SÜREÇ YÖNETİMİNDE KULLANILAN ANALTİK ARAÇLAR & YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ UYGULAMALARI
Post on 02-Jan-2016
114 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
SÜREÇ YÖNETİMİNDE KULLANILAN ANALTİK ARAÇLAR
& YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ
UYGULAMALARI
SÜREÇ YÖNETİMİNDE PROBLEM ÇÖZME
İçerikPUKO DöngüsüBeyin FırtınasıAkış DiyagramıHistogramÇetele DiyagramıPareto Analizi DiyagramSebep-Sonuç DiyagramıKontrol KartlarıDağılım Diyagramı
Afinite (Yakınlık) Diyagramıİlişkiler DiyagramıAğaç DiyagramıMatris DiyagramlarıMatris Veri AnaliziSüreç Karar DiyagramıOk DiyagramıKuvvet Alan AnaliziGZFE AnaliziNominal Grup TekniğiDelphi TekniğiYönetim ve Planlama Uygulama Tekniği
SÜREÇ YÖNETİMİ DÖNGÜSÜ- PUKO DÖNGÜSÜ
P: NE yapmak gerektiğini ve NASIL yapılacağını belirle.U: Planı ve ölçüm araçlarını uygula.
K: Sonuçları değerlendir ve varsa sapma nedenlerini anla.
Ö: İyileştirmeyi kararlı hale getir ve yeni çalışma kurallarını düzenle.
1.Çıktıları, müşterileri ve beklentileri belirle
Akış şemaları,
Beyin fırtınası, Mülakat
BAŞLA
2. Mevcut süreci tanımla
3. Ölç ve çözümle
Yoklama kağıtları,
Histogramlar, Anketler
4.iyileştirme fırsatları üzerinde odaklaş
Karar matrisi, Pareto şemaları, Çoklu oylama
5. Temeldeki nedenleri belirle
Beyin fırtınası, Yakınlık diyagramları, Sebep-sonuç diyagramı, Ağaç diyagramı, İlişki diyagramı, Kuvvet alanı analizi
6. Çözümleri yarat ve en iyilerini seç
Beyin fırtınası, Karar matrisi,
Ağaç diyagramı
7. Deneme uygulamasını
planla
Beyin fırtınası, Kuvvet alanı analizi, Eylem planları, Ağaç diyagramı, . Akış şemaları
8. Denemeyi
gerçekleştir
Yoklama kağıtları, Histogramlar
9. Sonuçları değerlendir
Yoklama kağıtları,
Anketler, Histogramlar,
10
. Öne
mli
sonu
çlar
ı
be
lirle
Pareto şemaları, Kuvvet alanı analizi
11.D
eğişikliği
standard
ize
et
Kuvvet alan analizi, Beyin fırtınası, Eylem planları, Ağaç diyagramı, Akış şemaları
12. Takip et ve
getirileri sürekli kıl
Yoklama kağıtları, Anketler, Histogramlar, Kontrol şemaları
PLANLA
UYGULA
KONTROL
ET
ÖNLEM AL
PUKÖ YÖNETİMİ VE ARAÇLARI
Süreç yönetiminde yoğun olarak başvurulan araçlardan biri, fikir geliştirme
aracı olarak bilinen beyin fırtınasıdır.
BEYİN FIRTINASIAMACI: Herhangi bir konuda çok sayıda düşünce üretmek
veya çözüm önerilerini kısa zamanda ortaya çıkarmaktır.
TEMEL AYIRICI ÖZELLİĞİ: Sorgulamaya, yargılamaya ve değerlemeye hiç yer vermemesidir.Fikirlerin kalitesi değil, sayısı önemlidir.
BF katılanlar 5 ile 20 kişi arasında değişebilir. İdeal grup sayısı 12’dir.
BF, düzenli veya düzensiz olmak üzere iki şekilde uygulanabilir.
Beyin fırtınası yaparken;
Serbest ve neşeli bir ortam yaratılmalı.Uçuk fikirlerin ifade edilmesine izin
verilmeli.Fikir üretme tıkandığında problem yeniden
tanımlanmalı.Çalışmayı başkasının izlemesine izin
verilmemeli.Kimseyle dalga geçilmemeli.Ses kayıt cihazı kullanılmamalı.
BEYİN FIRTINASIUygulama Aşamaları
Konunun katılacaklara önceden bildirilmesiOturum başladığında panoya konunun açık bir şekilde
yazılmasıHer üyeye sıra ile söz verilmesi (Bir seferde bir tek fikir
söylenmesi)10-15 Sn içinde aklına fikir gelmeyen üye o tur için “Pas”
geçmesiKimsenin söyleyecek fikri kalmayıncaya kadar turlara devam
edilmesiFikirler belirtildiğinde üzerinde tartışma yapılmaması, alay
edilmemesi
BEYİN FIRTINASI
Uygulama Aşamaları
Söylenen bir fikir tekrar başka sözcüklerle ifade edilse bile yazılması
Tüm fikirlerin söylenmesi ve yazılmasından sonra 5 dk. ara verilmesi
Birbiri ile aynı olan fikirlerin belirlenmesiBenzer fikirlerin gruplandırılmasıAçıklama gereken fikirler üzerinde tartışılması ve
netleştirilmesiFikirlerin oylamasının yapılması.
