Методологические аспекты управления электронными документами ИЖЕВСК 27.04.2011

Ларин М.В.Ларин М.В.доктор исторических наук, профессор, директор доктор исторических наук, профессор, директор

Всероссийского научно-исследовательского института Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного деладокументоведения и архивного дела

Методологические аспекты Методологические аспекты управления электронными управления электронными

документамидокументамиИЖЕВСК 27.04.2011ИЖЕВСК 27.04.2011

2

С развитием компьютерной техники и С развитием компьютерной техники и коммуникационных информационных коммуникационных информационных сетей открылась возможность обмена сетей открылась возможность обмена документированной информацией без документированной информацией без использования бумаги, т.е. в использования бумаги, т.е. в электронно-цифровой форме. Появился электронно-цифровой форме. Появился новый тип документацииновый тип документации, которую , которую необходимо хранить как в процессе необходимо хранить как в процессе делопроизводства, так и в архивах. делопроизводства, так и в архивах.

3

Некоторая часть электронных Некоторая часть электронных документов (ЭД) требует документов (ЭД) требует долговременного (постоянного) долговременного (постоянного) хранения. Следовательно, необходимо хранения. Следовательно, необходимо создание прочной нормативно-создание прочной нормативно-методической базы работы с методической базы работы с электронными документами в электронными документами в делопроизводстве и архивах. Эта база делопроизводстве и архивах. Эта база в настоящее время недостаточна и в настоящее время недостаточна и несовершенна.несовершенна.

44

Следует учесть:Следует учесть: Концепцию электронного правительства, Концепцию электронного правительства, Стратегию развития информационного Стратегию развития информационного

общества в РФ,общества в РФ, международные соглашения и стандарты в международные соглашения и стандарты в

области информационного обмена,области информационного обмена, положения стандарта положения стандарта ISOISO 15489 15489

«Информация и документация. Управление «Информация и документация. Управление документацией»документацией»

Распоряжением Правительства РФ Распоряжением Правительства РФ №632р от 06.05.2008 одобрена №632р от 06.05.2008 одобрена Концепция формирования в Российской Концепция формирования в Российской Федерации электронного Федерации электронного правительства до 2010 года.правительства до 2010 года.

5

6

К приоритетным направлениям К приоритетным направлениям государственной политики отнесено: государственной политики отнесено:

создание единой инфраструктуры создание единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия;электронного взаимодействия;

развитие защищенной развитие защищенной межведомственной системы электронного межведомственной системы электронного документооборота;документооборота;

формирование необходимой формирование необходимой нормативной правовой базы формирования нормативной правовой базы формирования электронного правительства.электронного правительства.

7

Законодательство:

«Об информации, информационных технологиях «Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006 № 149-ФЗ;и о защите информации от 27.07.2006 № 149-ФЗ;

«О персональных данных» от 27.07.2006 № «О персональных данных» от 27.07.2006 № 153-ФЗ;153-ФЗ;

Федеральный закон «Об архивном деле в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г). Российской Федерации» (2004 г).

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи""Об электронной подписи"

Совсем недавно нормативно-правовая база Совсем недавно нормативно-правовая база применения электронных документов применения электронных документов пополнилась Федеральным законом от 27 пополнилась Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и предоставления государственных и муниципальных услуг". В этом законе четко муниципальных услуг". В этом законе четко обозначена позиция государства на обозначена позиция государства на внедрение так называемого «электронного внедрение так называемого «электронного правительства».правительства».

», », 8

Одновременно был принят ФЗ N 227-ФЗ Одновременно был принят ФЗ N 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации Федерального закона "Об организации предоставления государственных и предоставления государственных и муниципальных услуг". Этот закон муниципальных услуг". Этот закон существенно расширил сферу существенно расширил сферу применения электронных документов. применения электронных документов. Всего изменения коснулись 26 законов.Всего изменения коснулись 26 законов.

9

Постановлением Правительства Постановлением Правительства Российской Федерации от Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 утверждены 15.06.2009 г. № 477 утверждены Правила Правила делопроизводства в делопроизводства в федеральных органах федеральных органах исполнительной властиисполнительной власти

Правила устанавливают единый Правила устанавливают единый порядок делопроизводства порядок делопроизводства в в федеральных органах федеральных органах исполнительной властиисполнительной власти, то есть , то есть определяют принципы и правила определяют принципы и правила делопроизводства, которые являются делопроизводства, которые являются общими для всех федеральных общими для всех федеральных органов исполнительной властиорганов исполнительной власти..

12

Указанные правила определяют электронный Указанные правила определяют электронный документ как равнозначный документу на документ как равнозначный документу на бумажном носителе, если при бумажном носителе, если при документировании соблюдается документировании соблюдается установленный порядок его оформления.установленный порядок его оформления.

Таким образом, впервые в истории Таким образом, впервые в истории российского документоведения и архивного российского документоведения и архивного дела электронному документу придан дела электронному документу придан официальный правовой статус. официальный правовой статус.

Раздел VI. Особенности работы с электронными Раздел VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе документами в федеральном органе

исполнительной властиисполнительной власти

1. Электронные документы создаются, 1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота электронного документооборота федерального органа исполнительной федерального органа исполнительной власти (п. 37 Правил).власти (п. 37 Правил).



2. Для подписания электронных документов 2. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти федерального органа исполнительной власти используются ЭЦП (п. 38).используются ЭЦП (п. 38).

Используемые средства ЭЦП должны быть Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы. сертифицированы.

При рассмотрении и согласовании При рассмотрении и согласовании электронных документов в СЭД могут электронных документов в СЭД могут использоваться способы подтверждения использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при действий с электронными документами, при которых ЭЦП не используется (п. 38, 39);которых ЭЦП не используется (п. 38, 39);



Прием и отправка электронных Прием и отправка электронных документов осуществляются службой документов осуществляются службой делопроизводства.делопроизводства.

При получении электронных документов При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной проверку подлинности электронной цифровой подписи (данное положение цифровой подписи (данное положение соответствует Федеральному закону соответствует Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи»).«Об электронной цифровой подписи»).



При передаче электронных документов на При передаче электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, в структурные исполнительной власти, в структурные подразделения и ответственным исполнителям, при подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и их хранении отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются вместе с электронными документами передаются (хранятся) их(хранятся) их регистрационные данные (п. 42)регистрационные данные (п. 42)..

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 регистрационные данные составляют часть регистрационные данные составляют часть метаданных электронного документа.метаданных электронного документа.



Исполненные электронные документы систематизируются Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. ведется в электронном виде. Электронные документы Электронные документы подлежат хранению в течение сроков, подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.бумажном носителе.

После истечения срока хранения электронные документы После истечения срока хранения электронные документы подлежат уничтожению на основании акта о выделении подлежат уничтожению на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти (п. 44-47 федерального органа исполнительной власти (п. 44-47 Правил). Правил).

В целях внедрения системы В целях внедрения системы межведомственного межведомственного электронного документооборота электронного документооборота (МЭДО) Правительство РФ 22 (МЭДО) Правительство РФ 22 сентября 2009 утвердило сентября 2009 утвердило Положение о системе Положение о системе межведомственного межведомственного электронного документооборота. электронного документооборота.

Положение о системе Положение о системе межведомственного электронного межведомственного электронного документооборота (МЭДО) является документооборота (МЭДО) является нормативной основой для создания нормативной основой для создания единой инфраструктуры обеспечения единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного юридически значимого электронного взаимодействия органов взаимодействия органов государственной власти и органов государственной власти и органов местного самоуправленияместного самоуправления

Принято Постановление Правительства РФ Принято Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 478от 15 июня 2009 г. N 478

"О единой системе информационно-"О единой системе информационно-справочной поддержки граждан исправочной поддержки граждан и

организаций по вопросам взаимодействия с организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с органами местного самоуправления с использованием информационно-использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет"телекоммуникационной сети Интернет"

8 сентября 2010 г. Правительство РФ 8 сентября 2010 г. Правительство РФ приняло постановление № 697 приняло постановление № 697

«О единой системе межведомственного «О единой системе межведомственного информационного взаимодействия».информационного взаимодействия».

