Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 yılı Mali Destek Programları PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ

Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 yılı

Mali Destek Programları

PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ

PROJE DÖNGÜSÜ

PROJE NEDİR?

Belirli bir süre içinde [zaman]

Belli hedeflere ulaşmak için [hedef]

Planlanmış faaliyetler topluluğu [faaliyet]

Mevcut sistemde değişiklik yaratmak !

Sistem

Yani,

İyi bir proje planlaması,

Mevcut sistemin iyi analizini gerektirir..

NEDEN PROJE YAPARIZ?

KÖKLERİ

POLİTİKA

PROGRAM

PROJE

FAALİYET

Bir projenin fikir olarak doğuşundan hazırlanmasına, analizine, onaylanmasına, uygulanması ve değerlendirilmesine kadar geçen sürece

PROJE DÖNGÜSÜ, bu döngü çerçevesinde yapılan faaliyetlerin bütününe

ise PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

denmektedir.

PROJE DÖNGÜSÜ

Sorun / İhtiyaç Analizi

Planlama

Uygulama

İzleme / Değerlendirme

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ, FAALİYET PLANI VE

BÜTÇENİN HAZIRLANMASI

PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİPROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİHedeflenen sonuçların elde edilmesi

ve bu sonuçların etkilerinin değerlendirilmesi için birbirini takip eden karar verme aşamaları

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMIMANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMIProje planlama ve yönetimini desteklemek üzere kullanılan analitik bir süreç ve araç seti

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

ANALİZ PLANLAMAANALİZ PLANLAMA

ANALİZ AŞAMASI PLANLAMA AŞAMASI

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Nedir?

ANALİZ

1. Paydaş analizi- potansiyel olarak önem taşıyan ilgili tarafların belirlenmesi ve analizi

2. Sorun analizi- anahtar sorunların, engellerin & fırsatların belirlenmesi; sebep & sonuç ilişkilerinin saptanması

3. Hedef oluşturma – belirlenen sorunlara ilişkin çözümlerin geliştirilmesi; sonuca götüren yöntemler ve bunlar arasındaki ilişkilerin belirlenmesi

4. Strateji seçimi- hedeflere ulaşmak için alternatif stratejilerin geliştirilmesi; en uygun stratejinin belirlenmesi

PAYDAŞ ANALİZİANALİZ_1

PAYDAŞ: Bir proje ya da programdan doğrudan ya da dolaylı olarak

etkilenebilecek kişi ve kurumlardır.

• Hedef grup(lar): Projeden doğrudan ve olumlu olarak etkilenecek grup

• Nihai faydalanıcılar: Projeden dolaylı olarak ve uzun vadede etkilenecekler

NEDEN YAPILIR?• Paydaşları projeyle ilgilerine göre belirlemek• Bunların proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını,

risk unsurlarını tanımlamak

Paydaş AnaliziPaydaş Analizi

Müdahale konusu durumun ortaya konması ve buna neden olan ana sorunlar ile alt sorunlar arasında ‘sebep-sonuç’ ilişkisini kurar.Sorun analizi nasıl yapılır?Belirlenen sorunlar arasında bir neden-sonuç hiyerarşisi belirlenip bir ‘sorun ağacı’ oluşturulur.Mevcut durumdaki ana sorunlar tanımlanır.Ana sorun ve buna sebep olan alt sorunlar belirlenir.Başlangıç sorunun sonucu olan sorunlar, bunların üzerine yerleştirilir.Aralarında sebep-sonuç ilişkisi olmayan sorunları aynı seviyeye yerleştirilir.

