PPllaannoo ddee NNeeggóócciiooss - saprod.com.br · Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED para serem consultados por arquitetos, engenheiros, empreiteiros e demais profissionais
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3
SUMÁRIO
1. Sumário Executivo ......................................................................................................... 7
2. Conceito de Negócio ................................................................................................... 12
2.1. Identificação de Oportunidades ............................................................................... 12
2.2. Histórico da Empresa .............................................................................................. 14
2.3. Ramo de Negócio .................................................................................................... 15
2.4. Produtos e Serviços as Serem oferecidos ............................................................... 15
2.4.1. Outro Produtos e Serviços .................................................................................... 19
2.5. Principais Diferenciais Competitivos ........................................................................ 20
3. Equipe de Empreendedores ........................................................................................ 22
3.1. Funções .................................................................................................................... 22
3.2. Níveis de responsabilidade ....................................................................................... 22
3.3. Quantidade de empregados ..................................................................................... 23
3.4. Perfil e experiência ................................................................................................... 23
4. Empresa ...................................................................................................................... 25
4.1. Missão ..................................................................................................................... 27
4.2. Visão ........................................................................................................................ 27
4.3. Valores .................................................................................................................... 27
4.4. Recursos humanos ................................................................................................... 27
4.5. Fornecedores e parcerias estratégicas..................................................................... 27
4.6. Infraestrutura e localização ....................................................................................... 29
4.7. Marcas e patentes como recurso estratégico ........................................................... 30
4.8. Forma jurídica ........................................................................................................... 31
5. Análise Estratégica ...................................................................................................... 33
4
5.1. Matriz SWOT ............................................................................................................ 34
5.2. Fatores críticos de sucesso ...................................................................................... 35
6. Plano de Marketing ...................................................................................................... 36
5.1. Identificação da Empresa ......................................................................................... 37
6.1.1. Nome ..................................................................................................................... 38
6.1.2. Slogan ................................................................................................................... 38
6.1.3. Componentes ........................................................................................................ 38
6.2. Objetivo do Plano ..................................................................................................... 39
6.2.1. Viabilidade do Negócio .......................................................................................... 40
6.3. Perfil dos Clientes ..................................................................................................... 43
6.4. Analise do Ambiente de Marketing ........................................................................... 45
6.4.1. Ambiente de Marketing Externo ............................................................................ 46
6.4.2. Ambiente de Marketing Interno .............................................................................. 46
6.5. Posicionamento ........................................................................................................ 49
6.6. Estratégias de Mercado ............................................................................................ 51
6.6.1. Produto .................................................................................................................. 52
6.6.1.1. Consultoria, implantação e organização de documentos através de banco de
dados GED - Gestão Eletrônica de Documentos ............................................................ 52
6.6.1.2. Digitalização de documentos .............................................................................. 54
6.6.1.4. Microfilmagem de documentos ........................................................................... 55
6.6.1.5. Implantação de arquivo de segurança ................................................................ 55
6.6.2 Comunicação .......................................................................................................... 56
6.6.3 Distribuição ............................................................................................................. 57
6.6.4 Preço ...................................................................................................................... 57
6.7. Informações Complementares .................................................................................. 60
5
6.7.1. Ações de Responsabilidade Social e Ambiental ................................................... 61
7. Plano Financeiro .......................................................................................................... 62
7.1. Fluxo de Caixa .......................................................................................................... 64
7.2. Custos fixos .............................................................................................................. 66
7.3. Custos variáveis ....................................................................................................... 70
7.4. Custos Fixos e Variáveis .......................................................................................... 73
7.5. Projeção de Preço e Venda ..................................................................................... 79
Bibliografia ....................................................................................................................... 86
7
1. Resumo Executivo
Vivemos atualmente na chamada Sociedade da Informação em que ela, a
informação, flui a velocidades e em quantidades há apenas poucos anos inimagináveis,
assumindo valores sociais e econômicos fundamentais. E esse novo paradigma se
reflete nas empresas quanto à produção de sua informação técnica documentária que
deve ser organizada de forma a facilitar os serviços e processos de criação e execução
de projetos. Mas o cotidiano de muitas empresas está longe de chegar a uma
organização documentária eficiente devido ao seu grande volume de informações. O
que vemos são cenas problemáticas em que funcionários, devido a desorganização dos
documentos que aumentaram em grande volume , não conseguem encontra-los ou de
funcionários que estão realizando um projeto e não conseguem identificar na empresa
se outro funcionário produziu um estudo semelhante com informações que possam ser
úteis e ainda existe o problema de tramitação documentária onde a informação entre
setores, devido uma má estruturação do ambiente, pode demorar causando problemas
de comunicação
Algumas estatísticas corroboram com esse cenário. De acordo com Profits
Consuting, utilizando dados da empresa Gartner Group, mostra que executivos gastam
em média 20 a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando documentos. Nesse
sentido, a Doutora em Ciência da Informação pela Universidade de Brasília Lilliam Maria
de Araujo de Rezende Álvares, utilizando dados da mesma empresa informa que são
400 horas por ano, em média, gastas por um colaborador procurando documentos em
papel e que 25% de documentos corporativos em papel são perdidos e nunca mais são
localizados. Em média 90% do tempo de vida útil de um documento é gasto em filas de
tramitação.
Analisando esse cenário atual apresentamos a ORGANIZE – Consultoria
de Gestão Documental Eletrônica, uma pequena empresa formada por 05 (cinco)
pessoas, cada uma responsável por um setor da empresa que são setor administrativo,
financeiro, comercial, técnico e marketing que possuirá escritório no Setor Comercial Sul
de Brasília – DF e que será especializada nos serviços de consultoria e implementação
8
de documentos técnicos em engenharia por meio de ferramentas tecnológicas em
Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED para serem consultados por
arquitetos, engenheiros, empreiteiros e demais profissionais envolvidos nas diversas
etapas da engenharia civil, elétrica, ambiental dentre outras que requerem métodos
eficazes para trabalhar um grande número de documentos técnicos.
A Organize terá como produto principal de seu portfólio a implantação
de GED, juntamente com um conjunto de tecnologias que permitirá uma adequada
gestão dos mais diversos tipos de documentos produzidos por uma empresa de
engenharia trazendo muitos benefícios a empresa como, por exemplo, agilidade na
busca, acompanhamento de estatus do documento e distribuição com controle de
atividades, padronização de documentos e procedimentos, redução de extravios
documentais e uso de versões desatualizadas com controle de acesso com
rastreabilidade de ações, dentre outros benefícios que serão explicados nesse plano
de negócio.
Como produtos secundários a ORGANIZE atuará nas seguintes áreas:
Digitalização de documentos: onde serão convertidos do meio físico para o
digital dinamizando o acesso e a disseminação da informação entre
funcionários e colaboradores.
Microfilmagem: armazenamento e preservação de informações através da
captação de imagens por processo fotográfico com amparo legal na Lei n°
5.433, de 8 de maio de 1968. Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996 que
permite a eliminação do documento em papel.
Arquivos de Segurança: consultoria quanto a infraestrutura necessária para
guarda de mídias especiais como CDs, DVDs, fitas, microfilmes, cartuchos
magnéticos, fotografias e etc, com estudo de instalação de sistema de
segurança com monitoramento e controle de temperatura e umidade.
9
A ORGANIZE possui como meta inicial e principal a especialização e a
aplicação de GED em empresas de engenharia por ser uma demanda diferenciada com
estruturas complexas cuja organização depende de profissionais qualificados no
assunto. Outro fator que direciona o serviço de GED para empresas de engenharia são
os dados do documento do IBGE intitulado Pesquisa Anual da Indústria da
Construção – 2011 (mais atual) cujos dados mostram que em 2011 eram cerca de 92,7
mil, registrando aumentos de 17,0% em relação a 2010 e de 75,4% no confronto com
2007. Esse aumento teve impacto nas receitas do setor, segundo o mesmo documento
em 2011, as obras e serviços executados pelas empresas da construção mantiveram a
liderança na estrutura de receitas do País, com 92,7%, e totalizaram cerca de R$ 267,7
bilhões. O objetivo da ORGANIZE é demonstrar para os futuros clientes desse segmento
que é possível, através dos serviços que serão prestados na organização documental,
trazer benefícios que podem ajuda-los ainda mais a crescer nesse setor pelos serviços
prestados.
Entretanto, como visão de futuro, a empresa pretende atuar em outros
segmentos, oferecendo, implantando e organizando documentos de outros
segmentos empresários como os jurídicos por exemplo. Nesse sentido a empresa
pretende participar de licitações governamentais e assim expandir seus serviços e
sua marca sempre com sinônimo de qualidade na prestação de serviços de GED.