Согласно постановлению, Минсвязи РФ Согласно постановлению, Минсвязи РФ в трехмесячный срок должно в трехмесячный срок должно обеспечить введение единой системы обеспечить введение единой системы межведомственного электронного межведомственного электронного взаимодействия в эксплуатациювзаимодействия в эксплуатацию

Распоряжением правительства РФ Распоряжением правительства РФ №176-р от12.02.2011 принят План №176-р от12.02.2011 принят План мероприятий по переходу ФОИВ на мероприятий по переходу ФОИВ на безбумажный документооборот при безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, организации внутренней деятельности, который в настоящее время начал который в настоящее время начал воплощаться в жизнь.воплощаться в жизнь.

23

Постепенно выстраивается логическая Постепенно выстраивается логическая цепочка нормативно-правовых актов, цепочка нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы более регулирующих вопросы более широкого применения электронных широкого применения электронных документов в практике управления. документов в практике управления.

24

Но законодательные и иные правовые Но законодательные и иные правовые нормативные акты РФ пока лишь в общих нормативные акты РФ пока лишь в общих чертах регулируют вопросы применения чертах регулируют вопросы применения электронных документов в управленческой электронных документов в управленческой деятельности. Фрагментарный характер деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования законодательного регулирования электронных документов затрудняет их электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства и не жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными преимущества перед бумажными документами.документами.

25

Рассмотрим Федеральный закон «Об Рассмотрим Федеральный закон «Об архивном деле в Российской архивном деле в Российской Федерации» (2004 г). В этом законе в Федерации» (2004 г). В этом законе в ст.5 «Состав Архивного фонда ст.5 «Состав Архивного фонда Российской Федерации» указывается, Российской Федерации» указывается, что в Архивный фонд входят архивные что в Архивный фонд входят архивные документы независимо от вида документы независимо от вида носителя, в том числе электронные носителя, в том числе электронные документы. документы.

26

В законе нет определения электронного В законе нет определения электронного документа, нет и четких правовых норм документа, нет и четких правовых норм работы с электронными документами. То работы с электронными документами. То есть, признавая сам факт существования есть, признавая сам факт существования электронных документов, их равноправие по электронных документов, их равноправие по отношению к документам традиционного отношению к документам традиционного типа, российский архивный закон не типа, российский архивный закон не содержит положений, которыми необходимо содержит положений, которыми необходимо руководствоваться архивистам в работе с руководствоваться архивистам в работе с ЭД. Аналогичная картина характерна для ЭД. Аналогичная картина характерна для законодательства в целом. законодательства в целом.

27

Законодательные и иные правовые Законодательные и иные правовые нормативные акты РФ пока лишь в общих нормативные акты РФ пока лишь в общих чертах регулируют вопросы применения чертах регулируют вопросы применения электронных документов в управленческой электронных документов в управленческой деятельности. Фрагментарный характер деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования законодательного регулирования электронных документов затрудняет их электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства и не жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными преимущества перед бумажными документами.документами.

Даже новый закон об электронной подписи не дает всех ответов на вопросы об ее практическом применении и относит их на уровень подзаконных актов. А когда они будут разработаны – не известно.

29

Проблемы термина «Электронные Проблемы термина «Электронные документы»документы»

терминология и понятийный аппарат терминология и понятийный аппарат электронных документов;электронных документов;

специфика электронных документов;специфика электронных документов; подлинность электронных документов; подлинность электронных документов; придание им юридической силы; придание им юридической силы; изучение опыта работы с электронными изучение опыта работы с электронными

документами в различных организациях; документами в различных организациях; выработка и нормативное закрепление выработка и нормативное закрепление

требований и методических рекомендаций по требований и методических рекомендаций по работе с электронными работе с электронными документами документами

30

Разработаны методические Разработаны методические рекомендации по подготовке рекомендации по подготовке федеральными органами федеральными органами исполнительной власти перечней исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и документов, создание, хранение и использование которых должно использование которых должно осуществляться в форме электронных осуществляться в форме электронных документов. Эти рекомендации документов. Эти рекомендации опубликованы на сайте Росархива.опубликованы на сайте Росархива.

31

Многие проблемы электронных Многие проблемы электронных документов еще ждут своего решения, документов еще ждут своего решения, естественно, что это осложняет нашу естественно, что это осложняет нашу практическую деятельность.практическую деятельность.

32

По-прежнему не решен вопрос о том, что По-прежнему не решен вопрос о том, что же такое электронный документ. же такое электронный документ. Представляется, что в современных условиях Представляется, что в современных условиях речь может идти лишь о речь может идти лишь о замене замене традиционных бумажных документовтрадиционных бумажных документов их их электронными аналогами. Именно такие электронными аналогами. Именно такие документы должны включаться в документы должны включаться в делопроизводственные номенклатуры дел и делопроизводственные номенклатуры дел и документов и затем передаваться в архивы.документов и затем передаваться в архивы.

33

При этом должен соблюдаться При этом должен соблюдаться методологический подход теории трех методологический подход теории трех документальных массивов (ТДМ) документальных массивов (ТДМ) организаций в соответствии с их организаций в соответствии с их архивной ценностью.архивной ценностью.

34

В свое время ВНИИДАД в рамках В свое время ВНИИДАД в рамках Федеральной целевой программы Федеральной целевой программы «Электронная Россия» разработал «Электронная Россия» разработал проекты:проекты:

35

методические рекомендации по работе методические рекомендации по работе с электронными документами в с электронными документами в делопроизводстве и архивах делопроизводстве и архивах государственных организацийгосударственных организаций

методические рекомендации методические рекомендации государственным архивам по организации государственным архивам по организации постоянного (долговременного) хранения постоянного (долговременного) хранения электронных документов.электронных документов.

36

Данные методические рекомендации Данные методические рекомендации учитывали и развивали положения «Правил учитывали и развивали положения «Правил организации хранения, комплектования, организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Академии наук», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19, а также Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19, а также «Основных правил работы архивов «Основных правил работы архивов организаций» (2002 г).организаций» (2002 г).

37

Оба методических документа являются Оба методических документа являются первыми подобного рода пособиями для первыми подобного рода пособиями для архивов организаций и государственных архивов организаций и государственных архивов по выполнению и документированию архивов по выполнению и документированию работы с электронными документами, в работы с электронными документами, в частности, в процессах проведения частности, в процессах проведения экспертизы ценности, комплектования, учета, экспертизы ценности, комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования обеспечения сохранности и использования электронных документов. электронных документов.

Они могут быть использованы в качестве Они могут быть использованы в качестве дополнительного инструмента в дополнительного инструмента в практике работы с электронными практике работы с электронными документами. Но пока эти документы документами. Но пока эти документы лежат в виде проектов без движения и лежат в виде проектов без движения и уже нуждаются в серьезной доработке.уже нуждаются в серьезной доработке.

39

Остается открытым вопрос о судьбе новых Остается открытым вопрос о судьбе новых современных информационных ресурсов: баз современных информационных ресурсов: баз данных, электронных реестров, данных, электронных реестров, vebveb--документов, оцифрованных копий документов, оцифрованных копий традиционных документов и т.д. Необходимо традиционных документов и т.д. Необходимо более глубоко изучить характеристики более глубоко изучить характеристики данных информационных ресурсов с точки данных информационных ресурсов с точки зрения соответствия их как объектов зрения соответствия их как объектов архивного хранения требованиям теории и архивного хранения требованиям теории и практики архивного дела. практики архивного дела.

40

Только после серьезного научного Только после серьезного научного осмысления можно будет давать осмысления можно будет давать рекомендации по архивному хранению рекомендации по архивному хранению этих современных источников этих современных источников информации. информации.

ВНИИДАД проводил изучение ВНИИДАД проводил изучение баз баз данныхданных как объектов архивного как объектов архивного хранения. Но мы сейчас находимся хранения. Но мы сейчас находимся лишь в начале пути.лишь в начале пути.

