PROCEDURA AREA I) DEBITI E COSTI 6.7 GESTIONE DEL ... · procedura area i) debiti e costi 6.7 – gestione del trattamento economico del personale con rapporto di lavoro assimilato
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PROCEDURA AREA I) DEBITI E COSTI
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE
CON RAPPORTO DI LAVORO ASSIMILATO A LAVORO
DIPENDENTE
INDICE
1. SCOPO
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
3. RIFERIMENTI
4. TERMINI E DEFINIZIONI
5. RESPONSABILITÀ
FASI
6.1 Conferimento dell’incarico e gestione dell’anagrafica
6.2 Determinazione dei compensi e relativi oneri
6.3 Controlli del processo di elaborazione dei cedolini
6.4 Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al pagamento
6.5 Rilevazione dei costi e delle ritenute
6.6 Pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi e riflessi
6.7 Rilevazioni di fine esercizio
6.8 Controlli periodici
6.9 Conservazione della documentazione
7 TABELLA MATRICIALE
8 DIAGRAMMA DI FLUSSO
Rev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione
0 31.12.2019 Prima emissione UO EF
UO RU RAQ Direttore Amministrativo
Elaborata da:
Direttore UO Economico Finanziaria
Direttore UO Risorse Umane
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
1.SCOPO
La procedura disciplina le modalità, le responsabilità e le tempistiche relative alla gestione del
trattamento economico del personale con rapporto di lavoro assimilato a lavoro dipendente (es:
collaborazione coordinata e continuativa, borse di studio), fornendo gli elementi necessari a costruire un
corretto percorso amministrativo-contabile e a identificare le necessarie misure di controllo contabile;
non entra, pertanto, nello specifico degli aspetti giuridici, fiscali, previdenziali e organizzativi.
In particolare, prevede le fasi di conferimento dell’incarico e gestione dell’anagrafica, determinazione
dei compensi e dei relativi oneri, controlli del processo di elaborazione dei cedolini, elaborazione
definitiva e autorizzazione al pagamento, rilevazione dei costi e delle ritenute, pagamento dei compensi,
delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi, rilevazioni di fine esercizio, controlli periodici.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica alla gestione del trattamento economico del personale non
dipendente, nello specifico:
- Componenti della Direzione Strategica
- Membri del Collegio Sindacale
- Membri del Nucleo di Valutazione delle prestazioni
- Membri del Comitato Etico
- Membri del Collegio Tecnico
- Borsisti
- Membri delle commissioni di concorso e di gara.
Il procedimento comprende la gestione mensile dei cedolini e, periodicamente, dei gettoni di presenza
per il compenso spettante, la contabilizzazione dei costi per la costruzione del Bilancio e la gestione delle
ritenute fiscali e previdenziali correlate alla tipologia di personale (versamento e contabilizzazione).
3. RIFERIMENTI
D.lgs. n. 118/2011 “Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di
bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi, a norma degli articoli 1 e 2 della legge 5
maggio 2009, n. 42” e s.m.i.;
D.M. 15/06/2012: "Nuovi modelli di rilevazione economica «Conto economico» (CE) e «Stato
patrimoniale» (SP) delle aziende del Servizio sanitario nazionale";
D.M. 20/03/2013: "Modifica degli schemi dello Stato patrimoniale, del Conto economico e della
Nota integrativa delle Aziende del Servizio Sanitario nazionale";
Codice Civile: art. 2423-2428;
Principio Contabile Nazionale OIC n. 11 “Bilancio d’esercizio – finalità e postulati”;
Principio Contabile Nazionale OIC n. 19 “I debiti”;
Principio Contabile Nazionale OIC n. 23 “Lavori in corso su ordinazione”;
Principio Contabile Nazionale OIC n. 18 “Ratei e risconti”;
Linee guida regionali “Disponibilità Liquide”;
Decreto Legislativo 18 aprile 2016, n. 50 - Codice dei contratti pubblici;
Testo Unico Imposte sui Redditi;
Normativa in materia di anticorruzione e trasparenza
CU e Modello 770 sulla base delle disposizioni Agenzia delle Entrate
Linee guida contabili e tecniche per la redazione del bilancio d’esercizio 2016 delle aziende socio
sanitarie regionali (nota prot. a1.2017.0098008 del 09/05/2017)
Linee guida contabili e tecniche per la redazione del bilancio d’esercizio 2017 delle aziende socio
sanitarie regionali (nota prot. a1.2018.0053813 del 04/04/2018)
Linee guida contabili e tecniche per la redazione del bilancio d’esercizio 2018 delle aziende socio
sanitarie regionali (nota prot. a1.2019.0175399 del 03/05/2019)
Disposizioni regionali relative agli scambi infragruppo: note regionali relative al Partitario
Intercompany, in particolare:
✓ linee guida partitario Intercompany
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
✓ attivazione Cruscotto Web per l’allineamento delle partite Intercompany delle Aziende del
Sistema Socio Sanitario Regionale e relativo manuale d’uso (rif.: nota prot. n. A1.2017.0327674
del 15/12/2017).
4.DEFINIZIONI ED ABBREVIAZIONI
UO EF Unità Operativa Economico Finanziaria
UO SSST UO Servizi Sanitari e Socio Sanitari Territoriali
CUP Centro Unico di Prenotazione
UO A.S Unità Operativa Acquisti e Servizi
UO UT Unità Operativa Ufficio Tecnico
UO RU Unità Operativa Risorse Umane
SIC Servizio Ingegneria Clinica
SIA Servizio Informativo Aziendale
UO AGL Unità Operativa Affari Generali e Legali
SIC Servizio Ingegneria Clinica
UO CD Unità Operativa Controllo Direzionale
SIA Servizio Informativo Aziendale
UO SS Unità Operativa Servizi di Supporto
UO GC Unità Operativa Gestione Cronicità
DAPS Direzione assistenziale professioni sanitarie
DTP Dipartimento Tecnico Patrimoniale
5.RESPONSABILITA’
FASI E SOTTOFASI RESPONSABILE TEMPISTICHE
1.Conferimento dell’incarico e gestione dell’anagrafica
A) Selezione e conferimento incarico
- -Componenti della Direzione Strategica
- -Membri del Collegio Sindacale
- -Membri del Nucleo di Valutazione delle prestazioni
- -Membri del Comitato Etico
- -Membri del Collegio Tecnico
- -Borsisti
-Membri delle commissioni di concorso
-Membri delle commissioni di gara
B) Determinazione e contabilizzazione dei compensi
c) Raccolta dati anagrafici
- -Componenti della Direzione Strategica
- -Membri del Collegio Sindacale
- -Membri del Nucleo di Valutazione delle prestazioni
- -Membri del Comitato Etico
- -Membri del Collegio Tecnico
- -Borsisti
-Membri delle commissioni di concorso
-Membri delle commissioni di gara
D) Aggiornamento anagrafica
UO AGL
UO AGL
UO Risorse Umane
UO AGL
UO Risorse Umane
UO Risorse Umane
UO Risorse Umane
UO AGL
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
UO Risorse Umane
UO AGL
UO Risorse Umane
UO Risorse Umane
UO Risorse Umane
UO AGL
UO Economico Finanziaria
2. Determinazione dei compensi e relativi oneri
- -Componenti della Direzione Strategica
- -Membri del Collegio Sindacale
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
- -Membri del Nucleo di Valutazione delle prestazioni
- -Membri del Comitato Etico
- -Membri del Collegio Tecnico
-Membri delle commissioni di concorso
-Membri delle commissioni di gara
-Borsisti
Autorizzazione al pagamento
Quantificazione del compenso
Debiti informativi in materia previdenziale, assistenziale
