Page 1
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
ОО проблемахпроблемах сочетаниясочетания электронногоэлектронного ии
бумажногобумажного документооборотадокументооборота. .
СтатусСтатус электронногоэлектронного документадокумента..
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаВедущийВедущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией
компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»», , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International
Page 2
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
Page 3
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
СмешанныйСмешанный документооборотдокументооборот ––реалииреалии сегодняшнегосегодняшнего днядня
�� ЭлектроннаяЭлектронная регистрациярегистрация документовдокументов. . СЭДСЭД каккаксредствосредство управленияуправления ии электроннымиэлектронными, , ии бумажнымибумажнымидокументамидокументами..
�� ИспользованиеИспользование штрихштрих--кодовкодов ((одноодно-- ии двумерногодвумерного))
�� ВедениеВедение различныхразличных государственныхгосударственных реестровреестров((вв томтом числечисле постоянногопостоянного срокасрока храненияхранения))
�� ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта
�� ВедениеВедение досьедосье, , содержащихсодержащих каккак электронныеэлектронные, , тактак иибумажныебумажные документыдокументы
Page 4
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
ЗадачаЗадача организацииорганизации доступадоступа кк аутентичнымаутентичным
документамдокументам никогданикогда нене былабыла простойпростой……
…… каккак показываетпоказывает этотэтот примерпример раннегораннего
многопользовательскогомногопользовательского устройстваустройства
прямогопрямого доступадоступа
Page 5
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
БумажныеБумажные ии электронныеэлектронные документыдокументы
�� БумажныеБумажные документыдокументы –– отработанныеотработанные методыметодысозданиясоздания ии храненияхранения;;
�� ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы::
–– легколегко модифицируютсямодифицируются
–– легколегко копируютсякопируются, , проблемапроблема различенияразличения оригиналаоригинала ии копийкопий
–– подтверждениеподтверждение авторстваавторства ии фактафакта утвержденияутверждения((подписанияподписания, , согласованиясогласования) ) документадокумента
–– подтверждениеподтверждение фактафакта отправкиотправки, , полученияполучения ии регистрациирегистрацииприпри электроннойэлектронной пересылкепересылке
–– определениеопределение точноготочного временивремени созданиясоздания документадокумента, , вв тт..чч. . припри использованиииспользовании ЭЦПЭЦП
Page 6
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
НалоговаяНалоговая декларациядекларация сс двумернымдвумерным
штрихштрих--кодомкодом
�� ВВ октябреоктябре 2005 2005 годагода вв налоговыхналоговыхинспекцияхинспекциях гг. . МосквыМосквы стартовалстартовалпилотныйпилотный проектпроект попо внедрениювнедрениютехнологиитехнологии двухмерногодвухмерного штрихштрих--кодированиякодирования данныхданных налоговыхналоговыхдекларацийдеклараций
�� ВВ пилотномпилотном проектепроектезадействованызадействованы всевсе налоговыеналоговыеинспекцииинспекции городагорода МосквыМосквы
�� ТехнологияТехнология поддерживаетсяподдерживаетсярядомрядом популярныхпопулярных программныхпрограммныхпродуктовпродуктов ((напримернапример, , фирмыфирмы««11СС»»))
Page 7
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
НазываемНазываем вещивещи своимисвоими именамиименами
�� ДвумерныйДвумерный штрихштрих--кодкод –– электронныйэлектронный документдокументнана бумажномбумажном носителеносителе
�� ДекларацияДекларация сс двумернымдвумерным штрихштрих--кодомкодом ––гибридныйгибридный документдокумент, , имеющийимеющий аналоговуюаналоговую((печатныйпечатный тексттекст) ) ии электроннуюэлектронную ((штрихштрих--кодкод) ) составляющиесоставляющие. .
УправлениеУправление гибриднымигибридными документамидокументами –– terra terra incognitaincognita длядля современногосовременного делопроизводстваделопроизводства..
�� ЧтоЧто подписываетподписывает налогоплательщикналогоплательщик??
Page 8
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
ДвумерныйДвумерный штрихштрих--кодкод вв бытубыту
�� АкцизнаяАкцизная маркамарка сс нанесеннымнанесеннымнана неёнеё двумернымдвумерным штрихштрих--кодомкодом тожетоже являетсяявляетсягибриднымгибридным ((ии бумажнымбумажным, , ииэлектроннымэлектронным) ) документомдокументом
Page 9
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
««ТенденцииТенденции вв управленииуправлении информациейинформацией»»
J.P.MorganJ.P.Morgan, , августавгуст--сентябрьсентябрь 20042004 годагода
Наиболее острые проблемы в
управлении документами
Соответствие
нормативным
требованиямВосстановление
деятельности
после
катастроф
Повышение
эффективности
поиска
документов
Снижение стоимости
хранения и обработки
бумажных документов Чеки
Основные типы документов,
хранящиеся в «бумажном» виде
Документы по
персоналу
Подлинные
документы по займам
и кредитам
Page 10
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
СохранениеСохранение целостностицелостности ииаутентичностиаутентичности обеспечиваютобеспечивают службыслужбы::
�� СлужбаСлужба ИТИТ, , каккак правилоправило, , обеспечиваетобеспечивает хранениехранение ииоперативныйоперативный доступдоступ кк информацииинформации;;
�� СлужбаСлужба информационнойинформационной безопасностибезопасности видитвидит своюсвоюосновнуюосновную задачузадачу вв обеспеченииобеспеченииконфиденциальностиконфиденциальности тт..ее. . вв ограниченииограничении доступадоступа ккинформацииинформации;;
�� НаконецНаконец, , службуслужбу ДОУДОУ ((ии иногдаиногда –– юристовюристов) ) волнуетволнуетобеспечениеобеспечение сохранностисохранности электроннойэлектронной информацииинформации ввкачествекачестве юридическиюридически значимыхзначимых документовдокументов..
Page 11
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
ИспользованиеИспользование электронныхэлектронных документовдокументов
вв судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах
Бумажные
документы
6% Электронные
файлы
22%
Электронная
почта
72%Бумажные документы
Электронные файлы
Электронная почта
� 1996 год – менее 5% электронных документов
� 2002-2005 годы – 90% электронных документов
Источник: John Isaza, доклад на конференции ARMA International 24 октября 2006 года
Page 12
12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией
Вопросы?