Office 365: voordelen, handleiding, praktische tips en praktijkverhalen
Post on 24-Mar-2016
224 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
Aan de slag met Office 365Efficiënter werken dankzij cloud-computing
• Voordelen van werken in de cloud
• Handleiding Office 365
• Praktische tips
• Quick start
• Praktijkverhalen
2 I
16 Arf & Yes: Rock-’n-roll op maat van Office 365 Toen het Gentse designbureau Arf & Yes een oplossing
zocht die de vertrouwde en productiviteit van Microsoft Office moest combineren met de flexibiliteit en beschik-baarheid van software in de cloud, lag de oplossing voor de hand: Office 365. Twee jaar na datum heeft Arf & Yes zich deze overstap naar de cloud nog geen moment beklaagd.
18 Praktische installatiegids voor de kmo Office 365 is een compleet kantoorpakket in de cloud. U
hoeft in uw bedrijf dus lokaal geen servers en clientsoft-ware te voorzien. Deze gids loodst u in vijf eenvoudige stappen door de procedure om de hele werkomgeving in te stellen en alle software te installeren.
4 De voordelen van cloudsoftware De cloud is hip & happening, al is het eerder een nieuwe
manier van werken dan een trend die u kunt negeren. Of het woord binnen drie jaar nog bestaat, kunnen we niet garan-deren, maar de manier waarop uw software draait, en in het verlengstuk daarvan uw IT-afdeling, kan beter én goedkoper.
8 Aan de slag met Office 365 MS Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kantoor-
software voor bedrijven en organisaties. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen, een relatief nieuwe telg in de Office-productfamilie en de cloudversie van Microsofts populaire kantooromgeving, is een heel ander verhaal.
84
"Office 365 biedt u een volledige werkplek in de cloud, op maat van elke kmo."
16
Inhoud
I 3
We moeten het u waarschijnlijk niet vertellen: het zijn uitdagende tijden. De economische situatie vraagt, ook voor kmo’s, heel wat creativiteit en efficiëntie. Die hebben ze, ook in hun manier van werken. Zo zetten in kmo’s namelijk de trends van toenemende mobiliteit en flexibel werken zich alsmaar verder door. De cijfers spreken boekdelen. Meer dan helft van de kenniswerkers werkt vandaag op drie toestellen of meer, bijvoorbeeld een smartphone, laptop en tablet. Bovendien werken we veel meer op andere plekken dan onze klassieke vaste bureau. We werken thuis, onderweg of op andere vestigingen van ons bedrijf. Dat is vandaag de realiteit: zestig procent van de werknemers werkt op twee of meerdere locaties per week. Technologie helpt u hierbij. Denk maar aan de trend van cloud-computing, die u op een snelle en kosteffi-ciënte manier toegang verstrekt tot professionele IT-oplossingen. Van op elke plek en op elk moment. Het is in het licht van deze trend dat wij de vernieuwde
versie van Office 365 voor bedrijven presenteren. Het biedt u een volledige werkplek in de cloud op maat van elke kmo. Deze ‘handleiding’ wil kmo’s wegwijs maken in de cloud. Wij vertellen u wat Office 365 omvat, we doen de oplossing helemaal uit de doeken en we praatten met klanten. We halen aan dat u onze oplossingen ook offline kunt gebruiken, we wijzen op de voorde-len én we vertellen wat het u zou kosten. Kortom, na het lezen van deze Office 365-bijlage bent u helemaal klaar voor uw stap in de cloud. Wij wensen u alvast veel leesplezier!
Steven Stokmans & Erik Pelemans
Welkom in de cloud!
Steven Stokmans Directeur Small and Medium Business
Erik Pelemans Business Group Lead Office Divisie
4 I
voordelen
Iedereen in de wolken
De voordelen van cloudsoftwareDe cloud is hip & happening bij bedrijven. Al is het eerder een nieuwe manier van werken dan een modetrend die u kunt negeren. Of het woord binnen drie jaar nog bestaat, kun-nen we niet garanderen, maar de manier waarop uw software draait, en in het verleng-stuk daarvan uw hele IT-afdeling, kan beter én goedkoper.
Als voorbeeld van
zo’n evolutie naar
de cloud nemen we
Microsoft Office. Met
de stap naar Office 365 verhuist
de kantoorsoftware naar de
cloud, en dat maakt het zowel
voor gebruikers als voor de
beheerder een pak makkelijker
en flexibeler. Maar wat moet de
manager of IT-verantwoordelij-
ke weten vooraleer hij of zij de
sprong waagt?
Office 365 is de opvolger van
BPOS en de online variant van
de klassieke MS Office-kantoor-
suite. Wat u als IT-beheerder of
bedrijfsleider moet weten, is dat
dit de laatste versie van Office
is die u moet kopen. In plaats
van telkens een nieuwe versie
aan te schaffen en uit te rollen,
is Office 365 een pakket dat u
huurt per gebruiker en dat dus
altijd beschikt over de nieuwste
functies.
Zelf configureren
Dat betekent ook dat er een
groot deel van het werk uit
handen wordt genomen van de
beheerder. Zodra het domein
en de gebruikersaccounts
ingesteld zijn, kan de gebruiker
met behulp van zijn professio-
neel e-mailadres zelf software
downloaden en installeren op
zijn werklaptop. In principe kunt
u zelfs zaken als de Outlook-
instellingen automatisch laten
configureren voor uw bedrijfs-
netwerk. Kortom: de IT-afdeling
moet minder tijd verspillen aan
dom klikwerk en heeft meer tijd
om nuttigere zaken te verrich-
ten. Tot hier de klassieke omge-
ving zoals we die reeds kenden.
U huurt de software wel, maar
werknemers kunnen ze nog
altijd installeren en dezelfde
gebruikservaring hebben als
vroeger. Het grote voordeel zit
voor hen in de online flexibiliteit,
waar we later op terugkomen.
I 5
“Een groot pluspunt van een cloudoplossing is dat er geen grote investeringen nodig zijn.”
Een van de redenen om met
uw bedrijf naar de cloud te
verhuizen, is dat u zich niet
langer zorgen hoeft te maken
over uw eigen server-infra-
structuur. Alles draait in het
datacenter (of in de cloud)
van uw softwareleverancier.
Dat betekent dat er op voor-
hand geen zware investerin-
gen in servercapaciteit moe-
ten gebeuren. En ook wanneer
u minder noden heeft, blijft
u niet met een (al dan niet
oude) infrastructuur zitten.
Bovendien staat alles klaar
op het moment dat u extra
gebruikers wilt toevoegen en
moet de beheerder minder tijd
steken in zaken als onderhoud
en het uitrollen van updates.
Wanneer er nadien een aantal
werknemers vertrekken, dan
brengt u het aantal gebruikers
weer naar omlaag en zit u niet
met overtollige licenties.
Het voornaamste struikelblok
is de controle uit handen
geven. Veel bedrijfsleiders en
IT-verantwoordelijken hebben
liever een server binnenshuis
waar ze zelf alle controle over
houden. Dat is geen onlogi-
sche redenering, maar vaak
betekent meer eigen controle
ook meer kopzorgen. Boven-
dien is het in het geval van
Office 365 niet zo dat uw
werknemers hun software niet
meer kunnen opstarten moest
uw kantoor plots zonder inter-
net vallen.
Geen investering, geen erfenis
Voordeel 1
Omdat ook uw documenten,
data en de SharePoint-omge-
ving in de cloud zitten, hoeft
u eigenlijk geen bijkomende
infrastructuur aan te kopen
voor de te gebruiken kantoor-
software. Dat ondervonden
ze ook bij TECTEO-VOO, een
bedrijf dat in Brussel en Wallo-
nië kabeldiensten aanbiedt en
reeds overgeschakeld is naar
Office 365.
