Автоматизация согласования документов

АВТОМАТИЗАЦИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Светлин СавовКомпания FTS

► Международные консультанты по автоматизации бизнес-процессов

► 22-летний опыт работы в Европе и России► 250 клиентов в 14 странах мира

О компании FTS

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Инновационная система управления документами и корпоративной информацией

► Разработана в соответствии с международными стандартами ISO, FDA CFR, EU GMP, HIPAA

► Существует и развивается с 2005 года► Более 16 000 клиентов в 100 странах мира ► Входит в топ-20 ведущих ECM-систем по версиям

международных ИТ-исследовательских компаний Gartner, Forrester и Nucleus Research

О системе M-Files

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Присутствие нескольких копий одного и того же документа и, как следствие, сложности в обнаружении актуальной его версии

► Документы хранятся на рабочих станциях или в почтовых программах, что подвергает компанию риску их потери или утечки информации

► Согласование документов осуществляется в бумажном виде или по электронной почте, что усложняет контроль процесса и возможность управления задержками

► Истечение сроков отслеживается путем просмотра электронных или бумажных копий документов

Основные проблемы, с которыми сталкиваются организации при согласовании документов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Обеспечение доступа сотрудникам к самой последней версии документа с возможностью просмотра истории изменений

► Автоматизация маршрутов прохождения документов с использованием конструктора рабочих процессов, который поддерживает последовательный и параллельный типы согласования

► Отслеживание истечения сроков действия документов с автоматическим уведомлением по электронной почте и возможность автоматического продления

► Идентификация задержек в процессе согласования► Поддержка непрерывности работы с документами за счет

автоматического делегирования обязанностей от отсутствующих сотрудников их заместителям на период отсутствия

Решение M-Files по согласованию документов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Сохранение документов

► Система M-Files интегрирована в Проводник Windows► Сохранение документов из папок Windows или Microsoft Office

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Структура метаданных (атрибутов) документа► Настраиваемая структура

метаданных► Легкая конфигурация карточки

документа► Карточка связывается с

файлом документа при создании

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Мгновенный обзор документов► Документы и другие данные

отображаются в динамических представлениях

► Динамические представления строятся на основе атрибутов карточки документа

► Представления управляются централизованно

► Пользователи могут создавать свои собственные представления

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Мгновенный обзор документов► Любой документ может отображаться в нескольких

представлениях без создания дубликатов документа, например: Документы по департаменту

Документы по статусу

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Интеграция с Microsoft Office► Создание документов на базе

шаблонов► Встроенная интеграция с

Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и SharePoint

► Автоматическое заполнение документов на основе атрибутов карточек

► Генерация штрих-кодов документов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Контроль версий► Изменения сохраняются автоматически► Полный аудиторский след изменений► Возможен откат к предыдущей версии► Доступно сравнение версий документа в

Microsoft Word

v1

v2v3

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Возможности поиска

► Простота в использовании и быстрое нахождение данных► Поиск осуществляется на основе атрибутов и текста файлов► Расширенные возможности поиска

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Информационная безопасность► Доступ к документам всегда

осуществляется на основе пользовательских разрешений

► Разные уровни разрешений: только чтение или редактирование

► Разрешения могут автоматически устанавливаться на основе атрибутов карточки документа

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Маршруты прохождения документов

► Гибкие и легко конфигурируемые маршруты прохождения► Поддержка параллельного и последовательного типов согласования► Автоматические уведомления по электронной почте при изменении

состояний маршрута

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Согласование документов

► Все документы, назначенные пользователю, отображаются в едином окне

► Автоматическое определение согласующих лиц, исходя из условий, определенных в правилах согласования

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Статистика согласований

► Записи пользовательских действий создаются автоматически► Затраченное время рассчитывается с учетом рабочих часов,

выходных и праздничных дней► Время начала и окончания сохраняется в локальном и UTC

форматах времени► Действия по согласованию могут быть распечатаны в виде

листа согласования

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Мониторинг сроков действия

► Уведомления об истечении сроков действия на основе атрибутов карточки документа

► Функциональность по автоматическому продлению► Легкая конфигурация временных интервалов

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Мульти-файловые документы

► Мульти-файловый документ может содержать несколько файлов (напр. договор и приложения)

► Согласование мульти-файловых документов применяется сразу ко всем файлам такого документа

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Замена сотрудников► Регистрация отпусков,

пропусков по болезни, командировок и других отсутствий

► Документы, назначенные определенному сотруднику, становятся автоматически доступными для редактирования или согласования его заместителю на период отсутствия

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

Веб- и мобильный интерфейсы

► Веб-доступ через любые популярные Интернет-браузеры, такие как Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera

► Бесплатные мобильные приложения для iPhone/iPad и устройств на базе Android и Windows Phone

DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

► Прямое соединение с любой базой данных

► Поддержка веб-сервисов► Готовые интеграционные

пакеты для Microsoft Dynamics, AD, SAP, Salesforce, 1С, Maconomy и др.

Интеграция с другими бизнес-системами

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Компания FTSТел.: (495) 950-54-69

E-mail: [email protected] www.fts-eu.com