VALUE ADDED IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)manajemen.upy.ac.id/manajemen/wp-content/uploads/2016/12/Value... · bantu mewujudkan efisiensi di perusahaan. ... perusahaan
Post on 12-Mar-2019
214 Views
Preview:
Transcript
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 306
VALUE ADDED IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP)
Nanda Widaninggar STIE Mandala Jember, Jl. Sumatera 118-120, Jember, Jawa Timur
email: nanwiedha@gmail.com
Abstract
Management Information System became pivotal aspect since manager’s decision
was made according to the information managed in the database. Enterprise
Resource Planning (ERP) was not a brand new issue in Information and
Communication Technology (ICT), but the development of this system never got stop.
The aim of the implementation of ERP, initially, assisted the operational process of
the company, moreover, in PT. Bentoel Internasional Investama Tbk.--a tobacco
company which had so many barriers in its industries-- ERP added the value of the
company in a very large aspects by using its Be-One. The used of ERP concept
increased the productivity and customer satisfaction in the past nine years, and it
brought PT. Bentoel Internasional Investama Tbk. to be the best e-Corporation in
Indonesia according to SWA magazine version in 2010.
ICT through the ERP, did not only create the automation process and efficiency, but
also created the improvement of performance and finally changed the stakeholder’s
paradigm into customer-centric.
Keywords: ERP, performance, customer-centric
Latar Belakang
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
telah menjadi salah satu tools untuk mem-
bantu mewujudkan efisiensi di perusahaan.
Bahkan lebih jauh lagi, TIK dapat mem-
berikan value added untuk mencapai kinerja
perusahaan yang diharapkan, terutama da-
lam peningkatan penjualan dan pelayanan
customer. Perkembangan bisnis dewasa ini
semakin pesat dan semakin ketat, menuntut
para pelaku usaha untuk mampu terus me-
nerus beradaptasi dan berinovasi dalam me-
ngembangkan bisnisnya. Pelaku usaha juga
harus responsif terhadap perubahan yang se-
ringkali berlangsung secara mendadak dan
sangat cepat, sehingga bisnis yang dijalan-
kan dapat terus bertahan dan semakin mam-
pu bersaing, bahkan menjadi market leader.
Perusahaan harus melakukan perbaikan dan
perubahan yang terus menerus dalam segala
aspek organisasi perusahaan, ke arah yang
lebih baik, seperti pengembangan organisasi
secara modern dan pengembangan sumber
daya manusia sebagai aset yang sangat
penting untuk mendukung adaptasi perusa-
haan dalam menghadapi perubahan. Selain
itu, suatu perencanaan bisnis jangka pendek,
menengah, dan panjang sangat diperlukan
demi mencapai visi dan misi perusahaan
yang adaptif terhadap perubahan. Manaje-
men terhadap sistem informasi perusahaan
juga sangat krusial untuk dilakukan sebagai
sumber pendukung keputusan dan sumber
segala aspek informasi perusahaan yang
bersifat rahasia.
Sistem informasi telah menjadi kebu-
tuhan bagi perusahaan karena diharapkan
dapat menjadi sistem pendukung keputusan
dalam menciptakan efisiensi, meningkatkan
kinerja, dan pada akhirnya akan dapat mela-
yani customer sesuai keinginan dan kebutu-
han mereka. Pada awalnya, sistem informasi
sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam
hal pengumpulan data, penyimpanan data,
bahkan sampai dengan pengolahan data,
sebagai bagian integral dari sistem pengam-
bilan keputusan. Akan tetapi, dewasa ini
suatu sistem informasi berkontribusi dalam
pengidentifikasian masalah serta peramalan
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 307
bisnis di masa mendatang. Menurut Mc.Le-
od (1995) manajemen terhadap informasi
terjadi karena kompleksitas bisnis yang
semakin meningkat dan didukung dengan
kemampuan komputer yang juga semakin
meningkat. Kompleksitas bisnis terjadi kare-
na besarnya pengaruh ekonomi internasi-
onal, persaingan global, kompleksitas tek-
nologi yang meningkat, batas waktu yang
singkat, dan kendala sosial masyarakat.
Porter dan Millar (2001) mengungkapkan
bahwa revolusi atau perubahan dalam tek-
nologi informasi telah menjelma menjadi
suatu bagian yang tidak terpisahkan dari
sebuah kompetisi bisnis. Dengan adanya
teknologi informasi, cara pandang seseorang
dalam berbisnis telah berubah dan yang pa-
ling utama teknologi informasi telah mem-
bawa dampak pengurangan yang signifikan
pada sisi cost yang harus dikeluarkan per-
usahaan sehingga dapat meningkatkan
efisiensi perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen adalah
serangkaian sub sistem informasi yang me-
nyeluruh, terkoordinasi, dan secara rasional
terpadu, sehingga mampu mentransformasi
data sehingga menjadi informasi melalui
serangkaian cara guna meningkatkan pro-
duktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer atas dasar kriteria mutu yang telah
ditetapkan (Abdul Kadir, 2006). Sistem in-
formasi merupakan suatu sistem yang kom-
pleks dan memerlukan perencanaan dan pe-
ngembangan yang cermat agar sesuai de-
ngan kebutuhan penggunanya. Sistem infor-
masi merupakan sebuah sistem yang menya-
jikan informasi yang digunakan untuk
operasi perusahaan dan manajemen dalam
pengambilan keputusan dalam organisasi
(Martin, et.al., 2005). Isu yang sangat kru-
sial dalam adopsi sistem informasi adalah
tingginya biaya pembangunan dan pengem-
bangannya, karena pembangunan sistem
informasi membutuhkan sumber daya ma-
nusia yang kompeten di bidangnya serta
mampu mengintegrasikannya dengan kebu-
tuhan perusahaan dengan kompleksitas yang
sangat tinggi. Apabila tidak dikembangkan
sendiri, pembelian software aplikasi dan
pembangunan infrastruktur harus diout-
source dari luar perusahaan/vendor. Pada
umumnya biaya yang dikeluarkan justru
lebih sedikit karena tidak perlu menyediakan
SDM yang harus benar-benar ahli dalam in-
house-IT-development, walaupun perusaha-
an juga tetap harus memahami risiko out-
sourcing dari sisi kebocoran data maupun
miskomunikasi dengan konsultan TIK. Se-
lain itu, perusahaan harus memilih software
aplikasi dan infrastruktur yang reliabel dan
berkualitas (Avison dan Torkzadeh, 2009).
