ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Архангельский государственный технический университет» Стандарт организации СМК-СТО-01.05-2007 Управление документами Должность Фамилия И.О./ Подпись Дата Разработал Документовед учебно-методического управления Сахно Л.В./ Проверил Заместитель начальника учебно- методического управления Коптелов А.Е./ Согласовал Начальник общего отдела Дугина О.Ю./ Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распе- чатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 КЭ:_________ УЭ №________ Стр. 1 из 39 УТВЕРЖДАЮ Ректор АГТУ А.Л. Невзоров «___»_______________2007 г. СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Управление документами СМК-СТО-01.05-2007 Версия 1.0 Введен приказом ректора от 24.09.2007 г. № 433 СОГЛАСОВАНО Ответственный представитель руководства университета по качеству, проректор по учебной работе А.М. Айзенштадт «___»_______________2007 г. Архангельск 2007
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
Стандарт организации
СМК-СТО-01.05-2007 Управление документами
Должность Фамилия И.О./ Подпись Дата Разработал Документовед учебно-методического
управления Сахно Л.В./
Проверил Заместитель начальника учебно-методического управления
Коптелов А.Е./
Согласовал Начальник общего отдела Дугина О.Ю./ Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распе-
чатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 КЭ:_________ УЭ №________ Стр. 1 из 39
УТВЕРЖДАЮ Ректор АГТУ А.Л. Невзоров «___»_______________2007 г.
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление документами СМК-СТО-01.05-2007
Версия 1.0
Введен приказом ректора от 24.09.2007 г. № 433
СОГЛАСОВАНО Ответственный представитель руководства университета по качеству, проректор по учебной работе А.М. Айзенштадт
«___»_______________2007 г.
Архангельск 2007
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 2 из 39
СОДЕРЖАНИЕ
1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СТАНДАРТА 3
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ 3
3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 4
4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5
5 ДОКУМЕНТЫ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА 6
6 УПРАВЛЕНИЕ ВНЕШНЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ УНИВЕРСИТЕТА 14
7 УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ УНИВЕРСИТЕТА. ИДЕНТИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.
20
8 ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
26
9 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ 28
10 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ 29
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Графическое описание документированной процедуры 32
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 3 из 39
1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СТАНДАРТА
1.1 Настоящий стандарт устанавливает единые формы, правила обозначения,
оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рас-
сылки документов системы менеджмента качества, правил описания процессов, порядка
управления документами системы менеджмента качества, принятыми в Государствен-
ном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Архан-
гельский государственный технический университет».
1.2 Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должно-
стных лиц и сотрудников АГТУ.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
При составлении настоящего стандарта использованы следующие нормативные доку-
менты:
СМК-РК-1-2007. Руководство по качеству Архангельского государственного техни-
ческого университета.
СМК-СТО-01.00-2007 Порядок разработки и внедрения стандартов организации, кон-
троль за их соблюдением, внесение изменений.
СМК-СТО-01.01-2007 Управление записями.
СМК-СТО-01.02-2007 Внутренний аудит деятельности структурных подразделений
университета.
СМК-СТО-01.03-2007 Управление несоответствиями в деятельности университета.
Корректирующие и предупреждающие действия.
Инструкция по делопроизводству Архангельского государственного технического
университета
ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
ГОСТ 2.503-90. ЕСКД. Правила внесения изменений.
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 4 из 39
Международный стандарт ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Ос-
новные положения и словарь».
Международный стандарт ИСО 9001:2000 «Системы менеджмента качества. Тре-
бования».
Международный стандарт ИСО 9004:2000 «Система менеджмента качества. Реко-
мендации по улучшению деятельности».
3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
СМК – система менеджмента качества.
Аудит – систематический, независимый и документированный процесс получения
свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления
степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки).
ляра), номер текущей страницы и общее число страниц документа.
Должность Фамилия И.О./ Подпись Дата Разработал <Разработчик документа> Проверил <Руководитель службы качества> Согласовал <Руководитель процесса> Версия: 1.0 КЭ:_________ УЭ №________ Стр. из
УТВЕРЖДАЮ Ректор АГТУ
И.О.Ф. «___» ______________ 200_ г.
