기획했던 공학도 - 어떻게 보고서를 쓸 것인가?

가천대학교 | 최성철 교수

2015. 02. 02

어떻게 보고서를 쓸 것인가?

INTRO

내가 회사에서 한 삽질

내가 있었던 곳

종합기술원 CTO 전략팀“전략” 들어가며 뭔가 있어 보이는 곳

내가 만든 보고서의 보고 대상

김기남 사장 권오현 부회장 이재용 부회장반도체 총괄 대표이사 / 기술원장

※ 오해는 마세요. 이분들께 보고자료를 만들었던 수 천명 중 한 명

실제 내가 한 업무

- 끊임없는 엑셀과의 전쟁: 수 없이 흩어진 엑셀 파일들을 정리해서 통계자료 만들기

vlookup과 Copy & Paste의 신

- 자간 & 장평 조절, 글자수 줄이기: 파워포인트, (심지어) 훈민정음 단축키의 신

- (보고자료용) 그림 그리기, 색깔 이쁘게 하기: 파워 포인트계의 밥 아저씨 등극

이거 하고 돈을 받았다고!!!

실제 내가 한 업무를 좀 더 들여다 보기

- 끊임없는 엑셀과의 전쟁 주요 연구분야, 연구분야별 예산 및 연구 인력 수 등

수 많은 통계 자료 속에는 연구소의 현황과 전략을 나타남

- 자간 & 장평 조절, 글자수 줄이기 줄어드는 글자, Compact해진 보고서에는

전략을 짧고 명료하게 표현함

- (보고자료용) 그림 그리기, 색깔 이쁘게 하기 글자가 아닌 체계적으로 정리된 그림들은

전략을 시각화하는 동시에 체계화함

회사의 전략 방향잡무 인 듯 잡무 아닌 잡무 같은 보고서에는

에 대한 이해가 숨어있음

그럼 도대체

기획부서는 보고 업무를 해야하나?

보고의 본질 in Korea

저자 쑹홍빙은

제왕의 마음을 읽지 못하면

중국 역사의 진수를 통찰할 수 없다

고 얘기합니다.

의사 결정자의 의중을 읽어

그들의 의사결정을 지원하는 것이 보고의 본질

나의 보고서는 그들의 신속한 의사결정을 지원하는

전략적 근거그들의 바쁜 시간을 생각할 때

최대한 짧고 명확하게 설명할 수 있어야 함

첫번째 주제

보고서를 위한 역량

세 가지 역량

큰 틀을 잡을 수 있는 능력 - Framework

내용을 이해하는 능력 - Contents

문서로 만드는 능력 – Writing & OA

세 가지 역량

Framework Contents

Writing & OA

스토리라인잡아내기브레인스토밍

글쓰기? 파워포인트, 엑셀은? 한글은? Communication?

애플은뭐해? IBM은?시장이얼마나커?

두번째 주제

보고서 작성의 단계

보고서의 작성 순서

보고 목적의 명확화

Contents 브레인 스토밍

스토리 라인 만들기

작성하기

리뷰하기

보고하기

보고서의 작성 실제 순서

보고 목적의 명확화

Contents 브레인 스토밍

스토리 라인 만들기

작성하기

리뷰하기

보고하기

빽도!

언제 어디로돌아갈지 모르는

과정

보고서의 작성 순서 – 모든 것은 Looping

목적정의

작성

구조화리뷰

목적정의

작성

구조화리뷰

목적정의

작성

구조화리뷰

목적정의

작성

구조화리뷰

최종보고

단계가 끝날 때 마다 산출물 Level Up

최대한 빨리 초기 산출물을 만들어서 방향성을 잡는 것이 중요

Issue의 발견 – 현황과 현안의 구분

현 황 현 안

현재의 상태

지표와 같은 통계자료

예: FTA 체결 현황

해결해야 할 문제

Action이 필요함

예: ’14년 주요 정책 현안

보고서는 현황으로부터 현안을 뽑아

그것에 대한 해결책을 정리하는 것

Issue의 발견 – 현황과 현안의 구분

현 황 현 안

현재의 상태

지표와 같은 통계자료

예: FTA 체결 현황

해결해야 할 문제

Action이 필요함

예: ’14년 주요 정책 현안

보고서는 현황으로부터 현안을 뽑아

그것에 대한 해결책을 정리함

이것을 흔히 Issue라고 함

보고 할 때 가장 많이 듣는 말

그래서 Issue가 뭐야?

Issue의 발견 – Issue는 One, Two, Three

보고서에는 Issue와 그에 대한 해결 방안(또는 방향) 이 포함되어야 함

한국 사람들이 가장 애용하는 숫자 3 – 삼세판, 삼신할매, 하루세끼

Issue도 세 개가 적당 - 1개는 너무 작고, 5개는 너무 많음

가능하면 Issue를 3개로 요약하고 이에 대한 해결책을 정리

그래서 Issue가 뭐야?

