Руководство по вндрению э правительства в приграничных регионах

Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах2015

Этот документ был разработан при финансовой поддержке Программы пригра-ничного сотрудничества Эстония–Латвия–Россия в рамках Европейского Ин-струмента Соседства и Партнерства 2007–2013. Содержание данного документа является предметом ответственности исключительно Академии Электронного Управления и ни в коей мере не является отражением позиции Программы, а также участвующих в Программе стран и Европейского Союза

1Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 Цель и план Руководства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.2 Концепция э-правительства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.3 Основные цели и преимущества местного э-правительства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2. Э-УСЛУГИ ДЛЯ ГРАЖДАН И БИЗНЕСА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.1 Стадии развития онлайн услуг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2.2 Интероперабельность . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.3 Вовлечение граждан и э-участие . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.4 Вопросы приватности и безопасности . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ Э-ПРАВИТЕЛЬСТВА В ТРАНСГРАНИЧНЫХ РЕГИОНАХ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.1 Стимулирование трансграничных онлайн услуг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.2 Ключевые барьеры предоставления трасграничных услуг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3.3 Системы аутентификации и авторизации граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3.3.1 Обзор технологии Эстонской ID-карты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.3.2 Обзор российской технологии Крипто-Про . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.3.3 Обзор технологии Латвийской ID-карты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

3.3.4 Обзор технологии “Welcome Without Password” (WWP) . . . . . . . . . . . . . . 17

3.4 Внедрение цифрового архивирования в поперечном приграничных районах - Практический пример из проекта EstLatRus 18

3.4.1 Введение электронных документов и цифрового архивирования . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3.4.2 Предпосылки управления трансграничных документов . . . . . . . . . . . 19

3.4.3 Анализ процессов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

3.4.4 Уроки и выводы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Приложение 1: Полезные ресурсы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3Введение

ВВЕДЕНИЕ

Информационные и коммуникационные технологии (ИКТ) и связанные с ними телекоммуникационные и иные дигитальные сети считаются главной движущей силой в построении экономики. Они получают все

большее признание как фактор совершенствования существующей практики управления, где до 80% связи от гражданина к правительству (C2G) осуществ-ляется на местном уровне.

Местное электронное правительство означает эксплуатацию возможностей ИКТ для обеспечения качества государственных услуг и способствует возоб-новлению отношений между гражданами и государственными органами, кото-рые работают на их благо. На местном уровне электронное управление и над-лежащее использование ИКТ может повысить и поддержать экономическое и социальное развитие, в частности, в усилении способности должностных лиц и представителей местных органов власти обеспечивать связи, сети и эффектив-ные, прозрачные, своевременные услуги.

При обеспечении осуществления государственных услуг в дигитальном виде (э-услуг) через границы большие преимущества могут быть достигнуты именно с помощью ИКТ. Тем не менее, многие государственные онлайн-услуги не работа-ют через границы, или же это предполагает задействование громоздких проце-дур, тем самым уменьшая мобильность бизнеса и граждан. Поэтому очень важ-но проанализировать возможности по разработке и реализации качественных услуг, которые снижают приграничные различия и обеспечивают более сбалан-сированное развитие регионов.

Цель настоящего руководства «Внедрение электронного правительства в при-граничных регионах» - помочь местному руководству в выборе информацион-ной политики и понимании практических вызовов и возможностей в том, что подразумевает под собой введение э-правительства в приграничном регионе. Руководство содержит примеры передовых методов и рекомендации местным властям по реализации решений электронного правительства в приграничье.

1

4 Руководство по внедрению э-правительства в приграничных регионах

1.1 ЦЕЛЬ И ПЛАН РУКОВОДСТВА

Готовых хороших или плохих местных моделей или стратегий э-управления нет. Хорошей моделью будет та, которая пользуется консенсусом среди всех заин-тересованных сторон (стейкхолдеров) и эволюционировала из прозрачного и совещательного процесса. Тем не менее, есть некоторые важные вехи бен-чмаркинга, которые подводят фундамент под эволюцию различных инициатив э-правительства в э-управление, представляющее собой всеобъемлющую госу-дарственную услугу и коммуникационную систему правительство-гражданину (G2C).

Руководство дает краткий обзор опыта трех стран, охваченных Программой ЭстЛатРус, в дигитальной сфере, определяет ключевые вызовы и последствия, письменно излагает возможные стратегии и руководящие принципы реализа-ции решений трансграничного э-правительства, в том числе в сфере процессов цифрового архивирования.

1.2 КОНЦЕПЦИЯ Э-ПРАВИТЕЛЬСТВА

Электронное правительство – это преобразование сути того, как само прави-тельство взаимодействует. Э-правительство, в дополнение к просто предостав-лению услуг, также используется для повышения охвата населения, улучшения прозрачности, совершенствования отклика на запросы граждан и снижения административных расходов. Оно также способствует получению гражданами более широкого доступа к услугам, справедливости и расширению их социаль-ных прав и возможностей.

Процесс электронного правительства требует последовательной стратегии, на-чиная с изучения политической воли нации, ресурсов, нормативно-правовой среды и способности населения пользоваться планируемыми технологиями.

Руководство было разработано в рамках проекта «Повышение потенциала местных властей по оказанию электронных услуг в приграничном регионе Ида-Вирумаа и Ленобласти». Общая цель проекта заключается в повышении адми-нистративного потенциала и электронной готовности местных и региональных властей в обеспечении социально-значимых электронных государственных услуг на основе сотрудничества и реализации э-правительства в приграничном регионе.

