UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA I PROMENAMA U PROJEKTU
Post on 18-Oct-2021
16 Views
Preview:
Transcript
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA I
PROMENAMA UPROJEKTU
msc Suzana Stojanović
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA
• Obezbeđenje da sve informacije, sadržane u planovima, ocenama rizika,
beleškama sa sastanaka, itd, budu pravovremeno prikupljene, dokumentovane i
arhivirane.
• Ovi procesi treba da omoguće pravovremenu distribuciju i razmenu informacija
sa stejkholderima, upravom i drugim učesnicima na projektu.
• Kada se projekat zatvori, arhivirane informacije mogu da posluže kao osnova i
značajno pomognu pri realizaciji budućih projekata.
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA
• Prosleđivanje informacija o projektu pravim ljudima, u pravo vreme i u korisnom
formatu ima podjednak značaj kao i inicijalno generisanje informacija.
• Rukovodioci projekta sa svojim timovima moraju doneti odluku o najboljoj metodi
distribucije informacija.
• Bitni elementi distribucije informacija obuhvataju korišćenje tehnologije, formalne i
neformalne komunikacije i kompleksnost komunikacija.
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA
• Većina pojedinaca i organizacija se uzda u elektronsku poštu, SMS, internet
sajtove, mobilne telefone i druge komunikacione tehnologije.
• Korišćenje internog IS za upravljanje projektima omogućava organizovanje
dokumentacije, zapisnika sa sastanaka i njihovu korišćenje u elektronskom obliku.
• Čuvanje šema i primera projektne dokumentacije u elektronskom obliku olakšava
pristup standardnim obrascima, čime se znatno olakšava proces distribucije
informacija.
• Bitno postojanje back-up procedura u slučaju da nešto krene naopako u sferi
uobičajenih komunikacionih tehnologija.
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA- PROCESI -
1. Planiranje upravljanja komunikacijama – definisanje informacionih potreba
stejkholdera: kada kome treba koja informacija i na koji način.
2. Upravljanje komunikacijama – pravovremeno prikupljanje, kreiranje, distribucija,
čuvanje i praćenje informacija na projektu.
3. Praćenje komunikacija – praćenje i kontrola projektnih komunikacija kako bi se
osiguralo zadovoljenje komunikacionih potreba stejkholdera.
UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM U PROJEKTU
◦ Upravljanje komunikacijom na projektu uključuje procese potrebne da osigurajuodgovarajuće i na vreme: generisanje, prikupljanje, distribuiranje, skladištenje ikrajnje razmeštanje projektnih informacija. Osnovni procesi su:
Planiranje komunikacije
Distribucija informacija
Izveštavanje o realizaciji
Administrativno zatvaranje
PLANIRANJE UPRAVLJANJA KOMUNIKACIJAMA
• Plan upravljanja komunikacijama bi trebalo da sadrži sledeće elemente:
1. Zahteve komunikacija sa stejkholderima;
2. Informacije koje će se prenositi, format, sadržaj i nivo detalja;
3. Ko će biti primalac informacija, a ko dostavljač;
4. Preporučene metode ili tehnologije za prenos informacija;
5. Učestalost komunikacija;
6. Razvoj procedura za rešavanje problema;
7. Procedure revizije za ažuriranje plana upravljanja komunikacijama;
8. Rečnik komunikacije.
PLANIRANJE
KOMUNIKACIJEPlaniranje komunikacije obuhvata određivanje komunikacionih potrebaučesnika u projektu: KOME je potrebna KOJA informacija, KADA je ona potrebna i KAKO će se doći do nje.
ZAHTEVI ZA KOMUNIKACIJOM Projektna organizacija, učesnici na projektu i njihovi odnosi
Funkcije preduzeća, odeljenja i specijalisti uključeni uprojekat
Lokacioni raspored učesnika na projektu
Potrebe za eksternom komunikacijom
Tehnologija komunikacije
Potreba za informacijama
Raspoloživost tehnologije
Očekivano projektno osoblje
Dužina projekta
Procedura generisanja, prikupljanja i skladištenja informacija
Matrice strukture i distribucije
Opis informacija koje će biti distribuirane uključujući format, sadržaj,
nivo detaljnosti i definicije/skraćenice koje će biti korišćene
Vremenski plan generisanja izveštaja
Metode pristupa i dobijanja informacija između predviđenih termina
distribucije
Metod unapređenja i aktuelizacije plana upravljanja komunikacijom
PLAN UPRAVLJANJA
KOMUNIKACIJOM
DISTRIBUCIJA
INFORMACIJA
IZVEŠTAVANJE O
REALIZACIJI
SISTEM IZVEŠTAVANJA O REALIZACIJI PROJEKTA
Izveštaji koji slede nakon obrade podataka moraju imati:
opis stvarnog stanja na projektu,
nalaze do kojih se došlo tokom poređenja sa planiranim stanjem,
lično mišljenje i ocenu od strane odgovornog lica,
preporuke za korektivne akcije.
Generalno gledano svi izveštaji na projektu se mogu grupisati u tri opšte vrste:
izveštaji za rukovodstvo,
tehnički izveštaji,
opšti izveštaji.
U pogledu donošenja efikasnih i odluka na vreme, mogu se grupisati tri neophodnevrste izveštaja:
Izveštaji o planskim podacima na projektu (vreme, budžet...)
Detaljno upoređenje planiranih i ostvarenih veličina (ovo upoređenje uključuje i ocenu preostalog rada)
Projekcija daljih kretanja do potpunog okončanja projekta.
Korišćenje ove tri grupe izveštaja na projektu treba da obezbedi:
povratnu vezu ka menadžmentu, planerima i izvršiocima
identifikaciju odstupanja od tekućeg plana projekta, vremenskog rasporeda i budžeta
mogućnost da se inicira situaciono planiranje dovoljno rano da zahtevani troškovi, izvršenje i vreme mogu pretrpeti korektivne akcije bez gubljenja resursa.