“예, 첫 번째 Issue는 ~, 두 번째 Issue는, 세 번째 Issue는~”

으로 정리할 수 있어야 함 (feat. 모상무님)

무엇을 쓸 것 인가 – 브레인 스토밍 하기

글을 쓰기 위한 첫 번째 준비, 글 쓸 재료를 준비

글 쓸 재료 – 키워드, 문장, 연결 관계, 순서 등등

가장 좋은 방법은 일단 적고 나중에 구조화 하기

※의외로 따라 말하면서 쓰고 있으면 더 잘 써진다.

스토리 라인 만들기 – Categorizing Ideas

1) 일단 적은 것들을 비슷한 것 끼리 모아보기

2) 모아 놓은 내용들에 이름 붙여 보기

3) 모아 놓은 내용들의 순서를 기승 전결로 정리해보기

[예제] Mind Map을 사용해 보기 [1/3]

마음대로 적어보기

[예제] Mind Map을 사용해 보기 [2/3]

내용을 묶어 보기

[예제] Mind Map을 사용해 보기 [3/3]

내용 추가/삭제/재정리 하기

그리고 다시 마음대로 적기로 돌아가기!이렇게 Loop을 돌면서 뼈대를 완성해 간다.

보고서 작성 – 문장은 돈 쓰듯이 아껴 써라

구조를 잡은 다음에는 실제 문장을 써보기

항상 현황, 현안, 해결책을 중심으로 보고서를 작성

문장은 최대한 짧고 간결하게 줄여서 써라

보고서 문장 줄이기 연습: http://www.slideshare.net/blissray/ss-39461544

문장이 안 떠오를 땐 키워드 중심으로 구글 검색 도전

글씨 크기는 키워라. 대신 내용을 줄여라

[참고] 구글 검색으로 문장 힌트 얻기

리뷰 – It ain't over till it's over.

모든 보고서의 Quality는 리뷰를 통해 올려야 함

리뷰는 작성자의 감정이 상하는 단계: 이를 극복하지 않으면 Communication이 어렵다

산출물이 나올 때 마다 진행, 각 리뷰마다 목표가 있어야 함: 방향성 확립, 스토리 라인 점검, 문장 점검, 오자 확인 등

세번째 주제

보고서 작성의 깨알같은 팁s

파워 포인트 밥 아저씨 – 따라 그리기

한편의 그림이 백마디 말보다 훨씬 효율적

“Google”이미지 검색 후 자신에게 맡게 수정하라

주요 키워드 “전략”, “체계”, “방향성”, “추진 방안” 등등

그림은 누구나 어렵다… 그러므로

[참고] 구글 이미지 검색 화면

[예제] 파워 포인트 밥 아저씨 – 따라 그리기

From: http://www.skku.ac.kr/new_home/skku/vi/ab_vision_04.jsp

색깔은 “Color Cop” 과 같은 도구를 사용하여 추출함

그림은 핵심만 정확히 – Simple is the best

화려한 그림이 Concenpt의 이해도를 높이는 것은 아니다

그림은 핵심만 정확히 표현할 수 있도록 그릴 것

과도한 gradation, 3d, animation 등은 자제 할 것

한눈에 들어오는 보고서 – 자간과 장평 조절하기

보고서 글도 구조를 가지고 있어야 함

모을 거 모으고 떨어질 거 떨어지는 지혜가 필요

Before

After

보고서 문장 줄이기,글자크기, 자간,장평 조절 후

문제는 스피드 – 단축키 마스터

생산성이야 말로 보고서 작성 최고의 미덕

문서작업을 하면서 다양한 단축키를 지속적으로 외울 것엑셀: http://point1.tistory.com/147 파워포인트: http://goo.gl/hWvKVq한글: http://ming0211.tistory.com/239

내가 외웠던 조금 특이한 단축키 (+는 같이 ,는 차례대로 누르기 )

글자간격: 한글 – Alt + t , 파포: Alt , h , k , l파포그림정렬: Alt, h, g, a, (l or c or r or t or m or b)엑셀정렬: Ctrl + a 후에 Alt, h , s, o

마지막 주제

맺음말

보고서는 정말 중요한가?중요하다. 내가 월급 받는 이유였기도 했지만

의사 결정자의 올바른 판단에 영향을 미친다

그러나 보고 놀이는 하지 말자

보고는 모든 업무의 시작과 끝보고로 모든 업무가 시작된다. 그러나

박명수

시작은 반이 아니라 시작일 뿐

보고가 잘 끝났다고 해서 일이 잘 되는 것은 아니었다.

보고가 끝나고 Working하지 않았던 또는아무런 의미 없는 보고 뿐인 보고는 담당자를 지치게 할 뿐

From: How Google Works / 구글은 어떻게 일하는가 (Korean / 한국어 버전)

http://goo.gl/EwgdKR

일이 되는 것

멋진 슬라이드, 잘 정돈된 글, 이쁜 그림들완성도 있는 보고서는 매우 중요함. 그러나 정말 중요한 건

Do the real thing in the real world

END

감사합니다.