Menurut Abdul Kadir (2006), sebelum
membangun sistem informasi ini, perusa-
haan harus melakukan beberapa langkah
terlebih dahulu agar pembangunan sistem
informasi yang dilakukan dapat berjalan
dengan baik, sehingga mampu menjawab
pertanyaan-pertanyaan seperti: informasi
apakah yang dibutuhkan, oleh siapa, kapan,
dimana, dalam bentuk apa, bagaimana cara
memperolehnya, darimana asalnya, maupun
bagaimana cara mengumpulkannya. Jika hal
tersebut telah dilakukan, maka barulah pro-
ses pembangunan sistem informasi yang
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
informasi umum semua manajer dalam
perusahaan atau dalam subunit organisasi
perusahaan dapat terpenuhi. SIM menye-
diakan informasi bagi pemakai dalam ben-
tuk laporan dan output dari berbagai simu-
lasi model. Langkah-langkah dasar dalam
proses desain sebuah sistem informasi ada-
lah (Abdul Kadir, 2006):
1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining
system goal), tidak hanya berdasarkan
informasi pemakai, akan tetapi juga
berupa telaah dari abstraksi dan karak-
teristik keseluruhan kebutuhan informasi
sistem,
2. Membangun sebuah model konseptual
(develop a conceptual model), berupa
gambaran sistem secara keseluruhan
yang menggambarkan satuan fungsional
sebagai unit sistem,
3. Menerapkan kendala-kendala organisasi
(applying organizational constraints),
menerapkan kendala-kendala sistem un-
tuk memperoleh sistem yang paling op-
timal. Elemen organisasi merupakan
kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 308
harus dioptimalkan adalah: performance,
reliability, cost, installation schedule,
maintenability, flexibility, growth poten-
tial, life expectancy,
4. Mendefinisikan aktivitas pemprosesan
data (defining data processing acti-
vities), pendefinisian ini dapat dilakukan
dengan pendekatan input-proses-output.
Menurut Martin et.al. (2005) awal
mula pemprosesan suatu data yang berupa
kumpulan angka, teks, gambar yang belum
bermakna menjadi suatu informasi yang
dapat memberikan nilai tambah adalah me-
lalui Transaction Processing System (TPS),
yang mampu melakukan banyak pemrosesan
transaksi di dalam perusahaan secara harian,
seperti penjualan, penerimaan pembayaran,
persediaan yang dikirim maupun diterima,
sewa, membayar pekerja, membayar bunga
dan dividen. TPS mampu memproduksi
berbagai macam ringkasan laporan yang
dapat membantu manager level menengah
dan atas dalam mengambil keputusan. Salah
satu bagian dari TPS adalah Enterprise
Resource Planning (ERP) System yang me-
rupakan aplikasi bisnis yang lebih terin-
tegrasi daripada TPS yang diimplemen-
tasikan pada kebanyakan perusahaan di era
sebelum tahun 2000-an. Pada artikel ini a-
kan dianalisis bagaimana ERP mampu mem-
berikan value added yang pada akhirnya
menciptakan competitive advantage bagi
perusahaan pengguna, seperti PT. Bentoel
Internasional Investama Tbk. Penulis mene-
kankan pembahasan pada PT. Bentoel Inter-
nasional Investama Tbk. karena diduga sejak
digunakannya Be-One sejak tahun 2005 se-
bagai sistem informasi yang terintegrasi
dalam bisnisnya, PT. Bentoel Internasional
Investama Tbk. mampu meningkatkan reve-
nue selama tahun 2005-2011. Hal inilah
yang membuat PT. Bentoel Internasional
Investama Tbk. mendapatkan penghargaan
pada kompetisi tiga tahunan sebagai The
Best e-Corporation versi majalah SWA pada
tahun 2010 (sampai dengan artikel ini di-
tulis, belum didapatkan informasi mengenai
kompetisi ini untuk periode tahun 2013).
Berdasarkan laporan tahunan PT. Ben-
toel Internasional Investama Tbk., revenue
yang pada tahun 2005 hanya sebesar Rp 2,1
triliun, meningkat menjadi Rp 2,9 triliun
pada tahun 2006. Akan tetapi yang lebih
fantastis adalah adanya peningkatan revenue
yang cukup signifikan pada tahun 2008 yang
mencapai Rp 5,9 triliun, dan terus menanjak
sampai dengan angka Rp 10,1 triliun pada
tahun 2011. Akan tetapi sangat disayangkan
pada tahun 2012 revenue dan laba usaha me-
ngalami penurunan menjadi Rp 9,8 triliun
dengan menderita kerugian sebesar Rp 201,6
juta yang terjadi karena tingginya kenaikan
harga cengkeh yang merupakan bahan baku
utama perusahaan ini. Informasi lainnya
adalah pada tahun 2009 terjadi akuisisi PT.
Bentoel Internasional Investama Tbk. oleh
British American Tobacco Indonesia (BATI)
dengan kepemilikan awal 85% sampai
dengan 99% saham pada akhir tahun 2009.