e fiscale
Denuncia INPS
UO Risorse Umane
UO AGL
UO Risorse Umane
UO Risorse Umane
UO AGL
UU.OO/ Reparto /Servizio
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
UO Risorse Umane
3.Controlli del processo di elaborazione dei cedolini
A) A)Verifica delle elaborazioni dei cedolini su una
congrua campionatura per qualifica /categoria
B)
C) B)Controlli specifici su tutti i dipendenti cessati e su
eventuali aspettative o assenze prolungate
D)
E) C) Controlli sui rimborsi spese da erogare ai dipendenti
F)
G) D) Controlli sulle trattenute stipendiali: verifica su un
campione di retribuzioni calcolate, della correttezza
del totale imponibile fiscale e previdenziale e del netto
da pagare, come elaborati dal sistema informatico
H)
E) Controlli sulle indennità di risultato e/o altri sistemi
incentivanti (per membri Direzione Strategica)
F) Controlli sui compensi relativi all’attività libero
professionale
G) Controlli sull’eventuale sussistenza di condizioni che
impediscono l’integrale pagamento delle somme (per
Borsisti)
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
Non applicabile
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
Non applicabile
UO Economico Finanziaria
Entro il 20 del
mese
4.Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al
pagamento
-elaborazione definitiva
-generazione flusso SEPA per il Tesoriere
-autorizzazione al pagamento
-invio flusso al Tesoriere
-creazione stampe, riepiloghi, flussi
-Errori rilevati dopo elaborazione definitiva
a) correzione se non è ancora stato inviato il flusso al
tesoriere
b)se il flusso al Tesoriere è già stato inviato, recupero nei
mesi successivi
-iscrizione del credito
-accredito aggiuntivo
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
Responsabile UO Risorse
Umane
UO Risorse Umane
UO Risorse Umane
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
Entro 3 giorni
antecedenti
valuta
5.Rilevazione dei costi e delle ritenute UO Economico Finanziaria
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
6.Pagamento dei compensi, delle ritenute fiscali e degli
oneri contributivi e riflessi
UO Economico Finanziaria
7.Rilevazioni di fine esercizio UO Economico Finanziaria In sede di
chiusura Bilancio
d’Esercizio
8. Controlli periodici
-quadratura delle singole competenze rilevate nel
sistema di contabilità generale nel periodo con i
cedolini dello stesso periodo;
-controlli in merito alla consistenza dei debiti verso
personale assimilato per retribuzioni, nonché dei debiti
verso gli enti assistenziali e previdenziali, verso l’erario e
verso eventuali altri soggetti;
- quadratura /riconciliazione tra i debiti verso personale
assimilato rilevati negli esercizi precedenti e quanto
rilevato e pagato nel corso dell’esercizio al fine di
verificare l’esattezza del saldo;
-quadratura della movimentazione finanziaria
avvenuta in ogni mese con la variazione del “Debito
verso personale assimilato” e dei debiti verso gli enti
assistenziali e previdenziali, verso l’erario e verso
eventuali altri soggetti (tutte le trattenute e i relativi
versamenti devono quadrare e trovare una
riconciliazione);
-controlli, anche a campione, sulla corretta
applicazione degli istituti relativi alla retribuzione di
risultato e di posizione rispetto all’inquadramento
giuridico del dipendente;
-verifica della corretta classificazione delle passività tra
debiti e correlati costi del personale, da un lato, e fondi
e correlati accantonamenti dall’altro;
-analisi comparate dei costi del periodo corrente,
dell’anno precedente e del bilancio di previsione;
-controllo del rispetto dei debiti informativi verso il
lavoratore e gli enti esterni (per esempio Certificazioni
Uniche e modello 770);
-verifica del corretto utilizzo dei conti dedicati e ai
sezionali di bilancio; verifica della corretta
alimentazione dei sistemi di contabilità analitica;
-controlli sulla corretta applicazione della normativa in
materia di anticorruzione e trasparenza.
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
Non applicabile
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
UO Economico Finanziaria
RPCT
Mensilmente
Mensilmente
Annualmente
Mensilmente
Annualmente
Trimestralmente
Annualmente
9.Conservazione della documentazione UO Economico Finanziaria
6 FASI
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
6.1 Conferimento dell’incarico e gestione dell’anagrafica 6.1.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative all’espletamento della selezione e al conferimento
degli incarichi
Le procedure di conferimento degli incarichi variano a seconda della natura dell’incarico come da
normativa specifica.
COMPONENTI DELLA DIREZIONE STRATEGICA, MEMBRI DEL COLLEGIO SINDACALE, COMITATO ETICO,
COLLEGIO TECNICO
Le nomine dei componenti di tali Organi Istituzionali avvengono nel rispetto della normativa specifica.
Relativamente alla nomina dei componenti la Direzione Strategica, i membri del Collegio Sindacale e
del Comitato Etico responsabile della predisposizione del provvedimento di conferimento dell’incarico o
di presa d’atto della nomina è l’UO AGL, mentre per la nomina del Collegio Tecnico responsabile è l’UO
Risorse Umane.
MEMBRI DEL NUCLEO DI VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI
Le nomine dei membri di tale organo vengono effettuate secondo quanto previsto dalla DGR n. X/5539
del 2.8.2016 “Linee Guida per i Nuclei di Valutazione delle Performance /Prestazioni del personale degli
enti sanitari” previa pubblicazione di specifico avviso pubblico per l’acquisizione delle manifestazioni di
interesse da parte di soggetti qualificati e di successiva analisi delle candidature pervenute.
Il provvedimento di costituzione del Nucleo viene predisposto dall’UO Risorse Umane.
BORSISTI
Il responsabile della U.O. o del Servizio che propone l’attivazione della borsa di studio invia specifica
richiesta contenente le seguenti indicazioni: oggetto, durata, valore, presenza richiesta, requisiti, fonte di
finanziamento.
Il settore Reclutamento e Dotazione Organica della UO Risorse Umane ne verifica il rispetto delle
disposizioni normative in materia e trasmette la richiesta di attivazione alla Direzione Strategica per
l’autorizzazione.
Il direttore della UO Risorse Umane dispone l’indizione della procedura di reclutamento e il Settore
Reclutamento e Dotazione Organica pubblica sul sito internet dell’azienda il bando di selezione, redatto
secondo le indicazioni riportate nella richiesta di attivazione, che deve rimanere pubblicato per almeno
dieci giorni.
Raccolte le candidature, il Settore Reclutamento e Dotazione Organica verifica il possesso dei requisiti di
partecipazione e organizza l’espletamento della procedura selettiva;
La commissione di esperti, nominata dall’Azienda, valuta i curricula presentati e, se necessario, procede
ad effettuare il colloquio selettivo dei candidati;
In esito alla selezione che individua l’assegnatario della borsa di studio, viene adottata da parte della UO
Risorse Umane la determinazione dirigenziale di attivazione dell’incarico, previo passaggio alla UO
Economico Finanziaria per l’imputazione della spesa ai conti di competenza.