41

В представленных проектах методических В представленных проектах методических рекомендаций не до конца решен вопрос об рекомендаций не до конца решен вопрос об электронно-цифровой подписи. Очевидно, электронно-цифровой подписи. Очевидно, что поступление в госархивы документов с что поступление в госархивы документов с электронно-цифровой подписью значительно электронно-цифровой подписью значительно осложняет деятельность архивов. осложняет деятельность архивов. Необходимо предусмотреть возможность Необходимо предусмотреть возможность снятия электронно-цифровой подписи с снятия электронно-цифровой подписи с документов при их передаче на постоянное документов при их передаче на постоянное (долговременное) хранение. Как это (долговременное) хранение. Как это делается, например, в ФРГ.делается, например, в ФРГ.

42

Не решена проблема форматов Не решена проблема форматов электронных документов, в которых электронных документов, в которых необходимо: необходимо:

передавать документы на хранение;передавать документы на хранение; создавать страховой фонд документов;создавать страховой фонд документов; фонд пользования электронных фонд пользования электронных

документов.документов. Насколько мне известно, этой Насколько мне известно, этой

проблемой поручено заняться РГАНТДпроблемой поручено заняться РГАНТД

43

Сегодня предлагается передавать в Сегодня предлагается передавать в госархивы электронные документы в том госархивы электронные документы в том формате, который устанавливает архив, формате, который устанавливает архив, лучше всего в рекомендованном МСА лучше всего в рекомендованном МСА формате формате PDFPDF––AA.. Более того, такая передача Более того, такая передача должна осуществляться только лишь на должна осуществляться только лишь на физическом и обособленном твердом физическом и обособленном твердом носителе (оптическом диске), без носителе (оптическом диске), без использования информационно-использования информационно-коммуникационных сетей. коммуникационных сетей.

44

Дискуссионными остаются пока вопросы о Дискуссионными остаются пока вопросы о видовом составе электронных документов, видовом составе электронных документов, соотношении единиц учета и хранения, о соотношении единиц учета и хранения, о необходимости введения новых учетных необходимости введения новых учетных форм для электронных документов и другие форм для электронных документов и другие чисто методические вопросы чисто методические вопросы делопроизводства и архивного дела, делопроизводства и архивного дела, решение которых нуждается в использовании решение которых нуждается в использовании накопленного международного опыта и опыта накопленного международного опыта и опыта передовых архивов по информатизации их передовых архивов по информатизации их деятельности.деятельности.

Благодарю за внимание

«Система стандартов по «Система стандартов по информации, библиотечному и информации, библиотечному и

издательскому делу. Управление издательскому делу. Управление документами. Общие требования»документами. Общие требования»

Международной организацией по Международной организацией по стандартизации (ИСО) в 2001 году принят стандартизации (ИСО) в 2001 году принят межгосударственный стандарт межгосударственный стандарт

ИСО 15489:2001 «Информация и ИСО 15489:2001 «Информация и документация — Управление документацией» документация — Управление документацией» ((ISOISO 15489:2001 15489:2001 Information and documentationInformation and documentation — — Records managementRecords management), который ), который регламентирует управление документами регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.организациями в процессе их деятельности.

47

Стандарт идентичен международному Стандарт идентичен международному стандарту стандарту ISOISO 15489-1:2001 Информация и 15489-1:2001 Информация и документация. Управление записями. Общие документация. Управление записями. Общие требования. (требования. (Information and documentationInformation and documentation. . Records managementRecords management. . GeneralGeneral). ).

48

Распространяется на управление Распространяется на управление документами (всех форматов и на всех документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, получаемыми государственной, коммерческой или общественной коммерческой или общественной организацией в процессе ее организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и возложена обязанность создавать и сохранять документы.сохранять документы.

49

Содержит руководящие указания Содержит руководящие указания по по управлениюуправлению документами в рамках документами в рамках процессов управления качеством и процессов управления качеством и управления окружающей средой в управления окружающей средой в соответствии с национальными соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001; Р ИСО 14001;

50

ИСО 5127—2002. Информация и документация. ИСО 5127—2002. Информация и документация. Словарь;Словарь;

ИСО 5963—85. Документация. Методы анализа ИСО 5963—85. Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления индексированных терминов для составления указателей;указателей;

ИСО 9001—2000. Системы менеджмента ИСО 9001—2000. Системы менеджмента качества. Требования;качества. Требования;

ИСО 14001—96. Системы управления ИСО 14001—96. Системы управления окружающей средой. Требования и руководство окружающей средой. Требования и руководство по применению.по применению.

51

Содержит положения об ответственности, Содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций. связанных с документами организаций.

Содержит методические рекомендации по Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем проектированию и внедрению систем управления документами. управления документами.

52

Стандарт предназначен для:Стандарт предназначен для: - руководителей (менеджеров) организаций,- руководителей (менеджеров) организаций, - специалистов в области управления - специалистов в области управления

документами, информацией и технологиями,документами, информацией и технологиями, - сотрудников (персонала) организаций, - сотрудников (персонала) организаций, - физических лиц, обязанных создавать и - физических лиц, обязанных создавать и

хранить документы.хранить документы.

53

Документ (Документ (documentdocument, , recordsrecords) - ) - зафиксированная на материальном носителе зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.или деловой деятельности.

54

4.2.3 Управление документацией4.2.3 Управление документацией Документами системы менеджмента качества Документами системы менеджмента качества

необходимо управлять. Записи – специальный необходимо управлять. Записи – специальный вид документов и ими надо управлять согласно вид документов и ими надо управлять согласно требованиям, приведенным в 4.2.4.требованиям, приведенным в 4.2.4.

55

4.2.4 Управление записями4.2.4 Управление записями Записи должны вестись и поддерживаться в Записи должны вестись и поддерживаться в

рабочем состоянии для предоставления рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы результативности функционирования системы менеджмента качества. менеджмента качества.

56

3.7.2 3.7.2 ДокументДокумент - - информацияинформация и и соответствующий носитель.соответствующий носитель.

3.7.63.7.6 Запись Запись - - документдокумент, содержащий , содержащий достигнутые результаты или свидетельства достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.осуществленной деятельности.

________________________________________________________________ 3.7.1 3.7.1 ИнформацияИнформация - значимые данные. - значимые данные.

57

Документ (Документ (documentdocument, , recordsrecords) - ) - зафиксированная на материальном носителе зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельностиили деловой деятельности

58

Управление документами (Управление документами (records managementrecords management) ) - совокупность планомерных, эффективных и - совокупность планомерных, эффективных и результативных действий по созданию, результативных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению использованию, хранению и уничтожению документов в организациях в целях документов в организациях в целях доказательства проведения деловых доказательства проведения деловых (управленческих) операций;(управленческих) операций;

59

Система управления документами Система управления документами ((records records systemsystem) - информационная система, ) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и документов в систему), управление документами и доступ к ним.доступ к ним.

__________________________________________________________________ Информационная система - совокупность Информационная система - совокупность

содержащейся в базах данных информации и содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств технологий и технических средств ( ФЗ от ( ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ) «Об информации, 27.07.2006 № 149-ФЗ) «Об информации, информационных технологиях и о защите информационных технологиях и о защите информации»)информации»)

60

Метаданные (Метаданные (metadatametadata) - данные, ) - данные, описывающие контекст, содержание, структуру описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.документов и управление ими.

__________________________________________________________ ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. ССИБИД. Процессы ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. ССИБИД. Процессы

управления документами. Метаданные для управления документами. Метаданные для документов.документов.

61

Регистрация (Регистрация (registrationregistration) - присвоение ) - присвоение документу уникального идентификатора при документу уникального идентификатора при его вводе в систему.его вводе в систему.

Уничтожение (Уничтожение (destructiondestruction) - ликвидация ) - ликвидация документов без какой-либо возможности документов без какой-либо возможности восстановлениявосстановления

62

1. Общие положения;1. Общие положения; 2. Требования к документам;2. Требования к документам; 3. Требования к системе управления 3. Требования к системе управления

документами;документами; 4. Требования к процессам управления 4. Требования к процессам управления

документами.документами.

