Transcript
Uvod u
upravljanje projektima
Natalija Stjepanek, prof. mentor
E-mail: nstjepanek@gmail.com
Nova Gradiška, 6. srpnja 2010.
U današnjem predavanju:
• upoznati osnovne pojmove upravljanja projektima
• praktični primjer pokretanja projekta
• upoznati mogućnost mobilnosti nastavnika u cilju usavršavanja i stjecanja novih znanja i vještina
• mogućnost suradnje sa školom partner iz EU
• upoznati se s ostalim programima Agencije za mobilnost
• ispunjavanje nacrtnih obrazaca za mobilnost nastavnika ili zajednički rad na projektu sa nekom drugom partner školom
Projekti u školstvu
• Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju
projektima a koje zapravo nisu projekti
• Postoje aktivnosti koje se ne doţivljavaju
projektima a mogu se organizirati i voditi kao
projekti.
• Potrebno je prije svake aktivnosti promisliti je li
projekt i koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara
pojedinoj ulozi u projektu.
Potrebno je znanje o
upravljanju projektima! • Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama
uloţili trud i vrijeme u niz projekata.
• Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće
projekte rade i vode lakše i uspješnije.
• Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i
praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata.
I na greškama se uči.
• Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i
za iznalaţenje resursa potrebnih za njegovu uspješnu
realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za
potporu projektima.
Upravljanje projektima
• je jedna od vještina koje nastavnici (i ostali
zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju
steći, ne da bi nuţno sami upravljali mnoštvom
projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i
korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima
se njihov angaţman očekuje.
• Potreban dio stručnog usavršavanja svih
Upravljanje projektima može:
• olakšati ono što radimo
• unaprijediti način rada
• ubrzati postizanje ciljeva/rezultata
• sniziti troškove rada
• potaknuti promjenu
Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...
Zapažanja o nastavnicima na
projektima, 1.
• Snaţne osobnosti, individualci naviknuti na
samostalan rad.
• Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom
radu na projektu – komunikacijski i organizacijski
problemi.
• Skupina iznimnih pojedinaca ne znači uspješan tim!
Zapažanja o nastavnicima na
projektima, 2.
Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često
dovodi do pogrešaka u:
• postavljanju rokova
• procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju
projekta/projekata
• u predviđanju i procjeni rizika!
Zapažanja o nastavnicima na
projektima, 3
• Pretjerana optimističnost u početku (pogrešne
procjene vremena i troškova)
• Sklonost odustajanju pri prvim poteškoćama!
Ne zaboravite: NEMA PROJEKTA BEZ
PROBLEMA!
Pogreške nastavnika kao
voditelja projekata
• Pogreške u komunikaciji:
o Ne komuniciraju dovoljno niti redovito
• sa članovima projektnog tima te
• sa ulagačima u projekt
o Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju
• Pogreške u planiranju:
o Krive (preoptimistične) procjene vremena
o Loša ili nikakva procjena rizika
o Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traţeno daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)
Osnovni pojmovi u
upravljanju projektima
O čemu govorimo ...
• po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih
aktivnosti
• definicija projekta – što projekt jest, što nije
• osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt,
sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim,
sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici,
resursi, vrijeme i kvaliteta
• trokut prilagodbe
Zašto se projekti pokreću?
• Projekti se pokreću kako bi se pronašlo
rješenje za određeni problem ili potrebu
naručitelja projekta.
• Rješenje obuhvaća sve potrebno za
zadovoljenje potrebe – rezultate projekta, upute
za korištenje rezultata i usluge podrške pri
njihovom korištenju.
• Za pronalaţenje rješenja ne mora biti dovoljan
samo jedan projekt, nego ih moţe biti potrebno
i više.
Što je PROJEKT?
Projekt = aktivnost
s unaprijed utvrđenim:
o jasnim i ostvarivim ciljem
o konačnim trajanjem
o raspoloţivim resursima (ljudi, vrijeme,
financijska sredstva)
o ţeljenom razinom kakvoće konačnog proizvoda
Razlika projekata i ostalih
aktivnosti
• Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po
unaprijed zadanom predlošku NISU projekti.
• Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog
izvješća, rješavanje predmeta upravnog
postupka, računovodstveni obračun, plaćanje
računa…
Što su PROGRAMI?
