โดย ส านักงานข้าราชการกรุงเทพมหานคร

วทยากร : พญ.พชรจรา เจยรณชานนท

19 พฤศจกายน 2555

โดย ส านกงานขาราชการกรงเทพมหานคร

20 พฤศจกายน 2555 -4 ธนวาคม 2555

Ref: Roadmap to Lean Enterprises ; Kietkajorn Khomanasin

Lean Hospital ; Mark Graban Leveraging Lean in Healthcare ; Charles Protzman et.al

CHANGE

The 'Forward' Campaign Slogan of Obama

The ‘LSS' one of core Campaign of Gingrich

This year, presidential candidate and former Speaker of the House Newt Gingrich made LSS one of his core campaign platforms.

Newton Leroy "Newt" Gingrich is an American politician, author, and political consultant. He represented Georgia's 6th congressional district as a Republican from 1979 until his resignation in 1999,

and served as the 58th Speaker of the U.S. House of Representatives from 1995 to 1999. Gingrich was a candidate for the 2012 Republican Party presidential nomination

(Mitt Romny).

LEAN SIX SIGMA

Newton Leroy "Newt" Gingrich

• Lean Six Sigma ถกน ามาใชครงแรกโดย บ. Motorola และถกเผยแพรใหรจกมากโดย General Electric ทม CEO คอ Jack Welch ในชวงกลางของทศวรรษท 19 ซงคนหาการสญเปลา และความไมมประสทธภาพของ supply chains และกระบวนการของหนวยงาน

• โดยใช Lean Six Sigma บ.สามารถประหยดไดมากกวารอยพนลานเหรยญในชวง 20 ปทผานมา (hundreds of

billions)

• บ.อนทมาการใช Lean Six Sigma ในการปรบปรงประสทธภาพและประหยดเงน 3M, ACME, Sears, Dell, DuPont Whirlpool, Xerox และอนๆอกมากมาย

Lean in Private sector and Government of USA.

• ในป 2012 น อดตโฆษกท าเนยบขาวพรรครพบลกน Newt Gingrich ไดใช LSS เปนหนงในนโยบายหลกของการรณรงคหาเสยงเพอเปนตวแทนของพรรครพบลกน ไปแขงกบโอบามาแหงพรรคเดโมแครท

• จะเหนวานโยบายตางๆเชน Strong America Now, Gingrich’s own Lean Six Sigma coalition, Effective Government Now ตางกมผเชยวชาญดานลนเปนพนๆคนทมการอภปรายกนถงวธการลดการสญเปลา ในการท างานพนฐานประจ าวนของรฐบาล

• เพราะหลงจากเศรษฐกจในชวงขาลงในป 2007-2008 ประสทธภาพการท างานของรฐบาลถกจบตามองอยางมากอยางไมเคยเปนมากอนเพราะภาวะการขาดดลของงบประมาณทสะสมมากกวา ลานลานบาทตอป

• นอกจากนรฐบาลยงมงแตทจะกดดนใหเกดการลมละลายของบรษทเอกชน ทงทเอกชนตางกรดเขมขดกนตวลบ และตองทนกบกฎหมายภาษใหมของรฐบาลอยางไรกตามรฐบาลกลางยงคงปฏเสธทจะเขามาแกปญหาอยางจรงจง และควบคมทกหนวยงานของรฐทยงมกระบวนการท างานทไมด

• หลงจากการ debate ของ Newt ท าใหเกดกระแสกดดนใหรฐบาลมการเปลยนแปลงการบรหารจดการ โดยการน าระบบ LSS มาใชเชนเดยวกบ General Electric และ บ. อนเมอ 20-30 ปทผานมา

Lean in Private sector and Government of USA.

• 15พค.2008,รองเลขาธการกระทรวงกลาโหม(Deputy Defense Secretary) Gordon England ไดมการสงการใหทกหนวยของกระทรวงกลาโหมน า Lean Six Sigmaมาปรบใช

• In 2010, “ทรานสคอม”ศนยประสานสงการดานการขนสงของกระทรวงกลาโหม (Defense Department’s Transportation Command’s Fusion Center) ไดน าLean Six Sigma มาใชในกระบวนการและวเคราะห โดยมงไปทขนตอนการแกปญหา แยกแยะ วด วเคราะห ปรบปรงและควบคมกระบวนการ

• Kimberlea Thompson ผจก.ฝายขอมลสนบสนนของทรานสคอมกลาววา “เมอคณเขาใจและสามารถเขยนกระบวนการออกมาไดชดเจน คณจะสามารถตดแบงพนทยอยส าหรบการปรบปรงทสวนกลางจ าเปนตองเขาไปด าเนนการ หรอให เจาของหนวยด าเนนการเอง”

