Tuottavuusloikka-projektin tuloksia

Tuottavuusloikkia vai pieniä askeleita?

10 vinkkiä tuottavuuden parantamiseen

JOHTAMISKORKEAKOULU TUTKIMUS- JA KOULUTUSKESKUS SYNERGOS

Riina Pulkkinen & Timo Rintamäki

Palveluajattelu ja teknologian hyödyntäminen muuttavat käsitystämme tuottavuuden

parantamisesta.

Tutkimuksen tavoitteetYmmärtää, miten pienten ja keskisuurten palveluyritysten tuottavuutta voidaan parantaa pilvipalveluiden avulla.

- miten pilvipalveluita käytetään?

- millaisista ulottuvuuksista tuottavuus muodostuu?

- millaisin käytännön toimenpitein voidaan parantaa pilvipalveluiden käyttöönottoa ja tuottavuutta?

Tutkimuksen toteutus

Tuottavuuden ulottuvuudet

Kirjallisuus

Puhelinhaastattelut Yrityscaset

Pilvipalveluiden käyttö

Käytännön opit käyttöön-

otosta ja hyödyntämi-

sestä

88 vastaajaa

Fokus PK-palvelu- yrityksissä

ArkJaatiset Oy Expression Oy Tampereen Messut Oy Tenho Kemppainen Oy

Yritykselle pilvipalvelu• on omien tietojärjestelmien ulkopuolella

olevien, virtuaalisten IT-resurssien käyttöönottoa

• otetettavissa käyttöön tarpeen mukaan • on usean eri toimijan käyttämä • on yksinkertainen ottaa käyttöön ja

käyttää • maksetaan tehtyjen tilausten perusteella • on saavutettavissa verkon yli.

(Brynjolfsson et al. 2010).

  Lkm % käyttäjistä% kaikista

vastaajista

Tallennustila- ja varmuuskopiointi 31 60 35

Tietoturvapalvelut 28 54 32

Sähköposti 24 46 27

Neuvottelupuhelut ja videoneuvottelut 23 44 26

Kirjanpito ja/tai taloushallinto 23 44 26

Sosiaalisen median sovellukset 21 40 24

Kalenteri 19 37 22

Asiakassuhteiden hallinta ja myynninjohtaminen 18 35 20

Toiminnanohjaus 15 29 17

Järjestelmänhallinta 14 27 16

IT-Infrastruktuuri-/laskentakapasiteettipalvelut 13 25 15

Sisällönhallinnan työkalut 13 25 15

Tekstinkäsittely, laskenta- ja presentaatiotyökalut 12 23 14

Henkilöstöhallinto 12 23 14

Jokin muu 10 19 11

Sovelluskehitys 7 13 8

Business intelligence 6 12 7

41%

44%

15%

Ei pilvipalveluita käytössä

Pilvipalveluita käytössä

Pilvipalveluita laajamittaisesti käytössä

Palvelujen tuottavuusPalvelut • Palvelut toimialana vs. palvelulogiikka • Tiedon ja osaamisen rooli keskeisenä resurssina • Asiakkaiden rooli yhteistuottajina • Kysynnän/kapasiteetin hallinta

Tuottavuus • Tuotoksen ja panoksen välinen suhde • Tuottavuusajattelun laajentaminen esimerkiksi

tehokkuus, kannattavuus ja vaikuttavuus-näkökulmiin

• Organisaation sisäinen vs. ulkoinen tuottavuus

Palvelujärjestelmän kokonaistuottavuuden yhtälö:

Palvelujärjestelmänkokonaistuottavuus

^ =Tulot + Koettu arvo

Tuotanto-kulut

+ Suorat kulut + oma vaivannäkö

Lähde: Hyötyläinen, M. & Kaitovaara, P. 2012.

Asiakaskeskeinen logiikka

Teollistamiskeskeinen logiikka

Tehokkuus

!

Yhteistyö ja vuorovaikutus

!

Asiakashyödyt

!

IT-järjestelmien toimivuus

!

Tuotot!