Sorun AnaliziSorun Analizi

SORUN ANALİZİ

ANALİZ_2

ANA SORUN

ALT SORUN 1

NEDEN

SONUÇ

ALT SORUN 2

KÖK SORUNLAR

20.04.23

ANALİZ_2

SonuçlarSebepler

Gelirler düşükGelirler düşük

Ürün fiyatları düşükÜrün fiyatları düşük

İthalat arttıİthalat arttı

Verimlilik düşükVerimlilik düşük

Pazarlara erişim

sağlanamıyor

Pazarlara erişim

sağlanamıyor

Gümrük vergileri azaldı

Gümrük vergileri azaldı

Ürün maliyeti yüksek

Ürün maliyeti yüksek

Pazarlama elemanı

mevcut değil

Pazarlama elemanı

mevcut değil

Pazar araştırması yapılmıyor

Pazar araştırması yapılmıyor

Modern ekipman

yok

Modern ekipman

yok

TL değer kazandı

TL değer kazandı

Talep düşükTalep düşük

Ürün kalitesi düşük

Ürün kalitesi düşük

Nitelikli eleman

yok

Nitelikli eleman

yok

Mesleki eğitim kursları yetersiz

Mesleki eğitim kursları yetersiz

Örnek Sorun Ağacı

Trafik polisleri yeterince

eğitimli değil

Araba kullanmaya ilişkin kurallar

kamuoyunda yeterince bilinmiyor

Sürücü belgesi testlerine ilişkin yasal düzenleme

zayıf

Yollar bakımsız

Yol yapım standartları ve buna

ilişkin denetim yetersiz

Yol onarım ve bakımı

yapılmıyor

Yollarda meydana gelen yüksek sayıda ciddi trafik kazaları

Sürücüler yeteri kadar eğitimli değil ve trafik kural ve yönetmelikleri hakkında

bilgi sahibi değiller

Trafik kuralları uygulanmıyor

Yüksek sayıda ölümcül ve ağır yaralılar ve bunun sonucunda ortaya çıkan sağlık hizmetleri ve diğer ekonomik maliyetler

Trafik polislerinin kaynakları

yeterli değil

Örnek Sorun Ağacı

ANALİZ_2

Yapılacak müdahalelerle tanımlanan sorunların tamamen ortadan kalkmasıyla gelecekte olması hedeflenen durumun analizidir. Hedef analizi nasıl yapılır ?Sorun analizinde ortaya konan “olumsuz durumları”, “arzu edilen, olumlu durumlar” şeklinde ifade edilir. Bu olumlu durumların, aynı zamanda gerçekçi olmasına dikkat edilir.

Sorun ağacıyla yapılacak kıyaslamalar sonucu yapılması gerekenler yeniden tanımlanır.

Hedefler arasında bir ‘araç-amaç’ ilişkisi oluşturularak bu hiyerarşi resmedilir.

Araç ve amaçlar arasındaki bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek hedef ağacı oluşturulur.

Hedef AnaliziHedef Analizi

HEDEF ANALİZİ

19

HEDEF ANALİZİ

ANALİZ_3

ANA HEDEF

ALT HEDEF1

ARAÇ

AMAÇ

ALT HEDEF2

KÖK HEDEFLER

HEDEF ANALİZİANALİZ_3

Gelirler arttıGelirler arttı

Ürünün piyasa değeri arttı

Ürünün piyasa değeri arttı

İthalat azaldıİthalat azaldı

Verimlilik arttıVerimlilik arttı

Yeni pazarlar tanındı

Yeni pazarlar tanındı

Gümrük vergileri

arttı

Gümrük vergileri

arttı

Ürün maliyetleri

azaldı

Ürün maliyetleri

azaldı

Pazarlama elemanı

istihdam edildi

Pazarlama elemanı

istihdam edildi

Pazar araştırması

yapılıyor

Pazar araştırması

yapılıyor

Modern ekipman

alındı

Modern ekipman

alındı

TL değer kaybetti

TL değer kaybetti

Talep arttıTalep arttı

Ürün kalitesi

yükseldi

Ürün kalitesi

yükseldi

Nitelikli eleman mevcut

Nitelikli eleman mevcut

Mesleki eğitim kursları

düzenlendi

Mesleki eğitim kursları

düzenlendi

Trafik polisleri yeterince eğitimli

Araba kullanmaya ilişkin kurallar

kamuoyunda yeterince biliniyor

Sürücü belgesi testlerine ilişkin yasal düzenleme

güçlü

Yollar bakımlı

Yol yapım standartları ve buna

ilişkin denetim yeterli

Yol onarım ve bakımı yapılıyor

Ciddi trafik kazası sayısında azalma

Sürücüler yeteri kadar eğitimli ve trafik kural ve yönetmelikleri hakkında

bilgi sahibi

Trafik kuralları uygulanyor

Ölümcül ve ağır yaralı sayısında azalma ve bunun sonucunda ekonomik tasarruflar

Trafik polislerinin kaynakları

yeterli

Örnek Hedef Ağacı

ANALİZ_3

Ana Amaç

Alt Amaç

Alt AmaçAlt Amaç

Alt AmaçAlt Amaç

Genel Hedef

Proje amacı

Beklenen sonuçlar

Faaliyetler

HEDEFLER HİYERARŞİSİ

STRATEJİ SEÇİMİ

Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine strateji denir.

Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefleri ele

Bir proje oluşturacakalternatif stratejiler belirle

En uygun stratejiyi tespit et

Maliyetler / KaynaklarPaydaşların Bakış AçılarıZaman planıYapılabilirlik (Fizibilite)Verimlilik ve EtkinlikTamamlayıcılıkAciliyet

ANALİZ_4

Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefleri ele

Bir proje oluşturacakalternatif stratejiler belirle

En uygun stratejiyi tespit et

Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefleri ele

Bir proje oluşturacakalternatif stratejiler belirle

STRATEJİ SEÇİMİ

ANA AMAÇ

ALT AMAÇ 1

ARAÇ

AMAÇ

ALT AMAÇ 2

Seçilen Strateji

ANALİZ_4

Strateji Analizi

Gelirler arttıGelirler arttı

Ürünün piyasa değeri arttı

Ürünün piyasa değeri arttı

İthalat azaldıİthalat azaldı

Verimlilik arttıVerimlilik arttı

Yeni pazarlar tanındı

Yeni pazarlar tanındı

Gümrük vergileri

arttı

Gümrük vergileri

arttı

Ürün maliyetleri

azaldı

Ürün maliyetleri

azaldı

Pazarlama elemanı

istihdam edildi

Pazarlama elemanı

istihdam edildi

Pazar araştırması

yapılıyor

Pazar araştırması

yapılıyor

Modern ekipman

alındı

Modern ekipman

alındı

TL değer kaybetti

TL değer kaybetti

Talep arttıTalep arttı

Ürün kalitesi

yükseldi

Ürün kalitesi

yükseldi

Nitelikli eleman mevcut

Nitelikli eleman mevcut

Mesleki eğitim kursları

düzenlendi

Mesleki eğitim kursları

düzenlendi

SeçilenSeçilen Strateji Strateji

Hedeflerin nasıl yazılacağına karar verilir. Uygun strateji seçilir. Seçilen stratejilerden strateji ağacı oluşturulur. Hedeflerin nasıl ifade edileceğinin kararı verilir. Belirlenen hedeflerin mantıksal çerçeveye genel

hedef,proje amacı,sonuçlar ve faaliyetler şeklinde aktarımı yapılır.

Strateji Analizinden Mantıksal Çerçeveye

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

ANALİZ PLANLAMA

1. Mantıksal çerçeve matrisinin hazırlanması

2. Faaliyet planlaması: Faaliyetlerin sırasının ve birbirlerine bağlarının tespit edilmesi, sürelerinin belirlenmesi, kilometre taşlarının tespit edilmesi ve sorumlulukların dağıtılması

3. Bütçeleme: Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması

PLANLAMA

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMIPaydaş ve sorun analizi, hedef belirleme

ve strateji seçimi aşamalarını içerenanalitik süreç

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİHedeflerin, bunlara nasıl ulaşılacağının

ve potansiyel risklerin analizi ve analitik sürecin (MÇY) “Çıktısı”

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ

• Proje veya programın hedeflerinin sistematikolarak ve mantıksal tutarlılık içinde verilmesi

• Değişik düzeyler arasında nedensellik bağınınkurulması

• Hedeflerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolü

• Proje dışında hangi faktörlerin projenin başarısını etkileyebileceğinin görülmesi

Faaliyetler

Sonuçlar

Proje Amaç(lar)ı

Sonuçlar için

göstergeler

Sonuç göstergelerinin

doğrulama kaynakları

Özel amaç(lar) için

gösterge(ler)

Özel amaç göstergesinin

doğrulama kaynağı

Genel amaç için gösterge

Genel amaç göstergesinin

doğrulama kaynağı

Ön koşullar

Sonuçlar için

varsayımlar

Proje amaçları için

varsayımlar

Genel amaç içinvarsayım

Başarı göstergeleri

Doğrulama kaynakları Varsayımlar

Genel Amaç

Araç ve Yöntemler

Maliyetler (Bütçe)

Proje Tanımı

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ

GENEL AMAÇ

Projenin doğrudan hedefini aşan, daha geniş kapsamlı üst amaç !

