Модуль 6. Эффективное управление временем. Wooppay. 7-8.11.2015.

Автор и ведущий тренинга: Олег Афанасьев

Караганда - 2015

Участник тренинга:

_______________________________

© Олег Афанасьев, 2015

ОЛЕГ АФАНАСЬЕВ

Управляющий партнёр «Profiles International»(США) в Украине, учредитель компании "Business Systems», соучредитель компаний «Global Management Challenge»(Португалия) в Украине, «Школа Бизнес Стратегий».

Автор технологических разработок в области управления результативностью персонала, разработчик уникальной методологии построения бизнес-организации "Концептуальный Менеджмент» ®.

Автор 40 базовых программ профессиональной подготовки персонала в области маркетинга и менеджмента

Специалист в области психологии организационного поведения, бизнес-консультант, бизнес-тренер, модератор, психолог, автор книг "Стёб бай Степ"(Десять заповедей успешного продавца)(2008), "Результативный менеджмент"(2010).

Консультант по вопросам бизнес-психологии таких изданий как: газета «Бизнес», журналы «Менеджер по персоналу», «Компаньон», «Стратегии», «Обучение персонала», «Отдел Кадров». Автор уникальных мастер классов для молодежи «Бизнес как возможность Самореализации».

Член жюри студенческого чемпионата GMC Junior.

Клиенты: Lexus, JTI, SC Jonson, SI Group, Pemko, Wrygley, ИДС, Союз Виктан, Агро Союз, Мегатрейд, Олимп, Приватбанк, Райфайзен Аваль Банк, VAB Банк, OTP Банк, Первый Украинский Международный Банк, УКРЭКСИМБАНК, Донгорбанк, Всеукраинский Банк Развития, Украинский Профессиональный Банк, сети супермаркетов «Fozzy group», сеть магазинов «ProStor», сеть магазинов «АТБ», сеть салонов причёсок «Владимир Тарасюк», сеть салонов тайского массажа «Вай Тай», Премиум Клуб «Фаворит», Партия Регионов и др.

2

Цель Задачи

Научиться ценить рабочее время и повышать собственную производительность труда

Составить список типичных потерь рабочего времени

Изучить причины типичных потерь рабочего времени

Найти способы защиты территории своего времени

Сформировать ясное видение своих обязанностей. Составить Карту деятельности своей работы

Сформировать Жесткую основу Годового, Квартального, Месячного и Недельного циклов

Зарезервировать время для регулярных событий (совещаний, обязательных поездок и т.д.)

Разбить работу на блоки, согласно Карты деятельности

Определить приоритеты недели. Зарезервировать время в соответствии с приоритетами

Сформировать Жесткую и Гибкую основы недельного плана

Создать План конкретной рабочей недели

© Олег Афанасьев, 2015 3

День первый День второй

10.00. Введение. Знакомство. Цель и задачи тренинга. Правила группы11.30. Кофе-брейк11.45. Цена и Ценность рабочего времени. Список типичных потерь рабочего времени. Причины и приемы защиты территории времени13.00. Обед14.00. Карта деятельности. Миссия Цель и Задачи должности15.30. Кофе-брейк15.45. Алгоритмы реализации задач. Регламентация деятельности по времени17.15. Кофе-брейк17.30. Жесткая основа Годового, Квартального, Месячного и Недельного циклов. 18.30. Итоги дня19.00. Окончание тренинга19.30. Ужин20.00. Просмотр фильма «Король говорит»!22.00. Окончание работы

10.00. Время для регулярных событий (совещаний, обязательных поездок и т.д.)11.30. Кофе-брейк11.45. Блоки работы, согласно Карте деятельности. Типичный план рабочей недели13.00. Обед14.00. Приоритеты следующей недели. Жесткая основа плана. Гибкая основа плана 15.30. Кофе-брейк15.45. План-сетка следующей недели17.15. Кофе-брейк17.30. Ключевые принципы эффективного использования рабочего времени18.30. Итоги тренинга19.00. Окончание работы


День первый Методы и приемы

10.00. Введение. Знакомство. Цель и задачи тренинга. Правила группы11.30. Кофе-брейк11.45. Цена и Ценность рабочего времени. Список типичных потерь рабочего времени. Причины и приемы защиты территории времени13.00. Обед14.00. Карта деятельности. Миссия Цель и Задачи должности15.30. Кофе-брейк15.45. Алгоритмы реализации задач. Регламентация деятельности по времени17.15. Кофе-брейк17.30. Жесткая основа Годового, Квартального, Месячного и Недельного циклов18.30. Итоги дня19.00. Окончание тренинга19.30. Ужин20.00. Просмотр фильма «Король говорит»!22.00. Окончание работы

Индивидуальная подготовка. Презентации

11.30. Кофе-брейкМозговые штурмы в группах. Презентации13.00. ОбедИнструктаж тренера. Индивидуальная работа. Обсуждение в группах15.30. Кофе-брейкИнструктаж тренера. Индивидуальная работа. Обсуждение в группах17.15. Кофе-брейкМодерация. Фиксаций опыта компании в цикличном планировании18.30. Итоги дня19.00. Окончание работы


• Знакомство • Цель и задачи тренинга• Правила группы


Имя, компания, должность Причины потерь рабочего времени

1. 2. 3. 4. 5.