IT-kustannukset

Tehokkuus

Case: joustavuusSähköpostien siirto Exchange-palvelimelle ja uudet päätelaitteet ovat vapauttaneet toimistohenkilökunnan työskentelemään paikasta riippumatta.

Tilausten vastaanottaja pääsee katsomaan sähköpostit lennossa, esim. varastolta, josta toimitukset lähtevät, sekä viikonloppuisin kotoa.

IT-kustannukset

Case: IT-henkilöstöresurssi

Pilottiyritysten kokemukset eivät anna viitteitä sen suuntaan, että yrityksen IT-henkilöstöresurssi pienenisi - ainakaan välittömästi käyttöönoton jälkeen.

IT-henkilöstön rooli muuttunee ja mahdollisesti jakautuu kahtia, toisaalta peruspalvelujen ostajaksi ja toisaalta lähemmäksi strategista liiketoiminnan kehittämistä (vrt. Kalli et al. 2012).

IT-järjestelmien toimivuus

Case: toimivuus• Yhdessä caseyrityksessä ohjelmistojen

väliset yhteensopimattomuusongelmat ovat vähentyneet. Kun asiakkailla on käytössä vastaavat järjestelmät, ympäristöjen yhteensopivuus helpottuu.

• Lisäksi joistakin henkilökunnan käytössä olleista ohjemistoista voitiin luopua, jolloin ainakin yrityksen IT-asioista vastaavan henkilön aikaresurssia saatiin vapautettua.

• Käytettävyyden suhteen pilottiyrityksissä reagoitiin kahtalaisesti: opiskeluakin tarvitiin, mutta esimerkiksi älypuhelinten käytettävyyteen oltiin tyytyväisiä

Tuotot

Yhteistyö ja vuorovaikutus

Case: uudet toimintamallit• Lyncin kaltaiset pikaviestimet

voivat toimia kommunikaatiovälineenä erityisesti vakiintuneiden asiakkaiden kanssa, joiden kanssa asioidaan usein ja rutiininomaisesti.

• Uusien kommunikointikanavien löytäminen mahdollistaa sen, että osa kokouksista voidaan muuttaa puhelinneuvotteluiksi tai sisäiseen viestintään tarkoitetut sähköpostit vähenevät.

Asiakashyöty

Tuottavuusulottuvuuksien keskiarvot

TuottavuusajuritHaastattelujen perusteella eniten tuottavuushyötyjä koettiin seuraavasti • Työn joustavuuden ja liikkuvuuden paraneminen • Tiedonjaon paraneminen • Tietojärjestelmien ja ohjelmien yhteensopivuuden ja

käytettävyyden helpottuminen • IT-ratkaisuihin liittyvien kustannusten laskeminen, sisältäen

sekä pääomakustannukset että ylläpitokustannukset. • Työn tehokkuuden ja organisoinnin (projektinhallinta ja

työajan hallinta) paranee. • Asiakasviestinnän ja uusien toimintamallien ja

vuorovaikutuksen paraneminen

Suhtautuminen pilvipalveluihin: ei käyttäjät

Suhtautuminen pilvipalveluihin: käyttäjät

sisäinen tuottavuus ulkoinen tuottavuus

radikaalit parannukset

vähittäiset parannukset

toimeksi-annot

kalenteri-kutsuilla

tilausten vastaanotto

paikasta riippumatta

kumppani-viestintä yhteen-

sopivuuden paraneminen

sisäinen viestintä

pika-viestimeen

päätelaite-riippumaton työskentely

sisäinen viestintä pois

sähkö-postista

sis.viestintä, läsnäolo-

tiedot

projekti-tehtävien hallintatoimitusten

seuraaminen ja allokointi asiakkaiden

kanssa yhteinen

ympäristö

Tuottavuusmuutoksia, jotka pilvipalvelut mahdollistaneet

sisäinen tuottavuus ulkoinen tuottavuus

radikaalit parannukset

vähittäiset parannukset

toimeksi-annot

kalenteri-kutsuilla

tilausten vastaanotto

paikasta riippumatta

kumppani-viestintä

yhteen-sopivuuden

paraneminen

sisäinen viestintä

pika-viestimeen

päätelaite-riippumaton työskentely

sisäinen viestintä pois

sähkö-postista

sis.viestintä, läsnäolo-

tiedot, kalenterit

projekti-tehtävien hallinta

toimitusten seuraaminen ja allokointi asiakkaiden

kanssa yhteinen

ympäristö

Pilottiyritysten näkemykset tulevasta

Kymmenen käytäntöä, jotka helpottavat pilvipalveluiden käyttöönottoa ja parantavat