Fazendo uma analise estratégica da empresa delimitamos forças e
oportunidades que podem corroborar para o sucesso da ORGANIZE, bem como
fraquezas e ameaças que são um perigo para o nosso negocio. Para isso utilizamos
a matriz SWOT onde citamos alguns pontos de ameaça como, por exemplo,
impostos para abertura de empresa, burocracia, concorrência e a questão da cultura
organizacional, pois Muitas pessoas talvez não estejam dispostas a trabalhar com
uma ferramenta nova, mesmo sabendo que o retorno será benéfico para a empresa
e para seu próprio trabalho, desestimulando a implantação de um sistema
tecnológico. Como forças e oportunidades destacamos o crescimento do setor de
engenharia, mercado de GED pouco explorado nessa área dentre outros pontos que
analisaremos de forma mais detalhada posteriormente.
10
Aponta-se que esse negocio é viável considerando-se o custo inicial de
abertura de R$ 40.000,00 com retorno previsto em 12 meses, trazendo uma
lucratividade estimada de 16% ao mês. Razão pela qual considera-se a empresa
viável e propõe esse plano de negocio para abertura da empresa estudada.
12
2. Conceito do negócio
A ORGANIZE – Consultoria de Gestão Documental Eletrônica é uma
pequena empresa especializada em consultoria e implementação de documentos
técnicos em engenharia por meio de ferramentas tecnológicas de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos – GED.
2.1. Identificação de Oportunidades
O cotidiano de muitas empresas em relação à informação documentária se
traduz em cenas problemáticas, como por exemplo, de funcionários que não conseguem
encontrar um documento porque houve um aumento muito grande do volume de
informação ou que estão realizando um projeto, mas não conseguem identificar na
empresa se outro funcionário produziu um estudo semelhante com informações que
possam ser úteis. Ainda verifica-se o problema do tempo de trâmite de informações
entre os setores que, em um ambiente não estruturado, pode demorar, causando
problemas graves na comunicação. Assim, organizar e gerenciar os documentos e as
atividades tornou-se uma questão essencial no mercado atual.
Atualmente, a informação flui a velocidade e quantidade há poucos anos
inimagináveis. Essa nova realidade se reflete nas empresas e sua competitividade no
mercado depende de quão preparadas estão para organizar e dominar a informação
produzida ou adquirida, auxiliando de forma rápida a tomada de decisões. Dessa forma,
o mercado torna-se bastante seletivo, dando prioridade àqueles que gerenciam de forma
ágil as informações que possuem. Em especial, empresas de engenharia, por possuírem
um grande volume de documentos de diversos tipos, são afetadas por essa
caracterização do mercado e necessitam de auxílio constante para organização do seu
fluxo de informações.
Analisando o dia-a-dia das empresas e esse novo paradigma que as
tecnologias da informação e comunicação nos apresentam, originou-se a ideia de
negócio de criar uma empresa que possa organizar e gerenciar toda a documentação
13
técnica produzida por uma empresa de engenharia, como desenhos, projetos, relatórios,
manuais, especificações e normas, o que facilitaria a gestão e o fluxo documental,
aumentando a rastreabilidade da informação, reduzindo a burocracia e reduzindo falhas.
A ORGANIZE escolheu as empresas de engenharia como meta inicial e
principal para especialização e a aplicação de GED por ser uma demanda diferenciada
com estruturas complexas cuja organização depende de profissionais qualificados no
assunto. Outro fator que direciona o serviço de GED para empresas de engenharia são
os dados do documento do IBGE intitulado Pesquisa Anual da Indústria da
Construção – 2011 (mais atual) cujos dados mostram que em 2011 eram cerca de 92,7
mil, registrando aumentos de 17,0% em relação a 2010 e de 75,4% no confronto com
2007 conforme gráfico abaixo:
Esse aumento teve impacto nas receitas do setor, segundo o mesmo
documento em 2011, as obras e serviços executados pelas empresas da construção
mantiveram a liderança na estrutura de receitas do País, com 92,7%, e totalizaram cerca
de R$ 267,7 bilhões conforme gráfico abaixo.
14
O objetivo da ORGANIZE é demonstrar para os futuros clientes desse
segmento que é possível, através dos serviços que serão prestados na organização
documental, trazer benefícios que podem ajuda-los ainda mais a crescer nesse setor
pelos serviços prestados.
Como podemos perceber estamos colocando dados apenas da construção
civil. Devemos lembrar que ainda existem as outras empresas de engenharia como por
exemplo elétrica, ambiental, redes, telecomunicações dentre outras e que serão o alvo
da empresa.
2.2. Histórico da Empresa
A empresa ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica
nasce da iniciativa empreendedora de 05 estudantes da Universidade de Brasília dos
cursos de Biblioteconomia, Computação, Engenharia Elétrica, Estatística e Gestão de
Políticas Públicas.
15
2.3. Ramo de Negócio
A ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica possui
como meta fornecer aos seus clientes os mais altos padrões em qualidade de prestação
de serviços de consultoria e implantação na gestão documental eletrônica de
documentos técnicos relacionados à área de engenharia e com isso fazer com que eles
possam gerenciar a informação estratégica em suas respectivas empresas alcançando o
mais alto padrão de qualidade, eficiência e inovação de serviços e processos.
Além de prestar consultoria às empresas, a ORGANIZE também visa
atender centros de documentação, institutos, escolas e faculdades que possuem e
produzem documentos técnicos na área de engenharia.
2.4. Produtos e Serviços as Serem oferecidos
A ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica fará a
organização de documentos técnicos de engenharia utilizando uma base de dados
GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos para serem consultados pelos
profissionais envolvidos no processo, como por exemplo, arquitetos, engenheiros,
técnicos e demais profissionais envolvidos nas diversas áreas de um projeto de
engenharia. A ORGANIZE realizará a consultoria e identificará qual software de
GED mais adequado para o cliente, fazendo toda a implantação e o
acompanhamento da solução.
A ideia é mostrar para os clientes que eles obterão vários benefícios
por utilizarem um software GED como, por exemplo, diminuição no tempo médio
para consultas, produção e tramitação de documentos e elaboração de relatórios
gerenciais e de qualidade e também como essa economia tempo pode refletir na
parte financeira. Podemos demonstrar isso apresentando relatórios dos nossos
parceiros que atuam na área de GED.
16
Nesse sentido obtemos da empresa Profits Consulting, que atua na
área de software para GED e possivelmente futura parceira, os dados de uso do
software SAPROD em uma de seus cliente. Os dados são os seguintes:
Dados da Empresa:
Mercado: Projetos de Engenharia
Cidade: Rio de Janeiro
Profissionais área técnica: 214
Média de Consulta a Documentos por Mês: 23540 (05 consultas por dia por
profissional)
Média de Documentos Produzidos por Mês: 450
Média de Guias de Remessa de Documento por Mês: 75
Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por Mês: 60
Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por Mês: 40
Consulta a Documentos:
Média de Consulta a Documentos por mês: 23540
Redução de Tempo por Consulta: 5 segundos*
Redução de Tempo por Mês: 32,7 horas
Economia Estimada por Mês: R$ 1,5 mil
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Workflow de Produção dos Documentos:
Média de Documentos Produzidos por mês: 450
Redução de Tempo por Transferência de Atividade: 60 segundos*
Quantidade Média de Transferências na Produção de Documento: 8
Redução de Tempo por Documento: 8 minutos
Redução de Tempo por Mês: 60,0 horas
Economia Estimada por Mês: R$ 2,5 mil
Guia de Remessa de Documento:
Média de Guias de Remessa de Documento por mês: 75
Redução de Tempo para Elaboração Guia de Remessa de Documento: 15 minutos
Redução de Tempo por Mês: 19,0 horas
Economia Estimada por Mês: R$ 1,0 mil
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Relatórios Gerenciais:
Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por mês: 60
Redução de Tempo para Elaboração de Relatório Gerencial: 2 horas*
Redução de Tempo por Mês: 120 horas
Economia Estimada por Mês: R$ 8,4 mil
19
Relatórios de Qualidade:
Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por mês: 40
Redução de Tempo para Elaboração de Relatório de Qualidade: 3,5 horas
Redução de Tempo por Mês: 140 horas
Economia Estimada por Mês: R$ 6,3 mil
Esses são apenas alguns fatores iniciais de economicidade analisados no
referido cliente, porém à medida que formos avançando nesse processo poderemos
apontar outros mais.
