Suksessfaktorer og utfordringer i fusjonsarbeidet mellom HiO og HiAk

Suksessfaktorer og utfordringer i fusjonsarbeidet mellom HiO og HiAk

Råd til OPAD

OPAD 2014_22.04.23

Mål for sammenslåingen• Skape landets beste utdanninger

• Skape ledende fagmiljø innen profesjonsutdanning, profesjonsrettet FoU og profesjonsstudier

• Skape nasjonalt ledende fagmiljø innen andre forskningsfelt

• Øke kvalitet og omfang på undervisning, forskning, formidling og kunstnerisk utviklingsarbeid

• Styrke relasjonene til samfunns- og arbeidsliv

• Styrke samarbeidet med studiesteder i utlandet

• Utvikle et samordnet og tilpasningsdyktig tilbud av etter- og videreutdanninger

• Styrke innsatsen for oppdragsbasert forskning

• Utvikle et lærings- og arbeidsmiljø preget av mangfold, trivsel og engasjement blant studenter og ansatte

• Skape en moderne og helhetlig organisasjonskultur

Fakta om de to høgskolene

Presentasjonens tittel 22.04.23

Høgskolen i Oslo:12 400 studenter1 250 årsverk11 avdelinger

36 bachelorutdanninger21 mastergradsutdanninger2 doktorgradsprogram En rekke videreutdanninger

Utdanner bl.a. til yrker innenfor barnehage og skole, helse og velferd, økonomi og ledelse, estetiske fag, bibliotek, journalistikk og teknologi.

Høgskolen i Akershus:3 850 studenter300 årsverk4 avdelinger

14 bachelorutdanninger6 mastergradsutdanninger1 doktorgradsprogramFlere videreutdanninger

Utdanner til yrker innenfor helse, ernæring og ledelse, produktdesign og yrkesfaglærer.

Fusjonsprosessen

Presentasjonens tittel 22.04.23

Fase 1Utredning Fase 2

Forberedelse til fusjon

Fase 3Implementering

Vår 2008 -Jan 2011 Jan 2011 – Aug 2011 Aug 2011 ----------->

Fase 1 – Utredning og beslutning – Den formelle prosessen

— Intensjonsavtalen godkjent i de to styrene i oktober 2008

— Utredning, høringsrunde, vedtak i avdelingsstyrer osv. (nov.08 – sept.09)

— Prinsippvedtak fattet i de to styrene 28.10.09— Nye utredninger fram til desember 2010— Endelig vedtak i styrene, desember 2010 og av

Kongen i Statsråd januar 2011

Presentasjonens tittel 22.04.23

Prinsipper for deltagelse i prosjektet

— Fusjonen var tuftet på likeverdighet mellom partene— I alle grupper skulle det derfor være en likeverdig

representasjon blant ansatte, tjenestemannsorganisasjoner og studentrepresentanter

— Undervisnings- og forskertilsatte, administrativt tilsatte, tjenestemannsorganisasjoner og studentrepresentanter har vært representert i alle grupper

Prosjektorganisering

Styret HiO Styret HiAk

Styrings-gruppe

Prosjekt-gruppe

Utredninger:•Strategi for universitetssatsing•Styring og ledelse•Faglig organisering•Etterutdanning og oppdrag•Administrativ organisering•Tjenestetilbud og organisering av IKT

Utviklings-prosjekter:•Web•Grafisk profil•Budsjettfordelings-modell

Integrasjon/sikker drift:•IKT•Økonomi•HR•Studieadm•Forskningsadm•+++

Omstilling/innplassering

Informasjon

Referanse-gruppe

Fremdrift i fusjonsprosjektet

DesDes JanJan FebFeb MarMar AprApr MaiMai JunJun JulJul AugAug SepSep OktOkt NovNov DesDes

Strategi for universitetssatsingStrategi for universitetssatsing

Faglig organiseringFaglig organisering

Styring og ledelse på/under institusjonsnivåStyring og ledelse på/under institusjonsnivå

JanJan FebFeb MarMar AprApr MaiMai JuniJuni JulJul

Tjenestetilbud og IKTTjenestetilbud og IKT

Administrativ organiseringAdministrativ organisering

Medbestemmelse og omstillingsarbeid

Prinsippvedtak i styrene om fusjon 28.10.2009 - endelige styrevedtak om fusjon 09.12.2010Prinsippvedtak i styrene om fusjon 28.10.2009 - endelige styrevedtak om fusjon 09.12.2010

Kommunikasjonsstrategi

Vevløsning

20102010

20112011

Høring

Høring

H

Grafisk profil

Integrasjon IKT

Lokalisering

Forskrifter, reglement mv

Instituttenes interne org.Instituttenes interne org.