63

Политика управления документами;Политика управления документами; Ответственность;Ответственность; Мониторинг и аудит в системе Мониторинг и аудит в системе

управления документами;управления документами; Обучение в области управления Обучение в области управления


64

Организация, стремящаяся к соблюдению Организация, стремящаяся к соблюдению требований настоящего стандарта, требований настоящего стандарта, должна принять, документально должна принять, документально фиксировать, поддерживать и фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, распространять принципы политики, процедуры и практику управления процедуры и практику управления документами.документами.

65

Должна быть:Должна быть: документально зафиксирована;документально зафиксирована; одобрена на высшем уровне принятия одобрена на высшем уровне принятия

управленческих решений;управленческих решений; распространена во всей организации;распространена во всей организации; регулярно пересматриваться;регулярно пересматриваться; распределена между всеми сотрудниками распределена между всеми сотрудниками

организации;организации; отражена в должностных инструкциях и иных отражена в должностных инструкциях и иных

нормативных документах организации.нормативных документах организации.

66

Ответственность распределяется Ответственность распределяется между:между:

Специалистами в области управления Специалистами в области управления документами;документами;

Руководством;Руководством; Администраторами системы управления Администраторами системы управления

документами;документами; Сотрудниками организации.Сотрудниками организации.

67

Мониторинг – система наблюдения и Мониторинг – система наблюдения и контроля.контроля.

Задачи мониторинга:Задачи мониторинга: контроль качества и эффективности контроль качества и эффективности

работы системы управления документами;работы системы управления документами; контроль исполнения пользователями контроль исполнения пользователями

своих функций при взаимодействии с своих функций при взаимодействии с системой.системой.

68

Аудит – независимая проверка.Аудит – независимая проверка. Аудит: внутренний и внешний.Аудит: внутренний и внешний. Аудит системы управления документами Аудит системы управления документами

проводится раз в год.проводится раз в год. Необходимость проведения аудита может Необходимость проведения аудита может

быть вызвана определенным событием. быть вызвана определенным событием. Аудит призван контролировать выполнение Аудит призван контролировать выполнение принятых в организации норм и правил в принятых в организации норм и правил в сфере управления документами, сфере управления документами, соответствие их поставленным целям и соответствие их поставленным целям и соответствие законодательству присоответствие законодательству при осуществлении операцийосуществлении операций..

69

Аудит призван контролировать Аудит призван контролировать выполнение принятых в организации норм выполнение принятых в организации норм и правил в сфере управления и правил в сфере управления документами, соответствие их документами, соответствие их поставленным целям и соответствие поставленным целям и соответствие законодательству при осуществлении законодательству при осуществлении операций.операций.

70

Если организация работает по СМК, Если организация работает по СМК, порядок и периодичность проведения порядок и периодичность проведения аудита устанавливаются Руководством по аудита устанавливаются Руководством по качеству.качеству.

В противном случае организации следует В противном случае организации следует разработать и утвердить нормативный разработать и утвердить нормативный документ, определяющий порядок документ, определяющий порядок проведения аудита.проведения аудита.

71

• Проведение мониторинга и аудита Проведение мониторинга и аудита предусматривает документирование всех предусматривает документирование всех действий и их результатов.действий и их результатов.

• Результаты е мониторинга отражаются в Результаты е мониторинга отражаются в системных протоколах (отчетах).системных протоколах (отчетах).

• Результаты аудита отражаются в Результаты аудита отражаются в заключениизаключении, содержащем при , содержащем при необходимости рекомендации необходимости рекомендации (предложения) по модификации системы (предложения) по модификации системы управления документами.управления документами.

72

Долгосрочная программа обучения в Долгосрочная программа обучения в области управления документами;области управления документами;

Обучение управлению документами Обучение управлению документами должно охватывать всех должно охватывать всех руководящих, руководящих, штатных, временных работников, лиц, штатных, временных работников, лиц, работающим на общественных началах работающим на общественных началах и м других лиц.и м других лиц.

73

Документ должен быть:Документ должен быть: -- аутентичным;аутентичным; -- достоверным;достоверным; -- целостным;целостным; -- пригодным для использования.пригодным для использования.

74

Организации должны:Организации должны: -- разрабатывать разрабатывать перечни документовперечни документов

для каждого процесса деловой деятельности для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей и требования к информации, подлежащей включению в документы; включению в документы;

-- форму и структуруформу и структуру создаваемых и создаваемых и включаемых в систему документов;включаемых в систему документов;

-- требования к требования к составу метаданныхсоставу метаданных, их , их структуре и управлению ими;структуре и управлению ими;

75

• П. 7.2.1. стандарта:П. 7.2.1. стандарта:• Документ должен содержать или Документ должен содержать или

постоянно быть связан с метаданными, постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции совершаемые с отражающими операции совершаемые с документом в процессе деловой документом в процессе деловой деятельности. При этом:деятельности. При этом:

• а) структура документа, его формат и а) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими взаимосвязи между составляющими документ элементами, должна оставаться документ элементами, должна оставаться неизменной, не искаженной метаданными,неизменной, не искаженной метаданными,

76

• П. 7.2.1. стандарта:П. 7.2.1. стандарта:• б) в метаданных о документе б) в метаданных о документе должен быть должен быть

отражен контекст его создания, получения и отражен контекст его создания, получения и использования документа (в том числе процесс использования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),данной операции и ее участники),

• в) в метаданных о документе в) в метаданных о документе должны быть должны быть представлены связи между отдельными представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.единый комплекс документов.

77

• Следовательно, положения стандарта Следовательно, положения стандарта устанавливают требования кустанавливают требования к электронным документам:электронным документам:

• - документам, созданным в электронно-- документам, созданным в электронно-цифровой форме;цифровой форме;

• - документам, созданным на бумажном - документам, созданным на бумажном носителе, но введенным в систему носителе, но введенным в систему управления документами методом управления документами методом сканирования.сканирования.

78

Правила создания документов и Правила создания документов и метаданных о документах и их включения метаданных о документах и их включения в систему управления документами в систему управления документами должны быть инкорпорированы в должны быть инкорпорированы в процедуры, регулирующие все процессы процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления требуется доказательство осуществления действий.действий.

79

Стандарт устанавливает:Стандарт устанавливает: - общие положения;- общие положения; - характеристики систем управления - характеристики систем управления

документами;документами; - методику проектирования и внедрения - методику проектирования и внедрения

системы управления документами.системы управления документами.

80

Стратегия внедрения системы управления Стратегия внедрения системы управления документами основывается на:документами основывается на:

- принципах политики, процедурах и - принципах политики, процедурах и правилах документирования, правилах документирования,

- проектировании и внедрении систем - проектировании и внедрении систем управления документами, управления документами, соответствующих текущим потребностями соответствующих текущим потребностями организации и нормативной среде.организации и нормативной среде.

81

Процедура внедрения системы Процедура внедрения системы управления документами по ГОСТ Р ИСО управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в целом, соответствует 15489-1-2007, в целом, соответствует ГОСТ 34.601-90 «Информационная ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии Автоматизированные системы. Стадии создания».создания».

82

• 8 стадий создания АС:8 стадий создания АС:• 1. Формирование требований к АС;1. Формирование требований к АС;• 2. Разработка концепции АС;2. Разработка концепции АС;• 3. Техническое задание (ТЗ);3. Техническое задание (ТЗ);• 4. Эскизный проект;4. Эскизный проект;• 5. Технический проект;5. Технический проект;• 6. Рабочая документация;6. Рабочая документация;• 7. Ввод в действие;7. Ввод в действие;• 8. Сопровождение АС.8. Сопровождение АС.