Pada tahun 2010, BATI resmi bergabung
dengan PT. Bentoel Internasional Investama
Tbk., namun pada tahun 2011 BATI men-
jual 13% sahamnya kepada UBS LONDON,
sehingga komposisinya menjadi BATI 85%
dan UBS 13%. Namun dengan akuisisi ini
tidak mengubah apa yang telah dicapai
dengan Be-One karena perusahaan masih
tetap menggunakan Be-One sebagai aplikasi
sistem informasinya.
Permasalahan
Di tengah-tengah keadaan bisnis rokok
yang mengalami banyak pembatasan, jika
dilihat dari issue fatwa MUI yang mengha-
ramkan pemakaian rokok, pembatasan iklan
rokok dalam kurun waktu lima tahun ter-
akhir, yang bahkan telah diatur dalam Pasal
29 Peraturan Pemerintah No. 109 tahun
2012 yang mengharuskan perubahan jam
tayang iklan rokok menjadi hanya pada jam
21.30-05.00 WIB, dan kampanye anti rokok
yang banyak digalakkan lembaga-lembaga
pemerintah maupun non pemerintah dalam
kurun waktu sepuluh tahun terakhir ini, agak
mengejutkan ketika penjualan PT. Bentoel
Internasional Investama Tbk. terus menan-
jak naik pada tahun 2005 sampai dengan
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 309
tahun 2011. Meskipun pada tahun 2012 ter-
jadi penurunan revenue dan semakin menu-
run pada tahun 2013, sehingga mencatat
kerugian sebesar Rp 536 juta (data semen-
tara sampai dengan bulan Juni 2013), tetapi
hal ini diakibatkan oleh faktor eksternal dan
kesalahan prediksi investasi. Berdasarkan
Laporan Tahunan PT. Bentoel Internasional
Investama Tbk. tahun 2012, penurunan reve-
nue diakibatkan oleh dua hal, yaitu kenaikan
harga cengkeh yang kemudian meningkat-
kan beban pokok pendapatan dan investasi
yang terus menerus dilakukan.
Penulis mengangkat issue keberhasi-
lan penggunaan TIK yang dalam hal ini me-
lalui aplikasi ERP di PT. Bentoel Internasi-
onal Investama Tbk. karena di dalam per-
usahaan ini TIK bukan sekedar sebagai tools
untuk mempermudah transaksi operasional
harian saja, seperti banyak diterapkan pada
perusahaan swasta besar lainnya di
Indonesia, tetapi TIK telah mampu menam-
bah value perusahaan. Secara umum, PT.
Bentoel Internasional Investama Tbk.
berhasil meningkatan kinerja penjualan/re-
venue yang signifikan sejak penerapan Be-
One dan BENTOEL GROUP telah terpilih
menjadi The Best e-Corporation untuk
perusahaan brick and mortar (non dotcom)
tahun 2010 pada event tiga tahunan versi
majalah bergengsi SWA. Sampai sejauh ma-
na penggunaan ERP pada PT. Bentoel Inter-
nasional Investama Tbk. dapat meningkat-
kan revenue dalam kurun waktu tahun 2005
sampai dengan tahun 2011, dan seberapa
besar dampak penggunaan TIK di dalam
perusahaan, akan dibahas lebih lanjut dalam
artikel ini.
Kajian Teori
Sistem Informasi Terdapat beberapa pendapat dan defi-
nisi mengenai sistem informasi, diantaranya
adalah sebagai berikut:
1. Turban dan Delen (2011) menyatakan
bahwa Sistem Informasi adalah sebuah
sistem yang mempunyai fungsi me-
ngumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisis, dan menyebarkan informa-
si untuk tujuan yang spesifik,
2. Bodnar dan HopWood (2009) menyata-
kan bahwa Sistem Informasi adalah kum-
pulan perangkat keras dan lunak yang
dirancang untuk mentransformasikan data
ke dalam bentuk informasi yang berguna,
3. Alter (1992) menyatakan bahwa Sistem
Informasi adalah kombinasi antara prose-
dur kerja, informasi, orang, dan teknologi
informasi yang diorganisasikan untuk
mencapai tujuan dalam sebuah perusa-
haan.
Dari beberapa definisi diatas, dapat
disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
proses yang menjalankan fungsi mengum-
pulkan, memproses, menyimpan, mengana-
lisis, dan menyebarkan informasi untuk ke-
pentingan tertentu. Dalam mendukung ke-
mudahan dalam sistem informasi diguna-
kanlah teknologi informasi dan komunikasi.
Teknologi telah menjelma menjadi bagian
dari produk, proses, perusahaan, industri,
dan persaingan bisnis itu sendiri. Banyak
manager telah memperlakukan teknologi in-
formasi dan komunikasi sebagai sebuah
layanan pendukung, bahkan setiap perusa-
haan telah memahami dampak luas dan aki-
bat dari penerapan teknologi tersebut. Lebih
jauh lagi, perusahaan dapat meningkatkan
keunggulan kompetitif yang substansial dan
tepat dengan penggunaan teknologi informa-
si dan komunikasi. Porter dan Millar (1985)
menyatakan bahwa teknologi dapat mempe-
ngaruhi kompetisi dalam bisnis karena tiga
hal yaitu: teknologi dapat mengubah struktur
organisasi, teknologi mendukung strategi
biaya dan diferensiasinya, serta teknologi
dapat menimbulkan peluang bisnis yang
baru.