“Een groot pluspunt van een
cloudoplossing is dat er geen
grote investeringen nodig zijn.
We betalen per gebruiker, per
maand, en we hoeven ons niet
te bekommeren om de hard-
ware en het softwareonder-
houd”, verduidelijkt Christophe
Lempereur, head of Desktop
Management bij TECTEO-VOO.
“Ook het probleem van de
verschillende netwerken wordt
dankzij SharePoint online
overbrugd. De gebruikers wer-
ken intern op zes beveiligde
netwerken die niet met elkaar
kunnen praten, maar aangezien
ze met SharePoint werken via
een internetverbinding is dat
geen probleem. Alle gebruikers
kunnen met hun login op eender
welke pc toegang krijgen tot
hun informatie, op basis van
hun gebruikersrechten.”
Documenten overal beschikbaar
Voordeel 2
Maar vertalen minder grote
investeringen zich ook in
minder kosten? Want u
betaalt wel degelijk voor
de software en de online
diensten. Zij het als huurder,
en niet als koper. Volgens
Robert Deltour, diensthoofd
bij Global Facilities, alvast
wel. Zijn bedrijf is gespeci-
aliseerd in facility manage-
ment van middelgrote en
grote ondernemingen. “Door
de overstap kunnen we nu
jaarlijks tussen een kwart en
de helft besparen op onze
IT-kosten”, klinkt het. Al
speelt niet alleen de kostprijs
een rol. “We zouden ook
moeite gehad hebben om de
complexiteit van dergelijke
systemen intern te behande-
len. Het is een groot voordeel
dat Microsoft nu volledig
instaat voor het onderhoud
en het beheer. Dit neemt veel
van onze zorgen omtrent
stabiliteit en beschikbaar-
heid weg.”
De besparing zit dus niet
enkel in de tijdswinst voor
uw eigen systeembeheerder
of het niet moeten aankopen
van extra hardware. De kans
wordt ook kleiner dat u een
beroep moet doen op een
externe specialist.
Goedkoper en minder complex
Voordeel 3
Voordelen
6 I
Voor gebruikers wordt alles
vooral beter beschikbaar.
Stel dat uw werknemer op
locatie zit zonder bedrijfslap-
top, dan kan hij of zij gewoon
inloggen op de webversie
van Office, waar exact
dezelfde functionaliteiten
aanwezig zijn als op de
desktop.
We wensen het u niet toe,
maar in principe kunt u met
Office 365 zelfs blijven door-
werken wanneer uw bedrijf
in vlammen opgaat. Al raden
we eerst een evacuatie en
medische bijstand aan. Zo
kan elke gebruiker van thuis
uit inloggen op de webversie
van Office. Daarbij verliezen
ze zelfs geen bestaande
documenten. Die worden
immers bewaard in SkyDrive
Pro, de online opslagplaats
van Microsoft.
In de praktijk is SkyDrive
Pro vooral handig wanneer
u met meerdere collega’s
aan een document werkt.
Of wanneer een werkne-
mer vaak op verschillende
toestellen werkt. U moet als
bedrijf niet investeren in een
eigen bestandsserver, want
in SkyDrive Pro is altijd de
recentste versie aanwezig.
Al kunt u ook altijd oudere of
verwijderde versies oproe-
pen. Dat voorkomt dat werk-
nemers eindeloos heen en
weer mailen met de zoveel-
ste versie van een bestand,
of dat iemand per ongeluk
een document verwijdert
dat later cruciaal blijkt te zijn
voor uw onderneming.
Flexibel en alomtegen-woordig
Voordeel 4
Het is dus gedaan met het
heen-en-weer mailen van
documenten. Maar ook al
hebben sociale media en sa-
menwerkingsplatformen anno
2013 al veel interne communi-
catie overgenomen, toch blijft
e-mail een van de populairste
communicatiemiddelen op de
werkvloer en in de communi-
catie naar partners of klanten.
Zeker wanneer die werkvloer
niet bestaat uit één kantoor-
ruimte op één locatie. Het is
dus van groot belang dat die
mailboxen altijd beschikbaar
Vroeger kocht uw bedrijf licen-
ties voor Office aan één prijs,
ongeacht of u de software
twee jaar of een decennium
gebruikte. Met Office 365
huurt u de software, inclusief
de online diensten. Dat bete-
kent een verschuiving van de
kosten van capex naar opex.
U betaalt een maandelijks
bedrag per gebruiker, en in ruil
hebt u altijd de nieuwste ver-
sie. Zit uw bedrijf na een jaar
met veel minder werknemers,
dan zegt u die overtollige
abonnementen gewoon op.
Toch verloopt een overstap
naar de cloud slechts heel
geleidelijk. Een nieuw bedrijf
kiest, ongeacht de leveran-
cier, best meteen voor een
zijn. Ook op dat vlak heeft
een bedrijf er voordeel bij dat
hun mailbox in de cloud zit in
plaats van op een mailserver
in de kelder. Want de weinige
keren dat er iets fout loopt in
uw bedrijf, is het net cruciaal
dat iedereen even vlot bereik-
baar is. Een tweede voordeel
is de capaciteit. Zo hebt u
als Office 365-gebruiker een
online archiefruimte van 25
gigabyte. De combinatie van
die twee zorgt ervoor dat uw
mailbox altijd beschikbaar en
bereikbaar is.
cloudoplossing om op die
manier investeringskosten te
minimaliseren en de flexi-
biliteit optimaal te houden.
Bestaande ondernemingen
zitten altijd met een IT-erfenis,
en dat verander je niet op
twee maanden. Maar op
het moment dat er nieuwe
software aangekocht moet
worden, loont het om te kijken
naar de meerwaarde van
een flexibel pakket. U geeft
een deel van de controle uit
handen aan een betrouwbare
softwareleverancier, maar in
ruil krijgt u dan wel een veel
betere beschikbaarheid en
minder kopzorgen wanneer
er iets fout loopt met de
software.
Efficiënt gebruik van e-mail
Opex in plaats van capex
Voordeel 5
Voordeel 6
“In de praktijk is SkyDrive Pro vooral handig
wanneer u met meerdere
collega’s aan een document werkt.”
I 7
Geen ad-hoc oplossingen
Voordeel 8
Een van de interessantste
voordelen van een cloudop-
lossing is de mogelijkheid
om snel te schalen. U betaalt
meestal enkel voor wat u
gebruikt, en stijgen uw IT-
noden onverwacht of tijdelijk,
dan kunt u eenvoudig extra
cloudruimte huren. Dat is han-
dig om piekmomenten op te
vangen, bijvoorbeeld wanneer
uw bedrijf een nieuw product
lanceert of wanneer uw web-
dienst op specifieke dagen,
zoals in de koopjesperiode,
plots veel meer gebruikers
verwacht.
Dat is ook bij Office 365 het
geval. Als uw bedrijf doorheen
het jaar een dalend perso-
neelsbestand heeft, dan is een
cloudoplossing een pak goed-
koper dan gewone licenties
die u bij aanvang duur aan-
koopt, maar nadien misschien
ongebruikt moet afschrijven.
Meer (of minder) personeel
Voordeel 7
Ook als u op voorhand perfect
weet dat het aantal werkne-
mers in uw onderneming door-
heen het jaar zal schommelen,
bijvoorbeeld door seizoensdruk-
te, is een huurmodel handig om
zowel de stijging als de daling
op te vangen, zonder zware
kosten of een grote verspilling
van middelen.
Zo stapte Aviapartner over van
Exchange Server 2003 naar
Microsoft Exchange Online, een
dienst uit het Office 365-pak-
ket. Dat laat hen toe om vrij snel
nieuwe gebruikers toe te voegen
en weer te schrappen, naarge-
lang de seizoensdrukte. En dit
zonder dat er extra capaciteit
voorzien moest worden met ei-
gen hardware. “Office 365 gaat
over het optimaliseren van onze
IT-uitgaven”, zegt Toon Martens,
CIO bij Aviapartner. “We kregen
een up-to-date en flexibele
e-mailservice voor minder
kosten. Dat is goed voor onze
exploitatiecijfers.”