83

1. Предварительное 1. Предварительное обследование;обследование;

2. Анализ деловой 2. Анализ деловой деятельности;деятельности;

3. Определение 3. Определение требований к требований к документам;документам;

4. Оценка 4. Оценка существующих существующих систем;систем;

5. Обеспечение 5. Обеспечение соблюдения соблюдения требований к требований к документам;документам;

6. Проектирование 6. Проектирование системы;системы;

7. Внедрение 7. Внедрение системы;системы;

8. Обследование 8. Обследование после внедрения.после внедрения.

84

Процессы управления документами:Процессы управления документами: - экспертиза документной информации;- экспертиза документной информации; - определение сроков хранения документов;- определение сроков хранения документов; - включение документов в систему управления - включение документов в систему управления

документами;документами; - регистрация;- регистрация; - классификация;- классификация; - индексирование;- индексирование; - хранение и обращение с документами;- хранение и обращение с документами; - доступ;- доступ; - контроль документооборота;- контроль документооборота; - отбор и передача документов на последующее хранение - отбор и передача документов на последующее хранение

или уничтожение;или уничтожение; - документирование процессов управления документами.- документирование процессов управления документами.

85

Организационные мероприятия:Организационные мероприятия: 1. Создание рабочей группы по подготовке 1. Создание рабочей группы по подготовке

плана организационно-технических плана организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта;мероприятий по внедрению стандарта;

2. Издание приказа о внедрении ГОСТ Р ИСО 2. Издание приказа о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 и утверждение плана;15489-1–2007 и утверждение плана;

4. Реализация мероприятий, 4. Реализация мероприятий, предусмотренных планом организационно-предусмотренных планом организационно-технических мероприятий;технических мероприятий;

3. Приемка результатов внедрения ГОСТ Р 3. Приемка результатов внедрения ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007.ИСО 15489-1–2007.

4. Акт о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1-4. Акт о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.2007.

86

Рабочая группа:Рабочая группа: Председатель - заместитель руководителя Председатель - заместитель руководителя

организации, курирующий вопросы информации организации, курирующий вопросы информации и документации;и документации;

Члены: руководитель службы ДОУ, Члены: руководитель службы ДОУ, руководитель архива организации (работник, руководитель архива организации (работник,

ответственный за архив), ответственный за архив), руководитель подразделения менеджмента руководитель подразделения менеджмента

качества, качества, руководитель подразделения информационных руководитель подразделения информационных

технологий. технологий. В состав рабочей группы могут включаться В состав рабочей группы могут включаться

специалисты функциональных подразделений специалисты функциональных подразделений организации. организации.

87

План организационно-технических мероприятийПлан организационно-технических мероприятий 1. Совершенствование и развитие организационно-1. Совершенствование и развитие организационно-

функциональной структуры службы ДОУ; функциональной структуры службы ДОУ; 2.2. Совершенствование и развитие нормативной базы Совершенствование и развитие нормативной базы

ДОУ организации; ДОУ организации; 3.3. Совершенствование и развитие процессов Совершенствование и развитие процессов

документационного обеспечения деятельности документационного обеспечения деятельности организации; организации;

4.4. Совершенствование (внедрение) и развитие Совершенствование (внедрение) и развитие систем управления документами в организации;систем управления документами в организации;

5.5. Мониторинг и аудит системы управления Мониторинг и аудит системы управления документами;документами;

6.6. Обучение работников организацииОбучение работников организации

88

Устанавливаются требования к:Устанавливаются требования к: - созданию документов;- созданию документов; - хранению документов;- хранению документов; - доступу к документам;- доступу к документам; - обеспечению сохранности документов;- обеспечению сохранности документов; - системам управления документами;- системам управления документами; - инструментам и процедурам управления - инструментам и процедурам управления


89

Стандарт устанавливает принципы поддержки Стандарт устанавливает принципы поддержки и управления метаданными, необходимыми и управления метаданными, необходимыми для управления документами.для управления документами.

Эти принципы применяются к:Эти принципы применяются к: - документам и их метаданным;- документам и их метаданным; - всем процессам, которые их затрагивают;- всем процессам, которые их затрагивают; - любой системе, в которой они хранятся;- любой системе, в которой они хранятся; - любой организации, ответственной за - любой организации, ответственной за

управление ими.управление ими.

90

ЕВРОПЕЙСКИЙ ОПЫТ РАЗРАБОТКИ ЕВРОПЕЙСКИЙ ОПЫТ РАЗРАБОТКИ ТРЕБОВАНИЙ К УПРАВЛЕНИЮ ТРЕБОВАНИЙ К УПРАВЛЕНИЮ

ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

1.1. Европейские Типовые Европейские Типовые требования к управлению требования к управлению электронными документами электронными документами

2.2. Опыт Республики Польши по Опыт Республики Польши по созданию архивов созданию архивов электронных документовэлектронных документов

1. Европейские Типовые требования к управлению 1. Европейские Типовые требования к управлению электронными документамиэлектронными документами

MoModel del ReqRequirements for the uirements for the Management Management of of Electronic Electronic Records Records

(сокращенно - (сокращенно - MoReqMoReq););

92

Система управления электронными документами Система управления электронными документами (СУЭД)(СУЭД)

СУЭД не может быть эффективна, пока она СУЭД не может быть эффективна, пока она дублирует бумажный документооборотдублирует бумажный документооборот

Исполнитель Исполнитель

СУЭД позволяет быстро передать электронный документ

НО: все равно передается и бумажный документ

93

Система управления электронными документами Система управления электронными документами (СУЭД)(СУЭД)

Технически безбумажный документооборот Технически безбумажный документооборот возможен.возможен.

Возникает вопрос Возникает вопрос довериядоверия к СУЭД. к СУЭД.

Исполнитель Исполнитель

СУЭД позволяет быстро передать электронный документ

Устранить бумажный документ!

94

Возникает вопрос о доверии к СУЭДВозникает вопрос о доверии к СУЭД

Внутри:Внутри: РуководствоРуководство ИсполнителиИсполнители

Доверие к Доверие к поставщику ПО, поставщику ПО, службе ИТ -службе ИТ -внутренний внутренний регламентрегламент

Внешнее окружение:Внешнее окружение: КонтрагентыКонтрагенты Компетентные органыКомпетентные органы

Нужно формальное Нужно формальное подтверждение - подтверждение - СЕРТИФИКАТСЕРТИФИКАТ

Сертификация АСЭДСертификация АСЭД

Сертификация СУЭДСертификация СУЭД

Способом создания доверия к системам Способом создания доверия к системам управления электронными документами управления электронными документами является их сертификация. является их сертификация.

Сертификация должна опираться и на Сертификация должна опираться и на четкие общепризнанные критерии четкие общепризнанные критерии оценки функциональных возможностей оценки функциональных возможностей системы.системы.

У нас в стране таких инструментов пока У нас в стране таких инструментов пока не выработано. не выработано.

97

Что дает сертификация?Что дает сертификация?

Для потребителя:Для потребителя: Гарантия качества продуктаГарантия качества продукта Возможность предъявить электронный Возможность предъявить электронный

документ как доказательстводокумент как доказательство Для производителяДля производителя

Конкурентное преимуществоКонкурентное преимущество Доступ на регулируемые рынкиДоступ на регулируемые рынки

98

История создания История создания MoReqMoReq

1996 г. - Форум 1996 г. - Форум DLMDLM (сокращение от французского “(сокращение от французского “Données Données

Lisibles par MachineLisibles par Machine” - ” - “машиночитаемые документы”). , “машиночитаемые документы”). ,

Форум Форум DLMDLM действует на основе действует на основе решения Совета Европы от 17.06.1994 решения Совета Европы от 17.06.1994

99


Разработка типовых требований Разработка типовых требований была поручена была поручена European European Commission Enterprise DGCommission Enterprise DG’’s s Interchange of Data between Interchange of Data between AdministrationsAdministrations ( (IDAIDA).).

100


По результатам открытого конкурса По результатам открытого конкурса разработка требований разработка требований

(под названием «спецификация») (под названием «спецификация») была выполнена компанией была выполнена компанией

Cornwell Affiliates plcCornwell Affiliates plc (Великобритания)(Великобритания) в 2001 г.в 2001 г.