Enterprise Resource Planning (ERP) Teknologi ERP diartikan sebagai se-
buah sistem yang mengintegrasikan seluruh
proses bisnis/departemen-departemen serta
unit-unit bisnis dalam suatu perusahaan
dengan menggunakan single data entry
(Hamilton, 2002). Konsep Dasar ERP
diperlihatkan dengan adanya integrasi antara
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 310
proses yang satu dengan yang lainnya, dapat
dilihat pada Gambar 1. Secara teknis,
sebenarnya ERP berfungsi memadukan
berbagai sistem informasi yang tersebar di
masing-masing departemen. Dengan adanya
sistem yang terpadu, maka masing-masing
departemen dapat saling berbagi data dan
informasi yang pada akhirnya meningkatkan
sinergi antar departemen dalam perusahaan.
Gambar 1. Struktur Data Base ERP (Hamilton, 2002)
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa
istilah yang terpenting dalam struktur data-
base ERP, yaitu Customer Relationship Ma-
nagement, Financial Resource Management,
Supply Chain Management, Human Resour-
ce Management, dan Manufacturing Resour-
ce Planning (Hamilton, 2002; Martin et.al.,
2005; Setiabudi, 2010):
1. Customer Relationship Management
(CRM) merupakan sebuah sistem infor-
masi yang terintegrasi yang digunakan
untuk merencanakan, menjadwalkan, dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas prapen-
jualan dan pascapenjualan dalam sebuah
organisasi. CRM melingkupi semua as-
pek yang berhubungan dengan calon pe-
langgan dan pelanggan saat ini, termasuk
didalamnya adalah pusat panggilan (call
center), tenaga penjualan (sales force),
pemasaran, dukungan teknis (technical
support), dan layanan lapangan (field
service),
2. Financial Resource Management (FRM)
merupakan modul-modul yang berfungsi
untuk mengumpulkan dan mengelola se-
luruh data finansial sehingga mampu me-
nyajikan laporan dari hasil relasi data dari
beberapa departemen. Modul-modulnya
antara lain General Accounting, Finan-
cial Accounting, Controlling, Invesment
Management, Treasury, dan Enterprise
Controlling,
3. Supply Chain Management (SCM) me-
rupakan modul logistik secara fungsional
digunakan untuk memproses pengadaan,
penjualan dan distribusi logistik yang
digunakan oleh perusahaan. Tujuan dari
SCM adalah untuk melakukan efektivitas
dan efisiensi mulai dari suppliers, manu-
factures, warehouses, dan stores. SCM
sebenarnya adalah modul yang menjadi
fokus yang mutakhir dalam pengemba-
ngan sistem ERP. Modul-modulnya anta-
ra lain adalah: General Logistics, Sales
and Distribution, Materials Management,
Logistics Execution, Quality Manage-
ment, Plant Maintenance, Customer Ser-
vice, Production Planning and Control,
Project System, Environment Manage-
ment,
4. Human Resource Management (HRM)
mengelola aset terbesar perusahaan, yaitu
sumber daya manusia (SDM). SDM me-
merlukan pengelolaan yang baik dan
terukur mulai dari perekrutan, penggaji-
an, dan promosi jabatan.
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 311
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang
terkait sumber daya manusia seperti
pembayaran gaji, manajemen tugas,
ongkos tugas luar kantor, bonus/kom-
pensasi, perekrutan hingga perencanaan
kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola
oleh modul ini. Modulnya antara lain:
Personnel Management, Personnel Time
Management, Payroll, Training and E-
vent Management, Organizational Ma-
nagement, Travel Management.
5. Manufacturing Resource Planning
(MRP) merupakan faktor tambahan
dalam ERP seperti perencanaan jangka
panjang, master schedulling, rough cut
capacity planning dan shoop floor con-
trol. ERP pada awalnya adalah MRP ini,
dimana telah ada unsur pengawasan dan
pelaporan. Setelah munculnya MRP,
perusahaan menyadari bahwa banyak hal
yang harus dipadukan antara lain ke-
uangan, peramalan, sales order, analisis
penjualan, distribusi, quality control
serta sistem pelaporan dan pengawasan
yang lebih lanjut.
Sedangkan modul-modul pada sis-
tem ERP dan aktivitas-aktivitas di dalamnya
ditunjukkan dalam Gambar 2 berikut ini.
Gambar 2. Modul dan Aktivitas ERP (Hamilton, 2002)
ERP memberikan beberapa keuntu-
ngan dan juga banyak kelemahan, tetapi
pada dasarnya semua keberhasilan pema-
kaian ERP tergantung pada keberhasilan
implementasinya dan apakah ERP customize
dengan kebutuhan perusahaan. Kelebihan
penggunaan ERP, diantaranya adalah:
(a) Terintegrasinya area fungsional yang lu-
as dengan kondisi yang berbeda sehing-
ga terjalin komunikasi yang meyakin-
kan, produktif, dan efisien,
(b) Perekayasaan rancangan sehingga diusa-
hakan se-customize mungkin,
(c) Pelacakan yang mudah dari penerimaan
pesanan sampai dengan fulfilment,
(d) Pelacakan yang mudah dari order pem-
belian ke vendor, penerimaan inventory,
pembayaran tagihan,
(e) Adanya proses akuntansi untuk keselu-
ruhan departemen,
(f) Tumbuhnya saling ketergantungan antar
departemen.
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 312
Sedangkan kelemahan ERP antara lain
adalah:
(a) Sistem terlalu kompleks jika disbanding-
kan dengan kebutuhan pelanggan,
(b) Risiko kehilangan jika ada pembobolan
sistem karena dalam sistem ERP data
ada dalam satu tempat,
(c) Terbatasnya perangkat lunak untuk men-
jadi sangat customize,
(d) Biaya ERP yang sangat tinggi,
(e) Perekayasaan proses bisnis untuk mengi-
kuti standar sistem ERP kemungkinan
mengakibatkan hilangnya keunggulan
kompetitif,
(f) Dalam beberapa organisasi ERP sering
terlihat terlalu sulit untuk diadaptasikan
dengan alur kerja dan proses bisnis.