Studieut-valg, utv. under FoU-virk., intern.utv

Studieut-valg, utv. under FoU-virk., intern.utv

20092009

Etterutdanning og oppdragEtterutdanning og oppdrag

Høring

INFORMASJON!!!

www.hio-hiak.no

— Felles vevside med all informasjon

ALLMØTER, SEMINARER, DEBATTMØTER++

24 ulike arrangementer i perioden februar 2010 – august 2011

Strategi for universitetssatsing

— Utdanning— FoU— Samfunnsrettet virksomhet og formidling— Menneskelige og økonomiske ressurser

Presentasjonens tittel 22.04.23

Faglig organisering

Med utgangspunkt i dagens faglige organisering samt overordnede føringer i strategi for universitets satsing og de diskusjoner som har vært ført i utredningsgruppen, har gruppen vektlagt følgende kriterier ved utarbeidelsen av de foreslåtte modellene.

Eksterne forhold:—En tydelig profesjonsprofil—Skal være en god ramme for bred kontakt og samhandling mellom profesjoner og yrkesområder, storbyliv og forskningsverdenen—Etablere robuste fagmiljø som framstår som attraktive både for eksterne samarbeidspartnere, potensielle studenter, og tilsatte—Legge til rette for fleksible løsninger som sikrer relevans og nyutvikling av utdanningstilbudene i tråd med skiftende behov i samfunnet  Interne forhold:—Etablere robuste fagmiljø som sikrer god kvalitet i og sammenheng mellom utdanning og forskning—Sikre sterke og relevante praksisbaserte studier i tråd med samfunnets behov—Legge til rette for tverrfaglig samarbeid både innad i det enkelte fakultet og mellom fakulteter—Fakultetene og instituttene må være robuste med en tydelig oppgave- og ansvarsfordeling—Må finne løsninger knyttet til lokalisering på flere campus

Presentasjonens tittel 22.04.23

Presentasjonens tittel 22.04.23

Styring og ledelseStyring Ledelse

Høgskolestyret•Sammensetting: 11 medlemmer (rektor, 4 eksterne, 3 UF-tilsatte, 1TA-tilsatt og 2 studenter)•Styrets oppgaver er hjemlet i Lov om universiteter og høgskoler•Kan delegere beslutningsmyndighet begrenset av saker som styret selv skal behandle

Rektor og adm.dir•Rektor er som styrets leder institusjonens øverste ansvarlige•Adm.dir er institusjonens daglige leder og har det samlede arbeidsgiveransvaret og det økonomiske ansvaret

Fakultetsstyret•Sammensetting:9 medlemmer (ekstern styreleder, ytterligere én ekstern repr, 4 UF, 1 TA og 2 studenter)•Er delegert myndighet av høgskolestyret gjennom spesifikke delegasjonsvedtak

Dekan•Faglig og administrativt ansvarlig for fakultetets samlede virksomhet.•Rapporterer til rektor i saker av faglig karakter og til direktør om administrative og ressursmessige forhold

Instituttråd•Sammensetting: 7-9 medlemmer, inkludert instituttleder. (Antall fastsettes av fakultetsstyret: 7 medl: 2 UF-tilsatte, 1 TA-tilsatt, 2 studenter og 1 ekstern representant . 9 medl: 3 UF-tilsatte, 1 TA-tilsatt, 2 studenter og 2 eksterne representanter. )•Høgskolestyret har vedtatt sammensetting, mandat og reglement for instituttrådene•Instituttråd ledes av instituttleder og er rådgivende overfor denne

Instituttleder •Faglig og administrativt ansvarlig for instituttets samlede virksomhet