• กระทรวงกลาโหมพยายามทจะเลยนแบบกองทพบกและกองทพเรอ ทสามารถประหยดงบประมาณไดรวมกนถง 2.54 พนลานเหรยญในป 2008 หลงจากน าระบบของ LSS มาใชในชวงป 2005-2006

• Iowa Department of Management กน าLean Six Sigma มาใชในป 2003

• ในกระทรวงทรพยากรธรรมชาต (Department of Natural Resources) กสามารถลดระยะเวลาการท างานในกระบวนการสวนใหญไดถงรอยละ 50

• บทความใน FORBES 9/09/2555 เรอง Lean Government Six Sigma? Why Do Politicians Ignore It? โดย Kellen Giuda :

• ความส าเรจของการน า LSS มาใชในเอกชนและหนวยท ถกเลอกของภาครฐพสจนใหเหนแลววาเปนระบบทดซ งแม จะขาดความสนใจจากผบรหารประเทศทจะกระจายใหมการท า ทวประเทศ ชางเปนสงทนาหนกใจและนาแปลกใจ

• สงทก าลงเปนภยคกคามอยางรายแรงในระดบชาตของสหรฐอย คอภาวะหน จงจ าตองจรงจงกบการปฏรป โดยดส งทภาคเอกชนก าลงท าอย หวงมากวาการเลอกตงในปนจะท าใหรฐบาลกลางใหความสนใจกบการก าจด ความสญเปลา และภาวะหนสาธารณะทเกดขน

• จากประสทธภาพของ Lean Six Sigma, Newt Gingrich ไดเสนอใหมการเปลยนจากการทไมสนใจหนสาธารณะ มาเปนการน าระบบการจดการแบบลนมาใช โดยกลาววา (สค.2011) “1,000 small, smart things would actually get more done”

• และถาจะใหคาดเดาในครสตมาส หนสาธารณะจะเพมเปน 3 ลานลานเหรยญ และจะเปนเชนนมากกวาสบป

• Lean Six Sigma is a serious solution for serious problems. It is time we hear more politicians talking about it.

FORWARD

LEAN

ส านกงานขาราชการกรงเทพมหานคร

The ‘Lean' Campaign Slogan of BMA Personnel

งบประมาณรายจายของกรงเทพมหานคร ยอนหลง 5 ป

ปงบประมาณ พ.ศ. งบประมาณรายจาย

2550 65,068,963,849.00

2551 73,658,828,640.00

2552 68,973,897,138.00

2553 72,911,262,112.00

2554 78,440,037,411.00

พระราชกฤษฎกา วาดวยหลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546 มาตราท 1-53

• หมวด 1 การบรหารกจการบานเมองทด มาตรา 6 การบรหารกจการบานเมองทด ไดแก การบรหารราชการเพอบรรลเปาหมาย ดงตอไปน (1) เกดประโยชนสขของประชาชน (2) เกดผลสมฤทธตอภารกจของรฐ (3) มประสทธภาพและเกดความคมคาในเชงภารกจของรฐ (4) ไมมขนตอนการปฏบตงานเกนความจ าเปน (5) มการปรบปรงภารกจของสวนราชการใหทนตอสถานการณ (6) ประชาชนไดรบการอ านวยความสะดวกและไดรบการ ตอบสนองความตองการ (7) มการประเมนผลการปฏบตราชการอยางสม าเสมอ

• :: หมวด 2 การบรหารราชการเพอใหเกดประโยชนสขของประชาชน มาตรา 8 ในการบรหารราชการเพอประโยชนสขของประชาชน สวนราชการจะตองด าเนนการโดยถอวาประชาชนเปนศนยกลางทจะไดรบการบรการจากรฐ และจะตองมแนวทางการบรหารราชการ ดงตอไปน (1) การก าหนดภารกจของรฐและสวนราชการตองเปนไปเพอวตถประสงคตาม มาตรา 7 และสอดคลองกบแนวนโยบายแหงรฐและนโยบายของ คณะรฐมนตรทแถลงตอรฐสภา (2) การปฏบตภารกจของสวนราชการตองเปนไปโดยซอสตยสจรต สามารถตรวจสอบได และมงใหเกดประโยชนสขแกประชาชนทงในระดบประเทศและทองถน (4) ใหเปนหนาทของขาราชการทจะตองคอยรบฟงความคดเหน และความพงพอใจของสงคม โดยรวมและประชาชนผรบบรการ เพอปรบปรงหรอเสนอแนะตอผบงคบบญชา เพอใหมการปรบปรงวธปฏบตราชการให เหมาะสม

พระราชกฤษฎกา วาดวยหลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546 มาตราท 1-53

