Vantaan energian esitys Kameleon Aamubrunssi 3.12.2013
Post on 03-Jul-2015
426 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
Case Vantaan Energia Oy
Kameleon Aamubrunssi 3.12.2013
SharePoint-ympäristö
Vantaan Energia -konsernissa
• Liikkeelle lähdettiin SharePoint 2003 -versiolla • SharePoint 2003 (v. 2006)
• Asiakaspalvelun työryhmäsivusto
• Ympäristöjärjestelmä
• SharePoint 2007 • Intranet (Vintra) (6/2009)
• Työryhmäsivustot (6/2009)
• Extranet (Vextra) (9/2009)
• Kotisivut (10/2010)
• SharePoint 2010 • SharePoint 2010 (migraation toteutus 2007 > 2010
8/2012) • Vintra
• Työryhmäsivustot
27.11.2013/Heidi Paasonen 2
Asiakirjapohjat Vantaan
Energialla
Lähtötilanne
• Asiakirjapohjat tallennettu verkkolevyille,
henkilökohtaisille työasemille jne.
• Haitat
• Oikeudet dokumentteihin
• Dokumenttien löytäminen
• Versiointi
• Asiakirjapohjat tallennettu Intranettiin
27.11.2013/Heidi Paasonen 3
Vaiheissa eteneminen
27.11.2013/Heidi Paasonen 4
Perusasiakirjapohjat
Prosessikohtaiset asiakirjapohjat
SharePoint integraatio
• Metatiedot
Uusi valintaikkuna
•Kaikki asiakirjapohjat valittavissa samasta valintaikkunasta
VAIHE 1
• Päätettiin hankkia Kameleon, jotta saadaan henkilöstölle käyttöön perusasiakirjapohjat (v. 2011)
• Hyödyt
• Pohjista käytettävissä aina viimeisin versio
• Päivitys vain yhteen paikkaan
• Pohjat löydettävissä helposti
• Oikeudet pohjiin kunnossa
• Pohjia käytössä n. 20 kpl
• Koko henkilöstölle infotilaisuuksia ja koulutuksia
• Avattaessa dokumenttia ilmoitus, ettei ole toteutettu Kameleon pohjalla
27.11.2013/Heidi Paasonen 5
Pohjien sisältö
• Asiakirjastandardin mukaiset pohjat huomioiden
Vantaan Energian graafinen ohjeistus
• Fontit, värit, logo, yhteystiedot
• Henkilön tiedot
• Kielivalinta
• Yhtiövalinta
• Lopputervehdys
• Allekirjoitus
• Vastaanottajan tiedot jne.
27.11.2013/Heidi Paasonen 6
Laatijan, asiakirjan sekä
vastaanottajan tiedot
27.11.2013/Heidi Paasonen 7
VAIHE 2
• Kameleonin käyttöä laajennettiin
• Prosessikohtaiset asiakirjapohjat käyttöön
• Pohjat (v. 2013)
• Word (n. 100 kpl)
• Excel (n. 50 kpl)
• PowerPoint (n. 10)
• Asiakaspalvelun pohjat mm. tarjoukset ja asiakaskirjeet
• Henkilöstöpalveluiden pohjat
• Projektin dokumentaatioon liittyvät pohjat
• Rakentaminen mm. erilaisiin lupiin liittyvät pohjat
• Viestintä esim. yritysesittelyt ym.
27.11.2013/Heidi Paasonen 8
Henkilöstöpalveluiden
asiakirjapohjia
27.11.2013/Heidi Paasonen 9
Asiakirjapohjat
Lyhyt ohje mihin
tarkoitukseen käytetään Prosessi
VAIHE 3
• Tiedonohjaussuunnitelma mukaan toteutukseen
• Kameleon SharePoint integraatio käyttöön pilotilla
(v. 2012)
• Laajennus 2013
27.11.2013/Heidi Paasonen 10
SharePoint 2010
• Uusi työryhmäsivustopohja käyttöön
• Erona vanhaan sivustopohjaan
• Dokumenttienhallinta mukaan vahvemmin
• Kameleon > SharePoint integraatio käyttöön
• Konsernin yhteiset metatiedot käyttöön
• Prosesseilla myös omia prosessikohtaisia
metatietoja
27.11.2013/Heidi Paasonen 11
Käytännön muutokset
• Käyttäjäystävällisempi ratkaisu
• Asiakirjan voi luoda
• esim. Wordin kautta
• SharePoint dokumenttikirjastosta suoraan sivustolle
• Metatiedot täytetään vain kerran
• Siirtyvät dokumentin mukana, jos luotu Kameleonin kautta tai SharePoint kirjastosta
• Tallennus suoraan oikeaan prosessiin automaattisesti
• Mikäli aloitus SharePoint kirjastosta tai tallennuspaikka suosikeissa
27.11.2013/Heidi Paasonen 12
Vaihtoehto 1.
Tallennus kohteeseen SharePoint
27.11.2013/Heidi Paasonen 13
Vaihtoehto 2.
Tallennuspaikan valinta
manuaalisesti ”Suosikeista”
27.11.2013/Heidi Paasonen 14
Vaihtoehto 3.
SharePoint kirjastosta ”Uusi
tiedosto”
27.11.2013/Heidi Paasonen 15
Asiakirjapohjan valinta ja
metatietojen täyttö Kameleon -
valintaikkunassa
27.11.2013/Heidi Paasonen 16
Automaattisesti
metatietolomakkeelle
27.11.2013/Heidi Paasonen 17
Vaihtoehto 4.
SharePoint kirjastossa ”Lataa
tiedosto” -toiminto
27.11.2013/Heidi Paasonen 18
Metatietolomakkeen
täyttäminen
27.11.2013/Heidi Paasonen 19
Vaihe 4
• Uusi valintaikkuna käyttöön
• Kaikki pohjat löytyvät samasta valintaikkunasta
• Avautuvat oikeaan sovellukseen
27.11.2013/Heidi Paasonen 20
Ylläpito
• Toiminnoissa ja yksiköissä sisällöntuottajia
• Pohjien päivitys
• Uusien pohjien tekeminen (osa tekee)
• Pääkäyttäjä
• Palvelimelle päivitetyt tiedostot
• Sisällöntuottajien ja käyttäjien tuki
• Kameleon Document House Oy
• Pääkäyttäjän tuki
• Uusien pohjien tekeminen
• SharePoint sivusto missä ohjeet ym.
27.11.2013/Heidi Paasonen 21
Kiitos mielenkiinnosta!
top related