Система контроля постановки поручений и документооборота (СКП)

XIV международная научно-практическая конференция «ИТ - Бизнес в Металлургии, Машиностроении, ТЭК и Химии»

Директор по ИТ ОАО ПО "Алтайский шинный комбинат"

Савков Игорь Михайловичhttp://www.ashk.ru/

Система контроля постановки поручений и Система контроля постановки поручений и

документооборотадокументооборота (СКП)(СКП)

Система ПорученийСистема Поручений Модуль контроля исполнения различных видов

(одноэтапные, многоэтапные, концептуальные, рапорты) поручений, проведение совещаний

Функциональная архитектура Комплекса

ДокументооборотДокументооборот Инструмент формирования и контроля движения документов от создателя до исполнителя

КонцепцияКонцепция Инструмент стратегического планирования, определяющий развитие бизнеса по конкретным направлениям организационной и инвестиционной деятельности и служит экономическим и финансовым обоснованием достижения поставленных в нем целей;

• Управление бизнесомПовышение прозрачности деловых процессов, бизнеса в целом. Повышение скорости доставки управленческих решений

• Отдел ИТПовышение корпоративной значимости отдела в решениях эффективного управления бизнес - процессами компании;

• Отдел маркетингаУстановка и изменение планов по производству и продаже продукции, ценообразование;

• Плановый и Финансово-экономический отделы Формирование бюджета, управление платежами

• Отдел КадровОформление приказов и служебных документов по персоналу;

• Служба безопасности и Контрольно-ревизионный отделКонтроль и анализ ценообразования, оформление пропусков, оформление внутреннего ревизионного документооборота;

Целевые группы пользователей СКП

Программа решает задачу автоматизации делопроизводства по всем службам и подразделениям, управления полным жизненным циклом документа, начиная с его создания, хранения всех документов (файлов, отсканированных изображений оригиналов и т.п.) в едином корпоративном электронном архиве.

Функционал: Ведение справочной информации

- настройка типовых шаблонов документов- настройка шаблонов подписей- ведение списка пользователей

Разграничение прав доступа

- ограничение доступа пользователей и групп пользователей к определенным документам

Формирование Журналов и маршрутизация документов по группам пользователей

Управление платежами - формирования документа по бюджету движения

денежных средств- формирования заявок на оплату

- контроль лимитов, дебиторской задолженности и утверждение

- распоряжение на оплату - платежный документ - бухгалтерская проводка. - возврат информации о платеже в систему Формирование различных шаблонов документов Ведение истории хранения документов

Механизм подчиненности и согласования документов

Согласование и визирование документа Поиск, выборка фильтрация документов Ведение отчетной документации

Документооборот

Система предназначена для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом: ведение штатного расписания, личных карточек, командировок, отпусков, формирование и ведение приказов по личному составу.

Кадры

Тестирование соискателей

Анкетирование сотрудников

Проведение собеседования

Формирование заявок отделов компании

Кадровые операции Прием на работу Перевод Штатное расписание Командировка Отпуск Обучение Аттестация и т. д.

Оценка персонала по заявке

Оценка профессиональной пригодности соискателя его профессиональных знаний и навыков, деловых, индивидуально- психологических и психофизиологических качеств

Определение, насколько данный кандидат выделяется из всех заявивших свои кандидатуры на замещение вакантной должности (какие качества и навыки преобладают, а какие, наоборот, нуждаются в дальнейшем развитии; насколько эти качества важны для вакантной должности; возможен ли прием на работу сотрудника с условием дальнейшего роста; будет ли вакантная должность «шагом вперед» для соискателя или он давно «перерос» предполагаемую должность);

Установка достоверности предоставленной кандидатом первичной информации

Персональный учет

• В Системе формируется документ по приему сотрудника на работу, в котором устанавливаются все необходимые реквизиты по персональному учету

• В Системе устанавливается документ по формированию штатного расписания для указанных подразделений компании

Учет Кадровых операций

Регламенты кадровых операций:

• ведение штатного расписания организации

• ведение приказов и служебных записок по личному составу

• ведение табеля учета использования рабочего времени

• ведение журнала командировок и отпусков

• поиск необходимой информации по произвольно заданным критериям

• формирование аналитических отчетов и справок.

Система позволяет организовать эффективный учет регламентных кадровых операций по сотрудникам компании, фиксировать события и процессы, осуществлять обмен данными с программой расчета заработной платы и формировать собственные кадровые документы

Функционал:

Поручение без этапов

Многоэтапное поручение

Рапорт

Совещание

Личный кабинет

Замещение сотрудника и настройка прав

Поручения

Поручение с определенной для сотрудника задачей и установленными сроками исполнения

Функционал:

Установка ответственного Исполнителя

Выбор резолюции по исполнению

Формирование отчетов к поручению

Прикрепление к документу совещания файлов любого формата

Просмотр связанных с текущим поручением документов

Поручения без этапов

Поручение с определенной для сотрудника долгосрочной задачей, сроки исполнения которой установлены поэтапно.

