person.ddc.moph.go.thperson.ddc.moph.go.th/eval/recru/knowledge/km3... · Web viewประท บตราลงร บตามระเบ ยบงานสารบรรณ
Post on 28-Jan-2020
2 Views
Preview:
Transcript
การจดการความร
KM
คมอการปฏบตงาน
ระบบงานสารบรรณ ฝายบรหารทวไป
ขนตอนการดำาเนนการในโปรแกรมระบบงานสารบรรณ
ฝายบรหารทวไป กองการเจาหนาท
การดำาเนนการในการลงรบเอกสาร การออกเลขหนงสอ คนหา ตดตาม และจดเกบ ฯลฯ ลงในโปรแกรมงานสารบรรณของการเจาหนาท จะชวยใหเจาหนาทผปฏบตงานทเกยวของสามารถตรวจสอบ คนหาเอกสารตาง ๆ ในระบบงานสารบรรณไดสะดวก และรวดเรวยงขน ไมวาจะเปนการตดตามเอกสารวาใครเปนเจาของเรอง หรอขณะนนอยในขนตอนใดใครเปนผปฏบต
วธการบนทกขอมล เชน การลงรบหนงสอเขากองการเจาหนาทจะตองดำาเนนการประทบตราลงรบตามระเบยบงานสารบรรณ หลงจากนนเจาหนาทผรบผดชอบจะตองบนทกรายละเอยดในเอกสารทรบเขาลงในโปรแกรมงานสารบรรณ โดยเขาไปในระบบสารสนเทศการบรหารงานบคคล กองการเจาหนาท โดยใหรหสผานไปยงโปรแกรมงานสารบรรณซงจะตองใชรหสผานของเจาหนาทผปฏบตเอง ดงรป
เมอใสรหสผานและ คลก คำาวาตกลงแลว หนาจอภาพจะเปลยนไปเปนระบบสารสนเทศการบรหารงานบคคล ขาราชการ โดยมหวขอใหเลอกคลกเขาไปทำางานตามระบบตาง ๆ โดยเลอก double click ทระบบสารบรรณ (1)
จากนนจะปรากฏภาพโปรแกรมเขาระบบงานสารบรรณ ใหใสรหสประจำาตวและรหสผานใหครบถวน ถกตองแลวคลกคำาวา ตกลง (2)
การเขาระบบงานสารบรรณเขาไดอกทางหนงโดย double click
ทสารบรรณ จากนนจะปรากฏภาพเขาระบบงานสารบรรณ ใหใสรหสประจำาตวและรหสผานของเจาหนาทผปฏบตงานเองใหครบถวน ถกตองแลวคลกคำาวา ตกลง
จะปรากฏภาพโปรแกรมระบบงานสารบรรณ โดยจะมรายละเอยดหวขอตาง ๆ
ของโปรแกรม เชน - หนงสอ - ตดตามและคนหา - จดเกบ และทำาลาย - อรรถประโยชน
ในสวนการลงรบเอกสาร (หนงสอหรอบนทก) คอการรบหนงสอเขาจากภายนอกนำามาบนทกลงในโปรแกรมงานสารบรรณ จะตองคลกหวขอสรางหนงสอ
ขนตอนการรบหนงสอจากภายนอกสงมาถงกองการเจาหนาท ใหดำาเนนการดงน
1. กดเลอกรายการหนงสอรบ (หมายเลข 1) 2. เลอกประเภทของหนงสอ/บนทก (หมายเลข 2) ถาเปนหนงสอเวยนใหคลกเลอกทประเภทหนงสอ 3. ลงรายละเอยดตาง ๆ ตามหวขอทมในโปรแกรม เชน เลอกชนความเรว ท วนท เรอง ฯลฯ จนครบถวน ถกตอง
4. เมอลงรายการเสรจสนใหคลกทบนทก
เมอเครองบนทกแลวจะแสดงหนาจอเพอยนยนความถกตองอกครงตาม
รายละเอยดทปรากฏประกอบดวย เลขรบ / วนท / เวลา แลวจงคลกวา OK หลงจากนน
จงนำา เลขรบ ทไดจากระบบงานสารบรรณบนทกลงในตรารบหนงสออกครง เปนอนสนสดขนตอนการรบหนงสอ
ทกรายการทถกบนทกลงในระบบงานสารบรรณ จะไปปรากฏหนาจอ
ในรหสของผอำานวยการกองการเจาหนาททงหมด
เมอบนทกรายการเสรจสน และตรวจสอบแลวพบวามขอผดพลาดในการลงรายละเอยดใหดำาเนนการแกไข ใหคลกทคนหา ใสเลขทะเบยน ในการคนหาจากนนจะมรายละเอยดปรากฏขนทหนาจอของระบบงานสารบรรณ ดงภาพ
ใหเลอนแถบสรายการทตองการแกไข ตามตวอยาง แลวคลกทแถบสในรายการอกครงเพอแกไข
เมอพมพรายการทถกตองใหมอกครงหนง และคลกทคำาวาแกไขเพอยนยน
การบนทกขอมลหลงจากทไดแกไขแลว
การเขาสระบบงานสารบรรณ ในฐานะผอำานวยการกอง ให double cilkตรงทหนงสอเพอเปลยนรหสเปนของผอำานวยการกอง ใสรหสประจำาตว และใสรหสผานใหคลกคำาวาตกลง ดงภาพ
จะปรากฏจอภาพโปรแกรม โดยมรายละเอยดหวขอตางๆ ของโปรแกรมงานสารบรรณ เชน