101


MoReq широко использовалась как в MoReq широко использовалась как в Европе, так и за ее пределами. Европе, так и за ее пределами.

В связи с развитием информационных В связи с развитием информационных технологий, повлиявших на технологий, повлиявших на распространение и использование распространение и использование электронных документов, была электронных документов, была подготовлена новая версия подготовлена новая версия MoReqMoReq - -MoReqMoReq2, утвержденная в начале 2008 г. 2, утвержденная в начале 2008 г.

102

MoReqMoReq22

MoReqMoReq2 учитывает технологические 2 учитывает технологические изменения, новые стандарты и опыт, изменения, новые стандарты и опыт, накопленный за последние годы. накопленный за последние годы.

MoReqMoReq2 представляет собой 2 представляет собой эволюционное обновление эволюционное обновление первоначальной версии первоначальной версии MoReqMoReq..

103

MoReqMoReq22 – не первая спецификация– не первая спецификация……

RDIM1996

DOD 5015.21997

NOARK-41999

PRO1999

Protocollo2000

VERS2000

MoReq2001

MoReqMoReq2 это:2 это:

… “… “стандартстандарт” ” который объясняет, который объясняет, что система управления что система управления электронными документамиэлектронными документамиобязательно должна делать.обязательно должна делать.

105

СтруктураСтруктура MoReq2 MoReq2::

Базовый модуль

Опциональные модули

Опциональные модулиОпциональные модули

Обязательные требования

Рекомендательныетребования

Обязательные

требования

РекомендательныетребованияОбязательн

ые требования

Рекомендательные

требованияОбязательные


Рекомендательные


106

Базовый модуль Базовый модуль MoReq2MoReq2

ВВЕДЕНИЕ;ВВЕДЕНИЕ; ОБЗОР ТРЕБОВАНИЙ К СУЭД;ОБЗОР ТРЕБОВАНИЙ К СУЭД; СХЕМА КЛАССИФИКАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ СХЕМА КЛАССИФИКАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ

ДЕЛ);ДЕЛ); УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ И БЕЗОПАСНОСТЬ;УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ И БЕЗОПАСНОСТЬ; ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОТБОР И ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОТБОР И

ПЕРЕДАЧА;ПЕРЕДАЧА; ПРОЦЕСС РЕГИСТРАЦИИ И РАЗМЕЩЕНИЕ ПРОЦЕСС РЕГИСТРАЦИИ И РАЗМЕЩЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВ; ДОКУМЕНТОВ; ИДЕНТИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ИДЕНТИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ

ОБЪЕКТОВ;ОБЪЕКТОВ; ПОИСК, ИЗВЛЕЧЕНИЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЕ;ПОИСК, ИЗВЛЕЧЕНИЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЕ; АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ.АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ.

107

Опционные модули Опционные модули MoReq2MoReq2

Управление делами и документами на Управление делами и документами на материальных носителях (неэлектронными); материальных носителях (неэлектронными);

Выведение документов на материальных Выведение документов на материальных носителях из обращения;носителях из обращения;

Управление документами и работа в Управление документами и работа в сотрудничестве; сотрудничестве;

Интеграция с системами управления Интеграция с системами управления содержимым; содержимым;

Электронная подпись, шифрование, Электронная подпись, шифрование, управление правами на цифровую управление правами на цифровую интеллектуальную собственность;интеллектуальную собственность;

Интеграция факса и др.Интеграция факса и др.

108

MoReq2MoReq2

В В MoReq2MoReq2 также включены: также включены: ТРЕБОВАНИЯ К МЕТАДАННЫМ ТРЕБОВАНИЯ К МЕТАДАННЫМ

(принципы, основные требования к (принципы, основные требования к метаданным);метаданным);

СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ (глоссарий, модель “Сущность-Связь”, (глоссарий, модель “Сущность-Связь”,

модель управления доступом) модель управления доступом)

109

Основные положения Основные положения MoReq2MoReq2

MoReq2MoReq2:: - основывается на международных - основывается на международных

стандартах, в частности, на ИСО 15489-стандартах, в частности, на ИСО 15489-1:2001;1:2001;

- создает условия для тестирования и - создает условия для тестирования и сертификации программного обеспечения;сертификации программного обеспечения;

- основное внимание уделяет - основное внимание уделяет функциональным требованиям к системам функциональным требованиям к системам управления электронными документами; управления электронными документами;

110

Основана на принятых и Основана на принятых и проработанных документахпроработанных документах

PRO Specification

Dublin Core Metadata Set

Pittsburgh Metadata

ICA Guide for Managing

DLM Forum Guide

ISAD(G)

UBC-MAS Project

ISO 15489

R/DIM

BSI PD 0008

US DoD 5015.2


MoReq2MoReq2:: - может применяться в государственных и - может применяться в государственных и

негосударственных организациях, имеющих негосударственных организациях, имеющих намерение внедрить СУЭД или желающих намерение внедрить СУЭД или желающих оценить возможности используемых ими оценить возможности используемых ими систем;систем;

имеет универсальный характер и не несет в имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. себе какой-либо национальной специфики.

112


MoReq2MoReq2:: - не распространяется на документы на - не распространяется на документы на

материальных носителях (бумаге и др. материальных носителях (бумаге и др. аналоговых носителях - микрофишах, аналоговых носителях - микрофишах, аудиокассетах и др.);аудиокассетах и др.);

- для управления документами на - для управления документами на материальных носителях СУЭД должна быть материальных носителях СУЭД должна быть способна регистрировать и управлять способна регистрировать и управлять метаданными о них.метаданными о них.

113

Тестирование на соответствие Тестирование на соответствие MoReq2MoReq2

3.4.25. СУЭД обязательно должна быть снабжена средствами построения отчетности для предоставления статистики лицам, выполняющим роли администраторов по всем аспектам деятельности в схеме классификации, включая число и размеры классов, дел, томов, разделов или документов, созданных, закрытых или удаленных за данный период.

Д

3.4.26. СУЭД должна предоставлять возможность построения отчетов “на лету” по всем аспектам работы со схемой классификации.

В

3.4.27. Любой пользователь, работающий с классом, делом или документом, обязательно должен иметь возможность изучения содержания этого класса, дела или документа, или другими словами, метаданных и родительского дела или класса(ов); и должен иметь возможность перемещаться к этим родителям из класса, дела или документа.

Д

114

Требования Требования MoReq2MoReq2: тестируемость: тестируемость

Тестируемые формальноТестируемые формально• ПРИМЕР: СУЭД должна позволять иметь по ПРИМЕР: СУЭД должна позволять иметь по

крайней мере четыре иерархических уровня в крайней мере четыре иерархических уровня в схеме классификациисхеме классификации

Не тестируемыеНе тестируемые• ПРИМЕР: СУЭД должна поддерживать схему ПРИМЕР: СУЭД должна поддерживать схему

классификации деловой деятельности классификации деловой деятельности организацииорганизации

Частично тестируемыеЧастично тестируемые• ПРИМЕР: СУЭД не должна ограничивать число ПРИМЕР: СУЭД не должна ограничивать число

уровней в иерархииуровней в иерархии

Универсальный характер Универсальный характер MoReq2MoReq2

Спецификация имеет универсальный характер и Спецификация имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной не несет в себе какой-либо национальной специфики. специфики.

НО: в MoReq2 предусмотрена так называемая НО: в MoReq2 предусмотрена так называемая «нулевая глава», позволяющая каждой стране, «нулевая глава», позволяющая каждой стране, применяющей типовые требования, описать в применяющей типовые требования, описать в ней требования, отражающие национальные ней требования, отражающие национальные особенности применения систем управления особенности применения систем управления электронными документами.электронными документами.

116

Терминология Терминология MoReq2MoReq2

Глава 2 - основные термины и их Глава 2 - основные термины и их определения, используемые в рамках определения, используемые в рамках данной спецификации, с данной спецификации, с соответствующими пояснениями. соответствующими пояснениями.

Глава13 - «Глоссарий» - все термины, Глава13 - «Глоссарий» - все термины, используемые в спецификации.используемые в спецификации.