• Program = skup povezanih projekata
o usklađeno upravljanje pojedinim projektima
o koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata
o primjer: program “Suradnici u učenju” traje
nekoliko godina i obuhvaća projekte suradnje
obrazovne zajednice i Microsofta koji se odvijaju
u okviru pojedinih nastavnih godina
Što je CILJ projekta?
• Cilj projekta je NEŠTO
• čega prije realizacije projekta NIJE BILO
• čega bez projekta NE BI bilo
• vrijedno ulaganja u projekt.
• Dobro postavljeni ciljevi su:
• Jasno određeni (opisani)
• Mjerljivi
• Dostiţni
• Ostvarivi
• Vremenski uokvireni
Što su to RESURSI
projekta? • Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili
ţeljeni cilj ...
o Ljudi
o Sredstva (materijalna, nematerijalna,
novčana, ...)
o Vrijeme
• Projekt se ne moţe uspješno završiti ako resursi
nisu osigurani ili raspoloţivi kad su potrebni!
Sudionici projekta
• naručitelj(i) projekta
• sponzor(i) projekta
• ulagač(i) u projekt
• voditelj(i) projekta/projekata/programa
• PROJEKTNI TIM - članovi tima Osobe zaduţene za realizaciju pojedinih
aktivnosti u okviru projekta.
Naručitelji projekta • Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za
proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje
• Određuju cilj projekta.
• Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja:
o postavlja zahtjeve za provedbom projekta
o odobrava rezultate projekta
o pokriva troškove projekta
o koristi se rezultatima projekta
• razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja:
o interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta
Sponzor projekta • osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima
osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i
pomaţe voditelju projekta u uspješnoj provedbi
projekta
• “najvaţniji saveznik voditelja projekta”
• razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora:
o interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj
projekta
o eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se
projekt izvodi
Ulagači
• svi oni koji u projekt ulaţu potrebne resurse:
ljude, sredstva, novac …
• osobe (pojedinci ili ustanove)
o kojima je u interesu uspješna realizacija
projekta
o koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta
o koji ulaţu resurse s kojima raspolaţu u projekt
s ciljem njegove uspješne provedbe
• ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je
potrebno identificirati tijekom pripreme projekta
Voditelj projekta
• zaduţen za komunikaciju sa sponzorima,
ulagačima, naručiteljem projekta
• odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti
kako bi se projekt uspješno završio, odnosno –
kako bi se ciljevi projekta ostvarili u ţeljenom
vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna
projekta.
• Za vođenje projekta potrebno je imati:
o Komunikacijske vještine
o Stručnost u predmetnom području projekta
o Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji
Nadzor projekta
• uspostavlja se zbog:
o praćenja provedbe projekta
o davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza
projekta
o izdavanja konačne potvrde kako su rezultati
projekta (isporučevine) u skladu sa početnim
zahtjevom naručitelja
• nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na
projektu i traje tijekom čitavog projekta
Vremenski okvir projekta
• Projekt mora imati unaprijed određen (zadan)
početak i kraj!
• Vremenski kraj projekta određen je ţeljama
naručitelja projekta.
• Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji
projekta jedna je od ključnih mjera njegove
uspješnosti.
• Nakon što je utvrđen moţe se mijenjati samo uz
suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!
Mjerila uspješnosti projekta
• rok
• troškovi
• kakvoća
Trokut
prilagodbe
KAKVOĆA / KVALITETA
TROŠKOVI VRIJEME
Upravljanje projektima
podrazumijeva umješno
balansiranje resursima (kako bi se
željeni cilj ostvario u zadanom
vremenu i bez prekoračenja
dozvoljenih troškova) i
prilagođavanje promjenama u
stvarnom okruženju.
“Trgovanje” mjerilima
uspješnosti • Ţelite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadrţati
nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta),
troškovi rastu.
• Ţelite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne
uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta
konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niţa od
unaprijed dogovorene.
• Ţelite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u
nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog
proizvoda (cilja projekta) bit će niţa od unaprijed
dogovorene.
Podsjetimo se ...
• Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloţivim resursima
• Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti.
• Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici.
• Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa ţeljenom razinom kakvoće.
• Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloţivih resursa (“Trokut cjenjkanja”)
Sada nekoliko riječi o tome ...
