Основные ошибки менеджеров при планировании проектов

Основные ошибки менеджеров при

планировании проектовНаталья Желнова

2015

Статистика

IT-проекты (исследования Standish Group, 2011)Успешно завершенные (32%)

Выполненные с трудом и с большими отклонениями от плана (44%)

Завершившиеся полным провалом (24%)

Причины провалов проектов

Опрос PMToday российских компаний (правило 80/20)Плохо управляется Неопределенные цели Отсутствие заинтересованности

руководства

Отсутствие основательного плана проекта

Недостаточное поступление информации от пользователей

Отсутствие организационной поддержки

Отсутствие централизованных упреждающих мер по борьбе с рисками

Плохое корпоративное управление бюджетом проекта

Предоставление универсальных шаблонов и документации

Плохо определенные роли и обязанности

Недостаточные или неточные требования

Конфликт заинтересованных лиц

Слабость группы Нереалистичные сроки и задачи Конкурирующие приоритетыПлохая коммуникация Недостаточно ресурсов (финансы

и кадры)Коммерческие политики

Причины провалов проектов

Более 50% причин провалов связаны с ошибками планирования

Выход за пределы графика и затрат

Оценки расходов и графика неправильные

Отсутствие установления приоритетов и управления портфелем проектов

Расползание масштаба Нет процесса контроля над изменениями

Не оправданы ожидания конечного пользователя

Игнорирование признаков опасности для проекта

Неполноценные процессы тестирования

Неверные решения

Планирование проекта• Планирование целей и содержания проекта• Календарное планирование работ проекта• Планирование затрат и финансирования проекта• Планирование качества• Организационное планирование• Планирование коммуникаций• Планирование управления рисками• Планирование контрактов• Разработка сводного плана проекта

Составляющие проектного плана

• Цели проекта• Задачи проекта• Фазы проекта• Вехи (контрольные точки) проекта• Зависимости и связи• Роли и ресурсы

Ошибки планирования• Плохо определенные цели• Неопределенные границы проекта и расползание масштаба • Неопределенные или конкурирующие приоритеты • Плохо определенные роли и обязанности• Отсутствие процедур борьбы с рисками• Нереалистичные сроки и задачи• Плохая коммуникация• Отсутствие планирования управления качеством

#1 Плохо определенные цели проекта• Не могут быть достигнуты• Являются причиной ошибок в определении требований• Приводят к перерасходу средств• Приводят к конфликтам между членами проектной

команды• Приводят к несоблюдению календарного графика

проекта• Приводят к недовольству спонсоров проекта

Цели и задачи проекта• Цель – это будущее состояние предметной области, к которому, в

рамках проекта, стремятся, за счет выполнения активных действий, задач.

• Цели: отвечают на вопрос «что?». Что мы должны получить к концу проекта?

• Цели определяются перед тем, как мы переходим к планированию задач.

• Задачи: отвечают на вопрос «как?». Как мы должны действовать, чтобы достичь поставленных целей?

• Проекты могут иметь несколько целей, каждая цель - набор задач.

Цель по SMART• Specific (конкретная): Что именно необходимо достигнуть? • Measurable (измеримая): В каких единицах можно будет измерить

результат? • Achievable (достижимая): За счет чего достигается цель и при каких

условиях? • Realistic (реалистичная): Цель должна быть реалистичной. Означает,

что достижение целей финансово и технически возможно. • Timely (ограниченная во времени): Реализация цели должна иметь

реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничения во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута.

Пример целей по SMART• Specific (конкретная):

Что? - Сократить расходы на содержание call-центра.

• Measurable (измеримая): Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%.

• Achievable (достижимая): За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call-центра.

• Realistic (реалистичная): С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих ресурсов.

• Timely (ограниченная во времени): Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года

Пример целей по SMART• Specific (конкретная):

Что? - Сократить расходы на содержание call-центра.

• Measurable (измеримая): Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%.

• Achievable (достижимая): За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call-центра.

• Realistic (реалистичная): С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих ресурсов.

• Timely (ограниченная во времени): Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года

#2 Неправильно расставленные приоритеты

• Мешают достижению целей• Часто приводят к несоблюдению требований к

качеству• Приводят к ошибкам в планировании ресурсов• Приводят к несоблюдению календарного графика

проекта• Приводят к недовольству спонсоров проекта

Определение приоритетов• Чего нужно достичь?• Как и с какими расходами должна быть достигнута

каждая цель?• Когда должна быть достигнута каждая цель?• Каковы приоритеты целей?• Какие цели зависят друг от друга?• Какие цели исключают друг друга?