117


Термины, включенные в ИСО 15489, даны в Термины, включенные в ИСО 15489, даны в определениях данного стандарта.определениях данного стандарта.

Центральные понятия:Центральные понятия: - официальный документ (- официальный документ (record)record), , - неофициальный документ (- неофициальный документ (document)document),, - компонент документа,- компонент документа, - дело (в нескольких значениях),- дело (в нескольких значениях), - система управления документами и др.- система управления документами и др.

118


Процесс регистрации (Процесс регистрации (capturecapture) - ) - обозначает весь комплекс действий при обозначает весь комплекс действий при

включении документа в систему, в том числе включении документа в систему, в том числе заполнение РК, сканирование и размещение заполнение РК, сканирование и размещение электронного документа в СУЭД. электронного документа в СУЭД.

Аналогичного столь широкого термина для Аналогичного столь широкого термина для обозначения этого комплекса действий в обозначения этого комплекса действий в российской практике нет. Термин наиболее часто российской практике нет. Термин наиболее часто используется в значении размещения документа используется в значении размещения документа в СУЭД и сохранения ценной информации его в СУЭД и сохранения ценной информации его метаданных.метаданных.

119

Метаданные документаМетаданные документа

Метаданные (Метаданные (metadatametadata) - информация, ) - информация, описывающая контекст, содержание, описывающая контекст, содержание, структуру документов и процесс управления структуру документов и процесс управления ими (по ИСО 15489).ими (по ИСО 15489).

Документ должен содержать или постоянно Документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими быть связан с метаданными, отражающими операции совершаемые с документом в операции совершаемые с документом в процессе деловой деятельности (ИСО 15489, процессе деловой деятельности (ИСО 15489, п. 7.2.1.)п. 7.2.1.)

120

Метаданные документаМетаданные документа

MoReq2MoReq2 устанавливает минимальные устанавливает минимальные требования к составу метаданных, при этом, требования к составу метаданных, при этом, согласно согласно MoReq2MoReq2, СУЭД не должна , СУЭД не должна устанавливать никаких практических устанавливать никаких практических ограничений на число элементов ограничений на число элементов метаданных. метаданных.

Приложение 9. Модель метаданныхПриложение 9. Модель метаданных

121

2. Опыт Республики Польши по созданию архивов

электронных документов

122

Нормативная базаНормативная база

Закон от 18.02.2001 «Об электронной Закон от 18.02.2001 «Об электронной подписи»;подписи»;

Закон от 17.01.2005 «Об информатизации Закон от 17.01.2005 «Об информатизации деятельности органов, осуществляющих деятельности органов, осуществляющих публичные функции». публичные функции».

Закон от Закон от 1414.07..07.1983 1983 «О национальном фонде «О национальном фонде Республики Польша и архивах»; Республики Польша и архивах»;

123


Постановления Совета Министров:Постановления Совета Министров: «О минимальных требованиях, предъявляемых к «О минимальных требованиях, предъявляемых к

телеинформационным системам» (11.10.2005) ; телеинформационным системам» (11.10.2005) ; «О минимальных требованиях по отношению к «О минимальных требованиях по отношению к

публичным реестрам и обмену информацией в публичным реестрам и обмену информацией в электронном виде» (11.10.2005) ; электронном виде» (11.10.2005) ;

«Об организационно-технических условиях «Об организационно-технических условиях доставки электронных документов субъектам доставки электронных документов субъектам публичной деятельности» (публичной деятельности» (2929.09..09.20052005)) ;;

124


Распоряжения министра внутренних Распоряжения министра внутренних дел и администрации:дел и администрации:

«О технических требованиях, «О технических требованиях, предъявляемых к форматам записи и предъявляемых к форматам записи и машинным носителям данных, на которых машинным носителям данных, на которых зафиксированы архивные документы, зафиксированы архивные документы, передаваемые на хранение в передаваемые на хранение в государственные архивы» (02.11.2006 );государственные архивы» (02.11.2006 );

125


Распоряжения министра внутренних Распоряжения министра внутренних дел и администрации:дел и администрации:

«По вопросу об обязательных элементах «По вопросу об обязательных элементах структуры электронных документов» структуры электронных документов» (30.10.2006 );(30.10.2006 );

«О подробных правилах электронного «О подробных правилах электронного документооборота» (30.10.2006);документооборота» (30.10.2006);

«О составлении и доставке писем в «О составлении и доставке писем в электронном виде» (27.11.2006 ).электронном виде» (27.11.2006 ).

126


Перечисленные документы создали Перечисленные документы создали конкретные условия для применения конкретные условия для применения электронных документов в электронных документов в деятельности «публичных админист-деятельности «публичных админист-раций» (государственных органов).раций» (государственных органов).

127


Распоряжение министра внутренних Распоряжение министра внутренних дел и администрации от 30.10.2006 дел и администрации от 30.10.2006 «О «О подробных правилахподробных правилах электронного электронного документооборота» документооборота» принято по принято по соглашению с Генеральной дирекцией соглашению с Генеральной дирекцией государственных архивов Польши.государственных архивов Польши.

128

Распоряжение от 30.10.2006 Распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах«О подробных правилах электронного документооборота» электронного документооборота»

Принято по соглашению с Генеральной Принято по соглашению с Генеральной дирекцией государственных архивов дирекцией государственных архивов Польши.Польши.

Документ устанавливает правила Документ устанавливает правила долгосрочного хранения электронных долгосрочного хранения электронных документов и отношения организации-документов и отношения организации-источника комплектования и источника комплектования и государственного архива.государственного архива.

129

Наиболее важные положения Наиболее важные положения

1. Создание, оборот электронных документов 1. Создание, оборот электронных документов и их метаданных ведётся с использовании и их метаданных ведётся с использовании информационной системы.информационной системы.

2. Электронные документы должны иметь 2. Электронные документы должны иметь определённую законодательством структуру определённую законодательством структуру ((обязательные элементы структурыобязательные элементы структуры))..

3. Электронные документы существуют 3. Электронные документы существуют только в связи с их метаданными.только в связи с их метаданными.

130


Установлены Установлены требования к требования к информационной системе:информационной системе:

обеспечивает целостность содержания обеспечивает целостность содержания документов и их метаданныхдокументов и их метаданных, ,

предохраняет документы от предохраняет документы от несанкционированного удаления несанкционированного удаления документов из системыдокументов из системы, ,

131


-- обеспечивает бесперебойный и обеспечивает бесперебойный и эффективный доступ к документам и эффективный доступ к документам и поиск документовпоиск документов;;

-- предоставляет возможность предоставляет возможность прочесть метаданные любого прочесть метаданные любого документадокумента;;

-- идентифицирует пользователей и идентифицирует пользователей и документирует изменения, вводимые документирует изменения, вводимые ими в документы и метаданныеими в документы и метаданные;;

132


-- обеспечивает контроль за доступом обеспечивает контроль за доступом пользователей к документам и пользователей к документам и метаданнымметаданным;;

-- предоставляет возможность предоставляет возможность воспроизведения документов, воспроизведения документов, созданных в информационной системесозданных в информационной системе;;

-- сохраняет структуру документов и сохраняет структуру документов и метаданных, установленную метаданных, установленную нормативными актаминормативными актами;;

-- обеспечивает воспроизведение обеспечивает воспроизведение хода делхода дел;;

133


- поддерживает действия, связанные с - поддерживает действия, связанные с классификацией, систематизацией и классификацией, систематизацией и группировкой документов в дела на группировкой документов в дела на основании номенклатуры делосновании номенклатуры дел; ;

- поддерживает и документирует - поддерживает и документирует процесс процесс уничтожения документов уничтожения документов временного хранения;временного хранения;

134


- поддерживает действия, связанные с - поддерживает действия, связанные с подготовкой подготовкой документов документов постоянного хранения и постоянного хранения и метаданныхметаданных к передаче на хранение к передаче на хранение в государственный архив;в государственный архив;

- предоставляет возможность - предоставляет возможность получать и пересылать документы в получать и пересылать документы в другие информационные системы.другие информационные системы.