yrityksen tuottavuutta

1. NÄKYMÄ: TARJOILE KÄYTTÄJILLE NÄKYMÄ SIITÄ, MITÄ PILVIRATKAISUN KÄYTTÖÖNOTTO MAHDOLLISTAA. LUO MERKITYKSIÄ JA KONKRETISOI.

2. PILOTOINTI: LÄHDE RIITTÄVÄN PIENESTÄ KOKONAISUUDESTA LIIKKEELLE. PILOTTI ON PROJEKTI, JOLLA ON ALKU JA LOPPU.

3. JOHDON SITOUTUMINEN: VARMISTA YLIMMÄN JOHDON TUKI JA SE, MITEN HE AIKOVAT JOHTAA OMALLA ESIMERKILLÄÄN.

4. HENKILÖSTÖN VOIMA: OTA HENKILÖSTÖ MUKAAN TAVOITTEIDEN MÄÄRITTELYYN JA HYÖDYNNÄ EDELLÄKÄVIJÖITÄ LUONTEVINA MUUTOSAGENTTEINA.

5. JÄRJESTELMÄT JA LAITTEET: VARMISTA, ETTÄ OLEMASSA OLEVAT TIETOJÄRJESTELMÄT JA LAITTEET PALVELEVAT PILVIRATKAISUIHIN SIIRTYMISTÄ.

6. TIETOTURVA: VARMISTA TIETOTURVAN TASO JA TARJOILE TUTKITTUA TIETOA PILVEEN SIIRTYMISEN TUEKSI.

7. ARJEN MUUTOS: YMMÄRRÄ, MITEN PILVIPALVELUT MUUTTAVAT TYÖNTEKIJÖIDEN KÄYTTÄYTYMISTÄ JA ARKEA (OPERATIIVISEEN TEKEMISEEN VAIKUTTAVAT MUUTOKSET).

8. KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKKAIDEN KANSSA: OTA ASIAKKAAT MUKAAN JA AVAA RAJAPINTOJA ULOSPÄIN.

9. PELISÄÄNNÖT: ANNA PELISÄÄNNÖILLE AIKAA KEHITTYÄ, MUTTA ÄLÄ UNOHDA SOPIA NIISTÄ.

10. TUOTTAVUUDEN SYNERGIA: NÄE SISÄISEN TUOTTAVUUDEN KEHITTÄMISEN VAIKUTUS ULKOISEEN TUOTTAVUUTEEN JA PÄINVASTOIN.

NÄKYMÄ TARJOILE KÄYTTÄJILLE NÄKYMÄ SIITÄ, MITÄ PILVIRATKAISUN KÄYTTÖÖNOTTO MAHDOLLISTAA. LUO MERKITYKSIÄ JA KONKRETISOI.

PILOTOINTI: LÄHDE RIITTÄVÄN PIENESTÄ KOKONAISUUDESTA LIIKKEELLE. PILOTTI ON PROJEKTI, JOLLA ON ALKU JA LOPPU.

Kymmenen käytäntöä, jotka helpottavat pilvipalveluiden käyttöönottoa ja parantavat

yrityksen tuottavuutta

1. NÄKYMÄ: TARJOILE KÄYTTÄJILLE NÄKYMÄ SIITÄ, MITÄ PILVIRATKAISUN KÄYTTÖÖNOTTO MAHDOLLISTAA. LUO MERKITYKSIÄ JA KONKRETISOI.