• มาตรา 10 ในกรณทภารกจใดมความเกยวของกบหลายสวนราชการหรอเปนภารกจทใกลเคยงหรอตอเนองกน ใหสวนราชการทเกยวของนนก าหนดแนวทางการปฏบตราชการเพอใหเกด การบรหารราชการแบบบรณาการรวมกน โดยมงใหเกดผลสมฤทธตอภารกจของรฐ มาตรา 11 สวนราชการมหนาทพฒนาความรในสวนราชการ เพอใหมลกษณะเปนองคการแหงการเรยนรอยางสม าเสมอ โดยตองรบรขอมลขาวสารและสามารถประมวลผลความรในดานตาง ๆ เพอน ามาประยกตใชในการปฏบตราชการไดอยางถกตอง รวดเรวและเหมาะสมกบสถานการณ รวมทงตองสงเสรมและพฒนาความร ความสามารถ สรางวสยทศนและปรบเปลยนทศนคตของขาราชการในสงกดใหเปนบคลากรทมประสทธภาพและมการเรยนรรวมกน ทงน เพอประโยชนในการปฏบตราชการของสวนราชการใหสอดคลองกบการบรหารราชการใหเกดผลสมฤทธตามพระราชกฤษฎกาน

พระราชกฤษฎกา วาดวยหลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546 มาตราท 1-53

• :: หมวด 5 การลดข นตอนการปฏบตงาน มาตรา 27 ใหสวนราชการจดใหมการกระจายอ านาจการตดสนใจเกยวกบการสง การอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอการด าเนนการอนใดของผด ารงต าแหนงใดใหแกผด ารงต าแหนงทมหนาทรบผดชอบในการด าเนนการในเรองนนโดยตรง เพอใหเกดความรวดเรวและลดขนตอนการปฏบตราชการ ทงน ในการกระจายอ านาจการตดสนใจดงกลาวตองมงผลใหเกดความสะดวกและรวดเรวในการบรการประชาชน เมอไดมการกระจายอ านาจการตดสนใจตามวรรคหนงแลว ใหสวนราชการก าหนด หลกเกณฑการควบคม ตดตาม และก ากบดแลการใชอ านาจและความรบผดชอบของผรบมอบอ านาจและผมอบอ านาจไวดวย หลกเกณฑดงกลาวตองไมสรางขนตอนหรอการกลนกรองงานทไมจ าเปนในการปฏบตงานของขาราชการ ในการน หากสามารถใชเทคโนโลยสารสนเทศหรอโทรคมนาคมแลวจะเปนการลดขนตอน เพมประสทธภาพและประหยดคาใชจาย รวมทงไมเกดผลเสยหายแกราชการ ให สวนราชการด าเนนการใหขาราชการใชเทคโนโลยสารสนเทศ หรอโทรคมนาคมตามความเหมาะสมและก าลงเงนงบประมาณ เมอสวนราชการใดไดมการกระจายอ านาจการตดสนใจ ตามวรรคหนง หรอไดมการใชเทคโนโลยสารสนเทศหรอโทรคมนาคมตามวรรคสองแลว ใหสวนราชการนนเผยแพรใหประชาชนทราบเปนการทวไป

พระราชกฤษฎกา วาดวยหลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546 มาตราท 1-53

ภายใตสภาวการณทตอง change ระบบการท างาน

สนอง Customer Need

การแขงขน : ตวเอง / เอกชน

ตนทนทเปลยนแปลง

เขาใจ วเคราะห คนหาทางรบมอ ปรบสภาพองคกร เทคนคการจดการ

เรมอยางไร

ร...ความเปนมาของ LEAN

• พฒนาขนมาเพอแกไขปญหา

• ค าวา “LEAN” (ลน) แปลวา ผอม หรอ บาง

• คน หมายถง คนทมรางกายสมสวนปราศจากชนไขมน แขงแรง วองไว กระฉบกระเฉง

• องคกร หมายถง องคกรทด าเนนการโดยปราศจากความสญเปลาในทกๆ กระบวนการ มความสามารถในการปรบตวตอบสนองความตองการของตลาดไดทนทวงท และมประสทธภาพเหนอคแขงขน

• องคกร ลกษณะดงกลาว = “วสาหกจแบบ LEAN” (Lean Enterprise), Lean Organization, Lean Hospital, Lean Government

LEAN

Famous Lean System : TPS ; Toyota Productive System

BIG THREE

Toyota Way : วถแหงโตโยตา

• มงเนนความส าคญของการพฒนาบคลากรทงในสวนของผบรหาร และพนกงานทกระดบ การท างานเปนทม การปรบปรงงานอยางตอเนอง และการปรบตวเปนองคกรแหงการเรยนร

