Management waktu get extra 25th hour !

1

Manajemen Waktu

Get EXTRA 25th HOUR !

Wahyu Widayat@wahyu333

2

Demi Masa,Sesungguhnya manusia itu berada dalam kerugianKecuali orang orang yang beriman dan mengerjakan amal shal eh dan nasehatmenasehati dalam kebenaran dan kesabaran (QS Al Ashr : 1- 3)

3The bad news is time flies, the good news is you are the pilot ― Michael Altshuler

4

Facts

• Americans spend 34 hours a week watching TV• In UK, A typical working parent spends just 19 minutes a day looking after

their children• Due to jobs, kids, TV, the Internet, hobbies, and home and family responsibilities, the

average married couple spends just four minutes a day alone together

• Research conducted by the Annenberg School of Communications at UCLA and the University of Minnesota’s Training & Development Research Center show that executives on average spend 40-50% of their working hours in meetings. The studies also point out that as much as 50% of meeting time is unproductive and that up to 25% is spent discussing irrelevant issues.

• According to Dr. Donald E. Wetmore, an average worker sends and receives about 190 messages per day and gets interrupted as often as once every eight minutes. If each interruption lasts five minutes, a worker can spend more than four hours per day spending time on things he did not actually set out to accomplish.

5

Isilah quiz berikut dengan apa yang sering terjadi pada anda(misalnya ingatlah kejadian selama 1 bulan terakhir), bukan apa yang seharusnya terjadi

6

Jumlahkan

7

8

9

10

Quiz Penggunaan Waktu

!!! Actions =-Hitung penggunaan waktu danreview sendiri penggunaan waktuanda

11

12Filosofi Dasar

KarirKeluargaPribadi

13

14

15

16

17

18

19

TIME MANAGEMENT membantu kita untuk fokusmelakukan aktivitas sehari hari yang penting/prioritas

sesuai dengan tujuan kita

20

Aha ! Baru saja sayatahu apa yang inginsaya lakukan dalamhidup saya

21

TIME MANAGEMENT

TIME MANAGEMENT membantu kita untuk fokusmelakukan aktivitas sehari hari yang penting/prioritas

sesuai dengan tujuan kita

22

3 Prinsip6 Kunci Sukses

23Tiga Prinsip Manajemen Waktu

24

Focus on priority

1. Focus on priority

25

The Pareto Principle –The 80 – 20 Rule

26

2. Learn-able skill

4 Cara belajar Pengetahuan Baru =

1. Embrace the fear

2. Learn in Multiple Ways

3. Keep Learning (and Practicing) New Things, Take baby steps

4. Teach What You've Learned to Another Person

27

Managing your habit

Putt5:30 - 6:00pm

Hit balls on the range5:00 - 5:30pm

Play 9 holes4:00 - 5:00pm

Short Game3:00 - 4:00pm

Hit balls on the range1:00 - 3:00pm

Lunch12:30 - 1:00pm

Play 9 holes11:30 - 12:30pm

Putt11:00 - 11:30am

Hit balls on the range9:00 - 11:00am

Shower and breakfast7:30 - 9:00am

Workout6:00 - 7:30am

ActivityTime

A Tiger Day of Practice

3. Habits Make Easy

28

Membangun Kebiasaan

Pengulangan

Latihan

Habit/Kebiasaan+

29

306 Kunci Sukses Manajemen Waktu

Learnable skill

Habit makes easy

Simplify

Raiseyour Bar

Goalssetting

actionlist

first thingfirst

focus

Focus

on priority

31

1. Goals Setting

32

33

34

35

36

Goal Setting 2014

1. Bayangkanlah seandainya tidak ada satupun penghalang di depan anda, dan anda bisa menjadi apapun

2. tuliskan target dan tujuan kehidupan anda, jika anda menang lotery 1 milyard apa yg anda lakukan, dan

3. jika anda 6 bulan lagi hidup, waktu anda dihabiskan dimana ?

37

Focus on SMART goals

• Specific

• Measurable

• Achievable

• Relevant

• Time Bound

38

Contoh =-Tahun 2014, saya akan belajar bahasa inggrishingga saya bisa memahami film asing tanpamelihat sub tittle-Saya akan membaca buku pengembangan dirisebanyak 3 buku sebulan-Saya akan menjadi orang tua yang lebih baik bagianak saya = lebih mendengarkan, lebih banyakmeluangkan waktu-Menurunkan berat badan sebanyak 10 kg Desember 2014

39

2. Action/To do List

40

Perlu review harian/mingguan

Tujuan HidupResolusi 2014

Rencana untukMencapai Tujuan

Daily Action List

41

42

43

Membuat Action/To Do List

• Lakukan di pagi hari atau sore hari sebelumnya• Sesuaikan dengan goals anda = KRA/KPI di

pekerjaan• Break down ke perkerjaan yang lebih kecil• Tulis waktu disebelah kanan dari list• Kerjakan yang prioritas• Jadwalkan waktu utk yg tidak penting• Fleksibel untuk perubahan jadwal• Update dan review di sore hari dan setiap

minggu

44

Achievement vs Activity

45

“Work expands to fill the time available for it’s completion”atau jika diterjemahkan“Suatu pekerjaan seseorang akan berkembang untuk disesuaikan dan mengisi waktu yang tersedia”

46

47

48

3. First thing first

49

50

Priority

• Pilihlah 3-5 tugas yang paling pentingdalam to do list

• Lakukan danselesaikan

51

Jika ini adalahsatu satunya

pekerjaan yang bisa diselesaikan, apakah saya akan

merasa PUAS HARI INI ?

