbę. Według słów
przedstawiciela IW (dane pozyskane podczas IDI) istotną rzeczą jest, by nie traktować beneficjenta
jak petenta. Podstawą powinna być wzajemna współpraca i zaufanie. Podkreślone zostało, że
Instytucja Wdrażająca i beneficjent mają jeden wspólny cel - zrealizować przedsięwzięcie. Uczestnik
wywiadu TDI stwierdził, że osobom po raz pierwszy realizującym projekt unijny brakuje szkoleń
i kontaktu z pracownikami instytucji oraz informacji kierowanej bezpośrednio, nie tylko zamieszczonej
na stronach internetowych.
Inicjatywa JASPERS była jedynym z możliwych źródeł pomocy merytorycznej na etapie przygotowania
projektu dla beneficjentów projektów indywidualnych.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
133
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 95. Stopień wykorzystywania pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS przez beneficjentów [N=59]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zgodnie z danymi pozyskanymi podczas realizacji ankiet telefonicznych, ponad połowa ankietowanych
(52,5%) korzystała z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS. Największy odsetek
respondentów korzystających ze wspomnianej pomocy wystąpił wśród beneficjentów III Priorytetu PO
iIŚ. Pomoc JASPERS najmniej była wykorzystywana przez beneficjentów pierwszej osi, co znajduje
również odzwierciedlenie w odpowiedziach negatywnych (55,6%). Ogółem brak korzystania z pomocy
JASPERS zadeklarowało 45,8% respondentów.
W celu pogłębienia zagadnienia respondenci deklarujący wykorzystanie pomocy oferowanej przez
inicjatywę JASPERS w toku realizacji projektu zostali zapytani o ocenę wspomnianej inicjatywy. Wyniki
prezentuje poniższy wykres.
0,0%
37,5%
62,5%
0,0%
47,1%
52,9%
5,6%
55,6%
38,9%
1,7%
45,8%
52,5%
Nie wiem, trudno powiedzieć
Nie
Tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
134
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 96. Ocena pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS [N=29]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Spośród 52,5% respondentów deklarujących korzystanie z pomocy JASPERS aż 79,3% (suma bardzo
dobrze oraz dobrze) ocenia wspomnianą pomoc pozytywnie, z czego ponad jedna trzecia osób tej
grupy wskazała odpowiedź „bardzo dobrze”. Neutralnych odpowiedzi udzieliło 10,3% respondentów,
nie wystąpiły w ogóle w I Priorytecie. Suma negatywnych opinii na temat pomocy skierowanej do
beneficjentów przez inicjatywę JASPERS wynosi niewiele ponad 10%. Najniższa ocena na skali (bardzo
źle) została wykorzystana jednokrotnie, przez respondenta z trzeciej osi priorytetowej PO IIŚ.
Aby wystawione przez beneficjentów oceny nabrały większej wiarygodności, każdy respondent
korzystający z pomocy inicjatywy JASPERS został zapytany o powody takiej opinii. Wśród wypowiedzi
uczestników ankiety telefonicznej CATI przeważają opinie pozytywne, mówiące o tym, że wszystkie
uwagi ekspertów JASPERS były merytoryczne i pokrywały się z opisem ekspertów UE. Respondenci
podkreślają także kompetencję członków inicjatywy oraz takie aspekty jak wysoka jakość, konkretna
współpraca. Wartością dodaną współpracy było to, że pozwoliła ona na inne spojrzenie, możliwość
uwzględnienie rzeczy wcześniej nie dostrzeganych. Wśród nielicznych negatywnych wypowiedzi
pojawiają się uwagi dotyczące konkretnych osób, z którymi współpraca nie ułożyła się po myśli
beneficjentów.
Indywidualny wywiad pogłębiony z przedstawicielem instytucji zarządzającej – Ministerstwem Rozwoju
Regionalnego dostarczył informacji, że pomoc JASPERS przyczyniła się do przyśpieszenia weryfikacji
wniosków przez Komisję Europejską. Według pozyskanych w toku wywiadu informacji są beneficjenci,
którzy są zadowoleni z pomocy JASPERS, ponieważ zawsze to jest dla nich dodatkowa, zewnętrza
instytucja, która zweryfikuje pracę konsultanta. Przedstawiciel Instytucji zarządzającej zwraca uwagę
7,1%
0,0%
14,3%
57,1%
21,4%
0,0%
12,5%
12,5%
12,5%
62,5%
0,0%
14,3%
0,0%
57,1%
28,6%
3,4%
6,9%
10,3%
44,8%
34,5%
Bardzo źle
Źle
Ani dobrze, ani źle
Dobrze
Bardzo dobrze
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
135
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
również na fakt, że skuteczność, a przede wszystkim szybkość ich działania, zależy od tego co
przedstawi im beneficjent oraz później od tego, w jakiś sposób beneficjent jest w stanie wprowadzać
uwagi JASPERS. Uczestnik wywiadu stwierdził, że efektywność byłaby zapewne lepsza, gdyby była
możliwa współpraca na wcześniejszym etapie.
Przeprowadzone wywiady telefoniczne TDI dostarczyły kolejnych informacji i komentarzy na temat
inicjatywy JASPERS mówiących o tym, że oferowana pomoc ekspertów inicjatywy JASPERS była
bardzo rzeczowa i bardzo pomocna. Wskazówki pozwoliły uniknąć, czy też zminimalizować skutki
ewentualnych zagrożeń, na które wskazywali eksperci w czasie weryfikacji aplikacji beneficjenta
udzielającego wypowiedzi.
Zgodnie z powyższymi danymi można wyciągnąć wniosek, że stopień zadowolenia z oferowanej przez
inicjatywę JASPERS pomocy jest wysoki wśród beneficjentów mających styczność z tą formą pomocy.
Kolejne etapy współpracy z Instytucją Wdrażającą (Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej bądź Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej) zostały
ocenione przez beneficjentów podczas badania ewaluacyjnego.
Wykres nr 97. Ocena współpracy z IW na kolejnych etapach realizacji projektu bez podziału na priorytety [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Poszczególne etapy współpracy z IW uzyskały notę pozytywną (suma dobrze i raczej dobrze)
w czterech przypadkach wynoszącą ponad 90%, w żadnym nie spadającą poniżej 70%.
Warto odnotować, że wśród ocen etapów przygotowania i zawarcia pre-umowy oraz przygotowania
projektu nie została wystawiona żadna nota negatywna. Wśród kolejnych etapów współpracy oceny
raczej źle oraz źle są sporadyczne, w żadnym przypadku nie przekraczają 6%. Etap realizacji został
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
5,30%
1,80%
1,80%
6,90%
8,80%
3,50%
3,60%
14,30%
24,10%
28,10%
26,30%
21,80%
25,00%
69,00%
63,20%
64,90%
72,70%
57,10%
przygotowanie i zawarcie pre-umowy
przygotowanie projektu
złożenie i ocena wniosku
przygotowania do podpisania umowy
realizacja projektu
Dobrze
Raczej dobrze
Ani dobrze, ani źle
Raczej źle
Źle
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
136
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
oceniony najniżej przez ogół beneficjentów, jednakże pozytywne oceny przekraczają 70% co można
uznać za satysfakcjonujący wynik.
Podczas zogniskowanego wywiadu grupowego, na zadane pytanie o współpracę z IW na kolejnych
etapach została udzielona odpowiedź, że funkcjonuje ona w sprawny sposób.
Wyżej przedstawione dane pozwalają stwierdzić, że współpraca pomiędzy beneficjentami a instytucją
wdrażającą układała się w większości przypadków pomyślnie.
Poniżej zostały przedstawione oceny kolejnych etapów współpracy z IW beneficjentów poszczególnych
priorytetów.
Wykres nr 98. Ocena współpracy z IW na kolejnych etapach realizacji projektu – I Priorytet [N=18]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Beneficjenci I Priorytetu współpracę na kolejnych etapach oceniają pozytywnie, na każdym z nich
oprócz realizacji projektu, ocena ta przekracza 80%. Ocena „raczej źle” została wystawiona tylko na
ostatnim realizacyjnym etapie, który był również oceniony najniżej przez beneficjentów pozostałych
priorytetów.
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
16,70%
16,70%
11,10%
5,60%
16,70%
27,80%
22,20%
33,30%
27,80%
22,20%
55,60%
61,10%
55,60%
66,70%
55,60%
przygotowanie i zawarcie pre-umowy
przygotowanie projektu
złożenie i ocena wniosku
przygotowania do podpisania umowy
realizacja projektu
Dobrze
Raczej dobrze
Ani dobrze, ani źle
Raczej źle
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
137
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 99. Ocena współpracy z IW na kolejnych etapach realizacji projektu – II Priorytet [N=17]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Beneficjenci drugiej osi priorytetowej ocenili w 100% pozytywnie takie etapy współpracy z IW jak
przygotowanie i zawarcie pre-umowy, przygotowanie projektu oraz przygotowanie do podpisania
umowy. Beneficjenci tego priorytetu ocenili najbardziej pozytywnie współpracę z Instytucją
Wdrażającą, oceny negatywnie pojawiają się sporadycznie.
Wykres nr 100. Ocena współpracy z IW na kolejnych etapach realizacji projektu – III Priorytet [N=17]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
12,50%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
17,60%
29,4%
31,3%
18,8%
17,6%
17,6%
70,6%
68,8%
68,8%
82,4%
64,7%
przygotowanie i zawarcie pre-umowy
przygotowanie projektu
złożenie i ocena wniosku
przygotowania do podpisania umowy
realizacja projektu
Dobrze
Raczej dobrze
Ani dobrze, ani źle
Raczej źle
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
4,80%
0,00%
0,00%
4,30%
5,00%
0,00%
4,30%
8,70%
0,00%
5,00%
9,50%
17,40%
30,40%
26,10%
20,00%
33,30%
78,30%
60,90%
69,60%
70,00%
52,40%
przygotowanie i zawarcie pre-umowy
przygotowanie projektu
złożenie i ocena wniosku
przygotowania do podpisania umowy
realizacja projektu
Dobrze
Raczej dobrze
Ani dobrze, ani źle
Raczej źle
Źle
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
138
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Beneficjenci trzeciej osi priorytetowej również na ogół pozytywnie oceniają współpracę z Instytucją
Wdrażającą na kolejnych etapach – oceny przekraczają 80% pozytywnych opinii, również na najniżej
ocenianym etapie realizacji projektu – wskazuje to na wysoki stopień satysfakcji z podjętej
współpracy. Można jednakże odnotować, że beneficjenci tego priorytetu jako jedyni wskazali dostępną
na skali ocen notę „źle” – wystąpiła w przypadku wyżej wspomnianego etapu realizacji.
Zadaniem Instytucji Wdrażających było także informowanie beneficjentów o możliwościach uzyskania
dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji oraz zmianach w wytycznych i aktach
prawnych. W badaniu CATI respondenci oceniali stopień informowania IW o możliwościach uzyskania
dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji oraz informowania przez IW
o zmianach w wytycznych i aktach prawnych.
Wykres nr 101. Ocena stopnia informowania IW o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji [N=57]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Ponad 60% beneficjentów ocenia, że IW informowała o możliwościach uzyskania dodatkowego
wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji. Największy odsetek pozytywnych odpowiedzi
wystąpił w I Priorytecie PO IIŚ. Procent respondentów twierdzących, że Instytucja Wdrażająca nie
przedstawiała należytych informacji na wyżej wspomniany temat nie przekracza 8% co stanowi niską
wartość, najmniej pozytywnie na ten temat wypowiedzieli się beneficjenci II Priorytetu (17,7%).
4,5%
0,0%
22,7%
40,9%
31,8%
5,9%
11,8%
29,4%
5,9%
47,1%
0,0%
5,6%
22,2%
22,2%
50,0%
3,5%
5,3%
24,6%
24,6%
42,1%
Zdecydowanie nie
Raczej nie
Ani tak, ani nie
Raczej tak
Zdecydowanie tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
139
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 102. Ocena stopnia informowania IW o zmianach w wytycznych i aktach prawnych [N=58]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Zmieniające się wytyczne oraz akty prawne niejednokrotnie przysporzyły beneficjentom projektów
indywidualnych dodatkowej pracy, dlatego należyte i w porę przekazywane informacje ze strony IW
na ten temat stanowią dużą wartość dla realizatorów projektów. Ponad 70% uczestników ankiety
telefonicznej CATI zadeklarowało, że wspomniane informacje były na bieżąco przekazywane przez
Instytucję Wdrażającą. Pośród poszczególnymi osiami priorytetowymi nie zachodzą istotne różnice
w tej ocenie. 12,1% beneficjentów oceniło, że IW nie informowała w należyty sposób o zmianach
w wytycznych i aktach prawnych, najmniej pozytywnie ocenili przepływ informacji beneficjenci II
Priorytetu (17,7%).
Przedstawiciel IW zapytany podczas indywidualnego wywiadu pogłębionego o to, czy niezbędne
informacje są przekazywane beneficjentom odpowiedział twierdząco dodatkowo zaznaczając, że
jakakolwiek niewiedza beneficjenta, powoduje powstanie problemów od razu w trzech projektach.
Można zatem stwierdzić, że należyte i terminowe przekazywanie informacji leży w interesie obu
zainteresowanych stron.
Zgodnie z prezentowanymi danymi, można wnioskować, że zdaniem beneficjentów Instytucje
Wdrażające w należyty sposób informowały o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia
w zakresie przygotowania dokumentacji oraz zmianach w wytycznych i aktach prawnych. Odsetek
odpowiedzi negatywnych jest niewielki w porównaniu do wypowiedzi pozytywnych.
Pomoc oferowana beneficjentom przez system wdrażania funduszy europejskich podczas realizacji
projektów indywidualnych, by odnieść oczekiwany efekt powinna cechować się dużą skutecznością.
Respondenci zostali poproszeni o ocenę skuteczności skierowanej pomocy. Wyniki zostały
przedstawione na poniższym wykresie.
8,7%
4,3%
8,7%
21,7%
56,5%
11,8%
5,9%
17,6%
5,9%
58,8%
0,0%
5,6%
16,7%
22,2%
55,6%
6,9%
5,2%
13,8%
17,2%
56,9%
Zdecydowanie nie
Raczej nie
Ani tak, ani nie
Raczej tak
Zdecydowanie tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
140
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wykres nr 103. Ocena skuteczności udzielonego wsparcia [N=57]
Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.
Na podstawie uzyskanych danych możemy dostrzec, że zdecydowana większość respondentów –
ponad 85% deklaruje iż problemy, z którymi zgłosili się do instytucji oferującej tego typu pomoc
zostały rozwiązane. Największy odsetek usatysfakcjonowanych beneficjentów wystąpił wśród
beneficjentów II Priorytetu PO IIŚ. Niewiele ponad 10% respondentów nie określiło swojego zdania
dotyczącego oferowanej pomocy. Należy odnotować, że procent beneficjentów wyrażających
negatywne opinie odnośnie stopnia rozwiązywania problemów przez odpowiednie instytucje oferujące
pomoc jest znikomy (3,6%), tego typu oceny nie pojawiły się w ogóle w drugiej osi priorytetowej.
Podczas zogniskowanego wywiady grupowego (FGI) przedstawiciel beneficjentów stwierdził, że
współpraca układa się jak najbardziej pozytywnie. Powstające problemy rozwiązywane są w bieżących
kontaktach.
Jeden z uczestników telefonicznych wywiadów TDI stwierdził, że niesiona pomoc jest skuteczna –
według pozyskanych informacji Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej poprzez
udzieloną pomoc spowodował umożliwienie rozpoczęcia robót w 2008 roku. Inny uczestnik wywiadu
TDI zapytany o ocenę niesionej pomocy stwierdził, że jest bardzo pomocna i trafiona, kolejny dodał,
że pomoc jest udzielana i oczywiście problemy nasze są rozwiązywane.
Uzyskane wyniki pozwalają wnioskować, że instytucje powołane do pomocy beneficjentom podczas
realizacji projektów indywidualnych należycie spełniają swoją funkcję – w przeważającej większości
problemy z którymi beneficjenci zgłosili się do wspomnianych jednostek zostały rozwiązane, nie
narażając beneficjentów na ryzyko niemożności rozwiązania danego problemu. Powołując się na
wcześniej przytoczone wyniki, można także stwierdzić, że poszczególne elementy pomocy oferowanej
4,3%
0,0%
4,3%
52,2%
39,1%
0,0%
0,0%
11,8%
41,2%
47,1%
0,0%
5,9%
17,6%
58,8%
17,6%
1,8%
1,8%
10,5%
50,9%
35,1%
Zdecydowanie nie
Raczej nie
Ani tak, ani nie
Raczej tak
Zdecydowanie tak
Ogółem
Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa
Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
141
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
beneficjentom oceniane są pozytywnie. Beneficjenci posiadają również prawidłowe informacje
o możliwościach uzyskania wsparcia.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
142
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
3.6. Wzajemne relacje
Czy zachodzą istotne relacje pomiędzy odpowiedziami na pytania zamieszone w modułach I-IV
badania a:
a. osią priorytetową i działaniem, w którym realizowany jest dany projekt?
b. wielkością realizowanego projektu?
c. typem beneficjenta?
d. typem projektu środowiskowego?
e. województwem, regionem w którym beneficjent ma siedzibę lub w którym realizuje
projekt?
f. doświadczeniem beneficjenta w realizacji innych projektów współfinansowanych przez
Unię Europejską?
g. Inne relacje? Jakie?
Oś priorytetowa/działanie PO IiŚ
Najmniejsze trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ wystąpiły
u beneficjentów projektów realizowanych w ramach Priorytetu II PO IiŚ Gospodarka
odpadami i ochrona powierzchni ziemi. Żadne trudności w tym zakresie nie wystąpiły w przypadku aż
81% projektów, natomiast w przypadku Priorytetu I i Priorytetu III żadne trudności nie
wystąpiły jedynie w przypadku odpowiednio 63% oraz 56% projektów.
Największe trudności w przygotowaniu merytorycznym i rzeczowym projektów od etapu
rozpoczęcia prac koncepcyjnych wynikające ze zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ
wystąpiły w przypadku Priorytetu I Gospodarka wodno-ściekowa. Na tego typu problemy
wskazało aż 74% beneficjentów projektów realizowanych w ramach tego Priorytetu. W przypadku
Priorytetu II PO IiŚ wskaźnik ten wynosi 25%, natomiast w przypadku Priorytetu III 37,5%
beneficjentów.
Problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego wystąpiły najrzadziej w przypadku
Priorytetu II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi, gdzie na tego typu
problemy wskazało tylko 7% beneficjentów. W przypadku Priorytetu I było to 23,5%, natomiast
w przypadku Priorytetu III 22% beneficjentów.
