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Módulo InstruccionalBase de Datos
Computadorizados en MS ACCESS XP
Educación ComercialCurso: Administración de Documentos
Grado: UndécimoNivel: Superior
Tiempo: 50 minutosAutora: Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras
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Módulo InstruccionalBase de Datos
Computadorizados en MS ACCESS XP
Educación ComercialCurso: Administración de Documentos
Prerrequisitos de Estudio del Módulo: Haber completado el estudio de la Codificación
de nombres para un sistema manual y computadorizado
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Estándares Estándar de Contenido:
Identifican los métodos y procedimientos que se utilizan en la
administración de documentos en forma electrónica.
Estándar de Ejecución:
5. Describe
a. Las funciones de una estación de trabajo electrónica.
b. Los diferentes tipos de campos.
8. Identifica
a. Las clases de programación para archivar documentos electrónicos.
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Objetivos
• Al finalizar el estudio de este módulo el/la estudiante:
– describirá las funciones de una Base de Datos.
– reconocerá los objetos del programado Access.
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Introducción• Mediante el estudio de este módulo usted
desarrollará los conocimientos teóricos básicos del programado Access y la creación de Bases de Datos.
• En el transcurso del módulo, encontrará unos cuadros alusivos a documentos importantes. Al colocar el cursor sobre el icono, asegúrese que el puntero tome la forma de una mano; esto indica que ya está listo(a) para accesar el documento.
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• Para regresar al módulo, localice la barra Web y haga “click” a la flecha azul
o haga click en el icono donde se indique.
• Usted puede lograr el trabajo. Le ayudaré en el proceso. Si tiene preguntas, no dude en comunicarse con el/la maestro(a).
Introducción (continuación)
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Recursos y Materiales
• Computadora e impresora• Programados MS Word, MS Excel,
MS Powerpoint
• Libreta • Lápiz o Bolígrafo
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Haga un “click” en el dibujo que se encuentra en el centro de esta página. Encontrará el docu-mento Preprueba, lea y conteste las premisas presentadas.
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Actividad 1Introducción a Bases
de
Datos Electrónicas
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Base de Datos
• Es un conjunto organizado de información acerca de un tema particular.
• Ejemplos: • catálogos de biblioteca
• archivos de oficina• informes de crédito• registros escolares• recetas de cocina
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Access• Access es un programado de administración
de base de datos creado por Microsoft.
• Este programado nos permite crear tablas y listas simultáneamente.
• El programado nos permite organizar y almacenar grandes cantidades de información.
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Access
• Es el equivalente a una base de datos manual• Entre las ventajas del uso del programado se
encuentran el que:
– Permite organizar información acerca de una materia.
– Es una manera electrónica de mantener, organizar, reorganizar, localizar y actualizar los archivos.
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Usos de Access
• Access es un sistema de base de datos electrónicos que permite:
Almacenar
Buscar
Ordenar
Consultar
Elaborar informes
Analizar
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Usando Access
Al usar Access organizará los datos en tablas.
Cada tabla contiene datos acerca de un tema en particular.
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Actividad 1Ejercicio 1
Conteste en su libreta las siguientes preguntas:
• ¿Cuáles son los usos que podemos darle al programado Access?
• ¿Cuáles son las ventajas del uso de Access?
• Define: Base de Datos
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Clave del Ejercicio 1
Haga “click” sobre el icono que se presenta a continuación. Encontrará la clave para verificar sus contestaciones para el ejercicio.
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Actividad 2Objetos de la
Base de
Datos Electrónica
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Objetos de la Base de Datos Access
• Los objetos de Bases de Datos son las herra-mientas necesarias para almacenar, actualizar, buscar, analizar y hacer informes sobre la infor-mación en la Base de Datos.
• Los objetos se muestran cuando se abre un ar-chivo de base de datos. Éste muestra siete bo-tones. Estos botones son las herramientas que nos permiten trabajar con la información que se va a crear en el programa.
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Objetos de la ventana de Access
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Objetos de Base de Datos Access
• INFORME–
Los informes son documentos de apariencia profesional
que resumen información recopilada en la base de
datos. El informe integra y analiza datos específicos.
Contiene información con formato de tabla o consulta y
puede ser impreso. En un informe puede realizar
cálculos, como promedios totales, para resumir
información.
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CONSULTA--
La consulta le permite encontrar informa-ción que se ajuste a ciertos criterios de una o más tablas de bases de datos. Por ejemplo, puede crear una consulta para encontrar todos los clientes que viven en San Juan.
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Tablas-
Es un conjunto de información sobre un tema especifico. Las tablas se componen de filas y columnas. La fila se conoce como REGISTRO. El registro contiene información acerca de una persona, producto o servicio. La columna se conoce como CAMPO. El campo incluye información específica de un récord en la tabla. Cada fila de las columnas incluye datos específicos llamados CONTENIDO DE CAMPO.
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TablaCampo
Registro
$568
Contenido de campo
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• Formulario-
Los formularios le ofrecen una forma rápida
de ver, introducir y modificar información en
la base de datos. Los formularios muestran
toda la información de un registro en una
sola página.
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• Macro- Permiten automatizar procesos en el programado.
• Módulo- Permiten automatizar las tareas en el programado. Los módulos permiten mayor flexibilidad que los macros, en cada uno de los procesos automatizados.
• Página-Permite crear formularios con formato para el Web. Esto permite introducir, leer y editar datos de sus bases de datos a través de Internet.
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Actividad 2Ejercicio 2
Conteste en su libreta las siguientes preguntas:
• ¿Cómo se definen los objetos de base de datos?
• Mencione y describa los objetos del progra-mado Access.
• Defina los términos: Registro
Campo
Contenido de Campo
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Clave del Ejercicio 2
Haga “click” sobre el icono que se presenta a continuación. Encontrará la clave para verificar sus contestaciones para el ejercicio.
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haga un “click” en el dibujo que se encuentra en el centro de esta página. Encontrarás el docu-mento Postprueba, lee y contesta las premisas presentadas.
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Bibliografía
• Maran, R., Aprenda Microsoft Office 2000 Visualmente, 1999, MaranGraphics.
• Microsoft Office 97, McGraw-Hill, 1997• Blanc I., Vento C., Aprendiendo MicrosoftOffice 2000, 2000,First DDC Publishing Inc.• Correa, C., Díaz, A., Administración dedocumentos yBase deDatos, 1996, McGraw-Hill.• Shelly, G., Access 2000 Introductory Concepts and Technics,2000, Thompson Learning.• Morales, H., Access 2000 y sus aplicaciones., 2000, HildaMorales Torres.
Creado por: Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras
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