Il settore Reclutamento e Dotazione Organica:
segnala l’assegnatario dell’incarico alla Medicina del Lavoro Aziendale per valutazione medica di
idoneità preventiva all’attivazione della borsa di studio;
verifica alla fonte il possesso da parte dell’assegnatario dei requisiti specifici richiesti dal bando;
ricevuta la valutazione di idoneità, predispone l’accordo relativo alla borsa di studio. L’accordo è
sottoscritto dal Direttore UO Risorse Umane, su delega del Direttore Generale, e dal borsista a cui
viene consegnato. Quest’ultimo compila inoltre la relativa modulistica (dati anagrafici e bancari,
regime fiscale, modulo per la rilevazione di eventuali situazioni di incompatibilità);
annota il contratto, con relativi dati e scadenza, in apposito file ad uso scadenziario per il Settore
Reclutamento e Dotazione Organica;
comunica l’avvenuta attivazione della borsa di studio al responsabile che ne ha fatto richiesta e
agli uffici aziendali coinvolti (UO EF, UO SS per le attività di controllo relative alle divise, SIA per l’
assegnazione delle credenziali eventualmente richieste)
compila apposita scheda informativa (contenente dati anagrafici, tipologia contratto, tipologia
qualifica, titolo di studio, durata del contratto) che viene consegnata in copia a tutti i settori della UO
Risorse Umane e alla UO Economico Finanziaria.
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
MEMBRI DELLE COMMISSIONI DI CONCORSO
A) Concorso pubblico per assunzione personale del comparto
La nomina della commissione viene disposta con Determinazione dirigenziale della UO Risorse Umane.
Ai sensi del DPR 220/01 le commissioni sono così composte:
- presidente: un dirigente dipendente dell’azienda appartenente al ruolo cui afferisce il profilo
professionale messo a concorso;
- componenti: due operatori fra il personale in servizio presso le aziende del SSR e inquadrati nel
medesimo profilo messo a concorso.
B) concorso pubblico per assunzione personale della dirigenza sanitaria
La nomina della commissione viene disposta con determinazione dirigenziale della UO Risorse Umane.
Ai sensi del DPR 483/97 le commissioni sono così composte:
- presidente: il dirigente della medesima disciplina messa a concorso responsabile della struttura
complessa coinvolta;
- componenti: due dirigenti della medesima disciplina messa a concorso, responsabili di struttura
complessa, di cui uno sorteggiato dall’azienda fra i direttori di struttura complessa in servizio presso le
aziende del SSR e uno designato dalla Regione fra il medesimo personale.
C) Concorso pubblico per assunzione personale della dirigenza dei ruoli professionale, tecnico e
amministrativo
La nomina della commissione viene disposta con determinazione dirigenziale della UO Risorse Umane.
Ai sensi del DPR 483/97 le commissioni sono così composte:
- presidente: il direttore amministrativo dell’azienda;
- componenti: due dirigenti del medesimo profilo messo a concorso di cui uno scelto dal direttore
generale nell’ambito del personale in servizio presso le aziende del SSR e uno designato dalla Regione
fra il medesimo personale.
D) Pocedura per il conferimento di incarico quinquennale di direzione struttura complessa
La nomina della commissione viene disposta con decreto del direttore generale.
Ai sensi dell’art.15 comma 7 bis del D.Lgs.502/92 la commissione giudicatrice delle procedure per il
conferimento degli incarichi di struttura complessa è composta dal direttore sanitario dell'azienda
interessata e da tre direttori di struttura complessa, nella medesima disciplina dell'incarico da conferire,
individuati tramite sorteggio da un elenco nazionale nominativo, costituito dall'insieme degli elenchi
regionali dei direttori di struttura complessa, appartenenti ai ruoli regionali del Servizio Sanitario Nazionale.
Il presidente viene eletto dalla commissione tra i tre componenti sorteggiati.
MEMBRI DELLE COMMISSIONI DI GARA
I membri delle Commissioni di gara vengono individuati secondo quanto previsto dall’art. 77 del D. Lgs.
50/2016 “Codice dei contratti pubblici” e dal “Regolamento aziendale per la nomina e la composizione
delle Commissioni di gara e l’attribuzione degli incarichi per la predisposizione dei capitolati tecnici”
approvato con Deliberazione n. 245 del 18.7.2016. Responsabile per la predisposizione dell’atto di
nomina è la UO AGL.
6.1.2 Modalità di acquisizione dei dati necessari per la determinazione e contabilizzazione dei compensi
e dei relativi oneri nonché la presenza di un finanziamento dedicato
Modalità:
A seguito della conclusione del processo di conferimento dell’incarico, l’UO che ha predisposto il
provvedimento di costituzione dell’Organo o ha conferito l’incarico per i borsisti, invia la bozza dell’atto
all’UO Economico Finanziaria per l’annotazione della tipologia e dell’ammontare del compenso.
Sulla base della tipologia di contratto, l’UO Economico Finanziaria indica l’onere complessivo
dell’incarico, gli oneri fiscali e previdenziali previsti ed individua il conto contabile ed il bilancio di
competenza a cui imputare la spesa. Nel caso in cui il costo sia coperto da finanziamento dedicato,
l’UO Economico Finanziaria verifica la disponibilità per la copertura dell’onere e indica nell’atto di
conferimento il codice specifico da utilizzare per le registrazioni contabili (FXXX se fonte di finanziamento
per progetti specifici o RXXX se fondo di reparto, EXXX se contributo in c/esercizio).
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
Responsabilità:
L’UO Economico Finanziaria provvede alla contabilizzazione dei compensi, dei relativi oneri nonché della
disponibilità economica di un finanziamento dedicato.
6.1.3 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla gestione e all’aggiornamento dell’anagrafica
dei collaboratori
Modalità:
Per il personale assimilato e per i membri di commissioni e comitati aziendali, dipendenti di altri Enti
(Nucleo di valutazione, Comitato Etico, …), l’UO Risorse Umane consegna al collaboratore il modulo di
rilevazione dei dati anagrafici e di eventuali dati relativi a casse previdenziali di categoria o iscrizione a
gestione separata INPS.
I moduli, debitamente compilati, sono inviati all’UO Economico Finanziaria per l’inserimento nel
programma di gestione degli stipendi. L’operatore dell’UO Economico Finanziaria inserisce nel
programma tutti i dati necessari per l’elaborazione del cedolino.
I campi obbligatori per l’anagrafica degli assimilati sono:
- Dati anagrafici;
- Codice fiscale;
- Indirizzo di residenza
- IBAN
- Casse previdenziali di appartenenza
- Sede di lavoro
- Data inizio attività
- Profilo professionale
Vengono inoltre inseriti i contatti telefonici/mail per eventuali comunicazioni.
Ogni eventuale modifica dei dati anagrafici deve essere comunicata dal personale assimilato all’UO
Economico Finanziaria per l’aggiornamento nel programma.
Per la Direzione Strategica e per i componenti del Collegio sindacale, l’UO Economico Finanziaria
provvede direttamente a far compilare la scheda anagrafica da parte del collaboratore designato.
Responsabilità:
L’UO Risorse Umane è responsabile per la raccolta delle anagrafiche relative ai borsisti, ai membri delle
commissioni, ai componenti del Nucleo di Valutazione e del Comitato Etico. L’UO Economico Finanziaria
è responsabile della raccolta delle anagrafiche dei componenti della Direzione Strategica e del Collegio
Sindacale; provvede inoltre alla corretta gestione e aggiornamento di tutte le anagrafiche.
