Формирование системы менеджмента качества в ЮФУ

Философия качества и проблемы внедрения формализованной системы

Дефицит ресурсов и дефицит осознания ресурсов – две разные проблемы. Любые материальные и финансовые условия, как правило, воспринимаются недостаточными (пример – финансирование нацпроекта в ЮФУ), ресурс качества – недооценен и недоосознан…

Наиболее аллергично в сообществе менеджеров ЮФУ воспринимаются: 1) «новояз» СМК, 2) выраженные в «чужеродных» терминах принципы СМК. Словарь утвержден национальным стандартом качества (нормативная данность), но выраженная им система описаний («бизнес-процессы», «продукция») апеллирует к новой для вуза философии.

Философия качества и проблемы внедрения формализованной системы

Суть философии качества: университет выпускает значимый для общества «продукт»

(это полученные в процессе обучения профессиональные компетенции и результаты научных исследований);

качество этого продукта должно быть обеспечено рациональной организацией процедур производства новых компетенций у потребителей образовательной услуги и производства новых научных результатов по заказу государства либо организаций (олицетворяющих общественное потребление науки) , при этом формальные признаки качества результата в обоих случаях должны быть очевидны и соответствовать принятым критериям;

все элементы технологии получения качественного результата должны быть: а) осознаны, б) формально прописаны и регламентированы, в) включены в систему цикличного контроля.

Цель разработки и внедрения СМК в ЮФУ

Демонстрация способности обеспечивать соответствие своей образовательной, научной и инновационной деятельности требованиям потребителей и применяемым нормам действующего законодательства.

Достижение удовлетворенности потребителей за счет результативного применения СМК, включая процессы ее непрерывного улучшения.

Обеспечение уверенности потребителей, руководства и персонала университета в том, что требования к качеству обучения и к системе менеджмента качества определены и выполняются.

Необходимость и преимущества внедрения СМК

1. Требования предстоящей аккредитации вуза2. Обязательное условие для заключения

госконтрактов по определенному классу НИР и ОП3. Необходимый фактор международной

аккредитации образовательных програм Сертификация системы менеджмента качества в

соответствии с международным и национальным стандартами является обязательным условием подтверждения статуса университета и дополнительным конкурентным преимуществом

Восемь принципов менеджмента качества

1. Ориентация на потребителя2. Высокая роль включенности руководства3. Вовлечение работников4. Процессный подход5. Системный подход к менеджменту6. Постоянное улучшение7. Принятие решений, основанное на фактах8. Взаимовыгодные отношения с партнерами

Области сертификации

1. Подготовка: - конкурсные процедуры по поддержке внедрения СМК (август 2008 г.)- начало процедур разработки и внедрения СМК в ЮФУ (01.11.2008 г.) - создание и введение в действие организационных структур СМК

(2008-09 г.)- создание и введение в действие внутренней нормативной базы (2008-

2009 г.)- обучение сотрудников в области СМК (2008-2009 г.) 2. Оценка СМК: - внутренний аудит СМК (15.09–06.11.2009 г.) - предварительная оценка СМК (26.10–28.10.2009 г.)- сертификация СМК (23.11–3.12. 2009 г.) - анализ СМК руководством (ноябрь-декабрь 2009 г.)3. Перспектива: - функционирование и развитие СМК (постоянно)- подтверждение соответствия международному стандарту СМК

ЮФУ(ежегодно)

Этапы сертификации

Инициирование процесса формирования СМК ЮФУ

Приказ ректора №5041 от 17.11.2008 г.«О разработке системы менеджмента качества ЮФУ в

соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2000, с учетом Типовой модели

системы качества образовательного учреждения (СКОУ) и рекомендациями IWA2:2003»

Конкурсные процедуры

15 августа 2008 г. объявлены конкурсные процедуры:

«Оказание консалтинговых услуг по разработке и внедрению системы менеджмента качества (СМК) Южного федерального университета на соответствие требованиям МС ИСО 9001:2000».

Конкурс выиграл: ООО «Аудиторско-экспертное бюро «ЭРКОН»

«Оказание услуг по проведению сертификации системы менеджмента качества Южного федерального университета на соответствие требованиям МС ИСО 9001:2000».

