보고서 작성 원리 : 실패와 성공 사례 비교

보고서 작성 원리실패와 성공 사례로 알아보는70

뼈대 작성1-1 목적에 맞는 자료 형식 선택하기

보고서 작성원리 70

고집으로 작성하여 실패고집으로 작성하여 실패

작성자가 마음대로 작성하여 의뢰자가 의도하지 않은형태로 작성되어 버려 다시 작성해야 하는 수고가 크다 .

의뢰자

작성자

자료 작성의뢰

형식을 스스로 판단하여 자료 작성 시작 ( 추측 )

작성 도중에 자료내용을 덧붙임 ( 골드 플레이팅 )

작성 후 자료 재작업

자료 작성의 상황을 확인 , 정정 지시

실패 실패


고집으로 작성하여 실패원리로 작성하여 성공자료 작성의 전체 흐름을 의뢰자와 작성자 사이에서

처음에 합의하고 뼈대 작성에 이용한다 .

의뢰자

작성자

자료 작성 의뢰

자료를 보여줄 ‘ WHO’ 를 정의자료의 ‘ WHAT’을 정의타당성 있는 ‘ WHY’ 를 정의

상대가 납득하는 정보의 표시 방식 추정

상대의 기대 , 이해도

형식결정

뼈대결정

초안작성

마무리작성

뼈대검토

초안검토

마무리검토




의뢰자

작성자





형식결정

뼈대결정

초안작성

마무리작성

뼈대검토

초안검토

마무리검토

[ 원리 1] WHO, WHAT, WHY 를 명확히 하라상대가 무엇을 원하는지 WHO, WHAT, WHY 를 명확히 한다 .

• WHO : 자료를 보여줄 ‘상대’• WHAT : 그 자료를 사용할 ‘목적’• WHY : 타당성 있는 ‘이유’




의뢰자

작성자





형식결정

뼈대결정

초안작성

마무리작성

뼈대검토

초안검토

마무리검토[ 원리 2] 분석하여 효과적으로 전달하라상대를 분석하여 ‘가장 효과적인 전달 방법’을 생각한다 .




의뢰자

작성자





형식결정

뼈대결정

초안작성

마무리작성

뼈대검토

초안검토

마무리검토

[ 원리 3] 목적에 따라 자료 형식을 선택하라상대가 이해하고자 하는 것 , 원하는 것을 가장 설명하기 쉬운 자료 형식으로 선택한다 .

[ 체크 1] 형식은 기존의 것을 사용하는 것으로 되어 있는가 ? [ 체크 2] 구두 발표 ( 프레젠테이션 ) 에 사용할 것인가 ? [ 체크 3] 항목 집계와 수치 계산이 다수 포함되어 있는가 ?




의뢰자

작성자





형식결정

뼈대결정

초안작성

마무리작성

뼈대검토

초안검토

마무리검토[ 원리 4] 뼈대 → 초안 → 마무리로 작성하라자료는 ① 뼈대 → ② 초안 → ③ 마무리의 3 단계로 작성한다 .

① 뼈대 : 자료의 콘텐츠를 목차 + 개요 설명 수준으로 정리한 것 ② 초안 : 뼈대를 기준으로 자료를 대충 작성한 것 ③ 마무리 : 초안을 수정하고 제삼자에게 보여줄 수 있는 품질로 작업한 것

뼈대 작성1-2 목차 구성을 결정하고 논점 쓰기



뼈대가 거칠다 못해 초안의 이미지와 괴리

[ 제안 내용 ] * 여러 페이지로 설명영업지원시스템 구축 작업의 내용 열거각 작업 내용 설명과 생성물을 제시

뼈대

작성자(S 씨 )의 인식

의뢰자( 과장 )의 기대

(1 번째 페이지 )영업지원시스템작성 작업항목 및 작업 내용 작성물표 형식으로 열거

(2 번째 페이지 )계속

(3 번째 페이지 )계속

(1 번째 페이지 )영업지원시스템작성 작업대분류하고 전체적인 절차를 그림으로 제시

(2 번째 페이지 )작업항목의 대분류 1 번째에 대해서 작업 내용 , 작성물을 표 형식으로 열거

(3 번째 페이지 )작업항목의 대분류 1 번째에 대해서 작업 진행에 있어서의 포인트를 도해

(4 번째 페이지 )작업 항목의 대분류 2 번째에 대해 작업내용 , 작성물을 표 형식으로 열거

(5 번째 페이지 )3 번째와 같음

초안

초안

…

…

실패


고집으로 작성하여 실패원리로 작성하여 성공

뼈대는 자료 전체의 골격을 의뢰자가 이해할 수 있도록 알기 쉬운 단위로 작성

표지 제안개요 제안상세(1 번째 ) 제안 요지• 전표 기능과 기간 시스템을

분리시켜 효율화를 도모한다 .• 기존의 영업지원시스템에 전표

기능을 갖추고 분석 정밀도와 업무 신속성을 높인다 .

