Splunk conf2014 - Curating User Experience

Copyright  ©  2014  Splunk  Inc.  

Sanford  Owings  Principal  Consultant,  Splunk  

Cura@ng  User  Experience  

Disclaimer  

2  

During  the  course  of  this  presenta@on,  we  may  make  forward-­‐looking  statements  regarding  future  events  or  the  expected  performance  of  the  company.  We  cau@on  you  that  such  statements  reflect  our  current  expecta@ons  and  

es@mates  based  on  factors  currently  known  to  us  and  that  actual  events  or  results  could  differ  materially.  For  important  factors  that  may  cause  actual  results  to  differ  from  those  contained  in  our  forward-­‐looking  statements,  

please  review  our  filings  with  the  SEC.  The  forward-­‐looking  statements  made  in  the  this  presenta@on  are  being  made  as  of  the  @me  and  date  of  its  live  presenta@on.  If  reviewed  aPer  its  live  presenta@on,  this  presenta@on  may  not  contain  current  or  accurate  informa@on.  We  do  not  assume  any  obliga@on  to  update  any  forward-­‐looking  statements  we  may  make.  In  addi@on,  any  informa@on  about  our  roadmap  outlines  our  general  product  direc@on  and  is  subject  to  change  at  any  @me  without  no@ce.  It  is  for  informa@onal  purposes  only,  and  shall  not  be  incorporated  into  any  contract  or  other  commitment.  Splunk  undertakes  no  obliga@on  either  to  develop  the  features  or  func@onality  described  or  to  

include  any  such  feature  or  func@onality  in  a  future  release.  

Agenda  

!   Problem  Statement  !   Controlling  What  Users  Can  See  !   Corralling^W  Guiding  Users  to  Their  Data  !   Smoothing  Workflow  !   Profit!  

3  

What’s  the  Issue?  

4  

Business  is  Good!  

5  

!   Increased  adop@on  of  Splunk  has  brought  a  wider  variety  of  users  to  the  Splunk  UI  in  search  of  the  virtues  of  Big  Data  

Why  Is  That  a  Problem?  

6  

!   Poorly  wri\en  searches  can  impair  other  user’s  ability  to  use    the  system  

!   Search  language  can  be  hard  to  pick  up  !   These  “business”  users  may  not  have  the  @me  to  sort  through  events,  instead  they  want  to  see  results  –  Splunk  centers  of  exper@se  may  be  burdened  with  dashboard/search  

requests  by  users  

How  to  Mi@gate  These  Factors?  

7  

!   Use  roles  to  dis/allow  access  to  data  !   Provide  some  curated  content  !   Keep  users  in  a  walled  garden  

Scenario  

8  

Sample  Environment  firewall  

weblogs  Windows  

bro  

msad  

Sample  Environment  firewall  

weblogs  Windows  

bro  

msad  

Windows    Admins  

Web  Admins   Network    Admins  

Managers  

Scenario  Descrip@on  

11  

!   Windows  administrators  should  default  to  seeing  Windows  events  –  Ok  to  see  msad  index,  but  not  by  default  –  Windows  Infrastructure  app  installed  

!   Web  admins  should  default  to  seeing  web  events  –  Some  summary  dashboards  and  forms  are  available  

!   Managers  should  ONLY  see  web  events  –  Preferably  no  access  to  search  bar,  summary  dashboards  only  

!   Network  admins  need  to  search  bro,  msad,  and  firewall  indexes  by  default  –  Network  admins  can  also  see  all  other  indexes  

Building  Blocks  –  Roles  

12  

Roles  

13  

!   Roles  are  a  handle  for  referring  to  a  user/group  of  users  !   Access  permissions  applied  to  roles  !   User  capabili@es  defined  by  roles  !   Can  place  limits  on  a  user’s  use  of  resources  

Making  Use  of  Roles  

14  

!   Define  the  role  –  Set  limits,  capabili@es  and  access  

!   Apply  access  rules  on  applica@on  content  !   Note  that  most  roles  inherit  “user”,  which  has  ability  to  search  all  indexes!  

!   A  user’s  capabili@es  are  the  union  of  all  of  their  access  permissions  

Protec@ng  Data  

15  

Sample  Environment  firewall  

weblogs  Windows  

bro  

msad  

Windows    Admins  

Web  Admins   Network    Admins  

Managers  

win_admins   web_users   net_admins  

Splunk  UI  Role  Management  (Indexes)  

17  

Scenario  Roles  (authorize.conf)  

18  

[role_win_admins]!importRoles = user!srchIndexesAllowed = windows;msad!srchIndexesDefault = windows!

[role_net_admins]!importRoles = user!srchIndexesAllowed = *!srchIndexesDefault = bro;firewall;msad!

[role_web_users]!importRoles = user!srchIndexesAllowed = weblogs!srchIndexesDefault = weblogs!

