SU - ERP Implementation · 2017-10-18 · ระบบงานFinancial Accounting (FI Module) เป็นระบบงานพื้นฐานของSAP...
Post on 11-Jan-2020
1 Views
Preview:
Transcript
SU - ERP Implementation 4 - 10 October 2017 SAP GL Overview Training
4th October 2017
1. วตถประสงคของการอบรม
(Training Objectives)
1. เพอใหทราบแนวทางการท างาน (Function and Feature)
ของระบบบญชลกหน (Accounts Receivable)
2. เพอใหทราบค าศพทตางๆ (Terminology) ในระบบ
บญชลกหนของระบบ SAP ERP
3. เพอเปนการปพนฐานใหกบ User ทจะเขารวมการออกแบบ
ระบบ (Business Blueprint Design)
วตถประสงคของการอบรม
2. ภาพรวมระบบบญชแยกประเภทท วไป
(GL Overview)
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview)
SAP R/3ECC 6.0
SDMM
PP
QM
PM
HR
FI
COPS
WMWF
IS
ระบบขาย จดสง และกระจายสนคา (Sales & Distribution/Logistic)
ระบบจดซอจดหา และ บรหารสนคาคงคลง
(Material Management)
ระบบวางแผนการผลต(Production Planning)
ระบบบ ารงรกษา (Plant Maintenance)
ระบบบรหารทรพยากรบคคล (Human Resources)
ระบบควบคมคณภาพ(Quality Management)
ระบบบญชการเงน (Financial Accounting)
ระบบบญชบรหาร (Controlling)
ระบบบรหารโครงการ (Project System)
ระบบบรหารคลงสนคา(Warehouse Management)
ระบบจดการ Workflow(Workflow ManagementX
Industry Solution เชน ระบบจดการและบรหารธรกจน ามนส าหรบธรกจปโตรเลยม (Industry Solution-Oil & Gas)
ระบบงานตางๆ (Module) ในระบบงาน ERP ประกอบไปดวยระบบ ดงรปภาพ
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview )
Customer Delivery
ScheduleRM Forecast Sourcing
Production Planning
Production Execution
GR from Production
Procurement
DeliveryGoods Issue
Billing
Goods Receipt
AP Invoice
Incoming Payment
Outgoing Payment
Quality Inspection
General LedgerCost
Center
Product Costing
Fixed Asset
Profitability Analysis
Annual Planning
Sales & Operation Planning
MRP Run
การวางแผนการผลตประจ าป
Goods Issue
Sales & DistributionProductionProcurementInventory Management
Plant MaintenanceFinancial Accounting
Controlling
HR
ภาพการท างานโดยรวมและการเชอมตอระบบงาน
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview )
ระบบงาน Financial Accounting (FI Module) เปนระบบงานพนฐานของ SAP เปนระบบงานยอยท
รองรบงานดานการเงน การบญชทงหมด ตงแตการก าหนดรหสบญช การบนทกบญช รวมไปถง
การออกรายงานตางๆ
ภายใต FI Module ประกอบไปดวยระบบงานยอย (Sub-Module) ดงน
• ระบบบญชเจาหน – Accounts Payable (AP )
• ระบบบญชลกหน – Accounts Receivable (AR)
• ระบบสนทรพย (ระบบครภณฑ) – Fixed Asset (FA)
• ระบบบญชแยกประเภท - General Ledger Accounting (GL)
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview)
General Ledger
PurchasingBS. PL.
PO
Managerial
Report
FI-GL in SAP
IO
IM
APCCA PCA
ระบบบญชแยกประเภท (GL) ถอเปนพนฐานขอมลทส าคญทางระบบบญช ในระบบงาน SAP ขอมลจากระบบงานอนจะถกบนทกเขามายงระบบบญชแยกประเภทโดยอตโนมต
AM AR
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview)
หลกการพนฐานของระบบบญชแยกประเภท
หลกการพนฐานของระบบบญชแยกประเภท
1. โครงสรางระบบบญชแยกประเภท
2. รอบระยะเวลาบญช
3. การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ
หลกการพนฐานของระบบบญชแยกประเภท
1.โครงสรางระบบบญชแยกประเภท
COA
Company 2
Client
Company 1
โครงสรางหลกของระบบบญชแยกประเภท ประกอบดวย
• ผงบญช (Chart of Account)
• องคกร (Company)
โดยความสมพนธของผงบญชกบองคกรจะเปนแบบ 1:M ดงภาพ
COA COA
Company
1 องคกรไมสามารถมผงบญชไดมากกวา 1 ผงบญช
หลกการพนฐานของระบบบญชแยกประเภท
Client 000
Company
Code 1000
Business area 1000Business area 1000
Company
Code 2000
Company
Code 3000
Company
Code 4000
Business area 2000Business area 2000
Client 001
Client 400...