• หาคณคาในระบบงาน

• มงตอบสนองความตองการของลกคา

• สรางคณคาในตวสนคาและบรการ

• ใหความส าคญกบการผลตบรการทมคณภาพ

• ก าจดความสญเปลาทเกดขนตลอดทงกระบวนการอยางตอเนอง

- การตดตอสอสารกบลกคาใน-นอก

- การออกแบบผลตภณฑ / บรการ

- การพฒนาเครอขายผรบเหมาชวง

- การผลตงาน/ บรการ

- การบรหารงานประจ าวน

หลกการ LEAN

• การลดตนทนการผลต

• เพมผลก าไร

• ผลลพธทด

• LEAN ไมใชชดเครองมอส าเรจรปทจะน ามาใชในการ

ปรบปรงองคกร

• LEAN คอการผสมผสานอยางลงตวระหวาง

- แนวคด

- กจกรรม

- วธการ

LEAN

•ผลกดนใหวฒนธรรมขององคกรเปนไปในทศทางทเหมาะสม • พฒนาจตส านกทด และแนวคดทถกตองในการท างานแกพนกงานทกระดบ

• เรมในอตสาหกรรมการผลตรถยนต

• อดตการผลตสนคาตางๆ รวมทงรถยนตมลกษณะเปนแบบงานหตถกรรมหรองานฝมอ(Craft/Hand made Production)

• ไมมสายการผลต อาศยทกษะความช านาญของพนกงานเปนหลก

• ดงนน จงมตนทนการผลตตอหนวยคอนขางสง แตสามารถผลตสนคาทหลากหลายชนดไดตามความตองของลกคา

ววฒนาการ LEAN

ววฒนาการ LEAN

ในชวงศตวรรษท 20 Henry Ford ผกอตงบรษท Ford Motor น าหลก - การจดการแบบวทยาศาสตรของ Frederick W. Taylor มาใช +หลกการศกษาเวลาและการเคลอนไหวของ Frank & Lillian

Gilbreth

เรม การสรางสายการผลต คลายกบ

การไหลของสายน า ทกสงทเปนอปสรรคตอการเคลอนทในกระบวนการ = ความสญเปลา

In the early 1900s, Frank and Lillian Gilbreth used time-motion studies to analyze a golfer's swing, and to analyze a worker assembling parts.

• นวตกรรมระบบสายพานล าเลยง ถกน ามาใชในสายการประกอบรถยนตของบรษท

• ท าใหเกด “ระบบการผลตแบบเนนปรมาณ” (Mass Production) ผลตสนคาส าเรจรป

+ ใชช นสวนมาตรฐานทสามารถเปลยนทดแทนกนได ท าใหใชเวลาในการผลตลดลง

+ รนการผลตมขนาดใหญ เพอลดตนทนการผลตโดยเฉพาะในสวนของตนทนทางออมตอหนวยใหต าลง

ขอเสย

- ช นสวนและวตถดบจะถกผลตขนแลวสงตอไปยงกระบวนการถดไป โดยไมไดพจารณา ถงความตองการ

ววฒนาการ LEAN

• บรษท Ford ประสบความส าเรจจากการใชระบบการผลตแบบเนนปรมาณ อยางยง

• ใช Assembly line..ใช skill personnel ท างาน unskilled jobs

• มการปรบเพมคาจางขนเรอยๆ อยางตอเนองเพอกระตนใหมการปรบปรงการท างานและกระบวนการ

• ยคนนในอเมรกาไมมใครทไมรจกรถยนต Ford Model ซงเปนรถรนยอดนยม ทมการผลตและจ าหนายจ านวนมาก

• แมวารถรนนจะมจ าหนายเพยงสเดยวคอ สด า

• แตเพราะ ชวงนนตลาดยงคงเปนของผผลต ซงมจ าหนายนอยรายแตความตองการซอมจ านวนมาก ดงนน

• ผลตมากเทาไรกสามารถจ าหนายไดท งหมด

ววฒนาการ LEAN

• ป 1945, Eiji Toyoda และ Taiichi Ohno ผบรหารของบรษท Toyota พยายามน าแนวคดของ Ford ไปปรบปรงระบบการผลตของบรษทตนทประเทศญป น

• พบวา....ไมเหมาะกบการน าไปใชใน สภาพของบรษทฯ

+ ขณะนนประเทศญป นอยในสภาพหลงสงคราม

ววฒนาการ LEAN

•สภาพหลงสงคราม Toyota : ไมสามารถท าแบบ Ford เพราะ 1. มความจ ากด ของทรพยากร : ปจจยการผลต ตาง ๆ + เงนทน มจ ากด (เงนสดหมนเวยนนอย) ท าใหไมสามารถลงทนสรางระบบการผลตทเนน ปรมาณ

2. ตลาดรถยนตของประเทศญป นยงมขนาดเลก

3. ความตองการของลกคากมหลากหลาย การ ผลตสนคาเพยงชนดเดยวจ านวนมากๆ จง ไมเหมาะสมกบ Toyota

