Työkäytäntöjen kehittäminen

Reilun Pelin työkalupakki:Työkäytäntöjen kehittäminen

Menetelmiä työpaikkojen hyvinvoinnin kehittämiseenmarraskuu 2014

● TJS Opintokeskus on Akavan ja STTK:n yhteinen koulutus- ja kehittämisorganisaatio.

● Toimintamme perustuu yhdessä tekemiseen ja asiantuntijuuden jakamiseen.

● Autamme liittoja ja yhdistyksiä vahvistamaan järjestötoimintaa, työsuojelua ja edunvalvontaa.

● www.tjs-opintokeskus.fi

TJS Opintokeskus

● TJS Opintokeskus on tuottanut Reilun Pelin työkalupakin työpaikkojen hyvinvoinnin kehittämiseen.

● Tämä diasarja antaa konkreettiset etenemisohjeet psykososiaalisten riskien kartoitukseen kuormitusanalyysin avulla.

● Reilun Pelin työkalupakkiin kuuluu yhteensä 11 menetelmää.www.tjs-opintokeskus.fi/kehittamispalvelut/tyoelaman-kehittaminen/reilu-peli

Reilun Pelin työkalupakki

● Työkalupakin pohjana ovat TJS Opintokeskuksen Reilu Peli -käsikirja ja Reilu Peli -koulutukset, jotka tähtäävät epäasiallisen kohtelun ennaltaehkäisemiseen ja ristiriitojen selvittämiseen.

● Työkalupakin välineitä kehiteltiin ja testattiin työpaikoilla kehittämishankkeessa, johon saatiin valtionavustusta Työelämän kehittämisohjelmasta. Hankkeessa yhteistyökumppaneina olivat mukana Palkansaajajärjestö Pardia, Erityisalojen Toimihenkilöliitto Erto ja Vakuutusväen Liitto sekä 11 työpaikkaa.

Reilun Pelin työkalupakki

● Työyhteisön jäsenet voivat yhdessä kehittää työkäytäntöjään.

Työkäytäntöjen kehittäminen, menetelmän tavoite

Työkäytäntöjä kannattaa kehittää, kun joku tai jotkut mainituista asioista toteutuvat:● On jatkuvaa kiirettä tai puhetta kiireestä.● On sekaannuksia ja sählinkiä. ● Virheitä sattuu ja koko ajan korjaillaan – ei tule kerralla valmista.● Kaoottinen olo ja työnhallinnan tunne puuttuu.● Tunne siitä, että mikään ei riitä.

Milloin työkäytäntöjä kannattaa kehittää?

● Joutuu sovittamaan omaa työtään sen mukaan, kenen kanssa töitä tekee tai kuka delegoi.

● Kukin tekee omalla tavallaan.● Asiakkaita kohdellaan eri tavalla. ● Yhteistyö ei toimi ja henkilöiden välillä on ristiriitoja.● Toistuvasti selvitellään samojen ihmisten välisiä ristiriitoja.

Milloin työkäytäntöjä kannattaa kehittää?

Aloite työkäytäntöjen kehittämiseen voi tulla ● johdolta ● henkilöstöltä ● henkilöstönedustajilta ● työsuojelutoimikunnalta ● työpaikkayhdistykseltä…

Aloite kehittämiseen

● Nimetkää työkäytäntöjen kehittämisryhmä, joka valmistelee työskentelyä. ● Ryhmä esittelee työskentelyn ylimmän johdon edustajille ja sitouttakaa

heidät työskentelyyn. Ylin johto varaa työskentelyyn työaikaa esimiehille ja henkilöstölle.

● Ryhmä esittelee sen jälkeen työskentelyn kulun työsuojelutoimikunnalle ja/tai yhteistoimintaryhmälle ja sitouttakaa ryhmien jäsenet työskentelyyn.

● Ryhmä pyytäää ylintä johtoa kutsumaan koko henkilöstön koolle työkäytäntöjen kehittämiseen. Tapaamiskertoja on yhteensä neljä ja työskentelyaikaa varataan noin 2-3 tuntia kerrallaan. Vaiheiden kolme ja neljä välissä tehdään pienryhmätyöskentelyä.

● Sopikaa seurannasta.

Toimintamallin eteneminen

● Koko työyhteisö osallistuu kehittämiseen – isossa organisaatiossa tehdään työyhteisöittäin.

● Kehitetään myös työyksiköiden, tiimien tai osastojen välisiä työkäytäntöjä.