Business Areaเปนการก าหนดโครงสรางในการทจะดรายงานงบการเงนในมมมองทตางออกไปจาก Company Code
BA 2000
BA 1000
หลกการพนฐานของระบบบญชแยกประเภท
2. รอบระยะเวลาบญช
01
02
03
04
05
0607
12
11
10
09
08
1514 1613
ม.ค.ก.พ.
ม.ค.
เม.ย.
พ.ค.
รอบระยะเวลาโดยปกตจะเรมเปน 12 งวด เรมจาก เดอนมกราคม ถง ธนวาคม
และมระยะเวลาส าหรบปรบปรงบญชเพมเตมไดอก 4 งวด
01
02
03
04
05
0607
12
11
10
09
08
1514 1613
ต.ค.พ.ย.
ธ.ค.
ม.ค.
ก.พ.
อยางไรกตาม สามารถทจะก าหนดรอบระยะเวลาใหเปนไปตามความตองการ
ได เชน ใหรอบระยะเวลาบญชใหตรงกบรอบบญชงบประมาณ นนคอ เรมจาก
เดอนตลาคม ถง กนยายนในปถดไป
ส าหรบมระยะเวลาส าหรบปรบปรงบญชนน กสามารถทจะก าหนดไดวา
ตองการกงวด
หลกการพนฐานของระบบบญชแยกประเภท
3. การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ
USD JPYGBP
3.1 รหสสกลเงน
ไทยบาท THB
0
1
0,5
time
rate
3.2 ประเภทของอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศตวอยางเชน
B : Buying Rate for Account Receivables
S : Selling Rate for Account Payables
M : Average Rate for General Transactions
หลกการพนฐานของระบบบญชแยกประเภท
3. การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ3.3 การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ
• การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ จะเปนการก าหนดระดบ Client
COA
Company 2
Client
Company 1
ก าหนด Exchange Rate
ใชอตราแลกเปลยนเดยวกน
**** จะตองมการก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศทกวน ****
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview)
ขอมลหลกของระบบบญชแยกประเภท(GL Master Data)
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
ระบบบญชแยกประเภทของ SAP มหลกการโดยทวไปในการก าหนด และการสรางรหสบญช ซงถอเปนความเขาใจพนฐาน โดยมหวขอดงตอไปน
1.ผงบญช2.การออกแบบรหสบญช3.การสรางรหสบญช
•Account Group•Reconciliation Account•Auto Posting Account•หลกการของการก าหนดสกลเงนส าหรบแตละรหสบญช•การก าหนดขอมลเกยวกบ VAT ส าหรบแตละรหสบญช•การก าหนดคาตงตนอนๆส าหรบแตละรหสบญช
•Open Item Management•Line Item Display•Sort Key•Field Status Group
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
สงทจะตองค านงถงในการออกแบบและสรางผงบญช มดงตอไปน
1. ผงบญช
• จ านวนหลกของรหสบญช
➢ สามารถก าหนดจ านวนหลกไดสงสด 10 หลก
➢ ตวอยางเชน ก าหนดจ านวนหลก = 8 หลก
• รหสผงบญช
➢ มาตรฐาน SAP สามารถก าหนดไดสงสด 4 หลก
➢ ตวอยางเชน “SR01”
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
2. การออกแบบรหสบญช - การออกแบบโครงสรางรหสบญชในระบบงาน SAP มหลกการตอไปน
x x xx x x xx
หมวดบญช
หมวดยอยของหมวดบญช
ประเภทของบญชในหมวดบญช
ชนด หรอ บญชยอย
บญชยอย บญชยอย
2. ไมควรก าหนดรหสองคกร หรอ รหสหนวยงานฝงอยในรหสบญช
➢ เนองจาก SAP จะบนทกและจดเกบขอมลตางๆของหนวยงานใน CCA Module ตวอยางเชน เมอมการบนทกบญชคาใชจายของหนวยงานบญช
GL
CCA
บนทกบญชคาเชาเครองถายเอกสารส าหรบหนวยงานบญช = 5,000บาท
ยอดคงเหลอของบญชคาเชาเครองถายเอกสาร52150301 = 5,000
คาเชาเครองถายเอกสารของหนวยงานบญช = 5,000 บาท
1. มการก าหนดโครงสรางรหสบญชอยางชดเจน และเปนหมวดหม
3. รหสบญชจะตองเปนตวเลขตดตอกนเทานน ไมมเครองหมายใดระหวางตวเลข
4. ชอบญชมความยาวได 20 หลก (short text) และ 50 หลก(long text)
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
การสรางรหสบญชจะมการสราง 2 ระดบ คอ
• COA Level