E-mail mag anno 2013 dan
wel een commodity geworden
zijn, het is nog altijd cruciaal,
en een foutmelding omwille
van een volle mailbox of een
onbereikbare mailserver is
meer dan ooit een signaal
dat uw infrastructuur niet
afgestemd is op de noden van
uw bedrijf.
In dat opzicht biedt software
in de cloud een altijd-en-
overal ervaring. Zeker voor
werknemers die op verschil-
lende toestellen of locaties
werken, is dat bijzonder
handig. Zij kunnen de software
op hun eigen toestel instal-
leren, maar ze kunnen hun
documenten even goed buiten
het bedrijfsnetwerk bewer-
ken, zonder die installatie, op
eender welk toestel met een
internetbrowser.
Maar wat als uw bedrijf geen
honderden werknemers telt
die half de wereld rondtrek-
ken en van op verschillende
toestellen hun werk verderzet-
ten? Wat als uw organisatie
vandaag geen dure servers
nodig heeft? Ook dan biedt
het huurmodel een oplossing,
omdat u immers maar betaalt
naargelang het aantal mensen
die op dat moment in uw on-
derneming zitten.
Maar er zijn meer voorde-
len die vooral in een kleine
organisatie naar boven komen.
In een groot bedrijf zijn er
meestal richtlijnen uitgestip-
peld rond documentmanage-
ment, maar in een kleinere
organisatie hebben gebruikers
sneller de neiging om bestan-
den op hun eigen manier te
bewaren. Sommigen doen dat
met Dropbox, anderen werken
in Google Docs, maar als de
werknemer in kwestie wegvalt,
hetzij door ontslag hetzij door
ziekte, bestaat het risico op
verloren documenten of op
zijn minst een tijdrovende
zoektocht naar het juiste
bestand. Dat wordt dan weer
gecounterd door SharePoint.
Hier kunt u zonder veel tech-
nische kennis een eenvoudige
interne site opbouwen waar
elke werknemer van op elk
internettoestel documen-
ten kan bekijken, bewerken
of goedkeuren. Het grote
cloudvoordeel is hier opnieuw
dat de gegevens buitenshuis
bewaard worden. Zelfs als er
binnen het bedrijf een ramp
gebeurt, blijven de data online
beschikbaar, maar wel enkel
voor uw eigen werknemers.
“Het grote cloudvoordeel is dat de gegevens buitenshuis be-waard worden.”
8 I
handleiding
Om te beginnen:
Office 365 is niet
één product. Net
zoals bij zijn grotere
Office-broer zijn er ook hier
verschillende versies beschik-
baar. Er is de basisversie voor
eenmanszaken en zelfstandi-
gen, en er is de meer uitgebreide
versie voor grotere bedrijven. In
beide versies zijn er bovendien
nog verschillende niveaus van
functionaliteit, met natuurlijk
elk hun eigen abonnements-
prijskaartje.
Concreet is er Office 365
University (voor studenten), Of-
fice 365 Home Premium (voor
thuisgebruik), Office 365 Small
Business Premium (voor bedrij-
ven met 1 tot 10 werknemers),
Office 365 Midsize Business
(voor bedrijven met 11 tot 250
werknemers) en Office 365
Enterprise & Government (voor
organisaties met meer dan 250
medewerkers of geavanceerde
wensen).
Combinatie
Microsoft verkoopt onder de
naam Office 365 al een tijdje
abonnementen aan bedrijven,
maar met de lancering van het
nieuwe Office 365 Home Pre-
mium, voor thuisgebruikers dus,
komt het hele aanbod opnieuw
in de spotlight. Het nieuwe
Office 365 Home Premium
wordt een abonnementsdienst
voor thuisgebruikers. U krijgt
in die formule onder meer een
online account met toegang tot
SkyDrive (met 20 GB ruimte),
de bekende Office Web Apps
en Skype om te communiceren
met anderen. In deze handlei-
ding richten we ons op Office
365 voor bedrijven, en wat het
voor hen kan betekenen.
Office 365 is dus de combinatie
van een traditionele software-
oplossing en een online compo-
nent. Het geeft u de mogelijk-
heid om pc-onafhankelijk met
een virtuele kantooromgeving
aan de slag te gaan. Zo kunt u
Outlook volledig online behe-
ren. Overigens staat Office 365
niet los van de andere produc-
ten van Microsoft. Office 365
bundelt verschillende produc-
ten op het gebied van kantoor-
automatisering. Het product
(of beter: de dienst) bestaat
uit de laatste versie van het
Aan de slag
Office 365 for dummies
I 9
“Office 365 bundelt verschillende producten op het gebied van kantoorautoma-tisering.”
traditionele Microsoft Office,
aangeboden in een abonne-
mentsformule, aangevuld met
diensten voor bedrijven zoals
e-mail, het delen van documen-
ten, presence management,
instant messaging en HD video
conferencing.
Concreet biedt het een volledig
geïntegreerde suite met de
online varianten van Exchange
(voor e-mail), SharePoint (het
delen van documenten) en Lync
(telefonie en video confe-
rencing). Daarnaast is Office
Web Apps een geïntegreerd
onderdeel, waarmee u vanuit
een browser kunt werken met
Word-, Excel- en PowerPoint-
bestanden. Verder kunt u ook
de desktopversie van Office
gebruiken, en afhankelijk van
het abonnement maken ook li-
centies voor Office Professional
Plus deel uit van uw Office 365
abonnement. Op die manier
kunt u gebruikers dus de keuze
geven of zij met lokale of met
cloudapplicaties willen werken.
Breed
Office 365 gaat heel erg breed.
Met Office Professional Plus
kunt u bijvoorbeeld ook toepas-
singen zoals OneNote, InfoPath
en SkyDrive Pro gebruiken voor
informatiebeheer, maar ook om
samen te werken met collega’s
en andere externe partijen.
SkyDrive Pro is een toepassing
die toelaat om de documenten
gestockeerd in de cloud ook off-
line beschikbaar te maken voor
gebruikers, voor die momenten
dat u niet beschikt over een
internetconnectie hebt). Daar-
naast laat SkyDrive Pro ook
toe om samen te werken met
collega’s, klanten en partners
op dezelfde documenten. Want
juist in de samenwerking met
klanten en leveranciers bewij-
zen deze tools hun nut. Het mag
duidelijk zijn dat dit hele andere
eisen stelt aan de beveiliging,
maar daarover later meer. Eerst
wilt u natuurlijk weten wat u
precies krijgt. Een goed begin is
overigens om eerst een gratis
proefabonnement te nemen.
Neem hiervoor een kijkje op
www.office365.com.
Verschillende smaken
Office 365 bestaat in verschil-
lende varianten, variërend
in prijs €1,60 tot €20,75 per
Microsoft Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kan-toorsoftware voor bedrijven en organisaties. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen, een relatief nieuwe telg in de MS Office-productfamilie en de cloudversie van Microsofts populaire kantooromgeving, is een heel ander verhaal. Gaat u zitten voor een beknopte handleiding van Office 365, oftewel Office in de wolken.
handleiding
10 I
gebruiker per maand afhankelijk
van de gekozen functionaliteit
en de opslagcapaciteit. Om
even te illustreren: indien u
enkel een mailbox van 25 GB
nodig hebt zal een bedrag van
€3,30 aangerekend worden
per gebruikers. Indien u een
geïntegreerde oplossing voor
de typische kmo wilt gebruiken
(Office inbegrepen), zal uw
abonnement ongeveer €15 kos-
ten per gebruiker per maand.
