SISTEM PROCEDURA I ODGOVORNOSTI

SISTEM PROCEDURA ISISTEM PROCEDURA IODGOVORNOSTIODGOVORNOSTI

Daliborka SrećkovUprava za javne nabavke

Učesnici javne nabavkeUčesnici javne nabavke

Učesnici javne nabavke – uloge Postupak javne nabavke spona između planiranja

nabavke i realizacije ugovora Procedure i odgovornosti

neusklađenost između službi naručioca

Organizacija rukovođenja nabavkama da korisnicima obezbedi šta im je potrebno, kada im je potrebno

i po najboljoj vrednosti za novac; da obezbedi pravilnost u nabavkama; da doprinese upravljanju u vezi sa nabavkama

Sistem procedura i odgovornostiSistem procedura i odgovornosti Odgovornost za trošenje javnih sredstava

pitanja nadležnih organa, javnosti Radnje, odluke i primenjeni postupci naručioca moraju

da budu otvoreni tako da se lako razume zašto su donete takve odluke primeri loše prakse pregovarački postupak

Vođenje uredne evidencije, dokazi o odlukama i obavljenim transakcijama dostupnost za kontrolu, reviziju

Koncept “razdvajanja dužnosti”Koncept “razdvajanja dužnosti”

Više različitih lica kod naručioca sa različitim ulogama u celom postupku javne nabavke odluka da li je kupovina potrebna i da će se budžet koristiti za

datu kupovinu (interesne strane) sprovođenje postupka u ime interesne strane (uloga nabavke,

vodi ka potpisivanju ugovora) prijem robe/prihvat usluga (treće lice u skladištu ili magacinu /

četvrto lice ili neko iz domena interesnih strana) prijem i obrada fakture (neko ko radi na dospelim obavezama) ovlašćenje za isplatu (u zavisnosti od politike i procedure

naručioca – neko ko radi na dospelim računima ili prvobitni nosilac budžeta)

Uloge strana Uloge strana u sprovođenju javne nabavke u sprovođenju javne nabavke

Da li je nabavka potrebna? Kakav je predmet nabavke potreban? Pitanja sredstava Donošenje odluke o pokretanju postupka Kojom opcijom i tehničkom specifikacijom? Ko su članovi komisije za javne nabavke? Ko i kako određuje ponuđače u postupcima u kojima nema

javnog poziva? Realizacija zaključenog ugovora i izveštavanje

Odgovorno lice - komisija za javne Odgovorno lice - komisija za javne nabavke i službeniknabavke i službenik

Obrazovanje komisije za javnu nabavku Zadaci komisije za javnu nabavku

određivanje uslova i kriterijuma izveštaj o stručnoj oceni ponuda

Službenik za javne nabavke kao član komisije Dvosmerna relacija Poslovi koje obavlja službenik

veći broj službenika usavršavanje kadrova

Procedure Procedure nabavkenabavke U oblasti javnih nabavki neophodno je imati jasno definisane

procedure jasno definisani zadaci – ko, kada i na koji način postupa (primeri

iz prakse) Moguće su procedure za:

planiranje nabavke javne nabavkenabavke na koje se zakon ne primenjujeprijem, rukovanje, skladištenje i izdavanje nabavljenih dobara...

Sadržina procedure Sadržina procedure

1) naslovna strana procedure – naziv procedure, naznaka kome je sve dostavljena, uz podatke ko je proceduru izradio, ko je proverio i odobrio, podatak o izdanju procedure (broju izmene), broju strane sa ukupnim brojem strana;2) predmet procedure – koje se aktivnosti uređuju procedurom;3) područje primene – ko sve u svom radu primenjuje datu proceduru, ko je odgovoran za doslednu primenu procedure;

Sadržina procedure Sadržina procedure

4) veza sa drugim dokumentima – da li je data procedura u vezi sa drugim dokumentima, procedurama (npr. sa finansijskom procedurom ili dr. procedurama iz oblasti nabavki);

5) definicije – definisati izraze koji se koriste (npr. definicije za pojam: nabavke, javne nabavke, ponuđača, postupke javnih nabavki, ugovor o javnoj nabavci, godišnji plan nabavke...);

Sadržina procedureSadržina procedure

6) procedura – sadržina, suština procedure sa tačno opisanim koracima (ko učestvuje, čiji je koji zadatak, na koji način se sprovodi i realizuje svaka radnja);7) dokumentacija – standardizovani obrasci procedure (npr. obrazac za odluku o pokretanju postupka, za rešenje o obrazovanju komisije za javnu nabavku, za poziv za podnošenje ponuda, za odluku o izboru najpovoljnije ponude, za odluku o obustavi postupka...).

Smernice za pisanje procedureSmernice za pisanje procedure

Smernice se bave aspektima pristupa procedurama, a ne detaljima u pogledu njihove sadržine: jezik upotrebljen za opis upravljanja ne sme da bude dvosmislen,

kontradiktoran niti podložan pogrešnim tumačenjima- definisati izraze koji se koriste – to će pomoći da ih razume ko ih čita- u sklopu postupka izrade i pisanja, pitati nekog ko poznaje nabavku da pročita dokumente koji su izrađeni – to će pokazati da li se dokumentacija može pravilno razumeti

Smernice za pisanje procedureSmernice za pisanje procedure

- u sklopu postupka izrade i pisanja, pitati nekog ko ništa ne zna o nabavci da pročita dokumente koji su izrađeni – to će pokazati da li neko ko je nov u nabavci može da razume dokumentaciju;

jasnoća svrhe je najbitinija kod pripreme dokumentacije o upravljanju koju onaj ko čita treba i da razume – zašto su procesi neophodni (umanjili rizici, sproveli prenos ovlašćenja i nadležnosti..);

Smernice za pisanje procedureSmernice za pisanje procedure odgovornost za politiku i proces mora da bude na

najvišem nivou naručioca, što će pomoći da se obezbedi poštovanje propisa i razjasne uloge, unutar i izvan nabavke

preporuke:- neka bude jasno ko je vlasnik politika i procedura nabavke – možda je za njih zadužen šef nabavke ali onaj ko čita treba da zna kome da se obrati za savet i podršku; - ko sve treba da detaljno poznaje i razume politike i procedure koje važe kod naručioca – te osobe da o njima upoznaju širi krug;

Smernice za pisanje procedureSmernice za pisanje procedure

održavanje dokumentacije o upravljanju- bitno je da se promene šalju svima onima koji koriste dokumentaciju i da svaka promena poslata čitaocima ima različit i rastući broj verzije;- ažuriranje dokumentacije: promene u strukturi naručioca, izmene propisa, novi računarski sistem, interesne strane iz neke nove oblasti, službenici koji dolaze, odlaze ili menjaju zaduženja, poslovno spajanje ili razdvajanje naručioca

godišnja revizija dokumentacije

Hvala na pažnjiHvala na pažnji