Örnek:

“............. bölgesinde sosyo-ekonomik kalkınmanın sağlanması.

PROJE AMACI / AMAÇLARI

Projenin gerçekleştirilmesiyle erişilecek olan ve hedef kitle

üzerindeki faydalı etkilerin proje bittikten sonra da sürmesi

beklenen durumu !

Örnek:

“............ ilinde organize sanayi sitesinin kapasitesinin artırılması.”

SONUÇLAR

Bir araya geldiklerinde proje amacının gerçekleştirilmesini

sağlayan faaliyetlerin

“sonuçları / çıktılarıdır”.

Alt projecikler ya da alt hedefler !Örnek:

• S-1: Genişleme planlarının çıkarılması

• S-2: Mevcut altyapının iyileştirilmesi

• S-3: İnsan kaynaklarının geliştirilmesi

FAALİYETLER

Sonuçları / çıktıları elde etmek çin yapılması gereken işler.

Örnek:

S-1 için faaliyetler: “Genişleme planlarının çıkarılması”

• Mevcut kapasitenin değerlendirilmesi

• Potansiyel genişleme alanlarının tespiti

• Potansiyel genişleme alanlarına ait planların hazırlanması

• ........

BAŞARI GÖSTERGELERİ

Proje sona erdiğinde erişilecek durumu yansıtan sayısal ve ölçülebilir açıklamalardır.

Örnek:

Proje hedefi için başarı göstergesi:

Proje başlangıç yılından itibaren 3. yıl sonunda sanayi sitesinde yer alan işletmelerin sayısında % 40 lık artış.

PROGRAM PERFORMANS GÖSTERGELERİ

DOĞRULAMA KAYNAKLARI (KANITLAMA ARAÇLARI)

Sayısal ve ölçülebilir göstergelerin kontrol edilme ve doğrulama

kaynaklarını belirtilir.

Örnek:

Proje izleme raporları, belediye istatistikleri ve ölçümleri, bağımsız raportörlere hazırlatılacak ara raporlar.

VARSAYIMLAR

Projenin doğrudan kontrolü dışında bulunan ancak projenin başarısını

önemli ölçüde etkileyecek

“dışsal faktörlerdir”.Örnek:

Bölgenin ve ülkenin ekonomik koşullarında olağanüstü olumsuz koşulların gerçekleşmemesi.

DİCLE KALKINMA AJANSI

VarsayımlarVarsayımlar

VARSAYIMLAR – AMAÇLAR İLİŞKİSİ

Genel amaç

Proje Amacı

Sonuçlar

Faaliyetler

Varsayımlar

Varsayımlar

Varsayımlar

Ön koşullar

+

+

+

GÖSTERGE – KAYNAK İLİŞKİSİ

• Belirli

• Ölçülebilir

• Uygun

• İlgili

• Zamanlı

GÖSTERGELER

ve bu göstergeleri takip edebileceğimiz / doğrulayabileceğimiz

KAYNAKLAR

MÇY / MÇM ÖZET

Projenin neye katkı sağlayacağı Ana Hedef

Projenin neyi başarmasının beklendiği Özel Hedef(ler)

Projenin bunu nasıl başaracağı Faaliyet ve araçlar

Projenin başarısının nasıl değerlendirileceği Başarı göstergeleri

Projenin başarısının hangi kaynaklardan değerlendirileceği Doğrulama Kaynakları

Projenin başarısına hangi dışsal faktörlerin etkisi olduğu Varsayımlar

Projenin maliyetinin ne olacağı Bütçe

Projenin başlayabilmesinin hangi şartlara bağlı olduğu Ön koşullar

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ

Beklenen sonuçların elde edilebilmesi için

uygulanacak ana faaliyetler nelerdir?

Projenin beklenen sonuçları nelerdir?

Projenin genel hedefe katkı sağlamak için

ulaşmak istediği özel amacı nedir?

Projenin katkıda bulunacağı genel kapsamlı hedefler

nelerdir?

Araçlar: Bu faaliyetleri

uygulamak için gerekli araçlar nelerdir?