Kaikkien osallistuminen on tarpeen siksi, että jokaisen ● panos tarvitaan työn toteuttamiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen● asiantuntijuus omasta työstä tulee työyhteisön käyttöön ● on tarpeen tietää, mistä osista koko organisaation työ koostuu

Osallistujat

● Sitoutuu kehittämistyöhön.● Johtaa ja seuraa työskentelyä.● Osallistuu kehittämistyöhön.● Ottaa vastuulleen tehtäviä.● Osoittaa, että työ on tärkeä.● Varaa työaikaa esimiehille ja henkilöstölle.

Ylimmän johdon tehtävä

● Sitoutuu kehittämistyöhön.● Osallistuu kehittämistilaisuuksiin ja tuo oman osaamisensa ja

kehittämisajatuksensa esille.● Ottaa vastuulleen tehtäviä.● Varaa työlle tarkoitetut ajat kalenteristaan.

Henkilöstön tehtävä

● Työskentelyn suunnittelee ja sitä ohjaa erikseen nimetty työkäytäntöjen kehittämisryhmä.

● Kehittämisryhmään voi kuulua henkilöstöjohtaja, yt-ryhmän/-toimikunnan edustajia ja eri ammattiryhmien edustajia (jotka henkilöstö valitsee ryhmään).

Kuka suunnittelee ja ohjaa?

● Johtaa toteutusta.● Suunnittelee ja valmistelee kehittämistilaisuudet.● Laatii kutsut tilaisuuksiin.● Ohjaa tilaisuudet.● Dokumentoi tilaisuudet ja tiedottaa niistä johdolle ja henkilöstölle.● Tallettaa asiakirjat paikkaan, josta ne löytyvät.● Raportoi johdolle ja yt-ryhmälle työstä.

Työkäytäntöjen kehittämisryhmän vastuu

● Työkäytäntöjen kehittämisryhmä viestii työskentelystä ja sen tuloksista ylimmälle johdolle, henkilöstölle sekä työsuojelutoimikunnalle ja yhteistoimintaryhmälle.

● Työskentelyn tuloksia arvioidaan ja seurataan koko työskentelyn ajan. Noin vuosi työskentelyjakson päättymisen jälkeen arvioidaan, ovatko työkäytännöt kehittyneet ja onko työskentelystä tullut entistä sujuvampaa, virheettömämpää ja vähemmän kuormittavaa sekä onko työyhteisön jäsenten välinen yhteistyö entistä parempaa.

● Hyviä seurannan välineitä ovat mm. henkilöstökokoukset, suunnittelupalaverit ja kehityskeskustelut.

Viestintä, arviointi ja seuranta

Vaihe 1: Avainasiakkaiden määrittelyVaihe 2: Keskeisten työkäytäntöjen = ydinprosessien määrittelyVaihe 3: Ideaalien työkäytäntöjen kuvaaminenVaihe 4: Keinot, jolla saavutamme tavoittelemamme työkäytännöt

Työkäytäntöjen kehittämisen vaiheet

● Ylin johto kutsuu esimiehet ja henkilöstön työkäytäntöjen kehittämistyöhön mukaan.

● Kutsussa perustellaan, miksi työ on tärkeä ja miksi kaikkien panosta tarvitaan.”Koska haluamme saada koko henkilöstön osaamisen työkäytäntöjen kehittämistyöhön mukaan …”

Kutsu

● Varataan 2 tuntia aikaa ja toteutetaan vaihe 1.● Tavoite:

– Selventää työn tarkoitus ja tavoite sekä koko työskentelyn kulku.– Määritellä esimiesten, henkilöstön ja kehittämistyöryhmän

tehtävät ja vastuut.– Määritellä organisaation avainasiakasryhmät.

1. Tapaaminen

1. Kukin työntekijä listaa itsenäisesti ylös oman näkemyksensä: Ketkä ovat meidän asiakkaitamme?

2. Keskustellaan 4 hengen ryhmissä näkemyksistä ja jokainen ryhmä määrittelee neljä tärkeintä asiakasryhmää.

Vaihe 1: Avainasiakkaiden määrittely

3. Jokainen ryhmä kertoo listaamistaan asiakasryhmistä yhden.

4. Listataan kaikki esille nostetut asiakasryhmät fläppitaululle.

5. Keskustellaan ja laaditaan yhteinen näkemys organisaation avainasiakasryhmistä.

Vaihe 1 jatkuu: Avainasiakkaiden määrittely

● Varataan 2-3 tuntia aikaa ja toteutetaan vaihe 2.● Tavoite: Määritellä tärkeimmät työkäytännöt = ydinprosessit

2. Tapaaminen

1. Jaetaan työyhteisö niin moneen ryhmään kuin avainasiakasryhmiä on.

2. Annetaan työryhmille tehtäväksi pohtia seuraavia asioita yhden asiakasryhmän kohdalta:– Mitä nämä asiakkaat meiltä haluavat?– Miten asiakkaat saavat meiltä sen,

mitä haluavat?