#3 Неопределенные границы проекта и расползание масштаба

• Мешают поставить достижимые цели• Приводят к перерасходу средств• Приводят к несоблюдению календарного графика

проекта• Приводят к недовольству спонсоров проекта

Границы проекта• Процедуры или процессы• Функциональные характеристики или

конфигурация продукта проекта• Информация (данные)• Организации или заинтересованные лица

(стейкхолдеры)• Внешние системы

Контрольные вопросы при определении границ

• Что должно быть сделано?• Почему это нужно делать?• Какую пользу должен принести проект?• Все ли знакомы с этим замыслом?• Все ли одинаково его понимают?• Все ли с ним согласны?• Когда нужно закончить работу?

Контрольные вопросы при определении границ

• Кто является конечным пользователем?• Какое качество ожидают получить?• Какая функциональность ожидается?• Какие средства имеются в распоряжении?• Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким

критериям?• Каковы минимальные цели?• Что не должно произойти ни в коем случае?• Какая работа к проекту не относится?

Действия при изменении границ проекта

• Зафиксировать запрос на изменение (в реестре проблем)• Проанализировать изменение: определить результат

воздействия изменения на проект• Предложить ряд решений и порекомендовать наиболее

подходящее• Определить лучшее решение (и получить одобрение лиц,

ответственных за изменение границ проекта)• Осуществить изменение: обновить соответствующие планы

и документы и провести изменение

#4 Плохо определенные роли и обязанности

• Приводят к ошибкам в планировании ресурсов• Приводят к несоблюдению календарного графика

проекта• Приводят к текучке кадров

Контрольные вопросы при распределении ролей и обязанностей• Обладают ли члены проектной команды необходимой

квалификацией для выполнения обязанностей?• Ознакомлены члены проектной команды со своими

ролями? • Предполагается ли совмещение проектных ролей у

членов проектной команды? • Как повлияет совмещение проектных ролей на

результаты проекта?

Действия по устранению ошибок

• Планирование найма персонала• Планирование развития и обучения членов

команды проекта• Запрет на совмещение проектных ролей на

наиболее критичных участках работ (там, где существуют временные или ресурсные ограничения)

#5 Отсутствие процедур борьбы с рисками

• Приводит к ошибкам в планировании ресурсов• Приводит к перерасходу средств• Приводит к несоблюдению календарного графика

проекта• Часто приводит к невозможности полной реализации

функциональности• Приводит к несоблюдению требований к качеству• Приводит к недовольству спонсоров проекта

Контрольные вопросы при управлении рисками

• Составлен ли перечень рисков? • Насколько регулярно обновляется перечень рисков? • Кто участвует в обновлении перечня рисков? • Какой инструментарий используется для составления,

обновления и хранения перечня рисков? • Участвует ли проектная команда в управлении рисками?• Обсуждаются ли риски с Заказчиком и/или его

представителями? Предусматриваются ли в плане проекта меры по предотвращению рисков, снижению их влияния?

Действия по управлению рисками

• Анализ рисков завершившихся аналогичных проектов • Периодический опрос членов проектной команды с целью выявления

новых рисков• Количественный и качественный анализ выявленных рисков• Регулярное сопоставление требований проекта и достигнутых результатов• Анализ метрик проекта • Обсуждение рисков проекта с Заказчиком и/или его представителями• Планирование мер по предотвращению рисков• Планирование проекта с учетом факторов риска и реализации мер по

предотвращению рисков

Первостепенные факторы риска

• Текучесть кадров• Ограничения по срокам, бюджету, времени• Политические факторы• Недостаточный уровень технической экспертизы в команде• Люди, избегающие ответственности• Низкий уровень организационной зрелости в компании• Ухудшение отношений с заказчиком

Более подробно здесь: http://riskgap.ru/

Метрики проекта• Текучесть кадров• Показатель утилизации ресурсов (людских, материальных)• Показатели, позволяющие оценить риски, связанные со

сроками и бюджетом проекта• Показатели, позволяющие оценить качество продукта• Интегральные показатели прогресса проекта