Bu sonuçları sağlamak açısından

başarılı olup olmadığı hangi göstergelerle

ölçülecektir?

Bu göstergeler için gerekli

bilgi kaynakları nelerdir?

Proje amacının başarıldığı hangi göstergelerden

açıkça anlaşılacaktır?

Mevcut veya derlenebilir bilgi

kaynakları nelerdir?

Genel hedeflerle ilgili esas

göstergeler nelerdir?

Bu göstergeler için gerekli

bilgi kaynakları nelerdir?

Projenin başlamasından önce hangi

ön-koşulların sağlanması gerekmektedir?

Beklenen sonuçların zamanında elde

edilmesi için,hangi harici koşullar sağlanmalıdır?

Bu amacın başarılması için hangi dış

faktör ve koşulların sağlanması gereklidir?

Proje Mantığı

Başarı göstergeleri

Doğrulama kaynakları Varsayımlar

Genel hedefler

Proje Amacı

Sonuçlar

Faaliyetler

Maliyetler:Proje maliyetleri nelerdir? Nasıl

sınıflandırılmıştır?

550017504250 750 40011003100

Bütçe

550017504250 750 40011003100

Bütçe

MaaşlarYolluklarAraç Gid.OficeTel/FaxTohumGübre

5000 55001250 17503750 4250

750 750400 400850 1100

2300 3100

Bütçe

Faaliyet Planı

Faaliyet Planı ve Bütçe

Mantıksal Çerçeve

FAALİYET PLANI & BÜTÇE

FAALİYET PLANI

1. Mantıksal çerçevede yer alan faaliyetler, “ana faaliyetler” olarak listelenir.

2. Ana faaliyetler kapsamında yer alan alt faaliyetler (hazırlık aşaması da dahil) tanımlanır.

3. Tüm faaliyetler özet olarak faaliyet zaman planına yerleştirilir.

4. Her bir faaliyete ilişkin sorumlular belirlenir

Not: Bu faaliyetler yine başvuru formu kapsamında detaylı olarak anlatılır (ne, ne amaçla, ne zaman, kim tarafından)

FAALİYET ZAMAN PLANLAMASI

AYLAR

Faaliyet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Uygulama birimi

Hazirlik faaliyeti 1 (baslik)

Yerel ortak 1

Uygulama faaliyeti 1 (baslik)

Basvuru sahibi

Hazirlik Faaliyeti 2 (baslik)

Yerel ortak 2

vs.

BÜTÇELEME

• Faaliyetlerden yola çıkılarak hazırlanmalıdır.

• Bütçe formatına kesinlikle sadık kalınmalıdır.

• Mantıksal Çerçeve Matrisinde yer alan ana faaliyet gruplarının detaylandırıldığı Faaliyet Planı hazırlanmadan yapılacak bütçenin doğru olması olasılığı neredeyse yoktur.

BÜTÇE SAYFALARI

A. BÜTÇE

B. MALİYETLERİN GEREKÇELENDİRİLMESİ

C. BEKLENEN FİNANSMAN KAYNAKLARI

Her 3 bölümün de doldurulması gerekmektedir.

MALİYETLERİN UYGUNLUĞU

• Projenin uygulama süresi içinde gerçekleşmesi (nihai denetim maliyetleri hariç),

• Projenin yürütülmesi için gerekli ve gerçekçi mali yönetim prensipleriyle uyumlu olması; maliyet etkinliği sağlaması,

• Yararlanıcı veya ortağı tarafından gerçekleştirilmesi,

• Yararlanıcının ya da ortağının hesaplarında ya da muhasebe belgelerinde kayıtlı, tanımlanabilir ve doğrulanabilir olması; orijinal destekleyici belgelerle desteklenmesi gerekir.

Hatırlayalım!

BÜTÇELEMEDE BAZI KURALLAR

• Her üç mali destek programı kapsamında sunulacak projelerde, bütçenin insan kaynakları ve seyahat başlıklarının toplamı için tahsil edilebilecek tutar projenin toplam uygun maliyetlerinin %10’unu aşamaz.

• İdari Maliyetler: – Bütün programlar için proje toplam doğrudan

maliyetlerinin %3 ünü geçemez!!

TEŞEKKÜRLER….TEŞEKKÜRLER….