• Company Code Level
COA Levelขอมลใน COA Level• รหสบญช และ ชอบญช• ระบวาเปนบญชในงบดล หรอ งบก าไรขาดทน• ระบ Account Group
Company CodeLevel
ขอมลใน Company Code Level• สกลเงน• ขอมลเรองภาษ• ประเภทของรหสบญช• ขอก าหนดในการบนทกบญช (Field Status Group)• ขอมลทางดานการเงน
• การก าหนดขอมลท COA Level จะครอบคลม
ถงระดบ Company Code ดงนน Company
Code ทอยภายใต COA เดยวกน จะตองใช
รหสบญชและชอบญชเดยวกนเสมอ
• การก าหนดขอมลท Company Code Level
สามารถก าหนดแตกตางกนไดแตละ
Company
3. การสรางรหสบญช
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
รหสบญชในงบก าไรขาดทน
REV EXP
ใชส าหรบบญชรายได
ใชส าหรบบญชตนทนและคาใชจาย
Account Group คออะไรเปนการแบงกลมรหสบญชเพอเปนการก าหนดการเปด/ปด Field ในหนาจอการสรางรหสบญชท Company Code Levelนอกจากนยงสามารถทจะก าหนดคาเบองตนใหกบรหสบญชในขณะทสรางดวย
ตวอยางการก าหนด Account Group
รหสบญชในงบดล
GL CASH RCN
ใชส าหรบบญชทวๆไป
ใชส าหรบบญชเงนสด และ เงนฝากตางๆ
ใชส าหรบบญชคมวสด
ใชส าหรบบญชคมลกหนเจาหน และสนทรพยถาวร
INV
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
21410101 เจาหนภายในประเทศ รหสบญช
Balance Sheet Account
Income Statement Account
Account Group RCN
Chart of Account Level
11210201 เงนฝากสกลเงน ตปท. (USD)
รหสบญช
Balance Sheet Account
Income Statement Account
Account Group CASH
Chart of Account Level
ชอบญช
Company Level
CurrencyTax RelevanceItem ManagementField Status Group
USD
G005
ชอบญช
Company Level
CurrencyTax RelevanceRecon Acct TypeField Status Group
THB
G003
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
Reconciliation Accountเปนบญชคมส าหรบบญชเจาหน ลกหน และสนทรพยถาวร
ผใชงานไมสามารถบนทกรายการบญชผานรหสบญชนโดยตรง จะตองบนทกผาน AP, AR และ FA Module เทานน
บญชเจาหนในประเทศ 2121-01-00บรษท ดทแฮลม จ ากด
บรษท อมรนทรพรนตง จ ากด บญชเจาหนอน 2121-02-00
Reconciliation Account
5,000 5,000Online Real Time
10,000 10,000Online Real Time
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
Auto Posting Account
เปนบญชทมการบนทกรายการโดยผานจาก Module อน เขา FI Module เชน บญชวสดคงคลง ซงมการเชอมโยงขอมลจาก MM Module
ผใชงานไมสามารถบนทกรายการบญชผานรหสบญชนโดยตรง จะตองบนทกผาน MM Module เทานน
PO IM GL
MM Module FI Module
Goods Received
วสด A = 2,000วสด 115101002,000
Online Real Time
Purchase Order
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
หลกการของการก าหนดสกลเงนส าหรบแตละรหสบญช
Foreign Currency ก าหนดสกลเงนเปนเงนตางประเทศ
• การบนทกรายการผานบญชน จะสามารถท าไดเฉพาะสกล
เงนตางประเทศทก าหนดส าหรบรหสบญชนนๆเทานน
• ถาหากมการบนทกรายการเปนสกลเงนตางประเทศ ระบบ
จะท าการแปลงเปนเงนไทยบาทตามอตราแลกเปลยนท
ก าหนดไวในระบบ
• ยอดคงเหลอในบญชจะถกจดเกบในระบบทงเงนตางประเทศ
และเงนไทยบาทเสมอ
• จะตองมการก าหนด ‘Different Key’ เพอใชส าหรบการรบร
ผลตางของการเปลยนแปลงเงนตราตางประเทศ
Currency
Exchange Rate Difference Key
USD
XXX
Local Currencyก าหนดสกลเงนเปนไทยบาท
• การบนทกรายการผานบญชน จะสามารถท าไดทงสกลเงน
ไทยบาท และสกลเงนตางประเทศใดๆกได
• ถาหากมการบนทกรายการเปนสกลเงนตางประเทศ ระบบ
จะท าการแปลงเปนเงนไทยบาทตามอตราแลกเปลยนท
ก าหนดไวในระบบ
• ยอดคงเหลอในบญชจะถกจดเกบในระบบเปนเงนไทยบาท
เสมอ
Currency THB
Only Bal. in local curr.