Jeżeli chodzi o ocenę dostępu pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich,
to najsłabiej jest ona oceniana przez beneficjentów Priorytetu I Gospodarka wodno-
ściekowa, spośród których tylko 59% zgadza się ze stwierdzeniem, że „oferowana pomoc ze strony
systemu wdrażania funduszy europejskich jest łatwo dostępna”. W przypadku beneficjentów Priorytetu
II wskaźnik ten wynosi 75%, natomiast w przypadku Priorytetu III aż 82%.
Ocena adekwatności oferowanej pomocy do potrzeb beneficjentów również jest zróżnicowana
w zależności od Priorytetu, w którym dany beneficjent realizuje projekt. Najlepiej oceniana jest
adekwatność wsparcia przez beneficjentów Priorytetu II (81% beneficjentów zgadza się ze
stwierdzeniem, że oferowana pomoc jest odpowiednia do ich potrzeb), natomiast słabiej w przypadku
beneficjentów Priorytetu I (67%) oraz Priorytetu III (70%).
Wielkość projektu
Wszystkie analizowane projekty podzielono na grupę projektów „małych” (wartość do 50 mln euro)
oraz „dużych” (wartość powyżej 50 mln euro). Spośród projektów analizowanych w toku badania CATI
2/3 to projekty małe natomiast 1/3 to projekty duże.
Analiza statystyczna wykazała następujące różnice pomiędzy projektami dużymi, a projektami małymi:
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
143
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
- w przypadku projektów dużych częściej (40%) niż w projektach małych (25%)
występowały problemy w przygotowaniu studium wykonalności,
- beneficjenci projektów dużych częściej (80%) niż beneficjenci projektów małych
(45%) korzystali z pomocy NFIŚiGW, WFOŚiGW lub MŚ przy tworzeniu studium
wykonalności,
- beneficjenci projektów dużych częściej (29,5%) niż beneficjenci projektów
małych (12,5%) mieli problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego na realizację
projektów.
Typ beneficjenta
W toku badania beneficjentów podzielono na dwie zasadnicze grupy ze względu na ich formę prawną:
jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i stowarzyszenia oraz podmioty świadczące usługi
wodno-ściekowe i inne w ramach realizacji obowiązków własnych gmin.
Analiza statystyczna wykazała, że typ beneficjenta nie jest zmienną istotnie różnicującą występowanie
bądź nie występowanie problemów związanych z realizacją projektów. Nie jest to też zmienna
różnicująca postawę beneficjentów wobec instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich.
Typ projektu środowiskowego
Analiza statystyczna wykazała, że typ projektu środowiskowego nie jest zmienną istotnie różnicującą
występowanie bądź niewystępowanie problemów związanych z realizacją projektów. Nie jest to też
zmienna różnicująca postawę beneficjentów wobec instytucji systemu wdrażania funduszy
europejskich.
Województwo
Rozproszony rozkład geograficzny analizowanych w ramach badania CATI projektów (od 1 do
maksymalnie 11 projektów w każdym z województw) uniemożliwia przeprowadzenie efektywnego
porównania pomiędzy województwami. Zauważyć można jedynie relatywnie bardzo sprawną
realizację projektów w woj. śląskim, gdzie sygnalizowane w raporcie problemy z realizacją
projektów występowały bardzo rzadko. Na drugim biegunie znajduje się z kolei województwo
pomorskie, gdzie omawiane w niniejszym raporcie problemy wystąpiły statystycznie częściej niż
w innych częściach kraju.
Doświadczenie beneficjenta
Co ciekawe beneficjenci, których na etapie analizy danych z badania CATI zakwalifikowano jako
„posiadający doświadczenie w realizacji projektów unijnych” doświadczali nieznacznie mniej
problemów ze sprawną realizacją projektu niż beneficjenci, których zakwalifikowano jako „nie
posiadający doświadczenia w realizacji projektów unijnych”, choć różnice w tym zakresie nie były
bardzo istotne. Beneficjenci doświadczenie lepiej radzili sobie – co oczywiste – z prognozowaniem
problemów, które mogą wystąpić w toku realizacji projektów, a także z takimi elementami jak zmiana
prawa/wytycznych związanych z realizacją projektów itp.
Inne relacje
W toku analizy statystycznej wyników badania CATI z beneficjentami nie zidentyfikowano innych
istotnych (w sensie logicznym i równocześnie statystycznym) relacji pomiędzy analizowanymi
zmiennymi. Świadczy to o tym, że sytuacja w ramach poszczególnych projektów kształtowana jest
raczej przez czynniki (rozumiane zarówno jako doświadczenie beneficjenta, kompetencje, zasoby, jak
i czynniki zewnętrzne) „indywidualne” – specyficzne dla każdego projektu/beneficjenta niż przez
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
144
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
czynniki „systemowe” tj. takie właściwości/sytuacje, które można przypisać pewnej grupie
beneficjentów/projektów, a których nie posiadają inne projekty/inni beneficjenci.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
145
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Analiza SWOT
Mocne strony przygotowania beneficjentów do
realizacji projektów i absorpcji środków z UE
Słabe strony przygotowania beneficjentów do
realizacji projektów i absorpcji środków z UE
Przygotowanie do realizacji projektów i absorpcji
środków:
charakterystyka beneficjentów
(doświadczenie, struktura) w dużym stopniu pokrywa się z wypracowanym w
ramach badania „idealnym typem
beneficjenta”, liczba osób zaangażowanych w realizację
projektów jest wystarczająca do należytej
i terminowej realizacji projektów, w zdecydowanej większości beneficjenci
(ponad 80%) posiadali zabezpieczenie
wkładu własnego na realizację projektu, 75% beneficjentów przewidziało sytuację
przerw pomiędzy wpływem zaliczek oraz
przewidziało również środki na
zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami,
przy ustalaniu zakresu rzeczowego
beneficjenci identyfikowali braki/potrzeby przy pomocy różnych metod/ technik- były to
zarówno konsultacje społeczne, potrzeby
zgłaszane przez mieszkańców, a także ekspertów i rzeczoznawców,
rozpoczęcie działań związanych z
przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej jeszcze przed wpisaniem na listę projektów
indywidualny, rozpoczęcie prac koncepcyjnych przed
wpisaniem na listę projektów indywidualnych,
prawie 46,2% beneficjentów uzyskało prawo
do dysponowania gruntem jeszcze przed
wpisaniem na listę projektów indywidualnych, dobra znajomość prawa wspólnotowego
dobra znajomość kwestii związanych z
podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością
wiedza beneficjentów na temat możliwej do
uzyskania pomocy w przygotowaniu i realizacji projektu,
stopień wykorzystywania przez beneficjentów
możliwej do uzyskania pomocy,
ciągła współpraca beneficjentów z IW,
korzystanie z oferowanej pomocy.
Identyfikacja ryzyk: podejmowanie działań zaradczych mających
na celu minimalizację najpoważniejszych ryzyk
Przygotowanie do realizacji projektów i absorpcji
środków:
przy wyborze wykonawcy studium
wykonalności głównym kryterium była cena, co niekoniecznie przekłada się na
wysoką jakość oferowanych usług,
problemy z kwestiami finansowymi (m.in.:
problemy z pozyskaniem źródeł finansowania), problemy związane z zakresem rzeczowym
projektu (m.in.: problemy z ostatecznym
zdefiniowaniem zakresu rzeczowego, konieczność wprowadzania zmian),
wystąpienie problemów związanych z
organizacją wewnętrzną projektu (m. in.: rotacja w zespole projektowym, praca
członków zespołu projektowego po godzinach),
jedynie połowa beneficjentów korzystała
z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu
wypracowanych podczas realizacji innych projektów.
Identyfikacja ryzyk: brak w zespole projektowym osób
odpowiedzialnych wyłącznie za identyfikację
ryzyk, nieprzewidywanie ,,oczywistych” problemów
występujących na etapie realizacji projektu.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
146
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Mocne strony przygotowania beneficjentów do
realizacji projektów i absorpcji środków z UE
Słabe strony przygotowania beneficjentów do
realizacji projektów i absorpcji środków z UE
(w tym bieżący monitoring, kontakt z ekspertami, tworzenie kart ryzyk itp.),
właściwa identyfikacja problemów związanych
z zagadnieniami finansowymi na etapie przygotowania projektów,
zdolność przewidywania problemów
związanych ze zjawiskami zewnętrznymi na etapie przygotowywania projektu.
Szanse przygotowania beneficjentów do
realizacji projektów i absorpcji środków z UE
Zagrożenia przygotowania beneficjentów do
realizacji projektów i absorpcji środków z UE
Pomoc ze strony instytucji systemu wdrażania:
dostępność oferowanej pomocy i jej
adekwatność do potrzeb beneficjentów,
wysoka skuteczność pomocy oferowanej
przez instytucje systemu wdrażania należyty sposób informowania beneficjentów
przez IW o możliwościach uzyskania
dodatkowego wsparcia w zakresie
przygotowania dokumentacji i zmianach w wytycznych i aktach prawnych,
możliwość skorzystania z pomocy w ramach
inicjatywy Project Pipeline
Wyznaczenie aglomeracji:
kwestia wyznaczenia aglomeracji (oraz ich
granic), które powinny być wyposażone
w system kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków, nie wpłynęła negatywnie na żaden
projekt natomiast w przypadku prawie 30%
projektów wpłynęła pozytywnie na ich realizację.
Przygotowanie do realizacji projektów:
wpływ zmian prawa oraz wytycznych PO
IiŚ powodujący utrudnienia w przygotowaniu
merytorycznym i rzeczowym projektów od etapu rozpoczęcia prac koncepcyjnych,
najbardziej problematycznym etapem
przygotowania do realizacji projektów było dla
beneficjentów pozyskiwanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem
postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko,
pozyskiwanie pozwoleń na budowę (w tym
uzyskanie prawomocnych decyzji
lokalizacyjnych), upadłość wykonawców,
utrudnianie przez niewybranych wykonawców
rozstrzygnięcia w przetargu skutkuje
opóźnieniami w realizacji projektów, brak akceptacji społecznej dla realizowanych
przedsięwzięć,
koszty finansowe poniesione przez
beneficjentów podczas starań o dofinansowanie z UE,
czasochłonny proces przygotowania
dokumentacji wraz z wnioskiem o
dofinansowanie
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
147
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Drzewa celów i problemów
DRZEWO PROBLEMÓW
S
SKUTKI
PROBLEMY GŁÓWNE PRZYCZYNY
Opóźnienia i
utrudnienia w
realizacji projektów
Długi czas potrzebny na
przeprowadzenie postępowania ws.
oceny oddziaływania na środowisko
Upadłość wykonawców
Zmiany prawa oraz wytycznych
PO IiŚ
Zmiany prawa oraz niedostosowanie
prawa polskiego do unijnego
Długotrwałe procedury
Protesty mieszkańców
Niska jakość złożonej przez beneficjentów
dokumentacji
Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ
wprowadzane są w oparciu o
doświadczenie instytucji systemu
wdrażania w celu ujednolicenia i
usprawnienia procesu wdrażania
projektów
Zmiany prawa oraz wytycznych stanowią
odpowiedź na potrzeby beneficjentów
Sytuacja/kryzys w branży
Wykonywanie prac za bardzo niskie ceny
PRZYCZYNY
Głównym kryterium
wyboru
wykonawców jest
cena.
Niezadowolenie
mieszkańców z realizacji
projektu w ich okolicy
Konieczność weryfikacji
dużej liczby
dokumentów
Późne rozpoczęcie
przygotowywania
niezbędnej
dokumentacji przez
beneficjentów
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
148
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
DRZEWO CELÓW
S
CEL GŁÓWNY
CEL CEL
Należyta i
terminowa realizacja
projektów
Skrócenie czasu potrzebnego na
przeprowadzenie postępowanie ws.
oceny oddziaływania na środowisko
Stabilna sytuacja wykonawców
Stabilność prawa oraz wytycznych
PO IiŚ
Stabilność oraz dostosowanie prawa
polskiego do unijnego
Skrócenie czasu trwania procedur
Wyższa jakość złożonej przez
beneficjentów dokumentacji
Opracowanie ostatecznych i jednolitych
przepisów i wytycznych usprawniających
realizację projektów.
Stabilna sytuacja w branży
Wykonywaniem prac za ceny adekwatne
do ich zakresu
CEL
Wprowadzenie
poza
cenowych
kryteriów ocen
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
149
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Tabela wniosków i rekomendacji TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI OBECNY OKRES PROGRAMOWANIA
Lp. Tytuł raportu Wniosek Rekomendacja
Adresat
rekomendacji Sposób wdrożenia
Status:
stan
wdrożenia
Termin
realizacji
1. „Ocena stopnia
przygotowania
beneficjentów
projektów
indywidualnych
w ramach osi I-
III PO IiŚ do
realizacji
projektów,
absorpcji
środków z Unii
Europejskiej
oraz
identyfikacji
obszarów
ryzyka”
Dla sprawnej i należytej
realizacji projektu istotne
jest, aby w instytucji
realizującej projekt
wyodrębniona została
jednostka zajmująca się tylko
pracami związanymi z
realizacją projektu;
koordynator (lub jeden z
członków zespołu
projektowego) pracował
także w fazie tworzenia
założeń projektu; odbycie
przez koordynatorów szkoleń
z metodologii zarządzania
projektami.
(str.41-44)
Rozpowszechnianie
wiedzy na temat
najskuteczniejszych
metod zarządzania.
(str.44)
IP z udziałem
IW oraz IZ
Działania informacyjne
mające na celu
wskazywanie
beneficjentom
najskuteczniejszych metod
zarządzania- stworzenie
poradnika.
Do wdrożenia
w całości.
2013 r.
2. „Ocena stopnia
przygotowania
beneficjentów
projektów
indywidualnych
w ramach osi I-
Częste zmiany wytycznych
utrudniają beneficjentom
realizację projektów.
(str.65-66)
Bieżące informowanie
beneficjentów o
wszelkich zmianach w
wytycznych.
(str.65-66)
IW Stworzenie listy
mailingowej wszystkich
beneficjentów PO IiŚ
newslettera informacji o
zmianach w wytycznych.
Do wdrożenia
w całości.
I kwartał
2013
roku.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
150
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI OBECNY OKRES PROGRAMOWANIA
Lp. Tytuł raportu Wniosek Rekomendacja
Adresat
rekomendacji Sposób wdrożenia
Status:
stan
wdrożenia
Termin
realizacji
III PO IiŚ do
realizacji
projektów,
absorpcji
środków z Unii
Europejskiej
oraz
identyfikacji
obszarów
ryzyka”
3. „Ocena stopnia
przygotowania
beneficjentów
projektów
indywidualnych
w ramach osi I-
III PO IiŚ do
realizacji
projektów,
absorpcji
środków z Unii
Europejskiej
oraz
identyfikacji
obszarów
Różnorodność typów
projektów i realizujących ich
beneficjentów wymaga nieco
bardziej
zindywidualizowanego
podejścia do zapisów
dokumentów strategicznych i
wytycznych.
(str.65-66)
Konsultowanie
dokumentów
strategicznych z
Beneficjentami
(przedstawicielami
różnych typów
Beneficjentów).
(str.65-66)
IZ IZ opracowując zmiany w
dokumentach
strategicznych i
wytycznych powinna
rozsyłać beneficjentom ich
projekty do konsultacji
przed ich oficjalną
publikacją.
Do wdrożenia
w całości.
2013 r.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
151
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI OBECNY OKRES PROGRAMOWANIA
Lp. Tytuł raportu Wniosek Rekomendacja
Adresat
rekomendacji Sposób wdrożenia
Status:
stan
wdrożenia
Termin
realizacji
ryzyka”
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
152
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI NA PRZYSZŁY OKRES PROGRAMOWANIA
Lp. Tytuł raportu Wniosek Rekomendacja
Adresat
rekomendacji Sposób wdrożenia
Status:
stan
wdrożenia
Termin
realizacji
1. „Ocena stopnia
przygotowania
beneficjentów
projektów
indywidualnych
w ramach osi I-
III PO IiŚ do
realizacji
projektów,
absorpcji
środków z Unii
Europejskiej
oraz
identyfikacji
obszarów
ryzyka”
Poprawne opracowanie
procedur udzielenia
zamówienia publicznego
pozwala usprawnić proces
wyłonienia wykonawcy oraz
uniknąć korekt finansowych.
(str.49-50)
Zapewnienie wsparcia
zewnętrznego w
procesie przygotowania
dokumentów
przetargowych. Osoba
dokonująca przeglądu
przygotowanej przez
beneficjenta
dokumentacji
przetargowej powinna
być dobrze zapoznana z
zakresem
i specyfiką danego
projektu.
(str.49-50)
IW Zapewnienie wsparcia ze
strony opiekuna projektu
na etapie przygotowania
procedury przetargowej.
Do wdrożenia
w całości.
2014 r.
2. „Ocena stopnia
przygotowania
beneficjentów
projektów
indywidualnych
w ramach osi I-
III PO IiŚ do
Nie wszyscy beneficjenci
(zarówno ci posiadający
doświadczenie, jak i ci nie
posiadający go) są w stanie
przewidzieć ryzyka (w tym
ryzyka oczywiste), które
potencjalnie mogą wystąpić
Wskazanym jest
opracowanie zbioru
opisanych
najpoważniejszych i
najczęściej
występujących ryzyk i
trudności w trakcie
IZ/IP Stworzenie katalogu
najczęstszych problemów,
które występują przy
realizacji danego typu
projektu (realizacji przez
określony typ
Beneficjenta) wraz z
Do wdrożenia
w całości.
2014 r.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
153
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI NA PRZYSZŁY OKRES PROGRAMOWANIA
Lp. Tytuł raportu Wniosek Rekomendacja
Adresat
rekomendacji Sposób wdrożenia
Status:
stan
wdrożenia
Termin
realizacji
realizacji
projektów,
absorpcji
środków z Unii
Europejskiej
oraz
identyfikacji
obszarów
ryzyka”
w trakcie realizacji
projektów.
(str.110)
realizacji projektu, z
którego będą mogli
korzystać beneficjenci
projektów
indywidualnych w
ramach PO IiŚ (przede
wszystkim na etapie
przygotowania projektu i
identyfikacji ryzyk).
(str.110)
możliwymi rozwiązaniami.
3. „Ocena stopnia
przygotowania
beneficjentów
projektów
indywidualnych
w ramach osi I-
III PO IiŚ do
realizacji
projektów,
absorpcji
środków z Unii
Europejskiej
oraz
identyfikacji
Beneficjenci projektów
indywidualnych napotykają
problemy z uzyskaniem
koniecznych do złożenia
wniosku o dofinansowanie
zaświadczeń i pozwoleń
(przede wszystkim decyzji
ws. oceny oddziaływania na
środowisko), co może
powodować opóźnienia.
