MANUAL DE OPERACION BASICA PORTAL OFFISOLUTIONS · 2010-04-30 · Las proformas permiten realizar órdenes tipo borrador que se pueden convertir en Órdenes de Compra. Una característica
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MANUAL DE OPERACION BASICA
PORTAL OFFISOLUTIONS
1. INGRESO AL SISTEMA
El sistema de Office Solutions se desarrolla en un ambiente web, por lo que su acceso es a
través del internet utilizando navegadores como Internet Explorer (recomendado), Mozilla
Firefox, Google Chrome entre otros.
Para obtener una navegación y uso adecuado se hacen las siguientes recomendaciones:
Resolución de pantalla mínima: 1280 x 800
Versión actualizada de Navegador de Internet (en caso de usar Internet Explorer
utilizar desde la versión 7 en adelante)
Disponibilidad del mouse: por tratarse de un sistema web que usa un navegador,
el uso y acceso a las diferentes opciones es a través del mouse.
Accediendo al sistema:
‐ Abra su navegador de internet e ingrese la dirección: www.offisolutionsbeta.com
Aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
‐ Ingrese su Usuario y Contraseña asignados y haga clic sobre el botón Ingresar.
El usuario se compone de dos datos de acuerdo a la siguiente descripción:
Los 4 primeros dígitos corresponden al código de la empresa
Los caracteres posteriores corresponden al código de usuario asignado
‐ Al dar clic en Ingresar debe abrirse una segunda pantalla en forma de ventana
emergente o popup como la siguiente:
El objetivo de abrir una segunda pantalla es desactivar todas las barras de botones que
normalmente los navegadores incluyen y los cuales restan visibilidad a la pantalla de
trabajo.
Acceso por primera vez:
Si es la primera vez que accede al portal y al hacer clic sobre el botón Ingresar no
aparece la ventana con el área de trabajo se debe a que el sistema utiliza ventanas
emergentes o popups lo cual normalmente en los navegadores de internet está
bloqueado; el desbloqueo se realiza únicamente la primera vez de la siguiente forma:
Si tiene instaladas barras de botones como Yahoo o Google se activará un
botón como el que se presenta a continuación
Haga clic sobre el botón indicado, se mostrará la siguiente pantalla:
Aparecerá en rojo y
amarillo un símbolo
indicando que se
bloquearon las ventanas
emergentes o popups
Haga clic en el botón Reintentar, se abrirá la ventana con el área de trabajo
normalmente
Si no tiene instaladas barras de botones como Yahoo o Google se mostrará
una barra amarilla en la parte superior de la ventana de ingreso al sistema
Haga clic sobre la barra amarilla y seleccione la segunda opción que dice
Permitir siempre ventanas emergentes en este sitio (Allow popups on this
site). Al realizar esta acción se mostrará la siguiente pantalla:
Haga clic en el botón Reintentar, se abrirá la ventana con el área de trabajo
normalmente
2. INGRESO DE PROFORMAS
Las proformas permiten realizar órdenes tipo borrador que se pueden convertir en
Órdenes de Compra. Una característica de las proformas es que no se valida el monto del
pedido con el cupo asignado al departamento ni resta el cupo disponible.
Para ingresar una proforma acceda al menú principal que se encuentra a la izquierda de su
pantalla en el grupo Operaciones ‐ Proformas
Aparecerá la pantalla de creación de la proforma:
Seleccione el Departamento para el cual se creará la proforma. Al realizar esta acción
aparecerá información del Cupo asignado y utilizado por el departamento.
Para ingresar las líneas que conforman la proforma haga clic sobre el botón Nueva Línea,
seleccione el producto requerido e ingrese la cantidad a solicitar.
En la parte inferior derecha se resume el total de la proforma desglosando impuestos.
Transformar una Proforma en orden de compra:
Clic en el botón Nuevo
Abra la proforma desde el listado de Proformas existentes en el menú Operaciones –
Proformas.
Para transformar la proforma en orden debe hacer clic en el botón Convertir en Orden de
Compra
Un mensaje de confirmación se mostrará, acéptelo y la orden será creada.
Al ejecutar la conversión, el sistema validará si el monto de la proforma no excede el cupo
asignado al departamento; si lo hace se mostrará el mensaje indicando que no se puede
convertir la proforma en orden de compra debido a que el cupo se excederá.