• 그 실행을 당사가 지원한다 .

(2 번째 ) 배경• X 사의 문제점을 표시

(1 번째 ) 작업의 전체적인 모습시스템 작성 작업을 크게 분류하고 ,전체적인 절차를 그림으로 제시(2 번째 ) 작업의 상세작업 항목의 대분류 1 번째에 대해 작업 내용 , 작성물 표 형식으로 열거

(3 번째 ) 작업 요점 설명작업 항목의 대분류 1 번째에 대해 ..

제목마다내용쓰기

작성목차

주장

이유

… …

… …












작성목차

주장

이유

… …

… …

[ 원리 5] 목차는 PREP 로 논점을 열거하라목차 단위로 내용을 쓰고 각각에 대해 논점을 열거한다 . 이 때 PREP( 주장 → 이유 → 사례 → 정리 ) 가 되도록 차례를 구성한다 .

[ 원리 7] 다른 의견은 처음에 주장하지 마라상대의 생각과 큰 차이가 있으면 상황 설명 뒤에 자신의 주장을 전달해 상대가 놀라는 것을 최소화한다 .












작성목차

주장

이유

… …

… …[ 원리 6] 상대의 ‘왜 ?’ 에 답이 되는 이유를 표시하라모순이 없으면서 ‘왜 ?’ 에 답이 되는 주장과 이유를 준비한다 .












작성목차

주장

이유

… …

… …

[ 원리 8] 2 가지 스타일 × 6 가지의 발상으로 방안을 제시하라상대가 결정권을 가지고 있는 경우 ‘객관성이 뛰어난 전문가’ , 그렇지 않으면 ‘주체성이 뛰어난 당사자’로 방안을 제시한다 . 설명 로직은 6 가지 발상 패턴 유형에서 선택한다 .

① 누적 확인형 ( 연역법 : 논리적 사고 ) ② 이론보다 증거형 ( 귀납법 : 논리적 사고 ) ③ 영감 발견형 ( 유추사고 : 수평적 사고 ) ④ 시행착오형 ( 가설사고 : 수평적 사고 ) ⑤ 1 + 1 = 3 형 ( 변증법 : 비판적 사고 ) ⑥ 소극적 유도형 ( 귀류법 : 비판적 사고 )












작성목차

주장

이유

… …

… …[ 원리 9] 상대의 ‘왜 ?’ 에 답이 되는 이유를 표시하라모순이 없으면서 ‘왜 ?’ 에 답이 되는 주장과 이유를 준비한다 .

초안 작성2-1 자료 서식 결정하기



• 머리글 바닥글이 일정하지 않다 .• 페이지 내 글꼴이 종류와 크기가 다르다 .• 문자 강조 방법이 다르다 .

1. 페이지 제목이 페이지의 자료 설명문을 기재한다 .중요한 용어는 강조한다 . ___________________________________________________※ 주석은 이 곳에 기재한다 .

저작권

2. 페이지 제목이 페이지의 자료 설명문을

기재한다 .중요한 용어는 강조한다 . ___________________________________________________

※ 주석은 이 곳에 기재한다 .저작권

문서 실패


고집으로 작성하여 실패원리로 작성하여 성공A 사와 B 사에 대한 비용 절감 방안

현상에 대한 비용 절감 방안 효과는 Step1 에서 400 만원 / 연 ,그리고 추가 시책을 실시하는 Step2 를 포함하면 합계 520 만원 / 연이다 .

실시 개요

A 사700

400 320

우선 순위고 시책 계약 변경에 맞추어 실시한다 .

우선 순위중 / 저 시책 높은 시책을 마치는대로 착수를 시작한다 .

1000 만원STEP1 STEP2

STEP1400 만원 STEP1 +

2520 만원

비용 삭감은A 사 우선으로 한다

*1. 비용 절감 효과는 프로젝트 결과 보고에 기초한다Copyright(c)XXX Company All Rights Reserved.

이 스타일과 같은 포맷이 자료 전체에 적용된다 .

B 사300 200 160

현재금액




실시 개요

A 사700

400 320





2520 만원




B 사300 200 160

현재금액

[ 원리 10] 문서의 레이아웃을 통일하라[ 머리글 부분 ] 제목[ 본문 부분 ] 내용[ 바닥글 부분 ] 저작권 , 페이지 수엑셀은 조건에 따라 시트를 나누어 만든다 .