Hal yang terpenting adalah bahwa sua-
tu teknologi informasi yang dipilih untuk
digunakan fit dan proper untuk perusahaan
sehingga investasi yang dilakukan dalam
teknologi dapat menambah keunggulan ber-
saing perusahaan.
Pembahasan
Suatu perusahaan dituntut memiliki
daya saing yang tinggi supaya dapat berta-
han. Zain (2008) mengatakan bahwa peruba-
han drastis dalam Teknologi Informasi dan
Teknologi Komunikasi atau sering disebut
Teknologi Informasi dan Komunikasi (In-
formation and Communication Technology)
telah membuat dunia bisnis menjadi sema-
cam medan perang, tetapi juga banyak
memberikan peningkatan kesuksesan dalam
bisnis.
Menurut Drucker (1992) tantangan
pertama dalam mengubah para eksekutif dan
profesional menjadi melek data setelah
mereka melek komputer adalah bagaimana
mereka memahami cara untuk memilih
informasi sebagai dasar pengambilan kepu-
tusan, untuk apa menggunakan informasi
tersebut, dan bagaimana menggunakan
informasi tersebut agar bermanfaat. Dimulai
pada era 1990-an, pertanyaan-pertanyaan se-
perti itu hanya ditanyakan oleh orang-orang
dalam organisasi terkemuka, perusahaan
multinasional, misalnya Unilever, perusaha-
an minyak semacam Shell, atau perusahaan
perdagangan besar dari Jepang.
Bagaimanapun yang terpenting adalah
apakah informasi relevan yang diperlukan
dalam pengambilan keputusan bisnis terse-
dia meskipun tidak terorganisir dengan baik.
Data-data yang diperlukan dunia bisnis
kebanyakan adalah data strategis tentang apa
yang terjadi di luar organisasi bisnis terse-
but, tentunya untuk melihat capaian, kesem-
patan, dan ancaman bagi organisasi. Dua hal
yang cukup fundamental dalam mengelola
informasi adalah, pertama, hampir tidak ada
perusahaan yang mencatat data non pelang-
gan, bahkan untuk perusahaan besar sekali-
pun. Padahal pengalaman membuktikan
bahwa di sekitar tahun 1980an toserba di
Amerika mengalami krisis besar akibat dari
kesalahan strategi dalam mengelola pelang-
gan yang hanya 30% dari penduduk. Mereka
tidak menyadari bahwa seharusnya mereka
juga mengelola 70% sisanya karena mereka
adalah orang-orang yang potensial menjadi
pelanggan yang pada saat itu telah mengala-
mi peningkatan kesejahteraan karena anak-
anak muda yang bisa mandiri dan keluarga
dengan suami-istri bekerja. Perbankan juga
terkecoh dengan pelanggan yang beralih
menjadi non pelanggan akibat dari populer-
nya surat berharga pada saat itu. Hal penting
yang kedua adalah bagaimana informasi
menjadi customize untuk masing-masing
bisnis dan efektif dalam proses pengambilan
keputusan. Intinya adalah informasi dari
dalam dan dari luar lingkungan bisnis adalah
informasi yang sangat berharga dalam
pengambilan keputusan.
Selain itu tantangan yang terberat
adalah isu mengenai bagaimana menyelaras-
kan data dalam sistem akuntansi dengan
proses data yang terkomputerisasi serta me-
ngubah mindset tentang informasi akuntansi
dari financial menjadi operational, sehingga
dapat mencerminkan kejadian non moneter
yang asal-mulanya dari kejadian moneter.
Untuk mencapai kesuksesan dalam bisnis
yang kompetitif manager menengah sampai
atas harus menggunakan teknologi dalam
mengelola aliran informasi, mengurangi
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 313
biaya, efisiensi proses bisnis, diversifikasi
produk, dan memperpendek waktu tunggu
dalam menanggapi kebutuhan dan harapan
customer (Beheshti, 2006). Informasi dari
masing-masing departemen tidak dapat ber-
diri sendiri dan tidak ada yang lebih benar,
oleh karena itu management dituntut untuk
berperan sebagai pengambil keputusan bu-
kan eksekutif yang melakukan pekerjaan
teknis komputer.
Telah dikatakan sebelumnya bahwa
untuk meningkatkan keunggulan bersaing
perusahaan, maka TIK tidak hanya diguna-
kan untuk tools saja, tetapi juga untuk men-
dorong peningkatan produktivitas dan ter-
ciptanya customer satisfaction. TATA Mo-
tors India telah merasakan dampaknya keti-
ka Siebel’s Solution melalui Siebel System,
Inc. dengan dasar konsep CRM diterapkan
pada tahun 2001, yaitu menurunnya biaya
operasional dan peningkatan customer satis-
faction. Bahkan paradigma mereka telah
berubah menjadi benar-benar customercen-
tric. Seluruh keputusan strategis perusahaan
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan,
kepuasan, kepentingan customer. Hal ini di-
karenakan manajemen sudah tidak lagi ber-
pikir mengenai hal-hal yang bersifat rutin
dan administratif operasional, sehingga me-
reka dapat melakukan inovasi dan memikir-
kan bagaimana menambah value perusa-
haan.
Hal ini sama dengan yang terjadi pada
PT. Bentoel Internasional Investama, Tbk.