(str.59-63)
Czas oszacowany na
uzyskanie pozwoleń
powinien być realny, a
kroki formalno-prawne
podjęte jak
najwcześniej.
(str.59-63)
Beneficjenci (za
pośrednictwem
IP/IW)
Opracowanie dla
beneficjentów zestawu
najczęściej
pojawiających się
problemów w tym
obszarze wraz
z przykładami ich
rozwiązań.
Do wdrożenia
w całości.
2014 r.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
154
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI NA PRZYSZŁY OKRES PROGRAMOWANIA
Lp. Tytuł raportu Wniosek Rekomendacja
Adresat
rekomendacji Sposób wdrożenia
Status:
stan
wdrożenia
Termin
realizacji
obszarów
ryzyka”
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
155
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Lista dobrych praktyk
Niektóre ryzyka oraz problemy, na które napotykają beneficjenci mają charakter zewnętrzny i są
trudnie do przewidzenia na etapie przygotowania do realizacji projektu. Ryzyka te mogą więc wystąpić
także w przyszłej perspektywie finansowej 2014-2020. Na podstawie przeprowadzonego badania
ewaluacyjnego zdiagnozowano problematyczne kwestie, które mogą wystąpić również w przyszłej
perspektywie finansowej. Problemy te przedstawione zostały poniżej w sposób hierarchiczny:
• zmiany prawa oraz wytycznych POIiŚ,
• długi czas oczekiwania na ocenę oddziaływania na środowisko,
• upadłość wykonawców,
• niewystarczająca liczba osób w zespole projektowym
• małe doświadczenie zespołu projektowego
W toku badania poza rekomendacjami opracowana zastała także lista dobrych praktyk związanych z
realizacją projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ 2007- 2013. Rekomendacje oraz dobre
praktyki mogą wpłynąć na sprawniejszą realizację projektów w przyszłej perspektywie finansowej
2014-2020:
identyfikacja ryzyk poprzez bieżący monitoring oraz regularne narady z wykonawcami
projektu;
ścisła współpraca pomiędzy Beneficjentem a Inżynierem Kontraktu;
dokonanie wnikliwej i rzetelnej analizy finansowej, w związku ze zdiagnozowanymi przez
beneficjenta na etapie przygotowania projektu ryzykami, związanymi z zakresem rzeczowym
projektu oraz problemami związanych z kwestiami finansowymi. Pozwoliło to uzyskać
pewność, że tego rodzaju zagrożenia nie wystąpią na etapie realizacji projektu;
inwestowanie w Jednostkę Realizującą Projekt – podwyższanie kwalifikacji pracowników
poprzez ich uczestnictwo w licznych szkoleniach oraz studiach podyplomowych;
wzmocnienie zespołu projektowego poprzez zatrudnienie niezbędnych specjalistów,
(inspektorów nadzoru budowlanego, posiadających konieczną wiedzą i uprawniania).
Pozwoliło to na ograniczenie ryzyka nienależytego wykonania robót budowlanych przez
wykonawców;
przeprowadzenie ankiety wśród mieszkańców - konsultacje społeczne dzięki którym
beneficjent otrzymał bardzo wysokie poparcie społeczne na realizację projektu;
identyfikacja ryzyk poprzez określenie odpowiednich terminów związanych z wykonaniem prac
pod kątem możliwości wystąpienia zagrożenia wobec określonych gatunków roślin i zwierząt
oraz identyfikacja zagrożeń dotyczących wydłużenia terminów płatności dla wykonawców
zleconych usług. Działania te były nie tylko przewidziane, ale także monitorowane, dlatego nie
wpłynęło to na żadne istotne zakłócenia w realizacji projektu.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
156
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Załączniki
Załącznik nr 1- Case study
Główny celem przedmiotowego badania była ocena przygotowania projektów indywidualnych
realizowanych w ramach PO IiŚ. Jednak cele szczegółowe i pytania ewaluacyjne skupiały się nie tylko
na ocenie stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów i absorpcji środków UE, ale przede wszystkim na ocenie przygotowania beneficjentów do identyfikacji i przezwyciężania
problemów i ryzyk na etapie przygotowania i realizacji projektu. Ważnym modułem w realizacji badania była też ocena skuteczności pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich.
Przedstawione przykłady case study są o tyle nietypowe, a tym samym interesujące, że znajdują się
w nich nie tylko projekty wzorcowe, których realizacja przebiega lub przebiegała bez istotnych dla realizacji projektu zakłóceń. Nie jest możliwym wskazanie projektu, który na etapie konceptualizacji
idealnie określiłby ryzyka, i Beneficjenta, który na etapie wdrażania idealnie wypracowałby sposoby ich niwelacji. Tym bardziej, że na każdym szczeblu wdrażania realizacji projektu pewnego rodzaju ryzyk
nie można nie tylko przewidzieć a czasami nawet skutecznie wyeliminować. Dlatego też do case study
starano się wybrać również projekty trudne - wieloproblemowe, w których pomimo szeregu czynników zakłócających, Beneficjenci podejmują wysiłki ich minimalizacji i dążą do ich przezwyciężenia.
Oczywiście w poniższym zbiorze znajdują się także projekty, których realizacja przebiega bardzo sprawnie i zgodnie z harmonogramem.
W przedstawionych projektach starano się zidentyfikować wszystkie istotne dla rzetelnej oceny stopnia przygotowania Beneficjentów zagadnienia badawcze, co też zawarto w przestawionych strukturach
opisów.
Do wyłonienia case study – oprócz jak najobiektywniejszej oceny badaczy – skorzystano z pomocy przedstawicieli IZ oraz IW. Opisu wyłonionych przypadku dokonano głównie na podstawie desk
research (m.in. wnioski projektowe), badania techniką CATI, telefonicznych indywidualnych wywiadów pogłębionych (TDI) oraz kwerendy internetowej.
I CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
PRIORYTET: I Gospodarka wodno-ściekowa
DZIAŁANIE: 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 200,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007-2012
UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było
bardzo dobre przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu, zarówno pod względem identyfikacji ryzyk na etapie projektowania, jak i w ich przezwyciężaniu
na etapie realizacji. Dodatkowo mocną stroną Beneficjenta było dobre przygotowanie w zakresie organizacyjnym oraz skuteczne działania w zakresie
niwelowania ryzyk związanych z etapem kontraktowania.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
157
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Projekt obejmuje wzmocnienie spójności gospodarczej i społecznej poprzez uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na obszarze aglomeracji położonej w zachodniej części Polski. Wielkość
aglomeracji nie przekracza 50 000 mieszkańców.
W efekcie realizacji projektu nastąpi rozbudowa i przebudowa stacji uzdatniania wody, rozbudowa
i przebudowa oczyszczalni ścieków oraz budowa sieci wodno-kanalizacyjnych. Nastąpi także
uporządkowanie systemu kanalizacji w śródmieściu miasta.
Nadrzędnym celem projektu jest wzmocnienie spójności społeczno-gospodarczej na terenie objętym
projektem poprzez: zwiększenie dostępności do sieci wodociągowej mieszkańców, zwiększenie dostępności do sieci kanalizacyjnej, podniesienie standardu życia mieszkańców, zwiększenie
atrakcyjności inwestycyjnej terenów, wzmocnienie lokalnego potencjału tworzenia miejsc pracy, zmniejszenie zagrożeń dla zdrowia mieszkańców.
Celem przedsięwzięcia jest wzmocnienie w zakresie: wyposażenia mieszkańców obszaru projektu
w sieci kanalizacyjne umożliwiające zebranie ścieków i odprowadzenie ich do oczyszczalni, unieszkodliwiania osadów ściekowych poprzez zastosowaną technologię i ich dalsze
zagospodarowanie, dostarczenie mieszkańcom aglomeracji wody odpowiedniej jakości. Celem realizacji projektu jest zapewnienie mieszkańcom wody o parametrach jakościowych spełniających
obowiązujące wymagania oraz odbioru ścieków wraz z ich oczyszczaniem zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
Mierzalnym celem projektu będzie zwiększenie stopnia skanalizowania oraz zwodociągowania
na poziomie aglomeracji a także zmniejszenie ładunku BZT5 w ściekach odprowadzonych do odbiorników (rzek, jezior) poprzez likwidację niekontrolowanych zrzutów ścieków.
Projekt przyczyni się do efektywnego wdrażania przepisów i rozwiązań technicznych z zakresu ochrony środowiska, wymaganych w prawie polskim i Unii Europejskiej. Przedsięwzięcie przyczyni się
do wypełnienia zapisów Traktatu Akcesyjnego dotyczących wyposażenia aglomeracji w zbiorczy
system odprowadzania ścieków. Realizacja projektu przyczyni się do osiągnięcia celów ogólnej strategii w zakresie ochrony środowiska na szczeblu międzynarodowym, krajowym, wojewódzkim,
regionalnym i lokalnym.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Beneficjent rozpoczął działania związane z pracami koncepcyjnymi i przygotowywaniem dokumentacji
aplikacyjnej w 2005 r. Nad początkową fazą projektu pracowało aż 10 osób, przez okres około 5-6 lat.
Przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu Beneficjent rozpoczął rok później, przed
wpisaniem na listę projektów indywidualnych. Najbardziej
czasochłonnym element przygotowania do realizacji projektu było przygotowanie dokumentacji wraz
z wnioskiem o dofinansowanie oraz przygotowanie studium wykonalności.
Beneficjent nie posiada doświadczenia w realizacji inwestycji finansowanych ze środków unijnych ani
z innych źródeł zewnętrznych. Nie zrealizował też żadnej inwestycji podobnej pod kątem rzeczowym do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego. Jednak brak doświadczenia został
zrekompensowany korzystaniem z pomocy doświadczonych firm zewnętrznych. W fazie przygotowania projektu uzyskano wsparcie specjalistów w zakresie dotyczącym procedur zarządzania projektem,
procedur zawierania umów, monitorowania realizacji projektów, weryfikacji dokumentacji projektowej,
technicznej oraz w zakresie obowiązków związanych z zarządzaniem projektem prowadzenia działań promocyjnych.
Odpowiednio wcześniej zaplanowane
przygotowaniem dokumentów i umów związanych z planowaną
inwestycją służą zapobieganiu
powstałych przesunięć w aplikacji o środki.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
158
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
W strukturach Beneficjenta wyodrębniona została jednostka organizacyjna powołana wyłącznie
do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 10 osób. Wskazana liczba członków zespołu projektowego jest zdaniem Beneficjenta wystarczająca do należytej i terminowej realizacji przedsięwzięcia. Tym
bardziej, że osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem i posiadają odpowiednie doświadczenie zawodowe oraz wykształcenie specjalistyczne, co pozwala
sprawnie realizować poszczególne zadania w ramach wieloetapowego projektu.
Koordynator projektu - MAO pełni funkcję Prezesa
Zarządu. Koordynator projektu pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu.
W zespole projektowym nastąpiła rotacja tylko na jednym stanowisku, co nie miało wpływu na realizację
projektu. Ponadto nie nastąpiły żadne zmiany
w organizacji wewnętrznej Beneficjenta. Niektórzy z członków zespołu projektowego przeszli szkolenie
z metodologii zarządzania projektami. Beneficjent nie planuje realizacji szkoleń w przyszłości.
Podczas realizacji projektu Beneficjent korzystał z wypracowanych procedur związanych
z zarządzaniem procesem przygotowania projektu (procedury opisujące schemat organizacyjny, zakres obowiązków poszczególnych członków, udzielanie zamówień, kwestie finansowe, obieg faktur,
monitoring).
Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł niewielkie koszty finansowe. Zostały one
przeznaczone na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej wraz z studium wykonalności. Koszty początkowe związane z przygotowaniem do realizacji projektu zostały pokryte ze środków własnych.
Koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie nie zagrażały realizacji projektu.
Beneficjent nie miał żadnych trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ. Nie wystąpiły problemy w przygotowaniu studium wykonalności i nie pojawił się problem niejednorodności
treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami. Przy tworzeniu studium wykonalności Beneficjent korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania.
Wystąpiły zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ, które utrudniły przygotowanie merytoryczne
i rzeczowe projektów od etapu rozpoczęcia prac koncepcyjnych. Ocena oddziaływania na środowisko musiała być przeprowadzona ponownie. Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w niewielkim stopniu
utrudniły Beneficjentowi przygotowanie do absorpcji/otrzymania dofinansowania z UE. Wiązało się to z większym nakładem pracy, z czasowym przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji
środków, z większymi kosztami finansowymi przygotowania do absorpcji. Prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję Beneficjent uzyskał po wpisaniu na listę projektów
indywidualnych.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Proces rozpoznania ryzyk został opracowany przez firmę zewnętrzną w studium wykonalności. Na podstawie analizy potrzeb, przeprowadzonych w studium wykonalności, ustalono zakres inwestycyjny
projektu, oszacowano jego koszty, zdefiniowano optymalną strukturę instytucjonalną projektu,
przeanalizowano wrażliwość na zmianę kluczowych czynników, przeanalizowano ryzyka, a także wykazano efekty społeczne.
Na etapie realizacji projektu Beneficjent identyfikuje ryzyka poprzez monitoring i regularne narady z wykonawcami, na bieżąco rozwiązując pojawiające się problemy.
Beneficjent pomimo należytego przygotowania na etapie kontraktowania, natrafił w trakcie realizacji
projektu na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania. Spowodowało to opóźnienie
Zgodnie z zaproponowanym
w Raporcie typem idealnym, Beneficjent w swej strukturze
organizacyjnej posiada istotne dla
sprawnej realizacji projektu cechy modelowego przykładu.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
159
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
w realizacji projektu. Beneficjent na bieżąco podejmował działania minimalizujące skutki zaistniałych
problemów.
Beneficjent przewiduje również, że mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym projektu
w przyszłości. Planowane jest dobudowanie fragmentu sieci kanalizacyjnej i dobudowanie elementów dodatkowych na terenie oczyszczalni ścieków.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Pomimo wczesnych działań związanych z pozyskaniem odpowiedniej dokumentacji oraz prognozie
ryzyk wiążącej się zapewne z konstrukcją harmonogramu realizacji, Beneficjent natrafił na problemy związane z przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji. Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ
utrudniły przygotowanie merytoryczne i rzeczowe projektów od etapu rozpoczęcia prac koncepcyjnych. Problemy dotyczyły oceny oddziaływania na środowisko.
Decyzje środowiskowe były wydane w 2005 r., natomiast
w 2008 r. nastąpiła zmiana wytycznych, co spowodowało konieczność ponownego przeprowadzenia procedur.
Wiązało się to z większym nakładem pracy, z czasowym przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji
środków i z większymi kosztami finansowymi. Beneficjent
przezwyciężył te problemy, które wydłużyły jedynie fazę przygotowawczą projektu.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Z przyczyn niezależnych od Beneficjenta projekt nie jest realizowany zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. Nastąpiło przesunięcie terminu zakończenia inwestycji, wynikające
z potrzeby wyłonienia nowych wykonawców. Nastąpiła upadłość likwidacyjna wykonawcy i inżyniera
kontraktu co wiążę z przesunięciem terminów realizacji kontraktów dotyczących robót budowlanych. Kolejnym problemem napotkanym przez Beneficjenta na etapie realizacji była powódź, która również
miała wpływ na przesunięcia w czasie.
Nie wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym projektu,
jednak Beneficjent przewiduje możliwość wystąpienia
takich zmian w związku z planowaną dobudową fragmentu sieci kanalizacyjnej elementów dodatkowych
na terenie oczyszczalni ścieków.
Pojawiające się ryzyka i problemy są monitorowane i na
bieżąco rozwiązywane.
Na etapie realizacji projektu podejmowane są systematycznie działaniami minimalizujące ryzyko
wystąpienia problemów poprzez comiesięczny monitoring całego projektu oraz cykliczne rady
budowy. Istnieje też ścisła współpraca pomiędzy Beneficjentem a Inżynierem Kontraktu.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent posiada wiedzę na temat możliwości
uzyskania pomocy w przygotowaniu i realizacji projektu.
Beneficjent korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich przy przygotowaniu
i realizacji projektu. Współpraca miała charakter ciągły w zależności od potrzeb Beneficjenta. Beneficjent uzyskał
pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów.
Częste zmiany wytycznych utrudniają beneficjentom realizację projektów.
Zasadne w tym świetle wydaje się
stworzenie proponowanej przez Wykonawcę listy e-mailingowej
i rozsyłanie w formie newslettera informacji o wszelkich zmianach
w wytycznych.
Tak jak że zdecydowana większość respondentów (87%) Beneficjent
posiada wiedzę, gdzie należy zgłosić się, by uzyskać stosowną pomoc w celu sprawnej realizacji projektów.
Beneficjenci szczególną wagę
powinni kłaść na wybór
sprawdzonych i wiarygodnych
wykonawców, z odpowiednim
zapleczem technologicznym
i finansowym.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
160
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich jest dla Beneficjenta
zdecydowanie łatwo dostępna i raczej odpowiednia do potrzeb Beneficjenta. Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest dla Beneficjenta ważna.
Beneficjent raczej dobrze ocenia współpracę z IW na etapie przygotowania i zawarcia pre-umowy, przygotowania projektu, złożenia i oceny wniosku, realizacji projektu. Natomiast dobrze ocenia
współpracę, jeśli chodzi o przygotowanie do podpisania umowy o dofinansowanie. Beneficjent raczej
dobrze ocenia rozwiązane problemy, z którymi zgłosił się do instytucji oferującej tego typu pomoc.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
161
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
II CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Projekt realizowany jest na terenie gminy położonej w środkowej Polsce. Celem projektu jest uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na obszarze aglomeracji (dokonano podziału inwestycji
na dwa etapy). Zakres rzeczowy pierwszego etapu obejmuje budowę kanalizacji sanitarnej
aglomeracji, budowę sieci wodociągowej w trzech miejscowościach, budowę pompowni sieciowej oraz rozbudowę SUW w dwóch miejscowościach.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Przez około 6 lat nad otrzymaniem dofinansowania pracowało 5 osób. Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł niewielkie koszty finansowe. Zostały one przeznaczone
na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej. Koszty początkowe związane z przygotowaniem
do realizacji projektu zostały pokryte ze środków własnych. Koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie nie zagrażały realizacji projektu.
Beneficjent posiada doświadczenie w realizacji projektów ze środków unijnych a także w realizacji
inwestycji o podobnym zakresie rzeczowym.
W instytucji realizującej projekt został wyodrębniona jednostka organizacyjna powołana wyłącznie
do realizacji projektów. W prace nad projektem jest zaangażowane 9 osób. Zdaniem Beneficjenta liczba
członków zespołu projektowego jest zdecydowanie wystarczająca do należytej i terminowej realizacji
projektu.
Osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem. Koordynator oraz zespół projektu pracował także w fazie wczesnego planowania, tworzenia założeń projektu. Niektórzy
członkowie zespołu projektowego przeszli szkolenie z metodologii zarządzania projektami. Beneficjent nie planujecie realizować szkoleń z zarządzania projektem w niedalekiej przyszłości. W zespole
projektowym nastąpiła rotacja jedynie na jednym stanowisku pracy, co nie miało wpływu na realizację
projektu. W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani zostali również eksperci zewnętrzni. Podczas
Dzięki posiadanemu doświadczeniu w realizacji inwestycji o podobnym zakresie
rzeczowym i odpowiednim działaniom
organizacyjnym Beneficjent zagwarantował sprawną i terminową realizację projektu.
Również potencjał organizacyjnych Beneficjenta jest bliski przedstawionemu
typowi idealnego beneficjenta.
PRIORYTET: I Gospodarka wodno-ściekowa
DZIAŁANIE: 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 150,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007-2014
UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było bardzo dobre przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu pod względem
identyfikacji ryzyk na etapie projektowania, korzystanie z doświadczeń w realizacji inwestycji o podobnym zakresie rzeczowym oraz terminowość realizacji projektu.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
162
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
realizacji projektu Beneficjent nie korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem
przygotowania projektu.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Na etapie przygotowania projektu Beneficjent nie spodziewał się problemów związanych z organizacją wewnętrzną projektu. Beneficjent na etapie przygotowania projektu spodziewał się problemów
związanych z zakresem rzeczowym projektu oraz problemów związanych z kwestiami finansowymi.
W związku z tym dokonał bardzo wnikliwej i rzetelnej analizy finansowej, aby uzyskać jak największą pewność, że tego rodzaju zagrożenia nie wystąpią na etapie realizacji projektu. Identyfikował też
ryzyka/problemy związane z kwestiami finansowymi dotyczącymi długich okresów rozliczeniowych. Beneficjent na etapie przygotowania projektu spodziewał się również problemów związanych
ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu. Wymienione przez Beneficjenta problemy zewnętrzne/niezależne od Beneficjenta to: zmiany prawne, problemy na etapie budowy, problemy
z popytem na świadczone usługi (wodno-ściekowe), zjawisko migracji.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Nie wystąpiły trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ. Nie wystąpiły problemy w przygotowaniu studium wykonalności. Przy tworzeniu studium wykonalności Beneficjent korzystał
z pomocy instytucji systemu wdrażania. Nie pojawił się problem niejednorodności treści zapisów
studium wykonalności z innymi dokumentami.
W sumie Beneficjent natrafił na największe problemy jedynie w pozyskiwania pozwoleń na budowę.
Nie jest jeszcze uregulowane prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję.
W przypadku tego projektu zmiany prawa oraz wytyczne
PO IiŚ, nie utrudniały przygotowań ani w zakresie merytoryczne ani rzeczowym projektu od etapu
rozpoczęcia prac koncepcyjnych. Pojawiły się jedynie
niewielkie, wynikające ze zmiany prawa oraz wytycznych problemy przygotowawcze. Wiązało się to z czasowym
przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji środków.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Realizacja projektu przebiega zgodnie z harmonogramem.
Beneficjent nie natrafił na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu. Największe problemy (co też wcześniej wskazano) były związane z dokumentacją dotyczącą oceny
oddziaływania na środowisko. Beneficjent musiał przeprowadzić szereg działań, ponieważ przepisy krajowe dotyczące ochrony środowiska nie były do końca kompatybilne z przepisami unijnymi.
Wczesna diagnoza tego ryzyka pozwoliła uniknąć problemów na etapie realizacji i rozwiązać je przed
podpisaniem umowy.
Beneficjent obecnie identyfikuje ryzyka poprzez monitoring i regularne narady z wykonawcami.
Pojawiające się problemy stara się rozwiązywać na bieżąco.
Beneficjent przewiduje, że mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości.
Zmiany rzeczowe projektu mogą dotyczyć racjonalizacji wykorzystania rezultatów projektu
(„przeniesienie” sieci kanalizacyjnej do części, gdzie będzie ona bardziej wykorzystywana przez jej mieszkańców). Zmiany te nie wpływają ani na opóźnienie ani na przyspieszenie realizacji projektu.
Potwierdza to ogólny wynik badania, że zmiana prawa lub wytycznych
często wiąże się z czasowym
przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji środków unijnych
(57,1% badanych).
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
163
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent posiada wiedzę na temat możliwości uzyskania pomocy w przygotowaniu i realizacji
projektu. Korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich przy przygotowaniu i realizacji projektu – głównie z pomocy IW. O uzyskanie pomocy zwracał się nawet kilkanaście razy
w miesiącu. Typowe „problemy” dotyczyły terminów wypłat i kwalifikowalność podatków.
Beneficjent korzystał także z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS, którą ocenia bardzo dobrze.
Oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich jest dla Beneficjenta raczej łatwo dostępna i odpowiednia do jego potrzeb. Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji
systemu wdrażania jest dla Beneficjenta bardzo ważna.
Beneficjent dobrze ocenia współpracę z IW na etapie
przygotowania i zawarcia pre-umowy, przygotowania
projektu, przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie i realizacji projektu, raczej dobrze
ocenia pomoc IW w złożeniu i ocenie wniosku. Zdaniem beneficjenta IW raczej dobrze informuje o możliwościach
uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie
przygotowania dokumentacji, ale raczej źle informuje o zmianach w wytycznych i aktach prawnych.
Reasumując, Beneficjent zdecydowanie dobrze ocenia rozwiązane problemy, z którymi zgłosił się do instytucji oferującej tego typu pomoc.
III CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Projekt realizowany jest na terenie miasta oraz na terenie pięciu sołectw. Celem inwestycji jest
kompleksowe uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na obszarze wyznaczonej aglomeracji.
W zakres przedmiotowego przedsięwzięcia wchodzą:
budowa kanalizacji sanitarnej grawitacyjnej,
PRIORYTET: I Gospodarka wodno-ściekowa
DZIAŁANIE: 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 500,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007 – 2013
UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu był wpływ
wykorzystanego doświadczenia Beneficjenta na etapie koncepcyjnym,
aplikacyjnym oraz realizacyjnym projektu, zarówno w zakresie identyfikacji ryzyk, jak i odpowiedniego przygotowania organizacyjnego przedsięwzięcia. Dodatkowo
mocną stroną Beneficjenta był potencjał merytoryczny członków zespołu projektowego.
Na podstawie ocen Beneficjenta można
potwierdzić, że pomoc oferowana
beneficjentom przez system wdrażania
funduszy europejskich podczas
realizacji projektów indywidualnych, by
odnieść oczekiwany efekt cechuje się
dużą skutecznością.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
164
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
modernizacja kanalizacji sanitarnej,
budowa kanalizacji, budowa przepompowni i tłoczni ścieków,
budowa kanalizacji deszczowej, modernizacja kanalizacji deszczowej,
modernizacja sieci wodociągowej,
system monitoringu dla sieci wodociągowo – kanalizacyjnych.
Łącznie zostanie wybudowane ponad 200 km sieci uzbrojenia. W wyniku realizacji projektu do
systemu kanalizacyjnego zostanie podłączone docelowo około 16 000 osób.
zanieczyszczeń gleby, ochrona powietrza, flora i fauna oraz ochrona potencjału ekologicznego; zwiększenie komfortu i jakości życia mieszkańców poprzez likwidację uciążliwych szamb i dzikich
zrzutów, poprawę stanu systemu wodociągowego, ograniczenie lokalnych podtopień, zmniejszenie
wydatków na media oraz rozwój spójności terytorialnej.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Beneficjent ma wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów unijnych. Praktyka ta przełożyła się
na przygotowanie i realizację projektu indywidualnego. Dzięki bogatemu, wcześniej zdobytemu
doświadczeniu Beneficjent bez trudu i szybko przygotował wniosek aplikacyjny, uzyskał decyzję KE a na etapie realizacji sprawnie prowadził roboty budowlane.
Mocną stroną Beneficjenta jest wyodrębniona Jednostka Realizująca Projekt. W prace nad projektem
zaangażowane są osoby, które tworzą wyspecjalizowany zespół. Beneficjent po powołaniu JRP podwyższał
kwalifikacje pracowników poprzez ich uczestnictwo
w licznych szkoleniach czy studiach podyplomowych.
Jednocześnie wzmacniał realizację projektu zatrudniając niezbędnych specjalistów, np. inspektorów
nadzoru budowlanego, posiadających konieczną wiedzą i uprawniania, ograniczając tym samym ryzyka nienależytego wykonania robót budowlanych przez wykonawców.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Dla oceny wrażliwości projektu wybrano czynniki o istotnym wpływie na realizację projektu
obejmujące popyt i sprzedaż, koszty i nakłady, stopę dyskonta oraz wysokość dotacji Funduszu Spójności.
Beneficjent wymienia kilka czynników mających szczególny wpływ na identyfikację pojawiających się ryzyk i zagrożeń. Jest to: krótka droga procesu decyzyjnego, bardzo dobra znajomość przedmiotu
działania, bezpośredni nadzór poszczególnych specjalistów w swoich dziedzinach, bieżące
rozwiązywanie problemów oraz płynny przepływ informacji.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Na etapie przygotowania projektu Beneficjent nie napotkał na problemy, które były szczególnie
uciążliwe. Najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na terminową i skuteczną realizację
poszczególnych zadań była współpraca z mieszkańcami oraz innymi podmiotami przy udostępnianiu terenów pod budowę i eksploatację infrastruktury komunalnej. Niemniej jednak dużym wyzwaniem dla
tak rozległego przedsięwzięcia były uzgodnienia terenowo-prawne dla realizowanych zadań inwestycyjnych.
Przykład potwierdza wniosek, że dla
sprawnej i należytej realizacji projektu istotne jest doświadczenie i potencjał
kadrowy Beneficjenta.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
165
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wpływ na etap przygotowania dokumentacji projektu
(uzyskanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach) miały także problemy towarzyszące transpozycji prawa
unijnego z zakresu prawa ochrony środowiska, wydłużając czas skompletowania dokumentów. Należy
jednak pamiętać, że implementacja polskiego prawa
do norm unijnego systemu prawa jest procesem skomplikowanym choćby dlatego, że każdy proces
dostosowawczy wiąże się z problemami. W związku z tym nie jest czymś nadzwyczajnym, że powoduje to szereg
trudności, które nie zawsze dają się rozwiązać we właściwym czasie.
Na etapie realizacji projektu napotkanym problemem była konieczność ponownego przeprowadzenia
postępowania przetargowego dla kilku kontraktów. W pierwszej turze przetargów na roboty budowlane kilku wykonawców złożyło zaniżone oferty, co w konsekwencji doprowadziło
do odstąpienia od umów. Ponowne ogłoszenia przetargów na roboty budowlane było jedynym utrudnieniem w realizacji projektu.
Aby uniknąć problemów podczas realizacji, na etapie
przygotowania projektu, należy rzetelne przygotować całą dokumentację, na podstawie której realizowany jest
projekt.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Na szybką i umiejętną realizację projektu zgodnie z założonym planem działania miało wpływ
doświadczenie Beneficjenta w zakresie realizacji różnych podobnych inwestycji budowlanych.
Beneficjent zrezygnował z prowadzenia projektu w ramach procedury FIDIC. Duży wpływ na sprawną realizację projektu miał kontrakt z inspektorami nadzoru zatrudnionymi przez Beneficjenta.
Beneficjent kilkakrotnie podkreśla, że wpływ na sprawną i terminową realizację projektu ma dobrze dobrany zespół, doświadczenie, krótka ścieżka decyzyjna a co za tym idzie prędkość podejmowania
działań.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent korzystał z możliwej do uzyskania pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich.
Dzięki ekspertom z inicjatywy JASPERS Beneficjent bardzo szybko dostosował projekt do wymogów Unii
Europejskiej i uzyskał decyzję Komisji Europejskiej.
Beneficjent bardzo pozytywnie ocenia współpracę z IW z uwagi na bieżące informowanie o zmianach
w przepisach, wytycznych, szybkie i sprawne rozliczanie wniosków o płatność.
Dzięki współpracy z koordynatorem, Beneficjent bez trudu rozwiązuje problemy dnia codziennego, nie
czuje się jak petent, który chce załatwić sprawę urzędową, ale jak „zawodnik strzelający do tej samej bramki”.
Zdaniem Beneficjenta podstawowy wpływ na zgodny z harmonogramem
przebieg realizacji zaplanowanej
inwestycji ma ułożony plan działania oraz kompatybilny zespół
z zaangażowaniem realizujący projekt.
Z przeprowadzonych badań wynika, że Beneficjenci projektów
indywidualnych oczekują ze strony IW indywidualnego, bardziej
spersonalizowanego traktowania
oraz dobrego zapoznania się ze specyfiką realizowanego przez nich
projektu
Elementem powodzenia realizacji
projektu jest również poprawne opracowanie procedur udzielenia
zamówienia publicznego, co pozwala
usprawnić proces wyłonienia wykonawcy oraz uniknąć wyboru
nierzetelnych wykonawców.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
166
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
IV CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. 2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Projekt został zlokalizowany w gminie miejskiej w południowej części Polski. Obejmuje budowę Spalarni o dużej skali oddziaływania i znacznym stopniu skomplikowania. Projekt jest kontynuacją
realizowanego przez gminę I etapu projektu. Głównymi beneficjentami powstałej infrastruktury będą
mieszkańcy miasta.
Zakres rzeczowy projektu obejmuje: adaptację terenu do nowych potrzeb; wybudowanie instalacji
termicznego przekształcania odpadów składającej się z dwóch niezależnych linii technologicznych; wykonanie instalacji służy w celu dalszego ich zagospodarowania dla celów przemysłowych;
wykonanie instalacji chemicznej stabilizacji i zestalania popiołów lotnych i stałych pozostałości z procesu oczyszczania spalin, ewentualne wykorzystanie lub wywóz na składowisko odpadów innych
niż niebezpieczne i obojętne; wykonanie podłączenia instalacji do miejskiej sieci ciepłowniczej,
Efektem realizacji projektu jest zapewnienie dla miasta i przyległych gmin możliwości dalszego,
wieloletniego unieszkodliwiania odpadów komunalnych w sposób bezpieczny dla środowiska i zapewniający spełnienie wymagań przepisów krajowych i UE, w szczególności dotyczący osiągnięcia
poziomów odzysku, ograniczenia składowania odpadów (w tym odpadów ulegających biodegradacji)
oraz wykorzystania odpadów, jako źródła energii. Realizowany projekt zakłada budowę Zakładu Termicznego Przekształcania Odpadów, który stanowi jeden z najważniejszych, końcowych elementów
tworzonego od wielu lat systemu gospodarki odpadami i jest jego integralną częścią.
Projekt przyczyni się do rozwoju kompleksowego systemu selektywnej zbiórki odpadów, a powstała
instalacja ograniczać będzie negatywne skutki dla środowiska oraz dla zdrowia ludzkiego, wynikające z konieczności zagospodarowania odpadów jak i funkcjonowania samej instalacji. Realizacja projektu
pozwoli zminimalizować składowanie odpadów, które nie zostałyby poddane procesom odzysku lub
recyklingu.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Beneficjent rozpoczął działania związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej oraz
przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu po wpisaniu na listę projektów
indywidualnych. Budowa spalarni jest inwestycją, która została zawarta w katalogu inwestycji miejskich. Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane poprzez konsultacje
PRIORYTET: II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
DZIAŁANIE: 2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z zakresu gospodarki odpadami komunalnymi ze szczególnym uwzględnieniem odpadów niebezpiecznych
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 800,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2009–2015
UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu jest
terminowość realizacji dużego przedsięwzięcia. Beneficjent sprawnie realizuje
inwestycje o dużej skali oddziaływania i znacznym stopniu skomplikowania.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
167
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
społeczne, zgodnie z uchwałą Rady Miasta, koniecznością dostosowania do nowych standardów oraz
do wymagań prawa polskiego i unijnego.
Podczas realizacji inwestycji Beneficjent korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem
przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ,
a w przypadku Beneficjentów Priorytetu II, z takich procedur korzystało jedynie 11,8 % respondentów
Beneficjent realizował projekt finansowany ze środków unijnych, ale nie realizował projektu
o podobnym zakresie rzeczowym.
W strukturach Beneficjenta wyodrębniona została jednostka organizacyjna powołana wyłącznie
do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 14 osób. Wskazana liczba członków zespołu projektowego
jest zdaniem Beneficjenta raczej niewystarczająca do należytej i terminowej realizacji przedsięwzięcia, pomimo, że osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem.
Zdaniem Beneficjenta dzięki doświadczeniu oraz wykształceniu kierunkowemu pracowników projekt może być jak najlepiej realizowany.
Koordynator projektu pełni funkcję Kierownika Jednostki Realizującej Projekt. Koordynator projektu nie pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu. W zespole projektowym nie
znajdują się osoby, które pracowały w fazie tworzenia koncepcji projektu. Na poszczególnych
stanowiskach w zespole projektowym nie nastąpiła rotacja pracowników. W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani zostali także eksperci zewnętrzni. Wszyscy z członków zespołu projektowego
przeszli szkolenia z metodologii zarządzania projektami.
Beneficjent posiadał zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu. Wkład własny pochodził
ze środków własnych i pożyczek niepodlegających umorzeniu.
Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł znaczne koszty finansowe. Koszty początkowe pokryto ze środków Pomocy Technicznej i Funduszu Spójności.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Beneficjentowi trudno określić ile osób z zespołu projektowego było odpowiedzialnych za identyfikację ryzyk. Działania minimalizujące najpoważniejsze ryzyka polegały na wdrażaniu odpowiednich zmian.
Beneficjent na etapie planowania projektu nie spodziewał się ryzyk ani z organizacją wewnętrzną
projektu, ani związanych ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu. Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się problemów z kwestiami finansowymi, związanymi z pozyskaniem
źródeł finansowania.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Beneficjent nie natrafił na problemy w przygotowaniu zamówień wraz z SIWZ ani w przygotowaniu studium
wykonalności. Problemu nie stanowiły też różnic
dotyczące niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami. Nie pojawiły się
także problemy związane z pozyskiwaniem dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny
oddziaływania na środowisko dla zadań objętych
projektem oraz problemy związane z brakiem akceptacji społecznej, pozwoleń na budowę.
