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Município de Alfândega da Fé — Câmara Municipal
GABINETE de INFORMATICA (GI)
PS.05_MAN.01 GI │ GABINETE de INFORMATICA 1 de 33
MANUAL DE APOIO
– SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E
ATENDIMENTO MUNICIPAL -
CMAF Versão 2.00
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MANUAL DE APOIO – SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E ATENDIMENTO MUNICIPAL
INDICE
INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................................................3
TECLAS DA APLICAÇÃO ...................................................................................................................................................3
FUNCIONALIDADE DO ATENDIMENTO............................................................................................................................3
FUNCIONALIDADES DO EXPEDIENTE.............................................................................................................................4
CUIDADOS A TER NO PREENCHIMENTO DAS VISTAS .................................................................................................4
COMO ACEDER À APLICAÇÃO.........................................................................................................................................5
APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO....................................................................................................................................6
ATENDIMENTO ..................................................................................................................................................................6
GESTÃO DE EXPEDIENTE/DOCUMENTOS .....................................................................................................................6
GESTÃO DE CERTIDÕES..................................................................................................................................................7
GESTÃO DE PENDENTES.................................................................................................................................................8
MENU DE ATENDIMENTO.................................................................................................................................................9
TAXAÇÃO .........................................................................................................................................................................13
ASSOCIAR DOCUMENTOS .............................................................................................................................................14
TRAMITAÇÃO: ..................................................................................................................................................................17
REGISTO DE DOCUMENTOS..........................................................................................................................................20
EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS.....................................................................................................................................24
ESTATISTICAS .................................................................................................................................................................27
ESTATÍSTICAS DO ATENDIMENTO:...............................................................................................................................27
INDICADORES DOS CIRCUITOS ....................................................................................................................................28
MAPA ESTATÍSTICO DE CIRCUITOS: ............................................................................................................................29
COMO EFECTUAR O PEDIDO DE FERIAS OU AUSÊNCIAS AO SERVIÇO..................................................................30
COMO TRATAR OS PENDENTES ...................................................................................................................................33
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INTRODUÇÃO
A aplicação de Atendimento tem como principal objectivo a personalização e aceleração do processo de atendimento ao
público e a descentralização dos serviços, permitindo o acesso imediato à informação de determinado munícipe. Este
sistema tem a particularidade de poder ser implementado gradualmente até abranger todas as áreas relevantes na inter-
relação administração - munícipe, fazendo a ponte com outras aplicações. Para além de tudo isto possibilita a gestão
integrada de todos os documentos entrados na autarquia independentemente da forma entrada (expediente, email, fax,
atendimento.).
A solução de Gestão de Documentos e Atendimento Municipal tem por objectivo gerir todos os documentos (internos e
externos / recebidos ou expedidos) de uma forma transversal à organização integrando-se com os diversos subsistemas
existentes. Desta forma, a aplicação permite modernizar os serviços de atendimento centralizando a informação num
único local de atendimento e dando resposta à diversidade de serviços solicitados pelo munícipe.
TECLAS DA APLICAÇÃO
FUNCIONALIDADE DO ATENDIMENTO
� Informação de normas e procedimentos administrativos.
� Gestão de munícipes com emissão de cartão.
� Registo de entradas e saídas de munícipes.
� Registo de atendimento com identificação do munícipe, área de intervenção e assunto. Permite a entrega de comprovativo ao munícipe e o pagamento das taxas respectivas.
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� Controlo de marcação nas agendas dos colaboradores;
� Recolha e tratamento de reclamações e sugestões.
� Consultas de estados dos processos.
� Controlo e acompanhamento de requerimentos.
� Emissão de protocolos.
� Fluxos de tramitação: documentos necessários e circuitos de tramitação processual.
� Emissão de mapas estatísticos de recepção de atendimento.
� Emissão automática do documento de receita com base nas taxas aplicáveis ao requerimento.
� Gestão de Certidões.
� Gestão de Agendas com notificação ao munícipe da informação sobre a sua marcação.
� Processo administrativo de atendimento.
� Registo de Pareceres de Serviços e Entidades.
� Registo de Deliberações e Despachos
FUNCIONALIDADES DO EXPEDIENTE
� Registo de documentos
� Expedição de documentos
� Registo de documentos internos
� Gerar ofícios/documentos listas
� Validação de documentos
� Visualização de documentos relacionados
� Protocolo de correspondência recebida.
� Protocolo de correspondência expedida.
� Classificador hierárquico de assuntos.
� Ficha de arquivo.
� Registo de antecedentes de expediente.
� Tramitação com circuito pré-definido.
� Pendentes por utilizador, organizado por área e tipo de documento CUIDADOS A TER NO PREENCHIMENTO DAS VISTAS Texto - deve ser preenchido sempre com letra maiúscula. Numérico - caso se trate de um campo que sirva para fazer alguma codificação, deve-se ordenar de acordo com o valor anterior. Data - deve ser sempre preenchido no formato: Ano / Mês /Dia.
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Monetário - não é necessário preencher o símbolo €. Deve preencher com ponto ou vírgula separando os Euros dos Cêntimos (Ex. 1000.52).
� ATENÇÃO!
Sempre que à frente de cada campo apareça um asterisco (*), significa que é um campo com funcionalidade de Zoom
(F4) , isto é, permite aceder a outra vista. Ex: Distrito*.
Sempre que atrás de um determinado campo estiver um asterisco (*), significa que este é de preenchimento obrigatório.
Ex: *Código.
Sempre que o menu esteja com letras maiúsculas, implica ter um outro menu por trás, assim como se estiver com letras
minúsculas significa que já há um menu de trabalho.