Penjualan mereka semakin meningkat dari
tahun ke tahun setelah penerapan Be-One
pada tahun 2004. Bahkan mereka tidak ha-
rus melakukan restrukturisasi pegawai, se-
perti yang pada umumnya terjadi ketika
teknologi informasi telah diaplikasikan
dalam perusahaan. Berikut ini adalah gam-
baran konsep Be-One Enterprise (BOE)
yang diaplikasikan oleh PT. Bentoel Interna-
sional Investama, Tbk.:
1. Pada tahun 2006 perusahaan melakukan
assessment dan pengkajian sistem dalam
Teknologi Informasinya untuk menyusun
ERP yang benar-benar terintegrasi. Dua
tahap yang harus dilalui adalah fokus
pada budgeting dan pengembangan
modul SAP yang telah dipilih perusahaan
dengan membenahi online data transac-
tion (ODT) dan sales force automation
(SFA) untuk menyesuaikan data antar
departemen sehingga tidak ada gap mau-
pun lapping. Hal ini memperkuat lini
penjualan yang tersebar di banyak
wilayah karena dapat terintegrasi dengan
kantor pusat,
2. Sistem yang dikembangkan dalam Be-
One adalah:
a. Be-One Portal yang berfungsi menye-
diakan fitur knowledge management,
b. Be-One ASMO & Be-One Mobile yang
digunakan sebagai penghubung kantor-
kantor cabang dengan jaringan berba-
sis internet protocol, informasi market
yang potensial yang tinggi keakuratan-
nya, sehingga mampu meningkatkan
efisiensi kinerja sales, terutama dengan
digunakannya Personal Digital Assis-
tant (PDA) dalam implementasinya,
c. Be-One Deal yang berfungsi dalam
mendukung bagian penerimaan pay-
ment,
d. Be-One Synergy yang berfungsi dalam
mendukung human resource manage-
ment,
e. Be-One Poli yang berfungsi dalam
mendukung fasilitas kesehatan bagi
entitas,
f. Be-One Intelligence yang berfungsi
dalam analisis pasar oleh bagian mar-
keting untuk mengetahui produk yang
laku di pasaran dan mengetahui keingi-
nan dari customer mengenai produk
yang customized bagi mereka, sehing-
ga positioning produk dapat dengan
cepat dilakukan,
g. Be-One Business Planning and Simu-
lation digunakan untuk ramalan bisnis
dan simulasinya, sehingga apa yang
akan terjadi apabila suatu rencana
bisnis diimplementasikan, setidaknya
realisasi telah dapat diprediksi,
h. Be-One War Map & War Room diper-
gunakan untuk mendukung informasi
mengenai market share, kompetitor,
dan posisi perusahaan di pasar.
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 314
Sistem ERP ini bermanfaat bagi integrasi
data keuangan, standarisasi proses ope-
rasi, dan standarisasi data dan informasi,
sehingga tidak akan ditemukan lagi data
yang inkonsisten.
3. Dalam implementasi ERP di PT. Bentoel
Internasional Investama, Tbk., dibentuk
suatu departemen baru yaitu Direktorat
Information System and Business Process
(ISBP) untuk menjalankan agenda ino-
vasi perusahaan dalam bidang TIK. Di-
rektorat ini berperan sebagai integrated
agent dalam perusahaan sehingga koordi-
nasi dalam digital business design, khu-
susnya pengembangan Be-One Enterprise
System ini dapat berlangsung dengan ba-
ik, sehingga tujuan untuk menjadi perusa-
haan yang efektif dan efisien dapat terca-
pai. Pengembangan Be-One ini mengacu
pada standar Telecommunication Industry
Association 942 yang diimplementasikan
di sentra data di Kota Malang, Jawa Ti-
mur. ICT service management dibuat ber-
dasarkan framework ICT infrastructure
library dan information security manage-
ment system yang sudah mendapatkan
standar ISO/IEC 27001. Di dalam ERP
yang sistemnya diimplementasikan oleh
Soltius Indonesia ini ada beberapa modul
utama, diantaranya adalah material ma-
nagement, sales and distribution, produc-
tion planning, fund management, control-
ling dan financial accounting. Dengan
dipergunakannya sistem ini, semua data
menjadi konsisten antar departemen
sehingga mudah untuk dijadikan sebuah
informasi dalam mendukung keputusan
manager.
Untuk masuk dalam nominasi The
Best e-Corporation, terdapat suatu kriteria
yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang
tersaring dalam kompetisi tersebut. Kriteria-
nya terdiri dari 5 (lima) I, yaitu:
1. Integration & Intensity, yang mengukur
keterpaduan (internal & eksternal) baik
dalam lingkup maupun hasil implement-
tasinya, serta keluasan dan kedalaman
implementasi TIK-nya,
2. Inovation, yang mengukur kreativitas
perusahaan dalam memanfaatkan TI
ataupun inovasi yang diciptakan dalam
proses bisnis perusahaan,
3. Implementation, yang mengukur kualitas
proses implementasi sistem TI-nya se-
hingga bisa tepat waktu (on time), tepat
anggaran (on budget) dan tepat cakupan
(on scope),
4. Impact on result, yang mengukur manfaat
atau dampak yang bisa dirasakan pelang-
gan (internal & eksternal) dari sistem
yang digunakan perusahaan,
5. Implementability to others, yang mengu-
kur kemungkinannya untuk diterapkan
(sebagai best practice) di perusahaan lain.
Banyak perusahaan dapat memenuhi
kriteria I-1, I-3, dan I-5. Beberapa dapat
memenuhi kriteria I-4 seperti BCA dengan
Klik BCA yang telah melebarkan sayapnya
dengan produk debit card, cash card, inter-
net banking, mobile banking, dan sebagai-
nya. Dalam skala lain, Blue Bird misalnya,
mampu memberikan nilai tambah bagi
pelanggan dengan implementasi aplikasi
berbasis GPS. Penulis menyimpulkan PT.
Bentoel Internasional Investama Tbk. Ber-
hasil memenuhi keempat kriteria tersebut
ditambah dengan I-2, yaitu Inovation.