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
การก าหนดขอมลเกยวกบภาษส าหรบแตละรหสบญช
ส าหรบ VAT ขาย
ส าหรบ VATซอ
ใชไดทงสองประเภท
-
+
*
การก าหนดประเภทของ VAT
Posting w/o Tax Allowed
อยางไรกตามยงสามารถทจะผานรายการบญชโดยไมตองบนทกภาษโดยระบ “Posting w/o Tax Allowed”
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
100021 01/8/98……….
100023 15/8/98……….
บญชซอรอน าสง
Cleared items
100000 11/7/98……... 001
100001 04/8/98……... 001
100022 04/8/98………. 025
100025 30/8/98………. 025
การก าหนดคาตงตนอนๆส าหรบแตละรหสบญช
Open Item Management: เปนการก าหนดวาบญชนตองการมการควบคมรายการคงคางทจะตองมการ clear รายการนออกภายหลง
ยกตวอยางบญชทควรจะมการก าหนดเปน Open Item
• บญชภาษซอ ภาษขาย
• บญชภาษซอ ภาษขายรอน าสง
• บญชพกตางๆ
ส าหรบบญชคมเจาหนและลกหนจะถกก าหนดใหเปน Open Item โดยอตโนมตเนองจากเปน Reconciliation Account
เมอก าหนดบญชวาเปน
Open Item Management
แลว จะไมสามารถเปลยนแปลงได
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
Line Item DisplaySalary31 Jan…..…xx
31 Feb….…xx
31 Mar….…xx
Line Item Display: เปนการก าหนดวาตองการจะแสดงรายการบญชแยกประเภทเปนรายการแตละรายการ On-Line หรอไม ในกรณทไมก าหนดจะสามารถดไดเฉพาะยอดรวม (Balance) แตละบญช โดยปกตแตละบญชควรจะถกก าหนดเปน Line Item Display
Sort Key
Sort Key: เปนการก าหนดคาในการ Sort ขอมลบญชเมอท าการคนหา หรอ เรยกดรายการ เชน ตองการ sort ขอมลตามวนทบนทกบญช ตามหมายเลขใบสงซอ ตามหมายเลขหนวยงาน
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
Field Status Group: เปนการก าหนด Field ทจะตองกรอกเวลาบนทกบญช วา Field ใดบางเปน
• Field บงคบ (Required Field)
• Fieldไมบงคบ (Optional Field)
• ไมตองการใหกรอกขอมล (Suppress Field)
ยกตวอยาง เชน
• การก าหนด Field Status Group ใหบญชทเปนประเภทคาใชจาย จะตองก าหนดให Field ทกรอกรหสหนวยงานเปน Field บงคบ ฉะนนเวลาทมการบนทกบญชประเภทคาใชจาย จะตองมการปอนรหสหนวยงานดวย
Required Field
Optional Field
DisplayChangeCreateCreate with ReferenceBlock/UnblockMark/Unmark for Deletion
Account group –ก าหนดการเปด/ปด fields ในการสรางรหส GL และควบคมรหส GLประเภทบญช Balance
Sheet หรอ P&L Account
การสราง/แกไข/แสดงรหสบญช : FS00
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
สกลเงนส าหรบ GL ซงก าหนดสกลเงนทสามารถใชในการบนทกรายการ
ประเภทของบญชคมยอด(ลกหน/เจาหน/สนทรพยถาวร)
Key การจดเรยงขอมลในการแสดงรายงาน
OI – การบรหารจดการ GL แบบรายการคงคางLine item display - จดเกบรายละเอยดบรรทดรายการทมการบนทก
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
ก าหนดการเปด/ปด Field ส าหรบการบนทกรายการ
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
การแกไขเปลยนแปลงสามารถกระท าไดกบขอมลบางสวน ในกรณทมการแกไขขอมลทอาจกอใหเกดผลกระทบ SAP อนญาตใหท าการแกไขขอมลไดพรอมทงแสดงขอความแจงผลกระทบของการแกไข เปลยนแปลง (Warning Message) เชน A/C Group, Planning Level, Sorting Key, Account Name เปนตน
คณลกษณะการเปนรหสบญชในงบดล/งบก าไรขาดทน