Er zijn drie hoofdabonnements-
vormen voor bedrijven: Small
Business Premium, Midsize
Business en Enterprise & Go-
vernment. Elk van de drie biedt
e-mail, zoals dat ook vervat zit
in de eerdere Hosted Exchange,
dat door veel hostingpartijen
wordt aangeboden. Daarnaast
bieden de drie hoofdabonne-
mentsvormen voor bedrijven
ook SharePoint Online en Lync
Online aan. Het verschil tussen
deze drie abonnementen zit on-
der meer in de ondersteuning,
die in de Enterprise-variant
bestaat uit telefonische onder-
steuning de klok rond, 7 dagen
op 7. Bij de Midsize Business-
variant is er support tijdens
de werkuren, terwijl Small
Business Premium-gebruikers
kunnen rekenen op ondersteu-
ning tijdens de opstart (de eer-
ste zestig dagen). Deze laatste
groep kenmerkt zich verder door
het ontbreken van synchro-
nisatie met de interne Active
Directory (AD). Het idee achter
het ontbreken van AD-synchro-
nisatie is dat kleine organisaties
dit eigenlijk niet nodig hebben
en genoeg hebben aan de versie
die Office 365 zelf biedt.
Tweedeling
Overigens circuleren er, vooral
bij de grotere bedrijven in de En-
terprise & Government-versie,
diverse soorten abonnementen:
E1 tot en met E4 voor reguliere
gebruikers en K1 en K2 voor
zogenaamde kioskmedewer-
kers die geen vaste werkplek en
geen kantoorfunctie hebben,
zoals verkopers, stewardessen
en andere ambulante functies.
Deze mensen consumeren
vooral informatie, en hebben
daarom niet de volledige suite
aan mogelijkheden nodig. Het
draait bij hen voornamelijk om
e-mailen en documenten lezen
op het intranet. De mailbox voor
deze medewerkers is 1 GB groot,
in tegenstelling tot de 25 GB die
reguliere gebruikers ter beschik-
king hebben.
Naast de tweedeling tussen de
K- en de E-abonnementen is er
ook een duidelijk verschil tussen
E1 enerzijds (voor Midsize Busi-
ness) en E3 en E4 anderzijds
(voor Enterprise & Govern-
ment). Binnen het E3 abon-
nement zijn de Office Client
toepassingen inbegrepen. E4
bevat integratie met telefonie
en de Office Client toepassin-
gen. Het aardige van die licentie
is dat de gebruiker Office op
vijf apparaten mag installeren,
bijvoorbeeld ook op zijn thuis-
pc. De afgenomen diensten van
Office 365 worden allemaal
beheerd vanuit het Microsoft
Online Services Dashboard.
Bij de E-abonnementen
kunt u gebruik maken van de
zogenaamde Active Directory-
synchronisatie, zodat gebruikers
uit de eigen Active Directory ook
bekend zijn in Office 365. Dat is
nog niet meteen hetzelfde als
Single Sign-On (SSO), maar
dat is de volgende stap. Moeten
gebruikers via SSO kunnen
inloggen, dan moet u Active Di-
rectory Federation Services 2.0
(ADFS) installeren in uw eigen
infrastructuur.
Exchange Online
Het kloppend hart van Office
365 is Exchange Online, met de
basisfuncties e-mail en agenda.
Exchange Online biedt alle
mogelijkheden van de reguliere
Exchange-server, van web-
mail tot e-mail en agenda op
uw mobiel. Gebruikers krijgen
standaard een mailbox van 25
GB, wat veel gebruikers zal aan-
spreken. De meeste bedrijven
houden de mailboxen van hun
gebruikers immers tussen 100
MB en 1 GB, waardoor ze hun
mail eerder zullen archiveren
naar de lokale schijf, met alle
nadelen van dien.
Het beheer verloopt via een
eenvoudige webinterface. Hierin
kunt u postvakken, distributie-
groepen en het adresboek voor
externe gebruikers beheren. Ook
kunt u de beveiliging regelen,
archiveringsregels instellen en
instellingen doen voor logging
en auditing. De beveiliging van
Exchange zelf wordt aange-
vuld door Exchange Online
Protection. Tot slot kunt u ook
telefoon en spraak instellen,
waaronder het apparaatbeleid
van toestellen die koppelen
met ActiveSync. Dit is allemaal
een stuk overzichtelijker dan de
Exchange-beheerconsole die u
krijgt als u zelf Exchange host.
Lync Online
Allerlei faciliteiten rond com-
municatie zijn verzameld in Lync
Online. De basis is een messen-
ger-applicatie die binnen het
bedrijf en met partners gebruikt
kan worden. U kunt echter ook
voice- en webcamchats voeren
via VoIP en online vergaderen
met groepen mensen. Daar-
naast kunt u ook uw desktop
delen met anderen, zodat u
bijvoorbeeld presentaties kunt
geven. Bij de duurdere abon-
nementen kunt u ook gebruik
maken van Lync-to-Phone,
waarmee u integreert met
regulier telefoonverkeer. Dat
werkt ook in vergaderingen,
“Het kloppend hart van Office
365 is Exchange Online, met de
basisfuncties e-mail en agenda.”
VersIe Van OffIce 365 DOelgrOepOffice 365 University studenten
Office 365 Home Premium consumenten
Office 365 Small Business Premium bedrijven met 1 tot 10 werknemers
Office 365 Midsize Business bedrijven met 11 tot 250 werknemers
Office 365 Enterprise & Government organisaties met meer dan 250 medewerkers
I 11
waardoor deelnemers aan
online meetings daarvoor niet
per se Lync nodig hebben. Lync
Online integreert met Outlook
en Exchange, waardoor u vanuit
Outlook kunt zien of mensen
beschikbaar zijn. En als u vanuit
een e-mail contact legt, wordt
ook het onderwerp van het
bericht meegenomen, zodat de
persoon die u oproept meteen
weet waarover u contact zoekt.
Ook integratie met Skype is
voorzien zodat alle Skype-ge-
bruikers ook zijn te contacteren.
SharePoint Online
Wie al bekend is met Share-
Point Enterprise Edition, zal snel
van start kunnen gaan met Sha-
rePoint Online. Dit een toepas-
sing die het toelaat om op een
efficientere manier met elkaar
samen te werken. Samen Wer-
ken op documenten, deze delen
met medewerkers zowel binnen
als buiten het bedrijf (drop-box
like functionality), team/pro-
ject sites om de samenwerking
in teams te ondersteunen en
de informatie overal en altijd
toegankelijk te maken. My Sites,
Business Connectivity Servi-
ces, Excel Services en InfoPath
Forms Services zijn maar een
paar van de onderdelen die u
gewoon tot uw beschikking
hebt. SharePoint was natuurlijk
al web-based, waardoor het
beheer van de omgeving niet
significant anders is dan bij een
eigen server. Wel is de scope
beperkt tot de eigen Site Col-
lection.
De extra functionaliteiten zitten
in de zoekcapaciteiten (FAST
Search), Business Intelligence
(PerformancePoint) en de mo-
gelijkheden om third-party tools
of eigen ontwikkelde compo-
nenten te installeren.
Office Web Apps
Zoals gezegd is Office Professi-
onal Plus een onderdeel van de
duurdere abonnementen.
Hebt u een eenvoudiger abon-
nement, dan kunt u Office uiter-
aard ook los aanschaffen
en gebruiken in combinatie met
Office 365. Een andere optie is
om Office Web Apps te gebrui-
ken. Office Web Apps zijn brow-
sergebaseerde varianten van
Outlook, Word, Excel, Power-
Point en OneNote. Natuurlijk
hebben die niet dezelfde moge-
lijkheden als de desktopversies,
maar ze bieden wel voldoende
functionaliteit voor het maken
en bewerken van simpele do-
cumenten. De Office Web Apps
zijn uitstekend geschikt voor
het nakijken en aanpassen van
documenten, maar kunnen niet
altijd de volledige rijkheid tonen
van complexe documenten die
met de desktopvariant gemaakt
zijn. Toch komt u in de browser
aardig in de buurt. Office Web
Apps werkt mooi geïntegreerd.