실시 개요

A 사700

400 320





2520 만원




B 사300 200 160

현재금액

[ 원리 11] 글꼴을 정하라권장하는 보통 글꼴 : 함초롱바탕 . 맑은 고딕권장하는 제목 글꼴 : 보통 글꼴 굵은 글씨권장하는 숫자용 글꼴 : 보통 글꼴 , Arial Black, 글자 크기 통일

[ 원리 12] 문자 크기를 통일하라기본적인 문자 크기 : [ 제목 글자 ] 16~24 포인트[ 본문 글자 ] 10~12 포인트[ 주석 글자 ] 8~10 포인트특히 고려해야 할 문자 크기 : [ 파워포인트 ·메시지 라인 ] 14 포인트 이상[ 프로젝터 사용 시 ] 기본적인 문자 크기 ×120%

[ 원리 13] 문자 스타일에 규칙을 정하라 [ 제목 글자 ] 굵게 [ 본문 글자 : 제목 ] 굵게 , 밑줄 [ 사용 금지 ] 이탤릭체 , 음영

초안 작성2-2 콘텐츠 서식과 배치 정하기



제안요지X 사에서는 전표 기능이 기간 시스템에 포함되어 있어 업무가 복잡하고느리다는 문제를 안고 있습니다 . 또한 전표 변경 시 기간 시스템 정지가 수반되어 변경 지원 비용이 크고 , 영업 데이터의 정확도도 낮은 상황입니다 .이번에 당사가 제안하는 것은 전표 기능과 기간 시스템을 분리시켜 효율화를도모하는 것으로 , 기존의 영업지원시스템에 전표 기능을 넣어 분석 정밀도와업무 신속도도 함께 높이는 것이 가능합니다 .

영업 전표에 관련 있는 기능을 기간시스템에서 정보 시스템으로 분리 구축한다

[ 효과 ] 영업 사원은필요할 때 최신 전표를취득할 수 있다 .

전표 업무를 줄이고기획 , 추진 업무에집중하고 싶다 .

데이터 정확도를 향상시켜 정보를 빨리전개하고 싶다

영업 조직의 변경에 따른지원 비용을 낮추고 싶다 .

장문이기 때문에 어필 하고 싶은 메시지가 전달되기 어렵다 .

의미 있는 덩어리가 떨어져 있어 어디를 보면 좋은지 알기 어렵다 .

들여쓰기를 설정하지 않고 글을 작성한 것으로문자열이 어긋나면 외형이 무너진다 .

도형의 배치가 축을 따르지 않아 자료가 불안정하게 느껴진다



제안요지전표 기능의 번잡성과 변경 시 높은 단가 , 영업 데이터가 정확하지 않은것을 해결하기 위해 X 사의 전표 기능을 기간 시스템에서 분리시킵니다 .

영업 전표에 관련 있는 기능을 기간시스템에서 정보 시스템으로 분리

영업 사원은 필요할 때 최신 전표를 취득할 수 있는 분석 정밀도와 업무 신속성 향상을 기대할 수 있다 .

X 사의 과제 자사에서의 제안 기대 효과전표 업무를 줄이고기획 , 추진 업무에집중하고 싶다 .

데이터 정확도를 향상시켜 정보를 빨리전개하고 싶다영업 조직의 변경에 따른 지원 비용을 낮추고 싶다 .

발문은 3 줄 이내로 정리한다 .

왼쪽 위에서 아래쪽으로 흐르도록 동선을 만든다 .

줄 간격은 1.2배 , 여백은 0.1cm 로 설정한다

정렬 기능을 사용하여 요소 사이의 위치를 맞춘다 .

같은 요소를 하나의 묶음으로 정리한다 .



제안요지전표 기능의 번잡성과 변경 시 높은 단가 , 영업 데이터가 정확하지 않은것을 해결하기 위해 X 사의 전표 기능을 기간 시스템에서 분리시킵니다 .

영업 전표에 관련 있는 기능을 기간시스템에서 정보 시스템으로 분리

영업 사원은 필요할 때 최신 전표를 취득할 수 있는 분석 정밀도와 업무 신속성 향상을 기대할 수 있다 .

X 사의 과제 자사에서의 제안 기대 효과전표 업무를 줄이고기획 , 추진 업무에집중하고 싶다 .

데이터 정확도를 향상시켜 정보를 빨리전개하고 싶다영업 조직의 변경에 따른 지원 비용을 낮추고 싶다 .

발문은 3 줄 이내로 정리한다 .

왼쪽 위에서 아래쪽으로 흐르도록 동선을 만든다 .

줄 간격은 1.2배 , 여백은 0.1cm 로 설정한다

정렬 기능을 사용하여 요소 사이의 위치를 맞춘다 .

같은 요소를 하나의 묶음으로 정리한다 .

[ 원리 14] 서식과 배치를 맞춰라줄 간격 & 단락 간격 , 도표의 크기 , 위치 , 여백을 맞춥니다 .