สกลเงน Open item management
ตวอยางขอมลทไมสามารถแกไข เปลยนแปลงได
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
• Block for Creation -> เปนการระงบการสรางรหสบญชใหแกบรษทใหมทใชผงบญช
• Block for Posting -> เปนการระงบการผานรายการโดยอางถงรหสบญชน โดยสามารถระงบได2 ระดบ
ระดบผงบญช -> จะมผลกบทกบรษททอยในผงบญชเดยวกน
ระดบบรษท -> จะมผลเฉพาะบรษททมการระงบ
หมายเหต เมอมการระงบการใชรหสบญช แลว จะไมสามารถบนทกรายการได ยกเวนในการบนทกรายการสงซอยงคงสามารถอางองถงรหสบญชนได
• Block for Planning -> เปนการระงบการ Planning ในระดบผงบญช
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
การท าเครองหมายลบ
• Mark for Deletion -> เปนการท าเครองหมายลบส าหรบรหสบญชทไมตองการใชโดยสามารถท าเครองหมายลบได 2 ระดบ
ระดบผงบญช -> จะมผลกบทกบรษททใชผงบญชเดยวกน
ระดบบรษท -> จะมผลเฉพาะบรษททมการท าเครองหมายลบ
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
ผใชสามารถแสดงประวตการแกไข/เปลยนแปลงขอมลหลกรหสบญช โดยอาจจะระบผทท าการแกไข/เปลยนแปลง และ/หรอเวลาทท าการแกไขเปลยนแปลง ได 2 ระดบดวยกน➢ ระดบผงบญช➢ ระดบบรษท
ระบบจะแสดง Field ทมการเปลยนแปลง พรอมทงคากอนและหลงการเปลยนแปลง โดยทสามารถท าการเรยกดไดวา Field ทท าการเรยกดนน ถกแกไข/เปลยนแปลงโดยผใด
การแสดงประวตการแกไข/เปลยนแปลง
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
แสดงการเปลยนแปลงขอมล
กดเพอแสดงการเปลยนแปลง
ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)
สงทควรค านงถงในการออกแบบระบบงาน
ทบทวนผงบญชและรหสบญชปจจบนวามโครงสรางทเปนหมวดหมอยางชดเจนหรอไม จ านวนหลกของรหสบญชและชอบญชจะตองมการเปลยนแปลงเพอใหสามารถใชงานในระบบ SAP หรอไม
มความตองการทจะตองเพมหรอลดรหสบญชเพอใหตอบสนองกบการใชระบบงาน SAP หรอไม
ทบทวนรหสบญชวารหสบญชใดควรจะเปน Reconciliation Account หรอ Auto Posting Account
ควรจะม Account Group กประเภท ควรจะก าหนดคณลกษณะของรหสบญชอยางไรในเรอง VAT,
Currency และ การก าหนด Field Status Group และ Open Item Management
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview)
การบนทกรายการบญช
(GL Transactions)
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
การบนทกรายการโดยตรงทระบบบญชแยกประเภท (Direct G/L Posting)
หมายถง การบนทกรายการบญชในระบบบญชแยกประเภทโดยตรง และอางองรหสบญชแยกประเภทท
เกยวของของระบบบญชแยกประเภทเอง
เมอบนทกรายการแลว ระบบจะปรบยอดคงเหลอในรหสบญชนน ๆ ทนท
กรณทมการบนทกขอมลทเกยวของกบระบบงานอน ขอมลจะถกเชอมโยงไปยงระบบงานนนทนท เชน
ขอมลกองทนจะถกเชอมโยงไปยงระบบงบประมาณ หรอการบนทกคาใชจาย/รายไดจะถกเชอมโยงไปยง
ศนยตนทน (Cost Center)
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
หลกการพนฐานทควรรเกยวกบการบนทกบญชของระบบงาน SAP
1. ลกษณะหนาจอในการกรอกเอกสาร
2. ประเภทของเอกสาร (Document Type)
3. เลขทของเอกสาร (Document Number)
4. Posting Key
5. Local Currency และ Transaction Currency
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
1. ลกษณะหนาจอในการกรอกเอกสาร
Document Header
Line Items
Posting KeyControls: debit/credit, account type (D, K, S,)**Debits = Credits*** สงสด 999 Line item