Tempistiche: l’inserimento del modulo anagrafico avviene al ricevimento della scheda e comunque in
anticipo rispetto all’elaborazione del primo cedolino/pagamento.
6.2 Determinazione dei compensi e relativi oneri 6.2.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla determinazione dei compensi e dei relativi oneri
Modalità:
Le tipologie di compenso erogate possono essere:
- Compenso orario mensile (borsisti);
- Compenso fisso mensile (borsisti e Direzione Strategica);
- Gettone di presenza con erogazione trimestrale/semestrale (Organi istituzionali, commissioni).
Per i borsisti con compenso orario mensile, l’erogazione dello stipendio avviene il mese successivo a
quello di presa servizio, rapportato alle ore mensili effettuate e registrate nel sistema di rilevazione delle
presenze. Il prospetto delle timbrature mensile è validato e controfirmato dal Responsabile del Servizio di
assegnazione ed inviato all’UO Economico Finanziaria generalmente entro il 10 del mese successivo. In
caso di compenso fisso mensile, la quota viene erogata, con le medesime tempistiche, previo
accertamento della presenza in servizio.
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
Nel caso della Direzione Strategica, il compenso mensile è predeterminato con Delibera di Giunta
Regionale, recepita dall’Azienda nell’atto di conferimento dell’incarico. Annualmente alla Direzione
viene liquidato anche il premio per il raggiungimento degli obiettivi, sulla base del punteggio assegnato
dalla Giunta Regionale al Direttore Generale. In sede di redazione dell’atto di liquidazione da parte
dell’UO AGL, l’UO Economico Finanziaria effettua i calcoli per la determinazione esatta del premio da
erogare. Per il Collegio sindacale il compenso, predeterminato su base percentuale del compenso del
Direttore Generale, viene erogato trimestralmente.
Per il Nucleo di Valutazione, i Collegi Tecnici e le commissioni di concorso, l’UO Economico Finanziaria
riceve dalla UO Risorse Umane l’atto di liquidazione riportante il numero di sedute ed i gettoni/compenso
da pagare ai membri.
Per il Comitato Etico, l’UO AGL invia all’UO Economico Finanziaria l’atto di liquidazione riportante il
numero di sedute ed i gettoni/compenso da pagare ai membri.
Nel mese di erogazione dei compensi, la valuta assegnata corrisponde a quella delle competenze
stipendiali del personale dipendente.
Sulla base della natura fiscale dei singoli compensi, l’UO Economico Finanziaria determina la corretta
applicazione degli oneri e delle ritenute da applicare ai sensi della normativa vigente, inserendo
all’interno dei software di elaborazione stipendi e di contabilità le codifiche corrispondenti.
6.2.2 Responsabilità in merito ai debiti informativi in materia previdenziale, assistenziale e fiscale
Una volta l’anno sulla base dello scadenziario fiscale, l’UO Economico Finanziaria procede
all’elaborazione delle Certificazioni Uniche con il software degli stipendi. Effettua i controlli e le
quadrature tra le ritenute fiscali applicate e versate ed invia il flusso informatico all’Agenzia delle Entrate.
Ai singoli assimilati l’UO Economico Finanziaria consegna la Certificazione Unica via mail, via posta o
tramite ritiro presso la stessa.
Annualmente, l’UO Economico Finanziaria elabora il modello 770 semplificato relativo alle ritenute
applicate e versate, effettua le quadrature con le CU, controlla i versamenti mensili effettuati con F24EP
e procede all’invio del flusso informatico entro la scadenza definita dall’Agenzia delle Entrate mediante
il Desktop Telematico.
La legge 24 novembre 2003, n. 326 stabilisce che i datori di lavoro devono comunicare mensilmente
all’INPS i dati retributivi e le informazioni utili al calcolo dei contributi.
La denuncia è di tipo mensile e deve essere inviata in via telematica all'INPS entro l’ultimo giorno del
mese successivo quello di competenza.
E’ di tipo integrato e si compone di una sezione denominata ListaPosPA (ex Denuncia Mensile Analitica
INPDAP) per la dichiarazione individuale dei contributi mensili Inps-Gestione dipendenti pubblici di tutte
le posizioni a tempo determinato e indeterminato e della parte ex Emens, che comprende i dati
retributivi per il calcolo dei contributi dei parasubordinati in gestione separata Legge 335/95.
Comprende inoltre le informazioni necessarie all’aggiornamento delle posizioni assicurative individuali.
Copia della ricevuta di invio on-line è conservata presso il Settore Economico Previdenziale.
6.3 Controlli del processo di elaborazione dei cedolini 6.3.1Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli del processo di elaborazione dei cedolini
A) Verifica delle elaborazioni dei cedolini su una congrua campionatura per qualifica/categoria
Mensilmente, dopo l’inserimento dei compensi da erogare al personale assimilato, un operatore dell’UO
Economico Finanziaria lancia l’”elaborazione provvisoria” dei cedolini nel software degli stipendi e
verifica la correttezza dei dati computati ai fini del pagamento, sulla base della tipologia contrattuale.
B) Controlli specifici su tutti i lavoratori con rapporto di lavoro assimilato al lavoro dipendente cessati e su
eventuali aspettative o assenze prolungate
Nel caso di assenze prolungate o eventuali periodi di aspettativa dal servizio, l’UO RU comunica all’UO
Economico Finanziaria la modifica contrattuale. Nell’elaborazione dei cedolini, l’UO Economico
Finanziaria provvede a riproporzionare / sospendere i compensi sulla base delle indicazioni ricevute e ne
verifica la corretta applicazione.
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
C) Controlli sui rimborsi spese da erogare
Non sono previsti per questa tipologia di contratto.
D) Controlli sulle trattenute stipendiali: verifica su un campione di retribuzioni calcolate, della correttezza
del totale imponibile fiscale e previdenziale e del netto da pagare, come elaborati dal sistema
informatico
Mensilmente, a seguito dell’elaborazione dei cedolini, un operatore dell’UO Economico Finanziaria
verifica la correttezza degli importi netti da erogare e delle relative ritenute fiscali/previdenziali, sulla
base della tipologia contrattuale.
E) Controlli sulle indennità di risultato e/o altri sistemi incentivanti
Annualmente, sulla base del punteggio assegnato dalla Giunta Regionale al Direttore Generale, l’UO
Economico Finanziaria procede al conteggio ed alla liquidazione del premio per il raggiungimento degli
obiettivi ai componenti della Direzione Strategica. A seguito dell’elaborazione dei cedolini, l’UO
Economico Finanziaria controlla la correttezza dei dati inseriti e la verifica fiscale e previdenziale delle
ritenute applicate.
Non sono previsti altri sistemi incentivanti per il personale assimilato.
F) Controlli sui compensi relativi all’attività libero professionale
Non sono previsti per questa tipologia di contratto.
G) Controlli sull’eventuale sussistenza di condizioni che impediscono l’integrale pagamento delle somme
Per i borsisti con compenso fisso mensile, l’operatore dell’UO Economico Finanziaria controlla il prospetto
delle timbrature del mese, debitamente firmato dal Responsabile dell’UO di appartenenza. Nel caso non
sia stato raggiunto il monte ore dovuto, l’UO Economico Finanziaria provvede al ricalcolo proporzionale
del corrispettivo da erogare sulla base delle ore effettuate. Nel caso il collaboratore abbia accumulato
ore in eccedenza nei mesi precedenti, le stesse possono essere utilizzate a copertura di eventuali
carenze orarie nel mese.