3. INGRESO DE ORDENES DE COMPRA
Para ingresar una orden de compra acceda al menú principal que se encuentra a la
izquierda de su pantalla en el grupo Operaciones – Órdenes de compra
Aparecerá la pantalla de creación de la orden de compra:
Seleccione el Departamento para el cual se creará la orden. Al realizar esta acción
aparecerá información del cupo asignado y utilizado por el departamento, así como el
cupo que se va consumiendo con la orden actual.
Para ingresar las líneas que conforman la proforma haga clic sobre el botón Nueva Línea,
seleccione el producto requerido e ingrese la cantidad a solicitar y haga clic en el botón
Guardar.
Si se conoce el código del producto o se desea una búsqueda específica se ingresa el
código o nombre del producto y se da clic en buscar, se desplegara la información
requerida o los productos que contengan la palabra ingresada.
A continuación se creara un listado con los productos que se vayan guardando, asi como el
valor total de el o los productos ingresados, en la parte inferior derecha se resume el total
de la orden desglosando impuestos.
Clic en el botón Nuevo
Para confirmar el pedido y para su aprobación se da clic en el botón Aprobar orden de
Compra del menú superior derecho, con esta acción se envía un mail al correo de la
persona que aprueba el pedido y a la persona que lo solicito.
Después de aprobado el pedido se enviar otro correo confirmando su aprobación.
Estados de la Orden de Compra:
La orden de compra pasa por los siguientes estados:
‐ Abierto: Una orden se encuentra en estado abierto cuando el pedido no se ha
ingresado todavía o esta en proceso de ingresarse.
Clic en el botón Aprobar
Orden de Compra
‐ Por Aprobar: La orden cambia a estado POR APROBAR después de dar clic en el botón
SOLICITAR APROBACION.
‐ Aprobado: La orden cambia a estado APROBADO, cuando se ha confirmado por medio
de un mail su aprobación.
‐ Despachado y Recibido: Estos estados indican que la orden se ha enviado o ha sido
recibida con su respectiva confirmación.
4. CONSULTA DE ORDENES DE COMPRA
Para consultar el estado de las ordenes de compra se va al menú se da clic en operaciones, se
escoge la opción ordenes de compra, a continuación se abrirá una pantalla donde se puede
escoger la empresa, el departamento y el estado de la orden, se da clic en consultar y se
desplegara una lista con las opciones encontradas.
En el listado se pueden escoger algunas opciones:
Si es que se desea editar un pedido abierto, se da click en el botón izquierdo del ítem, donde
se abrirá la pantalla de la orden, donde puede ser editada y nuevamente enviada para su
aprobación.
Los ítems solo pueden ser editados si se encuentran en estado ABIERTO.
BOTON HISTORIAL DE UNA ORDEN
Con este botón se puede ver los diferentes estados por los que ha pasado un pedido, hora de
ingreso, persona que lo solicito, así como la persona responsable de su aprobación, hora y
fecha.
COLUMNA BACKORDER:
En la columna backorder, se puede ver los pedidos que ya han sido aprobados, si es que en
algún ítem de esta columna se encuentra un SI, significa que existe algún o algunos ítems
pendientes para su entrega.
Al dar clic sobre el SI, se abrirá una pantalla donde se puede ver los ítems pendientes, y los
ítems ya despachados, así como el numero de la orden, y la persona que lo solicito.
5. SOLICITUD DE NUEVOS ITEMS
Esta opción es para ingresar un nuevo producto, que no se encuentre en su catalogo, se va al
menú principal, se escoge la opción SOLICITAR NUEVO ITEM, se da clic, a continuación se
escoge el departamento que solicita el producto, y se da clic en el botón nuevo ítem del menú
derecho, se desplegara un pantalla para el ingreso del ítem solicitado.
Clic en el botón
Nuevo Registro
Se escoge primero el departamento al que el solicitante pertenece, se abrirá una línea para el
ingreso del ítem, el nombre, la marca, y la unidad, se debe guardar y pedir su aprobación
dando clic en los botones correspondientes, se pueden solicitar los ítems que se necesiten,
dando clic en el botón nuevo registro de la misma pantalla.
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