講師：廖年明 ～會議是團隊學習最佳的修練場～

講師：廖年明

～會議是團隊學習最佳的修練場～

會議能力訓練目標-- 認識主席的職責，並培養主席的人格特質。

-- 學習議程規劃-- 學習會議管理-- 學習各種基本會議技能，例如：開場、 發問、歸納、澄清、對焦-- 學習各種會議問題的解決-- 學習應有的與會能力

今日目的獲得成長有學習力才有競爭力

找到快樂交到朋友

晉升的 3P

Performance 績效

People skill 人的能力

PROFESSIONAL ABILITY 專業能力

前言： 會必有議，議必有決，決必有行，行必有果。是大

家對會議的共同期待，然而會議不只是求問題的解決，工作的達成，他也是生命的修煉場！

在期間有憤怒、失望、恐懼等各樣情緒迄待解決，在期間每人也把過去、現在未完成的需求全帶來會場，希望一併得到解決，所以會議呈現十分複雜的景況，如何抽絲剝繭，如何撥亂反正，如何觀察事理，如何傾聽人心，正是我們將共同探索的主題！

希望今日我們能習得如何在會議中圓滿行事，進而造就自己，成就他人！

祝 身心靈合一

廖年明 筆

解決事情也解決心情

會議的種類 1. 宣達會議 2. 教育會議 3. 檢討會議 4. 協調會議 5. 問題解決會議

會議是什麼

會議匯意匯集大家的意見

眾人的意見

最大一家

給貴公司會議一句話( 一 ) 不要老想改變人性 , 試著改變自己 . 開會是討論不是演講 , 每個人說話一次不超過 5 分鐘 .

No meeting is the best meeting. 請做好會議報告內容的固定書表 , 並與年度目標以往記錄結合 .

儘量減少開會 , 因開會不能解決所有問題 .平日積極解決問題勝於開會 .

給貴公司會議一句話( 二 ) 會議太多 , 時間太長 . 摒棄本位主義 , 強化溝通協調 . 會議是互動 , 不是被動 . 會議在解決問題 , 非製造問題 , 勿互相推委 .

會議需有效及落實結論 .

會議能力自我診斷表 課前 課後 □ □ 1. 瞭解何謂成功的會議 □ □ 2. 能掌握成功會議的原則 □ □ 3. 能確實遵守與會守則 □ □ 4. 能做好會議管理 □ □ 5. 能瞭解主席的職掌及應具備人格特質 □ □ 6. 能作正確開場白 □ □ 7. 能作正確結論 □ □ 8. 能塑造發言機會 □ □ 9. 熟練如何對焦、澄清 □ □ 10. 熟練問題解決步驟 □ □ 11. 熟練決策步驟 □ □ 12. 熟練處理人身攻擊 □ □ 13. 熟練處理意見衝突 □ □ 14. 熟練開協調會 □ □ 15. 熟練開工作檢討會單位： 職稱： 姓名： 日期：

會議能力結構圖

團隊建立 問題分析與決策

自信感度創意系統

會議技巧

會議的成本 1. 行政費用 2. 食宿交通費用 3. 薪資 4. 失敗成本 5. 延誤成本 6. 機會成本 7. 領導威信

成功的會議 有效 和諧 參與 效率 學習 快樂

　三聲有幸笑聲掌聲歡呼聲

會議理念談笑間有名有利用兵中有情有意

會議管理要項 會議的必要性 與會人員 會議通知 議程規劃 會議記錄

會議時間會議決議事項及執行會議過程會議文化

開會的時機1. 需要當面口頭溝通2.涉及單位層面廣3. 事情重大

替代方案： Intranet 公文會簽、傳真、電 話、 MeMo

如何減少會議時間

1. 不必要的人2. 不必要的會3. 不必要的內容

為何開會一家都是人 1. 多罰少獎的文化 2. 事權不明確 3.命令無法下達 4. 對主管定位不清 5. 主管對工作不夠深入 6. 好大喜功 7.無法私下協調

議程規劃步驟 1. 會議目的 2. 議題次序 3. 時間的分配 4. 會前的準備

會議通知﹝範本﹞會議時間： 月 日﹝星期 ﹞ 00:00 – 00:00

會議地點：

主題：〈新產品促銷協調〉

會議聯絡人、電話：

目標：﹝在下週三上午 10:00 前提出三項方案交給廣告部﹞

主席：紀錄：

會前準備：﹝研究市場研發部報告書並提出三點建議﹞

與會人員：

會議流程：1. 產品之市場分析─ 15 分鐘2. 主要競爭者及其產品分析─ 15 分鐘3. 資源盤點與分配─ 15 分鐘4. 促銷提案研討─ 45 分鐘

工作分派／備註：

下次會議時間：

決議追蹤

1. 什麼事

2. 什麼時候完成

3. 什麼人負責

追蹤事項 1. 專案決議 2. 例行規定決議

廣告議程規劃1. 目標客戶群

2. 特性分析3. 需求分析4. 產品分析5. 行銷策略6. 廣告策略7. 媒體表現

與會守則1. 要守時，堅持到底2. 要做事前準備3.針對主題主動發言，簡短扼要4. 要對事不對人，不做人身攻擊5. 要多肯定，多讚美多感恩6. 多傾聽他人發言7. 要以積極的話代替消極發言8. 要以探詢、澄清代替主觀論斷