Проект осуществляется при поддержке Программы ЕИСП трансграничного со-трудничества, которая частично финансируется Европейским Союзом.

5Введение

1.3 ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ПРЕИМУЩЕСТВА МЕСТНОГО Э-ПРАВИТЕЛЬСТВА

Развитие информационного общества в значительной степени это дело орга-нов местного самоуправления (МСУ). Органы местного самоуправления, по сравнению с центральным правительством, более близки к гражданам, поэто-му применение э-правительства как на местном уровне, так и в приграничных регионах может привести к достижению следующих целей:

» Более “объединены” - наиболее распространенные услуги в различных организациях региона предоставляются через связанные информацион-ные системы, улучшенные точки доступа и способы доставки. Это включает в себя предоставление услуг совместно с центральными и местными госу-дарственными органами и ведомствами.

» Более доступны - из дома, библиотек, офисов, т.е. из любого более удоб-ного для общественности места, а не в длинных очередях в офисах самоу-

Источник: United Nations e-Government Survey 2008 - From e-Government to Connected Governance

ГРАЖДАНИН ПРАВИТЕЛЬСТВО ГРАЖДАНИН

ПОТРЕБНОСТИ

» Доступ к информации

» Онлайн бланки и разрешения

» Возможности в работе и бизнесе

ВЫЗОВЫ

» Общие услуги » Интегрированные

офисные операции » Управление

взаимоотношениями с клиентами (CRM)

» Доверие клиента » Безопасность

проверка и подтвер-ждение данных

» Инфраструктура

ПОТРЕБНОСТИ

» Процесс участия » Портал,

дружелюбный к гражданину

» Доступность 24/7 » Простота в

использовании » Услуга одного окна » Конфиденциаль-

ность

РИСУНОК 1: Модель э-правительства


правлений. Ключевыми словами здесь являются равный доступ для всех и социальная включенность. Услуги будут доступны для граждан в любое вре-мя, а доступ к сервису (каналы доступа) не сдерживается обычным рабочим временем или конкретной технологией.

» Предоставляются или поддерживаются в электронном виде – создание более гибких, более ценимых и более быстрых услуг, а также обеспечение доступа к информации 24 часа и 7 дней в неделю (24/7). Например, упроще-ние доступа через веб-сайты к таким услугам, как замена школы, создание бизнеса или изменение домашнего адреса. Предоставление цельных услуг и устранение излишней бюрократии являются здесь ключевыми целями.

» Открыты и подотчетны - предоставление большей информации о буду-щей деятельности, приоритетах и показателях, побуждение к консультаци-ям с общественностью, а также поддержка самих работников местных само-управлений в их контактах с людьми, которых они и представляют.

» Используются «э-гражданами» – мы должны поддерживать и поощрять представителей общества принять э-услуги там, где это уместно, особенно если это сокращает операционные издержки и позволяет нам сосредото-чить ограниченные ресурсы на тех в нашем обществе, кто наиболее в них нуждается. Хотя тяжело предугадать, что именно общественность будет ждать от электронных государственных услуг в будущем, и мы также должны признать, что не все захотят или будут в состоянии получить доступ к услу-гам в электронном виде, тем не менее тщательная разработка и постоянные консультации помогут избежать дорогостоящих инвестиционных ошибок.

Есть несколько преимуществ, которым внедрение электронного правительства способствует:

» Использование ИКТ помогает улучшить эффективность в управлении. ИКТ - необходимый помощник реформам в том, каким образом работают государственные администрации. Улучшение внутренних операционных систем, таких как финансовые системы, внутренние коммуникации и обмен информацией повышает эффективность предоставления услуг в целом.

» Улучшенное качество обслуживания является основным компонентом реформы государственного управления на протяжении последних двух десятилетий, и использование ИКТ для создания улучшений в сфере услуг было основной движущей силой для деятельности э-правительства. Он-лайн-услуги все чаще рассматривается как часть более широкой стратегии обслуживания, включающей в себя такие важные ключевые слова, как “ори-

7Введение

ентированность на клиента” и “эффективность” (быстро, просто и экономи-чески эффективно).

» ИКТ могут поддерживать достижение более эффективных результатов в ключевых областях политики, таких как здравоохранение, услуги социаль-ного обеспечения, безопасности и образования. В конечном счете, прави-тельства и государственные органы существуют для того, чтобы добиваться результатов своей политики, а ИКТ здесь просто помощник, охватывающий все основные сферы этой политики.

» Э-правительство может помочь проводить программы реформ. Внедре-ние э-правительства, когда оно увязано с целями модернизации, может помочь администрации сосредоточиться на дополнительных изменениях, необходимых для сближения предоставления услуг с заинтересованностью в доброкачественном управлении. В то же время оно предоставляет некото-рые ценные инструменты для проведения реформ и способствует выстраи-ванию поддержки со стороны высокопоставленных руководителей и госу-дарственных служащих по достижению этих целей.

» Через вовлечение граждан э-правительство может повысить общие до-верительные взаимоотношения между правительством и обществен-ностью. Э-правительство путем совершенствования информационных потоков совместно с поощрением активного участия граждан все чаще рас-сматривается как ценный инструмент и чаще называется уже как электрон-ное управление (э-правительс + э-участие / э-демократия).