Fase 2 – Forberedelse til fusjon

Presentasjonens tittel 22.04.23

Styret HiO Styret HiAk

Styrings-gruppe

Prosjekt-gruppe

Utredninger:•Styring og ledelse•Faglig organisering•Etterutdanning og oppdrag•Administrativ organisering•Tjenestetilbud og organisering av IKT•Instituttenes interne organisering•Råd og utvalg

Utviklings-prosjekter:•Web•Grafisk profil•Budsjettfordelingsmodell

Integrasjon/sikker drift:•IKT•Økonomi•HR•Studieadm•Forskningsadm•+++

Omstilling/innplassering

Informasjon

Web/grafisk profil

— Nytt nettsted åpnet 1. august…….. men fortsatt utvikles det…

— Ny grafisk profil ble tatt i bruk 1. august

Presentasjonens tittel 22.04.23

Omstilling/innplassering

— «Sentral» avtale om medbestemmelse mars 2010— «Lokal» avtale om Omstilling desember 2010— Håndbok for omstillingsarbeidet mars 2011— Bemanningsplaner, stillingsbeskrivelser, innplassering

— Alle undervisnings- og forskningsansatte ble direkte innplassert i ny organisasjon

— For teknisk/administrativt personale ble noen grupper direkte innplassert

— For de øvrige ble rettskrav til stilling vurdert ift innplassering

Krevende prosess…

— Det ble gitt mye informasjon, men det opplevdes som vanskelig å få formidlet vanskelig tilgjengelig «jus-språk» til den enkelte leder og medarbeider

— Både ledere og tillitsvalgte ble kurset i gjennomføring av omstillingssamtaler

— Særlig utfordrende for ledere som både skulle lede omstilling og som samtidig selv var under omstilling

— Etablerte «Omstillingsservice» og møter hver uke mellom arbeidsgiver og organisasjonene – nyttig!!!

Vi kom i mål..

— Målet var at alle medarbeidere skulle vite sin organisatoriske tilknytning før de tok sommerferie!

Fase 3 - Implementering

— Vi fusjonerte 1. august— Vi har i hovedsak komplementære utdanningstilbud— Endringene oppleves som små for den enkelte student og

for undervisnings- og forskerpersonalet— Endringene og behovet for endring er større innenfor de

administrative områdene— …vi må definere tjenestetilbudet og utvikle felles

arbeidsprosesser..— Har valgt å videreføre IKT-løsningene i begge høgskolene i

en overgangsfase, men gradvis overgang— Har etablert en shuttlebussordning slik at det skal være

enkelt å reise mellom de to studiestedene ()— Møtetidspunkt avpasses ift shuttlebussen

Status – vedtak i styret for HiOA— Organisasjonsstruktur— Møteordning for styringsorganer ved HiOA— Sammensetting og mandat for fakultetsstyrer og instituttråd— Oppgaver og delegasjon av beslutningsmyndighet til

fakultetsstyrene— Reglement for instituttråd— Delegasjon av beslutningsmyndighet og sammensetting av:

— Studieutvalg på begge nivå— FoU-utvalg på begge nivå— Doktorgradsutvalg på begge nivå— Internasjonalt utvalg

— Forskningsetisk utvalg (rapporterer til styret)— Utvikling av strategisk plan for HiOA 2012-2020— Åpningsbalansen i 2012 – over/underskudd fra 2011— ++ vi bygger struktur…

Andre saker…

— Retningslinjer for rådsorgan på instituttnivå— Kvalitetssikringssystem— Delegasjon av tilsettingsmyndighet (fra 01.09.12)— Intern finansieringsmodell — Kulturarbeidet— Seniorpolitikk — Servicesentrene — Mobile arbeidsplasser — Delegasjon av budsjettdisponeringsmyndighet

Integrasjon/sikker drift

— Felles løsninger tas i bruk etter hvert – vær pragmatisk!