BEYİN FIRTINASIFikirleri Oylama Aşaması
Birinci tur oylamada üyeler istedikleri sayıda fikre oy verirler. Herkes birinci tur oylamaya katıldıktan sonra her fikrin aldığı oy
sayısı belirlenerek yanına yazılır. En çok oy alan fikirler daire içine alınarak bunlar üzerinde
tekrar konuşulur. Üyeler sıra ile söz alarak fikir geliştirir. Oylama sonrası en az oy almış fikirler (En az katılımcılar
tarafından belirlenir.) ikinci tur oylamaya sokulmaz. İkinci tur oylamada her üye sadece bir tek fikre oy verir. Oylama sonunda her fikrin aldığı oy sayısı yanına yazılır. Böylece herkesin benimsediği ve nitelikli fikirler sıralanmış olur.
Örnek:
Sağlık hizmetlerinde kaliteyi nasıl artırırız?
Enfeksiyondan ölümleri nasıl azaltırız?
Süreç akışı analizi araçları
• Grafiksel araçlar– Süreç haritaları– Süreç faaliyet tabloları
Analiz
• Süreç analizinde yaygın olarak kullanılan veri toplama teknikleri– Süreçte çalışanlardan bilgi toplama– Gözlemleme– İlgili dokümantasyonu inceleme
Süreç akışı analizi araçları
• Grafiksel araçları niçin kullanırız– Sürecin ne olduğunun anlaşılmasına yardımcı
olması– Sürecin parçalarının bir arada görülmesi– Süreç geliştirme için alternatiflerin belirlenmesi
Süreç haritaları• Süreçteki faaliyetler arası ilişkiyi serbest
formatta veren haritalardır.Süreç haritaları, bir süreçteki bütün adımların resimsel ifadesidir. Sürecin pratikte nasıl işlediği gösterilerek, olası zorluklar tanımlanır ve kısa yoldan, yeni, daha geliştirilmiş bir sürecin yaratılması ile sonuçlandırılır.
Bu araç, yeni sürecin uygulanmasından önceki planlama sürecinde, ortaya çıkabilecek sorunların kolaylıkla ortadan kaldırılmasında yararlıdır.
• Sürecin görsel olarak ifade edilmesi• Mevcut sürecin doğrulanması,•Süreç süresinin ve darboğazların belirlenmesi
•Değer yaratmayan adımların belirlenmesi
•Verilerin toplanacağı yerleri göstermesi
Süreç haritasının yararları
Süreç haritası
Süreç haritalarında kullanılan semboller
Bilgi Akış Şeması Sembolleri Süreç başlangıcı süreç sonu
Faaliyet veya işlem
Karar noktası
Kağıt dokümanlar
Gecikme (örn. Bekleme geçici depolama)
Taşıma veya hareket
Kontrol veya onay
Depolama
Akış yönü, süreç adımlarını bağlamak için
Aktarma (tel., faks)
Sayfa içi birleştirici (aynı sayfadaki adımları bağlamak için)
Sayfa içi birleştirici (farklı sayfadaki adımları bağlamak için)
tahsis diyagramı/haritası-her bir bölümün sorumluluğunu net olarak ortaya koymada
kullanılır
hiyerarşik süreç haritası-detaya boğulmamak ve adımların sayısını azaltmak için kullanılır
Piknik planlama
1.Piknik büyüklüğünü belirle
2.Piknik için yer bul
3.Misafirleri davet et
1.1. Bütçeyi belirle
1.2.Misafir listesini belirle
• Süreç diyagramlarını/haritalarını tamamlarlar• Faaliyetlerin sırası hakkında detaylar verirler
• Dezavantajları– Sadece ortalama faaliyet zamanlarını dikkate alırlar– Eğer süreç farklı akışlara sahip farklı varyasyonlara
sahipse her bir varyasyon için ayrı ayrı tablo oluşturulmalıdır
– Paralel faaliyetleri gösteremezler
Süreç faaliyet tabloları
Adım no
süre (dak)
mesafe (m) Adım tanımı
1 0.50 5 X Hasta Acil servis odasına girer ve görevli masasına yaklaşır
2 10.00 X Memur hasta bilgilerini forma doldurur
3 0.75 12 X Hemşire hastayı acil müdahele odasına götürür
4 3.00 X Hemşire yarayı kontrol eder
5 0.75 12 X Hasta bekleme odasına geri döner
6 1.00 X Hasta müsait bir yatak için bekler
7 1.00 19 X Hasta yatağa gider
8 4.00 X Hasta doktoru bekler
9 5.00 X doktor hastayı muayene eder sorular sorar
10 2.00 62 X Hasta radyolojiye gider
11 3.00 X Teknisyen rontgen çeker
12 2.00 62 X Hasta acil servisteki yatağa geri döner
13 3.00 X Hasta doktoru bekler
14 2.00 X Doktor teşhis koyar tavsiyelerde bulunur
15 1.00 19 X Hasta acildeki masaya geri döner
16 4.00 X Çıkış işlemlerini yapar
17 2.00 56 X Eczaneye yürür
18 4.00 X İlaçları alır
19 1.00 6 X Binadan ayrılır
Süreç faaliyet tabloları
Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı
Sorunların nedenlerini sistemli bir biçimde araştırmaya yönelik bir yöntemdir.
