Документоборот в страховой компании К.ю.н. заместитель генерального директора ООО СК «GROSS INSURANCE» Абдуллаева Нафиса
Документоборот в страховой компании
К.ю.н. заместитель генерального директора ООО СК «GROSS INSURANCE»Абдуллаева Нафиса
«Сразу после окончания школы я в составе делегации израильских школьников приехал во Францию. Всю ночь мы ехали в поезде из Биарицца в Париж. Разумеется, все 20 членов нашей делегации попытались разместиться на ночлег в одном купе, которое в лучшем случае могло вместить восьмерых человек. Прошло почти два часа, прежде чем все мы нашли место для своих рук, ног и голов. Кто-то разместился на полу. Кто-то устроился на коленях товарища. Кто-то положил голову на плечо соседу. Схема такого размещения на ночлег была структурирована вокруг людей.
Как только мы наконец уснули, кто-то объявил, что ему срочно надо пойти в туалет. Это заявление вызвало смятение. Наш товарищ мог выйти из купе, только разбудив всю группу. Кому-то пришлось убирать с его пути ноги, кому-то – свою голову, кто-то кричал: «Не наступай мне на пальцы»!»
Когда организация структурируется вокруг людей, а не вокруг задач, говорит Адизес, то в такой организации вполне можно оказаться с мокрыми штанами, так и не
добившись подвижек.
Какой же должна быть структура? Соответствующей стратегии, не Какой же должна быть структура? Соответствующей стратегии, не так ли? так ли?
Фокус направлен не стратегию: стратегия – это ответ на вопрос как.
Миссия имеет фокус на вопросах что и зачем. Миссия имеет фокус на вопросах что и зачем.
Кого мы хотим иметь в качестве клиентов, какие их потребности мы собираемся удовлетворять?Кого мы хотим иметь в качестве клиентов, какие их потребности мы собираемся удовлетворять?
В чем заключается наша роль?В чем заключается наша роль?
Ответы на эти вопросы подводят нас к организационной структуре. Очень часто сегментация рынка и дифференциация продуктов требуют
отражения в организационной структуре.
• Компания должна организовывать себя таким образом, чтобы иметь в своем составе менеджеров по рыночным сегментам, которые бы отвечали за рыночную долю своих конкретных рынков и за прибыльность подразделений.
• Менеджеры должны разрабатывать специальные стратегии для своих целевых рынков.
• Они могут совместно использовать труд работников производственного отдела, отдела HRD, бухгалтерии и даже отдела сбыта, но им необходимо иметь структурный фокус, отражающий рыночную и товарную дифференциацию.
• Компания должна организовывать себя таким образом, чтобы иметь в своем составе менеджеров по рыночным сегментам, которые бы отвечали за рыночную долю своих конкретных рынков и за прибыльность подразделений.
• Менеджеры должны разрабатывать специальные стратегии для своих целевых рынков.
• Они могут совместно использовать труд работников производственного отдела, отдела HRD, бухгалтерии и даже отдела сбыта, но им необходимо иметь структурный фокус, отражающий рыночную и товарную дифференциацию.
Генеральный директор
Заместитель генерального директора
Менеджер офиса
Технический персонал
Заместитель генерального директора (по инвестициям)
Департамент
бухгалтерского учета, финансовой отчетности и
инвестиций
Департамент управления
страховыми рисками и перестрахования
Департамент по
урегулированию страховых претензий
Центр развития региональной
сети
ФИЛИАЛЬНАЯ СЕТЬ
В РЕГИОНАХ РЕСПУБЛИКИ
Заместитель генерального директора - Главный юрисконсульт
Менеджер по развитию
Менеджер по кадрам
Центр страхования
Центр корпоративных продаж
Структура Структура
Документооборот в ООО «Документооборот в ООО «GROSS INSURANCEGROSS INSURANCE»»
Проведение страховых операций требует большого объема работы с документами. Единственным подходом, обеспечивающим эффективное ведение страхового дела, является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации всех этапов работы с документами.
Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.
Проведение страховых операций требует большого объема работы с документами. Единственным подходом, обеспечивающим эффективное ведение страхового дела, является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации всех этапов работы с документами.
Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.
- неоперативное поступление информации;- отсутствие определенного маршрута документа;- увеличение сроков прохождения документа;- необоснованное скопление документов на отдельных этапах;- увеличение утерь документов;- низкая исполнительская дисциплина, отсутствие ответственности;- отсутствие контроля исполнения документа.
- неоперативное поступление информации;- отсутствие определенного маршрута документа;- увеличение сроков прохождения документа;- необоснованное скопление документов на отдельных этапах;- увеличение утерь документов;- низкая исполнительская дисциплина, отсутствие ответственности;- отсутствие контроля исполнения документа.
Последствия отсутствия надлежаще организованной системы документооборота:
Для организации документооборота необходимо
разработать
правила документооборота
(положение об организации документооборота)
основным элементом которых является график движения документов
график должен устанавливать в организации рациональное движение
документов.
В графике необходимо предусмотреть оптимальное число подразделений и
исполнителей для прохождения каждым первичным документом. Также должен быть определен минимальный срок нахождения
документа в подразделении и срок его представления
N
п/п
N
формы
Наименование
документа
Регистрируемая
операция
Создание документа
Количество
экземпляров
Ответственное
лицо
Сроки
исполнения1 2 3 4 5 6 7
Проверка документа Утверждение
документа
Обработка документа Передача в архив
Ответственный
за проверку
Порядок
представления
Срок
представления Исполнитель
Срок
исполнения Исполнитель
Срок
исполнения8 9 10 11 12 13 14 15
Ген.директорГен.директор
Офис менеджерОфис менеджер
Контрольная карточкаРегистрация
ИсполнительИсполнитель
1.
2. 3.
4.
5.
6.
Офис менеджерОфис менеджер
ИсполнительИсполнитель
5.
Таким образом, система управления документооборотом в ГРОСС должна решать следующие задачи:
1. Обеспечение непротиворечивости и актуальности данных; 2. Обеспечение соблюдения установленного маршрута документа; 3. Создания единого архива документов, необходимых для обеспечения процесса контроля; 4. Предоставление оперативного доступа сотрудников к необходимым данным/документам на соответствующем этапе; 5. Предоставление механизмов контроля состояния дела.
Таким образом, система управления документооборотом в ГРОСС должна решать следующие задачи:
1. Обеспечение непротиворечивости и актуальности данных; 2. Обеспечение соблюдения установленного маршрута документа; 3. Создания единого архива документов, необходимых для обеспечения процесса контроля; 4. Предоставление оперативного доступа сотрудников к необходимым данным/документам на соответствующем этапе; 5. Предоставление механизмов контроля состояния дела.
Ген.директорГен.директор
Офис менеджерОфис менеджер
ИсполнительИсполнитель
Напоминание об окончании срока
копи
я
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!