Э-УСЛУГИ ДЛЯ ГРАЖДАН И БИЗНЕСА

Местные власти могут повысить удовлетворение граждан по доступно-сти к публичным услугам (э-услуги), так как люди ценят удобство при резервации услуги, уведомлении об ошибках или оплате счетов по ве-

черам или на выходных через интернет (онлайн).

Необходима координация и сотрудничество между местными властями при-граничных регионов для того, чтобы удовлетворить следующие требования услуг э-правительства:

» Люди имеют представление об имеющихся трансграничных э-услугах и зна-ют, как ими пользоваться;

» э-услуги можно легко найти на веб-сайте местных властей или через единую точку доступа на отдельном веб-сайте (one-stop-shop для услуг и т.д.), и они дружелюбны к пользователю;

» э-услуги должны быть доступны всем членам целевой группы, включая лю-дей с особыми потребностями и пожилых людей;

» э-услуги должны приносить новую ценность (экономить время, деньги и улучшать коммуникацию с чиновниками местной власти);

» услуга должна быть интегрирована с другими услугами, где это реализуемо.

Пять целей Плана действий э-правительства i2010: ускорение электронного управления в Европе в интересах всех так же должны учитываться при разработ-ке трансграничных услуг.

1. Доступ для всех2. Повышенная эффективность3. Услуги э-правительства высокого воздействия4. Внедрения ключевых способствующих факторов5. Повышенное участие в процессе принятия решений

2

9Э-услуги для граждан и бизнеса

Последующие параграфы описывают основные принципы э-услуг и выявляют важные факторы, способствующие успешному внедрению.

2.1 СТАДИИ РАЗВИТИЯ ОНЛАЙН УСЛУГ

Для того, чтобы измерить “онлайн доступность публичных услуг” была разрабо-тана широко используемая Европейскими странами пятиступенчатая модель. Эта модель предоставляет основные руководящие принципы развития разных услуг для граждан и бизнеса. Подобные модели могут быть так же использова-ны при разработке и измерении трансграничных э-услуг.

» Стадия 1 - Информация: информация о том, как пользоваться публичными услугами доступна онлайн.

» Стадия 2 – Одностороннее взаимодействие: Публичный веб-сайт предла-гает для получения услуги возможность загрузки формы заявления для ее заполнения. Заказ бумажной формы через электронный канал так же счита-ется второй стадией.

» Стадия 3 – Двустороннее взаимодействие: Публичный веб-сайт предостав-ляет электронные формы для заполнения и получения определенной услуги. Стадия 3 предусматривает наличие дополнительного шага аутентификации лица (физического или юридического), которое запрашивает услугу.

РИСУНОК 5: Разные стадии э-услуг

Источник: Preparing the 9th eGovernment Benchmark Measurement- method paper, European Commission (2010).

ИНФОРМАЦИЯ

ОДНУСТОРОННЕЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

ДВУСТОРОННЕЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

ТРАНЗАКЦИЯ

ИНДИВИДУАЛИЗАЦИЯ

Стадия 1

Стадия 2

Стадия 3

Стадия 4

Стадия 5

Стадия 0


» Стадия 4 - Транзакция (полная электронная обработка дела): Публичный веб-сайт предоставляет возможность получить услугу полностью через веб-сайт, включая решение по услуге и ее предоставление. Нет необходимости ни в какой другой процедуре для заявителя посредством «бумажной работы».

» Стадия 5 – Персонализация (проактивное и автоматическое предо-ставление услуг): На этом уровне предоставляются полностью интегри-рованные электронные процедуры, которые помогают улучшить связность данных. Со стороны заявителя не требуется других физических действий. Предоставление э-услуг онлайн основывается на новых моделях интегра-ции фронт- и бэк-офисов, повторном использовании имеющихся данных и на идее проактивного предоставления услуг. Для определенных услуг это означает, что заявитель получает услугу автоматически на основе прошлой регистрации.

2.2 ИНТЕРОПЕРАБЕЛЬНОСТЬ

Интероперабельность информационных систем стала важной тематикой для многих стран мира, так как в публичном секторе она определяется как способ-ность правительственных организаций делиться и интегрировать информацию, используя общие стандарты - вкратце, это “разговор друг с другом” без каких-либо технических проблем, которые затрудняют беспрепятственную работу пра-вительства. Для интероперабельности необходимы политическая, техническая, законодательная и организационная деятельность.

Интероперабельность делает доступной онлайн систему мониторинга, которая позволяет гражданам проверить статус онлайн транзакций. Как и при менед-жменте идентитета, такая система подразумевает, что государственный веб-сайт или портал может коммуницировать с системой, используемой чиновни-ками правительства для процесса транзакции.

Доклад Европейской комиссии “Анализ потребностей в трансграничных услу-гах и оценка организационных, правовых, технических и семантических барье-ров” показал, что для успешной реализации трансграничных услуг интеропе-рабельность является ключевым фактором.

2.3 ВОВЛЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН И Э-УЧАСТИЕ

Электронное участие является сферой особенно значимой для местного уровня управления, где люди вероятнее всего контактируют с публичным организациями. Очень важно рассматривать в какой степени правительства предоставляют вспо-

11Э-услуги для граждан и бизнеса

могательную информацию, активно консультируя граждан через онлайн каналы и вовлекая их в процессы принятия решений. Каждый из этих аспектов граждано-центричного управления должен быть определен конкретными и измеряемыми терминами и соответствующими собранными данными для того, чтобы проводить мониторинг взаимосвязи между онлайн услугами и наделением граждан властью.

