ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОПЫТ И РЕКОМЕНДАЦИИ ДРОКОВ Сергей Владимирович – к.и.н., Образовательный центр
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОПЫТ И РЕКОМЕНДАЦИИ
ДРОКОВ Сергей Владимирович – к.и.н., Образовательный центр
2
Основные принципы и цели
Основные принципы организации работы с документами – совокупность единых требований к документированию и организации работы с документами.
Основные цели организации работы: Упорядочение документооборота, Сокращение количества документов,Повышение качества документов, Создание условий для эффективного применения
прогрессивных технических средств и технологий:сбор информации, обработка информации,анализ информации, совершенствование работы аппарата
управления.
3
Основные циклы организации работы с документами
Экспертиза Экспертиза ценностиценности
Учет, Учет, согласование, согласование, утверждение, утверждение, регистрациярегистрация
КлассификацияКлассификация
Защита и Защита и порядок порядок доступадоступа
Порядок хранения, Порядок хранения, внесения изменений, внесения изменений, уничтоженияуничтожения
Передача на Передача на хранение в архив хранение в архив организацииорганизации
Хранение в Хранение в архиве архиве организацииорганизации Передача на Передача на
государственногосударственное хранениее хранение
4
Законодательное регулирование
Федеральные законы Российской Федерации от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред.);
Указ Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 г. № 511 «О классификации правовых актов» (в ред.);
Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.);
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред.) и т.д.
В действующем законодательстве Российской Федерации содержатся обязательные для исполнения нормы, правила и требования к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций
5
Нормативно-методическое регулирование
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документацией. Общие требования;
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2009 Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1 и т.д.
6
Регулирующая среда организации работы
Стандарты, относящие к практической деятельности
Правила рекомендательногохарактера
Кодексы поведения и этики
Общественные ожиданияприемлемого поведения
в отрасли или деятельности
Законы и нормативные акты,
регулирующие сферу деловой деятельности
7
Характеристики документных систем
Надежность
Целостность
Соответствие
Комплексность
Системность
8
Системы документации
Отчетная
Договорная
Плановая Финансовая
Документационного и информационного
обеспечения
Материально-технического обеспечения
Организационно-распорядительная
Система документации
9
Состав регистрационных данных
Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2009: «Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов, как физических, так и аналоговых и цифровых». «Все метаданные о документе формируют новый документ, а именно документ метаданных… Документ метаданных, равно как и сами метаданные, необходимо сохранять до тех пор, пока существует оригинал документа.»
10
Реквизиты и формуляр образец (пример формуляра образца банковской документации)
11
Опыт стран Европы: обследование, анализ и идентификация требований
Шаг первый: Предварительное обследование Сбор и систематизация
информации; Составление обзора видового состава электронных документов и их автоматизированных систем.
Шаг второй: Анализ деятельности организации, и ее структурных подразделений Структуризация базы для
классификации электронных документов.
Шаг третий: Идентификация требований к электронным документам Установление видов электронных
документов, подлежащих учету и сохранности; Установление причин обеспечения сохранности электронных документов; Определение сроков оперативного хранения электронных документов; Выявление иных существенных характеристик электронных документов, влияющих на принципы их учета и обеспечения сохранности.
12
Опыт стран Европы: экспертиза и оценка
Шаг четвертый: экспертиза ценности Выявление электронных документов,
подлежащих долгосрочному хранению (то есть сроком, превышающим срок эксплуатации автоматизированной системы, в которой они были созданы).
Шаг пятый: Оценка эксплуатирующихся АИС
проведение анкетных опросов ответственных руководителей структурных подразделений организации (топ-менеджеров);
составление списков о АИС организации с использованием административных регламентов или иных формальных процедур по согласованию требований к автоматизированным системам;
использование практического опыта: установление ожидаемого состава имеющихся и планирующихся АИС.
13
Опыт стран Европы: стратегия обеспечения сохранности
Шаг шестой: Стратегия должна содержать: Всестороннюю политику, определяющую
главные цели оперативного документирования и последующего архивирования в процессе регламентных процедур;
Задачи и цели организации, утвержденные ее руководством. В некоторых организациях должен быть решен вопрос, на каком этапе оперативное документирование ведется только в электронном виде, а на каком на бумажных носителях;
Планирование информационного ресурса оперативного документирования. Для этого следует: локализовать в единый процесс
взаимодействие структурных подразделений по основным направлениям деятельности организации, с учетом ее целей и задач;
присвоить практическим аспектам оперативного документирования и архивирования высочайший приоритет. Поставить во главу угла удобство для пользователей.
14
Опыт стран Европы: хранение и безопасность
Шаг седьмой: Обеспечение хранения Учет изменений в процессе
обслуживания (модификации) АИС, образующей электронные документы
Информационная безопасность Предупреждение чрезвычайной
ситуации Обеспечение сохранности электронных
документов, вышедших из эксплуатации АИС: миграция в состав архивной
автоматизированной системы, предназначенной для долгосрочного сохранения электронных документов; или
поддержка и сопровождение выведенной из эксплуатации автоматизированной системы на время востребованности электронных документов.
15
Практический опыт организации работы с документами
Идентификация Идентификация требованийтребований
ОбследованиОбследованиее
Анализ Анализ требованийтребований
Экспертиза Экспертиза ценностиценности
Оценка Оценка эксплуатирующихся эксплуатирующихся АИСАИС
Стратегии Стратегии обеспечениобеспечения я сохранностисохранности
Хранение и Хранение и управлениеуправление
16
127083, МоскваПетровско–Разумовская аллея, 12аТел.: +7 (495) 792–31–31, факс: +7 (495) 251–36–03www.elar.ru E–mail: [email protected]
Спасибо за внимание
16