2.4.1. Outros Produtos
Outro campo de atuação da empresa é quanto à digitalização de
documentos. Ainda existem muitas instituições e empresas de engenharia que possuem
arquivos físicos com desenhos em papel e que com o passar do tempo acabam por se
deteriorar. Assim, realiza-se a digitalização e, caso seja necessário, a restauração
desses documentos e sua inserção no GED para consulta dos demais setores da
contratante.
20
Além do serviço e digitalização de documentos, a ORGANIZE
disponibilizará serviços de microfilmagem e implantação de arquivo de segurança,
oferecendo consultoria quanto a infraestrutura necessária para guardar documentos
e mídias especiais como CDs, DVDs, fitas, microfilmes, cartuchos magnéticos,
fotografias e etc, com estudo de instalação de sistema de segurança com
monitoramento e controle de temperatura e umidade.
2.5. Principais Diferenciais Competitivos
A ORGANIZE consultoria em gestão documental visa despertar e suprir as
necessidades dos clientes quanto à organização e gerenciamento da informação
produzida ou adquirida na empresa. A consultoria, implantação e acompanhamento das
soluções fornecidas trará benefícios organizacionais e econômicos aos clientes por meio
de uma proposta inovadora, personalizada e que foge a obviedade. Por esse motivo, a
agilidade na análise e resposta, o atendimento, a facilidade em conhecer o cliente por
entender seu negócio e sua história e o potencial para oferecer a solução adequada
tornam-se o diferencial da ORGANIZE em relação a outras empresas, sempre atuando
de forma ética, com credibilidade, criatividade e comprometimento aliados a motivação
para melhor atender os clientes.
22
3. Equipe de Empreendedores
A equipe de trabalho da ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental
Eletrônica é formada pelos seguintes profissionais:
Marcos Antonio de Sousa Melo
Mariana Esteves
Nicole Albuquerque Dino
Pablo Henrique
Rafael Lima de Morais
3.1. Funções
A ORGANIZE possui as seguintes áreas:
Administrativa
Financeira
Comercial
Técnica
Marketing
3.2. Níveis de responsabilidade
Por ser uma empresa pequena e composta por apenas 05 pessoas, a
ORGANIZE coloca como primazia institucional a participação de todos os colaboradores
em todas as áreas da empresa, uma vez que trabalhamos como equipe. Porém,
baseado nas qualificações de cada colaborador os responsáveis por cada área são:
Administrativa: Mariana Esteves
Financeira: Rafael Morais
Comercial: Nicole Albuquerque Dino
23
Técnica: Marcos Antonio de Sousa Melo
Marketing: Pablo Henrique
3.3. Quantidade de empregados
O quadro de funcionários da ORGANIZE possui o total de 05
colaboradores.
3.4. Perfil e experiência
Segue abaixo uma descrição da experiência dos colaboradores que
formam a equipe de trabalho da ORGANIZE:
Marcos Antonio de Sousa Melo
Possui o Segundo Grau do Curso Técnico em Eletrônica pelo Colégio
do Gama – DF, especialização em Eletrônica pela Escola Técnica de Brasília – ETB
e Auxiliar de Biblioteca pela Associação de Bibliotecários do Distrito Federal - ABDF.
Está cursando o nono semestre de Biblioteconomia na Universidade de Brasília.
Como experiência profissional, trabalhou durante 10 anos (2001 a 2010) na empresa
Ericsson do Brasil, atuando na Instalação, programação e manutenção de Centrais
Ericsson MD110 de médio e grande porte e de diversos softwares da Ericsson
relativos à central telefônica e Call Center. Desde 2011 é servidor público,
trabalhando na divisão de Telecomunicações do Ministério do Meio Ambiente como
Fiscal de Contrato e presta serviços de consultoria para o Centro de Documentação
e Informação Ambiental (CID Ambiental) do Ministério.
Mariana Esteves
Cursa graduação em engenharia elétrica pela Universidade de Brasília
e possui experiências em gestão devido a participação em eventos de engenharia
elétrica, empresa júnior e centro acadêmico de engenharia elétrica. Atualmente,
24
trabalha como estagiária no Grupo Orion trabalhando diretamente com projetos de
eficiência especialmente voltados para eficiência energética e automação predial.
Nicole Albuquerque Dino
Está cursando o oitavo semestre do curso Gestão de Políticas Públicas
na Universidade de Brasília e o primeiro semestre do curso de Direito no Centro
Universitário de Brasília – UniCeub. Concluiu em janeiro de 2014 curso de Business
English na University of La Verne situada da cidade de La Verne, CA – Estados
Unidos. Atuou por 6 meses como estagiária na Gerência de Licitações de Contratos
da Agência Nacional de Transportes Aquaviários e atualmente é estagiária da
Unidade de Políticas Públicas do Sebrae Nacional. No Sebrae trabalha com o
aprimoramento do ambiente legal para o desenvolvimento de pequenos negócios no
País.
Pablo Henrique
Cursando 3º semestre do curso Computação na Universidade de
Brasília. Como experiência profissional, trabalhou um ano como menor aprendiz na
empresa Ideal Fatura voltada para área da saúde e oferta de cursos. Além de ter
feito vários cursos na área de informática na Instituição Cedaspy e DF Digital.
Rafael Lima de Morais
Cursa o 5 semestre de Estatística na Universidade de Brasília. Tem
experiência com analise e manipulação de dados devido a participação no Programa
Institucional de Bolsas de Iniciação Cientifica (PIBIC) ligado ao Núcleo de Estudos
Urbanos e Regionais – NEUR.
É importante lembrar que todos os colaboradores farão cursos específicos
na área de GED que juntamente com a formação acadêmica que possuem se tornarão
25
uma ferramenta importante e agregarão valores intelectuais na devida execução dos
trabalhos da empresa, tornando-se uma equipe capacitada para os vindouros projetos.
27
4.1. Missão
Proporcionar soluções inovadoras e de excelência que aumentem a
competitividade e promovam o desenvolvimento tecnológico para empresas e
instituições de engenharia por meio da Gestão Eletrônica de Documentos.
4.2. Visão
Ser referência nacional em projetos relacionados à organização de
documentos técnicos de engenharia.
4.3. Valores
Ética, credibilidade, comprometimento, integridade, qualidade e motivação.
4.4. Recursos humanos
A empresa daria inicio aos trabalhos atuando apenas com os 05 sócios,
porém, à medida que a carga de trabalho for aumentando e o capital investido comece a
retornar ao caixa da empresa poderemos contratar mais funcionários para auxiliar na
execução das atividades.
4.5. Fornecedores e parcerias estratégicas
A ORGANIZE não atuará no desenvolvimento de softwares para GED.
Dessa forma, parcerias com empresas consolidadas na área de programas de gestão
documental são fundamentais para que seja possível implantar soluções de GED. Tais
empresas possuem produtos com módulos que executam vários processos como por
exemplo:
28
Mobilidade: os usuários poderiam acessar os documentos de qualquer
computador, tablet e smartphone com internet.
Controle automático de versões: garantia da última versão do documento.
Impede a edição simultânea dos documentos.
Pesquisa avançada de documentos: pesquisa de documentos pelo seu
conteúdo e criação de pesquisas com qualquer atributo.
Workflow de atividades: fluxo de atividades. Notifica responsáveis e controla
prazo.
Controle do avanço físico: cálculo automático do avanço físico dos documentos.
Relacionamento automático de documentos: relacionamento automático de
documentos com envio de alerta caso haja alteração de documentos
relacionados.
Documento a partir de templates: criação de documentos a partir de templates
cadastrados no projeto.
Comentários e anexos: cadastramento de comentários e anexos relacionados
aos documentos.
Controle de prazo: atribuição de datas aos documentos para acompanhamento
de prazos.
Checklist de verificação: checklist técnico e qualitativo dos documentos com
ranking dos erros por profissional.
Controle emissão, markup e as built: controle das emissões dos documentos e
dos comentários dos clientes.
29
Acesso controlado e rastreável: permissão definida para cada usuário.
Rastreabilidade das ações realizadas.
Envio automático de notificações: exemplos de notificações: inclusão ou
revisão de documentos, controle de prazo.
Relatórios e indicadores: um conjunto de relatórios e indicadores permite a
gestão online do desempenho dos projetos.
A ideia é mostrar ao cliente que o uso de um software de GED trará os
seguintes benefícios:
Acesso online às informações dos documentos como, revisão, status,
responsável, duração e etc.
Colaboração online de profissionais geograficamente dispersos
Evita o uso indevido de documentos obsoletos
Evita a edição simultânea de documentos
Aumenta a qualidade dos documentos produzidos.
