SharePoint 2013 - Doküman Kütüphaneler ve Doküman Yönetimi (5/13)

SharePoint 2013Kullanıcı EğitimiKerem ÖZENKıdemli Yazılım MühendisiE-Posta: keremozen@gmail.comTwitter: @keremozen

Doküman Kütüphaneleri ve Doküman Yönetimi

İçerik Tanımlar Doküman Kütüphanesi Özellikleri Çöp Kutusu Sürüm Oluşturma Doküman Onayı Kullanıma Alma / İade Etme İstemci Üzerinde Doküman Yönetimi

Tanımlar Kütüphaneler listeler ile aynıdır ancak

dosyalar için kullanılırlar.

Doküman Kütüphanesi Özellikleri Belgelere her yerden, her zaman

ulaşılabilmesi 2 aşama çöp kutusu Kullanıma alma / İade etme Şablonlar İçerik Türleri Versiyonlara Arama İş Akışları Bildirimler (e-posta, RSS, vs)

Çöp Kutusu 2 aşama çöp kutusu

Kullanıcı Çöp Kutusu

Site Koleksiyonu Çöp Kutusu

…listeler içinde geçerlidir

DemoDoküman Kütüphaneleri ve Doküman Yönetimi

Sürüm Oluşturma Sürüm oluşturma bir dokümanın ardışık

iterasyonlarının numaralandırılıp saklanmasıdır.

Her bir doküman kütüphanesi farklı sürüm oluşturma seçeneğinden birisi kullanabilir.

SharePoint’te 3 farklı sürüm oluşturma seçeneği vardır. Sürüm oluşturma yok Ana sürümler oluştur Ana ve alt (taslak) sürümler oluştur

Ana ve Alt Sürümler Ana sürümler izlendiğinde, buna “basit sürüm

oluşturma” denir. Ana sürümler tam sayılarla, alt sürümler

ondalık sayılarla tanımlanır. Örneğin, 5.0 bir ana sürüm numarasıdır. Bu dosyanın ilk alt sürümü 5.1 olarak numaralandırılır.

Çoğu kuruluşta, yalnızca dosyanın sahibine ve dosyaları onaylama izni olan kişilere izin vermek için taslak güvenliği ayarlanır. Bu, ana sürüm yayımlanıncaya kadar alt sürümlerin söz edilenler dışında başka kişiler tarafından görülemeyeceği anlamına gelir.

Ana ve Alt Sürümler (devamı…) Ana sürümler listeler için kullanılabilir, ancak

alt sürümler kullanılamaz. Liste öğesinin her sürümü tam sayıyla numaralandırılır. Kuruluşunuzda listedeki öğelerin onaylanması gerekiyorsa, öğeler, bu öğeleri onaylama izni olan bir kişi tarafından onaylanıncaya kadar Bekleme durumunda kalır. Bekleme durumundayken tam sayılarla numaralandırılır ve taslaklar olarak adlandırılır.

Sürüm Oluşturma Nedenleri Bir sürümün geçmişini izlemek.   

Bir öğenin veya dosyanın ne zaman değiştirildiği ve bu değişikliği kimin yaptığı görülebilir.

Önceki sürümü geri yüklemek.  Geçerli sürümde bir hata yaparsanız, geçerli sürüm

bozulursa veya önceki sürümü daha çok beğeniyorsanız, geçerli sürümü önceki sürümle değiştirebilirsiniz.

Önceki sürümü görüntülemek.  Geçerli sürümünüzün üzerine yazmadan önceki

sürümü görüntüleyebilirsiniz. Word veya Excel dosyası gibi bir Microsoft Office belgesinde sürüm geçmişini görüntülüyorsanız, iki sürümü, aralarındaki farkları belirlemek için karşılaştırabilirsiniz.

Sürüm Oluşma Durumları Bir liste öğesi veya dosya ilk oluşturulduğunda

veya bir dosya karşıya yüklendiğinde. Var olan bir dosyayla aynı ada sahip bir dosya

karşıya yüklendiğinde ve Varolan dosyalara yeni sürüm olarak ekle onay kutusu işaretlendiğinde.

Bir liste öğesinin veya dosyanın özellikleri değiştirildiğinde.

Bir dosya açıldığında, düzenlendiğinde ve kaydedildiğinde. Kaydet'i ilk tıklattığınızda bir sürüm oluşturulur. Geçerli düzenleme oturumu süresince, dosyayı birkaç defa kaydetseniz bile yeni sürüm numarası korunur. Dosyayı kapatıp başka bir düzenleme oturumu için yeniden açtığınızda, farklı bir sürüm oluşturulur.

Sürüm Numaralandırılması Yeni bir sürümü her oluşturduğunuzda sürüm

numaraları otomatik olarak eklenir. Ana sürüm oluşturmanın etkinleştirildiği bir listede veya kitaplıkta, sürümler 1.0, 2.0, 3.0 ve benzeri tam sayılarla yapılır.

Alt sürümler izlenirken, 1.1, 1.2, 1.3 ve benzeri ondalık sayılarla numaralandırılır. Bu sürümlerden biri ana sürüm olarak yayımlandığında, numarası 2.0 olur.

Kullanıma almayı iptal ettiğinizde, sürüm numarası değişmez. En son sürüm 3.0 ise, kullanıma almayı iptal ettikten sonra da 3.0 olarak kalır.