01.08.11•Org.struktur•Ledelse•Web•Grafisk profil•Midl pers.regl•Shuttlebuss

Okt 2011•FS•Overgangsforskrifter•Budsjettmodell•Strategiprosess & Lederutviklingsprogram

Nov 2011•BAS•Forskrift om master•Fronter•Bibsys

01.01.12•Felles budsjett og regnskap•Agresso, SAP ++•Fronter•Bibsys

Febr/mars 2012•Felles e-post og kalendersystem•Personal-reglement

April-august 2012•Strategi 2020•Føringer for plan- og budsjettarbeidet•Forskrift om studier og eksamen•Forskrift om PhD

Ny strategisk plan

Strategiprosess – involvere hele organisasjonen! Bruke de møteplassene vi har!

HiOA

Fakultetene

Høst 2011 Høst 2012Vår 2012

Analyse av fagporteføljen

Analyse av fagporteføljen ImplementeringImplementeringStrategi for HiOAStrategi for HiOA

Lederatferd vi ønsker å utvikle

VerdigrunnlagPlattform for ledelse

Teamutvikling

Lederatferd vi ønsker å utvikle

VerdigrunnlagPlattform for ledelse

Teamutvikling

ResultatledelseResultatledelseMeg som lederTeamutvikling

Organisasjonskultur

Meg som lederTeamutvikling

Organisasjonskultur

VirksomhetsstyringVirksomhetsstyring

Substans og prosess, relasjoner og strategi

Utvikling av strategisk og effektiv ledelseUtvikling av strategisk og effektiv ledelse

Strategiutvikling og lederutvikling

Administrativ organisering

Presentasjonens tittel22.04.23

Rektor/direktør

HiORektor

HiAk

MandatUtredningsgruppen for organisering av det administrative arbeidet skal:1.Kartlegge brukerne av de ulike administrative tjenestene og i samarbeid med utvalgte nøkkelpersoner definere brukernes behov2.Utarbeide en beskrivelse av de administrative funksjonene og kartlegge hvilke av disse som vurderes som mest driftskritiske3.Kartlegge dagens forskrifter, reglement, retningslinjer, rutinebeskrivelser, kontrakter mv og vurdere hvilke av disse det er behov for å oppdatere eventuelt utvikle nye dokumenter for. Gi anbefalinger om når vedtak må fattes for de ulike dokumentene.4.Gjennomføre en nåsituasjonsanalyse for begge institusjoner5.Med utgangspunkt i nåsituasjonsanalysen, utarbeide forslag til kriterier som skal legges til grunn for framtidig organisering6.Med utgangspunkt i fastsatte kriterier, brukernes behov og nåsituasjonsanalysen, utvikle forslag til løsninger for det framtidige tjenestetilbudet. 7.Foreslå lokalisering av de administrative tjenester i fht en flercampusmodell8.Utarbeide plan for implementering av de nye løsningene9.Legge til rette for en god integrasjonsprosess for felles administrative tjenester i ny institusjon

Organisering

— Utredningsgruppe for organisering av det administrative arbeidet— Administrasjonsdirektør Anne Marit Fahre, HiAk, leder— OP-direktør Tore Dæhlin, HiO— Personalsjef Erik Tangstrøm, HiAk— Økonomidirektør Torill Erikson, HiO— Dekan Petter Øyan, HiAk— Dekan Per Øystein Staff, HiO— Studiesjef Sigrun Berge, HiAk— Førsteamanuensis Harald Koht, HiO— Avdelingsdirektør Tormod Furuseth, HiO— Kontorsjef Anka Ødegaardshaugen, HiO— TMO HiAk, Eva Andresen— TMO HiO, Anders Schelderup Lyng— Stud. HiAk, Øyvind Bakke— Stud. HiO Lars H. Lund— Sekretærer: Rønnaug Lyckander, HiAk og Tore Vogt, HiO. — Prosjektleder har møte- og talerett