Aumenta a segurança do acesso aos documentos com o uso de permissões
controladas, log de ações e etc.
4.6. Infraestrutura e localização
Para o inicio das atividades da Organize serão necessários uma sala
comercial com os seguintes mobiliários:
05 mesas estações de trabalho.
05 gaveteiros.
05 cadeiras fixas.
03 armários altos
01 mesa de reunião.
30
01 cadeira para mesa de reunião.
05 computadores.
02 scanners para digitalização de documentos.
02 impressoras coloridas.
02 plotters.
Acesso à internet.
A melhor localização seria alugar um escritório comercial no Setor
Comercial Sul no centro de Brasília, pois os escritórios administrativos das indústrias e
empresas que poderiam ser nossos clientes ficam nessa área da cidade.
4.7. Marcas e patentes como recurso estratégico
As marcas e patentes possuem o poder de trazer uma vantagem
competitiva considerável no mercado, pois uma empresa pode incorporar novas
invenções e tecnologias aos seus produtos ou serviços oferecidos aos clientes. Uma vez
patenteado uma marca impede-se que outras pessoas ou empresas façam a mesma
coisa e com isso estabelecendo e dando forma a um mercado.
Em relação a ORGANIZE, no começo de suas atividades, haverá parceria
com empresas especializadas no desenvolvimento de softwares na área de
gerenciamento eletrônico de documentos. Sendo assim, não poderíamos patentear um
software tendo em vista que atuaremos em parceria com outras em empresas, mas no
futuro quando a empresa tiver uma maior expertise poderá desenvolver um programa
com a marca registrada da empresa. No entanto, a empresa, usando o programa
escolhido, prestará um atendimento diferenciado pautado no atendimento ao cliente e
suas necessidades e com isso fazendo com que a marca ou o nome ORGANIZE possa
ser reconhecido no mercado.
31
4.8. Forma jurídica
Depois de analisar as mais diversas formas jurídicas para enquadrar a
ORGANIZE optamos pela Sociedade Limitada. Neste tipo de pessoa jurídica exige-se a
pluralidade de sócios, ou seja, não menos que dois integralização de capital social, sem
definir de valor mínimo ou máximo, responsabilidade do sócio limitada as quotas do
capital.
A sociedade empresária limitada pode por se enquadrar como
microempresa ou empresa de pequeno porte, se atendida as exigências contidas em lei.
Neste caso a ORGANIZE, a princípio, atuará como microempresa, pois estimamos uma
receita bruta será inferior a R$120.000,00 (cento e vinte mil reais) no primeiro ano. Com
isso, uma vez atuando como microempresa, a ORAGANIZE seria atendida pelo regime
tributário do SIMPLES (Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições
das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte), que é um regime tributário
diferenciado, simplificado e favorecido, aplicável às pessoas jurídicas consideradas
como microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), nos termos definidos
na Lei n o 9.317, de 1996, e alterações posteriores, estabelecido em cumprimento ao que
determina o disposto no art. 179 da Constituição Federal de 1988. Constitui-se em uma
forma simplificada e unificada de recolhimento de tributos, por meio da aplicação de
percentuais favorecidos e progressivos, incidentes sobre uma única base de cálculo, a
receita bruta.
33
5. Análise Estratégica
Para se obter o sucesso da empresa, é de suma importância realizar uma
análise estratégica da situação de mercado na qual a ORGANIZE está inserida. Assim,
essa análise tem por objetivo desenvolver e manter uma adequação razoável entre os
objetivos e recursos da empresa e as mudanças e oportunidades do mercado,
orientando seus negócios e mostrando a direção a ser percorrida para atingir seus
objetivos.
A análise inicial para se obter um planejamento estratégico de sucesso,
utilizando a metodologia modelo BSC - Balanced Scorecard, é a análise SWOT, sigla
em inglês para Forças (Strenghts), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades
(Opportunities) e Ameaças (Threats).
Análise de SWOT consiste em fazer um estudo do cenário externo e da
realidade interna da empresa. Uma matriz SWOT é um quadro que contém as Forças,
Fraquezas, Oportunidades e Ameaças que foram levantadas e o cruzamentos dos
dados pode ser visto da seguinte maneira:
Ameaça x Pontos Fracos = ELIMINAR;
Oportunidades x Pontos Fracos = MELHORAR;
Pontos Fortes x Oportunidades = CAPITALIZAR;
Pontos Fortes x Ameaças = MONITORAR;
Assim, as forças são pontos internos à empresa e que estão sob sua
influência e devem ser sempre investidos e melhorados. Analogamente, as fraquezas
também são pontos internos, porém não auxiliam no desenvolvimento institucional da
empresa, devendo ser, portanto, eliminados.
Já as oportunidades são fatores externos que influenciam positivamente a
organização, porém fogem do seu controle. Assim, estes devem ser cultivados e
aproveitados ao máximo pela empresa. Analogamente, ameaças são fatores externos
que pesam negativamente para a instituição e devem ser evitados.
34
5.1. Matriz SWOT
Sintetizando os pontos fracos, fortes, oportunidades e ameaças, tem-se a Matriz SWOT:
Forças Fraquezas
Membros qualificados e empenhados
na empresa
Processos da empresa ainda não são
estruturados
Possuir sede próxima aos clientes Pouca experiência dos membros
nessa área de atuação
Existência de um espírito motivacional
na empresa;
Trabalhar em uma área pouco
explorada no mercado
Equipe com características
diversificadas;
Capacitação dos membros em
técnicas de gestão
Oportunidades Ameaças
Crescimento econômico da área de
engenharia
Impostos e taxa muito altas para
abertura de uma empresa
Copa do Mundo Pouco conhecimento do mercado
sobre os serviços apresentados pela
empresa
Mercado pouco explorado na área de
atuação da empresa
Concorrência de empresas mais
consolidadas no setor
Parceria com empresas
desenvolvedoras de softwares de
GED
Burocracia para abertura de empresas
Possibilidade de realizar serviços de
GED à distância
35
5.2. Fatores críticos de sucesso
A partir da análise SWOT apresentada, pode-se apontar como fator crítico
para o sucesso a realização de um bom planejamento financeiro, para que a empresa
consiga manter-se no começo mesmo com as altas taxas para abertura de empresa e
com o pouco fluxo de clientes.
Outro fator que se faz necessário é a boa abordagem no mercado sobre os
serviços a serem vendidos e, para isso, torna-se fundamental a parceria com empresas
de desenvolvimento de softwares para GED e capacitação dos membros nessa área.
Em suma, a pouca exploração do mercado na área de GED de
engenharia traz boas expectativas para a criação da ORGANIZE, porém a divulgação
dos serviços e a conscientização do público-alvo da necessidade de contratar uma
empresa de GED é de grande importância para que o mercado consiga absorver a nova
empresa.
38
6.1.1. Nome
ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica
6.1.2. Slogan “A informação Correta e Precisa em Tecnologia Documental” 6.1.3. Componentes
Marcos Antonio de Sousa Melo
Matricula: 10/0035841
Curso de graduação: Biblioteconomia.
Mariana Neves Esteves
Matricula: 11/0167635
Curso de graduação: Engenharia Elétrica
Nicole Albuquerque Dino
Matricula: 10/0117716
Curso de Pós-graduação: Gestão em Políticas Públicas
Pablo Henrique
Matricula: 13/0034916
Curso de graduação: Ciência da Computação
Rafael Lima de Morais
Matricula: 12/0053713
Curso de graduação: Estatística
40
6.2.1. Viabilidade do Negócio
Os sistemas de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em sua
maioria, tem a finalidade de facilitar, agilizar processos dentro de uma organização. Ele
agiliza muitos processos dentro de uma empresa, tanto industrial, comercial ou de
prestação de serviço. Aliado a ele, temos uma série de tecnologias que auxiliam em
funções para determinadas áreas administrativas. Por exemplo, um escritório de
engenharia ou arquitetura com muitos anos de mercado voltado para o desenvolvimento
de projetos na construção civil, possuem em seus arquivos dezenas, centenas, senão
milhares de projetos, plantas e desenhos. Considerando que necessitem fazer
alterações em um projeto que foi feito há muitos anos atrás, alterando vários itens para
uma reforma ou para apresentar a outro cliente, porém o projeto está em papel ou em
arquivo de imagem no banco de dados do GED. Através do GED os profissionais podem
recuperar esse projeto de forma rápida, em poucos segundos ou minutos e fazer a
alterações necessárias e ao mesmo tempo mantendo um controle de edição para futuras
consultas.