Многие правительства улучшили свои государственные и министерские веб-сайты для того, чтобы внедрить интерактивные инструменты для усиления гра-жданского э-участия. Граждане создают другия отношения со своими правитель-ствами, которые можно охарактеризовать повышенной эффективностью, так как правительство может отвечать на нужды граждан более прямым способом.

Инструменты Web 2.0 такие как Facebook, Twitter, блоги, wiki дали гражданам больше возможностей стать более активными. Они могут давать комментарии и выдвигать предложения государственным учреждениям через сайты, несмотря на то, где они находятся и является ли это их местным самоуправлением или са-моуправлением через границу. Доступность этих инструментов 24/7 предостав-ляет экономичный механизм для гражданской бдительности, а так же для виде-ния насколько хорошо работает правительство.

2.4 ВОПРОСЫ ПРИВАТНОСТИ И БЕЗОПАСНОСТИ

Маловероятно, что граждане будут пользоваться услугами э-правительства без гарантии приватности и безопасности. У правительств имеется так же интерес в поддержке доверия граждан (например, отсутствие злоупотребления инфор-мацией, предоставленной правительству). Трудность защиты индивидуальной приватности может стать серьезным препятствием на пути к внедрению э-прави-тельства. Гарантия того, что инициативы э-правительства соответствуют ожида-ниям общества в этой сфере является значимым способом построения доверия.

Вызовом координаторов э-правительства, а так же тех, кто его внедряет, является руководство признанными принципами приватности, позволяя при этом полу-чить гражданам привилегии интернета и других техгологий. Этот баланс является особенно важным при плавной работе правительственных услуг с обменом дан-ными между госучреждениями.

Правительство ответственно за руководство развития культуры защиты приват-ности и безопасности. ИКТ должно предоставить это руководство через свою роль в развитии государственной политики, как владелец и оператор систем и сетей и как пользователей этих систем и сетей. Правительство делит роль поль-зователя инфосистем и сетей с бизнесом и другими организациями для обеспече-ния безопасного использования систем и сетей.


3

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ Э-ПРАВИТЕЛЬСТВА

В ТРАНСГРАНИЧНЫХ РЕГИОНАХ

3.1 СТИМУЛИРОВАНИЕ ТРАНСГРАНИЧНЫХ ОНЛАЙН УСЛУГ

Согласно анализу Еврокомиссии о необходимости трасграничных услуг и оценке организационных, правовых, технических и семантических ба-рьеров, а так же в контексте окончательных выводов по стимулирова-

нию трансграничных онлайн услуг будут использоваться следующие категории:

» Экономическая: демонстрация экономии затрат для всех заинтересован-ных сторон (граждане, бизнес, администрации и промышленность) при раз-витии трансграничных услуг.

» Управленческая: существующая структура ролей и обязанностей в коор-динации, общее устойчивое развитие и аспекты расширяемости использо-вания трансграничных услуг.

» Организационная: трансграничная модель в установке требований, таких, как оперирование различными языками.

» Правовая: комплексные директивы и регуляции, устанавливающие право-вые рамки политики, управления, технологий, организационных аспектов, а так же правомерность предоставления услуг.

» Общественная и коммуникационная: повышение осведомленности вну-три администрации и по направлению к пользователям.

» Технологическая: техническая архитектура и функциональные требова-ния, необходимые для трансграничных услуг.

13Предоставление э-правительства в трансграничных регионах

3.2 КЛЮЧЕВЫЕ БАРЬЕРЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ТРАСГРАНИЧНЫХ УСЛУГ

Для предоставления и улучшения трансграничных услуг анализ Еврокомиссии «Исследование о необходимости трансграничных услуг и оценка организа-ционных, правовых, технических и семантических барьеров» показывает, что имеется ряд вторичных барьеров, представляющих похожие трудности в пре-доставлении э-услуг:

1. Три основные барьера для всех услуг, или так же для любой услуги, требую-щей билатерального взаимодействия: eID, э-подпись и языковые аспекты.

2. Основным вызовом для многих услуг является готовность местной инфра-структуры, заинтересованных сторон и законодательства.

3. Все услуги требуют стабильные механизмы управления для того, чтобы обеспечить устойчивое развитие.

3.3 СИСТЕМЫ АУТЕНТИФИКАЦИИ И АВТОРИЗАЦИИ ГРАЖДАН

Вопросы об используемом механизме аутентификации в трансграничных услу-гах связаны с соответствующими законами и нормами конкретной страны. Э-услуги, предоставляемые трансграничными местными властями, должны быть проанализированы, учитывая необходимый уровень безопасности данных конкретной страны и принципы защиты персональных данных. Многие страны ЕС уже имеют определенную форму электронной системы аутентификации гра-ждан. В некоторых случаях система интегрирована с базой данных электронной ID-карты и/или привязана к мобильному телефону. Если говорить о трансгра-ничных местных самоуправлениях в стране ЕС и стране, не вступившей в ЕС, уровень требований отличается, основываясь на общей информации. Так же, программное обеспечение, используемое для дигитальной подписи, другое. Аспект дигитального доверия между трансграничными институциями крайне важен для каждой электронной услуги. По этой причине является неизбежным включение требований (электронной) информационной безопасности в каж-дый проект э-управления. Выгода, которую приносит э-услуга или э-решение, должна быть сбалансирована соответствующими мерами безопасности. Важ-ность безопасности и приватности растет вместе с числом внедренных э-услуг. Эти аспекты так же очень важны при внедрении трансграничных э-услуг, кото-рые в равной степени акцептируются по обе стороны границы.


