Strategi Evaluasi & Pemilihan Paket Sistem ERP · Konsep Sistem Informasi Lanjut 2 Pengertian Sistem ERP Merp. Seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat dilepaskan dari
Post on 02-Mar-2019
314 Views
Preview:
Transcript
Konsep Sistem Informasi Lanjut 1
Strategi Evaluasi & Pemilihan Paket Sistem
ERP
Konsep Sistem Informasi Lanjut 2
Pengertian Sistem ERP
� Merp. Seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat dilepaskan dari aspek ‘best practices’, artiya mencerminkan cara terbaikdalam mengelola bisnis berdasarkanpengalaman para pelaku bisnis ata teoriakademik.
� Tujuan utama adalah untuk meningkatkankerja sama dan interaksi antar semuadepartemen/fungsi dalam perusahaan.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 3
Mekanisme PengambilanKeputusan
� Melibatkan prosedur standar sepertiperhitungan investasi, resiko biaya dsb.
� Dalam kenyataan, banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam memutuskanproduk ERP yang akan dipilih.
� Pertimbangan ini sering bersifat Intangible dan keputusan ditentukan berdasarkankesepakatan bersama para manajer.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 4
Tahapan Kerangka kerja prosespengambilan keputusan
1. Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai dengan membuat pernyataanmasalah dan sasaran yang ingin dicapai.
2. Koleksi informasi, mengumpulkan semuainformasi yang berhubungan denganmasalah.
3. Mendefinisikan alternatif, pada fase inisemua alternatif solusi yang relevandidefinisikan.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 5
Tahapan (con’t)
4. Evaluasi dan perbandingan alternatif, melakukan analisis dan perbandingansetiap alternatif solusi.
5. Memilih salah satu solusi.6. Implementasi solusi yang sudah dipilih.7. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan
membandingkan terhadap masalah yang ingin diselesaikan.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 6
Fase-fase ImplementasiSistem ERP
� Fase Inisiasi� Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa
kejadian yang muncul di perusahaan misalnyaadanya tawaran dari vendor, pergerakan darikompetitior, pergerakan industri, peningkatankualitas proyek, perubahan pada peraturan danhukum atau pemanfaatan anggaran teknologiinformasi yang lebih baik
Konsep Sistem Informasi Lanjut 7
Fase-fase ImplementasiSistem ERP
� Fase Evaluasi� Meliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan,
evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.
� Fase Selection� Pada fase Evaulasi dapat berlangsung dalam rentang
waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untukmenyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluangmengakhiri proyek atau memutuskan proyek jikalingkungannya ternyata tidak siap menerima proyektersebut.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 8
Fase-fase ImplementasiSistem ERP
� Fase Modifikasi� Dapat dijalankan dua cara :
� Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaianproses analisis-konfigurasi dan pengujian hinggadidapatkan hasil yang diinginkan atau hingga batasanwaktu tertentu
� Cara kedua dengan melakukan pemilihan status target tertentu dan kemudian menerapkan pengukuran ataspencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan secaraparalel hingga membentuk suatu lingkaran.
� Dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 9
Fase-fase ImplementasiSistem ERP
� Fase Penyelesaian� Jika semua berjalan lancar, konsumen akan
melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga tahapan ini perusahaan biasanyamendapatkan pelajaran dan pengalaman atassegala kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalandan peluang implementasi selanjutnya.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 10
Konsep Sistem Informasi Lanjut 11
Metode Pengembangan SistemERP
Lama, biasanya lebihlamam
Menjaga fleksibilitas danmemanfaatkanpengalaman vendor
Modifikasi sistem darivendor
Sulit menggabungkanantarmodul, lama, berpotensi tidak efisien
Secara teoritis akanmenghsilkan sistemyang terbaik
Best-of-breed (kombinasidari erbagai tawaran danvendor
Sulit, mahal, lamaMenggabungkanmanfaat komersialdengan kebutuhanperusahaan
Membangun sendiridengan tambahan darivendor
Sulit, mahal, lamaPaling sesuai dengankebutuhan perusahaan
Membangun sendiri(inhouse)
KekuranganKelebihanMetode
Konsep Sistem Informasi Lanjut 12
Metode Pengembangan SistemERP
KekuranganKelebihanMetode
Tergantung padaperusahaan penyediajasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkatdiluar perkiraan
Risiko lebih rendah, lebihmurah, lebih cepat, sistem relatif tidakbanyak berubah
Application Service Provider (ASP) (menyerahkanimplementasi padapenyedia jasa
Tidak fleksibelCepat, lebih murah, efisien
Menerapkan sistemvendor dengan lengkap
Jika kemudian sistemdikembangkan, akanmenyebabkan waktuimplementasi lebih lama dan biaya lebih mahal
Risikio lebih rendah, relatif cepat, lebih murah
Memilih modul-modultertentu dari sistemvendor
Konsep Sistem Informasi Lanjut 13
Kerangka Kerja PemilihanSolusi
� Metode pemilihan paket ERP dapatdigambarkan dalam sebuah kerangka kerjayang membagi dasar pemilihan dalambeberapa kriteria, yaitu kesesuaianfungsional (functional fit), Fleksibilitas(Flexibility) dan Kostumisasi.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 14
Tiga hal aspek Evaluasi
1. Modul� Memilih modul paket implementasi atau membuat sendiri
setiap modul tersebut. Terlepas dari alternatif mana yang dipilih.