Prawo do dysponowania gruntem Beneficjent uzyskał po wpisaniu na listę projektów indywidualnych.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Beneficjent znajduje się
w mniejszości projektów, który na
etapie gromadzenia dokumentacji
nie napotkał na żadne z dla
dokuczliwych dla wielu
Beneficjentów ryzyk.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
168
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Projekt jest realizowany zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. Beneficjent nie natrafił
na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu.
Beneficjent przewiduje, że nie mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości.
Dzięki przeprowadzonej ankiecie wśród mieszkańców miasta, Beneficjent uważa, że ma ponad 90 % poparcie z ich strony na realizację projektu.
Zdaniem Beneficjenta nie wystąpiły zmiany w organizacji wewnętrznej oraz inne czynniki niż
organizacja wewnętrzna, nie utrudniły realizacji projektu.
Pojawiające się ryzyka i problemy są monitorowane i na bieżąco rozwiązywane. Pojawiające się
problemy na etapie realizacji projektu są szybko redukowane.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent posiada wiedzę, gdzie należy uzyskać pomoc i w jakim zakresie jest oferowana.
Beneficjent przygotowując projekt korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy
europejskich. Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest też dla niego ważna. Jednak Beneficjentowi trudno określić czy oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania
funduszy europejskich jest łatwo dostępna i jest odpowiednia do potrzeb instytucji realizujących projekty indywidualne.
Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS. Oferowaną pomoc
również ocenia dobrze.
Współpracę z IW na wszystkich etapach przygotowania i zawarcia pre-umowy, przygotowania
projektu, złożenia i oceny wniosku, przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie oraz realizacji projektu Beneficjent ocenia dobrze.
Beneficjent dobrze ocenia rozwiązane problemy, z którymi zgłosił się do instytucji oferującej tego typu pomoc. Beneficjent dobrze ocenia pomoc uzyskaną przy rozwiązywaniu problemów ze strony instytucji
oferujących doradztwo i konsultacje. Aby oferowana pomoc była bardziej skuteczna i odpowiednia dla
podmiotów realizujących projekty jedynie sugeruje skrócenie czasu przepływu informacji.
V CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
PRIORYTET: III Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
DZIAŁANIE: 3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpowodziowego
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 100,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007-2014
UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było
bardzo dobre przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu, zarówno pod względem identyfikacji ryzyk na etapie projektowania, jak i w ich przezwyciężaniu
na etapie realizacji. Beneficjent identyfikując ryzyka, przyjął bezpieczne założenia
czasowe realizacji projektu bazując na wcześniejszym doświadczeniu w realizacji projektów unijnych.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
169
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Zakres planowanego przedsięwzięcia: województwo w południowo-wschodniej części Polski na obszarze kilku miejscowości. Zakres przedmiotowy: budowa, przebudowa i zabezpieczenie
przeciwfiltracyjne wałów przeciwpowodziowych usytuowanych wzdłuż brzegów rzeki. Celem przedsięwzięcia jest poprawa bezpieczeństwa powodziowego.
Obwałowanie wybudowane w ramach niniejszego projektu jest inwestycją liniową w postaci wału
ziemnego, służyć ma ochronie przeciwpowodziowej obszaru zalewowego, tj. ochronie mieszkańców oraz infrastruktury (zabudowa, sieć energetyczna, gazowa, użytki rolne). W obszarze inwestycji
miejscowo brakuje zabezpieczeń – obwałowań, a istniejące obwałowania ze względu na zły stan techniczny nie spełniają swojej funkcji ochronnej. Inwestycja obejmuje także budowę infrastruktury
towarzyszącej oraz obiektów wałowych.
Projekt przyczyni się do rozwoju infrastruktury technicznej, ochrony i poprawy stanu środowiska oraz
zdrowia mieszkańców poprzez zapewnienie bezpieczeństwa powodziowego. Efekty projektu
zminimalizują bądź całkowicie zlikwidują zagrożenie powodziowe.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Nad otrzymaniem dofinansowania z UE pracowało 5 osób przez okres 1,5 roku. Podczas starań
o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł niewielkie koszty finansowe. Zostały one przeznaczone
na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej, studium wykonalności, wniosku. Koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie nie zagrażały realizacji projektu. Zostały one
przeznaczone na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej oraz studium wykonalności, wniosku.
Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu rozpoczęto przed wpisaniem na listę projektów
indywidualnych w 2006 roku. Termin ten spowodowany był żądaniami samorządów i podmiotów prywatnych, które ponosiły straty popowodziowe. Jest to pierwszy punkt, na którym tworzono
wieloletnie plany inwestycyjne. Potrzeby, na które odpowiada projekt identyfikowano poprzez
problemy zgłaszane przez mieszkańców. Analizę możliwych sposobów zaspokojenia potrzeb przeprowadzono poprzez analizę porównawczą możliwych sposobów rozwiązania.
Beneficjent zrealizował około 10 projektów finansowanych ze środków unijnych. Łączna ich wartość to około 200 mln zł. Zrealizowano również 5 projektów z innych środków zewnętrznych. Beneficjent
zrealizował również inwestycję o podobnym zakresie rzeczowym.
Niektórzy członkowie zespołu projektowego przeszli szkolenie z zakresu metodologii zarządzania projektami. W zespole projektowym nastąpiła rotacja na 2 stanowiskach, co spowodowało pewne
opóźnienia niewpływające na realizację projektu.
W instytucji została wyodrębniona specjalna jednostka organizacyjna powołana wyłącznie do realizacji
przedsięwzięcia. W prace nad projektem zostało
zaangażowanych 5 osób. Zdaniem Beneficjenta liczba członków zespołu projektowego nie jest w pełni
wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. Osoby wchodzące w skład zespołu
projektowego pracują nie tylko nad realizacją projektu.
Tygodniowy czas pracy podzielony został w 80% czasu na pracę nad realizacją projektu, w 20% na inne zadania.
Koordynator projektu pracował także w fazie wczesnego planowania, tworzenia założeń projektu. W tworzenie
koncepcji projektu zaangażowani zostali również eksperci
zewnętrzni.
Mocne strony przygotowania Beneficjenta do realizacji projektu i
absorpcji środków z UE to korzystanie
z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu
wypracowanych podczas realizacji innych projektów.
Pod tym kontem Beneficjent zbliża się
do przywołanego w Raporcie typu idealnego.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
170
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Podczas realizacji projektu Beneficjent korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem
przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ (prawo zamówień publicznych, archiwizacja, obieg środków, nadzór płatności).
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Beneficjentowi trudno było określić ile osób zostało odpowiedzialnych za identyfikację ryzyka. Osoby
te miały także inne obowiązki związane z przygotowaniem projektu. Proces identyfikacji ryzyka na etapie przygotowania projektu identyfikowano poprzez doświadczenia z wcześniejszych projektów.
Działania minimalizujące najpoważniejsze ryzyka to założenia harmonogramu z zapasem czasowym.
Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się problemów związanych z organizacją
wewnętrzną projektu (rotacja w zespole projektowym, praca zespołu projektowego po godzinach). Beneficjent na etapie przygotowania projektu spodziewał się problemów związanych z zakresem
rzeczowym projektu. Beneficjent spodziewał się problemów związanych z kwestiami finansowymi
(problemy z dofinansowaniem). Na etapie przygotowania projektu Beneficjent nie spodziewał się problemów związanych ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu.
Beneficjent identyfikuje ryzyka na bieżąco i na bieżąco rozwiązuje pojawiające się problemy. Identyfikacja ryzyk Beneficjenta następuje poprzez inspektora nadzoru, informacje zewnętrze,
comiesięczne sprawdzanie wykonania prac, protokoły odbioru częściowego.
Wystąpiły problemy zidentyfikowane na etapie przygotowania projektu. Nastąpiła zmiana kierownictwa wyższego szczebla. Beneficjent przewidział, że mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym
(konieczność wykonania robót dodatkowych).
Beneficjent natrafił na problemy w trakcie realizacji
projektu, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu (upadłość firm wykonawców, problemy
finansowe wykonawców, podwykonawców). Beneficjent
na bieżąco podejmował działania niwelujące zaistniałe problemy.
Beneficjent przewiduje, że mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości
(rezygnacja z części zadań). Zmiany te mogą wpłynąć na przyspieszenie realizacji projektu.
Zdaniem beneficjenta najlepszym sposobem identyfikacji ryzyk jest przewidywanie problemów, jakie mogą nastąpić w trakcie realizacji projektu.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Beneficjent natrafił na niewielkie trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ (zbyt mało osób zaangażowanych w prace i czasu na przygotowanie). Wystąpiły niewielkie problemy
w przygotowaniu studium wykonalności (opisanie wybranych wariantów, określenie szacunkowych
wartości na wykup terenów). Nie pojawił się problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami.
Zdaniem Beneficjenta, wystąpiły zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ, które utrudniały przygotowanie
merytoryczne i rzeczowe projektów od etapu rozpoczęcia
prac koncepcyjnych. Beneficjent ocenił te problemy (jeszcze raz musiało być przeprowadzone postępowanie
środowiskowe, co spowodowało opóźnienia). Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w niewielkim stopniu
utrudniły Beneficjentowi przygotowanie
do absorpcji/otrzymania dofinansowania z UE. Wiązało
Częste zmiany wytycznych utrudniają
beneficjentom realizację projektów. Ważne jest bieżące informowanie
beneficjentów o wszelkich zmianach w wytycznych.
Przykład ten pokazuje, jak ważnym
elementem realizacji projektu jest wybór doświadczonego i rzetelnego
wykonawcy, a w przypadku
wystąpienia ryzyka właściwe działania zaradcze.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
171
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
się to z czasowym przedłużeniem okresu przygotowania
do absorpcji środków.
Na etapie realizacji projektu natrafiono na problemy związane z wykonawcami i podwykonawcami.
Konieczność wykonywania dodatkowych prac spowodowała opóźnienia w realizacji przedsięwzięcia.
Nie nastąpiły żądne problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Projekt jest realizowany zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. Na etapie realizacji
projektu Beneficjent stara się redukować mogące pojawić się problemy poprzez konsultacje wewnętrzne, mobilizację wykonawców jak i dyscyplinowanie karami umownymi. Beneficjent bardzo
dobrze przygotował się do realizacji przedsięwzięcia.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent przygotowując projekt korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich.
Beneficjent raczej zgadza się z twierdzeniami, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania
funduszy europejskich jest łatwo dostępna i jest ona
odpowiednia do potrzeb Beneficjenta. Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania
jest dla Beneficjenta ważna.
Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS, którą ocenia bardzo
dobrze. Zdaniem Beneficjenta jest ona bardzo pomocna i przydatna.
Beneficjent dobrze ocenia współpracę z IW na etapie przygotowania i zawarcia pre-umowy,
przygotowania projektu, przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie, złożeniu i ocenie
wniosku. Współpraca na etapie realizacji projektu oceniana jest raczej dobrze. Zdaniem beneficjenta IW zdecydowanie dobrze informuje o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie
przygotowania dokumentacji i o zmianach w wytycznych i aktach prawnych. Beneficjent raczej dobrze ocenia rozwiązane problemy, z którymi zgłosił się do instytucji oferującej tego typu pomoc.
IW w należyty sposób informowała o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie
przygotowywania dokumentacji, jak i o zmianach w wytycznych i aktach prawnych. Problemy, z którymi zgłoszono się do instytucji oferującej tego typu pomoc zostały rozwiązane w sposób dobry.
Beneficjent w sposób efektywny
wykorzystał pomoc oferowaną ze strony systemu wdrażania.
Projekt ten potwierdza, że była to
pomoc bardzo potrzeba i skuteczna - 79,3% korzystających z pomocy w
ramach tej inicjatywy ocenia ją pozytywnie.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
172
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
VI CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Projektowana inwestycja zlokalizowana jest na terenie województwa położonego w północno-
zachodniej części Polski.
Projekt przewiduje realizację 4 zadań w 2 etapach inwestycyjnych zmierzających do zabezpieczenia
doliny rzeki dzięki wykonaniu kompleksowej odbudowy koryta rzeki wraz z modernizacją obwałowań i budowli na najistotniejszych dla osiągnięcia celu inwestycyjnego odcinkach rzeki oraz odbudowa
kanału.
Planowana w pierwszej kolejności kontynuacja odbudowy koryta rzeki wraz z modernizacją istniejącego obwałowania oraz zwiększeniem upustów wody na polder poprawi znacznie zdolności
przepuszczania wielkich wód wezbraniowych korytem rzeki. Wpłynie to w znaczący sposób na ochronę przeciwpowodziową terenów zurbanizowanych miasta, jak również obszarów położonych pomiędzy
miejscowościami. Ponadto na zabezpieczenie przeciwpowodziowe miasta wpłynie planowany
do realizacji kanał (przerzucenie części wód powodziowych).
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Sama koncepcja zabezpieczenia przeciwpowodziowego przedmiotowego odcinka rzeki była
przedmiotem studiów i ekspertyz już w 2004 roku a nawet wcześniej. Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu rozpoczęto pół roku wcześniej przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych.
Było to spowodowane przekonaniem ze strony Beneficjenta, że mając konkretne pomysły i założenia
związane z planowanym projektem można być lepszym negocjatorem i zwiększyć szansę na wpisanie na listę. Poza tym zaawansowanie prac koncepcyjnych miało w opinii Beneficjenta przełożyć się
na ocenę punktową wniosku.
PRIORYTET: III Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
DZIAŁANIE: 3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpowodziowego
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 30,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007-2014
UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu były
bardzo dobre przygotowanie organizacyjne Beneficjenta do realizacji projektu
oraz dotychczasowa terminowość jego realizacji. Beneficjent dostosował strukturę wewnętrzną do potrzeb sprawnego i optymalizującego koszty –
działania. Beneficjent posiada duże doświadczenie w realizacji projektów unijnych i dokonał starannego doboru członków zespołu projektowego pod
kontem doświadczenia zawodowego. Beneficjent bazując na posiadanym
doświadczeniu dokonał właściwej identyfikacji ryzyk, założył odpowiednie granice czasowe w zakresie terminów realizacji, podpisanych umów, wpływu na
środowisko a także zaplanował skuteczne metody eliminowania ryzyk.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
173
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Beneficjent posiada duże doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków
zewnętrznych jak i finansowanych ze środków unijnych. Realizował też inwestycje podobne pod kątem rzeczowym do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego.
Mocną stroną Beneficjenta jest zespół osób zajmujących się realizacją projektu. W strukturach organizacyjnych Beneficjent wyodrębnił jednostkę organizacyjną powołaną wyłącznie do realizacji
projektów. W prace nad projektem zaangażowanych jest około 10-15 osób. Liczba członków zespołu
projektowego jest wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. Struktura organizacyjna zespołu składa się z kilkuosobowego zespołu realizującego zadania stricte związane z projektem oraz
ze specjalistów z różnych komórek, którzy realizują również inne zadania związane z zajmowanym stanowiskiem.
W celu ulepszenie pracy – zwiększenia sprawności realizowanych zadań i optymalizowania kosztów nastąpiła
zmiana w wewnętrznej strukturze organizacji
Beneficjenta. Beneficjent dobierał członków zespołu pod kątem doświadczenia w realizacji projektów ze środków
unijnych. Beneficjent podkreśla, że wyłoniona kadra pracownicza to zespół osób, którzy posiadają
i odpowiednią wiedzę i duże potwierdzone stażem
doświadczenie. Koordynator projektu pracował także w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu.
W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani byli także eksperci zewnętrzni. Beneficjent planuje zrealizować
szkolenie z zarządzania projektem. Jedynie na dwóch stanowiskach w zespole projektowym nastąpiła rotacja,
co nie miało wpływu na realizację projektu.
Podczas realizacji projektu Beneficjent korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem
przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ. Procedury
te dotyczyły składu zespołu, jego kompetencji oraz
podziału zadań a także systemu obiegu informacji.
Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane w drodze konsultacji społecznych w odpowiedzi na problemy zgłaszane przez mieszkańców.
Analiza możliwych sposobów zaspokojenia potrzeb, na które odpowiada projekt została dokonana
poprzez przeprowadzenie konsultacji eksperckich oraz analizę porównawczą możliwych rozwiązań.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Na etapie przygotowania projektu odpowiedzialność
za identyfikację ryzyk ponosiła firma zewnętrzna.
Beneficjent podjął szereg działań minimalizujących najpoważniejsze ryzyka, czyli uwzględniono prawo
ochrony przyrody w harmonogramie poprzez założenie odpowiednich granic czasowych, założono odpowiednio
długie okresy potrzebne na realizację inwestycji.
Beneficjent należycie przygotował się
do realizacji projektu dokonując odpowiednich zmian w
strukturach organizacyjnych w celu optymalizacji działań i
kosztów. Dokonał starannego
doboru członków zespołu projektowego oraz korzystał
z wcześniej wypracowanych procedur związanych z
zarządzaniem procesem
przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji
projektu indywidualnego dla PO IiŚ.
Charakterystyka Beneficjenta
w dużym stopniu pokrywa się z wypracowanym w ramach badania
idealnym typem beneficjenta.
Beneficjent dokonał właściwej
identyfikacji ryzyk, założył
odpowiednie granice czasowe w zakresie terminów realizacji,
podpisanych umów, wpływu na środowisko a także
zaplanował skuteczne metody
eliminowania ryzyk.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
174
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Beneficjent bardzo dobrze określił mogące pojawić się w trakcie realizacji projektu ryzyka i tak
zaplanował działania, aby nie zagrażały one realizacji inwestycji.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Beneficjent na etapie przygotowania projektu zidentyfikował problemy, które rzeczywiście wystąpiły
podczas realizacji projektu. Identyfikacja tych ryzyk i zaplanowane skuteczne metody ich
przezwyciężania zostały wykorzystane w taki sposób, aby nie wpływać na realizację projektu. Dotyczyły one np. określenia odpowiednich terminów związanych z wykonaniem prac tak, aby nie
zagrażały one określonym gatunkom roślin i zwierząt czy wydłużenia terminów płatności dla wykonawców zleconych usług. Działania te były nie tylko przewidziane, ale także monitorowane,
dlatego nie wpłynęło to na żadne istotne zakłócenia w realizacji projektu.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Z zebranych danych wynika, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem i przebiega bezproblemowo. Oczywiście pojawiają się niewielkie przesunięcia w zakresie realizacji poszczególnych
etapów, ale nie ma to większego wpływu na kształt zaplanowanych w harmonogramie terminów.
Żadne z typowych problemów związanych z dokumentacją projektową będących niezwykle uciążliwe
dla innych Beneficjentów nie przytrafiły się Beneficjentowi niniejszego projektu.