52

Tehnik ABCDE

Prioritas Utama, yang harusdilakukan

A

Delegasikan

D

Eliminasi

E

Prioritas kedua, yang tingkatkepentingannya rendah

B

Tidak prioritas, yang

menyenangkan untukdilakukan

C

53Eat the Ugliest Frog in The Morning

54

URGENT danPENTING

Tidak URGENT tapi PENTING

URGENT tapitidak PENTING

Tidak URGENT dan tidakPENTING

Eliminate atauTunda !

Delegasikan

Lakukan Segera !

Recanakanuntukdilakukansegera

Bencana

Medical Emergency

Project ygmendekati deadline

Last minute preparation for scheduled activities

Interupsi, telpon

Tamu/Kunjungan

Beberapa email

Beberapa meeting

Olahraga/Latihan

Perencanaan

Pencegahan

Silahturahmi

Liburan

Junk mail

TV

Internet

Escape activities = TV, Facebook

55

Walk-up interruptionsTelephone interruptions

Internet SurfingExtended breaks Poor planning

Menunda nundaArea Kerja yang Berantakan

meeting yang ???Ngobrol

Misfiled informationLast minute changes

MenungguDuplikasi pekerjaan

Email Spam

Yang Menghabiskan banyak waktu

56

Jadwal Hari ini =08.00-08.30 Planning dan Review Action List08.30–09.30 Prioritas A 109.30-10.30 Check email10.30-11.30 Prioritas A211.30-12.00 call clients, family, etc, interupsi,

kegiatan lain12.00-13.00 Lunch + Break13.00-14.00 Prioritas A314.00-14.30 kegiatan lain, interupsi, dll14.30-15.30 Prioritas B15.30- 16.30 Check, respond to email, interupsi dll16.30-17.00 Planning dan Review Action List

Jadwalkan Interupsi danGangguanBaca email hanya jikasiap untuk menjawab

57

4. Focus

58

Focus on priority

You've got to be super focused like a laser to get anything worthwhile done. When I did Avatar I was focused for 4 years.

(James Cameron film maker : Avatar, Titanic )

59

• “The successful man is the average man, focused.” (Unknown)

• “Concentrate all your thoughts upon the work at hand. The sun’s rays do not burn until brought to a focus.” (Alexander Graham Bell)

• “Being selective—doing less—is the path of the productive. Focus on the important few and ignore the rest.” (Tim Ferris - Four Hour Workweek )

60

61

FOCUS technique: Pomodoro

62

45+15 45+15 30

FOCUS technique

63

64

FOKUS = Ritual Pagi Hari

• Sholat/Meditasi• Bersyukur• Lihat dan visualisasikan goals• Jangan melihat TV/email/BB/SMS• Bertanya apa yang harus dilakukan hari ini sehingga bisa menjadi

hari yang paling baik dan mendekatkan diri ke GOALS• Streching/WorkOut

65

Multi tasking

• Fact =– Bukan multitasking

tetapi bekerjabanyak hal secaraberganti ganti

– Butuh waktu 4 kali lebih lama daripadafokus

Myth = Multitasking dapatmenyelesaikan banyakpekerjaan lebih cepat

66

Procrastination

67

Procrastination

Masa kecil

programming

Gagal/Sukses

KonflikPenilaian Orang lain

Action

Perfectionisme

Overplanningmicromanaging

Perasaan Frustasi

Tidak mampu

Bosan

StressKhawatir

gugup

Kebiasaan

Takut salah

Takut

ketiadaan

Focus Kepercayaan diriKepercayaan diri

ArahSumber daya

Keahlian

Alatsupport

overwhelm

PD rendah

Kritik thd dirisendiri

Self Talk :saya harus …

Keinginan yang tidak masuk akal

unfulfilling

karirhubungan

kehidupan

68

Bertanya, kenapa harusmengerjakan pekerjaan ini ? manfaat dan konsekuensinyajika tidak mengerjakan ?

Bagi tugas yang besarmenjadi beberapa bagian, dan kerjakan

Beri reward pada dirisendiri jika telahmenyelesaikan salah satubagian pekerjaan

69

4. Simplify

70

• Decluttred

5. Simplify

!!! Actions =-Bersihkan/Rapikan meja anda, lakukan setiap hari selama 15 menit- Siapkanlah barang barang yang diperlukan saat mengerjakansesuatu

- Menambah image - Meningkatkan fokus- Produktivitas meningkat

71

• De-cluttered• De-Perfectionism

5. Simplify

-Good or Bad ?- “Adaptive” vs “Maladaptive”-Procrastination- 20 % Perfect

72

• Decluttred• Perfectionisme• Be present

5. Simplify

73

• Decluttred• Perfectionisme• Be present• Learn to say No

5. Simplify

74

Raise your Bar

75

Celebrate what you've accomplished, but raise the bar a little higher each time you succeed. -Mia Hamm

76

RAISE Your Bar

!!! Actions =- review dan tingkatkangoals anda jika sudahtercapai- belajarskill/pengetahuan baru

77

ACTION FOR CALLS =

Kesimpulan

1. Resolusi 20142. Daily Action List3. FOCUS