Presentasjonens tittel 22.04.23

Presentasjonens tittel 22.04.23

MandatUtredningsgruppen for organisering av det administrative arbeidet skal:1.Kartlegge brukerne av de ulike administrative tjenestene og i samarbeid med utvalgte nøkkelpersoner definere brukernes behov2.Utarbeide en beskrivelse av de administrative funksjonene og kartlegge hvilke av disse som vurderes som mest driftskritiske3.Kartlegge dagens forskrifter, reglement, retningslinjer, rutinebeskrivelser, kontrakter mv og vurdere hvilke av disse det er behov for å oppdatere eventuelt utvikle nye dokumenter for. Gi anbefalinger om når vedtak må fattes for de ulike dokumentene.4.Gjennomføre en nåsituasjonsanalyse for begge institusjoner5.Med utgangspunkt i nåsituasjonsanalysen, utarbeide forslag til kriterier som skal legges til grunn for framtidig organisering6.Med utgangspunkt i fastsatte kriterier, brukernes behov og nåsituasjonsanalysen, utvikle forslag til løsninger for det framtidige tjenestetilbudet. 7.Foreslå lokalisering av de administrative tjenester i fht en flercampusmodell8.Utarbeide plan for implementering av de nye løsningene9.Legge til rette for en god integrasjonsprosess for felles administrative tjenester i ny institusjon

Analyse av nåsituasjonen – «funn»Formål: Forankring og gjensidig forståelse

Gjennomgående likhetstrekk knyttet til utfordringer, uavhengig av funksjonsområde og høgskole, og som det blir særlig viktig å ta med videre i prosessen:1.Uklare ansvarsforhold/oppfatninger av hvem som har ansvar for hva - rolleavklaringer 2.Uklare organisatoriske skiller 3.Det stilles flere spørsmål om unødvendig arbeid, innom- og signeringsrunder, dobbeltarbeid, uhensiktsmessig saksflyt, manglende fullmakter mv 4.Manglende oppfølging/etterlevelse av frister, og forståelse for hva dette medfører 5.Sårbarhet – personavhengighet i viktige funksjoner 6.Ulike rutiner/prosedyrer på ulike avdelinger i viktige funksjoner 7.Fragmentering – manglende helhet 8.Manglende samordning mellom faglige og administrative ressurser 9.Manglende spesialistkompetanse på enkelte områder 10.Brukerstøttefunksjoner fungerer ikke bra nok 11.Manglende styringsverktøy, for eksempel knyttet til prosjektstyring og målstyring 12.Viktig funksjonalitet i IT- systemer er ikke tatt i bruk som forutsatt – for mye papir 13.Flere administrative IT- systemer er lite funksjonelle, brukes ikke optimalt mv, og det er til dels manglende integrasjon mellom systemer.

Presentasjonens tittel 22.04.23

Kriterier for valg av organisasjonsmodell

— Brukerorientering— Robusthet— Effektivitet

Harmonere mål og strategier og bygge èn organisasjon - èn skole

Brukerorientering

— Brukernes behov for tjenester skal stå sentralt, og ikke funksjonen i seg selv. Dette innebærer:

— Samhandling – god integrasjon – aktiv dialog. Bør kjennetegne forholdet mellom faglige og administrativt tilsatte og mellom de ulike administrative funksjonene så vel på fakultetsnivå som mellom fakultetene og mellom disse og fellestjenestene. Korte rapporteringslinjer og informasjonsveier styrker dette

— Oppgaveløsning og beslutninger legges nærmest mulig til brukerne. Dette er av særlig stor betydning for forvaltningsoppgavene. For å sikre samsvar mellom myndighet og gjennomføringskraft, bør flest mulig ressurser legges til fakultetsnivå. Dette kan komme i konflikt med ønsket om fleksibilitet (se robusthet)

— Legge til rette for enhetlige tjenester og likebehandling på tvers av nivå, mellom fakulteter og øvrige enheter -og studiested

— Enkel "lesbar" struktur for ansatte, studenter og eksterne. En homogen inndeling i enheter på tvers av fakulteter og så langt som mulig i forhold til fellestjenestene, vil bidra til dette

Presentasjonens tittel 22.04.23

Robusthet

Som gir brukerne trygghet for at vi kan levere rett kvalitet til rett tid. Dette innebærer:—Relevant kompetanse og kapasitet på rett sted

— Tilstrekkelig kvalitet/faglig kvalitet

—Personuavhengighet— Dokumenterte og standardiserte (felles) systemer og rutiner

og deling av kunnskap og informasjon mellom administrative ressurser

—Fleksibilitet— Kunne benytte kompetanse og kapasitet på tvers av nivå,

fakulteter, institutter og studiesteder.