Более подробно здесь: http://www.slideshare.net/nzhelnova/dump-nzh-02

#6 Нереалистичные сроки и задачи

• Приводят к несоблюдению календарного графика проекта• Часто приводят к невозможности полной реализации

функциональности• Приводят к несоблюдению требований к качеству• Приводят к недовольству спонсоров проекта

Нереалистичные сроки и задачи – ошибки оценивания

Шаги оценивания• Определить цель оценки затрат• Установить техническую базу, основные правила и допущения• Собрать данные по проекту• Определить масштаб и размер проекта• Подготовить предварительную оценку сроков и затрат• Произвести количественную и качественную оценку рисков • Проверить результат и рассмотреть оценку повторно• Задокументировать оценку• Отслеживать эффективность работ

Методы оценки сроков, затрат и рисков ИТ-проекта

Метод оценки Описание Преимущества Недостатки

По аналогии Сравнить с аналогичным завершенным проектом

+ в основе лежат точные фактические данные

− сложно найти аналоги, которые имеют много общего с новым проектом

Экспертная оценка Опрос экспертов + фактические данные не нужны+ применимо для уникальных проектов

− наиболее ошибочный способ расчета из-за предубеждений эксперта− трудно определить уровень экспертизы

Подход сверху-вниз Покомпонентное разделение системы от более крупных блоков к менее

+ результаты оценки взаимоувязаны с проектными требованиями

− нужны четкие требования− ошибки недооценки из-за предубеждений инженеров

Методы оценки сроков, затрат и рисков ИТ-проекта

Метод оценки Описание Преимущества Недостатки

Подход снизу-вверх Ответственные сотрудники оценивают отдельные блоки, сумма которых дает результат

+ высокая точность+ индивидуальная ответственность за результат

− длительное время расчета− недоучет затрат на интеграцию компонентов− ошибки недооценки из-за предубеждений инженеров

Параметрические модели Модель основывается на статистике, оценка производится за счет математических алгоритмов и настройки параметров

+ высокая скорость и простота+ в основе лежит статистика тысяч завершенных проектов+ результаты оценки взаимоувязаны с проектными требованиями

− риск неадекватной настройки параметров модели

Способы оценки размера ИТ-проектов• Всего пять методов оценки размера программного обеспечения

соответствуют международным стандартам:1. COSMIC, 2. FiSMA, 3. IFPUG, 4. Mk II, 5. NeSMA

• Наиболее популярны из них:COSMIC и IFPUG

• Более подробно здесь: http://www.slideshare.net/nzhelnova/analyst-days-2015-47244205

#7 Плохая коммуникация• Приводит к несоблюдению календарного графика

проекта• Часто приводит к ошибкам в реализации

требований• Приводит к недовольству спонсоров проекта

Проверочные вопросы для оценки уровня коммуникаций

• Есть ли план коммуникаций в проекте?• Обновляется ли план коммуникаций?• Все ли участники проекта оповещаются о принятых проектных

решениях? • Какой инструментарий используется для обмена информацией? • Насколько эффективно организован обмен информацией внутри

проектной команды? • Как часто проводятся статус-митинги? • Насколько эффективны статус-митинги?

#8 Отсутствие планирования управления качеством

• Приводит к несоблюдению требований к качеству• Часто приводит к несоблюдению календарного

графика проекта• Часто приводит к ошибкам в реализации

требований• Приводит к недовольству спонсоров проекта

Проверочные вопросы для оценки уровня управления качеством

• Есть ли план управления качеством в проекте?• Обновляется ли план управления качеством?• Все ли задачи проекта имеют критерии приемки?• Достаточно ли проработаны требования к качеству?• Получены ли результаты оценки качества продукта?• Насколько часто проводятся процедуры оценки качества? • Существуют ли контрольные списки процедур оценки качества?• Существует ли базовый план по качеству?• Существует ли план совершенствования процессов?

Процедура оценки хода проекта и качества планирования

• Регулярное создание отчетов о ходе проекта• Регулярное обновление планов на основе отчетов

о ходе проекта

Шаблон отчета о ходе проекта: http://www.slideshare.net/nzhelnova/ss-54777092

СпасибоНаталья Желнова

[email protected]

• https://www.linkedin.com/profile/view?id=469663 • https://www.facebook.com/nzhelnova • http://slideshare.net/nzhelnova