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
Company Codeเปนการก าหนดเจาของขอมลทระบบจะน าจ านวนเงนไปปรบปรง โดยระบบจะท าการแสดงคาเรมตนเปนรหสบรษททมการเรยกใชลาสด
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
CURRENCY1) เปนการก าหนดสกลเงนของรายการบญชทบนทก โดยผใชระบบงานสามารถท าการก าหนดสกลเงนใหสอดคลองกบรายการบญช2) กรณทเปนสกลตางประเทศ สามารถก าหนดอตราแลกเปลยนเพอใหระบบแปลงจ านวนเงนเปนไทยบาท3) ระบบ SAP จะแสดง “THB” ซงเปนสกลเงนในงบการเงนของบรษท (Company Code Local Currency) เปนคาเรมตน
POSTING DATEPosting date เปนวนทผานรายการบญช โดยระบบจะค านวณงวดบญช (Posting Period) จากวนทผานรายการ ระบบจะแสดงคาเรมตนเปนวนทปจจบน (System Date) จากการออกแบบระบบงานปกตจะท าการผานรายการไดเพยง 1 งวดบญช คอ งวดปจจบนเทานน ส าหรบชวงปดบญชผใชระบบงานจงจะสามารถท าการผานรายการได 2 งวดบญช
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
POSTING KEY
Posting Key เปนการก าหนด เดบต (Debit, S) และ เครดต (Credit, H) โดยจะแสดงตวเลขทแตกตางกนไปขนอยกบระบบทท าการผานรายการ
40 = เดบต บญชแยกประเภท
50 = เครดต บญชแยกประเภท
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
2. ประเภทของเอกสาร (Document Type)
ในการบนทกบญชในระบบงาน SAP จะตองมการระบประเภทของเอกสาร วารายการทตองการผานรายการทางบญช เปนเอกสารประเภทใด
SA = GL Document
DA = Customer Document
KA = Vendor Document
AA = Asset Posting
WA = Goods Issue
WE = Goods Received
….
….
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
3. เลขทของเอกสาร (Document Number)
• เอกสารทกฉบบจะตองมเลขทก ากบ โดยระบบจะออกเลขทใหโดยอตโนมตเมอมการบนทกรายการ
• ประเภทของเอกสารจะเปนตวก าหนดวาเลขทเอกสารในระบบ
SA = GL Document 0100000000 – 0199999999
DA = Customer Document 0200000000 - 0299999999
KA = Vendor Document 0300000000 - 0399999999
AA = Asset Posting 0400000000 - 0499999999
WA = Goods Issue 0500000000 - 059999999
WE – Goods Received 1200000000 - 1299999999
Document Type Document Number
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
Posting Key ทใชส าหรบ Module อน
01 Debit Customer Invoice11 Credit Customer Credit Memo31 Credit Vendor Invoice21 Debit Vendor Credit Memo70 Debit Debit Asset75 Credit Credit Asset
4. Posting Key
เปนรหสทใชในระบถง Debit หรอ Credit ในการบนทกรายการใดๆ โดย Posting Key ของแตละ Module จะมรหสทแตกตางกน
ส าหรบระบบบญชแยกประเภท โดยปกตจะใช
Posting Key 40 = Debit
Posting Key 50 = Credit
Posting Key D/C Description
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
ใบแจงหน คาสนคา $1,000
5. Local Currency และ Transaction Currency
Local Currency : สกลเงนพนฐานทก าหนดไวขององคกร เชน เงนบาท
Transaction Currency : สกลเงนตามเอกสาร
Transaction Currency
= 1,000 USD
Local Currency
= 40,200 THB
การบนทกรายการบญช (GL Transactions)
สงทควรค านงถงในการออกแบบระบบงาน
➢ ควรจะตองมประเภทเอกสารกประเภท อะไรบาง