• 줄 간격 지정 :( 여유 ) 1.2배( 표준 ) 설정 불필요( 자막 ) 0.85배• 단락 간격 지정 :( 단락 앞 ) 설정 불필요( 단락 뒤 ) 글꼴 크기의 0.5배• 여백 지정 : 상하좌우 ※ 글머리 기호 입력 시 , 왼쪽은 오른쪽의 1.5배(8 포인트 미만 ) 모두 0.1cm(8 포인트 이상 , 16 포인트 미만 ) 0.1 cm& 0.2cm( 그 이상 ) 모두 0.2cm

• 정렬 기능을 사용해 글과 도형의 위치를 정렬합니다 .( 파워포인트 ) → 3 줄 이내의 텍스트 상자를 슬라이드마다 처음에 작성합니다 . → 왼쪽 위에서 아래쪽으로 흐르도록 슬라이드 내에서 시선을 유도합니다 . → 요소의 의미 단위로 덩어리를 만듭니다 .

(워드 ) → 제목 단위의 단락 번호를 설정합니다 . → 제목 단위로 단락 시작과 종료 위치를 확인합니다 . → 도형을 삽입할 때는 문자의 위치를 다시 설정합니다 .

( 엑셀 ) → 시트의 왼쪽 끝과 상단은 1 행 1 줄씩 비운 뒤 사용합니다 . → 셀의 높이와 너비에 대해 기준을 마련합니다 .

초안 작성2-3 군더더기 없는 알기 쉬운 문장 쓰기


고집으로 작성하여 실패고집으로 작성하여 실패영향・리스크 목록전표 기능과 기간 시스템을 분리하면서 업무면과 시스템면의 영향을고려해야 합니다 .

① 기간 시스템의 매출 확정 처리가 끝난 시각 본 기능의 세일즈 집계의 자동처리는 ERP 의 매출 집계 확정 후가 됩니다 .② 새로운 시스템의 일일분 자동 처리 시간 전날 세일즈 정보의 제공 시간은 ST 시에 확정합니다 .③ 레포팅 처리의 성능 관리 전표 내용에 크게 의존하기 때문에 리포트의 사양 확정 시 평가합니다 .④ 열람 정보 검증의 깊이 검증의 복잡성은 서버쪽 시스템 성능에 부정적인 영향을 줍니다 .⑤ 서버의 부하 리포트 내용 , 사용자 수에 의존하기 때문에 레포팅 사양 확정 시 평가합니다 .⑥ 사용자 수 현 시점에서는 문제 없지만 업무량이 늘어나면 직원을 늘려야 합니다

실패

곳곳에서 같은 용어가 다른 표현으로 나타난다 .

전문 용어가 설명 없이 나타나므로 사람에 따라서

이해하지 못하는 경우도 있다 .

질적 표현이므로 구체적인이미지를 줄 수 없다 .

번호 쓰기로 많은 정보를 열거했지만 무엇이 중요하고 , 궁극적으로 어디에 영향을 미치는지 읽어낼 수 없다 .



영향•리스크 목록전표 기능과 기간 시스템을 분리하면서 업무면과 시스템면의 영향에 대해6 가지를 고려해야 할 필요가 있습니다 .

[ 업무면에서의 영향 ]

① 전표 출력에 관련된 처리 시간→ 전표 열람 규칙이 복잡할수록 성능에 대한 영향이 커집니다 .→ 전표 출력에 관련된 처리 시간은 사양 확정 시 결정합니다 .→ 처리 용량이 가정의 1.2배를 넘으면 직원을 증원시켜야 합니다 .

[ 시스템 측면에서의 영향 ]

② 기간 시스템의 매출 확정 처리가 종료하는 시각→ 매출 집계는 기간 시스템의 매출 집계 확정 후가 됩니다 .→ 최 신 매출 정보의 제공 시간은 시스템 테스트 *1 시에 확정합니다 .

③ 서버의 처리 부하→ 전표 열람 규칙이 복잡할수록 처리 부담이 커집니다 .→ 기기 구성은 사양 확정 시 수정 가능성이 있습니다 .

1. 시스템 테스트 : 비즈니스 요구 사항에 대한 충족 여부를 확인하는 시험Copyright (c) XXX Company All Rights Reserved.

문장으로 설명하기 어려운 내용은 도표를 활용한다 .

용어 설명은 바닥글을 이용한다 .

알기가 쉬워지면 뼈대시점에서 제목을 변경해도 문제가 없다 .













[ 원리 15] 용어 정의를 통일하라상대가 오해하지 않고 잘 이해할 수 있도록 문서에서 사용하는 전문적인 용어를 정의한 용어집을 만듭니다 .

[ 원리 16] 문장은 슬림하게 하라상대에게 오해를 주지 않도록 과도한 표현은 제거해 나갑니다 . 한 문장 안에 쉼표 (,) 가 4 개 이상 있거나 120 자 (A4 용지 4 줄 이상 ) 를 초과하는 경우에는 문장을 분할합니다 .