Mocht de weergave niet geheel
correct zijn, dan is er nog altijd
geen probleem, want onder de
oppervlakte blijft alle complexe
formattering bewaard. Office
Web Apps biedt ook een chat-
functie die aansluit op Lync. Die
werkt zonder beeld en geluid,
maar Office Web Apps is dan
ook niet bedoeld als een vol-
waardige vervanger van Office.
Overstappen?
Er zijn tal van redenen waarom
de overstap naar Office 365
voor een organisatie beslist het
overwegen waard is. Een hele
belangrijke is dat het gebruik
van Office 365 de zorgen om de
interne kantoorautomatisering
wegneemt. Als u als systeem-
beheerder al bekend bent met
Exchange, SharePoint en Lync,
dan weet u dat het aardig wat
inspanning kan kosten om
deze producten naadloos te
laten samenwerken. Daarnaast
moet u als systeembeheerder
ook nog eens zorgen voor de
onderliggende fysieke omge-
ving. Is er genoeg rekenkracht?
Is er genoeg schijfruimte? Zijn
de back-ups goed geregeld?
Dat zijn allemaal vragen die u
moet kunnen beantwoorden
en maatregelen die u moet
treffen als de continuïteit in het
gedrang komt. En dan is het up-
graden naar de nieuwste versie
van de verschillende producten
nog niet eens aan bod geko-
“Het gebruik van Office 365 neemt de zorgen om de interne kantoorautoma-tisering weg.”
handleiding
12 I
men. Zeker voor een complex
product als SharePoint is het
niet zo dat u gewoon eventjes
een server neerzet en klaar is
Kees. Afhankelijk van het aantal
gebruikers en de aangeboden
features kan uw serverinrichting
behoorlijk complex worden. Al
deze zorgen behoren met Office
365 tot het verleden.
Microsoft zorgt voor voldoende
capaciteit, back-ups enzovoort.
Daarnaast garandeert Microsoft
een hoge uptime van 99,9%
(minder dan zestien uur down-
time per jaar), veel meer dan
de gemiddelde organisatie kan
waarborgen. Als systeembe-
heerder hoeft u nauwelijks nog
stil te staan bij de infrastructuur
en de configuratie die nodig
is om alles soepel met elkaar
te laten werken, wat betekent
dat uw rol verandert. U kunt
gebruikers veel meer inhoudelijk
helpen en hen daarmee ook
stimuleren tot een beter gebruik
van de IT-middelen. Dat is vaak
een veel dankbaardere rol dan
nu, waarbij er eigenlijk alleen
maar aan de systeembeheerder
gedacht wordt wanneer het
systeem onderuit gaat.
Duurder?
Als er zoveel zorgen van u
weggenomen worden, groeit al
gauw het idee dat het wel veel
duurder zal zijn dan wanneer
u dezelfde producten zelf zou
hosten. Maar als u alle kosten
bij elkaar telt, is het eerder om-
gekeerd. Zelfs de meest uitge-
breide licentie (E4) kost €20,75
per gebruiker per maand, wat
neerkomt op €249 per jaar.
Daar zit het gebruik van Office
Professional Plus mee in op vijf
toestellen van de gebruiker (dus
bijvoorbeeld ook op zijn thuis-
pc). Voor de interne kosten
komt dit overeen met de licentie
voor Office Professional Plus, en
de Client Access-licenties voor
SharePoint Enterprise Edition,
Exchange Enterprise Edition en
Lync Enterprise Edition.
Als u dat bij elkaar optelt, komt
u al heel snel tot de conclu-
sie dat het vanuit de licenties
gezien alleen interessant is
om zelf te hosten als u bij het
upgraden versies overslaat. En
dan zijn hardware-, beheers-,
elektriciteits- en upgradekosten
nog niet eens meegerekend! Al-
leen al de hardware kan met 25
GB aan mailopslag per gebrui-
ker flink duurder uitkomen, als u
daar ook failover en back-up bij
rekent. Kortom, Office 365 is op
z’n minst het overwegen waard.
Overtuigen
Veel organisaties zijn terughou-
dend als het om de cloud gaat.
Dat is logisch, want u geeft een
deel van uw IT-infrastructuur uit
handen en u wordt afhankelijk
van een externe aanbieder. Toch
is die aanbieder in de meeste
gevallen in staat om een
betere kwaliteit te leveren dan
wanneer alles door uw eigen IT-
afdeling geregeld wordt. Tijdens
het implementatietraject zult u
de organisatie dan ook moeten
zien te overtuigen dat overstap-
pen naar clouddiensten een
positieve zaak is.
Voor een aanzienlijke groep
medewerkers, met name jon-
gere medewerkers, zal dit geen
probleem zijn. Zij maken privé
al gebruik van allerlei cloud-
diensten en vinden het zelfs
vreemd als een werkgever dat
tegenhoudt. Zij zien sneller de
voordelen. Het interne ‘verkoop-
traject’ richt zich in de praktijk
vooral op twee groepen: het
management en de IT-organi-
satie. Het management beseft
wel dat Office 365 niet alleen
een kostenbesparing is, maar
ook daadwerkelijk de kwaliteit
verbetert.
Wet- en regelgeving
Soms nog belangrijker dan de
kwaliteit van dienstverlening, is
dat bedrijven de zekerheid
hebben dat de wet- en regel-
geving nageleefd worden. Denk
bijvoorbeeld aan organisaties
die ISO 27001, SAS70 (of
SSAE 16) of SOX-compliant
moeten zijn. Ook daar biedt
Office 365 een antwoord op.
In IT-organisaties wordt de
migratie naar cloudoplos-
singen dikwijls als een bedrei-
ging gezien, en als een motie
van wantrouwen. Maar dat
aanvoelen is onterecht. Bij veel
organisaties draait het vaak
om een aantal systemen die de
core business ondersteunen,
en dat zijn meestal specialisti-
sche en soms zelf ontwikkelde
systemen. De focus van de
IT-organisatie moet altijd bij die
systemen liggen.
Het outsourcen van andere
elementen, zoals kantoorauto-
matisering, betekent dat de
IT-organisatie zich beter kan
focussen. Zoals al eerder
“Als systeem-beheerder hoeft u nauwelijks nog
stil te staan bij de infrastructuur en
de configuratie die nodig is om
alles soepel met elkaar te laten
werken.”
I 13
gezegd, verandert de rol van
de systeembeheerder wanneer
Office 365 ingezet wordt. Dit
zou u echter eerder als een kans
moeten zien dan als een bedrei-
ging. Doordat de complexiteit
van de kantoorautomatisering
vermindert, kan er meer aan-
dacht besteed worden aan de
core-systemen of aan andere
(business)taken in de IT-afde-
ling. Belangrijk is uiteraard wel
dat IT’ers opgeleid worden om
deze veranderde dienstverle-
ning te kunnen bieden.
Informatiebeveiliging
De hamvraag voor menig bedrijf
zal zijn: “Zijn mijn data wel
veilig?”. Nu zou u Office365
kunnen vergelijken met een vol-
ledig intern gehoste omgeving,
maar dat is niet realistisch. Of-
fice 365 biedt functionaliteit die
u alleen kunt leveren vanuit een
intern gehoste omgeving als
u die omgeving ook openstelt
van buitenaf. Juist die open-
heid is de toegevoegde waarde
van Office 365, omdat die een
samenwerking met derden
toestaat op een manier die niet
mogelijk is vanuit een gesloten
omgeving. De tijden dat er rond
uw interne netwerk een grote
dikke muur stond, zijn voorbij.