Многие онлайн и корпоративные сетевые услуги требуют сильной аутентифика-ции пользователя. Традиционный метод аутентификации – комбинация “Login + Password”. Для того, чтобы повысить уровень безопасности инфосистем, были разработаны другие технологии аутентификации – символы и смарт-карты, ди-гитальные сертификаты и ключи, биометрические системы и т.д. Следующие три решения описывают менеджмент дигитального идентитета, используемого в странах ЕС и странах, не входящих в ЕС. В Эстонии граждане используют наци-ональную ID-карту или мобильный телефон для электронной подписи докумен-тов, при этом дигитальная подпись имеет такую же юридическую силу, как и фи-зическая подпись. В Российской Федерации решение Крипто-Про используется для дигитального обмена документами, и программное обеспечение использу-ется внутри страны. В Латвии до сих пор имеется три разные возможности пре-доставить э-подпись: виртуальная э-подпись, э-подпись через смарт-карточку и э-подпись через eID.

3.3.1 ОБЗОР ТЕХНОЛОГИИ ЭСТОНСКОЙ ID-КАРТЫ

Технология Эстонской ID-карты основана на национальной ID-карте, которая выдается Департаментом Полиции и Погранохраны. ID-карту можно использовать как физически, так и электронно. Каждый человек, кто по-лучает ID-карту, также получает 2 PIN-кода: первый PIN-код состоит из 4 цифр и пред-назначен для удостоверения личности поль-зователя электронных услуг, второй PIN-код состоит из 5 цифр и предназначен для цифрового подписывания электронных документов. Эстонский Центр Сертификации обеспечивает сервис подтвержде-ния действительности сертификатов. Большинство государственных услуг до-ступны онлайн на портале www.eesti.ee после цифровой идентификации.

Для того чтобы подписать или просмотреть документы, подписанные в элек-тронном виде, необходимо программное обеспечение под названием DigiDoc, которое можно загрузить бесплатно (www.id.ee), независимо от того где нахо-дится пользователь электронной услугой. Обычным гражданам цифровые под-писи выдаются бесплатно, цифровая подпись связана со штампом времени.

Электронно подписанные документы хранятся в “контейнере”, где с левой сто-роны перечислены все подписанные файлы, а с правой стороны хранится под-пись и штамп времени. Такое решение позволяет добавлять необходимое коли-чество электронных подписей. Электронные подписи используются с 2002 года,


к 2015 году было уже выдано 202 миллиона электронных подписей (население Эстонии составляет 1,3 миллиона). ID-карта - это удостоверение личности, ис-пользуемое в Эстонии. Для граждан Эстонии и граждан Евросоюза, проживаю-щих в Эстонии, ID-карта является обязательным документом, удостоверяющим личность. В пределах Евросоюза граждане Эстонии могут использовать ID-кар-ту в качестве рейсового документа. ID-карта обязательна с 15-летнего возраста.

3.3.2 ОБЗОР РОССИЙСКОЙ ТЕХНОЛОГИИ КРИПТО-ПРО

На общероссийском уровне, принципы использования ИТ-карты (Универсаль-ной электронной карты - УЭК) были описаны в Федеральном законе от 27 июля 2010 года №210-фз «Об организации предоставления государственных и муни-ципальных услуг».

Универсальная электронная карта – это отдельный вид пластиковой карты со-держащей в себе ряд документов первой необходимости, таких как удостовере-


ние личности, полис и свидетельство обязательного медицинского и пенсионно-го страхования, а так же соответствующий аналог платёжной банковской карты.

Два года система УЭК находилась в стадии разработки и лишь в феврале 2012 была запущена в тестовом режиме на территории девяти крупных регионов стра-ны. С 1 января 2013 года, приступили к выдаче универсальных электронных карт всем желающим гражданам России по обращению в специальном заявлении и к февралю 2015 года их было выдано чуть более 500 000 (0,34% от числа граждан).

В сентябре 2013 Правительство РФ предло-жило концепцию введения нового удосто-верения личности и план мероприятий по ее реализации. Согласно этой Концепции, с 1 января 2016 г. должна будет начаться вы-дача электронного удостоверения лично-сти (параллельно с выпуском внутреннего паспорта гражданина РФ).

В настоящее время, в России отсутствует единое решение для использования электронной подписи и применяются такие программные средства, как Крип-тоПро CSP компании Крипто-Про, КриптоАРМ компании Цифровые технологии, КАРМА компании ЭОС, СКЗИ ВЕРБА компании МО ПНИЭИ, Блокхост-ЭЦП компа-нии Газинформсервис, Криптосервер компании Валидата, МагПро Стандарт ком-пании Криптоком, ЛИССИ-CSP компании ЛИССИ-Софт и др.