[ 원리 17] 정량적인 표현에 따라 설명하라모호하지 않도록 기한이나 정도의 표현은 반드시 구체적인 숫자로 설명하고 , 판단에 이용하는 데이터는 수치로 설명합니다 .

[ 원리 18] 텍스트 상자를 읽기 쉽게 하라줄당 줄 바꿈 , 줄 수 기준 , 위치 정렬에 대한 규칙을 마련합니다 .( 줄당 문자 수 ) 5 글자 이상 35 자 이하 또는 줄 수 × 2 이상( 한 줄 문장 ) 왼쪽 맞춤 , 오른쪽 맞춤( 다중 문장 ) 양쪽 맞춤( 선택 숫자 ) 가운데 맞춤


초안 작성2-4 워크시트 작성하기


고집으로 작성하여 실패고집으로 작성하여 실패대분류 소분류 시스템명 거래처

주변계 영업지원계 영업지원시스템 S 사

T 사

제품명 구입가격( 초기비

용 )유지비 / 연 가격 판매가격 수량 할인 보수율 초기 +

감각삼각 5년합계

소프트웨어：・ (A)Application Server

\1,000 \100 \1,200 \1,000 1 83.3% 8.3% \1,500

소프트웨어：・브레드 x21 대 ・ PCx2 대 \12,000 \1,200 \15,000 \12,000 1 80.0% 8.0% \18,000

소프트웨어：・ (B 사 ) Application Server

\900 \100 \1,300 \900 1 69.2% 7.7% \1,400

소프트웨어：・브레드 x21 대 ・개발 PCx3 대 \15,000 \1,450 \19,000 \15,000 1 78.9% 7.6% \22,250

표 테두리가 굵어 숫자에 주목하기 힘들다 . 실패

하드웨어와 소프트웨어 별로 집계하고 싶지만 , 금액 추출이 어렵다 .

항목이 옆으로 열거되어 있으므로 전체적인 내용을 파악하기 어렵다 .

분류에 공란이 있으므로 검색되지 않는 행이 있다 .



업데이트하기 쉽고 , 보기 쉽도록 양쪽을 의식하여 엑셀표를 작성하면 제삼자가 이해하기 쉽다 .




[ 원리 19] 표 항목은 트리 구조로 맞춰라 모든 항목을 옆으로 나열하는 것이 아니라 , 의미있는 요소마다 트리 계층을 만듭니다 . 열 항목은 2~3 단 조합으로 구성합니다 . 읽는 사람의 입장에서 왼쪽 및 위쪽부터 읽어 이해할 수 있도록 열 항목을 차례로 늘어 놓습니다 .

[ 원리 20] 중복 내용은 회색으로 남겨라나중에 검색과 재사용을 쉽게 할 수 있도록 중복된 내용은 회색 문자로 표시합니다 .




[ 원리 21] 선택적 항목 값과 설명은 별도 시트에 작성하라여러 셀에서 참조하는 일반적인 가변 수치와 선택적 항목 값은 별도의 시트에서 관리합니다 .

[ 원리 22] 셀 병합은 사용하지 마라범위를 지정하여 함수를 사용하는 경우 편집 작업이 복잡하기 때문에 셀 병합은 사용하지 않습니다 . 여러 셀에 걸친 항목의 이름은 ‘선택 영역의 가운데로’를 사용합니다 .

[ 원리 23] 세부 정보는 그룹화로 숨겨라요지를 전달하는 요약 테이블을 쉽게 표시하도록 하려면 결론 및 집계 결과의 근거가 되는 정보는그룹화하여 표시 /숨기기를 전환할 수 있도록 합니다 .




[ 원리 24] 바깥쪽 테두리는 실선 , 안쪽 테두리는 점선으로 하라촌스러운 표 형식은 읽는 사람으로 하여금 부정적 이미지를 줄 수 있으므로 , 표 외형을 정리해야 합니다 . 없어도 구분이 가능한 테두리는 제거합니다 .

초안 작성2-5 알기 쉬운 도표 선택하기



이번 시스템 도입은 자동 처리와 온라인에 관한 처리를 구현하는 것이므로 , 개발 공정단계는 난이도와 기능에 따라 결정됩니다 . 필수 기능 개발은 38000 만 원 , 모든 것을개발하기 위한 비용은 59000 만 원이 필요합니다 .

견적 ( 작업 비용 )

대량자동처리

사용자처리

(필수 ) 마스터 취득 처리(필수 ) 매출 데이터 취득 처리(필수 ) 전표 데이터 생성 처리(필수 ) 전표 검색 화면(필수 ) 권한 설정 화면

C×5=월 5인C×1=월 1인B×3=월 6인A×2=월 6인B×5=월 10인

상기 모든 기능을 충족시키는 경우 필수 기능만을 채우는 경우59000 만 원 ※ 1 인 월 단가 1000 만 원설계 공정 수 : 개발 공수의 40% :월 11 인개발 공정 수 : 상기 표와 같음 :월 28 인시험 공정 수 : 개발 공정 수의 70% :월 20 인

38000 만 원 ※ 1 인 월 단가 1000 만 원설계 공정 수 : 개발 공수의 40% :월 7 인개발 공정 수 : 상기 표와 같음 :월 18 인시험 공정 수 : 개발 공정 수의 70% :월 13 인

실패※A:월 3 인 , B:월 2 인 , C:월 1 인

필수 기능은 분할 개발할 수 없습니다 .