Конкурс выиграл: Ассоциация по сертификации «Русский Регистр»

Организационные структуры СМК

Рабочая группа по разработке и внедрению СМК ЮФУ

Представитель руководства по качеству Совет по качеству Центр менеджмента качества Уполномоченные по качеству Сертифицированные внутренние аудиторы

Внешняя нормативная база формирования СМК ЮФУ

МС ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования».

МС ИСО/ТР 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента»

IWA 2:2003 «Рекомендации по применению МС ИСО 9001:2000 в учреждениях образования»

Типовая модель системы качества образовательного учреждения (СКОУ), 2006.

Внутренняя нормативная база

Издано 20 приказов, в том числе:

1. Приказ №5041 от 17.11.2008 г. «О разработке системы менеджмента качества ЮФУ в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2000, с учетом Типовой модели системы качества образовательного учреждения (СКОУ) и рекомендациями IWA2:2003»

2. Приказ № 5675 от 15.12.2008 г. «О дополнении к приказу № 5041 от 17.11.2008 г. (Утверждение плана-графика)»

3. Приказ № 31-ОД от 10.02.2009 «Об утверждении Политики в области качества ЮФУ»

4. Приказ № 118-ОД от 21.07.2009 «О введении в действие документов СМК Южного федерального университета»

5. Приказ № 0121-ОД от 24.07.2009 г. «О создании Центра менеджмента качества ЮФУ»

6. Приказ № 4215 от 05.10.2009 г. «Об утверждении целей ЮФУ в области качества в 2009 г.» и др.

Порядок разработки и внедрения основных документов

1. Разработка документов СМК.

2. Представление и обсуждение документов на Совете по качеству.

3. Согласование документов в рабочем порядке.

4. Представление и утверждение документов на Ученом совете.

5. Введение документов в действие приказом ректора.

Заседания советов

1. Заседания совета по качеству № 1 от 25 сентября 2008 года № 2 от 16 декабря 2008 года № 3 от 25 декабря 2008 года № 4 от 20 февраля 2009 года № 5 от 10 июля 2009 года

2. Заседание ученого совета № 4 от 5 июня 2009 года № 5 от 26 июня 2009 года

Документы CМК, описывающие процессы

Иерархия документов СМК

Процессы в ЮФУ Количество документов

Процессы управления 27

Основные функциональ-ные процессы

27

Процессы менеджмента ресурсов

22

Процессы мониторинга, измерений, анализа и

улучшения6

Итого: 82

Документы СМК для прохождения процедуры сертификации

5 основных документов (из 82), введенных в действие:

Положения: • Положение о совете по качеству• Положение о представителе руководства по качеству ЮФУ

(представителе директора УНИКа по качеству)• Положение об уполномоченном по качеству структурного

подразделения ЮФУ• Положение о комиссии по качеству• Положение о группе внутренних аудиторов (контролеров) системы

менеджмента качества ЮФУ

Документы СМК для прохождения процедуры сертификации

8 основных документов (из 82), введенных в действие:

Руководство по качеству и документированные процедуры (ДП):

• Руководство по качеству• ДП «Управление документацией системы менеджмента качества» • ДП «Управление записями системы менеджмента качества» • ДП «Организация внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента

качества» • ДП «Проведение внутренних проверок системы менеджмента качества» • ДП «Управление несоответствиями» • ДП «Улучшение. Корректирующие и предупреждающие действия»• Блок-схема процесса СМК-8.2.2 «Внутренние аудиты системы менеджмента

качества»

Степень готовности документов СМК

Обучение сотрудников в области менеджмента качества

88 программ краткосрочного повышения квалификации

352352 сотрудника прошли повышение квалификации (в 2008 г. – 132 человека, в 2009 г. – 220)

Обучение проводилось в сфере управления качеством (9898 человек), аудита качества (5757), методологии и технологии СМК (197197)

Категория обучающихся: сотрудники ректората, АУП, ППС, АХП, УВП, сотрудники НИИ)

Этапы внутреннего аудита

5.09–30.09.2009 г. (учебные подразделения) 05.10–06.11.2009 г. (НИИ, АУП, АХЧ, филиалы)

Количество внутренних аудитов

Структурное Структурное подразделениеподразделение ВсегоВсего

ПодразделенияПодразделения

УчебныеУчебные НИИ, АУП, АХЧ, НИИ, АУП, АХЧ, филиалыфилиалы

ЮФУ-Центр 212 137 75

ТТИ 86 45 41

ПИ 86 67 19

ИАрхИ 25 19 6

Филиалы 5 5

Итого:Итого: 414414 273273 141141

Виды процессов

Процессы управления: Процессы стратегического управления, управления документацией и др.