ววฒนาการ LEAN

(=ม crisis + สถานการณทยากล าบาก เปนตวผลกดน ให creative + innovative)

ววฒนาการ LEAN

• Toyota อาศย

- คนหาและแกไขปญหาทเกดขนในระดบปฏบตการ

- การน าขอเสนอแนะการปรบปรงงานทไดจากพนกงาน มาทดลองปฏบต

- ประยกตแนวคดของการจดการ /ระบบซปเปอรมารเกต ของอเมรกา หรอ ระบบดง

• สรางระบบการผลตแบบ Toyota (Toyota Production System : TPS)

• หรอเรยก ระบบการผลตแบบทนเวลาพอด (Just in Time Production System: JIT)

• “การผลตเฉพาะสนคาหรอชนสวนทจ าเปน ตามปรมาณทตองการ ภายในเวลาทตองการ”

• โดยมงเนนก าจดความสญเปลา (Waste / Muda) ทเกดขนในกระบวนการท างาน

+ ใหความส าคญทางดานคณภาพควบคกนไปดวย

Japan After World War II (ค.ศ. 1939-45)

• This 1975 photo of cars awaiting export illustrates the rapid growth of the Japanese export economy after World War Two. The Japanese economy was booming, partially fueled by exports to the United States, US purchases of materials for the Vietnam War, and a rapid increase in exports of smaller, more fuel efficient cars as a result of the rapid increase in gas prices in the early 1970s.

• This picture shows a pier filled with Japanese cars awaiting export from a port in Yokohama. March 2, 1975. Credit: Donated by Corbis-Bettmann

Toyota Productive System: TPS

• ไดรบแรงบนดาลใจมาจากความคดและการปฏบต ของ Henry Ford และ การจดการในซปเปอรมารเกตของ ชาวอเมรกน

• น ามาสรางสรรคจนเกดเปน ระบบเฉพาะของตนทเหมาะกบ ความตองการ และ สถานการณ ของบรษท

• ป 1980s Taiichi Ohno, Shiego Shingo แหงโตโยตาเขยนถงรายละเอยดของวธการ ทตนเองใช

• Norman Bodek ชาวอเมรกน ไปทวรญป น และแปลขอมลเปนภาษาองกฤษ ยกยองให ชาวญป นสองทานเปนผบกเบก TPS

ระบบการผลตแบบ Toyota กคอวธปฏบตทเปนเลศ (Best Practice) ของระบบ LEAN

ตนก าเนดของ ค า “LEAN” มาจาก Jon Krafcik

ตนก าเนดของ LEAN CONCEPT มาจาก TOYOTA

สมาชกทมวจย MIT’S International Motor Vehicle Program ทประกอบดวย James P. Womack Daniel T. Jones Daniel Roos

ศกษา อตสาหกรรมรถยนตของโลกชวงปลาย1980’s เปรยบเทยบปจจยแหงความส าเรจระหวางอตสาหกรรมผลต รถยนตในญป น ยโรป และ อเมรกา :

เพออธบายวาบรษทเหลานสามารถเพมขดความสามารถในการจดการกระบวนการไดอยางไร

อะไรท าให ชาวญป น ประสบความส าเรจในอตสาหกรรมรถยนต

1990 :The Machine That Changed the World

พบวา... ผผลตรถของญป นไดท าสงทแตกตางจากผผลตรายอน

โดยม Toyota เปนผรเร ม

ยกเวนสองอยาง...ทตองลดมากกวา คร ง • Defects ขอบกพรอง

• Unsafety Incidents อบตการณความไมปลอดภย

ระบบของโตโยตาในการบรหารจดการคอ ทกอยางตองลดเหลอครง (Half of everything)

Physical space พนททางกายภาพ

Labor effort การใชความพยายามของผปฏบตงาน

Capital Investment เงนลงทน

Inventory การลงทน

วธการของโตโยตา Toyota Method • ถกกระจายใชในแวดวงอตสาหกรรมรถยนตกอน

• ย าใหตระหนกวาตองม การปรบปรงกระบวนการ

• มการ shareขอมลนสสาธารณะ + Open Tours ใหคนเขาชมโรงงาน แมคแขงกสามารถเขาดงานได

• ผผลตฟากตะวนตก มลกษณะเฉพาะอยางหนง

focus ทจะ copy tools และ practice ทมองเหนดวยตาเปลา

แต Unseen Management System ซงยากตอการเลยนแบบ ยงไมกลาน าไปใช หรอทาทาย ใหเกดการเปลยนแปลง