Bir süreci geliştirmek için süreç ve çıktıları hakkında yeterli ve gerekli bilgiye sahip olmak gerekir. Bu amaca ulaşmak için en önemli araç, sebep-sonuç diyagramıdır.
Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı
UYGULAMA AŞAMALARI:1. Sorunun tespit edilmesi ve tanımlanması. (Kağıdın sağ tarafına kare içerisinde sorunun yazılması)2. Bu soruna neden olabilecek temel nedenler kareler içerisinde yazılarak ana gövdeye bağlanır. Belirlenen diğer sebepler küçük çizgilerle temel çizgilere eklenir.(Temel başlıklar, İnsan, Malzeme, Metod, Makine olarak belirlenir. Çevre, Yönetim vb. de eklenebilir.)3. Beyin fırtınası tekniği ile sebepler bulunmaya çalışılır. 4. En önemli sebepler belirlenir. (Oylama yolu ile).
Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı
Kötü Fotokopi
Makina
Yaşı
Bakımı
Masanın Temizliği
Çevre
Kağıt
Ellerin Temizliği
Buruşukluk
Gramaj
Toner
Tazelik
Seviye
Kulanım
Yanlış Ayar
Kağıt Yerleştirme
HİSTOGRAMSayısal verilerin sütun şema olarak ve bir ölçümün frekans dağılımının görüntülenmesidir.
ÇETELE DİYAGRAMIBir zaman dilimi içerisinde toplanan basit verilerin guruplandırılarak ne anlama geldiğini değerlendirmede ve verilerin frekanslarının görüntülenmesinde kullanılan en kolay araçtır. Ayrıca süreç iyileştirilmesinde olasılıkları elemede yardımcı olma potansiyeline sahiptir.
UYGULAMA AŞAMALARI:
1. Toplanan verilerin niteliği ve kaydedilme sıklığı veya hangi durumlarda kaydedileceği belirlenmeli.
2. Belirlenen aralıkların/sınıfların karşısına çizgi çizilmesi (Çizgilerin toplamı frekansı verir.)
3. Toplanan veriler özellikle histogram, pareto vb. grafiklerle görüntülenmelidir.
ÇETELE DİYAGRAMIBirim Pzt Salı Çarşamba Perşembe Cuma Ctsi pazar Topla
Yoğun bakım
/ // / 4
Koroner bakım
// / // // / 8
Solunum / // /// / / 8
cerrahi müdahale
// / / / 5
Hastanedeki birimlere göre enfeksiyon
PARETO ANALİZİ (DİYAGRAMI)
Histogram şeklinde düzenlenmiş frekans bilgilerinin azalan frekanslar sırasına göre düzenlenmiş şeklidir.
Pareto analizi çoğunlukla bir problem çözme aracı olarak düşünülür. Oysa bu araç, problemin nasıl çözüleceğinden çok, hangi sorunların öncelikli olarak çözüleceğini belirler.
80:20 kuralı olarak da bilinir.(Ör: Personelin % 20'si devamsızlığın % 80'ni oluşturur.)
Kontrol çizelgeleri veya diğer veri toplama formlarına dayanılarak yapılan pareto diyagramları bize dikkatimizi hangi önemli problemlere vereceğimiz konusunda yardım eder.
PARETO ANALİZİ NASIL UYGULANIR? 1.Karşılaştırılacak problemleri beyin fırtınası veya var olan verileri kullanarak seçin.
2.Ölçüm karşılaştırması için yıllık maliyet veya sıklık gibi bir standart seçin.
3. Çalışılacak zaman periyodunu seçin, 8 saat, 5 gün, 4 hafta ... vb.
4. Her kategorideki gerekli verileri bir araya getirin.
5. Diğer tüm kategorilere bağlı olan her kategorinin sıklığını veya maliyetini karşılaştırın.
6. Kategorileri azalan sıklık veya maliyetlerine göre, soldan sağa yatay bir eksende sıralayın. En az madde içeren kategoriler, en sağda son bar olarak birbirinin içine alınabilir. Ölçüm birimini dikey eksene çizin.
7. En uzun bar'ın üstünden, soldan sağa doğru, kategorilerin kümülatif sıklığını veren bir çizgi eklenebilir. Bu hat, "Toplamın ne kadarı ilk 3 kategori ile açıklanır?" gibi sorulara cevap verir.
PARETO ANALİZİ NASIL UYGULANIR?
Pareto Şeması
şikayet Şikayet sayısı
Yetersiz bilgilendirilme 210
Randevulara uyulmaması 60
Muayene 92
Evrakın kaybolması 13
Problemi çözme süresi 320
Çok sayıda formalite 75
Çalışanların yeteneği 18
Bir hastanede yapılan şikayetler kategorilerine göre aşağıda verilmiştir. Pareto diyagramını çiziniz.