В государственном и муниципальном секторе наиболее часто используется КриптоАРМ - программа для шифрования и электронной подписи файлов любо-го формата и размера. Эта программа соответствует всем требованиям россий-ского законодательства в части обеспечения юридически значимого статуса и используется для подписания документов в системах оказания электронных го-сударственных услуг, ведомственного документооборота, различных контрактов и других документов.


Для использования этой технологии через границу (решение трансграничной подписи) необходима экспортная лицензия.

3.3.3 ОБЗОР ТЕХНОЛОГИИ ЛАТВИЙСКОЙ ID-КАРТЫ

Латвия начала выпуск электронных ID-карт (eID) в 2012. ID-карты выдаются Управле-нием по делам гражданства и миграции. Таким образом, Латвия присоединилась к списку государств-членов ЕС, в которых уже выдаются свои национальные eID. Кроме использования в качестве удосто-верения личности и рейсового документа внутри Европейского Союза (ЕС), eID обес-печивает надежную идентификацию для онлайн услуг и создание юридически значимой электронной подписи. Это обеспечивается соответствующим сертифи-катом аутентификации, средствами для создания и подписывания электронных документов и 120 бесплатными штампами времени, которые включены в eID.

Сервис электронной подписи обеспечивается Государственным центром радио и телевидения (LVRTC). Так как ID-карта не является обязательным документом в Латвии, количество пользователей электронных услуг, так же как и электрон-ных документов, подписанных с помощью ID-карты, на данный момент невели-ко. Большинство электронных услуг можно использовать с помощью облачного решения электронной подписи (eParaksts). Аутентификация на сайте eParaksts осуществляется через банк или используя 3-значный признак пользователя на основе номера мобильного телефона (номер мобильного + пароль + секрет-ный вопрос). Большинство услуг доступны при идентфикации через банк.

Третье решение по электронным подписям было представлено в 2013 и пред-назначено для предпринимателей и государственных служащих. Так как ID-карта не является обязательным документом и не хранится в кармане каждого гражданина, данное решение не предоставляет чиновникам хорошей альтер-нативы вместо использования личного банка в качестве идентификации.

3.3.4 ОБЗОР ТЕХНОЛОГИИ “WELCOME WITHOUT PASSWORD” (WWP)

Некоторые системы цифровой идентификации привязывают пользователя к рабочему месту или персональному компьютеру, на котором установлены все компоненты, необходимые для работы со средствами идентификации. Таким


образом, накладываются определенные ограничения на использование, и воз-никают определенные неудобства для пользователя.

Технология “Welcome Without Password” (WWP) недавно разработана компани-ей “Электронная подпись без границ” (e-Signature Without Borders) и основана на комплексном применении криптографии и технологии электронной подпи-си. Для использования технологии пользователю нужен только современный смартфон с установленным приложением считывания QR кодов.

В технологии WWP ключи и сертификаты защищены на программном уровне (в токенах и смарт-картах такая защита обеспечивается на аппаратном уровне).

Каждый новый пользователь должен уплатить небольшую сумму за сертификат и его обслуживание. Первичная идентификация пользователя производится через банк. Решение представлено на портале Международной системы защи-ты от подделок “Crypto Contra Сounterfeit” (CCC) http://fbc24.com/. По этой ссыл-ке на YouTube можно ознакомиться с детальным описанием технологии WWP на русском языке: https://www.youtube.com/watch?v=tHFvfTWet7c

3.4 ВНЕДРЕНИЕ ЦИФРОВОГО АРХИВИРОВАНИЯ В ПОПЕРЕЧНОМ ПРИГРАНИЧНЫХ РАЙОНАХ - ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР ИЗ ПРОЕКТА ESTLATRUS

3.4.1 ВВЕДЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЦИФРОВОГО АРХИВИРОВАНИЯ

Электронные документы не новая тема - они использовались с тех пор как пер-сональные компьютеры стали распространенными на рабочем месте в 1990-ых. Постепенно условия для создания, обмена и архивирования электронных до-кументов были созданны в законодательстве всех стран. В Эстонии основные правовые акты, которые регулируют использование электронных документов в административном процессе, включают:

» Закон о цифровой подписи1

» Закон общественной информации2

» Закон об архивах3

» Закон об административной процедуре4

1 https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/508072014007/2 https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/522122014002/3 https://www.riigiteataja.ee/en/eli/530102013053/4 https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/530102013037/consolide


и несколько указов (административные процедуры для делопроизводства, поря-док архивирования и т.д.). Большинство существующих правил покрывают толко активную стадию жизненного цикла электронных документов, в то время как ас-пекты архивирования и сохранения, как правило, уделяется меньше внимания.

Архивирование в бумажной среде включал в себе понятие, что документы пе-редали в распоряжение архива, когда они больше не нужны для текущей де-ятельности. В цифровой среде архивирование потребовается ранщее чем до-кументы достигли неактивную стадию в их жизненном цикле, но физическое хранение цифровых файлов могут быть разделены между архивом и организа-ции, без ущерба для доступности документов.

Практика цифрового архивирования варьируется от организации к органи-зации и часто зависит от наличия ноу-хау, инструментов и навыков. Тип элек-тронных документов (например, текстовые документы, базы данных, аудио или видео документы, веб-сайты и т.д.) также условливает уровень контроля над документами - более статические типы данных (изображения, текст) являются часто в архивах организации, но более динамичные типы объектов менее.