Copyright© XXX Company All Rights Reserved

모든 것을 문자정보만으로 정리하였기 때문에 내용을 바로 알기가 어렵다 .



금액은 양을 강조하는 막대형 그래프 , 공수 내역은 필요한 수치를 망라한 행렬도를 사용한다 .




[ 원리 25] 다이어그램과 그래프를 구별하여 사용하라문장만으로는 전하기 어려운 설명은 도표를 이용합니다 . 도표는 크게 눈으로 보고 판단하기 위한 개념적인 다이어그램과 데이터로 판단하기 위한 통계적인 그래프로 나뉘며 목적에 따라서 구분하여 사용합니다 .




[ 원리 26] 차트를 사용하여 정보를 도해화하라가로세로 , 관계성 , 시계열의 3 가지 유형으로 다이어그램을 작성합니다 .

[ 원리 27] 다이어그램 ① 우선 순위 도해하기 ( 가로세로 : 사분면도 ) 나뉜 영역마다 우선 순위를 매길 수 있습니다 .

[ 원리 28] 다이어그램 ② 목록 도해하기 ( 가로세로 : 행렬도 ) 가로 항목에 중복이 없고 , 세로의 항목은 같은 종류의 내용을 나열할 때 사용합니다 .

[ 원리 29] 다이어그램 ③ 로직 도해하기 ( 관계 : 계층도 ) 항목을 알기 쉬운 단위로 세분화할 수 있습니다 .



금액은 양을 강조하는 막대형 그래프 , 공수 내역은 필요한 수치를 망라한 행렬도를 사용한다 .[ 원리 30] 다이어그램 ④ 집합 도해하기 ( 관계 : 집합도 )여러 그룹에 걸친 항목을 파악하여 검토할 때 사용합니다

[ 원리 31] 다이어그램 ⑤ 관계 도해하기 ( 관계 : 상관도 )의사소통 , 시스템 , 기능의 상호 관계를 알기 쉽게 파악할 수 있습니다 .

[ 원리 32] 다이어그램 ⑥ 단계의 변화 도해하기 ( 시계열 : 단계도 )시계열 축을 따라 대상의 변화 ( 성장 확대 , 발전 등 ) 를 단계별로 파악합니다 .

[ 원리 33] 다이어그램 ⑦ 시간에 따른 순서 도해하기 ( 시계열 : 프로세스 )순서도나 간트 차트 등 일정을 나타낼 때 사용합니다 .

[ 원리 34] 다이어그램 ⑧ 반복적인 흐름 도해하기 ( 시계열 : 순환도 )이벤트나 일회성에 그치지 않는 개선 활동을 설명할 때 사용합니다 .




[ 원리 35] 그래프를 사용하여 통계 정보를 도해하라 양 , 변화 , 분포의 3 가지 유형의 그래프를 선택하여 작성합니다 .

[ 원리 36] 그래프 ① 크기 도해하기 ( 양 : 막대형 ) 규모의 크기를 감각적으로 파악할 때 사용합니다 .

[ 원리 37] 그래프 ② 비율이 큰 순서대로 도해하기 ( 양 : 원형 ) 분석 대상 데이터에서 상위 몇 가지 요소를 확인하거나 , 요소 간 비율을 비교할 때 사용합니다 .

[ 원리 38] 그래프 ③ 비율을 전체적으로 도해하기 분석 대상 데이터에서 상위 몇 가지 요소를 확인하거나 , 요소 간 비율을 비교할 때 사용합니다 .

초안 작성2-6 도형과 선의 사용 규칙 정하기



시스템보고서출력의뢰

보고서다운로드

보고서데이터 집계

보고서 검색

보고서 출력

사용자데이터베이스

사용자 시스템IT 담당



보고서 검색

보고서 출력

데이터베이스

파일서버

작업 의뢰수주

보고서완성 연결

보고서출력의뢰

수정 전 수정 후

문자열이 도형 안에 입력되어 있지 않았으므로 2개의 모형을 동시에 변경해야 한다 .

도표를 확대하면 그때마다표의 선을 1 개씩 수정해야 한다

의미 없이 다른 도형을 사용하여 상대에게 혼란을 주었다도형을 이동하면 각각의선을 수정해야 한다 .