Outro ponto de viabilidade do negocio de GED seria uma questão de
sustentabilidade. A cada década que passa o consumo por materiais cresce de forma,
que às vezes nem a estatística consegue prever. A mídia foca em três itens que hoje,
são essenciais para nossa vida urbana: petróleo, minerais e papel. Focando em um
destes itens, o papel, mesmo que podendo ser reutilizado através da reciclagem,
devemos analisar o seu uso. O uso indiscriminado provoca níveis altíssimos de
desmatamento da atualidade.
Tendo em vista a redução do uso do papel, da redução do corte de
árvores, matéria-prima para o papel e também pensando no fator da agilidade das
informações gerenciais de uma empresa, surge o gerenciamento eletrônico de
documentos.
Consideramos esse negocio viável pelos benefícios que o nossos clientes
terão com a implantação do sistema na empresa como:
41
Agilidade e precisão na localização de documentos, contribuindo para um eficaz
atendimento ao cliente.
Controle do processo.
Gerenciamento automatizado de processos organizacionais.
Aumento da produtividade.
Possibilita a implementação do trabalho virtual, reduzindo custos com papel ou
cópias, pois estes documentos encontram-se na forma digital e em rede.
Otimização do espaço físico.
Possibilita a integração com outros sistemas e tecnologias.
Mais um ponto que para nós torna o negocio viável e rentável seria a forma
de prestação do serviço a nossos futuros clientes que seria realizado com excelência.
Um serviço prestado com excelência gera como consequência o aumento na
lucratividade operacional da empresa, ou seja, a mesma passa a obter mais lucro.
43
6.3. Perfil dos clientes
Levando em consideração que arquitetos, engenheiros, empreiteiros e
demais profissionais envolvidos nas diversas etapas da construção civil requerem
métodos eficazes para trabalhar um grande número de documentos, a empresa de
gestão documental fará a organização dos documentos em uma base de dados
formando um GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos para serem consultados
pelos profissionais envolvidos no processo. Portanto a ORGANIZE tem como público
alvo empresas e profissionais da área de engenharia que necessitam prover
atendimentos, serviços e informações, a seus clientes, de maneira ágil e prática,
facilitar o gerenciamento, o armazenamento, a localização e a recuperação de
documentos.
O segmento econômico da Arquitetura e Engenharia destaca-se dentro do
setor de Serviços do PAS – Pesquisa Anual de Serviços, pela importância de sua receita
operacional líquida e pelo número de pessoas que emprega. Os Serviços de
Engenharia e Arquitetura são responsáveis por crescentes superávits, devido a sua
capacidade de gerar receitas - conforme dados apresentados na parte Conceito do
Negocio. Dentro do segmento existem diversas subdivisões empresarias de atuação.
Inicialmente o segmento é dividido em cinco grandes grupos, são eles:
Serviços de Engenharia.
Serviços de Arquitetura.
Serviços Auxiliares de Engenharia.
Serviços de Planejamento Urbano e Paisagismo.
Outros Serviços e/ou Atividades.
Cada um destes grupos possui ramificações ou subdivisões, dentre elas as
três principais que se destacam devido ao tamanho de sua receita, são:
Elaboração e acompanhamento de projetos industriais, inclusive
projeto de mineração, extração de petróleo e gás natural
44
Elaboração e acompanhamento de projetos de água, gás, energia
elétrica, telecomunicações e gestão de resíduos; serviços de
engenharia relativos a obras de engenharia civil.
Elaboração e acompanhamento de projetos na área de transportes
45
66..44.. AAnnáálliissee ddoo AAmmbbiieennttee ddee
MMaarrkkeettiinngg 6.4.1. Ambiente de Marketing Externo
46
Como obstáculos externos, pode-se elencar a cultura organizacional.
Muitas pessoas talvez não estejam dispostas a trabalhar com uma ferramenta nova,
mesmo sabendo que o retorno será benéfico para a empresa e para seu próprio
trabalho, desestimulando a implantação de um sistema tecnológico. Assim, é
necessário conscientizar os empresários por meio de argumentos sólidos que a
implantação de GED pode gerar o aumento da produtividade e a otimização de
tempo e de recursos.
A concorrência é outro ponto a ser levantado. Apesar de não haver
tantas empresas trabalhando nessa área de GED para engenharias as que existem
possuem um grande know how na execução desse tipo de serviço e uma vasta
gama de clientes no setor público e privado.
6.4.2. Ambiente de Marketing Interno
Em relação aos fatores internos, os custos iniciais são grandes devido
aquisição de produtos, compra ou aluguel de espaço. Dessa forma, pode-se
destacar a obtenção de financiamento para iniciar as atividades.
Encontrar empresas que possuem softwares de gerencia eletrônica de
documentos para trabalhar em parceria com a ORGANIZE também é uma variável
de natureza interna. Será necessário um levantamento de dados de empresas do
setor para negociação e parceria na obtenção de software e cursos na área a fim de
estabelecer um contrato benéfico para ambos.
É importante para que o negócio tenha sucesso que os profissionais da
ORGANIZE estejam qualificados tecnicamente e acompanhe a evolução tecnológica
na área para prestar um serviço de qualidade aos clientes. Para isso serão
organizados cursos nas áreas de documentação técnica em engenharia,
digitalização, implantação de GED, segurança de arquivos e demais produtos ou
serviços ofertados pela empresa. A ORGANIZE irá atuar como uma empresa
arrojada, porém trabalhará sempre com ética para não prejudicar os clientes.
49
Os clientes da ORGANIZE serão as empresas, centros de documentação,
institutos, escolas, faculdades e órgão públicos que possuem e produzem documentos
técnicos na área de engenharia.
Nossos futuros clientes, principalmente as empresas, tendem a produzir
muitos documentos e com certeza necessitam que os mesmos sejam gerenciados de
uma forma que se gaste o menor tempo possível para encontrar, consultar, modificar e
apresenta-los. Uma vez demonstrado isso para o cliente com certeza ele prezará pela
excelência do seu negócio e estará disposto a seguir nossas orientações para implantar
o sistema e com isso ganharemos visão e um melhor posicionamento no mercado de
GED.
Dentro do mercado de Gestão documental Eletrônica iremos atuar na
prestação dos seguintes serviços:
Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos – GED.
Organização dos documentos em base de dados GED para serem consultados
pelos profissionais envolvidos no processo.
Digitalização de documentos.
Microfilmagem.
Implantação de arquivo de segurança, oferecendo toda a infraestrutura
necessária para guardar documentos e mídias especiais dotada de sistema
de segurança, monitoramento de acesso e controle de temperatura e
umidade.
A execução desses serviços pela ORGANIZE se dará de forma gradativa a
medida que nosso colaboradores forem fazendo os cursos de cada área de atuação da
empresa. Segue abaixo as etapas propostas pela empresa:
50
Etapa 01: cursos específicos sobre os principais tipos de documentos técnicos
usados em engenharia.
Etapa 02: cursos gerais de gestão eletrônica de documentos – GED.
Etapa 03: cursos específicos de softwares de GED nas empresas que trabalharão
em parceria com a ORGANIZE.
Etapa 04: cursos de digitalização de documentos.
Etapa 05: cursos de restauração de documentos.
Etapa 06: cursos de microfilmagem.
Etapa 07: curso de implantação de arquivos.
Etapa 08: curso de segurança de arquivos.
Devemos lembrar que o foco da organize é a implantação de GED, mas
para isso os colaboradores terão que saber os demais trabalhos que envolvem ou
poderão envolver a implantação de um sistema.
Analisando o novo paradigma do crescente volume de informação vemos
nesse negócio uma grande oportunidade de retorno financeiro, pois levaremos um
produto, que devidamente apresentado, surtira efeitos benéficos aos nossos clientes.
52
Segue abaixo uma descrição dos produtos que serão comercializados pela
ORGANIZE:
6.6.1.1. Consultoria, implantação e organização de documentos através de banco
de dados GED - Gestão Eletrônica de Documentos.
Utilizaremos softwares que serão capazes de executar as seguintes
funcionalidades básicas:
Mobilidade: os usuários poderiam acessar os documentos de qualquer
computador, tablet e smartphone com internet.
Controle automático de versões: garantia da última versão do documento.
Impede a edição simultânea dos documentos.
Pesquisa avançada de documentos: pesquisa de documentos pelo seu
conteúdo e criação de pesquisas com qualquer atributo.
Workflow de atividades: fluxo de atividades. Notifica responsáveis e controla
prazo.
Controle do avanço físico: cálculo automático do avanço físico dos documentos.