Pareto diyagramışikayet Şikayet sayısı % Kumulatif %Yetersiz bilgilendirilme
21041 41
Randevulara uyulmaması
6027 67
Muayene 92 12 79Evrakın kaybolması
1310 88
Problemi çözme süresi
3208 96
Çok sayıda formalite
752 98
Çalışanların yeteneği
182 100
Pareto diyagramı
Problemi çözm
e süresi
Yetersiz b
ilgile
ndirilme
Muayene
Çok sayıd
a form
alite
Randevulara uyu
lmaması
Çalışanların
yeteneği
Evrakın
kayb
olması
0
20
40
60
80
100
120
%
KONTROL (KARTLARI) ŞEMASIDevam etmekte olan bir süreçteki değişkenleri, grafik
olarak göstermekte kullanılır.
Kontrol şemasının zamanı gösteren yatay bir ekseni, sistem veya süreci gösteren dikey bir ekseni vardır.
Eğer süreç alt ve üst sınırların dışına çıkıyorsa, istatistiksel kontrolün dışında olduğu için, sistemin ayarlanması gerekir.
Değişkenlik özel bir nedenden mi, yoksa genel bir nedenden mi kaynaklanıyor, sorgulanmalıdır.
DAĞILIM (YAYILMA) DİYAGRAMI
İki değişken arasındaki ilişkiyi analiz etmede anahtar görevi görür. Bir X-Y diyagramıdır. Yatay eksende problemin nedeni, dikey eksende ise problem yer alır
Diyagramda ilişkiyi görüntüleyen noktalar ya pozitif veya negatif olarak birbiri ile ilişkilidir ya da noktalar öylesine dağınıktır ki, iki değişken arasında herhangi bir ilişkiden söz edilemez.
Dağılım diyagramı
AFİNİTE (YAKINLIK, İLGİ, K-J) DİYAGRAMI
İlgi diyagramı (veya Yakınlık diyagramı) çok sayıda düzensiz fikir ve düşüncenin,
aralarında ilişkiler kurularak organize edilmesi için kullanılan bir araçtır.] K-J
diyagramı olarak da bilinir.
AFİNİTE (YAKINLIK, İLGİ, K-J) DİYAGRAMI
• Bir beyin fırtınası neticesinde ortaya çıkan düşünceler ve fikirler, ilgili oldukları, kendi karakteristik özelliklerinin yansıtıldığı durum başlığının altında gruplandırılırlar.
• Düzensizce ve ilişkilendirilmemiş fikir ve düşüncelerin, ilgi diyagramıyla ilişkilendirilip düzenlenmesi, hangi fikrin doğru olduğun veya hangilerinin çözüm için daha elverişli olduğunun kademeli olarak görülebilmesi açısından kolaylık sağlar.
İlgi Diyagramının Faydaları Nelerdir?
• Gerçekler, fikirler ve düşüncelerin faydalı ilişkiler ve gruplar halinde düzenlenmesi
• Düzenlenmiş fikirlerle birlikte, var olan sorunun çözümü ve yeni yaklaşımların görülmesi
• Grup içinde takım çalışmasının teşvik edilmesi• Gizli ya da belirsiz olan sorunların farkına
varılması gibi yararları vardır.
AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI
UYGULAMA AŞAMALARI1. Üzerinde çalışılan konunun açık olarak belirlenmesi2. Beyin fırtınası uygulamasının yapılması3. Her düşüncenin (3 satır, 7 kelime) kartlar üzerine yazılarak panoya asılması4. Düşüncelerin ilgili gruplar altında toplanması5. Düşünce grupları ile ilgili başlık kartlarının (5-10 adet) ve gerekirse alt başlıkların oluşturulması6. Başlık, alt başlık ve gruplar için etraflarına çizgi çizilmesi.7. Sonuçların, afinite diyagramı çalışmasına katılmayanlarla gözden geçirilmesi.
Başarılı bir eğitim sistemi nasıl olmalıdır?
Yeterli bir alt yapı sağlanmalı
Değişik eğitim ve öğretim türleri tanımlanmış olmalı
Sınav sistemi tanımlanmış olmalı
Uygun sistem oluşturulmalı
Yeterli sayıda ders kitabı ve donanım sağlanmalı
Öğrenci sayısı uygun olmalı
Her düzeyde eğitim sürekliliği sağlanmalı
Eğitilmiş insangücü gereksinimini sağlanmalı
Eğitimin gelecek eğilimleri tanımlanmış olmalı Kontrol
mekanizmaları tanımlanmış olmalı
Eğitim programları tanımlanmış olmalı
Sınıflar
uygun olmalı
Başarılı bir eğitim sistemi nasıl olmalıdır?