Beneficjent nauczony doświadczeniem zdobytym przy realizacji wcześniejszych projektów planował wszystkie działania w odpowiednio długich przedziałach czasowych.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent wie, gdzie i w jakim zakresie można uzyskać pomoc w przygotowaniu i realizacji
projektu. Nie tylko korzystał z pomocy instytucji
systemu wdrażania funduszy europejskich, ale określa to mianem ciągłej współpracy, co ma bez
wątpienia wpływ na tak sprawną – wręcz idealną – realizację projektu.
Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest też dla niego dość ważna.
Współpracę z IW w zakresie przygotowania i zawarcia pre-umowy, przygotowania projektu, złożenia i oceny wniosku oraz przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie ocenia bardzo dobrze,
natomiast pomoc w zakresie realizacji projektu – dobrze. Uważa też, że IW informowała w sposób należyty o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji
oraz w bardzo dobry o zmianach w wytycznych i aktach prawnych. Problemy, z którymi Beneficjent zgłaszał się do instytucji oferującej tego typu pomoc zostały raczej rozwiązane.
Beneficjent jednak kilkakrotnie podkreśla, iż wyżej ocenia pomoc udzielaną przez pracowników
w Urzędzie Wojewódzkim, którzy również pomagają mu sprawnie i dobrze realizować przedmiotowy projekt. Ta instytucja jest dla niego też bardziej pomocna, niż wsparcie uzyskiwane ze strony IW.
W związku z tym, że Beneficjent był jednostką, która jako jedna z pierwszych realizowała inwestycję w takim zakresie, działaniu i priorytecie, zwrócił się z prośbą o pomoc do ekspertów z inicjatywy
JASPERS. Ocena ekspertów pozwoliła Beneficjentowi spojrzeć krytyczniej na realizowany projekt oraz
dała możliwość uwzględnienia kilku uwag i wariantów, które wcześniej były niezauważalne albo uważane za mało istotne. Raport z oceny nie wprowadził istotnych zmian, ale był dla Beneficjenta
bardzo pomocny w kwestiach związanych z ochroną środowiska, w określeniu właściwego doboru odpowiednich etapów i odpowiednich zadań w stosunku do ochrony flory i fauny na terenach objętych
projektem.
Mocną strona Beneficjenta przekładającą się
na sprawną realizację projektu jest ciągła
współpraca z IW i skorzystanie z pomocy ekspertów z inicjatywy JASPERS.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
175
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
VII CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Projekt jest kontynuacją zrealizowanego w 2010 roku projektu dot. oczyszczalni ścieków. Realizacja kolejnej (II fazy) umożliwi uzyskanie efektu ekologicznego w formie podłączenia mieszkańców do
zbiorczej sieci, a następnie odbioru i transportu ścieków do oczyszczalni ścieków zrealizowanych
w ramach fazy I. Projekt dotyczy poprawy jakości wód powierzchniowych, która zostanie osiągnięta przez kompleksowe uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w dwóch aglomeracjach.
Zakres rzeczowy Projektu obejmuje:
budowę kanalizacji sanitarnej,
modernizację kanalizacji sanitarnej, rozbudowę części osadowej oczyszczalni ścieków,
budowę sieci wodociągowej,
modernizację sieci wodociągowej.
Planowane przedsięwzięcie zlokalizowane jest na obszarze 11 gmin powiatu, położonych
w południowej części Polski, zrzeszonych w międzygminnym związku. Do gmin objętych projektem należy 10 gmin wiejskich oraz jedna gmina miejska.
Realizacja projektu w znacznym stopniu przyczyni się do: bezpośredniej ochrony i poprawy stanu
czystości wody jednej z rzek w południowej Polsce, poprzez ujęcie ścieków w system kanalizacji sanitarnej i odprowadzenie ich do modernizowanej oczyszczalni ścieków, pośredniej ochrony wód
podziemnych, zachowania istniejących wartości środowiskowych oraz przyrodniczych parków krajobrazowych, uporządkowania gospodarki osadami ściekowymi (zmniejszenie ilości osadów
ściekowych), wykorzystania biogazu do produkcji energii elektrycznej i cieplnej (zmniejszenie emisji biogazu do powietrza).
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu Beneficjent rozpoczął już w 2000 roku. Potrzeby, na
które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane na podstawie problemów zgłaszanych przez mieszkańców oraz przez gminy, a także na podstawie konieczności dostosowania do nowych
standardów. Analizę możliwych sposobów zaspokojenia potrzeb, na które odpowiada projekt
przeprowadzono w oparciu o analizę porównawczą możliwych rozwiązań oraz analizę SWOT. Działania związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej oraz przygotowania organizacyjne związane
PRIORYTET: I Gospodarka wodno-ściekowa
DZIAŁANIE: 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 1 000,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007-2015
UZASADNIENIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było rozwiązanie kilku trudnych do przezwyciężenia problemów, m.in. dzięki kadrze
doświadczonych osób oraz wykorzystaniu wypracowanych rozwiązań w związku z realizacją I Fazy Projektu.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
176
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
z realizacją projektu Beneficjent rozpoczął już 2005 roku. Beneficjent posiada doświadczenie
w realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych.
Wypracowane w ramach realizacji I Fazy Projektu (który zakończył się 31 grudnia 2010 roku), ścieżki
działania zostały wykorzystane przy realizacji niniejszego projektu. Wypracowane i wypróbowane rozwiązania pomimo pojawiający się przeszkód pozwoliły na sprawną realizację projektu.
Zgodnie z wymogami, Beneficjent wyodrębnił jednostkę
organizacyjną powołaną wyłącznie do realizacji projektów. Liczba członków zespołu projektowego jest
wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. Osoby wchodzące w skład zespołu
projektowego pracują wyłącznie nad projektem. Koordynator projektu pracował w fazie wczesnego
planowania i tworzenia założeń projektu. W tworzenie
koncepcji projektu zaangażowani byli także eksperci zewnętrzni. Niektórzy członkowie zespołu projektowego
przeszli szkolenie z metodologii zarządzania projektami, a na poszczególnych stanowiskach w zespole projektowym
nie nastąpiła rotacja.
Beneficjent podkreśla, że od początku realizacji nie tylko tego projektu, ale również jego pierwszej fazy kadrę stanowi ten sam zespół, który stanowią wykwalifikowani pracownicy.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Identyfikacji ryzyka na etapie przygotowania projektu została zlecona zewnętrznemu podmiotowi. Beneficjent chcąc zminimalizować najpoważniejsze ryzyka stosował się do zaleceń podmiotu
zewnętrznego.
Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się jedynie problemów związanych ze zjawiskami
zewnętrznymi wobec projektu, np. z koniunkturą gospodarczą, skutkującą wahaniem cen oferowanych w
przetargach przez wykonawców.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Wystąpiły niewielkie trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ, których rozwiązanie przy pomocy wsparcia instytucji systemu wdrażania nie stanowiło dużego problemu.
Beneficjent natrafił także na dość znaczne problemy związane ze zmianą prawa oraz wytycznych PO IiŚ, które utrudniły przygotowanie merytoryczne i rzeczowe projektu od etapu rozpoczęcia prac
koncepcyjnych.
Pojawiło się kilka problemów związanych z realizacji projektu, wynikających z typu Beneficjenta, który tworzy jedenaście gmin powiatu. Wszystkie gminy musiały przyjąć i zatwierdzić do realizacji
rozwiązania instytucjonalne dotyczące modelu organizacyjnego zarządzania projektem, strukturę organizacyjną związku, sposób realizacji inwestycji czy strukturę organizacyjną po wdrożeniu systemu.
Zadania te były przedmiotem częstych i licznych spotkań z przedstawicielami gmin. Beneficjent
otrzymał bardzo duże wsparcie ze strony przedstawicieli instytucji systemu wdrażania, którzy pomagali w przygotowywaniu koncepcji tych rozwiązań, na podstawie których wybierane były najlepsze
rozwiązania i opracowywana dokumentacja związana z przygotowaniem i realizacją projektu. Mocną stroną służącą przezwyciężeniu tego typu problemów były odpowiednio wcześniej podjęte działania
szeroką skalę analizy wszelkich możliwych rozwiązań i ich skutków,
minimalizowały mogące pojawić się
zagrożenia i przeszkody w realizacji projektu.
Atutem Beneficjenta jest sprawna
kadra doświadczonych
i przeszkolonych osób przygotowana
do realizacji całego projektu.
Zbliżona w strukturze do
przedstawionego typu idealnego
Beneficjenta.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
177
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Beneficjent natrafił także na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu. Była
to duża liczba korekt i zmian w ocenie dokumentacji aplikacyjnej, powodująca opóźnienie w przygotowaniu kompletnych „materiałów”.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Największe trudności, na które natrafił Beneficjent na
etapie realizacji projektu to przede wszystkim częste zmiany w przepisach, które regulowały zasady rozliczania
i realizacji inwestycji. Problemem było mało precyzyjne i jednoznaczne sformułowania tych przepisów. Łączyły się
z tym rozbieżności interpretacyjne, gdzie – zdaniem Beneficjenta – Instytucja Zarządzająca rozumiała jeden
i ten sam przepis w inny sposób niż Instytucja
Wdrażająca czy Pośrednicząca, a jeszcze inaczej interpretował te same przepisy zespół prawników w
instytucji Beneficjenta. Dla Beneficjenta stanowił to jeden z poważniejszych problemów.
Obecnie występują też zmiany w zakresie rzeczowym projektu powstałe w wyniku uwag ekspertów
z inicjatywy JASPERS oraz w konfrontacji ze zmianami wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. Nie będą one miały wpływu na opóźnienia w realizacji projektu.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich przy przygotowaniu i realizacji projektu. Ocenia, że możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji
systemu wdrażania jest dla niego bardzo ważna. Dobrze ocenia współpracę z IW na etapie
przygotowania i zawarcia pre-umowy oraz przygotowania wniosku a także przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie. Uważa też, że IW w należyty sposób informuje o zmianach
w wytycznych i aktach prawnych.
Jednak nie zgadza się ze stwierdzeniem, że oferowana
pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy
europejskich jest łatwo dostępna oraz jest ona odpowiednia do potrzeb. Źle ocenia też współpracę z IW
na etapie złożenia i oceny wniosku. Co może być spowodowane licznymi korektami prowadzącymi do
opóźnień w akceptacji dokumentacji aplikacyjnej.
Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez
inicjatywę JASPERS, którą ocenia bardzo dobrze.
Fachowa pomoc i opinie ekspertów pomogły przygotować dokumentację aplikacyjną, która spełnia wymagania KE,
co umożliwia sprawniejsze przejście przez proces zatwierdzania projektu do dofinansowania.
Konieczne wydaje się wdrożenie
rekomendacji dotyczącej
informowania beneficjentów nie tylko
o wszelkich zmianach w wytycznych
ale i sposobach ich interpretacji.
Przykład ten jest rozpatrywany dla
innych projektów realizowanych
w ramach Priorytetu I – 73,7%
Beneficjentów natrafiło na podobne
bariery.
Pomimo, iż Beneficjenci I Priorytetu
w porównaniu z pozostałymi badanymi
Osiami korzystali z inicjatywy JASPERS
najrzadziej, projekt ten potwierdza, że
była to pomoc bardzo potrzeba
i skuteczna - 79,3% korzystających
z pomocy w ramach tej inicjatywy
ocenia ją pozytywnie.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
178
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
VIII CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Projekt realizowany jest w środkowo-południowej części Polski, na obszarze dwóch gmin, wchodzących w skład jednej aglomeracji.
Nadrzędnym celem przedsięwzięcia jest uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na terenie
wyodrębnionej aglomeracji. Działania podejmowane w projekcie pozwolą na kompleksową ochronę ujęć wód podziemnych, z których zaopatrywane są gminy wchodzące w jej skład, jak również ochronę
wód powierzchniowych – poprzez realizację zorganizowanych systemów odprowadzania ścieków w postaci budowy kanalizacji sanitarnej i modernizacji istniejącej oczyszczalni ścieków.
W ramach projektu realizuje się budowę i modernizację kanalizacji sanitarnej na terenie dwóch gmin oraz modernizację oczyszczalni ścieków i rozbudowę stacji uzdatniania wody w jednej z nich.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu oraz działania związane z przygotowaniem
dokumentacji aplikacyjnej rozpoczęto w 2005 roku. Przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu rozpoczęto w 2007 roku. Nad otrzymaniem dofinansowania z UE pracowały wtedy 3-4 osoby.
Najbardziej kosztochłonne okazało się przygotowanie dokumentacji technicznej, przygotowanie
dokumentacji wraz z wnioskiem o dofinansowanie oraz studium wykonalności.
Beneficjent nie posiada doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych ani
finansowanych z innych niż unijne środków zewnętrznych. Nie z/realizowała też inwestycji podobnej pod kątem rzeczowym do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego, niezależnie
od źródła jej finansowania. Nie ma to jednak jego zdaniem żadnego wpływu na realizację projektu, ponieważ brak tego doświadczenia rekompensuje doświadczenie osób zatrudnionych w JRP.
Beneficjent w swoich strukturach organizacyjnych wyodrębnił jednostkę organizacyjną powołaną
wyłącznie do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 8 osób. Zdaniem Beneficjenta jest to liczba zdecydowanie wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. Tym bardziej, że osoby
wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem.
Koordynator projektu w strukturze organizacyjnej Beneficjenta pełni funkcję Dyrektora Zarządu, który
pracował także w fazie wczesnego planowania, tworzenia założeń projektu. W tworzenie koncepcji
PRIORYTET: I Gospodarka wodno-ściekowa
DZIAŁANIE: 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 200,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007-2015
UZASADNIENIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było
pokonanie przez Beneficjenta bardzo uciążliwych przeszkód – głównie ze strony wykonawcy robót a także mieszkańców wyznaczonej aglomeracji, na której realizowany jest
projekt.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
179
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
projektu zaangażowani byli wyłącznie pracownicy. Wszyscy członkowie zespołu projektowego przeszli
szkolenie z metodologii zarządzania projektami.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Za identyfikację ryzyka na etapie przygotowania projektu odpowiedzialna była firma zewnętrzna.
Na etapie przygotowania i realizacji projektu Beneficjent spodziewał się i spodziewa się problemów,
a właściwie zmian związanych z zakresem rzeczowym projektu, dotyczyłyby one rozszerzenia kanalizacji sanitarnej. Może to mieć wpływ na opóźnienie w realizacji projektu, jednak podyktowane
jest to efektywnością ekonomiczną inwestycji. Przewidział też problemy utrudniające pozyskanie pozwoleń na budowę oraz ze strony wykonawców robót.
Niestety w trakcie realizacji projektu napotkał na bardzo uciążliwe przeszkody głównie ze strony mieszkańców aglomeracji, na której realizowany jest projekt.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Beneficjent we wniosku o dofinansowanie wysoko ocenia stan przygotowania projektu zarówno pod
względem administracyjnym jak i organizacyjnym, który prognozował sprawne rozpoczęcie realizacji przedsięwzięcia.
Jednak Beneficjent napotkał na kilka trudnych do przezwyciężenia problemów. Jednym z nich były
problemy w trakcie pozyskiwania dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem. Problemy te miały istotny
wpływ na wydłużenie czasu związanego z przygotowaniem projektu.
Kolejne problemy pojawiły się na etapie pozyskiwania
pozwoleń na budowę. Beneficjent napotkał opór ze strony mieszkańców działek jednego z osiedli.
Konsultacje społeczne, spotkania, zebrania
z mieszkańcami i negocjacje trwały 3 lata. Uzyskanie prawa do dysponowania gruntem pod planowaną
inwestycję trwało 5 lat.
Trudno przewidzieć takie problemy i trudno ich uniknąć – długość wybudowanej sieci kanalizacji
sanitarnej została zaplanowana na 100 km, z tego 30% ma przejść przez prywatne działki.
Innym ważnym problemem na etapie realizacji projektu, łączącym się z problem dot. oporu mieszkańców na
wykonywanie inwestycji na ich działkach, był zakaz Zarządu Dróg na realizację inwestycji przez drogę, która
była realizowana również z udziałem funduszy unijnych. Głównym powodem podnoszonym przez Zarząd Dróg
było wykazanie trwałości wcześniej zrealizowanego
projektu (drogi).
Beneficjent nadal napotyka na problemy. Właściciel jednej z działek po podpisaniu zgody na realizację
inwestycji wycofał się z podpisanych umów i projekt musiał zostać zmieniony tak, aby ominął jego posesję.
Wiązało się to oczywiście i z dodatkowymi kosztami i z przedłużeniem w czasie (kolejnym półrocznym przesunięciem).
Sprzeciw społeczny to jeden z trzech
najczęściej pojawiających się
problemów w grupie problemów
związanych z pozyskiwaniem
pozwoleń na budowę.
Jednym z rozwiązań proponowanych przez doświadczonego tak trudnymi
problemami Beneficjenta są nowe
regulacje dot. inwestycji liniowych (specustawa), która usprawniłoby
realizację m.in. w zakresie pozwoleń na budowę, a także zmiany
w przepisach dot. Zespołów Uzgadniających Dokumentację
Projektową.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
180
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
6. REALIZACJA PROJEKTU
Projekt nie jest realizowany zgodnie z harmonogramem.
Nie wystąpiły trudności w przygotowaniu wykazu zamówień publicznych, ale głównym powodem tych
przesunięć jest w tym momencie wyłonienie nowego
wykonawcy robót. W trakcie realizacji projektu Beneficjent natrafił na problemy, których nie przewidział
na etapie przygotowania projektu, dotyczy to branży budowlanej i upadłości wykonawcy w trakcie realizacji
inwestycji. Rozwiązuje ten problemu przez organizację kolejnego przetargu dot. wyboru nowego wykonawcy.
Jednak większym dla Beneficjenta problemem jest
rozliczenie z upadłym wykonawcą. Działania te niestety mają wpływ nie tylko na wydłużający się termin realizacji
projektu.
Prognozowane przez Beneficjenta dalsze trudności to kolejna upadłość wyłonionego w procedurze
przetargowej wykonawcy.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent na bieżąco w drodze konsultacji korzysta z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy
europejskich przy przygotowaniu i realizacji projektu. Zgadza się też ze stwierdzeniem, że oferowana ze strony
systemu wdrażania pomoc jest odpowiednia do jego
potrzeb. Duże znaczenie ma też dla niego Pomoc Techniczna oraz pomoc w nadzorze nad realizacją
projektu Inżyniera Kontraktu.
Współpracę z IW na wszystkich etapach przygotowania i realizacji projektu ocenia zdecydowanie
dobrze.
Przykład ten pokazuje, jak ważnym
elementem realizacji projektu jest
wybór doświadczonego i rzetelnego
wykonawcy.