Relacionamento automático de documentos: relacionamento automático de
documentos com envio de alerta caso haja alteração de documentos
relacionados.
Documento a partir de templates: criação de documentos a partir de templates
cadastrados no projeto.
Comentários e anexos: cadastramento de comentários e anexos relacionados
aos documentos.
53
Controle de prazo: atribuição de datas aos documentos para acompanhamento
de prazos.
Checklist de verificação: checklist técnico e qualitativo dos documentos com
ranking dos erros por profissional.
Controle emissão, markup e as built: controle das emissões dos documentos e
dos comentários dos clientes.
Acesso controlado e rastreável: permissão definida para cada usuário.
Rastreabilidade das ações realizadas.
Envio automático de notificações: exemplos de notificações: inclusão ou
revisão de documentos, controle de prazo.
Relatórios e indicadores: um conjunto de relatórios e indicadores permite a
gestão online do desempenho dos projetos.
A implantação do sistema de GED com as características mencionadas
acima serão executadas dentro de 04 fases:
Análise funcional: identificação do tipo de informação que é produzida
pelo cliente e como acontece o fluxo atual destas nos setores como um todo;
Análise do sistema de informação atual: reconhecimento do atual
sistema informatizado do cliente, caso possua, identificando seus pontos fortes e os
principais problemas;
Especificação e customização do sistema de informação:
determinação das políticas de gestão documental que melhor traduzem as
necessidades do cliente quanto a criação, armazenamento, organização,
recuperação e avaliação da informação e definindo os processos para gestão;
54
Implementação da solução: identificação da melhor solução
tecnológica de hardware e software para implementação dos processos. A princípio,
a empresa não desenvolveria uma software para implantação, mas faria parcerias
com empresas que atuam no mercado criando e desenvolvendo programas para
este tipo de gerenciamento informacional, dessa forma, após o estudo das
necessidades, seria verificado qual o programa mais adequado para atender o
cliente.
Devemos deixar claro que após a implantação de um GED em determinado
cliente procederemos com a fase de implementação. Nesta fase é feita, de acordo com o
contrato de garantia, o acompanhamento, a manutenção e o auxílio aos usuários do
sistema por meio de apresentações e cursos de familiarização com a nova ferramenta.
Em seguida, procede-se com análises estatísticas para medir o desempenho do sistema
e verificar o índice de satisfação dos usuários, o que proporciona uma ideia de
aprimoramento ou eventuais mudanças na ferramenta de gestão documental. Esta etapa
seria executada de forma rotineira atualizando documentos e arquivos. O contratante
não precisaria despender recursos humanos para a organização de seus documentos,
pois a ORGANIZE poderia fazer isso remotamente, bem como a digitalização e
conversão dos arquivos em que houver necessidade, tudo isso de forma periódica.
6.6.1.2. Digitalização de documentos
Com o serviço de digitalização iremos promover a garantia da integridade
do documento físico, geração de menos cópias e maior disseminação da informação.
No processo de conversão de documentos o acervo será escaneado e os
arquivos, agora transformados em imagem, serão inseridos no GED por onde passarão
por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na
localização das informações através das ferramentas de buscas do próprio banco de
dados.
55
Com a implantação deste serviço a redução nos custos será continua,
começando pela redução na demanda de cópias desnecessárias, preservação do
arquivo original, devido ao mínimo acesso ao documento físico, otimização do espaço
físico para armazenagem de acervo e auditoria de acesso às informações.
6.6.1.4. Microfilmagem de documentos
A microfilmagem de documentos é um procedimento utilizado para a
preservação da informação e da imagem. Incide na captura da imagem através de
processo fotográfico. O processo ainda permite a conversão do microfilme em
imagem digitalizada, proporcionando segurança e agilidade nas pesquisas. A
microfilmagem é a única mídia que possui legislação, sendo juridicamente amparada
pela Lei Nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996, sendo considerada a única
tecnologia reconhecida como cópia fiel do documento original.
6.6.1.5. Implantação de arquivo de segurança.
O objetivo da ORGANIZE com esse serviço é oferecer aos clientes que
buscam atender as melhores praticas de segurança da informação consultoria quanto a
infraestrutura necessária para guarda de mídias especiais (CDs, DVDs, fitas e
microfilmes, magnéticos, fotografias, entre outros), dotada de um sofisticado sistema de
segurança, monitoramento de acesso e controle de temperatura e umidade. A ideia é
oferecer ao cliente, depois de uma consultoria sobre um sistema completo de segurança
com a ser adotado com as seguintes características:
Controle de umidade e da temperatura do ambiente, 24 por dia;
Sala protegida contra incêndio, com porta tipo cofre corta-fogo;
Blindagem eletromagnética que garante o perfeito funcionamento das mídias;
Controle de acesso à sala do Arquivo de Segurança por meio de leitura
Biométrica;
56
Monitoramento 24 horas com circuito interno de TV;
Facilidade de acesso às mídias via web, onde é possível solicitar serviços e obter
diversos relatórios online, com controle de movimentação.
No início dos trabalhos com esse produto, ofereceremos apenas a
consultoria, mas será apenas uma questão de tempo até oferecermos os materiais
através de parceria com fornecedores.
6.6.2 Comunicação
O objetivo da ORGANIZE nesse sentido é simples: comunicar de forma
eficiente e abrangente a proposta de valor da empresa identificada pela marca e por
seus produtos e serviços.
Para conseguir esse objetivo vamos criar um site com todas as
informações da empresa como por exemplo:
Quem somos.
Serviços prestados.
Produtos.
Clientes.
Cases.
Parceiros.
Contato
Ainda poderão ser acrescentados outros tópicos de acordo com a
expansão ou necessidades da empresa. Porém, apenas o site não bastará para tornar
nossa marca conhecida. Precisamos usar as redes sociais para um alcance maior de
pessoas.
57
Além das modalidades de comunicação citadas, faremos uso de folhetos,
folders, cartazes para serem distribuídos nas instituições alvo da ORGANIZE. Outra
ação que julgamos importante é visitar as instituições e empresas que serão alvo dos
nossos serviços apresentando nosso portfólio.
6.6.3 Distribuição
A ORGANIZE usará dois tipos de canais de distribuição: canal direto e
canal alternativo. A distribuição da ORGANIZE seria através de canal direto, pois
venderíamos diretamente para nossos clientes. Porém, faríamos uso dos parceiros para
aquisição do software e atualizações de versões e nesse caso estaríamos usando um
canal alternativo.
6.6.4 Preço
A princípio a ORGANIZE adotará preços para ganhar mercado. Os preços
dos produtos e serviços serão definidos abaixo dos concorrentes ou dos produtos que
dominam o mercado com a intenção de ganhar participação de mercado ou entrar em
um novo mercado com alguma inovação e chamar a atenção dos consumidores para a
oferta.
Em um contato inicial com empresas do setor nos foi informado que para
compor o preço final de um projeto são vários fatores a serem analisados, como por
exemplo: o porte da empresa, tipos e qualidade dos documentos e principalmente a
quantidade de documentos para implementação de GED.
Temos assim a seguinte tabela de serviços:
Serviço Preço Observação
58
Digitalização R$ 0,40 Por folha
Indexação R$ 0,80
Por campo de indexação. Para uma indexação
eficaz são utilizados no mínimo 05 campos por
documento.
Microfilmagem R$ 0,50 Por documento
Projeto R$ 875,00
Por dia. Esse valor pode aumentar quando a
empresa não possui um software próprio de
GED e precisa adquirir um em parceria com
outras empresas.
Treinamento R$ 280,00 Por hora
Para nossa inserção no mercado adotaríamos os seguintes preços:
59
Serviço Preço Observação
Digitalização R$ 0,25 Por folha
Indexação R$ 0,65
Por campo de indexação. Para uma indexação
eficaz são utilizados no mínimo 05 campos por
documento. Totalizando R$ 2,60
Microfilmagem R$ 0,35 Por documento
Projeto R$ 650,00
Por dia. Esse valor pode aumentar quando a
empresa não possui um software próprio de
GED e precisa adquirir um em parceria com
outras empresas. Tem-se como padrão
terminar os projetos em no mínimo 08 e no
máximo 15 dias (08 horas por dia), porém
dependerá da quantidade de documentos do
cliente.
Treinamento R$ 200,00
Por hora. O padrão que iremos adotar seria no
mínimo 16 e no máximo 44, porém dependerá
da escolha e necessidades do cliente.