Yeterli bir alt yapı sağlanmalı
Değişik eğitim ve öğretim türleri tanımlanmış olmalı
Sınav sistemi tanımlanmış olmalı
Uygun sistem oluşturulmalı
Yeterli sayıda ders kitabı ve donanım sağlanmalı
Öğrenci sayısı uygun olmalı
Her düzeyde eğitim sürekliliği sağlanmalı
Eğitilmiş insangücü gereksinimin sağlanması
Eğitimin gelecek eğilimleri tanımlanmış olmalı
Kontrol mekanizmaları tanımlanmış olmalı
Eğitim programları tanımlanmış olmalı
Dersaneler
uygun olmalı
Mekanizma Eksikliği
İç denetim eksik Hayata geçmeyen prosedürler için
yaptırım yok Prosedürler ilgili birimlerde
anlatılmadan dosyalanıyor
Yönetimin İnançsızlığı Yönetim konuya ilgisiz
Yönetimin kendisi prosedürlere uymuyor
Üst yönetimin desteği yetersiz
Yazılım Hatası
Prosedürler yeterince açık yazılmıyor İşe uygun prosedürler yazılmadı
Prosedürler çok kapsamlı Prosedürler direkt olarak çalışanların
katkılarıyla hazırlanmadı
Motivasyon Yetersizliği Motivasyon eksik
Ödül mekanizması yok Düşük ücretler İş yükü fazla
Ciddiye alınmıyor Prosedürleri hazırlayanlara gereken
önem verilmiyor
Eğitim Yetersizliği
Önceden gerekli eğitimler verilmedi Verilen eğitimler yetersiz kaldı Eğitimden herkes eşit oranda
faydalanamadı Prosedürlerin ne işe yaradığı
bilinmiyor ISO 9000 anlaşılamadı
İşleri kolaylaştıracağına olan inanç eksik
Kalite Biriminin Yeterince Tanıtılmaması
Kalite biriminin işleri yanlış algılandı Kalite çalışmaları ek bir iş olarak
görüldü Kalite birimi çalışanları diğer
çalışanlarla yeterince iyi diyalog içinde değil
Prosedürlerin hayata geçirilememesi
AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI
• Başarılı bir sağlık hizmeti nasıl sunulur?
İLİŞKİLER DİYAGRAMI
İlişkiler diyagramı, kompleks sebep-sonuç ilişkilerini anlaşılır kılar, sebepleri düzgün bir biçimde ortaya koyar, problemlerin çözümünü belirlemeye yardımcı olur ve ana faktörleri belirler.
Doğrusal olan araçların aksine her yönlü düşünmeye açık olduğu için yaratıcı bir süreçtir.
İLİŞKİLER DİYAGRAMI
UYGULAMA AŞAMALARI
1. Takımın konu ile ilgili uzman kişilerden (4-6 kişi ideal) oluşturulması.
2. Bir problem konusu üzerinde anlaşmaya varılması (Yakınlık, Sebep-Sonuç, Ağaç Diyagramlarından yararlanılır)
3. Fikir üretilmesi ve başlıkların A,B,C gibi isimlendirilmesi
4. Her bir fikir için, “A fikri B fikrine yol açar mı?” sorusu sorulur.Sebep fikirden sonuç fikir yönünde tek yönlü bir ok çizilir. Takım arasında anlaşmazlık varsa hiç ok çizilmez.
5. En fazla sayıda dışarı giden ok, o fikrin temel sebep/sürükleyici fikir olduğunu gösterir. En fazla sayıda içeri gelen ok, o fikrin temel sonuç olduğunu gösterir.
İLİŞKİLER DİYAGRAMIMoral probleminin sebepleri arasındaki ilişki diyagramı
B
Takdir eksikliği
Etkin ve Adil Olmayan Ödül
Çalışanların Yorgunluğu, bıkkınlığı F
Hayal kırıklığına yol açan sistemler
Çalışanların yönetime
katılmamasıC
E
A
Hayal kırıklığına yol açan sistemler
Çalışma arkadaşları
arasında çatışmalar
D
Temel Sebep
Temel Sonuç
AĞAÇ DİYAGRAMIBelli bir amaca erişmek için izlenmesi gereken yolların,
sistematik bir şekilde giderek artan bir detay düzeyinde grafiksel ifadesidir. Bu araç;
Genel amaçların özel uygulama detaylarına indirgenmesinde,
Uygulama seçeneklerinin belirlenmesinde,
Temel sebeplerin belirlenmesinde,
Fikirlerin açığa kavuşturulmasında,
Bir uygulama gerçekleşirken olabilecek engeller/aksaklıkların ve bunların etkilerini azaltmak için ne yapılabileceğinin belirlenmesinde kullanılabilir.
AĞAÇ DİYAGRAMIAğaç Diyagramı Ne Zaman Kullanılır? • Bir konu genel özellikleriyle biliniyorken daha
ayrıntılı incelenmek istendiğinde• Süreçler ayrıntılı analiz edilmek istendiğinde• Bir problemin ana sebebi araştırılırken• Bir projenin detaylarının anlatılması
gerektiğinde iletişim aracı olarak ağaç diyagramı kullanılabilir.
AĞAÇ DİYAGRAMIUYGULAMA AŞAMALARI
1. Analiz edilecek problem ve amacın belirlenmesi
2. Panonun sol kenarından başlayarak sağa doğru konu ile ilgili ayrıntıların yazılması
3.Ayrıntıları tanımlayan ana başlıkların oluşturulması (Afinite veya ilişki diyagramı kullanılabilir.)