➢ เลขทเอกสารแตละประเภทควรจะเปนอยางไร
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview)
การปดบญชส นงวด(Period-End Closing)
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
Financial Closing (Month-End)
• เปดงวดบญชใหม• บนทกก าไร / ขาดทนจากการปรบมลคาบญช ณ วนสน
งวดบญชทเปนสกลเงนตางประเทศ (Foreign Currency Valuation)
• บนทกหกลางบญชพกรอการตงหน (GR/IR Clearing)
• ปดงวดบญชเดม
การปดบญช ณ วนสนงวด (Period Closing)
• การเคลยรรายการบญช
• ยกยอดบญช กรณการปดป
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
การปฏบตงาน ณ วนสนงวดบญช
1. ภาพรวมขนตอนการปดบญช
2. การปรบปรงมลคาคงเหลอเงนตราตางประทศ (Foreign Currency Valuation)
3. การปดบญชสนงวด (Close and Open Period)
4. การปดบญชสนป – การยกยอดบญช (Balance Carried Forward)
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
GL Accounts After Revaluation
วตถประสงคในการปรบปรงอตราแลกเปลยนเงนตรา เพอใหยอดคงเหลอของบญชแสดงยอดบญชทใกลเคยงความจรงมากทสดโดยท าการปรบปรงสวนตางระหวางยอดทตงหนกบยอดทค านวณจากอตราแลกเปลยน ณ สนเดอนผลตางอตราแลกเปลยน = จ านวนเงนตราตางประเทศ x (อตราแลกเปลยน ณ สนเดอน – อตราแลกเปลยน ณ วนตงหนลาสด)
ในระบบ SAP มฟงกชนรองรบคอ Revaluation เปนฟงกชนในการค านวณผลตางของอตราแลกเปลยนซงรองรบทง Open Item และ Non-Open Item Account
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
การปรบปรงมลคาคงเหลอเงนตราตางประเทศ(Foreign Currency Valuation)
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
อตราแลกเปลยน ณ สนงวด
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
Valuation Areaเปนการก าหนดวาจะใช Exchange Rate Type ใดในการปรบปรงมลคาคงเหลอเงนตราตางประเทศ
การประเมนรายการลกหนคงคางจากสกลเงนตางประเทศเปนสกลเงนตามรหสบรษท (THB)
การประเมนรายการเจาหนคงคางจากสกลเงนตางประเทศเปนสกลเงนตามรหสบรษท (THB)
การประเมนรายการรายการ G/L คงคางจากสกลเงนตางประเทศเปนสกลเงนตามรหสบรษท (THB)
ZAR: AR Revalue Group Curr-ExRate TTB
ZAP: AP Revalue Group Curr-ExRate TTS
ZGL: Revalue Group Curr-ExRate TTM
ตวอยางการก าหนด Valuation Area
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
แสดงสถานะในการประมวลผล
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
การปฏบตงาน ณ วนสนงวดบญช
1. ภาพรวมขนตอนการปดบญช
2. การปรบปรงมลคาคงเหลอเงนตราตางประทศ (Foreign Currency Valuation)
3. การปดบญชสนงวด (Close and Open Period)
4. การปดบญชสนป – การยกยอดบญช (Balance Carried Forward)
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
การปดงวดบญชเปนขนตอนการท างานสนงวด โดยจะท าการปดงวดบญชปจจบนและเปดงวดบญชถดไป เนองจากกระบวนการปดบญชสนงวดนน จะมการบนทกรายการในงวดปจจบนและบนทกกลบรายการในงวดบญชถดไปดวย
ระบบ SAP สามารถท าการก าหนดการปด-เปดชวงเวลาการบนทกบญชตามประเภทของบญชยอย (ระบบบญชสนทรพย, ระบบบญชลกหน, ระบบบญชเจาหน, ระบบสนคาคงคลง และระบบบญชแยกประเภททวไป) โดยผใชยงสามารถก าหนดรายละเอยดของรหสลกคา/รหสเจาหน/รหสสนทรพย/รหสบญชทตองการได
การเปด/ปดงวดการบนทกบญช