2. PILOTOINTI: LÄHDE RIITTÄVÄN PIENESTÄ KOKONAISUUDESTA LIIKKEELLE. PILOTTI ON PROJEKTI, JOLLA ON ALKU JA LOPPU.

3. JOHDON SITOUTUMINEN: VARMISTA YLIMMÄN JOHDON TUKI JA SE, MITEN HE AIKOVAT JOHTAA OMALLA ESIMERKILLÄÄN.

4. HENKILÖSTÖN VOIMA: OTA HENKILÖSTÖ MUKAAN TAVOITTEIDEN MÄÄRITTELYYN JA HYÖDYNNÄ EDELLÄKÄVIJÖITÄ LUONTEVINA MUUTOSAGENTTEINA.

5. JÄRJESTELMÄT JA LAITTEET: VARMISTA, ETTÄ OLEMASSA OLEVAT TIETOJÄRJESTELMÄT JA LAITTEET PALVELEVAT PILVIRATKAISUIHIN SIIRTYMISTÄ.

6. TIETOTURVA: VARMISTA TIETOTURVAN TASO JA TARJOILE TUTKITTUA TIETOA PILVEEN SIIRTYMISEN TUEKSI.

7. ARJEN MUUTOS: YMMÄRRÄ, MITEN PILVIPALVELUT MUUTTAVAT TYÖNTEKIJÖIDEN KÄYTTÄYTYMISTÄ JA ARKEA (OPERATIIVISEEN TEKEMISEEN VAIKUTTAVAT MUUTOKSET).

8. KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKKAIDEN KANSSA: OTA ASIAKKAAT MUKAAN JA AVAA RAJAPINTOJA ULOSPÄIN.

9. PELISÄÄNNÖT: ANNA PELISÄÄNNÖILLE AIKAA KEHITTYÄ, MUTTA ÄLÄ UNOHDA SOPIA NIISTÄ.

10. TUOTTAVUUDEN SYNERGIA: NÄE SISÄISEN TUOTTAVUUDEN KEHITTÄMISEN VAIKUTUS ULKOISEEN TUOTTAVUUTEEN JA PÄINVASTOIN.

JOHDON SITOUTUMINEN: VARMISTA YLIMMÄN JOHDON TUKI JA SE, MITEN HE AIKOVAT JOHTAA OMALLA ESIMERKILLÄÄN.

HENKILÖSTÖN VOIMA: OTA HENKILÖSTÖ MUKAAN TAVOITTEIDEN MÄÄRITTELYYN JA HYÖDYNNÄ EDELLÄKÄVIJÖITÄ LUONTEVINA MUUTOSAGENTTEINA.

Kymmenen käytäntöä, jotka helpottavat pilvipalveluiden käyttöönottoa ja parantavat

yrityksen tuottavuutta

1. NÄKYMÄ: TARJOILE KÄYTTÄJILLE NÄKYMÄ SIITÄ, MITÄ PILVIRATKAISUN KÄYTTÖÖNOTTO MAHDOLLISTAA. LUO MERKITYKSIÄ JA KONKRETISOI.

2. PILOTOINTI: LÄHDE RIITTÄVÄN PIENESTÄ KOKONAISUUDESTA LIIKKEELLE. PILOTTI ON PROJEKTI, JOLLA ON ALKU JA LOPPU.

3. JOHDON SITOUTUMINEN: VARMISTA YLIMMÄN JOHDON TUKI JA SE, MITEN HE AIKOVAT JOHTAA OMALLA ESIMERKILLÄÄN.

4. HENKILÖSTÖN VOIMA: OTA HENKILÖSTÖ MUKAAN TAVOITTEIDEN MÄÄRITTELYYN JA HYÖDYNNÄ EDELLÄKÄVIJÖITÄ LUONTEVINA MUUTOSAGENTTEINA.

5. JÄRJESTELMÄT JA LAITTEET: VARMISTA, ETTÄ OLEMASSA OLEVAT TIETOJÄRJESTELMÄT JA LAITTEET PALVELEVAT PILVIRATKAISUIHIN SIIRTYMISTÄ.