A formação de nossos preços a principio terá que ser mais barato que as
empresas concorrentes, porém com uma qualidade de serviço maior. Usando as
técnicas descritas no plano de marketing podemos ganhar um bom número de clientes e
com isso alcançar o ponto de equilíbrio mais rapidamente e investir cada vez mais em
tecnologia e aprendizado.
60
66..77.. IInnffoorrmmaaççõõeess CCoommpplleemmeennttaarreess
6.7.1. Ações de Responsabilidade Social e Ambiental
61
A ORGANIZE possui como um de seus pilares a responsabilidade social e
ambiental. Por ser uma empresa de Gestão Eletrônica de Documentos, ela encorajará
seus cliente a não mais produzirem documentos físicos após a digitalização de seus
documentos antigos, criando meios para que esses documentos digitais possam ser
armazenados e organizados de forma segura.
Além disso, todos os documentos da nossa empresa estarão em meio
digital, não faremos uso de papel para as nossas operações cotidianas, salvo casos em
que seja estritamente necessário. Sempre que necessitemos utilizar uma folha de papel
plantaremos 100 arvores, com o intuito de compensar o impacto negativo causado no
meio ambiente.
64
7.1. Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta que controla a movimentação financeira
da empresa e tem como objetivo controlar e projetar as entradas e saídas de recursos
financeiros, ou seja, administrar e controlar os recebimentos e pagamentos da empresa.
Com esse controle o empreendedor tem condições de identificar ociosidade ou
desperdícios de recursos que poderiam ser aplicados em novos investimentos na
empresa ou mesmo em aplicações financeiras. Com isso temos a estruturação do fluxo
de caixa que é o recebimento e o pagamento. Essa estruturação também é denominada
estrutura de caixa. Trata-se de um recurso importante e fundamental para os
empreendedores saberem com precisão qual a situação financeira da empresa e com
base nos resultados decidir qual caminho seguir.
O Fluxo de Caixa tem como objetivo a administração e controle dos
recebimentos e pagamentos da empresa. Com esse controle o empreendedor tem
condições de identificar ociosidade ou desperdícios de recursos que poderiam ser
aplicados em novos investimentos na empresa ou mesmo em aplicações financeiras. Da
mesma forma permite verificar a necessidade de pagamentos para os quais a empresa
deverá estar em condições financeiras favoráveis para quando surgir o momento.
Para facilitar a projeção de lucro ou receita de uma empresa o primeiro
passo é estabelecer o preço de venda dos produtos e serviços. Porém, existe uma
dificuldade muito grande em relação à como fazer essa formação de preços de produtos
ou serviços relacionados com os controles de custos fixos e variáveis encontrando assim
um ponto de equilíbrio entre custo e receitas.
Para chegar a esse objetivo temos, antes de tudo, que calcular os custos
de forma individual. No caso da ORGANIZE temos os seguintes dados dos custos fixos
e variáveis aproximadas:
66
7.2. Custos fixos
Manutenção preventiva e corretiva de equipamentos de segurança: R$ 200,00
mensais
Manutenção preventiva e corretiva de equipamentos de informática: R$ 1.500,00.
Aluguel do escritório: R$ 1.500,00 mensais
Condomínio: R$ 300,00 mensais
Impostos: dependerá do faturamento da empresa.
Luz: R$ 150,00 mensais
Pacote Telefone e Internet: R$ 350,00 mensais
Cursos de aperfeiçoamento: R$ 2.000,00 mensais.
Combustível: R$ 500,00 mensais (a principio usaríamos um veiculo particular).
Colocando os dados dos custos fixos acima em tabelas para os 04
trimestres temos os seguintes dados:
67
Primeiro trimestre
Empresa ORGANIZE
Mês Janeiro Fevereiro Março
Custos Fixos R$ 7.300,00 R$ 7.300,00 R$ 7.300,00
Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00
Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00
Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00
Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança
R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática
R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00
Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00
Segundo Trimestre
Empresa ORGANIZE
Mês Abril Maio Junho
Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00
Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00
Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00
Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00
Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança
R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00
Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática
R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00
Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00
Terceiro Trimestre
68
Empresa ORGANIZE
Mês Julho Agosto Setembro
Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00
Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00
Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00
Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00
Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança
R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00
Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática
R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00
Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00
Quarto Trimestre
Empresa ORGANIZE
Mês Outubro Novembro Dezembro
Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00
Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00
Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00
Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00
Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança
R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00
Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática
R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00
Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00
70
Nos custos variáveis temos:
Aquisição dos programas através das empresas parceiras da organize para
instalação nos clientes: R$. Em verificação.
Horas extras dos empregados: R$. Ocorrerá variação de acordo com o trabalho
operacional.
Comissões decorrentes das vendas dos produtos: R$. Ocorrerá de acordo com as
vendas dos produtos.
Nos custos variáveis ainda temos o que vamos pagar com a aquisição do
mobiliário, equipamentos de informática e scanners caso esse pagamento seja
executado a prazo. Colocamos isso como custo variável, pois logo após o pagamento do
material, pagaríamos apenas a manutenção preventiva e corretiva, neste caso, dos
equipamentos de informática e scanners.
A previsão seria a seguinte:
Mobiliário (mesas, gaveteiros, cadeiras e armários): R$ 5.000,00. Previsão a
prazo: R$ 1.000,00 mensais.
Equipamentos de Informática (computadores, multifuncionais e scanners de alta
precisão): R$ 15.000,00.
Previsão a prazo: R$ 1.500,00 mensais.
Equipamentos de Segurança (kit de alarme): R$ 1.000,00
Previsão a prazo: R$ 200,00 mensais.
Colocando os dados dos custos variáveis acima, dentre outros, em tabelas
para os 04 trimestres temos os seguintes dados:
Primeiro Trimestre
71
Empresa ORGANIZE
Mês Janeiro Fevereiro Março
Custos Variáveis R$ 3.300,00 R$ 3.300,00 R$ 3.300,00
Aquisição de Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Aquisição de Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00
Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00
Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Segundo Trimestre
Empresa ORGANIZE
Mês Abril Maio Junho
Custos Variáveis R$ 3.300,00 R$ 3.300,00 R$ 2.100,00
Aquisição de Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Aquisição de Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 0,00
Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 0,00
Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00
Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Terceiro Trimestre
72
Empresa ORGANIZE
Mês Julho Agosto Setembro
Custos Variáveis R$ 2.100,00 R$ 2.100,00 R$ 2.100,00
Aquisição Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Aquisição Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00
Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Quarto trimestre
Empresa ORGANIZE
Mês Outubro Novembro Dezembro
Custos Variáveis R$ 2.100,00 R$ 2.100,00 R$ 2.100,00
Aquisição Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Aquisição Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00
Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Sendo assim, os custos iniciais fixos e variáveis seriam os seguintes para
os 04 trimestres:
74
Empresa
Mês Janeiro Fevereiro Março
Custos Fixos R$ 7.300,00 R$ 7.300,00 R$ 7.300,00
Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00
Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00
Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00
Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança
R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática
R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00
Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00
Empresa ORGANIZE
Mês Janeiro Fevereiro Março
Custos Variáveis R$ 3.300,00 R$ 3.300,00 R$ 3.300,00
Aquisição Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Aquisição Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00
Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00
Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Mês Janeiro Fevereiro Março
Total de Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00
Segundo Trimestre
75
Empresa ORGANIZE
Mês Abril Maio Junho
Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00
Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00
Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00
Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00
Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança
R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00
Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática
R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00
Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00
Empresa ORGANIZE
Mês Abril Maio Junho
Custos Variáveis R$ 3.300,00 R$ 3.300,00 R$ 2.100,00
Aquisição de Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Aquisição de Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 0,00
Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 0,00
Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00
Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Mês Abril Maio Junho
Total de Custos Fixos e Variáveis R$ 11.800,00 R$ 11.800,00 R$ 10.600,00
Terceiro Trimestre
76
Empresa ORGANIZE
Mês Julho Agosto Setembro
Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00
Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00
Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00
Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00
Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança
R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00
Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática
R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00
Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00
Empresa ORGANIZE
Mês Julho Agosto Setembro
Custos Variáveis R$ 2.100,00 R$ 2.100,00 R$ 2.100,00
Aquisição de Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Aquisição de Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00
Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Mês Julho Agosto Setembro
Total de Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00
Quarto Trimestre
77
Empresa ORGANIZE
Mês Outubro Novembro Dezembro
Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00
Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00
Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00
Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00
Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança
R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00
Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática
R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00
Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00
Empresa ORGANIZE
Mês Outubro Novembro Dezembro
Custos Variáveis R$ 2.100,00 R$ 2.100,00 R$ 2.100,00
Aquisição de Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00
Aquisição de Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00
Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00
Mês Outubro Novembro Dezembro
Total de Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 Devemos levar em consideração que estes custos, tanto fixos quanto
variáveis podem sofrer variação com o tempo.