先說結論再作申論

會議有三不不批評不抱怨不指責

積極的發言

引導出建設性活動的話你該做什麼 v.s. 我們可以做什麼

事實 V.S 推論

不認同時1.先歸納對方的意見2.找認同的地方3.邀請檢視4.嘗試懸掛假設

主席的職責

1. 引導議程2. 掌握時間3. 鼓勵參與4. 協助討論5. 維持會場秩序6. 促成決議

何謂客觀 ? 1.允許被探詢 2.從單元→雙元→全方位 3. 也從對方的立場考量 4.充份考量背景條件因素 5. 合乎羅輯 6.充份考量重要變數

主席的忌諱

1. 獨佔發言2.火爆浪子3.優柔寡斷4.加入衝突5.操控議程

主席發揮權威感的時機 有衝突下結論 有人離題仲裁

主席的促動角色1. 發言的促動

2.工作分配的促動

3.創意的促動

4.問題的促動

5.感情的促動

馬步站樁為哪樁 主席是會議的靈魂，他的角色在促動整個會議的流暢性，如果與會人員未具備會議討論的能力。則主席就必須在複雜的問題中，理出頭緒，同時兼顧效率及和諧，此時主席就必須熟練各種會議基本技能，現在就讓我們逐一來做練習。

主席應俱備會議能力˙1. 開場白˙2. 結論˙3. 歸納˙4. 發問˙5.傾聽

˙6. 對焦˙7. 澄清˙8. 問題解決˙9. 決策

開場白

1.背景 2. 會議的目的

3. 議程 4. 會議期待

結論

1.宣達決議2.激勵動機3.評估目標達成4. 過程回顧5.懸念事項

海角七號

情報：昨夜友子因為心情不佳喝了許多酒 ,醒來時發現自己睡在阿嘉的床上 ,她害羞的翻身 ,不知不覺把被單往身上拉 ,阿嘉不客氣的又把床單拉了回來 , 友子很生氣的告訴阿嘉 ,明天她將回日本 ,阿嘉很認真的看著友子說：「留下來 ,否則我跟你走！」。