<Вид документа>
СИСТЕМА МЕНДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
<Наименование документа>
<Код документа>
Версия <00>
Дата введения: <Дата введения документа>
СОГЛАСОВАНО Ответственный представитель руководства по качеству, проректор по учебной работе И.О.Ф. «___» ______________ 200_ г.
<Место выпуска>
<год>
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 23 из 39
На всех последующих листах верхний колонтитул имеет следующий вид:
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
<Наименование документа/процедуры>
Код документа
В нижнем колонтитуле указываются номер актуальной версии документа, номер текущей страницы и общее число страниц документа: Версия: 01 стр. 23 из 20
Порядок оформления Положений о структурных подразделениях описаны в
СМК-РИ-01.05-01-2007 «Общие требования к построению, содержанию, оформлению,
утверждению «Положения о структурном подразделении» и изменений к нему».
7.5 Для обозначения документов СМК используется следующая система иденти-
фикации:
1) для положений о структурных подразделениях (ПСП) (рисунок 1):
Рисунок 1 – Идентификация положений о структурных подразделениях
ПСП XX.X – XX
Цифровой индекс структурного подразделения по при-
казу от 28.02.2005 №39
Год разработки
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 24 из 39
2) для документированных процедур и рабочих инструкций (рисунок 2)
Рисунок 2 - Система идентификации документированных процедур и рабочих инструкций
3) порядок обозначения стандартов организации приведён в СМК-СТО-01.00-
2007. Идентификационный код указывают на каждом листе документа.
Идентификационные коды документов СМК используются при ссылках на них.
Для идентификации исходящих документов производится установкой цифрового
индекса и порядкового номера документа на все исходящие документы.
На экзаменационных ведомостях устанавливается штрих-код, описание которого
представлено в СМК-СТО-01.01-2007.
На зачетных книжках, студенческих билетах, устанавливают специальный шифр-
код, описание которого представлено в СМК-СТО-01.01-07.
Классификация документа осуществляется заместителем начальника учебно-
методического управления, присвоение ему номера учтенного экземпляра, порядковый
номер документа, номер его версии устанавливает начальник общего отдела универси-
тета. Контрольному экземпляру номер не присваивается. На контрольном экземпляре
XXХ-ХХ – XX.ХХ . ХХ - XXXX
Буквенное обозначение вида доку-мента (СМК-ДП, СМК-РИ)
Идентификационный номер процесса, в соответствии с реестром процессов, ут-верждённого ректором университета от 5 октября 2006 года
Порядковый номер документа для документированных процедур вто-рого уровня
Год разработки документа
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 25 из 39
документа при его регистрации проставляется штамп “Контрольный”, на всех учтенных
экземплярах проставляется штамп “Учтённый”.
Лист рассылки прикладывается к контрольному экземпляру документа.
Контрольные экземпляры документов хранятся в общем отделе университета.
Учтенные экземпляры документов рассылаются по подразделениям, которые
осуществляют деятельность, согласно этим документам, а также в учебно-методическое
управление. Представители структурных подразделений, получающие учтенный экзем-
пляр документов, должны расписаться в листе рассылки.
Наименование документа, присвоенный ему номер и количество учтенных экзем-
пляров заносится документоведом общего отдела в журнал регистрации и индексации
документов.
Документы системы менеджмента качества не подлежат перепечатке и копирова-
нию без письменного разрешения ответственного представителя руководства по качест-
ву – проректора по учебной работе.
7.6 Должностные инструкции разрабатываются и оформляются руководителями
структурных подразделений по форме, принятой в АГТУ, согласовываются с начальни-
ком управления кадров и утверждаются ректором университета. Специальных иденти-
фикационных кодов на должностной инструкции не устанавливается. Оригинал долж-
ностной инструкции находится в управлении кадров, а ее копия хранится у документо-
веда соответствующего подразделения. Начальник подразделения обязан ознакомить
работающих и вновь принятых на работу сотрудников с их должностными инструкция-
ми не позднее, чем через два дня после оформления их на работу под подпись в соот-
ветствующей графе. Копия должностной инструкции предоставляется работнику по его
просьбе.
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 26 из 39
8 ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Документы СМК вида РК и ДП, РИ содержат следующие разделы:
СОДЕРЖАНИЕ
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
«1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ».
«2 ОПИСАНИЕ».
«3 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ».
«4 НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ».
«5 ПРИЛОЖЕНИЯ».
В разделе «ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ» приводятся все используемые в до-
кументе термины и определения.