Плановый контроль жизненного цикла электронных документов облегчает их архивирование в конце их жизненного цикла - адекватные метаданные, учет требований подлинности, контроль целостности и непрерывный аудит (контр-ольный журнал) предпосылки для автоматизации процесса архивирования.

Использование автоматизированных средств активного управления электрон-ными документами на протяжении всего их жизненного цикла также позволя-ет добиваться еще большей эффективности в административных процессах управления документами, в обслуживание клиентов и создания базы знаний для улучшения поддержки пользователей систем.

В этом разделий справочника использоваеться пример из проекта EstLatRus - автоматизации документооборота архивных справок - в качестве примера управления жизненным циклом электронных документов, что облегчает цифро-вого архивирования и обеспечивает повышение эффективности организации.

3.4.2 ПРЕДПОСЫЛКИ УПРАВЛЕНИЯ ТРАНСГРАНИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Проект EstLatRus попытал облегчать трансграничных электронных услуг через разработки законодательства, управленческих процедуров, инфраструктуры ИКТ и квалификаций персонала. В Нарве, Кингисеп и Сланцы местные архивные учреждения выдают сертификаты (архивные справки) гражданам по обе сторо-ны российско-эстонской границы, но в настоящее время процесс на бумажной


основе слишком медленное. В дополнение к трансграничной принятия цифро-вых подписей, препятствием было также трудности с эффективным управлени-ем и архивированием электронных документов.

Архивные учреждения выдают для многих граждан широкий ассортимент сер-тифицированных копий документов, треть из которых являются трансгранич-ными. Дополнительное эффективность от внедрения трансграничного об-мена электронных документов и их архивирование будет, таким образом, быть существенными. Процесс издавания архивных справок был проанализи-рован, чтобы определить способы ре-инжиниринга текущего бизнес-процесса для повышения эффективности и скорости и чтобы включить цифровой архи-вации созданных документов.

3.4.3 АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ

Процесс выдачи сертификата, как правило, начинается с момента получения заявления через пост как бумажного документа, передан в лицо и часто создан на месте в архиве, или отправлено по электронной почте или по факсу или по телефону. Обработка заявки может занять от одного дня до одного месяца, в зависимости от характера заявки и запрашиваемой информации. Среднее вре-мя обработки в архивном учреждении составляет 1 неделю. Удостоверенный документ (сертификат или архивная справка), выданный архивным учреждени-ем является окончательным после того, как подписан ответственным лицом и зарегистрирован в реестре документов архивного учреждения. Сертификаты направляются заявителю по почте, передаются на месте в архиве (заявитель должен произвести ИД), а иногда и к третьему человеку, выступающим в каче-стве курьера (письменное разрешение запрашивается).

» Использование стандартизированных электронных формуляров докумен-тов, которые будут обеспечивать достаточную информацию от заявителев для выполнения запроса и для архивирования запроса позже, как элек-тронных документов. Это может уменьшить потребность спросить допол-нительную информацию либо от заявителя или других агентств и служб на более поздней стадии обработки запроса.

» Сканирование и OCR (оптическое распознавание символов) входящих при-ложений на бумаге. Это позволяет копировать текст из документов как для поиска информации в архивах и при составлении архивного сертификата.

» Если сканирование происходит в контролируемой среде, отсканированные версии приложений могут быть заархивированы вместо бумажных доку-ментов.


» Использование или внедрение электронных средств находка для архивных коллекций. Поиск в базе данных является более эффективным, чем прос-мотр бумажных средств поиска.

» Системы программного обеспечения управления архивами существуют на рынке. Также системы управления электронными документами (ERMS, СЭД) могут быть настроены в качестве архивных пособия.

» Определяя общий набор метаданных для описания типов документа, кото-рые получены и выпущены организацией, а также общими словарями, клю-чевые слова и тезаурусы возможно облегчать процесс поиска в системах управления электронными документами и архивами.

» Системы електронного документооборота (ERMS, СЭД) поддерживают орга-низацию исполнения документов сотрудникоми (назначение задач, напри-мер, поиск архивных документов и составления сертификата архива), а так-же проследить ход работ. Это помогает избежать ситуации, когда некоторые заявки обрабатываются в течение длительного времени или “забыты” по причине отсутствия сотрудника, болезни или по другим причинам.

» Переведение в цифровую форму архивных материалов, которые были найде-ны и использованы в качестве основы для архивных справок (сертификатов). Отсканированные изображения могут быть сохранены в СЭД организации или архивной базы данных для проверки и будущего использования, например когда получен повторный запрос или заявки на дополнительные сертификаты.

» Использование готовых шаблонов документов для сертификатов архивы, которые связаны с системой регистрации (например СЭД) для поступающих заявок. Путем соединения можно автоматически заполнить некоторые поля в шаблоне документа и таким образом ускорить- создание сертификата в архивных учреждениях.

» Использование системы электронного документооборота (СЭД) для регистра-ции, утверждения документов и цифровой подписи в архивах, помогут уско-рить процесс рассмотрения заявок и утверждения сертификатов. Например:

» Каждый раз когда новая заявка регистрируется, СЭД должен провеять, уже существует ли то же заявка или был нанесен с ранее, чтобы ускорить процесс оформления сертификатов.

» Возможность для поиска полученного заявления в электронной базе данных по различным ключевым словам (имя человека, название мест-ности, диапазон дат, тип документа и т.д.).


