SharePoint My site

Mit websted i SharePointved Peter Gøtterup

21-06-2011

Agenda

Hvorfor anvendes Mit websted ikke Hvad er Mit websted i SharePoint 2010 Mit websted som en del af intranettet Hvilke dele er der i Mit websted Hvordan tages Mit websted i brug

2www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Hvem er jeg = Mit websted

HVAD SIGER KOLLEGAERNE OM MIT WEBSTED!

Hvad siger kollegaerne !!

”Mit websted benyttes, men der er langtfra altid en plan med, hvad det bruges til, herunder opfølgning, afstemning af mål og ressourcer, indtænkning i forretningen osv.”

”Jeg tror i hvert fald ikke jeg kender til en positiv case på ovenstående...”

”Der skal være en ide med anvendelsen af Mit websted - ligesom med et afdelingswebsted”

”Brug af mit websted vokser typisk nedefra, og er styret af en eller nogle få indsjæle”

5www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Hvad siger kollegaerne !!

”Virksomhederne undervurderer deres brugere og tror ikke det vil blive anvendt”

”Derudover er virksomhederne "bange" for hvor meget tid, der vil blive brugt på det og derfor vælger man ikke at prioirtere det”

6www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

HVORFOR LANCERER ORGANISATIONER DERES SHAREPOINT INTRANET UDEN MIT WEBSTED

De typiske årsager hertil er

Man ser ikke en værdi i brugen af Mit websted på intranettet

Man betragter Mit Websted som en lidt spøjs størrelse Man mister med Mit Websted ”kontrollen” med

medarbejderne og taler hellere om man kan etablere et centralt dokumentarkiv

Man har rigeligt at gøre med at få stablet et Intranet på benene

Man vil hellere fokusere på de klassiske Intranet dyder indhold og kommunikation

Projektgruppen har mandat til at lave et nyt intranet og ikke et nyt Facebook

Alternative metodikker som blog og wiki har det også svært 8www.webtop.dk

COPYRIGHT©Webtop

VIL SHAREPOINT 2010 FORANDRE NOGET I VORES SYN OG BRUG AF MIT WEBSTED

Mit websted i SharePoint 2010

Mit websted = de sociale funktioner Mit Websted præsenterer og opsumerer min

sociale aktivitet De sociale funktioner binder Mit websted sammen

med resten af intranettet og omvendt Hvad så hvis brugeren ikke anvender de sociale

funktioner ??

10www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Evolutionen af SharePoint

2001

Team Sites / WorkspacesDiscussionGruppe kalendereAlertsSøgningerMetadataRouting / Workflow

2003

Mit webstedDelte kalendereSøge alertsVisning af tilstedeværelseDiskussionerUdvidet “workspaces”

2007

BlogsWikisMit webstedTeam SitesOutlook integrationDrag & drop calendarsRSSSøgningMobil adgangEmail arkiveringProfilerPersonsøgningLetvægts workflow

2010

RatingsManaged Metadata ServiceAdvanced routing (based on metadata)Multi Import Sourced ProfilesStatus updateringerAktivitets feedsKnowledge miningBogmærkerFeedback/ratingNote board (Wall)Tag cloudsSocial taggingEnterprise taggingUdvidet Wiki funktionerShare & Track tabIndividual og team baseret blogsPerson og social søgningDiskussionerOffline “Workspaces”Udvidet tilstedeværelseUdvidet Mobile overblik

De “sociale processer” i SharePoint

SKAL AL DEN TEKNOLOGI BARE LIGGE HEN UDEN AT BLIVE BRUGT ?

Hvori kan værdien i Mit websted og de sociale funktioner ligge

Nedbryde organisatoriske barrierer Højne medarbejdertilfredsheden

Kan intranettet udgøre kittet Tiltrække ”de nye talenter”

Hvis ikke de får værktøjerne så finder de dem andetsteds

...

14www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

EKSEMPLER PÅ DET NYE I MIT WEBSTED I SHAREPOINT 2010

Det nye i Mit websted i SharePoint 2010

Aktivitetsstrøm for alle personer brugeren ”følger”

Det nye i Mit websted i SharePoint 2010

Det nye i Mit websted i SharePoint 2010

Aktivitetsstrøm

Brugerens seneste aktiviteter

Det nye i Mit websted i SharePoint 2010

Brugerens mærker og noter (indlæg)

De enkelte elementer der er mærket eller kommenteret

Det nye i Mit websted i SharePoint 2010

Brugerens angiver et Mærke på en side. Kan markeres som privat

Det nye i Mit websted i SharePoint 2010

Det nye i Mit websted i SharePoint 2010

Man kan aktivere de forskellige funktioner til forskellige brugere: Personalisering Personligt

indholdsområde Sociale funktioner

22www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

KAN MAN SÅ BRUGE SHAREPOINT 2010 UDEN MIT WEBSTED ?

Kan man så bruge Sharepoint 2010 uden Mit websted ?

Det bliver svært at komme uden om Det gør en strategi for brug af Mit websted

vigtigere end nogen sinde før Men måske har vi endelig fået argumenterne for

at bruge Mit websted

24www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

OPGAVEN BESTÅR I AT DEFINERE ET FORMÅL MED MIT WEBSTED

Formål med Mit websted

Vi må først spørge overordnet

Vi har en startside for intranettet, så hvornår skal brugeren anvende Mit websted ?