보고서 검색

보고서 출력


사용자 시스템IT 담당보고서출력의뢰


작업 의뢰수주



보고서 검색

보고서 출력

데이터베이스

파일서버

문자열과 도형이 함께 이동한다 .

테두리가 사각형을 조합한것이어서 확대 / 축소해도 본래

모양이 변하지 않는다 .

프로세스상 기능은 도형자체의 의미에 맞게

사각형으로 통일한다

꺾인 연결선을 이용하면도형의 이동과 함께 연결선이

동시에 움직인다 .

수정 전 수정 후






보고서 검색

보고서 출력




작업 의뢰수주



보고서 검색

보고서 출력

데이터베이스

파일서버








수정 전 수정 후[ 원리 45] 도형의 형태에 규칙을 정하라도형이 갖는 이미지를 이용하여 직감적으로 구분하여 사용합니다 .

[ 원리 47] 도형 ① 정보와 개념 도해하기 ( 사각형 ) 구체적 사실 ( 삼각형 ) 상하 관계 , 목표 , 이정표 ( 모서리가 둥근 사각형 ) 추상적 , 추측 ( 원형 ) 모호한 개념 , ( 선형 ) 비율 [ 원리 48] 도형 ② 연결 방향과 강약 도해하기 ( 직선 ·꺾인 연결선 ) 명확한 이력 (곡선 ) 완만한 이력 ( 실선 ) 계속적인 연결 ( 점선 ) 일시적인 연결 ( 기본 화살표 ) 보통의 상관 ( 열린 화살표 ) 완만한 상관 (날카로운 화살표 ) 강한 상관 ( 다이아몬드 화살표 ) 강한 연결 ( 구부러진 화살표 ) 다소 강한 관계 [ 원리 49] 도형 ③ 집합 관계 도해하기 ( 대괄호 ) 통합 ( 중괄호 ) 집약 전과 후 [ 원리 50] 도형 ④ 시간의 흐름과 상태 변화 도해하기 ( 상향 화살표 ) 시간의 흐름 ( 삼각형 , 블록 화살표 ) 상태의 변화 (블록 설명선 ) 내용에 대한 결과 [ 원리 51] 도형 ⑤ 이유와 설명 도해하기 ( 사각형 · 설명선 ) 구체성이 있는 이유 , 추가 정보 ( 모서리가 둥근 사각형 · 모서리가 둥근 사각형 설명선 ) 의견과 추측 ( 구름 모양 설명선 ) 추측과 생각






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[ 원리 51] 제공하지 않는 도형은 만들어라 ① 도형의 조합 , ② 도형의 편집 , ③ 자유형 기능에 의해서 표준에 없는 새로운 도형 만들기[ 원리 52] 변경이 용이한 도형을 사용하라[ 원리 53] 겹치는 도형은 순서와 투명도를 설정하라[ 원리 54] 위치 맞춤 / 크기 지정 / 도형 변경

초안 작성2-7 읽기 쉽도록 색 사용하기



의미 없이 여러 색을 사용해서 색상이 궁금해서 내용을 제대로 보지 않는다 .

색이 달라도 같은 명도로 색을 조합하면 , 흑백 인쇄 시 색 구별이 안되는 문제가 있다 .

실패



배경은 흰색으로 통일하고 강조하고 싶은것만 강조색을 사용하고 있다

같은 명암의 색을 사용했지만 배경색을 바꿔 알아 보기 쉽게 했다 .





[ 원리 55] 처음에는 색을 지정하지 않고 만들어라처음에는 색을 사용하지 않고 페이지를 작성한 다음 강조와 색상이 필요한 곳을 구별합니다 .





[ 원리 56] 강조색 , 기본색 , 옅은색을 정하라색 팔레트 (색상 ×채도 ) 에서 좋아하는 색을 선택합니다 . 다음에 명도에서 강조색을 결정하고 , 밝기를 절반 정도로 줄여 기본색을 정합니다 . 그리고 다시 밝기를 절반으로 줄여 옅은색을 정합니다 . 그 외는 배경색과 같은 색으로 하거나 무채색을 사용합니다 .

(강조색 ) 특히 주목할 곳에만 한정적으로 사용합니다 . ( 기본색 ) 제목이나 주목할 곳에 사용합니다 . (옅은색 ) 어느 정도 의식할 곳에 사용합니다 . ( 무채색 , 연한색 ) 보기 쉽기 때문에 색칠할 곳에 사용합니다 . ( 무채색 , 짙은색 ) 무채색 중에서도 강조하고 싶은 곳에 사용합니다 .





[ 원리 57] 상대에 맞춰 기본색을 정하라상대가 소속되어 있는 조직의 심볼 컬러에 맞춰 기본색을 사용합니다 .특별한 지정이 없는 경우 , 감정적으로 호소할 자료는 따뜻한 계열 색 , 논리적으로 호소하고 싶은 자료는 차가운 계열의 색을 사용합니다 .