4. Ana başlıklarla ilişkili alternatif sebepler, taktikler veya işlerin belirlenmesi
5. Ağaç diyagramının oluşturulması
1.Düzey: Genel amaç, kavram, fikir
Diğer Düzeyler: Her seferinde bir basamak olmak üzere neden, nasıl ve ne gibi soruların cevaplandırılması.
NEDEN-NEDEN AĞAÇ DİYAGRAMI
Çocukların Öğrenme Heyecanını Kaybetmesi
Problem
Neden
Öğretmenlerin Tutumu
Arkadaşların Tutumu
Ekipman Yetersizliği
Tecrübesizlik
Bilgisizlik
Rehberlik Servisinin Yetersizliği
Ailenin İlgisizliği
Okulun Kaynaklarının Yetersizliği
Öğrencilerin Ekipman Getirmemesi
Gereksiz Ekipman Talebi
Neden
NASIL-NASIL AĞAÇ DİYAGRAMI
Çocukların Öğrenme
Heyecanını Artır
Çözüm
Nasıl?
Öğretmenleri Eğit
Okul-Aile İlişkilerini Güçlendir
Kaynak Planlamasını
İyileştir
Öğrenciyi Uzaklaştıran
Sebepleri İncele
Nasıl?
En Önemli 10 Sebebe Odaklan ve Önlem Geliştir
Uygula ve Sonuçları İzle
Başarıyı Kalıcı Hale Getir
SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMIBu tekniğin amacı,
Oluşma şansı uygun bir sebebe bağlı olan tüm problemleri oluşmadan önce belirlemek,
Önlenmesine yönelik tedbirlerin alınmasını veya sorun yaratan olayların ortadan kaldırılmasını sağlamaktır.
Bu tekniğin kullanım alanı,
Tamamlanma zamanı kritik olan,
Hata maliyeti fazla olan,
İlk kez gerçekleştirilecek karmaşık görevlerde kullanılır.
Ayrıca bir plan ya da projede neyin yanlış gidebileceğinin belirlenmesine olanak verir, yani potansiyel "eğer" senaryoları oluşturur.
UYGULAMA AŞAMALARI
Konu ile ilgili ağaç diyagramının oluşturulması,
Ağaç diyagramının en alt seviyesinden bir başlık seçilmesi,
Her başlık için "Hangi potansiyel problemler çıkabilir? veya "Burada ne yanlış gidebilir?" sorularına beyin fırtınası ile cevap aranması... Bunlar geliştirmeye gerek duyulan önlemler için "eğer"lerdir.
SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI
UYGULAMA AŞAMALARI
"Eğer"lerin sıralanması, (Bütün başlıklar için)
Uygun önlemlerin uygun "eğer"lerle eşleştirilmesi,
Her bir önlemin olabilirliği (X=Uygun Olmayan,
O= Uygun) sembolle belirtilmesi.
SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI
Bir depoda girdi-çıktı işlemlerininbilgisayar kontrollu hale getirilmesi
Programın kurulması
Program seçimi
Bilgisayar programı çalışmıyorsa
El kitabını
oku
Bilgisayar seçimi
Donanımın kurulması
Donanım çalışmıyorsa Yanlış donanım alımışsa
Tedarikçiyi ara
El kitabını
oku
Tedarikçiyi ara
Tedarikçiyi ara
Başka bir donanım sip.
et
Kalite maliyeti takip sistemi kurma
Kurma ekibi oluştur
Pilot departman seç
Sistemi genişlet
Çalışanlarla işbirliği sağla
Orta kademe yönetici karşıtlığı
Emir Faydalar üzerinde yoğunlaşarak ikna et
tedbirler
problem
adım
KUVVET ALAN ANALİZİ
Bir amaca doğru ilerleme veya iyileştirme için iki yol izlenebilir:
1. Performansı artırıcı kuvvetleri güçlendirmek.2. Performansı kötüye iten kuvvetleri zayıflatmak
veya ortadan kaldırmak.Kuvvet alan analizi bu kuvvetlerin iki türünü debelirlemeye dayanır.
KUVVET ALAN ANALİZİ
İyileştirme fırsatlarını belirlemek.Düzeltildiğinde bir problemin çözümüne olumlu katkısı olabilecek temel sebepleri belirlemek.Yeni bir program veya önerilen bir iyileştirmenin, gerçekten, arzu edilen yararları sağlama olasılığını değerlendirmek.Engelleyici kuvvetleri yok etmek ve itici kuvvetleri desteklemek için gerçekçi bir uygulama planı oluşturmak.
Kullanım Amaçları
KUVVET ALAN ANALİZİ
1. Planlanan iyileştirme açık bir şekilde tanımlanır ve bu bir hedef cümlesi şeklinde yazılır.
2. Büyük bir kağıdın üstüne, hedefe ilişkin performans düzeyini temsil eden düz bir çizgi çizilir:%0 %100
3. Mevcut performans düzeyi, kağıdın ortasına çizilen dikey bir çizgi ile temsil edilir
%0 %100
Uygulama Aşamaları
KUVVET ALAN ANALİZİ
4. Önceden bir analiz yapmadan, performansı etkileyen ilk olarak itici kuvvetler ve sonra da engelleyici kuvvetler beyin fırtınası yoluyla belirlenir.