135

Хранение электронных документовХранение электронных документов

Срок хранения документов по месту Срок хранения документов по месту создания до передачи на постоянное создания до передачи на постоянное хранение в государственный архив:хранение в государственный архив:

- документов на бумажном носителе - - документов на бумажном носителе - 25 лет, 25 лет,

- электронных документов – 10 лет.- электронных документов – 10 лет. Первые электронные документы начнут Первые электронные документы начнут

поступать на хранение в поступать на хранение в государственные архивы после 2016 г. государственные архивы после 2016 г.

136

Хранение электронных документовХранение электронных документов

Хранение электронных документов в Хранение электронных документов в государственном архиве должно государственном архиве должно осуществляться осуществляться в информационной в информационной системе (ИС) государственного архива.системе (ИС) государственного архива.

Передача документовПередача документов организацией-организацией-фондообразователем должна фондообразователем должна осуществляется по информационно-осуществляется по информационно-телекоммуникационным каналам, т.е. из ИС телекоммуникационным каналам, т.е. из ИС организации (органа власти) в ИС организации (органа власти) в ИС государственного архива.государственного архива.

137

Информационная система государственного Информационная система государственного архиваархива

ИС разработана по договору польской ИС разработана по договору польской фирмой – разработчиком программного фирмой – разработчиком программного обеспечения.обеспечения.

Центральный комплекс ИС установлен Центральный комплекс ИС установлен в Генеральной дирекции гос. архивов в Генеральной дирекции гос. архивов Польши, периферийные комплексы – в Польши, периферийные комплексы – в управлениях воеводств.управлениях воеводств.

138

Информационная система государственного Информационная система государственного архиваархива

В концеВ конце 2006 2006 г. было проведено г. было проведено тестирование системы (экспериментальная тестирование системы (экспериментальная проверка), в котором принимали участие проверка), в котором принимали участие :: Правительство города ЧенстоховаПравительство города Ченстохова Правительство города ХожуваПравительство города Хожува Генеральная дирекция государственных Генеральная дирекция государственных

архивов Польши.архивов Польши.

Тестирование прошло успешно. Тестирование прошло успешно.

139

Передача электронных документов на Передача электронных документов на государственное хранениегосударственное хранение

Электронные документы передаютсяЭлектронные документы передаются:: в формате, в котором они созданы и в формате, в котором они созданы и

хранились вхранились в делопроизводстве;делопроизводстве; вместе с метаданным, записанными в вместе с метаданным, записанными в XMLXML--

формате;формате; для передачи электронные документы для передачи электронные документы

формируются в «архивную пачку», или формируются в «архивную пачку», или «архивную посылку».«архивную посылку».

140


Архивная пачка – несжатый файлАрхивная пачка – несжатый файл *.tar *.tar , , совокупность трех папок:совокупность трех папок:

• ДокументыДокументы

Метаданные документовМетаданные документов

Дела (опись дел)Дела (опись дел)

141

Архивная пачкаАрхивная пачка

При формировании архивной пачки:При формировании архивной пачки: одному электронному документу отвечает одному электронному документу отвечает

только один файл только один файл XMLXML с метаданными с метаданными; ; Заголовок документа такой же, как у Заголовок документа такой же, как у

файла,файла, содержащего метаданные содержащего метаданные документа в документа в XMLXML-формате;-формате;

папка «Дела» содержит метаданные дел папка «Дела» содержит метаданные дел или других групп документов.или других групп документов.

Архивная пачка, включающая три папки, Архивная пачка, включающая три папки, подписывается ЭЦП и содержит контрольное подписывается ЭЦП и содержит контрольное число.число.

142


Архив органа власти

(ведомственный архив)

Государственный архив

Технический (цифровой)

архив

143


Для передачи электронных документов Для передачи электронных документов создаются электронные почтовые создаются электронные почтовые ящики:ящики:

- в государственном органе;- в государственном органе; - в государственном архиве;- в государственном архиве; - в техническом архиве;- в техническом архиве; - в ИС («суперящик»).- в ИС («суперящик»).

144


Архив государственного органа Архив государственного органа формирует приёмо-сдаточный акт на формирует приёмо-сдаточный акт на архивные электронные документы архивные электронные документы ((в в виде файла виде файла XML XML с определенной с определенной структуройструктурой). ).

145

Процесс передачиПроцесс передачи ( (схемасхема))

Технический архивГосударственный

архив

Фондообразователь

Эл. почт. ящик

1. создание

ящиков

Информационная система Архива электронных документов

3.п.

-с. а

кт

4. О

доб

рени

е п-

с ак

та

Эл. почт. ящик

5.ко

нтро

льн

ая

сум

ма

8. П

одтв

ерж

ден

ие

пост

упл

ения

по

сыл

ки

2. создание ящиков

7. В

вод

в с

исте

му

6.архивная посылка

6. архивная посылка

(дистанционная

передача данных)

Суперящик

Эл. почт. ящик Эл. почт. ящик

146

Диаграмма процесса ввода архивных документовДиаграмма процесса ввода архивных документовв ИСв ИС

Ящик публичного учреждения

Ящик ИС Ящик государственного

архива

Ящик технического

архива

1. ввод п-с акта2. одобрение п-с акта

3. ввод контрольной суммы

4. доставка архивной посылки5. ввод архивной посылки

6. подтверждение получения

архивной посылки

147

Процедура передачи электронных документов на Процедура передачи электронных документов на хранение в государственный архивхранение в государственный архив

1. Орган гос. власти готовит опись дел по 1. Орган гос. власти готовит опись дел по электронным документам и по электронным документам и по информационно-телекоммуникационной сети информационно-телекоммуникационной сети передает в гос. архив. передает в гос. архив.

2. ИС гос. архива проверяет опись с 2. ИС гос. архива проверяет опись с технической точки зрения. Если в ней не технической точки зрения. Если в ней не обнаружено ошибок, опись проверяется и обнаружено ошибок, опись проверяется и согласовывается государственным архивом.согласовывается государственным архивом.

148


3. ИС направляет в орган власти 3. ИС направляет в орган власти уведомление об одобрении описи; уведомление об одобрении описи;

4. Орган государственной власти, получив 4. Орган государственной власти, получив информацию об одобрении описи, готовит информацию об одобрении описи, готовит «архивную пачку» (документы, метаданные, «архивную пачку» (документы, метаданные, дела) для передачи на хранение в дела) для передачи на хранение в государственный архив, готовит приёмо-государственный архив, готовит приёмо-сдаточный акт;сдаточный акт;

149


5. «Архивная пачка», подписанная ЭЦП, с 5. «Архивная пачка», подписанная ЭЦП, с контрольным числом пересылается по ИТК в контрольным числом пересылается по ИТК в гос. архив (технический архив) на хранение.гос. архив (технический архив) на хранение.

6. Технический архив проверяет полученную 6. Технический архив проверяет полученную архивную пачку на соответствие полученных архивную пачку на соответствие полученных материалов контрольной сумме материалов контрольной сумме (контрольному числу), приёмо-сдаточному (контрольному числу), приёмо-сдаточному акту, правилам записи метаданных;акту, правилам записи метаданных;

150


В государственном архиве (техническом В государственном архиве (техническом

архиве) поступившие электронные документы архиве) поступившие электронные документы помещаются на хранение.помещаются на хранение.

151


Весь информационный обмен, включая Весь информационный обмен, включая передачу описей на документы, передачу описей на документы, приёмо-сдаточных актов и самих приёмо-сдаточных актов и самих документов осуществляется по ИТК. документов осуществляется по ИТК. Документы заверяются ЭЦП.Документы заверяются ЭЦП.

В ИС реализованы функции поиска В ИС реализованы функции поиска документов, доступ предоставляется документов, доступ предоставляется уполномоченным лицам.уполномоченным лицам.

152

Благодарю за вниманиеБлагодарю за внимание

[email protected]

www.vniidad.ruwww.vniidad.ru

Методологические аспекты управления электронными документами ИЖЕВСК 27.04.2011

Documents