[ 원리 58] 패턴을 사용하여 색상 수를 줄여라채우기 색에 패턴을 이용하여 단색으로 여러 내용을 표시합니다 .

[ 원리 59] 엑셀 표는 의미 단위로 색을 분류하라 ( 전체 ) 셀 전체를 선택하여 배경색을 흰색으로 지정합니다 . ( 열 ) 첫 번째 층은 강조색 , 두 번째 층은 기본색 , 세 번째 층은 옅은색으로 설정합니다 . ( 셀 ) 숫자와 문자만 입력하는 셀은 흰색 , 자동 계산 셀은 연노랑으로 배경색을 설정합니다 .

마무리 작업3-1 콘텐츠의 설득력 강화하기



X 사와 Y 사의 경향에차이가 있음을 강조하고 싶지만 두 곳에

나뉘어 있다

데이터의 출처가 불분명하다

테두리와 눈금선이 과도하다 .

붙여넣은 도표가 선명하지 않다

Copyright© XXX Company All Rights Reserved. 실패


고집으로 작성하여 실패원리로 작성하여 성공문 장 중 에 어 필 포인트가 한 곳이어서 강조 부분이 알기 쉽다 .또 도표가 단순하고보기에 좋으며 데이터 출처도 명확해 신뢰성이 높다


고집으로 작성하여 실패원리로 작성하여 성공문 장 중 에 어 필 포인트가 한 곳이어서 강조 부분이 알기 쉽다 .또 도표가 단순하고보기에 좋으며 데이터 출처도 명확해 신뢰성이 높다

[ 원리 60] 강조할 포인트는 굵기와 색상으로 강조하라도표에서 주목시키고 싶은 것을 ‘모양 강조’ +‘ 주장 명시’를 하고 , 목적 부분과 대상 부분의 문장을 나누어 해당 부분을 강조한다 . 숫자를 강조할 때는 ‘ ArialBrack’ 폰트를 사용한다

[ 원리 61] 도표는 그림 ( 확장 메타 파일 ) 형식으로 삽입하라도표는 그림 ( 확장 메타 파일 ) 형식으로 붙여넣어 이미지 크기와 모양세를 좋게 한다 .

[ 원리 62] 그래프의 테두리와 눈금선을 정리하라그래프의 테두리를 삭제하고 , 눈금선 간격을 넓힌다 .

[ 원리 63] 분석의 근거가 되는 도표에는 출처를 써라쓰여진 사실이나 수치가 상대의 판단에 영향을 미치는 것이라면 반드시 출처를 명시한다 .

마무리 작업3-2 인쇄 시 모양 최적화하기



화면상에서 본 모양 흑백 인쇄 시 결과물

화면상에서는 2 계열의 막대 사이의 차이가 두드러지지만 , 흑백으로 인쇄하면 잘 보이지 않던 테두리가 검은색으로 인쇄되어 버린다

실패




보이지 않는 테두리가 인쇄되지 않도록 회색조로 설정하면흑백 인쇄를 해도 모양을 해치지 않는다 .




보이지 않는 테두리가 인쇄되지 않도록 회색조로 설정하면흑백 인쇄를 해도 모양을 해치지 않는다 .

[ 원리 65] 회색조로 설정하라슬라이드 내의 모든 개체에 그레이스케일을 설정하여 의도치 않은 선의 표시나 흑백 반전을 막습니다 .

마무리 작업3-3 배포하는 전자 문서 점검하기



파워포인트 , 워드 , 엑셀로 작성한 문서에는 보이지 않는 속성 정보가 설정되어 있어 다른 목적으로 만든 자료를 공유해서 사용하면 예측하지 못한 내용이 남아 있을 수 있다실패



문서 검사를 이용하여 문서의 모든 곳에 설정되어 있는 항목 값에서문제가 될 만한 곳을 찾아낸다 . 문제되는 정보는 삭제한 후 전자파일의 작성을 완료한다 .



문서 검사를 이용하여 문서의 모든 곳에 설정되어 있는 항목 값에서문제가 될 만한 곳을 찾아낸다 . 문제되는 정보는 삭제한 후 전자파일의 작성을 완료한다 .

[ 원리 69] 눈에 보이지 않는 정보는 문서에서 제거하라머리글 / 바닥글과 속성 정보에 설정된 내용을 확인하고 불필요한 것을 삭제합니다 .

[ 원리 70] 자료의 변경을 막아라내용을 변경시킬 수 없는 자료는 보호 설정 또는 PDF 형식으로 파일을 변환하여 읽기 전용으로 만든 다음 배포합니다 .

본 내용은 <보고서 작성 원리 70>에서 발췌했습니다 .

http://img.gilbut.co.kr/bookData/redir/gilbutbook_BN001328.html

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보고서 작성 원리 : 실패와 성공 사례 비교

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