%0%100 itici kuvvetler engelleyici kuvvetler
5. Listeler, sadece, amaca ulaşmada en fazla potansiyeli olan kuvvetleri göstermek üzere kısaltılır. Grup üyelerinin gerçekten güçlendirebileceklerini düşündüğü üç veya dört itici kuvvet belirlenir. Aynı şekilde, gerçekten zayıflatılabileceği düşünülen üç veya dört engelleyici kuvvet belirlenir.
Uygulama Aşamaları
KUVVET ALAN ANALİZİ + - KUVVET ALAN ANALİZİ + -
ÖRNEK SORUN: Toplum Önünde Konuşamamak İDEAL DURUM: Her durumda güvenli, net ve güzel konuşabilmek
0 100 İTİCİ GÜÇLER ENGELLEYİCİ GÜÇLER Artan öz saygı Geçmişteki kötü tecrübeler İşte ilerleme Hata yapma korkusu Fikirleri paylaşma Konuya hakimiyetsizlik Başkalarını gelişmeye teşvik etme İnsanların gülecekleri korkusu Grubun enerjisini arttırma Söylemek istediklerini unutma korkusu Başkalarının saygısını arttırma Grupta tepki yaratmak
Fiziki güvensizlik
Hemşirelerin vardiya değişiminde
İstişare etmesi
Kritik vakaların sayısında artış
Değişim yönetimi konusunda bilgi sahibi olan elemanlar
Tıbbı tavsiyeye rağmen
Taburcu sayılarındaki artış
Hasta ve doktor tarafından yapılan şikayetlerde artış
Biomedikal tedaviye ağırlık verilmesi
Gelenekler
Daha fazla iş çıkaracağı endişesi
Daha fazla sorumluluk
korkusu
Geç gelme problemi
Bazı özel bilgilerin de paylaşılır olması
Total: 19
Total: 21
4
5
3
3
4
Total: 19
Total: 21
İtici güçlerEngelleyici güçler
6-75
Faaliyet ve rol haritası
rol
faaliyet Memur Hemşire Doktor
Sigorta bilgisini al x
Nabzı yokla x x
Hastanın geçmişine göz at x x
Hastayı muayene et x
Pataloji isteminde bulun x
Pataloji sonucunu getir x
GZFE ANALİZİ (Swot)
Güçler Fırsatlar
Zayıflıklar Engeller
GZFE Analizi, bir konu hakkında, sahip olunan güçleri, zayıflıkları, fırsatları ve engelleri kapsamaktadır.
Kutuların içerisine güçler, fırsatlar, zayıflıklar ve engeller yazılarak bir durum hakkında kolayca analiz yapılabilir.
Tablonun sol tarafı, bilgi toplarken güçlü ve zayıf olunan yönleri, sağ taraf ise bilgi toplandıktan sonraki durumu ifade etmektedir..
GZFE ANALİZİ (Swot)
GüçlerGruptaki arkadaşlar bilgi toplamaya istekliRandevu alındı.Bilgisayar kullanabiliyoruzKaynak yeterli
FırsatlarSu kirliliği hakkında bilgi edineceğizİşbölümü yapma ve görevi tamamlama mutluluğuna ereceğiz.Başarılı bir sunum olacak
ZayıflıklarOkul bilgi toplama kaynaklarından uzakta.Bilgi toplayacaklar belli değil:Bilgi hakkında belirsizlik var
EngellerBilgilere ulaşamazsak sunum eksik olur.Motivasyon düşer.Başarısızlık duygusu yaşarım
Su Kirliliği
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
• Takım üyeleri arasında görüş birliği sağlamak için kullanılan puanlama tekniğidir.
• Genellikle beyin fırtınasından sonra kullanılır. Ortaya çıkan fikirlere gruptakiler puan verir ve en çok puanı alan fikirler öne çıkar
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
Bu teknik, fazla iletişim olmayan takımlar için göreceli olarak daha geçerli bir yöntemdir.
İzlenmesi Gereken Adımlar:1. Beyin fırtınasında olduğu gibi takım üyeleri
fikirlerini maddeler halinde yazar ve bütün maddeler bir araya getirilerek bir liste oluşturulur.
2. Eğer listede 50’den fazla madde varsa, “çoklu oylama” tekniği ile bu sayı mümkün olduğunca azaltılır.
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
3. Her üyeye belli sayıda küçük kartlar dağıtılır. Eğer madde sayısı 20 ya da daha az ise 4’er kart, 20 ile 35 arası ise 6, 35 ile 50 arası ise 8’er kart dağıtılır.
4. Üyeler listeden en önemli buldukları maddeleri birer tane olmak üzere, kart üzerinde işaretler ve listeden ellerindeki kart sayısı kadar madde seçmek durumundadır.
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
Bu teknik, fazla iletişim olmayan takımlar için göreceli olarak daha geçerli bir yöntemdir.
