Medicion de archivos ntc 5029

GC-F-004 V.01

SENA REGIONAL TOLIMA

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

GC-F-004 V.01

INSTRUCTOR: JORGE ARMANDO VARELA RENDONP. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

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• Planificar tareas archivísticas: organización,

selección, clasificación, restauración,

microfilmación, digitalización, descripción, difusión,

etc.

• Diseñar espacios físicos

• Presentar informes

• Transferencia de documentación

CONOCER EL TAMAÑO DE UN ARCHIVO SIRVE PARA:

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APLICACIÓN NORMA NTC 5029

• Documentación en papel

• Formatos carta y oficio

• Tolerancia del 10%

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FORMAS DE MEDIR UN ARCHIVO

CANTIDAD DE FOLIOS

MEDICIÓN LINEAL, DE CANTO A FILO

MEDICIÓN POR VOLUMEN DE LA DOCUMENTACIÓN, SEGÚN SU FORMA

MEDICIÓN POR PESO

MEDICIÓN DE ACUERDO A SU UNIDAD DE CONSERVACIÓN

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CANTIDAD DE FOLIOS

Es la más precisa forma de conocer el tamaño de un

archivo, pero es la más dispendiosa.

1 23

4 56

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MEDICIÓN LINEAL DE CANTO A

FILO

Toma la medida de la documentación de canto o filo. Es la más

utilizada universalmente.

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MEDICIÓN LINEAL DE CANTO A

FILO

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MEDICIÓN POR VOLUMEN DE LA

DOCUMENTACIÓN, SEGÚN SU FORMA

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CONO RECTO

V = 1/3 (Pi) r² h

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CONO RECTO

h

r

V = 1/3 (Pi) r² h

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CONO TRUNCADO

R

𝑽 =π𝒉 (𝑹𝟐+ 𝒓𝟐+ 𝑹𝒓)

𝟑

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CONO TRUNCADO

h

R

r𝑽 =

π𝒉 (𝑹𝟐+ 𝒓𝟐+ 𝑹𝒓)

𝟑

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PARALELEPÍPEDO

h

La

𝑽 = 𝒉 𝒙 𝒍 𝒙 𝒂

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MEDICIÓN POR PESO

se toma la medida en kg y se divide entre 1000 para pasar a toneladas.

El resultado se multiplica por 29.7619 (Utilizando la tabla de conversión) para obtener el dato en metros lineales

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UNIDAD DE CONSERVACIÓN MEDIDA

4 cajas x-200 1 m

3 cajas x-300 1 m

8 cajas x-100 1m

La información de la tabla no se encuentra normalizada por la NTC

5029, se debe tener en cuenta que si las cajas no tienen un volumen

homogéneo de folios el resultado puede aumentar el margen de

error de la medición y en algunos casos salir del rango de tolerancia

del 10%

MEDICIÓN DE ACUERDO A SU UNIDAD DE

CONSERVACIÓN

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Para pasar de: Multiplicar por: Obtiene:

Metros lineales 0,172413 Metros cuadrados

Metros lineales 0,06927 Metros cúbicos

Metros lineales 0,0336 Toneladas

Metros cuadrados 5,8 Metros lineales

Metros cuadrados 0,4015384 Metros cúbicos

Metros cuadrados 0,1948799 Toneladas

Metros Cúbicos 14,4362 Metros lineales

Metros Cúbicos 2,49 Metros cuadrados

Metros Cúbicos 0,484 84 Toneladas

Toneladas 29,7619 Metros lineales

Toneladas 5,1313655 Metros Cuadrados

Toneladas 2,062536 Metros cúbicos

TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSIÓN

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Tipo de papel Unidad de conservación PFM PFM3

Documentación con fechas entre

1550 a 1900

Papel manual o semi-industrial

Legajo 7000 98000

Carpeta 6800 95200

Caja de Archivo 4800 67200

Otros 6450 90300

Documentación

Gramaje: 75 g/m2

Legajo 9450 132300

Carpeta 9000 126000

Caja de Archivo 6300 88200

Otros 8700 96000

Documentación

Gramaje: 60 g/m2

Legajo 11860 166000

Carpeta 11230 157200

Caja de Archivo 8090 113300

Otros 10900 152500

Documentación

Gramaje: 35 g/m2

Tipo copia

Legajo 20200 282800

Carpeta 19300 270000

Caja de Archivo 13500 189000

Otros 18600 260000

TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSIÓN A FOLIOS

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METROS CUADRADOS

No es considerado un método de medición de

archivos como tal por ser inexacto. Sin embargo, es

útil cuando se trata de proyectar áreas para

depósitos de archivo.

1 mt. cuadrado = 5.8 metros lineales

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Bibliografía

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación. (2001).NTC 5029 Medición de archivos. Bogotá: ICONTEC.

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GRACIAS