В разделе «НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ» определяется цель рег-
ламентируемой деятельности и основные задачи, решение которых обеспечивает дос-
тижение цели, а также устанавливается область применения объекта документирования.
В разделе «ОПИСАНИЕ» дается описание к объекту документирования. В зави-
симости от специфики объекта требования могут излагаться в одном или нескольких
разделах.
В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ» распределяются ответст-
венность и полномочия персонала предприятия по отношению к данному объекту доку-
ментирования, при этом подразумевается, что для реализации ответственности при вы-
полнении какой-то функции персонал наделяется соответствующими полномочиями,
которые могут быть подробно определены в других документах (например, в должност-
ных инструкциях).
В разделе «НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ» перечисляются те документы, ко-
торые используются при написании документа.
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 27 из 39
В разделе «ПРИЛОЖЕНИЯ» перечисляются приложения к документу в виде таб-
лиц, шаблонов, схем, матриц, рисунков, форм документов, алгоритмов и т.п.
В документах вида ДП в разделе "ПРИЛОЖЕНИЯ" приводится графическое опи-
сание документированной процедуры (по необходимости) с использованием автофигур
из раздела «Блок-схемы Microsoft Word», при составлении которых используются сле-
дующие обозначения:
- Документ или документы. Символ отображает данные, представленные на носителе в удобочитаемой форме;
- Операция процесса. Символ отображает совокупность
взаимосвязанных видов деятельности, преобразующую входы в выходы в рамках операции процесса с указанием ответст-венного, исполнителей и ресурсов;
- Принятие решения. Символ отображает решение с воз-
можным альтернативным развитием событий (например, да/нет). В центре символа – наименование действия с возмож-ным альтернативным развитием;
- Начало или конец процесса. Символ отображает вход из внешней среды или выход во внешнюю среду;
- Стрелка. Отображает переход от одной операции к дру-
гой (направление процесса); - Комментарий. Символ используют для добавления по-
яснений, особых требований к операции (операциям) или к выходным данным;
- Типовой процесс. Символ отображает типовой или опи-
санный в каком-либо документе СМК процесс. При этом в комментарии должна быть дана ссылка на этот документ.
Наименование до-кумента
Наименова-ние действия
Начало/ Конец
Наименование операции
Ответственный Исполнитель Ресурсы
Наименование типового процесса
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 28 из 39
В документах вида ДИ, ПСП, Ф наличие указанных разделов не является обяза-
тельным требованием.
В содержании ДИ должны быть указаны:
- общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, порядок
замещения на время отсутствия, квалификационные требования);
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
Требования к оформлению и содержанию ПСП указаны в СМК-РИ-01.05-01-2007
«Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению «Положе-
ния о структурном подразделении» и изменений к нему».
Требования к оформлению стандартов организации указаны в СМК-СТО-01.00-
2007.
Содержание и вид документа типа Ф (Форма) определяется разработчиком данно-
го документа и зависит от цели использования документа данного вида.
9 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССОВ
9.1 Для идентификации процесса определяются:
- функциональное назначение процесса;
- ответственный за процесс, обеспечивающий его менеджмент;
- выходы процесса и потребители процесса;
- входы и поставщики процесса;
- этапы выполнения процесса;
- управление процессом;
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 29 из 39
- ресурсы процесса.
9.2 Описание процесса выполняется на бланке шаблона «Спецификация процес-
са» с помощью программы Microsoft Word или Microsoft Excel.
10 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ
Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие яв-
ляется проректор оп учебной работе – ответственный представитель руководства уни-
верситета по качеству.
Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению
документацией приведено в таблице 1 и 2.
Таблица 1 - Распределение полномочий по управлению документацией Отдел,
должностное лицо Полномочия
Учебно-методическое Управление (заместитель на-чальника УМУ)
Учебно-методическое управление ответственно за: - актуализацию всей документации СМК; - проверку всех документов на соответствие требованиям стандартов в области качества (ISO 9001, ENQA и др.); - актуализацию Руководства по качеству.
Общий отдел (начальник обще-го отдела)
- рассылку актуальных документов и изъятие старых документов, под-тверждение через акты сдачи-приемки; - архивирование документации.