กระบวนการจดการ & กระบวนการคด

มนงายกวาทจะพฒนาเครองมอใหคลาย (เชน Kanban)แลว บอกวา เราท า LEAN

แตยาก ทจะน าทงระบบของ Toyota Model ไปปรบพฒนางานทงระบบของตน

• การลงทนและปรบเปลยนระบบการผลตแบบน ไมใชเรองราวของความส าเรจเพยงชวขามคน

• เชนเดยวกบหนวยงานของกทม. คงไมสามารถทจะเปลยนความคด และวฒนธรรมองคกรไดในชวพรบตา

PROBLEMS in Organization

• ปญหามากมายท หนวยงานของกทม.ตองเผชญมาเปนระยะเวลานาน ๆ ทอาจไมสามารถไลใหเหนไดในตอนน

Little Problems One Major Problem

แกไข

แกไข

แกไข

แกไข

X

X

PROBLEMS in Organization

ลองตอบค าถามเหลาน 1. การจดหาสงของตาง ๆ เพอใชงานมความลาชา เพราะค าสง

ตาง ๆ ไมถกตองหรอสมบรณ 2. เอกสารสงกลบไปมาระหวางหนวยงานเพราะจดท าไมถกตอง 3. เจาหนาทมความยงยากในการใชเครองมอใหม ๆ 4. มพนทเกบสงของตาง ๆ จ ากด / หรอเกบอยางไมสมควร 5. เครองมอทปลอดภยไมถกใช 6. การไดรบบาดเจบหรอเจบปวยเลก ๆ นอย ๆ ไมมการรายงาน 7. วธ / หตถการทถกตองไมถกใช 8. เจาหนาทลาออก / ขอยายหนวยงาน 9. เจาหนาทโยนงานกนเอง

เราสามารถรวมมอ กบทม , เรมตน “เรยนร” และเรมตนลงมอ “กระท า” ไดเลยในวนน

PROBLEMS in Organization

• ปญหาเหลาน เปนปญหาในปจจบนใชหรอไม ค าตอบคอ ใช นอกจากนปญหานกพบตงแตในชวงป 1944 ดวยเชนกน

(รายงานโดย U.S. Training within industry (ICU program’s training materials for hospitals) อนเปนหนวยงานทจดตงขนหลง สงครามโลกครงท 2 สนสดลง)

• ประเดนทถกหยบยกนมอทธพลมากตอ ม.โตโยตา ในการพฒนาระบบ Lean ขน

PROBLEMS in Organization

• อาจ ท าใหเกดการปรบปรงคณภาพดขนทละนอยๆ

• แต ถาเราใช Lean Concepts • จะสามารถขบเคลอน more dramatic improvement (การปรบปรงทดข นอยางฉบพลนไดดกวา)

แตละหนวยงาน = same Template

Physical layouts Same paradigms Similar Education

Physical layouts Same paradigms Similar Education

Physical layouts Same paradigms Similar Education

Physical layouts Same paradigms Similar Education

PROBLEMS in Organization

หาวธใหม

WASTES = ปญหา จรง ยอมรบ

กระบวนการแกปญหา วธแก

เงน

PROBLEMS in Organization

world of finite resources

NOW we are in

เงน

WORK HARD.D.D.D

ปรบปรงกระบวนการ

ใชความพยายามในการท างานนอยลง

(expend less effort

การท างานงายขน

ผลลพธดข น

• Frank B. Gilbreth :

“มนษยทกคนในโลกลวนมวธการท างานเปนของตนเอง ไมมวธการทดท สด แตจะมวธทดกวาเสมอ”

พนกงาน: เราสามารถท าวนนใหดกวาเมอวานน และพรงนจะตองดกวาวนน

ผบรหาร : -ตองเชอมนในความกาวหนาและสนบสนนความสามารถของ พนกงาน - พรอมปรบองคกรใหยดหยน รองรบความเปลยนแปลงในโลกธรกจ ทมการแขงขนรนแรงมากขนทกวน

แนวคดเบองตน ระบบ LEAN กบการเพมผลผลต

• เพอใหมการใชประโยชนจากทรพยากรใหคมคา

ทกคนภายในองคกรจะตองมทศนคตของจตใจทมงแสวงหาทางปรบปรงสงตาง ๆ ใหดข นอยเสมอ ไมยดตดกบวธการท างานแบบเดม ๆ

WHY CHANGE

• ถาไมเปลยนแปลง เราจะมวธการอนหรอ?

• เราจะยงคงท างานตอภายใตความสญเปลาทมองเหนอยางมากมายในขนตอนการท างานหรอ?

• เพราะสงทสะสมมาในอดตจงท าใหเรามปญหาเชนทกวนน

• หนวยงานของคณเปนหนวยงานทมความโดดเดนและเปนผน าระดบกรงเทพฯ หรอ ประเทศ หรอโลก หรอไม?