Firewalls hebben nog wel hun
nut, maar alleen om bepaalde
systemen zoals mainframes te
beschermen.
Beveiliging is in grote mate
verschoven van infrastructuur-
beveiliging naar informatiebe-
veiliging. U kunt er gerust vanuit
gaan dat de infrastructuurbe-
veiliging van Office 365 gigan-
tisch is. De kans dat iemand bij
de onderliggende servers komt,
is extreem klein. Wellicht een
pak kleiner dan bij een zelf ge-
hoste omgeving. Dat betekent
dat beveiliging bij Office 365
vooral gaat om de manier waar-
op u als organisatie de informa-
tiebeveiliging instelt. Dat geldt
natuurlijk niet alleen voor Office
365, maar voor alle informatie
die via het internet benaderbaar
is, of die nu vanuit het interne
netwerk gehost wordt of via de
cloud. Kortom, informatiebe-
veiliging is iets waarmee u als
organisatie zorgvuldig moet
omgaan, ongeacht of u Office
365 toepast of niet. Veilig-
heid gaat overigens niet alleen
over de toegang tot gegevens,
maar ook om wat er gebeurt
met uw data wanneer er zich
een catastrofe voordoet. Om
dataverlies in derglijke gevallen
te minimaliseren, maakt Office
365 verschillende kopieën en
back-ups van data, zowel in het
primaire datacenter als offsite
in een ander datacenter.
Voorbereiding
Wanneer de keuze gemaakt is
om Office 365 te gaan gebrui-
ken, zijn er een aantal randvoor-
waarden die ingevuld moeten
worden. De meest voor de hand
liggende is het netwerk, en dan
met name de verbinding met
het internet. Netwerkverkeer dat
voorheen intern bleef, moet nu
over de internetverbinding. Dat
betekent eerst en vooral een
grotere hoeveelheid internet-
verkeer, hetgeen een grotere
bandbreedte vereist. WAN-
accelerators kunnen u daarbij
helpen, maar kunnen bij een
verkeerde configuratie ook pro-
blemen opleveren. Bij firewalls
kan zich hetzelfde probleem
voordoen. Daarnaast kan het
ook meer eisen stellen op het
vlak van beschikbaarheid. Als
er in uw eigen omgeving al ap-
plicaties gehost worden die een
hoge beschikbaarheid vergen
voor uw klanten zal dit niet het
geval zijn, maar anders is het
belangrijk om vast te stellen wat
de beschikbaarheidseis wordt
van uw internetverbinding.
Conclusie
Als u alles bij elkaar bekijkt, is
Office 365 een indrukwekkend
samenspel tussen Microsofts
verschillende producten voor
kantoorautomatisering, die bo-
vendien allemaal via de cloud te
benaderen zijn. De implementa-
tie en het beheer zijn zeker voor
de meest voorkomende taken
makkelijk te doorgronden. Wat
organisaties en gebruikers met
Office 365 krijgen, is de kosten
absoluut waard, en al helemaal
als u dit afzet tegen de kosten
die u zou hebben om intern een
gelijkaardige infrastructuur in de
lucht te houden.
“De tijden dat er rond uw interne netwerk een grote dikke muur stond, zijn voorbij.“
14 I
negen tips
negen tips voor Office 365Office 365 is de online werkomgeving van Microsoft. Dankzij deze dienst kunt u altijd en overal aan uw documenten werken, en dat samen met anderen. Wij zetten u met deze tips op weg naar meer efficiëntie.
Bij elke Office 365-account
komt automatisch een eigen
website, zodat u snel bij
uw documenten geraakt.
Het gekozen domein krijgt
de vorm <gebruikers-
naam>@ <domeinnaam>.
onmicrosoft.com, waarbij u
tijdens de registratie zowel
de gebruikersnaam als de
domeinnaam kiest. U bereikt
uw websiteomgeving door
op de Office 365-pagina
helemaal bovenaan op
‘Startpagina’ te klikken, en
daarna op de link onder
‘Website’. Om de pagina
te bewerken, klikt u binnen
Office 365 op ‘Beheerder’
(weer helemaal bovenaan)
en daarna onder ‘Website’
op ‘Website bewerken’.
Eigen website
Tip 1
Hoewel u geen wonderen moet verwachten van
de Office 365-variant van
PowerPoint, is er toch best wat mogelijk. De
interessantste optie is volgens ons ‘SmartArt’,
voorgedefinieerde en professioneel ogende
‘autovormen’ die u volledig kunt aanpassen
aan uw eigen smaak. Om SmartArt te kun-
nen gebruiken, moet u een dia met minstens
een object aanmaken, bijvoorbeeld ‘Titel en
object’. Klik dan in het object op het pictogram
‘SmartArt’, helemaal links, waarna u in het Lint
een type en een stijl kunt selecteren. Door op
een ingevoegd SmartArt-object te klikken, kunt
u naar believen labels aanpassen, maar ook
onderdelen toevoegen of verwijderen.
Slimme vormen
Tip 2
Teamsite is de centrale spil van Office 365.
Niet alleen vindt u hier uw documenten terug,
u kunt ze ook van hieruit beheren. Klik op
een document, en er verschijnt een lint met
verschillende mogelijkheden. Zo kunt u onder
meer rechtstreeks uw collega’s mailen. Erg
praktisch is het berichtenveld, zelfs als u Of-
fice 365 niet in teamverband gebruikt. In dat
geval gebruikt u dit veld gewoon om herinne-
ringen te noteren of een eenvoudige ‘todo’-lijst
bij te houden. Tik een tekst in het veld onder
‘Berichten’ en klik daarna op ‘Bericht’ om de
tekst in de lijst van berichten en reminders te
plaatsen.
Berichten aan uzelf
Tip 3
SkyDrive Pro is een toepassing die toelaat om de docu-
menten gestockeerd in de cloud ook offline beschikbaar
te maken, voor die momenten dat u niet beschikt over
een internetconnectie). Daarnaast laat SkyDrive Pro
ook toe om samen te werken met collega’s, klanten en
partners op dezelfde documenten.
Gebruik SkyDrive Pro
Tip 4
I 15
We blijven nog even bij de
berichten in Teamsite. Als u
met meerdere mensen aan
één project binnen Office 365
werkt, dan kunnen zowel u als
uw medewerkers berichten
plaatsen. Er is maar één na-
deel: nieuwe berichten worden
niet automatisch getoond. Om
dat euvel te verhelpen, klikt u
op het naar beneden gerichte
driehoekje helemaal rechts
van het kopje ‘Berichten’.
Vervolgens klikt u op ‘Webon-
derdeel bewerken’. Er opent
weer een contextmenu, met
fors wat meer opties. Klik op
het plusje voor ‘AJAX-opties’
en schakel daaronder de optie
‘Asynchroon automatisch
vernieuwen inschakelen’ in.
Onder ‘Interval voor automa-
tisch vernieuwen (seconden)’
geeft u de gewenste verver-
Blijf bij de tijd
Tip 5
Bij Outlook 365 hoort ook een e-mailac-
count, maar hebt u al een eigen e-mailadres
of eentje via Gmail, dan kunt u die naadloos
integreren in het mailprogramma. Open
Outlook en klik rechtsboven op ‘Opties’ en
daarna op ‘Alle opties weergeven’. Klik dan
op ‘Verbonden accounts’ en op ‘Nieuw’.
Doorloop de wizard en vul de gevraagde
gegevens in. Ter controle wordt er een e-mail
verzonden naar de toegevoegde account.
Klik op de link, en vanaf dat moment lopen
alle berichten uit de toegevoegde accounts
via Outlook 365. Belangrijk: bij het toevoe-
gen van een Gmail-adres worden gebruik-
ersgegevens niet altijd juist geconfigureerd.