Web  Admins   Managers  

Windows    Admins  

Network    Admins  

Validate  Accesses  

19  

!   Who  can  see  what?  !   |  rest  /services/authoriza@on/roles  !   imported_srchIndexesAllowed  vs.  srchIndexesAllowed  !   Check  out  governance  app  ! h\p://apps.splunk.com/app/1866  

Search  Results  –  REST  API  (roles)  

20  

Fix  Inherited  Role  

21  

We  can  clone  the  user  role  and  base  the  capabili@es  off  of  that,  or  simply  adjust  it  so  that  it  doesn’t  confer  too  much  privilege  

Desired  Constraints  

22  

Cura@ng  Content  

23  

Constraining  Users  !=  Bad  !   Guiding  users  to  the  content  they  want  is  not  a  bad  thing  –  saves  everybody  @me  

!   Simple  dashboards  and  form  searches  can  go  a  long  way  to  giving  users  what  they’re  looking  for  

!   “index=*”  on  a  constrained  set  is  not  going  to  overwhelm  indexers  (as  much)  

!   Consider  building  a  data  model,  allowing  users  to  pivot  

“How  Do  I  Find…?”  

25  

!   Start  a  search,  save  as  …  Dashboard  Panel  

!   Avoids  icky  search  –  admin  writes  a  reasonable  one,  reuses  for  user  content  

“Now  What  About  …?”  

26  

!   Instead  of  rewri@ng  searches,  allow  the  user  to  drive  with  input  !   Convert  search  to  a  form  (Edit  Panels  -­‐>  Add  Input)  

Search  string  may  have  to  be  adjusted  to  account  for  use  of  tokens  

“Where’s  That  Form…?”  

27  

!   Modify  the  naviga@on  menu  to  make  custom  content  easier  for  users  to  find  

!   Sewngs  >  User  Interface  >  Naviga@on  Menus  

Walled  Garden  Sowing  Content  

28  

Linking  Shared  Content  Together  

29  

!   Create  a  separate  app  (namespace)  !   Users  looking  for  this  content  can  find  it  all  in  one  place  (UI  nav)  

!   Apps  >  Manage  Apps  >  Create  app  

Migrate  or  Create  Content  for  App  

30  

!   Exis@ng  dashboards/views  can  be  relocated  to  the  new  app  

!   Other  content  can  be  moved  as  well  

De-­‐clu\er  

31  

!   App  menu  now  contains  new  content  !   Apps  geared  towards  admins/  superusers  s@ll  visible  to  everyone  

!   Set  app  permissions  

Your  applica@on  name  here  

Control  App  Viewership  

32  

!   Permissions  on  an  app  govern  whether  it  even  shows  up  

!   Many  apps  default  to  “Read  by  Everyone”  

The  Walls  Go  Up….  

33  

!   Reduce  confusion  –  By  limi@ng  access  to  apps,  the  user  is  guided  to  their  content  –  Some  apps  may  not  work  without  special  access  to  data,  so  dashboards  

would  be  blank  

!   S@ll  requires  that  user  select  the  target  app  

Welcome  to  the  Garden  

34  

!   Role-­‐based  way  to  set  “landing”  app?  !   Saves  users  trouble  of  selec@ng  app  menu  

–  Some  sites  may  even  hide  the  app  menu,  making  direct  placement  into  the  app  key  

!   Set  at  role  level  !   Sewngs  >  Access  Control  >  Roles  

Advanced  Considera@ons  

35  

Mul@ple  Search  Heads  

36  

!   Role  enforcement  is  done  by  the  search  head  –  Trust  rela@onship  with  indexer  is  host-­‐based!  

!   Keep  role  defini@ons  (and  membership)  consistent!  –  Ensure  that  a  user  can’t  see  data  they  shouldn’t  simply  by  logging  in  to  a  

different  search  head  

!   authorize.conf  contains  role  mappings,  share  with  DS  /  Puppet  /  Chef,  etc.  

LDAP/AD  Integra@on  !   Map  LDAP  /  AD  group  membership  to  Splunk  roles  

–  Creden@als  in  LDAP  !   Another  way  to  keep  group  /  role  membership  consistent  !   Documenta@on  

–  h\p://docs.splunk.com/Documenta@on/Splunk/latest/admin/Authen@ca@onconf  

!   Splunk  Blog  –  h\p://blogs.splunk.com/2009/08/13/ldap-­‐auth-­‐configura@on-­‐@ps/  

Summary  

Wrapping  Up  !   Restric@ng  access  to  data  requires  a  separate  index,  and    separate  roles  

!   Providing  a  basic  search  in  the  shape  of  a  form  helps  users  find  data  without  being  bogged  down  in  Splunk  search  language  –  Can  insulate  against  “expensive”  searches  

!   Keeping  users  within  specific  apps  can  help  guide  them  to  data    more  quickly  –  Less  confusion  about  what  app  to  select,  where  to  find  the  dashboard(s)  –  Group  like  content  together,  set  as  default  app  

Resources  –  Splunk  Docs  

40  

! h\p://docs.splunk.com/Documenta@on/Splunk/latest/Admin/Authorizeconf  (authorize.conf  –  roles)  

! h\p://docs.splunk.com/Documenta@on/Splunk/latest/Admin/Defaultmetaconf  (default.meta,  local.meta  –  permissions)  

! h\p://docs.splunk.com/Documenta@on/Splunk/latest/Admin/ConfigureSplunktoopeninanapp  (default  applica@on)  

Resource  –  Splunk  App  

41  

!   (Data)  Governance  app  –  h\p://apps.splunk.com/app/1866  –  Who  can  see  which  indexes?  –  What  capabili@es  do  users  have?  –  What  apps  do  users  have  visibility  to?  

THANK  YOU