- หนงสอ - ตดตาม และ คนหา- จดเกบ และ ทำาลาย- อรรถประโยชน
การรบเอกสาร (หนงสอ / บนทก) จะตองคลกท รบ – สงหนงสอ
เพอเขาสรายละเอยดของเอกสารจากการนำาเสนอ ดงภาพ
ขนตอนดำาเนนการ หลงจากทนำาเสนอผอำานวยการกอง และไดพจารณา
สงการสงฝายและเจาหนาททเกยวของ ใหปฏบตดงน1. คลกทจำานวนหนงสอ จะปรากฏจำานวนหนงสอทนำาเสนอทงหมด หรอใสเลขทะเบยนหนงสอรบทละเรองแลวดำาเนนการตามขน
ตอน2. หลงจากนนจดสงใหกลมงาน / ฝาย ทเกยวของ ตามตวอยาง
ถาเลอก YES จะไดขอมลเปนปปจจบนดวย
ถาเลอก NO จะไดขอมลในปลาสด จะไมไดขอมลเปนปจจบน
กรณท 1 ขนตอนในการจดสงใหกลมงาน / ฝาย คอเรองทรบเขาจากหนวยงานอน หลงจากเลอกแถบสรายการท
ตองการแลว(ตวอยางรายการท 589) คลกรบหนงสอแลวใหคลกทหนวยงาน แลวจงเลอกกลมงาน / ฝายทเกยวของหรอรบผดชอบ คลกทเรมสง
หลงจากนน จดสงกลมงานหรอฝายตาง ๆ ทเกยวของ ตามตวอยาง เชน
รายการท 589 ซงเปนเรองทเกยวกบฝายพฒนาบคคลและสวสดการ เมอเลอนแถบสไปทฝายพฒนาฯ แลวคลกท > แถบสจะยายไปทดานขวามอสงตอหนวยงาน แลวคลกเรมสง
ในการสงฝายหรอกลมงาน ถามขอเสนอแนะ หรอขอสงการจากผอำานวยการกองใหพมพเพมเตมทชองสงการ ( F2 ) ตามตวอยาง
กรณท 2 เปนการสงบคคลเพอออกเลขหนงสอ / บนทก เมอ
ผอำานวยการกอง ไดพจารณาและลงชอแลวใหปฏบตเหมอนกรณท 1 แตการเลอกใหเลอกทเมนอนๆ จะปรากฏรายชอเจาหนาททปฏบตเกยวกบการออกเลขหนงสอ ดงภาพ
เมอใหแถบสบคคลทปฏบตเกยวกบการออกเลขแลวใหคลก > แถบชอ
จะถกยายไปดานขวามอ (เชนเดยวกบการสงกลมงาน / ฝาย)
การออกเลขทะเบยนหนงสอขนตอนการออกเลขหนงสอ ใหปฏบตดงน1. ใหคลกท รบ – สง หนงสอ2. ใหคลกทคนหาและใสเลขทะเบยนหนงสอรบ แลงคลกทเรม
คนหาเมอไดเลขทะเบยนทตองการแลว ควรตรวจสอบปทถกตองของขอมลแลวกดคลกทขอมลทตองการ 3. คลกทจำานวนหนงสอ จะปรากฏจำานวนหนงสอทงหมด เพอออกเลขหนงสอดงภาพ
เมอคนหาขอมลไดเรยบรอยใหคลกทออกเลขสง ดงภาพ
เรองจะปรากฏซำาอกครงหนง
โปรแกรมสรางหนงสอสงใหเลอกท สธ ............ ฝาย / กลมงาน เจาของเรอง
เลอกประเภทหนงสอ
เลอกหนวยงานทตองการสงออก
ไดขอมลครบถวนเรยบรอย กดบนทก เครองจะบนทกเลขสงใหโดยอตโนมตพรอมรายละเอยดของวนทสง ท สธ (เจาของเรอง) คลก OK เพอยนยนการสง แลวจงนำาเลขสงทไดออกไปบนทกในเอกสารอกครง ดงภาพ
เมอคลก OK จะปรากฏจอภาพ ดงรป กดคลกกลบจอภาพจะกลบสสภาพปกต
การคนเรองเดม หรอสำาเนาใหกลมงาน / ฝาย ดงภาพ
การจองเลขทะเบยน
ขนตอนการดำาเนนการเขาสระบบการจองเลขทะเบยน เลอกรายการจองเลขทะเบยน
การจองเลขทะเบยน ใหปฏบตดงน
เมอมโปรแกรมจองเลขทะเบยนปรากฏขนหนาจอใหกดเลอก 1. รายการหนงสอรบ – สง
2. เลอกประเภทของหนงสอ 3. วนทในการจองหนงสอ 4. ใสจำานวนเลขหนงสอทตองการจอง 5. เมอบนทกรายการตางๆ ครบถวนถกตอง แลวใหกด
บนทกการจองระบบประมวลรายการทจองไวจะปรากฏหนาจอทงหมด เปนอนสนสดขนตอนในการออกเลขทะเบยน ดงภาพ
การจดเกบหนงสอ
การดำาเนนการจดเกบเอกสารถอเปนการเสรจสนของการทำางาน เจาของเรองจะสงเอกสารทดำาเนนการแลวใหเจาหนาททรบผดชอบจดเกบตามระเบยบงานสารบรรณ
การจดเกบตามโปรแกรมงานสารบรรณ เลอกหวขอหนงสอ (รบ-สงหนงสอ) คลกทจำานวนหนงสอ หรอใชระบบการคนหาขอมลในการจดเกบเมอไดขอมลทตองการแลว คลกรบหนงสอ จงจะดำาเนนการดงตอไปน ใหคลกเปลยนสถานะ กรอกขอมลในการจดเกบ(แฟมขอมล) คลกทเสรจสน แลวคลกบนทกเปนการเสรจสน
top related