Kijk dat even na door de nieuwe account
te selecteren en dan op ‘Details’ te klikken.
Controleer of gebruikersnaam en wacht-
woord in orde zijn en pas ze eventueel aan.
Externe mailaccounts
Tip 6
Via uw Office 365-account kunt u ook
de zakelijke IM-dienst Lync gebruiken.
Die kunt u los op de desktop instal-
leren. U vindt hem onder ‘Startpagina’
en het kopje ‘Lync’. Volg de link ‘Lync
installeren’ en kies de gewenste versie
(32 of 64 bit). Na de installatie meldt
u zich aan met het e-mailadres dat u
ook gebruikt voor Office 365. Tot slot
worden er nog wat extra onderdelen
van Lync binnengehaald. Vervolgens
kunnen andere Office 365-gebruikers
met Lync op hun pc toegevoegd wor-
den aan de lijst met contactpersonen.
Zakelijk chattenTip 8
singsfrequentie op, met als
minimum 30 seconden. Klik
dan nog even op OK, en de
berichten die geplaatst wor-
den door personen waarmee
u Office 365 deelt, verschijnen
voortaan volautomatisch.
Is Office 365 niet bereikbaar of
loopt de site erg traag? Dan zou
het kunnen dat er onderhouds-
werkzaamheden bezig zijn. Bent
u van plan om op een bepaald
tijdstip aan een belangrijk docu-
ment te werken, controleer dan
even of er op dat moment geen
onderhoudswerkzaamheden in
het verschiet liggen. Klik onder
‘Beheerder’ op ‘Gepland onder-
houd’ in de menukolom links. Als
bepaalde onderdelen niet goed
werken, dan checkt u de status bij
‘Servicestatus’. In dit voorbeeld
StatuscheckTip 7
Werkt u met meerdere mensen aan een project,
maar bent u wel de beheerder? Dan kunt u
eenvoudig meerdere gebruikers aan uw eigen
Office 365-account toevoegen. Daarvoor klikt
u onder ‘Beheerder’ op ‘Gebruikers’. In de nieuw
geopende pagina klikt u op ‘Nieuw’ en vervol-
gens op ‘Gebruiker’. Het enige wat u nu nog moet
doen, is de wizard doorlopen.
Gebruikers toevoegenTip 9
blijken er wat problemen binnen Lync
te zijn op het gebied van beeld en ge-
luid, getuige de blauwe i-tekentjes en
het oranje pijltje. Klik erop, en u krijgt
meer informatie.
16 I
case
Arf & Yes
Rock-’n-roll op maat van Office 365
Toen het Gentse designbureau Arf & Yes een oplossing zocht die de vertrouwde en productiviteit van Microsoft Office moest com-bineren met de flexibiliteit en beschikbaarheid van software in de cloud, lag de oplossing voor de hand: Office 365. Twee jaar na datum heeft Arf & Yes zich deze overstap naar de cloud nog geen moment beklaagd.
Arf & Yes is geen
alledaagse kmo.
Dit Gentse desig-
nbureau ontwerpt
voornamelijk voor de tv- en
entertainmentwereld. Het heeft
een vijftiental vaste medewer-
kers in dienst en werkt verder
nauw samen met een aantal
freelancers. Al deze werkne-
mers werken zowel op kantoor
als op andere locaties.
Door de aard van het bedrijf
– bijzonder veel projecten in
binnen- en buitenland die de
aanwezigheid van de mede-
werkers vereisen – is een goede
communicatietool een absolute
noodzaak. Sommige medewer-
kers zien het kantoor zelden of
nooit, en dus moet de digitale
communicatie wel optimaal
verlopen.
Tevreden klant
Mede daarom werd twee jaar
geleden beslist om over te stap-
pen naar Office 365, de door
Microsoft gehoste en als een
dienst aangeboden productivi-
teitssuite. Arf & Yes was al jaren
een tevreden Microsoft-klant
en had dus alle vertrouwen in
deze overstap naar een volledig
extern gehoste versie van de
Office-software. “Voor ons was
dit geen bijzondere beslissing:
wij werkten al jaren samen
met Microsoft en zagen dit
dus als een vanzelfsprekende
volgende stap”, aldus Giovani
De Schampheleire, zaakvoerder
van Arf & Yes.
Nochtans waagden nog niet
veel bedrijven twee jaar geleden
deze stap. “Arf & Yes is dan
ook geen alledaags bedrijf”,
verklaart Bjorn Robbens, zaak-
voerder van ICT-partner BRO
Consulting: “Het bedrijf is wel
degelijk een buitenbeentje. Ik
zou ze zelfs rock-’n-roll durven
noemen: vandaag werken ze
in Londen, morgen in Tokio, ...
Het is een hectische business,
waarbij ze continu een beroep
moeten kunnen doen op hun
communicatie- en samenwer-
kingstools.”
Software as a Service
High-availability is hierbij een
topprioriteit – niet alleen voor
de Office-software trouwens,
maar ook voor de rest van de
ICT-infrastructuur. Maar Arf
& Yes wil zelf geen extra tijd
vrijmaken om die continue
beschikbaarheid te garande-
ren. Daarom was Office 365
voor hen de ideale oplossing:
een extern gehost en beheerd
platform met garanties rond de
uptime. Software as a Service
dus, maar dan wel met de ver-
trouwde interface en functiona-
liteit van Microsoft.
Office uit de cloud gebruiken,
betekent niet dat u ook alle
controle moet prijsgeven. Net
zoals voor de lokaal geïnstal-
leerde Microsoft-software
kunt u een beroep doen op uw
plaatselijke ICT-partner voor de
implementatie en ondersteu-
ning van de software. Zo ook
Arf & Yes, dat voor de migratie
van de lokale software naar de
cloud een beroep deed op BRO
Consulting, sinds jaar en dag
hun ICT-partner.
De migratie naar de cloud nam
zowat anderhalve week in
beslag, inclusief voorbereiding,
synchronisatie en eindcontrole.
“Naar onze normen een lang
traject,” herinnert Bjorn Rob-
bens zich, “maar de activiteiten
van Arf & Yes impliceren ook
bijzonder veel grote bestan-
den in de mailbox, waardoor
de gemiddelde grootte van
de mailbox per werknemer
vele malen groter is dan bij de
meeste andere klanten.”
De migratie verliep voor de
eindgebruiker volledig onge-
merkt: het overzetten van de
gegevens gebeurde ‘s avonds
of in het weekend, zodat de
medewerkers nooit enige
downtime hebben ervaren. Ook
sinds ze hun Office-software uit
de cloud afnemen, viel er geen
“Office 365 is de ideale
oplossing: een extern gehost en
beheerd platform met garanties
rond de uptime.”
I 17
noemenswaardige downtime
te melden. “En als er toch
downtime zou zijn, dan wordt
Arf & Yes daar financieel voor
gecompenseerd”, voegt Bjorn
Robbens eraan toe.
BRO Consulting blijft ook
instaan voor de ondersteuning
van de Microsoft-software. Als
er een mailbox toegevoegd of
verwijderd moet worden, of er
zijn andere ingrepen in de con-
figuratie vereist, kan Arf & Yes
hiervoor op BRO Consulting re-
kenen. Zo wordt cloudsoftware
nooit een ‘ver-van-mijn-bed-
show’: in geval van problemen
kunnen ze nog altijd terecht bij
de partner uit de buurt.