Sürüm Numaralandırılması (devamı…) Bir sürümü sildiğinizde, sürüm, numarasıyla

birlikte Geri Dönüşüm Kutusu'na gider. Sürüm Geçmişi kalan sürüm numaralarını gösterir. Diğer sürüm numaraları değişmez.

Örneğin 2.1 ve 2.2 alt sürümleri olan bir belgeniz varsa ve 2.1 sürümünü silmeye karar verirseniz, sonuçta sürüm geçmişinde yalnızca 2.0 ve 2.2 numaralı ikincil sürümler gösterilir.

İçerik Onayı İçerik onayı, öğelerin veya dosyaların yalnızca

"resmi" sürümlerinin kullanıcılar tarafından görülebilmesini sağlamak için kullanılır.

Birisi listeye veya kitaplığa onay gerektiren bir öğe gönderirse, birisi onaylayana kadar öğe Beklemede durumunda olur.

Çoğunlukla, öğe Beklemede durumunda olduğunda, öğeyi yalnızca, oluşturan kişiyle listeleri ve kitaplıkları yönetme iznine sahip olan kişiler görebilir.

Bekleme olan durumu Onaylandı olarak değiştiğinde, liste veya kitaplığı görme iznine sahip herkes için görünür duruma gelir.

İçerik Onayı (devamı…) Reddedilen öğeler, oluşturan veya gerekli

izinlere sahip olan başka birisi bunları silene kadar liste veya kitaplıkta kalırlar.

Kullanıma Alma / İade Etme Belge üzerinde birlikte çalışmayı denetim

altına almanın bir yolu, özellikle birden çok kullanıcının kitaplığa eriştiği durumlarda dosyaları kullanıma almanın zorunlu tutulmasıdır.

Dosya kullanıma alındıysa, başka kişilerin üzerinde değişiklik yapamaz.

Bununla birlikte, diğer kişilerin en son değişiklikleri görmesi ve kendilerinin değişiklik yapması da engellendiğinden, dosyaların iade edilmesi de önemlidir.

Kullanıma Alma / İade Etme (devamı…) Bir kitaplıkta dosya oluşturma veya ekleme

Dosya başlangıçta sizin kullanımınıza alınmıştır. Başkalarının dosyayı görebilmesi ve dosyayla çalışabilmesi için önce kitaplığa iade etmelisiniz.

Düzenlemek için dosyayı açma Düzenle'yi tıklattığınızda dosya otomatik olarak

kullanımınıza alınır. Kullanıma alındıktan sonra, dosya simgesi yeşil,

aşağı gösteren bir okla kapatılır; bu, dosyanın şu anda kullanıma alınmış olduğunu gösterir. Dosya kullanımınıza alınmış durumda olduğu sürece dosyayı başka kimse değiştiremez ve yaptığınız değişiklikleri kimse göremez.

Kullanıma Alma / İade Etme (devamı…) Dosya hakkındaki bilgilerde (özellikler)

değişiklik yapma Dosya önceden kullanımınıza alınmamışsa, başlık,

yazar adı, son tarih ve sözcük sayısı gibi özelliklerinde değişiklik yapabilmek için önce dosyayı kullanıma almalısınız. Dosyayı geri iade edene kadar değişiklikleriniz geçerlilik kazanmaz.

Başkasının kullanımına alınmış bir dosyayı açmaya çalışma Kullanıma Al ve İade Et seçenekleri kullanılamaz.

Başka birisinin kullanıma aldığı bir dosyayı kendi kullanımınıza alamazsınız. Bunu yapmayı denerseniz, dosyanın başkası tarafından kullanıma alındığını bildiren bir ileti alırsınız.

Öte yandan, dosya simgesinin üzerine gelerek dosyanın kimde olduğunu görebilirsiniz.

Kullanıma Alma / İade Etme (devamı…) Dosyayı iade etme

Yaptığınız değişikliklerle ilgili bir açıklama girmeniz istenir. Kitaplığınızda sürümler izleniyorsa, açıklamanız sürüm geçmişinin bir parçası olur. Hem ana hem de alt sürümler izleniyorsa, hangi tür sürümü iade etmekte olduğunuzu seçmeniz istenir.

Dosyayı uzun süre kullanıma alınmış olarak tutma Dosya kullanımınızda kaldığı sürece başka kimse

yaptığınız değişiklikleri göremez veya dosyayı düzenleyemez.

Bazı durumlarda, yöneticinin dosyanın iade edilmesini zorlaması gerekebilir.

DemoSürüm Oluşturma, Doküman Onayı, Kullanıma Alma / İade Etme

İstemci Üzerinde Doküman Yönetimi Office Web Apps: Word, Excel, PowerPoint,

OneNote uygulamalarının çevrimiçi versiyonu Kullanıcıların web üzerinden yerden bağımsız

olarak ofis belgelerini düzenleyebilmelerine imkan verir.

SharePoint 2013 Office Web Apps ile konfigüre edildiğinde Word, PowerPoint, Excel ve OneNote dosyaları tarayıcı içinden açılabilmektedir.

Bu dosyaların tarayıcı ile mi istemci uygulama ile mi açılacağı ayarlanabilmektedir.

Demoİstemci Üzerinde Doküman Yönetimi

Teşekkür ederim..