COMO ACEDER À APLICAÇÃO Clicar no ícone da aplicação que se pretende aceder (Atendimento e expediente).
Inserir o login e a palavra passe
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APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO A aplicação é constituída pelos seguintes menus: ATENDIMENTO
-A vista ‘atend’ é especificamente dedicada a este Módulo da DAM.
GESTÃO DE EXPEDIENTE/DOCUMENTOS
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GESTÃO DE CERTIDÕES
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GESTÃO DE PENDENTES
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MENU DE ATENDIMENTO Vista onde se registam todos os processos, independentemente da "Área", uma vez que estas estão disponíveis em
"Tipo de Documento".
A primeira tarefa consiste em fazer um insert do mesmo modo que fazemos no registo de documentos na vista ‘Centra’,
esta tarefa vai preencher automaticamente os seguintes campos:
NIPG: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, corresponde ao nº interno do processo geral; Utilizador: Login correspondente ao funcionário que está a efectuar o registo;
Data: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, assume a data corrente; Unidade org: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, de acordo com o "login". Hora: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação. A segunda tarefa caracteriza-se pela digitação dos dados pessoais do munícipe, normalmente resume-se à inserção do
contribuinte, assumindo automaticamente os dados que já estão nas Bases de Dados da Autarquia (No caso do
contribuinte ainda não existir contactar a informática para se proceder à incrementação do mesmo).
A tarefa seguinte diz respeito ao atendimento em si, onde inicialmente é preenchido o tipo de documento recebido.
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Em seguida é preenchido o campo Área, onde deve constar a área sobre a qual o munícipe está a efectuar a sua
pretensão.
Em terceiro lugar é preenchido o tipo de movimento, este campo é o que vai permitir redireccionar a pretensão do
munícipe para a área anteriormente seleccionada através de Subsistema.
Em seguida o utilizador deve também preencher o Campo Assunto Livre, segundo normas de preenchimento bem
definidas. Este é um campo de possíveis pesquisas sobre a base de dados.
Por ultimo nesta tarefa, para além do campo Assunto Livre, também o classificador deve ser preenchido, dá-nos acesso
a um dos parâmetros de registo de um documento:
� Reflecte a estrutura orgânica da organização
� Reflecte a natureza da informação contida no documento
- A quarta tarefa a executar no atendimento é o preenchimento do tipo de processo e de requerimento, que em conjunto
com a área anteriormente definida, vai permitir documentos gerar automaticamente a partir da aplicação.
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Do painel de botões disponíveis a partir da vista ‘atend’ importa salientar os seguintes (Nesta fase de implementação):
*Comprovativo Word – Gera o documento que comprova a presença
do munícipe nas instalações da Autarquia;
*Subsistema – Permite entrar directamente na Aplicação que diz
respeito á pretensão do Munícipe;
*Tramitação – Permite a transição do presente processo para a
dependência de outra unidade orgânica, ou ainda, para outro
funcionário dar continuidade aos procedimentos do mesmo;
*Normas e procedimentos – permite ao utilizador saber que
documentos são necessários para o tipo de processo que esta a
efectuar, e também, para tomar conhecimentos das taxas aplicadas ao
respectivo processo;
*Formulário – Serve para gerar documentos automaticamente a partir
da aplicação, assumindo apenas os modelos parametrizados
previamente;
*Encerrar Atendimento – Dá por concluído o atendimento ao munícipe
assumindo a hora do fim do atendimento.
No Contribuinte: pode utilizar o F4 ou para seleccionar o contribuinte desejado, se não existir pode fazer insert par o criar.
Podendo emitir automaticamente o requerimento associado ao tipo de pedido
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Para isso clicar em FORMULARIO
E seleccionar 2- Gerar formulário
Escolher o modelo que deseja utilizar:
E fazer clicar em OK e o formulário é gerado:
Clicar em EDITAR e aguardar até o formulário em Word ou Excel apareça no ecrã.
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Preencher o formulário devidamente e quando terminar clicar em Cancelar, para efectuar a gravação e fechar o
formulário após estar concluído.
TAXAÇÃO
Emitir taxa automática, clicar em TAXAÇÂO
Surge a taxação associada e previamente configurada para o tipo de requerimento que está a ser emitido:
Se estive em conformidade, clicar em abrir GRC para conferir a guia de receita emitida e poder ser recebida na
tesouraria.
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Depois de concluído e obter a versão final do requerimento, deve enviar o documento para o arquivo documental.
o O documento é enviado para arquivo documental, como se pode verificar a seguir:
ASSOCIAR DOCUMENTOS Se pretender associar documentos digitalizados ao processo, deve proceder da seguinte forma: Abrir o arquivo documental:
O
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TRAMITAÇÃO: Pode ser definido um circuito automático, enquanto esse processo não está totalmente implementado podem efectuar a tramitação manualmente:
Clicar em TRAMITAÇÃO:
Aparece no ecrã o nome de quem emite/inicia o procedimento, para tramitar para outro colaborador fazer INSERT para
inserir o nº de quem/ou para quem quer tramitar o documento:
Apenas é permitido utilizar a tramitação enquanto não estiverem definidos circuitos automáticos.
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O documento tramitado vai aparecer em Documentos a Receber Gerais:
Aparece a lista de todos os pendentes a tratar:
Aqui a tarefa será executada e o processo segue o seu trâmite normal, até finalizar. Para visualizar e executar cada um do pendentes, seleccionar a linha do pendente a tratar e clicar em NIPG
O Vai surgir a vista do Processo Geral
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