Vi har en afdelingsside i intranettet, så hvornår skal brugeren anvende Mit websted ?

Vi har et team site i intranettet, så hvornår skal brugeren anvende Mit websted ?

26

www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Afdelings websted

Intranettets startside

Team site

Formål med Mit websted

Formål med Mit websted

Startsiden Nyheder for og til hele organisationen, fælleskabet

Afdelingssiden Den eksterne side ud mod organissationen og/eller Det interne rum for afdelingen

Team sites Samarbejde omkring adhoc opgaver

28

www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Formål med Mit websted

Mit websted Udadvente formål Præsentation af

medarbejderen Grundlaget for en

dynamisk telefonbogen Overblik over personen

Brugerens portefolio Netværk Relationer Aktiviteter Kompetencer

29

www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Mit websted Indadvendte formål Mit CV Mine projekter Mit netværk Mine relationer Mine aktiviteter Mine opgaver Mine dokumenter Min blog Mit dashboard

NÅR VI HAR BESLUTTET AKTIVT AT TAGE MIT WEBSTED !

Afgrænsning af brug af Mit websted

Har vi valgt at gå videre med Mit websted må vi spørge

Skal vi anvende min profil til at opbygge en dynamisk telefonbog ? de sociale funktioner som tags, noter m.v. ? indholdsdelen i Mit websted og til hvad ? interne og eksterne services i Mit websted ?

31www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Afgrænsning af brug af Min profil

Hvis vi vil anvende Min profil til at opbygge en dynamisk telefonbog må vi spørge Hvilke oplysninger skal registreres på medarbejderen Hvor kommer disse oplysninger fra og hvor

vedligeholdes de Hvilke oplysninger skal gøre tilgængelig for hvilke

personer Skal vi indbygge funktioner så som generering af CV

via profilen Skal HR kunne rette i nogle oplysninger Skal vi knytte chef - medarbejder relation til og skal vi

opbygge et organisationsdiagram ...

32www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Afgrænsning af de sociale funktioner i Mit websted

Mit websted og andre sociale funktioner distribuerer kontrollen på tværs af organisatonen, men er det ikke også her at de nye ideer og innovation skabes

Understøtte den sociale interaktion Ny baby, Superliga Stærke sociale relationer understøtter samarbejde og

engagement Medarbejderne bruger allerede de sociale

værktøjer De bruger allerede LinkedIn, Facebook, Twitter Disse værktøjer kan ikke fuldstændigt overvåges

33www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Afgrænsning af de sociale funktioner i Mit websted

Motivationsfaktorer for at deltage i de sociale funktioner på intranettet Læring Socialisering Konkurrence Anerkendelse Samarbejde Deling Godkendelse Samhørighed Opmærksomhed Accept

34www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Afgrænsning af brug af indholdsdelen i Mit websted

Hvis vi vil anvende indholdsdelen i Mit websted må vi spørge hvilke informationer ønsker vi at ”Mit indhold” skal

indeholde ? hvilke arbejdsprocesser ønsker vi at ”Mit indhold” skal

understøtte medarbejdere i at udføre ? Kan vi skubbe dokumenter ind fra C: eller

fællesdrevet og hvad får organisationen og brugeren ud af det ?

Kan vi bruge funktioner som Blog, Powerpoint slidebibliotek, OneNote til notedeling m.v. som løftestang til smart informationsdeling via Mit websted 35www.webtop.dk

COPYRIGHT©Webtop

Afgrænsning af brug af indholdsdelen i Mit websted

Bloggen er nem at anvende til at komme af med en oplevelse, erfaring eller holdning

Brug bloggen i Mit websted som Notesblokken Mine meninger Mine erfaringer Feedback Hør lige her

Bloggen har rigtig god Word integration

36www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Afgrænsning af interne services i Mit websted

Skal vi indbygge funktioner så som Min Mus skema, Min kørselregnskab Mine tidsregistreringer Opdater dit CV ...

37www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Afgrænsning af eksterne services i Mit websted

Skal der være integration til andre personprofil tjenester som f.eks. LinkedIn med syndikering af personoplysninger ?

Skal der være status syndikering mellem eksterne services og Mit websted som f.eks. Twitter Facebook

Skal vi anvende Outlook Social Connector

38www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Mit websted er ikke det eneste personlige

Personalisering i SharePoint Rollebaseret profiler ind i Mit Websted Links i Mit Websted

Disse kan være målgruppestyret Målgrupper (Audience) på sider, webparts..

Stærk funktion til at give brugerne det som de har brug for

Baseret på AD, SharePoint eller Audience grupper Personaliser siden

40www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

HVAD SKAL TIL I UDRULINGEN AF MIT WEBSTED

Hvad skal til!

Udarbejd politik for brug af Mit websted og de sociale funktioner

Relater til andre relevante politikker F.eks. politikker for brug af e-mail og internettet

Relater politikken til organisationens grad af modenhed for teknologien

Etabler brugerhistorier der beskriver brugen af Mit websted og de sociale funktioner

Etabler undervisning i brug af Mit websted og de sociale funktioner

42www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

Kan Mit websted være løftestangen

til at flytte os fra at Intranettet af idag understøtter ”Læs og lad dig informere” til at Intranettet af i morgen understøtter ”arbejd og deltag aktivt i intranettet med din viden, kompetencer, ideer, initiativer....”

43www.webtop.dk COPYRIGHT©Webtop

SPØRGSMÅL