• kako dobro opisati ciljeve projekta
• opseg projekta
• rizici
• proračun projekta
• što su preduvjeti za uspjeh projekta ...
Ciljevi projekta trebaju biti …
S specific specifični
M measurable mjerljivi
A achiveable & agreed upon
dostiţni i
usuglašeni
R realistic realistični
T time-oriented vremenski određeni
Školski primjer: JFK i Mjesec
• Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961.
• “Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća
spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na
Zemlju”
• Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog
cilja moţemo prepoznati?
Primjeri nekih projekata
u školama • tiskanje svjedodţbi
• izrada školskih web
stranica
• sudjelovanje u
programima/projektima:
oučenička
natjecanja
oLIDRANO
oCARDS projekti
• upisi
• organizacija dana
škole
• organizacija drţavnog
natjecanja
• organizacija
maturalnog izleta
• tiskanje svjedodţbi
Mogući školski projekti
• priprema dana Škole
• planiranje Zimske škole
• projekt priprave učenika za drţavnu maturu
• projekt promoviranja prirodnih znanosti u svrhu
opredjeljivanja učenika u srednje škole
• suzbijanje nasilja, droge, alkohola, cigareta
• vaše ideje…?
Većina projekata NIJE
uspješna!
2000
1998
1995
1994
28% 23% 49%
26% 28% 46%
27% 40% 33%
16% 31% 53%
Graf prikazuje ishode oko 30.000 projekata u velikim, malim i
srednjim
tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994.
Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The
Standish Group
International, Inc., 2000
Uspješni Problematični Propali
Zašto projekti ne uspijevaju? • Nejasni ili neusklađeni ciljevi
• Komunikacijski problemi unutar tima ili između
ulagača
• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se
uopće ne završe)
• Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora
• Loša procjena rizika
Upravljanje projektima povećava vjerojatnost
uspješnog završetka projekta – zato je to skup
znanja i vještina koja je potrebno steći!
Komunikacija na projektu?
"Prekomplicirano je
za korištenje" "Potpuno je
nepredvidivo – stalno
nailazimo na
nove probleme"
"Nismo dobili
informacije
potrebne
za obavljanje posla"
"Nismo znali
koliko rad
ostalih članova tima
utječe na naš rad"
"Projekt
je kasnio, a
proračun je
prekoračen"
"Stvoreno je ono
što
nam ne treba" "Ne udovoljava
našim očekivanjima –
nismo zadovoljni" "Nismo u potpunosti
razumjeli
što
trebamo raditi"
"Ne funkcionira
pravilno u našem
okruženju"
“12 zlatnih pravila”
za uspješnije projekte, 1. dio
1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta
(prije početka rada na projektu)
2. izabrati najbolji mogući tim
3. odrţavanje jednostavne i razumljive projektne
dokumentacije
4. realistična procjena potrebnih resursa
5. realističan vremenski plan aktivnosti na projektu
“12 zlatnih pravila”
za uspješnije projekte, 2. dio
6. ne izlaziti izvan opsega projekta
7. voditi računa o ljudima
8. stalna podrška sponzora
9. spremnost na promjene i inovacije
10. dobra međusobna komunikacija
11. stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti
(rizika)
12. potencijal za vođenje projekta
Podsjetimo se ...
• što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku
projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv,
dogovoren, realističan i vremenski uokviren
• za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni
uzroci
• Za uspjeh projekta ključna je otvorena
komunikacija
Projektni ciklus - procesni
model
Prihvaćeni
projektni planovi
Dovršetak
proizvoda
Potvrda o
otklonjenim
neispravnostima
Završetak implementacije
Prihvaćena
Vizija / Opseg
projekta
MSF
Osmišljanje
Planiranje
Realizacija
Provjera (kontrola)
i utvrđivanje
eventualnih
pogrješaka
Projektni
proizvod se
uvodi u
uporabu
Od čega se sastoji
POKRETANJE projekta?