IZVEŠTAVANJE O UČINKU
• Izveštaji o učinku se najčešće izrađuju kao:
1. Statusni izveštaji - opisuju stanje na projektu u datom trenutku u smislu ispunjenja
ciljeva obima, vremena i troškova. Koliko je novca potrošeno do datog trenutka?
Koliko je trajalo izvođenje određenih zadataka? Da li su poslovi izvršeni kao što je
planirano?
2. Izveštaji o napretku - opisuju šta je projektni tim postigao tokom određenog
perioda. Veliki broj projekata zahteva da svaki član tima izrađuje mesečne, a
nekada i nedeljne izveštaje o napretku. Rukovodioci često kreiraju zbirne izveštaje
o napretku na osnovu informacija koje dobijaju od članova tima.
U okviru vremenskih izveštaja u projektu najčešće se i za planske i kontrolne
podatke koriste sledeće vrste izveštaja:
gantogram globalnih aktivnosti,
mrežni plan ključnih događaja,
mrežni plan globalnih aktivnosti,
detaljni mrežni plan aktivnosti,
tabelarni termin plan,
detaljni gantogram povezanih aktivnosti,
vremenska analiza aktivnosti prethodnika,
vremenska analiza aktivnosti sledbenika,
analiza vremenskih rezervi, itd.
U zavisnosti od vrste projekta i resursa koji se prate mogu se formirati ikoristiti sledeći izveštaji:
izveštaj o korišćenju pojedinih resursa,
izveštaj o utrošku materijala,
izveštaj o korišćenju resursa organizovan po aktivnostima,
detaljni ili zbirni kontrolni izveštaj o korišćenju resursa organizovan
po pojedinim resursima,
izveštaj o produktivnosti pojedinih resursa,
izveštaj o iskorišćenju resursa,
izveštaj o angažovanju resursa u odnosu na vreme, itd.
troškovima u određenom vremenskom izveštaj o ostvarenimperiodu,
izveštaj o zarađenoj vrednosti,
izveštaj o analizi varijanse.
Tipični troškovni izveštaji koji se kreiraju i koriste u toku realizacije projekta su:
tabelarni prikaz troškova po aktivnostima,
tabelarni prikaz troškova po vrstama radova ili fazamarada,
troškovno opterećenje u vremenskom periodu,
sumarni i detaljni izveštaji po troškovnoj strukturi,
izveštaj o novčanom toku,
S-kriva planirani/ostvareni troškovi,
kumulativni prikaz troškova za ceo projekat ili pojedini vremenskiperiod,
histogram troškova po pojedinim resursima,
kontrolni izveštaji (planirano/ostvareno) za sve kategorije resursa,
ADMINISTRATIVNO
ZATVARANJE
IZVEŠTAJ O ZATVARANJU PROJEKTA
Dostignutost projektnih ciljeva
Kritični faktori uspeha
Izvršenje u odnosu na planirano vreme itroškove
Odobrene projektne promene
Post projektna ocena
UPRAVLJANJE PROMENAMA U
PROJEKTU
PROMENE U PROJEKTU
Promene su neizbežne
Mogu biti dobre ili loše
Promene nisu povremena pojava, promene su konstanta
Sposobnost upravljanja promenama ima značajan uticaj na
uspeh projekta
Najopasnije su promene koje ne vidite
UPRAVLJANJE PROMENAMA U PROJEKTU
Autoritet
Projektno okruženje
Sistem za praćenje promena
ZAHTEV ZA PROMENOM
Zašto je promena neophodna?
Procena očekivanih koristi od promene
Procena uticaja na vreme, troškove i druge faktore
Specifikacija resursa potrebnih za promenu
UPRAVLJANJE PROMENAMA U PROJEKTU
Voditi evidencije o svim promenama i pratiti sve promene
Definisati proces za analizu predloženih promena
Ustanoviti kriterijume za prihvatanje ili odbijanje predloga promene
Objaviti odluku i status
• Upravljanje promenama u upravljanju projektima može se predstaviti određenom
procedurom koja obuhvata nekoliko osnovnih faza:
• Planiranje promena
• Definisanje projekta promena
• Određivanje rukovodioca projekta i projektnog tima
• Utvrđivanje potrebnih finansijskih i materijalnih resursa
• Definisanje operativnog plana uvođenja promena
• Praćenje i kontrola uvođenja promena.
• Da bi rukovodilac projekta i projektni tim mogli da krenu sa uvođenjem promene
potrebno je obezbediti materijalne i finansijske resurse. Koje vrste i količine
određenih resursa će biti potrebne zavisi od vrste promene koja se uvodi.
• Kada su pribavljeni potrebni resursi tim može da krene sa uvođenjem promena.
• Postupak realizacije projekta uvođenjem promene počinje izradom operativnog
plana uvođenja promene koji se bazira na prethodno definisanom projektu
promena.
• Na osnovu plana određuju se zadaci članova tima i oni kreću sa aktivnostima
uvođenja promena.
• Sam postupak uvođenja promena zahteva da se definiše i koristi odgovarajući
sistem operativnog praćenja i kontrole realizacije od strane rukovodioca projekta
i projektnog tima, koji se bazira na prethodno napravljenom operativnom planu
uvođenja promene.
• Oni prate tok uvođenja promena i pokušavaju da otklone otpore uvođenju
promena jasno se može sagledati veza između upravljanja promenama i
upravljanja projektima.
• Tri osnovne komponente modela promena u projektu su:
• Uzroci,
• Sadržaj i
• Proces.
HVALA NA PAŽNJI!!!
top related