79
A ORGANIZE tem em seu escopo trabalhar com os seguintes produtos:
serviços de implantação de GED, digitalização de documentos, microfilmagem e
implantação de arquivo de segurança e para formação do preço desses serviços
pesquisamos outras empresas para saber o quanto estão cobrando para cada um
desses serviços incluindo os processos de cada um.
Em um contato inicial com empresas do setor nos foi informado que para
compor o preço final de um projeto são vários fatores a serem analisados, como por
exemplo: o porte da empresa, tipos e qualidade dos documentos e principalmente a
quantidade de documentos para implementação de GED.
Temos assim a seguinte tabela de serviços:
Serviço Preço Observação
Digitalização R$ 0,40 Por folha
Indexação R$ 0,80
Por campo de indexação. Para uma indexação
eficaz são utilizados no mínimo 05 campos por
documento.
Microfilmagem R$ 0,50 Por documento
Projeto R$ 875,00
Por dia. Esse valor pode aumentar quando a
empresa não possui um software próprio de
GED e precisa adquirir um em parceria com
outras empresas.
Treinamento R$ 280,00 Por hora
80
Para nossa inserção no mercado adotaríamos os seguintes preços:
Serviço Preço Observação
Digitalização R$ 0,25 Por folha
Indexação R$ 0,65
Por campo de indexação. Para uma indexação
eficaz são utilizados no mínimo 05 campos por
documento. Totalizando R$ 2,60
Microfilmagem R$ 0,35 Por documento
Projeto R$ 650,00
Por dia. Esse valor pode aumentar quando a
empresa não possui um software próprio de
GED e precisa adquirir um em parceria com
outras empresas. Tem-se como padrão
terminar os projetos em no mínimo 08 e no
máximo 15 dias (08 horas por dia), porém
dependerá da quantidade de documentos do
cliente.
Treinamento R$ 200,00
Por hora. O padrão que iremos adotar seria no
mínimo 16 e no máximo 44, porém dependerá
da escolha e necessidades do cliente.
A formação de nossos preços a principio terá que ser mais barato que as
empresas concorrentes, porém com uma qualidade de serviço maior. Usando as
técnicas descritas no plano de marketing podemos ganhar um bom número de clientes e
com isso alcançar o ponto de equilíbrio mais rapidamente e investir cada vez mais em
tecnologia e aprendizado.
Levando em consideração os gastos contabilizados nas tabelas de custos
fixos e variáveis e os preços que deverão ser cobrados para cada projeto, conseguimos
fazer um levantamento de quanto devemos conseguir em receitas para pagar honrar
todas as dividas da empresa. Vamos apresentar abaixo o perfil de um cliente que
devemos atender para pagarmos as dividas e sobrar dinheiro em caixa e com base nele
81
teremos uma noção do montante de clientes que devemos ter por mês. Levaremos em
consideração o principal serviço da ORGANIZE que é a implantação de programa GED
e o s preços que serão praticado por ela.
Cliente A
Características:
100 Documentos
10.000 Folhas
Produto Implantação de GED
Serviço:
Digitalização
Preço: R$ 0,25 por folha
10.000 Folhas x R$ 0,25 =
Total: R$ 2.500,00
Indexação
Preço: R$ 0,65 por Campo de Indexação. São utilizados 05 campos.
R$ 0,65 x 5 = R$ 3.25 por Documento.
100 x R$ 3.25 =
Total: R$ 3.250,00
Projeto
R$ 650 por dia (cada dia 08 horas)
R$ 650 x 8 dias =
Total: R$ 5.200,00
Treinamento
82
R$ 200,00 por Hora
R$ 200,00 x 16 =
Total: R$ 3.200,00
Colocando esses dados resumidamente em uma tabela temos o seguinte:
Cliente A Produto GED Preço
Digitalização R$ 2.500,00
Indexação R$ 3.250,00
Projeto R$ 5.200,00
Treinamento R$ 3.200,00
Total R$ 14.150,00
Pelos dados apresentados, para que a ORGANIZE consiga pagar todas as
dividas e obter lucro deve possuir em sua pasta clientes que juntos possam somar pelo
menos R$ 14.150,00 ou mais por mês.
Lançando essa receita nas tabelas trimestrais temos os seguintes dados:
Primeiro Trimestre
Mês Janeiro Fevereiro Março
Total Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00
Entradas R$ 14.150,00 R$ 14.150,00 R$ 14.150,00
Saídas R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00
Total R$ 3.550,00 R$ 3.550,00 R$ 3.550,00
Segundo Trimestre
83
Mês Abril Maio Junho
Total Custos Fixos e Variáveis R$ 11.800,00 R$ 11.800,00 R$ 10.600,00
Entradas R$ 14.150,00 R$ 14.150,00 R$ 14.150,00
Saídas R$ 11.800,00 R$ 11.800,00 R$ 10.600,00
Total R$ 2.350,00 R$ 2.350,00 R$ 3.550,00
Terceiro Trimestre
Mês Julho Agosto Setembro
Total Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00
Entradas R$ 14.150,00 R$ 14.150,00 R$ 14.150,00
Saídas R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00
Total R$ 3.550,00 R$ 3.550,00 R$ 3.550,00
Quarto Trimestre
Mês Outubro Novembro Dezembro
Total Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00
Entradas R$ 14.150,00 R$ 14.150,00 R$ 14.150,00
Saídas R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00
Total R$ 3.550,00 R$ 3.550,00 R$ 3.550,00
Assim, pode-se observar que, considerando desde o primeiro mês possuir
clientes que, ao todo, paguem R$ 14.150,00 e o total de custo como R$10.600,00, já no
84
primeiro mês será obtido lucro, retornando o investimento inicial. Assim, o tempo de pay
back é praticamente instantâneo.
A lucratividade também pode ser calculada a partir do valor dos lucros e
das vendas. Assim, para o primeiro mês de funcionamento da empresa teremos uma
lucratividade de 16,6%, índice que tende a aumentar no decorrer do tempo. Como o
retorno ao investimento inicial já é suprido no primeiro mês, indicadores de viabilidade
como taxa interna de retorno e valor presente líquido não se fazem necessários.
Devemos lembrar que estes são os resultados de apenas um produto da
ORGANIZE, implantação de GED. A empresa ainda terá os serviços de microfilmagem e
digitalização (pode ser um serviço separado de GED) e consultoria para implantação de
arquivos de segurança e com isso a empresa pode ter uma receita ainda maior e com
isso investir em modernização e aperfeiçoamento de serviços.
A projeção de vendas que temos para o futuro é participar de licitações
públicas do governo na prestação de serviço de gerenciamento eletrônico de
documentos – GED para digitalização do acervo com fornecimento de software,
armazenamento, indexação, consulta e exportação dos documentos, de hardware
(scanner e servidor) e de mão de obra necessária para a execução dos serviços.
Quanto aos pagamentos e obrigações da nossa empresa, para que a
empresa possa honra-los se faz necessário o uso de uma ótima política de cobrança
que seja ágil e eficiente permitindo colocar recursos financeiros mais rapidamente à
disposição da empresa, pois teremos que negociar vendas a prazo. Para isso a empresa
deve também ser ágil e eficiente na consultoria e implantação do projeto.
86
ALVARES, Lilliam. Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.
Disponível em: http://lillian.alvarestech.com/Projeto/Modulo3/GED.pdf. Acesso
em: 28 de mai. 2014.
ARCHIVIA. Software GED, DMS e Serviços em Gestão de Arquivos.
Disponível em: < http://www.archivia.com.br/>. Acesso em: 22 abr. 2014.
ARQUIVAR GESTÃO DE DOCUMENTOS. Arquivo de Segurança. Disponível
em: <http://www.arquivar.com.br/servicos/arquivo-de-seguranca/>. Acesso em: 02
abr. 2014.
ARQUIVAR GESTÃO DE DOCUMENTOS. Digitalização de Documentos.
Disponível em: < http://www.arquivar.com.br/servicos/digitalizacao-de-
documentos/>. 23 abr. 2014.
ARQUIVAR GESTÃO DE DOCUMENTOS. Microfilmagem. Disponível em: <
http://www.arquivar.com.br/servicos/microfilmagem/>. 23 abr. 2014.
ARQUIVAR GESTÃO DE DOCUMENTOS. Software GED. Disponível em:
<http://www.arquivar.com.br/servicos/ged/>. Acesso em: 10 abr. 2014.
CORRÊA, Henrique Cardoso. Análise de viabilidade de uma empresa de
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