Beneficjenci powinni zwracać
szczególna uwagę, na solidne
zaplecze technologiczne i finansowe
wykonawcy, które pozwoli mu
poradzić sobie z nieprzewidywalnymi
sytuacjami na rynku.
Jednym ze środków łagodzących
mogące pojawić się ryzka jest
zaangażowanie Pomocy Technicznej i
pełnienie nadzoru inwestorskiego
w celu kontroli realizacji
przedsięwzięcia.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
181
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
IX CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Celem projektu jest stworzenie (uporządkowanie i organizacja) spójnego systemu gospodarowania odpadami komunalnymi. System ten swym zasięgiem obejmuje trzy regiony. Łącznie ok. 1 200 tys.
mieszkańców stanowiących potencjalną grupę docelową projektu.
W celu realizacji przedsięwzięcia planuje się m.in.: budowę Spalarni z odzyskiem energii oraz budowę instalacji do waloryzacji żużli.
Docelowo realizacja projektu zakłada wykonanie i pełne uruchomienie Spalarni o mocy 150 000 mg/rok, wraz z całą projektowaną infrastrukturą. W pierwszym pełnym roku po zakończeniu budowy
tj. 2016 zostanie osiągnięty poziom 120 000 mg/rok przetworzonych odpadów, a od roku 2017 zakład będzie osiągał pełną założoną moc.
Projekt przyczyni się do podniesienia poziomu i jakości życia mieszkańców Polski poszczególnych
obywateli i rodzin, oraz do realizacji priorytetów strategicznych: wzrost konkurencyjności i innowacyjności gospodarki, poprawa stanu infrastruktury technicznej i społecznej, wzrost
zatrudnienia i poniesienie jego jakości.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Beneficjent pół roku wcześniej rozpoczął działania związane z przygotowywaniem dokumentacji aplikacyjnej i z pracami koncepcyjnymi. Nad początkową fazą projektu pracowało 15-16 osób.
Przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu Beneficjent rozpoczął 3 miesiące przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych.
Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane poprzez konsultacje
społeczne, były zgłaszane przez
mieszkańców oraz ekspertów/rzeczoznawców.
Beneficjent nie posiada doświadczenia w realizacji inwestycji finansowanych ze środków unijnych ani z innych źródeł zewnętrznych. Nie zrealizował też żadnej inwestycji podobnej pod kątem rzeczowym
do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego. Jednak ten brak doświadczenia
PRIORYTET: II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
DZIAŁANIE: 2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z zakresu gospodarki odpadami komunalnymi ze szczególnym uwzględnieniem odpadów niebezpiecznych
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 600,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2008-2015
UZASADNIENIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było
dobre przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu (np. korzystanie z
doświadczeń w realizacji projektów o podobnym zakresie w krajach UE), zarówno pod względem identyfikacji ryzyk, jak i ich przezwyciężania.
Brak problemów ze strony społeczności lokalnej
pokazuje jak ważnym element w realizacji
inwestycji jest aktywna polityka informacyjna,
edukacyjna i promocyjna projektu.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
182
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
został zrekompensowany korzystaniem z doświadczenia i kompetencji członków zespołu
projektowego.
W strukturach Beneficjenta wyodrębniona została jednostka organizacyjna powołana wyłącznie
do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 11 osób. Wskazana liczba członków zespołu projektowego jest zdaniem Beneficjenta wystarczająca do należytej i terminowej realizacji przedsięwzięcia. Tym
bardziej, że osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem.
Koordynator projektu zajmuje na co dzień stanowisko Prezesa Zarządu. Koordynator projektu nie pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu. Jednak w zespole projektowym
znajdują się osoby, które pracowały w fazie tworzenia koncepcji projektu. Na ośmiu stanowiskach w zespole projektowym nastąpiła rotacja w wyniku zmian w organizacji wewnętrznej. W tworzenie
koncepcji projektu zaangażowani zostali także eksperci zewnętrzni. Niektórzy członkowie zespołu projektowego przeszli szkolenia z metodologii zarządzania projektami. Beneficjent nie planuje realizacji
takich szkoleń w przyszłości.
Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł niewielkie koszty finansowe. Zostały one przeznaczone na opłacenie ekspertów i wyjazdy. Najbardziej kosztochłonne elementy dotyczyły
postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, pozyskanie stosownych decyzji oraz zezwoleń, przygotowania studium wykonalności oraz przygotowania dokumentacji wraz z wnioskiem
o dofinansowanie. Były też elementy, które wymagały dodatkowo większego nakładu pracy, dotyczyły
one przygotowania dokumentacji wraz z wnioskiem o dofinansowanie, postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko i przygotowania studium wykonalności.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Za identyfikację ryzyk na etapie przygotowania projektu odpowiedzialnych było 6 osób. Osoby te miały także inne obowiązki związane z przygotowanie projektu. Beneficjent przeprowadził analizę ryzyk,
analiza ta została przeprowadzona w ujęciu dynamicznym, w tym celu wykorzystano metodę Monte
Carlo. Działania minimalizujące najpoważniejsze ryzyka polegały na porozumieniu się z częścią gmin, badaniu gruntu, karach umownych i rzetelnym informowaniu społeczeństwa o projekcie.
Beneficjent na etapie planowania projektu spodziewał się ryzyk z organizacją wewnętrzną projektu natomiast nie spodziewał się ryzyk związanych ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu, zakresem
rzeczowym projektu i kwestiami finansowymi. Niektórych problemów nie udaje mu się jednak uniknąć
- napotyka na nie, mimo braku identyfikacji na etapie przygotowania projektu (dotyczą one wyłączenia się z prac jednego z ekspertów oraz zmian modelu finansowania).
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
W trakcie realizacji Beneficjent natrafił na
problemy związane przygotowaniem inwestycji.
Były to problemy w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ, gdzie wystąpiły znaczne
trudności, a rozwiązanie ich stanowiło duży problem, ponieważ Polska w realizacji tego typu
przedsięwzięć nie ma jeszcze zbyt dużego
doświadczenia. Pojawiły się także trudności związane z przygotowaniem studium wykonalności,
które dotyczyły konsultacji społecznych, co do lokalizacji oraz wielokrotne przeliczanie luki
finansowej.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Beneficjent dokłada należytej staranności w prognozowaniu i rozwiązywaniu
pojawiających się problemów. Przede
wszystkim poświęca dużo czasu na
przygotowanie projektu.
Szuka przykładów dobrych praktyk
w realizacji projektów o podobnym zakresie
rzeczowym nie tylko w kraju, ale z całego
obszaru Unii Europejskiej.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
183
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Projekt jest realizowany zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. W momencie
przeprowadzanych badań był na etapie realizacji. Beneficjent zakłada ewentualne opóźnienia w realizacji projektu, które mogą wynikać z opóźnień wykonawców.
Pojawiające się ryzyka i problemy są starannie monitorowane i na bieżąco rozwiązywane. Beneficjent kilkakrotnie podkreśla, że wpływ na realizację projektu ma dobrze dobrany zespół, doświadczenie,
kompetencje oraz odpowiadające na potrzeby Beneficjentów prawo, które w Polsce nie jest
odpowiednio dostosowane.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent przygotowując projekt korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy
europejskich (pomoc ta wiązała się z konsultacjami i szkoleniami). Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest też dla Beneficjenta bardzo ważna i ocenia ją bardzo dobrze.
Zgadza się ze stwierdzeniem, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy
europejskich jest łatwo dostępna i jest odpowiednia do potrzeb instytucji realizujących projekty indywidualne.
Współpracę z IW na wszystkich etapach przygotowania i realizacji projektu Beneficjent ocenia dobrze. IW w należyty sposób informowała o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie
przygotowania dokumentacji i o zmianach w wytycznych i aktach prawnych.
Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS, którą ocenia negatywnie, ponieważ oczekiwania inicjatywy JASPERS są sprzeczne z wytycznymi projektu
(np. zasada liczenia luki finansowej).
X CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Projekt obejmuje stworzenie spójnych systemów gospodarki odpadami dla miast i gmin je okalających
wraz z budową instalacji do termicznego przekształcania odpadów o wydajności 180 tys. ton/rok z odzyskiem energii, składającej się z dwóch niezależnych linii technologicznych i instalacji do
waloryzacji żużli.
PRIORYTET: II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi
DZIAŁANIE: 2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z zakresu gospodarki odpadami komunalnymi ze szczególnym uwzględnieniem odpadów niebezpiecznych
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 700,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2008–2015
UZASADNIENIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu były przedłużający się czas rozpoczęcia realizacji inwestycji, wynikające z konieczności
uregulowania kwestii związanych z oceną oddziaływania projektu na środowisko naturalne oraz wyborem wykonawców.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
184
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
W efekcie realizacji projektu powstanie budynek spalarni, budynek zestalania popiołów i stałych
odpadów z systemu oczyszczania spalin oraz budynek instalacji waloryzacji żużla wraz z placem składowym.
Projekt przyczyni się do efektywnego wdrażania przepisów i rozwiązań technicznych z zakresu ochrony środowiska, wymaganych w prawie polskim i Unii Europejskiej. Przedsięwzięcie przyczyni się
do ograniczenia ilości składowisk odpadów oraz ilości składowanych odpadów komunalnych.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Beneficjent rok wcześniej rozpoczął działania związane z pracami koncepcyjnymi i przygotowywaniem dokumentacji aplikacyjnej. Było to spowodowane realną oceną, czy możliwa jest realizacja tak dużego
projektu. Nad początkową fazą projektu przez ok. roku pracowało aż 20 osób. Przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu Beneficjent rozpoczął 7 miesięcy później od daty wpisania
na listę projektów indywidualnych.
Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane poprzez konsultacje społeczne, konieczność dostosowania do nowych standardów oraz do wymagań prawa polskiego i unijnego.
Beneficjent nie posiada doświadczenia w realizacji inwestycji finansowanych ze środków unijnych ani z innych źródeł zewnętrznych. Nie zrealizował też żadnej inwestycji podobnej pod kątem rzeczowym
do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego. Jednak brak doświadczenia został
zrekompensowany korzystaniem z pomocy doświadczonych firm zewnętrznych. Dodatkowo doświadczenie w realizacji projektów posiadało kilku członków zespołu projektowego.
W strukturach Beneficjenta wyodrębniona została jednostka organizacyjna powołana wyłącznie do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 13 osób. Wskazana liczba członków zespołu projektowego
jest zdaniem Beneficjenta wystarczająca do należytej i terminowej realizacji przedsięwzięcia. Tym bardziej, że osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
185
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Koordynator projektu pełni funkcję Pełnomocnika
ds. Realizacji Projektu. Funkcja koordynatora nie łączy się z żadnym innym zajmowanym stanowiskiem.
Koordynator projektu nie pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu. Jednak
w zespole projektowym znajdują się osoby, który
pracował w fazie tworzenia koncepcji projektu. Na trzech stanowiskach w zespole projektowym nastąpiła rotacja,
było to spowodowane zatrudnieniu wyspecjalizowanych pracowników, m.in. w zakresie prawa zamówień
publicznych. W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani zostali także eksperci zewnętrzni.
W wewnętrznej organizacji Beneficjenta od początku prac
nad projektem nastąpiły zmiany związane ze zmniejszeniem składu JRP w stosunku do
przedstawionego w studium wykonalności oraz przydzielono funkcję MAO osobie spoza zarządu. Nikt
z członków zespołu projektowego nie przeszedł szkoleń
z metodologii zarządzania projektami. Trudno też Beneficjentowi określić czy planuje realizację takich
szkoleń w przyszłości.
Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł znaczne koszty finansowe. Zostały one
przeznaczone na dokumenty przygotowawcze, zakup gruntu i utworzenie JRP. Najbardziej kosztochłonne okazało się uzyskanie prawa do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję,
postępowanie w sprawie oddziaływania na środowisko oraz przygotowanie studium wykonalności.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Za identyfikację ryzyk na etapie przygotowania projektu odpowiedzialna była jedna osoba. Proces rozpoznania ryzyk został opracowany w studium wykonalności. Działania minimalizujące
najpoważniejsze ryzyka polegały na wdrażaniu odpowiednich zmian.
Beneficjent na etapie planowania projektu nie spodziewał się ryzyk ani z organizacją wewnętrzną projektu, ani związanych ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu. Nie bierze pod uwagę także
problemów związanych z zakresem rzeczowym projektu oraz związanych z kwestiami finansowymi. Jednak napotyka na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu (dot. one
oceny oddziaływania na środowisko i wykonawców robót).
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Beneficjent natrafił na problemy związane z przygotowaniem inwestycji. Były to na przykład problemy niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami.
Pojawiły się także problemy związane z pozyskiwaniem
dokumentacji związanej z przeprowadzeniem
postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem oraz problemy związane
z brakiem akceptacji społecznej. W momencie wniesienia protestu na ocenę oddziaływania na środowisko
Beneficjent przeszedł przez wszystkie szczeble
odwoławcze. Przezwycięża te problemy korzystając z pomocy
ekspertów i doradców, kancelarii prawniczych oraz Pomocy Technicznej.
Dość powszechnym zjawiskiem
występującym w zespołach
projektowych jest rotacja na
poszczególnych stanowiskach.
Zmiana osób na poszczególnych
stanowiskach wystąpiła w 63,9%
badanych przypadków.
O ile w innych projektach zmiany te
nie mają wpływu na realizację
projektu, albo powodują opóźnienia,
o tyle w tym przykładzie prowadzą
do usprawnień organizacyjnych, i są
pod tym kontem jak najbardziej
wskazane (zatrudnienie
wyspecjalizowanych pracowników.
Być może rozwiązaniem takich
problemów powinno być odpowiednio zaplanowane
angażowanie interesariuszy w podejmowane decyzje (najpierw
informowanie i edukowanie,
następnie konsultacje społeczne oraz strategiczny dialog, który sprawi, że
minimalizowane jest ryzyko niedopuszczenia do realizacji,
opóźnienia lub wstrzymania już
realizowanej inwestycji.
Działania takie wzmacniają także
zaufanie do instytucji oraz ułatwiają realizację projektów o podobnym
zakresie.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
186
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Z przeprowadzonych badań wynika, że z protestami mieszkańców, koniecznością odwoływania się od
decyzji środowiskowej w przypadku Priorytetu II spotkało się 8% Beneficjentów. Powstałe problemy wydłużyły jedynie fazę przygotowawczą projektu.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Projekt nie jest realizowany zgodnie z pierwotnie
zaplanowanym harmonogramem. Za zgodą instytucji systemu wdrażania został on zaktualizowany.
W momencie przeprowadzanych badań jest na etapie wczesnej realizacji – zostały zakontraktowane wszystkie
zadania. Trudno w tym momencie mówić o problemach
typowo realizacyjnych. Beneficjent musiał powtarzać procedury przetargowe, w jednym przypadku wynikało to
z ustawowej możliwości odwoływania Wykonawcy od decyzji zamawiającego, w drugim z powodu środków
finansowych – oferty przekroczyły wartości szacunkowe.
Problemy te były rozwiązywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Pojawiające się ryzyka i problemy są monitorowane i na bieżąco rozwiązywane. Pojawiające się problemy na etapie realizacji projektu są szybko redukowane.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent przygotowując projekt korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy
europejskich (pomoc ta dotyczyła kilkukrotnej oceny studium wykonalności). Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest też dla niego ważna. Jednak nie zgadza się
ze stwierdzeniem, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich jest łatwo dostępna i jest odpowiednia do potrzeb instytucji realizujących projekty indywidualne.
Współpracę z IW na wszystkich etapach przygotowania i realizacji projektu ocenia bardzo dobrze.
Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS, którą ocenia dobrze.
XI CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
PRIORYTET: III Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
DZIAŁANIE: 3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpowodziowego
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 1 500,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2010-2015
UZASADNIENIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było
kilka problemów, w tym w procedurach legislacyjnych dotyczących wdrożenia
funduszy UE opóźniające realizację projektu.
Beneficjenci powinni zwrócić
szczególna uwagę na (napięty)
harmonogram realizacji
przedsięwzięcia, często prowadzący
do błędów w jego realizacji.
Ważna wydaje się rekomendacja
dotycząca realnego szacowanie czasu
na uzyskanie pozwoleń.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
187
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Prezentowany projekt jest inwestycją celu publicznego, której nadrzędnym planem jest zapewnienie bezpieczeństwa publicznego oraz ochrona życia, zdrowia i mienia obywateli.
Celem projektu jest modernizacja największego w Polsce i jednego z największych w Europie systemu
dróg wodnych oraz budowli hydrotechnicznych usytuowanym na obszarze aglomeracji miejskiej. W ogólnym systemie ochrony przeciwpowodziowej system ten zajmuje centralne położenie. Tworzy go
sieć sztucznych kanałów, odnóg i bocznych ramion, które są gęsto zabudowane urządzeniami i budowlami wodnymi tak dla celów przeciwpowodziowych i żeglugowych, jak i przemysłowych.
W jego obszarze znajduje się również wiele ujść rzek naturalnych. Obecnie użytkowane rozwiązanie techniczne, zostało zaprojektowane i zrealizowane po powodzi w 1903 r.
W wyniku realizacji projektu wykonana zostanie m. in. modernizacja murów oporowych, kanałów
(w tym również przystosowanie kanału miejskiego do przepuszczenia wielkiej wody kontrolnej) i budowli hydrotechnicznych.
Celem modernizacji jest poprawa zabezpieczenia przeciwpowodziowego terenów usytuowanych na obszarze jednego z głównym miast Polski oraz miejscowości zlokalizowanych w jego bezpośrednim
sąsiedztwie.
Inwestycja polegająca na modernizacji jest przedsięwzięciem wielozadaniowym. Realizacja projektu ma na celu poprawę zabezpieczenia przeciwpowodziowego terenów usytuowanych na obszarze
terenów zlokalizowanych w bezpośrednim sąsiedztwie rzeki.
W wyniku realizacji projektu wykonana zostanie m. in. modernizacja murów oporowych, kanałów
(w tym również przystosowanie kanału miejskiego do przepuszczenia wielkiej wody kontrolnej) i budowli hydrotechnicznych.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu trwały już od 10 lat. Bodźcem do tych działań była
powódź, która w lipcu 1997 roku nawiedziła południową i zachodnią Polskę. Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane poprzez głosy mieszkańców (konsultacje społeczne)
a także przez ekspertów i rzeczoznawców. Analizę możliwych sposobów zniwelowania braków
i potrzeb przeprowadzono za pomocą konsultacji eksperckich, przeprowadzono także analizę rozwiązań stosowanych w innych regionach czy krajach.
Beneficjent pół roku wcześniej przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych rozpoczął działania związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej. Po wpisaniu na listę projektów indywidualnych
rozpoczął przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu. Beneficjent posiada doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz doświadczenie
w realizacji projektów podobną pod kątem rzeczowym do tej, która jest realizowana w ramach
projektu indywidualnego.