Руководители подразделений
Каждый руководитель ответственен за: - адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям совместно; - разработку новой документации СМК для своей области совместно с ответственным представителем руководства по качеству; - внесение изменение в документацию своей области; - рассылку актуализированной документации в пределах своей области ответственно-сти; - изъятие старых документов; - возвращение старых документов в общий отдел;
информирование и соответствующее обучение всего персонала, к которому относятся изменения.
Все сотрудники
Все сотрудники ответственны за: - применение исключительно актуализированной документации СК; - применение только оригиналов разрешенных документов и не должны копировать их, так как эти копии не будут актуализироваться.
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 30 из 39
Таблица 2 – Стадии управления и матрица распределения ответственности и полномочий при управлении документами
Должностные лица Стадии управления
РК СП ДП, РИ ДИ, ПСП
1. Определение потребности в документе Ректор Руководители
процессов Руководители процессов
Ректор, Руководители процессов,
Руководители подразделений
2. Планирование разработки Заместитель на-чальника УМУ
Руководители процессов
Руководители процессов
Ректор, Руководители процессов,
Руководители подразделений
3. Разработка, оформление Заместитель на-чальника УМУ
Руководители процессов
Руководители процессов
Руководители подразделений
4. Определение статуса до-кументов при разработке из числа:
Начальник отде-ла кадров (ДИ) Начальник об-щего отдела
(ПСП) 13.Архивирование: -место хранения -сроки хранения, лет
Архив
3
Архив
3
Архив
3
На усмотрение руководителей подразделений
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 32 из 39
ПРИЛОЖЕНИЕ А Графическое описание процесса управления документацией
Подпроцесс 1. Разра-ботка
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В РАЗРАБОТКЕ ДОКУМЕНТА
Ректор;
Ответственный представи-тель руководства по каче-ству – проректор по учебнй
работе Т= 1дн (трудоемкость)
ПЛАНИРОВАНИЕ РАЗРАБОТКИ
Ответственный представи-тель руководства по каче-
ству Ответственный исполни-
тель-разработчик Т= 1дн
РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТА
Ответственный исполни-тель-разработчик
Группа разработчиков
Т= 3-22 дн
НАЧАЛО
Приказ
Приказ
План разра-ботки
Проекты документа
Перечень работ, ответственные, исполнители сро-ки, трудоемкость
Несоответствия, выяв-ленные при проверке СМК, план КД и ПД. Программа качества. Требования СМК, пере-чень процессов, нуж-дающихся в документи-ровании. План перера-ботки документов
План разработки. Требования доку-ментов СМК и НД внешнего и внут-реннего происхо-ждения
К проекту прикладыва-ется график согласования
1
2
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 33 из 39
ИСО 9001,СТО СМК 4.2.01, Документы СМК
Согласо-ван ?
Соответ-ствует ?
СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Ответственный иполни-тель-разработчик
Руководители заинтересо-ванных подразделений
Т= 2 дн
ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТА НА СООТВ.
ТРЕБОВАНИЯМ ДОКУМЕНТОВ СМК
Ответственны представи-тельруководства по качест-
ву Комиссия по качеству об-разовательной деятельно-сти; Совещание деканов факультетов и директоров институтов; Учёный совет
университета Т= 7-14 дн
Нет
Да
Нет
Да
Замечания
Проект документа с устраненными заме-чаниями
Замечания
Проект документа
Проекты докумен-та, сопроводительные документы
Проект с устра-ненными замечаниями
Проверка со-ответствия документа входным дан-ным
1 2
3 4
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 34 из 39
ИЗДАНИЕ
Начальник общего от-дела
Т = 5 дн
Зарегистрированный документ
Тираж доку-мента
УЧЕТ ТИРАЖА
Начальник общего от-дела
Т = 0,5 дн
Тираж документа Тираж документа, внесенный в пере-чень
РАССЫЛКА Начальник общего от-
дела Документовед подраз-
деления Т = 1 дн
Тираж документа, внесенный в пере-чень
Лист регистра-ции рассылки
РЕГИСТРАЦИЯ
Начальник общего отделаТ = 0,5 дн
Утвержденный документ
Зарегистрированный документ, запись в журнале о регистрации
Подпроцесс 2. Вне-дрение и примене-ние
Утверждён ? Нет
УТВЕРЖДЕНИЕ Ректор
Ответственный предста-витель руководства по ка-
честву Т = 0,5 дн Замечания
Да
Проект до-кумента
Утвержденный документ
к п. 10
3 4
5
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 35 из 39
РАЗРАБОТКА КОРРЕК-ТИРУЮЩИХ И ПРЕДУ-ПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТ-
ВИЙ Руководитель подразделе-
ния Исполнители
Т= 1 дн
Протокол о не-соответствии
План КД И ПД
Подпроцесс 3. Актуа-лизация
СМК-СТО-01.03-2007
ОБУЧЕНИЕ Ответственный испол-нитель-разработчик; Руководитель подраз-
деления Т = 1 дн
Программа обучения, до-кумент
Протокол обуче-ния; подписи в листе ознаком-ления
ПРИМЕНЕНИЕ
Документовед подразделе-ния
Персонал подразделений Т – по необходимости
Документ Предложения по доработке
Программа аудита; План аудита
Отчёт об аудите; Протоколы о не-соответствии;
СМК-СТО-01.02-2007
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ
5
6
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 36 из 39
СОГЛАСОВАНИЕ ИЗ-МЕНЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Ответственный исполни-
тель-разработчик; Представители заинтересо-ванных подразделений;
Т= 2 дн
Согласо-вано?