Dengan menggunakan aplikasi SAP
(berasal dari bahasa Jerman Systeme,
Andwendungen, Produkte in der Datenve-
rarbeitung atau dalam bahasa Inggris
menjadi System, Application and Product in
Data Processing) yang berpusat pada ERP,
Be-One tidak hanya mampu mengawali
dalam menciptakan inovasi sebagai perusa-
haan yang menerapkan TIK pada seluruh
entitas perusahaan, tetapi juga dalam segala
aspek proses bisnis perusahaan, bahkan sam-
pai dengan lini terdepan perusahaan sekali-
pun, yaitu salesman. Secara sederhana, Be
One merupakan sistem yang terintegrasi dari
hulu sampai hilir, dari transaksi sampai
pelaporan untuk manajemen. Dengan de-
mikian, setiap data transaksi dimasukkan ke
sistem Be-One sekali saja di tempat yang
sedekat mungkin dengan terjadinya
transaksi, contohnya, data penjualan oleh
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 315
salesman dimasukkan ke dalam Personal
Digital Assistant (PDA) di lapangan saat
melakukan transaksi. Pada akhir hari,
seluruh transaksi diunggah (upload) secara
otomatis ke sistem di Area Sales &
Marketing Office (ASMO), untuk selanjut-
nya akan terkirim secara otomatis juga ke
sistem di Kantor Pusat, dan semua data yang
terkena dampak transaksi penjualan itu pun
akan ter-update. Belum ada perusahaan yang
mampu sedemikian detail dengan produknya
dan dengan disiapkannya lini terdepan per-
usahaan di lapangan, padahal produk yang
dijual tidak terlalu luar biasa, yaitu rokok.
Perusahaan yang telah diakuisisi Bri-
tish American Tobacco pada tahun 2010 ini
telah berhasil menghubungkan semua sis-
temnya ke sistem ERP yang berfungsi
sebagai back-end system. Dengan begitu, se-
mua sistem terkoneksi secara otomatis
secara end to end. Sebenarnya penerapan
ERP ini bukanlah hal baru, karena pada
tahun 1995 PT. Astra Honda Motor (AHM)
Indonesia telah mengawalinya melalui pene-
rapan sistem produksi Just in Time, yaitu
suatu sistem yang memproduksi barang se-
suai dengan permintaan konsumen serta
memesan bahan baku tepat ketika akan me-
lakukan proses produksi. PT. AHM Indone-
sia mengawali penggunaan TI untuk mendu-
kung proses akuntansi perusahaan pada
tahun 1980. Hal ini dikarenakan PT. AHM
Indonesia sebenarnya hanya mengadopsi da-
ri kantor pusatnya, di Jepang, sehingga
tingkat keberhasilannya hampir mendekati
100%, karena sudah dipraktekkan sebelum-
nya. Hal inilah yang membedakan dengan
Be-One Enterprise, sistem yang diperguna-
kan PT. AHM Indonesia belum ditujukan
untuk memberikan nilai tambah bagi
perusahaan. Selain itu, penerapan TIK di
PT. AHM Indonesia hanya sebatas pekerja-
an klerikal dan hanya untuk efisiensi saja,
tidak bermaksud untuk mengejar kinerja
penjualan, apalagi untuk meningkatkan
kepuasan customer, yang menjadi fokus
hanyalah pada batas internal saja. Sedang-
kan pada Be-One Enterprise, konsepnya
lebih lengkap dan menyentuh seluruh aspek
proses bisnis di perusahaan. Be-One Intelli-
gence membantu manager dalam mengana-
lisis pasar, sehingga proses marketing dila-
kukan dengan lebih cepat dan tepat oleh
marketer, positioning produk menjadi lebih
tepat karena informasi tentang kebutuhan
dan keinginan customer sampai ke manager
dengan lebih cepat dan akurat. Dengan kata
lain, dalam sistem Be-One Enterprise, cus-
tomer mempunyai posisi yang sangat pen-
ting sebagai elemen utama perusahaan, yang
pada akhirnya akan meningkatkan kinerja
yang dilakukan dengan bantuan TIK. Di si-
nilah yang dimaksud dengan perubahan
paradigma manager yang menjadi customer-
centric.
Kesimpulan
Teknologi Informasi dan Komunikasi
dalam perusahaan seharusnya dapat menjadi
semacam “way of life” seperti yang telah
terjadi di banyak negara maju, sehingga TIK
bukan lagi hanya sekedar menciptakan
efisiensi atau membuat suatu proses bisnis
menjadi lebih otomatis saja, tetapi sudah
dalam tingkatan yang lebih kepada pening-
katan kinerja dan peningkatan customer
satisfaction. Ada turning point yang menen-
tukan waktu yang tepat untuk memulai
dipergunakannya TIK dalam proses bisnis
perusahaan, yaitu ketika kompleksitas telah
dirasakan entitas perusahaan. Hal ini diciri-
kan dengan banyaknya tenaga kerja yang
harus dikelola, banyaknya kantor cabang
perusahaan atau hanya sekedar gudang
penyimpanan persediaan yang tersebar di
berbagai lokasi. Selain itu mulai munculnya
inkonsistensi data antara satu departemen
dengan yang lainnya dan menurunnya
kualitas layanan terhadap customer.