2. Fleksibilitas� Memungkinkan berfokus pada satu sistem atau alternatif
sistem dan teknologi lain.
3. Metode Implementasi� Pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiri
seluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 15
Kriteria Evaluasi untuk menunjukankekuatan, kelemahan dan perbedaanantara paket ERP
1. Functional Fit2. Fleksibilitas (Flexibility)
� Kostumisasi� Upgrade yang fleksibel� Internasionalisasi� Kemudahan penggunaan� Arsitektur� Skalabilitas� Keamanan� Antarmuka� Sistem Operasi� Independent database� Bahasa pemrograman
3. Dukungan (Support)� Dukungan infrastruktur� Pelatihan� dokumentasi
4. Kontinyuitas (Continuity)� Struktur proyek� Aktivitas komunitas� Transparansi� Frekuensi update
5. Kematangan (Maturity)� Status pengembangan� Situs referensi
Konsep Sistem Informasi Lanjut 16
Implementasi Sistem ERP� Dimensi dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi
implementasi ERP mencakut berbagai aspek yang terlihatpada gambar berikut :
Konsep Sistem Informasi Lanjut 17
Faktor Penentu KeberhasilanSistem ERP :
1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis2. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen3. Manajemen proyek implementasi yang baik4. Tim implementasi yang baik5. Dapat mengatasi isu-isu teknik6. Rekayasa ulang proses bisnis7. Komitmen organisasi untuk berubah8. Pendidikan dan pelatihan yang intensif9. Data yang akurat10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya12. Dapat mengatasi isu multi-site
Konsep Sistem Informasi Lanjut 18
Tiga pendekatan umumimplentasi ERP
1. Penggunaan satu paket software yang utuh(Vendor tunggal)
2. Kombinasi dari beberapa paket software (berbagai vendor, best of breed)
3. Kostumissi atau membuat sendiri paketsoftware ERP
Konsep Sistem Informasi Lanjut 19
Tahapan Implementsi ERP
1. Membangun organisasi proyek2. Menentukan pendekatan implementasi3. Membangun rencana implementasi4. Menentukan kriteria keberhasilan dan
metode pengukurannya
Konsep Sistem Informasi Lanjut 20
Struktur Organisasi
1. Komite pengarah: terdiri atas perwakilan klien danpara eksekutif dan masing-masing unit bisnisutama. Anggota komite ini harus dapat mewakilisemua area yang mempengaruhi oleh ERP, misal, keuangan, pemasaran, SDM, manufaktur, distribusi, engineering dan Sistem informasi
2. Staf teknologi informasi internal : manajer, programmer, analis, dan dukungan teknik.
3. User utama internal4. Perwakilan vendor/konsultan
Konsep Sistem Informasi Lanjut 21
Konsep Sistem Informasi Lanjut 22
Konsep Sistem Informasi Lanjut 23
Siklus hidup Implentasi ERP
1. Fase Perencanaan� Membentuk komite pengarah. Tugas utama komite ini
adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkupproyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggotatim lainnya untuk membangun sistem.
2. Fase Analisis� Komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan
proyek implementasi ERP dan mungkin sudahmenetekunan pendekatan yang akan dilakukan. Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu, tetapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja padaberbagai funsi di organisasi untuk mengumpulkaninformasi dan mendeifisikan kebutuhan.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 24
Siklus hidup Implentasi ERP
3. Fase Desain� Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor
mana yang dipilih. Tingkat disain tergantung padapendekatan ERP.