• Priprema temeljnog projektnog dokumenta
• Utvrđivanje sudionika projekta
• Odabir i priprema osnovnog projektnog tima
• Izrada vizije
• Utvrđivanje rješenja
• Određivanje opsega rješenja
• Utvrđivanje osnova za kasnije promjene
Organiziranje osnovnog tima • Što je potrebno?
o odrediti komplet vještina nuţnih za projekt
o dodijeliti uloge članovima tima
o članovima tima objasniti uloge i odnose
o procijeniti spremnost tima
• Definicija: SPREMNOST TIMA je kolektivna pripremljenost tima, mjerena stručnostima i
motivacijom, za uspješno dovršenje projekta
Vizija i opseg
• Vizija je pogled na ono što tim ţeli postići,
neomeđen projektnim ograničenjima
• Opseg je onaj dio vizije projekta koji se na
projektu moţe ostvariti u okviru zadanih
ograničenja.
To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i
usluga ostvarenih (pruţenih) projektom
Izrada vizije
• Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve,
ograničenja i rješenja projekta
• Fokus projektnog tima
o jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku
o prikupiti početne zahtjeve naručitelja
o utvrditi pristup rješavanju problema
o odrediti potrebne vještine (kompetencije) tima
o definirati ciljeve, pretpostavke i ograničenja
o postaviti osnovu za kasnije promjene i revizije
Stvaranje zajedničke vizije
• 2 pristupa stvaranju zajedničke vizije:
o Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili
o Prihvatiti viziju koju su timu kao dio projektnog zadatka
dali sponzori
• Vaţnost zajedničke vizije
o tim dobiva zajednički smjer djelovanja
o pojednostavljuje se i osigurava dosljednost u donošenju
odluka
o veća motiviranost
• Što je vizija? Neomeđen pogled na rješenje
Opseg
• Opseg – dijelovi vizije koji se mogu postići
unutar ograničenja projekta
- posao koji obavlja tim kako bi isporučio dio
rješenja predviđen projektom i u skladu s
njegovim ograničenjima
Upravljanje opsegom
• Zašto je upravljanje opsegom vaţno?
• Ţelimo izbjeći povećanje opsega
• Ţelimo utvrditi što je unutar, a što izvan
opsega
• Tehnike upravljanja opsegom
• Trokut “cjenkanja” (kompromisa)
• Matrica kompromisa
• Povećanje opsega moţe biti
• Upravljivo
• Neupravljivo – govorimo o “curenju opsega”
“Curenje” opsega
• Definicija: “Neupravljana promjena opsega
projekta”
• Dodavanje naknadnih zahtjeva naručitelja ili
korisnika koje projekt dovodi u opasnost (rizik)
neuspješnog završetka zbog prekoračenja
utvrđenog proračuna ili roka završetka
• Promjena utvrđenog opsega projekta koja nije
popraćena razmatranjem njezinog učinka na
raspoloţive resurse, proračun te rok realizacije
projekta
Kako procjenjujemo troškove?
• “Po sličnosti” – “Per analogiam”
• “Odozdo nagore”
• Temeljem utvrđenog cjenika
• Prikupljanjem podataka od dobavljača usluga
• “Parametričkim procjenjivanjem”
Po sličnosti
• Usporedbom sa prošlim sličnim projektima
• Koristimo stvarne podatke (prošlih projekata)
• “Skaliramo” troškove sukladno “veličini” našeg
projekta
Kako procjenjujemo
“odozdo”?
• Prikupljanjem i grupiranjem podataka (procjena)
članova tima o troškovima vezanim uz njihove
zadatke i aktivnosti
Što je to “parametrička
procjena”?
• Korištenje statistički dobivenih podataka
(procjena) o jediničnoj cijeni potrebnog posla
• Temeljem analize većeg broja prošlih projekata
• Točnija od “analogne procjene” (“po sličnosti”)
Početna procjena rizika
• Započinje odmah pri pokretanju projekta
• Okupite osnovni tim i raspravite rizike projekta
• Proces procjene rizika se nastavlja:
oanaliza rizika i postavljanje prioriteta
ostvaranje dokumenta procjene rizika
• Podloga za trajno upravljanje rizikom
Što tim treba proizvesti
(“isporučiti”) u fazi
POKRETANJA projekta?
• dokumentirati viziju i
opseg projekta
• dokumentirati
projektni tim
• dokumentirati
procjenu rizika
• dokumentirati
proračun
Obrazovni sadržaji za
samoučenje
• Više o projektima moţete pronaći na portalu
Suradnici u učenju www.ucitelji.org
56
Radionica…
top related