Dalam penerapan TIK, sebenarnya ter-
dapat empat faktor utama yang harus dibe-
nahi agar paradigma yang fokus pada pe-
langgan bisa menghasilkan financial result
yang baik (sesuai dengan metodologi
Balanced Scorecard), yaitu (Mulyadi dan
Setyawan, 2001):
1. Aspek Customer dengan memperguna-
kan quality relationship dengan
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 316
customer sehingga customer menjadi
setia terhadap produk/jasa perusahaan,
2. Aspek Business Process, artinya mela-
kukan investasi pada infrastruktur TI,
mulai dari jaringan, software dan hard-
ware yang memadai, bukan berarti harus
mahal dan bergengsi, akan tetapi yang
fit, proper, dan customize untuk diterap-
kan pada perusahaan. Tetapi tetap ber-
pegang pada prinsip adalah invest first,
result later. Selain itu, dilakukan juga
perubahan pada aspek proses bisnis dan
cara kerja seluruh organisasi, termasuk
di lini lapangan. Keterampilan dan apre-
siasi lini depan terhadap TI harus diting-
katkan, agar bisa menjadikan TI sebagai
senjata strategis untuk menang dalam
persaingan,
3. Aspek Learning and Growth, artinya
kompetensi SDM harus ditingkatkan,
baik dari segi kemampuan maupun
paradigma bisnisnya, karena ada jargon
yang sangat menarik yaitu bahwa “IT is
about business, not only system”. Jika
Sumber Daya Manusia hanya ahli di da-
lam sistem TI, dan bukan pada proses
dan model bisnis perusahaan, maka TI
yang diterapkan hanya akan berkutat
pada otomasi proses saja,
4. Aspek Financial, artinya apabila ketiga
hal sebelumnya telah diimplementasi-
kan, maka secara otomatis terjadi per-
tumbuhan pendapatan, berkurangnya
beban, yang akhirnya akan meningkat-
kan pertumbuhan dari investasi TIK
yang telah dilakukan perusahaan.
Kunci kesuksesan penerapan TIK ada-
lah ketika seluruh stakeholder bersama-sama
menerapkan paradigma bisnis baru yang
berorientasi pada proses bisnis, yaitu
mengubah budaya kerja yang terpisah dalam
divisi-divisi menjadi suatu rangkaian proses
lintas divisi dengan menggunakan prinsip
3C yaitu Commitment dari seluruh stake-
holder, Communication yang berkesinambu-
ngan, Consistency dalam menerapkan ERP.
Selain itu, untuk mengejar ketertinggalan
dari negara maju di bidang TIK, yang harus
dilakukan adalah perbaikan infrastruktur
informasi dan komunikasi secara terus me-
nerus. Di sisi lain, pemerintah juga harus
mendukung perkembangan dalam bidang
TIK dengan semakin diperbaikinya aspek
hukum untuk mengatasi masalah-masalah
hukum di bidang TIK.
Dafar Pustaka
Abdul Kadir. 2006. Pengenalan Teknologi
Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Alter, S.L. (1992). Information Systems: A
Management Perspective. Addison
Wesley.
Avison, D., & Torkzadeh, G. (2009). “Out-
sourcing and Offshoring Information
System Projects”. Information Systems
Project Management (pp. 351-377).
Thousand Oaks, CA: SAGE Publica-
tions, Inc. doi: http://dx.doi.org/10.4135/
9781452274966.n11.
Beheshti, H. M. (2006). “What Managers
Should Know about ERP/ERP II”, Colle-
ge of Business and Economics. Radford
University, Radford, Virginia, USA.
Bodnar, G.H. dan Hopwood, W.S. (2009).
Accounting Information Systems. 10th
Ed. Prentice Hall.
Drucker, P. F. (1992). “Be Data Literate –
Know What to Know”. Wall Street Jour-
nal (Desember).
Hamilton, S. (2002). Maximizing Your ERP
System A Practical Guide Manager.
Mc.Graw-Hill.
Lintang, A. (2010). “Perusahaan yang Ung-
gul Karena Penerapan TI” (http://www.
ayulintang00901309.wordpress.com/.di-
akses 13 Januari 2013).
McLeod, R. Jr. (1995). Management Infor-
mation System a Study of Computer-
Based Information System. 6th Ed. New
Jersey : Prentice-Hall.
Value Added Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP). 317
Martin, E.W., Brown, C.V., DeHayes,,
D.W., Hoffer, J.A, D.W., Hoffer, J.A,
Perkins, W.C. (2005). “International E-
dition Managing Information Techno-
logy”. 5th Ed. Pearson Education Inc.
Upper Saddle River, New Jersey.
Mulyadi dan Setyawan, J. (2001). Sistem
Perencanaan dan Pengendalian Mana-
jemen. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Porter,M.E. dan Millar, V.E. (1985). “How
Information Gives You Competitive
Advantage”. Harvard Business Review.
July-August: 149-174.
Setiabudi. 2008. “Sebenarnya Apa Sih ERP
Itu? Plus Apa Manfaatnya?”. (http://
www.setiabudi.name/archives/389, di-
akses 13 Januari 2013).
Susanto, A. (2004). “Astra Honda Motor: TI
untuk Mendukung Proses Just In Time”.
(http://www.swa.co.id/, diakses 13
Januari 2013).
Tarigan, Z.J.H. (2002). “Integrasi Teknologi
RFID dengan Teknologi ERP untuk
Otomatisasi Data (Studi Kasus pada
Gudang Barang Jadi Perusahaan
Furniture)”. Jurnal Teknik Industri
Vol.6, No.2 (hlm.134-141).
Turban, E., Sharda, R., dan Delen, D.
(2011). Decision Support and Business
Intelligences. 9th
Ed. Prentice Hall.
Zain, M.Y. (2008). “Minimizing The Pro-
blems of Enterprise Resource Planning
(ERP) Implementation for Small To
Medium Cigarrette Company Through
Framework for Applications of System
Thinking (FAST)”. Media Informatika,
Vol.6, No.1, Juni (hlm.57-69).
_______________. 2010. “Jawara-jawara
Best e-Corp: Mengusung TI sebagai
Panglima Bisnis”. Majalah SWA.
(http://www.swa.co.id/, diakses 13
Januari 2013).
www.idx.co.id.
top related