+: All account typesA: AssetsD: ARK: APM: MMS: GL
“+” เปนตวควบคมการเปด/ปดงวดบญชของทก Account Type ทม Priority มากทสด
เปด period 2/2012
Variant control all Ledgers
Variant control Ledger “1L: Thai Tax”
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
การปฏบตงาน ณ วนสนงวดบญช
1. ภาพรวมขนตอนการปดบญช
2. การปรบปรงมลคาคงเหลอเงนตราตางประทศ (Foreign Currency Valuation)
3. การปดบญชสนงวด (Close and Open Period)
4. การปดบญชสนป – การยกยอดบญช (Balance Carried Forward)
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
ท าขนตอนปดงวดปกต ตรวจนบสนคาคงคลง
และการท าปรบปรงบญช
ท ารายการยอดยกไปของยอดเจาหน
ท ารายการยอดยกไปของยอดลกหน
ปดบญชสนทรพย
ท ารายการยอดยกไปของงบประมาณ
ท ารายการยอดยกไปของยอดบญชแยกประเภท
ขนตอนการปดบญชส นป
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
ยกยอดบญช BS balance
ยกยอดบญช P&L
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
Amount
Quantity
2012
Amount
Quantity
2013
Balance Sheet Accounts
การยกยอดบญชงบดล (Balance Sheet)
การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)
Profit & Loss Statement Accounts
Amount
Quantity
2012
Retained Earnings Account39050100
2013 Amount: 0 Quantity: 0
การยกยอดบญชงบก าไร/ขาดทน (P&L)
ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview)
รายงาน(Reports)
รายงาน (Reports)
รายงานงบดลและงบก าไรขาดทน (Financial Statement Version)
☺ เปนการจดท ารปแบบรายงานการเงนใหมการจดกลมบญชตามทตองการ โดยการสรางในรปกงของตนไม มการแตกยอยของกลมขอมลเปนล าดบ
☺ ทกรหสบญชจะถกน าเสนอในงบการเงนโดยปรากฏในกลมบญชทจดให รหสบญชใดไมมการก าหนดในกลมจะถกน าเสนอในทายของรายงาน
Create Financial Statement Version
Execute Financial Statement Version
รายงาน (Reports)
Create Version
✓ เปนการสรางชอของเวอรชนงบการเงน ซงจะตองมการแจงขออนมตตามสายงานสงใหICT ในการสรางชอเวอรชนให
Edit Financial statement layout
✓ เปนการก าหนดบรรทดในงบการเงนและรหสบญชทอยในแตละบรรทด
รายงานงบดลและงบก าไรขาดทน (Financial Statement Version)
รายงาน (Reports)
รายงานงบการเงน - Financial Statement
รายงาน (Reports)
Line Items : จะเปนกลมรายงานทแสดงรายการเคลอนไหวของแตละบญชแยกประเภท (T Account) เชน• รายงานแสดงรายการเคลอนไหวทงหมด• รายงานแสดงรายการเคลอนไหวแยกตามงวดบญชเปนตน
รายงานอนๆ ทนาสนใจ
รายงาน (Reports)
Document : จะเปนกลมรายงานทแสดงเอกสารและรายการบญชทบนทกเขาระบบบญชแยกประเภทเชน• รายงานการบนทกรายการบญช• รายงานการเรยกดการเปลยนแปลงรายเอกสาร• รายงานเอกสาร Recurring ในระบบงานเปนตน
รายงานอนๆ ทนาสนใจ
รายงาน (Reports)
รายงานอนๆ ทนาสนใจรายงานทางดานภาษ : จะเปนกลมรายงานทมการจดรปแบบตามทกรมสรรพากรก าหนด เชน• รายงานภาษมลคาเพม• รายงานการเคลอนไหวของสนคาคงคลงเปนตน
การประชมเพอเกบความตองการ
GL – ระบบบญชแยกประเภททวไป
วนท : 30 ตลาคม 2560
เวลา : 9:00 น. – 12:00 น.
สงทตองจดเตรยม
➢ ผงบญชทใชในปจจบน
➢ ตวอยางแบบฟอรม รายงาน ทใชในปจจบน
➢ Workflow ส าหรบการท างานในปจจบน (ถาม)
➢ ระเบยบทเกยวของ
top related