Нет
Да
Проект измене-ния документа, требования НД и документов СК
Замечания
Проект докумен-та с устраненны-ми замечаниями
Проект изменения документа с уст-раненными заме-чаниями
РАЗРАБОТКА ИЗМЕНЕ-НИЯ ДОКУМЕНТА
Ответственный представи-тель руководства по каче-ству; заместитель началь-
ник УМУ Начальник подразделения
Т= 0,5 дн
План КД И ПД
ЭКСПЕРТИЗА ИЗМЕНЕ-НИЯ ДОКУМЕНТА НА
СООТВЕТСТВИЕ ТРЕБО-ВАНИЯМ НД НА СМК Ответственный представи-
тель руководства по качествуКомиссия по качеству обра-зовательной деятельности; Юридичекое управление
Т= 0,5 дн
Соответ-ствует?
Нет
Да
Замечания
Проект изменения документа, сопро-водительные до-кументы
Изменение документа
6
7
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 37 из 39
ИЗДАНИЕ
Начальник общего отдела
Т= 2 дн
Зарегистрированное изменение докумен-та
Тираж измене-ния документа
ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ
Документовед УМУ Т= 0,5 дн
Изменение документа
Документ с из-менением
РЕГИСТРАЦИЯ
Заместитель начальника УМУНачальник общего отдела
Т= 0,5 дн
Документ с из-менением
Зарегистрированное изменение документа
УЧЕТ
Начальник общего отдела Т= 0,5 дн
РАССЫЛКА
Начальник общего отдела Т= 1 дн
ОБУЧЕНИЕ
Ответственный исполнитель-разработчик;
Руководители структурных подразделений
Т= 1 дн
Тираж изменения документа
Учтенный тираж изменения доку-мента
Учтенный тираж изменения доку-мента
Регистрация в жур-нале рассылки
Программа обучения, изменение документа
Протокол обучения
7
8
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 38 из 39
Подпроцесс 4. Хранение и изъятие
ХРАНЕНИЕ
Начальник общего отдела Т= 0,5 дн
ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯ
Ответственны представитель руководства по качеству; Начальник общего отдела
Руководитель подразделения Т= 0,5 дн
КОНТРОЛЬ ИЗЪЯТИЯ
Главный аудитор Внутренние аудиторы
Т= 0,5 дн
АННУЛИРОВАНИЕ
Ответственный представитель руководства по качеству; Начальник общего отдела;
земеститель начальника УМУ Руководитель подразделения
Т= 0,5 дн
Документ, слу-жебная записка
Регистрация в журнале
Решение об изъятии
Регистрация в журнале
Программа ауди-та
Распоряжение об аннулирова-нии
Акт об аннулиро-вании, регистра-ция
КОНЕЦ
Требования о поддержании условий хра-нения
Протоколы не-соответствий
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИМЕНЕНИЕ
Персонал подразделений Т= по необходимости
Проект приказа, изменение доку-мента
Предложения по доработке (при необходимости)
8
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Управление документами»
СМК-СТО-01.05-2007
Версия: 1.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:12 Стр. 39 из 39