� Jika diputuskan memilih satu kesatuan paket, makaantarmuka sebagaian besar sudah ditentukan, dankostumisasi biasanya dilakukan bagian-bagian minor saja. Disain antarmuka biasanya lebih lama jikaperusahaan memilih paket kostumisasi paket.
� Pada fase ini mungkin terjadi beberapa rekayasaulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 25
Siklus hidup Implentasi ERP
4. Fase Implementasi� Setelah perusahaan menentukan paket software yang
akan digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukankonstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan per modul, misalnyafungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dansebgainya.
� Selama fase ini semua rencana rekayasa ulang prosesbisnins diterapkan. Karena semua hardware, software, data dan jaringan sudah diterapkan, maka hanya ada 2 hal yang dkaji yaitu orang dan prosedur.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 26
Siklus hidup Implentasi ERP
5. Fase Dukungan Teknis� Tujuannya adalah untuk menjamin keberhasilan
sistem jangka pendek dan jangka panjang. Dukungan teknis terhadap para penggunasangat penting. Meskipun semua penggunasudah diberikan pelatihan yang intensif, namunstaf dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya untuk perubahan yang drastis dankomprehensif.
� Transisi sistem yang mulus sebaiknya didukungoleh staf dukungan teknis yang memadai.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 27
Dilema Implementasi
� Proyek implementasi adalah pekerjaan besar� Proyek yang harus dikerjakan sendiri� Tidak dapat dijadikan sebagai prioritas
pertama� Mensyaratkan agar orang mengerjakan
tugasnya dengan cara yang berbeda
Konsep Sistem Informasi Lanjut 28
Strategi Implementasi
� Fase I – Basic ERP� Modul yang diimplentasikan meliputi Sales &
Operations Planning, Demand Management, Rough-Cut, Capacity Planning, Master Scheduling, MRP dan Plant Scheduling.
� Modul ini bersifat praktis dan dibutuhkan olehfungsi akuntansi dan keuangan, ditambah denganmodul yang diperlukan untuk mendukungkeakurantan inventory, keakuran dan struktur bill of material, serta aktivitas umpan balik dari bagianmanufaktur dan pengadaan
Konsep Sistem Informasi Lanjut 29
Strategi Implementasi(2)
� Fase II – Integrasi Supply Chain� Proses yang termasuk dalam fase ini adalah
pengembangan ERP baik ke arah depan danbelakang, sehingga membangun sebuah rantaipasok (supply chain). Pengembangan ke arahbelakang meliputi proses pengadaan barang darisupplier dengan menggunakan teknologi (produk) tertentu misalnya penjadwalan pasokan barangdan e-commerce melalui web.
� Lama fase biasanya memerlukan waktu 3-6 bulan.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 30
Strategi Implementasi(3)
� Fase III – Perluasan dan Pengembangan untukMendukung Strategi Perusahaan� Perluasan dapat berati implementasi elemen atau modul-
modul yang belum diterapkan secara lengkap ataumenyambungkan antarunit bisnis, mengimplementasikanmodul pendukung, seperti modul untuk SDM, pemeliharaan, pengembangan produk dsb.
� Waktu yang diperlukan untuk fase ini bervariasi mulai daribeberapa bulan hingga satu tahun, tergantung sejauhmana sistem akan diperluas dan dikembangkan.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 31
Kesuksesan ImplementasiERP
� User Focus vs Technology Focus� Tata kelola dan alokasi sumber daya
manusia� Dukungan Vendor dan konsultan� Pelatihan
Konsep Sistem Informasi Lanjut 32
Evaluasi kinerja Sistem ERP
� Dapat dilakukan dalam dua sudut pandang1. Sudut pandang keuangan
� Menekankan pada identifikasi penyimpangan antaraanggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktualyang dikeluarkan. Biaya ini meliputi biaya yang dikeluarkan hanya satu kali (one time cost) dan biaya rutintahunan (on going cost).
2. Sudut pandang teknis� Berfokus pada kriteria teknis misalnya MIPS (Million
instructions per second) yang berhasil dilaksanakan. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebihmudah diukur tetapi biasanya kurang erat kaitannyadengan dampak bisnis implementasi ERP.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 33
Pemeliharaan Sistem Umumpada sistem ERP
Implementasi vitur baru.Pengujian setelah perubahan
Kostumisasi internal
Perubahan/pengelolaanpassword.