個人答案

小組答案

正確答案

1 1.阿嘉是個調情高手。 2

2.阿嘉說留下來否則我跟你走。

3 3.友子昨夜喝了許多酒醉得很厲害。

4 4.友子沒穿衣服。

5 5. 他們兩在搶一條白被單。 6 6. 他們兩認識多年

7 7.昨晚ㄧ夜情純屬突然。

8 8.阿嘉想爲自己的行為負責。

9 9.友子對阿嘉昨夜表現並不滿意。 10

10.這則情報可簡言為「有ㄧ對情侶酒後亂性」。

廖年明無心插柳

澄清的運用 名詞的模糊 很多人都感到不便

我們反對打卡 有些單位閒人太多 我們的設備太老舊 A產品市場風評不好

動詞的模糊 他中傷我 如此一來客戶將不配合

我們 我有要求部屬全力達成

感受的模糊 人力流失的很嚴重 你的作風太

硬了 期待的模糊 你這樣子行不通

你未能與我充分溝通

這店面太小

澄清的運用

如何讓大家願意發言1. 製造輕鬆氣氛2.先捧後邀請3.先表明立場再討論

4. 要先說、不要先說

5.鼓勵發言者

6.循序漸進7. 事先安排樁腳8.取其可用的部分9. 宣布通通有講10. 要回應、不要回應

傾聽

1.注視對方2. 不中途打斷3.詢問不明之處4.適當歸納

歸納

1.活用 5W2H

2. 掌握主詞、動詞、形容詞3. 明確數字4.運用 key word

5.列點說明6. 一言以蔽之

對焦 所謂對焦就是當雙方論點交叉而過時，主席如何讓議題焦點化，以便進行討論！！

議事的原則

一次只議一事

例一

A ：「福特比較安全」 B ：「喜美比較省油」主席：「公司車安全重要，還是省油重要？」

例二

A ：「福特板金比較厚，所以比較安全」 B ：「喜美是美規保險桿，所以比較安全」主席：「各位覺得保險桿重要還是板金重要」

如何達成本季營業目標

A ：「我建議我們要採整合行銷來因應對手的降價策略」

B ：「目前業務士氣很低，我建議要提高獎金。」

C ：「我們今年度的營業目標是否有必要重新檢討？」

主席：「、、、、、、、」

討論的原則1.先找共同點2.再找差異點3. 做整合式的討論4.重新確認需求、環境、及思考流程5.逐步做成討論

國家 需求 要求

巴勒斯坦

以色列

基於民族尊嚴

基於安全考量

要回戈蘭高地

不還戈蘭高地

當會議被難題卡住1. 延到臨時動議

2.延到下次議程

3.責成專人下次提報

人身攻擊1.安撫雙方

2.重申對事不對人的議事規則

3.重申議題

離題1. 開門見山2. 請對方自我歸納

抱怨1.同理情緒

2.引導議題

如何縮短會議時間1.妥善的議程規劃2. 事前的資料準備3. 事前的協調4. 專人提報5.活用 open space skill

6. 有效的會議討論

會議前 1. 確認會議目的 2.擬訂議程 3.只邀請有權利、有能力解決、有責任

的人參與 4.及時完整的會議通知 5.事前的資料準備

會議中 1.準時與會 2.宣達會議目標及議程 3.活用 PASADAPA手法 4.發言簡要，不做人身攻擊 5.不批評、不抱怨、不指責、明確表達

需要及觀點 6.多談問題解決，少做責任追究

會議中 7.傾聽發言，適時歸納 8.逐步形成歸納，找出衝突點 9.適時澄清及對焦，ㄧ次只議一事 10.活用臨時動議，避免議題塞車 11.邀請探詢，嚐試懸掛假設 12.少說沒辦法，多說我們來想辦法

會議中 13.尋求雙贏，做原則式的協調 14.多做整合式的討論 15.檢視會議目標達成 16.宣達決議

會議後

決議事項簽認 落實決議並主動回報 有專人追蹤會議決議

提昇會議能力的方法 舉辦會議效能提昇訓練 把會議目標寫在黑板並於會後檢核達成狀況 會議記錄要載明實際會議時間及會議目標達成狀況，

如有異常要追蹤 會議中設觀察員，當會議有狀況時 ¸適時提醒大家，

並於會後報告會中的互動情況，讓與會成員了解 每次會前宣讀會議守則，並貼於會議室 主管可授權善於開會的部屬主持會議，自己則扮演觀

察員 高階主管可跨層級，不定期瞭解各大小會議的互動狀

況，給予關心及指導 簡單會後回饋，請大家記名或不記名表達對會議運作

的觀點及建議

生　管　會　議情境說明： 立文公司乃專業生產電腦公司，有一批貨 8,000台預計在 9/1

5 日裝船，然而在 9/12 生管發現生產進度落後 1,000台，主要因素是品質不良重修 1,000台，不良因素是有一塊機板不穩定，據品管表示那是因為趕著上線，來不及進廠檢驗才造成，品管課長抱怨進廠檢驗要三天，那有當天才把貨送來的道理，採購則很無奈，明明是研發部臨時變更設計才造成下單延誤，研發部則是一肚子委曲，新產品尚未成熟，業務部就先賣了，臨時變更設計也是勢所難免，分明是業務部自討苦吃，業務部一聽火冒三丈，你那些三流的過時產品叫我怎麼賣，好不容易有新產品，交貨又出問題，公司甘脆關門算了，你是廠長從台北趕到工廠去開會，因塞車緣故會議己開了一半。

主席：廠長成員：製造課長．品管課長．採購課長．研發課長．　　　　業務課長．

業務會議風波 比利運動器材公司，乃國際知名連鎖販售公司，在台灣有相當的市場佔有率，然而，近來全球經濟不景氣之風也吹到台灣，造成營業額嚴重衰退，本季營業額只達成 60％，比去年同期更衰退 30％，經銷商紛紛低價出清庫存，造成市價紊亂，而多家直營店已從年初虧到現在，海外總部的廣告預算也縮水一半，門市小姐以前月入豐厚，現在只領底薪，也怨聲載道，批評公司獎金制度不公

業務經理（布魯）： 最近我們的銷售狀況不太好，只達到我們的營業目

標的 60％，比去年同期衰退了 30％，不知各位有什麼想法？請大家發表一下意見，是不是請行銷課長先做一個說明？

行銷課長： 問我？這很簡單啊！我們每次產品都出的這麼慢，

對手的東西又比我們新，而且能夠抓住潮流，更快清楚的知道顧客的喜好及需求，像商品部一直強調多色彩、多功能及彈跳作用等等，而越來越大的女性市場她們所需要的是強調裝飾性、及女性的色彩，商品部卻一直未注意到這種情況，我們在這方面無法和別人競爭 。

業務會議風波

商品部經理： 這話可不能這樣說，我真不覺得我們的動作慢啊！我們商品部在推出新的產品時，都能夠確實反映市場的趨向，像這次職籃熱潮，宏國隊都是穿我們的球鞋，我們的配合動作都不比別人家慢啊！我們都有配合市場的需求，我真不知道我們的動作慢在哪裡？像現在瓊斯杯即將要開打了 … .

商品部經理： 重點就是我們的動作不慢，而且都有配合市場。

業務會議風波

問題解決的工具─系統思考 PA 問題分析 SA 現況分析 DA 決策分析 PA 潛在問題分析

OSIR

OBJECT 目標

STATUS狀況

ISSUE 議題

RESPONSE 行動

我要自動貼標機s ：標籤沒貼好今天我又被經銷商消遣 ,我建議改用自動貼標機

p ：自動貼標機一台要 80萬 ,我們都是小批量 , 換機要 10分鐘 , 貼只要 5分鐘 ,這個提議不可行

s ：公司為了省錢卻損失信譽 ,這是划不來的 ,你知道經銷商有多難搞嗎