Prima dell’elaborazione definitiva, l’UO Economico Finanziaria procede, per i percipienti di una
retribuzione NETTA mensile superiore ad € 5.000,00 alle debite verifiche di eventuali inadempimenti verso
Equitalia, ai sensi dell’art. 48 bis del DPR 602/73 e s.m.i.; in caso di verifica negativa procede a
rideterminare il relativo pagamento.
6.3.2 Modalità di risoluzione di errori rilevati nell’ambito delle verifiche dei cedolini cosiddetti di prova
Se durante l’”elaborazione provvisoria” dei cedolini, mediante l’utilizzo del software in dotazione alla UO
Risorse Umane, emergono delle squadrature / errori, l’UO Economico Finanziaria provvede alla correzione
dei dati inseriti ed alla “rielaborazione singola o a gruppi”, che verrà ricontrollata prima della chiusura finale.
6.4 Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al pagamento
6.4.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative all’elaborazione definitiva dei cedolini e alla stampa
relativa ai riepiloghi delle ritenute e dei contributi
Superati positivamente i controlli dell’”elaborazione provvisoria”, l’operatore dell’UO Economico
Finanziaria procede, mediante il software della UO Risorse Umane, alla “consultazione cedolini elaborati”
ed al lancio delle “stampe di controllo”. Se non vengono rilevate situazioni anomale, l’operatore
provvede alla “chiusura mensile”, ossia all’elaborazione definitiva dei cedolini.
6.4.2 Responsabilità e modalità di autorizzazione al pagamento
L’autorizzazione alla liquidazione, riportante la cifra complessiva delle competenze da pagare nel mese
e degli oneri complessivi, avviene a firma del Responsabile dell’UO Risorse Umane.
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
Con almeno due o tre giorni lavorativi di anticipo sulla data di pagamento degli stipendi, l’UO
Economico Finanziaria provvede ad inviare il file tracciato SEPA all’UO Risorse Umane per un invio unico
(con il file del personale dipendente e convenzionato) e per l’accredito degli stipendi al Tesoriere, il
quale provvede a vincolare le somme per il pagamento degli stipendi e a generare il sospeso di uscita.
6.4.3 Modalità di risoluzione di eventuali errori rilevati a elaborazione stipendiale definitiva già effettuata
Qualora a elaborazione definitiva dei cedolini si rilevasse un errore nell’elaborazione stipendiale (relativo
ad un pagamento superiore o inferiore allo spettante), la procedura prevede che:
se non è ancora stato trasmesso il flusso SEPA al Tesoriere, l’UO Economico Finanziaria provvede alla
correzione, alla rielaborazione definitiva degli stipendi e delle stampe;
se è già stato trasmesso il flusso SEPA al Tesoriere, l’UO Economico Finanziaria provvede
immediatamente a contattare l’interessato ed a comunicare, per iscritto l’errato accredito. In caso di
pagamento di minori/maggiori emolumenti, si provvede, in occasione della prima elaborazione utile del
successivo cedolino, a integrare/recuperare le somme non riconosciute/corrisposte. Nel caso di
pagamento notevolmente superiore, il recupero delle somme avviene ratealmente in più mensilità,
tramite comunicazione scritta. Nel caso l’interessato sia già cessato o in aspettativa per lunghi periodi, si
invia specifica comunicazione affinché provveda alla restituzione, secondo le modalità in essa indicate.
Nel caso di pagamento notevolmente inferiore l’UO Economico Finanziaria provvede ad effettuare un
accredito aggiuntivo.
6.5 Rilevazione dei costi e delle ritenute
6.5.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla rilevazione del costo del personale e delle
relative ritenute
L’elaborazione dei cedolini nel gestionale degli stipendi non determina ancora registrazioni contabili di
costo. Infatti, dopo la chiusura definitiva degli stipendi, l’operatore UO Economico Finanziaria lancia,
nella sezione dedicata del programma degli stipendi, la contabilizzazione mensile per l’elaborazione
provvisoria delle tabelle di transcodifica. Tali tabelle aggregano tutte le informazioni relative ai cedolini
del personale assimilato al lavoro dipendente, inseriti e messi in pagamento nel mese di competenza per
quanto riguarda la Direzione Strategica ed i membri degli Organi Istituzionali e Comitati e nel mese
precedente a quello elaborato per il restante personale assimilato, trasformandole in dati contabili pronti
per essere importati nelle OAPPS.
Prima dell’import definitivo nelle OAPPS, l’operatore della UO Economico Finanziaria esegue delle fasi di
controllo durante le quali il sistema rileva se mancano degli abbinamenti tra le voci stipendiali e le
partite/conti di bilancio. In tal caso, l’operatore UO Economico Finanziaria procede ad integrare
l’apposita tabella con i dati mancanti e a lanciare la tabella di transcodifica definitiva; questo
passaggio viene effettuato con il gestionale dell’UO Risorse Umane.
Successivamente l’operatore UO Economico Finanziaria procede al lancio delle varie fasi previste nelle
OAPPS per l’importazione definitiva del flusso nel programma di contabilità, secondo i seguenti passaggi:
- 1^ Fase: viene importato in un ambiente intermedio di controllo il flusso che arriva dal gestionale degli
stipendi;
- 2^ Fase: lo stesso flusso, se supera tutti i blocchi automatici della 1^ fase, viene importato in
un’interfaccia intermedia. In caso contrario l’operatore della UO Economico Finanziaria interviene
con correzioni manuali e integrazioni della tabella di base direttamente nel gestionale della UO
Risorse Umane.
- 3^ Fase: viene prodotto un file in formato xls che consente i controlli relativi alle quadrature delle
partite da importare in contabilità con i riepiloghi delle competenze stipendiali pagate, prodotti
dall’applicativo della UO Risorse Umane. Se vengono rilevate delle anomalie, l’operatore della UO
Economico Finanziaria provvede a segnalarlo alla UO Risorse Umane per la successiva sistemazione.
- 4^ Fase: viene prodotto un ulteriore file xls nel quale viene evidenziata la competenza degli
emolumenti erogati con la conseguente attribuzione al costo (partite di competenza anno corrente)
o con lo storno del conto di accantonamento (partite di competenza anni precedenti).
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
- 5^ Fase: l’operatore della UO Economico Finanziaria effettua le correzioni di cui alla fase 2 anche
nelle OAPPS per allineare le tabelle di base dei due ambienti.
- 6^ Fase: il file xls creato nella 4^ fase viene importato in modo non definitivo nelle OAPPS. Il software di
contabilità, tramite procedura automatica, rileva gli importi da imputare ai singoli conti di bilancio,
creando dei documenti contabili per il versamento delle competenze e delle ritenute mensili.
- 7^ Fase: superata la fase 6, l’operatore della UO Economico Finanziaria procede alla importazione
definitiva dei dati. Per le funzionalità e i collegamenti informatici non automatizzati, l’operatore UO
Economico Finanziaria deve procedere manualmente alla correzione ed integrazione dei dati
contabili non rilevati.
- 8^ Fase: eseguite tutte le quadrature, l’operatore UO Economico Finanziaria convalida in contabilità
le scritture ed i documenti creati sia per la rilevazione definitiva dei costi e delle ritenute che per
poter procedere al pagamento degli stessi.