Implementasi antarmukadengan software lain.
TransferTesting
Modifikasi/Peningkatan fitur
Otorisasi
Penyesuaian antar muka
Adaptif
Ada tambahan aplikasi darivendor berupa obyek baruatau patch.
Menyelesaikan masalahberdasarkan laporan user
Aplikasi tambahan
Troubleshooting
Korektif
KeteranganTugas UmumJenisPemeliharaan
Konsep Sistem Informasi Lanjut 34
Pemeliharaan Sistem Umumpada sistem ERP
Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log.
Menelusuri aliran aktivitaspemeliharaan.
Administrasi
Monitoring alur kerja
Prefentif
Penyesuaian, perencenaan, dan implementasi versi baru
Upgrade versiPerfektif
KeteranganTugas UmumJenisPemeliharaan
Konsep Sistem Informasi Lanjut 35
System Application and Product (SAP) in Data Processing
• SAP adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untukmengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu.
• Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksiproses dilakukan dengan cara real time
• SAP mempunyai kemampuan untuk dapatdikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhanbisnis.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 36
Pengertian(2)
• SAP adalah perusahaan perangkat lunakkeempat terbesar di dunia setelah Microsoft, IBM dan ORACLE dalam kapitalisasi pasar.
• Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data secara real time dan 3 berhubungan dengan arsitekturaplikasi tiga lapisan yaitu : database, application server dan client SAPgui.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 37
Pengertian(3)
• SAP menggunakan bahasa pemrogramangenerasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP).
• ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasapemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 38
Pengertian(4)
� SAP graphical user interfaces (SAPGUI) berjalan pada Windows / NT / Unix / AS400.
� Tampilan dari SAP menggunakan Windows Explorer Screen Format (semua Menu terletak pada sisi kiri layar).
Konsep Sistem Informasi Lanjut 39
TUJUAN PENGGUNAAN SAP
• Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktuyang digunakan untuk mengembangkan danmenguji semua program-program yang adadalam satu perusahaan.
• Untuk itulah kebanyakan perusahaan akanmencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 40
KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN SAP
• Mempunyai level integrasi yang sangat tinggiantara aplikasi-aplikasi individu sehinggamenjamin konsistensi data terhadap sistemdan perusahaan implementator.
• SAP merupakan a table drive customization software.
• Sehingga perubahaan persyaratan bisnisdapat dilakukan dengan cepat menggunakansekumpulan program umum.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 41
AREA FUNGSIONAL SAP
• SAP dikategorikan kedalam 3 area fungsional utama:
1. Logistic• Sales and Distribution
(SD)• Material Management
(MM)• Warehouse Management
(WM)• Production Planning (PP)• General Logistic (GL)• Quality Management
(QM)
2. Financial• Financial Accounting (FI)• Controlling (CO)• Enterprise Controlling
(EC)• Investement Management
(IM)• Treasury (TR)
3. Human Resources• Personnel Administration
(PA)• Personnel Developer
(PD)
Konsep Sistem Informasi Lanjut 42
LINGKUNGAN SISTEM SAP
• Sistem pengembangan adalah lingkungandimana sebagian besar implementasi beradapada lingkungan ini.
• Sistem penjaminan kualitas adalahlingkungan dimana semua pengetesan akhirberada pada lingkungan ini sebelumdijalankan pada lingkungan produksi.
• Sistem produksi adalah lingkungan dimanaterlaksananya semua aktifitas bisnis sehari-hari Lingkungan ini juga merupakan client untuk semua pemakai terakhir menjalankanfungsi pekerjaan keseharian.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 43
BIDANG KARIR DALAM SAP
� Functional• Berhubungan dengan fungsi ERP, biasanya
orang dengan latar belakang keuangan (untukmodul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk modul HR), ataupun orang teknik (untukmodul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidangilmu terkait bisa menjadi functional. Functional berhubungan dengan design business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karenaproses pembelian barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang berbeda.
Konsep Sistem Informasi Lanjut 44
BIDANG KARIR DALAM SAP
� ABAPer,• dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi
oleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customiakan sistem SAP. ABAP merupakan bahasapemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.
� Basis, • Basis mudahnya adalah system administrator.
Basis ini lah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling, set up system danpekerjaan admin lainnya.
top related