Beste van alle werelden
Met Office 365 krijgt Arf &
Yes nu alle voordelen in één
oplossing. De vertrouwde en
krachtige Office-software
wordt gecombineerd met de
vele voordelen van Software
as a Service. Office 365 wordt
extern gehost, waardoor Arf &
Yes zich geen zorgen hoeft te
maken over hardware, beheer
en ondersteuning en waardoor
de software van overal te ge-
bruiken is, zowel op kantoor als
op verplaatsing, in binnen- en
buitenland. Microsoft garan-
deert ook high availability, een
garantie die ze de voorbije twee
jaren probleemloos hebben
waargemaakt, met nauwelijks
of geen onbeschikbaarheid van
de software. Bovendien kan
Arf & Yes rekenen op uiterst
grote volumes per gebruiker,
meer bepaald 25 gigabyte per
mailbox. “Ook dat was een be-
langrijk argument voor Arf & Yes
met hun grote bestanden: als
je dat in je eigen infrastructuur
moet bewaren, heb je heel wat
capaciteit nodig”, merkt Giovani
De Schampheleire op.
En de flexibiliteit die de
cloudsoftware biedt, past ook
uitstekend bij de dynamische
werkomgeving van Arf & Yes,
voegt Bjorn Robbens er nog aan
toe: “Als een nieuwe medewer-
ker of tijdelijke freelancer de
software moet gebruiken, ma-
ken we eenvoudig een nieuwe
account aan. En wanneer die
tijdelijke kracht weer verdwijnt,
wordt de account moeiteloos
afgezet, waarna er niet langer
voor die extra gebruiker betaald
moet worden.”
Vertrouwen
Hiervoor kan Arf & Yes zoals
vanouds rekenen op de onder-
steuning van zijn vertrouwde
ICT-parter BRO Consulting, die
instaat voor de gemoedsrust
die een jong en dynamisch
bedrijf als Arf & Yes nodig heeft.
Een vertrouwde en betrouwbare
oplossing van de wereldleider
in productiviteitssoftware,
steeds beschikbaar voor alle
medewerkers waar ze ook zijn,
en geholpen door een partner
die het bedrijf en zijn behoeften
door en door begrijpt en onder-
steunt. Kortom, het beste van
alle werelden verenigd in één
oplossing.
“De flexibiliteit die cloudsoft-ware biedt, past uitstekend bij de dynamische
werkomgeving van Arf & Yes.”
Giovani De Schampheleire, zaakvoerder van Arf & Yes: ”wij werken al jaren samen met Microsoft en zagen Office 365 dus als een vanzelfsprekende volgende stap.”
installatiegids
18 I
Office 365 in vijf stappen
Praktische installatiegids voor de kmoOffice 365 is een compleet kantoorpakket in de cloud. U hoeft in uw bedrijf dus lokaal geen servers en clientsoftware te voorzien. Deze gids loodst u in vijf eenvoudige stappen door de procedure om de hele werkomgeving in te stellen en alle software te instal-leren.
Office 365-omge-
ving aanmaken
Office 365 staat in de
cloud, zodat u heel uw omge-
ving van kantoorsoftware en
productiviteitsdiensten kunt
bereiken via het internet. En
ook starten doet u in de cloud.
Surf naar Office365.be om
een proefabonnement van 90
dagen op te zetten.
Eerst en vooral moet u naast
enkele bedrijfsgegevens ook
een gewenst domein ingeven.
Dat is een uniek webadres dat
er uitziet als bedrijfsnaam.
onmicrosoft.com. Die domein-
naam wordt voortaan gebruikt
om uw Office 365-kantoorom-
geving in de cloud te bereiken,
zowel voor u als beheerder als
voor de gebruikers. Als u dat
wenst, kunt u deze domein-
naam later vervangen door uw
eigen domeinnaam.
Kies voor de Basic
Setup
Eens u van Office
365 een eigen om-
geving hebt aangemaakt, kunt
u beginnen met configureren.
In het admin center kiest u voor
de pagina ‘setup’. Daar kunt u
kiezen tussen twee manieren
om uw Office 365-omgeving
in te stellen. In een klein bedrijf
kunt u gerust voor de basis-
instellingen opteren. Die zijn
door Microsoft zelf uitgekozen,
zodat u snel aan de slag kunt
zonder al te veel aanpassingen
te moeten doen. Later kunt u
de instellingen altijd nog verder
verfijnen, wat betekent dat u
met een gerust hart voor de
basisconfiguratie kunt kiezen.
U voegt een domeinnaam toe
1stap
2stap
I 19
3stap
4stap
5stap
die de plaats inneemt van het
standaardadres bedrijfsnaam.
onmicrosoft.com. Verder maakt
u er ook gebruikersprofielen en
mailboxen in de cloud mee aan
en kunt u bestaande mailboxen
overzetten naar Office 365.
Gebruikers toevoe-
gen en licenties
toewijzen
Gebruikers toevoe-
gen kan op twee manieren:
individueel of in bulk. In de
beheertoepassing in de cloud
kunt u elke gebruiker afzonder-
lijk aanmaken door alle gege-
vens online in te voeren. Om
gebruikers in bulk aan te maken,
downloadt u een Excel-bestand
waarin u al uw gebruikers toe-
voegt. Dat ingevulde bestand
voert u dan gewoon terug aan
Office 365.
Migreer bestaande
mailboxen
De kans is groot
dat uw bedrijf nu
al een mailsysteem heeft en
dat elke gebruiker een heleboel
mails heeft die hij nog graag wil
gebruiken. U kunt de bestaande
mailboxen behouden en over-
zetten naar Office 365. Er zijn
drie mogelijke werkwijzen.
De makkelijkste migratie van
mailboxen is als u nu al een
Exchange Server in huis hebt. U
kunt de twee dan gewoon kop-
pelen, waarna Exchange alles
regelt met Office 365.
Twee andere manieren zijn het
migreren van een IMAP-mailbox
of het importeren van de PST-
bestanden. De IMAP-migratie
gebeurt van op een server,
de PST-bestanden staan op
de desktopcomputers van de
gebruikers zelf.
Zet de gebruikers
aan de slag
Als alle instellin-
gen gebeurd zijn,
kunnen gebruikers inloggen
op uw Office 365-omgeving in
de cloud. Van daaruit kunnen
ze zichzelf verder helpen. Ze
kunnen de webmail gebruiken,
maar ze kunnen er even goed
voor kiezen om Outlook lokaal
te installeren op hun computer.
Ze selecteren hun gewenste
software zelf en installeren die
op hun computer. Van licenties
hoeft u zich als administrator
niets aan te trekken, want die
zijn met Office 365 automatisch
geregeld. Ook de configuratie
van de clientsoftware komt
vanzelf in orde.
Uw medewerkers zullen wel een
woordje uitleg nodig hebben
voor ze aan de slag kunnen in
hun nieuwe kantooromgeving.
Maar ook daar heeft Microsoft
aan gedacht. In Office 365 staat
voor de beheerder een hele
welkomstkit klaar. Die bevat
standaardmails in verschillende
talen om gebruikers wegwijs
maken in hun nieuwe kantoor.
100 % Maria
EEN DOORSNEE DINSDAG Trein gemist, e-mail van het werk lezen op smartphone + Excel-graÀeken in real time bewerken samen met collega’s + Gegevens aanpassen met input uit Brussel + Videoconferentie met teams in Brussel, Antwerpen en Luik voor last-minute feedback + Link naar Ànaal document delen vanuit café + Reminder posten op newsfeed van het bedrijf
JE VOLLEDIGE WERKPLEK IN DE CLOUD Videoconferenties in HD / E-mail op bedrijfsniveau / Eenvoudiger IT-beheer / Chatten met je collega’s / Overal toegang tot je documenten / Je volledige
Office
Ontdek hoe je anders kan werken met Office 365 op Office365.com
Scan de tag en ontdek wat Office 365 nog meer kan.
Download de gratis scannerapp op http://gettag.mobi
Je hebt WiFi, een internetverbinding of een mobiel dataplan nodig om de tag te scannen (er kunnen kosten aangerekend worden). Een HD-ondersteunend toestel is vereist.
MSA100_COM_SMART BUSINESS GUIDE_MARIA_210x297_BENL.indd 1 12/02/13 15:00
top related