Per il personale assimilato, non tutte le funzionalità e i collegamenti informatici, che sono automatici per il
personale dipendente, sono stati implementati, pertanto, l’operatore dell’UO Economico Finanziaria
deve procedere manualmente alla correzione della chiave contabile ed integrazione dei dati non
rilevati (esempio: sottobudget, centro di costo, fonte di finanziamento).
Eseguite tutte le quadrature, l’operatore dell’UO Economico Finanziaria convalida in contabilità le
scritture ed i documenti creati sia per la rilevazione definitiva dei costi e delle ritenute che per poter
procedere al pagamento degli stessi.
6.5.2 Modalità di eventuale utilizzo del finanziamento nel caso il costo sia finanziato da contributi in
c/Esercizio dedicati e soggetti a rendicontazione.
Tutti i movimenti contabili inerenti l’utilizzo dei contributi in conto esercizio sono tracciati tramite
l’indicazione della fonte di finanziamento specifica; come già ricordato, la tracciatura è effettuata nel
sistema contabile Oracle.
In ogni caso, sulla base della tracciatura sopra richiamata, è possibile ricavare, per ogni fonte di
finanziamento (RXXX, FXXX o EXXX):
- Ammontare del contributo autorizzato, suo utilizzo ed ammontare residuo;
- Ammontare del credito residuo da incassare;
- Ammontare del contributo incassato;
- Ammontare dei debiti per oneri ancora da pagare;
- Ammontare dei costi imputati e già pagati.
In particolare:
1. Se il costo viene sostenuto nel corso dell’esercizio in cui il contributo è stato imputato per competenza
nella relativa voce di Ricavo, al momento della contabilizzazione del cedolino l’operatore della UO
Economico Finanziaria indica nella chiave contabile la Fonte di Finanziamento specifica;
2. Se il costo viene sostenuto in esercizi successivi a quelli in cui il contributo è stato imputato per
competenza nella relativa voce di Ricavo, a fine esercizio è necessario provvedere alla rilevazione
dell’accantonamento per quote non utilizzate. Nel momento in cui vengono utilizzati per finanziare oneri
relativi a lavoratori assimilati, l’operatore della UO Economico Finanziaria procede a:
- indicare nella chiave contabile la Fonte di Finanziamento specifica, registrando il relativo costo e il
debito al momento della contabilizzazione del cedolino
- stornare l’importo di tali contributi dal “Fondo per quote inutilizzate di contributi esercizi precedenti”
- rilevare in Avere la relativa voce di “Utilizzo contributi esercizi precedenti”.
ALIMENTAZIONE DELLA CONTABILITA’ ANALITICA
Al momento dell’inserimento di ogni assimilato nel sistema informatico SIGMA, l’UO Economico
Finanziaria provvede ad assegnare il Centro di Costo di destinazione. Al momento della determinazione
delle competenze stipendiali i dati vengono importati mediante un automatismo nel gestionale di
Contabilità Analitica.
L’alimentazione della Co.An avviene secondo quanto indicato nelle Linee Guida Regionali di Contabilità
Analitica.
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
6.6 Pagamento dei compensi, delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi e riflessi
Le modalità di regolarizzazione del provvisorio di uscita emesso dal Tesoriere e di emissione del relativo
documento contabile sono descritte nella procedura 4.4 Gestione Tesoreria dell’Area G) Disponibilità
liquide.
6.7 Rilevazioni di fine esercizio
6.7.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative all’effettuazione delle rilevazioni di fine esercizio, nel
rispetto del principio di competenza e prudenza
A) Flussi informativi in merito alle modalità di determinazione e comunicazione dei costi non contabilizzati
nel corso dell’esercizio ma di competenza dell’esercizio stesso al fine della relativa rilevazione del costo e
del debito
Ai fini del rispetto del principio della competenza, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio, la UO
Economico Finanziaria procede alla rilevazione delle scritture contabili di completamento, per far
confluire correttamente in bilancio i costi di competenza dell’esercizio in chiusura.
Nel momento in cui la Regione Lombardia comunica la chiusura del bilancio con la compilazione di un
conto economico definitivo tra febbraio/marzo, l’UO Economico Finanziaria procede alla rilevazione
delle competenze riferite all’anno X non ancora erogate, che nella procedura in esame possono
riguardare:
- il premio per il raggiungimento degli obiettivi del Direttore Generale e di conseguenza della Direzione
Strategica;
- i compensi/gettoni per attività di altri organi istituzionali (Comitato Etico, Nucleo di Valutazione,
Collegi Tecnici)o commissioni.
L’operatore dell’UO Economico Finanziaria provvede al calcolo previsionale dell’importo da erogare ed
alla relativa registrazione in contabilità al 31/12 (anno X) come scrittura contabile in DARE del relativo
Costo e in AVERE del Debito. Mentre sull’anno X+1 verrà chiuso il conto di Debito da accantonamento in
DARE e in AVERE aperto il Debito v/personale assimilato, nel mese di erogazione del premio/compenso.
Nel caso in cui il personale interessato sia dipendente di Aziende Sanitarie della Regione, l’UO
Economico Finanziaria concorda con le Aziende di appartenenza gli importi registrati per la quadratura
del Partitario IC e del CONS del bilancio di esercizio.
6.8 Controlli periodici
6.8.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla quadratura delle singole competenze rilevate
nel sistema di contabilità generale nel periodo con i cedolini dello stesso periodo
Modalità: mensilmente un operatore dell’UO Economico Finanziario verifica che le partite debitorie e di
costo corrispondano ai cedolini liquidati nel mese, attraverso le seguenti operazioni:
- viene prodotto un file in formato xls che consente i controlli relativi alle quadrature delle partite da
importare in contabilità con i riepiloghi delle competenze stipendiali pagate, prodotti
dall’applicativo della UO Risorse Umane. Se vengono rilevate delle anomalie, l’operatore della UO
Economico Finanziaria provvede alla successiva sistemazione.
- viene prodotto un ulteriore file xls nel quale viene evidenziata la competenza degli emolumenti
erogati con la conseguente attribuzione al costo (partite di competenza anno corrente) o con lo
storno del conto di accantonamento (partite di competenza anni precedenti).
Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziario
Tempistiche: ogni mese, dopo la chiusura dei cedolini.
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
6.8.2 Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli in merito alla consistenza dei debiti verso
personale assimilato al personale dipendente per retribuzioni, nonché dei debiti verso gli enti assistenziali
e previdenziali, verso l’Erario e verso eventuali altri soggetti
Modalità:
Mensilmente, l’operatore della UO Economico Finanziaria verifica che il totale dei debiti verso personale
assimilato per retribuzioni, nonché dei debiti verso gli enti assistenziali e previdenziali, verso l’Erario e verso
eventuali altri soggetti quadri con i mandati di pagamento emessi.
Annualmente, prima di procedere all’approvazione del bilancio d’esercizio, anche a seguito di espressa
richiesta da parte del Collegio Sindacale, un operatore della UO Economico Finanziaria procede
all’estrazione delle partite debitorie ancora aperte alla data del 31.12 relative al personale assimilato,
nonché dei debiti verso gli enti assistenziali e previdenziali, verso l’Erario e verso eventuali altri soggetti,
per verificare che corrispondano con quanto versato nel corso del mese di gennaio dell’anno
successivo.
Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziario
Tempistiche:
- annualmente, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio.
- mensilmente alla chiusura dei cedolini dopo il pagamento delle competenze stipendiali e degli oneri
fiscali e previdenziali
6.8.3 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla quadratura / riconciliazione tra i debiti verso
personale assimilato al personale dipendente rilevati negli esercizi precedenti e quanto rilevato e
pagato nel corso dell’esercizio al fine di verificare l’esattezza del saldo
Modalità: in sede di chiusura di bilancio, l’operatore dell’UO Economico Finanziaria verifica che le partite
debitorie ancora aperte corrispondano al saldo di quanto ancora da erogare. In caso di discrepanze si
procede alla rilevazione delle eventuali sopravvenienze/insussistenze nella sezione dedicata del conto
economico.
Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziaria.
Tempistiche: annualmente, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio.
6.8.4 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla quadratura della movimentazione finanziaria
avvenuto in ogni mese con la variazione del “debito verso personale assimilato al personale
dipendente” e dei debiti verso gli enti assistenziali e previdenziali, verso l’Erario e verso eventuali altri
soggetti
Modalità
A seguito della creazione mensile da parte del Tesoriere dei provvisori di uscita relativi a emolumenti
stipendiali, versamenti erariali e previdenziali, l’operatore della UO Economico Finanziaria regolarizza,
mediante emissione dei mandati di pagamento, le movimentazioni finanziarie. Contestualmente,
l’operatore dell’UO Economico Finanziaria verifica la corrispondenza dei movimenti contabili registrati sui
conti di Debito.
Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziaria
Tempistiche: mensilmente, in sede di regolarizzazione dei provvisori di Tesoreria.
6.8.5 Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli, anche a campione, sulla corretta
applicazione degli istituti relativi alla retribuzione di risultato e di posizione rispetto all’inquadramento
giuridico dell’assimilato
Modalità
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
Annualmente, prima di procedere all’approvazione del bilancio d’esercizio, l’UO Economico Finanziaria
controlla la corretta registrazione contabile degli importi accantonati in via presuntiva quale premio per
il raggiungimento degli obiettivi regionali.
Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziaria
Tempistiche: annualmente, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio.
6.8.6 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla verifica della corretta classificazione delle
passività tra debiti e correlati costi del personale assimilato, da un lato, e fondi e correlati
accantonamenti dall’altro
Non applicabile per questa tipologia di contratto
6.8.7 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alle analisi comparate dei costi del periodo corrente,
dell’anno precedente e del bilancio di previsione
Modalità
Un operatore della UO Economico Finanziaria procede trimestralmente all’analisi di una tabella
comparativa con l’indicazione, per ogni tipologia di costo, dell’importo registrato nel corso dell’anno
precedente e dell’importo registrato nel corso dell’esercizio corrente, con proiezione dei dati di
Prechiusura dell’esercizio corrente. Tali dati vengono utilizzati per le rilevazioni da indicare in sede di
redazione dei CET trimestrali e per un confronto con le assegnazioni del Bilancio Economico Preventivo.
Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziaria
Tempistiche: trimestralmente.
6.8.8 Modalità, responsabilità e tempistiche relative al controllo del rispetto dei debiti informativi verso il
lavoratore assimilato e gli Enti esterni (es. CU e Modello 770)
Modalità
- Verso il personale assimilato: l’operatore della UO Economico Finanziaria provvede a consegnare
mediante mail/invio postale/ritiro della copia cartacea la CU entro la scadenza prevista dall’Agenzia
delle Entrate.
- Verso gli Enti esterni: l’operatore della UO Economico Finanziaria procede, mediante il download delle
ricevute di attestazione sul portale dell’Agenzia delle Entrate, alla verifica del corretto invio delle CU
e del modello 770 entro le scadenze di legge.
Responsabile del controllo UO Risorse Umane e UO Economico Finanziaria.
Tempistiche: annualmente.
6.8.9 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla verifica del corretto utilizzo dei conti dedicati alle
contabilità separate e ai sezionali di bilancio; verifica della corretta alimentazione dei sistemi di
contabilità analitica
Modalità: la corretta imputazione dei costi ai sezionali di bilancio Sanità/Territorio/AREU vengono definiti
al momento della compilazione del segmento CDC della chiave contabile e riportati nei relativi report
(schede conto, Nota integrativa, Stato Patrimoniale) grazie alla definizione a sistema di Centri di Costo
Padre riferiti ai diversi sezionali.
Responsabile del controllo è l’UO Economico Finanziaria.
Tempistiche: trimestralmente.
6.8.10 Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli sulla corretta applicazione della
normativa in materia di anticorruzione e trasparenza
Modalità: il Responsabile Prevenzione e Corruzione procede periodicamente alla verifica degli obiettivi
definiti nel Piano Triennale Prevenzione e Corruzione adottato entro il 31 gennaio di ogni anno ed
approvato con atto del Direttore Generale.
Responsabile del controllo è il Responsabile Prevenzione e Corruzione
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
Tempistiche: secondo quanto previsto dalla normativa.
6.9 Conservazione della documentazione
6.9.1 Tipologia di documentazione e tempistica di conservazione
La tipologia di documento da conservare e il termine di conservazione sono specificati dal Massimario
regionale, cui si rinvia.
Le carte di lavoro sono conservate agli atti dei servizi interessati riportati in procedura.
6.9.2 Responsabilità e modalità di conservazione della documentazione
6.9.2.a Responsabilità di conservazione della documentazione
Responsabilità dei Responsabili di servizio è stabilire la tipologia dei documenti utilizzati e la loro gestione.
E’ cura del Responsabile dell’AGL coordinare la raccolta, archiviazione e smaltimento della
documentazione aziendale.
6.9.2.b Modalità di conservazione della documentazione
La documentazione deve essere conservata e smaltita secondo le modalità previste dal vigente
“Titolario di classificazione e massimario di scarto della documentazione del sistema sanitario e socio-
sanitario regionale lombardo”
7.TABELLA MATRICIALE
Funzione Attività UO RU UO EF UO AGL UU.OO/
Reparti
/Servizi
RPCT
1.Conferimento dell’incarico e gestione dell’anagrafica
A) Selezione e conferimento incarico
- -Componenti della Direzione Strategica
- -Membri del Collegio Sindacale
- -Membri del Nucleo di Valutazione delle prestazioni
- -Membri del Comitato Etico
- -Membri del Collegio Tecnico
- -Borsisti
-Membri delle commissioni di concorso
-Membri delle commissioni di gara
B) Determinazione e contabilizzazione dei compensi
c) Raccolta dati anagrafici
- -Componenti della Direzione Strategica
- -Membri del Collegio Sindacale
- -Membri del Nucleo di Valutazione delle prestazioni
- -Membri del Comitato Etico
- -Membri del Collegio Tecnico
- -Borsisti
-Membri delle commissioni di concorso
-Membri delle commissioni di gara
D) Aggiornamento anagrafica
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
2.Determinazione dei compensi e relativi oneri
- -Componenti della Direzione Strategica
- -Membri del Collegio Sindacale
- -Membri del Nucleo di Valutazione delle prestazioni
- -Membri del Comitato Etico
R
R
R
R
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
- -Membri del Collegio Tecnico
-Membri delle commissioni di concorso
-Membri delle commissioni di gara
-Borsisti
Autorizzazione al pagamento
Quantificazione del compenso
Debiti informativi in materia previdenziale, assistenziale
e fiscale
Denuncia INPS
R
R
R
R
R
R
R
3.Controlli del processo di elaborazione dei cedolini
A)Verifica delle elaborazioni dei cedolini su una
congrua campionatura per qualifica /categoria
B)Controlli specifici su tutti i dipendenti cessati e su
eventuali aspettative o assenze prolungate
C) Controlli sui rimborsi spese da erogare ai dipendenti
D) Controlli sulle trattenute stipendiali: verifica su un
campione di retribuzioni calcolate, della correttezza del
totale imponibile fiscale e previdenziale e del netto da
pagare, come elaborati dal sistema informatico
E) Controlli sulle indennità di risultato e/o altri sistemi
incentivanti (per membri Direzione Strategica)
F) Controlli sui compensi relativi all’attività libero
professionale
G) Controlli sull’eventuale sussistenza di condizioni che
impediscono l’integrale pagamento delle somme (per
Borsisti)
R
R
N.A
R
R
N.A.