• หนวยงานทคณตองท างานดวยหรอตดตอกน พงพอใจกบผลงานของคณหรอไม?

• หนวยงานของคณจะอยรอดหรอไมในอนาคต?

• หนวยงานตางๆในกทม. ลวนเปนหนวยงานท dynamic ถาไมเปลยนแปลง นนหมายความวา คณจะถอยหลงเขาคลองไปเรอยๆ

ค าถามระหวาง LEAN JOURNEY

• เราก าลงจะเปลยนแปลงอะไร

• ท าไมเราจะตองท าการเปลยนแปลง

• จะมผลกระทบอยางไรกบผท างาน ทงขณะปจจบนและอนาคต

• จะมผลกระทบอยางไรกบหนวยงาน ทงขณะปจจบนและอนาคต

• มนจะมอะไรเกดขนกบคนท างาน ถาเรามการเปลยนแปลง

• มนจะมอะไรเกดขนกบหนวยงาน ถาเรามการเปลยนแปลง

• ผบรหารจ าเปนตองเตรยมตอบค าถามเหลาน

Lean จะชวยการท างานของหนวยงานภาครฐไดอยางไร ?

• เมอคนไดยนค าวา Lean คดอยางไร

already understaffed :

จ านวนคนท างานของเรากถกจ ากดอยแลว

already work as hard :

ปรมาณงานกหนกหนา

Mass layoffs:

จะใหเอาคนออกจากงานจ านวนมากๆหรออยางไร

Toolset, a management system

ทจะชวยปรบองคกร และเปลยนวธการบรหารจดการ

ERRORs Waiting Times

LEAN

Lean จะชวยการท างานของหนวยงานไดอยางไร ?

Improve quality of services for customers

Support บคลากรในหนวยงานทกระดบ : Employee Satisfaction

ท าให focus มาท การบรการ ไดอยางเตมท (Providing Service)

: Improving Quality of Service

LEAN

ก าจดอปสรรคการท างานทไมเกยวของกบการบรการ (Roadblocks)

: Service Safety

ท าลาย Barriers ทอยระหวางรอยตอของงานระหวางแผนก ซงท าใหการท างานหยดชะงก ไมตอเนอง

LEAN

แผนก 1 แผนก 2 แผนก 3

แผนก 1 แผนก 2 แผนก 3

ท าไม Lean ถงสามารถแกปญหาจกจกทคณะกรรมการหรอทมตางๆของหนวยงาน

ตองมาคอยแกไข...ไดจรง

• คนเขาไปมองรายละเอยดในกระบวนการท างาน และแกปญหา ณ จดท างาน โดยเจาของงานจรง มากกวาทจะมารอผเชยวชาญมาแกไขให

• หวหนางานมองเหน และ เขาใจวา ปญหาทเกดขนไมไดเปนผลจาก คนท างานไมด แต เกดจาก กระบวนการ มนไมถกตอง

เพราะในกระบวนการท า Lean สอนให

• ท าใหเกดการแกไขทขนตอนการท างานเลกๆๆๆๆ เสมอนการจดการขนมปงกอนใหญเปนค าๆ ซงใครๆกท าได

เปนระบบทท าใหองคกรพฒนาสคณภาพทยงยน

LEAN

COSTs RISKs

EXPANSION GROWTH

Reduce Costs by

improving flow & quality +

so market increases

that it is willing to pay

การพฒนา LEAN ไดส าเรจโดยอาศย

• การเรยนรอยางตอเนอง

• การพฒนาในแตละสายงาน / อาชพ

Lean government

Lean Six Sigma:

Lean is a set of principles and tools that help people “learn to see” and eliminate waste

Six Sigma is a collection of tools that identify sources of variation in any process to improve quality

ชดเครองมอทชวยแยกแยะทมาของความแปรปรวนในกระบวนการท างานเพอปรบปรงคณภาพ

Six Sigma

• เปนวธการทถกน ามาใชในการก าจดการสญเปลาของกจกรรมทางธรกจหรอกระบวนการท างาน โดยสงผลดอยางมากตอผลลพธดานการเงน

• โดยใชแนวคดทวา ทกกจกรรมในกระบวนการ สามารถใชหลกของ DMAIC (define, measure, analyze, improve, and control) คอ การคนหา การวดตรวจ การวเคราะห การปรบปรง และการควบคม

• โดยใชวธในการวเคราะหขอมล และมงไปทลกคา การจดการความร และกระบวนการหลก

• ท าใหองคกรสามารถลดขอบกพรอง ขอผดพลาดในการท างานได อยางมนยส าคญ โดยมเปาหมายของความผดพลาดไมเกน 3.4 ครง ตอโอกาสทจะเกด 1 ลานครง