» Использование предопределенных рабочих процессов в СЭД для утвер-ждения и подписания документа, чтобы ускорить процесс рассмотрения заявок и утверждения сертификатов. Это также позволяет отслеживать этот процесс.

» В результате накопляется цифровой архив документов, с цифровой под-писью и со всеми необходимыми метаданными, которую легко можно архивировать в электронном виде либо локально, либо передать постав-щику архивной службы.

» Использование электронных подписей вместо собственноручной подписи и печати организаций, ускорить процесс утверждения сертификатов, спо-собствовает обмен электронных документов и архивирование документов в цифровом виде в будущем.

» Отправка готовых архивных сертификатов заявителям по электронным ка-налам ускорить процесс пересылки и сэкономить на почтовых расходов. Когда файлы большие или требуют безопасных каналов пересылки, можно использовать среды обмена файлами, с похожа на Dropbox, которые обла-дают механизмы аутентификации пользователей. Экспорт и импорт с таки-ми инструментами обмена файлами должны быть интегрированы в СЭД.

» Когда два (архивных) учреждения обменивают цифровые документы, они должны договориться о принятых форматах файла и типах цифровых под-писеи, чтобы избежать трудностей с использованием документов (напри-мер, очень старые или очень новые форматы файла или их версии не могут быть открыты на новых платформах; форматы файла создали с программ-ным обеспечением, которое не существует в одном партнере, вовлеченном в обмене документов).

Реализация некоторых или всех этих рекомендаций позволит автоматизиро-вать рабочий процесс, связанный с обработкой заявок и выдачи сертифика-тов. Это обеспечит участвующих организаций в значительных выигрышах в скорости реагирования на запросы клиентов, избегая дублирования усилий и создать цифровую коллекцию документов, которую можно искать с помощью автоматизированных средств и архивовать в целом.

3.4.4 УРОКИ И ВЫВОДЫ

» Цифровое архивирование начинается с принятия электронных документов под активным контролем управления на самом раннем возможном этапе их жизненного цикла, предпочтительно в стадии их создания.


» Сканирование бумажных документов ускорит их последующую обработку и позволит избежать создания гибридного коллекция документов на бумаге и в цифровых форматов, что является более сложным для архивирования и использования.

» Цифровой архив опирается не только на документов, но и на их метаданных - для поиска и для проверки подлинности документов. Стандарты сущест-вуют для метаданных об управлении документами и / или архивного описа-ния, и они должны быть использованы.

» Цифровые подписи являются основным средством для создания, обмена, архивирования и хранения аутентичных электронных документов.

» СЭД обеспечивают большую часть желаемых функций для принятия под контролем жизненного цикла электронных документов, а также для автома-тизации архивного хранения документов.

» Взаимные соглашения между ключевыми партнерами и опоры на существу-ющие стандарты делает задачу архивирования значительно проще.

» Цифровое архивирование не требует значительных ресурсов - это можно начинать с использованием стандартного офисного программного обеспе-чения, используемых для обработки документов. Ключевым компонентом является анализ процессов документооборота и жизненного цикла доку-ментов с архивными требованиями в виду. Создание документов и процес-сы документооборота можно и нужно пересмотреть и вновь разработать, чтобы обеспечить создание полного архива цифровов документов. Архив может быть сохранен в СЭДе до конца срока хранения, периодически пере-носить в специальную программную обеспечение для управления архивом, или переданы поставщиу архивных служб или в государственный архив. В последнем случае, правила и стандарты, установленные архивом должны быть соблюдены.

» Цифровое архивирование никогда не будет полностью регулироваться правовыми актами - законодательные и нормативные акты только обеспе-чивают необходимые основы для использования и хранения электронных документов. Но уровень детализации, необходимое для реализации этих процессов в практике всегда будет требовать инициативу, планирование и управление самой организации. Некоторые полезные рекомендации и при-меры лучших практик перечислены в Приложений 1 - Полезные ресурсы.


ПРИЛОЖЕНИЕ 1: ПОЛЕЗНЫЕ РЕСУРСЫ

Архивирование

» Эстонский национальный архив http://www.arhiiv.ee/en

Цифровая подпись

» Эстонские ID-карты и цифровая идентификация: http://id.ee/index.php?id=30500

Системы управления электронными документами

» https://www.mkm.ee/en/objectives-activities/information-society/records-management-information-governance

» http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/managing-electronic-records-without-an-erms-publication-edition.pdf

Метаданные

» http://community.aiim.org/browse/blogs/blogviewer/?BlogKey=da202182-575a-4ce5-87f5-0c3c1ddf3802&tab=recentcommunityblogsdashboard

Сканирование бумажных документов

» http://www.naa.gov.au/records-management/digital-transition-policy/scanning-incoming-paper.aspx

» http://www.archives.gov/frc/scanning/why-scan.html » http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/AIIM-White-Papers/

Archived-Content

Программа приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского Инструмента Соседства и Партнерства 2007-2013 предоставляет финансирование для развития совместной приграничной деятельности в целях повышения конкурентоспособности региона за счет использования его потен-циала и благоприятного положения на перекрестке путей между Европейским Союзом и Российской Федерацией.

Веб-сайт Программы www.estlatrus.eu

ЦУ «Академия Электронного Управления»Тынисмяги 2 10122 Таллинн Эстония

+ 372 641 [email protected]

Руководство по вндрению э правительства в приграничных регионах

Documents