6. TIETOTURVA: VARMISTA TIETOTURVAN TASO JA TARJOILE TUTKITTUA TIETOA PILVEEN SIIRTYMISEN TUEKSI.

7. ARJEN MUUTOS: YMMÄRRÄ, MITEN PILVIPALVELUT MUUTTAVAT TYÖNTEKIJÖIDEN KÄYTTÄYTYMISTÄ JA ARKEA (OPERATIIVISEEN TEKEMISEEN VAIKUTTAVAT MUUTOKSET).

8. KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKKAIDEN KANSSA: OTA ASIAKKAAT MUKAAN JA AVAA RAJAPINTOJA ULOSPÄIN.

9. PELISÄÄNNÖT: ANNA PELISÄÄNNÖILLE AIKAA KEHITTYÄ, MUTTA ÄLÄ UNOHDA SOPIA NIISTÄ.

10. TUOTTAVUUDEN SYNERGIA: NÄE SISÄISEN TUOTTAVUUDEN KEHITTÄMISEN VAIKUTUS ULKOISEEN TUOTTAVUUTEEN JA PÄINVASTOIN.

JÄRJESTELMÄT JA LAITTEET: VARMISTA, ETTÄ OLEMASSA OLEVAT TIETOJÄRJESTELMÄT JA LAITTEET PALVELEVAT PILVIRATKAISUIHIN SIIRTYMISTÄ.

TIETOTURVA: VARMISTA TIETOTURVAN TASO JA TARJOILE TUTKITTUA TIETOA PILVEEN SIIRTYMISEN TUEKSI.

Kymmenen käytäntöä, jotka helpottavat pilvipalveluiden käyttöönottoa ja parantavat

yrityksen tuottavuutta

1. NÄKYMÄ: TARJOILE KÄYTTÄJILLE NÄKYMÄ SIITÄ, MITÄ PILVIRATKAISUN KÄYTTÖÖNOTTO MAHDOLLISTAA. LUO MERKITYKSIÄ JA KONKRETISOI.

2. PILOTOINTI: LÄHDE RIITTÄVÄN PIENESTÄ KOKONAISUUDESTA LIIKKEELLE. PILOTTI ON PROJEKTI, JOLLA ON ALKU JA LOPPU.

3. JOHDON SITOUTUMINEN: VARMISTA YLIMMÄN JOHDON TUKI JA SE, MITEN HE AIKOVAT JOHTAA OMALLA ESIMERKILLÄÄN.

4. HENKILÖSTÖN VOIMA: OTA HENKILÖSTÖ MUKAAN TAVOITTEIDEN MÄÄRITTELYYN JA HYÖDYNNÄ EDELLÄKÄVIJÖITÄ LUONTEVINA MUUTOSAGENTTEINA.

5. JÄRJESTELMÄT JA LAITTEET: VARMISTA, ETTÄ OLEMASSA OLEVAT TIETOJÄRJESTELMÄT JA LAITTEET PALVELEVAT PILVIRATKAISUIHIN SIIRTYMISTÄ.

6. TIETOTURVA: VARMISTA TIETOTURVAN TASO JA TARJOILE TUTKITTUA TIETOA PILVEEN SIIRTYMISEN TUEKSI.

7. ARJEN MUUTOS: YMMÄRRÄ, MITEN PILVIPALVELUT MUUTTAVAT TYÖNTEKIJÖIDEN KÄYTTÄYTYMISTÄ JA ARKEA (OPERATIIVISEEN TEKEMISEEN VAIKUTTAVAT MUUTOKSET).

8. KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKKAIDEN KANSSA: OTA ASIAKKAAT MUKAAN JA AVAA RAJAPINTOJA ULOSPÄIN.

9. PELISÄÄNNÖT: ANNA PELISÄÄNNÖILLE AIKAA KEHITTYÄ, MUTTA ÄLÄ UNOHDA SOPIA NIISTÄ.

10. TUOTTAVUUDEN SYNERGIA: NÄE SISÄISEN TUOTTAVUUDEN KEHITTÄMISEN VAIKUTUS ULKOISEEN TUOTTAVUUTEEN JA PÄINVASTOIN.

ARJEN MUUTOS: YMMÄRRÄ, MITEN PILVIPALVELUT MUUTTAVAT TYÖNTEKIJÖIDEN KÄYTTÄYTYMISTÄ JA ARKEA (OPERATIIVISEEN TEKEMISEEN VAIKUTTAVAT MUUTOKSET).

KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKKAIDEN KANSSA: OTA ASIAKKAAT MUKAAN JA AVAA RAJAPINTOJA ULOSPÄIN.

PELISÄÄNNÖT: ANNA PELISÄÄNNÖILLE AIKAA KEHITTYÄ, MUTTA ÄLÄ UNOHDA SOPIA NIISTÄ.

Kymmenen käytäntöä, jotka helpottavat pilvipalveluiden käyttöönottoa ja parantavat

yrityksen tuottavuutta

1. NÄKYMÄ: TARJOILE KÄYTTÄJILLE NÄKYMÄ SIITÄ, MITÄ PILVIRATKAISUN KÄYTTÖÖNOTTO MAHDOLLISTAA. LUO MERKITYKSIÄ JA KONKRETISOI.

2. PILOTOINTI: LÄHDE RIITTÄVÄN PIENESTÄ KOKONAISUUDESTA LIIKKEELLE. PILOTTI ON PROJEKTI, JOLLA ON ALKU JA LOPPU.

3. JOHDON SITOUTUMINEN: VARMISTA YLIMMÄN JOHDON TUKI JA SE, MITEN HE AIKOVAT JOHTAA OMALLA ESIMERKILLÄÄN.

4. HENKILÖSTÖN VOIMA: OTA HENKILÖSTÖ MUKAAN TAVOITTEIDEN MÄÄRITTELYYN JA HYÖDYNNÄ EDELLÄKÄVIJÖITÄ LUONTEVINA MUUTOSAGENTTEINA.

5. JÄRJESTELMÄT JA LAITTEET: VARMISTA, ETTÄ OLEMASSA OLEVAT TIETOJÄRJESTELMÄT JA LAITTEET PALVELEVAT PILVIRATKAISUIHIN SIIRTYMISTÄ.

6. TIETOTURVA: VARMISTA TIETOTURVAN TASO JA TARJOILE TUTKITTUA TIETOA PILVEEN SIIRTYMISEN TUEKSI.

7. ARJEN MUUTOS: YMMÄRRÄ, MITEN PILVIPALVELUT MUUTTAVAT TYÖNTEKIJÖIDEN KÄYTTÄYTYMISTÄ JA ARKEA (OPERATIIVISEEN TEKEMISEEN VAIKUTTAVAT MUUTOKSET).

8. KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKKAIDEN KANSSA: OTA ASIAKKAAT MUKAAN JA AVAA RAJAPINTOJA ULOSPÄIN.

9. PELISÄÄNNÖT: ANNA PELISÄÄNNÖILLE AIKAA KEHITTYÄ, MUTTA ÄLÄ UNOHDA SOPIA NIISTÄ.

10. TUOTTAVUUDEN SYNERGIA: NÄE SISÄISEN TUOTTAVUUDEN KEHITTÄMISEN VAIKUTUS ULKOISEEN TUOTTAVUUTEEN JA PÄINVASTOIN.

TUOTTAVUUDEN SYNERGIA: NÄE SISÄISEN TUOTTAVUUDEN KEHITTÄMISEN VAIKUTUS ULKOISEEN TUOTTAVUUTEEN JA PÄINVASTOIN.

10 käytäntöähelpottamaan pilvipalveluiden käyttöönottoa ja parantamaan tuottavuutta

NÄKYMÄ

PILOTOINTI

JOHDON SITOUTUMINEN

TIETOTURVA

EDELLÄKÄVIJÄT

ASIAKKAAT

ARJEN MUUTOS

OHJELMISTOT JA LAITTEET

PELISÄÄNNÖT

TUOTTAVUUDEN SYNERGIA

AIKA

STRA

TEG

ISU

US

Kiitos!Riina Pulkkinen riina.pulkkinen@uta.fi

Timo Rintamäki timo.rintamaki@uta.fi

JOHTAMISKORKEAKOULU TUTKIMUS- JA KOULUTUSKESKUS SYNERGOS