Процессы менеджмента ресурсов: Процессы, в ходе которых реализуются функции управления материальными и нематериальными ресурсами, необходимыми для достижения целей процессов.

Основные функциональные процессы: Устойчивые, целенаправленные совокупности взаимосвязанных видов деятельности, реализующие задачи организации, в том числе приносящие доход.

Процессы мониторинга, измерений и улучшения: Процессы, необходимые для демонстрации способности достигать запланированных результатов и повышения результативности СМК с использованием статистических методов измерения.

Объекты аудита в ЮФУ

Процессы управления:

4.1 Система менеджмента качества. Общие требования4.2 Требования к документации5.1 Обязательства руководства5.2 Ориентация на потребителя 5.3 Политика в области качества5.4 Планирование5.5 Ответственность, полномочия и обмен информацией5.6 Анализ со стороны руководства

Объекты аудита в ЮФУ

Процессы менеджмента ресурсов: 6.1 Обеспечение ресурсами6.2 Человеческие ресурсы6.3 Инфраструктура6.4 Производственная среда

Основные функциональные процессы:7.1 Планирование выпуска обучающихся и результатов НИР, ОКР7.2 Процессы, связанные с потребителем7.3 Проектирование и разработка7.4 Закупки7.5 Обеспечение производства и обслуживания7.6 Управление оборудованием для мониторинга и измерений

Объекты аудита в ЮФУ

Процессы мониторинга, измерений и улучшения:

8.1 Измерение, анализ и улучшение. Общие положения8.2 Мониторинг и измерение8.3 Управление несоответствующими результатами8.4 Анализ данных8.5 Улучшение

Предварительные результаты внутреннего аудита процессов учебных подразделений

1923

13380

411

123

1200

1001

4749

1914

23

1467

1678

0 50 100 150

4.14.2.14.2.34.2.4

5.15.3

5.4.15.5.15.5.25.5.3

6.26.2.2

6.36.47.17.27.37.57.6

8.2.18.2.38.2.4

8.38.4

8.5.28.5.3

Количество несоответствий

Пун

кт с

танд

арта

ИСО

900

1:20

08

Количество несоответствий по основным процессам в учебных подразделениях

Предварительные результаты внутреннего аудита процессов в НИИ, АУП, АХЧ, филиалах

Количество несоответствий по основным процессам в НИИ, АУП, АХЧ, филиалах

Предварительная оценка СМК

Проведена Ассоциацией по сертификации

«Русский Регистр»

26.10–28.10.2009 г.

Результаты представлены ректору

Критических несоответствий не выявлено;

в то же время сделано большое число замечаний по документированию деятельности, пользованию

устаревшей нормативной базой и неинформированности сотрудников относительно целей и принципов СМК

Предсертификационный аудит будет проведен в ЮФУ 23_ноября_–_3_декабря_2009_г.

Анализ СМК со стороны руководства

Оцениваются: Соблюдение основных положений Политики ЮФУ в области

качества Достижение целей ЮФУ в области качества. Удовлетворенность потребителей качеством образовательных

услуг (научной продукции). Доверие потребителей и других заинтересованных сторон к

ЮФУ. Ресурсное обеспечение процессов СМК. Эффективность корректирующих и предупреждающих

действий. Меры стратегического, текущего и оперативного характера по

совершенствованию СМК. Целостность СМК при проведенных за отчетный период

изменениях организационной структуры. Наибольшие проблемы с качеством. Эффективность распределения ответственности и полномочий

руководителей.

Анализ СМК со стороны руководства

Оцениваются: Результативность внутренних аудитов и

своевременность устранения несоответствий. Предложения и рекомендации по улучшению

деятельности. Удовлетворенность качеством проведенных

закупок материалов и услуг Результаты образовательной и научно-

исследовательской деятельности Результаты маркетинговых исследований Качество деятельности университета в сравнении

с предыдущим отчетным периодом Эффективность мероприятий по подготовке и

поддержанию компетентности персонала

Рейтинг факультетов по выполнению целевых показателей развития ЮФУ, реализации задач факультетов и оснащенности УМР нового поколения

Спасибо за внимание

Представитель руководства по качеству,

проректор по УМР

Ирина Владимировна Мостовая

[email protected]