Effektivitet

Unngå unødvendige aktiviteter og sløsing med ressurser, som dobbeltarbeid, ventetider og ubenyttet kapasitet. Dette innebærer:—Tydelig ressurs- og resultatansvar —Effektive arbeidsprosesser med klar beslutningsstruktur—Hensiktsmessig saksflyt, unngå fragmentering

— God informasjonsflyt (få grensesnitt)   — Moderne løsninger og teknologi

—Balansere "høyde og bredde" — Rett lederspenn— Unngå for mange nivåer (kortere informasjonsveier og synlig

ledelse) — Minimere behov for koordinering og støttefunksjoner

Presentasjonens tittel 22.04.23

Harmonere mål og strategier og bygge èn organisasjon - èn skole

— Styrke "strategisk" ledelse— Rimelig balanse fag/adm i toppledergruppen — Rimelig balanse mellom fagkritiske administrative funksjoner

og støttefunksjoner og generelle administrative funksjoner i ledergruppene på fakultetene

— Synliggjøre satsingsområder og allokere tilstrekkelig ressurser til disse— Hindre at områder som administrativ støtte til FoU, prosesser

til utvikling av mål og strategier, samt virksomhetsutvikling drukner i andre løpende oppgaver

— Synliggjøre og ansvarliggjøre fagkritiske støttefunksjoner

Presentasjonens tittel 22.04.23

Premisser

— Forholdstallet mellom TA og UF— Fakultetsadministrasjonen server instituttene

Presentasjonens tittel 22.04.23

Rektor/direktør

HiOA

«gammel studie-seksjon» HiAK

Styret

Styret

Rektor/

direktør

HFHF TKDTKDSAMSAMLUILUI

HEL

Bio & farmasit

AV

Rad/tannt

Sykepleie

Ergo & orto

Fysio & M

FLU

GFLU

Intern.stud.

YFL

JBI

JM

Sos.forsk

Økadm

Off adm & vf

Prod.design

Estetiske fag

Info.tekn.

Ind.utv.

Bygg & energi

Fak.adm. Fak.adm.Fak.adm.Fak.adm.

Felles-

adm.

SPS

PUS

Styret

Rektor/

direktør

HFHF TKDTKDSAMSAMLUILUI

Studieutv

FoU-utv

Institutter

Dr.gradsutv

Studieutv

FoU-utv

Institutter

Dr.gradsutv

Studieutv

FoU-utv

Institutter

Dr-gradsutv

Studieutv

FoU-utv

Institutter.

Fak.adm. Fak.adm.Fak.adm.Fak.adm.

Felles-

adm.

SPS

PUS

Studieutv FoU-utv

Dr.gradsutvInternasj.u

Forskn.etisk

FSFS FSFSFSFSFSFS

Inst.rådInst.råd Inst.rådInst.rådInst.rådInst.rådInst.rådInst.råd

Utfordringer

— Informasjon, kommunikasjon og medvirkning— Formidle et komplekst budskap på en forståelig måte— Motstand mot prosessen— Fikk SAK-midler til fusjonsarbeidet, men ingen tydelig

politisk støtte og drahjelp

Suksesskriterier

— Mål for fusjonen og Strategi for universitetssatsing— Klar framdriftsplan med leveranser på milepæler hele veien— Ledelsen var flink til å bygge prosjektleders autoritet— Likeverdighet mellom partene— Ikke for topptunge grupper— Sikre brukermedvirkning— Mange og målrettede kommunikasjonsaktiviteter— Åpenhet – aktiv og oppdatert webside— Adm.org: to ulike modeller, sprikende høringssvar, ga rom

for forslag om ny org.modell— Ekstern juridisk kompetanse i vurdering av rettskrav— Ikke sett urealistiske mål for hva som skal være på plass til

Dag 1. Vi bygger mye kultur gjennom utvikling av felles struktur…!

— Få nye ledere på plass til å lede omstilling og innplassering

Veien videre – OU-program

Formål:•Utvikle administrasjonen som tjenesteleverandør med tjenester som er relevante og fleksible for brukerne•Sette administrasjonen i posisjon til å påta seg rollene som strategisk rådgiver og pådriver i utviklingsarbeid •Øke studenttall uten å øke administrasjonens fotavtrykk

22.04.23