Способы повышения эффективности использования рабочего времени

Ожидания от тренинга

1. 2. 3. 4. 5.


Цель Задачи

Научиться ценить рабочее время и повышать собственную производительность труда

Составить список типичных потерь рабочего времени

Изучить причины типичных потерь рабочего времени

Найти способы защиты территории своего времени

Сформировать ясное видение своих обязанностей. Составить Карту деятельности своей работы

Сформировать Жесткую основу Годового, Квартального, Месячного и Недельного циклов

Зарезервировать время для регулярных событий (совещаний, обязательных поездок и т.д.)

Разбить работу на блоки, согласно Карты деятельности

Определить приоритеты недели. Зарезервировать время в соответствии с приоритетами

Сформировать Жесткую и Гибкую основы недельного плана

Создать План конкретной рабочей недели


Говорит Один – все слушают

Я-высказывание

Пирог

Трап

Открытое Слушание


• Цена и Ценность рабочего времени• Список типичных потерь рабочего времени• Причины и приемы защиты территории времени



№ Виды отвлечений Рейтинг Причины Способы защиты

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


№ Виды отвлечений непродуктивных отвлечений от работы

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


• Карта деятельности • Миссия Цель и Задачи должности• Алгоритмы реализации задач• Регламентация деятельности по времени


Должность KPI Единица измерения

Доля по времени

Регламент

Миссия должности

Главная цель должности

Ключевые Задачи должности

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.


Задача

№ Алгоритм действий Регламент

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Всего


Задача


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Всего


Задача


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Всего


Задача


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Всего


Задача


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Всего


Задача


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Всего


Задача


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Всего


• Жесткая основа Годового, Квартального, Месячного и Недельного циклов



№ Подразделения Страницы

Компания

1 Маркетинг

2 Продажи

3 Производство/Поставки

4 Логистика

5 Персонал

6 МТО

7 IT

8 Безопасность

9 Финансы


Компания

№ Виды планов Периодичность Даты


1 Маркетинг



2 Продажи



3 Производство/Поставки



4 Логистика



5 Персонал



6 МТО



7 IT



9 Безопасность



10 Финансы


№ События 01 02 03 04 05 0612345678910


№ События 01 02 03 04 05 0612345678910


День второй Методы и приемы

Индивидуальная работа. Обмен опытом в малых группах

11.30. Кофе-брейкПрактикум разработки Типичной рабочей недели

13.00. ОбедИндивидуальная работа. Практикум разработки Плана-сетки следующей недели

15.30. Кофе-брейкПрезентация индивидуальных Планов следующей рабочей недели. Групповой анализ качества составленных планов17.15. Кофе-брейкМодерация18.30. Итоги тренинга19.00. Окончание работы

10.00. Время для регулярных событий (совещаний, обязательных поездок и т.д.)11.30. Кофе-брейк11.45. Блоки работы, согласно Карте деятельности. Типичный план рабочей недели13.00. Обед14.00. Приоритеты следующей недели. Жесткая основа плана. Гибкая основа плана 15.30. Кофе-брейк15.45. План-сетка следующей недели17.15. Кофе-брейк17.30. Ключевые принципы эффективного использования рабочего времени18.30. Итоги тренинга19.00. Окончание работы


• Время для регулярных событий (совещаний, обязательных поездок и т.д.)


Недели месяца

Дни недели

I II III IV V

Пн

Вт

Ср

Чт

Пт

Сбб

Вс


• Блоки работы, согласно Карте деятельности

• Типичный план рабочей недели



Время Пн Вт Ср Чт Пт Сбб Вс

9.00

10.00

11.00

12.00

13.00 Обед

14.00

15.00

16.00

17.00

18.00

19.00

Ключ

Виды работ

Лимит времени

Ключ(цвет/ штрих)


• Приоритеты следующей недели. Жесткая основа плана. Гибкая основа плана

• План-сетка следующей недели



Время Пн Вт Ср Чт Пт Сбб Вс

9.00

10.00

11.00

12.00

13.00 Обед

14.00

15.00

16.00

17.00

18.00

19.00

Ключ

Виды работ

Лимит времени

Ключ(цвет/ штрих)


• Ключевые принципы эффективного использования рабочего времени


Важно Не важно

Срочно

Делай! Делегируй!

Не срочно

Планируй!

Выбрось!



№ Задачи Рейтинг № Порядок решения Регламент Дедлайн

Я управляю временем

1. Контроль «похитителей» рабочего времени

2. Резервирование времени

3. Взаимосвязь с жизнью организации

4. «Жесткая» и «Гибкая» основа плана

5. Самоконтроль и самоанализ

6. Умение расставлять приоритеты

7. Делегирование


Насколько сбылись мои ожидания от тренинга?

Мой главный вывод?

Что хочу пожелать команде?


Главный результат Навыки

Менеджеры освоили технологию эффективного использования своего рабочего времени и времени своих подчиненных

Научились понимать Цену и Ценность рабочего времени

Научились идентифицировать «похитителей» рабочего времени и противостоять им

Научились структурировать свою работу

Научились резервировать время на самое важное

Научились эффективно планировать свое время, учитывая все обстоятельства своей жизни на работе

Освоили основные принципы эффективного использования рабочего времени