Do pracy nad projektem została powołana wyodrębniona jednostka zajmująca się wyłącznie realizacją
projektu. W prace związane z otrzymaniem dofinansowania pracowało 10 osób przez 12 miesięcy. Obecnie w pracę nad projektem zaangażowanych jest również 10 osób. Zdaniem Beneficjenta skład
zespołu jest zdecydowanie wystarczający do terminowej i należytej realizacji projektu. Osoby
wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie na projektem. Niektórzy członkowie zespołu projektowego przeszli szkolenie z metodologii zarządzania projektami. Beneficjent planuje
również zrealizować szkolenie z zarządzania projektem w niedalekiej przyszłości. Koordynator projektu pracował także w fazie tworzenia koncepcji projektu. Poza tym w tworzenie koncepcji projektu
zaangażowani byli nie tylko pracownicy, ale także eksperci zewnętrzni. W zespole projektowym
Oceniając stopień przygotowania beneficjenta do realizacji projektu
można stwierdzić, że Beneficjent w
bardzo dobry sposób przygotował się do absorpcji środków i realizacji
projektu.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
188
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
nastąpiła nieznaczna rotacja, bo jedynie na 1-2 stanowiskach. Miało to zresztą pozytywny wpływ
na realizacje projektu.
Podczas realizacji projektu indywidualnego Beneficjent
korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowanych
podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Beneficjent na etapie przygotowania projektu spodziewał się problemów związanych z organizacją wewnętrzną projektu. Prognozował problemy związane z nieterminowym wykonywaniem
poszczególnych zadań przez wykonawców. Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się także problemów związanych z kwestiami finansowymi - problemy z wygospodarowaniem
odpowiedniej wielkości środków. Identyfikowane ryzyka dotyczyły także problemów związanych ze
zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu (np. z koniunkturą gospodarczą, sytuacją w branży budowlanej).
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Beneficjent nie napotkał problemów, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu. W trakcie fazy przygotowawczej związanej z przygotowaniem stosownych dokumentów wystąpiły
problemy w przygotowaniu studium wykonalności. Pierwsze przygotowane studium uległo dezaktualizacji. Jednak dzięki pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania przeszkody te zostały
rozwiązane. Pojawił się także problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami oraz problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego. Zdaniem Beneficjenta zmiany
prawa oraz wytycznych PO IiŚ utrudniły także w znacznym stopniu przygotowanie
do absorpcji/otrzymania dofinansowania z UE. Wiązało się to dla Beneficjenta z większym nakładem pracy oraz z większymi kosztami finansowymi przygotowania do absorpcji środków.
Najbardziej czasochłonne procedury związane ze skompletowanie stosowanych dokumentów
dotyczyły postępowania w sprawie oceny
oddziaływania na środowisko oraz pozyskanie stosowanych praw i zezwoleń (np. pozwolenie na
budowę - czas oczekiwania - 25 miesięcy). Pojawiły się także inne czynniki utrudniające
realizacją projektu – Beneficjent określa je jako współpraca z instytucjami zewnętrznymi.
Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent
poniósł też znaczne koszty finansowe.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Na etapie realizacji projektu pojawiły się problemy zidentyfikowanych przez Beneficjenta na etapie
przygotowania projektu. Jednym z nich są składane przez wykonawcę roszczenia dotyczące dat
realizacji i wyceny pracy wykonawczych.
Na etapie realizacji projektu Beneficjent stara się redukować mogące pojawić się problemy poprzez
organizację cyklicznych spotkań rady budowy.
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent przygotowując projekt napotykał
kilka problemów w procedurach legislacyjnych. Wyznaczył jednak 4 osoby z
zespołu projektowego odpowiedzialnych za
identyfikację zagrażających realizacji projektu ryzyk. Działania mające minimalizować dalsze
i najpoważniejsze ryzyka to właśnie zapewnienie wystarczającej ilość osób do ich
identyfikacji i niwelacji, konsultacje z zatrudnionym inżynierem kontraktu oraz
odpowiedni wybór wykonawcy.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
189
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Beneficjent przygotowując i realizując projekt kilkakrotnie korzystał z pomocy instytucji systemu
wdrażania funduszy europejskich. Uważa, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich jest łatwo dostępna i odpowiednia do potrzeb. Możliwość uzyskania pomocy ze strony
instytucji systemu wdrażania jest dla Beneficjenta bardzo ważna. Szczególną – kilkakrotnie podkreślaną – wagę ma dla niego duża pomoc stricte merytoryczna.
Wysoko ocenia on współpracę z IW zarówno w zakresie
przygotowania i zawarcia pre-umowy, jaki i przygotowania projektu, złożenia i oceny wniosku,
przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie oraz realizacji projektu. Bardzo dobrze ocenia
możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji oraz przekazywane
informacje o zmianach w wytycznych i aktach prawnych.
Beneficjent korzystał także z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS. Oferowaną pomoc również ocenia
bardzo dobrze. Wszystkie uwagi ekspertów inicjatywy JASPERS zdaniem Beneficjenta dotyczyły meritum
zagadnień i pokrywały się z opisem ekspertów UE.
Beneficjent w sposób zdecydowanie dobry ocenia pomoc uzyskaną przy rozwiązywaniu problemów ze strony instytucji oferującą doradztwo i konsultacje. Aby oferowana pomoc była bardziej skuteczna
i odpowiednia dla podmiotów realizujących projekty skróciłby jedynie czas przepływu informacji.
XII CASE STUDY
1. INFORMACJE OGÓLNE
2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU
Celem projektu jest podniesienie sprawności organów Inspekcji Ochrony Środowiska i Państwowej Straży Pożarnej w ocenie ryzyka powstawania poważnych awarii, na miejscu zdarzenia, poprzez
wyposażenie i przeszkolenie wymienionych organów oraz stworzenie w wojewódzkich inspektoratach
ochrony środowiska (50 jednostek) podsystemu monitoringu poważnych awarii dla celów współdziałania z PSP.
PRIORYTET: III Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska
DZIAŁANIE: 3.2 Zapobieganie oraz ograniczanie skutków zagrożeń naturalnych oraz
przeciwdziałanie poważnym awariom
ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: 30,00 mln PLN
STATUS PROJEKTU: Etap realizacji
OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2009-2012
UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu były
istotne dla realizacji inwestycji zmiany w wewnętrznej organizacji pracy Beneficjenta. Dotyczyły one wpływu całkowitej zmiany zespołu projektowego i
departamentu odpowiedzialnego za realizację inwestycji, który w przypadku niniejszego
projektu był czynnikiem newralgicznym.
Wymienione problemy utrudniały
realizację projektu głównie we
wczesnych etapach realizacji projektu, wpływając na tempo jego
realizacji.
Duży wpływ na rozwiązywanie
pojawiających się problemów była
pomoc uzyskana od instytucji systemu wdrażania
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
190
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Projekt pozwoli na zwiększenie ochrony przed skutkami zagrożeń związanych z poważnymi awariami
oraz zagrożeniami naturalnymi. Wdrożenie projektu wzmocni system przeciwdziałania skutkom poważnych awarii i ekstremalnych zdarzeń naturalnych. Wdrożenie projektu zapewni wyposażenie
zarówno organów IOŚ jak i PSP w narzędzia umożliwiające właściwe planowanie działań prewencyjnych, jak i ratowniczych w odniesieniu zarówno do zakładów zakwalifikowanych do dużego
ryzyka, jak również do innych terenów i obiektów.
Planowane środki zostaną przeznaczone na zakup 32 zestawów sprzętowych dla jednostek Inspekcji Ochrony Środowiska i Państwowej Straży Pożarnej. Projekt obejmuje swoim działaniem teren całej
Polski, gdyż dotyczy 16 wojewódzkich inspektoratów ochrony środowiska.
3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU
Nad otrzymaniem dofinansowania z UE przez ponad rok pracowały 3 osoby, dodatkowe osoby
angażowane były w miarę pojawiających się potrzeb i problemów.
Beneficjent posiada doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych oraz z innych środków zewnętrznych. Beneficjent realizował też inwestycję podobną pod kątem rzeczowym
do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego.
W strukturach organizacyjnych instytucji nie została
wyodrębniona jednostka organizacyjna powołana
wyłącznie do realizacji projektów, m.in. takich jak przedmiotowy projekt indywidualny. W prace nad
projektem jednorazowo zaangażowanych jest 5 osób. Zdaniem Beneficjenta liczba członków zajmująca się
realizacją przedmiotowego projektu nie jest wystarczająca do jego należytej i terminowej realizacji.
Poza tym osoby wchodzące w skład zespołu
projektowego realizują też inne zadania.
Dzieląc średni tygodniowy czas pracy osób zaangażowanych w realizację projektu na dwie części, 50%
czasu pracy poświęcone jest zadaniom projektowym a pozostałe 50% innym zadaniom w instytucji Beneficjenta. Koordynator projektu w strukturze organizacyjnej Beneficjenta zajmuje stanowisko
naczelnika jednego z wydziałów, natomiast wcześniejszy koordynator pełnił funkcję jednego
z dyrektorów departamentu. Koordynator projektu pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu. W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani zostali eksperci
zewnętrzni. Żaden z członkowie zespołu projektowego nie przeszedł szkolenia z metodologii zarządzania projektami, trudno też Beneficjentowi określić czy takie szkolenia będą realizowane
w przyszłości. W zespole realizującym projektowym nastąpiły bardzo duże rotacje, włącznie ze zmianą departamentu i koordynatora.
Potrzeby, na które odpowiada projekt zidentyfikowano poprzez zgłaszana ekspertów oraz zgłoszenia
pracowników inspekcji ochrony środowiska, konsultacje z dużymi zakładami, które powinny być lepiej monitorowane (duże zakłady, gdzie istnieje możliwość wystąpienia poważnej awarii przemysłowej).
Analizę możliwych sposobów zaspokojenia braków przeprowadzono poprzez konsultacje eksperckie, analizę rozwiązań stosowanych w innych regionach/krajach, analizę porównawczą możliwych
rozwiązań oraz konsultacje z tymi dużymi zakładami, gdzie jest ryzyko wystąpienia awarii
przemysłowej.
4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK
Na etapie przygotowania projektu Beneficjent wyznaczył 3 osoby odpowiedzialne za identyfikację
ryzyk. Jednak w zależności od potrzeby były one wspierane przez innych pracowników. Osoby te miały
także inne obowiązki związane z przygotowaniem projektu.
Zmiany w wewnętrznej organizacji
Beneficjenta miały negatywny wpływ
na realizację projektu, wiązały się z wdrożeniem nowych osób
w realizację projektu, co łączyło się z opóźnieniami, utrudnieniami
w podejmowanie decyzji i zmianami
terminów w harmonogramie.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
191
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się problemów związanych z zakresem
rzeczowym projektu. Dotyczyły one ostatecznego zdefiniowaniem zakresu rzeczowego projektu.
5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW
Zdaniem Beneficjenta w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ wystąpiły niewielkie trudności,
których rozwiązanie nie stanowiło dużego problemu (problem z wyłonieniem wykonawcy). Pojawił się
także problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami.
Największym problemem, którego Beneficjent nie
przewidział na etapie przygotowania projektu była całkowita zmiana zespołu projektowego i departamentu
odpowiedzialnego za projekt. Zmiany te wydłużą czas realizacji projektu. Poza tym trzeba zaznaczyć, że w
przypadku tego projektu zespół realizujący projekt ma
najistotniejsze znaczenie. Nie występują inne ryzyka związane z realizacją tego przedsięwzięcia oprócz
organizacji wewnętrznej Beneficjenta. Zespół jest tu czynnikiem newralgicznym.
Pojawiły się jeszcze inne czynniki związane z realizacją projektu, była to konieczność konsultacji
z użytkownikami końcowymi, w której również występują zmiany wewnętrzne w strukturze organizacyjnej, co dla Beneficjenta wiązało się z koniecznością ponownego przestawiania projektu.
Pojawiały się również trudności z ingerencją w infrastrukturę informatyczną, co skutkowało koniecznością modyfikacji rozwiązań tak, aby skontaminować wdrażany system.
Najbardziej czasochłonnym element przygotowania do realizacji projektu była dla Beneficjenta dokumentacja wraz z wnioskiem o dofinansowanie oraz studium wykonalności.
6. REALIZACJA PROJEKTU
Projekt nie jest realizowany zgodnie z pierwotnym harmonogramem. Został zmieniony w związku
z przesunięciami w realizacji poszczególnych zadań. Obecnie został zaktualizowany.
Wymienione problemy mają wpływ na obecną realizację projektu. Pojawiające się nowe ryzyka
i problemy Beneficjent stara się zminimalizować poprzez stały nadzór zespołu projektowego, który
je nie tylko identyfikuje, ale także wdraża sposoby ich niwelacja i ulepsza realizowany projekt (np. połączenie zadań).
7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA
Beneficjent korzystał i korzysta z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich przy przygotowaniu i realizacji projektu. Jest to ciągła współpraca oparta na wielokrotnych konsultacjach,
dotycząca na przykład sposobu realizacji niektórych zadań czy modyfikacji ich zakresu. Możliwość
uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest dla Beneficjenta bardzo ważna.
Beneficjent zgadza się ze stwierdzeniem, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy
europejskich jest łatwo dostępna a także, że oferowana pomoc jest odpowiednia do potrzeb.
Wszystkie problemy, z którymi Beneficjent zgłosił się o pomoc do instytucji systemu wdrażania zostały
rozwiązane.
W przypadku tego projektu
niezwykle istotna wydaje się
rekomendacja dotycząca
rozpowszechnianie przez IP
z udziałem IW oraz IZ wiedzy na
temat najskuteczniejszych metod
zarządzania projektem.
Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
192
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Załącznik nr 2- Infografiki
193
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Stopień przygotowania beneficjentów
projektów indywidualnych PO IiŚ do realizacji projektów
33,3%
0%
26,3%
100%
73,6%
73,7%
17,6%
17,6%
5,9%
88,2%
82,3%
70,6%
60%
36%
68%
84%
68%
56%
DOŚWIADCZENIE w realizacji projektów ze środków
UE
DOŚWIADCZENIE w realizacji projektów ze środków
zewnętrznych, innych niż fundusze unijne
DOŚWIADCZENIE w realizacji inwestycji podobnych
pod kątem rzeczowym
WYODRĘBNIENIE jednostki organizacyjnej do
realizacji projektu
WYSTARCZAJĄCA liczba osób w zespole do realizacji
projektu
PRZESZKOLENIE zespołu projektowego w zakresie
zarządzania projektami
Wyniki: odsetek beneficjentów, którzy wskazali dany sposób przygotowania
DO
ŚW
IAD
CZ
EN
IE
ZE
SP
ÓŁ
PR
OJE
KT
OW
Y
Priorytet I Priorytet II Priorytet III
Strony w raporcie: 40-43
Stopień przygotowania
beneficjentów ze względu na zespół projektowy można
ocenić jako
bardzo dobry –
63,3% beneficjentów
realizuje projekt zgodnie z
harmonogramem.
Stopień przygotowania
beneficjentów ze względu na
doświadczenie należy ocenić
jako dobry
194
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Ryzyka i problemy na etapie przygotowania i realizacji projektów
indywidualnych w obszarze ochrony środowiska
RYZYKA WEWNĘTRZNE
niewystarczająca liczba osób w zespole
projektowym
rotacja w zespole projektowym
terminowość wykonywania poszczególnych
zadań
praca zespołu po godzinach
małe doświadczenie zespołu projektowego
problemy z biurem projektu
RYZYKA ZEWNĘTRZNE
upadłość wykonawców
długi czas oczekiwania na ocenę
oddziaływania na środowisko
zmiany prawa oraz wytycznych**
ostateczne zdefiniowanie zakresu
rzeczowego
zmiany w zakresie rzeczowym
niepewna sytuacja w branży budowlanej
(ceny)
REALIZACJA
PROJEKTU
INDYWIDUALNEGO
NAJWAŻNIEJSZE RYZYKA, które mogą
dotyczyć PROJEKTÓW PODOBNYCH*
DO PROJEKTÓW INDYWIDUALNYCH w Osiach I-III PO IiŚ 2007-2013 z sektora
środowiska przewidywanych do wsparcia w ramach
POLITYKI SPÓJNOŚCI 2014-2020
zmiany prawa oraz wytycznych POIiŚ
długi czas oczekiwania na ocenę
oddziaływania na środowisko
upadłość wykonawców
niewystarczająca liczba osób w zespole
projektowym
małe doświadczenie zespołu projektowego
1.
2.
3.
4.
5. *projektów podobnych pod kątem rzeczowym
**pogrubioną czcionką zostały oznaczone ryzyka, które w największym stopniu wpływają na realizację projektów
Strony w raporcie: 45-122
195
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Wpływ ryzyk i występujących problemów na tempo absorpcji
środków unijnych – opinie beneficjentów
6,2%
18,2%
72,8%
ZMIANY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ
ZMIANY W ZAKRESIE RZECZOWYM
CZYNNIKI INNE NIŻ ORGANIZACJA
WEWNĘTRZNA
Czynniki, które
wpłynęły na
tempo absorpcji
środków
Zmiany strukturalne, zmiany kierownictwa, zmiana
liczby pracowników, powołanie zespołu
projektowego jako oddzielnej komórki
organizacyjnej
§
Rozszerzenie zakresu rzeczowego ze względu na
oszczędności w projekcie, zmniejszenie zakresu
rzeczowego, zmiany prawa, uwagi inicjatywy
JASPERS
Deklaracje beneficjentów, którzy zadeklarowali, iż w przypadku ich projektu wystąpiły zmiany w strukturze organizacyjnej (N=33), w zakresie rzeczowym
(N=22) lub inne czynniki utrudniające realizację projektu (N=22) odnośnie wpływu tych elementów na tempo realizacji projektów
W przypadku tych
zmian,
projekty nie były
realizowane
zgodnie z
harmonogramem
W przypadku tych
zmian,
projekty w
zdecydowanej
większości nie
były realizowane
zgodnie z
harmonogramem
Procedury przetargowe, przedłużające się procedury
formalne, czynniki losowe, wycofanie zgody przez
mieszkańców, zmiany przepisów prawnych, problemy z
wykonawcami
W przypadku tych
zmian,
co trzeci projekt
nie był realizowany
zgodnie z
harmonogramem
Strony w raporcie: 114-121
196
ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak
ul. Promienista 83, 60-141 Poznań
Dobre praktyki związane z wdrażaniem projektów indywidualnych (możliwe do
identyfikacji na bazie oceny dokonywanej dla projektów indywidualnych