R
4.Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al
pagamento
-elaborazione definitiva
-generazione flusso SEPA per il Tesoriere
-autorizzazione al pagamento
-invio flusso al Tesoriere
-creazione stampe, riepiloghi, flussi
-Errori rilevati dopo elaborazione definitiva
a) correzione se non è ancora stato inviato il flusso al
tesoriere
b)se il flusso al Tesoriere è già stato inviato, recupero nei
mesi successivi
-iscrizione del credito
-accredito aggiuntivo
R
R
R
R
R
R
R
R
5.Rilevazione dei costi e delle ritenute R
6.Pagamento dei compensi, delle ritenute fiscali e deli
oneri contributivi e riflessi
R
7.Rilevazioni di fine esercizio R
8.Controlli periodici
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
-quadratura delle singole competenze rilevate nel
sistema di contabilità generale nel periodo con i
cedolini dello stesso periodo;
-controlli in merito alla consistenza dei debiti verso
personale assimilato al personale dipendente per
retribuzioni, nonché dei debiti verso gli enti assistenziali e
previdenziali, verso l’erario e verso eventuali altri
soggetti;
- quadratura /riconciliazione tra i debiti verso personale
assimilato al personale dipendente rilevati negli esercizi
precedenti e quanto rilevato e pagato nel corso
dell’esercizio al fine di verificare l’esattezza del saldo;
-quadratura della movimentazione finanziaria avvenuta
in ogni mese con la variazione del “Debito verso
personale assimilato al personale dipendente” e dei
debiti verso gli enti assistenziali e previdenziali, verso
l’erario e verso eventuali altri soggetti (tutte le trattenute
e i relativi versamenti devono quadrare e trovare una
riconciliazione);
-controlli, anche a campione, sulla corretta
applicazione degli istituti relativi alla retribuzione di
risultato e di posizione rispetto all’inquadramento
giuridico del dipendente assimilato;
-verifica della corretta classificazione delle passività tra
debiti e correlati costi del personale, da un lato, e fondi
e correlati accantonamenti dall’altro;
-analisi comparate dei costi del periodo corrente,
dell’anno precedente e del bilancio di previsione;
-controllo del rispetto dei debiti informativi verso il
lavoratore e gli enti esterni (per esempio Certificazioni
Uniche e modello 770);
-verifica del corretto utilizzo dei conti dedicati ai
sezionali di bilancio; verifica della corretta
alimentazione dei sistemi di contabilità analitica;
-controlli sulla corretta applicazione della normativa in
materia di anticorruzione e trasparenza.
R
R
R
R
R
N.A
R
R
R
R
9.Conservazione documentazione R
R=Responsabile C=coinvolto I=informato A=autorizza
8.DIAGRAMMA DI FLUSSO
FASI FASI PER NATURA UO RU UO EF UU.OO / Reparti / Servizi UO AGL RPCT
F1 Conferimento
dell'incarico e gestione
dell'anagrafica
Atti di nomina:- Collegio Tecnico
- Nucleo di Valutazione- Commissioni concorso
Imputazione spesa / indicazione conto / fonti di finanziamento
Avvio / conclusione procedure di selezione
Atto di nomina borsista
Ricezione valutazione di idoneità
Ricezione comunicazione attivazione borsa
Consegna moduli anagrafici
Validazione timbrature borsisti
Liquidazione sedute NdV / CT /
Atti di nomina:- Direzione Strategica- Collegio Sindacale
- Commissioni di gara
Proposta attivazione borsa di studio
Annotazione contratto
Compilazione schedainformativa
Ricezione comunicazione attivazione borsa
Scheda informativa
Codifica anagrafica
Gestione aggiornamenti anagrafica
Liquidazione gettoni Comitato
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
F2 Determinazione dei
compensi e relativi
oneri
F3 Controlli del processo di
elaborazione dei
cedolini
Validazione timbrature borsisti
Liquidazione sedute NdV / CT / Commissioni
Caricamento variabili economiche
Invio CU / 770
Invio denunce periodiche previdenziali / assistenziali / fiscali
Controllo autocertificazioni
Avvio elaborazione provvisoria cedolini
Controllo assunzioni / cessazioni / aspettative
Controllo variazioni anagrafiche / fiscali / contributive
Controllo rimborsi / trattenute
Controllo indennità di risultato
Controllo condizioni pagamento integrale
Generazione report / stampe di controllo e riepilogo
Correzione errori
Verifiche Equitalia
Liquidazione gettoni Comitato Etico
Inserimento variabili anagrafiche / fiscali /
contributive
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
F4 Elaborazione definitiva
dei cedolini e
autorizzazione al
pagamento
F5 Rilevazione dei costi e
delle ritenute
F6 Pagamento dei
compensi, delle
ritenute fiscali e degli
oneri contributivi e
riflessi
PROCEDURA PAC AREA G) DISPONIBILITA' LIQUIDE 4.4
Gestione Tesoreria
Inserimento valuta nel gestionale
Elaborazione definitiva cedolini
Quadrature riepiloghi stipendi / stampe Tesoreria
Generazione flussi SEPAAutorizzazione alla liquidazione
dal Responsabile
Invio flussi al TesoriereElaborazione definitiva stampe
/ report
Verifica / correzione errori
Elaborazione provvisoria registrazioni contabili
Lancio fasiimportazione flussi
Controllo / correzione errori
Integrazione dati contabili
Elaborazione definitiva
Convalida scritture contabili
Assegnazione centro di costo
6.7 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE CON RAPPORTO DI LAVORO
ASSIMILATO A LAVORO DIPENDENTE
F7 Rilevazioni di fine
esercizio
F8 Controlli periodici
F9 Conservazione della
documentazione TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE E MASSIMARIO DI SCARTO DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA SANITARIO E SOCIO-SANITARIO REGIONALE LOMBARDO
Controllo applicazionenormativa
anticorruzione / concorrenza
Quadratura movimentazioni finanziarie / variazioni debiti
Controlli imputazione sezionalibilancio / contabilità analitica
Rilevazione contabile costi / debiti importi da erogare
Quadratura contabilità / cedolini
Quadratura consistenza debiti / mandati pagamento
Riconciliazione saldopartite debitorie
Verifica applicazione retribuzioni di risultato
Verifica classificazionedebiti / fondi
Controllo rispetto debiti informativi
Analisi comparate andamento debiti / costi
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