PROC-MP-TA-001 PROCEDIMIENTO TARIFAS … · la elaboración de M asters y tarifarios, y para la operación de reservas . 2. ALCANCE ... • PROGRAMA TURÍSTICO: Descripción detallada
Post on 03-Oct-2018
226 Views
Preview:
Transcript
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 1 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General.
FECHA
NOMBRE Y CARGO
Elaborado por 20-04-2015 Betzabé Lobos
Encargada de Tarifas
Revisado por 20-04-2015 Valeska Teperino
Gerente Productos
Aprobado por 20-04-2015 Lorena Sequeida
Gerente de Nacional
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 2 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
ÍNDICE
1. OBJETIVO ............................................................................................................... 3
2. ALCANCE ................................................................................................................ 3
3. RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 3
3.1 Gerente de Marketing ......................................................................................... 3
3.2 Encargada de Tarifas ......................................................................................... 3
3.3 Personal de Tarifas ................................................. ¡Error! Marcador no definido.
3.4 Departamento de Nacional ................................................................................ 3
4. DEFINICIONES ........................................................................................................ 4
5. MODO OPERATIVO ................................................................................................. 4
6. INDICADOR ............................................................................................................. 5
7. REGISTROS............................................................................................................. 6
8. REFERENCIAS ........................................................................................................ 6
9. ANEXOS .................................................................................................................. 7
10. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................ 7
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 3 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
1. OBJETIVO Ingresar en la base de datos, sistema Soptur y CTS Online la base tarifaria de servicios y paquetes turísticos comercializados por CTS, y mantenerlas actualizadas y disponibles, para la elaboración de Masters y tarifarios, y para la operación de reservas.
2. ALCANCE Este Procedimiento aplica a todas las tarifas de servicios y paquetes comercializados por CTS, sus costos y precios de venta.
3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Productos
Es responsable de: • Solicitar, negociar y hacer convenios de tarifas con los proveedores. • Definir criterios de ingreso de tarifas. • Diseñar los paquetes turísticos a ser comercializados y actualizar los paquetes ya
existentes. • Definir calendarización y prioridades de la carga de tarifas y tarifarios a sistema.
3.2 Personal de Tarifas Es responsable de:
• Solicitar Tarifas de Hoteles y Proveedores. • Ingreso en Soptur y CTS Online • Costeo de tarifarios en planillas Excel. • Revisar las Tarifas ingresadas y mantener al día las solicitudes de tarifas
especiales solicitadas de acuerdo a criterios definidos. • Actualización del Master para armado de la base de servicios de los tarifarios de
CTS. • Revisar tarifarios ya costeados para ser cargados en Soptur y CTS Online y en
segunda revisión, para activar en sistema y pasar a su distribución dentro y fuera de la empresa.
3.3 Departamento de Nacional Es responsable de:
• De sus propias negociaciones y requerimientos necesarios para armar su programación para luego solicitar al departamento de tarifas el ingreso de ellas.
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 4 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
4. DEFINICIONES • SOPTUR: Sistema computacional de reservas de CTS. • TARIFARIOS: Manual de tarifas negociadas de hoteles y servicios de traslados y
excursiones por ciudad. • PROGRAMA TURÍSTICO: Descripción detallada de un paquete turístico, el cual
contiene entre otros el itinerario, tarifas, vigencia, servicios y las actividades del viaje.
• TARIFAS ESPECIALES: Son valores distintos a las tarifas de los contratos vigentes, corresponden a ofertas y promociones o a un proveedor que se requiere por única vez, solo ante un requerimiento puntual de Dpto. de Operaciones para una venta.
• CTS ONLINE: Sistema de confirmación inmediata de reservas, tanto de hoteles y servicios, como de programaciones.
5. MODO OPERATIVO 5.1 Solicitud de Tarifas:
Según el calendario establecido en la Carta Gantt DOCU-MP-TA-001, se solicitan las tarifas a los proveedores registrados y categorizados en SOPTUR para el armado de los diferentes tarifarios de CTS.
5.2 Costeo de Servicios: Al recibirse las tarifas de los proveedores por correo electrónico, se revisan y seleccionan para el armado del Tarifario Confidencial y otras programaciones. Se actualiza la Base de datos en Excel DOCU-MP-TA-002 con los ítems de servicios, precio de costo y precio de venta. De esta base se actualizan los Masters con programación de fórmulas y vínculos para el costeo de servicios se alimenta o actualiza con los valores del nuevo convenio con el proveedor.
5.3 Revisión e Ingreso de Tarifas a Soptur: Una vez que se confecciona el Master en Excel con los costos, la planilla será revisada por otro ejecutivo, quien revisa comparando los valores de la planilla contra los valores de convenios de proveedores. Revisado y corregido, devuelve la planilla para las correciones y para el ingreso en Soptur y CTS Online, cuando se aplica.