• a methodology that is used to eliminate waste from business activities, while benefiting a company’s financial performance. Six Sigma uses the idea that all activities are processes that can be evaluated with the DMAIC process (define, measure, analyze, improve, and control). By using data analysis methods and focusing on customer knowledge and core processes, companies can reduce defects significantly, with the ideal target being 3.4 defects per million opportunities.

http://opsmgt.edublogs.org/2012/10/23/is-lean-government-the-solution-to-economic-problems/

Lean government

Lean government:

Enables BMA agencies to work more effectively and efficiently to deliver the excellent service to people in Bangkok by identifying and eliminating waste in government processes

= การท าใหหนวยงานตางๆของ กทม.ท างานไดอยางมประสทธภาพในการทจะใหบรการทเปนเลศแกประชาชนในกทม. โดยการคนหา ชบงและก าจด ความสญเปลาในขนตอนกระบวนการท างาน

Methods include:

Value stream mapping and Kaizen events

Kaizen = “change for the good of all”

Efficient = high ratio of output/ input

Typical Wastes Targeted by Lean

55

Wastes Examples Inventory งานทคางอย(เชน ใบอนญาต, อนมตแผน), วสด

สวนเกน / ขอมล

Defects ขอมลทผดพลาด หรอ ขอมลทขาดหายไป

Overproduction รายงานหรอส าเนาทไมจ าเปน ท างานทไมไดถกรองขอใหท า

Complexity ขนตอนกระบวนการทไมจ าเปน ค าแนะน าหรอความตองการทสบสน

Waiting ระยะเวลาในการอนมตเอกสาร หรอ งาน แผน โครงการ การขออนมตทมขอมลไมสมบรณ

Excess Motion ระยะทางในการเดนไปยงเครองพมพ เครองถายเอกสารและไฟล การประชมหรอการเดนทางทไมจ าเปน

Moving Items เสนทางการรายงาน (Report Routing), การจดเกบเอกสาร (Document Storage)

Achieves BMA goals results : ประสบความส าเรจในเปาหมายทกทม.ตงไว

Ensures better customer service : แนใจไดวาผใชบรการจะไดรบบรการทด

Reduces process complexity : ลดความยงยากซบซอนของกระบวนการท างาน

Enhances process speed : ท าใหกระบวนการมความรวดเรวเพมขน

Produces quality products and services : ท าใหผลตผลและบรการมคณภาพ

Improves staff morale : เพมขวญก าลงใจใหกบบคลากร

Lean is “common sense uncommonly applied”

Why Use Lean?

56

Example Results

Agency Process Anticipated Results

EPA Region 7 & 4 States

NPDES Wastewater Program

•Decreased time for EPA review of a state wastewater program by 75-68% (from 4-19 months to 1-6 months) •Eliminated 67% of the process steps (39 to13 steps)

Connecticut DEP

Coastal Permit Program

•Reduced review period from 500 days to <120 days

Delaware DNREC

Air Construction Permits

•Cut backlog of permits from 199 to 25 •Reduced average permit processing time to <76 days

Nebraska DEQ

Ethanol Plant Air Construction Permits

•Reduced permit review time 50% •Cut permitting backlog by 55%

Minnesota PCA

Wastewater Permitting Process

• Increased percent of permits issued within 180 days from 9% to 75% (Six Sigma project)

57

Why Lean is different:

Focuses on rapid, immediate, real-time change

Delivers fast results to build momentum

Emphasizes doing over planning

Keeps all eyes on what matters thru metrics/visual systems

Builds continuous improvement culture by empowering workforce to own the process and its effectiveness

What Makes Lean Different?

58

Backlog of review and approval actions (e.g., SIPs, permits, standards)

Slow and inefficient human resource and hiring processes

Inefficient grant and contract management processes

What Problems Can Lean Solve?

59

Results

Accountability

Empowerment

Action

Excellence

What Is Powerful About Lean?

60

LEAN LESSONS

• แม LEAN จะเรมทโรงงานผลตรถยนต แตกไดรบการพสจนแลววา สามารถท าไดส าเรจในหลายอตสาหกรรม รวมทงในโรงพยาบาล

• Quality Improvement เปนเครองมอในการท า Cost Reductions

• Productivity Improvement และ Cost Savings ท าไดส าเรจโดยไม ตองไลคนหรอลดจ านวนคนลง

• ควรปรบปรงกระบวนการ มากกวาท จะใหคนของเราท างานหนกขน เปน KEY ของการท าลน

• ถาตองการผลลพธทกระทบตอภาพรวมใหญจรง ตองเรมท ปญหา เลกๆกอน

• แตละหนวยงานไมสามารถลอกเลยนแบบกนได หนวยงานตองคดเอง วากระบวนการทเหมาะกบตนคออะไร หลง จากทไดเรยนรเรอง LEAN CONCEPTS แลว

END