Vaihe 2: Ydinprosessien määrittely

3. Ryhmät esittelevät tuotoksensa muille ja muut kommentoivat.

4. Osallistujat nostavat ryhmien esityksistä esille tärkeimmät työkäytännöt = ydinprosessit.

Vaihe 2: Ydinprosessien määrittely jatkuu

● Varataan 2-3 tuntia aikaa ja toteutetaan vaihe 3.● Tavoite: Aloittaa ideaalien työkäytäntöjen kuvaus.

3. Tapaaminen

1. Jaetaan työyhteisö niin moneen ryhmään kuin ydinprosesseja on.

2. Annetaan työryhmille tehtäväksi pohtia seuraavaa yhden ydinprosessin kohdalta:– Miten asiakkaat saavat meiltä

parhaalla mahdollisella tavalla ilman häiriötä sen, mitä he odottavat saavansa?

Vaihe 3: Ideaalien työkäytäntöjen kuvaaminen

● Pienryhmät sopivat tavan, jolla työskentelevät tapaamisten välissä● Tavoite: Kuvata yksi ydinprosessi

Vaiheiden 3 ja 4 välissä pienryhmätyöskentelyä

● Varataan 2-3 tuntia aikaa ja toteutetaan vaihe 4.● Tavoitteet:

– Esitellä ja täydentää työkäytännöt.– Laatia kehittämissuunnitelma, jonka avulla työyhteisö saavuttaa

tavoittelemansa käytännöt.

4. Tapaaminen

1. Pienryhmät esittelevät kuvaamansa työkäytännön .

2. Laaditaan suunnitelma siitä, kuinka eniten kehittämistä vaativat työkäytännöt saadaan kuntoon.

3. Lähdetään työskentelemään suunnitelman mukaisesti.

4. Seurataan toteutusta.

Vaihe 4: Keinot saavuttaa ideaalit työkäytännöt

Mitä teemme?

Kuinka toteutamme?

Kuka vastaa?

Mihin mennessä?

Mistä saamme tukea?

Kuinka seuraam-me?

Mikä on hyöty/tavoite?

Työkäytäntöjen kehittämissuunnitelma

● Muodostuu yhteinen ymmärrys asiakaskunnasta, toiminnan tavoitteista ja perustehtävästä.

● Oma osuus perustehtävän toteutuksesta kirkastuu. ● Työkäytännöt kehittyvät ja yhtenäistyvät.● Yhdessä tekeminen ja suunnittelu on parantaa yhteistyötä.● Työssä oppimisen käytännöt kehittyvät –kaikki oppivat uutta.● Jokaisesta tulee työnkehittäjä.● Työn laatu paranee.● Ristiriidat vähenevät.

Mitä hyötyä työkäytäntöjen kehittämistyöstä?

Vaihe 1: Avainasiakkaiden määrittelyVaihe 2: Ydinprosessien määrittelyVaihe 3: Ideaalien työkäytäntöjen kuvaaminenVaihe 4: Keinot, jolla saavutamme tavoittelemamme prosessit

Kertaus: Työkäytäntöjen kehittämisen vaiheet

1. Liittojen palkattu työntekijä, yhdistystoimija, joka tilaa meiltä koulutuksen.

2. Aktiivijäsen, joka osallistuu järjestämiimme koulutuksiin3. TJS-tuen hakija4. Rahoittaja

Esimerkki: TJS Opintokeskuksen avainasiakkaat tarkentuivat

● Toimintasuunnitelman laadinta● Tilauskoulutusten prosessi● Avointen koulutusten prosessi● TJS-tuen haku● Hankeprosessi

● Myöhemmin myös mm.: Viestinnän ja markkinoinnin, koulutusten hallinnan sekä työsuojelun prosessit

Esimerkki: TJS Opintokeskuksen ydinprosesseiksi tarkentuivat

● Halutessasi voit pyytää TJS Opintokeskuksesta vetäjän työhyvinvoinnin kehittämiseen. toimisto@tjs-opintokeskus.fi, puh. (09) 229 3030

● Yhteystiedot henkilöittäin: www.tjs-opintokeskus.fi/yhteystiedot

● Reilu Peli -verkkosivu:www.tjs-opintokeskus.fi/kehittamispalvelut/tyoelaman-kehittaminen/reilu-peli

Yhteystiedot

Yhdessä tekemällä saamme yhteisen työpaikkamme toimimaan!