5.4 Activación y Distribución de Tarifas Las nuevas tarifas cargadas y corregidas se activan pasando por una segunda revisión por otro ejecutivo de tarifas, una ves revisada ya en el sistema, esta será activada, quedando disponibles para el uso de operaciones. En paralelo, la planilla del Tarifario
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 5 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
Confidencial se convierte a Word para su impresión, revisión y se envía a la Gerente de Productos. Las modificaciones de tarifas en tarifarios ya publicados, se destacan en rojo en cada tarifario quedando actualizado cada tarifario en el FTP/CTS TARIFAS. (Ver anexo V. Actualización de tarifarios)
5.5 Ingreso de Tarifas a SOPTUR y CTS Online por Tipos de servicios (Hotelería, Servicios, Paquetes, Tarifas Especiales, Tarifarios):
5.5.1 Hoteles-Servicios-Paquetes Tarifario confidencial y las tarifas correspondientes al Workbook, tarifario anual de nacional y/o tarifarios especiales o promociónales, se ingresan de acuerdo a la estadística histórica de los servicios y paquetes mas vendidos. Para el ingreso de las tarifas de los Manuales, especiales o Promocionales, se envía un mail con los códigos de paquetes a ingresar. Los paquetes que no se hayan ingresado, una vez generada la primera venta se realiza el proceso. Para cada servicios y/o paquete ingresado en el CTS Online, este deberá estar obligatoriamente ingresado en Soptur.
5.5.2 Tarifas Especiales Corresponden a hotel, servicio, paquete o producto que no está en sistema. Se reciben a través de mail. Se ingresa normalmente la tarifa a Soptur. Si el Proveedor es nuevo, debe ser solicitada la información completa en su primer contacto. Si el Proveedor califica, se hace el requerimiento a Cuentas por Pagar para el ingreso del Proveedor a sistema (Ver Procedimiento de Selección y evaluación de Proveedores) Si estos ya existen en sistema y el valor ingresado tiene una diferencia mínima respecto a la tarifa especial que se recibe, el cambio se hace por file, en particular, hecho directamente por los Gerentes de cada área.
5.5.3 Tarifarios: Los Tarifarios se elaboran por temporada según el calendario establecido en la Carta Gantt: DOCU- MP-TA- 001, para receptivo y otra para nacional DOCU-OP-NA-001
6. INDICADOR
Proceso Clave
Indicador
Rango de aceptación
Frecuencia de Medición NO APLICA
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 6 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
7. REGISTROS
Identificación del Registro Código Responsable
Almacenamiento
Protección Recuperación Retención
Disposición final Soporte
Carta Gantt de Elaboración de
tarifarios Receptivo /
Nacional
DOCU-MP-TA-
001
Gerente de Marketing y Productos
FTP
Z:/ CTS tarifas
Indefinido Se actualiza Digital
Carta Grantt DOCU-OP-NA-001
Gerente de Marketing y Productos
FTP
Z:/ CTS tarifas
Indefinido Se elimina Digital
Master de costos de tarifarios
DOCU-MP-TA-
002
Encargada de tarifas
BLOBOS
Escritorio/
Máster Indefinido Se
mantiene Digital
Respaldo de convenios con proveedores
No Aplica Encargada de tarifas
Carpeta pc Encargada de
Tarifas/ BLOBOS
Escritorio/
Tarifas Indefinido Se actualiza Digital
Planilla de Ingresos No Aplica Encargada
de Tarifas
BLOBOS
Escritorio / Planilla Excel
Ingreso tarifas
Indefinido Se actualiza Digital
Correo Outlook No Aplica Encargada de Tarifas
BLOBOS
Escritorio / Outlook 2 años Se actualiza Digital
8. REFERENCIAS • Norma ISO 9001-2008, 7.5.1 Control en la producción y prestación del
Servicio • NCh 3067 • Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores PROC-GG-GC-002 • Procedimiento de Diseño de Paquetes Turísticos Receptivo PROC-GC-MP-001 • Procedimiento Webmaster PROC-MP-WM-001
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 7 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
9. ANEXOS I. DOCU-MP-TA-001 Carta Gantt Receptivo II. Tarifarios
a. Workbook (Master En Excel) b. Workbook (Publicación En Word) c. Tarifario Confidencial (Master En Excel) d. Tarifario Confidencial (Publicación En Word) e. Tarifarios Especiales (Promociónales)
III. Ingreso De Tarifas f. Hoteles g. Servicios h. Paquetes i. Tarifas Especiales
IV. Revisión Del Ingreso De Tarifas V. Actualización de Tarifarios
10. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA MODIFICACIONES
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 8 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
ANEXOS
I. Carta Gantt Receptivo
DOCU-MP-TA-001
II. TARIFARIOS
a) WORKBOOK (Master En Excel)
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 9 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
b) WORKBOOK (Publicación en Word):
:
c) TARIFARIO CONFIDENCIAL (Master En Excel):
II.
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 10 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
b) TARIFARIO CONFIDENCIAL (Publicación en Word)
c) TARIFARIOS ESPECIALES (Promocionales)
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 11 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
III. Ingreso de Tarifas f) Hoteles k.o.
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 14 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
i) Tarifas Especiales
PROCEDIMIENTO TARIFAS
PROC-MP-TA-001
Página 15 de 16 Edición 01 Vigencia 20/04/2015
IV. Revisión del ingreso de tarifas
V. Actualización de tarifarios
top related