İzlenmesi Gereken Adımlar:1. Beyin fırtınasında olduğu gibi takım üyeleri
fikirlerini maddeler halinde yazar ve bütün maddeler bir araya getirilerek bir liste oluşturulur.
2. Eğer listede 50’den fazla madde varsa, “çoklu oylama” tekniği ile bu sayı mümkün olduğunca azaltılır.
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
3. Her üyeye belli sayıda küçük kartlar dağıtılır. Eğer madde sayısı 20 ya da daha az ise 4’er kart, 20 ile 35 arası ise 6, 35 ile 50 arası ise 8’er kart dağıtılır.
4. Üyeler listeden en önemli buldukları maddeleri birer tane olmak üzere, kart üzerinde işaretler ve listeden ellerindeki kart sayısı kadar madde seçmek durumundadır.
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
5. En önemli buldukları maddeye en yüksek puanı vermek kaydıyla, bu maddeleri puanlandırırlar. Puanlama kart sayısı üzerinden yapılır. (Kart sayısı 4 ise, en önemli maddeye 4 puan, diğerlerine sırasıyla 3, 2 ve 1 puan verilir.)
6. Puanlamalar yapıldıktan sonra bu kartlar toplanır ve verilen puanların istatistiği çıkarılır. En yüksek puanı alan madde, takımın seçimi olarak duyurulur.
7. Gerekirse maddeler puanlarına göre bir Pareto şemasında gösterilip üyelere değerlendirmeleri için dağıtılır.
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
• Bir ekip işyerinde bazı sorunlarla boğuşmaktdadır yapılan beyin fırtınası sonucu aşağıdaki konular tespit edilmiştir.
• A Etkin olmayan örgütsel yapı• B ofis dışında yetersiz iletişim• C eğitim eksikliği• D ofis içi yetersiz iletişim• E Net olmayan hedefler • F Yönetimin yeterince geri bildirimde
bulunmaması
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
Sıra Selim Murat AYŞE TOPLAM
A 3 3 2 8
B 2 4 4 10
C 2 2 6 10
D 5 5 7 17
E 5 6 2 13
F 7 3 3 13
G 1 7 5 13
A- Ders işleme tarzı
B- Öğrenciyi yeterince tanımama
C- Öğrenciyle olumsuz iletişim kurma
D- Kendini yenilememe
E- Hizmetiçi eğitimin sürekli olmaması
F- Bireysel farkları dikkate almama
G- Fakültelerin yetersizliği
Akademik Öğrenci Başarısızlığının Öğretmenden
Kaynaklanan Nedenleri?
NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ
Nominal Grup Tekniği (Örnek 2/2)
SIRA ALI AHMET AYŞE TOPLAM
A 4 3 2 9
B 3 4 4 11
C 2 2 6 10
D 5 5 7 17
E 6 6 1 13
F 7 1 3 11
G 1 7 5 13
Nominal Grup Tekniği
MATRİS DİYAGRAMLARI
İki veya daha fazla değişken arasındaki ilişkiyi analiz etmekte kullanılan planlama ve yönetim aracıdır.
Matris diyagramlarını oluşturmak için öncelikle sebep-sonuç analizi gibi değişkenler arası ilişkileri analiz ederek başlamak gereklidir.
Matris diyagramının gerek duyduğu detaylı bilgiler afinite ve ağaç diyagramından elde edilebilir.
L, X, T, Y ve çatı biçimli çeşitleri vardır.
MATRİS –VERİ ANALİZİ
Matris diyagramı,
Elde edilen çok sayıdaki bilginin, daha detaylı analiz edilmesine,
Problemin çözülmesi için gerekli, ancak açıkça görülmeyen yapısal ilişkilerin açıklığa kavuşturulmasına,
Faktörler arasındaki ilişkilerin sayısal ağırlıkları ile birlikte görüntülenmesine
olanak vermektedir.
Matris diyagramı-L matris
• İki veya daha fazla bilgi, kişi ve faaliyet arasındaki ilişkileri ortaya koymada kullanılır.
• Birinci derecede sorumlu• İkinci derecede sorumlu• Üçüncü derecede sorumlu
L matris örnekTesisi gezdirme
Personel ve güvenlik politikalarını gözden geçirme
Bölümün temel değerlerini gözden geçirme
Ekip üyeleri ile tanışma
İnsan kaynakları personeli
Bölüm yöneticisi
Şef
Ekip üyeleri
T matris
• 2 grubu ilişkili olduğu bir üçüncü grupla ilişkilendirir.
• Yüksek etki Δ =3 puan• Orta etki Ѳ =2 puan• Düşük etki ⃝=1 puan
toplam 5 6 8 6Örgütün ruhunu iletme ΔÖrgütün amacını iletme Δ Δ Δ Δ
Endişeyi azaltma Ѳ Ѳ Ѳ ѲTesisi gezdirme Personel ve
güvenlik politikalarını gözden geçirme
Bölümün temel değerlerini gözden geçirme
Ekip üyeleri ile tanışma
İnsan kaynakları personeliBölüm yöneticisi
ŞefEkip üyeleri
⃝⃝ ⃝⃝
Matris diyagramı-L matris
top related