Функционал:

Установка ответственного Исполнителя

Выбор резолюции по исполнению

Формирование отчетов к поручению

Прикрепление к документу совещания файлов любого формата

Просмотр связанных с текущим поручением документов

Контроль за исполнением всех этапов

Поручения

Многоэтапное поручение

Периодическое поручение, которое после завершения автоматически назначается на новый срок

Функционал:

Назначение периодичности рапорта

Установка ответственного Исполнителя

Выбор резолюции по исполнению

Формирование отчетов к поручению

Прикрепление к документу Рапорта файлов любого формата

Просмотр связанных с текущим поручением документов

Формирование любой периодичности документа

Рапорт

Организация и проведение совещаний по установленному списку сотрудников, формирование протокола проведения совещания, фиксация вопросов и решений,

Функционал: Установка списка приглашенных

лиц и ответственного докладчика

Формирование регламента совещания

Фиксация решений по вопросам

Формирование Поручений согласно принятым решениям

Прикрепление к документу совещания файлов любого формата

Ведение календаря с удобным просмотром поручений с указанным временем графика выполнения

Совещания

Модуль, который позволяет пользователю в интерактивном режиме отслеживать поступления к нему на подпись документов или назначенных поручений, с указанием даты выполнения и уведомления о текущей просрочке задания.

«Личный кабинет» обладает общими, объединенными функциональными возможностями, как системы «Поручения» так и системы «Документооборот» и решает все задачи делопроизводства в единой концепции исполнения и согласования подписей в режиме замещения полномочий.

Работа «Личного кабинета» связана с понятием графика строгой отчетности (ГСО).

ГСО - это установленный для определенного документа временной параметр, фиксирующий срок его создания. Отклонение срока исполнения приказа или служебной записки от заданного для них графика отчетности влечет наложение на лицо, создающее данный документ штрафных

санкций.

Личный

кабинет

Концепция

Графики работ

и оплат

Бизнес-План

Документооборот Цикл подписания

Цели

Расчетные данные

Обоснование

- Плановые суммы инвестиций-Фактические суммы инвестиций

- Плановая прибыль- Фактическая прибыль

- Окупаемость - Сетевой график

Концепция Компании

Бизнес-План (Концепция)

Бюджетирование

Заявки на платеж

Поручения ОБП (ИБП)

Механизм стратегического планирования, определяющий развитие бизнеса по конкретным направлениям организационной и инвестиционной деятельности и служит экономическим и финансовым обоснованием достижения поставленных в нем целей.

Концептуальное Концептуальное поручениепоручение

«Концептуальное поручение» - основной документ формирования модели обоснования экономической и финансовой эффективности запланированных организационных и инвестиционных мероприятий в компании

Назначение и функции:

описание основной идеи разрабатываемого бизнес-плана,

шагов, осуществляемых для реализации идеи, требуемых ресурсов, возможных рисков и планируемые результаты от его реализации

расчетная модель планируемых затрат и темпов финансового роста, на сновании которых строится технико-экономическое обоснование проекта

Формирование календарного плана-графика выполнения намеченных мероприятий по осуществлению бизнес – проекта

Формирование плана инвестиционных затрат на весь срок проекта Формирование и контроль исполнения поручений ответственным

сотрудникам Хранение истории по осуществлению всех запланированных

мероприятий по принятому бизнес- проекту

Сводный аналитический документ, содержащий плановые и фактические финансовые и технико-экономические показатели выполнения утвержденных бизнес – проектов в разрезе групп целей и видов затрат

Концепция Компании

Назначение и функции:

Наглядное представление финансовой информации в различных периодических и целевых разрезах

Доступ ко всем документам любого уровня вложения, участвующим в достижении поставленного бизнес-плана

Контроль инвестиционных затрат и сроков исполнения поручений ответственных сотрудников

Расчет показателей прибыльности проекта на любой стадии исполнения

Графическая модель комплекса работ, направленных на выполнение единого бизнес - задания, в котором определяются логическая взаимосвязь, последовательность работ и взаимосвязь между ними.

Сетевой график

Назначение и функции:

Сетевой график позволяет контролировать сроки

исполнения проекта. Задавая планируемую длительность каждой задачи и зависимости между

задачами - можно легко получить теоретический срок проекта (критический путь). А посмотрев на сетевой график во время выполнения проекта, можно быстро оценить, насколько достигаются запланированные

сроки, и ввести соответствующие корректировки.

Спасибо за внимание

Директор по ИТ ОАО ПО "Алтайский шинный

комбинат" Савков Игорь Михайлович

http://www.ashk.ru/